Tema 2. Estructura del Departamento de Auditoria Interna Objetivos Al finalizar la unidad el alumno conocer la ubicacin estructural en la empresa de la auditoria interna, sus responsabilidades principales, as como la conformacin de los planes, programas y etapas de realizacin de una auditoria , con la definicin de sus respectivos elementos que los conforman (objetivos, polticas, estrategias, alcances, agendas de trabajo, etc.) Tambin desarrollar lo concerniente a la formacin, capacitacin y adiestramiento del personal de auditoria interna. 2.1. Ubicacin del Departamento de Auditoria Interna Las funciones de una auditoria interna deben quedar enmarcadas dentro de la organizacin de una empresa en una unidad que, por su situacin jerrquica le permita la consecucin de sus fines. El nivel donde deber quedar la unidad departamental de auditoria interna reunir las siguientes caractersticas:

Jerarqua suficiente para poder inmiscuirse en cualquier unidad administrativa de la empresa

Que el tipo de funciones de dicha unidad sea relacionado con la direccin, control y coordinacin

Que tenga suficiente autoridad sobre los dems departamentos Funciones a Desarrollar:

investigacin constante de planes y objetivos estudio de las polticas y sus prcticas revisin constante de la estructura orgnica estudio constante de las operaciones de la empresa analizar la eficiencia de la utilizacin de recursos humanos y materiales revisin del equilibrio de las cargas de trabajo revisin constante de los mtodos de control

2.2. Estructura de la Auditoria Interna Una unidad de auditoria interna se estructura de la manera siguiente: Auditor de alta gerencia. Auditor de asesoria. Auditor de personal. Auditor de produccin Auditor Supervisor. Es la persona que tiene la responsabilidad propiamente dicha de la auditoria administrativa y esta encargado de elaborar el "plan de auditoria", y de autorizar los procedimientos y programas de revisin. Es indispensable que el auditor supervisor sea un profesionista de la administracin, con suficiente experiencia y capacidad. Auditor por reas. Es aquel profesional a quien despus de dominar las tcnicas de la auditoria administrativa, se le clasifica y se le especializa por reas de trabajo, se le puede clasificar de la manera siguiente: .

Auditor Ayudante. Este tiene la responsabilidad de ayudar al auditor supervisor y al de reas en la recopilacin de informacin y cuando se trata de empresas pequeas puede coordinar actividades. Auditor Principiante. Al encargado de este puesto generalmente se le asignan trabajos de rutinas, en la practica a esta persona se le gua y supervisa en el desarrollo de su trabajo. El grupo de auditoria administrativa debe figurar en el nivel jerrquico de la empresa de donde pueda operar en forma debida, adems puede formar parte de las actividades de la gerencia general, contralora, control administrativo, planeacin, etc. Diseo de la Estructura de una Unidad de Auditoria Interna La estructura de la organizacin es un organismo proyectado para ayudar a proyectar las metas, lo fundamental para el diseo de organizaciones es el conocimiento actual de la empresa. Sin la comprensin general y especfica de la situacin actual y la situacin futura, la posibilidad de que el sistema propuesto sea bueno se reduce en forma considerable. Factores que influyen en el tipo de decisin para la estructura ms conveniente:

Actividad Programtica. Comprende el tipo de estructura por proyectos o matricial.

Rutinaria. Comprende el tipo de estructura lineal funcional. Eventual. Seria un rea de apoyo. Temporalidad permanente. Va de acuerdo con los tipos de factores para

decidir el tipo de estructura adecuada. Temporal. Estructura por proyectos o matricial.

mbito Pequea. Tiende a ser una estructura lineal en la medida en que crece. Grande. Tiende a ser una estructura funcional. Relaciones Independientes. La estructura depende del criterio que adopte. Interrelacionada. La estructura es programtica. Recursos Recursos humanos Especialistas. Estructura programtica. No especialistas. El tipo de estructura lineal funcional. Recursos financieros Estructura programtica. Es mas alto el costo, por el tipo de personal ms calificado; pero a mediano y largo plazo resultara mas barato, porque se trabaja a base de programas, lo que requiere de un solo supervisor. Lineal funcional. Es menor el costo, por el tipo de personal no calificado; pero con forme crece el numero de personal se requerir de mas supervisores, lo que provocara un aumento en los costos. Recursos materiales

Distribucin de oficinas. Influye en el tipo de estructura, sobre todo cuando crece el personal y este no se puede colocar en la oficina, lo cual provocar llevar a otra oficina parte del personal. Funciones Generales Para ordenar e imprimir cohesin a su labor, el equipo cuenta con una serie de funciones tendientes a estudiar, analizar y diagnosticar la estructura y funcionamiento general de una organizacin. La funcin tipo del equipo auditor son:

Estudiar la normatividad, visin y misin, objetivos, polticas, estrategias, planeas y programas de trabajo de la institucin

Desarrollar el programa de trabajo de una auditora Definir objetivos, alcance y metodologa para instrumentar la auditora Captar la informacin necesaria para evaluar la funcionalidad y

efectividad de los procesos, funciones y sistemas utilizados Recabar y revisar estadsticas sobre volmenes y cargas de trabajo Diagnosticar sobre los mtodos de operacin y los sistemas de

informacin Realizar hallazgos y obtener evidencias, e incorporarlos a sus papeles

de trabajo Respetar las normas de actuacin dictadas por los grupos de filiacin,

corporativos, sectoriales e instancias normativas y, en su caso, globalizadotas

Proponer los sistemas administrativos y las modificaciones que permitan elevar la efectividad de la organizacin

Analizar la estructura y el funcionamiento de la organizacin en todos sus mbitos y niveles

Revisar el flujo de datos y formas Considerar las variables ambientales econmicas que inciden en el

funcionamiento de la organizacin Analizar la distribucin del espacio y el empleo de equipos de oficina Evaluar los registros contables y la informacin financiera Mantener su nivel de actuacin a travs de la interaccin y revisin

continua de avances Aplicar las tcnicas de anlisis administrativo necesarias para cumplir

con su cometido Proponer los elementos de tecnologa de punta requeridos para impulsar

el cambio organizacional Precisar los factores, indicadores y escalas de medicin viables para

evaluar a la organizacin Vigilar el cumplimiento de los criterios y unidades de medida

establecidos Disear y preparar los reportes de avance e informes de la auditora.

2.3. Sistemas de Control de Horas Trabajadas y Horas Productivas Se debe planear un programa de auditorias, tomando en consideracin el estado e importancia de los procesos y reas a ser auditados, as como los resultados de auditorias previas.

PLANEACIN DE LA AUDITORA El Programa puede modificarse: - Cuando hay cambio significativo en el SGC (Sistema Gerencial de Control) - Cuando la calidad del producto est en duda debido a una deficiencia en el SGC. - Cuando sea necesario verificar la implantacin de alguna accin correctiva. - Cuando durante la operacin normal se detecte algn incumplimiento significativo en el SGC. - Se deben definir los criterios y alcance de la auditoria, la frecuencia y los mtodos.

- La seleccin de auditores y la ejecucin de las auditorias deben asegurar objetividad e imparcialidad del proceso de auditora. Los auditores no deben auditar su propio trabajo. DESARROLLO DE LA AUDITORA

1- Reunin de apertura - Presentacin del grupo auditor. - Explicar el objetivo, alcance y criterios de la auditora. - Describir el proceso de auditora a seguir y entregar la agenda. - Informar mtodo para levantar NC. - Solicitar un gua. - Requisitos de seguridad. - Acordar la fecha y hora para la junta de cierre

- Se debe Definir en un Procedimiento Documentado las responsabilidades y requisitos para planear y ejecutar las auditorias, para el reporte de resultados y para el mantenimiento de registros.

El personal responsable del rea a ser auditada debe asegurar que las acciones se tomen sin demoras injustificadas para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas. - Las actividades de seguimiento deben incluir la verificacin de las acciones

tomadas y el reporte de los resultados de la verificacin.

Proporciona una gua para llevar a cabo auditorias al sistema de una organizacin. - Permite a los usuarios ajustar las directrices descritas a sus necesidades. - Alcance - Referencias normativas - Trminos y Definiciones - Fundamentos de las auditorias - Gestin de un programa de auditora - Actividades de auditora - Calificacin de auditores de Calidad y Medio Ambiente Cundo hacer una Auditora? - Revisin programada del SGC - Requerimiento contractual - Cambios en el SGC - Problemas de calidad

El Proceso de Auditora

Planeacin de la Auditora

Programacin

Para elaborar el programa de auditorias considerar: Importancia y estado de los procesos y de las reas. - Resultados de auditorias previas - Criterios de la auditora - Alcance - Seleccin de los auditores - Disponibilidad de los auditados Programa de auditora - Una o ms auditorias planeadas para un lapso de tiempo especfico, y dirigidas hacia un objetivo especfico.

Planeacin de la Auditora

DEFINICIN DE EQUIPO AUDITOR Definir cuntos auditores participarn, quines sern y seleccionar al lder que coordinar el proceso. Equipo auditor: Uno o ms auditores que conducen una auditora. NOTAS: (1) Uno de los auditores del equipo es sealado comnmente como el lder. (2) El equipo auditor puede incluir auditores en entrenamiento y cuando se requiere, expertos tcnicos.

(3) El equipo auditor puede ser acompaado de observadores, los cuales no participan en la auditora. Experto tcnico: Persona que proporciona conocimiento especfico o experiencia sobre el tema que ser auditado. NOTAS: (1) Conocimiento especfico o experiencia incluye la organizacin, los procesos o la actividad que ser auditada, as como traduccin o gua sobre la cultura local. (2) Un experto tcnico no participa como auditor en el equipo auditor. DEFINIR EL OBJETIVO Por qu se requiere la auditoria? - DETERMINAR CONFORMIDAD - DETERMINAR FUNCIONAMIENTO - DETERMINAR EFECTIVIDAD - PROVEER OPORTUNIDAD DE MEJORA - ASEGURAR CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES O REGULATORIOS

DEFINIR EL ALCANCE: - Lugares o sitios - reas - Procesos - Criterios - requisitos - Perodo de tiempo

INVESTIGAR, SEGN EL ALCANCE: - Qu hacen en el rea? - Cun grande es? - Qu procesos opera? - Complejidad de las operaciones. REVISAR LA DOCUMENTACIN APLICABLE

AL REVISAR LA DOCUMENTACIN APLICABLE... - Comprender los procesos y las interacciones.

- Identificar el propsito de cada proceso. - Identificar las entradas. - Identificar las salidas independientes. - Establecer el flujo o secuencia de actividades. - Identificar los recursos usados. - Identificar qu controles estn implementados (procedimientos, instrucciones, especificaciones, etc.). - Identificar los procedimientos planeados de monitoreo que son necesarios para mantener el control. - Comprender la diferencia

Formato.- LISTA DE VERIFICACI

MAL USO DE LA LISTA DE VERIFICACI

- Perspectiva estrecha del SGC. - Obstruccin de la comunicacin. - Omisin de temas importantes por estar fuera de la lista de verificacin.

ELABORAR AGEDA DE AUDITORA

Ejemplo de formato para AGENDA

NOTIFICAR AL AUDITADO

Enviar agenda de auditoria con, por lo menos, una semana de anticipacin.

2.4. Capacitacin y Adiestramiento

Capacitacin Una vez definida la responsabilidad, se debe capacitar a la persona o equipo designado, no slo en lo que respecta al manejo de los medios de investigacin que se emplearn para recopilar la informacin, sino en todo el proceso para preparar la aplicacin e instrumentacin de la auditoria. Por lo anterior, se debe dar a conocer a esta persona el objetivo que se persigue, las reas involucradas, la calendarizacin de actividades, los documentos de soporte, el inventario estimado de informacin a captar, la distribucin de cargas de trabajo, el registro de la informacin, la forma de reportar, y los mecanismos de coordinacin y de reporte establecidos. Tambin conviene llevar a cabo un campaa de sensibilizacin en todos los niveles de la organizacin para promover un clima de confianza y colaboracin. Perfil del Auditor Caractersticas deseables Criterios de

Calificacin *Caractersticas NO deseables

- AMIGABLE - ANALTICO - BUEN COMUNICADOR - BUEN RECEPTOR - CARCTER FIRME - DIPLOMTICO - HONESTO - INQUISITIVO (CURIOSO) - NTEGRO - INTERESADO - JUSTO - OBJETIVO - PACIENTE - PERSEVERANTE - PROFESIONAL - RAZONABLE - SABE PLANEAR - SIEMPRE CORTS

- Educacin - Capacitacin - Experiencia - Atributos Personales - Habilidades administrativas - Capacidad de comunicacin - Re - calificacin

- AGRESIVO - AUTORITARIO - DESHONESTO - FCIL DE INFLUENCIAR - INDECISO - INMADURO - NO SABE PLANEAR - POCO COMUNICATIVO - POCO PROFESIONAL - POCO RAZONABLE - POLMICO - TERCO

Habilidades a Desarrollar

COMUICACI

ORAL

COMUICACI

ESCRITA

LEGUAJE

CORPORAL

- Palabras

- Tono de voz

- Modulacin

- Pausas

- Velocidad

- Volumen

- Uso correcto del lenguaje.

- Buena construccin

gramatical

- Movimiento ocular

- Expresin facial

- Postura

- Movimientos

- Respiracin

El auditor interno debe ser capaz de comunicarse con cualquier persona sin importar: - Jerarqua dentro de la organizacin - Nivel de educacin - Edad- Gnero.

Actitud La labor de investigacin tiene que llevarse a cabo sin prejuicios u opiniones preconcebidas por parte del auditor. Es recomendable que los auditores adopten una conducta amable y discreta, a fin de procurarse una imagen positiva: lo que facilitara su tarea y estimulara la participacin activa del personal de la organizacin. Con el propsito de evitar crear falsas expectativas, es de vital importancia que el equipo de auditores se abstenga de externar comentarios que no tengan un sustento, o de hacer promesas que no pueda cumplir, apegndose en todo momento a las directrices de la auditoria en forma objetiva. Atendiendo a stas necesidades es recomendable apreciar los siguientes niveles de formacin: Acadmica Estudios a nivel tcnico, licenciatura o postgrado en administracin, informtica, comunicacin, ciencias polticas, administracin pblica, relaciones industriales, ingeniera industrial, psicologa, pedagoga, ingeniera en sistemas, contabilidad, derecho, relaciones internacionales y diseo grfico. Otras especialidades como actuara, matemticas, ingeniera y arquitectura, pueden contemplarse siempre y cuando hayan recibido una capacitacin que les permita intervenir en el estudio. Complementaria. Instruccin en la materia, obtenida a lo largo de la vida profesional por medio de diplomados, seminarios, foros y cursos, entre otros. Emprica. Conocimiento resultante de la implementacin de auditorias en diferentes instituciones sin contar con un grado acadmico. Adicionalmente, deber saber operar equipos de cmputo y de oficina, y dominar l los idiomas que sean parte de la dinmica de trabajo de la organizacin bajo examen. Tambin tendrn que tener en cuenta y comprender el comportamiento organizacional cifrado en su cultura.

Una actualizacin continua de los conocimientos permitir al auditor adquirir la madurez de juicio necesaria para el ejercicio de su funcin en forma prudente y justa. En forma complementaria a la formacin profesional, terica y/o prctica, el equipo auditor demanda de otro tipo de cualidades que son determinantes en su trabajo, referidas a recursos personales producto de su desenvolvimiento y dones intrnsecos a su carcter. Para los Equipos de Trabajo Uno de los elementos fundamentales que se tiene que considerar en las caractersticas del equipo, es el relativo a su experiencia personal de sus integrantes, ya que de ello depende en gran medida el cuidado y diligencia profesionales que se emplean para determinar la profundidad de las observaciones. Por la naturaleza de la funcin a desempear existen varios campos que se tienen que dominar:

Conocimiento de las reas sustantivas de la organizacin. Conocimiento de las reas adjetivas de la organizacin. Conocimiento de esfuerzos anteriores Conocimiento de casos prcticos Conocimiento derivado de la implementacin de estudios

organizacionales de otra naturaleza. Conocimiento personal basado en elementos diversos. Responsabilidad profesional

El equipo auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su capacidad, inteligencia y criterio para determinar el alcance, estrategia y tcnicas que habr de aplicar en una auditoria, as como evaluar los resultados y presentar los informes correspondientes. Para ste efecto, debe de poner especial cuidado en : Preservar la independencia mental Realizar su trabajo sobre la base de conocimiento y capacidad profesional adquiridas Cumplir con las Normas o Criterios que se le sealen - Capacitarse en forma continua - Tambin es necesario que se mantenga libre de impedimentos que resten credibilidad a sus juicios, por que debe preservar su autonoma e imparcialidad al participar en una auditoria. Es conveniente sealar, que los impedimentos a los que normalmente se puede enfrentar son: personales y externos. Los primeros, corresponden a circunstancias que recaen especficamente en el auditor y que por su naturaleza pueden afectar su desempeo, destacando las siguientes: - Vnculos personales, profesionales, financieros u oficiales con la organizacin que se va a auditar

- Inters econmico personal en la auditoria - Corresponsabilidad en condiciones de funcionamiento incorrectas - Relacin con instituciones que interactan con la organizacin - Ventajas previas obtenidas en forma ilcita o antitica Los segundos estn relacionados con factores que limitan al auditor a llevar a cabo su funcin de manera puntual y objetiva como son: - Ingerencia externa en la seleccin o aplicacin de tcnicas o metodologa para la ejecucin de la auditoria. - Interferencia con los rganos internos de control - Recursos limitados para desvirtuar el alcance de la auditoria - Presin injustificada para propiciar errores inducidos - En stos casos, tiene el deber de informar a la organizacin para que se tomen las providencias necesarias. Finalmente, el equipo auditor no debe olvidar que la fortaleza de su funcin est sujeta a la medida en que afronte su compromiso con respeto y en apego a normas profesionales tales como:

o Objetividad.- Mantener una visin independiente de los hechos, evitando formular juicios o caer en omisiones, que alteren de alguna manera los resultados que obtenga.

o Responsabilidad.- Observar una conducta profesional, cumpliendo con sus encargos oportuna y eficientemente.

o Integridad.- Preservar sus valores por encima de las presiones. o Confidencialidad.- Conservar en secreto la informacin y no utilizarla en

beneficio propio o de intereses ajenos. o Compromiso.- Tener presente sus obligaciones para consigo mismo y la

organizacin para la que presta sus servicios. o Equilibrio.- No perder la dimensin de la realidad y el significado de los

hechos. o Honestidad.- Aceptar su condicin y tratar de dar su mejor esfuerzo con

sus propios recursos, evitando aceptar compromisos o tratos de cualquier tipo.

o Institucionalidad.- No olvidar que su tica profesional lo obliga a respetar y obedecer a la organizacin a la que pertenece.

o Criterio.- Emplear su capacidad de discernimiento en forma equilibrada. o Iniciativa.- Asumir una actitud y capacidad de respuesta gil y efectiva. o Imparcialidad.- No involucrarse en forma personal en los hechos,

conservando su objetividad al margen de preferencias personales. o Creatividad.- Ser propositivo e innovador en el desarrollo de su trabajo.