TÉCNICAS DE ARCHIVO Y DOCUMENTACIÓN

8 – SISTEMAS DE ARCHIVO

tutora: Mercè Perelló                         octubre 2009

Clasificación

¿Qué clasificación utilizar?

Depende:

Del tipo de organizaciónDe las necesidades informativasDe los medios/infraestructura

disponibles

Clasificación

Lo aconsejable:

Utilizar sistemas de clasificación universales adaptándolos a las necesidades de la organización

Normalizar facilita el intercambio de información entre distintas

organizaciones

Tipos de archivo

Alfabético: ordenado alfabéticamente de acuerdo con el abecedario A-Z

Numérico: ordenado numéricamente, de forma progresiva (001, 002, 003…)

Cronológico: ordenado por fechas (año, mes, día)

Geográfico: ordenado por zonas (ciudades, provincias, países…)

Temático: ordenado según la temática/asunto del documento (Guerra Civil, 2ª Guerra Mundial…)

Reglas para alfabetizar nombres

Cada parte del nombre se considera una unidad

UNIDAD 1 UNIDAD 2 UNIDAD 3García Pérez, Antonio

Si la unidad 1 (primer apellido) es idéntica, se alfabetiza por la unidad 2 (segundo

apellido)

UNIDAD 1 UNIDAD 2 UNIDAD 3Pérez Fernán, AntonioPérez Fernández, Julio

Reglas para alfabetizar nombres

Si la unidad 2 (segundo apellido) también es idéntica, se alfabetiza por la unidad 3 (nombre)

UNIDAD 1 UNIDAD 2 UNIDAD 3 García Martín, Ana

García Martín, Marina

Si la unidad 3 (nombre) también es idéntica, se introduce un elemento diferenciador

UNIDAD 1 UNIDAD 2 UNIDAD 3 ELEMENTO DIF. Pérez Fernández, Antonio Abogado Pérez Fernández, Antonio Arquitecto

Referencias cruzadas

Cuando un documento puede solicitarse de forma distinta a como

está archivado haremos una referencia cruzada

ASPver

Asociación de Secretarias Profesionales

Referencias cruzadasTambién haremos referencia cruzada

cuando una organización cambie de nombre

Gas Madrida partir de 5 de octubre de 2009

verEnagas

Enagasantes de 5 de octubre de 2009

verGas Madrid