Conceptos de archivo judicial y de documentación judicial

en relación con la legislación vigenteen materia de archivos judiciales.

Formas de remisión de documentación judicial y relaciones documentales.

Nuevas tecnologías en los archivos judiciales

de gestión. Las Juntas de Expurgo

de la documentación judicial

TTeemmaa 2266

Referencias Legislativas

• Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección deDatos de Carácter Personal.

• Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización delos archivos judiciales.

Guión-resumen

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1. Introducción

2. Objeto, finalidad y ámbito deaplicación del Real Decreto 937/2003,de 18 de julio

3. Concepto de archivo judicial y dedocumentación judicial

3.1. Clases de archivos judiciales

4. Formas de remisión de documentosjudiciales y relaciones documentales

4.1. Remisión de documentos que sehallen en un Archivo Judicial deGestión al correspondienteArchivo Judicial Territorial o alArchivo Judicial Central

4.2. Remisión de relacionesdocumentales a la Junta deExpurgo (art. 15)

5. Nuevas tecnologías en los ArchivosJudiciales de Gestión

6. Las Juntas de Expurgo de ladocumentación judicial

6.1. Concepto

6.2. Composición

6.3. Régimen jurídico

6.4. Tratamiento de la informacióncontenida en la documentaciónque se les remita

6.5. Remisión de relacionesdocumentales a la Junta deExpurgo

6.6. Devolución de los documentosaportados al proceso

6.7. Régimen de funcionamiento delas Juntas de Expurgo

6.8. Acuerdos

6.9. Enajenación y destrucción

6.10. Traslado de documentos

1. Introducción

El Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales,señala en su EExxppoossiicciióónn ddee MMoottiivvooss la necesidad de fijar un sistema de gestión y custodiade la documentación judicial por el que se descongestionen los diferentes juzgados y tribu-nales, otorgando a cada uno de ellos su propio archivo con el que clasificar y custodiar todosaquellos expedientes que se encuentren en tramitación. Por el contrario, los que no esténpendientes de tramitación se podrán enviar a los archivos territoriales o centrales o, en sucaso, a la Junta de Expurgo, evitando así que ocupen un espacio innecesario.

Esto exige una actualización y unificación de la normativa que regule el expurgo delos archivos judiciales, así como el establecimiento de criterios que garanticen la más idó-nea conservación de los documentos que pudieren tener valor cultural, histórico, jurídicoo administrativo, pues no hay que olvidar que la documentación que produce la Adminis-tración de Justicia constituye parte integrante del Patrimonio Documental y Bibliográfico.

Con el Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, se pretende la regulación unitaria yconjunta de la materia, adecuándola a la realidad social y jurídica actual, consiguiendo unequilibrio entre la tradicional técnica archivística y el desarrollo creciente de las nuevas tec-nologías.

2. Objeto, finalidad y ámbito de aplicación delReal Decreto 937/2003, de 18 de julio

El oobbjjeettoo del Real Decreto es modernizar y regular la organización y el funcionamien-to de los archivos judiciales así como el procedimiento a través del cual se efectúe el expur-go de la documentación judicial (aarrtt.. 11).

Su ffiinnaalliiddaadd es la implantación de un sistema de gestión de los archivos judiciales quepermita la realización de los fines de la Justicia, así como garantizar el acceso a la documen-tación por quien tenga interés en ello, con las garantías y limitaciones legalmente exigibles.

El Real Decreto ssee aapplliiccaarráá a todos los documentos judiciales existentes en los distin-tos juzgados y tribunales de todos los órdenes jurisdiccionales, que sean consecuencia dela actividad judicial, así como de los expedientes gubernativos que se sustancien en ellos.

Quedan excluidos del ámbito de aplicación del Real Decreto los libros de sentencias,los de registro y aquellos otros de preceptiva llevanza, que se regirán por sus normas espe-cíficas, así como los expedientes relativos al Registro Civil.1

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1 Tampoco será de aplicación este Real Decreto: a los documentos generados por el Ministerio Fiscal que no sehubieran incorporado a expedientes correspondientes a procesos o actuaciones judiciales; a los archi-vos de los Juzgados Togados y Tribunales Militares, que se regirán por su normativa específica; y a losdocumentos correspondientes a órganos públicos con funciones jurisdiccionales que obren en elArchivo Histórico Nacional, Archivo de Simancas, Archivo de Indias, Archivo de la Corona de Aragóny en los Archivos Históricos Provinciales o Autonómicos.

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2 Por ejemplo, denuncias por delitos sin autor conocido en el orden jurisdiccional penal.

3. Concepto de archivo judicial y de documentación judicial

Se entiende por aarrcchhiivvoo jjuuddiicciiaall tanto el conjunto orgánico de documentos judicialescomo el lugar en el que quedan debidamente custodiados y clasificados los documentosjudiciales, de acuerdo con las normas de funcionamiento que se establecen en el capítuloII del Real Decreto (arts. 4 a 13).

Se entiende por eexxppuurrggoo el procedimiento a través del cual se determina cuándo undocumento pierde toda su utilidad o, por el contrario, ha de ser conservado, dándosele elcurso correspondiente.

Se consideran ddooccuummeennttooss jjuuddiicciiaalleess tanto las actuaciones procesales como aquellosque hayan sido aportados por las partes o por terceros al proceso por escrito o por medioselectrónicos o telemáticos, con independencia de cuál sea el soporte material en que seencuentren recogidos.

3.1. Clases de archivos judiciales

3.1.1. Archivos Judiciales de Gestión (arts. 5, 6 y 7)

Existirán en las oficinas judiciales o unidades análogas y en él se clasificarán y custo-diarán los documentos judiciales correspondientes a cada proceso o actuación judicial qquueessee eennccuueennttrree eenn ttrraammiittaacciióónn, en donde permanecerán mientras constituyan asuntos sus-ceptibles de resolución judicial o de terminación de la ejecución iniciada (archivo de docu-mentos judiciales mientras permanezcan vivos, es decir, pendientes de resolución o de fina-lizar la ejecución ya instada).

Asimismo, para una mejor gestión y teniendo en cuenta las circunstancias concurrentesen cada caso, podrá encomendarse a un Servicio Común que atienda los Archivos Judicialesde Gestión de diferentes Salas o Secciones de uno o más tribunales, o de varios juzgados.

Transcurridos cciinnccoo aaññooss desde la incoación de los procedimientos o expedientesgubernativos, aquellos aassuunnttooss qquuee nnoo eessttuuvviieerreenn ppeennddiieenntteess de actuación procesal alguna(paralizados por imposibilidad de continuar la tramitación)2, tanto en fase declarativacomo de ejecución, podrán ser remitidos para su conservación y custodia al Archivo Judi-cial Territorial que le corresponda, sin perjuicio de lo dispuesto en el art. 15 (posibilidad deremisión, en su caso, a la Junta de Expurgo, como luego veremos).

Excepcionalmente, el plazo anterior podrá ser rreedduucciiddoo cuando el espacio disponibleaconsejara que el período de permanencia en el Archivo Judicial de Gestión fuera menor.

Los procedimientos con sseenntteenncciiaa ffiirrmmee o cualquier otra resolución que ponga fin aéstos podrán ser remitidos para su conservación y custodia al Archivo Judicial Territorialtranscurrido uunn aaññoo desde la firmeza de la resolución, salvo que deba procederse confor-me a lo dispuesto en el art. 15.

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La decisión de remitir los documentos anteriores corresponderá al responsable delArchivo Judicial de Gestión donde se hallasen los documentos judiciales.

La oorrddeennaacciióónn,, ccuussttooddiiaa yy ccoonnsseerrvvaacciióónn de estos archivos corresponderá al SecretarioJudicial, para lo cual contará con la asistencia y asesoramiento del personal técnico que sedetermine al efecto, y sin perjuicio de la determinación del responsable del fichero o tra-tamiento que corresponda conforme a lo establecido en la Ley Orgánica 15/1999, de 13de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

• Acceso a la documentación del Archivo Judicial de Gestión

Podrán acceder a la documentación conservada en los Archivos Judiciales de Gestiónquienes hubiesen sido ppaarrttee en los procesos judiciales o sean titulares de un iinntteerrééss lleeggííttii--mmoo, mediante las formas de exhibición, testimonio o certificación, salvo cuando tengacarácter reservado.

Corresponde al secretario del juzgado o tribunal respectivo facilitar a los interesados elacceso a los documentos judiciales que consten en sus archivos o procedan de éstos.

El acceso por el propio afectado a sus datos de carácter personal recogidos en el Archi-vo Judicial de Gestión sólo podrá ser denegado en los supuestos previstos en la legislaciónvigente (art. 7.2).

Si el acceso a documentos que contuvieren ddaattooss ddee ccaarráácctteerr ppeerrssoonnaall fuese solicitadopor quien no hubiera sido parte en el procedimiento, sólo será concedido cuando el proce-dimiento hubiera concluido y exclusivamente en los supuestos previstos en el art. 11.2 de laLey Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (p.ej., datos recogidos de fuentes accesibles al público), o cuando el interesado hubiera presta-do su consentimiento a dicho acceso.

En todo caso, los documentos que puedan afectar a la seguridad de las personas, a suhonor, a la intimidad de su vida privada y familiar y a su propia imagen, no podrán serpúblicamente consultados sin el consentimiento expreso de los afectados o hasta que hayatranscurrido un plazo de 25 años desde su muerte, si su fecha es conocida o, en otro caso,de 50 años a partir de la fecha de los documentos.

3.1.2. Archivos Judiciales Territoriales (arts. 8 y 9)

En cada Comunidad Autónoma existirá como mínimo un Archivo Judicial Territorialddeeppeennddiieennttee ddeell PPrreessiiddeennttee ddeell TTrriibbuunnaall SSuuppeerriioorr ddee JJuussttiicciiaa, quien podrá delegar la com-petencia en el Presidente de la Audiencia Provincial o Juez Decano del partido judicialdonde radique (art. 8.1).

En los distintos Archivos Judiciales Territoriales ssee oorrddeennaarráá llaa ddooccuummeennttaacciióónn rreemmiittii--ddaa por los responsables de los Archivos Judiciales de Gestión comprendidosen su ámbito, de tal modo que permita su rápida identificación y recupera-ción, debiendo permanecer en aquéllos hasta que la Junta de Expurgo resuel-va su posterior destino.

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La oorrddeennaacciióónn,, ccuussttooddiiaa yy ccoonnsseerrvvaacciióónn de estos Archivos corresponderá al secreta-rio judicial, con la asistencia del personal que se determine al efecto:

— En las capitales de provincia que cuenten conjuntamente con 10 o más Juzgadosde Primera Instancia y de Instrucción, y las necesidades del servicio así lo acon-sejen, los Archivos Judiciales Territoriales que en ellas tengan su sede estarán acargo de los secretarios judiciales de la segunda categoría designados por elMinisterio de Justicia para desempeñar en este destino su puesto de trabajo.

— En los restantes supuestos, el responsable del Archivo Judicial Territorial será elSecretario de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia o el secretario judicial delórgano en cuyo titular el Presidente del TSJ hubiera delegado la competenciasobre el archivo con arreglo a lo dispuesto en el art. 8.1.

3.1.3. Archivo Judicial Central (arts. 10 y 11)

Existirá un Archivo Judicial Central adscrito a la Sala de Gobierno del Tribunal Supre-mo, cuyo ámbito se circunscribirá a la ddooccuummeennttaacciióónn jjuuddiicciiaall ddeell TTrriibbuunnaall SSuupprreemmoo,, ddeellaa AAuuddiieenncciiaa NNaacciioonnaall yy ddee llooss rreessttaanntteess óórrggaannooss ccoonn jjuurriissddiicccciióónn eenn ttooddoo eell tteerrrriittoorriioonnaacciioonnaall..

En el Archivo Judicial Central se ordenará la documentación remitida por los respon-sables de los Archivos Judiciales de Gestión comprendidos en su ámbito, de tal modo quepermita su rápida identificación y recuperación, debiendo permanecer en aquéllos hastaque proceda su remisión a la Junta de Expurgo.

La oorrddeennaacciióónn,, ccuussttooddiiaa yy ccoonnsseerrvvaacciióónn de este Archivo corresponderá a un secretariojudicial especialmente designado por el Ministerio de Justicia, para lo cual contará, en sucaso, con la asistencia y asesoramiento del personal técnico que se determine al efecto.

En defecto de nombramiento de secretario judicial, el responsable del Archivo JudicialCentral será el Secretario de Gobierno del Tribunal Supremo.

• AAcccceessoo aa llaa ddooccuummeennttaacciióónn ddeell AArrcchhiivvoo JJuuddiicciiaall TTeerrrriittoorriiaall oo CCeennttrraall ((aarrtt.. 1122))

1. La documentación conservada en los Archivos Judiciales Territoriales y Centralestará en todo momento a disposición del órgano judicial al que pertenezca.

2. El órgano judicial de donde proceda el documento, mediante solicitud de suSecretario, podrá requerir del Archivo que le sea facilitado su original, una copiao certificación expedida por el responsable del archivo, así como cualquier infor-mación que considere necesaria. Si se facilitasen originales de documentos, éstoshabrán de ser rreeeennvviiaaddooss al Archivo Judicial Territorial o Central en cuanto desa-parezca la causa que motivó la petición.

3. De conformidad con lo dispuesto en el aarrtt.. 223355 ddee llaa LLOOPPJJ, quieneshubieren sido parte en los procesos judiciales o sean titulares de un

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3 El Reglamento 5/1995 del CGPJ ha sido sustituido por el Acuerdo del CGPJ de 15 de sep-tiembre de 2005, por el que se aprueba el Reglamento 1/2005, de los aspectos accesorios de las actua-ciones judiciales.

interés legítimo, podrán acceder a los documentos judiciales que se encuentrenen el Archivo Territorial o Central mediante solicitud al secretario responsable delarchivo, quien facilitará a los interesados el acceso a los documentos judicialesque consten en sus archivos, en la forma y con los requisitos establecidos en elcapítulo I del título I del Reglamento 5/1995, de 7 de junio, del Consejo Gene-ral del Poder Judicial3.

En el caso de que el Secretario denegase el acceso a los documentos, el acuerdodenegatorio será revisable por el juez o Presidente del órgano judicial al quecorresponda la documentación.

4. Si la solicitud ya viniese autorizada por el órgano judicial al que corresponde ladocumentación archivada, el encargado del Archivo Territorial o Central se limi-tará a facilitar la exhibición de que se trate o a la entrega del testimonio o de lacertificación autorizada.

5. En todo caso, el acceso a la documentación estará sujeto a lo dispuesto en elart. 7.2, (visto anteriormente), en cuanto a los datos de carácter personal.

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AA)) AARRCCHHIIVVOOSS JJUUDDIICCIIAALLEESS DDEE GGEESSTTIIÓÓNN

— En oficinas judiciales o unidades análogas

— Custodia de documentos de asuntos en tramitación

— Ordenación, custodia y conservación

Asuntos susceptibles de resolucióno de terminación de la ejecucióniniciada.

Secretario judicial

BB)) AARRCCHHIIVVOOSS JJUUDDIICCIIAALLEESS TTEERRRRIITTOORRIIAALLEESS

— Uno como mínimo en cadaComunidad Autónoma

— Dependencia

— Archivo de documentaciónremitida por los responsables de los Archivos Judiciales deGestión

— Ordenación, custodia y conservación

Presidente del TribunalSuperior de Justicia

Puede delegar enPresidente de la AudienciaProvincial o Juez Decano.

• Asuntos no pendientes deactuación procesal.

• Procedimientos con sentenciafirme u otra resolución que lesponga fin.

• Capitales de provincia con 10 omás Juzgados de PrimeraInstancia y de Instrucción.

• Resto

Secretario judicial 2ª categoría

Secretario de Gobierno del T.S.J. oel secretario del órgano en cuyotitular se delegó la competenciasobre el archivo.

CC)) AARRCCHHIIVVOO JJUUDDIICCIIAALLCCEENNTTRRAALL

— Adscrito a Sala de Gobierno delTribunal Supremo.

— Archivo de documentosremitidos por los responsablesde los Archivos de Gestión

— Ordenación, custodia y conservación

• Tribunal Supremo.

• Audiencia Nacional.

• Órganos conjurisdicción en todo elterritorio nacional.

del

Secretario designado por elMinisterio de Justicia; en su defecto

Secretario Gobierno T. Supremo

4 La Orden de 15 de junio 2006, del Ministerio de Justicia, aprueba las normas y los modelosde relaciones documentales que regulan la remisión de documentación jurídica a los diferentes archi-vos judiciales en las Comunidades Autónomas sin traspasos de competencias y órganos jurisdicciona-les con competencia en todo el territorio nacional.

4. Formas de remisión de documentos judiciales yrelaciones documentales

4.1. Remisión de documentos que se hallen en un Archivo Judicial deGestión al correspondiente Archivo Judicial Territorial o alArchivo Judicial Central

Como se ha visto anteriormente, el art 5 del Real Decreto distingue dos supuestos:

1º. Asuntos que no estén pendientes de actuación procesal alguna, tanto en fasedeclarativa como de ejecución: transcurridos 5 años desde su incoación podránser remitidos para su conservación y custodia al Archivo Territorial (o Central, ensu caso) , salvo que proceda su remisión a la Junta de Expurgo, de conformidadcon lo establecido en el art 15.

2º. Procedimientos con sentencia firme o cualquier otra resolución que ponga fin aéstos: transcurrido un año desde la firmeza de la resolución podrán ser remitidospara su conservación y custodia al Archivo Judicial Territorial (o Central, en sucaso), con la misma salvedad mencionada anteriormente.

La remisión de los documentos que se hallen en un Archivo Judicial de Gestión alcorrespondiente Archivo Judicial Territorial o al Archivo Central se formalizará ppeerriióóddiiccaa--mmeennttee, como mínimo con carácter anual, en función del volumen de gestión de cadaarchivo, e irá acompañada necesariamente de una rreellaacciióónn ddee llooss pprroocceeddiimmiieennttooss oo aaccttuuaa--cciioonneess jjuuddiicciiaalleess eenn llooss qquuee ssee iinntteeggrraann, con arreglo a un modelo uniforme y obligatorioaprobado por la Administración Pública competente4.

La relación se rreemmiittiirráá mediante los programas y aplicaciones informáticas existentes,y deberá conservar cada secretario judicial copia de aquélla, con expresión de la fecha deenvío al Archivo Judicial Territorial o Central y acreditación de su recepción.

La relación ccoommpprreennddeerráá la totalidad de los procedimientos o actuaciones procesalesque se remiten, y hará referencia como mínimo a los siguientes aspectos: proceso o actua-ción judicial al que corresponden, orden jurisdiccional en que se hubiesen sustanciado,naturaleza del proceso o actuación procesal, su número y año, las partes intervinientes, unasucinta referencia a su objeto y fecha en que se produjo la terminación o paralización delas actuaciones procesales.

Quienes tengan atribuida la ordenación, custodia y conservación de los Archivos Judi-ciales Territoriales y Central tratarán la documentación judicial remitida a éstos para el cum-plimiento de lo establecido en las leyes y en el Real Decreto 937/2003, sin que puedan des-tinar los datos a finalidad distinta. Sin perjuicio de lo dispuesto en el art. 16 (devolución de

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5 Según el artículo 235 de la LOPJ, “los interesados tendrán acceso a los libros, archivos y regis-tros judiciales que no tengan carácter reservado, mediante las formas de exhibición, testimonio o cer-tificación que establezca la ley”.

los documentos a los interesados), los datos únicamente podrán ser transmitidos a las Jun-tas de Expurgo en los supuestos y mediante el procedimiento establecido en el art. 15 o aquienes tuvieren derecho a acceder a ellos de conformidad con lo establecido en el art. 235de la LOPJ5 y el apartado 3 del art. 12 del Real Decreto 937/2003.

4.2. Remisión de relaciones documentales a la Junta de Expurgo(art. 15)

1. El responsable del Archivo Judicial de Gestión donde radiquen los documentosjudiciales remitirá al secretario de la Junta de Expurgo una relación de:

— Aquellos procedimientos en los que haya tteerrmmiinnaaddoo llaa eejjeeccuucciióónn..

— Procedimientos en los que se hubiese dictado una rreessoolluucciióónn que declare lapprreessccrriippcciióónn oo llaa ccaadduucciiddaadd..

2. El responsable del Archivo Judicial Territorial o Central donde radiquen los docu-mentos judiciales, una vez transcurridos los plazos legales de prescripción o cadu-cidad, remitirá al secretario responsable del Archivo Judicial de Gestión una rela-ción de todos ellos identificados según el proceso o actuación judicial al quecorresponden, sujetos intervinientes y domicilio de éstos, al objeto de que el ór-gano judicial de procedencia ccoonnffiirrmmee en el plazo de un mes el transcurso de losanteriores plazos, con arreglo a la legislación aplicable.

Una vez comunicada la resolución sobre el transcurso de los plazos legales alArchivo Judicial Territorial o Central, el Secretario responsable estará a lo dis-puesto en el apartado 1 (remisión a la Junta de Expurgo).

3. Las relaciones de expedientes a que se refiere este artículo serán remitidas comommíínniimmoo uunnaa vveezz aall aaññoo con el fin de que se decida sobre su posterior destino. Dicharelación deberá tener el mismo contenido y cumplir los requisitos contemplados enel art 13 (requisitos para la remisión de relaciones al Archivo Territorial o Central),a los que se añadirá la expresión del archivo judicial en que se hallasen.

5. Nuevas tecnologías en los Archivos Judiciales de Gestión

Según el aarrtt.. 33 del Real Decreto 937/2003, los Archivos Judiciales de Gestión, Terri-toriales y Central serán gestionados mediante programas y aplicaciones informáticas, com-patibles con los ya existentes en los juzgados y tribunales, adaptados a las funciones ycometidos de cada uno.

Los programas y aplicaciones informáticas serán aapprroobbaaddooss ppoorr eell CCoonnsseejjoo GGeenneerraall ddeellPPooddeerr JJuuddiicciiaall a propuesta del Ministerio de Justicia o de las Comunidades Autónomas concompetencias en materia de provisión de medios materiales y económicos para el funcio-

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namiento de la Administración de Justicia, y deberán cumplir los requisitos exigidos en lalegislación vigente.

Los documentos judiciales cuyo ssooppoorrttee sseeaa ppaappeell, que se hallen almacenados y cus-todiados en los archivos judiciales, podrán convertirse a soporte magnético o cualquierotro que permita la posterior reproducción en soporte papel, a través de las técnicas dedigitalización, microfilmación u otras similares, siempre que se garantice la integridad,autenticidad y conservación del documento, con el fin de obtener una fácil y rápida iden-tificación y la búsqueda de la documentación.

Asimismo, los documentos judiciales que estén contenidos en soportes electrónicospodrán ser transformados a soporte escrito mediante mecanismos de reproducción.

6. Las Juntas de Expurgo de la documentación judicial

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CCLLAASSEESS DDEE AARRCCHHIIVVOOSS JJUUDDIICCIIAALLEESSJJUUNNTTAASS DDEE EEXXPPUURRGGOO

— Órganos colegiados de naturaleza administrativa.

— Una Junta de Expurgo en cada Comunidad Autónoma.

— Régimen Jurídico

— Recepción de relaciones documentales

— Acuerdos

Ponen fin a la vía administrativa

— Ley del Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

— Especialidades previstas en el Real Decreto 937/2003.

Normativa sobre órganoscolegiados.

— Procedimientos en los que ha teminado la ejecución.

— Procedimientos en los que se ha dictado una resoluciónque declare la prescripción o caducidad.

A) Transferencia a la Administracióncompetente en materia depatrimonio histórico deexpedientes o documentos deinterés histórico-documental.

B) Exclusión de los expedientes odocumentos judiciales delpatrimonio documental.

Enajenación

Destrucción

— Tratamiento para posteriorreutilización como papel deuso común.

— Contrato administrativo.

— Convenio de colaboración conuna Administración Pública.

6.1. Concepto

Las Juntas de Expurgo son aquellos órganos colegiados de naturaleza administrativaque tienen por finalidad determinar, por cuenta del órgano responsable del respectivoArchivo Judicial de Gestión, la exclusión o eliminación de los expedientes procesales ogubernativos del Patrimonio Documental o, en caso contrario, la transferencia de los mis-mos a la Administración competente en materia de patrimonio histórico.

Se constituirá una Junta de Expurgo en cada Comunidad Autónoma que ejercerá suscompetencias en todo el ámbito territorial de cada una de éstas.

6.2. Composición

6.2.1. Las Juntas de Expurgo adscritas al Ministerio de Justicia a través de la Secretaría de Estado de Justicia

Tendrán su sseeddee donde radique la presidencia del Tribunal Superior de Justicia y estaránpresididas por un magistrado designado por el Presidente del Tribunal Superior de Justicia,con voto dirimente de los empates, e integradas por los siguientes vvooccaalleess:

— Un fiscal, designado por el Fiscal Jefe del Tribunal Superior de Justicia.

— El Gerente Territorial del Ministerio de Justicia. Cuando en el ámbito territorialde la Comunidad Autónoma de que se trate existan varias Gerencias Territorialesdel Ministerio de Justicia, será vocal de la Junta de Expurgo el titular de la Geren-cia que radique en la sede del Tribunal Superior de Justicia.

— Un técnico superior especialista en archivos, designado por la Administracióncompetente en materia de patrimonio histórico.

— Un titulado superior de Administración a que hace referencia la disposición adi-cional décima (categoría denominada anteriormente Titulado Superior Especia-lista en Archivos y Documentación).

— El secretario judicial especialmente designado por el Ministerio de Justicia deentre aquellos que tengan destino en el partido judicial donde radique la Juntade Expurgo realizará las funciones de secretario. Cuando las circunstancias de tra-bajo así lo permitan, lo será el secretario judicial responsable del Archivo JudicialTerritorial de la provincia donde radique la sede del Tribunal Superior de Justicia.

Las Comunidades Autónomas con competencias transferidas determinarán la sede ycomposición de la Junta de Expurgo, que estará presidida por un magistrado e integrada,en todo caso, por un miembro de la carrera fiscal, un secretario judicial y un técnico supe-rior especialista en archivos, designado por la Administración competente enmateria de patrimonio histórico.

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6.2.2. Junta de Expurgo del Tribunal Supremo, Audiencia Nacional y demásórganos centrales (Disposición Adicional primera del Real Decreto)

Para el Tribunal Supremo, la Audiencia Nacional y restantes órganos judiciales conjurisdicción en todo el territorio nacional se constituirá una Junta de Expurgo, adscrita alMinisterio de Justicia, que estará pprreessiiddiiddaa por un MMaaggiissttrraaddoo ddeessiiggnnaaddoo ppoorr eell PPrreessiiddeenntteeddeell TTrriibbuunnaall SSuupprreemmoo, con voto dirimente de los empates, e integrada por los siguientesvvooccaalleess:

a) Un miembro de la Carrera Fiscal, designado por el Fiscal General del Estado.

b) El Gerente Territorial de órganos centrales del Ministerio de Justicia.

c) Un técnico superior especialista en archivos, designado por la Administracióncompetente en materia de patrimonio histórico.

d) Un titulado superior de Administración a que hace referencia la disposición adi-cional décima (anteriormente Titulado Superior Especialista en Archivos y Docu-mentación).

e) El secretario judicial a que hace referencia el art. 11.1 del Real Decreto realizarálas funciones de Secretario. En su defecto, las desempeñará el secretario judicialdesignado por el Presidente del Tribunal Supremo de entre los que tuvieran des-tino en este órgano judicial.

6.2.3. Juntas de Expurgo de Ceuta y Melilla (Disposición Adicional segundadel Real Decreto)

En ccaaddaa uunnaa de las Ciudades de Ceuta y Melilla existirá uunn aarrcchhiivvoo que cumplirá lasfunciones previstas para el Archivo Judicial Territorial en el art. 8.

Se constituirá una JJuunnttaa ddee EExxppuurrggoo ppaarraa llaa CCiiuuddaadd ddee CCeeuuttaa yy oottrraa ppaarraa llaa CCiiuuddaadd ddeeMMeelliillllaa, adscritas al Ministerio de Justicia, que estarán pprreessiiddiiddaass:

— En el caso de Ceuta, por un Magistrado de la Sección Sexta de la Audiencia Pro-vincial de Cádiz.

— En el caso de Melilla, por un Magistrado de la Sección Séptima de la AudienciaProvincial de Málaga.

Ambos Magistrados serán designados por los Presidentes de dichas Audiencias Pro-vinciales.

Los vvooccaalleess de las Juntas de Expurgo de Ceuta y Melilla serán los siguientes:

a) Un miembro de la Carrera Fiscal, designado por el Fiscal Jefe del Tribunal Supe-rior de Justicia de Andalucía.

b) El Gerente Territorial del Ministerio de Justicia en Sevilla, para laJunta de Expurgo de Ceuta, y el de Málaga, para la de Melilla.

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c) Un técnico superior especialista en archivos, designado por la Administracióncompetente en materia de patrimonio histórico.

d) Un secretario judicial, designado por el Presidente de la Junta de Expurgo, querealizará asimismo las funciones de Secretario.

6.3. Régimen jurídico

El régimen jurídico de las Juntas de Expurgo se ajustará a las normas sobre órganoscolegiados contenidas en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de laAdministraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, sin perjuicio de lasespecialidades previstas en el Real Decreto 937/2003.

6.4. Tratamiento de la información contenida en la documentaciónque se les remita

Las Juntas de Expurgo tratarán la información contenida en la documentación judicialque se les remita exclusivamente con la finalidad antes mencionada (determinar la exclu-sión o eliminación de los expedientes del Patrimonio Documental o su transferencia a laAdministración competente en materia de patrimonio histórico), así como la de devolu-ción de los documentos aportados al proceso, sin destinar los datos a ninguna otra finali-dad distinta. Los datos únicamente podrán ser transmitidos a la Administración compe-tente en materia de patrimonio histórico con arreglo a lo dispuesto en el Real Decreto y aquienes soliciten la devolución de los documentos aportados (art. 14.6).

6.5. Remisión de relaciones documentales a la Junta de Expurgo

Como hemos visto anteriormente, el responsable del Archivo Judicial de Gestión o delArchivo Judicial Territorial o Central donde radiquen los documento judiciales, remitirá alsecretario de la Junta de Expurgo una relación de todos aquellos procedimientos en los quehaya terminado la ejecución o en los que se hubiere dictado una resolución que declare laprescripción o caducidad (art. 15).

6.6. Devolución de los documentos aportados al proceso

Según dispone el art. 16, el presidente de la Junta de Expurgo acordará la ppuubblliiccaacciióónnddee llaass rreellaacciioonneess ddee eexxppeeddiieenntteess jjuuddiicciiaalleess en el BOE o Diario Oficial de la ComunidadAutónoma, según el ámbito territorial del órgano judicial de los que procedan, y una refe-rencia de aquélla en un diario de los de mayor difusión en el ámbito autonómico al obje-to de que, en el plazo de 22 mmeesseess, puedan los interesados recuperar aquellos documentosen su día aportados al proceso. En la publicación del anuncio se omitirá la reseña del obje-to del proceso y la identificación de las partes.

Quienes pretendan recuperar documentos propios aportados a las actua-ciones judiciales u obtener testimonio o certificación de éstas por tener inte-rés legítimo, plantearán su ssoolliicciittuudd por escrito, directamente o a través de

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representantes con poder suficiente, aannttee eell SSeeccrreettaarriioo de la Junta de Expurgo, dentro delplazo referido en el párrafo anterior.

Transcurrido el plazo sin que los interesados hubiesen promovido su devolución, seles tendrá por decaídos en su derecho a recuperar los documentos aportados.

6.7. Régimen de funcionamiento de las Juntas de Expurgo

La Junta de Expurgo será convocada en sseessiióónn oorrddiinnaarriiaa una vez al año. El presidente,en consideración al número de relaciones de expedientes judiciales y gubernativos eleva-das, podrá acordar la convocatoria de cuantas sesiones eexxttrraaoorrddiinnaarriiaass considere necesarias.

La convocatoria de sesiones ordinarias o extraordinarias será acordada una vez hayatranscurrido el plazo de 2 meses mencionado en el punto anterior (plazo de solicitud dedevolución de documentos) y se realizará con la antelación necesaria.

El oorrddeenn ddeell ddííaa será comprensivo de las relaciones de expedientes judiciales objeto dela convocatoria. Durante el plazo que medie entre la convocatoria y la celebración de lasesión, la Administración competente en materia de patrimonio histórico elaborará uniinnffoorrmmee de carácter vviinnccuullaannttee que comprenderá aquellos eexxppeeddiieenntteess oo ddooccuummeennttooss jjuuddii--cciiaalleess qquuee ppoorr ssuu vvaalloorr hhiissttóórriiccoo--ddooccuummeennttaall ddeebbeerráánn sseerr pprreesseerrvvaaddooss, a cuyo fin podrádesignar personal especializado a su servicio para que acceda al archivo judicial en el quese encuentren, previa acreditación ante el secretario judicial encargado de aquél.

La apreciación del interés histórico-documental podrá realizarse mediante el acceso alos programas y aplicaciones informáticas.

La asistencia a las reuniones de las Juntas de Expurgo, debidamente justificadas por elsecretario, dará lugar a la indemnización que pudiera corresponder, según lo previsto en elReal Decreto 462/2002, de 24 de mayo, o, en su caso, normativa autonómica que resulteaplicable.

6.8. Acuerdos

La Junta de Expurgo acordará la transferencia a la Administración competente enmateria de patrimonio histórico de aquellos expedientes o documentos judiciales que, deconformidad con el informe elaborado por ésta, deban ser preservados por causa de suiinntteerrééss hhiissttóórriiccoo--ddooccuummeennttaall.

En caso contrario, la Junta resolverá su eexxcclluussiióónn del Patrimonio Histórico y ppoosstteerriioorreennaajjeennaacciióónn.7

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7 En el supuesto de que la Administración competente en materia de Patrimonio Histórico no emitiera el corres-pondiente informe, se estará a lo dispuesto en el art. 83 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídicode las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (LRJAPPAC). Según esteart., de no emitirse el informe en el plazo señalado, y sin perjuicio de la responsabilidad en que incu-rra el responsable de la demora, se podrán proseguir las actuaciones cualquiera que sea el carácter delinforme solicitado, excepto en los supuestos de informes preceptivos que sean determinantes para laresolución del procedimiento, en cuyo caso se podrá interrumpir el plazo de los trámites sucesivos.

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Cuando por cualquier circunstancia no fuese posible o no resultara aconsejable la ena-jenación y, en todo caso, cuando los expedientes o documentos judiciales y gubernativosno estén recogidos en soporte de papel, se acordará su destrucción.

El aaccttaa de los acuerdos adoptados se aprobará en la misma o en la siguiente sesión,convocada expresamente a tal fin en el plazo de un mes.

El Secretario de la Junta de Expurgo rreemmiittiirráá aa ccaaddaa jjuuzzggaaddoo oo ttrriibbuunnaall cceerrttiiffiiccaacciióónnaaccrreeddiittaattiivvaa ddeell aaccuueerrddoo aaddooppttaaddoo con respecto a los expedientes judiciales contenidos enlas relaciones elevadas por éstos, para que por el secretario del órgano, como responsabledel Archivo Judicial de Gestión, se tenga constancia documentada del destino definitivo deaquéllos.

Igual comunicación, y a los mismos fines, dirigirá al secretario responsable del Archi-vo Judicial Territorial o Central, cuando proceda.

Las rreessoolluucciioonneess de la Junta de Expurgo que acuerden la transferencia de los expe-dientes judiciales a la Administración competente, su enajenación o destrucción seránobjeto de publicación en el BOE o Diario Oficial de la Comunidad Autónoma según elámbito territorial de los órganos judiciales de los que procedan.

Todas las resoluciones de la Junta de Expurgo pondrán fin a la vía administrativa.

6.9. Enajenación y destrucción

La Administración competente en materia de provisión de medios materiales y eco-nómicos para el funcionamiento de la Administración de Justicia procederá a la enajena-ción o destrucción de los expedientes judiciales.

— Los expedientes que sean objeto de eennaajjeennaacciióónn, en los términos previstos en laLey 33/2003, de 3 de noviembre, de Patrimonio de las Administraciones Públi-cas o legislación autonómica que resulte aplicable, deberán ser destinados por eladquirente exclusivamente a su tratamiento para posterior rreeuuttiilliizzaacciióónn comopapel de uso común.

La enajenación deberá reflejarse en un ccoonnttrraattoo eessccrriittoo que contenga los requisi-tos previstos en el art. 12 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, deProtección de Datos de Carácter Personal8.

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8 Según el artículo 12.2 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, “la realización de tratamientos porcuenta de terceros deberá estar regulada en un contrato que deberá constar por escrito o en alguna otra forma quepermita acreditar su celebración y contenido, estableciéndose expresamente que el encargado del tratamiento úni-camente tratará los datos conforme a las instrucciones del responsable del tratamiento, que no losaplicará o utilizará con el fin distinto al que figure en dicho contrato, ni los comunicará, ni siquie-ra para su conservación, a otras personas. En el contrato se estipularán, asimismo, las medidas deseguridad a que se refiere el artículo 9 de esta Ley que el encargado del tratamiento está obligadoa implementar”.

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En ningún caso podrá el adquirente divulgar el contenido de los expedientesjudiciales ni, bajo ninguna circunstancia, permitir el acceso de terceros a ellos.Estas prohibiciones deberán ser expresamente consignadas en el contrato decompra y venta.

— La ddeessttrruucccciióónn de los expedientes judiciales y gubernativos se llevará a efectobien mediante contrato administrativo, bien a través de la celebración de un con-venio de colaboración con una Administración Pública que cuente con instala-ciones adecuadas a tal fin. El pliego de cláusulas administrativas particulares o elconvenio contendrán las prohibiciones mencionadas anteriormente.

6.10. Traslado de documentos

Una vez que se haya ffoorrmmaalliizzaaddoo la transferencia documental a la Administracióncompetente en materia de patrimonio histórico, el contrato de compra y venta, el conve-nio de colaboración con otra Administración Pública o el contrato administrativo, se remi-tirá copia de éstos al secretario de la Junta de Expurgo.

El secretario de la Junta expedirá cceerrttiiffiiccaacciióónn acreditativa de su objeto y de la perso-na física o jurídica que sea parte en el negocio jurídico y la remitirá al secretario judicial res-ponsable del archivo donde radiquen los expedientes judiciales y gubernativos, al objetode poder autorizar la entrega de éstos, previo levantamiento de acta, de la cual quedaráconstancia en este archivo y en el de gestión, de no coincidir ambos.

El secretario judicial responsable del archivo no autorizará el traslado de aquellos expe-dientes judiciales y gubernativos respecto de los cuales no se hubiesen cumplido los requi-sitos exigidos en el párrafo anterior y en los apartados 2 y 3 del artículo 19 (remisión a cadajuzgado o tribunal y al secretario responsable del Archivo Territorial o Central de certifica-ción acreditativa del acuerdo adoptado por la Junta de Expurgo).

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