Sistema de información para el soporte a la toma de decisiones.

Introducción:

Son incuestionables los enormes cambios que están ocurriendo, ya hace algunos años, en todo el mundo y que han provocado un cambio radical en la forma de gerenciar las instituciones, de lo que no escapan las científicas (Kiernan, 2000; Souza et al., 2001; Nunes, 2003).

El poder del conocimiento, preconizado por Peter Drucker desde mediados del siglo XX (Nascimento, 2002), nos obliga a desarrollar sistemas eficientes y eficaces de gestión de la información, como un pilar fundamental para lograr una buena gestión del conocimiento en nuestras organizaciones.

Los Sistemas de Información tienen una enorme importancia en el incremento de la capacidad organizacional frente al cambio del entorno. La voluntad de lograr un sistema de información útil, que permita obtener una ventaja competitiva, implica la posibilidad de ofrecer múltiples, frecuentes, oportunas y relevantes informaciones.

Cualquier institución científica que abogue por alcanzar niveles elevados de eficiencia y eficacia en la gestión de sus funciones sustantivas debe considerar el desarrollo de iniciativas dirigidas en este sentido.

Organización de los SI.

Un sistema de información es un conjunto organizado de elementos, que pueden ser personas, datos, actividades o recursos materiales en general. Estos elementos interactúan entre sí para procesar información y distribuirla de manera adecuada en función de los objetivos de una organización.

Hasta la década de los ochenta los directivos no necesitaban saber mucho sobre como la información se obtenía, procesaba y distribuía en sus instituciones y la tecnología que se requería era mínima puesto que la información en sí no se consideraba como un activo de importancia para las organizaciones. Ya a partir de los años noventa, con el surgimiento y reforzamiento de la globalización de las economías que se han transformado de fundamentalmente industriales a basada en la información y el conocimiento, pocos directivos pueden darse el lujo de ignorar como se maneja la información en sus instituciones (Laudon y Laudon, 1996). Como los SI pueden cambiar potencialmente la estructura organizativa y las prácticas institucionales, a menudo su introducción se enfrenta con una resistencia considerable (Boar, 1994).

Hay que tener en cuenta que en muchas ocasiones los SI no fracasan fundamentalmente por las fallas tecnológicas del sistema informático y de comunicación, sino más bien en la dimensión política y cultural (Piattini y Del Peso, 1999, Jensen y Sage, 2000). Entre los criterios de éxito de un sistema de información están el nivel de uso del mismo, la satisfacción de los usuarios, las actitudes favorables de los usuarios y los objetivos alcanzados, y entre las causas más comunes de fracaso, la incapacidad de la alta dirección de enlazar

los propósitos de dichos sistemas con los planes estratégicos de la institución (Laudon y Laudon, 1996).

Un SI implica cambios en los puestos, habilidades, administración y organización. Las instituciones deben comprender porque el desarrollo de SI es una forma de cambio organizacional que implica a muchas personas diferentes en la institución, por lo tanto es importante identificar cuáles son los grupos que están involucrados en el desarrollo de sistemas y formalizar sus responsabilidades (Espinosa y Medina, 1999; López, 1999).

Los SI y la toma de decisiones.

Los SI van mucho más allá que el diseño y desarrollo del subsistema informático. Un SI puede definirse (Laudon y Laudon, 1996) como "un conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir información para apoyar la toma de decisiones y el control de una institución", además de ayudar a dichos directivos y personal a analizar problemas, visualizar cuestiones complejas y crear nuevos productos en un ambiente intensivo de información. La gestión de la información está orientada al control, preservación y retención de la información (Bouthillier y Shearer, 2002)

Las necesidades de información pueden ser relativas a hechos presentes o a situaciones futuras, con el objetivo de realizar una dirección proactiva. Las necesidades de información se agrupan según las unidades organizativas de la institución y las aplicaciones que cada una de ellas lleve a cabo. Resulta importante la necesidad de información sobre el entorno, implicando un mecanismo de observación que provea constantemente información relativa a los principales factores estratégicos: competencia, tecnología y política, entre otros. Igualmente, resulta una constante el análisis de información sobre aspectos claves de la organización como I+D, producción, recursos humanos y finanzas, entre otros. La elección o combinación de diversos procedimientos, lógicamente dependerá de las condiciones específicas de cada institución y de los individuos que la componen.

Las principales características de estos son:

Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de información.

La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de decisiones.

Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información. Así, por ejemplo, un modelo de planeación financiera requiere poca información de entrada, genera poca información como resultado, pero puede realizar muchos cálculos durante su proceso.

No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificación económica para el desarrollo de estos sistemas es difícil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversión.

Suelen ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final.

Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique cuándo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulación de Negocios que apoye la decisión de introducir un nuevo producto al mercado.

Sistemas de bases de datos y aplicaciones.

Sistemas de bases de datos

Se puede definir una base de datos, como un fichero se guarda en campos o delimitadores, por ejemplo, podemos almacenar el nombre y el apellido de las personas de modo separado, de ésta forma es posible obtener del fichero todos los nombres o todos los apellidos, tanto de forma separada como conjunta.

Normalmente el número de campos que se tienen en una base varía según las necesidades en cuanto a gestión de datos, de forma que después se pueda explotar la información de forma ordenada y separada, aunque el resto de la información sigue almacenada y guardada en la base de datos

Una base de datos, no es solo el fichero en donde están datos, sino que en dicho archivo se encuentra la estructura de los datos, osea, para saber que longitud tiene para contener desde letras a números o incluso otros datos más complejos, dependiendo de la estructura de la base y del sistema gestor.

En realidad aparte de los datos que son almacenados en el archivo, también hay una serie de datos, en los que se informa del tipo de campo, los campos y la longitud de cada campo, es lo que se llama gestor de datos, que permite saber que cada registro (un registro es una suma de campos, por ejemplo a Ana LOPEZ LOPEZ, Ana lo guardamos en el campo Nombre y LOPEZ LOPEZ en el campo Apellidos, cada registro es cada persona que almacenamos en la base, osea una persona es un registro y cada registro está constituido por los campos Nombre y Apellido

Un Sistema de Bases de Datos (SBD) es una serie de recursos para manejar grandes volúmenes de información, sin embargo no todos los sistemas que manejan información son bases de datos.

Un sistema de bases de datos debe responder a las siguientes características:

Independencia de los Datos. Es decir, que los datos no dependen del programa y por tanto cualquier aplicación puede hacer uso de los datos.

Reducción de la Redundancia. Llamamos redundancia a la existencia de duplicación de los datos, al reducir ésta al máximo conseguimos un mayor aprovechamiento del espacio y además evitamos que existan inconsistencias

entre los datos. Las inconsistencias se dan cuando nos encontramos con datos contradictorios.

Seguridad. Un SBD debe permitir que tengamos un control sobre la seguridad de los datos.

Un SBD está formado por:

-Personas

- Máquinas

- Programas

Los encargados de manejar los datos, son conocidos como DBMS (Data Base Management System) o también SGBD (Sistema Gestor de Base de Datos). Los DBMS tienen dos funciones principales que son:

- La definición de las estructuras para almacenar los datos.

- La manipulación de los datos.

- Datos

Es lo que se conoce como base de datos propiamente dicha. Para manejar estos datos utilizamos una serie de programas.

Los SBD pueden ser estudiados desde tres niveles distintos:

1 Nivel Físico Es el nivel real de los datos almacenados. Es decir cómo se almacenan los datos, ya sea en registros, o como sea. Este nivel es usado por muy pocas personas que deben estar cualificadas para ello. Este nivel lleva asociada una representación de los datos, que es lo que denominamos Esquema Físico.

2 Nivel Conceptual Es el correspondiente a una visión de la base de datos desde el punto de vista del mundo real. Es decir tratamos con la entidad u objeto representado, sin importarnos como está representado o almacenado. Este nivel lleva asociado el Esquema Conceptual.

3 Nivel Visión Son partes del esquema conceptual. El nivel conceptual presenta toda la base de datos, mientras que los usuarios por lo general sólo tienen acceso a pequeñas parcelas de ésta. El nivel visión es el encargado de dividir estas parcelas. Un ejemplo sería el caso del empleado que no tiene porqué tener acceso al sueldo de sus compañeros o de sus superiores. El esquema asociado a éste nivel es el Esquema de Visión.

Los tres niveles vistos, componen lo que conocemos como arquitectura de base de datos a tres niveles. A menudo el nivel físico no es facilitado por muchos DBMS, esto es, no permiten al usuario elegir como se almacenan sus datos y vienen con una forma estándar de almacenamiento y manipulación de los datos.

Existen multitud de estos modelos que se conocen como Modelos de Datos,los más conocidos son:

Modelo Relacional de Datos

Modelo de Red

Modelo Jerárquico

-Administrador de base de datos (DBA)

Define los esquemas de la base de datos; estructuras y esquemas de los 3 niveles. Más que una persona suele ser un grupo de personas.

-Programador de aplicaciones

Utilizando un lenguaje de alto nivel y llamadas en DML crean programas para usar la base de datos.

-Usuarios casuales

Son usuarios que tienen conocimientos de los DL, hacen uso de los DML de modo interactivo (es decir a través del procesador de consultas)

-Usuarios ingenuos

Emplean el SBD sin conocimientos de informática, es decir usan los programas de aplicación.

Otros tipos de bases de datos, que no se tratarán en esta asignatura, son los agrupados como postrrelacionales:

- Modelo Orientado a Objetos.

Los datos se representan mediante objetos, que contienen variables y métodos, y su manipulación se realiza mediante mensajes.

- Modelo Semántico.

Tienen como objetivo describir de un modo más preciso la información contenida en la base de datos.

- Modelo Deductivo.

Son capaces de deducir hechos a partir de las relaciones base y una serie de axiomas deductivas o reglas de inferencia.

Aplicaciones de las bases de datos.

Las bases de datos son ampliamente usadas. Las siguientes son algunas de sus aplicaciones más representativas:

• Banca. Para información de los clientes, cuentas y préstamos, y transacciones bancarias.• Líneas aéreas. Para reservas e información de planificación. Las líneas aéreas fueron de los primeros en usar las bases de datos de forma distribuida geográficamente (los terminales situados en todo el mundo accedían al sistema de bases de datos centralizado a través de las líneas telefónicas y otras redes de datos).• Universidades. Para información de los estudiantes, matrículas de las asignaturas y cursos.• Transacciones de tarjetas de crédito. Para compras con tarjeta de crédito y generación mensual de extractos.• Telecomunicaciones. Para guardar un registro de las llamadas realizadas, generación mensual de facturas, manteniendo el saldo de las tarjetas telefónicas de prepago y para almacenar información sobre las redes de comunicaciones.• Finanzas. Para almacenar información sobre grandes empresas, ventas y compras de documentos formales financieros, como bolsa y bonos.• Ventas. Para información de clientes, productos y compras.• Producción. Para la gestión de la cadena de producción y para el seguimiento de la producción de elementos en las factorías, inventarios de elementos en almacenes y pedidos de elementos.• Recursos humanos. Para información sobre los empleados, salarios, impuestos y beneficios, y para la generación de las nóminas. Como esta lista ilustra, las bases de datos forman una parte esencial de casi todas las empresas actuales.

A lo largo de las últimas cuatro décadas del siglo veinte, el uso de las bases de datos creció en todas las empresas. En los primeros días, muy pocas personas interactuaron directamente con los sistemas de bases de datos, aunque sin darse cuenta interactuaron con bases de datos indirectamente (con los informes impresos como extractos de tarjetas de crédito, o mediante agentes como cajeros de bancos y agentes de reserva de líneas aéreas). Después vinieron los cajeros automáticos y permitieron a los usuarios interactuar con las bases de datos. Las interfaces telefónicas con los computadores (sistemas de respuesta vocal interactiva) también permitieron a los usuarios manejar directamente las bases de datos. Un llamador podía marcar un número y pulsar teclas del teléfono para introducir información o para seleccionar opciones alternativas, para determinar las horas de llegada o salida, por ejemplo, o para matricularse de asignaturas en una universidad.

La revolución de Internet a finales de la década de 1990 aumentó significativamente el acceso directo del usuario a las bases de datos. Las organizaciones convirtieron muchas de sus interfaces telefónicas a las bases de datos en interfaces Web, y pusieron disponibles en línea muchos servicios.

Por ejemplo, cuando se accede a una tienda de libros en línea y se busca unlibro o una colección de música se está accediendo a datos almacenados en una base de datos. Cuando se solicita un pedido en línea, el pedido se almacena en una base de datos. Cuando se accede a un banco en un sitio Web y se consulta el estado de la cuenta y los movimientos, la información se recupera del sistema de bases de datos del banco. Cuando se accede a unsitio Web, la información personal puede ser recuperada de una base de datos para seleccionar los anuncios que se deberían mostrar. Más aún, los datos sobre los accesos Web pueden ser almacenados en una base de datos.

Así, aunque las interfaces de datos ocultan detalles del acceso a las bases de datos, y la mayoría de la gente ni siquiera es consciente de que están interactuando con una base de datos, el acceso a las bases de datos forma una parte esencial de la vida de casi todas las personas actualmente.

La importancia de los sistemas de bases de datos se puede juzgar de otra forma: actualmente, los vendedores de sistemas de bases de datos como Oracle están entre las mayores compañías software en el mundo, y los sistemas de bases de datos forman una parte importante de la línea de productos de compañías más diversificadas, como Microsoft e IBM.

Tendencias actuales en Sistemas de Información.

Termino muy usado en el mundo de la moda, entendemos como tendencia cualquier idea religiosa, económica, política, artística, etc., que se orienta en determinada dirección. En tecnologías de la información y comunicaciones, TIC, es un concepto muy utilizado por los responsables de sistemas, ávidos por implantar tecnologías que aporten ventajas competitivas a sus organizaciones. En definitiva invertir en la tecnología adecuada en el momento justo; todo un reto.

Es un juego difícil, con mucho riesgo de patinazos significativos; muy pocos predijeron hace 10 años que existiría algo llamado Facebook y que tendría 500 millones de usuarios. Quizás hace 3 años fuera más fácil identificar dicha tendencia y ver que esa cifra, 500 millones, era posible; es decir hace 3 años muchas empresas con productos destinados al usuario final, pudieron identificar que tenían que estar en Facebook sí o sí.

Es una realidad que muchas empresas llegan a determinadas soluciones tecnológicas tarde y mal (llegan porque hay que estar), por miedo a quedar arrinconados, sin comprender para nada estas nuevas tendencias. Esta actitud les impiden capitalizar a tiempo la ventajas, cuando llegan es tarde y solo les supone costes; hay que estar al precio que sea. Pagan vivir siempre mirando al

pasado, al "así se ha hecho siempre" sin darse cuenta como la Red acelera los cambios, y como sus directivos al vivir de espaldas a la Red no llegan a comprender a tiempo las nuevas tendencias.

1-Menos riesgo. Se tiende a desplegar tecnologías informáticas sobre aplicaciones más accesibles y menos costosas. El riesgo es menor y la implantación es más rápida disminuyendo significativamente el tiempo que tardo en estar en el mercado con las nuevas soluciones.

2- Utilización de las redes sociales dentro de las compañías. Muchas compañías empiezan a descubrir que hay formas de comunicarse internamente más allá del email. Redes como Yammer pueden mejorar significativamente la comunicación eliminando cuellos de botella compartimientos estancos. Mejoran la comunicación, la distribución del conocimiento tanto que algunas compañías no solo las están implantando internamente sino que las abren a jubilados, ex empleados, socios etc.

Además las compañías viven en modelos de negocios que implican costosos desplazamientos, largas e improductivas jornadas de aeropuerto de aeropuerto. La implantación de estas soluciones aumenta la productividad a la vez que recorta gastos significativamente.

3- Llega el Internet de los objetos. Vamos a un mundo cuajado de sensores, que podrán absorber y transmitir datos de forma masiva, además de adaptarse o reaccionar automáticamente a cambios en el entorno. Estos "activos inteligentes" harán más eficientes los procesos y generarán novedosos modelos de negocios. Estas nuevas herramientas traerán consigo nuevos modelos de seguridad, interoperabilidad y productividad.

4- Cualquier dato es válido. Hay que analizar cada transacción, cada interacción de forma que podamos convertir ese dato en información, poniendo esa información en el contexto adecuado para que genere conocimiento. Hay que obtener una ventaja competitiva a partir de la información empresarial.

5- Cualquier cosa es un servicio. El software como servicio SAAS (del inglés: Software as a Service, SaaS) se basa un modelo de acceso al software en régimen de alquiler en lugar de compra por un precio a priori asequible. El proveedor del servicio es quien tiene hospedadas las aplicaciones en sus servidores accediendo los usuarios a las mismas a través de una conexión a Internet, estando por tanto disponibles en cualquier momento y desde cualquier lugar. El modelo SaaS ofrece ventajas significativas a los vendedores de software y a sus clientes. Nada de comprar activos, pagar solo por lo que se usa.

Opinión personal.

En mi opinión personal y resumiendo lo anteriormente expuesto, un sistema de información es un conjunto de datos que al procesarlos se convierten en información para llegar a fin de alguna empresa y puede ser utilizada cierta información para la ayuda a la toma de decisiones de directivos de alto nivel para elegir la opción correcta.

Un SBD o bien un sistema de bases de datos es aquel que se encarga de manejar muchos datos y ordenarlos de una forma concisa y eficaz para un mejor manejo de información y para el soporte de una toma de decisión, que lleva las siguientes características:

Independencia de datos para que no necesite de un software especifico para manipularlo.

Reducción de la redundancia para que este no contenga datos repetidos y/o contradictorios

Seguridad de base de datos para tener unos datos seguros.

Un SBD está formado por personas maquinas y programas y tiene tres niveles de arquitectura el físico conceptual y de visión.

Un SBD esta conformado por 4 tipos diferentes de usuarios que son el Administrador que por lo general es un grupo, programador de aplicaciones, usuarios avanzados y usuarios ingenuos.

Bibliografía.

http://es.paperblog.com/tendencias-actuales-en-sistemas-de-informacion-234677/

http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml#tusi

http://www.monografias.com/trabajos17/sistema-gerencial/sistema-gerencial.shtml

http://www.wikilearning.com/curso_gratis/sistemas_de_bases_de_datos-definicion_y_caracteristicas_de_un_sbd/3621-1

FUNDAMENTOS DE BASES DE DATOSCuarta ediciónAbraham SilberschatzBell LaboratoriesHenry F. KorthBell LaboratoriesS. SudarshanInstituto Indio de Tecnología, Bombay