TERCER INFORME DE EVALUACION AL PLAN ANTI CORRUPCION … · El presente informe evalúa los 4...
16
Calle 36 Nº 21-16. PBX: 6337682-6421057 Fax: 6339184-6303842 Bucaramanga, Colombia www.loteriasantander.gov.co – e-mail: [email protected] OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO. TERCER INFORME DE EVALUACION AL PLAN ANTI CORRUPCION Y ATENCION AL CIUDADANO VIGENCIA 2015 CORTE 31 DE DICIEMBRE DE 2015
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Calle 36 Nº 21-16. PBX: 6337682-6421057 Fax: 6339184-6303842 Bucaramanga, Colombia
www.loteriasantander.gov.co – e-mail: [email protected]
OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO.
TERCER INFORME DE EVALUACION AL PLAN ANTI CORRUPCION Y ATENCION AL CIUDADANO
VIGENCIA 2015
CORTE 31 DE DICIEMBRE DE 2015
Calle 36 Nº 21-16. PBX: 6337682-6421057 Fax: 6339184-6303842 Bucaramanga, Colombia
www.loteriasantander.gov.co – e-mail: [email protected]
INTRODUCCION El Decreto 2641 de 2012 reglamentó los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011. En su artículo 7 establece que todas las entidades deberán publicar en un medio de fácil acceso al ciudadano su Plan Anticorrupción y de atención al ciudadano a más tardar el 31 de enero de cada año. El gobierno Nacional elaboró el instrumento denominado: “Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”. En su capítulo V se dan directrices y condiciones para consolidarlo, realizar el Seguimiento y el Control y establece que las entidades del orden nacional, departamental y municipal deberán publicar en un medio de fácil acceso al ciudadano las acciones adelantadas con corte a Enero 31, Abril 30, Agosto 31 y diciembre 31.
El presente informe evalúa los 4 componentes del plan anticorrupción y de atención al ciudadano, adoptado mediante Resolución 062 del 30 de Enero de 2015: Componente de mapa de riesgos de corrupción, estrategia antitrámites, rendición de cuentas y mecanismos para mejorar la atención al ciudadano. Al final se efectúan algunas conclusiones, recomendaciones y sugerencias respetuosas con el propósito que se realicen las mejoras pertinentes en el cumplimiento de la normatividad.
MONITOREO A 31 DE DICIEMBRE DE 2015
Casi
Segur
o
Posi
ble
Preven
tivo
Correc
tivo
Evit
ar
Redu
cir
Concentració
n de
autoridad o
exceso de
poder
1
No transparencia
en el desarrollo
de los procesos
y no dinamismo
en la ejecución
de los objetivos.
x
Reunión
Comités
Gerenciales
x
Dar a conocer a las
personas los limites de
las acciones y
decisiones que puede
tomar cada servidor de
la entidad
Gerencia
General
Nro. de
objetivos
propuestos/Nr
o de objetivos
cumplidos
El comité de gerencia en 2015 se ha reunido en (5) oportunidades:
el 19 de Marzo, el 23 de Abril, 21 de Mayo, 24 de Junio, 24 de
Julio.
En la primera reunión cada responsable de proceso rindió un
informe de gestión sobre la dependencia a cargo y se generaron
algunos compromisos.
En la segunda reunión se revisaron compromisos adquiridos, se
revisaron estados financieros y estudiaron planes, programas y
proyectos de cada area para la vigencia 2015.
En la tercera reunión los subgerentes administrativo y de
mercadeo y ventas rindieron los avances en los compromisios
adquiridos por cada uno dentro de sus competencias.
En la cuarta reunión la Gerente expone la situaciuón financiera y
de mercado que presenta el producto supermillonaria de Colombia
Loteria Santander. Se presentan nuevos informes por areas y se
adquieren nuevos compromisos. En la quinta reunión la gerencia
expone al comite el informe gerencial para presentar a la junta
directiva y COLJUEGOS, se revisan compromisos pendientes de
cada area y se organiza la visita de la CGS.
Extralimitació
n de
funciones
2
Manipulación o
adulteración de
los procesos
x x
Estricto
cumplimiento
de las
funciones
x
Ejercer las funciones
con rectitud y con
observancia del Manual
de Funciones de la
entidad.
Gerencia
General
Funciones
asignadas/Fun
ciones
cumplidas
El manual de funciones de los empleados públicos se actualizó
mediante resolución 403 de 2013. Esta pendiente de actualización
de la obligaciones laborales de los trabajadores oficiales de la
entidad.
Ausencia de
canales de
comunicación
3
No acatamiento
a los conductos
regulares de
comunicación
Concentración
de poder
x x
Formular una
política de
comunicación
y darle
cumplimiento
x
Implementación de
canales de
comunicación eficientes
Gerencia
General
Documentació
n y puesta en
marcha de la
política de
comunicación
Se debe adoptar y documentar una politica de información y
comunicación en la entidad en la cual se establezcan las
directrices generales para el manejo de la información y la manera
como se debe comunicar a los clientes tanto internos como
externos. Esta mejora quedó establecida dentro del plan de acción
para la actualización del MECI
DIRECCION
AMIENTO
ESTRATEGI
CO (ALTA
DIRECCIÓN)
Definir
formulación
de politicas
institucional
es y de
adopción
deplanes,
programas
y proyectos
para su
ejecución.
Administra
ción del
riesgo
AccionesResponsab
leIndicador OPORTUNIDADES DE MEJORA
No. Descripción
Tipo de
Control Descripción
de los
controles
establecidos
1. TERCER MONITOREO AL MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
LOTERIA SANTANDER VIGENCIA 2015
ANÁLISIS MEDIDAS DE MITIGACIÓN SEGUIMIENTO
Proceso y
Objetivo Causas
Riesgo Probabilida
d de
materializac
ión
VALORACIÓN
MONITOREO A 31 DE DICIEMBRE DE 2015
Casi
Segur
o
Posi
ble
Preven
tivo
Correc
tivo
Evit
ar
Redu
cir
DIRECCION
AMIENTO
ESTRATEGI
CO (ALTA
DIRECCIÓN)
Definir
formulación
de politicas
institucional
es y de
adopción
deplanes,
programas
y proyectos
para su
ejecución.
Administra
ción del
riesgo
AccionesResponsab
leIndicador OPORTUNIDADES DE MEJORA
No. Descripción
Tipo de
Control Descripción
de los
controles
establecidos
ANÁLISIS MEDIDAS DE MITIGACIÓN SEGUIMIENTO
Proceso y
Objetivo Causas
Riesgo Probabilida
d de
materializac
ión
VALORACIÓN
Amiguismo y
clientelismo 4
Aprovecharse
de la posición
política y
económica para
favorecer los
intereses de
terceros u ocultar
determinados
hechos o
situaciones.
x x
Gerencia de
puertas
abiertas
x
Cumplir con los marcos
legales y Código de
ética, criterio
profesional..
Gerencia
General
Una
socialización
semestral del
Código de
Ética
a traves del equipo operativo multidisciplinario MECI-CALIDAD,
según consta en acta del 27 de Abril de 2015 se estableció un
cronograma para la socialización a todos los funcionarios de la
entidad de los valores y los principios éticos adoptados por medio
de Resolución No. 395 del 04 de Diciembre de 2014. Estos valores
y principios éticos se han venido solcializando al interior de la
entidad a traves de diferentes actividades.
Ocultar a la
ciudadanía la
información
considerada
pública
5Manipulación de
la informaciónx x
Publicidad y
disponibilidad
en las
actuaciones
administrativa
s adelantadas
por la entidad
x
Contar con los medios
necesarios para
publicar la información
o
capacitar a los
servidores de la entidad
que desconozcan la
forma como se tramita
la
entrega de información
Gerencia
General
Actualización
permanente
de la página
web
Se debe adoptar y documentar una politica de información y
comunicación en la entidad en la cual se establezcan las
directrices generales para el manejo de la información y la manera
como se debe comunicar a los clientes tanto internos como
externos. Esta mejora quedó establecida dentro del plan de acción
para la actualización del MECI
Falta de
control en la
ejecución
presupuestal
6
Que el servidor
público
encargado del
presupuesto
afecte rubros
que no
correspondan
con el gasto o
ingreso
x xDiseño de
Softwarex
Hacer seguimiento y
controlar los rubros
presupuestales e
implementar
instrumentos que le
permitan prevenir los
fraudes o detectarlos.
Subgerente
Financiera/
Gerencia
General
Realizar una
capacitacione
s en temas de
manejo
presupuestal
Se realizaon 2 capacitaciónes en temas relacionados con el
manejo del presupuesto. Los dias 23 y 24 de Julio con la ESAP.
Inversión de
dineros
públicos en
entidades de
dudosa
solidez
financiera
7
Manejo
inadecuado de
recursos del
Estado
x x
Solicitar las
certificaciones
de la
calificacion de
las entidades
financieras.
x
Definir políticas y
procedimientos claros
para la colocación de
recursos de la entidad
Subgerente
Financiera
Nro. de
entidades
certificadas/
Recursos
pùblicos
colocados
Se debe definir una politica y/o procedimientos claros para la
colocación de recursos financieros en entidades bancarias. Esta
acción se estableció como una acción de mejora dentro del plan
de mejoramiento pactado entre la oficina de control interno y el
responsable del proceso financiero.
DIRECCION
AMIENTO
ESTRATEGI
CO (ALTA
DIRECCIÓN)
Definir
formulación
de politicas
institucional
es y de
adopción
deplanes,
programas
y proyectos
para su
ejecución.
GESTIÓN
FINANCIER
A:
Gestionar y
optimizar
los recursos
economicos
y
financieros
requeridos
por la
Loteria,
mediante
actividades
presupuesta
les,
contable,
cartera y de
tesorería,
utilizando
los
procediemit
os para
MONITOREO A 31 DE DICIEMBRE DE 2015
Casi
Segur
o
Posi
ble
Preven
tivo
Correc
tivo
Evit
ar
Redu
cir
DIRECCION
AMIENTO
ESTRATEGI
CO (ALTA
DIRECCIÓN)
Definir
formulación
de politicas
institucional
es y de
adopción
deplanes,
programas
y proyectos
para su
ejecución.
Administra
ción del
riesgo
AccionesResponsab
leIndicador OPORTUNIDADES DE MEJORA
No. Descripción
Tipo de
Control Descripción
de los
controles
establecidos
ANÁLISIS MEDIDAS DE MITIGACIÓN SEGUIMIENTO
Proceso y
Objetivo Causas
Riesgo Probabilida
d de
materializac
ión
VALORACIÓN
Registros
contables sin
los
correspondie
ntes
soportes.
8
Pago de
servicios o de
compras no
prestados
x x
Revisión
oportuna de
los soportes
x Revisión de soportesSubgerente
Financiera
Solicitud
Soportes
Los registros y pagos efectuados por la entidad contienen los
respectivos soportes presupuestales y contables.
No publicidad
de los
Estados
Financieros
9Incumplimiento
de las normasx x
Publicar
trimestralment
e en forma
oportuna los
informes en la
página web
x
Establecer si se
publicaron
oportunamente los
estados financieros
Subgerente
Financiera
Nro. Informes
publicados/
No. de
publicaciones
exigidas
Se encuentran publicados en la pagina WEB de la entidad los
estados financieros de la entidad correspondientes al tercer
trimestre de 2015. quedando pendientes los del ultimo trimestre.
No llevar un
control
adecuado en
las
obligaciones
a cargo de
los
distribuidores
10
Detrimento de
los recursos por
falta de cobro
oportuno
x x
Circularización
y conciliación
oportuna de
cuentas
x
Verificar que exista
conciliacion oportuna de
cuentas
Subgerente
Financiera
Cuentas por
cobrar mayor
a 3
sorteos/Total
de cuentas
por cobrar
Se deben realizar las conciliaciones entre la unidad de cartera y
cada uno de los distribuidores con la debida claridad, oportunidad
y consistencia en la información conciliada.
Falta de
organización
en el cargue
y en el envio
de premios
11
Asignación a
otros
distribuidores de
deudas
consentidas
x x
Reporte
inmediato de
la lectura al
distribuidor de
qué fue lo
enviado para
que pueda
controvertir
x Reporte de lecturasSubgerencia
Finaciera
Nro. Premios
reportados por
un
distribuidor/Nr
o premios
cargados por
un distribuidor
Se mejoró la oportunidad en la lectura y procesamiento de premios
enviados por los distribuidores que en el momento La oportunidad
en la lectura de premios se de un dia.
Pérdida o
sustracción
de
premios
12
Inadecuado
cargue de
de premios y
cobro
x x
Reporte
inmediato de
la lectura al
distribuidor de
qué fue lo
enviado para
que pueda
controvertir
x
* Registro de los
premios en el momento
en que se reciben.
* Perforación inmediata
de las fracciones
premiadas que se
reciben
* Lectura de premios
mediante lector óptico
Subgerencia
Finaciera
Premios
cargados/Pre
mios
reportados
Se mejoró la oportunidad en la lectura y procesamiento de premios
enviados por los distribuidores que en el momento está en un dia
habil.
x
Registro oportuno de
los premios desde el
momento en que se
reciben
Subgerencia
Finaciera
Nro de
premios
reconocidos/N
ro de premios
físicos
recibidos
El pago de premios de loteria física se realiza con el soporte de la
fracción o billete allegado por el distribuidor o comprador.
Es importante revisar el procedimiento de reconocimiento y pago
de premios por venta electrónica que se efectua basado
expresamente en archivos planos enviados por el distribuidor y sin
que se realice la lectura de los tiketes electrónicos para su
reconocimiento.
Disminución de
recursos para la
salud
x x
Confrontación
directa del
documento
Físico de la
loteria o ticket
electrónico
GESTIÓN
FINANCIER
A:
Gestionar y
optimizar
los recursos
economicos
y
financieros
requeridos
por la
Loteria,
mediante
actividades
presupuesta
les,
contable,
cartera y de
tesorería,
utilizando
los
procediemit
os para
GESTIÓN
FINANCIER
A:
Gestionar y
optimizar
los recursos
economicos
y
financieros
requeridos
por la
Loteria,
mediante
actividades
presupuesta
les,
contable,
cartera y de
tesorería,
utilizando
los
procediemit
os para
poder
cumplir el
plan de
acción de
esa àrea. Reconocer
premios al
Distribuidor
sin el soporte
físico
13
MONITOREO A 31 DE DICIEMBRE DE 2015
Casi
Segur
o
Posi
ble
Preven
tivo
Correc
tivo
Evit
ar
Redu
cir
DIRECCION
AMIENTO
ESTRATEGI
CO (ALTA
DIRECCIÓN)
Definir
formulación
de politicas
institucional
es y de
adopción
deplanes,
programas
y proyectos
para su
ejecución.
Administra
ción del
riesgo
AccionesResponsab
leIndicador OPORTUNIDADES DE MEJORA
No. Descripción
Tipo de
Control Descripción
de los
controles
establecidos
ANÁLISIS MEDIDAS DE MITIGACIÓN SEGUIMIENTO
Proceso y
Objetivo Causas
Riesgo Probabilida
d de
materializac
ión
VALORACIÓN
Contratación
no ajustada
al Manual
Interno de
Contratación
de la Entidad
14
Adjudicar un
proceso
contractual sin
cumplir los
requisitos de
adjudicación en
su totalidad,
establecidos en
la etapa
precontractual
x x
Cumplimiento
Manual de
Contratación
x
Cumplimiento al
procedimiento
establecido en el
Manual de
Contratación.
Oficina
Gestora,
Subgerencia
Juridica,
Supervisore
s de
Contratos
Requisitos
cumplidos/Co
ntratos
celebrados
Se ha dado cumplimiento al manual de contratación de la entidad
adoptado mediante acuerdo 012 de 2012. Se deben adoptar
controles en el procedimiento de publicación de contratos en la
pagina WEB de la entidad. Ya que se encontró que algunos
contratos de la vigencia 2015 no fueron publicados en la pagina
WEB de la entidad y en el SECOP.
Direccionami
ento y
adecuación
de los
estudios
previos y
pliego de
condiciones
15
Manipulación
con el fin de
favorecer a un
postulante sobre
otros dentro de
un proceso
contractual
x x
Revisión
juridica
ajustados a
los
procedimiento
s establecidos
x
Establecer controles y
seguimiento a la
elaboración de los
estudios previos y
pliegos, por parte de
quienes tienen la
función de realizarlo,
para que no sean
direccionados.
Oficina
Gestora,
Subgerencia
Juridica,
Supervisore
s de
Contratos
No. de
estudios y
pliegos
revisados/Nro.
de estudios y
pliegos
elaborados
Todos los estudios previos, pliegos de condiciones y actos
administrativos que se han generado en la vigencia en ocación a la
contratación de la entidad son revisados y aprobados con Vo.Bo
del subgerente juridico.
Designación
de
supervisores
que no
cumplan con
el perfil y la
experiencia
16
No realización
idonea de
funcion de
vigilancia
x x
Emitir
circulares de
socializacion
del Manual del
Supervisor
x
Socializacón del
Manual de Supervisión
y designación de
supervisores que
cumplan el perfil.
Oficina
Gestora,
Subgerencia
Juridica,
Supervisore
s de
Contratos
Nro. de
supervisores
cumpliendo
perfil de
supervisor/Nro
. de
Supervisores
designados
El subgerente Juridico realizó capacitación del manual de
supervisión el dia 28 de Abril y 16 de Julio de 2015. Es importante
tener en cuenta quienes pueden ser designados para ejercer la
función de supervisores en la ejecución de los contratos.
GESTIÓN
DE
CONTRATA
CIÓN
x
Registro oportuno de
los premios desde el
momento en que se
reciben
Subgerencia
Finaciera
Nro de
premios
reconocidos/N
ro de premios
físicos
recibidos
El pago de premios de loteria física se realiza con el soporte de la
fracción o billete allegado por el distribuidor o comprador.
Es importante revisar el procedimiento de reconocimiento y pago
de premios por venta electrónica que se efectua basado
expresamente en archivos planos enviados por el distribuidor y sin
que se realice la lectura de los tiketes electrónicos para su
reconocimiento.
Disminución de
recursos para la
salud
x x
Confrontación
directa del
documento
Físico de la
loteria o ticket
electrónico
GESTIÓN
FINANCIER
A:
Gestionar y
optimizar
los recursos
economicos
y
financieros
requeridos
por la
Loteria,
mediante
actividades
presupuesta
les,
contable,
cartera y de
tesorería,
utilizando
los
procediemit
os para
poder
cumplir el
plan de
acción de
esa àrea. Reconocer
premios al
Distribuidor
sin el soporte
físico
13
MONITOREO A 31 DE DICIEMBRE DE 2015
Casi
Segur
o
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ble
Preven
tivo
Correc
tivo
Evit
ar
Redu
cir
DIRECCION
AMIENTO
ESTRATEGI
CO (ALTA
DIRECCIÓN)
Definir
formulación
de politicas
institucional
es y de
adopción
deplanes,
programas
y proyectos
para su
ejecución.
Administra
ción del
riesgo
AccionesResponsab
leIndicador OPORTUNIDADES DE MEJORA
No. Descripción
Tipo de
Control Descripción
de los
controles
establecidos
ANÁLISIS MEDIDAS DE MITIGACIÓN SEGUIMIENTO
Proceso y
Objetivo Causas
Riesgo Probabilida
d de
materializac
ión
VALORACIÓN
No contar
con el
personal
idóneo para
la
conformación
de los
Comités de
Verificación y
Evaluación
17
Procesos
adjudicados a
contratistas que
no cumplen con
los
requerimientos
exigidos por la
entidad para
participar.
x x
Designación
de personal
con el perfil
adecuado
x
Designar personal
idoneo y con el perfil
para conformar los
comites de evaluacion
Gerencia
General,
Oficina
Gestora,
Subgerencia
Juridica,
Supervisore
s de
Contratos
Perfiles
cumplidos/Có
mites
Designados
Las evaluaciones que se realizan dentro de los procesos
contractuales son realizadas por personal competente.
GESTIÓN
COMERCIA
L
Aprobación
de un
distribuidor
sin
cumplimiento
de los
requisitos
18
Incumplimiento
del Manual del
Distribuidor
x x
Lista de
chequeo de
cumplimiento
de requisitos
xCumplimiento de la lista
de chequeo
Subgerencia
Comercial
Distribuidores
con requisitos
cumplidos/
Nro. de
Distribuidores
autorizados
Algunos distribuidores no cumplen con la totalidad de requisitos
exigidos en el manual del distribuidor vigente.
GESTIÓN
INFORMACI
ÓN Y
DOCUMENT
ACIÓN
Deficiencia
en el manejo
documental y
de archivo
19
Incumplimiento a
las políticas de la
Ley General de
Archivo
x x
Actualización
de procesos
de
conformidad
con la norma
general de
archivo.
x
Cumplir con eficiencia,
diligencia e
imparcialidad el manejo
de los documentos y
archivos, de
conformidad con la Ley
General de Archivo
Subgerente
Admninstrati
vo/Jefe
Unidad de
Archivo
Actualización
de las Tablas
de Retención
Documental,
establecimient
o de
procedimiento
s y
sistematizació
n del archivo
Se deben actualizar las tablas de retencion documental.
Se continua con la actividad para documentar todos los procesos,
procedimientos, manuales, instructivos, formatos y los registros
del Sistema integrado de gestión SIG.
Esta pendiente dar inicio con el proceso de sistematización del
Archivo.
Ausencia de
controles que
permitan
cumplir los
términos
establecidos
en el
desarrollo de
la
Investigación
Disciplinaria.
20
Prescripción de
las
investigaciones
x x
Documentar
un
procedimiento
para llevar a
cabo las
investigacione
s disciplinarias
en la entidad
x
Estricto cumplimiento a
los términos
establecidos en las
disposiciones legales
sobre el desarrollo de la
Investigación
Disciplinaria
Subgerente
Administrati
vo
Nro procesos
prescritos/Nro
investigacione
s adelantadas
Dos procesos en la etapa de apertura de investigación
disciplinaria. Uno de ellos fue aperturado en 2014 del cual se va a
expedir auto de prorroga de acuerdo al articulo 156 de ley 734 de
2002. El segundo se expedirá auto que Decreta pruebas de oficio
de acuErdo a lo establecido en el aeticulo 129 de la Ley 734 de
2002.
GESTIÓN
DE
CONTRATA
CIÓN
INVESTIGA
CIÓN Y
SANCIÓN
MONITOREO A 31 DE DICIEMBRE DE 2015
Casi
Segur
o
Posi
ble
Preven
tivo
Correc
tivo
Evit
ar
Redu
cir
DIRECCION
AMIENTO
ESTRATEGI
CO (ALTA
DIRECCIÓN)
Definir
formulación
de politicas
institucional
es y de
adopción
deplanes,
programas
y proyectos
para su
ejecución.
Administra
ción del
riesgo
AccionesResponsab
leIndicador OPORTUNIDADES DE MEJORA
No. Descripción
Tipo de
Control Descripción
de los
controles
establecidos
ANÁLISIS MEDIDAS DE MITIGACIÓN SEGUIMIENTO
Proceso y
Objetivo Causas
Riesgo Probabilida
d de
materializac
ión
VALORACIÓN
Exceder las
facultades
legales en los
fallos
21
Fallos emitidos
subjetivamente,
favoreciendo
intereses
particulares
x xActuar con
legalidadx
Actuar con
imparcialidad y
legalidad, en procura de
garantizar los derechos
de los sujetos
procesales
Subgerente
Administrati
vo
No fallos
revocados/No
fallos
producidos
Dos procesos en la etapa de apertura de investigación
disciplinaria. Uno de ellos fue aperturado en 2014 del cual se va a
expedir auto de prorroga de acuerdo al articulo 156 de ley 734 de
2002. El segundo se expedirá auto que Decreta pruebas de oficio
de acuerdo a lo establecido en el aeticulo 129 de la Ley 734 de
2002.
Manuales de
procedimient
o, funciones,
obligaciones
laborales y
Reglamento
Interno de
Trabajo
desactualizad
o
22
Diluir las
responsabilidade
s
x x
Revisión
periódica de
los Manuales
x
Actualizar los
Manuales de
procedimiento,
funciones, obligaciones
laborales y reglamento
interno de trabajo y su
socilalización con los
funcionarios de la
entidad.
Subgerente
Administrati
vo
Última revisión
realizada
todos los manuales de la entidad estan en preceso de
actualización.
Falta de
depuración
de
Inventarios
23
No cuantificación
real de los
activos de la
entidad
x x
Actualización
permanente
de inventarios
x
Conciliación la
información contable
frente a la física
Subgerente
Administrati
vo/ Almacen
Nro de
conciliaciones
realizadas
durante el año
En la vigencia 2015 no se realizaron conciliaciones entre almacen y
contabiliodad y no se efectuaron procesos de depuración contable.
Herramientas
tecnológicas
desactualizad
as
24Información no
verazx x
Mantener
actualizado el
sistema de
información
tecnológica
x
Verificar la
Actualizacion
permanente del sistema
Subgerente
Administrati
vo/ Oficina
sistemas
Actualizacione
s realizadas
durante el año
AL REVISAR LA PAGINA WEB DE LA ENTIDAD SE EVIDENCIO:
El normograma de la entidad no se encuentra actualizado.
La información presupuestal no se ha actualizado.
Esta pendiente de actualizar el protocolo de seguridad del sorteo.
El link de apuestas permanentes se encuentra desacualizado
incluido la información sobre el contrato de concesión.
Alteración de
la
información
en el proceso
de nómina
25
Daño fiscal e
investigaciones
disciplinarias
x x
Verificacion y
revision por el
Jefe del área
de
liquidaciones
de nóminas y
actualización
de la
normatividad
x
Verificar el contenido de
las novedades en el
momento del
procesamiento de la
información
Subgerente
Administrati
vo/Jefe de
Archivo/
Sistemas
No
conformidad
es
presentadas/n
óminas
presentadas
Las nominas son revisadas minuciosamente por la ingeniera de
sistemasa y el jefe de oficina de archivo antes de ser aprodbadas
por el subgerente administrativo.
INVESTIGA
CIÓN Y
SANCIÓN
GESTIÓN
DE
TALENTO
HUMANO
GESTIÓN
DE
TALENTO
HUMANO
MONITOREO A 31 DE DICIEMBRE DE 2015
Casi
Segur
o
Posi
ble
Preven
tivo
Correc
tivo
Evit
ar
Redu
cir
DIRECCION
AMIENTO
ESTRATEGI
CO (ALTA
DIRECCIÓN)
Definir
formulación
de politicas
institucional
es y de
adopción
deplanes,
programas
y proyectos
para su
ejecución.
Administra
ción del
riesgo
AccionesResponsab
leIndicador OPORTUNIDADES DE MEJORA
No. Descripción
Tipo de
Control Descripción
de los
controles
establecidos
ANÁLISIS MEDIDAS DE MITIGACIÓN SEGUIMIENTO
Proceso y
Objetivo Causas
Riesgo Probabilida
d de
materializac
ión
VALORACIÓN
No
realizaciòn de
auditorías
26
Falta de
seguimiento y
control a la
planeación y
gestión de la
entidad
x x
Efectuar Plan
anual de
auditorías
x
Cumplimiento del Plan
Anual de auditorías
anuales
Jefe Oficina
Asesora
Control
Interno
Auditorías
practicas
/Auditorías
planeadas
Se formuló un programa anual auditorias aprobado por el comité
coordinador de control interno y se ejecutó en la vigencia 2015.
Falta de etica
profesional27
Tipificación
amañada de
hallazgos
x x
Aplicar el
Código de
Ética y la
normatividad
establecida
para el cargo
x
Actuar con ética
profesional y objetividad
enla tipificacion de los
hallazgos
Jefe Oficina
Asesora
Control
Interno
Investigacione
s disciplinarias
por tipificacion
amañada de
hallazgos
El auditor garantiza que los procesos de auditoria se realizan bajo
un enfoque basado en evidencias, independencia,
confidencialidad, integridad, imparcialidad y profesionalismo
EDGAR PEREZ PARRA
Jefe de la Oficina de Control Interno
CONTROL
INTERNO
Calle 36 Nº 21-16. PBX: 6337682-6421057 Fax: 6339184-6303842 Bucaramanga, Colombia
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2. SEGUNDO COMPONENTE: ESTRATEGIAS ANTITRÁMITES
La política de racionalización de trámites liderada por el Gobierno Nacional busca facilitar el acceso a los servicios que brinda la administración pública. Bajo ese contexto, la entidad pretende adelantar las acciones que correspondan en aras de simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar los trámites existentes, así como acercar al ciudadano a los servicios que presta la entidad, mediante la modernización y el aumento de la eficiencia de los procedimientos de la Lotería Santander.
ACCIONES PROPUESTAS DENTRO DEL COMPONENTE ESTRATEGIAS
ANTITRAMITES RESPONSABLE
MONITOREO A 31 DE DICIEMBRE DE 2015
Implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI a través del Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno dispuesto por el Departamento Administrativo de la Función Pública, de conformidad con lo establecido en el Decreto 943 de 2014, por el cual se actualiza el MECI para el Estado Colombiano.
Asesora General La entidad continúa con las labores del proceso de
actualización del MECI. El equipo MECI-CALIDAD se viene reuniendo de forma
periódica. Ya se adelantaron las fases de conocimiento,
diagnóstico y planeación. En el momento el proyecto continúa
en fase de ejecución.
Asesora de Planeación
Asistente Administrativo-
Auditor
Los trámites y servicios que presta la entidad deberán estar en línea a través de la página WEB
Subgerencia Administrativa
No se ha adoptado e implementado una política antitramites en la entidad.
Se implementará una matriz de modificación o supresión de procedimientos administrativos y trámites innecesarios existentes en la empresa concordante con los lineamientos del Departamento Administrativo de la Función Pública y la Presidencia de la República.
Subgerencia Administrativa
No se ha adoptado e implementado una política antitrámites en la entidad.
Actualización de los trámites existentes en la Entidad, a través de la revisión de los procesos, para dar cumplimiento al Decreto 019 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la administración pública.
Subgerencia Administrativa
No se ha adoptado e implementado una política antitrámites en la entidad.
Actualización de Reglamentos y Manuales de Procesos y Procedimientos.
Asesora General La entidad documentó, aprobó y adopto mediante resolución
475 de 2015 el nuevo mapa de procesos y el manual de
procesos y procedimientos de la entidad.
Asesora de Planeación
Subgerencia Administrativa
Formación y Capacitación para servidores públicos y contratistas sobre procedimientos administrativos, racionalización de trámites y atención al ciudadano.
Subgerencia Administrativa
No se ha realizado la capacitación sobre el particular.
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ACCIONES PROPUESTAS DENTRO DEL COMPONENTE ESTRATEGIAS
ANTITRAMITES RESPONSABLE
MONITOREO A 31 DE DICIEMBRE DE 2015
Capacitar a los servidores públicos para crear una cultura de aceptación del documento electrónico.
Gerencia General Subgerencia
Administrativa
No se ha realizado la capacitación
Implementar procedimientos de tablas de retención documental
Subgerencia Administrativa
La entidad se encuentra en la fase de ejecución en el
procedimiento de implementación del MECI
Implementar la iniciativa del Gobierno Nacional “Cero Papel”
Subgerencia Administrativa
No se ha adoptado, ni implementado la política en la
entidad
Implementar una política anti trámites que consiste en eliminar toda clase de trámites innecesarios o repetitivos que dinamicen la realización pronta y oportuna de las actividades propias de la entidad, entre otras las siguientes: • En los contratos de tracto sucesivo en los que la Lotería sea el contratante no tiene razón de ser que todas las facturas deban venir acompañadas de fotocopias de los documentos del contrato y del contrato mismo, cuando el Decreto 019 de 2012 establece la eliminación de ese procedimiento engorroso (contrato de billetería y demás). Flexibilizar los requisitos para acceder a la distribución de lotería preservando las garantías posibles.
Gerencia General No se ha adoptado e implementado una política antitramites en la entidad. Asesora General
Asesora de Planeación
Subgerencia Administrativa
Subgerente de Mercadeo y Ventas
Subgerente Financiera
3. TERCER COMPONENTE RENDICIÓN DE CUENTAS De conformidad con el Artículo 78 del Estatuto Anticorrupción, todas las entidades y organismos de la Administración Pública deben rendir cuentas de manera permanente a la ciudadanía. PERO, La LOTERÍA SANTANDER, por su naturaleza de Empresa Industrial y Comercial del Estado, se acoge a lo establecido en el parágrafo único del artículo 77 de la Ley 1474 de 2011 y lo contemplado en el artículo 18 de la Ley 1712 de 2014, mediante los cuales se exceptúa de publicar información relacionada con proyectos de inversión y secretos comerciales. No obstante se estableció como mecanismo para dar a conocer la información de la entidad a la ciudadanía con las siguientes actividades:
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1. Atender la citación efectuada por la Duma Departamental en la cual se rinden los informes de la gestión adelantada por la Entidad. Este es un acto público al que puede concurrir la ciudadanía en general. 2. Publicar la rendición de cuentas anual en la página web de la entidad, dando a conocer permanentemente a la ciudadanía el resultado de su gestión a través de su página web www.loteriasantander.gov.co , en donde se encentrará publicada la siguiente información:
COMPONENTE DE RENDICIÓN DE CUENTAS
RESPONSABLE MONITOREO A 31 DE DICIEMBRE DE
2015
Plan de Acción 2013-2015 Asesor de Planeación
Publicado en la página WEB de la entidad en la ruta nuestra empresa-plan
de acción 2013-2015-plan de acción 2015.
Plan de Compras. Almacenista
Fue publicado en la ruta: nuestra empresa-rendición de cuentas-plan de compras 2015 de la página web de la
entidad el 30 de Enero de 2015.
Informes del Estado de Control Interno
Jefe Control Interno
Fue publicado el último informe pormenorizado sobre el estado de control interno con corte a Noviembre de 2015, en la ruta: nuestra empresa-rendición de
cuentas-informe control interno de la página WEB.
Información Presupuestal: Ejecución Presupuestal de Ingresos y Ejecución Presupuestal de Gastos.
Subgerencia Financiera
La información no se ha sido actualizada en la página WEB.
Informes de Gestión
Gerencia General,
Asesora General y Asesora Planeación
Se rindió informe el 13 de Octubre de 2015 ante la asamblea Departamental de
Santander y se publicó en la ruta: rendición de cuentas-informes de gestión-
vigencia 2015 de la página WEB
Plan de Premios Subgerencia de
Mercadeo y Ventas
El plan de premios se encuentra publicado y actualizado en la ruta:
lotería- plan de premios de la página WEB
Procesos Contractuales en curso Subgerencia
Jurídica
No se publicaron la totalidad de los procesos contractuales en la página
WEB de la entidad.
Para dar cumplimiento a las normas vigentes se publicarán los Procesos Contractuales en Pública.(SECOP)- www.contratos.gov.co.
Subgerencia Jurídica - Oficinas Gestoras
No se publicaron la totalidad de procesos contractuales en el SECOP.
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4. CUARTO COMPONENTE: MECANISMO PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO
Este componente es liderado por el Programa Nacional de Servicio al Ciudadano del Departamento Nacional de Planeación, como ente rector de la Política Nacional de Servicio al Ciudadano. A través de las Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y el Decreto 103 de 2015 buscando mejorar la calidad y accesibilidad a la información y servicios de la administración pública para satisfacer las necesidades de la ciudadanía El seguimiento a las acciones propuestas permitió evidenciar lo siguiente:
ACCIONES PROPUESTAS DENTRO DEL COMPONENTE MEJORAR LA ATENCIÓN AL
CIUDADANO
RESPONSABLE MONITOREO A 31 DE DICIEMBRE
DE 2015
Garantizar en un 100% la atención prioritaria a ciudadanos en condición especial o limitación física.
Subgerencia Administrativa
Se implementó un sistema de señales para la población con discapacidad
auditiva y visual, en busca de mejorar la comunicación y propender por la
inclusión de toda la población. Se elaboró e instaló un pasamanos en el primer tramo de acceso a la entidad,
para facilitar el ingreso a la entidad de las personas en situación de
discapacidad, mujeres gestantes y adultos mayores que visitan la entidad.
Fortalecimiento del link de quejas y reclamos de la Página web de la Lotería Santander.
Subgerencia Administrativa-
Oficina de Sistemas
Se mejoró al link de PQRS dispuesto en la página web, para mejorar el
acceso de la ciudadanía.
La Lotería Santander, realizará una revisión periódica de la Página WEB institucional, con el fin de suministrar información actualizada respecto a los productos y/o servicios que brinda la entidad a la ciudadanía.
Subgerencia Administrativa-
Oficina de Sistemas
La entidad pública los resultados de los sorteos semanales de lotería. No
hay una política de información y comunicación definida que establezca
directrices para la publicación y actualización permanente de la página
web.
Atender el 100% las PQRS Subgerencia
Administrativa
A través de la Resolución 211 de 27 de Junio de 2014, se adoptó el
Procedimiento de Quejas, Reclamos y Derechos de Petición para la Lotería
Santander. Dando respuesta oportuna a las PQRS presentadas en 2015.
Realizar la atención al ciudadano de manera oportuna a través de los distintos canales disponibles. Realizar la gestión en la Atención al Ciudadano y llevar un registro a fin de mejorar la satisfacción de los usuarios.
Subgerencia Administrativa
La oficina de atención al ciudadano registra las PQRs recibidas en un
formato de seguimiento y control, que sirve de insumo para mejorar el
proceso de atención al ciudadano.
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ACCIONES PROPUESTAS DENTRO DEL COMPONENTE MEJORAR LA ATENCIÓN AL
CIUDADANO
RESPONSABLE MONITOREO A 31 DE DICIEMBRE
DE 2015
Poner a disposición de la ciudadanía en un lugar visible el horario de atención.
Subgerencia Administrativa
Se encuentra publicado en la ruta: nuestra empresa-horario de atención
de la página WEB de la entidad.
Afianzar la cultura de servicio al ciudadano en los servidores públicos: Para el año 2015, la Lotería Santander capacitará a los servidores públicos de la entidad, en especial los funcionarios adscritos al grupo de atención al ciudadano en el tema de Cultura de Servicio. Esta jornada se efectuará con el fin de fortalecer la gestión del servidor que se encuentra en contacto permanente con el ciudadano, preparándolo para la ejecución eficiente de sus responsabilidades y ante la necesidad de alcanzar los mejores estándares de calidad.
Gerencia General y
Subgerencia Administrativa
No se ha realizado la capacitación.
5. CONCLUSIONES
El plan anticorrupción y atención al ciudadano de la Lotería Santander fue adoptado mediante Resolución No. 062 del 30 de Enero de 2015 y se encuentra publicado en la página WEB de la entidad en la siguiente ruta: Nuestra empresa-rendición de cuentas-plan anticorrupción.
En el monitoreo efectuado al componente riesgos de corrupción se pudo observar lo siguiente:
1. Los requisitos laborales de los trabajadores oficiales continúan desactualizados.
2. No se ha adoptado y documentado en la entidad una política de información y comunicación.
3. No se cuenta con una política o procedimientos claros para la colocación de recursos en entidades financieras.
4. Las conciliaciones entre distribuidores de Lotería y cartera no son oportunas.
5. La lectura de premios se está realizando con un indicador de oportunidad de un (1) día hábil.
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6. Se están realizando reconocimientos de premios por venta electrónica basada en archivos planos enviados por el distribuidor sin el soporte físico de los tiquetes electrónicos.
7. Se evidenció que hay algunos contratos y pólizas con distribuidores vencidos.
8. No se cuenta con tablas de retención documental actualizadas. 9. No se han realizado conciliaciones entre almacén y contabilidad.
Dentro del componente estrategias antitrámites se observó lo siguiente: 1. No se ha adoptado e implementado una política antitrámites. 2. No se ha realizado capacitación sobre procedimientos administrativos,
racionalización de trámites y atención al ciudadano, al igual que la de aceptación del documento electrónico.
3. No se ha adoptado, ni implementado la política de “cero papel” en la entidad.
En cuanto al componente de rendición de cuentas se observó lo siguiente: 1. No se ha publicado en la página WEB la información presupuestal vigente. 2. No se evidenciaron las publicaciones en la página WEB de la entidad de
los contratos Nos.53-55-66-69-70-73,. Ni la publicación en el SECOP de los contratos Nos. 002-004-021-030-047-55-66-69-70-73.
En cuanto al componente: mecanismo para mejorar la atención al ciudadano se observó:
1. No se ha realizado capacitación sobre cultura de servicio al ciudadano. 2. Los contenidos de la página web de la entidad no refleja información
completa y actualizada.
Como se puede evidenciar el nivel de ejecución del plan anticorrupción y atención al ciudadano en 2015 es BAJO, se evidencia poco compromiso de parte de los responsables de la ejecución del plan.
6. RECOMENDACIONES Y SUGERENCIAS
Con el propósito de dar cumplimiento de las leyes y normas que regulan el accionar de nuestra entidad me permito realizar las siguientes recomendaciones y sugerencias para que de la manera más respetuosa sean tomadas en cuenta para el mejoramiento continuo de la entidad. Se sugiere tomar decisiones gerenciales para la implementación de controles en la publicación de contratos tanto en página WEB como en el SECOP, en el despacho de billetes de lotería a distribuidores que no cumplen con los requisitos legales y los que exige el manual del distribuidor adoptado por la entidad, el
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reconocimiento de premios que se viene efectuando a los distribuidores que realizan la venta por medio de plataformas electrónicas sin soporte del tikete electrónico. Igualmente la necesidad de efectuar conciliaciones oportunas entre cartera y distribuidores, conciliaciones periódicas entre almacén y contabilidad, dar cumplimiento a lo contemplado en el manual SIPLAFT (Sistema Integral de Prevención y Control de lavado de Activos y Financiación del Terrorismo) y cumplir con todas las disposiciones que exige el Modelo Estándar de Control Interno MECI. Recomendar la adopción de manuales y políticas claras que permitan establecer directrices exactas en cuanto a la administración de recursos físicos, humanos, financieros, tecnológicos, de daño antijurídico, de administración de riesgo, de información y comunicación, de gestión documental, de calidad etc, con el propósito de hacer más eficientes el desempeño de los procesos de la entidad. Tomar las decisiones gerenciales apropiadas y oportunas a fin de corregir todas las observaciones realizadas por la oficina de control interno en procura de cumplir el plan anticorrupción y de atención al ciudadano aprobado y adoptado por la entidad, acatando lo ordenado en la ley 1474 de 2011, Decreto 2641 de 2012, Ley 1712 de 2014, decreto 103 de 2015 y demás normas que las reglamenten o modifiquen Atentamente, ORIGINAL FIRMADO EDGAR PEREZ PARRA Jefe Oficina de Control Interno.
