TESIS LIZKEIRA SALAS.doc
187
MINISTERIO DEL PODER POPULAR para la EDUCACION SUPERIOR INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA DEL MAR EXTENSION CIUDAD GUAYNA RIF. J-00066762-4 ADMINISTRACION DE EMPRESAS ELABORARACIÓN DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO EN LA MICRO EMPRESA “VARIEDADES ANGÉLICA” FP DE SAN FELIX, ESTADO BOLIVAR 3
-
Upload
marilyn-parejo -
Category
Documents
-
view
11 -
download
0
Transcript of TESIS LIZKEIRA SALAS.doc
MINISTERIO DEL PODER POPULAR para la EDUCACION SUPERIORINSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA DEL MAR
EXTENSION CIUDAD GUAYNARIF. J-00066762-4
ADMINISTRACION DE EMPRESAS
ELABORARACIÓN DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO EN LA
MICRO EMPRESA “VARIEDADES ANGÉLICA” FP DE SAN FELIX, ESTADO BOLIVAR
SALAS LIZKEIRA
3
SAN FÉLIX, OCTUBRE DE 2011MINISTERIO DEL PODER POPULAR para la EDUCACION SUPERIOR
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA DEL MAREXTENSION CIUDAD GUAYNA
RIF. J-00066762-4ADMINISTRACION DE EMPRESAS
ELABORARACIÓN DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO EN LA
MICRO EMPRESA “VARIEDADES ANGÉLICA” FP DE SAN FELIX, ESTADO BOLIVAR
Trabajo Especial de Grado Presentado como requisito para Optar al Título de Técnico Superior Universitario en la especialidad Administración de Empresas
SALAS LIZKEIRA
SAN FÉLIX, OCTUBRE DE 2011
4
Quienes suscriben, miembro del jurado designado por la Coordinación de Trabajo
Especial de Grado. Para examinar el Trabajo Especial de Grado presentado por la
Bachiller Lizkeira Salas, considerando que el mismo cumple con los requisitos
exigidos por el reglamento de la institución y lo declaramos aprobado.
____________________ ___________________
López Elisa Lcda. Nelly Anido
Asesor Técnico Asesor
Metodológico
____________________ ____________________
Ing. Yanett Mendoza Lcda. Tomasa
Valderrama
Jurado Metodológico Jurado Técnico
_____________________________
Ing. Dinora Martí
Coord. Trabajo Esp. De Grado
5
DEDICATORIA
A Dios por darme la vida y ser quien guía mis pasos en todo momento.
A mi padre Franki Nolberto Salas Ledezma por todo su esfuerzo y sacrificio
realizado para darme la dicha de cumplir esta meta y por enseñarme que los mejores
logros son los que se obtienen con sacrificio.
A mi madre Vivian Simona Lara Manrique por todo su amor, orgullo, apoyo
y confianza en mí; por infundirme aspiraciones de progreso en todos los momentos
de mi vida, porque sé el gran significado que tiene para ustedes verme culminar esta
meta le dedico mi trabajo con todo el amor que les tengo. Los Amo.
A mis abuelos Nirna Oliva Manrique por estar pendiente de mí en todo
momento. Te quiero Mucho.
A la memoria de mi abuelo Luis Manuel Lara porque aunque no está en este
mundo, le dedico este logro obtenido.
A Todos mis tíos y primos por la colaboración brindada durante toda la
carrera.
A todas las personas que me apoyaron y que formaron parte en el
cumplimiento de esta meta.
Lizkeira Salas
6
AGRADECIMIENTO
Ante todo estoy muy agradecida con Dios por no dejarme desmayar y tenderme
siempre la mano en los momentos más difíciles de la carrera.
Agradezco a mis padres, Franki y Vivian, por su apoyo y confianza, por todo su
amor y por hacer de mí una mujer de progresos y metas en la vida, porque han sido el
pilar fundamental en mi vida, por darme cada día esas palabras de aliento y guiarme
por el camino correcto sembrando valores de respeto, humildad, sencillez,
comprensión y todos esos ingredientes para tener una buena educación y
desenvolverme en la sociedad.
Agradezco a Fundación La Salle, por darme la oportunidad de pertenecer a tan prestigiosa institución.
También doy gracias, a mis hermanos, tíos, primos y demás familiares por apoyarme y ayudarme en él y transcurso de mis estudios.
A todos gracias.
Lizkeira Salas
7
MINISTERIO DEL PODER POPULAR para la EDUCACION SUPERIORINSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA DEL MAR
EXTENSION CIUDAD GUAYNARIF. J-00066762-4
ADMINISTRACION DE EMPRESAS
ELABORARACIÓN DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO EN LA
MICRO EMPRESA “VARIEDADES ANGÉLICA” FP DE SAN FELIX, ESTADO BOLIVAR
Autor: SALAS LIZKEIRA Año: 2011
RESUMEN
El trabajo desarrollado se basa en la elaboración de un manual de normas y procedimientos del sistema administrativo en la microempresa “Variedades Angélica” FP en San Félix, Estado Bolívar, a razón de obtener un mejor desempeño administrativo en dicho establecimiento, este estudio se realizó específicamente en el Departamento Administrativo de “Variedades Angélica” FP, donde se examinó el proceso que allí se lleva a cabo, es decir, las funciones que se ejecutan en dicha dependencia, se identificaron las fallas presentes en el departamento, así mismo se establecieron los pasos que se requieren para un mejor desempeño de los registros administrativos y se sugirió la realización e implementación de un nuevo Sistema de Administración, con el fin de mejorar los procesos y así mostrarle una restructuración fructífera a todos los empleados que allí laboran y a la clientela en general, para que de esta manera se llegue a la excelencia empresarial.
8
ÍNDICE GENERAL
Pág. NºAPROBACIÓN DEL JURADO………………………………………………….... iiiDEDICATORIA…………………………………………………………………….. ivAGRADECIMIENTO……………………………………………………………… vRESUMEN…………………………………………………………………………... viINTRODUCCIÓN………………………………………………………………….. 1
CAPÍTULO I - EL PROBLEMA1.1. Planteamiento del Problema……………………….………………………….. 31.2. Objetivo General…………………………………………………...………….. 81.2.1. Objetivos Específicos…………………………………………………………1.3 Delimitación del Problema……………………………………..…………… 10
88
CAPÍTULO II - MARCO TEÓRICO2.1. Reseña Histórica………………………………………….…………………….. 102.2. Antecedentes de la Investigación……………………………………………… 122.3. Marco Referencial……………………………………………………………… 142.4. Marco Conceptual……………………………………………………………… 43
CAPÍTULO III - MARCO METODOLÓGICO3.1. Tipos de Investigación…………………………………………………………. 483.2. Diseño de la Investigación……………………………………………………... 493.3. Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos…………………………… 503.4. Sistema de Variables…………………………...………………………………. 503.5. Forma de Presentación de los Resultados...................................................... 52
CAPÍTULO IV - RESULTADOS4.1. Proceso de Administración Empleado en el Departamento Administrativo 4.2. Opinión del Personal …..…………..…………………………………………..4.3. Fallas Existentes en el Proceso de Administración.…..................................4.4. Normas del Sistema Administrativo…………………………………………..4.5. Manual de Normas y Procedimientos…………………………………………
5557
69 7180
CONCLUSIONES………………………………………………………………...… 81RECOMENDACIONES……………………………………………………………. 82REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS…………………………………………….. 83REFERENCIAS NO BIBLIOGRÁFICAS……………………………………….ANEXOS……………………………………………………………………………
8586
9
INTRODUCCIÓN
Toda empresa para desarrollar sus actividades debe contar con una
administración, con la finalidad de velar que todas las actividades laborales se
realicen de una forma eficiente y eficaz. Para ello se requiere de un control en cada
departamento, que permita verificar si se está cumpliendo con los planes o metas de
la empresa y poder corregir cualquier falla en el proceso. El control interno
administrativo señala las diferentes responsabilidades de cada uno de los trabajadores
y así de esta manera se puede obtener que los trabajos las realicen de una forma
correcta, permite a la empresa obtener mejores utilidades, ya que se lleva un control
a detalle de cada uno de los gastos que se ocasionan en los diferentes departamentos,
prevé pérdidas mayores por malos manejos en las materias primas y el inadecuado
desarrollo del personal; permitirá desarrollar la estructura organizativa con el fin de
dar autoridad y responsabilidad a miembros del equipo de trabajo.
El control administrativo es una herramienta clave, pues permite minimizar las
ineficiencias que se puedan dar en el proceso. La administración es la encargada de
interpretar los objetivos propuestos y transformarlos a través de la planeación, la
organización, la dirección y el control en objetivos alcanzables de acuerdo con cada
situación que se presente. En la empresa la función principal del control es velar por
que el plan, los principios establecidos y las instrucciones sean cumplidos. También
tiene como objetivo prevenir y señalar errores y debilidades en general y evitar que
estos no vuelvan a ocurrir y afectar a la empresa.
La empresa “Variedades Angélica” FP es una micro empresa, dedicada a la venta
de loterías, víveres, gaseosas, papelería y servicios telefónicos, ubicada en
Urbanización José Gregorio Hernández, Calle Maruana N° 14-14; San Félix, Estado.
Bolívar; tiene como función brindar a la clientela y comunidad en general la facilidad
de obtener los productos por ella distribuidos a corta distancia, así como esforzarse
10
para fortificarse y lograr ser una micro-empresa eficaz y superando las expectativas
no sólo de los clientes sino de todas aquellas personas que allí laboran. Esta micro-
empresa está estructurada por su propietario, un encargado y vendedor. Esta
organización surge de la incorporación del negocio al mercado competitivo.
La metodología a utilizar para la corrección de la problemática planteada se
basara en investigación descriptiva y aplicada; porque permite señalar las
características y soluciones a realizar que predominan además de enfocarse en el
equívoco, para ´posteriormente ofrecer soluciones que permitan a los empleados y
dueño, la posibilidad de enmendar los errores descubiertos. El diseño de campo,
permite recoger los datos directamente de la realidad, también se utilizara entre las
técnicas e instrumentos de recolección de datos la entrevista estructurada por medio
de un cuestionario que posteriormente permita presentar los resultados obtenidos en
cuadros de frecuencia simple y diagramas de pastel.
El presente trabajo cuenta con cuatro capítulos (I; II; III; IV) en donde el
primer está conformado por la descripción de la situación investigada, es decir la
problemática presentada, los objetivos de la investigación tanto general como
específicos y la delimitación del problema. El siguiente capítulo es la base teórica
que sustenta la investigación, antecedentes de la empresa, antecedentes de la
investigación, marco referencial y marco conceptual. El capítulo III enmarca la
metodología que se desarrolla dentro del trabajo, el tipo de investigación, el diseño
de investigación, la técnica e instrumento de recolección de dato, y finalmente el
capítulo IV que contiene la presentación y análisis de los resultados obtenidos.
11
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
1.1. Planteamiento del Problema
El ser humano es social por naturaleza, lo que implica vivir organizadamente.
Esto, a su vez, requiere dividir las funciones sociales en forma ordenada, de modo
que algunos miembros produzcan alimentos, otros vestidos y otros den servicios.
Desde que el hombre constituyó la tribu requirió de administración para sobrevivir y
cubrir cada vez más sus crecientes necesidades, por lo que la administración es una
de las actividades y trabajos más antiguos e interesantes. La administración se ha ido
formando conforme han ido creciendo las necesidades humanas. Por lo tanto la
evolución de la misma sociedad fue exigiendo mas conocimientos de organización de
trabajo y de mejoramiento continúo de los procesos, los productos y las técnicas
administrativas.
De hecho, las personas cambian planes y persiguen metas por medio de
organizaciones y logrado todo tipo de hazañas desde hace miles de años. Sólo a partir
del siglo XX fue cuando las personas le dieron la mayor importancia a la
administración, este siglo atravesó etapas de desarrollo de notable innovación. Es por
ello que la administración posee características, como universalidad, especificidad,
unidad temporal, valor instrumental, amplitud del ejercicio, flexibilidad. Además
posee elementos como: la eficiencia, eficacia, productividad, coordinación de
recursos, objetivos y grupos sociales que la hacen diferente a otras disciplinas. El
proceso administrativo comprende las actividades interrelacionadas de: planificación,
organización, dirección y control de todas las actividades que implican relaciones
humanas y tiempo.
12
Además, inmerso dentro de la administración, se encuentran una serie de normas
o reglas administrativas, contentivas de pasos imprescindibles para obtener un buen
desarrollo dentro de las actividades empresariales, pues toda empresa u organización
se rige por criterios preestablecidos que persiguen como finalidad la excelencia de la
misma mediante el logro de las metas y objetivos trazados. Los Procesos
Administrativos son disposiciones que concentran en forma sistemática una serie de
elementos empleados con el fin de informar y orientar la conducta que deben seguir
los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de
acción que deberán considerarse para cumplir con los objetivos trazados.
“Variedades Angélica” FP es una micro empresa, dedicada a la venta de loterías,
víveres, gaseosas, papelería y servicios telefónicos, ubicada en Urbanización José
Gregorio Hernández, Calle Maruana N° 14-14; San Félix, Estado. Bolívar; tiene
como función brindar a la clientela y comunidad en general la facilidad de obtener
los productos por ella distribuidos a corta distancia, así como esforzarse para
vigorizar y lograr ser una micro-empresa eficaz superando las expectativas no solo
de los clientes sino de todas aquellas personas que allí laboran. Esta micro-empresa
está estructurada por su propietario extendiéndose al encargado y vendedor. Esta
organización surge de la incorporación del negocio al mercado competitivo.
Dentro de dicha empresa no existe un sistema que permita el control de la entrada
y salida de mercancía, puesto que no poseen facturas de ventas y las facturas de
compras no son asentadas eficientemente, dado que el sistema que actualmente existe
es el de procesamiento de transacciones puesto que elimina el tedioso trabajo que
representa la realización de transacciones de manera manual, esto se le puede atribuir
a la inadecuada utilización de los formatos de compra, inexistencia de archivadores,
por medio de los cuales se pueda llevar un orden secuencial de la entrada de
mercancía. Es por tal razón que en este proceso se viene presentando una situación
problemática, la cual acarrea montos inestables que no especifican una ganancia o
13
pérdida real de las transacciones de la empresa, causando consecuencias dentro de la
administración de procesos en el departamento administrativo de la micro-empresa.
En cuanto a las facturas de venta, la empresa no ha elaborado un formato específico
que permita apreciar y registrar la salida de los productos existentes, afectando así de
manera visible la correcta aplicación del proceso administrativo de la organización.
La problemática dentro de “Variedades Angélica” FP se fundamenta en la
inadecuada aplicación del Sistema de procesamiento de transacciones en el
departamento administrativo de la micro-empresa, entre estos motivos se destacan:
desconocimiento por parte del propietario y encargado acerca de llevar la normalidad
del Seniat, falta de organización empresarial, escasez de recursos financieros, además
de la falta de material adecuado para el registro y seguimiento de las ventas que a
diario se realizan, falta de personal especializado en el área de ventas, que cuente con
las nociones básicas de un control administrativo o en su defecto una persona
capacitada para la realización de las funciones que competen a la misma.
Debido a la problemática anteriormente expuesta en la micro-empresa
“Variedades Angélica” FP, se originan diversas consecuencias donde surge la
inseguridad y temor de realizar nuevas inversiones que puedan generar mayores
gastos, dando como resultado la inestabilidad económica del negocio, de igual
manera no se tendría exactitud en cuanto al monto de inversión e ingresos que
gestione en el mismo. Por otro lado, tiende a afectar la correcta aplicación del
Sistema de procesamiento de transacciones en el departamento administrativo, pues
no se poseen los montos reales de las compras y ventas efectuadas. A raíz de lo
anteriormente expuesto, se puede realizar compras de productos que se venden como
los que no y a su vez esto como consecuencia no satisfacer al público en general.
14
De no resolverse la problemática existente, se prevé que la situación futura de la
mico-empresa se vería afectada de manera progresiva, pues al no utilizar las facturas
adecuadas para el manejo de ingresos y egresos, paso fundamental para el posterior
pase a los libros de compra y venta, no se obtendría una visión clara de las ganancias
o pérdidas que se generen dentro de los movimientos realizados, de igual manera
influiría en cuanto a la correcta aplicación del Sistema de procesamiento de
transacciones en el departamento administrativo. Pues se entorpecería el buen
funcionamiento de la misma en cuanto a liquidez y estabilidad. Es por ello que es
importante aplicar normas sistematizadas que permitan obtener de forma clara y
precisa, las ganancias o pérdidas que pueda generar la micro-empresa.
Es de suma importancia tratar de resolver la situación existente en “Variedades
Angélica”, puesto que de tal manera será posible llevar un control exacto de las
entradas y salidas de mercancías, teniendo como resultado una administración integra
y transparente, en cuanto a compra – venta se refiere, por lo tanto se requiere
archivar de manera organizada las facturas de compra, aparte de la elaboración del
formato de ventas donde se registren las salidas de mercancías o productos existentes
en la micro-empresa. Cabe destacar que del registro adecuado en los libros de
compra – venta, dependerá la correcta aplicación del Sistema de Administración de
Procesos por medio de la micro-empresa, así como también las pautas estipuladas en
Código de Comercio y Administración, como la Ley de Impuesto sobre la Renta, Ley
del IVA y otras leyes.
La solución del problema ofrece la ventaja de llevar un control exacto de la
compra – venta de mercancía realizadas por la empresa, precisión y solidez en cuanto
a las ganancias o pérdidas que se generen dentro de la organización, correcta
aplicación del Sistema de Administración; por otro lado beneficia al propietario de la
micro-empresa obteniendo solvencia, ganancias y permite mantenerse en un mercado
competitivo y además de ello expandirse en un futuro así como obtener una gran
15
estabilidad y buen desenvolvimiento de la organización dentro del medio que la
rodea. En lo que se refiere al cliente le ofrece contar con una compañía bien surtida
que le satisface sus necesidades y demandas.
La problemática se puede solventar con la “Elaboración de un manual de normas
y procedimientos del Sistema de Administrativo”, la cual se puede realizar en base a
las herramientas que brindan las técnicas de la administración, fundamentándose en
la adecuada utilización de los libros de compra y venta. Del acatamiento de los
puntos tratados en el análisis dependerá el desarrollo positivo de la empresa. Además
se busca contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las
unidades que conforman una organización; así como también proporcionar al
propietario y empleado el espacio suficiente, adecuado y necesario para desarrollar
sus funciones de manera eficiente y eficaz, y al mismo tiempo permitir a los clientes
de la organización obtener los servicios y productos que demandan bajo la mejores
condiciones.
16
1.2 Objetivo General
Elaboración de un manual de normas y procedimientos del sistema de
administrativo en la mico-empresa “Variedades Angélica" FP.
1.2.1 Objetivos Específicos
Examinar el Proceso Administrativo del Departamento Administrativo de la
micro-empresa.
Conocer la opinión del personal de la micro-empresa sobre el problema objeto
de estudio.
Identificar las fallas existentes en el sistema administrativo que se aplica en la
micro-empresa “Variedades Angélica" FP.
Elaborar las normas del sistema administrativo en la micro-empresa
“Variedades Angélica" FP.
Presentar el manual de normas y procedimientos.
1.3 Delimitación del Problema
La investigación se llevó a cabo en la micro-empresa “Variedades Angélica” FP,
ubicada en la Calle Maruana Nº 14-14, Urbanización José Gregorio Hernández, San
Félix, Estado Bolívar. Específicamente en las instalaciones de la micro-empresa;
donde se ejecutó un estudio preliminar de la aplicación del Sistema Administrativo,
verificando el correcto uso del registro administrativo, así como la eficaz
funcionalidad de la misma basándose en pautas que la administración establece. Por
17
lo que se tomó la iniciativa de realizar el análisis del sistema administrativo de la
micro-empresa, para obtener información clara y precisa de los registros
administrativos que se han venido ejecutando y que deberían estar plasmados en los
libros de compra – venta en forma adecuada, para su posterior pase a los libros
Obligatorios y por ende el correcto cumplimiento de las normas establecidas en el
Código de Comercio y Administrativo y demás leyes que se deben cumplir y que
están legalmente establecidos.
Esto ofrece obtener mejores herramientas administrativas así como una mejor
fluidez, del mismo modo permite ser eficiente y eficaz en cuanto al departamento
administrativo ya que esta dependencia asevera ser el asesor y ejecutor del control e
información de todos los recursos económicos y administrativos de esta
organización, conjuntamente de estimula al desarrollo positivo de la micro-empresa.
Dado que el logro de los objetivos de cualquier organización en este caso de esta
micro-empresa radica esencialmente en el buen desarrollo de su sistema
administrativo. La elaboración de este estudio se encuentra pautada en un lapso
comprendido desde Febrero 2011 hasta Julio del mismo.
18
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
2.1 Reseña Histórica
La empresa “Variedades Angélica” FP, ubicada en Urbanización José Gregorio
Hernández, Calle Chicuramay Nº 05-02; conocida popularmente como (La Gallina),
San Félix, Estado Bolívar, fue fundada el 24 de noviembre de 1.999 de la mano de su
propietario el Señor Felipe Torres, integrante de esa comunidad. La mencionada
empresa fue creada con la finalidad de incursionar en el campo comercial, un área
desconocida por el Sr. Torres para aquel momento, decidiendo entonces iniciarse con
la venta de víveres, golosinas, entre otros; esta idea nace con la necesidad de
fortalecerse y mejorar el crecimiento futuro, buscaba obtener una base sólida que día
a día le permitiera ampliar sus expectativas, además de proporcionar a la comunidad
donde se ubica la mencionada empresa, la facilidad de proveerles los productos por
ella distribuidos.
“Variedades Angélica” FP cuenta con una trayectoria de más de siete (7) años,
dentro del sector, demostrando su gran experiencia, por medio del trato que ofrece a
su distinguida clientela. A partir del año 2.004 la empresa decidió brindar a la
clientela, además de la venta de víveres, los siguientes productos: papelería y venta
de loterías, luego a partir del año 2.005, decide incluir dentro de sus actividades el
servicio de alquiler telefónico, el cual crea mucha alegría a la comunidad, pues no
existía un lugar cercano que permitiera realizar las llamadas requeridas por ellos.
Actualmente la empresa tiene el apoyo de su comunidad, además de poseer un
inmenso deseo de mejoras que beneficie a la comunidad y empleados que la
conforman. “Variedades Angélica” FP, es un centro de compras de variados
servicios, conformado por un personal capacitado, el cual se siente comprometido
19
con la comunidad, por lo tanto les brinda variedad, productos de excelente calidad y
una atención esmerada.
Misión
Brindar a la clientela y comunidad en general, la facilidad de obtener los
productos por ella distribuidos, a corta distancia.
Visión
Trabajar para fortalecerse y lograr consolidarse como una empresa rentable,
superando las actuales expectativas y buscando mejores oportunidades de
crecimiento, logrando así su pleno desarrollo.
Estructura Organizativa
Fuente: Autores 24 Noviembre de 1999.
20
PROPIETARIOPROPIETARIO
ENCARGADOENCARGADO VENDEDORVENDEDOR
2.2 Antecedentes de La Investigación
Los antecedentes de la investigación son aquéllos que tratan de hacer una síntesis
conceptual de las investigaciones o trabajos realizados sobre el problema formulado,
con el fin de determinar el enfoque metodológico de la averiguación. Al realizar las
investigaciones se propone como objetivo, aclarar las problemáticas existentes, esto
puede llevarse a cabo por medio de los antecedentes del tema en referencia, los
cuales permitirán obtener las soluciones posiblemente viables. Al respecto Tamayo y
Tamayo (2005) enfatiza:
En los antecedentes se trata de hacer una síntesis conceptual de las investigaciones o trabajos realizados sobre el problema formulado, con el fin de determinar el enfoque metodológico de la misma investigación. El antecedente puede indicar conclusiones existentes en torno al problema planteado. (Pág.146)
En tal sentido en el Instituto Universitario de Tecnología del Mar “Fundación La
Salle”, el Bachiller Valladares Miguel Ángel, para el año 2004, presentó su Trabajo
Especial de Grado, con la finalidad de cumplir con los requisitos que establece la
institución, para poder obtener el título de Técnico Superior Universitario en
Administración, titulado: “Propuesta para la Instalación de un Sistema SAINT, en los
Procesos Administrativos de Auto Repuestos Juan José, S.A.”, donde llegó a las
siguientes conclusiones:
El Sistema utilizado por la empresa no es seguro para llevar acabo el control
exacto de las entradas y salidas de repuestos a la misma, ni efectivo control
de inventario cuando este sea requerido por sus dueños, para saber el total de
existencia.
21
El Sistema SAINT es de gran ayuda para la organización, porque le permite
llevar con mayor efectividad sus procesos y transacciones administrativas, lo
que conlleva a un mejor rendimiento en los libros.
Los repuestos que ingresan son registrados manualmente por el administrador
de la organización, lo que algunas veces trae como consecuencia que algunos
sean emitidos y no se registren en los libros.
Dentro de la empresa Auto Repuestos Juan José, S.A, al igual que en la empresa
“Variedades Angélica”, El Sistema utilizado no es seguro para llevar acabo el control
exacto de las entradas y salidas de mercancía, por lo tanto no se lleva un efectivo
control de inventario y al momento de este ser requerido por sus dueños no hay
posibilidades de presentar un resultado real de existencia.
De igual manera, en el Instituto Universitario de Tecnología del Mar “Fundación
La Salle”, los Bachilleres Blanca Bravo y Isaac Tamaroni, para el año 2005,
presentaron su Trabajo Especial de Grado, con la finalidad de cumplir con los
requisitos que establece la institución, para poder obtener el título de Técnico
Superior Universitario en Administración, titulado: “Análisis del Proceso
Administrativo (Control), en la División de Control y Gestión del Cuerpo de
Bomberos Municipal”, por medio del cual concluyó lo siguiente:
La División de Control y Gestión, no cuenta con procedimientos escritos para
la realización de supervisiones.
La División de Control y Gestión, no cuenta con normas para la supervisión.
Los funcionarios encargados de la realización de la supervisión, no cumplen
cabalmente con los parámetros y funciones establecidos por el organismo, pues
22
tanto la empresa “Cuerpo de Bomberos Municipal”, como “Variedades
Angélica”, no se cuenta con procedimientos escritos, que permitan ampliar la
realización de supervisiones.
Además, en el Instituto Universitario de Tecnología del Mar “Fundación La
Salle”, el Bachilleres Daza José, para el año 2001, presentaron su Trabajo Especial
de Grado titulado: “Optimización del Sistema del Control de Inventario del Almacén
de las Empresa Diprolactos C.A, San Félix, Estado bolívar, para optar por el título
de Técnico Superior Universitario en la institución de Fundación La Salle en la
especialidad de Mención contabilidad y finanzas, y en el mismo llego a la
siguientes conclusiones:
Actualmente la empresa no dispone de una identificación de las plantillas que
utiliza para el control de inventario de las entradas y salidas de la mercancía.
La empresa no cuenta con procedimientos escritos de los pedidos que se
llevan a cabo en la misma.
La empresa carece de un sistema computarizado que contengan las normas
para el control de inventarios y es por ello que al igual que en la “empresa
Diprolactos C.A”, dentro de la empresa “Variedades Angélica”, no cuentan
con procedimientos escritos pedidos que se llevan a cabo en la empresa.
2.3 Marco Referencial
Para la elaboración de un trabajo de investigación, siempre hay que tomar en
cuenta las bases teóricas relacionadas con la problemática a resolver. Esto con el
23
objeto de recopilar toda la información necesaria para poder tener una base clara del
objeto de estudio. Al respecto Sabino (2002) comenta lo siguiente:
El marco referencial tiene el propósito de dar a la investigación un sistema coordinado y coherente de conceptos y propósito que permita abordar el problema. Es decir, se trata de integrar al problema dentro de ámbito donde este cobre sentido, incorporado todos los conocimientos previos referentes al mismo ordenándolos de modo tal que resulten útiles en nuestra tarea, (Pág. 47).
La administración busca en forma directa precisamente la obtención de resultados
de máxima eficiencia en la coordinación, y solo a través de ella se refiere a la
máxima eficiencia o aprovechamiento de los recursos materiales, tales como: capital,
materias primas, máquinas entre otros. Además sirve como ayuda para la toma de
decisiones en cuanto a asignación y utilización de recursos de la empresa, por lo
tanto se le puede atribuir como uno de los principales lenguajes en cuanto a negocios
se refiere y por consiguiente en las condiciones actuales es esencial para el éxito de
los mismos.
Administración
Es importante para toda empresa ya que ella determina, clasifican y realiza los
propósitos y objetivos de un grupo humano particular. Según Jiménez (2002).” La
define como una ciencia social compuestas de principios, técnicas y practicas cuya
aplicación a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzos
cooperativos comunes, que individualmente no factible lograr. (Pág., 16)
Objetivos de la administración
Lo primordial es obtener utilidades. Crear ambientes para que los individuos
contribuyan al esfuerzo a menor costo de tiempo, dinero esfuerzo, incoherentes y
24
materiales. En sentido amplio la administración coordinada los esfuerzos humanos
de tal manera que los esfuerzos individuales se traducen en realizaciones sociales.
Sistema Administrativo
Es una red de procedimientos relacionados de acuerdo a un esquema integrado
tendientes al logro de los fines de una organización. Esto quiere decir que es un
conjunto de procedimientos relacionados y dentro de determinadas condiciones,
constituyen un sistema.
Libros de Venta y Compra. Obligación
La importancia de los libros de compra y venta radica en que permiten descargar o
aligerar el trabajo en los libros principales, ya que en ellos se detallarán todas las
transacciones registradas en los libros obligatorios; como lo son, el Libro Diario, el
Libro Mayor y el de Inventario y balance. Si bien el uso de los libros auxiliares no es
obligatorio, su empleo es de gran utilidad, por lo que se recomienda la teneduría de
los mismos, porque aparte de estar autorizados por la Ley, facilitan los registros
contables que posteriormente serán pasados a los libros diario y mayor. Sobre ello, el
Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado, especifica:
Artículo Nº 70
Los contribuyentes del impuesto además de los libros exigidos por el Código de Comercio, deberán llevar un Libro de Compras y otro de Ventas. En estos libros se registrarán cronológicamente y sin atrasos las informaciones relativas a sus operaciones en el mercado interno, importaciones y exportaciones, documentadas mediante facturas emitidas y recibidas, documentos equivalentes de venta de bienes y servicios, así como las notas de débito y de crédito modificatorias de las facturas originalmente emitidas y otros comprobantes y documentos por los que
25
se comprueben las ventas o prestaciones de servicios y las adquisiciones de bienes o recepción de servicios.
Requisitos Exigidos por la Normativa Correspondiente, con respecto a los
Libros de Compra y de Venta
1. Requisitos generales de los Libros de Compra y Venta
Permanecer en el establecimiento del contribuyente.
Deberán estar impresos: puede utilizarse medios electrónicos (diskette, CD,
otros) pero deberán estar impresos.
Deberán contener todas las operaciones efectuadas por el contribuyente,
incluyendo aquéllas que no fueren gravables con IVA.
Las operaciones deben estar registradas en orden cronológico, en el mes
calendario en que fueron perfeccionadas.
Las notas de crédito y de débito según sea el caso, deberán ser registradas en el
mes calendario en que se emitan o reciban los documentos que las motivan.
Deberán contener un resumen mensual de las operaciones efectuadas durante el
periodo respectivo, indicando la siguiente información
a) Monto de la base imponible y del impuesto.
b) Los ajustes de dichos montos, con las adiciones y deducciones
correspondientes, en caso de que sea procedente.
26
c) Resumen del monto de las ventas de bienes y prestaciones de servicios
exentas, exoneradas, no sujetas al IVA, y del monto de las exportaciones de
bienes y servicios.
d) En caso de operaciones gravadas con distintas alícuotas, indicar dichos
bienes por separado, agrupándose por cada una de las alícuotas.
e) En caso de contribuyentes que lleven más de un libro para el registro de sus
compras y ventas, deberán hacer en los Libros de Compras y de Ventas
diarios, un resumen con los detalles de cada uno de ellos.
2. Requisitos Generales de los Libros de Compra
Número de operación
Fecha de emisión de factura
RIF
Nombre o razón social del proveedor
Tipo de proveedor (domiciliado, no domiciliado, residente o no residente)
Número de comprobante
Número de planilla de importación
Número de expediente de importación
Número de factura
Número de control de factura
Número de nota de débito
Número de nota de crédito
Tipo de transacción
Registro, complemento, anulación y ajuste de transacciones
Número de factura afectada
Valor total de las importaciones definitivas de bienes y recepción de servicios,
discriminando las gravadas, exentas o exoneradas. En caso de operaciones
27
gravadas con distintas alícuotas, deberán registrarse dichas operaciones
separadamente, agrupándose por cada una de las alícuotas.
Valor total de las compras nacionales de bienes y recepción de servicios,
discriminando las gravadas, exentas, exoneradas o no sujetas.
En caso de operaciones gravadas con distintas alícuotas, deberán registrarse
dichas operaciones separadamente, agrupándose por cada una de las alícuotas
a) Total de compras (incluyendo IVA)
b) Compras sin derecho a crédito
c) Base imponible
En el caso específico del Libro de Compras, éste deberá contener
a) Alícuota
b) Impuesto a pagar
c) IVA retenido a terceros (importación de servicios)
d) Anticipo de IVA (en caso de importación)
En caso de Contribuyentes Especiales, deberá incluirse una columna referente
al IVA retenido al proveedor o vendedor
3. Requisitos Generales de los Libros de Venta
Número de operación
Fecha de emisión de factura
RIF
Nombre o razón social del proveedor
Número de planilla de exportación
Número de factura
Número de control de factura
28
Número de nota de débito
Número de nota de crédito
Tipo de transacción (registro, complemento, anulación, ajuste)
Número de factura afectada.
Valor FOB del total de las operaciones de exportación.
Total de ventas (incluyendo IVA), discriminando las gravadas, exentas,
exoneradas o no sujetas al impuesto. En caso de operaciones gravadas con
distintas alícuotas deberán ser registradas separadamente, agrupándose por
alícuota.
Ventas internas no gravables
Base imponible
Alícuota (%)
Impuesto a pagar
IVA retenido (por el comprador, en caso de que éste sea agente de retención de
este impuesto)
IVA percibido de terceros (importación de servicios). Este renglón deberá ser
registrado en forma separada de los restantes débitos fiscales.
En el supuesto de que el contribuyente venda y/o preste servicios tanto a
Contribuyentes como a No Contribuyentes, por las cuales emita facturas,
deberá registrar en el Libro de Ventas, en forma separada, ambos tipos de
operaciones.
En las operaciones con No Contribuyentes, deberá registrar la siguiente
información en el Libro de Ventas
a) Fecha y número del primer comprobante emitido cada día.
b) Secuencia de las ventas o prestación de servicio, ubicado en el talonario
correspondiente.
29
c) Número del último comprobante emitido cada día, por las ventas de bienes o
prestación de servicio correspondiente al talonario utilizado, que permita
visualizar con facilidad las transacciones realizadas.
d) Monto total de las ventas de bienes y prestación de servicio gravados de
cada día, por las cuales se han emitido comprobantes o documentos
equivalentes.
e) Monto del impuesto correspondiente a las operaciones gravadas referidas
con anterioridad.
f) Monto de ventas de bienes o prestación de servicios exentas, exoneradas o
no sujetas del día, por las cuales se han emitido comprobantes o documentos
equivalentes.
El Libro de Compras
Es aquél en el cual se registrará todos los datos importantes en la ejecución de una
compra, teniendo siempre en cuenta que todos los datos de esta acción, se deben
registrar oportunamente.
Fecha Diario de Compras Proveedor Nº Factura Valor Neto IVA 9% Valor Total
Las Ventas
30
Son aquéllas cuentas que controlan todas las transacciones comerciales realizadas
por la empresa u organización, de los productos o servicios que fueron comprados
con la finalidad de comerciar; pues las empresas comercializadoras realizan
inversiones con el objetivo de percibir ingresos, los cuales le permitan cubrir los
beneficios de sus empleados, inversión relacionada con la compra de materia prima,
además de percibir las ganancias pautadas dentro de su planificación, allí es donde
entra a formar parte importante, la cuenta venta, la cual es esencial para el éxito de
las organizaciones. Sobre ello Herbert E. Miller (1978) especifica:
El momento de la venta se considera generalmente como el punto en que se realiza el ingreso, porque: 1) es el punto en que tiene lugar una conversión (el cambio de un activo por otro) y la conversión se considera como prueba de realización, y 2) es el punto en que el importe del ingreso, en el caso normal, es objetivamente determinable con base en el precio de venta aceptado por ambas partes. (Pág. 174)
Debido a lo anteriormente señalado, se le puede acreditar a las ventas, como la
transmisión de propiedad de bienes muebles realizada a título oneroso, cualquiera sea
la calificación que le otorguen los interesados, así como las ventas con reserva de
dominio, por lo tanto, son las ventas una gestión indispensable dentro de cualquier
organización, debiendo ser asentadas correlativamente para obtener información
certera y eficaz, la cual deberá registrarse en los libros auxiliares de compra-ventas.
Ahora, pasaremos a visualizar ejemplos relacionados con el correcto pase de las
ventas a los libros auxiliares:
Una venta al contado s/cheque nº 2654655 de 5000 Bs. F s/fact. 00576, el día 5 de
marzo del 2008, se registra de la siguiente manera:
31
Fecha Cuentas y Descripción Ref. Debe Haber
2008 -1-
Mar/5 Banco 5.450,oo
Ventas 5.000,oo
Débito Fiscal 450,oo
P/R venta de mercancia s/fact. Nº
00576 y s/cheque nº 2654655
En caso de giros y cuentas por cobrar, entonces sería así:
Fecha Cuentas y Descripción Ref. Debe Haber
2008 -1-
Mar/5 Cuentas por Cobrar 5.450,oo
Ventas 5.000,oo
Débito Fiscal 450,oo
P/R venta de mercancía a crédito
s/fact. Nº 00576
Fecha Cuentas y Descripción Ref. Debe Haber
2008 -1-
Mar/5 Efectos por Cobrar 5.450,oo
Ventas 5.000,oo
Débito Fiscal 450,oo
P/R venta de mercancía s/fact. Nº
00576, firmando giros
32
La factura de las ventas, se consideran un documento básico de negocios. Los
documentos de negocios son la evidencia tangible de las operaciones realizadas. Al
seguir los pasos que lleva a cabo un negocio real, para pedir, recibir, pagar los
inventarios de mercancía, se señalan los papeles que desempeñan los documentos en
la ejecución de los negocios.
El Libro de Ventas
Es aquél en el cual se registrará todos los datos importantes en la ejecución de una
venta. Es decir es un libro registro donde se anotaran diariamente por orden
cronológico todas las ventas de las actividades que se desarrollan con el detalle
siguiente: fecha, cliente, número de factura, valor neto, IVA y valor total
Modelo del Libro de Ventas
Fecha Cliente Nº Factura Valor Neto IVA 9% Valor Total
Fuente: autor.
Técnicas para planificar las ventas
33
Las técnicas de planificación no consisten en predecir y prepararse para el futuro;
para esto se deben controlar los acontecimientos que sean manejables y adaptar los
que no sean. La planeación de venta comprende da tres pasos:
Desarrollo de estrategia: en su forma básica el desarrollo de estrategias
consiste en decidir qué hacer, como y cuando. En el contexto de una organización el
termino estrategia tiene un significado menos Beligeraut, es el medio por el cual una
organización alcanzara sus objetivos dado un conjunto da limitaciones ambientales y
políticas organizacional.
Desarrollo de políticas: las políticas son las decisiones permanentes
estrategias aceptables para lograr los objetivos.
Desarrollo de programa: los programas descomponen los objetivos y
estrategias en pasos manejables que pueden identificarse, delegarse e instrumentarse
cuyos resultados se puedan decir.
Estos pasos de acción se conocen también como técnicas, otros términos de
guerra griegos que significa la ciencia o el arte de maniobrar soldados o bancos en
presencia del enemigo. Un calendario es la parte del programa que jerarquiza la
terminación de los pasos de acción y especifica la secuencia que realizan. Los
gerentes de ventas crean programas que organizan las actividades de los vendedores
para alcanzar los objetivos correspondientes.
Ratios y hábitos de compras
Se deben de estudiar los ratios y los hábitos de compra para saber dónde, cómo y
quien compra los productos de la empresa. Hay que estudiar además la zona
34
geográfica del producto. Con información es posible describir mercados nuevos que
se ajustan mejor al producto.
La fidelidad a la marca es todo factor a tener en cuenta. Si un consumidor usa
solo un producto de una categoría, entonces, es fiel a la marca lo contrario se produce
se utiliza varios productos similares.
Los hábitos de compra, como la frecuencia de compra deben estudiarse. Aparte de
la frecuencia de la compra se debe analizar si la decisión de comprar se realiza
espontáneamente en un lugar de compra, o si por el contrario la decisión de comprar
es anterior. Otra era importante de investigación es la prueba del producto. Hay que
estudiar el porcentaje de usuarios que han probado, el producto, el porcentaje que ha
repetido, los motivos, etc.
Facturas
Las facturas pueden ser de tres tipos: A, B o C, entre las cuales están las:
Ordinarias, documentan la operación comercial.
Rectificativas, documentan correcciones de una o más facturas anteriores, o
bien devoluciones de productos, envases y embalajes o comisiones por
volumen.
Recapitulativas, documentan agrupaciones de facturas de un período. Para
que esta factura tenga validez fiscal se han de anular las anteriores.
Además existen las siguientes variantes
35
Pro-forma: Documenta una [oferta], con indicación de la forma exacta que
tendrá la factura tras el suministro. No tienen valor contable ni como
justificante. Suele incluir la fecha máxima de validez.
Copia: Documenta la operación para el emisor, con los mismos datos que el
original. Debe llevar la indicación de copia para permitir distinguirla del
original.
Duplicado: Documenta la operación para el receptor, en caso de pérdida del
original. La expide el mismo emisor que expidió el original y tiene los mismos
datos que el original. Debe llevar la indicación de duplicado para permitir
distinguirla del original, especialmente para el caso de que reaparezca el
original.
Archivos
La principal función del archivo consiste en la conservación de documentos, ya
que la Ley obliga a ello estableciendo unos plazos mínimos de conservación, durante
los cuales puede ser requerida su presentación. Estos documentos se conservaran
debidamente ordenados y clasificados. Esta conservación proporciona información
sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad. El archivo será eficaz
cuando se encuentra rápidamente lo que se busca.
Otra función del archivo es la de ser un centro activo de información que permite
relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Además sirve como medio
de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado.
También el archivo sirve como elemento probatorio cuando el organismo o
entidad pretende demostrar la realización de un acto o la forma de hacerlo.
36
Clases de Archivos
1. Archivo Centralizado: Archivo único donde se lleva una sola dependencia, se
maneja y controla toda la documentación para pequeñas empresas.
2. Archivo Descentralizado: Se maneja por dependencia o departamento, funciona
repartido entre los diferentes archivos de una institución, este se lleva en cada
dependencia, recae sobre el jefe de cada oficina.
3. Archivador Vertical, maneja una o dos gavetas, estas se colocan junto al
escritorio de las oficinas pequeñas, para el manejo de documentos activos; tres
gavetas, es igual que el mostrador y se usa para separar el área de recepción y el
área de trabajo, cuatro a cinco gavetas son los de uso corriente en las oficinas.
4. Archivador Horizontal, es un mueble generalmente cerrado, el conjunto se cierra
con una o más cortinas de láminas.
5. Archivador Lateral, permite la clasificación suspendida lateral se conoce como
archivador bascúlate.
6. Archivador Giratorio, consta de gestación de trabajo, hileras y cada hilera se
mueve independientemente están equipadas con teléfonos para que los archivistas
suministren la información
7. Archivador Electrónico, es el más sofisticado de reciente fabricación y está
equipado con los dispositivos ópticos para localizar el material.
8. Ficheros y Tarjeteros, se colocan en muebles de una o más gavetas de poca
altura, las fichas y tarjetas se colocan horizontal o vertical y se desplazan las
37
urnas en relación con las otras. Por un espacio constante que asegura la
visibilidad de los referencias y la señalización en los archivadores se guardan
documentos y en los tarjeteros fichas o tarjetas donde existen registros y datos.
Recursos Básicos del Archivo
Muebles y equipos para archivos, archivadores, aquietes, estanterías donde estos
muebles se fabrican con madera y metal. El de acero es más recomendable, los de
madera son pocos prácticos porque no ofrecen protección contra el fuego, el cambio
de temperatura, humedad, polillas, comején y otros insectos.
Materiales y Elementos para el Archivo
1. Carpeta: tiene capacidad máxima para 100 documentos deben conservar su forma
original, doblando los pliegues de expansión que tiene marcadas en el logo.
2. Bolsas: llamadas también sobres o fundas y su uso está determinado para el
volumen del material o por su consulta periódica, EJ. historia clínica, registros
médicos y de personal y las que más se usan tienen separadores o
compartimientos dentro de ellos.
3. Legajos: son dos tapas de cartulina, para asegurar los documentos donde está el
legajo, se identifica con los siguientes datos:
Identificación de la empresa
Nombre de la dependencia a la cual pertenece
Título para archivo
Año al cual pertenecen los documentos
38
Código de Referencia
4. Rótulos o Marbetes: son las tiras de cartulina o cintas de papel engomado que se
adhieren a las pestañas para titular las carpetas.
Procedimiento General para Archivar
1. Inspeccionar: revisar todo los documentos pendientes de trámite, hay que estar
seguro que estén aprobados y listos para guardar.
2. Clasificar: determinar nombre número y fecha.
3. Marcar: definiendo la forma de clasificación de la documentación se subraya el
nombre, número y fecha o el cual se organiza el documento, para distribuirlo.
4. Distribuir: cuando ya la documentación se ha marcado se separa por grupos de
acuerdo al subrayado luego se ordena dentro de cada grupo de los documentos
siguiendo un orden cronológico ascendente para facilitar la distribución
preliminar de los documentos que se puedan utilizar en el clasificador.
5. Archivar. Es donde finalmente se colocan los legajos en la carpeta
correspondiente.
Marcas en Las Carpetas
Las carpetas se identificaran con un rotulo autoadhesivo el cual debe tener:
39
Nombre de la dependencia
Código de la dependencia numero
Titulo de carpeta
Año retrospectivo
En fin los puntos necesarios para su ubicación
Control de las Compras
Las facturas de compra deberán ser exigidas al momento de la adquisición de los
productos para su posterior revisión al ser ubicados en la empresa, esto permitirá
detallar la falta de mercancía, productos que deberán cancelar el IVA y en todo caso
determinar si alguno de los artículos fue recibido en mal estado, con la
finalidad de poder rechazar el producto o pedir su revisión, así como también llevar
un control aplicando métodos de inventario, bien sea el método (UEPS) Últimas en
Entrar Primeras en Salir, el método (PEPS) Primeras en Entrar Primeras en Salir, u
otro método análogo. La empresa determinará la aplicación del método más viable,
que permita mantener un control en cuanto a registros, entrada y salida de mercancía,
calidad de los productos entre otros; por último y como factor determinante para el
cumplimiento de los Deberes Formales, la empresa deberá archivar en forma
correlativa la entrada de dichas facturas ya que luego deberán ser registradas en los
Libros correspondientes, legalmente autorizados.
Inventario
Los inventarios constituyen frecuentemente la partida más importante del activo
circulante de una organización, debido a que representan el conjunto de bienes que
son propiedad de la empresa y cuyo objetivo de inquisición o de fabricación es el de
40
volver a venderlo a fin de obtener un margen de utilidad razonable. Al respecto el
autor Kennedy. R y Mcmullen. S. (2002), señala que:
El termino inventario se utiliza para designar el conjunto de partidas de propiedad personal tangible que se tiene para la venta en el curso normal del negocio, están en proceso de producción para la dicha venta y han de ser consumidas en la producción de bienes o servicios para que estos puedan ponerse a la venta. (Pág. 66).
Todo esto con lleva a concluir que los inventarios constituyen las partidas de
activo correspondiente que están listas para la venta, la cual constituyen una
mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición,
para la venta o actividades productivas.
Clases de inventarios
Existen tres tipos fundamentales de inventarios, que son: materia prima, matariles
en proceso y productos terminados. Según el autor Narasimhan Sim los inventarios
se clasifican en jerarquía, nivel o etapa:
La materia prima, los productos en proceso, los componentes de alto nivel y los
productos terminados pertenecer a distintas jerarquías. La materia prima es primaria
en el sentido de que la compañía no pertenece a compañía no la ha sometido proceso
alguno. Los inventarios de productos en proceso son inventarios que están sometidos
a un proceso, o bien que se encentran en la línea en los centros de trabajo cuyas
capacidades encuentro a personal y maquinaria son similares. Los componentes de
alto nivel son piezas y ensambles listos para ensamblarse en loa productos
terminados. Esto se almacena listo para ensamblarse cuando se les necesite. Los
productos terminados son artículos listos para llegar al consumidor. (Pág. 93).
41
Tipos de Inventarios
Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, y varían
ampliamente entre los distintos grupos de industrias. La composición de esta parte
del activo es una gran variedad de artículos, y es por eso que se han clasificado del
acuerdo con su utilización en los siguientes tipos:
Inventario de Empresas Industriales
Inventario de materia prima: en toda actividad industrial concurren una
variedad de artículos (materias primas) y materiales, los que serán sometidos a un
proceso para obtener al final un artículo terminado o acabado. A los materiales que
interviene en mayor grado en producción se le considera “materia prima”, ya que su
uso hace en cantidades lo suficientes importantes del producto acabado. A respecto al
producto Kennedy, R Y Mullen S. (2002), empresa que la materia prima es aquél o
aquellos artículos sometidos a un proceso de fabricación que al final se convierte en
un producto terminado,(p.67)
Inventario de producción de proceso: consiste en todos los artículos o
elementos que se utilizan en el actual proceso de producción. Es decir, son productos
parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de producción y a
los cuales se les aplico la labor directa y gasto indirectos inherentes al proceso de
producción en unos momentos determinados. Según Kennedy, R Y McMullen S
(2002), refiere que “una de las características del inventario de producción en
proceso es que va aumentando el valor a medida que es transformando de materia
prima en el producto terminado como consecuencia de proceso de producción”. (Pág.
68).
42
Inventarios de productos terminados: comprenden estos, los artículos
transferidos por el departamento de producción al almacén de productos terminados
por haber alcanzado su grado de terminación total y que a la hora de la toma física
de inventarios se encuentren aun en los almacenes, es decir, los que todavía no han
sido vendidos. El nivel esta dado por la demanda. Kennedy, R. y McMullen S.
(2002), (Pág. 68)
Inventario de materiales y suministros: En el inventario de materiales y
suministros se incluyen: materias primas secundarias, sus especificaciones varían
según el tipo de industrias, un ejemplo para las industrias cerveceras es, sales para
tratamiento del agua; artículos de consumo destinados para ser usados en la
operación de la industria, dentro de estos artículos de consumo los más importantes
son los destinados a las operaciones, y están formados por los combustibles y
lubricantes, estos en la industria tienen gran significación y los artículos y materiales
de reparación y mantenimiento de las maquinarias y aparatos operativos, los artículos
de operación por su gran volumen necesitan ser controlados adecuadamente, la
existencia de estos varían en relación a sus necesidades. Kennedy, R.Y McMullen s.
(2002) (Pág. 68)
Métodos de Inventarios
Existen variedad de métodos que permiten llevar un control de mercancías o
productos existentes de forma práctica y eficaz, en esta oportunidad se presentará una
serie de conceptos relacionados con algunas de las técnicas de inventario existentes,
además de los formatos de los métodos UEPS y PEPS, esperando sirvan de gran
utilidad a las personas que laboran dentro de la organización y a su vez permitan
tomar la mejor decisión en cuanto a la utilización de alguno de ellos.
43
De acuerdo a la frecuencia con que la empresa realiza los inventarios, puede
utilizar los siguientes inventarios:
Inventario Continuo o Perpetuo
Inventario Periódico o Físico
Inventario Continuo o Perpetuo
Permite conocer las entradas, salidas y existencias de las mercancías.
También las fechas, precios, unidades, características, cantidades máximas y
mínimas que han de mantenerse siempre en existencia de cada producto.
Este método es llevado mediante tarjetas, con una distribución columnar.
Inventario Periódico o Físico
Consiste en el conteo físico de las mercancías y la asignación de sus
respectivos valores.
En oportunidades es llevado también por tarjetas enumeradas con indicaciones
de los artículos, su clase y dónde se encuentran.
Métodos de Evaluación de Inventario
Costo Promedio Ponderado
44
El método del costo promedio ponderado, llamado a menudo método del costo
promedio, se basa en el costo promedio ponderado del inventario durante el período.
Este método pondera el costo por unidad como el costo unitario promedio durante un
período, esto es si el costo de la unidad baja o sube durante el período, se utiliza el
promedio de estos costos. El costo promedio se determina de la manera siguiente: se
divide el costo de las mercancías disponibles para la venta (Inventario Inicial +
Compras) entre el número de unidades disponibles. Calcule el Inventario Final y el
costo de mercancías vendidas, multiplicando el número de unidades por el costo
promedio por unidad.
Costo de Primeras en Entrar, Primeras en Salir (P.E.P.S)
Bajo el método de Primeras Entradas, Primeras Salidas, la compañía debe llevar
un registro del costo de cada unidad comprada del inventario. El costo de la unidad
utilizado para calcular el inventario final puede ser diferente de los costos unitarios
utilizados para calcular el costo de las mercancías vendidas. Bajo PEPS, los primeros
costos que entran al inventario son los primeros costos que salen para la venta de
mercancías, a esto se debe el nombre de Primeras Entradas, Primeras Salidas.
Ventajas
Es un método objetivo (genera una corriente de costos ordenados
cronológicamente), por lo que manifiesta el saldo del inventario con más apego
a los costos de adquisición actuales que otros métodos. Funciona mejor cuando
la rotación de mercancías es acelerada y por tanto muestra utilidades más altas.
45
Es idóneo para el control de productos perecederos, pues como su nombre lo
determina, los primeros productos que entran son los primeros que tienden a
salir.
Desventajas
Cuando los costos de adquisición van en aumento (inflación), su efecto en el
cálculo contable es reducir el costo de la mercancía vendida, inflar las
utilidades y el saldo final de inventario.
Implica pagar un impuesto a la renta más elevado y flujos de caja más bajos,
además de violar el principio del período contable.
Costos de Últimas en Entrar, Primeras en Salir (U.E.P.S)
Ventajas
El método Últimas en Entrar, Primeras en Salir, depende también de los costos
por compras de un inventario en particular. Bajo este método, los últimos
costos que entran al inventario son los primeros costos que salen al mercado
para la venta. Este método deja los precios más antiguos (aquéllos del
inventario inicial y las compras primeras del período) en el inventario final.
Dificultades
46
Laboriosidad del mismo, pues exige un control minucioso para cada línea de
producto.
La reducción es significativa en cantidad de algunas partidas del inventario,
mientras que otras similares aumentan, no compensan su valoración sino por el
contrario, tienden a desaparecer la base U.E.P.S
El efecto de la venta en cantidad de una partida da por resultado la liquidación
parcial o total de su base U.E.P.S y su reposición al costo actual, pero se pasa
por alto el efecto desusadamente grande en la cantidad de una partida similar.
Ficha Control de Existencia de Mercancía
Es importante el establecimiento de una tarjeta de control de Compras por cada
mercancía, debiendo estar concentradas por grupos de materiales según clasificación
establecida y a su vez cada grupo ordenado en forma alfabética o numérica según el
sistema; a través de estudios realizados se dedujo que la forma más utilizada es la
alfabética, pero contentiva de las categorías (A, B, C), la (A), representa los
productos de mayor calidad y por ende los que poseen mayor valor monetario, la (B),
se refiere a los productos intermedios con calidad y precios inferiores a los productos
(A), y los productos (C), son productos de baja calidad, debido a ello su precio es
inferior al precio de los productos (A y B); este tipo de descripción permite facilitar
y localizar los artículos para la realización de las transacciones pertinentes al caso,
como por ejemplo consulta de existencia, análisis y registro de cualquier compra,
entre otros.
La Tarjeta de Control es por muchos conceptos el corazón de la rutina de las
compras, ya que si se hizo un registro adecuado mostrará a los compradores los
47
hechos relativos a cada pedido en lo que respecta a la elección de los proveedores, la
experiencia anterior sobre consumos, los precios, entre otros. La mencionada tarjeta
es contentiva de los siguientes espacios:
Artículo: Nombre del producto.
Referencia: Código.
Unidad: Se refiere a la unidad de medida del artículo, por ejemplo: bulto, carga,
juego, estuche, docena, litro, kilo, entre otros.
Mínimo: Señala la cantidad menor.
Máximo: Señala la mayor cantidad que debe existir de ese artículo en almacén.
Proveedor: Nombre y dirección del proveedor del artículo.
Fecha: Esta sección comprende dos columnas:
Una para el mes en el cual se realiza la operación.
Otra para el día en el cual se realiza la operación.
Comprobante: Espacio para registrar el número del comprobante que respalda la
operación.
Cantidades: Esta sección comprende a su vez, tres partes:
La Primera: Es para registrar las entradas;
La Segunda: Es para registrar las salidas;
48
La Tercera: Es para registrar la existencia remanente, después de cada
operación.
Valor Unitario: Esta sección comprende dos columnas:
La Primera: Para anotar el precio unitario de las entradas de referencia, y;
La Segunda: Para anotar el precio unitario de las salidas de referencia.
Monto Total: Esta sección comprende a su vez, tres columnas:
La Primera: “Debe”, registra el costo de las unidades que entran;
La Segunda: “Haber”, se asiente el costo de las unidades que salen;
La Tercera: “Saldo”, registra el costo del remanente.
Matriz FODA
El análisis FODA consiste en realizar una evaluación de los factores fuertes y
débiles que en su conjunto diagnostican la situación interna de una organización, así
como su evaluación externa; es decir, las oportunidades y amenazas. También es una
herramienta que puede considerarse sencilla y permite obtener una perspectiva
general de la situación estratégica de una organización determinada.
Esta técnica se enfoca en el análisis de problemas y se lleva a cabo para
identificar y analizar las Fortalezas y Debilidades de la Organización, así como las
Oportunidades (aprovechadas y no aprovechadas) y Amenazas reveladas por la
información obtenida.
49
Modelo de matriz FODA
FACTORES INTERNOS Controlables
FACTORES EXTERNOS Controlables
FORTALEZAS (+)
OPORTUNIDADES (+)
DEBILIDADES (-)
AMENAZAS(-)
Fuente: Tamayo y Tamayo 1989
Las Fortalezas y Debilidades (FODA) se refieren a la organización y sus
productos o servicios, las Oportunidades y Amenazas son factores externos en los
cuales la organización no tiene ningún control. A continuación se hace un análisis de
las condiciones del FODA en el siguiente orden: 1) Fortalezas; 2) Oportunidades; 3)
Amenazas; y 4) Debilidades. Al detectar primero las amenazas de las debilidades, la
organización tendrá que poner atención a las primeras y desarrollar las estrategias
convenientes para contrarrestarlas y con ello, ir disminuyendo el impacto de las
debilidades. Al tener conciencia de las amenazas, la organización aprovechará de una
manera más integral tanto sus fortalezas como sus oportunidades.
Las Fortalezas y Debilidades incluyen entre otros, los puntos fuertes y débiles de
la organización y de sus productos, ya que estos determinarán que tanto éxito se
tendrá en el plan. Algunas de las Oportunidades y Amenazas se desarrollan
basándose en las Fortalezas y Debilidades de la organización y sus productos, aunque
en mayor parte se derivarán del ambiente del mercado y de la competencia actual
como futura.
Como técnica de planeación el FODA, permite contar con información de gran
valor proveniente de personas involucradas con la administración del negocio y que
50
con su conocimiento son capaces de aportar ideas inestimables para el futuro
organizacional, cabe destacar que la intuición y creatividad de los involucrados es
vital para el proceso de análisis ya que para quienes una situación es una
oportunidad, para otros puede no ser tomada en cuenta, de la misma manera esto
puede pasar para las amenazas, fortalezas y debilidades analizadas.
Las Oportunidades son aquellas situaciones externas, positivas, que se generan en
el entorno y que una vez identificadas pueden ser aprovechadas.
Las Debilidades son problemas internos, que una vez identificados y
desarrollando una adecuada estrategia, pueden y deben eliminarse; por último las
Amenazas, las cuales son situaciones negativas, externas al programa o proyecto, que
pueden atentar contra éste, por lo que llegado al caso, puede ser necesario diseñar
una estrategia adecuada para poder sortearla.
En síntesis:
Las fortalezas deben utilizarse
Las oportunidades deben aprovecharse
Las debilidades deben eliminarse y
Las amenazas deben sortearse
2.4 Marco Conceptual
51
Acreedores: De acuerdo con el Plan General de Contabilidad, suministradores de
bienes o servicios. (Bemard U. Y Colli J. C. 1980, Pág. 07)
Administración: Es la ciencia social y técnica encargada de la planificación,
organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales,
tecnológicos, el conocimiento, etc.) de la organización, con el fin de obtener el
máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo
esto de los fines perseguidos por la organización.
Almacén: Es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una
empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia,
control y abastecimiento de materiales y productos. (García, 1995, Pág. 16)
Archivo: Es un instrumento de control de información de la empresa moderna,
teniendo como meta el erradicar formas viciosas en el manejo de documentos e
implantar normas modernas. (Avendaño, 1990, Pág. 136)
Compra: Transacción por la cual una persona o institución (el comprador), adquiere
bienes o servicios a cambio de dinero. (Redondo, 1992, Pág. 67)
Control: Es vigilar que todas las acciones y operaciones en todo momento, se
efectúen de acuerdo con el plan adoptado, con las órdenes dadas y con los principios
establecidos. El control compara, discute y critica, tiende a estimular la planificación,
simplificar y fortificar la organización, a aumentar la eficacia del mando y a facilitar
la coordinación. (Pág.103)
Control de Inventarios: Es una de las actividades más complejas, ya que hay que
enfrentarse a intereses y consideraciones en conflicto por las múltiples
incertidumbres que encierran su resultado final tiene una trascendencia en la posición
52
financiera y competitiva, costos de fabricación, utilidades y capital de trabajo.
(García Cantú, 1990. Pág.12)
Control de Presupuesto: Es aquel control que permite que las actividades en la
empresa sean planificadas con antelación y referidas a un periodo de tiempo
determinado. (Melinkoff.2009. Pág. 89)
Entrada: Dispositivos que facilitan la información al ordenador (Rosenberg 1996,
Pág. 164).
Factura: Documento fechado entregado por el vendedor al comprador y en el cual se
indican los nombres del vendedor y del comprador, la cantidad, el precio y la
descripción de las mercancías vendidas. (U. Bemard y Otros, 1980, Pág. 07)
FODA: (Fortaleza, Oportunidades, Debilidades y Amenazas), es una técnica para el
análisis de problemas en el contexto de la planeación y estrategia en las
organizaciones. (Ansoff Igor. 1965, Pág. 15).
Gastos: Son erogaciones que no se relacionan de manera directa con la generación
de ingresos, pero que son necesarias para el funcionamiento de una compañía,
motivo por el cual no son clasificados como un costo. (Catacora, 1998, Pág. 102)
Ingreso: El ingreso es el precio de los bienes vendidos y de los servicios prestados
durante un periodo contable dado. (Meigs y Otros, 2005, Pág. 92)
Inventario: En una compañía comercial, el inventario consta de todos los bienes
propios y disponibles para la venta a los clientes. El inventario se convierte en
efectivo dentro del ciclo operacional de la compañía y por consiguiente se considera
como un activo corriente. (Meigs y Otros, 2005, Pág. 323)
53
Método P.E.P.S: El método primeras en entrar, primeras en salir, conocido como
PEPS o FIFO, está basado en el supuesto de que la primera mercancía comprada es
la primera mercancía vendida. (Meigs y Otros, 2005, Pág. 323)
Proveedores: Son aquéllas personas físicas o jurídicas que suministran mercaderías
para la gestión de ventas o materias primas y suministros para el departamento de
producción o ventas. (Moix, 1976, Pág. 25)
Salida: Información que se transfiere desde el dispositivo de almacenamiento central
(Rosenberg 1996, Pág. 164).
Sistema: Conjunto de métodos, procedimientos o técnicas relacionadas con el objeto
de formar un todo organizado (Rosenberg 1996, Pág. 385).
Sistema Administrativo: Es aquel en virtud del cual la salidas de los elementos
patrimoniales de activos se anotan en haber de las respectivas cuentas por el mismo
imparte por el que se registraron en el debe a su entrada (Gómez Francisco, Pág.53).
Sistema Alfabético: Es el proceso de ordenación fundamentado en el nombre de
personas naturales o jurídicas, de lugares o cosas y sus derivados. (Avendaño, 1990,
Pág. 139)
Sistema Numérico Cronológico: La base de la ordenación de este sistema es la
fecha. Los documentos se archivan unos encima de otros, colocando siempre arriba
los que son de fecha más reciente. (García, 1995, Pág. 60)
Stock básico: Mercancía cuya demanda es constante y exigen inventarios
permanentes a lo largo del ejercicio (Rosenberg 1996, Pág.393).
54
Valoración del Inventario: Es uno de los retos más difíciles que emplea el
contador, para la valoración se utilizan tres fases: al costo, al mercado y al precio de
venta. (Brito, 2001, Pág. 184)
Venta: Transacción por la cual una persona o empresa denominada vendedor, cede a
otra, (el comprador), bienes o servicios a cambio de dinero. (Moix, 1976, Pág. 53)
CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO
55
El marco metodológico siendo el paso general para la complementación de los
estudios usuales, permite lograr de manera precisa y concisa el objetivo de indagar la
información directa, tomando en cuenta los diversos tipos de investigación
descriptiva, el diseño de campo, la técnica de recolección de datos; conformando esta
por observaciones directa ,información estructurada, además de las referencia y
consultados, conformidad en dos forma específica :escrita y gráfica, dándole utilidad
en esta oportunidad al aspecto gráfico, el cual precita variedad de imágenes,
permitiendo así ofrecer diferente opciones al investigador, el cual opta en esta
ocasión por la forma circular, viejos conocimiento como diagrama de pastel.
Las técnicas y los instrumentos utilizados en esta investigación para llevar a cabo
las inspecciones, se refiere a como se ejecutará el estudio para solucionar el
problema formulado por lo tanto, el procedimiento y las técnicas empleada en esta
investigación se difiere mediante el conocimiento de su naturaleza y sus
característica, puesto que la presente exploración, es de importancia fundamental, ya
que se podrá establecer, escoger y analiza los datos recopilados; para si encaminarle
interés de resolver el problemas planteando por los investigadores, puesto que sin las
herramientas requerida no habrá la posibilidad de contar con un puesto específico
para su concreta elaboración, por lo tanto y en referencia a ello Balestrini
(2002)concreto: Es la instancia referida a los métodos, las diversas reglas, registro,
técnica y protocolo con los cuales una teoría y su método calcula la inquietudes de lo
real (Pág. 126).
3.1 Tipos de investigación
Descriptiva
56
Permite señalar las características y situaciones realizada que predominaron, así
como los objetivos que debe cumplirse para llevar a cabo la implementación de un
adecuado sistema de control interno que enfoque las fallas, además de proponer
reglas correctivas que conlleven a obtener conocimientos valederos en búsqueda de
la situación del problema planteado señalando detalladamente las funciones del
sistema como se obtiene la información y cuál es el enlace que ofrece el sistema, al
respecto Hernández (2000) comento. El propósito del investigador es describir la
situación y evento .es decir como es y cómo se manifiesta determinando fenómeno,
para que sea sometido a análisis o evalúan diverso aspecto, dimensiones o
componente de fenómenos a investigar (Pág. 60)
Aplicada
Se emplea para conocer el estado original por el cual se encuentra atravesando la
empresa y conocer cuál es el sistema actual que se maneja dentro esta. Además se
enfoca en la situación en que posteriormente se ofrecieron soluciones que le
permitirán ofrecer a los empleados y dueño, la posibilidad de enmendar los errores
descubiertos dentro de la organización, de la misma manera brinda una mejor
movilidad al negocio, por lo tanto se visualiza la forma de asentar en forma certera,
eficaz y con mayor eficiencia la entrada y salida de los productos requeridos por la
empresa y los consumidores. Bernol (1998) plantea que una investigación es aplicada
cuando:” la investigación depende de su descubrimiento y aporte teóricos en el
estudio y aplicación de la investigación o problemas, en circunstancias y
características concretas” (Pág. 45).
3.2 Diseño de la investigación
También conocido como “plan de investigación”, representa el método en el
cual se estará presentando el camino que tendrá la investigación, es decir, es el
rumbo que guiara al investigador o estudiante, pero utilizara cualquier método, así
57
como las técnicas que utilizara, es decir, el cómo se emplean las nuevas normas y
procedimientos diseñadas dentro de la empresa que está presentando fallas. Es la
estructura o plan para un estudio, que sirve de guía para la recogida y análisis de
datos, (Churchill, 1987,1988). Supone las especificaciones de métodos y
procedimientos para adquirir la información necesaria para estructurar o solucionar
problemas.
De campo
El diseño permite recoger los datos directamente de la realidad, por lo cual el
denominado valor primario del mismo, radica en que permite cerciorarse de las
verdaderas condiciones en que se han obtenido los datos lo cual facilita su revisión o
modificación en caso de surgir dudas. Debido a que la información elaborada dentro
de la micro empresa ”variedades angélica” se obtuvo mediante la observación
directa, verificando la forma de trabajo y desenvolvimiento del personal que labora
en su instalaciones, se lograron recaudar datos reales y necesario para el desarrollo
de este proyecto. Al respecto arias (2006) especifica:
La investigación de campo es aquella que consiste en la recolección de datos
directamente de los sujetos investigados o de la realidad donde ocurren los hechos
(datos primarios), sin manipular y controlar variables algunas, es decir, el
investigador obtiene la información pero no altera las condiciones existentes”(Pág.
54).
3.3 Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
Observación directa, se aplica por medio de la investigación continua de procesos
intensos o externos a la organización, donde se manejan diversidades de fallas,
además sirve para la verificación de la existencia o inexistencia de los instrumentos
58
que permitan registrar entradas o salidas de productos herramientas, materia prima,
entre otros, esta o va depender del tipo de empresa que se vaya a evaluar, las cuales
podrán ser de servicios comercialización y organizaciones análogas (ver anexo
A) ;relacionando la temática expuesta, el investigador Tamayo y Tamayo (2001)
señaló que: “ es aquella en el cual el investigador pese de, observar y recoger datos,
mediante su propia observación” (Pág. 99).
Entrevista Estructurada
Para lograr recolectar los datos se usa como técnica de recolección de datos
la entrevista estructurada que permitió una solución más correcta para la presente
investigación, esta técnica permitió obtener información a través de un conjunto
total de doce (12) preguntas a las personas que laboraran dentro de la empresa
donde se llevó a cabo la investigación, estas se emplearon para conocer la opinión
relevante de las personas que laboran dentro de la empresa. (Ver anexo B). Así lo
corrobra Sabino (2001), se refiere a que: “las entrevistas formalizadas se desarrollan
en base a un listado fijo de preguntas cuyo orden y redacción permanece invariable.
Esta lista de preguntas, que es el instrumento concreto de recolección de datos que se
emplea en este caso” (Pág.160).
3.4 Sistema de Variable
Esta investigación está compuesta por dos tipos de variables, que son una
variable independiente y una variable dependiente, estas se obtienen del objetivo
general de un problema planteado, este sistema es una forma de estudiar los
fenómenos o cambios que ocurre en la naturaleza, en la sociedad, el investigador
indaga sobre ciertas propiedades que se modifican a las que se les denomina variable,
de esta forma Fernández (2000) dice: “variable es la característica o cualidad;
59
magnitud o cantidad que puede sufrir cambios, y que es objeto de análisis, medición,
manipulación o control en una investigación.”
Variable Independiente
En la verificación experimental, el investigador intenta reproducir
artificialmente los fenómenos que se dan de forma espontánea en la realidad y que
desea comprender; cuando dispone de una hipótesis que estable un supuesto vínculo
causal entre un objeto, proceso o característica (supuesta causa) y el objeto proceso o
característica que exige una aplicación (el efecto), manipula experimentalmente la
primera para ver si produce el efecto que la hipótesis describía. La variable que
manipula el experimentador recibe el nombre de variable independiente, al respecto
Redondo (2004) especifica:
Es aquella que es manipulada por los investigadores en un experimento que el objeto de estudiar como incide sobre la expresión de la variable dependiente. A variable independiente también se conoce como variable explicativa, y miembros que significan que la variable dependiente se le conoce como variable explicada.
Sistema administrativo
Es una red de procedimientos relacionados de acuerdo a un esquema integrado
tendientes al logro de los fines de una organización. Esto quiere decir que es un
conjunto de procedimientos relacionados y dentro de determinadas condiciones,
constituyen un sistema.
Variable Dependiente
60
Son las variables de respuesta que se observan en el estudio y que podrían
estar influenciadas por los valores de las variables independientes, también se define
como propiedad o característica que se trata de cambiar mediante la manipulación de
la variable independiente. Al respecto Redondo (2004) especifica:
Se refiere a los valores que cambian el uno en la relación el uno al otro, es decir, son las que se observan para cambiar en repuestos a independientes variables dependiente y la presente, es decir, que es el efecto producido por la variable que se gradúa independientemente.
Efectividad en el Sistema Administrativo
Obtener un mejor rendimiento dentro de la organización para así poder llevar
un mejor conocimiento de los documentos ingresados y egresados dentro de la
misma.
3.5 Forma de Presentar los resultados
El investigador debe elegir el método de presentación de acuerdo con el tipo de
datos e ideas que desea comunicar, se pueden utilizar gráficas circulares, de barras,
histogramas u otros. La presentación de este trabajo será realizada, utilizando la
forma circular denominada diagrama de pastel, cuya información se desglosará por
medio de un si o no reflejado a los laterales del mismo, además forman parte de los
mencionados diagramas, los cuadros de frecuencia simple, conformados por tres
columnas, en la columna de la izquierda se encuentran los indicadores o alternativas
de respuesta, en la columna central se ubicará la frecuencia que estará determinada
por el número de veces que fue seleccionada la alternativa y finalmente en la
columna de la derecha se presentará el porcentaje, en función a la totalidad de las
personas entrevistadas, a lo cual Namakforosh (2003) comenta: “Es un círculo que se
61
divide en números de clase y se presentan las frecuencias correspondientes” (Pág.
289).
Este tipo de estadísticas tienen por objeto describir y analizar las características
de un conjunto de datos, obteniéndose de esa manera conclusiones sobre las
características de dicho conjunto y sobre las relaciones existentes con otras
poblaciones, a fin de compararlas. No obstante puede no solo referirse a la
observación de todos los elementos de una población (observación exhaustiva), sino
también a la descripción de los elementos de una muestra (observación parcial), por
tal razón el escritor Salkind (1998) especifica: “El primer paso del análisis de los
datos consiste en describirlos. Esto generalmente, implica calcular una serie de
medidas de estadísticas descriptivas, así llamadas porque describen las características
generales de un conjunto o distribución de puntajes” (Pág. 166).
La estadística inferencial es una parte fundamental de la estadística que
comprende los métodos y procedimientos para deducir propiedades (hacer
inferencias), quiere decir, obtener conclusiones acerca de una población, a partir de
una pequeña parte de la misma (muestra). La bondad de estas deducciones se mide
en términos probabilísticos, es decir, toda inferencia se acompaña de su probabilidad
de acierto, por consiguiente el escritor Salkind (1998) define: “La Estadística
Inferencial sirve para inferir algo acerca de la población de la cual se extrajo la
muestra, con base en las características de esta última” (Pág. 184).
INDICADORNº DE
PERSONASPORCENTAJE
SI 2 66,66%
NO 1 33,33%
Total 3 99,99%62Fuente: Empleados de “Variedades Angélica” FP
Porcentajes
33, 33%
SI
No
CAPÍTULO IV
RESULTADOS
Por medio de este capítulo se presentará el desarrollo de los objetivos de la
investigación, gracias a los cuales se ha determinado la necesidad de enfatizar sobre
el correcto uso del sistema de Administración de Procesos, para el posterior
cumplimiento de las normativas y pasos a seguir que conlleven al logro de un mejor
funcionamiento y avance del negocio, en cuanto a organización, distribución,
compras, ventas, almacenamiento de productos y otros, que nos ayuden a obtener la
mejor disposición de la microempresa y afecte de manera positiva a las personas que
de una u otra manera dependen de ella, por otra parte contribuiría incentivando a las
empresas conformadas con una estructura similar a la microempresa en cuestión.
63
66, 66%
Siendo de vital importancia la descripción del problema y el procedimiento que se
emplea para la correcta aplicación del sistema de administración de procesos en la
empresa “Variedades Angélica” FP.
4.1 Proceso de Administración Empleado en el Departamento Administrativo de
la Micro-Empresa “Variedades Angélica” FP.
El proceso de administración empleado actualmente en el departamento
administrativo de la micro-empresa “Variedades Angélica” FP es el sistema de
procesamiento de transacción, el cual es un sistema de información encargado de
procesar una gran cantidad de transacciones rutinarias realizadas dentro de la misma,
es decir el pago de nómina, facturación, entrega de mercancía y deposito de cheques.
Este sistema es empleado porque elimina el trabajo tedioso de las transacciones
operacionales y como resultados reducen el tiempo que se empleaba en ejecutarla.
Este sistema de procesamiento de transacciones es un sistema que traspasa sistemas y
que permiten que la organización interactúe con ambientes externos.
Aunque el proceso administrativo de control que se lleva a cabo en el
departamento administrativo de “Variedades Angélica” FP esta fundamentado en las
operaciones de acuerdo con la información que se recibe de las facturas de compra y
venta que se realizan y aparentan ser un sistema sólido. Esta información es pobre y
no permite emprender acciones correctivas oportunas, que son la base del control, es
decir, no se lleva un registro continuo y conciso de la entrada y salida de mercancía
existente dentro de la empresa. En consecuencia se tiene un descontrol de las
operaciones realizadas dentro de la misma y por tanto los resultados que se pretenden
obtener con base en los objetivos, planes, políticas, organigramas y procedimientos
con los cuales se fundo esta micro-empresa no se están obteniendo.
En la micro-empresa “Variedades Angélica” FP, no existe una planificación de
los ingresos y egresos que esta produce, así como un control y programación de los
64
pagos y soportes correspondientes de los mismos, en otras palabras, no hay un
control debidamente apoyado en la retroalimentación y en el cual se exijan
mediciones del desempeño y emisión de una acción correctiva de la cual se prevea
para asegurar el logro de los objetivos. Aunado a esto no se desarrollan métodos de
control para las características particulares de operación y estructura de esta
organización así mismo los empleados no son portadores de suficiente conocimiento
especializado de acuerdo al registro de todas las transacciones y operaciones de
compra y venta que se realizan. Con esto se hace la comparación de los resultados
reales con las metas y normas que debían haberse planificado y que a su vez
constituirían una medición de la efectividad del control, arrojando como resultado
una gran deficiencia e inadecuado manejo de los procesos que la administración,
acotando así la falta de organización y evitando obtener una mejor fluidez dentro de
la misma, para de una vez por todas llevar a cabo una mejor eficiencia coordinación
y control de la micro-empresa “Variedades Angélica” FP.
4.2 Opinión del personal de empresa, acerca de la problemática existente en las
instalaciones del departamento administrativo de la misma.
CUADRO Nº 1
Registro de las Ventas en Formatos o Facturas.
INDICADOR Nº DE PERSONAS PORCENTAJE
Se infiere que la empresa no cuenta con
un formato o factura, para la realización
de esa actividad.
3 100%
Total 3 100%
65
Porcentajes
De los datos presentados en el cuadro anterior, se determina que las tres (3)
personas que representan el 100% del personal laboral de la empresa “Variedades
Angélica” FP, comentan que la organización no posee un control por medio del cual
se pueda visualizar la salida de los productos ofrecidos por la empresa a su clientela,
por lo que se infiere que no cuenta con un formato o factura, para la realización de
esa actividad.
CUADRO Nº 2
Presencia de Archivos para el Resguardo de Las Facturas Existentes en la
Empresa.
INDICADOR Nº DE
PERSONASPORCENTAJE
SI 0 0%
NO 3 100%
Total 3 100%
66
Fuente: Empleados de “Variedades Angélica” FP
No100%
Porcentajes
De los datos presentados en el cuadro anterior, se determina lo siguiente: tres (3)
personas que representan el 100% del personal que labora en la empresa “Variedades
Angélica” FP, coinciden en que no existe un archivo para el resguardo de las facturas
existentes en la empresa, por lo que se deduce que debido a ello se incrementa el
índice de desorganización administrativa y se ha creado la necesidad de un control
que permita manipular en forma correcta las facturas.
CUADRO Nº 3
Proceso de Generación de Ingresos.
INDICADORNº DE
PERSONAS
PORCENTAJE
Alegan que los ingresos que percibe la
empresa se obtienen por medio de las ventas.2 66,66%
No posee dicha información 1 33,33%
Total 3 99,99%
67
No
100%
Fuente: Empleados de “Variedades Angélica” FP
66,66%
33,33%
Porcentajes
De los datos presentados en el cuadro anterior, se deduce lo siguiente: dos (2)
personas que representan el 66,66% del personal que labora en la empresa
“Variedades Angélica” FP, alegan que los ingresos que percibe la empresa se
obtienen por medio de las ventas, mientras que una (1) persona que representa el
33,33% del personal que labora en la empresa opinó que no posee dicha información.
Por lo que se determina que los ingresos se obtienen al vender la mercancía a la
clientela.
CUADRO Nº 4
Debilidades que Presenta el Procedimiento del Sistema Administrativo.
INDICADOR Nº DE PERSONAS PORCENTAJE
Informan que las debilidades se centran
en la falta de archivos, escasez de
personal capacitado e inexistencia de
formatos de venta.
3 100%
68
Fuente: Empleados de “Variedades Angélica” FP
SI
No
Total 3 100%
Porcentajes
De los datos presentados en el cuadro anterior, se determina lo siguiente: tres (3)
personas que representan el 100% del personal que labora en la empresa “Variedades
Angélica” FP, informan que las debilidades se centran en la falta de archivos, escasez
de personal capacitado e inexistencia de formatos de venta, motivo por el cual se
deduce que el Sistema de Procedimientos no es apto para el buen funcionamiento de
la empresa.
CUADRO Nº 5
Equipos Necesarios para llevar un Buen Control Administrativo.
INDICADORNº DE
PERSONASPORCENTAJE
Notifican que no se poseen archivos, por otro
lado se visualiza la inexistencia de facturas;
2 66,66%
69
Fuente: Empleados de “Variedades Angélica” FP
No
100%
66,66%
33,33%
además de la falta de un método para el
control de la salida y entrada de mercancía.
No posee dichos conocimientos. 1 33,33%
Total 3 99,99%
Porcentajes
De los datos presentados en el cuadro anterior, se determina lo siguiente: dos (2)
personas que representan el 66,66% del personal que labora en la empresa
“Variedades Angélica” FP, notifican que no se poseen archivos, por otro lado se
visualiza la inexistencia de facturas; además de la falta de un método para el control
de la salida y entrada de mercancía. Y una (1) persona que representa 33,33% del
personal que labora en la empresa opinó que no posee conocimientos acerca del
planteamiento realizado. Por lo que se infiere que no existen equipos necesarios para
un buen control administrativo.
CUADRO Nº 6
Realización de Cambios que Aseguren la Eficiencia en las Operaciones de la
Empresa.
INDICADOR Nº DE PORCENTAJE
70
Fuente: Empleados de “Variedades Angélica” FP
SINo
33,33%
66,66%
33,33%
PERSONAS
Alegan que es importante la realización de cambios en
cuanto inclusión de archivos, modificación de facturas,
aplicación de métodos de inventarios, entre otros.
2 66,66%
No posee conocimientos al respecto 1 33,33%
Total 3 99,99%
Porcentajes
De los datos presentados en el cuadro anterior, se determina lo siguiente: dos (2)
personas que representan el 66,66% del personal que labora en la empresa
“Variedades Angélica” FP, alegan que es importante la realización de cambios en
cuanto inclusión de archivos, modificación de facturas, aplicación de métodos de
inventarios, entre otros. Mientras que una (1) persona que representa el 33,33% del
personal que labora en la empresa, opinó que no posee conocimientos al respecto.
CUADRO Nº 7
Facturas que se Exigen al Momento de Realizar Las Compras
71
SINo
Fuente: Empleados de “Variedades Angélica” FP
INDICADORNº DE
PERSONASPORCENTAJE
SI 3 100%
NO 0 0%
Total 3 100%
Porcentajes
De los datos presentados en el cuadro anterior, se determina lo siguiente: tres (3)
personas que representan el 100% del personal que labora en la empresa “Variedades
Angélica”, confirma que la empresa reclama las facturas correspondientes al
momento de efectuar una compra determinada, pero debido a la inadecuada
organización empresarial, las mismas tienden a extraviarse, motivo por el cual se
deduce que el extravío de las facturas obstaculiza el cotejo necesario, para el control
eficaz de los productos que ingresan a la organización.
CUADRO Nº 8
72
Fuente: Empleados de “Variedades Angélica” FP
100%SI
Método que Utiliza La Empresa para El Registro de Entradas, Salidas e
Inventarios de Mercancía.
INDICADORNº DE
PERSONASPORCENTAJE
NO 3 100%
SI 0 0%
Total 3 100%
Porcentajes
De los datos presentados en el cuadro anterior, se determina lo siguiente: tres (3)
personas que representan el 100% del personal que labora en la empresa “Variedades
Angélica” FP, explican que la empresa no utiliza ningún tipo de método para el
registro de los inventarios o entradas y salidas de mercancía. Motivo por el cual se
evidencia la inadecuada organización empresarial existente.
CUADRO Nº 9
73
Fuente: Empleados de “Variedades Angélica” FP
No
100%
Importancia de Ejecutar un Control de Las Facturas de Ventas.
INDICADORNº DE
PERSONASPORCENTAJE
SI 3 100%
NO 0 0%
Total 3 100%
Porcentajes
De los datos presentados en el cuadro anterior, se determina lo siguiente: tres (3)
personas que representan el 100% del personal que labora en la empresa “Variedades
Angélica” FP, confirman que posee carácter prioritario el ejecutar un control de las
facturas de venta, debido a que ello representaría la forma mas adecuada para
inspeccionar la salida de la mercancía existente. Por lo que se prevé, es la única
forma de lograr que la cuantificación del efectivo que entra a la organización,
coincida con el valor de los productos egresados.
74
Fuente: Empleados de “Variedades Angélica” FP
100%SI
CUADRO Nº 10
Aplicación de Cursos Contentivos de la Forma Correcta de Manipular y
Registrar Las Facturas de Compra y Venta.
INDICADORNº DE
PERSONASPORCENTAJE
SI 3 100%
NO 0 0%
Total 3 100%
Porcentajes
De los datos presentados en el cuadro anterior, se determina lo siguiente: tres (3)
personas que representan el 100% del personal que labora en la empresa “Variedades
Angélica” FP, consideran conveniente la aplicación de cursos que conlleven a la
adecuada instrucción en cuanto a la manera correcta de manipular y registrar las
facturas de compra y venta, pues de ello dependerá el rendimiento efectivo de la
75
Fuente: Empleados de “Variedades Angélica” FP
100%SI
empresa y por ende de sus empleados. Por lo que se deduce el interés de los
empleados en cuanto a la evolución de la organización.
CUADRO Nº 11
Información oportuna de los ingresos de la empresa
INDICADORNº DE
PERSONASPORCENTAJE
NO 3 100%
SI 0 0%
Total 3 100%
Porcentajes
De los datos presentados en el cuadro anterior, se determina lo siguiente: tres (3)
personas que representan el 100% del personal que labora en la empresa “Variedades
Angélica”. Por lo que se considera que la empresa no lleva un control oportuno de
76
Fuente: Empleados de “Variedades Angélica” FP
100%SI
sus ingresos reales. Debido a lo anteriormente planteado se deduce la necesidad de
llevar un control que permita visualizar las pérdidas o ganancias que percibe la
empresa en un periodo determinado.
CUADRO Nº 12
Necesidad de La contratación de un administrador Público, para el Control
adecuado de la Documentación.
INDICADORNº DE
PERSONASPORCENTAJE
SI 3 100%
NO 0 0%
Total 3 100%
Porcentajes
De los datos presentados en el cuadro anterior, se determina lo siguiente: tres (3)
personas que representan el 100% del personal que labora en la empresa “Variedades
Angélica”, consideran conveniente la contratación de un Contador Público que
77
Fuente: Empleados de “Variedades Angélica” FP
100%SI
controle de manera adecuada la documentación administrativa y financiera de la
empresa; ya que las organizaciones requieren de personal capacitado y
experimentado. Por lo que se deduce que los empleados están de acuerdo con la
contratación de dicho personal.
4.3 Fallas existentes en el Proceso Administrativo, de la Micro-Empresa
“Variedades Angélica" FP.
La empresa “Variedades Angélica” FP, no cuenta con un formato de facturas de
venta que permita controlar la salida de mercancía de la empresa, además de no
poseer un archivo adecuado de las facturas de compra, motivo por el cual algunas se
extravían; de la forma como se van obteniendo o vendiendo los productos se van
registrando las facturas, en los libros auxiliares, en este caso libros de compra y
venta, los cuales permiten aligerar el trabajo en los libros principales, ya que en ellos
se detallarán todas las transacciones que posteriormente serán registradas en los
libros Obligatorios.
Debido a lo anteriormente expuesto se evidencia que el sistema de transacciones
que se utiliza en la mencionada microempresa no es funcional ya que este no genera
un formato que permita visualizar la entrada y salida de las mercancías existentes
dentro de la microempresa; el no conocer el registro de las mercancías no es viable
para su rendimiento, ya que al eludir el registro de algunas facturas de compra, aparte
de que otras no son asentadas en su fecha correspondiente y por otro lado omitir el
registro de las facturas de venta debido a la inexistencia de un formato que permita el
control de las mismas, se desconocen los ingresos y egresos reales que pueda percibir
la empresa en un momento determinado.
La problemática dentro de “Variedades Angélica” FP se fundamenta la
inadecuada aplicación del Sistema de Procesamiento de Transacciones, entre estos
motivos se destacan: desconocimiento por parte del propietario y encargado acerca
78
de la obligatoriedad del control de entrada y salida de mercancías por medio de
facturas de compra y venta, falta de organización empresarial, escasez de recursos
financieros, que permitan la elaboración de los formatos correspondientes para el
registro de las transacciones efectuadas, además de la falta de material adecuado para
el registro y seguimiento de las ventas que a diario se realizan, falta de personal
especializado en el área de ventas, que cuente con las nociones básicas de un control
administrativo o en su defecto una persona capacitada para la realización de las
funciones que competen a la misma.
Además de los motivos ya planteados, es importante resaltar que el
desconocimiento de los principios básicos del registro de las facturas de la
organización, por parte de las personas que manipulan los ingresos y egresos de
mercancía afecta el logro de una administración clara que permita el cumplimiento
del deber correspondiente en cuanto a los entes gubernamentales se refiera. Por otro
lado, se ha observado que al no poseer archivos que faciliten la búsqueda de la
información requerida al momento de una evaluación y/o fiscalización por parte de
los entes competentes y al momento de realizar un inventario para verificar la
existencia de productos, pondrá en riesgo la estabilidad de la microempresa.
Luego de un estudio minucioso de la situación actual del Sistema de
Transacciones de la empresa, se ha observado una serie de incorrecciones e
incumplimientos de competencia legal – empresarial, (puesto que tanto los entes
gubernamentales competentes, al igual que las personas que manejan la
organización, deberán estar atentos para que se logre un pago efectivo de los
impuestos y contribuciones requeridas por el Estado venezolano), por lo que se
requirió la ejecución de una entrevista al personal que labora en la organización,
debido a que por medio de la misma se adquirió la información necesaria, para la
aplicación de un sistema que brinde una visión clara del manejo administrativo de la
empresa.
79
De acuerdo con lo anteriormente expuesto la microempresa “Variedades
Angélica” FP presenta un sistema administrativo una serie de fallas que han afectado
de manera progresiva la estabilidad del comercio, así como el logro de las metas
propuestas, se ha podido avistar que se presenta:
1. La inexistencia de archivos
2. La inexistencia de facturas de compra y venta
3. La falta de personal capacitado en el área de administración comercial así
como de control de procesos.
4. La falta de organización dentro del sistema administrativo acorde al
comercio, con el cual se puedan obtener mejores resultados dentro de la
microempresa.
Norma del Sistema de Administración
El sistema a implementar, esta constituido por una serie de pasos, entre ellos
se pueden nombrar:
Pasos para Archivar
La empresa deberá archivar en forma correlativa las facturas compra – venta, ya
que deberán ser registradas en los Libros auxiliares y los libro de compra y venta del
IVA. Para ello es recomendable la utilización de un Archivo Centralizado, ya que es
un Archivo único donde se lleva una sola dependencia, por medio del cual se maneja
y controla toda la documentación para pequeñas empresas. Al archivar se deben tener
en cuenta las siguientes advertencias:
Visualizar la capacidad máxima de las gavetas a utilizar
80
Tomar en cuenta el número de guías por gaveta al igual que el número de
carpetas individuales que se deben colocar por guía.
La capacidad a archivar máxima por carpeta es de cien (100) papeles, aunque
se debe evitar la congestión en las mismas pues acarrea errores y pérdida de
tiempo al manejar las gavetas.
Los documentos rotos o dañados deberán repararse antes de archivarse.
Para buscar en las carpetas se debe hacer por los lados de las guías y
pestañas las cuales deben estar identificadas alfabéticamente.
No dejar los documentos encima de los archivadores.
Los documentos deben archivarse diariamente.
Solo los encargados de archivo deben archivar y buscar los documentos.
Se deben archivar los documentos en forma correlativa, colocando los más
reciente en la parte de arriba.
Es importante anotar la salida de cualquier carpeta que tienda a ser utilizada
por personal foráneo autorizado, con la finalidad de poseer un control
adecuado de documentos.
Luego de realizado el procedimiento con relación a la elaboración del control de
entrada y salida de facturas Compra – Venta y haber establecido como deberán
asentarse los ingresos y egresos; aclarando que siempre deberán ajustarse a la
realidad, se ejecutará el registro correspondiente en los libros auxiliares de compra –
81
venta, que permitirán efectuar de forma efectiva el proceso establecido legamente y
por ende necesario, para el cálculo de la declaración y pago de impuesto (IVA),
como se visualizará en el objetivo siguiente.
Control de las Facturas de Compras
Las facturas de compra deberán ser exigidas al momento de la adquisición de los
productos para su posterior revisión al ser ubicados en la empresa, esto permitirá
detallar la falta de mercancía, productos que deberán cancelar el IVA y en todo caso
determinar si alguno de los artículos fue recibido en mal estado, con la finalidad de
poder rechazar el producto o pedir su revisión, así como también llevar un control
aplicando el método de inventario (PEPS), Primeras en Entrar Primeras en Salir. Se
determinó que la aplicación de este método es la más viable debido a las
características de la empresa, pues permite mantener un control en cuanto a registros,
entrada y salida de mercancía, calidad de los productos entre otros, por último y
como factor determinante coadyuvar al eficaz cumplimiento de los Deberes
Formales.
82
Control por medio del método PEPS
El método PEPS se puede considerar una técnica de fácil manejo, la cual
aclararemos por medio del desglose de los diferentes puntos o columnas que lo
conforman:
Proveedor: En este espacio se colocará el nombre de la organización que distribuye
el producto, en este caso empresa “Savoy”.
Artículo: Representa el producto que se adquiere (chocolate, galletas rellenas,
caramelos…); se recomienda utilizar una ficha o formato del método PEPS por
artículo.
Unidad: En este sitio se especifica si se refiere a cajas individuales, por kilo, por
gramos entre otros, o en su defecto si la caja o envase contiene varios productos. En
este caso se trata de unidades (chocolates).
Ref. /Referencia: Se refiere al nombre o código con que se describe el producto en
la organización, en este caso dulces aunque podría ser (Ch. 01); que para la empresa
significará chocolate 01. De esa forma se identificaran todos los productos de una
misma especie.
Min. /Mínimo: Representa la cantidad mínima que se puede adquirir, del producto
en cuestión. En este caso el mínimo del pedido sería de uno (1).
Máx. /Máximo: Representa la cantidad máxima o mayor que se puede adquirir del
producto, establecido dentro del formato PEPS. En este caso la mayor cantidad a
obtener será de siete (7).
83
Ahora desglosaremos las diferentes columnas que conforman el formato PEPS.
Fecha: Este término se encuentra dividido en dos columnas, en la primera se
colocará en letras, el mes en que se recibe el pedido y en la segunda el día en
números.
Comprobante: En esta columna se colocará el número de la factura por medio de la
cual se compruebe la entrega del producto bien sea a la empresa o al cliente; o en su
defecto el número que la identifique.
Cantidades: Esta columna se encuentra subdividida en tres columnas conformadas
por:
Entradas: En esta columna se colocará la cantidad de productos que entran a la
organización cuando se efectúe la compra correspondiente.
Salida: Por el contrario, en esta columna se colocará la cantidad de productos que
egresen o salgan de la empresa, cuando se efectúen las ventas respectivas.
Existencia: Por medio de este renglón se deducirán o restarán o en su defecto se
sumarán, las salidas o entradas de los productos; para tener un registro claro de la
cantidad que queda disponible dentro de la organización. Ejemplo:
Entran Salen Existencia
10 Chocolates 05 Chocolates 05 Chocolates
10 Chocolates - 15 Chocolates
84
Valor Unitario/ E.: Se encuentra subdividido en dos columnas, la primera registra el
valor unitario de los productos que entren. Ejemplo:
Si Entran o Ingresan Valor Unitario (Costo por unidad)
05 Chocolates En este caso sería (360-c/u)
Valor Unitario/S: En la segunda columna se colocará el valor unitario de los
productos que egresan o salen de la empresa. Ejemplo:
Monto Total: Esta columna se encuentra subdividida en tres renglones que
representan el Libro Diario. El primer renglón se encuentra identificado con el
término “Debe”, donde se deberá colocar el monto total, en bolívares, de los
productos que ingresan o entran a la organización. En la segunda columna,
representada por el vocablo “Haber”, se deberá colocar el monto total en bolívares,
de los productos que salen o egresan de la empresa. La tercera y última columna
identificada con la frase “Saldo” representará la cantidad en bolívares que queda en
existencia dentro de la organización, luego de la resta de las columnas del Debe y
Haber. Ejemplo:
Columnas Entran Salen Costo Unitario en
Bs.
Total Bs.
Debe 05 Chocolates 360 1.800
Haber 02 Chocolates 360 720
Si Salen o Egresan Valor Unitario (Costo por unidad)
05 Chocolates En este caso sería (360-c/u)
85
Debe Haber Saldo
1800 - 1.800
720 1.080
La utilización del método PEPS permitirá aclarar cualquier duda que se tenga en
cuanto a la entrada o salida de mercancía del local comercial y por ende el saldo
existente tanto en bolívares como en unidades. Además contribuirá a ejecutar
controles con más eficacia y efectividad de los ingresos y egresos que se ejecuten
dentro de la empresa.
Control de las Facturas de Ventas
Elaboración de un formato de venta o utilización de modelos existentes, que
permita visualizar la salida de mercancía, debido a que la empresa no posee una
herramienta por medio de la cual se pueda determinar el egreso de los artículos por
ella suministrados, se recomienda aplicar el método de inventario (P.E.P.S) pues es
el método más viable y está acorde con las necesidades de la empresa, además de
utilizar una técnica para archivar, con el objetivo de mantener ordenadas en forma
correlativas las facturas verificadoras de la salida de los productos. A continuación se
aportará un formato, con la finalidad de que el encargado de toma de decisiones
administrativas dentro de la empresa “Variedades Angélica”, apruebe su uso, pues se
considera el más indicado y posee los requerimientos que permiten el cumplimiento
de los Deberes Formales.
La persona encargada de realizar las ventas, debe solicitar al cliente información
personal necesaria para el posterior registro en la factura, dentro de este proceso de
venta los datos a recaudar son:
86
Fecha de Emisión: 22/02/2009
Cliente: Juan Velásquez
Cédula de Identidad Nº.: V- 9.875.247
Dirección: San Félix
Rif. Nº.:
J-0392581471
Vendedor
María Suárez
Nro. de Factura
001
Condiciones
Pago a Recepción (caja)
Cantidad Descripción Bs. por Unidad Sub-Totales en Bs.
10 Chocolates Ch-01 3,50 35,00
15 Galletas Ga-01 2,00 30,00
(IVA) 9% 5,85
Total General 70,85
Si tiene alguna pregunta acerca de esta factura, póngase en contacto con nosotros a
través de los siguiente números telefónicos: 0286-7159533 y 0286-7151225 o a través
del siguiente correo electrónico: [email protected]. GRACIAS
POR CONFIAR EN NOSOTROS
Nombre de la Empresa: Nombre Legal del establecimiento comercial.
Fecha de Emisión: Se refiere al día en el cual se realiza la operación comercial.
Cliente: En este renglón se anotará el nombre y apellido del cliente comprador.
Cédula de Identidad: Número de Cédula de Identidad del comprador.
87
Dirección: En este renglón se colocará el lugar de domicilio, donde habita el cliente.
Nro. RIF: Se coloca el número de Registro de Información Fiscal del
establecimiento comercial.
Vendedor: Nombre del empleado que está registrando los datos del cliente.
Nro. Factura: Número por medio del cual se identifica la factura, deberá registrarse
en forma consecutiva, quiere decir, si los artículos se venden el día uno, dos y tres,
deberán asentarse en esa secuencia.
Condiciones de Pago: En este caso pago a recepción, (caja).
Cantidad de Artículos: Se refleja el número de artículos que se están vendiendo.
Descripción del Artículo: Características más importantes del artículo vendido.
Bs. por Unidad: Se incluye en esta columna, la cantidad en bolívares por unidad
vendida.
Sub-Totales en Bs. Se colocarán los totales por fila de artículos vendidos.
Representa la cantidad a pagar antes del IVA.
IVA: Impuesto a cobrar teniendo en cuenta la cantidad de artículos vendidos y su
precio en Bs. (en este caso 9% del total en bolívares de la factura).
Total General: Cantidad total que se cobra al cliente por la adquisición de artículos,
después de incluir el porcentaje correspondiente de (IVA).
88
Una vez culminada la transacción comercial, el personal encargado del
seguimiento de la Teneduría de Libros, debe asentar dicha operación. En este caso la
venta de artículos al detal.
4.5 Manual de normas y procedimientos
89
Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa “Variedades Angélica” F.P
Junio 2011
Asunto : Título 1
Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa “Variedades Angélica” F.P
90
Elaborado por:
Lizkeira Salas
Revisado por: Aprobado por:
Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa “Variedades Angélica” F.P
Junio 2011
Asunto : Contenido 2
Antecedentes de la Empresa
Misión de la Empresa
Objetivos de la Empresa
Organigrama de la Empresa
Estructura organizativa de la micro empresa
Manual de normas y procedimientos
Términos Básicos de la Teoría
Introducción
Propósito
91
Elaborado por:
Lizkeira Salas
Revisado por: Aprobado por:
Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa “Variedades Angélica” F.P
Junio 2011
Asunto : Antecedentes de la Micro Empresa 3
La microempresa “Variedades Angélica”, F.P., ubicada
en la Urbanización José Gregorio Hernández, Calle Maruana
N° 14-14, del Estado Bolívar, inicio sus operaciones
comerciales a partir del año 2004 hasta los actuales
momentos, dedicándose a la prestación de servicios a la
colectividad
92
Elaborado por:
Lizkeira Salas
Revisado por: Aprobado por:
Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa “Variedades Angélica” F.P
Junio 2011
Asunto : Misión de la Micro Empresa 4
“Proveer a los clientes en general, de los productos y
servicios por ella distribuidos, seguir creciendo y perdurar en
el tiempo para seguir prestando servicios a la colectividad”
93
Elaborado por:
Lizkeira Salas
Revisado por: Aprobado por:
Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa “Variedades Angélica” F.P
Junio 2011
Asunto : Objetivos de la Micro Empresa 5
Lograr altos volúmenes de ventas y satisfacer a sus
consumidores.
Para conseguirlo se requiere:
Productos de buena calidad.
Planificación efectiva de los inventarios.
Ofrecer el cliente mejores precios y mayos eficacia.
94
Elaborado por:
Lizkeira Salas
Revisado por: Aprobado por:
Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa “Variedades Angélica” F.P
Junio 2011
Asunto : Organigrama de la Micro Empresa 6
95
PROPIETARIO
PROPIETARIO
ENCARGADO
ENCARGADO
VENDEDOR
VENDEDOR
Elaborado por:
Lizkeira Salas
Revisado por: Aprobado por:
Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa “Variedades Angélica” F.P
Junio 2011
Asunto : Funciones de la Micro Empresa 7
Propietario: se encarga de dirigir, supervisar y
velar por la integridad de la micro empresa.
Encargado: supervisa la entrada y salida de
pedidos, organización de los productos en general, además de
vigilar que el empleado cumpla con sus funciones, entre otros.
Empleado: asume el rol de cumplir con las
obligaciones emitidas tanto por el propietario como el
encargado de la micro empresa.
96
Elaborado por:
Lizkeira Salas
Revisado por: Aprobado por:
Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa “Variedades Angélica” F.P
Junio 2011
Asunto : Manual de Normas y Procedimientos 8
Normas para Archivar
Visualizar la capacidad máxima de las gavetas a
utilizar
Tomar en cuenta el número de guías por gaveta al
igual que el número de carpetas individuales que se deben
colocar por guía.
La capacidad a archivar máxima por carpeta es de
cien (100) papeles, aunque se debe evitar la congestión en las
mismas pues acarrea errores y pérdida de tiempo al manejar
las gavetas.
97
Elaborado por:
Lizkeira Salas
Revisado por: Aprobado por:
Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa “Variedades Angélica” F.P
Junio 2011
Asunto : Manual de Normas y Procedimientos 9
Los documentos rotos o dañados deberán repararse
antes de archivarse.
Para buscar en las carpetas se debe hacer por los
lados de las guías y pestañas las cuales deben estar
identificadas alfabéticamente.
No dejar los documentos encima de los
archivadores.
Los documentos deben archivarse diariamente.
Solo los encargados de archivo deben archivar y
buscar los documentos.
98
Elaborado por:
Lizkeira Salas
Revisado por: Aprobado por:
Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa “Variedades Angélica” F.P
Junio 2011
Asunto : Manual de Normas y Procedimientos 10
Se deben archivar los documentos en forma
correlativa, colocando los más reciente en la parte de arriba.
Es importante anotar la salida de cualquier carpeta
que tienda a ser utilizada por personal foráneo autorizado, con
la finalidad de poseer un control adecuado de documentos.
99
Elaborado por:
Lizkeira Salas
Revisado por: Aprobado por:
Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa “Variedades Angélica” F.P
Junio 2011
Asunto : Manual de Normas y Procedimientos 11
Control de facturas de Compra
100
Elaborado por:
Lizkeira Salas
Revisado por: Aprobado por:
Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa “Variedades Angélica” F.P
Junio 2011
Asunto : Manual de Normas y Procedimientos 12
Control por medio del método PEPS
El método PEPS se puede considerar una técnica de fácil
manejo, la cual aclararemos por medio del desglose de los
diferentes puntos o columnas que lo conforman:
Proveedor: En este espacio se colocará el nombre de la
organización que distribuye el producto, en este caso empresa
“Savoy”.
Artículo: Representa el producto que se adquiere
(chocolate, galletas rellenas, caramelos…); se recomienda
utilizar una ficha o formato del método PEPS por artículo.
101
Elaborado por:
Lizkeira Salas
Revisado por: Aprobado por:
Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa “Variedades Angélica” F.P
Junio 2011
Asunto : Manual de Normas y Procedimientos 13
Unidad: En este sitio se especifica si se refiere a cajas
individuales, por kilo, por gramos entre otros, o en su defecto
si la caja o envase contiene varios productos. En este caso se
trata de unidades (chocolates).
Ref. /Referencia: Se refiere al nombre o código con que
se describe el producto en la organización, en este caso dulces
aunque podría ser (Ch. 01); que para la empresa significará
chocolate 01. De esa forma se identificaran todos los
productos de una misma especie.
Min. /Mínimo: Representa la cantidad mínima que se
puede adquirir, del producto en cuestión. En este caso el
mínimo del pedido sería de uno (1).
102
Elaborado por:
Lizkeira Salas
Revisado por: Aprobado por:
Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa “Variedades Angélica” F.P
Junio 2011
Asunto : Manual de Normas y Procedimientos 14
Máx. /Máximo: Representa la cantidad máxima o
mayor que se puede adquirir del producto, establecido dentro
del formato PEPS. En este caso la mayor cantidad a obtener
será de siete (7).
Ahora desglosaremos las diferentes columnas que
conforman el formato PEPS.
Fecha: Este término se encuentra dividido en dos
columnas, en la primera se colocará en letras, el mes en que se
recibe el pedido y en la segunda el día en números.
103
Elaborado por:
Lizkeira Salas
Revisado por: Aprobado por:
Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa “Variedades Angélica” F.P
Junio 2011
Asunto : Manual de Normas y Procedimientos 15
Comprobante: En esta columna se colocará el número
de la factura por medio de la cual se compruebe la entrega del
producto bien sea a la empresa o al cliente; o en su defecto el
número que la identifique.
Cantidades: Esta columna se encuentra subdividida en
tres columnas conformadas por:
Entradas: En esta columna se colocará la cantidad de
productos que entran a la organización cuando se efectúe la
compra correspondiente.
Elaborado por:
Lizkeira Salas
Revisado por: Aprobado por:
104
Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa “Variedades Angélica” F.P
Junio 2011
Asunto : Manual de Normas y Procedimientos 16
Salida: Por el contrario, en esta columna se colocará la
cantidad de productos que egresen o salgan de la empresa,
cuando se efectúen las ventas respectivas.
Existencia: Por medio de este renglón se deducirán o
restarán o en su defecto se sumarán, las salidas o entradas de
los productos; para tener un registro claro de la cantidad que
queda disponible dentro de la organización. Ejemplo:
Elaborado por:
Lizkeira Salas
Revisado por: Aprobado por:
105
Entran Salen Existencia
10 Chocolates 05 Chocolates 05 Chocolates
10 Chocolates - 15 Chocolates
Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa “Variedades Angélica” F.P
Junio 2011
Asunto : Manual de Normas y Procedimientos 17
Valor Unitario/ E.: Se encuentra subdividido en dos
columnas, la primera registra el valor unitario de los productos
que entren. Ejemplo:
Si Entran o Ingresan Valor Unitario (Costo por unidad)
05 Chocolates En este caso sería (360-c/u)
Valor Unitario/S: En la segunda columna se colocará el
valor unitario de los productos que egresan o salen de la
empresa. Ejemplo:
Elaborado por:
Lizkeira Salas
Revisado por: Aprobado por:
Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa “Variedades Angélica” F.P
106
Si Salen o Egresan Valor Unitario (Costo por unidad)
05 Chocolates En este caso sería (360-c/u)
Junio 2011
Asunto : Manual de Normas y Procedimientos 18
Monto Total: Esta columna se encuentra subdividida en
tres renglones que representan el Libro Diario. El primer
renglón se encuentra identificado con el término “Debe”,
donde se deberá colocar el monto total, en bolívares, de los
productos que ingresan o entran a la organización. En la
segunda columna, representada por el vocablo “Haber”, se
deberá colocar el monto total en bolívares, de los productos
que salen o egresan de la empresa. La tercera y última columna
identificada con la frase “Saldo” representará la cantidad en
bolívares que queda en existencia dentro de la organización,
luego de la resta de las columnas del Debe y Haber. Ejemplo:
107
Elaborado por:
Lizkeira Salas
Revisado por: Aprobado por:
Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa “Variedades Angélica” F.P
Junio 2011
Asunto : Manual de Normas y Procedimientos 19
:
Debe Haber Saldo
1800 - 1.800
720 1.080
108
Columnas Entran Salen Costo
Unitario en
Bs.
Total
Bs.
Debe 05 Chocolates 360 1.800
Haber 02 Chocolates 360 720
Elaborado por:
Lizkeira Salas
Revisado por: Aprobado por:
Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa “Variedades Angélica” F.P
Junio 2011
Asunto : Manual de Normas y Procedimientos 20
La utilización del método PEPS permitirá aclarar
cualquier duda que se tenga en cuanto a la entrada o salida de
mercancía del local comercial y por ende el saldo existente
tanto en bolívares como en unidades. Además contribuirá a
ejecutar controles con más eficacia y efectividad de los
ingresos y egresos que se ejecuten dentro de la empresa.
109
Elaborado por:
Lizkeira Salas
Revisado por: Aprobado por:
Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa “Variedades Angélica” F.P
Junio 2011
Asunto : Manual de Normas y Procedimientos 21
Control de las Facturas de Ventas
La persona encargada de realizar las ventas, debe
solicitar al cliente información personal necesaria para el
posterior registro en la factura, dentro de este proceso de venta
los datos a recaudar son:
110
Elaborado por:
Lizkeira Salas
Revisado por: Aprobado por:
Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa “Variedades Angélica” F.P
Junio 2011
Asunto : Manual de Normas y Procedimientos 22
111
Fecha de Emisión: 22/02/2009Cliente: Juan VelásquezCédula de Identidad Nº.: V- 9.875.247Dirección: San Félix
Rif. Nº.:J-0392581471
VendedorMaría Suárez
Nro. de Factura001
CondicionesPago a Recepción (caja)
Cantidad Descripción Bs. por Unidad Sub-Totales en Bs.
10 Chocolates Ch-01
3,50 35,00
15 Galletas Ga-01 2,00 30,00(IVA) 9% 5,85Total General 70,85
Si tiene alguna pregunta acerca de esta factura, póngase en contacto con nosotros a través de los siguiente números telefónicos: 0286-7159533 y 0286-7151225 o a través del siguiente correo electrónico: [email protected]. GRACIAS POR CONFIAR EN NOSOTROS
Elaborado por:
Lizkeira Salas
Revisado por: Aprobado por:
Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa “Variedades Angélica” F.P
Junio 2011
Asunto : Manual de Normas y Procedimientos 23
Nombre de la Empresa: Nombre Legal del
establecimiento comercial.
Fecha de Emisión: Se refiere al día en el cual se realiza
la operación comercial.
Cliente: En este renglón se anotará el nombre y apellido
del cliente comprador.
Cédula de Identidad: Número de Cédula de Identidad
del comprador.
Dirección: En este renglón se colocará el lugar de
domicilio, donde habita el cliente.
112
Elaborado por:
Lizkeira Salas
Revisado por: Aprobado por:
Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa “Variedades Angélica” F.P
Junio 2011
Asunto : Manual de Normas y Procedimientos 24
Nro. RIF: Se coloca el número de Registro de
Información Fiscal del establecimiento comercial.
Vendedor: Nombre del empleado que está registrando
los datos del cliente.
Nro. Factura: Número por medio del cual se identifica
la factura, deberá registrarse en forma consecutiva, quiere
decir, si los artículos se venden el día uno, dos y tres, deberán
asentarse en esa secuencia.
Condiciones de Pago: En este caso pago a recepción,
(caja).
113
Elaborado por:
Lizkeira Salas
Revisado por: Aprobado por:
Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa “Variedades Angélica” F.P
Junio 2011
Asunto : Manual de Normas y Procedimientos 25
Cantidad de Artículos: Se refleja el número de
artículos que se están vendiendo.
Descripción del Artículo: Características más
importantes del artículo vendido.
Bs. por Unidad: Se incluye en esta columna, la cantidad
en bolívares por unidad vendida.
Sub-Totales en Bs. Se colocarán los totales por fila de
artículos vendidos. Representa la cantidad a pagar antes del
IVA.
114
Elaborado por:
Lizkeira Salas
Revisado por: Aprobado por:
Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa “Variedades Angélica” F.P
Junio 2011
Asunto : Manual de Normas y Procedimientos 26
IVA: Impuesto a cobrar teniendo en cuenta la cantidad
de artículos vendidos y su precio en Bs. (en este caso 9% del
total en bolívares de la factura).
Total General: Cantidad total que se cobra al cliente por
la adquisición de artículos, después de incluir el porcentaje
correspondiente de (IVA).
Una vez culminada la transacción comercial, el personal
encargado del seguimiento de la Teneduría de Libros, debe
asentar dicha operación. En este caso la venta de artículos al
detal.
115
Elaborado por:
Lizkeira Salas
Revisado por: Aprobado por:
Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa “Variedades Angélica” F.P
Junio 2011
Asunto : Términos Básicos de la Teoría 27
Administración: Es la ciencia social y técnica
encargada de la planificación, organización, dirección y
control de los recursos (humanos, financieros, materiales,
tecnológicos, el conocimiento, etc.) de la organización, con el
fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio
puede ser económico o social, dependiendo esto de los fines
perseguidos por la organización.
Almacén: Es una unidad de servicio en la estructura
orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial,
con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y
abastecimiento de materiales y productos.
116
Elaborado por:
Lizkeira Salas
Revisado por: Aprobado por:
Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa “Variedades Angélica” F.P
Junio 2011
Asunto : Términos Básicos de la Teoría 28
Archivo: Es un instrumento de control de información
de la empresa moderna, teniendo como meta el erradicar
formas viciosas en el manejo de documentos e implantar
normas modernas.
Factura: Documento fechado entregado por el vendedor
al comprador y en el cual se indican los nombres del vendedor
y del comprador, la cantidad, el precio y la descripción de las
mercancías vendidas.
117
Elaborado por:
Lizkeira Salas
Revisado por: Aprobado por:
Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa “Variedades Angélica” F.P
Junio 2011
Asunto : Términos Básicos de la Teoría 29
Impuesto: Carga obligatoria que los individuos y
empresas entregan al Estado, para contribuir a sus ingresos.
Inventario: En una compañía comercial, el inventario
consta de todos los bienes propios y disponibles para la venta a
los clientes. El inventario se convierte en efectivo dentro del
ciclo operacional de la compañía y por consiguiente se
considera como un activo corriente.
118
Elaborado por:
Lizkeira Salas
Revisado por: Aprobado por:
Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa “Variedades Angélica” F.P
Junio 2011
Asunto : Términos Básicos de la Teoría 30
IVA: El Valor Agregado es un concepto económico que
permite cuantificar la riqueza creada por las empresas como
resultado de su actividad.
Libro Diario: Donde se recogen, día a día, los hechos
económicos. La anotación de un hecho económico en el libro
diario de llama “asiento”. Registro de transacciones suscitadas
del giro de la empresa.
Libro Mayor: Clasifica y resume todas las operaciones
que son registradas en el libro diario mediante la segregación
de los movimientos de cada cuenta en forma individual.
119
Elaborado por:
Lizkeira Salas
Revisado por: Aprobado por:
Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa “Variedades Angélica” F.P
Junio 2011
Asunto : Términos Básicos de la Teoría 31
Proveedores: Son aquellas personas físicas o jurídicas
que suministran mercadería para la gestión de ventas primarias
y suministros para el departamento de producción o ventas.
120
Elaborado por:
Lizkeira Salas
Revisado por: Aprobado por:
Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa “Variedades Angélica” F.P
Junio 2011
Asunto : Introducción 32
Dentro de cualquier tipo de organización o empresa,
para realizar actividades u operaciones como la empresa
“Variedades Angélica” F.P, requiere de una variedad de
recursos el cual ayuden a la ejecución de las distintas tareas
que se realizan para el logro de los objetivos propuestos.
El presente manual ha sido elaborado con la finalidad de
dar a conocer las normas y procedimientos de las actividades
que se realizan en cada uno de los departamentos de ña
empresa “Variedades Angélica” F.P, para que sirvan como
guía de apoyo a todas aquellas personas involucradas dentro
de la micro empresa.
121
Elaborado por:
Lizkeira Salas
Revisado por: Aprobado por:
Manual de Normas y Procedimientos para la Micro Empresa “Variedades Angélica” F.P
Junio 2011
Asunto : Propósito 33
Describir las normas y los pasos a seguir para
realizar las distintas operaciones que se desarrollan en la
micro empresa.
Disponer de un instrumento el cual sirva de
orientación para el logro de un mejor desempeño de las
actividades de la micro empresa.
Facilita el adiestramiento y capacitación en caso de
inclusión de personal.
CONCLUSIONES
122
La empresa “Variedades Angélica” FP no cuenta con un formato por medio del
cual se puedan registrar las Ventas de igual manera los empleados de la organización
no poseen conocimientos amplios para realizar los asientos respectivos en los Libros
de Compra – Venta, de esta se deriva la inadecuada organización con relación a las
facturas de Compra, factor primordial que ocasiona el extravío de las mismas.
Dentro de la organización no se utiliza un archivo para el resguardo de las facturas
existentes así como tampoco se utilizan los Libros de Compra – Venta, de allí que al
momento de realizar las compras y su posterior entrada a la organización, los montos
de las facturas no son asentados en estos libros.
La Empresa “Variedades Angélica” FP, cuenta con fortalezas que permiten el
avance y estabilidad de la organización (incremento de la clientela, personal
eficiente...) y con oportunidades de solides administrativa – financiera.
RECOMENDACIONES
123
Elaborar un formato de venta o utilizar modelos existentes, que permitan
visualizar la salida de mercancía, para su posterior pase a los libros auxiliares
correspondientes, también elaborar manuales o en su defecto, dictar cursos que
permitan transmitir al personal de la organización el correcto registro de los asientos
respectivos en los Libros de Compra – Venta, para así ordenar las facturas en forma
correlativa, tomando en cuenta las fechas de obtención de mercancía, así se podrá
prevenir el extravío de las mismas.
Utilizar el Registro Centralizado, ya que es un Archivo único donde se lleva una
sola dependencia, por medio de la cual se maneja y controla toda la documentación
para pequeñas empresas y adquirir los Libros de Compra – Venta, para el registro de
las facturas correspondientes, pues ellos permitirán el efectivo pase a los Libros
Obligatorios legalmente autorizados.
.
Continuar fortaleciendo tanto el incremento de la clientela, como la eficiencia del
personal con relación a la atención al público, pues ello le permitirá obtener mejoras
que se convertirán en ingresos considerables y necesarios para el desarrollo de la
empresa.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
124
Ansoff, Igor. (1965). Estrategias Corporativas: Un Análisis Aproximado para
Desarrollo y Expansión. (Traducción). México. McGraw Hill.
Arias, Fidias. (2006). El Proyecto de Investigación, Introducción a la
Metodología Científica (5ta. Edición). Caracas, Episteme.
Avendaño, Carmen. (1990). Manual Secretarial y Ejecutivo (3ra. Edición).
Barquisimeto, Fudeco.
Balestrini, Mirian. (2002). Cómo se Elabora el Proyecto de Investigación para los
Estudios Formulativos o Exploratorios, Descriptivos, Diagnósticos, Evaluativos,
Formulación de Hipótesis Causadas, Experimentales y los Proyectos Factibles
(6ta. Edición). Caracas, Consultores Asociados Servicio Editorial.
Bemard U. y Colli J.C. (1980). Vocabulario Económico y Financiero. Caracas,
Asociados para el Progreso de la Dirección.
Brito, José. (2001). Contabilidad Básica e Intermedia (6ta. Edición). Valencia,
Centro de Contadores.
Código Orgánico Tributario. (2001). Caracas.
García, Alfonso. (1995). Almacenes, Planeación, Organización y Control (3ra.
Edición). Caracas, Trullas Venezuela
Martín, Alvin. (1986). Diseños de Investigación Social. Criterios Operativos en el
Análisis de la Realidad Social. España, Alianza.
125
Millán, Yuri. (2002). Actualización de los Registros Contables del Fondo
Regional Guayana de CVG. Trabajo especial de grado no publicado, Tecnológico
Fundación La Salle de Ciencias Naturales.
Moix, Jaime. (1976). Compra y Almacenes Mercadotecnia. Barcelona España,
Bruño.
Parra, Luz y Rangel, Nellys. (2005). Actualización de los Libros de Compra y
Venta del Laboratorio Parra Carrillo. Trabajo especial de grado no publicado,
Tecnológico Fundación La Salle de Ciencias Naturales.
Sabino, Carlos. (1991). Diccionario de Economía y Finanzas. Caracas, Panapo.
Salkind, Neil. (1998). Métodos de Investigación (3ra. Edición). Caracas, Mc. Graw
Hill.
Tamayo y Tamayo, Mario. (2003). El Proceso de la Investigación Científica (4ta.
Edición). México, Limusa Noriega.
Tamayo y Tamayo, Mario. (2005). Estudios Metodológicos. México, Cumbre, S.A.
Velásquez, Jeison. (2001). Actualización de los Libros de Compra y Venta en la
empresa SCM Marítima, C. A. Trabajo especial de grado no publicado,
Tecnológico Fundación La Salle de Ciencias Naturales.
126
REFERENCIAS NO BIBLIOGRÁFICAS
Bolívar Páez, Jenny P. (2.007) Clases De Archivos: Archivo Centralizado.
[Resumen En línea] Trabajo de Grado de Licenciatura no Publicado, Universidad
Nacional Experimental de Guayana. (Disponible en:
http://www.jennypaolobolivarpaez.blogspot.com/2007/09/admnistracin-de-archivos-
11.html)
Libro diario, libros foliados, libro mayor. (2006) Liquidaciones de impuesto.
Venezuela. [En línea] (Disponible en:
http://www.eumed.net/cursecon/dic/dbtc/index.htm-41k) [Consulta 2011, marzo 20]
Modelo de factura. (2007). Factura Comercial. Colombia. [En línea] (Disponible
en: http://www.8ws.org/factura.htm) [Consulta 2011, marzo 25]
Rojas, Mario (1998). Documento, registro y archivo: Tipología, Ordenación,
Clases, Funciones Documentales. [Registro en línea] (Disponible en:
http://html.rincondelvago.com/documento-registro-y-archivo-concepto-y-
descripcion.html) [Consulta 2011, junio 2]
127
ANEXOS
128
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA DEL MAREXTENSIÓN CIUDAD GUAYANA
RIF. J-00066762-4ADMINISTRACIÓN
CONTABILIDAD Y FINANZAS
ANEXO A
MATRIZ DE OBSERVACIÓN
Sem. Fecha Observación Actividad
01 07/04/11
Inapropiada organización y uso de las facturas de compra, además de evasión de las facturas de venta, por falta de formatos.
Buscar el asesoramiento necesario, que permita el apropiado uso de las facturas de compra, además de crear o utilizar un formato de ventas adecuado a la organización.
01 07/04/11
“Variedades Angélica”, no cuenta con los archivos necesarios, que permitan mantener organizados los documentos de la empresa.
Realizar una investigación, acerca de los posibles archivadores, con la finalidad de escoger el más apto, para la empresa.
02 14/04/11
Inexistencia de personal apto o calificado, para el manejo de la parte administrativa de la empresa.
Realizar una evaluación que permita deducir si es más conveniente para la empresa contratar personal o capacitar el personal que posee la misma.
129
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA DEL MAREXTENSIÓN CIUDAD GUAYANA
RIF. J-00066762-4ADMINISTRACIÓN
CONTABILIDAD Y FINANZAS
(ANEXO B)
CUESTIONARIO
1) ¿Dentro de las instalaciones de la organización, las ventas son registrada en
un formato o factura?
SI___ NO___
2) ¿Se utiliza un archivo para el resguardo de las facturas existentes en la
empresa?
SI ___ NO___
3) ¿cree usted que son los procesos de generación de ingresos que obtiene la
empresa?
VENTAS__ OTROS__
4) ¿Cuál cree usted que son las debilidades que presenta la empresa?
Falta de archivos____ falta de personal___ falta de formatos de venta___
130
5) ¿Cuál cree usted que son los equipos necesarios para un buen control en la
administración?
Archivos__ inventarios___ control de entradas y salidas de mercancía___
6) ¿cree usted que de realizarse cambios se asegure la eficiencia en las
operaciones de la empresa?
SI___ NO___
7) ¿La empresa “Variedades Angélica” exige las facturas correspondientes al
momento de realizar las compras?
SI ___ NO___
8) ¿La empresa utiliza algún método para el registro de inventarios, además de
entradas y salidas de mercancía?
SI ___ NO___
9) ¿Cree usted que es importante ejecutar un control de las facturas de venta?
SI ___ NO___
10) ¿Considera Usted qué es importante la aplicación de cursos contentivos de la
forma correcta de manipular y registrar las facturas de compra y venta??
SI__ NO__
131
11) ¿Conoce Usted la información oportuna de los ingresos que obtiene la
empresa?
SI ___ NO___
12) ¿considera usted necesario la contratación de un administrador, para el
control adecuado de la documentación?
SI___ NO___
132
