TIPS PARA REALIZAR UNA PRESENTACIÓN EXITOSA EN POWER POINT

Laura Yudith Vazquez Zuñiga 168798

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Realizar una Presentación en POWER POINT Eficaz

Power Point es una herramienta informática creada por Microsoft para realizar presentaciones graficas con sonido, animaciones, colores llamativos y cuya misión es facilitar a la exposición de temas en campos empresariales, educativos científicos etc.

  Este documento está diseñado

para aprender a utilizar correctamente la herramienta, ya que es una clave para lograr y conseguir con éxito el efecto deseado en el auditorio. Para llegar a esto tenemos que tomar en cuenta lo siguiente.

 

 

IntroducciónDiscusión Conclusión

Dentro de estas partes, tenemos que tener en cuenta los siguientes elementos:

1. Diseño2. Organización y Contenido3. Otros elementos como número de diapositivas,

puntero laser, tiempo etc.4. Regla 10/20/30

Una presentación eficaz debe de contener 3 partes que son:

1. DISEÑO

El diseño se divide en varias partes como es el tipo y tamaño de fuente, los colores de la fuente, como aplicar listas y enumeraciones, multimedia, gráficos y fotos. Estas partes las veremos a continuación.

Tipo, Tamaño de Fuente: El tamaño de la fuente se debe utilizar la regla 6x7x6

esta regla consiste en: No más de 6 líneas por diapositiva. No más de 7 palabras por línea. Máximo 6 diapositivas por minuto.

El tamaño de la letra para los títulos no debe ser menor a 34 puntos. El tamaño de la letra para el contendido o cuerpo de la diapositiva

tiene que ser mayor a 24 puntos. Los títulos de preferencia deben de ser con puras Mayúsculas. El cuerpo de la diapositiva debe de tener Mayúsculos y Minúsculas. Las diapositivas se debe de leer con comodidad a una distancia de 2

metros. El tipo de letra o fuente debe ser sencilla y limpia para el cuerpo de la

diapositiva. Se recomienda utilizar Arial, Verdana, Tahoma, etc. En el titulo de la diapositiva puedes utilizar un tipo de letra más

sofisticada, pero ten la precaución que sea de los tipos de Windows, ya que si te vas a otra computadora puede ser que no tenga ese tipo de letra.

Una vez seleccionando el tipo de letra a utilizar que sea la misma para toda la presentación, ya que es de mal gusto que en cada diapositiva se tenga de diferente tipo.

COLOR:

Para que la diapositiva se lea bien tiene que existir un contraste entre el fondo y la letra por eso se recomienda lo siguiente:Si tenemos un fondo claro, la letra debe ser

obscura y que estos colores sean complementarios. Evitar colores brillantes como el amarillo para las letras ya que molesta a los ojos y no se lee bien.Tratar de no utilizar demasiados colores diferentes en una sola diapositiva. Evita el subrayado en algunas palabras ya que se puede confundir con links, mejor resalta las palabras o frases con negritas, mayúsculas u otro color. En la imagen se muestra un ejemplo de los colores.

Listas o Numeraciones: Si vas a utilizar las viñetas o numeración en tu diapositiva se recomienda lo siguiente:

 

La información se puede enumerar o agregar viñetas para secuenciarlas.•Si ocupamos viñetas debemos evitar mezclar todo en una sola, recuerda que podemos utilizar apartados o subapartados. •Las viñetas se utilizan en palabras claves no en párrafos completos.•Si vas a ingresar una definición elimina la viñeta.•Un ejemplo de lo que no se debe hacer en las viñetas es como se muestra en la imagen.

Si tenemos un fondo obscuro, la letra debe ser clara y que estos colores sean complementarios.

Si tenemos un fondo claro, la letra debe ser obscura y que estos colores sean complementarios.

Evitar colores brillantes como el amarillo para las letras ya que molesta a los ojos y no se lee bien.

Tratar de no utilizar demasiados colores diferentes en una sola diapositiva.

Evita el subrayado en algunas palabras ya que se puede confundir con links, mejor resalta las palabras o frases con negritas, mayúsculas u otro color.

En la imagen se muestra un ejemplo de los colores.

Multimedia, gráficos y fondos:

Las imágenes y gráficos se incluyen en muchas presentaciones y no siempre son pertinentes, o no sustituyen al texto. Por eso se recomienda lo siguiente:

No se debe saturar la diapositiva con imágenes y videos.

Evitar usar los Clip Arts e imágenes prediseñadas ya que son muy comunes.

Si necesitas alguna imagen descárgala de internet y aplícales algún estilo para que se vean mejor en tu presentación.

El sonido puede beneficiarnos si lo usamos en una ocasión para llamar la atención, pero demasiadas ocasiones distrae a la audiencia.

Al aplicar animaciones de texto, imágenes, etc. utilizar las sencillas y ocasionales ya que demasiada animación distrae a la audiencia.

2. Organización y contenidoEsta parte es muy importante, ya que hay que recordar que los asistentes

deben de atender lo que tú estás diciendo, y el PPT solo es una herramienta de apoyo esquemático, por eso se recomienda lo siguiente:

  La presentación debe ser sencilla, se puede agregar algunos puntos

focales para llamar la atención, como un cambio de color, una imagen, una animación o sonido.

Debe ser sistemática con una progresión de contenidos lógicos. Clara, lógica, consistente y coherente. La información debe ser veraz, pertinente y relevante. Evitar frases largas. Evitar mucha información o texto en una diapositiva, ya que la audiencia

se aburriría y leería demasiado ocasionando con esto la perdida de la concentración ya que no te escucharían.

Evitar agregar muchas imágenes en una sola diapositiva ya que distrae a la audiencia.

Lo mejor es poner una o dos ideas por diapositiva.

3 . OTROS ELEMENTOS IMPORTANTES

Podemos tener apuntes a la mano, recuerda puedes utilizar la vista de páginas de nota.

Puedes realizar un manual para entregar a la audiencia, esto realizándolo con vista de páginas de nota, pero recuerda, debes darlo después de la presentación, nunca antes o durante la presentación, ya que entonces dejarían de escucharte.

Evita utilizar un puntero laser ya que distrae. No leer el texto en las diapositivas. No mirar a la computadora o presentación constantemente sino a la

audiencia. Invita a la gente a participar aunque sea con tus gestos. Intenta mantener el contacto visual con la audiencia. La postura del orador es muy importante, mantente relajado y en contacto

con los participantes. No te escondas detrás de la computadora, es mejor presentar todo de pie y

donde te vean. Utiliza el teclado para moverte en la presentación, es más rápido, ejemplo:

Comienza la presentación con F5 Si quieres usar otro programa durante la

presentación para mostrar la barra de inicio, presiona las teclas Ctrl + T

Para Ir a una diapositiva en concretola instrucción es numero de diapositiva + Enter.

Puedes poner la pantalla en blanco o negro en algunas versiones del color de la diapositiva, esto sirve para que la gente descanse y se enfoquen en lo que estas explicando, Las teclas son las siguientes:

Para cambiar el puntero del mouse a lápiz o pluma presiona las teclas Ctrl + P

Para esconder las marcas de tinta hechas presiona Ctrl + P y Ctrl + M

Para borrar las marcas hechas con lápiz presiona la tecla E

4. Regla 10/20/30

Esta regla se es importante conocerla y consta de lo siguiente: 10 Es el número máximo de diapositivas que debe tener una

presentación. 20 Es el tiempo máximo que debe de durar nuestra

presentación. 30 Es el tamaño mínimo que debemos de utilizar en la letra de la

presentación. El número de diapositivas es importante, ya que si son muchas

diapositivas es demasiada información para que la audiencia asimile todos los datos, y se haría muy tediosa la presentación.

En cuanto al tiempo 20 minutos, debe ser suficiente para exponer, en caso que requieras más tiempo, realiza algún break para que la gente se despeje y así poder captar de nuevo su atención.

Recuerda el tamaño de la letra es importante ya que si no se alcanza a ver lo que dice, la audiencia va a estar preguntando a sus compañeros o incluso a ti y este es un factor de distracción.

REGLAS DE ORO

A continuación se resumen las 12 reglas de Oro que cualquier persona debe tener en cuenta a la hora de preparar y exponer una presentación en Power Point:

Apóyate en funcionamientos sólidos, robustos y convincentes. El PPT es un apoyo por más atractivo y llamativo que resulten las diapositivas, el personaje principal eres tú y el mensaje, recuerda los asistentes van a escuchar no a ver un espectáculo de diapositivas. Expón ideas contundentes que logren persuadir para lograr una presentación con éxito.

Sencillez. La presentación más eficaz son las que tiene gráficos sencillos y fáciles de comprender, con no más de 5 líneas de texto por diapositiva. No satures de información o accesorios imprescindibles. Utiliza letra legible y que sea la misma en toda la presentación. Recuerda el tamaño mínimo son 30 puntos, ya que solo vas a poner el concepto.

Incluye solamente cifras y datos que sean absolutamente necesarios, no abrumes con estadísticas.

Evita la lectura literal de diapositivas. Este es un habito negativo, ya que realizar una lectura al pie de la letra del contenido, produce que el espectador se acabe aburriendo, interpreta lo que aparece reflejado en la pantalla, hay que mantener mayor contacto con la audiencia.

Emplea solamente observaciones oportunas, no realices comentarios que ya están reflejados en la diapositiva, da un tiempo para que los presentes lean el texto, y después expón alguna observación para ampliar su contenido.

No fatigues a los asistentes. Cuando la exposición es larga emplea ocasionalmente diapositivas en blanco para no sobrecargar de información a los asistentes, de esta forma conseguirás lograr una mayor atención del público, siendo esta una técnica muy eficaz.

Utiliza el contraste en los colores. Trasmite con ellos las emociones usando contrastes entre el texto, gráficos y fondo.

Incluye imágenes y graficas novedosas, dando con esto un mayor atractivo a la presentación, exporta imágenes de internet, no te limites a utilizar solo las del PPT. Usa también pequeñas secuencias de video para amenizar y relajar el ambiente.

Distribuye notas e informes al final no duarte la presentación, esto al menos que sea imprescindible, ya que si lo haces durante o antes de la presentación, se desvía la atención por estar leyendo, espera a que termines y ahora si distribuye.

No tengas reparos en realizar modificaciones antes de exponer. Después de terminar el borrador imagina que eres una de las personas que escuchan tus comentarios mientras repasas, si algo es poco interesante, distrae o confunde corrígelo sin pensarlo dos veces.

Ten a la mano tu presentación, lleva dos memorias en donde la tengas y envíatela por correo, no sabes si en el equipo donde des la presentación te va dejar leer tu memoria, o si tu memoria tiene virus, etc. También lleva una copia en PDF ya que si todo falla ya sea porque las versiones del programa son incompatibles o las imágenes se descuadran o el tipo de letra se cambia etc. tendrás esta versión para dar tu presentación.

Y por último de preferencia realiza la presentación con tu computadora personal ya que tú sabes exactamente cómo funciona, y así evitarías problemas de compatibilidad en versiones, tipo de letra, videos o sonido, etc. si no se puede, llega mínimo con una hora de anticipación al lugar y checa todos estos detalles antes de que llegue la audiencia, así tendrás tiempo de corregir o realizar medidas de contingencia.

GRACIAS POR SU ATENCIÓN