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Tips prácticos para un proceso de contratación
¿Cómo lograr un exitoso proceso de contratación?
Identi�ca los objetivos, las necesidades de la contratación, los riesgos del proceso y su mitigación.
Determina que el bien o servicio sea necesario y conveniente para lograr nuestros objetivos.
1.
2.Identi�ca qué y quién suple tu necesidad en el mercado. Consulta entre otras, las siguientes fuentes:• Base de datos proveedores potenciales de la CCB • Registro Único de Proponentes (RUP)• Sistema Electrónico de Contratación Pública SECOP
3.
Realiza la comparación y análisis de propuestas y establece las mejores condiciones técnicas y económicas que satisfacen tus necesidades, e inicia el proceso de contratación más conveniente, según la modalidad que aplique.
5.
Solicita información, características y especi�caciones del bien o servicio a los proveedores identi�cados • Si ya determinaste las especi�caciones, utiliza el modelo solicitud de cotización. (Anexo 1)
• Si requieres conocer las especi�caciones ofrecidas utiliza el modelo de solicitud de información previa. (Anexo 2)
• Analiza la información de los proveedores y determina las especi�caciones que satisfacen tu necesidad. Detalla las características, plazo, lugar de ejecución, valor del contrato, entre otros y veri�ca la disponibilidad presupuestal.
• Apóyate en el modelo de consolidación de información de la necesidad - informe estudio de mercado. (Anexo 3)
Nota: También te sirve como referencia del mercado y para establecer el presupuesto:
• Otras contrataciones públicas o privadas, con condiciones similares.
• Los valores históricos llevados al presente indexados por el IPC, SMMLV, TRM.
• Precios o tarifas reguladas o cualquier otro indicador que aplique al caso particular.
4.
Consejos para el diligenciamiento del formulario web
• Antes de iniciar, solicita el número de referencia del Plan de Seguimiento Contractual-PSC a tu asesor en la Dirección de Planeación y Gestión Contractual.
• Veri�ca que el ordenador del gasto seleccionado sea el indicado, según la Circular de delegación.
• No olvides describir las obligaciones particulares que apliquen a las partes en tu contrato.
• Consulta con la Dirección de Contabilidad el material que corresponda a tu contratación.
• Detalla el presupuesto teniendo en cuenta la duración del contrato y la forma de pago.
• Recuerda adjuntar todos los soportes necesarios para el proceso de contratación.
• Diligencia todos los campos del formulario web.
• Veri�ca la comparabilidad de las ofertas.
Recomendaciones al momento de solicitar cotizaciones
• Establece las especi�caciones mínimas que requieres.
• Solicita la misma información a los proveedores invitados.
• Pide un plazo mínimo de validez de las cotizaciones. Deben estar vigentes durante el proceso de contratación.
• Veri�ca que las cotizaciones sean comparables y cubran la necesidad de la CCB.
• Veri�ca la inscripción o inscribe a los proveedores seleccionados en la Base de proveedores potenciales.
• Incluye en el formulario WEB las evidencias de solicitud y respuesta de las cotizaciones.
Nota: Te invitamos a consultar y utilizar los documentos de apoyo elaborados por la Dirección de Planeación y GestiónContractual, que te facilitaran el proceso de contratación.