Explore la nueva WEBFLEET

deTomTom WORK

Versión: 1.0 - 8/2008Autor: Juan Manuel Fernández Pena

BASYC Company ITSwww.basyccompany.com

Funcionalidades TomTom WORK.

Ventajas que suponen la utilización de la solución Tomtom WORK: Navegación Conectada y la nueva plataforma WEBFLEET de TomTom.

● Localización y seguimiento en tiempo real.● Gestión eficaz de los encargos (recogidas, entregas o servicios)● Comunicación sencilla en ambos sentidos con sus empleados● Ahorro de combustible, tiempo y dinero● Mejora la seguridad y reduzca el estrés de sus empleados, incluidos el personal

del departamento de tráfico

El nuevo sistema de localización de TomTom WORK: Navegación conectada, permitirá a sus usuarios, a través de la plataforma WEBFLEET, las siguienes funcionalidades.

1. Pantalla de mapa:

1.1.Primera Pantalla

La primera vez que entre en la plataforma no tendrá que “buscar” sus vehículos, se mostrarán en la pantalla ajustando el zoom para poder situar todos sus vehículos de un simple vistazo. Los vehículos se pueden agrupar según sus rutas: Internacional, Nacional, Local, Urgente, Toda la Flota, etc.

1.2. Tipos de Mapas

TomTom WEBFLEET ofrece distintos tipos de mapas para mostrar su flota de vehículos y los datos de los encargos: mapa TomTom (con informacion tráfico), mapa Google y mapa de Satélite. Para obtener la impresión más realista de los alrededores de donde se encuentran sus vehículos.

1.3. Mapa de TomTom

El mapa de TomTom muestra la información de tráfico actualizada en el mapa incluyendo atascos, zonas en construcción y los tiempos de los posibles retrasos. De esta forma podrá asignar los encargos de forma inteligente, enviando al conductor que esté mejor situado para cada encargo y así evitará retrasos en sus servicios.

2. Seguimiento y Localización:

2.1. Estado de los encargos

TomTom WEBFLEET le permite obtener fácilmente una visión general actualizada del estado de todos los encargos asignados a todos los vehículos. Establezca un filtro para obtener una selección más específica. Los encargos se pueden filtrar de forma individual o por grupos de vehículos, en vehículos aislados, tipo de estado y tiempos.

2.2. Mapa en tiempo real Mapa de datos

Las posiciones de los vehículos equipados con la solución TomTom WORK se registran cada diez segundos. Cada minuto, se transmiten a TomTom WEBFLEET estos mensajes de posición. Ya que el mapa de TomTom WEBFLEET se refresca de forma automática cada minuto, podrá controlar su flota y visualizar los movimientos de sus vehículos en el mapa en tiempo real.

2.3. Recorrido del vehículo

Los datos de posición de sus vehículos se transmiten a TomTom WEBFLEET y se almacenan durante un periodo de 90 días. Esto le permite comprobar fácilmente dónde han estado sus vehículos durante los últimos 90 días.

2.4. Filtro de posición

Para poder obtener datos del viaje para sus vehículos en la vista de lista, tan solo tiene que establecer un filtro de tiempo.

3. Gestión de Encargos

3.1. Envío de encargos

Con TomTom WEBFLEET puede enviar encargos fácilmente a sus vehículos. Puede seleccionar entre entregas, recogidas y servicios. Deberá introducir una identificación y un texto para el encargo. Además, puede definir la fecha de ejecución, la hora de llegada deseada y un cierto nivel de tolerancia. Es posible introducir la dirección de destino manualmente con el teclado o utilizando su propia lista de direcciones predefinidas. También podrá adjuntar al encargo un nombre de contacto y un número de teléfono para

que su conductor disponga de toda la información

Inmediatamente tras enviar el encargo, el empleado recibe las instrucciones en su dispositivo de navegación TomTom. El empleado puede aceptar el encargo, y el navegador calculará la ruta a destino teniendo en cuenta las prioridades fijadas: Ruta más rápida, más corta, evitando peajes, con velocidad limitada.

3.2. Envío del estado del encargo

Con el dispositivo de navegación TomTom, podrá informar fácilmente a la oficina del estado actual del encargo. Por ejemplo si se trata de una entrega, se informará de los siguientes estados: Encargo iniciado, Llegada dirección de entrega, Entrega Iniciada, Entrega terminada, Salida de la dirección de entrega, Encargo terminado. Todos estos estados quedan reflejados en el diagrama del flujo de trabajo de la orden.

3.3. Opciones de encargo

Las funciones de TomTom WORK de su dispositivo de navegación TomTom disponen de varias opciones relacionadas con los encargos, como por ejemplo cancelación o suspensión del encargo. También puede utilizar su dispositivo de navegación TomTom como kit manos libres conectado a su teléfono móvil con Bluetooth activado para llamar a la persona de contacto de su encargo.

3.4. Visión general de los encargos

Desde la plataforma WEBFLEET se dispone de una visión general del estado de los encagos, mostrando todos los encargos activos y suspendidos, podrá editar el encargo (en caso de que hayan cambiado las condiciones del mismo), visualizar el flujo de trabajo y la posición en el mapa. Además también podrá cancelar este encargo. También puede enviar fácilmente nuevos encargos a cualquiera de sus vehículos.

4. Asignación Inteligente de Encargos

Asigne los encargos de forma inteligente basándose en la información en tiempo real valorando desde la disponibilidad del conductor y el vehículo más cercano, a la información del tráfico de la ruta.

4.1. Direcciones en el mapa

Puede encontrar un destino en el mapa, una dirección de sus clientes e inmediatamente podrá añadir la dirección a su lista de direcciones o de crear inmediatamente un encargo asignandolo rápidamente al vehículo más cercano.

4.2. Estado del trabajo

Podrá ver fácilmente si sus vehículos están disponibles para nuevos encargos, todos los vehículos están etiquetados con iconos del estado del trabajo. El verde indica “Vehículo disponible …”, el amarillo significa “Vehículo ocupado …” y el gris muestra “Vehículo no disponible …”. Puede visualizar el estado actual del encargo y saber cuántos encargos quedan pendientes de los asignados a ese vehículo, aplicando un filtro del estado y del tiempo. La lista de encargos queda filtrada inmediatamente.

4.3. Información de tráfico

Los atascos de tráfico, las obras, etc. pueden llevarle al vehículo más cercano más tiempo alcanzar el destino del encargo que a cualquier otro vehículo. Podrá ver la información de tráfico, obras y otras incidencias, en el mapa, representados por iconos gráficos, con informacion de la cola producida y del tiempo de retención previsto.

4.4. Asignación de encargos de forma rápida al vehículo más cercano

La forma más fácil de asignar un encargo al vehículo más cercano es creando un nuevo encargo y seleccionando el vehículo según la distancia al destino. Podrá seleccionar el vehículo más cercano ordenados por la disponibilidad y la distancia.

5. Comunicación con el conductor

5.1.Envío de un mensaje a un conductor

Podrá enviar un mensaje de texto a uno de sus conductores, simplemente selecionando el vehículo y pulsando en el botón “Enviar”, escribiendo su mensaje de texto, en la plataforma WEBFLEET.

5.2. Envío de un mensaje de texto a varios o todos sus conductores

Puede enviar un mensaje de texto a todos o a varios de sus conductores de una sola vez. Esto le ahorra tiempo y le ayuda a mejorar el flujo de trabajo.

5.3. Utilización de los mensajes de texto en el dispositivo de navegación TomTom

Se avisa al conductor tanto con una señal, como con un pequeño sobre de que ha recibido un mensaje nuevo. Tocando el sobre el conductor puede leer el mensaje. Automáticamente se envía un mensaje a TomTom WEBFLEET informando de que el mensaje ha sido recibido y leído por el conductor. Por supuesto, el conductor también puede enviar mensajes de texto desde el dispositivo de navegación TomTom al departamento de control de tráfico.

5.3. Definición de los mensajes de estado para los diferentes vehículos

Con TomTom WEBFLEET puede definir mensajes de estado y mensajes de estado relacionados con los encargos para sus vehículos. Estos ayudan a mejorar la comunicación entre el conductor y el centro (por ejemplo, se pueden utilizar mensajes automáticos para ciertos eventos): Atasco de Tráfico, Rotura Motor, Pinchazo Rueda, Demora de ½ hora, Cliente no estaba en destino, etc. Además puede seleccionar un tipo de aviso/notificación por mensaje que puede utilizarse para, por ejemplo, para reenviar mensajes a cuentas de correo electrónico de la empresa con hasta 5 tipos de alarmas: Aviso, Adertencia, Alarma 1, Alarma 2 y Alarma 3, según el grado de advertencia definido por el usuario.

5.4. Uso de los mensajes de estado

El conductor simplemente tiene que seleccionar el mensaje de estado que le gustaría enviar y elegir si quiere añadir texto o no antes de enviarlo.

5.5. Reenvío de mensajes de estado a su dirección de correo electrónico

Cada uno de los mensajes de estado se puede reenviar a su correo electrónico. Sólo tiene que seleccionar el nivel de aviso por vehículo (objeto) y seleccionar la dirección de correo electrónico a la que lo quiere reenviar.

6. Fácil gestión de vehículos

6.1. Asignación de información a los vehículos nuevos

Cada vez que añada vehículos nuevos a su cuenta TomTom WEBFLEET aparecerán listados con un nombre generado automáticamente y con los datos básicos. TomTom WEBFLEET le ofrece una manera fácil de editar datos como la matrícula o el odómetro.

6.2. Asignación de un vehículo a un grupo

Una vez haya asignado todos los datos importantes a un vehículo, puede asignar ese vehículo a uno o más grupos en pocos pasos.

6.3. Asignación de varios vehículos a un grupo

TomTom WEBFLEET ofrece una manera fácil de asignar varios vehículos a un grupo nuevo o ya existente de una vez.

6.4. Uso de los grupos de vehículos

Además del uso de los grupos como filtro para informes, mensajes, encargos, etc., los grupos son muy útiles para tener una visión de su flota en el mapa, de manera que cuando seleccione un grupo visualice únicamente y de forma instantánea los vehículos de ese grupo en el mapa.

7. Informar del Tiempo de Trabajo

Simplemente tocando la pantalla sus conductores podrán informar sobre su tiempo de trabajo. De esta manera TomTom WEBFLEET asumirá automáticamente una gran parte de la administración de sus empresas. NOTA: Con TomTom WEBFLEET usted puede informar sobre el tiempo de trabajo y utilizar las anotaciones para mantener el libro de registro al mismo tiempo. Simplemente tiene que editar los datos del viaje una vez realizado y según el viaje. Para más detalles consulte “Libro registro”.

7.1. Creación de un conductor

Para informar sobre el tiempo de trabajo, un conductor necesita crearse primero en TomTom WEBFLEET. Sus datos deben incluir además una ID del conductor.

7.2. Ajustes para el dispositivo de navegación TomTom

El conductor tiene que introducir su ID de conductor en el dispositivo de navegación TomTom, y obligarlo desde la plataforma con la ID establecida. También se puede indicar que se sugiera el comienzo o fin de un trabajo o un descanso, haciedo el ajuste en la plataforma.

7.3. Información para TomTom WEBFLEET

Cuando el conductor encienda el dispositivo de navegación TomTom, se le pedirá que introduzca primero su ID de conductor. Así el conductor puede fácilmente informar del comienzo y fin del trabajo o un descanso, de la misma manera que cuando toca los iconos correspondientes. Más adelante el conductor aún puede informar del tiempo de trabajo simplemente desplegando el diálogo TomTom WORK y tocando “Informar tiempo trabajo”. El dispositivo de navegación TomTom solamente resaltará los iconos pertinentes.

7.4. Creación de un informe "Tiempo de trabajo"

Utilizando TomTom WEBFLEET puede crear de forma fácil informes del tiempo de trabajo de todos sus conductores. Para ello simplemente tiene que hacer clic en el tipo de informe del tiempo de trabajo que desee de la lista de Informes. Puede descargar los informes como PDF o CSV, para un procesamiento posterior, por ejemplo en el departamento de contabilidad.

8. Libro de Registro

Si quiere utilizar TomTom WEBFLEET para administrar el kilometraje de sus vehículos con fines fiscales, puede utilizar la función de libro de registro. El conductor puede seleccionar en el dispositivo de navegación TomTom si conduce en viaje privado o de negocios o usted puede definirlo en TomTom WEBFLEET.

8.1. Selección del modo Libro registro (Diario de a bordo)

Para mantener el libro de registro el conductor necesita introducir su ID de conductor en el dispositivo de navegación TomTom. Estos ajustes tienen que grabarse en TomTom WEBFLEET y, a continuación, enviarse al dispositivo de navegación TomTom.

8.2. Modo privado o de negocios

El conductor tiene que tocar el icono "Cambiar modo libro registro" en el menú rápido del dispositivo de navegación TomTom para ver el menú "Cambiar modo libro registro". Aquí, el conductor puede seleccionar si en ese momento está en modo privado o de negocios.

8.3. Administración de anotaciones

Con TomTom WEBFLEET puede administrar fácilmente las anotaciones del libro de registro. Las anotaciones del libro de registro se generan incluso cuando haya seleccionado “Informar tiempo trabajo”. Se puede cambiar fácilmente el tipo de viaje, indicado con un icono pequeño, simplemente haciendo clic sobre éste. Aquí puede editar el fin y el contacto del viaje.

8.4. Creación de un informe de "Libro registro"

Un informe en formato PDF del Libro de registro, le ofrece una visión general clara de los viajes de negocios y privados. Para un procesamiento posterior, por ejemplo en el departamento de contabilidad, TomTom WEBFLEET ofrece adicionalmente un informe en formato CSV que puede descargarse, de la misma forma.

9. Informes

9.1. Selección del informe adecuado

TomTom WEBFLEET ofrece una variedad de informes que le ayudarán en la administración de su empresa. Tan sólo haga clic en el informe que quiere que se cree.

9.2. Filtro para informes

Cuando haya escogido el informe pertinente, puede seleccionar el vehículo o grupo de vehículos que deben incluirse en el informe. Puede elegir uno de los periodos predefinidos de tiempo que quiera ver. Puede seleccionar si quiere descargar el informe en formato PDF (para su uso inmediato) o en formato CSV para un procesamiento posterior.

9.3. Informes en PDF y CSV

Los informes en PDF de TomTom WEBFLEET pueden utilizarse inmediatamente para presentar los datos a los colegas, clientes o para obtener una visión general para la administración. Los informes en CSV contienen aún más información que los informes en PDF y pueden utilizarse para un procesamiento posterior de los datos.

9.4. Informes programados

Asegúrese de no perder ninguna información al enviar los informes a su dirección de correo electrónico de forma automática. Puede escoger qué informes quiere obtener, cuándo quiere recibir estos informes y a dónde deben enviarse. Puede incluir el tipo de informe, los parámetros del informe, si los informes deben crearse mensualmente o los días que usted seleccione y el nombre y dirección de correo electrónico del destinatario.