Repblica Bolivariana de VenezuelaColegio Universitario Francisco de Miranda

PNF-Administracin

Ctedra: organizacin y sistemas ii

Seccin: A06-201

Formularios y Manuales Administrativos

Integrantes:

Greissy Andara C.I 18.038.836 Carnet N 110600048

Joel Andara C.I 20.132.941 Carnet N110600644

Viviana Prez C.I 24.211.324Carnet N110600612

Xallely Prato C.I 24.182.523 Carnet N 110600052

Caracas, Junio de 2015INDICEpg

INTRODUCCIN.3

FORMULARIOS

Objetivos.

Diseo del Formulario...

Consideraciones para la elaboracin de formulario

Sistema de control de formularios..

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Concepto de Manual..

Ventajas y Desventajas..

Clasificacin

Tipos

Procedimiento para su elaboracin

Importancia

4

4

5

7

9

9

9

10

1213

16

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CONCLUSIN20

BIBLIOGRAFA21

INTRODUCCION Cuando se disean formularios es esencial seguir un proceso que a travs de sus diferentes pasos nos gue en la construccin de sistemas usables y accesibles. Antes que nada, es necesario incluir una fase de anlisis que nos ayude a determinar lo que necesitamos y cules son los medios que se utilizarn para lograr nuestros objetivos.

Conociendo bsicamente cual es el objetivo del formulario, a quin est dirigido y cmo quieren que se les devuelva la informacin, tendremos un panorama acerca del diseo funcional del formulario, los campos necesarios, la programacin a utilizar, la forma de almacenamiento y de entrega de la informacin a los encargados de recopilarla y analizarla.

Este documento en primer lugar establece el concepto de formularios, designando sus objetivos, fase del diseo y consideraciones para la elaboracin de los formularios y su sistema de control.

En segundo lugar establece el concepto y caractersticas de los manuales administrativos en el contexto actual, luego detalla los tipos ms frecuentes de manuales y su contenido bsico y establece las caractersticas de los procesos de desarrollo de los sistemas de manuales. FORMULARIOS

En la actualidad, la mayora de las labores realizadas por el hombre, se emplean los formularios, stos son documento impreso que contiene informacin estructurada "fija" sobre un determinado aspecto, para ser complementada con informacin "variable" segn cada aplicacin y para satisfacer un objetivo especfico. Puede considerarse tambin como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar informacin para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. Cuando una forma se completa pasa a ser un documento y, segn el tipo de informacin y el grado de dificultad para su llenado, puede acompaarse de un instructivo.

En la Administracin Pblica los formulariosson modelos bsicos de comunicacin que, con ligeras variantes, uninteresado utilizar para reclamar, solicitar, denunciar o como sustituto de algn impreso. Tambin es til para entregar adjunta documentacin o informacin a la Administracin.

OBJETIVOS

Eliminar duplicidad de esfuerzo

Facilitar el trabajo

Reducir costos

Proveer uniformidad de los datos que se registran, informa o se analiza en una agencia.

DISEO DEL FORMULARIO

El proceso de elaboracin del diseo del formulario, se deben cumplir la fase del pre-diseo, diseo y post-diseo. Fases para el diseo

Fase prediseoFase del diseoFase del Post-diseo

Se debe realizar una lista de comprobacin y determinar con detalles las necesidades que se han de satisfacer. Para cumplir con los requerimientos de esta fase, se realiza una serie de preguntas para comprobar la efectividad del pre-diseo y proceder a realizar la fase del diseo.Preparacin de una forma segn su objeto, tipo de informacin que contendr, origen, mtodo de llenado, procedimiento en el que se utilizara, numero de copias, usuarios y resultados esperados. Es necesario hacer consideraciones en cuanto al llenado.Una vez realizado el diseo, se debe hacer o preparar las instrucciones de impresin.

En un formulario usado por personas ajenas externa no debe aparecer el nombre de la empresa, al igual que el nombre del departamento de origen.Para completar esta fase se debe tener en cuenta tipo, peso y color del papel, color de la tinta, papel carbn total o parcial, perforaciones, para el archivo, tipos de impresin por una o ambas caras; de ser el caso, direccin de datos, mrgenes, numeracin, numero de ejemplares, fecha de entrega e impresin continua.

Partes de un instructivo Todo formulario debe ir acompaado de su respectivo instructivo, el cual agiliza la implementacin de forma eficaz. Debe estar elaborado en un lenguaje claro y preciso.El instructivo est divido en: Caractersticas de impresin:

Ttulo del formulario Objetivos (razn de la situacin)

Generalidades

Modo de llenado (maquina o a mano)

Medio de obtencin

Tiempo estimado Nmero de copias Papel (color, marca y base del original y copias)

Tinta, color de tinta.

Mrgenes (lado y ancho para archivar)

Indicar si lleva perforaciones.

Encuadernacin (hojas sueltas o cosidas)

Juego (desglosables o sueltos)

Encolados

Indicar lado

Lomo abierto o cubierto

Tapas de papel o cartulina, sujetas con tornillo u otro

Instrucciones de cmo llenar los espacios en blanco.

CONSIDERACIONES PARA LA ELABORACIN DEL FORMULARIO

A continuacin se presentan diversas alternativas para la elaboracin de formularios.

OffsetMediante este proceso se prepara un negativo fotogrfico de los originales que despus se pasa a una placa metlica, la cual imprime por medio de una prensa. Cada lmina soporta hasta 300 mil impresiones.

MimegrafoSe emplean estnciles o plantillas hechas a mquina, impresora o a mano, permite reproducir de 100 a 500 ejemplares.

Linotipo Consiste en la formacin de lneas con letras de tipos y tamaos distintos hasta completar textos para su impresin.

FotograbadoSe utiliza la fotografa, a partir del original se hace un negativo, que es revelado por la accin de la luz y tintas especiales y despus queda grabado en una placa metlica plana.

RotograbadoEs anloga al fotograbado, pero para el grabado se emplean rodillos de cobre, resulta adecuada cuando la impresin supera el milln de ejemplares.

A maquinaEs un trabajo de mecanografiado preparada con mquina de escribir elctrica o mecnica.

ComputadoraImplica el desarrollo de programas especficos o el uso de software especializado, puede usarse como modelo de cualquier alternativa de presentacin, ya sea por medio de impresin en papel o en discos pticos, disketes o cintas.

Requisitos bsicos:Antes de llevar a cabo la elaboracin del formulario se debe crear una actitud mental favorable en aquellas personas que van a hacer uso de dicho formulario, y sobre todo debe presentar el mtodo ms sencillo y cmodo para el ingreso de los datos, y al mismo tiempo facilitar el uso de la informacin una vez que ha sido registrada en la respectiva forma.

SISTEMAS DE CONTROL DE FORMULARIOS

Es un plan o mtodo usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina, mediante la normalizacin del flujo de papeles, donde se detecta la necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma ms eficiente y mantener el seguimiento a cada formulario implantado.

Consideraciones generales de los sistemas de control. Eliminar formularios innecesarios y evitar su creacin, consolidar formularios que se complementen, redisear formularios para aumentar la eficiencia y disminuir los errores.

Mantener cantidades adecuadas de formularios en existencia.

Establecer un procedimiento adecuado para suministrar formularios a los usuarios.

Trabajar en coordinacin con el departamento de compras para evitar la adquisicin de formularios no autorizados.

Revisar muestras de los formularios antes de su impresin final a fin de lograr del impresor lo que se quiere.

Manuales Administrativos

Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma sistemtica una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeo y cursos de accin que debern seguirse para cumplir con los objetivos trazados.

Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su relacin con las funciones procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.

Los Manuales Administrativos representan una gua prctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organizacin y comunicacin, que contiene informacin ordenada y sistemtica, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, polticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administracin.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOSLos manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la importancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna manera le restan importancia.

Ventajas: Un manual tiene, entre otras, las siguientes ventajas:1. Logra y mantiene un slido plan de organizacin.2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensin del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.3. Facilita el estudio de los problemas de organizacin.4. Sistematiza la iniciacin, aprobacin y publicacin de las modificaciones necesarias en la organizacin.5. Sirve como una gua eficaz para la preparacin, clasificacin y compensacin del personal clave.6. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relacin con los dems de la organizacin.7. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposicin de funciones.8. Pone en claro las fuentes de aprobacin y el grado de autoridad de los diversos niveles.9. La informacin sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluacin de puestos y como medio de comprobacin del progreso de cada quien.10. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios ms antiguos.11. Sirve como una gua en el adiestramiento de novatos.12. Es una fuente permanente de informacin sobre el trabajo a ejecutar.13. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las polticas, los procedimientos, las funciones, las normas, etc.14. Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.15. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a travs del tiempo.16. Son instrumentos tiles en la capacitacin del personal.17. Incrementan la coordinacin en la realizacin del trabajo.18. Posibilitan una delegacin efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepcin.Desventajas: Entre los inconvenientes que presentar los manuales se encuentran los siguientes:1. Muchas compaas consideran que son demasiado pequeas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al da.3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentacin y rigidez.4. Su deficiente elaboracin provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones.5. El costo de produccin y actualizacin puede ser alto.6. Si no se actualiza peridicamente, pierde efectividad.7. Incluye solo aspectos formales de la organizacin, dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.8. Muy sinttica carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados.Clasificacin de los manuales administrativosPor su contenidose clasifican en:

De organizacin: donde se especifican las diversas unidades orgnicas que componen la empresa.

De procedimientos: donde se establecen los principales procedimientos que ocurren en el interior de la empresa; por ejemplo, de contratacin de personal, de compras, de pago de sueldos, etc.

De polticas: se determinan las polticas que guiarn el accionar de la empresa.

De bienvenida: diseado especialmente para los nuevos empleados, en este manual se detallan los antecedentes de la empresa, misin, visin, valores, etc.

Por su mbito:

Generales: que contienen informacin de la totalidad de la organizacin.

Especficos: que consignan informacin especfica o de una determinada rea.

Tipos de manuales administrativos

Se presentan seis tipos de manuales de aplicacin en las organizaciones empresarias:

1.- Manual de Organizacin.

2.- Manual de Polticas.

3.- Manual de procedimientos y normas.

4.- Manual del especialista.

5.- Manual del empleado.

6.- Manual de Propsito mltiple.

1.- Manual de organizacin:

El Manual de Organizacin es un documento normativo que contiene, de forma ordenada y sistemtica, informacin sobre el marco jurdico-administrativo, atribuciones, antecedentes histricos, misin, visin, objetivos, organizacin y funciones de una dependencia o entidad. De este modo se constituye en un instrumento de apoyo para describir las relaciones orgnicas que se presentan entre los diferentes unidades de la estructura organizacional, Este manual define concretamente las funciones encomendadas a cada una de las unidades administrativas que integran la institucin, asimismo, explica de forma integral y condensada, todos aquellos aspectos de observancia general en la institucin, cuyo fin es lograr que todos sus integrantes logren conocer, familiarizarse e identificarse con la misma.

Los Manuales de Organizacin por el alcance de su informacin se pueden clasificar en:

Manual General de Organizacin:refleja la estructura orgnica de la organizacin en su totalidad.

Manual Especfico de Organizacin:comprende las funciones y responsabilidades de una unidad administrativa en especial, de acuerdo a la divisin administrativa que se posea en la Organizacin.

2.- Manual de polticas:

El Manual de Polticas es el contiene escritas en l las polticas establecidas por una institucin, en este documento se indican la forma de proceder y los lmites dentro de los cuales deben enmarcarse las actividades tendientes a alcanzar los resultados Institucionales. Toda poltica debe estar orientada hacia el objetivo primario o razn de ser de la institucin. Este Manual puede incluir las polticas generales de la institucin, as como de las unidades administrativas de la misma. Un manual de polticas es fundamental para asegurar la uniformidad de accin de una institucin.

Los Manuales de Polticas por el alcance de su informacin se clasifican en:

Manuales Generales de Polticas:abarcan a toda la Institucin, incluye como elemento primario todas aquellas disposiciones generales, las cuales las establece cada unidad administrativa a efectos de sus propias responsabilidades y autoridad funcional.

Manuales especficos de Polticas:se ocupan de una funcin operacional o una unidad administrativa en particular.

3.- Manual de procedimientos y normas:

El Manual de Procedimientos es un documento que describe en forma lgica, sistemtica y detallada las actividades de una institucin o unidad organizativa de acuerdo con sus atribuciones y tomando en cuenta lo necesario para la ejecucin eficiente de las mismas, generalmente sealan quin, cmo, cundo, dnde y para qu han de realizarse estas actividades. Este tipo de Manual se orienta a especificar detalles de la ejecucin de actividades organizacionales, con el fin de unificar criterios a lo interno de la institucin sobre la manera correcta en que deben ser realizadas. Al recuperar la informacin de la forma ms adecuada de desempear las tareas se logra asegurar su calidad, as como agilizar la circulacin de la informacin para que esta llegue oportunamente a las unidades organizativas que la requieran.

Los manuales de procedimientos contienen un conjunto de definiciones operacionales, sealando la secuencia lgica de las acciones o pasos a seguir para la consecucin de bienes o servicios determinados. Adems, contienen ilustraciones a base de formularios, fluxogramas y diagramas, cuyo objetivo es recurrir a la representacin grfica de la secuencia de actividades para hacerla ms fcilmente comprensible.

En el manual de procedimientos se especfica:

Quin debe hacer una actividad;

Qu debe hacerse en esa actividad;

Cmo debe hacerse la actividad;

Dnde debe hacerse; y

Cundo debe hacerse la actividad.

4.- Manual para especialistas:

Contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuacin de los empleados que cumplen iguales funciones.

5.- Manual del empleado:

Contiene aquella informacin que resulta de inters para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relacin con la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporacin. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivacin y programacin de carrera de empleados, derechos y obligaciones, entre otros.

6.- Manual de propsitos mltiples:

Reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensin de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confeccin y mantenimiento.

Metodologa o Procedimientos para la elaboracin de manuales administrativos

Para la elaboracin de los Manuales Administrativos no existen reglas universales, ni metodologas pre-establecidas, solamente existen lineamientos lgicos para su conformacin, los cuales pueden integrarse de la siguiente forma:

Recopilacin de informacin

Interpretacin y diseo de la informacin

Elaboracin del manual

Aprobacin y actualizacin del manual

Recopilacin de informacin

La recopilacin de informacin depender de las condiciones especficas del manual que se quiera elaborar, por lo que en esta etapa es necesario tener presente el objetivo general y los objetivos especficos del Manual, definir a quienes estar dirigido, los trminos que sern utilizados dentro de l y todos aquellos aspectos tcnicos que se adecen a las caractersticas particulares del documento.

La informacin debe recopilarse con el apoyo del personal de toda la organizacin, obviamente para la elaboracin de Manuales de tipo general, la informacin debe ser recopilada con ayuda de las altas autoridades, mientras que para la elaboracin de los Manuales especficos la informacin debe ser recopilada directamente de los responsables de los procesos y las funciones objeto de estudio.

La informacin puede ser recopilada a travs de entrevistas directas con el personal, cuestionarios y por medio de la observacin directa, es recomendable utilizar las tres tcnicas e interrelacionar la informacin resultante en cada una de ellas.

Interpretacin y diseo de la informacin

La etapa de interpretacin y diseo de la informacin, no es ms que darle forma a la informacin recopilada bajo lineamientos tcnicos y el criterio del personal encargado de elaborarlos.

Interpretar la informacin significa analizar en todos los datos recopilados, su importancia y aporte al diseo del Manual, probablemente mucha de la informacin no ser necesario incluirla dentro del documento por considerar que no agrega ningn valor para los usuarios directos, pero tambin se puede determinar que an hacen falta algunos otros datos y que es necesario realizar una segunda etapa de recopilacin de informacin.

Es en esta etapa en donde se confrontan los resultados de la informacin recopilada verbalmente contra la informacin que proviene de las respuestas a los cuestionarios y de lo observado durante la primera etapa.

La depuracin y complemento de informacin es muy importante para no elaborar documentos administrativos que se alejen de la realidad, por lo que toda la informacin al momento de ser diseada es importante que sea revisada por los entrevistados y aprobada por los funcionarios superiores de cada uno de ellos.

El diseo del Manual es darle forma a la informacin para crear un borrador que permita visualizar claramente el contenido del documento y realizar los ajustes necesarios para su mejor comprensin.

Elaboracin del manual

La elaboracin del Manual es la etapa ms sencilla pero laboriosa de la metodologa, su finalidad es la creacin del documento final bajo lineamientos claros y homogneos, utilizando para ello un lenguaje sencillo que logre la comprensin y la adecuada aplicacin de los usuarios directos del documento y de todos los niveles jerrquicos de la organizacin. Debe evitarse el uso de tecnicismos exagerados a menos de que se trate de un manual especfico para una tarea de tipo tcnico.

Dentro de la elaboracin del manual es importante incluir las conclusiones y recomendaciones que ayuden a facilitar la interpretacin del contenido del mismo.

Aprobacin y actualizacin del manual

La etapa de aprobacin de los Manuales independientemente a su objetivo particular es de suma importancia para la adecuada utilizacin de los mismos y para el fomento de dicha cultura dentro de la organizacin en general.

El rgano encargado de la aprobacin de los Manuales puede ser el Gerente General, el Jefe de la dependencia, un departamento y/o comit especfico para el efecto, etc. No importa quin o quienes lo aprueben lo importante es que se haga por medio de un mecanismo formal, ya que solamente de esa forma los Manuales sern consultados y respetados por todos los integrantes de la organizacin.

Si los manuales no son aprobados y puestos en vigencia formalmente, su elaboracin ser un trabajo innecesario, que incluye costos y esfuerzos bastante altos.

Toda modificacin y/o ampliacin al contenido del Manual debe realizarse por medio de los encargados de la elaboracin y diseo de los mismos, y a su vez ser aprobados por el rgano competente para que tenga la validez y el respaldo necesario. Cualquier modificacin que se realice por separado y que no se comunique formalmente puede considerarse invlida y los responsables de llevar a cabo las actividades dentro de la organizacin podrn hacer caso omiso a las mismas.

CONCLUSINLos formularios son instrumentos de trabajo cuyo objetivo es trasportar informacin para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativosEn la construccin de un formulario no hay ninguna ciencia oculta, simplemente como todo, se trata de sentido comn, los formularios deben ser fcilmente completados por los usuarios

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica, informacin de una organizacin. Sus objetivos son: instruir al personal, precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa, servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo ingresos, aumenta la eficiencia de los empleados, ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades, permite conocer el funcionamiento internoUnas de sus ventajas es lograr y mantener un slido plan de organizacin, facilitar el estudio de los problemas de organizacin y determinar la responsabilidad de cada puesto, entre otros. Son instrumentos tiles en la capacitacin del personal. Por otro lado, sus desventajas, su deficiente elaboracin provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones, el costo de produccin y actualizacin puede ser alto, si no se actualiza peridicamente, pierde efectividad. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentacin y rigidez.

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