GESTIÓN DOCUMENTAL

Alicia Barco Calvo Camilo Armando Muñoz

Gestión DocumentalProfesora: Luz Marina Arias Gonzalez

Universidad del QuindíoFacultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes

Programa Ciencia de la Información y la Documentación Bibliotecología y Archivística2016

JUSTIFICACIÓN

El presente trabajo se realiza con la finalidad de ayudar al estudiante de Ciencia de la Información a conocer, interpretar y aplicar la normatividad y las características propias de la gestión documental que deben implementar en las empresas.

OBJETIVO

El trabajo consiste en que el Estudiante, identifique, estudie y conozca la normatividad vigente de la gestión documental; con el fin de que se apropie de los reglas generales que rigen este proceso.

GENERAL

Gestión Documental

Según el Diccionario de terminología Archivística del Consejo Internacional de Archivos, la gestión documental es “un área de la administración general que se encarga de garantizar la economía y eficiencia en la creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos administrativos durante todo su ciclo de vida”, en otras palabras, son las actividades de tipo administrativo y técnicas destinadas a planificar el manejo y la organización de los documentos producidos por los entes u organizaciones, desde su elaboración hasta llegar a su destino final o destrucción, lo anterior con el fin de facilitar su utilización, consulta y conservación.

Objetivos de la Gestión Documental:

Facilitar el trabajo con los documentos, pues todo empleado debe saber que documentos debe guardar, cuándo, cómo y donde, para encontrarlos de manera inmediata cuando los necesita.

Hacer que la información sea un recurso colectivo útil y que sea fácil compartirla, evitando duplicidad o documentos innecesarios.

Construir y Conservar la memoria de una organización trascendiendo de los empleados que trabajan en ella aprovechando el valor de los contenidos en los que queda plasmada la experiencia.

Origen de la Gestión

Documental- En 1887 se creo una comisión para evaluar la forma de trabajo de los departamentos del gobierno para determinar la incidencia del manejo de los documentos en la eficiencia de su gestión.

- En 1934 se creo el Archivo General de ese país para transferir documentación de los entes del gobierno. Por esa misma época, se empezaron a implementar los programas de administración de documentos para gestionarlos desde su producción, haciendo énfasis en la eficiencia.

- En 1949, el presidente Truman creo la Comisión Hoover para solucionar el problema de la acumulación de grandes volúmenes de documentos de la administración americana durante la segunda guerra mundial.

- En 1950 se institucionalizo la gestión documental o record management, a través de la ley de documentos federales, asignándole al Archivo Nacional la responsabilidad del desarrollo de esta gestión.

- En 1956 Theodore Schellenberg publica Archivos modernos: principios y técnicas, donde establece conceptos basándose en la importancia que tiene intervenir los documentos desde su origen.

- En 1962 el Archivista francés Yves Perotin publico en la revista Les Archives de la Seine, su artículo Ládministration et les trois ages des archives” considerada como la introducción de la teoría de la gestión de los documentos en Europa.

- En la década del noventa, surge la tendencia Archivos totales o Archivística integrada que recoge conceptos tanto americanos como europeos, dándole integridad a la Gestión Documental que conocemos hoy en día

Diagrama PR

INCI

PIOS

DEL

COD

IGO

DE E

TICA

DEL

AR

CHIV

ISTA

El Archivista protegerá la integridad de los bienes documentales que custodian para que

constituyan fiel testimonio del pasado

Este Principio es importante porque debemos tener presente por encima de todo nuestra responsabilidad de garantizar que la verdad coincida completamente con la historia

El Archivista registrará y justificará plenamente las acciones realizadas sobre el

material que tuviere a su cargo

Debemos darle la importancia que merece la documentación que estamos custodiando y aplicar sobre esta, toda la normatividad y

procedimientos mas idóneos para su gestión, gestión que debemos documentar y

argumentar en todo momento.

El Archivista se esforzará por alcanzar la excelencia profesional mediante el

enriquecimiento sistemático y continuo de sus conocimientos y la difusión de los resultados

de sus investigaciones y experiencias

Debemos esforzarnos por adquirir conocimientos y destrezas para ser buenos

profesionales y aplicar todo nuestro conocimiento y esfuerzo en nuestro trabajo y

en nuestra carrera y el desarrollo de la Archivística como Ciencia.

TablaTabla 1

Normas más relevandes de la gestión documental

NORMA ESTABLECE IMPORTANCIA

Artículo 26 Constitución política Las autoridades competentes vigilarán el ejercicio profesional y de ocupaciones que impliquen un riesgo social

Se refiere al personal, el cual debe ser idóneo para ocupar cargos de acuerdo a su profesionalización

Decreto 2620 de 1993 Reglamenta la utilización de medios técnicos adecuados para conservar los archivos de los comerciantes

Este Decreto es importante para el archivista porque le permitió usar la tecnología como la microfilmación y los discos ópticos para preservar la información de una mejor manera.

Acuerdo AGN 060 de 2001

Pautas para la administración de las comunicacionesLa institución debe establecer un puesto único de comunicación que de manera centralizada preste los servicios de: recepción, radicación y distribución

Acuerdo 037 de 2002Establece especificaciones técnicas de los depósitos, custodia y organización

Su importancia radica por que establece la forma idónea en la que las empresas deben mantener sus archivos por ejemplo: estantería, ambientación etc.

Acuerdo 042 de 2002

criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas

Establece que las instituciones públicas o privadas que cumplan funciones públicas deben tener un programa de gestión documental

TablaTabla 1

Normas más relevandes de la gestión documental

NORMA ESTABLECE IMPORTANCIA

Acuerdo 027 de 2006

Glosario Archivístico Es importante por que actualizo las empresas en la forma de administrar los archivos, almacenaje

Decreto 2364 de 2012 Se dictan disposiciones sobre la firma electrónica

Por medio de este decreto, se empieza a implementar la firma electrónica en los documentos, utilizando la tecnología como una herramienta de la gestión documental.

Acuerdo 004 de 2013Se reglamenta el procedimiento para la elaboración, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental

Este acuerdo es la base para la elaboración y uso de estos dos importantes instrumentos archivísticos.

Ley 1712 de 2014 Ley de transparencia y el derecho de acceso a la información publica nacional

En esta ley se regula el acceso a la información y se dan las garantías para recibir este derecho, del cual nosotros como archivistas somos garantes.

Acuerdo 003 de 2015 Establece las pautas para la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos

Este acuerdo normaliza aun mas la gestión de los documentos electrónicos, tema en el que el archivista debe tener total dominio para aplicarlo en su trabajo.

La gestión documental se origino como una solución al problema de la acumulación de grandes cantidades de información, para su organización, recuperación y disposición final.

La gestión documental es importante para toda organización porque optimiza y garantiza el manejo de la información plasmada en los documentos.

Un buen archivista debe tener siempre presente los principios del código de ética para aplicarlos en su labor, pues debe ser la base de sus actividades.

La normatividad archivística le da institucionalidad a la implementación de los procesos en la gestión de los documentos, tanto físicos, como electrónicos en cualquier empresa.

CONCLUSIONES

Mena Mujica, Mayra, and Pérez Herrera, María Elena. Gestión documental y organización de archivos. La Habana, CU: Editorial Félix Varela, 2005. ProQuest ebrary. Web. 6 August 2016.

Russo, Patricia. Gestion documental en las organizaciones. Barcelona, ES: Editorial UOC, 2009. ProQuest ebrary. Web. 8 August 2016.

Archivo General de la Nación. Normativa / Acuerdos. http://www.archivogeneral.gov.co/acuerdos. 8 de agosto 2016

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS