UNIVERSIDAD INTERAMERICANA DE PANAMÁ

Postgrado en Alta Gerencia

TEMA: MEJORA EN LA TOMA DE DECISIONES

Facilitador: Antonio Ayala

Alumnos: ÁBREGO MARITZA

CASTRO NATALY

JIMÉNEZ LISSETE

GERALDINE

SHIARA

SANSON CHUN

Panamá, 21 de marzo de 2011

CONTENIDO

Introducción

1. Toma de Decisiones y Sistemas de Información.

1.1. Valor de Negocios de una Toma de Decisiones Mejorada.1.2. Tipos de Decisiones.1.3. El Proceso de la Toma de Decisiones.1.4. Gerentes y Toma de Decisiones en la Vida Real.

2. Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones.

2.1. Sistemas de Información Gerencial (MIS).2.2. Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones (DSS).2.3. Valor de Negocios de los DSS.2.4. Visualización de Datos y Sistemas de Información Geográfica (GIS).2.5. Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones del Cliente Basado en la Web.

3. Sistemas de Apoyo a Ejecutivos (ESS).

3.1. El Rol de los Sistemas de Apoyo a Ejecutivos en la Empresa.3.2. Valor de Negocios de los Sistemas de Apoyo a Ejecutivos.3.3. Sistemas de Apoyo a Ejecutivos y la Empresa Digital.

4. Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones en Grupo (GDSS).

4.1. ¿Qué es un GDSS?4.2. Panorama de una reunión con un GDSS.4.3. Valor de Negocios de un GDSS.

Conclusión

Recomendaciones

Bibliografía

INTRODUCCIÓN

En esta era de constante evolución en el mercado y en la tecnología, los administradores

deben de estar en constante cambio para sobrevivir y prosperar en el futuro. Las

empresas se enfrentan a demandas cambiantes por parte de su mercado y por lo cual,

deben de buscar la forma de lograr su cumplimiento y satisfacción para estar a la cabeza

en comparación con su competencia.

La responsabilidad de mantener a una empresa en el nivel competitivo adecuado, es de

una correcta administración logrando un alto nivel de productividad. La administración es

un proceso donde los objetivos son alcanzados utilizando los recursos necesarios. Y la

productividad es la mayor preocupación de una empresa porque determinará el bienestar

de todos los miembros. Todo esto, depende un correcto desempeño de las funciones

administrativas (planeación, organización, dirección y control) y para esto se somete a un

proceso continuo de Toma de Decisiones.

La Toma de Decisión, es el proceso durante el cual la persona debe escoger entre una o

más alternativas. Todos los días de nuestra vida tenemos que tomar decisiones. Algunas

decisiones tienen su importancia relativa en el desarrollo de nuestra vida, mientras que

otras son gravitantes de ellas. Para el decisor, el proceso de Toma de Decisión es sin duda

una de las mayores responsabilidades.

A través de este trabajo recopilamos información más resaltante sobre: La toma de

decisión y su puesta en práctica, tipos de decisiones, el proceso de la toma de decisiones,

sistemas de apoyo a la toma de decisiones (individual y a nivel grupal) y el valor de

negocios de los sistemas usados a la mejora en la toma de decisiones, toda esta

información es necesaria para que podamos analizar mejor las alternativas a futuras

soluciones de problemas y poder seleccionar la mejor opción de todas de manera tal que

nuestra porcentaje de error sea mínimo al decidir sobre algo y tener mayores ingresos con

nuestras buenas decisiones.

El proceso de Toma de Decisiones es crucial, ya que de eso depende la creación de una

ventaja competitiva en el mercado. Este tema es indispensable sobre todo en las

empresas o negocios ya que una decisión mal tomada, puede llevarnos a un mal término.

Por tal razón, las personas encargadas de la Toma de Decisiones, deben estar capacitadas

y saber ampliamente todas las características y pasos de este proceso que describimos a

continuación paso por paso.

1. Toma de Decisiones y Sistemas de Información.

La toma de decisiones en las empresas solía ser responsabilidad exclusiva de la

administración. En la actualidad, empleados de niveles inferiores son responsables de

algunas de estas decisiones, a medida que los sistemas de información ponen la

información a disposición de los niveles inferiores de la empresa.

1.1. Valor de Negocios de una Toma de Decisiones Mejorada.

El objetivo general del desempeño de toda organización es el de Crear Valor Económico, y

es por lo tanto el objetivo último global que debe lograr toda decisión gerencial. Las malas

decisiones destruyen valor y es más notorio es organizaciones pequeñas que cuentan con

menos capacidades acumuladas para soportar un perdida en el valor económico. Los

buenos negocios que crean valor son el resultado de buenas decisiones y el uso eficiente y

efectivo de los recursos y capacidades.

Buenos Negocios = Buenas Decisiones + Recursos y Capacidades

Debido al vertiginoso entorno globalizado con clientes más exigentes y mayores

competencias, las buenas decisiones no pueden asegurar buenos resultados a futuro, pero

son una protección posible contra los malos resultados.

Como objetivos intermedios para crear valor se encuentran lograr competencias

sostenibles en el tiempo y en el aspecto funcional fomentar competencias esenciales en

las actividades internas.

Con esto se desecha la idea tradicional de evaluar el desempeño en términos netamente

financieros que es de mayor interés para los dueños, la rentabilidad es un resultado

retrospectivo que comunica lo que se ha hecho en el pasado. Las nuevas decisiones deben

ser el resultado de un proceso que debe considerar una perspectiva hacia el futuro y el

entorno atendiendo no sólo los intereses de los dueños sino que además considerar los

intereses presentes de los clientes, el aprendizaje dentro de la organización y los procesos

internos orientados al cliente. De esta forma se estará atendiendo los factores que inciden

en el resultado financiero.

1.2. Tipos de Decisiones.

Las decisiones se clasifican como estructuradas, semi-estructuradas y no estructuradas.

Decisiones Estructuradas: Son aquellas que se toman frecuentemente, es decir son

repetitivas y se convierte en una rutina tomarlas; como el tipo de problemas que resuelve

y se presentan con cierta regularidad ya que se tiene un método bien establecido de

solución y por lo tanto ya se conocen los pasos para abordar este tipo de problemas, por

esta razón, también se las llama decisiones programadas. La persona que toma este tipo

de decisión no tiene la necesidad de diseñar ninguna solución, sino que simplemente se

rige por la que se ha seguido anteriormente.

Las decisiones estructuradas se toman de acuerdo con políticas, procedimientos o reglas,

escritas o no escritas, que facilitan la toma de decisiones en situaciones recurrentes

porque limitan o excluyen alternativas.

Las decisiones estructuradas se usan para abordar problemas recurrentes. Sean complejos

o simples. Si un problema es recurrente y si los elementos que lo componen se pueden

definir, pronosticar y analizar, entonces puede ser candidato para una decisión

estructurada.

En cierta medida, las decisiones estructuradas limitan nuestra libertad, porque la persona

tiene menos espacio para decidir qué hacer. No obstante, el propósito real de las

decisiones estructuradas es liberarnos. Las políticas, las reglas o los procedimientos que

usamos para tomar decisiones programadas nos ahorran tiempo, permitiéndonos con ello

dedicar atención a otras actividades más importantes.

Decisiones Semi-estructuradas: Su rasgo característico es que la fase de inteligencia no se

puede formalizar, no se puede establecer un método para detectar el problema, pero una

vez detectado el problema ya se pueden establecer modelos matemáticos en las fases de

diseño y elección. Ejemplos: los planes de renovación de equipos. Esto correspondería con

las decisiones tácticas, aunque algunas de las decisiones estratégicas pueden ser semi-

estructuradas como pueden ser la decisión de fusionar.

Decisiones No Estructuradas: son aquellas en las cuales el encargado de la toma de

decisiones debe aportar buen juicio, evaluación y entendimiento para solucionar el

problema. Son decisiones que se toman en problemas o situaciones que se presentan con

poca frecuencia, o aquellas que necesitan de un modelo o proceso específico de solución,

por ejemplo: “Lanzamiento de un nuevo producto al mercado”, en este tipo de decisiones

es necesario seguir un modelo de toma de decisión para generar una solución específica

Características de la Decisión

No estructuradas

Semi-estructuradas

Estructurada

Ejemplos de Decisiones

Decidir la entrada o salida de un mercado.

Diseñar un nuevo sitio Web corporativo.

Reabastecer el inventario.

para este problema en concreto. Las decisiones no estructuradas abordan problemas poco

frecuentes o excepcionales. Si un problema no se ha presentado con la frecuencia

suficiente como para que lo cubra una política o si resulta tan importante que merece

trato especial, deberá ser manejado como una decisión no estructurada. Problemas como

asignar los recursos de una organización, qué hacer con una línea de producción que

fracasó, cómo mejorar las relaciones con la comunidad –de hecho, los problemas más

importantes que enfrentará el gerente –, normalmente, requerirán decisiones no

estructuradas.

Dirección general

Gerencia de operaciones, empleados individuales y equipos.

Gerencia Intermedia

1.3. El Proceso de la Toma de Decisiones.

La toma de una decisión implica un proceso de varios pasos. Simon (1960) describió

cuatro etapas diferentes en la toma de decisiones: inteligencia, diseño, elección e

implementación.

La inteligencia: consiste en descubrir, identificar y comprender los problemas que ocurren

en la organización – por qué se presenta un problema, dónde y qué efectos tiene en la

empresa.

El diseño: implica identificar y explorar diversas soluciones para el problema.

La elección: consiste en seleccionar alguna de las alternativas de solución.

La implementación: involucra hacer que la alternativa elegida funcione y continuar

vigilando qué tan bien se desempeña la solución.

1.4. Gerentes y Toma de Decisiones en la Vida Real.

Los sistemas de información no pueden mejorar todos los tipos de decisiones que se

toman en una organización.

Roles Administrativos. Los gerentes desempeñan roles claves en las organizaciones, sus

responsabilidades abarcan desde la toma de decisiones, la elaboración de informes, la

asistencia a reuniones, hasta la organización de las fiestas de cumpleaños.

- Modelo clásico de administración: planeación, organización, coordinación, decisión

y control, esta descripción de las actividades de los gerentes dominó la

administración durante un largo periodo y aún es popular en nuestros días. Este

modelo describe las funciones administrativas formales pero no aborda lo que

hacen exactamente los gerentes cuando planifican, toman decisiones y controlan

el trabajo de los demás.

- Modelo del comportamiento: indican que el comportamiento real de los gerentes

parece ser menos sistemático, más informal, menos reflexivo, más reactivo y

menos formalmente organizado de lo que el modelo clásico nos ha hecho creer.

Los roles administrativos son expectativas de las actividades que los gerentes deben

desempeñar en una organización.

- Roles Interpersonales: los gerentes actúan como representantes de la empresa

ante el mundo exterior y realizan tareas simbólicas, como otorgar premios a los

empleados. Actúan como líderes y procuran motivar, aconsejar y apoyar a sus

subordinados. Actúan como enlaces entre los diversos niveles de la organización;

dentro de cada uno de estos niveles sirven como enlaces entre los miembros del

equipo administrativo. Los gerentes asignan tiempo y favores, por los que esperan

ser correspondidos.

- Roles Informativos: actúan como los centros nerviosos de sus organizaciones,

recibiendo la información más concreta y actualizada, y redistribuyéndola a

quienes necesitan estar enterados de ella. Son distribuidores de información y

voceros de sus organizaciones.

- Roles de Decisión: actúan como emprendedores al iniciar nuevos tipos de

actividades, manejan los disturbios que se presenten en la organización, asignan

recursos a miembros del personal que los requieran, negocian conflictos y sirven

de intermediarios entre grupos en conflicto.

Los sistemas de información no son útiles para todos los roles administrativos. Y en

aquellos roles administrativos donde los sistemas de información pueden mejorar las

decisiones, las inversiones en tecnología de información no siempre producen resultados

positivos. Existen tres razones principales:

- Calidad de la Información: las decisiones de alta calidad requieren información de

alta calidad. Si la salida de los sistemas de información no satisface estos criterios

de calidad, la toma de decisiones tendrá problema.

- Filtros administrativos: incluso con información oportuna y precisa, algunos

gerentes toman malas decisiones. Los gerentes absorben la información a través

de una serie de filtros para darle sentido al mundo que los rodea. Los gerentes

tienen atención selectiva, se enfocan en ciertos tipos de problemas y soluciones, y

tienen una diversidad de predisposiciones que rechazan información que no se

apega a sus ideas previas.

- Inercia y Políticas de la organización: las organizaciones son burocracias con

capacidades y aptitudes limitadas para actuar de manera decisiva. Cuando cambia

el entorno y las empresas necesitan adoptar nuevos modelos de negocios para

sobrevivir, grandes fuerzas dentro de las organizaciones presentan resistencia a la

toma de decisiones encaminada a realizar cambios mayores. Estudios de

reestructuración de negocios han encontrado que las empresas tienden a ignorar

el desempeño deficiente hasta que sienten la amenaza de que otra empresa las

adquiera, y sistemáticamente culpan de este pobre desempeño a las fuerzas

externas que están más allá de su control, como las condiciones económicas, la

competencia extranjera y los incrementos de precios, en lugar de culpar a la

dirección general o a la gerencia media por no haber detectado este desempeño

deficiente.

2. Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones.

Son sistemas especializados que proporcionan un entorno electrónico en grupo en el cual

los gerentes y los equipos pueden tomar decisiones y diseñar soluciones de manera

colectiva para problemas no estructurados y semi-estructurados.

2.1. Sistemas de Información Gerencial (MIS).

El análisis de las necesidades y fuentes de información resultan importantes para

cualquier SI, pero son particularmente fundamentales para los sistemas de

información gerencial (SIG). Desde el surgimiento de dicho término han existido un

gran número de definiciones que acentúan alguno que otro aspecto (Nestel, 1991,

Gijsbers, 1991 Laudon y Laudon, 1996). Una definición aplicable a nuestro sector

(Bolívar y otros, 1997) sería "Un SIG es una base de datos actualizada y un sistema de

análisis y evaluación para proporcionar a los actores del proceso de investigación

(investigadores y gerentes) y sus clientes, información oportuna sobre insumos,

actividades y resultados de la investigación para apoyar la toma de decisiones

apropiadas". Un SIG puede estructurarse según las funciones organizacionales que

apoya y que varían de acuerdo con la misión y el formato de las instituciones, no

existiendo por lo tanto un patrón único para todas ellas. Para una organización de

investigación agropecuaria las funciones pueden ser descritas a través del modelo de

análisis de contexto, insumos, procesos y productos, modelo que podría ser adaptado

para cualquier tipo de organización de investigación, sin embargo quizás no resultara

idóneo para instituciones comerciales . Los SIG no solamente están destinados a

proporcionar información, sino también capacidades de comunicación electrónicas,

análisis de datos y organización (Watson et al.,1991), de manera tal que favorezca el

proceso de toma de decisiones. Las redes y los nuevos enfoques para almacenar y

acceder datos hoy en día han madurado, permitiéndose de manera sencilla el uso

compartido de los datos y el procesamiento rápido de los mismos debido al poder de

cómputo alcanzado y la visualización en formatos gráficos en formas fáciles de

entender. Los SIG actuales deben permitir que la información pueda ser tabulada y

copiada o exportada hacia otras herramientas que favorezcan el análisis de los datos,

dando más posibilidades tanto a los directivos como a los empleados que se

encuentran distanciados del máximo nivel de dirección (Laudon y Laudon, 1996).

Quedaría entonces garantizar que el dato que se registra esté lo más cercano posible

al tiempo real en que se ejecutan los procesos. En resumen, los SIG ayudan a los

directivos y empleados con problemas estructurados que ocurren generalmente a

nivel táctico y le proporcionan datos de fuentes internas y externas, así como un

entorno generalizado de computación y de comunicaciones que puede ser aplicado a

un conjunto diverso de problemas. Ayudan a hacer pronósticos de tendencias e

identifican oportunidades, al mismo tiempo que ayudan a detectar problemas en la

ejecución de los procesos establecidos. Facilitan el seguimiento del desempeño

organizacional e incrementan el control de los diferentes niveles de dirección para

apoyar que la toma de decisiones sea coordinada, pero descentralizada y que ocurra

en los niveles operativos más bajos de la institución.

Desarrollo de un SIG en un centro de investigación agropecuaria.

Identificación de las necesidades de información:

Se diseñó y aplicó una encuesta abierta a los directivos y líderes científicos del centro,

agrupada en tres preguntas básicas, dirigidas a conocer la información que requiere y

la que genera. En las mismas se especificaban 30 Aspectos Generales, los cuales se

corresponden con los objetivos centrales. Para la información identificada se debe

definir por el directivo, su nivel de Jerarquización, la Frecuencia de actualización y el

Destino de la misma. La desagregación de cada uno de estos aspectos es la siguiente:

Jerarquización Imprescindible para poder tomar decisiones

Importante conocer para el proceso de toma de

decisiones

Periodicidad Se = Semanal Q = Quincenal

M = Mensual T = Trimestral

Sm = Semestral A = Anual

Destino D = Directores T = Jefes de Temas

G = Jefes de Grupos P = Líderes de proyectos

Se realizó el procesamiento de la información obtenida y se obtuvieron las

frecuencias (Total, Prioridad y Periodicidad), después de integrar las respuestas

semejantes, observándose un total de 113 aspectos divididos según su frecuencia

de la siguiente forma:

Frecuencia Cantidad de

aspectos

%

=> 20 16 14%

15 – 19 10 9%

10 – 14 11 10%

5 – 9 17 15%

1 – 4 59 52%

Se procedió a la caracterización de esta información, a partir de los siguientes

aspectos, tomados de entrevistas a los responsables de cada una de estas

informaciones en el centro:

Existe actualmente Si o No

Estado de la información Manuscrita, electrónica (en que Sistema) e

impresa.

Periodicidad de recogida y aparición diaria, semanal, quincenal, mensual,

semestral y anual

Fuente de la información Fuente primaria. Periodicidad de la fuente

primaria, forma de los datos, niveles de

manejo de la información.

Quien procesa la información en el CENSA. Individuo y Dirección

Caracterización del Sistema:

Se concibió, en una primera fase, estructurar un Sistema para el Soporte de

Decisiones (Villar de francos y Villar, 2000), dirigido a la planificación operativa, con

información exacta, confiable y fácil de obtener, fundamentalmente con

información interna de la organización y con efecto a corto plazo. La idoneidad de

la toma de decisiones estará en función de la preparación, experiencia e

información que posea el directivo.

El Sistema tiene como objetivos, el facilitar la toma de decisiones a partir de

informaciones necesarias actualizadas, así como ampliar y mejorar el uso de la

Intranet del centro e incrementar la productividad administrativa.

Se definieron los principios básicos del Sistema, que se resumen en:

Comunidad de intereses: De todos y para todos

Carácter sistémico: Interrelación de las informaciones. Integración

Confidencialidad: Informaciones con diferentes niveles de acceso

Utilidad: Información relevante para la organización

Patrocinio del CAG: Apoyo y control

Responsabilidad individual compartida: Cada uno es responsable de la información

que se introduce al sistema y del uso y divulgación que se dé a la información

disponible en el mismo.

Igualmente, se definen varios aspectos que caracterizan la información a poner a

disposición de los directivos del centro. Entre ellos podemos resaltar los siguientes:

Actualización sistemática: La necesaria actualización permanente de la

información.

Capacidad de análisis: Información directa, estudios históricos e indicadores de

comportamiento.

Disponibilidad: Información disponible permanentemente, de forma interactiva

y de fácil explotación.

Seguridad y Protección: Medidas para la seguridad de la información contenida.

Aseguramiento de la calidad: Garantizar la calidad de la información que se

introduce al Sistema.

Evaluación sistemática del impacto: Conocer el nivel de uso y explotación del

Sistema en los directivos del centro, mediante encuestas de opinión.

La estructura del Sistema desarrollado la catalogamos del tipo de Red, según define

Merino (2003).

Organización del Sistema:

Se definieron los Administradores de Contenido (Villán, 2000), que son los

responsables de ubicar en la IntraNet las informaciones identificadas. Se concibió

una primera fase para el establecimiento del Sistema y la estructuración de las

informaciones más solicitadas por los directivos. Se definieron dos formas de

presentación de dichas informaciones, bases de datos y otros formatos

reconocidos. Las informaciones se han estructurado en tres formatos diferentes:

Se puede escoger lo que se quiere y de qué forma se quiere. Tiene filtros y

posibilidades de gráficos.

Información directa. Se escogen criterios generales (Año, etc.). Se obtiene un

documento (en su mayoría pdf) o listado en HTML.

Interactivo. Se introduce información por el usuario, que alimenta

automáticamente el Sistema.

Con las acciones planificadas se garantizó tener cubiertas en un año, más del 75%

de las informaciones solicitadas por nuestros directivos.

Se trabaja actualmente en una segunda fase de desarrollo del Sistema, dirigida a la

incorporación de informaciones estratégicas, es decir, de importancia a más largo

plazo. En este sentido, se identifica la información externa necesaria para iniciar su

búsqueda e introducción al Sistema.

Métodos de seguridad y control de la calidad de la información:

Se define como el conjunto de procedimientos y tecnologías asociadas a la

protección y seguridad de la información para la Organización, de forma tal que

asegure la disponibilidad permanente del Sistema, así como el acceso al mismo. En

este sentido, se identificaron cinco aspectos esenciales:

Definición de los sistemas operativos y servidores.

Estabilidad, confiabilidad y redundancia en los servidores.

Salva en soportes auxiliares de la información.

Configuración de usuarios, roles y permisos.

Recuperación ante desastres.

Existen una gran cantidad de factores técnicos y culturales que determinan la

configuración de los elementos básicos que soportarán el mecanismo de seguridad

del sistema. Los elementos identificados y la configuración seleccionada, son:

Elemento Configuración seleccionada

Sistema operativo del

servidor

Windows NT Server o Windows 2000 Server

Servidor de base de datos SQL Server 7 ó SQL Server 2000

Sistema operativo del

cliente

Windows 9x, Windows NT, Windows 2000 ó

Windows XP

Modo de autenticación Autenticación de NT

Protocolo de

comunicación

TCP/IP

Tipo de red Privada (Intranet)

Vía de acceso a los datos Vía web. Deshabilitado el acceso vía Internet

Niveles de permisos En función de los diferentes roles definidos

El sistema cuenta con dos tipos de información una textual y la otra estructurada

en un sistema de base de datos gestionada a través de un servidor. Para la salva de

la información estructurada en base de datos y la información textual se definen

cuatro tipos de salvas: completa y diferencial de la base de datos, la del archivo de

transacciones y la de un archivo o grupo de ellos. Con la salva completa se copian

todas las páginas de la base de datos junto con cualquier parte del archivo de

transacción necesario para hacer el proceso consistente. Por otra parte, la salva

diferencial es mucho más rápida porque solo unas pocas páginas deben ser

copiada. El servidor copiará todas las páginas que han cambiado desde la última

salva completa. En la salva del archivo de transacción de copian todas las

transacciones registradas hasta el momento. En la salva de un archivo o grupo de

ellos se copian todas las páginas que los comprenden.

El Administrador del SIG asociará al sistema todos los grupos del dominio de

Windows que le sean necesario para su funcionamiento y configurará los permisos

de cada grupo sobre cada base de datos y cada uno de sus objetos. El

Administrador de Contenido será el encargado de definir quienes accederán a la

base de datos creada y cuáles serán sus privilegios. En estos momentos, se

definieron 8 grupos de usuarios, desde Usuarios externos hasta Consejo de Alta

Gerencia, los que están actualmente en correspondencia con la información

disponible en el SIG.

Un momento importante de la protección de la información es la recuperación

ante desastres, el cual estará en función de cómo se haya ejecutado el

procedimiento de salva y configuración de usuarios. Las contingencias para un

sistema de información particular deben siempre corresponder a las previstas para

todo el sistema informático de la institución y por lo tanto deben encontrarse

recogidas en el Plan de Contingencia elaborado a tal propósito, pero de carácter

limitado.

Uso e impacto del Sistema:

Se aplicó una encuesta inicial a 55 directivos de los diferentes niveles del centro, la

cual se volvió a aplicar después de un año de uso del SIG. Para favorecer el

desarrollo de las encuesta, se agruparon las distintas informaciones disponibles en

18 grupos. En la segunda encuesta, se observó un aumento en la valoración que le

dan los directivos en 15 grupos, lo que es reflejo del nivel de explotación y

aceptación del Sistema en los distintos jefes.

Igualmente, se efectuó un análisis comparativo del nivel de uso del SIG, del 1er

trimestre de este año 2004 con el 2do semestre del 2003. Se observa un

incremento en el uso del SIG, caracterizado por un mayor promedio diario de

accesos (5847 Vs 3826); una duración promedio de una sesión casi 1 minuto

mayor, y un mayor número promedio de usuarios (145 Vs 105). El número de

errores detectados por el sistema son escasísimos. Se implantó recientemente un

servicio de retroalimentación (quejas, dudas y sugerencias) para los usuarios, que

facilita conocer las dificultades del Sistema y las necesidades de los directivos.

Definición y estructura de un SIG

Un sistema integrado usuario–máquina, el cual implica que algunas tareas son

mejor realizadas por el hombre, mientras que otras son muy bien hechas por la

máquina, para prever información que apoye las operaciones, la administración y

las funciones de toma de decisiones en una empresa. El sistema utiliza equipos de

computación y software especializado, procedimientos, manuales, modelos para el

análisis, la planificación, el control y la toma de decisiones, además de bases de

datos.

Planificación y Control

Todas las funciones gerenciales; Planificación, Organización, Dirección y Control

son necesarias para un buen desempeño organizacional. Los Sistemas de

Información Gerencial son necesarios para apoyar estas funciones, en especial la

Planificación y el Control. El valor de la información proporcionada por el sistema,

debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos básicos:

Calidad: Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un

fiel reflejo de la realidad planteada.

Oportunidad: Para lograr un control eficaz, las medidas correctivas en caso de ser

necesarias, deben aplicarse a tiempo, antes de que se presente una gran

desviación respecto de los objetivos planificados con anterioridad.

Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y

oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse

desbordados por información irrelevante e inútil, pues esta puede llevar a una

inacción o decisiones desacertadas.

Relevancia: La información que le es proporcionada a un gerente debe estar

relacionada con sus tareas y responsabilidades.

Necesidad de un SIG

¿Por qué es necesario un sistema de información gerencial para una organización?

Las razones pueden ser muchas, pero pueden resumirse en estas:

Oportunidad: Para lograr un control eficaz de una organización, se deben tomar a

tiempo medidas correctivas en caso de ser necesarias, antes de que se presente

una gran desviación respecto de los objetivos planificados con anterioridad.

Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y

oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse

desbordados por información irrelevante e inútil (redundancia), pues ésta puede

llevar a una inacción o decisiones desacertadas.

Relevancia: Reducción de costos.

Pasos para analizar un SIG

Identificar a todos aquellos agentes que están utilizando o deberían utilizar los

distintos tipos de información (profesionales, trabajadores de campo,

supervisores, administradores, etc.)

Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la organización, departamento o

punto de prestación de servicios.

Identificar la información que se requiere para ayudar a las diferentes personas a

desempeñarse efectiva y eficientemente, y eliminar la información que se

recolecta pero que no se utiliza.

Determinar cuáles de los formularios y procedimientos actuales para recolectar,

registrar, tabular, analizar y brindar la información, son sencillos, no requieren

demasiado tiempo y cubren las necesidades de los diferentes trabajadores, y qué

formularios y procedimientos necesitan mejorarse.

Revisar todos los formularios y procedimientos existentes para recolectar y

registrar información que necesiten mejorarse o preparar nuevos instrumentos si

es necesario.

Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados para tabular,

analizar, y ofrecer la información para que sean más útiles a los diferentes

trabajadores

Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de los datos.

Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos formularios, registros, hojas

de resumen y otros instrumentos para recolectar, tabular, analizar, presentar y

utilizar la información.

Optimizar un sistema de información gerencial: qué preguntar, qué observar, qué

verificar.

Actividades Principales de los SIG

1.-Reciben datos como entrada, procesan los datos por medio de cálculos ,

combinan elementos de los datos, etc.

2.- Proporcionan información en manuales, electromecánicos y computarizados

3.- Sistema de Información de Procesamiento de Transacciones, Sistema de

Información para Administradores, Sistema de Información de Informes

Financieros Externos.

2.2 Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones (DSS).

Sistemas de Apoyo a la Decisión (DSS) son una clase de sistema de información

computarizado que apoya las actividades de toma de decisiones. DSS son sistemas

interactivos basados en computadoras y subsistemas destinados a ayudar a los

tomadores de decisiones utilizan las tecnologías de comunicaciones, datos,

documentos, conocimientos y / o modelos para completar las tareas del proceso

de decisión.

Sistemas de Soporte a la Decisión se han desarrollado durante los últimos 25 años

a partir de los sistemas mainframe inflexible, a las herramientas de PC aislado, el

modelo cliente / servidor de datos de cucharas, y ahora a alto rendimiento y

aplicaciones empresariales extensible apoyo a las decisiones, a menudo en la

intranet de las organizaciones. Al mismo tiempo, la relación entre el Departamento

de IT y los usuarios ha pasado de tormenta a la cooperativa.

El gran paraguas de los sistemas de apoyo a decisiones (DSS) ha proporcionado

durante mucho tiempo un lugar de reunión de bienvenida para los interesados en

la creación de aplicaciones de software basadas en una mezcla de modelos, análisis

de datos e interfaces de gran alcance. DSS atrae a profesionales, académicos y

estudiantes de una amplia gama de campos, incluyendo los sistemas de

información, investigación de operaciones / ciencias de la administración,

informática, psicología y otras disciplinas de negocios.

El problema: Se ha producido una revolución virtual en términos de hoja de cálculo

de ciencias de la administración y gestión basada en los cursos de operaciones que

parece que han quedado grabadas en las escuelas de negocios. Hojas de cálculo se

han convertido en una plataforma muy capaz para el modelado de decisiones

soporte al usuario final.

Por ejemplo, dentro de Microsoft Excel, esta evolución se ha traducido en la

inclusión de Solver para la optimización, tablas pivote, la conectividad de base de

datos, matemáticas y estadísticas numerosas funciones y el Visual Basic para

Aplicaciones (VBA) lenguaje de programación.

El problema viene de esta imagen en lugar de utilizar las capacidades de gestión

para la toma de decisiones, los gerentes son muy dependientes de las

herramientas de DSS para la toma de decisiones. Podría ser más importante

cuando los gerentes de nuevo tendrán la falta de capacidad de gestión y que será

totalmente dependiente de las herramientas de DSS.

Por lo tanto, podemos hacer preguntas:

¿Cuáles son las razones de que los gerentes están en función tanto de las

herramientas de DSS?

¿Cuál debe ser la proporción óptima de la utilización de ordenadores

personales y habilidades de gestión para la toma de decisiones?

En primer lugar tenemos que entender la toma de decisiones modelo: el conjunto

de actividades que DSS soporte a entornos. Los elementos clave de este modelo

son bastante comunes, e incluyen:

Una toma de decisiones: un individuo o un grupo encargado de tomar una

decisión en particular.

Un conjunto de aportaciones al proceso de toma de decisión: datos,

modelos numéricos o cualitativos para la interpretación de esos datos, la

experiencia histórica con conjuntos de datos similares o similares de toma

de decisión de las situaciones, y diferentes tipos de normas culturales y

psicológicos y las limitaciones asociadas con la toma de decisiones

El proceso de toma de decisión de sí mismo: un conjunto de medidas, más

o menos bien entendidas, para transformar las entradas en salidas en

forma de decisiones,

Un conjunto de resultados de los proceso de toma de decisión, incluidas

las propias decisiones y (idealmente) una serie de criterios para evaluar las

decisiones resultantes del proceso contra el conjunto de necesidades,

problemas o los que ocasionó la toma de decisión de la actividad en el

primer lugar.

Tan pronto como nos fijamos en este modelo, nos damos cuenta de que

hablar de los sistemas de apoyo a las decisiones fuera de un dominio

particular de la toma de decisiones no es particularmente útil.

Si consideramos sólo el calendario en el que una resolución dictada tiene que

ser hecho y los riesgos y limitaciones relacionadas con el proceso de toma de

decisión, se reconocería que existe una gran cantidad de y cuantitativos

diferencia cualitativa entre los organismos gubernamentales, sin fines de

beneficios (PFN) las organizaciones y empresas comerciales. En pocas palabras,

las decisiones comerciales, en conjunto, tienen los plazos más cortos y más

altos los riesgos asociados (incluyendo la extinción) que ya sea del sector

público o sin fines de lucro decisiones, y como tales se requieren más ayuda de

tecnología de la información.

Cómo entornos DSS apoyar la toma de decisiones? entornos DSS apoyar el

modelo genérico de toma de decisiones de arriba en un número de maneras:

En la preparación de decisiones, los entornos DSS proporcionan los datos

necesarios como insumo para el proceso de toma de decisión. Esto es todo

acerca de los datos Mart y los datos de los entornos de almacenamiento en

la actualidad.

En la decisión estructuración, entornos DSS proporcionar herramientas y

modelos para la organización de las entradas de forma que tengan sentido

para enmarcar la decisión. Estas herramientas y modelos no son tablas de

pivote y otros aspectos de la presentación de datos en herramientas de

consulta. Son herramientas de toma de decisiones reales, como el análisis

del árbol de avería, la lógica y el modelo bayesiano basado en la toma de

decisiones basándose en cosas como las redes neuronales.

En desarrollo de los contextos, los entornos DSS volverá a ofrecer las

herramientas, y proveer los mecanismos para capturar información sobre

un circunscripciones decisiones (whos afectados por esta decisión) los

resultados, y sus probabilidades, y otros elementos de la decisión más

grande contexto de la toma.

En la toma de decisiones, los entornos DSS puede automatizar la totalidad

o parte del proceso de toma de decisión y ofrecen evaluaciones sobre la

decisión óptima. Los sistemas expertos y los entornos de inteligencia

artificial pretende hacer esto, pero que funcionan sólo en casos muy

limitados.

En la propagación de decisiones, los entornos DSS tener la información

recogida por los distritos electorales y dependencias y los resultados y los

elementos de la unidad de decisión en los distritos electorales para la

acción.

En la gestión de decisiones, los entornos DSS día inspeccionar los

resultados, semanas y meses después de la decisión para ver si (a) la

decisión se aplicó / reproducidos y (b) si los efectos de la decisión se

esperaba.

Lo que se requiere es-

Escoja la clase de los procesos de decisión que centrarse,

Reducir la gama de insumos, la gama de actividades y las diferencias en los

modelos y métodos,

Lo más importante es entender que la tecnología deja de jugar un papel

significativo en la toma de decisiones, y donde la política se convierte en el

determinante de la calidad y cantidad de la eficacia de toma de decisiones.

Relacionados con el trabajo: En el mismo contexto, debemos entender los

componentes de los sistemas de apoyo a las decisiones (DSS). Componentes de

la DSS Los componentes primarios de un DSS es un sistema de gestión de base

de datos (DBMS), la interfaz de usuario (de diálogo) Subsistema, la base de

conocimientos (Gestión) del subsistema.

· sistema de gestión de base de datos (DBMS): - Un sistema de base de datos de

gestión adecuada debe ser capaz de trabajar tanto con datos que son internas a la

organización y los datos que son externos a ella.

Base de datos

Sistema de gestión de base de datos

directorio de datos (base de datos debe contener datos sobre las tablas y

todos los demás objetos)

Consulta de instalaciones

La interfaz de usuario (de diálogo) Subsistema de: - la generación de diálogo y

sistema de gestión está diseñado para satisfacer la representación del

conocimiento y el control y requisitos de la interfaz.

La información típica que una solicitud de apoyo a la decisión podría reunir y

presentar sería la siguiente:

Acceso a todos sus activos de información actuales, incluyendo el legado y

las fuentes de datos relacionales, cubos, depósitos de datos y data marts.

Las consecuencias de alternativas de decisión diferentes, teniendo en

cuenta la experiencia adquirida en un contexto que se describe.

Proyección de las cifras de ingresos basadas en las nuevas ventas de

productos suposiciones.

La base de conocimientos (Gestión) Subsistema - Un sistema basado en

conocimiento, es un programa de computadora que contiene algunos de los

conocimientos de la materia específica de uno o varios expertos humanos. La

forma más común de los sistemas expertos es un programa formado por un

conjunto de normas que analizan la información (normalmente suministrados por

el usuario del sistema) de una clase específica de problemas. Un término

relacionado es asistente. Un asistente es un programa informático interactivo que

ayuda a los usuarios resuelve un problema. Los sistemas de conocimiento basada

son expertos en el dominio de aplicación específico.

El objetivo de KBMS es crear, organizar y poner a disposición de información sobre

conocimientos importantes en el contexto de los procedimientos, la previsión. La

tecnología clave es la minería de datos. Minería de datos (DM) es el proceso de

búsqueda automática de grandes volúmenes de datos para los patrones de las

reglas de asociación.

Estos sistemas proporcionan-

Proporciona experiencia en la solución de complejos problemas y semi-

estructurados no estructurados los conocimientos técnicos proporcionados por un

sistema experto o de otro tipo inteligente systemn avanzada DSS tener un

conocimiento base (de gestión) componentn conduce a la inteligente DSSn

Ejemplo: la minería de datos Tipos de DSS DSS puede tener estrechos, así como

una amplia sentido. Un DSS sentido estricto es la función específica orientada DSS

o la industria y en el otro lado, el DSS propósito más general son los generadores

de DSS. Hay seis categorías basadas en la tecnología basada en componentes

Comunicación impulsada

Conocimiento impulsada

Model Driven

Documento Impulsado

Guiados por datos

2.3. Valor de Negocios de los DSS.

Los DSS se han vuelto muy potentes y sofisticados, proporcionando información

detallada para las decisiones que permiten a la empresa coordinar con precisión los

procesos de negocios tanto internos como externos. Algunos de estos DSS están

ayudando a las empresas con las decisiones relativas a la administración de las

relaciones con el cliente o a la administración de la cadena de suministro.

Algunos DSS aprovechan los datos a nivel de toda la compañía que proporcionan los

sistemas empresariales. Los DSS actuales también pueden aprovechar las capacidades

interactivas de la Web para proporcionar herramientas de apoyo a la toma de

decisiones tanto a los empleados como a los clientes.

2.4. Visualización de Datos y Sistemas de Información Geográfica (GIS).

Es una integración organizada de hardware, software y datos geográficos diseñada

para capturar, almacenar, manipular, analizar y desplegar en todas sus formas la

información geográficamente referenciada con el fin de resolver problemas complejos

de planificación y gestión. También puede definirse como un modelo de una parte de

la realidad referido a un sistema de coordenadas terrestre y construido para satisfacer

unas necesidades concretas de información. En el sentido más estricto, es cualquier

sistema de información capaz de integrar, almacenar, editar, analizar, compartir y

mostrar la información geográficamente referenciada. En un sentido más genérico, los

SIG son herramientas que permiten a los usuarios crear consultas interactivas, analizar

la información espacial, editar datos, mapas y presentar los resultados de todas estas

operaciones. La tecnología de los Sistemas de Información Geográfica puede ser

utilizada para investigaciones científicas, la gestión de los recursos, gestión de activos,

la arqueología, la evaluación del impacto ambiental, la planificación urbana, la

cartografía, la sociología, la geografía histórica, el marketing, la logística por nombrar

unos pocos. Por ejemplo, un SIG podría permitir a los grupos de emergencia calcular

fácilmente los tiempos de respuesta en caso de un desastre natural, el SIG puede ser

usado para encontrar los humedales que necesitan protección contra la

contaminación, o pueden ser utilizados por una empresa para ubicar un nuevo negocio

y aprovechar las ventajas de una zona de mercado con escasa competencia.

Funcionamiento de un SIG

Un Sistema de Información Geográfica puede mostrar la información en capas

temáticas para realizar análisis multicriterio complejos.

El SIG funciona como una base de datos con información geográfica (datos

alfanuméricos) que se encuentra asociada por un identificador común a los objetos

gráficos de un mapa digital. De esta forma, señalando un objeto se conocen sus

atributos e, inversamente, preguntando por un registro de la base de datos se

puede saber su localización en la cartografía. La razón fundamental para utilizar un

SIG es la gestión de información espacial. El sistema permite separar la información

en diferentes capas temáticas y las almacena independientemente, permitiendo

trabajar con ellas de manera rápida y sencilla, y facilitando al profesional la

posibilidad de relacionar la información existente a través de la topología de los

objetos, con el fin de generar otra nueva que no podríamos obtener de otra forma.

Las principales cuestiones que puede resolver un Sistema de Información

Geográfica, ordenadas de menor a mayor complejidad, son:

Localización: preguntar por las características de un lugar concreto.

Condición: el cumplimiento o no de unas condiciones impuestas al sistema.

Tendencia: comparación entre situaciones temporales o espaciales distintas de

alguna característica.

Rutas: cálculo de rutas óptimas entre dos o más puntos.

Pautas: detección de pautas espaciales.

Modelos: generación de modelos a partir de fenómenos o actuaciones simuladas.

Por ser tan versátiles, el campo de aplicación de los Sistemas de Información

Geográfica es muy amplio, pudiendo utilizarse en la mayoría de las actividades con un

componente espacial. La profunda revolución que han provocado las nuevas

tecnologías ha incidido de manera decisiva en su evolución.

Técnicas utilizadas en los Sistemas de Información Geográfica

La teledetección es una de las principales fuentes de datos para los SIG. En la

imagen artística una representación de la constelación de satélites RapidEye.

Las modernas tecnologías SIG trabajan con información digital, para la cual existen

varios métodos utilizados en la creación de datos digitales. El método más utilizado

es la digitalización, donde a partir de un mapa impreso o con información tomada

en campo se transfiere a un medio digital por el empleo de un programa de Diseño

Asistido por Ordenador (DAO o CAD) con capacidades de georreferenciación.

Dada la amplia disponibilidad de imágenes orto-rectificadas (tanto de satélite y

como aéreas), la digitalización por esta vía se está convirtiendo en la principal

fuente de extracción de datos geográficos. Esta forma de digitalización implica la

búsqueda de datos geográficos directamente en las imágenes aéreas en lugar del

método tradicional de la localización de formas geográficas sobre un tablero de

digitalización.

La representación de los datos

Los datos SIG representan los objetos del mundo real (carreteras, el uso del suelo,

altitudes). Los objetos del mundo real se pueden dividir en dos abstracciones:

objetos discretos (una casa) y continuos (cantidad de lluvia caída, una elevación).

Existen dos formas de almacenar los datos en un SIG: raster y vectorial.

Los SIG que se centran en el manejo de datos en formato vectorial son más

populares en el mercado. No obstante, los SIG raster son muy utilizados en

estudios que requieran la generación de capas continuas, necesarias en fenómenos

no discretos; también en estudios medioambientales donde no se requiere una

excesiva precisión espacial (contaminación atmosférica, distribución de

temperaturas, localización de especies marinas, análisis geológicos, etc.).

Raster: Un tipo de datos raster es, en esencia, cualquier tipo de imagen digital

representada en mallas. El modelo de SIG raster o de retícula se centra en las

propiedades del espacio más que en la precisión de la localización. Divide el

espacio en celdas regulares donde cada una de ellas representa un único valor.

Interpretación cartográfica vectorial (izquierda) y raster (derecha) de elementos

geográficos.

Cualquiera que esté familiarizado con la fotografía digital reconoce el píxel como la

unidad menor de información de una imagen. Una combinación de estos píxeles

creará una imagen, a distinción del uso común de gráficos vectoriales escalables

que son la base del modelo vectorial. Si bien una imagen digital se refiere a la

salida como una representación de la realidad, en una fotografía o el arte

transferidos a la computadora, el tipo de datos raster reflejará una abstracción de

la realidad. Las fotografías aéreas son una forma comúnmente utilizada de datos

raster con un sólo propósito: mostrar una imagen detallada de un mapa base sobre

la que se realizarán labores de digitalización. Otros conjuntos de datos raster

contendrá información relativa a elevaciones (un Modelo Digital del Terreno), o de

reflexión de una particular longitud de onda de la luz (las obtenidas por el satélite

LandSat), etc. Los datos raster se compone de filas y columnas de celdas, cada

celda almacena un valor único. Los datos raster pueden ser imágenes (imágenes

raster), con un valor de color en cada celda (o píxel). Otros valores registrados para

cada celda puede ser un valor discreto, como el uso del suelo, valores continuos,

como temperaturas, o un valor nulo si no se dispone de datos. Si bien una trama

de celdas almacena un valor único, estas pueden ampliarse mediante el uso de las

bandas del raster para representar los colores RGB (rojo, verde, azul), o una tabla

extendida de atributos con una fila para cada valor único de células. La resolución

del conjunto de datos raster es el ancho de la celda en unidades sobre el terreno.

Los datos raster se almacenan en diferentes formatos, desde un archivo estándar

basado en la estructura de TIFF, JPEG, etc. a grandes objetos binarios (BLOB), los

datos almacenados directamente en Sistema de gestión de base de datos. El

almacenamiento en bases de datos, cuando se indexan, por lo general permiten

una rápida recuperación de los datos raster, pero a costa de requerir el

almacenamiento de millones registros con un importante tamaño de memoria. En

un modelo raster cuanto mayores sean las dimensiones de las celdas menor es la

precisión o detalle (resolución) de la representación del espacio geográfico.

Vectorial

En un SIG, las características geográficas se expresan con frecuencia como

vectores, manteniendo las características geométricas de las figuras.

Representación de curvas de nivel sobre una superficie tridimensional generada

por una malla TIN.

En los datos vectoriales, el interés de las representaciones se centra en la precisión

de localización de los elementos geográficos sobre el espacio y donde los

fenómenos a representar son discretos, es decir, de límites definidos. Cada una de

estas geometrías está vinculada a una fila en una base de datos que describe sus

atributos. Por ejemplo, una base de datos que describe los lagos puede contener

datos sobre la batimetría de estos, la calidad del agua o el nivel de contaminación.

Esta información puede ser utilizada para crear un mapa que describa un atributo

particular contenido en la base de datos. Los lagos pueden tener un rango de

colores en función del nivel de contaminación. Además, las diferentes geometrías

de los elementos también pueden ser comparados. Así, por ejemplo, el SIG puede

ser usado para identificar aquellos pozos (geometría de puntos) que están en torno

a 2 kilómetros de un lago (geometría de polígonos) y que tienen un alto nivel de

contaminación.

Dimensión espacial de los datos en un SIG.

Los elementos vectoriales pueden crearse respetando una integridad territorial a

través de la aplicación de unas normas topológicas tales como que "los polígonos

no deben superponerse". Los datos vectoriales se pueden utilizar para representar

variaciones continuas de fenómenos. Las líneas de contorno y las redes irregulares

de triángulos (TIN) se utilizan para representar la altitud u otros valores en

continua evolución. Los TIN son registros de valores en un punto localizado, que

están conectados por líneas para formar una malla irregular de triángulos. La cara

de los triángulos representan, por ejemplo, la superficie del terreno.

Para modelar digitalmente las entidades del mundo real se utilizan tres elementos

geométricos: el punto, la línea y el polígono.

Puntos: Los puntos se utilizan para las entidades geográficas que mejor pueden ser

expresadas por un único punto de referencia. En otras palabras: la simple

ubicación. Por ejemplo, las ubicaciones de los pozos, picos de elevaciones o puntos

de interés. Los puntos transmiten la menor cantidad de información de estos tipos

de archivo y no son posibles las mediciones. También se pueden utilizar para

representar zonas a una escala pequeña. Por ejemplo, las ciudades en un mapa del

mundo estarán representadas por puntos en lugar de polígonos.

Líneas o poli-líneas: Las líneas unidimensionales o poli-líneas son usadas para

rasgos lineales como ríos, caminos, ferrocarriles, rastros, líneas topográficas o

curvas de nivel. De igual forma que en las entidades puntuales, en pequeñas

escalas pueden ser utilizados para representar polígonos. En los elementos lineales

puede medirse la distancia.

Polígonos: Los polígonos bidimensionales se utilizan para representar elementos

geográficos que cubren un área particular de la superficie de la tierra. Estas

entidades pueden representar lagos, límites de parques naturales, edificios,

provincias, o los usos del suelo, por ejemplo. Los polígonos transmiten la mayor

cantidad de información en archivos con datos vectoriales y en ellos se pueden

medir el perímetro y el área.

2.5. Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones del Cliente Basado en la Web.

El crecimiento del comercio electrónico ha animado a muchas compañías a desarrollar

DSS para clientes que utilizan recursos de información de la Web y sus capacidades de

interactividad y personalización para ayudar a los usuarios a seleccionar productos y

servicios. Ahora la gente está usando más información de múltiples fuentes para

tomar decisiones de compras. Por ejemplo: casi todas las empresas automovilísticas

utilizan sistemas de apoyo a la toma de decisiones del cliente que permiten a los

visitantes a un sitio Web configurar el automóvil que desean. Los sistemas de apoyo a

la toma de decisiones del cliente apoyan el proceso de toma de decisiones de un

cliente existente o potencial.

Las personas interesadas en comprar un producto o servicio pueden usar los motores

de búsqueda de Internet, agentes inteligentes, catálogos en línea, directorios Web,

discusiones de grupos de noticias, correo electrónico y otras herramientas útiles para

localizar la información necesaria para apoyar sus decisiones. Las compañías también

han desarrollado sitios Web para clientes, donde toda la información, modelos u otras

herramientas analíticas para evaluar las alternativas se concentran en un solo lugar.

3. Sistemas de Apoyo a Ejecutivos (ESS).

Ayudan a los gerentes con problemas no estructurados y semi-estructurales al

enfocarse en las necesidades de información de la alta dirección. Los ESS ayudan a

los directores a monitorear el desempeño organizacional, dar seguimiento a las

actividades de los competidores, señalar problemas, identificar oportunidades y a

pronosticar tendencias.

3.1. El Rol de los Sistemas de Apoyo a Ejecutivos en la Empresa.

Los ESS tienen la capacidad de realizar análisis drill-down, moviéndose de una cantidad

de datos resumidos hacia niveles de detalle cada vez más bajos. La capacidad de

realizar este tipo de análisis no sólo es útil para los altos ejecutivos sino también para

los empleados de niveles inferiores de la organización que necesitan analizar los datos.

Los ejecutivos necesitan una amplia gama de datos externos desde noticias actuales

de la bolsa de valores hasta información del competidor, tendencias de la industria e

incluso acciones legislativas proyectadas. A través de sus ESS, muchos gerentes tienen

acceso a servicios de noticias, base de datos del mercado financiero, información

económica y cualesquiera otros datos públicos que puedan requerir.

Los ESS necesitan estar diseñados de manera que se puedan utilizar las fuentes de

información tanto externas como internas para propósitos de exploración del entorno.

3.2. Valor de Negocios de los Sistemas de Apoyo a Ejecutivos.

Una gran parte del valor de los ESS se encuentra en su flexibilidad y su capacidad de

analizar, comparar y resaltar las tendencias. La facilidad de utilizar gráficos, le permite

al usuario observar más datos en menos tiempo, con mayor claridad y visión de la que

los sistemas basados en papel pueden proporcionar. Los ejecutivos están usando los

ESS para monitorear los indicadores más importantes de desempeño de toda la

empresa y para medir el desempeño de la empresa contra los cambios en el entorno

externo. Un ESS bien diseñado podría mejorar drásticamente el desempeño

administrativo y aumentar el campo de control de la alta dirección. El acceso

inmediato a tantos datos permite que los ejecutivos monitoreen mejor las actividades

de unidades inferiores que les reportan a ellos.

3.3. Sistemas de Apoyo a Ejecutivos y la Empresa Digital.

Los ESS se pueden configurar para resumir y reportar los indicadores claves de

desempeño a los directivos en forma de tableros digitales o tableros ejecutivos. El

tablero despliega en una sola pantalla todas las mediciones críticas para dirigir una

empresa, en forma similar a la cabina de un avión o al tablero de un automóvil. El

tablero presenta los indicadores clave de desempeño como gráficas y tablas en un

formato de navegador Web, proporcionando un panorama en una página de todas las

mediciones críticas necesarias para tomar decisiones ejecutivas clase.

Tradicionalmente, las compañías han medido el valor con indicadores financieros

como el retorno sobre la inversión (ROI), actualmente una gran cantidad de empresas

están implementando un modelo de cuadro de mando integral que complementa las

medidas financieras tradicionales con medidas de perspectivas adicionales como

clientes, procesos internos de negocios, aprendizaje y crecimiento. Las metas y

medidas para el cuadro de mando integral varían de compañía a compañía. Las

empresas están instalando sistemas de información específicos para alimentar el

cuadro de mando integral de la administración.

4. Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones en Grupo (GDSS).

4.1. ¿Qué es un GDSS?

Una característica de la actividad humana, ha sido el conjuntar esfuerzos para lograr

un objetivo. Partiendo de esta premisa, podemos identificar a la actividad humana en

equipo, como un elemento importante en las relaciones tanto personales como de

negocios. En las organizaciones se ha recalcado la ventaja de la toma de decisiones

participativas en grupo. Para llevar a cabo esta participación, los administradores

deben tomar en cuenta algunas consideraciones que normalmente se dan en los

equipos de trabajo tales como: las diferencias de estatus, la lucha por el poder, la

razón y el predominio del que se considera el líder, así como las diferencias de visión

entre los participantes. Estos inconvenientes dan como resultado que las decisiones

sean en ocasiones tendenciosas y con poca objetividad.

Las juntas tradicionales se han convertido en el dolor de cabeza de las organizaciones.

Según un estudio de la Universidad del Sur de California, la mayoría de las juntas no

siguen una agenda y el propósito de las mismas se logra solamente en la mitad de

ellas. Generalmente a los participantes se les avisa de la junta con dos horas de

anticipación y éstos se quejan que pierden bastante tiempo discutiendo asuntos

irrelevantes. Una tercera parte de los asistentes se sienten presionados a expresar

ideas con las que personalmente no están de acuerdo y otra tercera parte sienten que

sus aportaciones tienen poca influencia en la discusión.

Existe en la actualidad una tecnología computacional, llamada Sistema de Soporte a la

toma de Decisiones de Grupo (GDSS), con la que se crea un ambiente de igualdad y

oportunidad, en el que es posible que todos los participantes contribuyan y sus

aportaciones sean tomadas en cuenta en forma equilibrada y sin tendencias, además

de la optimización del tiempo, costo de las reuniones y efectividad de los resultados y

metas trazadas. Siempre se han observado ciertos problemas que están asociados más

con encuentros largos que con los pequeños. En encuentros largos solemos

encontrarnos con más de 15 participantes, pero podemos tener por ejemplo 40 o

incluso 50. Algunos de los problemas observados son: El tiempo consumido, El control

sobre la reunión; y La honradez y la participación.

Es importante darse cuenta de que no estamos por lo tanto intentando decir que las

reuniones pequeñas no tienen estos problemas. Estos problemas existen cualquier

tipo de encuentro, pero nosotros intentamos ajustar que es más común encontrarlos

en grandes encuentros. Las pequeñas reuniones tienden a ser más fáciles de controlar

que las grandes.

En un entorno GDSS, normalmente hay una gran habitación con algunas cosas como

40 asientos, lo que significa que 40 personas pueden estar en la reunión al mismo

tiempo. No hay solo 40 sitios, también hay 40 microcomputadoras o terminales. Esto

permite a muchos participantes hacer uso de una terminal durante el encuentro. La

razón porque cada participante necesita una microcomputadora depende de cómo

trabaja GDSS.

En el GDSS, con software especial, el moderador de cada encuentro primero hará una

agenda del encuentro que será proyectada en una gran pantalla que todos pueden

ver. Entonces los participantes teclearan simultáneamente sus ideas sobre el tema de

discusión. Después, la computadora ordenará las ideas, y los participantes votarán o

comentarán si están de acuerdo o no. Mientras, GDSS guarda, categoriza e imprime

todas las ideas, comentarios y votos, de modo que cada participante tendrá un

resumen de la reunión cuando finalice. Lo especial de GDSS es que permite a los

participantes de la reunión hablar simultáneamente, cuando la computadora ordene y

envíe las ideas a cada una de las terminales, al mismo tiempo. Esto ahorra mucho

tiempo, porque todo está hecho electrónicamente en vez de manualmente, y el

tiempo ahorrado permitirá a los participantes expresar más ideas. Esto

consecuentemente aumentará la productividad y eficiencia del grupo.

Bajo este GDSS, nadie puede dominar la reunión. Esto es por otra característica de

GDSS. GDSS posee un proyecto anónimo, así que cuando tecleas en la terminal (por

ejemplo tu opinión) estás protegido. Según estas circunstancias, nadie sabe realmente

quien está tecleando. Por esto, una única persona no puede controlar el encuentro. En

el peor caso, diríamos que "algunas ideas" están dominando el encuentro, pero esto

es perfectamente factible porque este es una de las cuestiones que de hecho dirige el

GDSS: Ayudar a los participantes de la reunión a expresar sus opiniones y elegir las

mejores. Las técnicas de administración modernas, como el control total de calidad,

grupos efectivos de trabajo, círculos de calidad y mejora continua se basan en el

trabajo efectivo de un grupo de personas. Los GDSS brindan la tecnología necesaria

para apoyar este nuevo modelo de trabajo organizacional, lo cual permite que las

decisiones que deben ser tomadas en conjunto sean más efectivas y eficientes.

COMPONENTES:

Los componentes de que consta son: hardware, software, recursos humanos y

procedimientos. Al unir los componentes de un GDSS es posible realizar juntas cuya

temática estará relacionada con el proceso de la toma de decisiones.

HARDWARE:

Para trabajar con un GDSS es necesario contar con los requerimientos mínimos de

hardware para este tipo de sistemas:

Un dispositivo de entrada/salida, mediante el cual sea posible darle

datos de entrada y producir una salida.

Un procesador, para realizar los procesos necesarios y generar

resultados útiles a los tomadores de decisiones.

Una línea de comunicación entre el dispositivo de entrada/salida y el

procesador, para permitir la comunicación interactiva entre los

miembros del grupo.

Una pantalla o monitores individuales, para ver las aportaciones que

hace cada miembro del grupo o para analizar resultados.

GDSS más sofisticados pueden tener terminales o computadoras personales para cada

persona, varios procesadores centrales, equipos de comunicación a larga distancia y

pantallas grandes.

SOFTWARE:

Se requiere del software adecuado para realizar el proceso de toma de decisiones en

grupo. Los componentes del software de un GDSS son:

Una base de datos que cuente con información relacionada con la decisión que

debe tomarse y que permita la consulta y búsqueda de temas específicos.

Una base de modelos, de la cual se puedan elegir diferentes alternativas para

tomar una decisión.

Programas de aplicaciones específicos para que el grupo los use como

procesadores de palabras, graficadores, hojas de cálculo o paquetes

estadísticos.

Una interfase flexible y fácil de usar, que permita al ejecutivo interactuar de la

manera adecuada con el sistema sin requerir de mucha asesoría o capacitación.

Un GDSS puede no tener base de datos, sin embargo, los más sofisticados si incluyen

base de datos y bases de modelos, lenguajes sofisticados de programación e interfases

con software administrativo como hojas de calculo, graficadores y paquetes

estadísticos.

Debe de tener capacidad para correo electrónico, conferencias por computadora y de

audio y videoconferencias.

RECURSOS HUMANOS:

Este componente incluye a las personas que participan en el proceso de toma de

decisiones, a un operador del GDSS y a un facilitador, quien se encarga del control de

desarrollo de la junta. El operador del GDSS es la persona que conoce el paquete, sabe

cómo funciona y cómo operarlo. Es el responsable de la operación del equipo y del

paquete de software. El facilitador, por su parte, conoce el potencial del paquete que

se está utilizando y mantiene una posición neutral respecto al grupo.

PROCEDIMIENTOS:

Son los que facilitan el uso efectivo y la operación de la tecnología de los sistemas por

su parte de los miembros del grupo. Pueden referirse al uso del hardware y software y

pueden incluir reglas para el manejo de la discusión verbal entre los miembros del

grupo o para el flujo de los eventos durante una junta.

CARACTERISTICAS:

Los sistemas de soporte a la toma de decisiones, deben reunir un conjunto de

características para considerarse como tal. Las principales características que deben

incluir son:

Los GDSS son sistemas diseñados especialmente para apoyar las decisiones en

grupo, no están formados por elementos de sistemas ya existentes.

La meta de un GDSS es apoyar a los tomadores de decisiones en su trabajo.

Un GDSS es fácil de aprender y de usar.

Un GDSS puede ser específico o general.

Un GDSS contiene mecanismos para evitar el desarrollo de conductas negativas

en el grupo.

Un GDSS debe motivar a todos los miembros del grupo a participar de manera

activa.

Estas características dan un panorama de la aplicación de este tipo de sistemas. Un

GDSS puede utilizarse por grupos de personas que están en una misma localidad y que

desean tomar decisiones acerca de un problema específico. Un GDSS apoya la

realización de las actividades básicas necesarias de un grupo que toma decisiones:

obtener, compartir y usar información. El uso de la información se refiere a aplicar la

tecnología del software para llegar a tomar decisiones.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE GDSS:

Las principales ventajas que se derivan del uso de esta tecnología son:

Motiva a los miembros del grupo a trabajar juntos.

Da la misma oportunidad de participación a todos los miembros del grupo.

Cuando en una junta es necesario que estén presentes muchas personas se

optimiza el uso de información que aporta cada miembro del grupo.

Proporciona un mecanismo para enfocar al grupo en problemas clave y

descartar conductas que perjudican el desarrollo de la junta de toma de

decisiones.

Apoya al desarrollo de una memoria organizacional de una junta a otra.

Mejora la calidad de la toma de decisiones.

Incrementa la creatividad en la toma de decisiones.

También tiene algunas desventajas, las principales son:

Falta de costumbre al utilizar un sistema para soportar el proceso de toma de

decisiones respecto a la forma tradicional de realizarlo.

Resistencia al cambio por parte de los administradores.

La responsabilidad al tomar una decisión, puede diluirse.

RELACIÓN ENTRE DSS, EIS Y GDSS:

Estos tres tipos de sistemas están relacionados entre sí por un objetivo común: apoyar

el proceso de toma de decisiones, aunque cada uno de ellos tenga sus propias

características.

Para pasar de un DSS a un GDSS es necesario introducir lo siguiente:

Capacidad de comunicación. Un GDSS requiere capacidades de comunicación y

de desplegado de información.

Mejorar la base de modelos para permitir el consenso (votaciones, rangos, etc.)

Mejorar las instalaciones físicas

Incrementar la preparación del sistema antes de su uso.

La relación que tienen los GDSS con los EIS, es que los EIS presentan información útil

para que el ejecutivo tome decisiones y si esa información puede visualizarse en una

junta en donde se utilice un GDSS.

4.2. Panorama de una reunión con un GDSS.

En una reunión electrónica de GDSS, cada asistente tiene una estación de trabajo. Las

estaciones de trabajo están conectadas en red y a la estación de trabajo del moderador,

así como al servidor de archivos de la reunión. Todos los datos que los asistentes remiten

desde sus estaciones de trabajo al grupo se reúnen y guardan en el servidor de archivos.

Los pizarrones en blanco son visibles en cualquier lado de la pantalla de proyección. La

gran mayoría de las salas de reuniones electrónicas se colocan en semicírculo y se

disponen en gradas al estilo legislativo para acomodar una gran cantidad de asistentes. El

moderador controla el uso de herramientas durante la reunión.

Los asistentes tienen el control total de sus propias computadoras de escritorio.

Durante la reunión, toda la información que ingresa en las pantallas integradas se

almacena en el servidor de archivos y el trabajo de los participantes se guarda de manera

confidencial. Cuando se termina la reunión, hay un registro total de la reunión (materia

prima y resultados) disponible para los asistentes, que se puede extender a quienquiera

que tenga necesidad de acceder a ella.

4.3. Valor de Negocios de un GDSS.

Los estudios muestran que en las reuniones de toma de decisiones tradicionales sin apoyo

de un GDSS el tamaño óptimo de la reunión es de tres a cinco asistentes. Más allá de ese

tamaño, el proceso de la reunión empieza a estropearse. Utilizando el software GDSS, los

estudios muestran que la cantidad de asistentes a la reunión puede aumentar al mismo

tiempo que la productividad, una razón para esto es que los asistentes contribuyen

simultáneamente de uno en uno, lo que hace más eficiente el uso del tiempo de la

reunión.

Un GDSS contribuye a una atmósfera más colaborativa garantizando el anonimato de los

colaboradores. Los asistentes pueden contribuir sin temor a ser criticados personalmente

o a que sus ideas sean rechazadas debido a la identidad del colaborador. Las herramientas

de software de GDSS siguen métodos estructurados para organizar y evaluar las ideas y

para conservar los resultados de las reuniones, permitiendo que quienes no asistieron

puedan localizar la información necesaria después de la reunión.