UNIVERSIDAD FERMIN TORO

VICERECTORADO ACADEMICO

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES

ESCUELA DE ADMINISTRACION

CABUDARE – ESTADO LARA

Participante:

Ana Victoria García Molina

C.I.N° 9.144.884

Marzo, 2014

ANÁLISIS

SOBRE

ORGANIZA

CIÓN Y

MÉTODOS

El avance incesante de la complejidad en la Administración y todos los

evidentes defectos que ella acusa, ha puesto en resguardo a los

integrantes de las empresas los cuales han buscado los medios

necesarios para sistematizar, controlar y dar mayor eficiencia a su

administración. Es así como hoy en día en la mayoría de las empresas

han sido creadas centrales de Organización y Métodos para dar eficiencia

y simplicidad al mecanismo administrativo; Organización y Métodos es

uno de los términos que integran la labor general de la racionalización.

Sobre la Teoría de Organización y Métodos se manifiesta que es una

forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir

las actividades, como agrupar las tareas, como disponer de

procedimientos y como llevar los trabajos administrativos mecánicos con

la mayor economía de esfuerzo y con el máximo de eficacia en los

resultados. Y por extensión se le llama Unidad, equipo o servicio de

Organización y Métodos al conjunto de funcionarios especializados en la

aplicación de la técnica del mencionado servicio

La disciplina administrativa denominada Organización y Métodos,

conocida universalmente con la sigla "O&M", ha sido definida a lo largo

del tiempo por distintos teóricos y desde diferentes puntos de vista donde

podemos mencionar:

Según Martín Flor Romero: "Organización y Métodos es una rama

especializada de las Ciencias Administrativas, que busca asegurar la

máxima eficiencia y efectividad en los servicios de una empresa o

institución, mediante una adecuada organización y racionalización de los

métodos de trabajo. Esto se podrá lograr mediante el empleo o la

utilización racional de los recursos disponibles, sean estos: humanos,

financieros, materiales, tecnológicos, otros"

Como nos menciona J. Jiménez A. "Se designa con el nombre de

Organización y Métodos a los equipos o servicios destinados a investigar,

estudiar, asesorar y aconsejar sobre organización y racionalización del

trabajo, a toda clase de organismos o empresas".

Organización y Métodos

Tomando en cuenta estas definiciones debemos tener claro que la

Organización y Métodos es, antes que nada, un campo de las Ciencias

Administrativas y sus conceptos son universales, es decir, aplicable a

cualquier campo de acción (económico, administrativo, contable,

informática agroindustrias, empresas hoteleras, hospitalarias, etc.) Así,

considerando los criterios generales sobre esta materia, es importante

destacar que para el analista de O&M, el factor fundamental de

producción - en cualquier tipo de empresa - es el factor humano. De ahí

que todos sus esfuerzos estarán dirigidos a proporcionar al personal un

adecuado ambiente de trabajo, una distribución racional de actividades,

un buen sistema de comunicación, etc., a fin de lograr la máxima

eficiencia y productividad con el mínimo de esfuerzo, en el menor tiempo

posible y al mínimo costo.

La finalidad de una Organización y Métodos es asegurar el máximo de

eficiencia en el funcionamiento de la maquina administrativa y mediante la

aplicación adecuada de métodos científicos de organización, conseguir

economías en el costo de producción y en la utilización de la mano de

obra, pero como regla general a Organización y Métodos no se le

concede autoridad sobre otras unidades en administración.

La técnica de Organización y Métodos se desarrolla como consecuencia

de la Revolución Industrial; periodo en el que se formaron las grandes

organizaciones, y en ellas las primeras manifestaciones de problemas

administrativos. Así surgió, en consecuencia, la O&M como herramienta

de optimización administrativa; aunque inicialmente, con un criterio de

'eficientismo' en el uso de los recursos, a fin de racionalizar gastos en las

áreas de servicios. Luego, la evolución natural de toda técnica la orienta

hacia la optimización del sistema de información, dejando a la

racionalización de gastos como un objetivo secundario o consecuente con

el primero. Se puede considerar a F. W. Taylor como el pionero del

desarrollo, a principios de este siglo, de las técnicas de O&M; técnicas

que fueron el sustento básico en el que apoyó el desarrollo de su

"Administración Científica". Posteriormente, en Gran Bretaña se admitió la

necesidad de utilizar técnicas especializadas de control para el área de la

administración pública, y se recomendó la creación de una división

especial dentro del Tesoro, que tendría como una de sus funciones el

realizar investigaciones en asuntos relacionados con la administración

departamental y los métodos de trabajo. No obstante, fue recién al

comienzo de la Segunda Guerra Mundial cuando esa actividad

organizacional constituida como División, comenzó a desarrollar un

programa completo de trabajos concretos y más específicos de O&M.

Poco después, y ante el éxito alcanzado por la División, en los ministerios

más importantes fueron incorporados a sus reparticiones sectores

estables de O&M.

En los actuales momentos, caracterizados por su complejidad, rápido

crecimiento económico y avance cada vez más acelerado de la tecnología

hacen que los sistemas de producción de bienes o servicios necesiten ser

modificados constantemente, imponiendo nuevas necesidades y cambios

a las organizaciones. En otras palabras, la aparición de máquinas o

equipos más sofisticados hacen que los métodos o procedimientos

empleados en determinado momento, se vuelvan obsoletos o poco

eficaces; exigiendo el uso de técnicas específicas que permitan la

actualización de los sistemas vigentes. Tomando en cuenta el crecimiento

de las actividades de las empresas, los directivos o las autoridades

ejecutivas deben dedicar mayor tiempo a los problemas de políticas

empresariales y a la planeación y control de los resultados, dejando a la

responsabilidad de otros, las áreas de organización y ejecución

propiamente dichas. Existe, por otro lado, una super especialización

técnica de los diferentes campos; y teniendo en cuenta las limitaciones de

la mente humana, es muy difícil que un sólo profesional pueda asimilar

todos los conocimientos científicos técnicos y que, a la vez, disponga de

tiempo para aplicarlos en la solución de los diferentes problemas que se

presenten

De ahí la necesidad de los servicios de los analistas de O & M como

profesionales especializados en técnicas de análisis general para

diagnosticar y proponer las alternativas de soluciones, ya sea para una

mejor organización administrativa, o para el establecimiento de mejores

métodos de trabajo. Asimismo, para proporcionar a los directivos,

gerentes y jefes, los consejos técnicos necesarios para la realización de

una administración eficaz y eficiente. El análisis de sistemas es una

función especializada; conoce cuales son los métodos más eficientes y no

está comprometida con los intereses sectoriales. Puede conservar la

visión del conjunto y evitar la creación de compartimentos estancos que

repitan tareas, controles o archivos. Además, por lo hecho de su

especialización, puede tomar conocimiento y estar a la vanguardia de los

avances tecnológicos y ser un agente de cambio que incorpore las

nuevas técnicas que aumenten el grado de automatización requerido por

las tareas administrativas.

La ventaja principal de la Organización y Métodos que tiene sobre un

administrado es su responsabilidad en el estudio de los problemas

administrativos y puede tomarse el tiempo para pensar e indagar sin tener

que preocuparse de abandonar otras responsabilidades, haciendo estas

en base de reunir datos y obtener la mayoría de información a través de

personas encargadas de las actividades que se analizan. Otra de las

ventajas, es el desarrollo de las facultades críticas, es decir, pensar en

términos de propósitos en vez de medios a interrogar sobre lo que se

hace y el porqué de ello.

Los estudios de organización y métodos son útiles para cualquier

empresa, ya sea esta industrial, comercial o de servicios. La asistencia y

asesoría de Organización y métodos a la dirección de la empresa, puede

darse a nivel externo y a nivel interno de la misma. Siendo de esta forma:

a nivel externo existen oficinas consultorios de asesoría, cuya labor

fundamental es realizar Estudios de Organización y Métodos, las cuales

muestran las siguientes características: Poseen personal calificado en el

ramo, con experiencia en diferentes tipos de empresas y con

conocimiento de muchos problemas organizacionales. Por lo anterior, al

momento de realizar un Estudio de Organización y métodos pueden

plantear diversidad de soluciones de acuerdo a problemas existente, en

base a conocimientos teóricos o experiencias en otras empresas. Sin

embargo pueden alejarse de la realidad de la empresa, ya que en algunas

ocasiones es difícil llegar a conocer la Cultura Organizacional, problemas

históricos y el sentir general de la persona, puesto que por ser personas

extrañas a ellos la confianza y sinceridad puede ser limitada; a nivel

interno el departamento de O&M, realiza permanentemente estudios de

organización y métodos, bajo las siguientes características: posee

personal propio, con experiencia y conocimientos de diferentes áreas de

la empresa y con tiempo completo para dedicarse a buscar mejorar los

procedimientos internos.

 Además puede llegar a conocer a profundidad las características internas

elementales desde cada área, así como la forma de pensar de las

personas en relación a los antecedentes históricos de los procedimientos

que utilizan y de la empresa en general. Sin embargo la poca experiencia

externa con otros tipos de empresas, pueden llegar a limitar las posibles

alternativas de soluciones a los problemas que sean objeto de estudio,

puesto que no existen puntos de comparación.

Para concluir podemos decir que un sistema de Organización y métodos

es vital para cualquier empresa ya que en la ubicación donde se presente

o departamento en que se localice, ayudara de manera directa en el

mejoramiento y en la innovación de los procesos que se planifiquen y se

lleven a cabo, tomando como asesor las funciones en las cuales se basa

la organización. Esta unidad ha venido evolucionando para modernizar la

estructura organizativa de las empresas donde se encuentre y las ideas

de los proyectos para trabajar de una manera más rápida eficaz y

consolida dora; trabajando directamente pero sin influir en las decisiones

tomadas por los directivos o el máximo nivel jerárquico de la empresa.

Preguntas:

¿Todas las empresas tienen departamentos de Organización y Métodos?.

En la mayoría de las empresas han sido creadas unidades de

Organización y Métodos para dar eficiencia y simplicidad al mecanismo

administrativo, Organización y Métodos es uno de los términos que

integran la labor general de la racionalización.

Sin embargo habrá situaciones en que no se justifique la creación de una

oficina propia de O & M en la organización: por que la empresa es

pequeña, porque el volumen de actividades no justifica, por evitar costos

fijos, etc.; es estos casos es más recomendable la contratación, por

tiempo determinado, de consultores externos. Ahora bien, es importante

tener en cuenta - para el caso en que las condiciones estén dadas - las

diferencias que existen entre contar con un asesor permanente de O & M

dentro de la empresa y la contratar los servicios de un asesor

externo. Aquellos que prefieren la contratación de un asesor externo,

destacan además de sus conocimientos especializados, los beneficios de

su experiencia en varios otros tipos de situaciones y de empresas, y

subrayan el hecho de que, por ser 'alguien' ajeno a la empresa, le será

más fácil tener objetividad e independencia de criterio; aunque quizás en

ese último aspecto también resida su desventaja, porque esa 'objetividad':

fría, técnica, matemática, sin medir consecuencias de tipo humana y

social es probable que le suscite resistencia entre el personal de la

empresa al realizar su trabajo e implementar sus propuestas. En cambio,

el asesor interno de la empresa posee una serie de ventajas frente a los

consultores externos. Así, además de ser un profesional especializado,

tiene un amplio y profundo conocimiento de las operaciones de la

empresa y de la organización social involucrada en ellas; de la cultura de

la organización; de los objetivos y mentalidad de los ejecutivos, etc.; lo

que le permitirá plantear vías más equilibradas en la resolución de

problemas, logrando en consecuencia una identificación y adhesión a sus

propuestas y eficacia en los resultados; cosa que sólo se puede lograr

con años de asociación y participación en el medio, y que resulta muy

difícil para una persona extraña a una empresa o institución.

¿Qué funciones debe desempeñar este departamento?

El funcionamiento del sistema de Organización y Métodos varía de

acuerdo con el desarrollo de la organización dentro de la que se ubica y

con las técnicas a las cuales pueden recurrir para el desarrollo de sus

funciones de análisis y diagnóstico administrativo y diseño organizacional.

En las que se pueden destacar de la siguiente manera:

1. Estudian y analizan de manera permanente la estructura y el

funcionamiento de la dependencia. Esta primera función implica que

efectúen varias actividades como la realización de un diagnóstico general

de la estructura y procedimientos de la organización, la proposición de

modificaciones para la adaptación de sistemas y procedimientos, su

diseño y la formulación de manuales administrativos.

2. Adecuar la organización y las funciones en la dependencia a las que se

trabaja. Según esto, deben desarrollarse actividades de investigación y

clasificación de acuerdo a las bases jurídicas que le otorgan legitimidad a

la administración de la dependencia.

3. Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo

solicitan en la interpretación y aplicación de técnicas administrativas;

Facultad de Ciencias Económicas, Administrativas y Gerenciales

coordinándose con cada una de ellas e implantando nuevos y mejores

sistemas de trabajo y capacitación del personal.

4. Hacer actividades de promoción, investigación y divulgación. Para

promover la coordinación de los recursos e investigar las nuevas técnicas

de administración que se puedan aplicar, de este modo comunicar o

divulgar dichas técnicas para que sean aplicadas.

5. Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organización, donde

se verifiquen todas las actividades realizadas como un análisis integral de

finalidad, de organización, sistemas y procedimientos, a fin de considerar

posibles mejoramientos en los métodos.

6. Dictamen, asesoramiento e información de los trabajos que deba

realizar la organización en cada una de sus divisiones.

7. Conocimiento de las técnicas concernientes al mejoramiento de

métodos y a los principios generales para la resolución de problemas que

se plantean en la organización de la cual dependen.

8. Estudio, bibliografía y documentación sobre temas de organización y

métodos.

9. Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que permitan

desarrollar con mayor eficiencia y productividad las actividades de los

funcionarios y empleados.

¿El aplicar Organización y métodos garantiza el éxito de la empresa?

Si, garantiza el éxito siempre y cuando se tenga presente las necesidad

de los servicios de los analistas de O & M como profesionales

especializados en técnicas de análisis general para diagnosticar y

proponer las alternativas de soluciones, ya sea para una mejor

organización administrativa, o para el establecimiento de mejores

métodos de trabajo. Asimismo, para proporcionar a los directivos,

gerentes y jefes, los consejos técnicos necesarios para la realización de

una administración eficaz y eficiente. El análisis de sistemas es una

función especializada; conoce cuales son los métodos más eficientes y no

está comprometida con los intereses sectoriales. Puede conservar la

visión del conjunto y evitar la creación de compartimentos estancos que

repitan tareas, controles o archivos. Además, por lo hecho de su

especialización, puede tomar conocimiento y estar a la vanguardia de los

avances tecnológicos y ser un agente de cambio que incorpore las

nuevas técnicas que aumenten el grado de automatización requerido por

las tareas administrativas.