TRANSFERENCIA DE LA GESTION MUNICIPAL

TRANSFERENCIA DE LA GESTION MUNICIPAL

2011 2014-

Ley N° 26997 del 24.11.98 Ley que establece la conformación de Comisiones de Transferencia de la Administración Municipal

Ley Nº 28430 que modifica la Ley 26997 publicada el 24.12.04 Normas de Control Interno aprobadas por Resolución de Contraloría N° 320-2006 del

30.10.06, publicadas el 03.11.06 Instructivo N° 15 sobre Transferencia de la Información Contable de la Gestión

Municipal, aprobado por Resolución de la Contaduría de la Nación N° 075-98-EF/93.01 de la Contaduría Pública de la Nación.

Directiva N° 008-2001-CG aprobada por Resolución de Contraloría N° 054-2001 del 15.05.01 sobre Rendición de Cuentas de los Titulares de las Entidades

Ley 26300 del 02.05.94 Ley de los Derechos de participación y Control Ciudadanos. (artículos 3, y del 31 al 36)

Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General Ley N° 27806, Ley de Transparencia y acceso a la información pública del 02.08.02.

BASE LEGAL REGULA EL PROCESO DE TRANSFERENCIA

El proceso de transferencia es el conjunto de procedimientos seguidos por las autoridades electas y las que están en ejercicio, con la finalidad de tomar conocimiento sobre :

El Balance de la Gestión, y

El acopio de información relevante y pertinente, de la situación administrativa, económica, financiera, legal y patrimonial,

El acervo documentario de la municipalidad.

Debe ser un espacio de encuentro, que ayude a garantizar la continuidad de los objetivos estratégicos y planes de la localidad y no debe significar lo que, usualmente sucede en esta transición, momentos de crisis, incertidumbre y hasta vacío de poder, cuando no se aplican los procedimientos normados.

EL PROCESO DE TRANSFERENCIA

a) El inventario físico de bienes muebles e inmuebles de propiedad municipal.

b) El inventario de cuentas bancarias, indicando el saldo de cada una de ellas.

c) Los libros de contabilidad y demás documentación sustentatoria de las operaciones contables y financieras realizadas.

d) El libro de planillas (PDT) y la relación detallada del personal y su régimen de contratación.

e) El registro de los contribuyentes.

f) Las Actas de las reuniones del concejo municipal, los oficios y demás acervo documentario de la municipalidad.

g) La relación, debidamente documentada de las ordenanzas, acuerdos y demás normas municipales expedidas.

h) Informe sobre el estado de los servicios públicos administrados por la municipalidad y otorgados en concesión, si los hubiere.

i) Informe sobre el estado de los expedientes pendientes de resolución.

j) Todos los demás informes que permitan conocer la situación real de la municipalidad.

ASPECTOS COMPRENDIDOS EN LA TRANSFERENCIA

El primer momento, comprende una etapa previa de preparación del balance y cierre de la gestión, a cargo de la gestión saliente. Incluye, la evaluación de logros y limitaciones, la preparación de la cuenta municipal, la memoria de gestión y la preparación de la rendición de cuentas, a presentarse a la Contraloría General de la República. El segundo momento, que es propiamente el proceso de transferencia, a cargo de las autoridades electas y en ejercicio. Debe iniciarse dentro de los diez (05) días siguientes a la proclamación de las autoridades municipales electas

MOMENTOS

El tercer momento, se da con el inicio de la nueva gestión municipal, después de la juramentación. El Alcalde y los regidores deben juramentar sus respectivos cargos para poder ejercerlos. El Alcalde juramenta ante el primer regidor o, por ausencia o impedimento de éste, ante el regidor que sigue. Los regidores juramentan ante el Alcalde.

LOS TRES MOMENTOS DEL PROCESO DE

TRANSFERENCIA MUNICIPAL

INICIO NUEVA

GESTIÓN MUNICIPAL

PROCESODE

TRANSFERENCIA BALANCE Y CIERRE

1. Evaluación o Balance2. Cuenta Municipal3. Memoria de Gestión

1. Preparación2. Inicio Formal 3. Ejecución4. Entrega de cargo y firma del

acta de transferencia

1. Remisión del Acta a la Contaduría Pública de la Nación o Contraloría General de la República

2. Difusión del Acta de Transferencia

RENDICIÓN DE CUENTAS

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CONFORMACIÓN E INSTALACIÓN DE LA COMISIÓN DE TRANSFERENCIA

Dentro de los cinco (05) días siguientes a la proclamación de las autoridades municipales electas, el Alcalde en ejercicio convocará al Alcalde electo para conformar e instalar la Comisión de Transferencia, la misma que estará integrada por:

1. El Alcalde en ejercicio, quien la presidirá.

2. El Alcalde electo o su representante.

3. Dos representantes del Alcalde electo.

4. Dos representantes del Alcalde en ejercicio, uno de los cuales será el Gerente Municipal o el funcionario administrativo de mayor rango de la Municipalidad.

Por acuerdo de ambos Alcaldes, el número de miembros de la comisión podrá ser ampliado.

De no realizarse la instalación en el plazo previsto, el Alcalde electo designará a todos los integrantes de la comisión y la instalará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.Cualquiera de las autoridades electas pondrá en conocimiento del Fiscal correspondiente el incumplimiento del mandato legal por parte del alcalde en ejercicio, para que se haga efectiva la respectiva acción penal por delito establecido en el artículo 377º del Código Penal.

Una vez instalada la Comisión refrendada por la Resolución de Alcaldía correspondiente, se instala la Comisión y se elabora un Plan de trabajo que incluya un cronograma de actividades, el mismo que en la práctica podrá ser más sencillo o complicado dependiendo de mucho del escenario y los actores involucrados en el proceso. Sin embargo en términos regulares se señala las actividades básicas a considerar :

PLAN DE TRABAJO DE LA COMISIÓN DE TRANSFERENCIA

PLAN DE TRABAJOI. PlaneamientoII. Coordinaciones Comisiones entrante y salienteIII. Inicio IV. Trabajo de ComisionesV. Requerimiento de información y procesamientoVI. Verificación y firma de actas

La labor de la Comisión de Transferencia, culmina a más tardar un día antes de la instalación pública del nuevo Concejo Municipal, con la entrega de cargos del Alcalde y los regidores salientes. Todo lo actuado se registra en el Acta de Transferencia debidamente suscrita por los miembros de la Comisión.

Si la transferencia se ha llevado de manera regular, esto es, si ha concluido con la entrega de cargos y firma del Acta de Transferencia; copia de la misma, debe ser remitida a la Contaduría Pública de la Nación, dentro de los 15 (quince) días siguientes a su suscripción, copia del Acta debe ser enviada a la Contraloría General de la República.  El Alcalde electo debe disponer que el contenido del Acta de Transferencia se haga de conocimiento público. (Artículo 4º de la Ley 28430)

REMISION DE LA INFORMACION SOBRE EL RESULTADO DE LA TRANSFERENCIA

ENTREGA DE CARGOS Y FIRMA DEL ACTA DE TRANSFERENCIA

RESPONSABILIDAD POR INCUMPLIMIENTO DE LA LEY 

Conforme lo señala el artículo 7° de la Ley 26997, los actos u omisiones de las autoridades, funcionarios y servidores municipales para ocultar información, impedir o entorpecer la labor de la Comisión de Transferencia, serán puestos en conocimiento de la Contraloría General de la República y del Ministerio Público, para la determinación de las responsabilidades y sanciones establecidas en el Título XVIII, Capítulo II del Código Penal y las normas administrativas correspondientes. Conforme el artículo 4º de la Ley 28430, todos los funcionarios y servidores municipales están obligados a brindar el apoyo y la información que requiera la Comisión de Transferencia para el cumplimiento de su misión. De otro lado, el artículo 3º de la misma Ley, refiere que de no realizarse la instalación en el plazo previsto en el numeral 3.1 el Alcalde electo designará a los miembros de la Comisión y la instalará dentro de los cinco días hábiles siguientes. Finalmente, se pondrá en conocimiento del Fiscal para que inicie la respectiva acción penal por el delito establecido en el artículo 377º del Código Penal.

La rendición de cuentas, comprende preparar y socializar información, por lo menos una vez a año y al término de la gestión. Por tanto, resulta un insumo básico a considerar en un proceso de transferencia municipal. Creemos que con la omisión de esta etapa, comienza el problema para tener un proceso de transferencia ordena, técnica, oportuna y para satisfacción de las partes. Consecuentemente, es un factor clave de éxito o un factor limitante o perturbador del proceso. La Directiva Nº 008-2001-CG/OATJ aprobada por Resolución de Contraloría General Nº 054-2001-CG, señalan el alcance y base legal, sobre quienes están en la obligación de rendir cuenta, tipos de informe, oportunidad de la presentación del Informe. Contiene 14 formatos y una cartilla con instrucciones para su llenado. Por tanto, los miembros de la Comisión de transferencia, deben solicitar, conocer y analizar dicha información y compararla con la que vayan obteniendo como consecuencia de la aplicación de los procedimientos que alcanzamos en la presente Guía.

LA RENDICIÓN DE CUENTAS Y EL PROCESO DE TRANSFERENCIA

a) Adoptar una actitud pro-activa, para no dejarse llevar por la coyuntura, el clima organizacional o

actitud que adopten los funcionarios de la administración saliente.b) Debe planificarse el proceso, en cuanto a objetivos, estrategias y procedimientos. Para el

efecto, se alcanzan procedimientos por cada Área que pueden adecuarse de acuerdo a las circunstancias.

c) Adoptar una actitud conciliadora y de negociación, a efectos de procurar una transferencia ordenada, oportuna, amplia y satisfactoria para ambas partes.

d) Debe considerarse que si bien hay una autoridad electa, también es cierto que hay una autoridad en ejercicio cuyo mandato culmina el 31 de diciembre. Por tanto, debe respetarse la autoridad en ejercicio y la unidad de mando establecida dentro de la corporación edilicia.

e) Procurar información más allá del objetivo formal de la transferencia o lo que pueda registrarse en las actas o formatos.

f) Considerar los procedimientos y sean aplicables a cada una de las áreas que conforman la administración municipal, utilizando de ser el caso, los formatos que se adjuntan como anexos a la presente.

g) Deben efectuarse reuniones de coordinación entre los miembros de la Comisión para socializar los avances o resultados parciales y acordar procedimientos específicos.

 

RECOMENDACIONES PARA LOS MIEMBROS DE LA COMISIÓN DE TRANSFERENCIA POR LA AUTORIDAD

ENTRANTE

Realizar permanentes reuniones de coordinación

Adoptar una actitud colaboradora.

No encasillarse rígidamente a los formatos, adecuarlos de acuerdo a las circunstancias.

Realizar el inventario físico de bienes muebles e inmuebles de cada Unidad Orgánica.

El inventario del acervo documentario debidamente ordenado y clasificado en archivadores, fólderes, encuadernados y anillados.

Los libros y Registros a cargo de cada Unidad Orgánica.

La relación detallada de los documentos y expedientes concluidos y los que se encuentran en tramite.

Todos los demás informes que permitan conocer la situación real de la Unidad Orgánica

Levantamiento de Actas (Formatos), Cuidando que sean firmadas por los representantes acreditados tanto de la Comisión Entrante como la Saliente.

Es muy importante realizar un Registro fotográfico de los hechos.

Tomar en cuenta que se trata de una entrega de cargo y no una fiscalización. Cualquier asunto con el que no se este conforme debe mencionarse en Observaciones y/o comentarios contenidos en las actas.

 

RECOMENDACIONES PARA LOS MIEMBROS DE LA COMISIÓN DE TRANSFERENCIA

RESOLUCIÓN DE ALCALDÍA DESIGNANDO LA COMISIÓN DE TRANSFERENCIA

RESOLUCIÓN DE ALCALDÍA Nº ----2010 Lugar y fecha, 

EL ALCALDE DE LA MUNICIPALIDAD  

CONSIDERANDO:

Que, mediante Ley N° 26997, y su modificatoria, Ley Nº 28430, se establece la responsabilidad de los alcaldes provinciales y distritales que cesan en sus cargos, la realización del proceso de transferencia de la administración municipal a las nuevas autoridades electas;  

Que, de los comicios electorales efectuados el 03 de Octubre del presente año, el Jurado Electoral Especial de ……………. ha resuelto la elección y proclamación de las nuevas autoridades edilicias de la Municipalidad de ..................................;  

Que, en virtud al marco normativo, resulta necesaria conformar una Comisión encargada de llevar a cabo la transferencia de la administración a las autoridades electas de esta jurisdicción;

Estando al Oficio N° ................... de fecha ............. sobre acreditación de los representantes del alcalde electo, con vistos del Gerente Municipal y de la Oficina de Asesoría Legal y, en uso de las facultades otorgadas por del Artículo 20º de la Ley Nº 27972 Ley Orgánica de Municipalidades;

SE RESUELVE: Artículo 1°.- Conformar la Comisión de Transferencia, integrada por las siguientes personas: Sr. ....................................., (Alcalde en ejercicio) quien la presidirá Sr. ......................................, Alcalde electo o su representante.Dos representantes del Alcalde electo.Dos representantes del Alcalde en ejercicio, uno de los cuales será el Gerente Municipal o el funcionario administrativo de mayor rango de la municipalidad.Artículo 2°.- Disponer que las áreas administrativas de la Municipalidad, faciliten la información y documentación requerida por la Comisión de Transferencia.Artículo 3° .- Transcríbase la presente Disposición Municipal a los miembros integrantes de la Comisión de Transferencia. 

REGÍSTRESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Conformación del Concejo, máximo Órgano de Gobierno Local, se solicitará la siguiente información básica:Relación del Concejo Municipal (Alcalde y Regidores) en actual ejercicio , conforme al cuadro siguiente:  

RELACIÓN DEL CONCEJO MUNICIPAL DE ........................... 

PERIODO 2007 - 2010 

PeriodoDirección

   Alcalde      

Regidor      

Regidor      

Nombres y Apellidos CargoHastaDesde

MIEMBROS DEL CONCEJO MUNICIPAL

Regidor      

ACTA DE LA SITUACIÓN DOCUMENTARÍA DE LA SECRETARÍA GENERAL

En la ciudad de ................., en el local de la Municipalidad Provincial (Distrital) de ......., siendo las .......... horas del ..........., en presencia del Sr. ........................, Secretario General; y los Sres. ..........................., miembros de la Comisión de Transferencia del Alcalde Electo, se procedió a levantar la presente Acta, con los resultados siguientes:

1. ÚLTIMAS NORMAS EXPEDIDAS POR EL CONCEJO Y LA ALCALDÍA

NORMA N° FECHA ASUNTO Y/O REFERENCIA ORDENANZA ACUERDO DECRETO RESOLUCIÓN

2. DOCUMENTO EMITIDO POR LA SECRETARÍA GENERAL

DOCUMENTO N° FECHA ASUNTO Y/O REFERENCIA OFICIOS CARTAS MEMORANDUM CIRCULAR INFORME OTRO

COMENTARIOS: .................................................................................................................................................................................................................................................................................................................. En señal de conformidad con lo anteriormente expresado, suscriben la presente Acta:

SECRETARIO GENERAL COMISIÓN DE TRANSFERENCIA

ACTA DE LA SITUACIÓN DOCUMENTARÍA DE LA SECRETARÍA GENERAL

En la ciudad de ................., en el local de la Municipalidad Provincial (Distrital) de ......., siendo las .......... horas del ..........., en presencia del Sr. ........................, Secretario General; y los Sres. ..........................., miembros de la Comisión de Transferencia del Alcalde Electo, se procedió a levantar la presente Acta, con los resultados siguientes:

1. ÚLTIMAS NORMAS EXPEDIDAS POR EL CONCEJO Y LA ALCALDÍA

NORMA N° FECHA ASUNTO Y/O REFERENCIA ORDENANZA ACUERDO DECRETO RESOLUCIÓN

2. DOCUMENTO EMITIDO POR LA SECRETARÍA GENERAL

DOCUMENTO N° FECHA ASUNTO Y/O REFERENCIA OFICIOS CARTAS MEMORANDUM CIRCULAR INFORME OTRO

COMENTARIOS: .................................................................................................................................................................................................................................................................................................................. En señal de conformidad con lo anteriormente expresado, suscriben la presente Acta:

SECRETARIO GENERAL COMISIÓN DE TRANSFERENCIA

ACTA DE VERIFICACIÓN DEL LIBRO DE ACTAS DE LAS SESIONES DE CONCEJO

En la ciudad de ................., en el local de la Municipalidad Provincial (Distrital) de ......., siendo las .......... horas del ..........., en presencia del Sr. ......................., Secretario General; y los Sres. ..........................., miembros de la Comisión de Transferencia del Alcalde Electo, se procedió a levantar la presente Acta, con los resultados siguientes:

LIBRO DE ACTAS DE SESIONES DE CONCEJO ORDINARIAS

VERIFICACIÓN

Fecha de legalización Nº de Libro Último folio utilizado Última Sesión de concejo transcrita en el Libro Folios en blanco Folios con correcciones Folios con enmendaduras Actas no cerradas de Sesiones de fechas Actas con líneas en Blanco

OBSERVACIONES: ………………………………………………………………………………………….........................

…………………………………………………………………………………………………………………………………….

LIBRO DE ACTAS DE SESIONES DE CONCEJO EXTRAORDINARIAS

VERIFICACIÓN

Fecha de legalización Nº de Libro Último folio utilizado Última Sesión de concejo transcrita en el Libro Folios en blanco Folios con correcciones Folios con enmendaduras Actas no cerradas de Sesiones de fechas Actas con líneas en Blanco

OBSERVACIONES: ………………………………………………………………………………………….........................

…………………………………………………………………………………………………………………………………….

LIBRO REGISTRO DE ASISTENCIA A SESIONES DE CONCEJO

VERIFICACIÓN

Fecha de legalización Último folio utilizado Folios en blanco

OBSERVACIONES: ………………………………………………………………………………………….........................

…………………………………………………………………………………………………………………………………….

COMENTARIOS:

......................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................... En señal de conformidad con lo anteriormente expresado, suscriben la presente Acta:

SECRETARIO GENERAL COMISIÓN DE TRANSFERENCIA

ACTA DE VERIFICACIÓN DE SELLOS EN ALCALDÍA Y SECRETARÍA GENERAL

En la ciudad de ................., en el local de la Municipalidad Provincial (Distrital) de ......., siendo las .......... horas del ..........., en presencia del Sr. ......................., Secretario General; y los Sres. ......................., miembros de la Comisión de Transferencia del Alcalde Electo, se procedió a levantar la presente Acta, con los resultados siguientes:

1. SELLOS UTILIZADOS POR LA ALCALDÍA DENOMINACIÓN ESTAMPADO DE SELLO

2. SELLOS UTILIZADOS POR LA SECRETARÍA GENERAL DENOMINACIÓN ESTAMPADO DE SELLO

3. SELLOS UTILIZADOS POR EL FEDATARIO MUNICIPAL DENOMINACIÓN ESTAMPADO DE SELLO

COMENTARIOS:

......................................................................................................................................................................

............................................................................................................................................ En señal de conformidad con lo anteriormente expresado, suscriben la presente Acta:

SECRETARIO GENERAL COMISIÓN DE TRANSFERENCIA

ACTA DE SITUACIÓN DE LOS EXPEDIENTES EN TRÁMITE DE SECRETARÍA GENERAL

En la ciudad de ......................, siendo las ................ horas del día ................, en presencia del Sr.(a) ..........................., Secretario General; y los Sres. ..........................., miembros de la Comisión de Transferencia del Alcalde Electo, se procedió a levantar la presente Acta de Estado Situacional de los expedientes existentes en la Secretaría General, obteniéndose el siguiente resultado:

N° FECHA NOMBRE DEL RECURRENTE ASUNTO COMENTARIOS /

OBSERVACIONES(*)

(*) Se anotará cualquier hecho que resulte observable (retención o demora en atención de expediente, expediente sin foliación, foliación incompleta, borrones, etc.).

Los que suscriben dan conformidad a la información que esta Acta contiene y que ha sido proporcionada por la entidad y verificada por la Comisión de Transferencia, en virtud de lo cual firman:

SECRETARIO GENERAL COMISIÓN DE TRANSFERENCIA

ACTA DE ESTADO SITUACIONAL DE LAS ACCIONES JUDICIALES(*)

En la ciudad de .............., siendo las .... horas del día......, en presencia del Dr. (a) ......................, Jefe de la Asesoría Legal; y los Sres. ......................., miembros de la Comisión de Transferencia, se procedió a levantar la presente Acta de Estado Situacional de las acciones judiciales en las que la Municipalidad interviene como demandante o demandada, obteniéndose el siguiente resultado:

1. ACCIONES LEGALES EN LAS QUE LA MUNICIPALIDAD INTERVIENE COMO DEMANDANTE.

RELACIÓN DE EXPEDIENTES

N° FECHA JUZGADO / FISCALÍA ASUNTO ESTADO SITUACIONAL

2. ACCIONES LEGALES EN LAS QUE LA MUNICIPALIDAD INTERVIENE COMO DEMANDADA. RELACIÓN DE EXPEDIENTES

N° FECHA JUZGADO / FISCALÍA ASUNTO ESTADO SITUACIONAL

Los que suscriben dan conformidad a la información que esta Acta contiene y que ha sido proporcionada por la entidad y verificada por la Comisión de Transferencia, en virtud de lo cual firman:

JEFE ASESORÍA LEGAL COMISIÓN DE TRANSFERENCIA

(*) En el caso de funcionar la Procuraduría Municipal, esta acta le correspondería suscribirla al responsable de dicho órgano.

MODELO DE ESTRUCTURA DE LA MEMORIA DE GESTION

PRESENTACIÓN

II.- RESEÑA INSTITUCIONAL

III.- BASE LEGAL O LEYES NORMATIVAS QUE RIGEN A LAS MUNICIPALIDADES

IV.- ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL

1. Concejo Municipal

2. Organigrama Estructural

3. Estructura Orgánica

4. Recursos Humanos

5. Equipamiento

V.- RECURSOS PRESUPUESTALES

VI.- GESTIÓN INSTITUCIONAL

1. Normatividad Aprobada en el Concejo Municipal

2. Principales Actividades y Logros Alcanzados

3. Gestión del Plan de Desarrollo Local Concertado y Presupuesto Participativo

4. Espacios de Concertación y Agendas

5. Asociación de Municipalidades, Articulación y asocio municipal

6. Limitaciones, Sugerencias y Propuestas

VII.- BALANCE ECONÓMICO DE LA GESTIÓN

VIII.- PROYECTOS DE INVERSIÓN DE MEDIANO Y LARGO PLAZO

MUCHAS GRACIAS

RPM *186669, RPC: 993057923.RPM *186669, RPC: 993057923.

crvasesoriayconsultoria@hotmail.comcrvasesoriayconsultoria@hotmail.com