IVÁrea Contabilidad y Costos

IV-9Actualidad Empresarial N° 222 Primera Quincena - Enero 2011

Tratamiento Contable de los gastos aplicando las cuentas del Plan Contable General Empresarial

(modificado)

Autor : C.P. Toño Gaytán Ortiz

Título : Tratamiento Contable de los gastos aplicando las cuentas del Plan Contable General Empre-sarial (modificado)

Fuente : Actualidad Empresarial, Nº 222 - Primera Quincena de Enero 2011

Ficha Técnica

1. IntroducciónComo ya es conocido el Plan contable General Empresarial entro en vigencia el 1 de enero de 2011, esto según la Resolución Nº 042-2009-EF/94 del Consejo Normativo de Contabilidad, por lo que es necesario se-guir difundiendo la aplicación de las cuentas del PCGE de acuerdo a la naturaleza de la operación, para ello se tendrá en cuenta lo mencionado en el Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de Estados Financieros y las NIIF.

2.Definición

¿Qué se entiende por gastos?El gasto es definido en el párrafo 70 del Marco Conceptual: “Gastos son los decrementos en los beneficios económi-cos, producidos a lo largo del período contable, en forma de salidas o dismi-nuciones del valor de los activos, o bien de nacimiento o aumento de los pasivos, que dan como resultado decrementos en el patrimonio neto, y no están relaciona-dos con las distribuciones realizadas a los propietarios de este patrimonio”.

- Ejemplo de la disminución de los beneficios económicos en forma de salidas del valor de los activos:

El reconocimiento del costo de ventas en el momento de la entrega de las mercaderías al cliente, contablemente se carga la cuenta 69 Costo de venta, como gasto, y se abona a la cuenta de existencias como salida de un activo.

- Ejemplo de la disminución de los beneficios económicos en forma de disminución del valor de los activos:

La depreciación del activo fijo, por lo que se carga a una cuenta de gastos y se abona a una cuenta de activo.

- Ejemplo de la disminución de los beneficios económicos en forma de nacimiento o aumento de pasivos:

El aumento de las cuentas por pagar por efecto de la diferencia de tipo de cam-bio se carga a la cuenta 676 Diferencia

de cambio como gasto del período con abono a la cuenta de un pasivo.

El consumo de agua potable del área de administración se reconoce con cargo a la cuenta 63 servicios prestados por terceros con abono a la cuenta de pasivo.

¿En qué momento se debe reconocer un gasto?El Marco Conceptual en su párrafo 82 indica: “Se denomina reconocimiento al proceso de incorporación, en el balance o en el estado de resultados, de una partida que cumpla la definición del elemento correspondiente” en virtud a ello en el párrafo 94 menciona los requisitos a tener en cuenta para reconocer un gasto: “Se reconoce un gasto en el estado de resul-tados cuando ha surgido un decremento en los beneficios económicos futuros, relacionado con un decremento en los activos o un incremento en los pasivos, y además el gasto puede medirse con fiabilidad. En definitiva, esto significa que tal reconocimiento del gasto ocurre simultáneamente con el reconocimiento de incrementos en las obligaciones o decrementos en los activos”.

Además los gastos deben reconocerse en aplicación del principio de devengado o base de acumulación, esto esta menciona-do en el párrafo 22 del Marco Conceptual.

Por su parte el párrafo 28 de la NIC 1, indica que las empresas cuando utilicen la base contable de acumulación (Devengo) reconocerán las partidas como gastos cuando satisfagan las definiciones y los criterios de reconocimiento previstos para tales elementos en el Marco Conceptual.

3. Las cuentas contables con-tenidas en el Plan Contable Empresarial para el reconoci-miento de gastos

El PCGE a clasificada las cuentas de gastos en el elemento 6 Gastos por naturaleza, este elemento agrupa las cuentas de la 60 hasta la 69. Comprende las cuentas de gestión clasificadas por su naturaleza económica, las que representan consumos de beneficios económicos. Incluye las compras; la variación de existencias; los gastos de personal; los gastos por servicios de terceros; los gastos por tributos; otros gastos de gestión; la pérdida por medi-ción de activos y pasivos no financieros al valor razonable; los gastos financieros; la valuación por deterioro de activos y provisiones; y el costo de ventas.

Para la determinación del resultado del ejercicio económico, las cuentas de este elemento se cancelan directamente con las otras cuentas del Elemento 8 Saldos Intermediarios de Gestión.

Los gastos acumulados por su destino, v.g., gastos de administrar, vender, entre otros, se reconocen en el elemento 9, de acuerdo con la clasificación que sea apropiada a la entidad, transfiriéndolas por la cuenta 78 Cargas cubiertas por provisiones y 79 Cargas imputables a cuentas de costos y gastos.

En la descripción del elemento 9 el PCGE hace la siguiente precisión: En lo que hace a los gastos por función, las cuentas de gastos por naturaleza 62 Gastos de personal, directores y gerentes; 63 Gas-tos de servicios prestados por terceros; 64 Gastos por tributos; 65 Otros gastos de gestión; y 68 Valuación y deterioro de activos y provisiones, se trasladan a cuentas de acumulación por función, de acuerdo con la presentación que resulte más adecuada a las actividades de cada empresa, y de acuerdo con requerimiento de organismos supervisores, en los que les sea aplicable.

Los gastos acumulados en las cuentas: 66 Pérdida por medición de activos no financieros al valor razonable y 67 Gastos financieros, no requieren una acumulación por función, sino más bien, en diversos casos, una presentación en líneas separadas, después del resultado de operación y antes del resultado antes de participaciones e impuestos.

Clasificación de los gastos por su natu-raleza según el Plan Contable General Empresarial:- El consumo de bienes se clasificará a

las cuentas 60 y 61.- Gastos por servicio de personal, de

terceros, de gestión y tributos se cla-sificarán a las cuentas: 62; 63; 64 y 65 respectivamente.

- Partidas por medición de activos no financieros al valor razonable se cla-sificarán a la cuenta 66.

- Los gastos financieros se clasifican a la cuenta 67.

- Depreciación, amortización, agota-miento, provisiones y valuaciones por deterioro, se clasifican a la cuenta 68.

Las cuentas del elemento 6 tienen saldo deudor con excepción de la cuenta 61 Variación de existencias que tiene un saldo acreedor.

IV

IV-10 Instituto Pacífico N° 222 Primera Quincena - Enero 2011

Aplicación Práctica

Caso Práctico

Cuentas del Elemento 6 Gastos por Naturaleza

60 Compras 65 Otros gastos de gestión601 Mercaderías 651 Seguros602 Materias primas 652 Regalías

603 Materiales auxiliares, suministros y repuestos 653 Suscripciones

604 Envases y embalajes 654 Licencias y derechos de vigencia

609 Costos vinculados con las compras 655Costo neto de enajenación de activos inmovilizados y operaciones discon-tinuadas

61 Variación de existencias 656 Suministros611 Mercaderías 658 Gestión medioambiental612 Materias primas 659 Otros gastos

613 Materiales auxiliares, suministros y repuestos 66 Pérdida por Medición de activos no financierosalvalorrazonable

614 Envases y embalajes 661 Activo realizable62 Gastos de personal, directores y gerentes 662 Activo inmovilizado621 Remuneraciones 67 Gastosfinancieros

622 Otras remuneraciones 671 Gastos en operaciones de endeuda-miento y otros

623 Indemnizaciones al personal 672 Pérdida por instrumentos financieros derivados

624 Capacitación 673 Intereses por préstamos y otras obli-gaciones

625 Atención al personal 674 Gastos en operaciones de factoraje (factoring)

626 Gerentes 675 Descuentos concedidos por pronto pago

627 Seguridad, previsión social y otras contribu-ciones 676 Diferencia de cambio

628 Retribuciones al directorio 677 Pérdida por medición de activos y pasi-vos financieros al valor razonable

629 Beneficios sociales de los trabajadores 678 Participación en resultados de entidades relacionadas

63 Gastos de servicios prestados por terceros 679 Otros gastos financieros

631 Transporte, correos y gastos de viaje 68 Valuación y deterioro de activos y provisiones

632 Asesoría y consultoría 681 Depreciación633 Producción encargada a terceros 682 Amortización de intangibles634 Mantenimiento y reparaciones 683 Agotamiento635 Alquileres 684 Valuación de activos636 Servicios básicos 685 Deterioro del valor de los activos637 Publicidad, publicaciones, relaciones públicas 686 Provisiones638 Servicios de contratistas 69 Costo de ventas639 Otros servicios prestados por terceros 691 Mercaderías64 Gastos por tributos 692 Productos terminados641 Gobierno Central 693 Subproductos, desechos y desperdicios642 Gobierno Regional 694 Servicios643 Gobierno Local 695 Gastos por desvalorización de existencias

644 Otros gastos por tributos

Con el caso práctico pretendemos explicar la aplicación de lo mencionado líneas arriba con referencia al Marco conceptual y las NIIF.

Enunciado:La empresa Agayros S.A.C., dedicada a la comercialización de electrodomésticos, en el mes de enero tiene las siguientes operaciones:

—————— 1 —————— DEBE HABER

60 COMPRAS 500,000.00 601 Mercaderías 6011 Mercaderías Manufact.40 TRIB., CONTRAPRESTAC. Y APOR. AL SIST. PRIV. DE PENS. Y SALUD 95,000.00 401 Gobierno Central 4011 IGV 42 CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES - TERCEROS 595,000.00 421 Fact., Boleta y Otros Comprob. por Pagar 4212 Emitidas x/x Por la adquisición de mercadería

1. Compra mercaderías por un importe de S/. 500,000.00 + IGV

2. Los importes de los servicios públicos son: agua S/. 900.00, luz S/. 1,500.00 y teléfono S/.2,000.00, los importes no incluyen IGV.

3. Planilla de remuneraciones se com-pone de los siguientes conceptos:

- Sueldos S/. 60,000.00- Asignación familiar S/. 1,200.00 - AFP S/. 7,650.00- Retención Renta de 5.ª S/. 2,400.00

4. Sus clientes le depositaron a su cuenta corriente S/. 800,000.00, por el que se debe considerar el ITF.

5. También vende uno de sus activos inmovilizados cuyo valor en libros es de S/. 50,000.00 neto de depre-ciación, depreciación acumulada S/. 40,000.00. el valor de mercado del bien es S/. 58,000.00

6. Recibe un financiamiento a 4 meses de una entidad financiera la cantidad de S/. 30,000.00 y un interés de S/. 4,000.00

Solución:Los registros contables serían los siguien-tes:

La operación 1 se trata de la compra de mercaderías, para su registro se emplean las cuentas contables 60 y 61. Para ello se aplica lo estipulado en la NIC 1: Presentación de Estados Financieros y la NIC 2: Existencias, referida al reconocimiento del costo de las mercaderías compradas.

—————— 2 ——————

20 MERCADERíAS 500,000.00 201 Mercaderías Manufact. 2011 Mercaderías Manufact. 20111 Costo 61 VARIACIÓN DE EXISTENCIAS 500,000.00 611 Mercaderías 6111 Mercaderías Manufact. x/x Por el traslado de la mercadería al almacén

La operación 2 es referida a los gastos que se incurren por el consumo de servicios públicos, para registrar estos gastos se tiene en consideración la NIC 1: Presen-tación de Estados Financieros y el Marco conceptual de las NIIF.

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—————— 1 —————— DEBE HABER —————— 2 —————— DEBE HABER —————— 2 —————— DEBE HABER

—————— 1 —————— DEBE HABER

—————— 1 —————— DEBE HABER

—————— 1 —————— DEBE HABER

63 GASTOS POR SERVICIOS PRESTADOS POR TERC. 4,400.00 636 Servicios Básicos 6361 Energía Eléctrica 6363 Agua 6364 Teléfono 40 TRIB., CONTRAPRESTAC. Y APOR. AL SIST. PRIV. DE PENS. Y SALUD 836.00 401 Gobierno Central 4011 IGV 42 CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES - TERCEROS 5,236.00 421 Fact., Boleta y Otros Comprob. por Pagar 4212 Emitidasx/x Por el reconocimiento del gasto por los servicios básicos.

10 EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE EFECTIVO 799,600.00 104 Ctas. Ctes. e Instit. Fin. 1041Ctas. Ctes. Operativas 64 GASTOS POR TRIBUTOS 400.00 641 Gobierno Central 6412 ITF 12 CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES - TERCEROS 800,000.00 121 Fact., Boleta y otros Comprob. por Cobrar 1212 Emitidas en Cartera x/x Por el depósito en cta. cte. y su afectación del ITF 0.05%.

65 OTROS GASTOS DE GESTIÓN 50,000.00 655 Costo Neto de Enaj. de Act. Inmov. y Operac. Discon. 6551Costo Neto de Enaj. de Activos Inmovilizados 65513 Inm. Maq. y Equipo 39 DEPREC., AMORTIZACIÓN Y AGOTAM. ACUM. 40,000.00 391 Depreciación Acumulada 3913 Inmuebles, Maquinaria y Equipo - Costo 33 INM., MAQ. Y EQUIPO 90,000.00 334 Equipo de Transporte 3341 Vehículos Motorizados 33411 Costo x/x Por la baja de libros del activo vendido.

62 GASTOS DE PERSONAL, DIRECTORES Y OTROS 621 Remuneraciones 61,200.00 6211 Sueldos y Salarios Seg. y Prev. Soc.y Otras 627 Contribuciones 5,508.00 6271 Régimen de Prestaciones de Salud40 TRIB., CONTRAPRESTAC. Y APOR. AL SPP Y SALUD 401 Gobierno Central 4017 Impuesto a la Renta 2,400.00 40173 Renta 5a Categoría 403 Instituciones Públicas 5,508.00 4031 EsSalud 407 Administradoras de Fondos de Pensiones 7,650.00 4071 AFP 12.5% (divisionaria sugerida)41 REMUNERACIONES Y PARTICIPACIÓN POR PAGAR 51,150.00 411 Remuneraciones por Pagar 4111 Sueldos y Salarios por Pagarx/x Por el reconocimiento del gasto de personal.

91 GASTOS DE ADMINISTRACIÓN 4,400.00 911 Gastos de Administrac.79 CARGAS IMPUT. A CUENTA DE COSTOS Y GASTO 4,400.00 791 Cargas Imput. a Cta. de Ctos. y Gastosx/x Por el traslado del gasto a gastos por función.

91 GASTOS DE ADMINIST. 400.00 911 Gastos de Administ. 79 CARGAS IMPUT. A CUENTA DE COSTOS Y GAST. 400.00 791 Cargas Imput. a Cta. de Ctos. y Gastos x/x Por el traslado del gasto a gastos por función.

91 GASTOS DE ADMINIST. 50,000.00 911 Gastos de Administ. 79 CARGAS IMPUT. A CUENTA DE COSTOS Y GAST. 50,000.00 791 Cargas Imput. a Cta. de Ctos. y Gastos x/x Por el traslado del gasto a gastos por función.

16 CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS - TERCEROS 69,020.00 165 Venta de Activo Inmov. 1653 Inm. Maq. y Equipo 40 TRIB., CONTRAPREST. Y APOR. AL SIST. PRIV. DE PENS. Y SALUD 11,020.00 401 Gobierno Central 4011 IGV 75 OTROS INGR. DE GESTIÓN 58,000.00 756 Enajenación de Activos Inmovilizados 7563 Activos Adquiridos en Arrendamiento Financiero x/x Por la venta del activo inmovilizado.

91 GASTOS DE ADMINIST. 66,708.00 911 Gastos de Administ. 79 CARGAS IMPUT. A CUENTA DE COSTOS Y GAST. 66,708.00 791 Cargas Imput. a Cta. de Ctos. y Gastos x/x Por el traslado del gasto a gastos por función.

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—————— 3 —————— La operación 4 es referente al reconocimien-to del ITF, para el reconocimiento se tiene en cuenta el párrafo 7 del Marco conceptual.

La última operación del caso está referido al reconocimiento de un gasto de finan-ciamiento (intereses), para lo cual se debe aplicar el Marco conceptual, la NIC 1: Pre-sentación de Estados financieros, NIC 23: Costo de financiamiento, entre otras normas.

El punto 5 se refiere a la venta de un activo inmovilizado, en ella interviene la cuenta 65 Otros gastos de gestión para dar de baja el bien en libros, para tal registro se considera la NIC 16 Propiedad, planta y equipo, párrafos del 67 al 72.

La operación 3 es referida al reconocimiento de los gastos relacionados con los trabajado-res para tal fin se aplica el Marco conceptual, la NIC 19: Beneficios a los trabajadores. —————— 1 —————— DEBE HABER

10 EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE EFECTIVO 30,000.00 104 Cuentas Corrientes e Instituciones Fin. 1041 Ctas. Ctes. Operativas 37 ACTIVO DIFERIDO 4,000.00 373 Intereses Diferidos 3731 Intereses No Devengados en Transacciones con Terceros 45 OBLIGACIONES FINANCIERAS 34,000.00 451 Prést de Inst Financ y Otras Entidades 4511 Instituciones Financieras x/x Por el préstamo recibido de una entidad financiera.

67 GASTOS FINANCIEROS 1,000.00 673 Intereses por Préstamos y otras Obligac 6731 Prestamos de Instituciones Financieras y Otras Entidades 67311 Instituciones Financieras 37 ACTIVO DIFERIDO 1,000.00 373 Intereses Diferidos 3731 Intereses No Devengados en Transacciones con Terceros x/x Por los intereses devengados en el primer mes.

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