Treball Equip Col I Productividad 20090710 Univ Estiu Igualada
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Jornada 10 de julio de 2009
“Trabajo en equipo y colaboración”
El Centro de Innovación en Productividad
y las Tecnologías de la iProductividad
TIC, Productividad y Organizaciones
ESTRUCTURADO
AUTOMATIZAR
NO
ESTRUCTURADO
AMPLIFICAR
El mundo de las personas
Correo
Reuniones
Edición
Análisis
Estructurado
>85%
<15%
La productividad de las personas
El trabajador de la información y el conocimiento
Nuevos modelos de trabajo - Oficina flexible
Espacios de
colaboraciónProductividad
móvilProductividad
Individual
Búsqueda
Nuevas
Interfaces
Análisis de la
Información
Gestión de
Procesos /Proyectos
Comunicaciones
eficientes
Redes
Sociales
Gestión de
Contenidos
Herramientas y Tecnologías
Ingredientes
Ej. escenario : reunión simple
Siempre comunicados…Dentro y fuera de la empresa
“
¿Con quién y cómo nos comunicamos?
Herramientas de comunicación
Mensajería instantanea
Audioconferencia
Videoconferencia
Mensajería corporativa
Telefonía fija
Telefonía móvil
Presencia
Integración centralita...
Video
Nuevas maneras de trabajarInterfaces para gestionar la información
Nuevos interfaces
Reconocimiento de escrituraVozContactoAlertas y avisosSuscripcionesSistemas de información geográficaAsistentes digitales
Trabajo en equipoPara colaborar juntos de manera eficente
0
20
40
60
80
100%
2000 2005 2010
Diferente tiempo, diferente lugar
Mismo tiempo,diferente lugar
Mismo tiempo, mismo lugar
Tabaja solo
Estilos de trabajo
Porcentaje del trabajo que depende de la colaboración con nuestro equipo
Ya no trabajamos solos
(Source: Gartner - http://www.datapro.com/teleconferences/attributes/attr_103789_115.ppt)
¿Con quién y cómo colaboramos?
Herramientas colaborativas (I)
Las herramientas colaborativas ofrecen unos
servicios básicos:
• Una manera de comunicarse
• Mecanismos de intercambio de documentos
• Diferentes maneras de encontrar otros miembros
de la comunidad
Estos servicios puedes ser complementados con
funcionalidades como calendarios online,
herramientas de búsqueda de perfiles y áreas de
conocimiento, sistemas de recomendación, pizarras
compartidas, así como múltiples canales de
comunicación como la mensajería instantánea, y web,
audio y video conferencia.
Herramientas colaborativas (II)
• Estos entornos colaborativos (intranets-extranets, espacios
colaborativos,…) permiten que los equipos elaboren, editen y revisen
materiales de manera colaborativa y online en espacios de trabajo,
gestionen flujos de trabajo, controlen el acceso a los materiales,
puedan tener una trazabilidad de las publicaciones y cambios
ocurridos, …
• Tanto los portales como las herramientas de ‘groupware’ ofrecen un rico
conjunto de herramientas de colaboración, como las comentadas
anteriormente, además de áreas con los perfiles de los miembros de
los equipos, áreas de discusión online, de intercambio de ficheros y
documentos, calendarios integrados y aplicación de autoría
colaborativa.
• También pueden incorporar canales RSS junto con funcionalidades para
elaborar documentos con herramientas wikis y crear y mantener blogs,
aplicaciones enmarcadas bajo el término web 2.0.
Herramientas colaborativas (III)
• Correo electrónico y listas de
correo electrónico.
• Foros de debate.
• Mensajería instantánea.
• Herramientas de ‘control de
presencia’.
• Sistemas de audio y video
conferencia.
• Repositorios documentales.
• Portales y herramientas de
trabajo en grupo.
• Suites de software colaborativo.
• Herramientas de comunicación.
• Distribución de información.
• Intercambio de información.
• Captura de información.
• Wikis.
• Feeds RSS y otras tecnologías
‘Push’.
Herramientas colaborativas
Pizarra compartida
Acceso remoto a herramientas,
aplicaciones, escritorio
Compartición calendarios
Reuniones virtuales
Espacios colaborativos
Intranet, extranet
Offline-online
“Cloud computing”
Acceso a calendarios,
agendas, documentos,...
Web 2.0 para la colaboración
Blogs y microblogging
Wikis, Fuentes RSS,
Redes sociales,...
Beneficios
• Permiten que los equipos creen, editen y revisen
materiales, de manera colaborativa.
• Facilitan el almacenamiento, acceso e intercambio de
documentación.
• Facilitan el flujo de información, la gestión de proyectos e
integran diferentes fuentes de información en un solo
punto.
• Proporcionan control y acceso a los diferentes contenidos.
• Permiten conocer quen ha publicado, cuando y qué y
quién lo ha revisado, modificado,...
• Facilitan la convocatoria y gestión de reuniones
• Mejoran la productividad y eficiencia de los equipos y
facilitan el intercambio de conocimiento y su acceso.
• Reducen la carga de correos electrónicos.
Implantación y adopción
Cultura y entorno de trabajo de la organización
destinataria:
• ¿Qué infraestructura de TI está disponible incorporar?
• ¿Tenemos recursos financieros y humanos para adquirir,
instalar y mantener una aplicación?
• ¿Quiénes serán los usuarios de la herramienta? ¿Cuáles son
sus requisitos?
• ¿Tienen una actitud abierta (early adopters) a la hora de
introducir nuevas herramientas? ¿Invertirán tiempo en su
adopción? ¿Son escépticos? ¿Cuál es su tolerancia al riesgo?
• ¿Debemos empezar con una aplicación sencilla y fácil de
utilizar o nos están requiriendo una mayor granularidad,
seguridad y opciones de workflow?
• ¿Quiénes serán los principales stakeholders? ¿Pueden
comunicar el valor de la nueva herramienta de colaboración?
Implantación y adopción
Tres requisitos clave a la hora de elegir la mejor herramienta:
• Comunicación. ¿Con qué frecuencia la personas necesitan comunicarse? ¿Qué
tipo de comunicación prefieren, asíncrona o síncrona? ¿En qué formato, texto,
voz, video,…?
• Intercambio. ¿Cuán frecuentemente comparten documentos y/o otros tipos de
contenidos los grupos? ¿Requieren hacerlo en tiempo real o se puede hacer a
través de respositorios documentales? ¿Es una comunidad de confianza?
¿Todo el mundo puede ver y editar los materiales o debemos definir permisos
más granulares? ¿Se requiere un proceso de aprobación complejo o es simple?
¿Se crearán los documentos colaborativamente? ¿En un entorno online o a
través de herramientas de escritorio? ¿Se necesita un control de versiones?
• Gestión. ¿Cuántos usuarios estarán involucrados en más de un grupo o
espacio colaborativo? ¿Qué grado de estandarización se requiere para cada
grupo de trabajo?
Implantación y adopción
“Análisis de necesidades” para la aplicación en proyectos:
• ¿Qué tareas debo cumplir? Se requiere analizar los tipos de resultado que se
tienen que crear en el proyecto y los miembros del equipo que tienen que recibir
esos resultados.
• ¿Cuáles son nuestras capacidades actuales? Hacer un inventario del hardware
y software que está utilizando el equipo, así como la infraestructura disponible
para permitir tecnologías de colaboración (conexión a Internet para utilizar
mensajería instantánea o audio y video conferencia, intranet o extranet en donde
poder incorporar aplicaciones wiki o blogs,…)
• ¿Qué herramienta es apropiada para cada tarea? En función de los diferentes
resultados requeridos, del número de personas intervinientes en su elaboración
y de la sincronía/asincronía del proceso, se podrá decidir qué herramientas son
necesarias para por ejemplo elaborar los entregables del proyecto, elaborar los
informes de estado del, discusiones una-a-uno (conferencias telefónicas, audio o
video conferencia, mensajería instantánea,…) o para la recogida de información
del equipo.
• ¿Quién forma parte del equipo? Tener en cuenta es el conocimiento y
adecuación de las herramientas consideradas al equipo de trabajo.
Web 2.0 para la colaboración
Blogs y microblogging
Wikis, Fuentes RSS,
Redes sociales,...
Caso Práctico: CIP 2.0
Objetivos
Uso Externo• Utilizar el máximo número de canales para divulgar las
actividades, proyectos y conocimiento del centro.
• Estar presentes en Internet y en las principales
herramientas sociales para incrementar visibilidad, crear
marca y prestigio del centro y sus profesionales.
• Ofrecer más servicios (canales de divulgación) a los
partners y socios.
• Establecer conversaciones con nuestra comunidad.
Uso Interno• Mejorar la comunicación interna
• Reforzar la gestión del conocimiento
Evolución
Enero 2007
Febrero 2008
Octubre 2008
Febrero 2009
Web Corporativahttp://www.productivitycenter.org
Blog Corporativohttp://innovacionyproductividad.spaces.live.com
Blog Interno
Microblog interno
Usuario y página corporativa Facebook
Microblog corporativohttp://twitter.com/MICProductivity
Canal Vídeos Corporativohttp://www.youtube.com/user/MICProductivity
Espacio de materiales / presentaciones
http://slideshare.net/group/MICProductivity
www.productivitycenter.org