Tutorial básico Access

Santiago Silva Betancourt

Asesor(a): Dilly Dagnis Montes

Envigado

Cefit

Centro de formación integral para el trabajo

Técnico en sistemas

8 de septiembre

2016

Introducción

Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete ofimático denominado Microsoft Office. Igualmente, es un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música, etcétera. Está pensado en recopilar datos de otras utilidades (Excel, SharePoint, etcétera) y manejarlos por medio de las consultas e informes.

Tabla de contenido

1. Teoría

1.1 TablasLas tablas son objetos fundamentales de una base de datos porque en ellas es donde se conserva toda la información o los datos. Así, una base de datos de una empresa puede tener una tabla Contactos que almacene los nombres de los proveedores, las direcciones de correo electrónico y los números de teléfono.1.2 CamposUn campo en Microsoft Access es una pieza de información relacionada con una persona o cosa. Los campos relacionados se agrupan juntos para formar un registro. En una base de datos, donde se almacena la información con respecto a información de los empleados de una empresa, un registro sería la información relacionada a un solo empleado. Un campo, por ejemplo, sería la información específica sobre el empleado, tal vez el nombre, la fecha de contratación o el número de seguridad social.1.3 Registros Un registro (también llamado fila o tupla) representa un objeto único de datos implícitamente estructurados en una tabla Un registro es un conjunto de campos que contienen los datos que pertenecen a una misma repetición de entidad. Se le asigna automáticamente un número consecutivo (número de registro) que en ocasiones es usado como índice, aunque lo normal y práctico es asignarle a cada registro un campo clave para su búsqueda.1.4 Llave primariaEn el diseño de bases de datos relacionales, se llama clave primaria a un campo o a una combinación de campos que identifica de forma única a cada fila de una tabla. Una clave primaria comprende de esta manera una columna o conjunto de columnas.

1.5 Llave secundaria

La clave foránea identifica una columna o grupo de columnas en una tabla (tabla hija o referendo) que se refiere a una columna o grupo de columnas en otra tabla (tabla maestra o referenciada). Las columnas en la tabla referendo deben ser la clave primaria u otra clave candidata en la tabla referenciada.

2. Formularios

2.1 FormulariosLos Formularios básicamente permite diseñar los datos para visualizarse por pantalla. Pero no sólo muestran datos informativos de las tablas, también son interactivos, por tanto, permiten introducir nuevos registros en las tablas, modificar e incluso borrar registros de las de una o varias tablas relacionales. También pueden hacer cálculos (campos calculados o controles de cuadros de texto) con los datos de las tablas. Los campos que contienen objetos OLE (imágenes, fotos, sonidos, videos, etc.) necesitan ser mostrados en un formulario para que se vean y/o escuchen.2.2 Formularios con asistenteEl asistente también permite definir cómo se agruparán y ordenarán los datos; asimismo, puede usar campos de más de una tabla o consulta, siempre y cuando defina previamente las relaciones entre las tablas y las consultas.2.3 Botones de comandoUn botón de comando se usa en un formulario para iniciar una acción o un conjunto de acciones. Por ejemplo, se puede crear un botón de comando que abra otro formulario. Para que un botón de comando realice una acción, se escribe una macro o un procedimiento de evento que se asocia a la propiedad Al hacer clic del botón de comando. Asimismo, se puede incrustar una macro directamente en la propiedad Al hacer clic del botón de comando. De este modo, se puede copiar el botón a otros formularios sin que se pierda la funcionalidad del botón.

2.4 Herramientas de diseñoPara la mayoría de las tareas relacionadas con la edición de nuestro formulario será necesario recurrir a la

barra de herramientas Diseño de formularios que vemos con sus correspondientes indicaciones en la figura.

3. Panel de control

Si tenemos una base de datos de Access que va a ser utilizada por usuarios, nos será realmente útil crear un panel de control o formulario de acceso, que permita al usuario manejar la aplicación de forma sencilla.

Lo mejor es crear formularios. Una vez creados estos formularios creamos un panel de control que enlace con los formularios que va a utilizar el usuario. Estos formularios pueden ser a su vez, paneles de control secundarios

El panel de control principal permitirá la entrada a los demás formularios.Crear un panel de control para una base de datos de Access:Pulsamos en el botón Nueva para ir agregando cada una de las páginas (formularios, en nuestro ejemplo) a los que queremos acceder mediante el panel de control.

Así, vamos agregando uno a uno los enlaces que va a tener nuestro panel de control principal.

Una vez creados los enlaces, seleccionamos el primero (búsqueda) y pulsamos en Modificar para enlazarlo realmente con el formulario Búsqueda, que permite al usuario buscar registros. En Comando seleccionamos Abrir el formulario en modo Edición y seleccionamos el formulario Búsqueda. Pulsamos Aceptar para finalizar.

De esta forma vamos seleccionando cada uno de los enlaces y los vamos asociando al formulario indicado en cada caso, mediante la opción comando y formulario.

4. Informes

4.1 InformesLos informes constituyen un modo de ver, formatear y resumir la información contenida en la base de datos de Microsoft Access. Por ejemplo, se puede crear un sencillo informe de números de teléfono de todos los contactos o un informe del total de ventas en distintas regiones y períodos de tiempo.4.2 Asistente para informesPara arrancar el asistente para informes haz clic en el botón Asistente para

informes que puedes ver en la imagen anterior. En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe.

5. Consultas5.1 Asistente para consultas¿Para qué sirve?El asistente de consulta para duplicados permite seleccionar, en una misma tabla o consulta, los registros cuyos de campo son idénticos.EL ASISTENTE PARA BUSQUEDA DE DUPLICADOSObjetivo:Profundizar en la opción Asistente para búsquedas de duplicados y ahorrar tiempo en realizar una búsqueda.

6. Conclusiones

Cibergrafía