GESTIÓN DEL TIEMPO,

RECURSOS E INSTALACIONES

CONTENIDOS

U.DIDÁCTICA 1: LA ORGANIZACIÓN Y

PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO

U.DIDÁCTICA 2: PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN EN LA

EMPRESA. EL ARCHIVO

U.DIDÁCTICA 3: LA AGENDA

http://www.youtube.com/watch?v=-aOR2u7yzkk

OBJETIVOS

CONOCER LAS DISTINTAS METODOLOGÍAS DE TRABAJO PARA

CONSEGUIR LA MÁXIMA EFICACIA EN LAS TAREAS DIARIAS.

DESTACAR EL ORDEN Y CAPACIDAD DE PLANIFICACIÓN Y

ORGANIZACIÓN

APRENDER A DELEGAR.

TRABAJAR BIEN EL TIEMPO. EL TIEMPO ES ORO

CONOCER LAS HABILIDADES INTERPERSONALES E INTRAPERSONALES.

CONOCER LA NORMATIVA EN PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES EN

LA OFICINA.

1.LA ORGANIZACIÓN Y

PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO

2. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL TRATAMIENTO DE LA

INFORMACIÓN EN LA EMPRESA. EL ARCHIVO

1. FLUJO DOCUMENTAL

2. CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

• Vitales

• Informe, expediente, dossier y otros (Anuncios, saludas, aviso….)

• Métodos y sistemas de archivo

3. TRATAMIENTOS DE LOS DOCUMENTOS. ESTRATEGIAS Y

CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN ARCHIVO

•

4. ARCHIVO CORPORATIVO

5. GESTIÓN DOCUMENTAL INFORMÁTICA: OFICINA SIN PAPELES

6. REQUISITOS MEDIOAMBIENTALES PARA LA ELIMINACIÓN DE RESIDUOS

3. LA AGENDA 1. INTRODUCCIÓN

• Principios elementales

• La agenda: herramienta de planificación

• Los plazos de la agenda

2. TIPOS DE AGENDAS

• Agenda manual

• Agenda electrónica

• Personal Digital Assistant (PDA)

• Agenda informática

•

3. SECCIONES DE LA AGENDA

• Sección de planificación

• Sección de gestión

• Sección de información

4. GESTIÓN DE AGENDA

• Normas para buen uso de la agenda

• La agenda del directivo

•

1. EFICIENCIA, EFICACIA Y EFECTIVIDAD

2. MEDIOS Y MÉTODOS DE TRABAJO

3. PLANIFICACIÓN COMO HÁBITO

• El lugar de trabajo: la oficina y su organización

• Preparación previa de la jornada de trabajo

4. PRIORIZACIÓN

• Formas de fijar prioridades

• Lo urgente y lo importante

• El entorno

• Divide y vencerás

1.LA ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO

5. ORGANIZACIÓN

• La división del trabajo

• La departamentalización

• La jerarquía

La coordinación

Distribución racional de las tareas a lo largo de una jornada

6. DELEGACIÓN

• Qué, cómo y cuándo delegar

7. CONTROL Y AJUSTE. CONTROL DEL TIEMPO

• Ladrones de tiempo

• Métodos de optiminización del tiempo.

• El tiempo y el estrés

8. CALIDAD EN LOS TRABAJOS DE SECRETARIADO

• El concepto de calidad

• La imagen

9. HABILIDADES DE RELACIÓN INTRA-PERSONAL

• Definición de relaciones intra-personales

Conceptos integradores de las relaciones intra-personales

• Optimizar el tiempo a través de las relaciones intra-personales

10. HABILIDADES DE RELACIÓN INTERPERSONAL PARA OPTIMIZAR

EL TIEMPO

• Las relaciones interpersonales

• Optimizar el tiempo a través de las relaciones interpersonales

11.EL PUESTO DE TRABAJO DE SECRETARIA

• El teléfono

• El ordenador

• El fax

• Fotocopiadora

• Tecnología multimedia

• Es la capacidad de disponer de alguien o algo para conseguir un efecto determinado.

Eficiencia

• Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera

Eficacia

• El mismo concepto que eficacia agregando un componente de realidad y validez. Ejemplo: “El documento necesita la firma del director para su efectividad”.

Efectividad

PASOS MÁS IMPORTANTES PARA QUE EL TRABAJO SEA

EFICAZ, EFICIENTE Y EFECTIVO Y CONSEGUIR LA

OPERATIVIDAD, RENTABILIDAD Y PRODUCTIVIDAD

•Al llegar al trabajo dediquemos 5 minutos para planificar y programar el día.

•Planifica siempre antes de actuar y céntrate en lo importante.

•Sigue tus biorritmos y aprovecha los períodos de máximo rendimiento para realizar

las tareas más importantes o más complejas.

•Agrupar los asuntos y acciones relacionadas entre sí.

Las principales habilidades básicas de gestión :

•Motivación

•Comunicación

•Toma de decisiones

•Gestión y trabajo en equipo http://www.youtube.com/watch?v=3j0D7AQmLok

•Técnicas de negociación

•Priorización

•Nuevas tecnologías

•Liderazgo

•Gestión del tiempo

•Técnicas de delegación

•Técnicas de creatividad

•Técnicas de investigación

•Planificación y organización.

MEDIOS Y MÉTODOS DE TRABAJO

•Seleccionar el trabajo que debemos mejorar

•Registrar ese trabajo: Analizar como se desarrolla la tarea

•Criticar ese trabajo: Alcanzar los objetivos

•Idear un nuevo método mejor

•Definir el nuevo método

•Implantar el nuevo método

•Mantener el nuevo método

LA PLANIFICACIÓN COMO HÁBITO

El lugar de trabajo: la oficina y su organización

Oficina ideal:

Sin ruidos exteriores para crear ambiente relajado y de concentración.

En caso de compartir, espacios separados para no entorpecer

conversaciones

Luz natural y artificial. Si es natural no debe entrarnos por la espalda.

Temperaturas

Decoración sencilla

Sillas para recibir

Mesa escritorio totalmente despejada.

Eliminar notas o documentos de trabajos que han sido terminados y

archivados

Usar bandeja: pendientes y para archivar. Portafirmas para salida y

entrada.

Preparación previa de la jornada de trabajo

Paso 1: Planificación de la jornada laboral

Paso 2: Focalizar

Paso 3: Revisión

PLANIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

Incrementa la probabilidad de que se realicen las

tareas y se facilita de esta manera la organización

del tiempo dedicado a la vida personal.

Planificar es tener una visión de conjunto de las

tareas a cumplir, asignarles un tiempo razonable

y prever un margen para los imprevistos.

Para hacerlo es preciso tener ante nosotros el

período de tiempo que se quiere planificar.

Planificar compromisos y obligaciones fijas a los

distintos plazos de tiempo.

PRIORIZACIÓN • Formas de fijar prioridades

Tareas urgentes: son aquellas que tienen fecha y hora de finalización, es

decir, un trabajo debe estar finalizado antes de una fecha tope de

entrega.

Tareas importantes: son aquellas que debemos realizar en períodos de

tiempo determinados, bien tareas diarias, mensuales o anuales y que

corren el riesgo de convertirse en rutinarias.

• Lo urgente y lo importante

Lo que se proyecta hacia el futuro tiene prioridad sobre las viejas

cuestiones. Trabajar con urgencia no es aconsejable, centrarse en tareas

rutinarias

• El entorno: su mesa

Si son urgentes, ocúpate. Si no son urgentes, pero sí importantes a

bandeja de pendientes.

Debe tirarse cualquier papel innecesario. Reservar tiempo para archivar,

caso contrario la carpeta rebosará de documentos

• Divide y vencerás : Fraccionar un trabajo grande en pasos manejables.

Hacer un pequeño descanso cada dos horas.

ORGANIZACIÓN

Las funciones responden a la pregunta de lo que hay que

hacer, los procesos responden a la pregunta ¿cómo hay

que hacerlo? y las personas responden a la pregunta de

quién tiene que hacerlo. Para ello se requiere la

organización.

La organización de la empresa es una tarea exclusivamente

del equipo de dirección o en su defecto de la gerencia.

• La división del trabajo

• La departamentalización

• La jerarquía

• La coordinación

• Distribución racional de las tareas a lo largo de una

jornada

VEMOS 1-23

DELEGACIÓN

Grado de responsabilidad a la hora de ejecutar tareas en cada puesto de trabajo

RAE:

Dicho de una persona: Dar a otra la jurisdicción que tiene por su dignidad u oficio, para que haga sus veces o para conferirle su representación.

QUÉ, CÓMO Y CUÁNDO

DELEGAR Antes del encargo

Durante el proceso

Al terminar la tarea Vemos 1-25

Principios según J.A. Plasencia

CONTROL DEL TIEMPO

•Reflexiones sobre el tiempo.

•Diez errores más comunes de no gestionar

bien nuestro tiempo 1-28

Ladrones de tiempo: llamadas, reuniones,

visitas o cualquier otra situación que te

interrumpan.

Métodos de optimización del tiempo: teléfono

(ambos sentidos), interrupciones, visitas,

comunicar (rumores), escuchar,.

El estrés

LA CALIDAD EN LOS TRABAJOS DE SECRETARIADO

Es el conjunto de propiedades y

características de un producto físico o de un

servicio.

VENTAJAS

Ayuda a satisfacer a sus clientes.

Fidelización

Ayuda a mejorar la eficacia y eficiencia

disminuyendo los costes de la misma.

Una empresa busca la calidad en dos vertientes:

En productos: Cuando los utiliza con posterioridad a la

compra

En servicios: Sensaciones experimentadas cuando los

reciben.

Características que debe practicar un profesional del

secretariado para conseguir mejores resultados de

satisfacción:

Amabilidad en el trato, cortesía, credibilidad, confianza, seguridad y

tranquilidad, eficacia y eficiencia a la hora de desarrollar una tarea,

cumplimiento de los plazos y promesas, trato individual y deferencias con

los clientes más habituales y rápido tiempo de respuesta.

La imagen

Factores que intervienen en la imagen:

Globales: instalaciones, anagrama, estilo de

publicidad, etc.

Individuales: Ambiente de trabajo, trato al cliente,

etc.

Sensitivos: Los percibe el cliente consciente o

inconscientemente.

EL PUESTO DE TRABAJO DE LA SECRETARIA

Debe adaptarse a la persona.

Debe ser funcional.

El mobiliario debe causar buena impresión. El

cliente es lo primero que aprecia cuando viene

por primera vez a la empresa.

HABILIDADES DE RELACIÓN INTRA-

PERSONAL

COMUNICACIÓN QUE EL INDIVIDUO TIENE

CONSIGO MISMO

CONCEPTOS INTEGRADORES DE LAS

RELACIONES INTRA-PERSONALES

Autoconocimiento

Autoconcepto y autoimagen

Autoestima. Vemos 1-45 Yo me quiero y

hacemos test.

OPTIMIZAR EL TIEMPO A TRAVÉS DE LAS

RELACIONES INTRA-PERSONALES

INICIATIVA

PROACTIVIDAD 1-47

CREATIVIDAD. Hacemos test

INNOVACIÓN

HABILIDADES DE RELACIONES

INTERPERSONALES

RELACIONES SOCIALES. Convivencia e

interacción con otras personas.

HABILIDADES SOCIALES.

DESTREZAS QUE SE APLICAN A LA

INTERACCIÓN CON OTRAS PERSONAS:

Saber manejar las habilidades sociales

Relación con compañeros/as trabajo

OPTIMIZAR LAS RELACIONES

INTERPERSONALES

Asertividad, comunicación, negociación

•Es imprescindible.

•Debe estar conectado en red. Ordenador

•Se sigue utilizando para transmisión de datos. Fax

•Atender a llamadas telefónicas es uno de nuestras principales funciones.

•Centralita telefónica. Se elegirá en función de la empresa. Teléfono

•Muy útil (se genera gran cantidad de papel)

•El tipo de impresora se debe adecuar al uso y tamaño de la empresa sin olvidarnos del futuro trabajo a desempeñar.

•Actualmente, también incorporar funciones de escáner, fax, grapadora,… (ahorro de espacio)

Fotocopiadora

•Elemento de coordinación imprescindible para la secretaria. Agenda

•Debe adecuarse al trabajo de la secretaria y a la actividad de la empresa. Material de

trabajo

•Suministros propios de uso diario: agua, café,…

•Varían según la actividad de la empresa

•El presupuesto debe ser aprobado por nuestro jefe.

Menaje y suministros varios

NUEVAMENTE:

TELÉFONO

LA IMAGEN AL TELÉFONO

LLAMADAS QUE SE RECIBEN

LLAMADAS EN ESPERA

FILTRO DE LLAMADAS

LLAMADAS QUE SE REALIZAN

DEVOLUCIÓN DE LLAMADAS

CENTRALITA

ORDENADOR

FAX

FOTOCOPIADORA

TECNOLOGÍA MULTIMEDIA

Utilización de aplicaciones informáticas: más que office.

http://es.wikipedia.org/wiki/Web_3.0

http://prezi.com/fzbrvn-r9cvi/unidad-didactica-caperucita-roja/

http://www.fundaciontripartita.org/index.asp?MP=57&MS=219&MN=

2

Office:

Word

Excel

Power Point

Access

Publisher

Windows Live Movie Maker

Prezi

Moodle

Dropbox

LAS DEPENDENCIAS MÁS IMPORTANTES DE LA

EMPRESA

RECEPCIÓN

•Es la primera toma de contacto que tienen los clientes y los proveedores.

•Se deben cuidar los siguientes detalles:

•Zona para que sean atendidos los clientes.

•Zona de espera, debe ser cómoda para el visitante.

•Distintas zonas de espera (según el tipo de visita).

•Ser hospitalario y dejar algún tipo de lectura a la visita.

•No se debe hacer esperar.

•Seguir las mismas normas de cortesía (personal de recepción)

•Establecer jerarquía para atender a las visitas

•Personal de recepción, debe identificarse, saludar e indicar cómo se va a proceder.

SALA DE REUNIONES

•Habitación habilitada para reuniones de negocios.

•La ubicación de los puestos puede ser:

•En U: la parte frontal se deja abierta para el ponente.

•En O: las mesas forman un círculo, todos los asistentes pueden verse.

•En teatro: las sillas forman filas orientadas hacia donde se va a hacer la exposición.

•En escuela: igual que en teatro, pero además de las sillas cada asistente cuenta con una mesa.

SALÓN DE ACTOS

•Lugar donde se celebran juntas directivas o donde se exhiben sus productos con fines comerciales

•Comedor (office)

•Sala de informática.

•Almacenes de archivo

•Almacenes de limpieza.

PREVENCIÓN DE RIESGOS

LABORALES

Normativa vigente

La carga de trabajo: fatiga, estrés e insatisfacción

laboral

Criterios ergonómicos