ULLOA – VALLE DEL CAUCA · Presentar informe final de los procesos desarrollados y avances...

INFORME FINAL PGD HOSPITAL “PEDRO SÁENZ DÍAZ” ESE

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ALICIA GIRALDO URIBE Asesora PGD

HOSPITAL LOCAL “PEDRO SÁENZ HOSPITAL LOCAL “PEDRO SÁENZ

DÍAZ”DÍAZ”

ULLOAULLOA –– VALLE DEL CAUCAVALLE DEL CAUCA

PROGRAMA PROGRAMA DE GESTIÓN DE GESTIÓN

DDCUMENTAL CUMENTAL (PGD)(PGD) INFORME FINALINFORME FINAL

ALISCIA GIRALDO URIBEALISCIA GIRALDO URIBE

AsesoraAsesora


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[[ I N F O R M E I N F O R M E D E L O S P R O C E S O S A R C H V Í S T I C O S D E L O S P R O C E S O S A R C H V Í S T I C O S

D E S A R R O L L A D O S E N D E S A R R O L L A D O S E N E L H O S P I T A L L O C A L “ P E D R O S Á E N Z E L H O S P I T A L L O C A L “ P E D R O S Á E N Z

D Í A Z ” E S E A Ñ O SD Í A Z ” E S E A Ñ O S 2 0 1 0 2 0 1 0 Y Y 2 0 1 12 0 1 1

U L L O AU L L O A –– V A L L E D E L C A U C AV A L L E D E L C A U C A


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1.1. INTRODUCCIÓNINTRODUCCIÓN

El Programa de Gestión El Programa de Gestión de Calidad en Gestión de Calidad en Gestión Documental Documental del del

Hospital Local “Pedro Sáenz Díaz” ESE de UlloaHospital Local “Pedro Sáenz Díaz” ESE de Ulloa –– Valle del Valle del

CaucaCauca , , que se desarrolló en que se desarrolló en los años los años 2009, 2009, 20102010 y 2011y 2011 , ha , ha

tenido considerablestenido considerables avances en pro de la organización avances en pro de la organización

institucional, los cuales están descritos a continuación, institucional, los cuales están descritos a continuación,

convirtiéndose éste documento, no sólo en el reflejo de la convirtiéndose éste documento, no sólo en el reflejo de la

gestión desarrollada, sino también, en una importante gestión desarrollada, sino también, en una importante

herramienta de evaluación y planeación a futuro.herramienta de evaluación y planeación a futuro. (Véase (Véase

Anexo AAnexo A para complemento de la informaciónpara complemento de la información ))

En este sentido, cabe destacar el deseo, proactividad y En este sentido, cabe destacar el deseo, proactividad y

colaboración de todo el personal colaboración de todo el personal del Hospital del Hospital y el empeño por y el empeño por

sacar avante todos los procesos que como ente ejecutor le sacar avante todos los procesos que como ente ejecutor le

atañen en términos de la Latañen en términos de la L ey 594 de 2000.ey 594 de 2000.

Por lo anterior, se detalla, a continuación, el avance en los Por lo anterior, se detalla, a continuación, el avance en los

procesos archivísticos llevados a cabo en la procesos archivísticos llevados a cabo en la entidadentidad..


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2. OBJETIVOS2. OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL2.1 OBJETIVO GENERAL

Presentar informe final de los procesos desarrollados y Presentar informe final de los procesos desarrollados y avances avances

alcanzados al interior del Programa de Gestión Documental de alcanzados al interior del Programa de Gestión Documental de

la entidad en el año 2010.la entidad en el año 2010.

2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

�� Detallar los avances en términos archivísticos alcanzados por la Detallar los avances en términos archivísticos alcanzados por la

ESE Hospital Local “Pedro Sáenz Díaz”.ESE Hospital Local “Pedro Sáenz Díaz”.

�� Brindar Brindar una herramienuna herramien ta de autoevaluación en la gestión de ta de autoevaluación en la gestión de


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archivos de la entidad.archivos de la entidad.

�� Definir las fortalezas y debilidades en el desarrollo del PGD Definir las fortalezas y debilidades en el desarrollo del PGD

como insumo para la implementación del un Plan de como insumo para la implementación del un Plan de

Mejoramiento.Mejoramiento.

�� Identificar las metas de mejoramiento.Identificar las metas de mejoramiento.

3.3. AVANCEAVANCES DEL PGDS DEL PGD

3.1 ACTIVACIÓN DEL COMITÉ DE ARCHIVO DE LA ENTIDAD3.1 ACTIVACIÓN DEL COMITÉ DE ARCHIVO DE LA ENTIDAD

El Comité de Archivo de la entidad se hallaba inactivo, por lo El Comité de Archivo de la entidad se hallaba inactivo, por lo

queque se inició el Programa de Gestión Documentalse inició el Programa de Gestión Documental , reactivando , reactivando

este importante ente de apoyo a la gestión archivística, el cual este importante ente de apoyo a la gestión archivística, el cual

aprobó el Paprobó el P GD propuesto.GD propuesto.


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3.23.2 PRODUCCIÓN DOCUMENTALPRODUCCIÓN DOCUMENTAL

3.3. 22 .1 .1 Elaboración de TRDElaboración de TRD

ParaPara la la PP roducción Documental se elaboraron nuevamente las roducción Documental se elaboraron nuevamente las

Tablas de Retención Documental, dTablas de Retención Documental, debido a que ebido a que éstaséstas no eran no eran

consecuentesconsecuentes con la realidadcon la realidad institucionalinstitucional y no obedecían a las y no obedecían a las

serser ies y subseries producidas en la entidad, siendo ies y subseries producidas en la entidad, siendo

inapropiadas parinapropiadas para el desarrollo de los procesos, para lo cual a el desarrollo de los procesos, para lo cual

fue necesario actualizar la estructura orgánico funcionalfue necesario actualizar la estructura orgánico funcional ..

Después de elaboradas se llevóDespués de elaboradas se llevó a cabo capacitación para el uso a cabo capacitación para el uso

y manejo de y manejo de éstas, su éstas, su aplicación en la organización de los aplicación en la organización de los

archivos de gestión, etc.archivos de gestión, etc.

3.3. 22 .2 Adopción de una .2 Adopción de una Diplomática DocumentalDiplomática Documental

Se implementó la imagen corporativa obedeciendo a los Se implementó la imagen corporativa obedeciendo a los

lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación

(AGN). (AGN).

Con la imagen coCon la imagen co rporativa definida, rporativa definida, todas las dependencias todas las dependencias

iniciaron iniciaron la producción de los documentos (cartas, la producción de los documentos (cartas, circulares, circulares,


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informes, actas, constancias, certificados, etcinformes, actas, constancias, certificados, etc .,., teniendo en teniendo en

cuentacuenta las normas técnicas exigidas por la ley.las normas técnicas exigidas por la ley.

3.33.3 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS (VENTANIRECEPCIÓN DE DOCUMENTOS (VENTANI LLA ÚNICA)LLA ÚNICA)

Mediante la implementación de la Unidad de Ventanilla Mediante la implementación de la Unidad de Ventanilla

Única se centralizó y normalizó la correspondencia físicaÚnica se centralizó y normalizó la correspondencia física y y

vía correo electrónico.vía correo electrónico.


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3.3. 33 .1 Radicación y Registro de Comunicaciones oficiales.1 Radicación y Registro de Comunicaciones oficiales

Se puSe pu ss o en funcionamiento los mecano en funcionamiento los mecan ismos de radicación ismos de radicación

y registro de documentos, y registro de documentos, mediante la implementación del mediante la implementación del

sistema Psistema P -- touch touch –– radicador, el cual, mediante una base de radicador, el cual, mediante una base de

datos conectada a la rotuladora Brother QL 500, permite datos conectada a la rotuladora Brother QL 500, permite

guardar e imprimir en un rótulo, la fecha, hora e guardar e imprimir en un rótulo, la fecha, hora e

información deinformación de la comunicación radicada.la comunicación radicada.


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Se realizó el diseño y aplicación de los formatos para las Se realizó el diseño y aplicación de los formatos para las

plantillas de control de las comunicaciones así:plantillas de control de las comunicaciones así:

. . Control de Comunicaciones Internas EnviadasControl de Comunicaciones Internas Enviadas ..

. Control de Comunicaciones Internas Recibidas. Control de Comunicaciones Internas Recibidas ..

. Control de. Control de Comunicaciones Externas EnviadasComunicaciones Externas Enviadas ..

. Control de Comunicaciones Externas Recibidas. Control de Comunicaciones Externas Recibidas ..

. Control de Documentos Contables. Control de Documentos Contables ..

. Control de Otros Envíos y Otros Recibidos.. Control de Otros Envíos y Otros Recibidos.

3.3. 44 CAPACITACIONES.CAPACITACIONES.

Al interior del Programa de Gestión Documental, se Al interior del Programa de Gestión Documental, se

adelaadela ntaron varias capacitaciones ntaron varias capacitaciones teórico teórico –– prácticas (mediante prácticas (mediante

metodología personalizada y magistral), metodología personalizada y magistral), sobre archivística, con sobre archivística, con

la participación activa de todos los funcionarios de la la participación activa de todos los funcionarios de la entidad.entidad.

Las capacitaciones se enfocaron hacia:Las capacitaciones se enfocaron hacia:

. Fundamentos de arch. Fundamentos de arch ivísticaivística ..

. Organización de Archivos de Gestión. Organización de Archivos de Gestión ..


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. Uso y manejo de las TRD. Uso y manejo de las TRD ..

. Diplomática Documental.. Diplomática Documental.

. Producción Documental. Producción Documental ..

. Transferencias Documentales Primarias. Transferencias Documentales Primarias ..

. Administración de documentos digitales.. Administración de documentos digitales.

. TRD digitales. TRD digitales ..

3.3. 55 ORGANIZACIÓN DE HISTORIAS CLÍNICASORGANIZACIÓN DE HISTORIAS CLÍNICAS

Obedeciendo a la Resolución 1995 de 1999 y al respeto por el Obedeciendo a la Resolución 1995 de 1999 y al respeto por el

ciclo vital de las historias clínicas, se realizó asesoría, apoyo y ciclo vital de las historias clínicas, se realizó asesoría, apoyo y


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acompañamiento a los procesos de organización de historias acompañamiento a los procesos de organización de historias

clínicas de la entidad.clínicas de la entidad.

3.3. 66 ORGANIZACIÓN DE EXPEDIENTES LABORALESORGANIZACIÓN DE EXPEDIENTES LABORALES

Se organizaron los expedientes laborales de los funcionarios Se organizaron los expedientes laborales de los funcionarios

activos con su respectiva hoja de control e inventario.activos con su respectiva hoja de control e inventario.

3.73.7 3.7 3.7 ORGANIZACIÓN DE EXPEDIENTES DE CONTRATOSORGANIZACIÓN DE EXPEDIENTES DE CONTRATOS

Se organizaron loSe organizaron lo s expedientes de contratos, s expedientes de contratos, de acuerdo con el de acuerdo con el

tipo de contrato. En este aspecto se ha tenido en cuenta y tipo de contrato. En este aspecto se ha tenido en cuenta y

respetado el principio de orden original y se han elaborado las respetado el principio de orden original y se han elaborado las

respectivas hojas de control de cada expediente.respectivas hojas de control de cada expediente.

3.83.8 ELABORACIÓN DE LAS TABLAS DE VALORACIÓN ELABORACIÓN DE LAS TABLAS DE VALORACIÓN

DOCUMENTALDOCUMENTAL

SSe ha avanzae ha avanzado considerablemente en la investigación de la do considerablemente en la investigación de la

historia documental institucional, se historia documental institucional, se pudo medir la trazabilidad pudo medir la trazabilidad

de la documentación y la identificación de la producción de la documentación y la identificación de la producción

documental sucedida a partir del año 1953 hasta 2004 que dio documental sucedida a partir del año 1953 hasta 2004 que dio

inicio a las TRD. inicio a las TRD.

3.93.9


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3.103.10 3.9 O3.9 ORGANIZACIÓN RGANIZACIÓN DE FONDOS ACUMULADOSDE FONDOS ACUMULADOS

Se hizo la intervención de los fondos acumulados durante un Se hizo la intervención de los fondos acumulados durante un

lapso de ocho meses, lo cual arrojó una importante información lapso de ocho meses, lo cual arrojó una importante información

para la base de datos documental y la organización del archivo.para la base de datos documental y la organización del archivo.

3.113.11 DOCUMENTACIÓNDOCUMENTACIÓN DE LOS PROCESOSDE LOS PROCESOS

Se han elaborado los siguientes documentos:Se han elaborado los siguientes documentos:

§§ Programa de gestión Documental de la entidad.Programa de gestión Documental de la entidad.

§§ Manual de uso y manejo de las Tablas de Retención Manual de uso y manejo de las Tablas de Retención

DocumentalDocumental

§§ Manual de Comunicaciones Oficiales escritas.Manual de Comunicaciones Oficiales escritas.

§§ Procesos de Recepción de documentos.Procesos de Recepción de documentos.

§§ ProcProc esos y procedimientos de de calidad en archivo y esos y procedimientos de de calidad en archivo y


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producción documental.producción documental.

§§ Procedimientos de transferencias documentales.Procedimientos de transferencias documentales.

§§ Sistema Integral de Conservación de la entidad.Sistema Integral de Conservación de la entidad.

§§ Compilación de GTC 185 de 2009.Compilación de GTC 185 de 2009.

§§ ManualManual de Fondos acumulados.de Fondos acumulados.

44 LOGROS ALCANZADOSLOGROS ALCANZADOS

§§ DiseDise ño, implementación y fortalecimiento del ño, implementación y fortalecimiento del Programa Programa

de Gestión Documental como lo reglamenta la Ley 594 de de Gestión Documental como lo reglamenta la Ley 594 de

2000.2000.

§§ Notable avance Notable avance en los procesos en los procesos de gestión de de gestión de

documentos dentro del concepto de archivo totaldocumentos dentro del concepto de archivo total ..

§§ SeSe actualizaron, aplicaron se les hizo seguactualizaron, aplicaron se les hizo segu imiento a las imiento a las

Tablas de Retención Documental.Tablas de Retención Documental.

§§ Las Las Historias LaboralesHistorias Laborales , tanto activas como semi, tanto activas como semi acac tivas tivas

están debidamente organizadas con su respectiva hoja de están debidamente organizadas con su respectiva hoja de

control e inventario único.control e inventario único.


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§§ ExExpedientes contractualespedientes contractuales debidamente organizadosdebidamente organizados ..

§§ LosLos archivosarchivos de gestión de gestión están debidamente organizados de están debidamente organizados de

acuerdo con la normatividad existente.acuerdo con la normatividad existente.

§§ Se ha logrado unificar criterios en términos de recepción, Se ha logrado unificar criterios en términos de recepción,

envío y control de la documentación.envío y control de la documentación.

§§ Los funcionarios de la entidad han logrado un alto grado Los funcionarios de la entidad han logrado un alto grado

de concientizde concientiz ación y responsabilidad frente a los temas ación y responsabilidad frente a los temas

relacionados con el manejo de la información y la relacionados con el manejo de la información y la

documentación de la entidad en razón de sus funciones.documentación de la entidad en razón de sus funciones.

§§ Se intervinieron fondos acumuladosSe intervinieron fondos acumulados y y se avanzó en la se avanzó en la

elaboelaboraron raron de de las TVD.las TVD.

5.5. METAS DE MEJORAMIENTOMETAS DE MEJORAMIENTO

§§ ParPara avanzar en los procesos, se necesitaa avanzar en los procesos, se necesita ::

§§ Adelantar procesos de organización de Archivo CentralAdelantar procesos de organización de Archivo Central ..

§§ Organizar el Archivo Histórico como lo ordena la Ley.Organizar el Archivo Histórico como lo ordena la Ley.

§§ Fortalecer la gestión documental digital.Fortalecer la gestión documental digital.


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PREPARADO PORPREPARADO POR

REVISARO PORREVISARO POR

APROBADO PORAPROBADO POR

ALICIA GIRALDO URIBEALICIA GIRALDO URIBE

Asesora PGDAsesora PGD

ANÁLIDA GÓMEZ SOTOANÁLIDA GÓMEZ SOTO

Jefe de ArchivoJefe de Archivo

SecretaSecreta ria Comité de ria Comité de

ArchivoArchivo

FEDERICO RESTREPO FEDERICO RESTREPO

Presidente del Comité de Presidente del Comité de

ArchivoArchivo

§§ Implementar software de gestión documentalImplementar software de gestión documental gratuitogratuito ..

§§ OrganizarOrganizar expedientes pensionales acorde la Circular 006 expedientes pensionales acorde la Circular 006

de octubre 2011.de octubre 2011.

§§ Continuar con la elaboración de las TVD.Continuar con la elaboración de las TVD.

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