ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

UNIDAD 3

ELABORADO POR:

MARY LUZ HERRERA JIMENEZ

YUDI NAYIBE SANABRIA PEÑA

GRUPO: IV

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

GESTION DOCUMENTAL II

BOGOTA D.C

SEPTIEMBRE 03 DE 2015

ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

UNIDAD 3

ELABORADO POR:

MARY LUZ HERERA JIMENEZ

YUDI NAYIBE SANABRIA PEÑA

GRUPO: IV

DOCENTE:

LUZ MARINA ARIAS

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

GESTION DOCUMENTAL II

BOGOTA D.C

SEPTIEMBRE 03 DE 2015

INTRODUCCION

Con este trabajo se pretende abordar acerca del ciclo vital de los documentos, cada uno

de los procesos de Gestión Documental y todo lo relacionado con estos temas.

Objetivo General:

Desarrollar y aplicar los procesos de la gestión documental.

Objetivos específicos:

Diferenciar las etapas, fases y procesos en la gestión documental.

TABLA DE CONTENIDO

1. ¿Qué son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES?2. Defina clasificación, ordenación Archivística y Descripción.3. Establezca la diferencia entre ordenación y organización de archivos.4. ¿Qué se refleja con la Clasificación?5. ¿Qué implica la  clasificación?6. ¿En qué principios debe basarse la clasificación y en qué consiste cada uno de

ellos?7. ¿Qué determinan las funciones comunes y específicas de una organización en la

Clasificación?8. ¿Cuáles son los pasos metodológicos de la clasificación?9. ¿Qué son UNIDADES DOCUMENTALES?10. Defina Unidad Documental Simple y  unidad documental Compleja  y de dos

ejemplos de cada una.11. Defina Tipos documentales y de  3 ejemplos.12. ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus fases o etapas?13. Según el Artículo 2.8.2.5.9. Del Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015

Los Procesos de la gestión documental son: Planeación, Producción, Gestión y trámite, Organización, Transferencia, Disposición de documentos, Preservación a largo plazo, y Valoración. Teniendo en cuenta estos procesos, cada integrante debe visitar un archivo de una entidad pública e indagar paso a paso cuáles son las actividades que se realizan en cada uno de estos procesos e ilustrarlos con fotografías o imágenes libres de derechos de autor.

14. Identificar allí mismo, como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y cuáles son  los procesos de la Gestión Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestión, Archivo Central e Histórico).

15. Reconocer cuál es la unidad de correspondencia de la entidad, qué importancia tiene y cuáles son los procesos de la Gestión Documental que se llevan a cabo en ella (si se lo permiten tomar algunas fotografías).

16. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento que se produzca o se reciba en una entidad y hacer lo siguiente:

a)    explicar el paso a paso detallado de éste por sus diferentes etapas desde su producción hasta su conservación definitiva o eliminación.

b)    Identificar los valores que tienen estos documentos en cada una de estas fases o etapas.

1. ¿Qué son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES?

AGRUPACIONES DOCUMENTALES

Es toda la información plasmada en documentos que genera una entidad administrativa

en la realización de sus funciones, la cual dependiendo de dónde se produzcan pueden

originar fondos documentales, secciones, subsecciones, series, Subseries y tipos

documentales.

2. Defina clasificación, ordenación Archivística y Descripción.

Clasificación

La clasificación son las operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es agrupar

los documentos de manera jerárquica identificando de donde provienen los documentos,

su estructura, y su función definiendo y concretando los grandes grupos que forman el

archivo.

Así, los documentos pueden ser clasificados y ordenados en una estructura que

corresponde a la labor que se está documentando, haciendo más fácil decidir dónde se

archivarán los documentos y dónde pueden ser encontrados.

La categoría en el nivel superior será la serie, pero en un esquema de clasificación de

cualquier grado de complejidad habrá más divisiones en subseries.

Fondo Documental

Es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o persona, en

desarrollo de sus funciones o actividades.

Sección Documental

Es una subdivisión del fondo identificada con la producción documental de una unidad o

división administrativa o funcional de la institución que produce el fondo.

Subsección Documental

Es una subdivisión de la sección documental (división administrativa). En algunos casos la

subsección recibe el nombre de Oficina, División o Sección.

La subsección tiene a su cargo funciones y actividades específicas dentro de la sección.

Serie Documental

Es el testimonio documental continuado de actividades repetitivas desarrolladas por una

entidad en cumplimiento de una función determinada. Cada sección y subsección está

constituida por documentos agrupados en series.

Subserie Documental

Es una subdivisión de la serie documental. Está conformada por un conjunto de unidades

documentales producidas en acciones administrativas semejantes.

Unidad Documental

Es el resultado físico de una actividad llevada a cabo en las unidades administrativas por

las funciones que le han sido asignadas.

La unidad documental puede ser simple o compleja. Es simple, cuando está constituida

por el mismo tipo documental, es compleja cuando está integrada por

Ordenación Archivística

La ordenación es la operación de unir un conjunto de documentos relacionando unos con

otros, de acuerdo a una unidad de orden establecida de antemano.

Cada documento producido cuenta con características internas y externas, las primeras cuentan con elementos que permiten establecer un método de ordenación, puesto que cuentan con fecha de elaboración, en ocasiones con folio, asunto, nombre, área geográfica, etc.

La amplia gama que ofrece la ordenación por medio de métodos, permite elegir el más conveniente de acuerdo a las necesidades de cada institución, de manera que podemos también combinar más de un método es el caso alfanumérico intercalando letras y números para dejar mayor referencia generando más de un punto de acceso.      

Estos son considerados de acuerdo a las características de los documentos y de ahí se determinan  “…los métodos de ordenación dependen del criterio establecido: pueden ser las letras del abecedario (alfabético), las fechas de los documentos (cronológico), la secuencia de los números (numérico), o la combinación de ambos (alfanumérico).

Descripción

Proceso de análisis de los documentos de archivo para facilitar su localización y consulta,

mediante la recopilación, cotejo, análisis y organización de toda aquella información que

sirva para identificar, gestionar y localizar la documentación y explicar su contenido y el

contexto de su producción.

3. Establezca la diferencia entre ordenación y organización de archivos.

La clasificación relaciona grupos documentales entre sí en tanto que la ordenación

relaciona las unidades documentales simples o complejas entre si y pertenecientes a una

misma serie.

Si la clasificación hace referencia a la estructura documental, la ordenación hace

referencia a la secuencia, a las relaciones de causa-efecto, continuidad e

interdependencia entre los documentos en una serie.

4. ¿Qué se refleja con la Clasificación?

Con la clasificación se puede reflejar la estructura organizacional de cada entidad y que el

resultado de sus agrupaciones generan subdivisiones fijando en ellas secciones, y

subsecciones documentales.

5. ¿Qué implica la clasificación?

La clasificación implica Identificar la procedencia de los documentos de acuerdo a su

estructura orgánica y su funcionalidad en una entidad.

6. ¿En qué principios debe basarse la clasificación y en qué consiste cada uno de ellos?

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Establece que los documentos deben agruparse en el archivo histórico de acuerdo a las

instituciones o entidades que los producen.

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Establece que la documentación debe agruparse en el archivo histórico en el orden en

que se recibió durante su gestión administrativa.

7. ¿Qué determinan las funciones comunes y específicas de una organización en la Clasificación?

FUNCIONES COMUNES Y ESPECÍFICAS

Determinan las series que corresponden a cada agrupación documental, ya que éstas son el resultado de actuaciones reguladas por normas de procedimiento, en cumplimiento de los objetivos encomendados a cada dependencia. En toda institución hay funciones comunes y específicas. Las comunes son aquellas funciones administrativas genéricas que sirven de apoyo para el ejercicio de las competencias de cualquier entidad (Personal, contabilidad, sistemas, almacén, entre otras). Las específicas desarrollan la misión de la entidad y constituyen su razón de ser haciéndola diferente de cualquier otra. Estas funciones son delegadas en las áreas técnicas.

8. ¿Cuáles son los pasos metodológicos de la clasificación?

Los pasos metodológicos de la clasificación son:

Identificar las agrupaciones documentales: fondo, sección y subsección.

Identificar las secciones y subsecciones documentales reacionadas con la documentación producida por cada una de las dependencias de mayor rango y por los grupos de trabajo en que estos se subdividen.

Identificar las series documentales con las funciones y actividades desarrolladas por las dependencias para el cumplimiento de los objetivos propuestos.

9. ¿Qué son UNIDADES DOCUMENTALES?

Unidad Documental:

Es entendida como una unión de documentos en pro de generar una acción administrativa para que en su posterior trámite realice la función con motivo de su creación.

Una unidad documental puede ser simple o compuesta dependiendo de los documentos que hagan parte de esta unión.

10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de dos ejemplos de cada una.

La unidad documental simple:

Es la que está conformada por una sola tipología, ya que su función es la misma y un tanto repetitiva.

Ejemplos:

Actas de reunión. Memorandos.

Unidad documental compuesta:

Es la que posee variedad de tipologías documentales que van relacionadas con algo en común.

Ejemplos:

Expediente historia laboral. Comprobante de pago.

11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos.

Tipos documentales

Es un modelo que como referencia nos permite identificar y representar documentos/unidades documentales semejantes a partir de la disposición o estructura de la información en dichos documentos. También se utiliza como modelo a la hora de la producción de los documentos.

Ejemplos:

Acta: Documento redactado con unas características internas y externas determinadas que lo validan, para consignar la realización de un acto o la constancia de un hecho.

Expediente: Unidad documental formada por un conjunto de documentos generado orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto.

Memorando: Comunicación diplomática en la que se relacionan hechos y razones para que se tengan en cuenta en una negociación.

12. ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus fases o etapas?

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Ciclo por el que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en los archivos de gestión, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente o histórico.

Fases:

La primera corresponde a los archivos de Gestión o Activos. La segunda a los archivos intermedios o inactivos. La tercera a los archivos históricos o permanentes.

Etapas: Las etapas del ciclo vital de los documentos se relacionan con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo que debe tener la institución en las distintas dependencias. Esta permanencia está definida por las Tablas de Retención Documental y por las Tablas de Valoración Documental.

13. Según el Artículo 2.8.2.5.9. Del Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015 Los Procesos de la gestión documental son: Planeación, Producción, Gestión y trámite, Organización, Transferencia, Disposición de documentos, Preservación a largo plazo, y Valoración. Teniendo en cuenta estos procesos, cada integrante debe visitar un archivo de una entidad pública e indagar paso a paso cuáles son las actividades que se realizan en cada uno de estos procesos e ilustrarlos con fotografías o imágenes libres de derechos de autor.

FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

ARCHIVO PÚBLICO

Entidad: Alcaldía Municipal

Dirección: Barrio el comercio, Calle 3ª No. 10-29 plaza principal

Ciudad: El Tambo Nariño

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

Es el proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que

componen cada agrupación documental de acuerdo con la estructura orgánico _ funcional

de la entidad.

Es toda la documentación producida por la administración Central del Municipio de el

Tambo se registran los códigos, de las series, subseries de la oficina productora.

Cuyos documentos se seleccionan y clasifican en:

Documentos de Archivo:

Registro de la información producida por las dependencias de la Alcaldía Municipal de El

Tambo en el desarrollo de sus actividades o funciones que tiene valor administrativo,

fisca, legal, científico, económico histórico cultural y debe ser objeto de conservación.

Documentos de apoyo:

Es de carácter General (leyes, decretos, resoluciones etc.) que por su información incide

en el cumplimiento de las funciones específicas de la gestión administrativa. Generados

en la entidad o en otra y no forman parte de las series documentales propias de la unidad

administrativa; estos archivos no se transfieren del archivo central y deben ser destruidos

por el jefe de oficina cuando pierden utilidad o vigencia, y según necesidades de la

dependencia.

Para la valoración documental se tiene en cuenta el valor asignado por el responsable de

cada dependencia según la serie y Subseries teniéndose en cuenta los tiempos de

retención y la incidencia que tienen para dar valores primarios y/ o secundarios según

corresponda.

Valores primarios Valores secundarios

Administrativo Jurídico Legal Fiscal Contable Científico Histórico Cultural

circulares Derechos

petición

nombramiento

s

informe

s

Cuentas

de cobro

Actas

Transferencia Documental Primaria

Consiste en el traslado de documentos de los archivos de gestión al archivo central; una

vez que estos han cumplido su trámite administrativo y han agotado su tiempo de

retención establecido.

Pasos:

Constatar que la documentación haya cumplido su tiempo de retención en la

dependencia correspondiente, luego quitar material metálico, hojas, formatos en

blanco, copias de documentos, colillas, borradores etc.

Registrar la carpeta en el formulario de inventario que se van a transferir

identificando la serie o Subseries

Ubicar las carpetas dentro de la caja para archivo, identificándola con el rotulo de

la caja

Solicitar la visita del funcionario de archivo para su revisión

Transferir al archivo central, con el formato de inventario diligenciado

En archivo central, revisar la entrega con el formato de inventario, se firma por los

responsables, y se ubica en estantería de acuerdo al lugar designado de la

dependencia.

14. Identificar allí mismo, como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y cuáles son los procesos de la Gestión Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestión, Archivo Central e Histórico).

En el Archivo de la Alcaldía las dos series documentales que se deben conservar son: las

actas y las historias laborables.

LAS ACTAS: son documentos que hacen parte del archivo histórico de la alcaldía como

las actas de posesión de un cargo, con estas se generan otro tipo de documento como

los records de trabajo, además de ser útiles al momento de una demanda o exigencias.

Su producción se realiza en la secretaria General de La Alcaldía, cuando se realizan

nombramientos de Nomina, por lo general se las tiene en esta dependencia los 4 años de

periodo del Alcalde, luego son transferidas a la unidad central que es el Archivo de la

alcaldía donde es llevado después de su proceso archivístico y con sus respectivos

rótulos de carpeta y de caja y unidad en la cual se rige de acuerdo a las normas de

archivo.

LAS HISTORIAS LABORABLES: cuentan la vida administrativa del funcionario, sirviendo

como soporte para posibles ascensos, y como parte de la historia de los funcionarios que

han trabajado en la entidad.

16. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento que se produzca o se reciba en una entidad y hacer lo siguiente:

a) explicar el paso a paso detallado de éste por sus diferentes etapas desde su producción hasta su conservación definitiva o eliminación.

En la formación de este archivo se tuvo en cuenta las tablas de retención documental y

las tablas de valoración documental, de igual forma se rigen los principios de fiabilidad,

integridad, y disponibilidad.

Pasos aplicados de las Tablas de retención documental

1. Elaboración de los separadores para cada serie y subserie

2. Clasificación documental de series y subseries

3. Principio de orden original

4. Identificación de cada unidad documental

5. Sistema de ordenación: cronológico y numérico

6. Depuración.

7. Ubicar físicamente los expedientes (carpetas)

8. Identificación los muebles y cajas con los rótulos de identificación

9. Levantamiento del inventario documental

10. Ubicación de los documentos de apoyo

11. Cumplimiento de los tiempos de retención

b) Identificar los valores que tienen estos documentos en cada una de estas fases o etapas.

Organigrama de la Planta de la Alcaldía

Oficinas Productoras

Rotulo de carpetas

Rotulo de Caja

Entidad Visitada por:

Mary Luz Herrrera Jimenez

13. Según el Artículo 2.8.2.5.9. Del Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015 Los Procesos de la gestión documental son: Planeación, Producción, Gestión y trámite, Organización, Transferencia, Disposición de documentos, Preservación a largo plazo, y Valoración. Teniendo en cuenta estos procesos, cada integrante debe visitar un archivo de una entidad pública e indagar paso a paso cuáles son las actividades que se realizan en cada uno de estos procesos e ilustrarlos con fotografías o imágenes libres de derechos de autor.

Entidad: Agencia Nacional para la superación de la Pobreza Extrema - ANSPE

ACTIVIDADES QUE REALIZA EN EL AREA DE GESTION DOCUMENTAL

Asesorar, proponer la política y la planeación de logística, y abastecimiento de bienes y servicios físicos, administrativos y de gestión documental de la Agencia.

Asesorar a las dependencias en la definición y valoración de necesidades de abastecimiento de bienes y servicios físicos, administrativos y de gestión documental de la Agencia.

Mantener un sistema de información de logística y abastecimiento de bienes y servicios físicos, administrativos y de gestión documental de la Agencia.

Aplicar la normativa archivística emitida por el Archivo General de la Nación y las demás disposiciones que rigen la materia.

Administrar los procesos de recepción, procesamiento, sistematización y distribución de documentos.

Prestar asesoría sobre manejo de archivos de gestión en las dependencias e implementar los procedimientos y las mejores prácticas archivísticas al interior de la Agencia.

Dirigir el proceso de prestación de los servicios de correspondencia, centralizar su recepción y envío, agilizar y controlar su trámite y realizar el respectivo seguimiento para facilitar su localización y consulta en forma oportuna.

Promover y desarrollar continuamente la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión en la Dependencia.

14. Identificar allí mismo, como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital

de los documentos y cuáles son los procesos de la Gestión Documental que se

desarrollan en cada fase (Archivo de Gestión, Archivo Central e Histórico).

Esta entidad consta de dos archivos:

Archivo de gestión.

Archivo central.

No posee archivo Histórico porque es una entidad creada en el 2012 y se hará

transferencias secundarias al AGN y allí actuara como histórico.

15. Reconocer cuál es la unidad de correspondencia de la entidad, qué importancia tiene y cuáles son los procesos de la Gestión Documental que se llevan a cabo en ella (si se lo permiten tomar algunas fotografías).

Ventanilla Única de Correspondencia:

Donde se recibe y radica la correspondencia que viene dirigida a la entidad, documentación que a su vez luego de ser radicada se direcciona hacia las diferentes dependencias de la entidad, así como también se recibe la documentación producida por la entidad la cual se envía hacia las diferentes ciudades o municipios a donde van dirigidas. Su importancia se basa en que es el punto base de la entidad pues la mayoría de los tramites que maneja la entidad se llevan a cabo a través de la ventanilla de correspondencia.

16. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento que se produzca o se reciba en una entidad y hacer lo siguiente:

a. Explicar el paso a paso detallado de éste por sus diferentes etapas desde su producción hasta su conservación definitiva o eliminación.

SECCION: SECRETARIA GENERAL.UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO DE GESTIÓN CONTRACTUALDOCUMENTO (SERIE): CONTRATOSSUBSERIE: CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PERSONAS NATURALESTIEMPO ARCHIVO DE GESTION: 1 AÑOS.TIEMPO ARCHIVO CENTRAL: 19 AÑOS.CONSERVACION: SELECCIÓN.

b. Identificar los valores que tienen estos documentos en cada una de estas fases o etapas.

VALORES: PRIMARIOS Administrativo. Contable. Legal. Fiscal. Técnico.

Entidad visitada por:

Yudi Nayibe Sanabria Peña.

CONCLUSIONES

La gestión documental, es el sistema más importante que debemos tener en cuenta en la organización de nuestra empresa sea grande, mediana o pequeña. Porque esta misma es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la organización.

El Programa de Gestión Documental (PGD) implementado en las empresas contribuye eficientemente en el control y administración de documentos que recibe y emite la organización; esto es posible con el apoyo y participación de todas las autoridades y personal de la empresa, quienes influyen directamente en la eficiente y efectiva implementación de este PGD.

BIBLIOGRAFÍA

file:///C:/Users/Nayibe/Downloads/principios.pdf http://www.actiweb.es/itsam/archivo9.pdf http://www.cienciadelainformacion.edu.co/pluginfile.php/16934/mod_resource/

content/1/TEMA%20UNIDAD%203.pdf BENAVIDES, Miguel Antonio y ARCINIEGAS, Silvia: Documento de la creación e

implementación de las Tablas de Retención Documental de la Administración central del Municipio de el Tambo, Departamento de Nariño.

www. anspe .gov.co/ http://www.anspe.gov.co/es/documentos/filtro