UNIDAD DE CAMPO Windows version mayo 2000 5.1... · Conforme los países obtienen experiencia en la...

Sistema de Manejo Logístico de Suministros Humanitarios

SUMA

SMS Unidad de Campo

MANUAL PARA EL USUARIO VERSIÓN 5.1 para Windows

Organización Panamericana de la Salud Oficina Sanitaria Panamericana •

Oficina Regional de la Organización Mundial de la Salud

525 Twenty-third, N.W. Washington D.C. 20037, EUA

Mayo, 2000

___________________________________________________________Manual SMS Unidad de Campo

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Índice

1. Introducción 4 Problemática del arribo de suministros no solicitados 4 Objetivo de SUMA 4 Componentes del sistema 5 SUMA CENTRAL 5 Unidad de Campo 6 Manejo de Bodega 6 El envío 8 Actividades en el área de trabajo 9 Separar 9 Clasificar 10 Hacer inventario 11 2. Instalando SUMA Unidad de Campo 12 Requerimientos técnicos 12 Instalación de SUMA Unidad de Campo 12 Inicio de una sesión de trabajo 13 El menú principal 13 Escogiendo opciones 14 Importancia de la protección de los datos 15 Finalizando la sesión de trabajo 15 3. La creación de un envío 16 La identificación del envío 16 El registro de los suministros 21 Criterios de clasificación de ítems 23 Ingreso de datos 24 Ingreso de datos por listas alfabéticas 24 Búsqueda incremental 25 Ingreso de datos por categorías 27 El registro de la información del ítem 28 El registro de los medicamentos 31 El registro de otros suministros 33 El registro de los recursos humanos 35 Los Ítems definidos por el usuario 36 Observaciones generales 36 El registro de los no clasificados 37 4. Consulta y modificación de envíos 39 La consulta de los envíos 39 Consultas sobre envíos específicos 39 Ver/Modificar por lista 41 Ver/Modificar por parámetros 42 Ítems por categoría 43 5. La Entrega de los envíos 47 Entrega por número de envío 47


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Entregas parciales 49 Entrega por lista de envíos general 51 Entrega por lista de envíos por parámetros 51 Imprimir por lista de entregas general 52 Imprimir por lista de entrega por parámetros 53 Transferir datos de entrega al módulo de bodega 53 6. Los Reportes 54 Reporte de la Unidad de Campo 55 Interfaz a Excel 57 7. Los utilitarios 58 Acerca de esta unidad 58 Indexar archivos 58 Preparar datos para SUMA CENTRAL 59 Transferencia de información entre Unidades de Campo 60 La protección de la información 60 SUMA, a system developed by the Pan American Health Organization, acknowledges the generous financial support of the Government of The Netherlands since 1992, and recently the European Community Humanitarian Office (ECHO).


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1. Introducción

El Sistema de Manejo de Suministros Humanitarios (SUMA), nació como un esfuerzo colectivo de los países de América Latina y el Caribe, con la cooperación técnica de la Organización Panamericana de la Salud, Oficina Regional de la Organización Mundial de la Salud, y el apoyo financiero, desde 1992, del Gobierno y Pueblo de Holanda, para mejorar la administración de los suministros humanitarios en casos de desastre, ya sea que provengan de otras provincias y ciudades del país o de la comunidad internacional. Recientemente ECHO, la Oficina de Asuntos Humanitarios de la Unión Europea, ha contribuido a la iniciativa. SMS significa Software de Manejo de Suministros.

Problemática del arribo de suministros no solicitados

Uno de los principales problemas que se plantea a las autoridades nacionales en esta situación consiste en identificar con exactitud qué se ha recibido, dónde está y determinar que tan útiles son los suministros. Sucede a menudo que suministros totalmente inútiles consumen la atención y los recursos a expensas de otros artículos de primera necesidad debido a un bien intencionado pero equivocado impulso de solidaridad de los donantes. Esta situación es un problema técnico con repercusiones políticas1, que generalmente conlleva a los siguientes problemas:

1. El espacio, los medios de transporte y el tiempo son escasos 2. Se carece de información técnica sobre los suministros recibidos 3. Los donantes y los medios de comunicación reciben una impresión

negativa.

Objetivo de SUMA SUMA pretende dar solución a estos problemas, por medio de un enfoque sistemático del problema que incluye: personal capacitado, material para clasificación y una herramienta electrónica flexible y fácil de usar, de manera que los suministros puedan ser clasificados, inventariados, priorizados y almacenados, desde el mismo punto de entrada. De esta manera, los problemas básicos pueden resolverse de la siguiente manera:

Personal de salud debidamente entrenado separa y clasifica los suministros, A las cajas y paquetes se les pone etiquetas, con la siguiente información:

Prioridad de distribución Si es suministro de salud y/o medicamentos Necesidad de refrigeración

1 Desastres. Preparativos y Mitigación en las Américas, Enero de 1993. Suplemento Especial SUMA.


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Inventario de los suministros de valor que llegan, basados en criterios técnicos y operacionales Registro de donativos en el punto de entrada, utilizando un programa computarizado Reporte diario a las autoridades nacionales por donantes, destinatarios, tipo de suministros, etc. Demostración de eficiencia de los países utilizando tecnología avanzada Los visitantes tendrán una primera impresión favorable del manejo de la emergencia. Los donantes recibirán acuse de recibo inmediato (vía correo electrónico, fax, etc.), tan pronto como el destinatario reciba el envío.

Para lograr este objetivo todos los donativos sin importar su origen o destinatario deberán ser procesados por SUMA en el punto de entrada antes de ser entregados al destinatario. Esto implica la adopción de políticas y estrategias de coordinación y operación por parte de los organismos e instituciones relacionadas con la administración del socorro, sean gubernamentales o no gubernamentales, antes del desastre.

Conforme los países obtienen experiencia en la operación de SUMA, lo implementan para satisfacer ciertos requerimientos que tal vez no concuerden con la filosofía original de SUMA, como es el caso de la atención de los donantes locales o la utilización de una unidad de campo que recibe las donaciones y en el mismo lugar otra para administrar las salidas de esas donaciones. Sea cual sea el caso, debe recalcarse que SUMA no sólo se utiliza en las grandes emergencias que requieren apoyo internacional, sino que puede ser usado siempre que tengan que movilizarse o recibirse suministros.

Componentes de sistema

El sistema está conformado por tres niveles:

Nivel Central Unidad de Campo SUMA Manejo de Bodegas

SUMA CENTRAL está diseñado para operar en el lugar donde las autoridades nacionales están administrando el desastre o la emergencia.


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En este nivel las principales tareas son: Definición de los parámetros que utilizarán las Unidades de Campo, tales como: lugares de recepción, directorio de envíos, definición del usuario principal, etc.

Creación de las Unidades de Campo.

Incorporación de la información enviada por las Unidades de Campo (consolidación)

Soporte de consultas o confección de reportes que sirvan de apoyo al proceso de toma de decisiones y promuevan la coordinación interinstitucional.

Mantenimiento de las tablas (listados) del programa.

La UNIDAD DE CAMPO ha sido diseñada para trabajar en los puntos de entrada o lugares de recepción, ya sean fronterizos, puertos marítimos o fluviales y centros locales de recolección (a los cuales llegan los suministros durante la emergencia, tales como: aeropuertos, puestos de acopio, etc.).

Las principales tareas que se realizan en este nivel son: Separación e identificación mediante etiquetas de los suministros en las categorías de: URGENTE - DISTRIBUCIÓN INMEDIATA, DISTRIBUCIÓN NO URGENTE y ARTÍCULOS NO PRIORITARIOS. Clasificación de los suministros en categorías, subcategorías e ítems Consultas selectivas sobre ítems Confección de reportes sobre los envíos registrados en esa unidad de campo. Elaboración de recibos de entrega para los destinatarios Consolidación de datos en disquete, para remitir a SUMA CENTRAL

La Unidad de Campo SUMA utiliza formularios manuales, en el caso de que las computadoras fallen o la necesidad de recolección de datos así lo requiera.

El módulo de MANEJO DE BODEGA es una herramienta que registra las entradas y salidas de suministros, entre otras cosas, en los centros de almacenamiento o bodegas. Estas bodegas recibe los suministros y la información en disquetes de las Unidades de Campo y/o el nivel SUMA CENTRAL. Esto permite que las instituciones coordinen internamente el manejo de sus suministros, o en coordinación con otras entidades que trabajan en la emergencia.


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Las principales tareas que se desarrollan a este nivel son:

Balance de Inventario Local Elaboración de reportes de existencias y entregas por diversos parámetros Seguimiento de inventario de otras bodegas subordinadas

El siguiente diagrama muestra una visión funcional del sistema:

Manejo de Bodegas

SUMA CENTRAL

Las Unidades de Campo producen información contenida en disquetes, por medio de los cuales comunican sus datos a SUMA CENTRAL y al módulo de Manejo de Bodega.

Centro de Operaciones de Emergencia

Capacidad para elaborar reportes para las autoridades nacionales o locales para el soporte del proceso de toma de decisiones.


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El envío:

Un envío es un conjunto de suministros que llegan en un mismo medio de transporte, al mismo tiempo y que tienen el mismo consignatario y el mismo destinatario. Es la unidad básica de referencia para el sistema. Toda la clasificación y manipulación de los datos sobre los suministros tendrá inevitablemente que considerar el envío.

El punto de entrada es el lugar al cual llegan los envíos: aeropuerto, puerto marítimo o fluvial, frontera terrestre, bodega, edificio, etc.

Veamos algunos ejemplos para ilustrar estos conceptos, partiendo de que los suministros llegan en el mismo medio de transporte:

♦ Llega un barco con un cargamento de ocho toneladas de trigo enviado por

el PMA/ONU a la Cruz Roja Costarricense. Es un solo artículo para un único destinatario, por lo tanto se registra como un solo envío.

♦ Llega un avión con envíos dirigidos a varios destinatarios en Honduras, de

consignatarios diferentes en México:

∗ La Defensa Civil le envía a Comisión Permanente de Contingencias suministros varios

∗ El Ministerio de Salud de México le envía suministros médicos a su

homólogo hondureño ∗ La Colonia Hondureña residente en México, D.F., le envía a la Cruz

Roja ropa y alimentos.

Aunque vienen en el mismo vuelo y del mismo país, tienen diferentes destinatarios y consignatarios, por lo que deben ser registrados como tres envíos diferentes.

También puede suceder que una misma organización envíe suministros a cuatro destinatarios diferentes en el mismo país o que por su tamaño, cantidad o facilidad de embarque, envíe a un mismo destinatario la ayuda en cuatro vuelos diferentes. Sea el primero o el segundo caso debemos registrarlos como cuatro envíos diferentes.


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Actividades en el área de trabajo

El trabajo con los suministros antes de su entrega a los destinatarios, implica tres fases generales:

- Separar - Clasificar - Hacer inventario

Separar

Asigna las prioridades de manejo y distribución, a partir de los requerimientos de suministros comunicados por la Administración de la Emergencia o por la definición del Coordinador del Equipo en el área de trabajo SUMA. La definición de estas prioridades depende del tipo de desastre y de las necesidades nacionales en ese momento. Por ejemplo, en caso de terremoto, los suministros médicos para el tratamiento de heridas y fracturas son urgentes, mientras que en el caso de las inundaciones lo es el agua y los alimentos. Todas las cajas y paquetes se rotularán con etiquetas que muestren claramente su nivel de prioridad. Adicionalmente, si es un suministro de Salud se le coloca una etiqueta de color verde. Para efectos de SUMA las prioridades y sus colores distintivos son: Prioridad 1: URGENTE. DISTRIBUCION INMEDIATA: requeridos de manera inmediata en la emergencia. Color ROJO. Prioridad 2: DISTRIBUCIÓN NO URGENTE: no son de uso inmediato en la fase de emergencia, pero posteriormente sí, como durante las fases de rehabilitación o reconstrucción. Color Azul. Prioridad 3: ARTÍCULOS NO PRIORITARIOS: Algunos suministros pueden estar vencidos, dañados, ser inútiles o desconocidos, además, pueden venir mezclados con otros artículos que dificulten su clasificación en el área de operaciones y ésta deba ser realizada posteriormente por el destinatario, cuando tenga el recurso humano y el tiempo necesario. Color Negro. Por ejemplo, en desastres sucedidos en América en la década pasada, de las donaciones de productos farmacéuticos:

∗ 15% se utilizaron inmediatamente ∗ 15% no eran utilizables en el momento, pero fueron utilizados

posteriormente, al ser almacenados en lugares adecuados y seguros. ∗ Aproximadamente 70% estaban caducos o eran inservibles.


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Clasificar

Los suministros se clasifican según 10 categorías técnicas :

Medicamentos Refugio/Vivienda/Electricidad/Construcción Agua y Saneamiento Ambiental Logística / Administración Salud Recursos Humanos Alimentos y Bebidas Agricultura / Ganadería Necesidades Personales/Educación No clasificados

Cada uno de los diferentes tipos de suministros que llegan en un envío conforma la unidad básica de registro denominada ítem, que significa artículo. El trigo, las sopas en lata, las aspirinas y la lidocaína son ejemplos de ítems. A cada ítem le corresponden una serie de características particulares que lo identifican, tales como su nombre comercial, marca, unidad de presentación y empaque (tabletas, kilogramos, cajas o bolsas) y la cantidad total recibida, entre otros.

Cada ítem está relacionado a una categoría y a una subcategoría específica dentro de ella. Por ejemplo, un ítem como Ambulancia se clasificará como un suministro de la categoría Salud, en la subcategoría Transporte de Pacientes.

Los medicamentos vencidos pueden mantener su efectividad por un período de tiempo representativo, generalmente de tres o seis meses después de la fecha indicada. Dependiendo de su importancia para la emergencia, podría considerarse el hecho de clasificarlo como un producto prioritario, de distribución inmediata, indicando su condición de vencimiento y procurando se realice un análisis de laboratorio para obtener una nueva certificación. En todo caso, las autoridades de salud toman estas decisiones.

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La opción de No Clasificados permite clasificar envíos con ítems vencidos, desconocidos, inútiles o demasiado variados como para ser clasificados en el lugar. Como lo comentamos anteriormente, la clasificación posterior la realiza el destinatario, una vez que disponga de recursos humanos y tiempo suficiente, durante o después de la emergencia.

Hacer inventario

Esta etapa permite generar reportes diarios a las autoridades nacionales o locales sobre los suministros ingresados, especificando consignatario, destinatario, categorías de clasificación, cantidad, etc. Esto le permite al destinatario tomar las decisiones apropiadas en el manejo de la emergencia y además hacer la confirmación de recibo con los donantes.

Nivel 1: Categorías

Nivel 2: Subcategorías

Nivel 3: Ítems

Cada categoría está compuesta por una serie de subcategorías relacionadas

Cada subcategoría está compuesta por varios Ítems

De esta manera el registro siempre se hace en tresniveles: Categoría, Subcategoría e Ítem. La excepción a la regla la constituye la categoría de No Clasificados, puessólo la hace en dos niveles: categoría y tipo general desuministro.


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2. Instalando SMS Unidad de Campo Requerimientos técnicos

1. Los requerimientos mínimos de la computadora para implementar una Unidad de Campo son:

Requerimientos de la Computadora

Procesador 486 o superior RAM 8 MB o superior Uso de Mouse Recomendado Sistema Operativo Win3.x, Win95, Win98 Espacio libre en disco 40 MB (mínimo) Impresora Matricial, de inyección o

láser Unidad de disco flexible 3.5 pulg. , 1.44 MB

2. Verifique que la hora y fecha que reporta el sistema operativo sean las

correctas. Es importante esta verificación porque el programa utiliza estos datos al grabar o buscar información.

Instalación de SUMA Unidad de Campo

1. Inserte el disquete de instalación #1 dentro de la unidad de disquetes de 3.5

pulgadas seleccionando A: o B: . Este disco de instalación se crea en el módulo SMS Nivel Central.

2. Localice el archivo SETUP.EXE, dentro de este disco y haga doble clic con el mouse para iniciar la instalación Verá en pantalla información sobre el proceso de instalación del programa.

3. El sistema le solicitará en forma secuencial los discos #2 y #3, para completar la instalación.

Finalizada la instalación retire el último disquete de su computadora y guarde los disquetes. No es necesario volver a utilizarlos ya que la Unidad de Campo está en el disco duro. Si la instalación no tiene problemas el programa iniciará por sí solo la primera vez y presentará una pantalla solicitando la clave para poder ingresar.


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Inicio de una sesión de trabajo

Oprima el botón <Inicio> de Windows, elija Programas y busque en la lista SUMA. Una vez allí, haga clic o presione <ENTER> sobre UNIDAD DE CAMPO (SUMA UNIT). Si está en Windows 3.x, busque el grupo de Programas SUMA y oprima <ENTER> o haga doble-clic sobre el ícono UNIDAD DE CAMPO. Seguidamente el programa le solicita una contraseña de identificación. Si la contraseña es válida, el programa continuará. Si no es válida el programa retornará a Windows. Si esto ocurre debe verificar su clave e intentarlo de nuevo.. Todos estos datos han sido previamente definidos en SMS Nivel Central. Seguidamente el programa le pedirá que escoja un Sitio de recepción. Todos esos datos han sido previamente definidos en SMS Nivel Central.

El menú principal

Los menús son los medios por los cuales usted puede comunicarse con el programa. En ellos se encuentran definidas la mayoría de operaciones necesarias para el ingreso y salida de los datos recolectados en el área de trabajo. Pueden ser activados y utilizados desde el teclado o utilizando el mouse. Las partes del menú son mostradas en la siguiente figura:


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ENCABEZADO

Escogiendo opciones

Con el Teclado

1. Al ingresar al programa la primera opción predeterminada es Envíos. Para

moverse sobre la barra del menú y seleccionar otro encabezado, utilice las teclas de flecha izquierda (←) o flecha derecha (→).

2. Para colocarse sobre la opción, presione la tecla de flecha abajo (↓) o

flecha arriba (↑) y luego presione <ENTER>. Otra alternativa es utilizar las letras resaltadas de los títulos de las opciones de la lista (Teclas Calientes) para llegar directamente.

Con el Mouse

1. Coloque el puntero del mouse sobre el encabezado y presione el botón

izquierdo del mouse para mostrar la lista de opciones.


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2. Apunte la opción deseada y presione una vez el botón izquierdo del mouse.

Si no sabe en cuál Unidad de Campo está trabajando o el lugar de operación definido, o si se han registrado otros envíos antes de que usted llegue, puede consultar la opción Acerca de esta Unidad del menú Utilitarios, la cual contiene información referente al número de la Unidad de Campo, la cantidad de envíos registrados, el Sitio de recepción y el espacio libre en el disco duro.

Importancia de la protección de los datos

No existe una computadora o programa que pueda ofrecer seguridad perfecta para los datos y programas, especialmente si consideramos las condiciones que rodean al área de trabajo de los equipos SUMA. La única manera de protegerlos es realizando respaldos regulares en disquetes. La versión 5.1 para Windows de la Unidad de Campo contempla un procedimiento de respaldo, así como la herramienta de restauración en caso de problemas. Estas opciones serán tratadas luego en el apartado Utilitarios.

Finalizando la sesión de trabajo

Para terminar la sesión de trabajo seleccione el encabezado Salida de la barra de menú y luego la opción Salir de este programa, mostrada en la siguiente figura:

Asegúrese de terminar siempre la sesión de trabajo con la opción Salir de este programa. Si apaga la computadora sin haber salido correctamente, puede causar daños o destruir los archivos e índices del programa que estaba usando.


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3. La Creación de un Envío Para realizar el registro de un envío debe ubicarse en la opción Envíos del Menú principal, y después sobre la opción Crear un envío. Al usar esta opción el sistema iniciará el proceso de creación de un nuevo envío, que se compone de cuatro pasos:

- Definir la Identificación del Envío - Definir la Procedencia del Envío - Definir la información General sobre el envío - Agregar los Ítem (tipos de suministros) que componen el envío

La identificación del envío Es la información que permite conocer el consignatario (remitente), el destinatario y algunos datos generales sobre el envío, por ejemplo, el medio de transporte, el valor total estimado y la cantidad de paquetes o bultos. Después de seleccionar la opción Envíos del Menú principal, el programa muestra una pantalla que registra la información sobre la procedencia del envío:

Los envíos se identifican con un número consecutivo asignado automáticamente cada vez que se usa la opción Crear un envío.

Lo primero es el espacio denominado Fecha del envío, posteriormente Directorio. Este es un listado con la información de las organizaciones y personas que han remitido suministros o que se presume lo harán, de manera que se evite la digitación repetitiva de la información. Es creado inicialmente desde el Nivel Central y debe actualizado.


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Lugar de Origen: Esta lista tiene países y varias Organizaciones cuyas actividades están relacionadas con el socorro y administración en casos de desastre, como por ejemplo UNICEF. Para seleccionar alguno proceda de la siguiente manera:

Con el Teclado:

1. Presione <ENTER> sobre el espacio resaltado junto al título Lugar de Origen,

2. Con las teclas flecha abajo (↓) o flecha arriba (↑) mueva el cursor

sobre la lista hasta encontrar lo deseado.

3. Una vez seleccionada, presione nuevamente la tecla <ENTER>.

Con el Mouse:

1. Coloque el apuntador del mouse sobre la caja de nombres

2. Presione el botón izquierdo y manténgalo presionado

3. Muévase sobre la lista y coloque el apuntador sobre el nombre

buscado y suelte el botón.

La siguiente opción es Categoría de Donante:

El acceso y selección de las opciones es igual que con Lugar de Origen.

Si digita la primera letra del nombre del país, la barra se desplazará, no importando su posición actual al primer nombre que inicie con esa letra, reduciendo el tiempo de búsqueda. Por ejemplo, si quiere seleccionar Colombia, presione la letra “C“ y baje con la tecla flecha abajo (↓) hasta colocarse sobre él.


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Posteriormente tiene los campos de Nombre, Organización, Dirección, Teléfono / Facsímil, correo electrónico y sitio web. Esta información debe ser capturada lo más completa posible, con el fin de tener la lista de contactos actualizada y poder acusar recibo a los donantes. Al digitar esta última línea el programa se coloca sobre el área inferior de la pantalla correspondiente al menú, para seguir haga lo siguiente:

Con el Teclado:

1. Con las teclas flecha abajo (↓) o flecha arriba (↑) mueva el cursor

sobre la lista hasta encontrar lo deseado. 2. Una vez seleccionada, presione nuevamente la tecla <ENTER>.

Con el Mouse:

1. Coloque el apuntador del mouse sobre la opción deseada. 2. Presione el botón izquierdo una vez.

El menú posee tres opciones:

<Continuar>: pasa a la siguiente pantalla

<Ir Items>: durante la fase de creación del envío esta opción se encuentra sin uso, razón por la cual el texto tiene un color más tenue que el de los demás elementos, Ir a los Ítems. Volveremos a este punto más adelante. <Salir>: esta opción permite finalizar la entrada de los datos de identificación del envío. Al seleccionarla aparece lo siguiente:

Cuando se encuentre sobre las pantallas de ingreso de datos, en cualquier momento podrá modificar los datos o utilizar el menú, ya sea moviéndose sobre la pantalla con lasteclas de flechas o apuntando el campo deseado con el mouse.


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Si escoge la opción SÍ, el programa grabará toda la información y retornará a la pantalla del menú principal. Si su selección es NO, saldrá a la pantalla del menú, no grabará lo digitado ni creará el envío. Con CANCELAR volverá a la pantalla anterior.

Al seleccionar Continuar, el programa mostrará la pantalla para la identificación

de la institución o persona destinataria:

El mecanismo de selección y edición de opciones en esta pantalla es el mismo utilizado en la pantalla de Procedencia. Con la opción Pantalla Anterior podrá ir a la pantalla anterior y acceder la información digitada para efectos de consulta o modificación. Recuerde, las opciones Continuar y Pantalla Anterior son las que permiten el desplazamiento entre las pantallas. El uso del mouse facilita el movimiento entre pantallas. Una vez que complete la información, el programa presenta la pantalla de

Información general del envío:

Al presionar la tecla <ESC>, en cualquier momento, logrará el mismo efecto de laopción de menú Salir.


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En el campo asignado al Medio de Transporte aparte de la identificación del medio, puede adicionar información descriptiva, como las siglas de la compañía de transporte o el número de vuelo, por ejemplo: AA 560.

El campo de Peso total Estimado en Kg, despliega una pantalla en la cual el usuario puede colocar los pesos generales por categoría de lo recibido en el presente envío:

Es muy importante consignar esta información porque permite posteriormente

tener información general sobre el peso de suministros recibidos por categoría,

tanto en la Unidad de Campo, como en el Nivel Central.

El Costo Total Estimado permite registrar el valor reportado de los suministros en la moneda seleccionada por el usuario. Una vez digitado el monto, el programa se coloca sobre la caja de selección de moneda, momento en el cual usted debe:


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Con el Teclado:

1. Presione <ENTER> sobre la caja resaltada 2. Con las teclas flecha abajo (↓) o flecha arriba (↑) moverse sobre la

lista hasta encontrar la opción requerida. 3. Una vez colocado sobre ella, presionar nuevamente la tecla

<ENTER>.

Con el Mouse:

1. Colocar el apuntador del mouse sobre la caja de nombres. 2. Presionar el botón izquierdo y mantenerlo presionado 3. Moverse sobre la lista y colocar el apuntador sobre el nombre

buscado y soltar el botón.

Automáticamente el programa realiza una conversión a dólares de los Estados Unidos de América, basado en el tipo de cambio definido desde el Nivel Central. Si no localiza el tipo de moneda requerido seleccione {No Disponible} al final de la lista.

El área de observaciones es un espacio de edición abierto en el cual usted podrá digitar cualquier información que considere importante sobre el envío o alguna otra condición especial. El registro de los suministros

El ingreso de ítems se realiza según dos formas:

a) Por lista Alfabética, y b) Por Categorías Técnicas.

Una vez registrada la información de identificación del envío, puede retornar al Menú Principal utilizando la opción Salir o iniciar el registro de los ítems con Grabar. Si lo hace, el programa le mostrará la siguiente pantalla, denominada Pantalla principal de manejo de ítems:

Conversión a dólares de Estados Unidos

Valor Digitado

Caja de selección tipo de moneda


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La selección del modo de búsqueda de datos puede ser realizada con el teclado o el mouse:

Con el Teclado:

1. Utilice la tecla de la flecha izquierda (←) o la de flecha derecha (→) para moverse sobre las opciones.

2. Al colocar el cursor sobre la opción seleccionada, será resaltada

por la barra de color.

3. Para realizar su escogencia, presione ENTER.

Con el Mouse:

1. Coloque el apuntador del mouse sobre la opción deseada y presione el botón izquierdo una vez para activarla.

2. Apunte a la parte de la pantalla que identifica la opción escogida

y presione el botón izquierdo dos veces para iniciar el ingreso de los datos.


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Criterios de clasificación de ítems Cada uno de los diferentes tipos de suministros que llegan en un envío conforman la unidad básica de registro denominada ítem, que significa artículo. El trigo, las sopas en lata, las aspirinas y la lidocaína son ejemplos de ítems. A cada ítem le corresponden una serie de características particulares que lo identifican, tales como su nombre comercial, marca, unidad de presentación y empaque (tabletas, kilogramos, cajas o bolsas) y la cantidad total recibida, entre otros. Cada ítem está relacionado a una categoría y a una subcategoría específica dentro de ella. Por ejemplo, un ítem como Ambulancia se clasificará como un suministro de la categoría Salud, en la subcategoría Transporte / Manejo Paciente.

El ingreso de datos

Nivel 1: Categorías

Nivel 2: Subcategorías

Nivel 3: Ítems

Cada categoría está compuesta por una serie de subcategorías relacionadas

Cada subcategoría está compuesta por varios Ítems

De esta manera el registro siempre se hace en tresniveles: Categoría, Subcategoría e Ítem. La excepción a laregla la constituye la categoría de No Clasificados, puessólo la hace en dos niveles: categoría y tipo general de suministro.


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Una vez ingresada la información del envío (fuente, destino e información general), el programa presentará la siguiente pantalla, en donde se consigna en forma automática el número de envío y el origen / fuente:

Hay dos opciones básicas para el ingreso de ítems. Ingreso de Datos por Listas Alfabéticas. Al seleccionar esta opción aparecerán cuatro listas genéricas. Al seleccionar alguna de ellas se presentará un listado conteniendo ítems y subcategorías en orden alfabético.


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Con el Teclado:

1. Muévase con la tecla de la flecha abajo (↓) o la de flecha derecha (→) sobre las opciones hasta alcanzar la caja de selección, la cual cambiará de color o tono si su monitor es monocromático. Presione <ENTER>.

2. Se seleccionará automáticamente la opción “Lista de Medicinas”.

3. Para seleccionar el listado en donde se quiere clasificar el

suministro muévase con las flechas abajo (↓) o arriba (↑) y presione <ENTER>, inmediatamente aparecerá una lista ordenada alfabéticamente con los nombres de los ítems.

4. Presione la tecla de la flecha abajo (↓) o la de flecha arriba (↑)

para moverse sobre las opciones y colocarse sobre el ítem deseado. Presione <ENTER> para seleccionarla o <ESC> para cancelar la operación y volver a la Pantalla principal de manejo.

Dependiendo de la categoría de clasificación, la presentación y los requerimientos de información del ítem, la pantalla de características varía, por lo que las agruparemos en cuatro tipos: Medicinas, Otros Suministros, Recursos Humanos y No Clasificados.

La Búsqueda Incremental le permite colocarse sobre el ítem que quiere ingresar, tan sólo con digitar las primeras letras que conforman el nombre del mismo. Conforme usted digita cada letra, la barra de selección se desplaza sobre la lista y se va colocando sobre el ítem que inicia con las mismas letras. Por ejemplo, si lo que necesitamos registrar es un cargamento de Ampicilina, conforme digitamos el nombre, la barra se desplaza a los ítems que inician con la letra “A”, luego a los “AM” y así sucesivamente hasta que alcanza el ítem deseado o la barra de selección se coloca justo al final de la lista al no encontrar un ítem que responda al patrón señalado.

Un método alternativo y más eficiente de búsqueda sobre la lista de Ítems es el denominado Búsqueda Incremental.


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En el caso de digitar ampici , el resultado es el siguiente :

Usted puede observar lo digitado en la Ventana de definición del criterio de búsqueda, arriba a la derecha. De esta manera si se equivoca y la barra se desplaza al final de la lista o desea modificar la secuencia digitada, puede hacerlo eliminando los caracteres, con la tecla <BACKSPACE>. Presione <ENTER> para seleccionar el ítem y volver a la Pantalla principal de edición o <ESC> para suspender la operación y volver a la pantalla principal de manejo.

Con el Mouse:

1. Coloque el apuntador del mouse sobre la caja de selección

2. Presione el botón izquierdo.

3. Muévase sobre la lista y coloque el apuntador sobre el nombre de la

categoría general que desee. Presione dos veces con el botón de la izquierda.

4. Sobre la lista, el mouse sólo le permitirá apuntar a una opción y

marcarla como seleccionada. Deberá utilizar <ENTER> para

Ventana que muestra el criterio de búsqueda

Barra de desplazamiento


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seleccionarla. Además, la opción de despliegue manteniendo el botón izquierdo del mouse presionado no tiene efecto aquí, a fin de promover el uso de la búsqueda incremental.

El ingreso de datos por categorías Este tipo de registro se basa en los criterios de clasificación en tres niveles expuestos anteriormente.

Al seleccionar la opción Categorías Técnicas, el programa activa las tablas del sistema en cada categoría seleccionada presionando ENTER. Automáticamente aparecerá el listado de categorías. Posteriormente aparecerán las subcategorías y los ítems. Estos serán seleccionados ubicándose sobre el ítem y presionando ENTER. Si utiliza el mouse siga las indicaciones descritas anteriormente.

Observe como al retornar a la pantalla principal de registro, el área por categorías técnicas muestra la clasificación de tres niveles para ese ítem (Categoría. Subcategoría e Ítem).

Tome en cuenta que en la versión 5.1 para Windows se ha incorporado el ingreso deDefinidos por el Usuario en Medicinas.


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El registro de la información del ítem

Una vez clasificado el ítem, ya sea utilizando las opciones por Listas Alfabéticas o por Categorías Técnicas, el cursor se coloca sobre la opción Adicionar un nuevo ítem del menú:

Sus componentes son:

• Adicionar un nuevo ítem: permite la inclusión del ítem seleccionado. Al presionar <ENTER> despliega la Pantalla de Características, tales como marca, unidad de presentación, cantidad total, etc. Por ejemplo, la siguiente figura es la pantalla de características para medicamentos :


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• Modificar ítem seleccionado: permite consultar y modificar la información de los ítems que ya han sido registrados en ese envío, tales como nombre y unidades de presentación. Si desea modificarla presione <ENTER> sobre el ítem respectivo y aparecerá en la pantalla los datos de dicho ítem.

Clasificación del Item Identificación del envío

Unidades de presentación

Condiciones de empaque


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• Borrar ítem seleccionado: permite eliminar la información de un ítem registrado. Para borrarlo selecciónelo y presione <ENTER>. Seguidamente se muestra la pantalla de características, pero no tendrá acceso a los campos de edición, sólo a dos opciones en la porción inferior de la pantalla, con las cuales tomará su decisión.

• Ver todos los ítems de la categoría: le permite ver todo el

contenido de una categoría en un envío específico. Si desea consultar o modificar la información, seleccione el ítem y presione <ENTER>. Luego escoja cualquiera de las opciones de procesamiento por ítem.

• Ver resumen por categoría: permite ver que categoría contiene

ítems y la activa para observar sus ítems. Al seleccionar esta opción el programa desplegará la siguiente pantalla:

Tenga mucho cuidado cuando modifica datos por esta vía. Recuerde que para efectos de registro en el programa, los suministros con diferentes unidades de presentación o vías de administración son ítems diferentes; por ejemplo, Ampicilina en ampollas no es lo mismo que Ampicilina en tabletas. También difieren entre sí diferentes tipos de ampollas y tabletas.


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• Ver todos los ítems del documento: Esta opción es de gran utilidad

porque presenta información general y detallada sobre el envío actual: Categoría, cantidad total y restante, unidad de presentación, condiciones de empaque y la bodega temporal.

Al seleccionar un ítem con <ENTER> el programa le regresará a la

pantalla de ingreso de ítems sobre la opción de menú (Modificar ítem seleccionado).

• Retornar al Menú Principal: Retorna al Menú Principal

El registro de los medicamentos 2 Una vez que ha seleccionado Añadir un nuevo ítem, ingresará a la pantalla de características del ítem. En el campo Nombre Comercial, deberá registrar la marca o nombre del ítem registrado. Si no tiene nombre comercial el programa utiliza como tal el nombre del ítem, para lo cual bastará con que presione <ENTER> sobre el campo. El área de la pantalla destinada a la Unidad de Presentación posee tres campos de registro obligatorio: Forma, Ruta y Potencia.

En Forma se presentan los tipos más comunes de presentación farmacéutica para ese medicamento, ordenados alfabéticamente, por ejemplo: ampollas, crema, gotas, gel, etc.

En caso de que las presentaciones no correspondan con la del ítem, se selecciona <<Definido por el usuario>> para mostrar la lista completa de posibilidades de unidades de presentación. Si del todo no la encuentra, al final de este segundo listado está la alternativa <<Nueva Forma >> para que la ingrese y la siga usando posteriormente en su Unidad de Campo.

2 La categorización, definición de unidades de presentación, vías de administración y potencia se basan, en su mayoría, en la obra: The Use of Essential Drugs: Sixth Report of the WHO Expert Committe. WHO Technical Report Series - 850. 1995.


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Cualquier selección sobre este campo afecta a los otros dos. Por ejemplo, si la presentación de un medicamento es Tableta, en el campo Ruta se muestra la opción Oral y en Potencia las potencias más comunes a ese medicamento. Los campos Ruta y Potencia se utilizan de manera similar al campo de Forma. El campo Cantidad Total es de registro obligatorio y muestra la cantidad de un medicamento recibido a partir de sus unidades mínimas operativas, definidas por medio de forma, ruta y potencia. Por ejemplo, si la unidad definida fueron tabletas, el cálculo de la cantidad total deberá ser hecho en tabletas. Observe como junto a este dato, el programa coloca la descripción de la unidad de medida, basado en los campos de Forma, Ruta y Potencia.

En Condiciones de Empaque registre la información de las unidades menores a las mayores; por ejemplo, si el medicamento viene en 5 cajas con mil ampollas cada una, entonces el registro sería:

1000 unidades (o ampollas) x caja x 5

El área que hemos identificado como de información general, posee cuatro opciones de selección que brindan información general sobre el ítem:

La opción Bodega Temporal corresponde al área de almacenamiento temporal hasta que sean entregados los suministros al destinatario final.

El registro de otros suministros:

Busque bien antes de definir unidades de presentación nuevas. No duplique posibilidades. Si tiene duda, consulte a sus compañeros de equipo o a personalespecializado en el área de trabajo.

Una vez que ha registrado la información, el programa se coloca en las opciones Grabar el Ítem y Regresar las cuales le permitirán volver a la pantalla principal de registro. Si escoge Regresar perderá la información hasta el momento digitada. Tenga cuidado.


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Bajo el grupo de Otros Suministros están las categorías que siguen un mismo patrón de registro y su pantalla de características es similar. A saber:

∗ Agua y Saneamiento

Ambiental ∗ Salud ∗ Alimentos y Bebidas ∗ Refugio/Vivienda/Electricidad

Construcción

∗ Logística/Administración ∗ Necesidades Personales/

Educación ∗ Agricultura/Ganadería

Una vez que ha seleccionado el modo de búsqueda, localizado el ítem deseado y presionado <ENTER> en la opción Añadir del menú, aparecerá la pantalla de características para los ítems Otros Suministros:

Para la definición de la unidad de presentación, tendrá disponibles varias opciones de acuerdo al tipo de suministro. En caso de que éstas no sean adecuadas, ya sea porque no corresponden a la presentación actual o se desea ser más específico en la descripción, podrá utilizar, al igual que en Medicamentos, la alternativa <<Definido por el usuario>>. Por ejemplo, al registrar bombas para agua puede determinar como unidad de presentación: Unidades o <<Definido por el usuario>>. Si se decide por esta última se le presentará una listado con definiciones existentes o la alternativa de crearla:

____________________________________________________Manual SMS Unidad de Campo

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La nueva unidad queda registrada en el programa y podrá ser utilizada de nuevo.

El campo Cantidad Total es de ingreso obligatorio. Si no digita una cantidad el programa no le permitirá grabar la información.

El área de Información Técnica corresponde a ciertas características específicas a un ítem. Si alguna o algunas de éstas no son aplicables, simplemente ignórelas presionando <ENTER>. Una vez que se ha registrado la información, el cursor se coloca en la opción Grabar ítem.

El registro de los recursos humanos.

El personal técnico o profesional que llega a un país después de sucedido un desastre, enviado por un país u organización de socorro, provoca algunos problemas logísticos:

Por lo general no son solicitados, por lo que se convierten en una carga

para la administración de la emergencia, Su potencial actividad tiene un valor y costos implícitos, que los donantes

acumulan y reportan como parte del monto total de la donación, Ante el desconocimiento de su existencia son subutilizados,

El idioma y las costumbres locales pueden ser una barrera importante.

SUMA pretende dar una solución a esto al registrar la información de este recurso, de manera que al notificar su existencia pueda ser utilizado en el lugar y la institución que lo necesita. La clasificación es hecha en tres niveles sucesivos, dependiendo de su área de trabajo o especialidad técnico/profesional. Una vez clasificado, se anota la información en la siguiente pantalla:

Recuerde que si escoge Regresar perderá la información .


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Los ítems definidos por el usuario. En las secciones anteriores hemos mencionado que SUMA posee una lista predefinida de ítems, ordenados en categorías y subcategorías. En las situaciones reales donde se ha puesto en marcha SUMA, dicho listado ha demostrado ser lo suficientemente completo para registrar la gran mayoría de suministros, aunque las excepciones nunca faltan. Para registrar estas excepciones existe la opción <<Definido por el usuario>> , para cuando ninguno de los nombres de ítems en el programa se ajusta a los requerimientos de descripción e identificación de un suministro en particular, o cuando se quiere ser más específico.

Algunos suministros por su variedad, no han sido definidos como unidades independientes, más bien han sido agrupados en grandes ítems genéricos. Por ejemplo, no se ha definido taladro en la subcategoría Construcción como un ítem específico, pero existe una alternativa denominada Juego de Herramientas donde puede registrarse. Esto es válido también para suministros muy variados que pueden ser registrados en un solo grupo genérico, como por ejemplo, al recibir marcadores (pilots, plumones) de varios colores, tamaños y marcas no es necesario definir cada tipo por aparte (marcadores rojos, marcadores negros, marcadores fluorescentes), basta definir un ítem Marcadores y especificar en los campos respectivos los detalles

Antes de registrar un ítem como Definido por el Usuario, asegúrese de que está clasificándolo correctamente y que los ítems recomendados no lo describenapropiadamente. Si tiene duda consulte con sus compañeros de equipo. Evite duplicarinformación, pues el hacerlo puede causar problemas de localización e interpretación de consultas y reportes.


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Observaciones generales

• El menú de selección de ítems por Listas Alfabéticas no posee la opción de definidos por el usuario.

• La definición se realiza al nivel de ítem exclusivamente. El usuario no

puede definir nuevas categorías o subcategorías en el nivel de la Unidad de Campo.

• Una vez definido el ítem se incorpora a las tablas del programa, con lo

que se mantiene disponible posteriormente. Para definir un ítem:

• Escoja la opción Definido por el usuario de la Pantalla principal de manejo de ítems, en forma automática se seleccionará la opción <Adicionar un nuevo ítem>, presione <ENTER> y proceda a ingresar el nuevo ítem.

• Una vez digitado el nuevo ítem presione <ENTER> y continúe con el

proceso de ingreso de información del ítem. Al seleccionar Adicionar un nuevo ítem, aparecerá una ventana para que el usuario digite el nombre del nuevo ítem. Digítelo y presione <ENTER>. Para efectos de registro no necesariamente debe crearse el ítem con su nombre, específico, puede hacerse referencia a un ítem genérico, así al llegar más suministros relacionados no es necesario crear otro ítem. Por ejemplo, si recibimos 10 juegos de herramientas RS-10, utilizadas en rescate vehicular, podemos registrarlo de la siguiente manera:

Definición Genérica

Descripción del Item


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El registro de los No clasificados.

La opción de No Clasificados le permite clasificar ítems vencidos, desconocidos, inútiles o demasiado variados para ser clasificados en el lugar. La clasificación posterior la realiza el destinatario, una vez que dispone de recursos humanos y tiempo suficiente, durante o después de la emergencia.

Esta categoría se clasifica de manera diferente a como se hace con los otros suministros, pues se realiza en dos niveles: categoría y tipo de ítem general.

El registro de la información particular de estos ítems implica:

• Una breve descripción sobre el contenido, estado o cualquier observación que se considere importante en el campo Detalles.

• Registro de la cantidad recibida, a partir de dos campos de registro:

∗ Piezas/cajas/bultos: cantidad total de sacos, bolsas, cajas, bultos,

etc.. ∗ Peso/Kg.: peso de los paquetes expresado en kilogramos.

Se deben registrar los suministros que lleguen hasta esta categoría siempre, no importa lo inútiles o inservibles que parezcan. La información sobre ellos es importante a la hora de notificar el recibo a los donantes, para la elaboración deestadísticas de lo recibido y al definir políticas nacionales sobre solicitud,recepción y manejo de suministros.


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Por ejemplo, si lo que recibimos es un cargamento de ropa variada y mojada, debemos hacer los siguiente:

• Ya sea que utilice el mouse o el teclado, escoja la opción No Clasificado y desplace el cursor hasta esa área.

• Sobre categoría, elija No Clasificados y en Subcategoría el tipo

que corresponda al suministro. El área de ítems es desactivada por el programa. Recuerde que la clasificación se hace sólo en dos niveles.

• Presione <ENTER> sobre la opción Adicionar un nuevo ítem del

menú • Registre la información solicitada en los campos: Detalles, Piezas,

Peso Kg., Bodega Temporal y Prioridad

La pantalla de características resultante sería similar a esta:


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4. La consulta y modificación de envíos La Consulta (en menú Envíos-Ver/Modificar), permite acceso a la información sobre uno, varios o todos los envíos registrados hasta el momento en una Unidad de Campo. La Modificación permite el cambio de los datos originalmente registrados, sea para actualización, corrección de errores, adición o borrado de los ítems. El acceso y la manipulación de los datos ya sea por teclado o por mouse sigue la misma secuencia y procedimientos hasta el momento descritos.

La consulta de los envíos El encabezado Envíos del Menú Principal está compuesto por las siguientes opciones:

Las opciones Ver/ Modificar por número, Ver/Modificar por Lista y Ver/Modificar por parámetros permiten el acceso a las mismas pantallas que hemos utilizado hasta el momento para la creación de un envío. Consultas sobre envíos específicos La opción Ver/Modificar por número, ofrece un medio directo para llegar al envío si se conoce el número del mismo. El número de terminal consta de seis dígitos: los primeros tres representan el número de Unidad de Campo en la cual se ha registrado y los tres siguientes al consecutivo de registro asignado. El programa le presenta la siguiente ventana para que digite el número del envío:


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En caso de que el número no corresponda a alguno registrado, el programa se devuelve al Menú Principal Si el número es válido, presenta la pantalla de Procedencia: ORIGEN/FUENTE:

La identificación del envío se compone de tres pantallas: la de Información de procedencia, el Destinatario y la Información general del envío. Si desea consultar o modificar alguna de ellas seleccione Grabar en el Menú de la pantalla de Información general del envío.

En la pantalla principal de manejo de ítems, para generar las consultas siga los mismos procedimientos que utilizó para la creación:

La opción Ir ítems le ahorra tener que pasar por las pantallas de identificación del envío y lo lleva directamente a la pantalla principal de manejo de ítems.


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1. Accesando por Listas Alfabéticas o por Categorías Técnicas, si su consulta es sobre un ítem específico. Una vez seleccionado, el cursor se colocará sobre la opción del menú Modificar ítem seleccionado, presione <ENTER>. Al presionar <ENTER> llegará a la pantalla donde se listan las características generales y de cantidad total del mismo.

2. Por medio de Ver todos los ítems de la categoría. En este

ejemplo, la categoría predefinida es Salud. El programa le presentará la siguiente pantalla:

Las alternativas Ver/Modificar por lista y Ver/Modificar por parámetros se diferencian de la anterior en cómo el usuario define la forma de la consulta, pero el resto es igual.

Ver/Modificar por Lista.

Cuando el usuario no conoce el numero de envío, puede realizar la consulta o la modificación por medio de Ver/Modificar por Lista. El programa presenta la siguiente pantalla, sobre la cual el usuario mueve la barra hasta el envío buscado y presiona <ENTER> para seleccionarlo:


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Ver/Modificar por parámetros En ocasiones las consultas se hacen por rangos de fechas o por algún tipo de consignatario o destinatario de interés. Para ello utilizamos ésta opción, la cual nos muestra una pantalla compuesta básicamente por dos áreas:

∗ La definición del rango de fechas: fecha inicial y fecha final, ∗ La selección de la procedencia y destinatario

Por ejemplo, si la consulta consiste en determinar si de México han llegado envíos dirigidos al Ministerio de Salud, la pantalla de definición aparecerá como sigue:

Una vez que el usuario define los parámetros de la consulta y selecciona <Aceptar> el programa le muestra la lista de los envíos seleccionados.


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Si desea consultar sin considerar rangos de fechas, simplemente presione <ENTER> sobre los campos en blanco. También puede considerar la posibilidad de consultar todos los consignatarios o todos los destinatarios, seleccionando Todo en las respectivas áreas de escogencia:

Ítems por categoría Es importante determinar si un tipo específico de ítem ha ingresado, en qué cantidad y quién lo tiene. Por ejemplo, podría ser importante determinar si ha ingresado arroz u algún otro tipo de grano o qué tipo de antibióticos o materiales de construcción.

Para ello existe la opción Ítems por categoría. Con ella se puede realizar una consulta selectiva sobre todos los envíos registrados en la Unidad de Campo, buscando el ítem o subcategoría especificada. Al seleccionarla se obtiene la siguiente pantalla:

La escogencia del ítem de interés se realiza siguiendo el mismo procedimiento de clasificación en tres niveles ya explicado. Para la escogencia de subcategorías o ítems tiene disponible la opción Todo, que le permitirá mostrar toda la información registrada en esa categoría o subcategoría y atender consultas tales como:


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• ¿Qué alimentos han entrado?, para lo cual debe escoger Todo en Subcategoría.

• ¿Qué tipos y cantidad de granos han ingresado?, para lo cual

deberá escoger en subcategoría la opción para granos y Todo en Items.

O consultas específicas, tales como:

• ¿Qué cantidad de arroz ha entrado y quién lo tiene? Independientemente del tipo de consulta, el programa presenta una pantalla mostrando información relacionada con la subcategoría, ítem, cantidad, unidad de presentación, fecha de entrada, organización de procedencia y número del envío donde está registrado. Para moverse sobre la información tiene dos posibilidades:

∗ Avanzar sobre la línea hacia la derecha con la Tecla <TAB> y hacia la izquierda con <SHIFT>+<TAB>, o,

∗ Cambiando la forma de visualización de los datos por medio de

la teclas <CTRL>+<W>. La pantalla resultante es:


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Para moverse entre los campos puede hacerlo con las teclas de flecha arriba o abajo para avanzar campo por campo o por medio de la teclas <PgDn> o <PgUp> para hacerlo de uno en uno.

Al presionar la tecla <ESC> el programa le brinda la posibilidad de hacer un reporte sobre la consulta anterior por medio de la siguiente pantalla:

En esta pantalla se puede ver el reporte sin necesidad de imprimirlo o bien presionando OK, proceder a imprimirlo. De igual forma si se hace clic con el

Información sobre un ítem en un envío específico


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mouse en el área donde se visualiza el reporte, se puede aumentar o disminuir de tamaño para visualizarlo mejor en la pantalla. Si no desea el reporte, se puede presionar la tecla ESC, en cuyo caso aparecerá la siguiente pantalla, esta aparece también con OK.

Si se presiona Cancelar se regresa al Menú Principal y con Aceptar se procede con la impresión.


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5. La entrega de los envíos La entrega de los envíos se hace por medio de las opciones en el encabezado del menú Entregar. Salvo algunas excepciones, el movimiento con el mouse o el teclado mantienen los mismos procedimientos que en las anteriores secciones de este manual. Las opciones disponibles son:

Entrega por número de envío Al seleccionar esta opción el programa presentará una pantalla para que digite el número de envío y le mostrará una pantalla con el resumen de los datos más relevantes del Destinatario, Consignatario y la Información general del envío que usted digitó durante la fase de creación del mismo, como lo siguiente:


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La siguiente etapa es la confección del formulario de entrega, con el nombre, documento de identificación y número de identificación del o los vehículos de la persona autorizada para recoger los suministros. En la siguiente pantalla usted podrá ingresar estos datos una vez que seleccione el botón Entregar de la pantalla:

Para la entrega usted tiene dos opciones:

1. Entrega completa de todos los suministros 2. Entrega parcial de los suministros de un mismo envío.

Entregas parciales


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Este tipo de entrega generalmente se realiza cuando los medios de transporte, recursos humanos disponibles o las condiciones ambientales, entre otras, impiden que los destinatarios puedan retirar los envíos en su totalidad. Lo que se hace es restar la cantidad de suministros que se entregan de la cantidad que fuera registrada inicialmente y que se muestra en la columna Cantidad Restante de la siguiente pantalla. Bastará con digitar la cantidad a restar en la columna A SER ENTREGADO:

Esta pantalla ofrece información referente a las características del ítem, la unidad de presentación, las condiciones de empaque, la fecha de vencimiento, bodega temporal y observaciones del ítem al ser ingresado.

La impresión del formulario de entrega se compone de dos etapas:

• Seleccionar la opción, • Enviar los datos a la impresora.


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Luego de imprimir el formulario de entrega o verlo en pantalla, puede

ser transferido a un disquete o al disco duro. La información de la entrega puede ser enviada en un disquete, a fin de que al llegar los suministros a su destino, el operador del sistema pueda cargar los

datos de los suministros en forma automática, sin necesidad de volver a digitar la información de los mismos.

Antes de iniciar la impresión asegúrese de que la impresora tiene papel, que esté ey lista para imprimir (on-line). En caso contrario el programa mostrará un merror, el cual le indica al usuario el tipo de problema. Siempre revise la instalcable paralelo con la computadora.


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Entrega por lista de envíos general

La diferencia entre este procedimiento y el anterior radica en el modo de acceso a los datos. Mientras en el primero se realiza digitando un número de envío, con ésta se escoge el nombre del consignatario de la lista; de aquí en adelante el procedimiento de entrega e impresión del recibo son exactamente iguales.

Entrega por lista de envíos por parámetros

Por este medio el usuario puede seleccionar un envío por entregar de una lista que muestra un resumen de la información de los envíos registrados en la Unidad de Campo. Usando la siguiente pantalla se define el criterio de búsqueda:

Con Fecha del Envío, se definen las fechas entre las cuales buscar. Si no interesa hacerlo por fechas, basta con dejar los espacios en blanco y presionar <ENTER> .


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Luego se define la búsqueda por procedencia y por destinatario. Los valores predeterminados para ambas opciones son Todos. Al colocarse sobre ellas y presionar <ENTER> o usar el mouse se muestra una lista con los nombres de las organizaciones que envían y que reciben los suministros (consignatario y destinatario). Al seleccionarlas el programa muestra una pantalla con el resultado de la búsqueda, en caso contrario mostrará un mensaje de error. Siga adelante con los mismos procedimientos que utiliza para Entregar por número de envío y por Lista de envíos general.

Imprimir por lista de entregas general

Cada vez que se realiza una entrega parcial o total el programa crea un archivo con el contenido de la entrega para efectos de control interno. Cuando se selecciona esta opción aparece una pantalla que muestra el resumen de todas las entregas al momento realizadas:

En el presente caso la entrega registrada como 001001, tenemos solamente una entrega. Para seleccionarla presione <ENTER>. Al hacerlo aparecerá una pantalla con el resumen de la información de identificación, origen/fuente, destinatario, y las opciones para enviar a la impresora o bien para ver en pantalla. El programa muestra la pantalla con la información específica de entrega en modo de consulta .


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Imprimir por lista de entrega por parámetros

Esta opción sigue el mismo procedimiento descrito para Entrega por lista de envíos por parámetros.

Transferir Datos de Entrega al Módulo de Bodega. En la Introducción de este manual describimos los componentes del sistema SUMA.

Cada vez que se entregan uno o varios envíos, el programa puede grabar la información en un disquete, de manera que los usuarios no tengan que digitar nuevamente la información. Además, ese disquete se acompaña de una lista impresa de los suministros.

El procedimiento implica los siguientes pasos:

1. Seleccione la entrega por transferir, de manera similar a como se

hace con Imprimir form. de detalle del envío. Vea la entrega en pantalla y luego presione la tecla ESC, aparecerá una pantalla que permite imprimir la entrega o verla nuevamente en pantalla. Si presiona la opción Cancelar, se presentará una pantalla para que transfieran los datos de la entrega al disco duro o a un disquete.

2. Verificar que los disquetes a utilizar estén formateados y en blanco 3. Introducir el disquete en la unidad A: 4. Siga las instrucciones que brinda el programa para completar la

tarea.


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Antes de iniciar la creación de cualquier reporte impreso, verifique quesu impresora esté en buen estado y conectada a la computadora, tengapapel y se mantenga lista para imprimir (on-line).

6. Los reportes La elaboración de reportes impresos se realiza por medio de las opciones en el encabezado del menú Reportes. El desplazamiento con el mouse o el teclado mantienen los mismos procedimientos que en las anteriores secciones de este manual. Las opciones disponibles son:

En general, todos los reportes mantienen un estándar de selección del modo de presentación; sea enviarlos a la impresora o verlos en la pantalla. Cada vez que se genera un reporte el sistema presentará un vista previa del mismo: el usuario puede verlo primero en pantalla e imprimirlo seguidamente. Al generar un reporte se presentará una pantalla como la siguiente:


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En la pantalla de vista previa que se presenta, el usuario puede usar las opciones: OK: procede con la impresión del reporte Next: ve la siguiente página del reporte Previous: ve la página anterior Zoom In: Aumenta el tamaño de la imagen del reporte en la pantalla Zoom Out: Disminuye el tamaño del reporte en la pantalla También es posible aumentar el tamaño de la visualización del reporte en la pantalla utilizando el puntero del mouse.

Reporte de Unidad de Campo Este reporte es un resumen sobre la actividad registrada en la Unidad de Campo. Está constituido por un listado con la información de identificación de todos los envíos hasta el momento registrados, con la particularidad que el usuario puede eliminar o adicionar algunos campos o elementos de información en el reporte, para satisfacer algún requerimiento específico.

Cuando el cursor se encuentra en el área en la cual se ve el reporte, se presentará en la forma de una pequeña lupa, si se presiona clic con el botón izquierdo del mouse, el tamaño del reporte en pantalla aumenta o disminuye alternativamente.


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Para generar este reporte, el usuario debe:

1. Escoger el rango de fechas

Recuerde que si mantiene los espacios en blanco y presiona <ENTER> en ellos selistará la información para todas las fechas registradas.


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Para moverse utilice las teclas de flecha del teclado o las barras de desplazamiento sobre la ventana con el mouse. I Interfaz a Excel La versión 5.1 para Windows permite que la información del sistema sea generada a archivos en formato tipo Excel, con lo cual se aumenta la flexibilidad general en el manejo de información, ya que el usuario puede manipular libremente estos archivos desde el programa Excel, para elaborar nuevos reportes o gráficos.

En la pantalla que se ve anteriormente, el usuario puede seleccionar los reportes que quiere pasar a Excel marcando la casilla de la izquierda, note que los nombres de los archivos están predeterminados bajo el encabezado Nombre Archivo, los archivos que se generan quedarán en el directorio de la Unidad de Campo en el disco duro: C:\SUMAUW51.


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7. Los utilitarios El encabezado Utilitarios del menú principal conduce al siguiente submenú:

Acerca de esta unidad Esta opción presenta información general sobre la Unidad de Campo:

Indexar archivos Permite dar mantenimiento a los índices de los archivos de la Base de Datos. Se puede utilizar si en algún momento se nota que el programa es muy lento o si se percibe un acomodo extraño en los listados, pantallas que aparecen desordenadas o palabras que faltan.


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Preparar datos para Nivel Central Con esta opción se reportan los datos de los envíos registrados al Nivel Central para su consolidación. Al seleccionarla se presenta la pantalla de Envíos por reportar, a partir de dos criterios:

Modificable en la Unidad de Campo: significa que los envíos, aunque se reportaron al Nivel Central, pueden modificarse en la Unidad de Campo

Modificable en SUMA CENTRAL: significa que los envíos podrán ser modificados sólo en el Nivel Central y que en la Unidad de Campo estarán disponibles sólo para efectos de consulta.

Se coloca la barra sobre el envío seleccionado y se presiona la tecla <ENTER> con lo que aparece la ventana de escogencia. Al terminar con los envíos, el programa pide una confirmación para continuar, abortar el proceso o volver a la pantalla anterior. Es importante que recuerde dos cosas en el momento de enviar datos al nivel SUMA CENTRAL:

∗ El medio por el cual se comunican los datos es el disquete.


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∗ Se requiere de dos disquetes de 3½ pulgadas/1.44 Mb, debidamente formateados y sin ningún otro tipo de información grabada, de manera que no se presenten problemas por falta de espacio.

Para continuar, debe seleccionar la unidad de disquete; A: o B:. Una vez que haya hecho esto, aparece un mensaje de confirmación si el disquete está listo. Al seleccionar SÍ, inicia el proceso de transferencia. El programa le indicará cuando introducir el segundo disquete y cuando ha terminado. Si selecciona una unidad equivocada o sucede algún problema con el disquete o con el proceso de transferencia, éste se interrumpe y debe iniciarse nuevamente.

Transferencia de información entre Unidades de Campo Dependiendo del nivel de actividad, en ocasiones es necesario instalar varias Unidades de Campo en un mismo sitio de recepción de suministros, por ejemplo en dos hangares diferentes de un aeropuerto. Conforme la llegada de suministros disminuye, algunas de esas Unidades ya no son requeridas o su actividad es tan poca que no se justifica su funcionamiento, por lo que deben cerrarse. Con la opción Cerrar esta Unidad se transfieren los datos a un disquete. La información queda disponible sólo para consulta o elaboración de reportes en esa Unidad de Campo; no puede modificarse ni añadirse nada. La recuperación de los datos en la otra Unidad de Campo disponible se realiza por medio de la opción Incorporar datos de otra Unidad de Campo, usando el disquete creado por la Unidad que se cerró. La protección de la información En la introducción de este manual insistimos en la necesidad de proteger los datos del programa. Aunque aseguramos un mínimo de protección por medio del envío de datos al Nivel Central, esto no es suficiente. Por eso se han instalado en la Unidad de Campo dos opciones para el respaldo y recuperación de los datos: Respaldo de archivos y Restaurar archivos respectivamente, que en caso de requerirse pueden ayudarnos a reconstruir mucha de la información que se perdiera por la presencia de un virus, fallas en el disco duro o cualquier otra eventualidad.


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Para respaldar los datos con el comando Respaldo de Archivos, prosiga de la siguiente manera:

1. Seleccione en la pantalla la capacidad de almacenamiento de datos que tiene la unidad de disquete destinada para el respaldo, que por lo general es de 720 KB/1.44 MB para disquetes de 3½ pulgadas.

2. Seleccione la unidad de disquete A: o B: 3. Verifique que el disquete sea el correcto, en blanco, formateado y

colocado en la unidad respectiva. Cuando esté seguro, coloque el cursor sobre la opción SÍ y presione <ENTER>.

4. Espere el proceso. Si concluye con éxito, el programa mostrará un

mensaje de indicación y vuelve al menú principal, en caso contrario verá los mensajes de error respectivos.

Para recuperar los datos con el comando Restaurar Archivos

1. Inserte el disquete en la unidad respectiva,

2. Seleccione la unidad de disco de la pantalla desplegada y presione <ENTER>.

Espere a que la transferencia se realice. Si es exitosa se mostrará un mensaje y se vuelve al Menú principal.

1. Dependiendo de la cantidad de información almacenada y de la capacidad de la unidad seleccionada, puede que requiera más de un disquete. Esté preparado con disquetes adicionales, en blanco y formateados.

2. Etiquete claramente el disquete como de respaldo, anote la fecha, hora de

realización y el número de la Unidad de Campo.

Debe tenerse mucho cuidado a la hora de utilizar estas herramientas

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