OSCAR PAEZ

JOSE PEDRAZA

ANDRES ROJAS

DANIEL GACHA

Es una oficina o departamento donde se reciben, clasifican, radican, registran y entregan los documentos y comunicaciones internas y externas, tanto para los jefes y funcionarios de las diferentes dependencias.

Es la encargada de gestionar de forma centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos.

Gestionar los procesos o programas de gestión

documental para promover la conservación adecuada

de toda la documentación escrita (todos los papeles),

facilitando y gestionando de forma eficaz su uso

oportuno, mediante la utilización de procedimientos y operaciones Archivísticas.

1) Control de Ingreso de la Documentación.

2) Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir).

3) Conservación.

4) Servicio y Control de Préstamo de los documentos.

5) Selección y Traslado de la Documentación al archivo central.

6) Digitalización de los Documentos.

7) Atención de consultas sobre informes estudiantiles.

8) El Área de Correspondencia debe velar también por la adecuada conservación y el control en la producción documental, radicando y tramitando solamente las comunicaciones que cumplan con los requisitos exigidos en acuerdo 060 del 31 de octubre de 2001, en cuanto al formato y firmas responsables.

1.NUMERICO

2.ALFABETICO

3.CRONOLOGICO

4.ASUNTOS O TEMATICOS

5.GEOGRAFICO

EQUIPOS:

* El computador* La impresora* El escáner* El fax* La fotocopiadora* El teléfono* El reloj* La máquina de escribir

ARCHIVO. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

CORRESPONDENCIA. Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.