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235FACTURAPLUS 2008
UNIDAD DIDÁCTICA 2.2
EL MENÚ ALMACÉN
1. DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LA GESTIÓN DEL ALMACÉN
El programa FacturaPlus no sólo gestiona las operaciones de ventas a clien-
tes, sino también controla y administra las operaciones que sean necesarias reali-
zar en las compras de artículos para la empresa.
Gracias al menú Almacén que le permite formalizar y gestionar sus compras,
el almacén no quedará desabastecido y podrá atender las peticiones de sus clien-
tes, así como también le ofrece la posibilidad de llevar un control de los stocks que
existen en el almacén.
Podrá acceder a este menú desde varias formas:
– Desde la barra de menús, haciendo clic sobre Almacén.
– Desde el panel de exploración con la barra de menú Almacén.
– O bien, a través del teclado mediante la combinación de teclas [Alt+A].
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Esta gestión del almacén se corresponderá con los cuatro primeros submenús
siguientes.
1.1. PEDIDOS
Por pedido se entiende la solicitud de mercancías o servicios que efectúe a sus
suministradores.
En este submenú se recogen los pedidos que se realicen a los proveedores, su
utilidad es informar de las cantidades de artículos que tenga pendientes de recibir,
pero en ningún caso significará una entrada de stock en el almacén; por ello, se
puede prescindir de este tipo de control.
No es necesario efectuar los pedidos, si no desea llevar este tipo de control,
ya que se podrán elaborar los albaranes directamente.
Puede acceder a este submenú de las siguientes formas:
– Desde el menú Almacén -> Pedidos.
– También desde el panel de exploración con la barra de menú Almacén ->
Pedidos.
– O mediante el icono de acceso directo Pedidos a Proveedores de la
barra de herramientas.
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EL MENÚ ALMACÉN
Se abrirá la ventana Pedidos a proveedores, donde se presentan en varias
columnas los datos más significativos de los pedidos:
– I.(Impreso): se mostrará un aspa de color azul para aquellos pedidos que
hayan sido impresos, quedando el campo vacío en caso contrario.
– Est.(Estado): muestra la situación en la que se puede encontrar el pedido,
pudiendo ser: Pedido, Recibido parcialmente y Recibido, que serán
explicados más adelante.
– Nº Pedido: código identificativo del documento.
– F. Pedido (Fecha pedido): día, mes y año en que se realiza el pedido al
proveedor.
– Proveedor: nombre del suministrador.
– F.Entrada: día, mes y año en que se prevé que el pedido llegará al almacén.
– B.(Bandera): muestra la enseña del país del proveedor.
– Total: suma del importe del pedido.
Para completar los datos deberá hacer clic en el icono Añadir, o también en
Nuevo Pedido desde el panel de exploración de la barra de menú Almacén.
Aparecerá una ventana Detalle de pedidos a proveedores que se compo-
ne de dos partes: una donde introducirá los datos que posteriormente integrarán
el albarán y que serán los datos identificativos del pedido; y la otra donde introdu-
cirá los distintos artículos que forman el pedido.
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Los campos y cuadros de texto que forman esta ventana son:
– Nº pedido: se encontrará inactivo si selecciona la casilla Numeración
automática en pedidos proveedores del menú Útil -> Entorno del
Sistema -> Personalización -> ficha Documentos.
– Estado: debajo del número de pedido se dispone de varios estados para
tener siempre información de la situación en que se encuentra un pedido.
También permanecerá inactivo, ya que el programa irá asignando los
valores automáticamente.
Dichos estados, a los que se ha hecho referencia, son:
• Pedido: se solicita el pedido pero está pendiente de llegar al almacén,
por ello, no se ha realizado el albarán del mismo.
• Recibido parcialmente: se ha recibido el pedido pero todavía faltan
artículos por llegar hasta completar la totalidad de lo solicitado, por
ello, se ha realizado uno o varios albaranes completando la totalidad
de los artículos.
• RecIbido: el pedido solicitado se ha recibido en su totalidad.
– Fecha: día, mes y año con el que se da de alta el pedido.
– Proveedor: código numérico de seis caracteres que identifica al provee-
dor. Mediante el icono Lupa podrá seleccionarlo, ya que debe estar defi-
nido previamente.
– Divisa: código de la moneda en que se realiza el pedido, también podrá
seleccionarlo mediante el icono Lupa.
– Valor en Euros: importe de un euro con respecto a la divisa elegida.
– Almacén: código del almacén al que entrarán los artículos que contiene
el pedido, al igual que en Proveedor y Divisa se encuentra previamente
definido debiéndolo seleccionar mediante la búsqueda incremental.
– F. entrada: contiene la fecha en la que se espera recibir el pedido.
– F. Pago: recoge la forma de pago para el pedido, seleccionada mediante
el icono Lupa.
– Su pedido: contiene el número de pedido asignado por el proveedor.
– Condiciones: recoge las condiciones de entrega del pedido que acordó
con el proveedor.
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EL MENÚ ALMACÉN
– Expedición: recoge la forma de expedición del pedido.
– Observac.: para introducir las observaciones referentes al pedido.
– Total: campo que recoge el importe total de los artículos que se introducen.
Los campos F. entrada, Su pedido, Condiciones, Expedición y Observac. son
meramente informativos y su contenido no altera el pedido. Una vez que se ha con-
cluido esta primera parte, deberá dar de alta a los artículos que compondrá el pedido.
Dispone de una barra de herramientas compuesta con varios iconos Añadir,
Modificar, Eliminar… donde añadirá tantas líneas al pedido como productos
diferentes quiera incorporar en el pedido, los demás iconos los usará para las
típicas tareas de mantenimiento del fichero.
Por tanto, para efectuar el pedido a los proveedores debe hacer clic sobre el
icono Añadir y se abrirá la ventana Líneas de pedidos a proveedores.
Tenga en cuenta que para cada uno de los artículos diferentes que compone
el pedido, deberá completar esta ventana con un registro distinto.
Esta ventana donde se introducen los artículos que van a integrar el pedido se
compone de los campos siguientes.
– Producto: código del artículo, previamente definido, que va a contener el
pedido. Para completar este registro dispone de dos tipos de búsqueda
incremental:
Búsqueda por Artículos: permite seleccionar uno de los
artículos definidos en Artículos del menú Sistema.
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Búsqueda por Artículo/Prov.: sólo podrá seleccionar los ar-
tículos en los que el proveedor asociado al pedido sea el que
aparece como habitual en la ficha del artículo.
Cuando introduzca el artículo aparecerá automáticamente la descripción del
producto en el campo que se encuentra debajo.
Es posible introducir productos que no existan en el fichero Artículos y con
una descripción tan larga como desee, al pulsar la tecla [Intro] cuando el cursor se
encuentre dentro del campo Producto.
Para salir de este campo simplemente deberá pulsar la tecla de tabulador o
haciendo clic en otro campo.
– Unidades/Envases: número de unidades y de envases que se solicitan al
proveedor.
Con respecto al número de envases sólo se podrán introducir datos si en
el fichero Artículos, se especificó que debía llevar un control sobre los
envases de los artículos.
El campo Descripción se encontrará activo si en el menú Útil -> Entornodel Sistema -> opción Personalización -> en la ficha Modo de Trabajoestá marcada la casilla Modificar descripción en Documentos, que lepermitirá modificar o añadir partes a la descripción.
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EL MENÚ ALMACÉN
– Cantidad: se introduce el número de unidades que desea pedir.
– Precio Divisa: precio unitario del artículo en la divisa en que fue creado
dicho producto. Este registro aparecerá por defecto el precio de compra
introducido en la ficha del artículo o el precio atípico en caso de existir
una situación atípica para ese proveedor, aunque en cualquiera de los
casos se podrá modificar.
– Cantidad Entrada: este campo se muestra inactivo y contiene el número
de unidades recibidas de cada artículo. Se irá actualizando conforme se
generen los albaranes del pedido.
– % Dto.: porcentaje de descuento acordado con el proveedor.
Se mostrará por defecto el descuento que aparezca en la ficha del pro-
veedor o los descuentos atípicos en caso de situación atípica para el pro-
veedor, aunque se podrá modificar en cualquiera de los casos.
– Dto. lineal: cuantía que se descontará del importe de la compra del artículo.
– Importe: este campo muestra el resultado de multiplicar las unidades de
los artículos por su precio unitario y restando los descuentos. Estará inac-
tivo actualizándose automáticamente.
– I.V.A.: porcentaje que se le aplicará al pedido.
– Mediante el botón Trazabilidad podrá capturar los datos necesarios
para la trazabilidad con el nº de lote y la fecha de caducidad.
Cuando el artículo introducido pertenece a una familia que tenga asociadas
propiedades, éstas se mostrarán en la ventana Líneas de pedidos a proveedo-
Si al dar da alta un artículo no se indica ningún importe en el campoCoste (divisas) de la ficha Prec. Compra; cuando inserte los artículospara el pedido, todos lo importes se encontrarán a cero, debiendo quecompletar el campo Precio Divisa para que automáticamente se calcu-le el importe del pedido.
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res para hacer un pedido de varios artículos de un mismo producto con distintas
propiedades.
Al introducir el código del artículo, se abrirá una nueva ventana con una
matriz de propiedades divididas en filas, donde podrá indicar para cada artículo
una cantidad, precio y descuentos diferentes según sus propiedades, que se mos-
trarán en diferentes fichas.
Para introducir los datos, deberá hacer doble clic en la celda correspondiente,
introducir el dato y pulsar [Intro].
El botón Actualizar que aparece en la parte de la derecha de la ventana
Detalle de pedidos a proveedores, tiene la finalidad de grabar los datos intro-
ducidos, y el botón Salir cierra la ventana sin guardar los artículos que se hayan
pedido.
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EL MENÚ ALMACÉN
Hay que hacer mención a diferentes iconos que aparecen en la ventana De-
talle de pedidos a proveedores:
Modificar: permite variar los datos de la línea de pedido que se
encuentre seleccionada, o también, haciendo doble clic sobre
ésta podrá proceder a su modificación.
En ambos casos se abre la ventana Líneas de pedidos a pro-
veedores, donde podrá cambiar cualquier dato introducido con
anterioridad.
Comentarios: abre una ventana que le permite, a través de un
pequeño editor de textos, escribir frases de cualquier longitud
para que se graben o impriman junto con las líneas del pedido.
Comentarios proveedor: Sólo aparecerá activo cuando en la
ficha Comentario de la ventana Altas o Modificación de pro-
veedores, tenga insertado algún comentario. De esta forma,
tendrá el conocimiento de que está dotado de un comentario y
además podrá consultarlo.
Referencia/Código Barras: le permitirá capturar los artículos
por el código de barras que tengan asignado y no por el código
del producto.
Mediante el menú Útil –> Entorno del Sistema -> opción Personalización-> ficha Documentos -> en el campo Vuelco de comentarios podrá mar-car las casillas De pedidos de proveedores a albaranes y De albaranesde proveedores a facturas, para que pasen automáticamente los co-mentarios introducidos en un documento al siguiente.
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También se encuentra con los iconos siguientes, a parte de los más comunes,
en la ventana principal Pedidos a proveedores:
Cambiar Estado: se abrirá la ventana Cambio de estado de
pedidos, donde se ejecutarán todos los trabajos necesarios para
modificar la primera columna I (Impreso) en la que aparecerá
un aspa de color azul informando que el documento está impre-
so, pudiéndose imprimir varias veces sucesivas.
Mediante los campos Desde pedido nº y Hasta pedido nº podrá
acotar el rango de pedidos a los que cambiar su estado de Impre-
so o No impreso.
Generar: se abrirá la ventana Generación automática de pedi-
dos a Proveedores con la finalidad de confeccionar automática-
mente pedidos a los proveedores según determinadas condiciones.
Deberá tener activada la casilla Captura por código de barras en docu-mentos del menú Útil -> Entorno del Sistema -> opción Personalización ->en la ficha Modo de Trabajo.
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EL MENÚ ALMACÉN
Esta nueva ventana se compone de los siguientes campos:
– Desde proveedor / Hasta proveedor y Desde Artículo / Hasta Artí-
culo: para fijar el primer y último proveedor, y el rango de artículos, res-
pectivamente, sobre los que se generarán los pedidos automáticamente.
– Almacén destino: código del almacén seleccionado.
– La casilla de verificación Detallar Producto final en componentes, al
ser marcada tendrá en cuenta el número de unidades de las que dispo-
ne, y generará pedidos de los elementos que resulten insuficientes para
producir el artículo.
– Proveedor: permite elegir entre el proveedor Habitual, el que cobre Mejor
precio o aquel que envíe la mercancía con Mejor fecha de reposición.
– Stock disponible: puede elegir entre Menor que 0, para que genere
pedidos de artículos cuyo stock sea menor que cero; Menor igual que 0,
pedidos de artículos cuyo stock sea menor o igual que cero; y Menor que
stock mínimo, para pedidos de artículos cuyo stock sea menor al mínimo
establecido.
– Igualar Stock a: los tres casos anteriores del campo Stock disponible
dependerán a lo que se iguale el stock en este campo, y puede ser igual a:
1. Stock según disponible: si en el anterior campo eligió Menor que
cero, generará pedidos de forma que el stock disponible quede como
mínimo hasta cero; en Menor igual que cero, generará pedidos de
forma que el stock disponible quede como mínimo a uno; y en Menor
que stock mínimo, generará pedidos de forma que el stock disponi-
ble quede hasta completar el stock mínimo.
2. Stock mínimo: si eligió en el anterior campo Menor que cero, gene-
rará pedidos de artículos con stock menor que cero hasta llegar al
stock mínimo; Menor igual que cero, generará pedidos de artículos
con stock menor o igual a cero hasta llegar al stock mínimo; y Menor
que stock mínimo, generará pedidos de artículos con stock menor al
stock mínimo, hasta llegar al stock mínimo.
3. Stock máximo: al elegir en el campo anterior Menor que cero, ge-
nerará pedidos de artículos con stock menor que cero hasta llegar al
stock máximo; Menor igual que cero, generará pedidos de artículos
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cuyo stock es menor o igual a cero hasta llegar al stock máximo; y
Menor que stock mínimo, generará pedidos de artículos con stock
menor que el stock mínimo, hasta llegar al stock máximo.
Una vez que ha completado esta ventana deberá hacer clic en Aceptar, y se
desplegará la ventana Borrador de documentos, donde aparecerán los artícu-
los pedidos que cumplen con las condiciones establecidas anteriormente.
Albarán: se activará una nueva ventana Generación de al-
barán de pedido, donde podrá confeccionar automáticamente
el albarán o factura del pedido seleccionado, sin necesidad de
acceder a los submenús Albarán y Factura.
En la ventana Pedidos a proveedores aparecerá Recib. (Recibi-
do) en la columna Est. (Estado), para indicar que la mercancía ha
llegado al almacén.
Totales: cada vez que hace clic sobre este icono, aparecerá o
desaparecerá la columna Total, de manera que conseguirá
mayor rapidez a la actualización de los datos.
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EL MENÚ ALMACÉN
Ejemplo: Pedido a un proveedor
Suponga que el día 1 de septiembre desea realizar un pedido al proveedorAlmacén de cosméticos.
El pedido será del artículo Crema limpiadora, y las cantidades solicitadasserán: piel seca 35 unidades, piel mixta 20 unidades y piel grasa 5 unidades.
Y también realizará un pedido de 12 unidades del producto Loción facial re-frescante, que este artículo no se encuentra codificado, al precio de 8,50€.
Cuando llegue el pedido, entrará en el almacén de compras/ventas y la formade pago acordada con el proveedor será a 30 días.
1º. Para generar este pedido, lo primero que deberá hacer es acceder alsubmenú Pedidos, por algunas de las formas explicadas anteriormente.
2º. Se abrirá la ventana Pedidos a Proveedores, en la cual deberá hacerclic en el icono Añadir, que desplegará la ventana Detalle de pedidos aproveedores, donde introducirá en primer lugar los datos: fecha, provee-dor, divisa, almacén y forma de pago.
No puede eliminar aquellos pedidos que se hayan recibido, a no ser que seelimine previamente el albarán generado por ese pedido. Si el pedido seencuentra parcialmente recibido se podrá anular la parte que quede pen-diente de recibir, quedando automáticamente ese pedido como Recibido.
El programa sólo permite borrar aquellos pedidos que aún no han llegado alalmacén, cuyo estado sea Pedido.
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3º. A continuación, deberá dar de alta a los artículos anteriormente citados,para ello mediante el icono Añadir introducirá los diferentes artículos,como puede observar en las siguientes imágenes:
Tenga en cuenta que esta ventana deberá completarla dos veces, unapara la Crema limpiadora y otra vez para la Loción facial refrescante.Para el caso del artículo que no está codificado, deberá introducirlo ha-ciendo doble clic en el campo Producto y pulsando [Intro]. La ventanacon el pedido quedará:
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EL MENÚ ALMACÉN
4º. Una vez que ha dado de alta a los artículos que conforma el pedido,deberá hacer clic en el botón Actualizar y podrá visualizar el pedido en laventana principal Pedidos a proveedores.
1.2. ALBARANES
El albarán consiste en un impreso que acompaña la mercancía en el que se
relacionan todos los artículos que le envía el proveedor y que éste emite.
Este submenú le permitirá elaborar albaranes de los pedidos realizados direc-
tamente sin necesidad de generar el pedido correspondiente, o bien de pedidos ya
realizados.
Los albaranes permiten dar entrada de stocks en el almacén.
Puede acceder de las siguientes formas:
– Desde el menú Almacén -> Albaranes.
– También desde el panel de exploración con la barra de menú Almacén ->
Albarán.
– O mediante el icono de acceso directo Albaranes de Proveedores de la
barra de herramientas.
Se abrirá la ventana Albaranes de Proveedores, la cual recoge en varias
columnas los datos más significativos de los albaranes.
Se incluyen algunas de ellas comunes respecto al apartado de los pedidos,
como son: I.(Impreso), Proveedor, F.Entrada, B.(Bandera) y Total.
Las demás son características de los albaranes, estas columnas son:
– F.(Facturado): contiene un pequeño círculo de color indicativo de si el
albarán ha sido facturado (círculo rojo) o si está pendiente de facturar
(círculo verde).
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– Nº Albarán: código identificativo del albarán, que se compone de la
serie perteneciente y el número correspondiente.
– F. Albarán: día, mes y año en el que recibe el pedido del proveedor.
– Su Albarán: número de albarán que asigna el proveedor.
Para completar los datos deberá hacer clic en el icono Añadir, o también en
Nuevo Albarán desde el panel de exploración de la barra de menú Almacén.
Le aparecerá una ventana Detalle de Albaranes de Proveedores, idéntica
a la explicada anteriormente para el caso de los pedidos, pero ahora haciendo
referencia a los albaranes.
Se compone de los campos siguientes:
– Nº albarán: se muestra inactivo ya que la numeración se realizará
automáticamente, siempre que esté activada la casilla Numeración automá-
tica en albaranes proveedores, que accederá desde el menú Útil -> Entor-
no del Sistema -> opción Personalización -> en la ficha Documentos.
– Estado: debajo del número albarán se indicará si el albarán se encuen-
tra facturado. Este campo se irá actualizando automáticamente al reali-
zar las facturas de los albaranes.
– Se muestra una letra A o B a la izquierda del número del albarán, que
será el proveedor el que decida la serie a adoptar.
251UNIDAD DIDÁCTICA 2.2
EL MENÚ ALMACÉN
Por ello, dispone del icono Serie, que le permitirá cambiarla en cualquier
momento.
– Fecha: día, mes y año con el que se da de alta el albarán.
– Nº pedido: podrá generar un albarán con los datos de un pedido ya
realizado, bastará hacer clic en el icono Lupa y comprobará cómo el alba-
rán se completa automáticamente con los datos del pedido seleccionado.
– Proveedor: código del proveedor del que proviene el albarán, se en-
cuentra previamente definido, el cual seleccionará mediante el icono Lupa.
– Divisa: código de la moneda en que se realiza el albarán, también debe-
rá seleccionarlo con la búsqueda incremental.
– Valor en Euros: importe de un euro con respecto a la divisa elegida.
– Almacén: código del almacén al que entrarán los artículos que contiene
el albarán.
– F. Pago: recoge la forma de pago para el albarán.
– F. entrada: contiene la fecha en la que se espera la entrada de las mer-
cancías en el almacén.
– Total: campo que recoge la suma total de los importes introducidos.
Una vez completada esta primera parte, deberá introducir los diferentes artículos.
Dispone de una barra de herramientas compuesta con varios iconos Añadir,
Modificar, Eliminar… donde añadirá tantas líneas al albarán como productos
diferentes quiera incorporar.
Desde el submenú Pedidos, podrá realizar el correspondiente albarán,haciendo clic sobre el icono Albarán de la ventana Pedidos a proveedo-res, sin necesidad de crearlo desde el submenú Albaranes.
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Por tanto, deberá hacer clic sobre el icono Añadir y se abrirá la ventana
Líneas de Albaranes de Proveedores.
Esta ventana se compone de los mismos campos explicados anteriormente
para el caso de los pedidos, puede remitirse al apartado anterior y repasarlos en
caso de que no los recuerde bien.
También es posible introducir productos sin codificar y con una descripción
tan larga como desee, al pulsar la tecla [Intro] cuando el cursor se encuentre
dentro de este campo.
Si el artículo que se introduce pertenece a una familia con propiedades aso-
ciadas, éstas se mostrarán en la ventana Líneas de Albaranes de Proveedores.
Cuando introduzca el código del artículo, se abrirá una nueva ventana con
una matriz de propiedades divididas en filas, donde podrá indicar para cada artí-
253UNIDAD DIDÁCTICA 2.2
EL MENÚ ALMACÉN
culo una cantidad, precio y descuentos diferentes según sus propiedades, que se
mostrarán en diferentes fichas, igual que en el caso de los pedidos.
También se encuentra el botón Actualizar en la parte de la derecha de la
ventana Detalle de Albaranes de Proveedores, que tiene por finalidad grabar
los datos introducidos, y el botón Salir que cierra la ventana sin guardarlos.
A continuación, se explica el icono Datos adicionales que apare-
ce en la ventana Detalle de Albaranes de Proveedores, ya que los
demás iconos: Modificar, Comentarios, Comentarios proveedor y
Referencia/Código Barras han sido explicados en el anterior aparta-
do de Pedidos.
A través de este icono podrá agregar información adicional mediante una
ventana auxiliar donde completará datos relativos al número de pedido y de alba-
rán asignado por el proveedor, la forma de expedición, incluir condiciones de
entrega, observaciones, si la mercancía contiene gastos y la modalidad del trans-
porte en que se recibirá.
254 FACTURAPLUS 2008
En la ventana Albaranes de proveedores, además de los iconos típicos de
mantenimiento, hay que destacar los siguientes:
Agrupar: mediante este icono podrá realizar la agrupación de albaranes.
Al hacer clic sobre él, abre la ventana Albaranes agrupados de pedi-
dos a proveedor que se compone de los campos siguientes:
• Desde proveedor / Hasta proveedor: códigos del primer y
último proveedor considerados para la agrupación.
• Fecha inicial / Fecha final: rango de fecha inicial y final de
los pedidos agrupados.
• Orden de presentación: contiene dos posibilidades para elegir
el modo de agrupación de los pedidos; Por número de do-
cumento, o bien, Por fecha de documento.
• La casilla Fecha último pedido en fecha Albarán marcada
consignará como fecha de albarán la del último pedido, en
lugar de la actual.
• Marcada la casilla Generar un albarán por cada pedido
generará una factura por cada proveedor y tantos albaranes
como pedidos pendientes seleccionados.
• La casilla Agrupar por forma de pago si se marca agrupará
los albaranes de cada proveedor por la forma de pago.
• Documentos: puede elegir los albaranes con Serie A, Serie
B o Todas.
255UNIDAD DIDÁCTICA 2.2
EL MENÚ ALMACÉN
Una vez completada esta ventana y al hacer clic en el botón Aceptar,
se abrirá la ventana Borrador de pedidos, donde se muestran los
pedidos que cumplen los requisitos fijados anteriormente.
Cambiar Estado: se abrirá la ventana Cambio de estado albaranes
a proveedores, donde podrá cambiar el estado marcando la opción
Facturación o Impresión.
En el campo Estado del cambio puede elegir si es Facturado o No
facturado, y mediante los campos Desde albarán nº y Hasta alba-
rán nº podrá acotar el rango de los números de albaranes a los que
desea cambiar su estado.
Factura: mediante este icono podrá generar automáticamente la fac-
tura correspondiente al albarán que se encuentre seleccionado.
Al hacer clic sobre éste, se abrirá la ventana Generación de factura
de Albarán, donde introducirá la fecha con la que confeccionará la
factura.
Cuando se acepta se crea la factura y el albarán, con lo cual los datos
pasarán a tener un círculo de color rojo en la columna F (Facturado).
También es conveniente saber que un albarán generado a partir de un pedi-
do, puede modificarse con lo que respecta a la cantidad recibida o al precio de los
artículos, por variaciones que puedan surgir.
Al igual que en el caso de los pedidos, se encuentra el icono Totales cuya
explicación e imagen se han visto en el apartado anterior.
1.3. FACTURAS DE PROVEEDORES
El submenú Facturas le permitirá reflejar las facturas realizadas por los pro-
veedores, así como también llevar el control de las mismas.
La finalidad de la elaboración de las facturas de proveedores se refiere a que
se podrán contabilizar las compras en ContaPlus y disponer de una valoración de
las compras efectuadas, para comparar los datos de que dispone en su factura-
ción, con los que reciba cuando llegue a su poder la factura del proveedor.
256 FACTURAPLUS 2008
Se podrán generar las facturas mediante:
– El icono Albarán de la ventana Pedidos a proveedores, que abre la
ventana Generación de albarán de pedido. Tras seleccionar el botón
de selección Facturas del campo Generar y completar el campo Fecha
documentos, se emitirá la factura al hacer clic en Aceptar.
– A través del icono Factura de la ventana Albaranes de Proveedores,
que abre la ventana Generación de factura de Albarán, en la cual
asignará la fecha de facturación del albarán que ha sido seleccionado.
– Agrupando varios albaranes en la misma factura al hacer clic sobre el
icono Recapitular de la ventana de Facturas de proveedores.
– O bien, generarla directamente mediante el icono Añadir de la ventana
Factura de proveedores, sin necesidad de que exista un albarán previo.
Para acceder a este submenú podrá hacerlo de varias formas:
– Desde el menú Almacén -> Facturas.
– Desde el panel de exploración con la barra de menú Almacén -> Factura.
– O mediante el icono de acceso directo Facturas de Proveedores de la
barra de herramientas.
Se abrirá la ventana Facturas de Proveedores, que recoge las facturas
mostrando la información más significativa, en las siguientes columnas:
– C.(Contabilizado): aparece un círculo rojo indicativo de que ya está conta-
bilizada la factura y si es verde indica que está pendiente para contabilizar.
– I.(Impreso): las facturas que han sido impresas mostrarán un aspa de
color azul, dejando el campo vacío en caso contrario.
– R.: en esta columna se indicará con la letra R en color azul, que dicha
factura tiene asociada una factura rectificativa.
– Nº Factura: código compuesto por la serie a la que pertenece (A o B) y el
número.
– Su Factura: número de factura que ha asignado el proveedor.
257UNIDAD DIDÁCTICA 2.2
EL MENÚ ALMACÉN
– F. Factura: día, mes y año en que se realiza la factura.
– Proveedor: código y nombre del proveedor.
– F.Entrada: día, mes y año en que se prevé que llegará la mercancía al
almacén.
– B.(Bandera): representa la enseña del país.
– Total neto: suma de los importes de los artículos recibidos sin incluir I.V.A.,
I.R.P.F., ni gastos suplidos.
– Total: importe de las mercancías a pagar incluidos los incrementos y
decrementos.
Para completar los datos deberá hacer clic en el icono Añadir, o también en
Nueva Factura desde el panel de exploración de la barra de menú Almacén.
Le aparecerá una ventana Detalle de Facturas de proveedores, parecida a
la explicada anteriormente para el caso de los pedidos y albaranes.
Se compone de los campos siguientes:
– Nº factura: código identificativo del documento compuesto por la serie a
la que pertenece A o B, y la numeración automáticamente asignada.
Este campo permanecerá inactivo, pudiendo cambiar la letra haciendo
clic sobre el icono Serie, que aparece en la barra de herramientas de
esta ventana.
258 FACTURAPLUS 2008
El programa numerará correlativamente todos los documentos a partir del
código establecido en la casilla Nº factura del menú Útil -> Entorno del
Sistema -> opción Personalización ->en la ficha Contadores.
– Estado: indicará si la factura ha sido contabilizada o no, apareciendo
debajo del número de factura la palabra CONTABILIZADA, o puede estar
el lugar vacío indicando con ello que todavía no ha sido contabilizada.
– Fecha: es la fecha en la que se da de alta la factura, mostrándose por
defecto la que posee el sistema.
– Nº Albarán: campo donde se introduce el número de albarán del que
procede la factura, podrá crear la factura de manera automática me-
diante el icono Lupa introduciendo el número.
– Proveedor: código que identifica al proveedor, también dispone del ico-
no Lupa para consultar el fichero de Proveedores.
– Almacén: código del almacén en el que entrarán los artículos, mediante
la búsqueda incremental podrá seleccionarlo.
– F. pago: campo obligatorio donde se indicará la forma en la que pagará
el proveedor, también podrá introducirlo a través de la búsqueda
incremental.
– Divisa: insertará mediante el icono Lupa el código de la moneda con la
que desea facturar.
– Valor en Euros: cambio en euros con respecto a la divisa elegida en el
anterior campo.
– Su factura: numeración otorgada por el proveedor, este número se mos-
trará en el asiento al enlazar con ContaPlus.
– La casilla Inversión del sujeto Pasivo se selecciona cuando el receptor
de la factura es el obligado a repercutir el IVA correspondiente.
– Respecto a la casilla Doc. con Oper. No Sujetas (IVA 0%), se marcará en
aquellas facturas a proveedores cuyas operaciones no se encuentren su-
jetas al IVA. Estas operaciones deben ir gravadas al porcentaje del 0%.
Estas dos casillas, mediante el enlace con ContaPlus, le permitirán que al gene-
rar el asiento se realicen las anotaciones correspondientes en los libros de Factu-
ras Expedidas y Facturas Recibidas.
259UNIDAD DIDÁCTICA 2.2
EL MENÚ ALMACÉN
Y se seleccionarán estas casillas, sólo para proveedores con Régimen de IVA
General. Al igual que en los apartados anteriores, una vez completada esta prime-
ra parte, deberá agregar cada una de las líneas de factura siguiendo la misma
mecánica, generando tantas líneas de factura como artículos o servicios diferentes
vaya a recibir del mismo proveedor.
Para ello, mediante el icono Añadir aparecerá la ventana Líneas de factu-
ras de proveedores.
Esta ventana es idéntica que las utilizadas para añadir Pedidos y Albaranes,
por lo que las explicaciones anteriores sobre los campos contenidos en ésta basta-
rán para aclarar las dudas que puedan plantearse.
Como diferencia característica de la factura y del albarán que no existe en el
pedido es que puede aparecer el campo Ubicaciones, cuando haya marcado la
casilla Aplicar control de ubicaciones del campo Control de ubicaciones dentro
del menú Útil -> Entorno del Sistema -> opción Personalización -> en la ficha
Cálculo, apareciendo los campos correspondientes a los literales elegidos.
En esta imagen se establece como ubicación la estantería, pero también pue-
de ser otras como pasillo, balda…
Otros campos situados en la parte inferior de la ventana Detalle de facturas
de proveedores son:
– Dtos. % Esp.: cuadro de texto donde se incluye el descuento especial que
le concede al proveedor de esa factura.
– Dtos. % Dto P.P.: para incluir el descuento que le aplicará el proveedor en
concepto de pronto pago.
260 FACTURAPLUS 2008
– % Rec. financ. : corresponde al recargo financiero que incluye los gastos
extras que cobrará el proveedor.
– Entrega a cuenta: se refiere al dinero que entrega al proveedor por
adelantado antes de pagar la factura.
– Existen tres cuadros de texto en la columna Bases I.V.A. que se encuen-
tran abiertos para que pueda modificar las cantidades que aparecen,
con la finalidad de ajustar el importe de la factura con el importe que le
cargue el proveedor en la factura que entregue.
– Puede comprobar que cada vez que anota un dato en los campos acti-
vos, el campo Total, muestra el resultado final automáticamente ajustán-
dose a los incrementos o decrementos que se introducen.
En esta ventana, también hay que hacer referencia a la barra de herramien-
tas compuesta de los iconos Añadir, Modificar, Eliminar, Serie, Datos adicio-
nales, Comentarios… ya explicados anteriormente en los apartados de Pedidos
y Albaranes.
Destacar el icono Recibos que no ha aparecido anteriormente.
Al hacer clic sobre éste, abrirá la ventana Recibos de la factura desde la
cual, podrá visualizar todos los recibos que la factura tenga asociados y su estado
de pago.
261UNIDAD DIDÁCTICA 2.2
EL MENÚ ALMACÉN
Este icono sólo aparecerá activo cuando se encuentre en los modos de modi-
ficación o de zoom.
Una vez completada esta ventana Detalle de Facturas de proveedores,
debe hacer clic en el botón Actualizar para que se muestren los datos en la
ventana Facturas de proveedores; en la cual además de los iconos típicos de
mantenimiento, hay que destacar otros que poseen otras funciones:
Recapitular: le permite agrupar facturas en función de una serie
de criterios, por ejemplo, para la agrupación de todas las factu-
ras del mes de un mismo proveedor en una única factura.
Al hacer clic sobre este icono, se abrirá la ventana Facturas reca-
pitulativas de Albaranes de Proveedores, que contiene los siguientes
campos:
• Desde proveedor / Hasta proveedor: para indicar el rango de los
proveedores a los que se desea agrupar los albaranes.
• Fecha inicial / Fecha final: se indicará el rango de fechas en los que
se agruparán los albaranes.
• Orden de presentación: permite establecer el orden de presentar
los datos Por número de documento o Por fecha de documento.
262 FACTURAPLUS 2008
• La casilla Fecha último albarán en fecha factura se activará para
que en la fecha de la factura no se muestre la fecha actual, sino la
correspondiente al último albarán que pertenezca a la factura que se
está creando por agrupación de albaranes.
• Marcando la casilla Generar una factura por cada albarán permi-
tirá generar una factura por cada proveedor.
• La casilla Recapitular por forma de pago al activarla generará una
factura por cada forma de pago, agrupándose los albaranes de cada
proveedor.
• Si marca la casilla Recapitular albaranes por meses podrá agru-
par todas las facturas de un mismo proveedor en el mismo mes.
• El campo Documentos le permite seleccionar en Serie A, Serie B o
Todas.
Una vez aceptados estos parámetros se desplegará la ventana Borrador
de Albaranes que contiene todos los documentos pendientes de factu-
rar. Aparecen todos seleccionados, mediante el icono Selección podrá
desactivar alguno, o si desea que aparezcan todos, simplemente deberá
hacer clic en el botón Actualizar y se generará la factura o facturas.
Proyec/Segm: permite dotar a una factura uno de los proyectos
definidos previamente en ContaPlus.
Para que este icono aparezca en la barra de herramientas, deberá
disponer del enlace con dicho programa.
Si el abono está contabilizado, no podrá asignar la factura a nin-
gún proyecto determinado.
Cambiar Estado: en esta ventana tiene la función de cambiar el
estado de la factura a contabilizada o a no contabilizada, e impresa
a no impresa.
Tenga en cuenta que si cambia el estado de una factura ya contabi-
lizada, el asiento contable de ContaPlus no se borrará.
263UNIDAD DIDÁCTICA 2.2
EL MENÚ ALMACÉN
Ejemplo: Creación de una factura de proveedores
El día 1 de octubre 2008, desea crear la factura correspondiente a un albarán,suponiendo que fue creado con anterioridad.
Con la finalidad de comparar estos datos con los relativos a la factura elabora-da por el proveedor, cuando ésta llegue a su poder.
En este ejemplo, se mostrarán los pasos a seguir desde el correspondientesubmenú para la generación de la factura:
1º. Deberá acceder al submenú Facturas, mediante algunas de las formasexplicadas anteriormente.
2º. Existen diferentes modos de generar las facturas, que han sido detalla-das al comienzo de este apartado.
En este ejemplo, se generará la factura a través del icono Añadir de laventana Facturas de proveedores, el cual desplegará la ventana Detallede facturas de proveedores.
3º. Introducirá en el campo Fecha: la fecha en que dará de alta la factura,01/10/08.
Y en el campo Nº Albarán, usará el icono Lupa para buscar y seleccio-nar el albarán ya creado anteriormente.
264 FACTURAPLUS 2008
4º. Al introducir el número del albarán, automáticamente se completará estaventana con los datos contenidos en el albarán.
5º. Por último, deberá hacer clic en el botón Actualizar para salir de estaventana, y que se muestre la factura que se acaba de crear en la ventanaFacturas de proveedores.
1.4. FACTURAS RECTIFICATIVAS DE PROVEEDORAS
Las obligaciones de facturación se regulaban mediante el Reglamento del IVA
y el Real Decreto 1496/2003, los cuales se han modificado con la publicación en
el BOE del Real Decreto 87/2005, de 31 de enero.
Este Real Decreto 87/2005 trata de aclarar y solucionar diversos problemas
que se venían planteando desde la implantación de facturas rectificativas.
Tras las modificaciones, esta nueva norma ha entrado en vigor el 20 de febre-
ro de 2005 y establece lo siguiente:
1. En el caso de que la devolución de mercancías o de envases y embalajes
sea la causante de la modificación de la base imponible, no será necesa-
ria la expedición de una factura rectificativa.
Simplemente cuando se realice un suministro posterior, se emitirá la co-
rrespondiente factura del nuevo suministro, reflejando la diferencia entre
265UNIDAD DIDÁCTICA 2.2
EL MENÚ ALMACÉN
el importe de la mercancía o de los envases devueltos con el importe de
dicha operación posterior. Teniendo en cuenta que el tipo impositivo apli-
cable sea el mismo y con independencia de que el resultado final de esa
factura sea positivo o negativo.
2. La factura rectificativa deberá realizarse tan pronto como se tenga cons-
tancia, es decir, no se debe demorar demasiado el tiempo para efectuar
la factura rectificativa.
3. En descuentos o bonificaciones por volumen de operaciones no será ne-
cesaria la identificación de la factura rectificativa, es decir, que no se ne-
cesita que aparezca en la factura rectificativa la factura original.
Aparecía cuando se marca la casilla Traer líneas de Facturas a Rectifi-
car al dar de alta la rectificación en la ventana Altas de Facturas
Rectificativas.
4. La base imponible es el importe de la rectificación realizada, cualquiera
que sea su signo, a efectos del IVA.
Estas facturas se generarán mediante el menú Almacén y podrá acceder al
submenú correspondiente de varias formas:
– Mediante el menú Almacén -> Facturas Rectificativas.
– O bien, desde el panel de exploración en la barra de menú Almacén
haciendo clic sobre F. rectificativa.
– A través del icono de acceso directo Facturas Rectificativas de Provee-
dores de la barra de herramientas, que deberá insertarlo ya que no apa-
rece como predeterminado.
Para ello, recuerde que era mediante el menú Útil -> Perfiles de usuario ->
opción Barra de Botones ->en la ficha Almacén, haga clic sobre éste y arrástre-
lo hasta colocarlo en la barra de herramientas.
Por cualquiera de las formas de acceso citadas anteriormente le aparecerá la
ventana Facturas Rectificativas de proveedores, que prácticamente presenta
las mismas columnas de información que para Facturas de proveedores, pero
ésta última referida a las rectificativas.
266 FACTURAPLUS 2008
Para completar los datos deberá hacer clic en el icono Añadir, o también en
Nueva F. Rectificativa del panel de exploración de la barra de menú Almacén.
Le aparecerá la ventana Altas de Facturas Rectificativas compuesta por los
siguientes campos:
– Proveedor: debe seleccionar mediante el icono Lupa el proveedor al que
se le aplicará la rectificación.
– Tipo fra. a rectificar: podrá elegir el tipo de factura a rectificar, sea una
factura, o bien rectificar una factura rectificativa.
– Causa: campo obligatorio para indicar el motivo por el que se produce la
factura rectificativa.
La casilla Traer líneas de Facturas a Rectificar se marcará para indicar
directamente el importe de la rectificación, ello implicará que se incorporarán las
líneas de la factura original en la factura rectificativa, y se pueden modificar los
importes en la propia factura siempre que no existan facturas abono asociadas.
No se marcará para el caso de añadir líneas de producto necesarias para la
rectificación, o cuando la rectificación sea consecuencia de algún cambio que no
sea en líneas de factura, como puede ser: la fecha, el almacén o la forma de pago.
267UNIDAD DIDÁCTICA 2.2
EL MENÚ ALMACÉN
Una vez completada esta primera parte, deberá hacer clic en el icono Añadir
para seleccionar la factura que desea rectificar.
Cuando seleccione la factura, deberá pulsar sobre el botón Siguiente y se
abrirá la ventana Detalle de Facturas de proveedores donde procederá a la
corrección de la factura.
Podrá observar que en la primera línea, aparece la factura original con su
serie y número, fecha e importe total. Y a continuación, las líneas de producto, las
cuales el programa no le permitirá que sean eliminadas ni tampoco modificadas
268 FACTURAPLUS 2008
las cantidades de los artículos provenientes de esta factura original, aunque si
podrá modificar el precio. También le permite añadir nuevas líneas de producto.
Como se muestra en la imagen siguiente, donde puede observar la modifica-
ción en el precio de los productos debido a un supuesto error en su asignación en
la factura.
Para proceder a la modificación del precio, en este caso correspondiente a la imagen,
deberá situarse en la línea de producto y hacer clic en el icono Modificar, o directamente
haciendo doble clic en la línea de producto a modificar. Como observará varía el importe,
al cambiar el precio del producto. También se modificará el precio de los demás produc-
tos, siguiendo la misma mecánica que para el primero, la ventana quedará:
269UNIDAD DIDÁCTICA 2.2
EL MENÚ ALMACÉN
Una vez realizados los cambios necesarios, el programa actualizará automá-
ticamente los nuevos valores, pudiendo comprobar el cambio en el campo Total.
Para finalizar deberá pulsar el botón Actualizar para que la factura rectificativa
quede guardada; además quedará marcada con la letra R de color azul en la
factura original, indicando que dicha factura tiene una factura rectificativa asocia-
da, y se generarán los recibos correspondientes a la diferencia entre los importes
de la factura original y la rectificativa.
Ejemplo: Creación de una factura rectificativa a proveedores
Suponga que desea realizar una rectificación en la factura realizada en el ejemploanterior, porque el proveedor le va asignar un descuento que previamente no conocía.
El descuento será del 8% del importe total del pedido, y la rectificación de lafactura la realizará el 06/10/08.
Factura rectificativa de proveedores
Factura original de proveedores con una factura rectificativa asociada
Tenga en cuenta que una factura original no puede ser eliminada si tieneuna factura rectificativa asociada, para ello tendrá que eliminar previa-mente ésta última.
270 FACTURAPLUS 2008
Los pasos para la rectificación de la factura serán los siguientes:
1º. Deberá acceder al submenú correspondiente mediante algunas de lasformas que ya conoce.
2º. Se abrirá la ventana Facturas Rectificativas de proveedores, donde de-berá hacer clic en el icono Añadir, que desplegará la ventana Altas deFacturas Rectificativas.
3º. En esta ventana, introducirá el proveedor mediante el icono Lupa. A con-tinuación, escribirá como causa: «Incluir descuento del 8%» y marcará lacasilla Traer líneas de Facturas a Rectificar.
4º. Seguidamente, deberá hacer clic en el icono Añadir para seleccionar lafactura a rectificar. Una vez elegida la factura correspondiente deberápulsar el botón Siguiente.
5º. En la ventana Detalle de Facturas de proveedores, deberá incluir lafecha 06/10/08, y en la parte inferior aparece el campo Dtos. donde intro-ducirá 8, correspondiente al 8% que se le aplica.
271UNIDAD DIDÁCTICA 2.2
EL MENÚ ALMACÉN
Puede comprobar el cambio del menor importe al aplicar el descuento enel campo Total.
6º. Por último, le quedaría hacer clic en el botón Actualizar, para que segraben los cambios y se muestre la factura rectificativa en la ventanaprincipal Facturas Rectificativas de proveedores.
También puede comprobar cómo quedará marcada con la letra R de colorazul la factura original, indicando que dicha factura tiene una facturarectificativa asociada.
272 FACTURAPLUS 2008
2. GESTIÓN DE PAGOS
Este submenú le permitirá llevar un control sobre las deudas que tiene con sus
proveedores mediante la creación de una serie de recibos por cada factura que se
genere.
Podrá llevar el control de los pagos y devoluciones que se realicen de los
recibos, así como también permitirá efectuar los asientos de contabilidad referen-
tes a la cancelación de sus deudas.
Para ello, cuenta con dos opciones que son:
– Recibos: donde controlará los recibos que genera automáticamente el
programa.
– Pagos y devoluciones: para controlar y gestionar los pagos y devolucio-
nes de los recibos y su posterior contabilización.
2.1. RECIBOS
Mediante esta opción podrá establecer un control sobre los recibos emitidos,
pagados o devueltos.
273UNIDAD DIDÁCTICA 2.2
EL MENÚ ALMACÉN
Podrá acceder de dos formas:
– Desde el menú Almacén -> Gestión de pagos -> opción Recibos.
– O mediante su icono de acceso directo Recibos de Proveedores, que no
aparece como predeterminado teniéndolo que activar como ya sabe.
Se abre la ventana Recibos de proveedores donde aparecen todos los reci-
bos que FacturaPlus crea de forma automática a partir de las facturas según la
forma de pago pactada con el proveedor; por ejemplo si se trata de un pago al
contado emitirá solamente un recibo, pero si el pago es porcentual o a plazos, el
programa emitirá los recibos que sean necesarios hasta que se cancele la deuda.
Esta ventana se compone de una serie de columnas con los datos más signi-
ficativos del recibo y una barra de herramientas con los iconos necesarios para el
mantenimiento del fichero.
Como puede observar, no dispone del icono Añadir, ya que el propio progra-
ma se encarga de generarlos automáticamente a partir de las facturas como se ha
comentado anteriormente.
Las columnas de información de esta ventana son:
– G (Grupo): contiene un pequeño cuadrado de color, si es amarillo identifi-
ca al recibo original, y si es azul indica que se ha agrupado dentro de otro.
– I (Impreso): se mostrará un aspa de color azul indicando que el recibo se
haya impreso.
274 FACTURAPLUS 2008
– Estado: situación en la que se puede encontrar un recibo respecto a su
pago, que pueden ser los siguientes:
• Emitido: se ha creado el recibo y está pendiente de pago; no se mos-
trará esta palabra en concreto, sino el espacio vacío.
• Pagado: al llegar su vencimiento ha sido efectivo su importe.
• Devuelto: llegado el vencimiento no se efectúa el pago.
– NºRecibo: código que identifica el documento compuesto por la serie A o
B, con el mismo número de la factura de la que depende y el número de
orden empezando por el uno cuando sean dos o más los recibos emitidos.
– Su NºRecibo: número de recibo que ha asignado el proveedor al documento.
– F.Exped.: el día, mes y año en se genera el documento.
– F.Vcto.: el día, mes y año en el que se debe hacer efectivo el importe del recibo.
– B. (Bandera): representación gráfica de la enseña del país.
– Importe: valor monetario del recibo.
– Proveedor: código y nombre del proveedor.
Para proceder a la modificación de los recibos, puede hacerlo mediante el
icono correspondiente, o bien haciendo doble clic sobre el recibo que se desea
modificar y se desplegará la ventana Modificación de recibos, donde podrá efec-
tuar algunos cambios en los recibos generados.
Esta ventana se compone de tres fichas: Datos Generales, Pagos y Devolu-
ciones y Documento asociado.
275UNIDAD DIDÁCTICA 2.2
EL MENÚ ALMACÉN
DATOS GENERALES
En esta primera ficha se encuentran el Importe y la Fecha vto., definidos en
función de la forma de pago que se haya asignado al proveedor en la factura.
– Importe: muestra los totales individuales de cada recibo, se podrá modi-
ficar por una cantidad inferior a su valor, y el programa generará otro
recibo con el mismo número pero con un valor que complete el importe
total del recibo.
– Fecha vto.: es la fecha en que vencerá el recibo, que podrá modificarse
por una fecha anterior o posterior.
Tenga en cuenta que no se podrá modificar en esta ficha sino en la siguiente.
Estos cambios sólo podrán efectuarse cuando el recibo está Emitido o De-
vuelto, pero no podrán ser modificados si el estado es Pagado.
PAGOS Y DEVOLUCIONES
En esta ficha aparecen todos los movimientos realizados sobre el recibo seleccio-
nado, incluso es posible añadir nuevos movimientos bien sean de pago o devolución.
Se muestra una barra de herramientas con la que mantener el archivo actua-
lizado, al hacer clic en el icono Añadir se abre la ventana Pagos y devoluciones
en la que establecerá una fecha y una subcuenta de pago del recibo.
276 FACTURAPLUS 2008
Una vez añadido el recibo, se incluirá en esta ficha.
DOCUMENTO ASOCIADO
277UNIDAD DIDÁCTICA 2.2
EL MENÚ ALMACÉN
Permite generar los documentos de pago personalizado, ya que podrá definir
datos como el tipo de documento (factura, cheque…), su número identificativo del
documento, código de la entidad emisora, el importe siempre que el estado del
recibo no sea Pagado y la fecha de emisión del documento.
También tiene la posibilidad de traspasar los datos del pago o devolución a la
contabilidad de su empresa, generando un asiento reflejando el movimiento pro-
ducido, marcando la casilla Pasar nº doc. a contab.
Una vez introducidos estos datos, deberá hacer clic en el botón Aceptar, volvien-
do a la ventana principal Recibos de proveedores. Si hace doble clic en el recibo que
ha modificado, aparecerá como recibo pagado en la primera ficha Datos Gener. y en
la última ficha Documento asociado se habrá completado automáticamente la parte
derecha con los datos que se insertaron en la izquierda anteriormente.
Ficha Datos Generales, recibo Pagado
Ficha Documento asociado completada
278 FACTURAPLUS 2008
Una vez realizadas las modificaciones oportunas, volverá a la ventana Reci-
bos de proveedores, donde aparte de los iconos típicos de mantenimiento que
ya conoce se encuentran otros característicos de esta ventana:
Generar Pago o Devol.: mediante este icono podrá agregar un
movimiento de pago o devolución del recibo seleccionado.
Tenga en cuenta que al activar este icono el programa pondrá el
estado contrario al que se encuentre el recibo automáticamente.
Compensación de Recibos: este icono le permitirá agrupar va-
rios recibos de un mismo proveedor, con igual estado y que no
sea pagado, es decir, que sea emitido o devuelto, en un único
recibo llamado Matriz.
El procedimiento a seguir es seleccionar el recibo que será el matriz y hacer clic
en este icono, entonces se desplegará la ventana Compensación de recibos.
Recibo emitido
279UNIDAD DIDÁCTICA 2.2
EL MENÚ ALMACÉN
Recibo devuelto
Cuando se compense un recibo cuya divisa sea euro, tendrá visible la casilla
Compensación en euros, que al marcarla, añadirá recibos para compensar, cuya
divisa de origen sea el euro.
Si la compensación de recibos está formada por distintos recibos a la vez, el
recibo matriz mostrará el importe y la divisa en euros. El pago o devolución de un
recibo compensado en euros, se pasará a la contabilidad con cargo o abono a la
subcuenta de proveedor en euros.
Al hacer clic sobre el icono Añadir de la barra de herramientas que puede
observar en la anterior imagen, se abre la ventana Recibos de proveedores, don-
de deberá introducir el Nº de recibo que desea hacer corresponder al recibo ma-
triz. Mediante la búsqueda incremental le será mucho más fácil ejecutar esta tarea.
Además del icono Añadir, también dispone del icono Fil-
trar, que le permitirá hacer corresponder varios recibos al re-
cibo matriz, seleccionándolos y fijando una serie a la que per-
tenezcan e introduciendo un rango de fechas de vencimiento. Icono Filtrar
280 FACTURAPLUS 2008
Completa esta última ventana, accederá a otra donde aparecerán los recibos
que cumplen los requisitos solicitados, puede seleccionarlos mediante el icono Se-
lección o haciendo doble clic sobre el recibo deseado.
En los recibos seleccionados aparecerá un aspa de color azul en la parte
izquierda.
Una vez seleccionados todos los recibos y aceptada la ventana, automá-
ticamente quedarán unidos al recibo matriz.
2.2. PAGOS Y DEVOLUCIONES
Esta segunda opción le permitirá establecer el control sobre los pagos y devo-
luciones realizados de los recibos, así como su contabilización.
Podrá acceder de dos formas:
– Desde el menú Almacén -> Gestión de pagos -> opción Pagos y de-
voluciones.
– A través de su icono de acceso directo Pagos y Devoluciones, que tam-
poco aparece como predeterminado.
Se abre la ventana Pagos y devoluciones de recibos a proveedores donde
aparecen todos los recibos con estado Pagado o Devuelto, que FacturaPlus pasa
automáticamente de la ventana Recibos de proveedores.
281UNIDAD DIDÁCTICA 2.2
EL MENÚ ALMACÉN
Al hacer clic sobre el icono Añadir, podrá acceder a la ventana Pagos y
devoluciones donde se mostrarán campos de manera consultiva y otros donde
deberá introducir datos:
– Nº de recibo: campo para introducir mediante el icono Lupa, el número
del recibo del cual se ha realizado un pago o devolución.
– Importe: muestra automáticamente el importe total del recibo.
– Fecha movimiento: será la que muestre en el asiento contable, la mues-
tra automáticamente el programa pudiéndose modificar.
– Los campos Fecha expedición, Proveedor, Divisa, Fecha vencimiento,
Valor en Euros y Movimiento se muestran automáticamente según el
número de recibo que se indique.
– Subcuenta Pago: normalmente indicará la subcuenta de banco, ya que
sobre ésta se cargará el pago o la devolución.
282 FACTURAPLUS 2008
3. CONTROL DE ALMACÉN
Mediante el menú Almacén, podrá llevar un control sobre el almacén o los
almacenes que posea la empresa.
Para ello, se utilizan los siguientes submenús:
– Movimientos de almacén.
– Regularización de almacenes.
– Sist. Simplificado de entradas de almacén.
A continuación, se explicará detenidamente cada uno de ellos.
3.1. MOVIMIENTOS DE ALMACÉN
Una empresa puede poseer varios almacenes, por ejemplo almacén de mate-
rias primas, almacén de repuestos, almacén de envases, almacén de productos
terminados... por ello, es normal que se produzcan traspasos de mercancías de
un almacén a otro.
Cuando se produce esa situación hay que reflejarla, mediante este submenú
Movimientos de almacén que le permitirá registrar el movimiento de artículos de
un almacén a otro.
Cada vez que realice una compra o venta tendrá que fijar el almacén donde
entrarán las mercancías para el caso de las compras, o de dónde salen para el
caso de las ventas. Por defecto, se mostrará el código de almacén que está defini-
do en la ficha Valores por Defecto que accederá mediante el menú Útil -> En-
torno del Sistema -> opción Personalización.
Para reflejar el traspaso de artículos de un almacén a otro, deberá acceder de
las siguientes formas:
– Desde el menú Almacén -> Movimientos de Almacén.
– Mediante el panel de exploración en Movimientos de Almacén en la
barra de menú Almacén.
283UNIDAD DIDÁCTICA 2.2
EL MENÚ ALMACÉN
– O bien, desde su icono de acceso directo Mov.Almacenes de la barra de
herramientas, que tendrá que activarlo porque no aparece como prede-
terminado.
Por cualquiera de las formas anteriores, se abrirá la ventana Movimientos
entre almacenes, compuesta de dos partes: una donde aparecen los datos de
los almacenes que intervienen; y la otra donde se reflejan los artículos que se
están traspasando.
Los campos que presentan esta ventana son los siguientes:
– Almacén origen: código del almacén del que se extrae el artículo.
– Almacén destino: código del almacén donde se depositará el artículo.
Este campo y el anterior deberán estar previamente definidos para poder
localizarlos mediante el icono Lupa.
– Causa: descripción del motivo por el que se produce el traslado del artículo.
Una vez completos los campos anteriores, deberá proceder a la introducción
de los artículos que serán traspasados de un almacén a otro, pulsando el icono
284 FACTURAPLUS 2008
Añadir que desplegará la ventana Movimientos de Artículos, formada por los
campos siguientes:
– Producto: para introducir el artículo a trasladar mediante el icono Lupa.
Una vez insertado, aparecerá la descripción a su derecha y si éste pertenece
a una familia con propiedades asociadas, se abrirá automáticamente una
nueva ventana con todas las posibles combinaciones de estas propiedades.
Tenga en cuenta que si introduce un valor de cantidad en una de las
celdas y no hubiese suficiente stock en el almacén, el programa mostrará
una ventana de información.
285UNIDAD DIDÁCTICA 2.2
EL MENÚ ALMACÉN
– Stock: campo informativo que muestra el número de unidades que que-
dan físicamente en el almacén de origen.
– Mover: muestra las unidades de producto que se trasladan al almacén
destino.
Lógicamente, estas cantidades no pueden ser nunca mayores que el stock
del producto, ya que nunca podrá trasladarse más mercancía de la que
se posee realmente.
– Ubicaciones: se mostrará únicamente si tiene activado el control de ubi-
caciones de los artículos.
Previamente configurado mediante el menú Útil -> submenú Entorno del
Sistema -> opción Personalización -> en la ficha Cálcu. -> dentro del campo
Control de ubicaciones -> marcando la casilla Aplicar control de ubicaciones.
Se podrán añadir tantas operaciones de traslado como se deseen, cuando
haga clic en el botón Actualizar se ejecutará el traspaso de artículos desde el
almacén origen al destino.
Hay que hacer referencia al icono Recuperar, que aparece en la ventana
Movimientos entre almacenes.
Si se produce alguna modificación de los stocks, ésta quedará reflejadaen el Histórico de movimientos del menú Almacén.
286 FACTURAPLUS 2008
Mediante este icono, podrá recuperar movimientos de almacén realizados con
anterioridad. Al hacer clic sobre éste, se mostrará la ventana Recuperar movi-
mientos entre almacenes, donde podrá introducir el rango de fechas y referen-
cias para que se muestren los movimientos que se produjeron en los almacenes
introducidos anteriormente.
Si no hubiera stock del producto en el almacén origen, no se recuperará el
movimiento; y si éste fuera menor que la cantidad que se movió, tras la recupera-
ción aparecerá la cantidad de artículo que queda en el almacén.
3.2. REGULARIZACIÓN DE ALMACENES
Este submenú le permitirá realizar las regularizaciones oportunas en los al-
macenes, es decir, los ajustes de stock en cualquiera de los almacenes.
Como el stock de cada artículo en el almacén es calculado automáticamente
sumando a las existencias iniciales las entradas de artículos y restando las vendi-
das, algunas veces se suceden hechos que son difíciles de controlar, por ejemplo
mercancías caducadas, devueltas, productos defectuosos… para ello cuenta con
este submenú, al cual podrá acceder de las siguientes formas:
– Desde el menú Almacén -> Regularización de almacenes.
– Mediante el panel de exploración en Regularización de Almacén en la
barra de menú Almacén.
– O bien, a través de su icono de acceso directo Regul. Almacén, que al igual
que en el anterior caso no aparece como predeterminado y deberá activarlo.
287UNIDAD DIDÁCTICA 2.2
EL MENÚ ALMACÉN
Cuando accede a este submenú, se abre la ventana que se muestra en la imagen
siguiente, y que está compuesta por los campos que puede observar a continuación.
La parte superior contiene la información del almacén en el que se realizará la
operación:
– Almacén: mediante la búsqueda incremental introducirá el código del
almacén en el que realizará la regularización.
– Causa: campo que recoge el motivo de la regularización por el que se
efectúa la regularización.
Completos estos campos, pulsará el icono Añadir para generar una nueva
línea y se desplegará la ventana donde introducirá:
288 FACTURAPLUS 2008
– Producto: insertará el código del artículo cuyo stock desea reajustar me-
diante la búsqueda incremental, debiendo estar previamente definido el
artículo.
Cuando el artículo pertenece a una familia y tiene propiedades asocia-
das, éstas se corresponderán a los campos siguientes que aparecen
automáticamente al introducir el producto.
– Cantidad: cuando el artículo introducido tiene stock en el almacén que
se regulariza, sólo le permitirá la modificación sumando o restando de
dicho stock.
En caso de que el artículo no tuviese stock en el almacén que se regulari-
za, le permitirá introducir el stock oportuno.
– Envases: cuando el artículo contiene en su ficha la captura por envases,
al poner las unidades se calcularán los envases correspondientes
automáticamente.
– Ubicaciones: aparecerán los campos correspondientes a los literales ele-
gidos para la ubicación de los artículos en el almacén, previamente con-
figurado en el menú Útil -> Entorno del Sistema -> Personalización -
> en la ficha Cálcu. -> campo Control de ubicaciones -> marcando la
casilla Aplicar control de ubicaciones.
Pero si desea realizar alguna modificación directamente sobre algún artículo,
deberá seleccionarlo y hacer clic en el icono Modificar, y se abrirá una ventana
donde únicamente podrá modificar la cantidad del artículo seleccionado y su ubi-
cación si procede.
3.3. SISTEMA SIMPLIFICADO DE ENTRADAS DE ALMACÉN
Mediante este submenú podrá gestionar las altas de artículos en el almacén a
través de un método simplificado de trabajo que agiliza la operación.
Todo ello se realizará con la introducción de una mínima información, tales datos
como códigos de barras, referencia del artículo, unidades que entran o salen…
Podrá acceder de distintas formas:
– Mediante el menú Almacén -> Sist. Simplificado de entradas de almacén.
289UNIDAD DIDÁCTICA 2.2
EL MENÚ ALMACÉN
– A través del panel de exploración en la barra de menú Almacén hacien-
do clic en Sist. Simplificado de entradas.
– O bien, con su icono de acceso directo Sistema simplificado de entra-
das en alma de la barra de herramientas, que tampoco aparece como
predeterminado.
Al acceder de algunas de las formas anteriores, se abrirá la ventana Sistema
simplificado de entradas en almacén, que está compuesta por las siguientes
fichas: Captura, Configuración, Valores por defecto y Artículo.
CAPTURA
En esta ficha se muestran los campos para generar el alta de un artículo a
través de la captura de los datos: Referencia, Descripción, Código de barras,
Familia a la que pertenece, Coste, P.V.P., Precio mayorista, Almacén en el que
se encuentra, la Cantidad… aparecerán los campos en función de la configura-
ción que realice en la siguiente ficha.
Aunque también, podrá ir configurando los campos adaptándose a sus ne-
cesidades en cada momento.
Recuerde que el propósito de esta nueva herramienta, es agilizar el pro-ceso mediante la introducción del mínimo de datos, por lo que se reco-mienda tener claro cuales considera estrictamente necesarios para elalta de los artículos.
290 FACTURAPLUS 2008
Al aceptar esta ficha se añadirá a la tabla Artículos los datos introducidos, y se borra-
rán los datos de la captura para continuar capturando otros artículos de manera rápida.
CONFIGURACIÓN
Tiene la posibilidad de marcar aquellos campos que desee capturar en la
ficha anterior. Los campos que se muestran son:
– Marcar/Desmarcar Todos: le permitirá marcar o no todas las opciones
disponibles en esta ficha.
291UNIDAD DIDÁCTICA 2.2
EL MENÚ ALMACÉN
– Referencia: se encuentra marcado e inhabilitado por defecto, por tanto
es un campo obligatorio y siempre se mostrará en la ficha Captura.
– Descripción: viene marcado por defecto aunque no es obligatorio.
– Código de barras: campo no obligatorio para capturar el artículo me-
diante éste. Puede establecer un código de barras concreto en la siguien-
te ficha para realizar la captura.
– Familia: para la captura de artículos atendiendo a las familias de éstos.
Si no selecciona esta casilla, deberá indicar obligatoriamente su valor
mediante el icono Lupa.
– Proveedor habitual: mediante la búsqueda incremental podrá realizar
la captura de artículos atendiendo al proveedor habitual. Y al igual que
en Familia, si no se selecciona esta casilla, deberá indicar un valor me-
diante la búsqueda incremental obligatoriamente.
– Referencia del proveedor: es un campo opcional que permite la captu-
ra de artículos atendiendo al proveedor habitual.
– Período de reposición: al seleccionar esta casilla, la captura podrá rea-
lizarse según el período de reposición del artículo, en caso contrario, debe
indicar el dato correspondiente el campo de la derecha.
– Coste: campo no obligatorio que se encuentra seleccionado por defecto.
– Precio mayorista: campo opcional que permite capturas de artículos aten-
diendo al precio mayorista definido en la ficha siguiente.
– P.V.P.: campo opcional pero vendrá marcado por defecto.
– % Descuentos: esta casilla desactivada le permite la posibilidad de indi-
car hasta seis descuentos distintos.
– Almacén: Si no se selecciona esta casilla, deberá indicar el almacén en el
campo de la derecha mediante el icono Lupa. Este campo se inhabilita
en caso de no seleccionar la casilla Cantidad.
– Cantidad: campo opcional marcado por defecto.
– Lote (trazabilidad) / Fecha (trazabilidad): para la captura de artícu-
los según el número de lote y la fecha de caducidad.
– Precio Punto Verde: este campo opcional sólo se mostrará si en el mo-
mento de dar de alta la empresa fue marcada la casilla Punto Verde.
292 FACTURAPLUS 2008
– Captura matricial: se mostrará activo si previamente ha configurado el
campo de Capturas matriciales del menú Útil -> Entorno del Sistema
-> opción Personalización -> en la ficha Documentos.
– Ubicaciones: este campo se mostrará si previamente se ha marcado la
casilla Aplicado control de ubicaciones del campo Control de ubica-
ciones de la ficha Cálculo a través del menú Útil -> Entorno del Siste-
ma -> opción Personalización.
VALORES POR DEFECTO
Para establecer los valores que se aplicarán por defecto a los artículos que se
den de alta mediante este submenú.
Estos campos variarán dependiendo de lo que tenga establecido en el menú
Útil -> Entorno del Sistema -> Personalización.
Algunos de los campos que forman esta ventana son:
– Códigos de barras: podrá seleccionar los formatos EAN 8, EAN 13,
Code 39 y Code 128.
– Compras: campos donde establecerá la Divisa, el Grupo Compra, la
Scta. Compra y la Scta. Abono.
– Ventas: le permite indicar el Tipo de I.V.A., el Grupo Venta, la Scta.
Venta y la Scta. Abono.
293UNIDAD DIDÁCTICA 2.2
EL MENÚ ALMACÉN
– Utilizar sistema Unid./Envases: establece las Ud. Envase y la
F.Envasado.
– Precios por Propiedades.
– Control de stock.
– % Beneficio: para establecer el porcentaje de beneficio aplicado al P.V.P
y al Precio Mayorista.
– Stock: permite indicar el stock mínimo y el máximo.
– Período de Garantía: para indicar el período de garantía que tendrá el
artículo.
ARTÍCULO
En esta última ficha se muestran todos los artículos capturados.
Ejemplo: Ata simplificada de artículos
En este ejemplo procederá a la captura de artículos de una manera rápida.
Primero accederá al submenú correspondiente y deberá configurar previamenteel sistema de captura simplificado de artículos, donde marcará los campos que
294 FACTURAPLUS 2008
desee capturar en la primera ficha Captura, como se muestra en la siguienteimagen.
Además, se establecerán los siguientes valores por defecto en la siguienteficha, tal y como se muestra en la imagen.
Una vez que ha finalizado la configuración, pasará a la ficha Captura, dondeindicará los datos en los campos y que le permitirá capturar el artículo deseado,para su alta directamente incluyéndose en el fichero Artículos.
295UNIDAD DIDÁCTICA 2.2
EL MENÚ ALMACÉN
Una vez completada esta ficha, deberá hacer clic en el botón Aceptar, para queautomáticamente se trasladen los datos a la última ficha Artículo.
Se borrarán los datos de esta ficha, para poder realizar una nueva captura,siguiendo con el proceso explicado.
Todos los artículos captados, se mostrarán en la ficha Artículo.
296 FACTURAPLUS 2008
4. HISTÓRICO DE MOVIMIENTOS
Este último submenú le presenta la posibilidad de visualizar todos los movi-
mientos y regularizaciones efectuadas en los almacenes.
Puede acceder de tres formas:
– Desde el menú Almacén -> Histórico de movimientos.
– Mediante el panel de exploración en la barra de menú Almacén hacien-
do clic en Histórico de Movimientos dentro de la cabecera Buscar.
– O bien, desde su icono de acceso directo Históricos de movimientos de
la barra de herramientas, pero deberá activarlo ya que no aparece como
predeterminado.
Al acceder de alguna de las formas anteriores, se abrirá la ventana Histórico
de movimientos que contiene los datos más relevantes de los movimientos pro-
ducidos en el almacén tanto las regularizaciones realizadas, como son: la fecha, la
hora, el almacén, el producto, las propiedades asociadas, la cantidad…
297UNIDAD DIDÁCTICA 2.2
EL MENÚ ALMACÉN
También cuenta con una barra de herramientas compuesta de los iconos de
mantenimiento más característicos: Zoom, Localizar, Consulta, Imprimir, Fuen-
tes y Salir, aunque carece de los iconos Añadir, Modificar y Eliminar ya que sólo
puede visualizar las modificaciones de los stock.
Al hacer clic sobre el icono Zoom, se abre la ventana Histórico de regula-
rizaciones y mov. entre almacenes.
Esta ventana es informativa, ya que muestra los mismos datos de las colum-
nas que forman la ventana principal.
En el campo Motivo puede presentarse MOVIMIENTO o REGULARIZACIÓN,
mientras que el campo Tipo tiene las opciones de ENTRADA o SALIDA.
También hay que destacar el campo Coste, que representa el coste de las
unidades en el momento de la regularización, que se modificará cuando lo haga
el Coste Promedio, bien ya sea directamente o modificando su forma de cálculo
en el menú Útil -> Entorno del Sistema -> opción Personalización -> en la
Icono Zoom
298 FACTURAPLUS 2008
ventana Personalización del sistema -> en la ficha Cálculo -> dentro del cam-
po Método para el cálculo de costes promedio.
Mediante el icono Imprimir, podrá listar el conjunto de operaciones que se-
leccione en los distintos campos y casillas que componen la ventana que se des-
plegará al hacer clic sobre este icono.
La ventana que se muestra a continuación, compuesta de la parte superior
que se puede dejar en blanco, o bien, puede rellenarse para fijar el almacén y los
artículos a considerar.
Deberá introducir el rango de fechas deseado para visualizar, así como tam-
bién, seleccionará la clase de información que desee mostrar en el listado, me-
diante los campos Naturaleza, Tipo y Ordenado por.
Una vez configurado el listado y haber aceptado, se abrirá la ventana Desti-
no de impresión para elegir el medio en que desea obtener la información: Pan-
talla, Impresora, Fichero, Html, e-Mail o Excel.
299UNIDAD DIDÁCTICA 2.2
EL MENÚ ALMACÉN
EJERCICIOS DE REPASO Y
AUTOEVALUACIÓN
1. La empresa BLANCA, S.L. desea realizar un pedido del artículo Perfume BL
Man, del cual desea solicitar a su proveedor Perfumac 30 unidades de
fragancia de gama alta (FRAG01) y 20 unidades de fragancia de media
gama (FRAG02).
Cuando lleguen los artículos entrarán al Almacén de compras/ventas (AL1),
la forma de pago acordada con el proveedor será a 30 días, y el pedido
es realizado en la fecha del 20/10/2008.
Realice todos los pasos que sean necesarios para poder efectuar este pedido.
2. Describa los pasos a seguir para la elaboración del albarán correspon-
diente al pedido anteriormente realizado con fecha del 24/11/2008.
3. Realice las operaciones oportunas para generar la factura del proveedor
Perfumac a fecha 31/10/2008, correspondiente al albarán efectuado
anteriormente.
Con la finalidad de obtener una valoración de la compra, y así poder
comparar la facturación que obtenga con la que reciba del proveedor.
4.
a. Suponga que en la factura anterior existe un error y desea modificarlo.
Para ello, realice una factura rectificativa donde se incluya este cam-
bio, debido a su desconocimiento en el momento de la generación de
la factura.
FACTURAPLUS 2008300
El cambio lo realizará el 10/11/2008, e incluirá lo siguiente:
• Añadir el producto Perfume Blanc de fragancia intensa (FRAG01)
con 25 unidades en la factura, ya que cuando se generó la factu-
ra no se conocía que se iba a realizar el pedido de ese producto.
b. Una vez realizada la factura rectificativa, el día 12/11/08 se da cuenta
de que el proveedor le va a incluir unos gastos de transporte de 55€.
Los cuales tampoco se conocían, por ello realice lo necesario para la
rectificación de la factura rectificativa con la finalidad de reflejar ese
gasto.
5. La factura que se generó en el ejercicio 3, con fecha a 31/10/08 ha crea-
do de forma automática un recibo de fecha 30/11/08, por el importe
total de la deuda, ya que la forma acordada con el proveedor Perfumac
era a 30 días.
Indique el procedimiento a seguir para visualizar el recibo, y a continua-
ción, para concluir con el ejercicio, realice las operaciones necesarias para
la devolución del recibo al no estar conforme, con fecha a 04/11/2008.