Unidad I. Herramientas de diagnóstico Organizacional

Planificación estratégica

JONNY R. PÁEZ

Planificación VS

ImprovisaciónJONNY R. PÁEZ

Planificación Vs Improvisación

Existen dos maneras de manejarse en la vida: planificadamente o improvisadamente.

Muchos han optado por no planificar, argumentando que los tiempos de hoy son tan

cambiantes que lo ven como una pérdida de tiempo, que la planificación condiciona la

creatividad. Pero de alguna manera, vivir así es como estar a la deriva, sin rumbo, sin norte,

sabiendo que algún día se llegará a puerto, sea cual sea.

Planificación Vs Improvisación

La planificación no tiene nada que ver con la rigidez ni con una caja. Es más bien una

ruta proyectada que nos muestra el camino y dirige todos nuestros esfuerzos para avanzar

hacia ese horizonte.

Cuando planificamos estamos realizando una previsión de lo que puede ocurrir, un

ejercicio de anticipación, en el que mostramos cómo queremos que sucedan las cosas.

Siempre habrá factores que escapan a nuestro control, pero cuando existe

una planificación, realizar las correcciones más adecuadas que nos

lleven de nuevo hacia nuestro objetivo, es más sencillo, recordando

que ninguna planificación está escrita en piedra.

Definiciones de Planificación estratégica

JONNY R. PÁEZ

¿Qué entendemos por Planificación estratégica?

1. Es un proceso sistemático de desarrollo e implementación de planes para alcanzar

propósitos u objetivos.

2. Se usa para proporcionar una dirección general a una compañía en estrategias

financieras, estrategias de desarrollo de recursos humanos u organizativas.

3. Es el arte y la ciencia de formular, implantar y evaluar decisiones interfuncionales que

permitan a la organización llevar a cabo sus objetivos.

Uniendo lo previo, podemos establecer a la planificación estratégica como el proceso de

reflexión que se aplica en cuanto a administración de empresas para optimizar procesos

y recursos.

Planificación estratégicaAplicada a ODS

JONNY R. PÁEZ

Entendiendo al proyecto como

UNIDAD BÁSICA DE PLANIFICACIÓN

UNIDAD BÁSICA DE FINANCIAMIENTO

UNIDAD BÁSICA DE CONTROL Y MONITOREO

Ciclo de vida del proyecto

Todo proyecto tiene un comienzo y un fin, el recorrido que hace desde que inicia hasta que

finaliza es lo que se llama el Ciclo de Vida del Proyecto:

Fase I: Definición del Problema

Fase II: Generación de Soluciones Alternativas

Fase III: Selección de la Mejor Alternativa

Fase IV: Identificación y Diseño del Proyecto

Fase V: Ejecución del Proyecto: Gerencia, Monitoreo y Evaluación

PEDRO ESTÉ

Herramientas de diagnóstico organizacional

JONNY R. PÁEZ

Análisis Organizacional: Matriz DOFA

La primera de las herramientas no necesita presentación, ya que es la mundialmente conocida

MATRIZ “DOFA”. Su nombre se debe a un acróstico compuesto por cuatro palabras: Debilidades,

Oportunidades, Fortalezas y Amenazas. Es un cuadro de doble entrada que presenta dos tipos de

análisis organizacional: Análisis Interno (Fortalezas y Debilidades) y Análisis Externo (Oportunidades y

Amenazas).

Una manera sencilla de diferenciar estos análisis es la

siguiente:

si los puntos fuertes o débiles que estamos caracterizando

están dentro del control de la propia organización, entonces

estamos hablando de Fortalezas o Debilidades; mientras

que si están fuera de nuestro control como organización,

estamos hablando de Oportunidades y Amenazas.

Análisis Organizacional: Matriz DOFA

El objetivo de una Matriz DOFA, además de presentar una fotografía lo más nítida de la

organización y del contexto donde ésta se desenvuelve, es también diseñar estrategias para

potenciar sus Fortalezas y aprovechar las Oportunidades, reducir sus Debilidades y prepararse

ante las Amenazas.

Algunas recomendaciones a la hora de elaborar una Matriz DOFA en una ODS:

• Realizar jornadas de diagnóstico lo más participativas posibles, invitando a los

stakeholders más claves de la ODS: líderes de área, socios estratégicos, representantes

de la población objetivo, junta directiva, donantes.

• La Matriz debe estar elaborada en físico Se pueden utilizar fichas rectangulares que se

puedan pegar y despegar, y así no dañar la matriz.

• Utilizar la técnica de “Tormenta de Ideas” para el llenado de la Matriz.

Ciertamente, la Matriz DOFA sigue siendo la reina de las herramientas de diagnóstico, y es el

centro donde desembocan las demás herramientas que te vamos a presentar, pero a su vez éstas

herramientas la van a enriquecer y brindar criterios de análisis.

Análisis Interno: Luces y Sombras

Esta herramienta brinda una mirada hacia adentro de la organización, identificando las luces

(Fortalezas) y sombras (Debilidades) que están dentro del control de la organización

potenciar o superar. Como verás, esta herramienta va a nutrir la Matriz DOFA en sus

cuadrantes superiores.

Muchas veces se realiza este análisis interno al ojo

por ciento, es decir, opinando sobre la organización,

pero sin tener criterios claros de evaluación, y ese es

el principal aporte de esta herramienta: los criterios.

Análisis Interno: Luces y Sombras

El objetivo es identificar las “luces” y “sombras” de cada uno de los siguientes criterios de

evaluación:

Resultados

Finanzas

Procesos

Normas

Políticas

Condiciones Laborales

Clima Organizacional

Valores Organizacionales

Trabajo en Equipo

Liderazgo, entre otros.

Análisis Interno: Luces y Sombras

Comúnmente, cuando se hace análisis interno se le presta mayor atención a los temas duros

(resultados, finanzas, procesos, normas, políticas…), y pasan desapercibidos los temas

blandos de la ODS (condiciones laborales, clima organizacional, valores, trabajo en equipo,

liderazgo…), pero resulta que son precisamente los temas blandos e intangibles los que

terminan convirtiéndose en debilidades para la organización, y los que al final obstaculizan el

logro de las metas.

Es por ello que dentro de nuestras ODS hay que mantener presente tanto nuestras luces

como nuestras sombras, para poder llevar a cabo soluciones a cualquier inconveniente que

se avecine

Análisis de contexto

Esta herramienta brinda una mirada hacia afuera de la organización, identificando las

Oportunidades y Amenazas que no están bajo del control de la organización. Como verás,

esta herramienta va a nutrir la Matriz DOFA en sus cuadrantes inferiores.

Análisis de contexto

El objetivo es identificar las “Oportunidades” y “Amenazas” de cada uno de los siguientes

criterios de evaluación:

Sistema Político

Situación Legal

Situación Económica

Situación de nuestro sector

Situación de otras ODS del mismo sector

Necesidades Sociales

Nuevas investigaciones y avances en

tecnología

Trabajo en Red, entre otras.

Análisis de Tendencia

En un sentido general, una Tendencia es un patrón de comportamiento de los

elementos de un entorno particular durante un período.

Cuando buscamos respuestas en cuanto al rumbo que lleven algunos sucesos,

situaciones, eventos, etc., observamos el entorno y descubrimos ciertos factores

internos o externos que pueden o pudieron afectar el camino que seguirán dichos

eventos.

En el mundo del Tercer Sector hay ciertas tendencias que son importante analizar, ya

que estudiando su comportamiento pasado y presente, podemos predecir su

dirección en el futuro, y así evaluar si nos conviene o no estar al día con ellas.

Análisis de Tendencia

Tendencias a tener en consideración para analizar son las siguientes:

Relaciones políticas y económicas

Nuevas necesidades sociales

Nuevas economías

Avances en tecnología

Mercado de las ODS

Alianzas y trabajo en red,

Apoyo al Tercer Sector, entre otras.

Esta herramienta busca analizar el comportamiento de determinadas variables asociadas a la ODS,

predecir su tendencia y evaluar su impacto (positivo o negativo) sobre la organización.

Análisis de Actores: El Radar de la Organización

Un radar es un sistema de ondas electromagnéticas que sirve para medir distancias, altitudes,

direcciones y velocidades de objetos y espacios. Esta herramienta se llama “El Radar de la

Organización” porque precisamente su objetivo es identificar los stakeholders (actores clave)

de la ODS.

Análisis de Actores: El Radar de la Organización

En tal sentido, la herramienta consiste en dibujar en un papelógrafo un radar con 3 círculos

concéntricos, ubicando a la ODS en el medio de los círculos. Luego, utilizando unas fichas

rectangulares, se van colocando todos los actores clave de la ODS (personas y organizaciones)

en los círculos, dependiendo si se encuentran cerca o lejos (relacionalmente) de la ODS.

Seguidamente, se clasifican los actores en:

Aliados (buena relación)

Oponentes (mala relación)

e Indiferentes (sin relación)

Lo cual permitirá definir una serie de estrategias para cuidar a los Aliados, acercarse a los

Oponentes y ganarse a los Indiferentes.

Análisis de la Población Objetivo: El perfil de nuestros pasajeros

Toda ODS debe tener clara su Población Objetivo (conocida generalmente como

Beneficiarios), pero eso no es suficiente. Nuestra población objetivo debe estar caracterizada

lo más detalladamente posible, y eso es lo que busca esta herramienta.

Existen ODS que tienen una población objetivo tan amplia, que cuando desarrollan sus

programas y servicios, su impacto se diluye y se ellas mismas se desgastan. Mientras más

perfilada esté la población objetivo, mejor será para el logro del impacto social que

planificamos.

Análisis de la Población Objetivo: El perfil de nuestros pasajeros

Algunos criterios y características a considerar al momento de analizar nuestra población

objetivo son los siguientes:

Una manera didáctica de desarrollar esta sencilla herramienta consiste en dibujar en grande (en

un papelógrafo) un beneficiario típico de nuestros programas y servicios, a cuerpo completo,

procurando fijarnos en los detalles (no utilizar dibujo de palitos) Luego, alrededor del

beneficiario, colocar todas las características que corresponden con la población objetivo que

atendemos.

Análisis de Resultados Organizacionales

La herramienta final consiste en realizar un análisis de los resultados de la ODS a la fecha

actual. Es como una “Memoria y Cuenta” de lo logrado por la organización a partir de la

Planificación Estratégica que ya finalizó.

Análisis de Resultados Organizacionales

Algunos criterios para analizar los resultados de la ODS son los siguientes:

Sostenibilidad de la ODS

Indicadores de Gestión

Cumplimiento de lo planificado

Compromiso laboral de los trabajadores y voluntarios

Satisfacción de los beneficiarios

Aprendizaje organizacional, entre otros.

Un elemento al que hay que prestarle especial atención en este análisis es al Aprendizaje

Organizacional, ya que consiste en determinar lo que funcionó bien y lo que funcionó mal en

la organización, visualizar sus causas, procesos, y finalmente, lo que aprendemos de ello, bien

sea para repetirlo o para evitarlo en la próxima planificación estratégica.

Las herramientas ayudan a:

1. Clarificar el propósito y la justificación de un proyecto.

2. Identificar las necesidades de información.

3. Definir los elementos claves de un proyecto.

4. Analizar el entorno del proyecto desde su inicio.

5. Facilitar la comunicación entre las partes Involucradas.

6. Identificar cómo medir el éxito o fracaso de un proyecto.

Con todas estas herramientas de Diagnóstico Organizacional podrás completar y nutrir tu

Matriz DOFA, la cual será un insumo sumamente importante al momento de diseñar el Plan

de tu ODS, convirtiéndose en tu “Línea de Base” con la cual crecerás. Utilizando este

conjunto de sencillas herramientas, te aseguro que podrás realizar un diagnóstico muy

completo y en un tiempo óptimo.

Te esperamos con mucho entusiasmo en nuestra próxima sesión, para abordar el Vuelo 746,

con destino a la Planificación Estratégica!!!

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