Unidad I

Gestión de Stock y

Técnicas de Aprovisionamiento

En esta Unidad aprenderás a:  Reconocer el papel que desempeñan los

stocks dentro del proceso productivo, y los distintos tipos de gestión.

Diferenciar los diferentes tipos de stocks que pueden darse.

Calcular el costo de la gestión de stocks y sus movimientos.

 

¿Qué son los stocks?

Llamamos stocks o existencias de una empresa al conjunto de materiales y artículos que se almacenan, tanto aquellos que son necesarios para el proceso productivo como los destinados a la venta.

Stock y surtido

Es importante no confundir el stock con el surtido:

  Llamamos surtido a la variedad de artículos de

una misma clase que una empresa ofrece a sus clientes (distintos modelos, distintas tallas, distintos colores).

El stock, en cambio, es la cantidad de mercancías depositadas, o las existencias de un determinado producto, tanto en los almacenes como en la superficie de ventas.

A la hora de gestionar el stock, se plantea el dilema de elegir entre ambas cosas. Barajamos dos posibilidades: tener un amplio surtido con poco stock para cada uno de los artículos, o bien tener un surtido pequeño pero con un gran stock por cada artículo.

La decisión dependerá normalmente de los costos asociados, ya que para tener un gran surtido y un gran stock hace falta mucho espacio, y eso cuesta dinero

(Ver Caso Practico 1)) 

Composición de los stocks Como hemos visto, la expresión stock o existencias se refiere a

los artículos que almacena la empresa, tanto a los necesarios para la fabricación como a los que se van a vender. Así pues, bajo esta misma rúbrica se encuentran productos muy diversos:

Materias primas. Productos semi-terminados.   Productos terminados o mercaderías. Bienes de equipo y recambios.  Materiales diversos. Productos defectuosos u obsoletos. Envases y embalajes. Residuos.

¿Por qué son importantes los stocks?

Algunos de los factores que motivan la acumulación de stock y permiten comprender mejor la importancia de su gestión.

Escasez. En primer lugar, debemos considerar el stock como un recurso para evitar la escasez, para protegernos ante la posibilidad de que las provisiones lleguen tarde o la demanda sea mayor de lo previsto 

Economía de escala. En el caso de las empresas industriales, es necesario tener en cuenta que el costo de producir cada artículo (el costo unitario) disminuye a medida que aumenta el número de éstos.

Razones comerciales. La acumulación de stocks es una garantía de que podremos cubrir la demanda de un producto.

Como hemos mencionado, el nivel de stock debe estar equilibrado. Esto supone que debemos vigilar mucho la gestión de nuestro stock si queremos ser competitivos.

Nivel de stock Es importante garantizar la presencia de un stock

suficiente para satisfacer la demanda externa o la demanda interna, pero siempre de forma que su almacenamiento resulte rentable. Se trata, pues, de mantener un nivel de stock adecuado.

 

Llamamos nivel de stock a la cantidad de existencias de un artículo almacenada en un momento dado.

Cuando no se puede hacer frente a la demanda de un artículo por falta de existencias en el almacén, se dice que se ha producido una rotura de stock.

El hecho de que haya un stock insuficiente puede traer consigo una serie de inconvenientes:

 Pérdida de ventas. Pérdida de imagenPérdida de la confianza de los clientes.

 

Los costos por rotura de stock son difíciles de cuantificar, pues es difícil saber cuánto se deja de ingresar al no tener los artículos disponibles en el lineal durante el tiempo que dura aquélla y, por tanto, también lo es conocer los clientes que se pierden.

 

Hay que procurar mantener un nivel de stock óptimo

Tener suficiente para evitar las roturas de stock

Evitar que haya un exceso inútil del mismo.

 

Para conseguirlo, hay que formularse algunas preguntas:

¿Cuándo debemos emitir una orden de pedido? ¿Qué cantidad debemos solicitar en cada pedido? ¿Cuántas unidades de cada artículo debemos

mantener en stock?

Un aspecto que incide directamente en la rotura de stock son los plazos de entrega . Para saber cuándo hay que hacer un pedido, hemos detener en cuenta

Cuanto tardarán en servírnosloNo se cumplan los plazos establecidosProblemas en la fabricación o en el transporteDemanda excesiva de ciertos artículos

Se necesita conocer el funcionamiento de los proveedores para gestionar correctamente los stocks y mantenerlos a un nivel adecuado

Otro aspecto a considerar a la hora de establecer el nivel de stock es:

Las existencias no estén concentradas Distintos almacenes regionalesDistribución de las distintas divisiones o

subdivisiones Existencias en tránsito o en movimiento hacia

los centros de distribución,

Esto significa que la gestión del nivel de stock debe ser integral

Se debe conocer los niveles de toda nuestra cadena comercial o productiva y además controlar el stock de los propios proveedores

Si se saben los plazos de entrega de los proveedores, y además los stocks, se podrá atender con mayor seguridad la demanda que se presente

Ver caso practico 2

Tipos de StockCriterio funcional. Desde el punto de vista de la función que

deben cumplir

◦Stock de ciclo.-Demanda normal

◦Stock de seguridad.- Demandas inesperadas

◦Stock de presentación.- Ventas inmediatas, en tiendas.

◦Stock estacional.- Ventas programadas de temporada.

◦Stock de transito.- En circulación por el proceso productivo.

◦Stock de recuperación.- Producto usado p/reutilizar en productos nuevos

◦Stock muerto.- Artículos obsoletos o viejos

◦Stock especulativo.- Acumulación cuando aun no hay demanda.

Criterio operativo. Desde el punto de vista de la gestión de los stock del día a día tenemos los siguientes tipos:

Stock optimo.- Demanda, compatible con rentabilidad.

Stock cero.- Identificado con el “JIT”.

Stock físico.- Cantidad disponible en un tiempo, no puede ser negativo.

Stock neto.-Stock físico menos la demanda no satisfecha.

Stock disponible.- Físico+ pedidos en curso- demanda insatisfecha

Calculo del stock físico, neto y disponible

Tenemos en el almacén 100 unidades de un artículo y, en ese momento, recibimos un pedido de clientes por 120 unidades. Para corregir la demanda insatisfecha de esas 20 unidades (100 que tenemos menos 120 que nos solicitan), hacemos un pedido a proveedores de 50 para tener algo de stock sobrante. En este caso, el stock físico sigue siendo 100, pero el neto es negativo (– 120). Por otro lado, si nos lo permiten los plazos de entrega, aún podemos atender algún pedido, pues el stock disponible es 130.

Logística de aprovisionamiento

Logística se relaciona de una manera directa con todas las actividades inherentes a los procesos de aprovisionamiento

fabricación

almacenaje

y distribución de los productos.

El conjunto de actividades de que se ocupa la Logística como sistema se agrupan en tres subsistemas que denominan:

Logística del Aprovisionamiento.Logística de la Producción. Logística de la Distribución.

La Logística del aprovisionamiento se ocupa del proceso de adquisición y almacenamiento de productos que pueden ser materias primas, materiales, partes, piezas, etc., desde los proveedores hasta el comienzo del proceso productivo en empresas productivas.

La gestión del aprovisionamiento lleva implícito la toma de un conjunto de decisiones que deben contribuir al logro de un eficiente y eficaz funcionamiento del sistema logístico.

Aprovisionamiento y Compras

APROVISIONAR es una función destinada a poner a disposición de la empresa todos los productos, bienes y servicios del exterior que son necesarios para su funcionamiento.

Para cumplir estas funciones es necesario realizar las siguientes actividades:

Prever las necesidades de la empresaPlanificarlas en el tiempoExpresarlas en términos adecuados desde el punto de

vista descriptivo en forma cuantitativa y cualitativaBuscar en el mercado los productos que las satisfacenAdquirir los productosAsegurarse que son recibidos en las condiciones

demandadasPagar los productos adquiridos

El aprovisionamiento, abarca tres áreas: Compras. Almacenamiento. Gestión de inventarios.

El aprovisionamiento es el conjunto de operaciones que realiza una empresa a fin de disponer y mantener los materiales y artículos idóneos.

Cantidad correcta.Tiempo oportuno.

Menor costo .

COMPRAS como función empresarial presenta un carácter más restringido y tiene por objeto adquirir los bienes y servicios que la empresa necesita.

La función de compras tiene amplia implicación sobre la estructura financiera de la empresa.

La función de aprovisionamiento es clave y compleja en la actividad empresarial.

Naturaleza y diversidad de los productos o servicios .

Entorno económico altamente cambiante de los mercados.

Las variaciones cualitativas y cuantitativas de la demanda de los productos.

La escasez de capitales.El crecimiento de los costos financieros.Los cambios tecnológicos.El constante incremento de las exigencias de calidad.

Puede plantearse que los objetivos de la función de compras son:

 Mantener una continuidad en los suministros de acuerdo

con los programas de fabricación o de compras.Proporcionar los productos, materiales y componentes

de acuerdo con las especificaciones de calidad requeridas.

Obtener los productos necesarios al costo total más bajo posible dentro de las necesidades de calidad y plazos de entrega requeridos.

Prevenir al Dpto. Comercial y a la gerencia general de las variaciones de precios, coyunturas, tendencias, etc.

Compras debe ocuparse de un conjunto de actividades que resultan básicas y que abarcan las siguientes:

Búsqueda y evaluación de proveedoresMantenimiento de un registro actualizado deNegociación permanente de: Precios, Calidades,

Condiciones de pago y Plazos de entregaPrevisión de compras en sus aspectos técnicos,

económicos y financieros.Planificación de pedidos por articulo y proveedor.Preparación de ordenes de compra, lanzamiento de

pedidos y seguimiento de los mismos hasta su recepción y control de calidad.

Solventar discrepancias en la recepción del producto.Analizar variaciones en precio, plazos de entrega,

calidad

Fases del proceso de compra

OPERACION

ES PREVI

AS

•Conocimiento detallado de las necesidades

•Determinación de las condiciones en que estas deben ser satisfechas

PREPARACIO

N

•Investigación de Mercado

•Preselección de proveedores

SEGUIMIENT

O

•Vigilancia y Reclamación de las entregas

•Control cualitativo y cuantitativo de los productos recibidos

•Eventual devolución de los productos no conformes

ACIONES

DERIVADAS

•Recuperación de envases, embalajes, desperdicios, sobrantes, etc.

•Gestión de los inventarios de los materiales y productos adquiridos

En esta secuencia de actividades que corresponden al proceso de compras se ponen de manifiesto responsabilidades diferentes, como son:

AdministrativaTécnicaComercialFinanciera Económica

En relación con la decisión de compras existen 4 indicadores que resultan básicos, estos son:

PrecioCalidadCondiciones de pagoPlazos de entrega

PREVISION DE LAS NECESIDADES  

En la previsión de las necesidades de aprovisionamiento surgen dos tipos de situaciones que tienen gran incidencia en la misma:

La cantidad de artículos

La elección de la técnica de previsión

Cuando el número de productos a gestionar es muy grande y su incidencia teniendo en cuenta determinada característica es bastante dispar, resulta conveniente clasificarlos utilizando un determinado criterio.

 Una técnica cuantitativa bastante sencilla y

ampliamente utilizada para realizar clasificaciones es el conocido método ABC, también llamado análisis ABC, análisis de Pareto o regla 20/80. .

El principio de Pareto establece que:

“Hay unos pocos valores críticos y muchos insignificantes. Los recursos deben de concentrarse en los valores críticos y no en los insignificantes”.

El método ABC es un procedimiento que permite establecer una clasificación a partir de un determinado criterio, y como su nombre lo indica, clasifica en base a 3 grupos, A-B-C.

CLASIFICACION DE

CRITERIOS PARA CLASIFICAR:

Productos Costo, beneficio, volumen de ventas, de compras, etc.

Proveedores Volumen de compras, calidad, condiciones de pago, retrasos en los plazos de entrega, etc

Inventarios Demanda, Costo, Volumen de ventas, tipo de materiales, movimiento de los productos, características físicas, etc.

Clientes Volumen de compras, forma y ciclo de pago

A continuación se presenta una representación gráfica del resultado de la aplicación del método ABC para clasificar los productos en función del valor monetario de las compras que de los mismos se realizan

Como puede observarse están claramente delimitadas las 3 zonas:

Zona A: Los productos de este grupo representan el 20% del total y en ellos se concentra el 75% del valor de las compras

Zona B: Los productos de este grupo representan el 30% del total y en ellos se concentra el 20% del valor de las compras

Zona C: Los productos de este grupo representan el 50% del total y en ellos se concentra el 5% del valor de las compras

Los rangos en que se mueven las zonas no son

rígidos. No siempre se cumple exactamente

la relación 20-80

Aunque en general se aceptan como valores

Zona A: 20/80

Zona B: 30/15

Zona C: 50/5

En la actividad de compras el uso de esta

técnica sirve:

clasificar productos.

proveedores.

gestión de los inventarios.

tomar decisiones en relación con las

políticas de inventario a establecer.