UNIDAD IV: ADMINISTRACIÓN DE LAS TECNOLOGÍAS DE

LA INFORMACIÓN

La Administración de las Tecnologías de Información tiene como objetivo el desarrollo

de sistemas de información que ayudan a resolver problemas de la administración.

Las organizaciones tanto lucrativas como no lucrativas deben mantenerse a la vanguardia

en sus diferentes campos de acción, y para poder realizar esto deben contar con lo último

en sistemas de información que puedan cubrir las necesidades tanto de su entorno

interior como de su entorno exterior. El rediseño de una organización basado en la

adquisición de nuevas tecnologías de información que den paso a un nuevo sistema de

información no es tarea fácil, se tienen que tomar en cuenta muchos aspectos de la

organización (recursos humanos, económicos y operativos) y se debe seguir un proceso

previamente definido para poder hacer que este rediseño sea todo un éxito

4. Planeación de la Información Estratégica

A través de los años, se han evaluado numerosos intentos de modernizar sistemas de

información; se han encontrado grandes problemas como altos costos, largos retrasos en

el desarrollo y sistemas que no satisfacen las necesidades del usuario.

En muchos casos, estos defectos en el desarrollo ocurrieron por una inadecuada

planeación detallada para identificar necesidades futuras y actuales de los usuarios y una

prematura decisión a un específico diseño que no consideró alternativas de solución o que

tan bien satisficieran las necesidades de los usuarios.

Las complejidades de los sistemas de información pueden ser vastamente diferentes, pero

el análisis determina las necesidades de información de una organización para lograr su

misión son esencialmente las mismas sin importar la complejidad del problema.

Organizaciones públicas y privadas han ideado metodologías para identificar necesidades

de información y planificar adquisiciones para satisfacer esas necesidades. Mientras que

las metodologías pueden ser un poco diferentes cada propone un enfoque estructurado

completo para identificar las necesidades de información y analizar como satisfacer esas

necesidades.

4.1Planeación de la TI Estratégica

El Plan Estratégico de TI, busca apalancar el cumplimiento de los objetivos

estratégicos de las organizaciones a través de la definición de un plan estructurado de

tecnologías de información en el corto, mediano y largo plazo.

Las empresas que actualmente se encuentran en el proceso de iniciar una

transformación tecnológica y de realizar cambios en su plataforma tecnológica actual

tienen las siguientes necesidades:

Identificar y conocer las necesidades globales y específicas de la organización

Estructurar las inversiones futuras de tecnologías de información, basadas en las

necesidades reales del negocio y de las mejores prácticas a nivel mundial.

Seleccionar proveedores de acuerdo a necesidades y requerimientos actuales de

negocio y una calificación de criterios bajo las prioridades de la organización.

Con el servicio profesional de consultoría de Enfocus para el diseño e implementación

de un plan estratégico de tecnologías de información,  las organizaciones lograrán

entre otros beneficios:

Gestionar inversiones  sobre la necesidad específica de la organización de acuerdo

a su visión estratégica y procesos de negocio.

Obtener un análisis y plan de arquitectura tecnológica que habilite el crecimiento

futuro de la organización según su foco estratégico.

Identificar una solución de TI contando con la participación de áreas operativas y

estratégicas.

Seleccionar proveedores bajo reglas claras de juego con base en la necesidad

específica de la organización.  Lograr una adecuada planeación del esfuerzo

requerido para implementación en términos de dinero, tiempo y recursos.

4.2Análisis de Requerimiento de Información

La determinación de los requerimientos para el análisis de la información es el estudio del

sistema actual del negocio a fin de encontrar como trabaja y donde debe mejorase. Los

estudios del sistema son el resultado de una evaluación para conocer cómo funcionan los

métodos actuales o si son necesarios o posibles algunos ajustes; elaborar preguntas en

relación con los sistemas manuales y los computarizados.

Dado que los analistas de sistemas no trabajan como gerentes o empleados en los

departamentos para usuarios (como mercadotecnia, contabilidad, venta, compra o

producción), no tienen los mismos conocimientos sobre hechos y datos que los gerentes y

usuarios de esas áreas; por lo tanto un paso inicial en la investigación es entender la

situación.

Los analistas estructuran su investigación y buscan respuestas a las siguientes 4 preguntas

principales.

1. ¿Cuál es el proceso básico?

2. ¿Qué datos se utilizan o se producen durante este proceso?

3. ¿Cuáles son los límites impuestos por el tiempo y cantidad de trabajo?

4. ¿Qué controles de rendimientos se utilizan?

Entender al proceso:

Se harán preguntas que proporcionaran un antecedente de los datos fundamentales y de la

descripción del sistema.

- ¿Cuál es el propósito de esta actividad?

- ¿Cuáles son los pasos que se realizan?

- ¿Dónde se realizan?

- ¿Quién los ejecuta?

- ¿Cuánto tiempo consume?

- ¿Con que frecuencia se realizan?

- ¿Quién utiliza la información resultante?

Técnicas para hallar datos:

Los analistas utilizan una variedad de métodos a fin de recopilar los datos sobre una

situación existente, como: entrevistas, cuestionarios, infección de registros (revisión en

sitio) y observación. Cada uno tiene ventajas y desventajas. Generalmente se utilizan dos o

tres para complementar el trabajo de cada una y ayudar a asegurar una investigación

completa.

Determinación de requerimientos y análisis de información: 

Requerimientos de las transacciones de los usuarios: 

Los sistemas a nivel de transacciones, capturan y procesan datos por alguna razón; por

ejemplo: en un sistema de pedidos los clientes son procesados de forma tal que sean

artículos indicados. 

Los analistas seleccionados para trabajar en un sistema de pedidos deben conocer todo lo

relacionado cuándo procesan estas transacciones. 

Requerimiento de decisión de los usuarios: 

A diferencia de las actividades de transacción, las relacionadas con decisiones no siguen

un procedimiento específico, las rutinas son muy claras y es posible que los controles

vagos. 

Es probable que los sistemas de decisión tengan que ver con el pasado, presente o el

futuro. 

Algunos brindan un soporte para decisiones recurrentes mientras que otros son únicos y

no recurrentes, estos sistemas pueden utilizar datos que se originan dentro

de empresas como los generados por el procesamiento de transacciones fuera de ella; por

ejemplo: asociaciones o fuentes comerciales en algunos casos se procesan los datos de

transacción para generar nueva información para la toma de decisiones. 

Requerimiento de toda la organización: 

En las empresas los departamentos dependen de uno de otro para brindar servicios para

fabricar productos y satisfacer a los clientes. Por consiguiente el trabajo hecho en un

departamento afecta al de los otros. Cuando los analistas estudian sistemas para un

departamento también deben evaluar las implicaciones. Algunas veces los sistemas

abarcan los trabajos de varios departamentos. 

La recepción del pedido ilustra la importancia de considerar las ramificaciones de un tipo

de actividad para el resto de las organizaciones. Cuando el grupo de ventas toma un

pedido la acción da origen a una serie de actividades que afectan a las demás áreas. Es

probable que los analistas que tienen interés en el proceso de recepción de pedidos no

trabajen al mismo tiempo sobre el sistema de facturación, sin embargo deben tener

conocimientos de cualquier requerimiento en cualquier otra parte de la organización, si el

proceso de recepción de pedidos no captura la dirección de los clientes para el cobro o el

lugar donde deben enviar los productos entonces ¿cómo enviar los artículos o las facturas

por correo a su lugar de destino? Entonces es importante estar al tanto de otros

requerimientos de la organización. 

Análisis estructurado: 

Permite al analista conocer un sistema o proceso (actividad) en una forma lógica y

manejable al mismo tiempo que proporciona la base para asegurar que no se omite ningún

detalle pertinente". 

El objetivo que persigue el análisis estructurado es organizar las tareas asociadas con la

determinación de requerimientos para obtener la comprensión completa y exacta de una

situación dada. 

Componentes: 

- Símbolos gráficos: sirven para identificar y describir los componentes de un sistema y las

relaciones entre estos. 

- Diccionarios de datos: Descripciones de todos los datos utilizados en el sistema pueden

ser manual o automatizado. 

- Descripciones de procesos y procedimientos: emplean técnicas y lenguajes que permiten

describir actividades del sistema. 

- Reglas estándares: para describir y documentar el sistema en forma correcta y completa. 

Análisis de flujo de datos: 

Estudia el empleo de los datos en cada actividad, documenta los hallazgos

con diagramas de flujo de datos. 

Herramientas: 

- Diagrama de flujo de datos: son la herramienta más importante y la base en donde se

desarrolla otros componentes 

- Diccionario de datos: contienen las características lógicas de los lugares donde se

almacenan los datos del sistema, incluyendo nombre, alias, descripción, contenido y

organización. 

- Diagrama de estructuras de datos: este es una descripción de la relación entre entidades

(personas, lugares, eventos y objetos) y el conjunto de información relacionado con la

entidad. 

- Gráfica de estructura: es la herramienta del diseño que muestra con símbolos la relación

entre los módulos de procesamiento y el software de la computadora. 

4.3Asignación de Recursos

La asignación de recursos es la distribución de activos productivos en sus diferentes

usos.

El asunto de la asignación de recursos se origina de cómo las sociedades buscan balancear

los recursos limitados como el capital, el trabajo y la tierra, frente a las diversas e

ilimitadas necesidades de sus integrantes. Los mecanismos de asignación de recursos

abarcan el sistema de precios en las economías de libre mercado y

la planeación gubernamental, ya sea en las economías operadas por el estado o en

el sector público de economías mixtas.

La finalidad de distribuir los recursos es siempre la de obtener la

máxima productividad posible a partir de una combinación dada de activos. Por

consiguiente los mecanismos de asignación más conocidos son las empresas, el hogar y el

gobierno.

4.4Planeación de Proyectos.

La planificación de proyectos forma parte de la gestión de proyectos, la cual se vale de

cronogramas tales como diagramas de Gantt para planear y subsecuentemente informar

del progreso dentro del entorno del proyecto.1 Es el proceso para cuantificar el tiempo y

recursos que un proyecto costará. La finalidad del planeamiento de proyecto es crear un

plan de proyecto que un gestor de proyectos (gestor de proyecto) pueda usar para

acompañar el progreso de su equipo.

Elementos que se deben tomar en cuenta para planear un proyecto.

1. Determine las condiciones exactas para que el proyecto sea finalizado o

completado. Antes de que estén absolutamente claros cuales son los objetivos del

proyecto, no tiene sentido comenzar a estimar cuanto tiempo llevará y/o cuanto

costará. Desgraciadamente, muchos gerentes de proyecto fallan al no examinar

esta primera etapa crucial.

2. Haga un inventario de todo el trabajo que se requiere sea hecho con una estimativa

del tiempo necesario para un único miembro del equipo. Esto puede ser hecho en

una sesión de planeamiento con todos los miembros del equipo. Tareas que lleven

mucho tiempo para terminar necesitan ser partidas en tareas menores. El

resultado es work breakdown structure (WBS).

3. Identifíquese todos los recursos necesarios para ejecutar cada elemento terminal

del WBS (cada tarea). En este momento usted puede estimar el costo para

entregar cada elemento terminal y, consecuentemente, todo el proyecto

(aproximación bottom-up).

4. Decida si este plan tiene sentido, es decir, si los costos justifican los beneficios.

Modifique los objetivos y el trabajo como sea necesario.

5. Defina dependencias entre tareas. Algunas tareas necesitan ser terminadas antes

que otras tareas puedan comenzar. Poniendo las tareas en orden de conclusión, un

gerente de proyectos construye una red de proyecto (diagrama PERT).

6. Calcule el tiempo mínimo para ejecutar el proyecto: es el trayecto más largo a

través de la red del proyecto (PERT), desde el comienzo del proyecto hasta su

extremo final. Este trayecto se llama camino crítico. Las otras tareas pueden ser

hechas en paralelo al camino crítico, pero cualquier atraso en las tareas del

camino crítico resultará automáticamente en el atraso del proyecto completo.

7. Cree un cronograma de proyecto, por ejemplo, usando un diagrama de Gantt.

8. Haga un plan de gestión de riesgos y modifique el proyecto de acuerdo con este

plan.

9. Obtenga el comportamiento de la organización al iniciar la ejecución del proyecto.