UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS...
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I UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO PORTADA TEMA : “ANÁLISIS DE LAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES FINANCIEROS PARA GESTIONAR DE MANERA EFICIENTE LOS PROCESOS INTERNOS DE LA EMPRESA AGENCYMAR S.A. DE LA CIUDAD DE GUAYAQUIL” Autores: Andrés Marcos Montoya Zamora Carlos Javier Patiño Yumiceba Tutor de Tesis: Eco. Jorge Espín Martínez Año 2015
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I
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
PORTADA
TEMA:
“ANÁLISIS DE LAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
FINANCIEROS PARA GESTIONAR DE MANERA EFICIENTE LOS
PROCESOS INTERNOS DE LA EMPRESA AGENCYMAR S.A. DE LA
CIUDAD DE GUAYAQUIL”
Autores:
Andrés Marcos Montoya Zamora
Carlos Javier Patiño Yumiceba
Tutor de Tesis:
Eco. Jorge Espín Martínez
Año 2015
II
REPOSITORIO NACIONAL DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA
REPOSITORIO NACIONAL DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO DE TESIS
TÍTULO Y SUBTÍTULO:
ANÁLISIS DE LAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES FINANCIEROS PARA GESTIONAR DE MANERA EFICIENTE LOS PROCESOS INTERNOS DE LA
EMPRESA AGENCYMAR S.A. DE LA CIUDAD DE GUAYAQUIL
AUTOR/ES: Andrés Marcos Montoya Zamora
Carlos Javier Patiño Yumiceba
REVISORES:
INSTITUCIÓN: UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD: Ciencias Administrativas
CARRERA: CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
FECHA DE PUBLICACIÓN: No. DE PAGS:
ÁREA DE TEMÁTICA:
Campo: Investigación
Área: Contabilidad
Aspecto: Creación de un manual de procesos internos en la empresa AGENCYMAR S.A.
Delimitación temporal: 2015
PALABRAS CLAVES: Contabilidad, procesos, naviera.
RESUMEN: El presente trabajo fue desarrollado tomando como referencia los análisis de las políticas y procedimientos
contables financieros de la empresa AGENCYMAR S.A. de la ciudad de Guayaquil, con el propósito de determinar el
manejo de los procesos internos que existen en la empresa y optimizar dichos procedimientos. Para ello, la investigación
se ejecutó dentro de la compañía, donde se estipularon cada uno de los objetivos a seguir para el desarrollo del trabajo, así
como se utilizaron encuestas para obtener el conocimiento sobre el punto de vista de los empleados que se encuentran
relacionados en el proceso de indagación. La información obtenida precisó el desarrollo de la propuesta que consiste en la
creación de un manual de procesos y procedimientos contables en la naviera.
No. DE REGISTRO(EN BASE DE DATOS) No. DE CLASIFICACIÓN
DIRECCIÓN URL (TESIS EN LA WEB)
ADJUNTO PDF: (x)SI ( )NO
CONTACTO CON AUTOR/ES:
Andrés Marcos Montoya Zamora
Carlos Javier Patiño Yumiceba
TELÉFONO
0999607894
0985358355
E-MAIL:
CONTACTO EN LA INSTITUCIÓN:
SECRETARIA TITULAR ( E ) FCA
NOMBRE:
Ing. Janet Bonilla F.
TELÉFONO:
042282187
III
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR
Habiendo sido nombrado, como tutor de tesis de grado como requisito
para optar por el título de presentado por Andrés Marcos Montoya Zamora
con C.I 0910835727 y Carlos Javier Patiño Yumiceba con C.I 0918836719
Tema: “Análisis de las políticas y procedimientos contables financieros
para gestionar de manera eficiente los procesos internos de la empresa
AGENCYMAR S.A de la ciudad de Guayaquil.”
Certifico que: He revisado y aprobado en todas sus partes, encontrándose
apto para su sustentación.
ECON. ESPÍN MARTÍNEZ JORGE
IV
CERTIFICACIÓN DE GRAMATÓLOGA
Quien suscribe el presente certificado, se permite informar que después
de haber leído y revisado gramaticalmente el contenido de la tesis de
grado de, cuyo tema es:
“Análisis de las políticas y procedimientos contables financieros para
gestionar de manera eficiente los procesos internos de la empresa
AGENCYMAR S.A de la ciudad de Guayaquil.”
Certifico que es un trabajo de acuerdo a las normas morfológicas,
sintácticas y simétricas vigentes
C.I.:
NÚMERO DE REGISTRO:
NÚMERO DE TELÉFONO FIJO Y CELULAR:
V
RENUNCIA DE DERECHOS DE AUTOR
Por medio de la presente certificamos que los contenidos desarrollados en
esta tesis son de absoluta propiedad y responsabilidad de Andrés Marcos
Montoya Zamora con C.I 0910835727 y Carlos Javier Patiño Yumiceba
con C.I 0918836719
Tema: “Análisis de las políticas y procedimientos contables financieros
para gestionar de manera eficiente los procesos internos de la empresa
AGENCYMAR S.A de la ciudad de Guayaquil.”
Derechos que renuncio a favor de la Universidad de Guayaquil, para que
haga uso como a bien tenga.
Marcos Montoya Carlos Patiño
CI: 0910835727 CI: 0918836719
VI
AGRADECIMIENTO
El presente trabajo va dirigido con una total gratitud a mi familia, en
especial a mi esposa e hijos por las muestras de afecto y aliento que
siempre me dieron en los momentos difíciles y el tiempo que no pude
estar con ellos, que al final esta retribuido con esta obra que espero le
pueda servir a otros para el logro de sus metas.
Andrés Marcos Montoya Zamora
VII
AGRADECIMIENTO
Agradezco a mi familia fuente de apoyo constante e incondicional durante
toda mi vida y en mis duros años de estudio que hoy dan sus frutos al
haber terminado esta tesis de grado.
A mis compañeros de oficina que me han aportado con su experiencia y
conocimiento para lograr este objetivo.
Carlos Javier Patiño Yumiceba
VIII
DEDICATORIA
Dedico este trabajo a mi familia, a mi esposa, a mis hijos, a mi madre y a
mi hermana, quienes han estado a mi lado todo este tiempo que he
invertido en elaborar mi tesis.
A mis hijos decirles que nunca es tarde para lograr objetivos, los amo.
Carlos Javier Patiño Yumiceba
IX
DEDICATORIA
Quiero dedicar el presente trabajo de Tesis en primer lugar a Dios, y entre
varias personas que de una u otra manera me apoyaron y respaldaron
siempre, con todo cariño: Mi esposa e hijos.
Andrés Marcos Montoya Zamora
X
ÍNDICE
PORTADA................................................................................................... I
REPOSITORIO NACIONAL DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA .............. II
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR ................................................................. III
CERTIFICACIÓN DE GRAMATÓLOGA ................................................... IV
RENUNCIA DE DERECHOS DE AUTOR ................................................. V
AGRADECIMIENTO ................................................................................. VI
AGRADECIMIENTO ................................................................................ VII
DEDICATORIA ....................................................................................... VIII
DEDICATORIA ......................................................................................... IX
ÍNDICE ....................................................................................................... X
ÍNDICE DE TABLAS ............................................................................... XIII
ÍNDICE DE GRÁFICOS ......................................................................... XIV
ÍNDICE DE FIGURAS ............................................................................. XV
RESUMEN ............................................................................................. XVI
ABSTRACT ........................................................................................... XVII
ANTECEDENTES ...................................................................................... 1
Planteamiento del Problema ...................................................................... 1
Objetivos de la Investigación ..................................................................... 2
Objetivo General .................................................................................... 2
Objetivos Específicos ............................................................................. 2
Justificación del Proyecto .......................................................................... 2
Justificación Teórica ............................................................................... 3
Justificación Metodológica...................................................................... 3
Justificación Práctica .............................................................................. 4
XI
Hipótesis General: ..................................................................................... 4
Aspectos Metodológicos ............................................................................ 5
Tipo de investigación .............................................................................. 5
Técnicas e instrumentos de investigación .............................................. 5
Población y Muestra .................................................................................. 6
Población................................................................................................ 6
Muestra .................................................................................................. 6
CAPÍTULO I ............................................................................................... 7
1. MARCO TEÓRICO ................................................................................ 7
1.1. Fundamentación Teórica ................................................................. 7
1.1.1. Introducción a la Contabilidad ................................................... 7
1.1.2. La Contabilidad ........................................................................ 8
1.1.3. La Contabilidad Financiera ..................................................... 19
1.1.4. Sistema Contable ................................................................... 22
1.1.5. Manual de procedimiento ........................................................ 28
1.1.6. Manual contable ..................................................................... 29
1.2. Fundamentación Conceptual ........................................................ 35
1.3. Fundamentación Contextual ......................................................... 36
CAPÍTULO II ............................................................................................ 37
2. METODOLOGÍA Y TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN ...................... 37
2.1. Proceso de la investigación ........................................................ 37
2.2. Objetivos Generales de la Encuesta: .......................................... 37
2.3. Objetivos específico de la encuesta: .......................................... 37
2.4. Técnicas de Investigación ........................................................... 38
2.4.1. Encuestas ............................................................................ 38
2.4.2. Cuestionario ......................................................................... 38
XII
CAPÍTULO III ........................................................................................... 49
3. PROPUESTA .................................................................................... 49
3.1. Tema........................................................................................... 49
3.2. Introducción ................................................................................ 49
3.3. Organigrama del área contable .................................................. 50
3.3.1. Perfil del personal del área contable .................................... 51
3.3.2. Funciones y responsabilidades ............................................ 55
3.4. Rendición de cuentas: ................................................................ 64
3.5. Portal de transparencia contable. ............................................... 65
3.6. Manual de políticas contables financieros .................................. 68
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ........................................... 85
Conclusiones ........................................................................................ 85
Recomendaciones ................................................................................ 85
Bibliografía ............................................................................................... 87
XIII
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1 Sistema administrativo ................................................................ 39
Tabla 2 Aplicación de las políticas y procedimientos ............................... 40
Tabla 3 Aplicación de los procedimientos contables ................................ 41
Tabla 4 Falta de aplicación de las políticas y procedimientos contables . 42
Tabla 5 Manual de procedimientos contable actual de la empresa ......... 43
Tabla 6 Mejoramiento del sistema contable ............................................. 44
Tabla 7 Manual de políticas contables financieros ................................... 45
Tabla 8 Capacitación para manejar el Manual de políticas contables
financieros ............................................................................................... 46
Tabla 9 Importancia de un manual de procedimientos contable en la
empresa ................................................................................................... 47
Tabla 10 Actualización de manual ........................................................... 48
Tabla 11 Perfil del contador .................................................................... 51
Tabla 12 Asistente contable ..................................................................... 52
Tabla 13 Contable .................................................................................... 53
Tabla 14 Liquidaciones ............................................................................ 54
Tabla 15 Rendición de cuentas................................................................ 64
Tabla 12 Manual de procedimientos 1 ..................................................... 69
Tabla 13 Manual de procedimientos 2 ..................................................... 70
Tabla 14 Manual de procedimientos 3 ..................................................... 71
Tabla 15 Manual de procedimiento 4 ....................................................... 72
Tabla 16 Manual de procedimiento 5 ....................................................... 73
Tabla 17 Normas de procedimiento ......................................................... 74
Tabla 18 Procedimientos ......................................................................... 75
Tabla 19 Manual de procedimiento contable 6 ........................................ 77
Tabla 20 Normas de procedimiento 2 ...................................................... 78
Tabla 21 Procedimientos ......................................................................... 79
Tabla 22 Manual de procedimiento 7 ....................................................... 81
Tabla 23 Normas de procedimiento ......................................................... 82
Tabla 24 Procedimientos ......................................................................... 83
XIV
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico 1 Funciones que cumple el sistema contable .............................. 27
Gráfico 2 Sistema administrativo ............................................................. 39
Gráfico 3 Aplicación de las políticas y procedimientos ............................ 40
Gráfico 4 Aplicación de los procedimientos contables ............................. 41
Gráfico 5 Falta de aplicación de las políticas y procedimientos contables42
Gráfico 6 Manual de procedimientos contable actual de la empresa ....... 43
Gráfico 7 Mejoramiento del sistema contable .......................................... 44
Gráfico 8 Manual de políticas contables financieros ................................ 45
Gráfico 9 Capacitación para manejar el Manual de políticas contables
financieros ............................................................................................... 46
Gráfico 10 Importancia de un manual de procedimientos contable en la
empresa ................................................................................................... 47
Gráfico 11 Actualización de manual ......................................................... 48
Gráfico 12 Organigrama del área contable .............................................. 50
Gráfico 13 Sistema contable .................................................................... 59
Gráfico 14 Procedimiento de servicios ..................................................... 60
Gráfico 16 Flujograma de procesos ......................................................... 76
Gráfico 17 Flujograma de proceso contable ............................................ 80
Gráfico 18 Flujograma de declaración SRI .............................................. 84
XV
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1 Documentación .......................................................................... 61
Figura 2 Acta compromiso ....................................................................... 63
Figura 3 Login to you account .................................................................. 65
Figura 4 Transparencia ............................................................................ 66
Figura 5 Reporte de presupuestos y gastos ............................................ 67
XVI
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA DE CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
ANÁLISIS DE LAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES FINANCIEROS PARA GESTIONAR DE MANERA EFICIENTE LOS
PROCESOS INTERNOS DE LA EMPRESA AGENCYMAR S.A. DE LA CIUDAD DE GUAYAQUIL
Autoras: Andrés Montoya y Carlos Patiño
Tutora de Tesis: Eco. Jorge Espín Martínez
RESUMEN
El presente trabajo fue desarrollado tomando como referencia los análisis
de las políticas y procedimientos contables financieros de la empresa
AGENCYMAR S.A. de la ciudad de Guayaquil, con el propósito de
determinar el manejo de los procesos internos que existen en la empresa
y optimizar dichos procedimientos. Para ello, la investigación se ejecutó
dentro de la compañía, donde se estipularon cada uno de los objetivos a
seguir para el desarrollo del trabajo, así como se utilizaron encuestas para
obtener el conocimiento sobre el punto de vista de los empleados que se
encuentran relacionados en el proceso de indagación. La información
obtenida precisó el desarrollo de la propuesta que consiste en la creación
de un manual de procesos y procedimientos contables en la naviera.
Palabras Claves: Contabilidad, procesos, naviera.
XVII
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA DE CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
ANÁLISIS DE LAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES FINANCIEROS PARA GESTIONAR DE MANERA EFICIENTE LOS
PROCESOS INTERNOS DE LA EMPRESA AGENCYMAR S.A. DE LA CIUDAD DE GUAYAQUIL
Autoras: Andrés Montoya y Carlos Patiño
Tutora de Tesis: Eco. Jorge Espín Martínez
ABSTRACT
The present work was developed with reference to the analysis of financial
accounting policies and procedures of the company AGENCYMAR SA city
of Guayaquil, in order to determine the management of internal processes
that exist in the company and optimize the procedures. For this purpose ,
research was carried out within the company , where they were laid down
each of the objectives to continue to develop the work and surveys were
used to obtain knowledge about the point of view of employees who are
related the inquiry process . The information obtained said the
development of the proposal is the creation of a manual accounting
processes and procedures in shipping.
Keywords: Accounting processes, shipping.
1
ANTECEDENTES
Planteamiento del Problema
La empresa AGENCYMAR S.A., es el principal grupo de transporte de
Ecuador, el cual se encuentra prestando servicios en los principales
puntos comerciales y puertos. En la actualidad esta empresa se dedica al
Agenciamiento Marítimo. Cuenta con aproximadamente 40 colaboradores
quienes son los que realizan la facilidad de brindarle todos los servicios
mediante una comunicación directa con ello.
El problema se manifiesta debido a que la empresa no dispone de un
manual de políticas y procedimientos administrativos que permita
establecer la adecuada función y coordinación de actividades para
realizar una gestión eficiente de los procesos internos.
Actualmente los trabajadores no tienen conocimiento y no siguen ningún
tipo de política de control interno para desarrollar sus actividades, lo que
ocasiona en ciertos casos hasta duplicidad de tareas
No se ha elaborado un sistema eficaz automatizado que permita el normal
registro de transacciones contables, esto ocasiona que se presenten
situaciones que involucran tanto a la organización como a los clientes.
Esto es un inconveniente para la gerencia, ya que al no tener información
fiable, no se podrá medir la eficiencia y eficacia de las actividades de la
empresa y por lo consiguiente se verá afectada la toma de decisiones.
Una de las causas que se podría determinar que ha incidido en el
problema es la falta de coordinación y regulación en las actividades que
se desarrollan dentro del área especificada. Las competencias,
habilidades y destrezas del talento humano también incurrirían en la
problemática, ya que son ellos el eje para que las actividades contables
puedan completarse en su totalidad, además de definir el manejo de cada
proceso.
2
Los puntos que se pueden mencionar y sustentan la problemática del
trabajo son los siguientes:
No existe una integración entre los diferentes módulos del sistema
contable.
Los módulos de las cuentas por cobrar y cuentas por pagar no se
actualizan
No existe un sistema de reporte que permita resumir los datos
necesarios para la declaración de los impuestos.
No existe un módulo de activos fijos integrado al sistema contable.
Objetivos de la Investigación
Objetivo General
Disponer de un manual de políticas contables financieros que permitan
gestionar de manera eficiente, eficaz y oportuna los procesos de
control interno de la empresa AGENCYMAR S. A. de la ciudad de
Guayaquil.
Objetivos Específicos
Diagnosticar la situación actual del departamento Contable de la
Compañía AGENCYMAR S.A.
Determinar los procesos, procedimientos, normas y políticas de la re-
estructuración del departamento Contable AGENCYMAR S.A.
Determinar funciones y responsabilidades para los cargos del área
contable para que de esta manera se genere una información contable
y oportuna.
Justificación del Proyecto
A continuación se muestra un detalle de la importancia del trabajo en tres
aspectos como son lo teórico, lo metodológico y lo práctico. En la parte
teórica está la base de la recolección de los datos a partir de fuentes
secundarias. Lo metodológico se sustenta en los lineamientos que
ayudarán para realizar el levantamiento de la información. Por otro lado la
3
justificación práctica muestra y evidencia el aporte social y económico del
trabajo.
Justificación Teórica
La justificación teórica se encuentra en el marco donde se revelaran las
diferentes teorías de la contabilidad, la importancia de los sistemas
contables y demás conceptos afianzados con la contaduría pública
autorizada. En todo trabajo de investigación existe el sustento de las
fuentes de información con el fin de que haya un sustento científico de lo
que se plantea en el trabajo, confirmando la realidad y veracidad de los
sucesos que se detallan.
Justificación Metodológica
La justificación metodológica, se presenta por medio de un proceso de
investigación en donde se definió el problema, se establecieron los
objetivos de la investigación, se recurrió a diferentes fuentes
bibliográficas. Para el desarrollo de la investigación, se estableció el tipo
de investigación que se utilizara durante el proceso, se seleccionaron
técnicas y herramientas de investigación, así como también se determinó
la población y la muestra sobre la cual se desarrollara la investigación. La
metodología del trabajo es básica ya que facilitara información requerida
para el desarrollo de la propuesta.
4
Justificación Práctica
El proyecto se basa a determinar parámetros que sirvan para el mejor
desenvolvimiento administrativo de la parte contable de la empresa. En la
parte contable lo más relevante es cuantificar ingresos y egresos que
tenga la empresa sin aumentar la carga de trabajo para las personas,
más bien brindar la facilidad de poder contar con un adecuado sistema
que le ayude a reducir los tiempos y optimizar recursos.
El aporte económico que tendría el desarrollo de manual, es que se
podría garantizar que alguna disminución en la parte de rentabilidad de la
empresa, en efecto no debería existir debido a que se sistematizarán
cada uno de los ingresos y salidas de la entidad, además de las
actividades que deben seguir cada uno de los empleados diariamente
para que el registro de las transacciones sea más efectiva. En cuanto a lo
social, se podría mencionar que no existe una vinculación, debido al
impacto comercial que más se busca tener, evidenciando una mejora
dentro de la entidad en estudio.
Hipótesis General:
Analizar las políticas y procedimientos contables financieros de la
empresa AGENCYMAR S.A, permitirá gestionar de manera eficiente los
procesos de control interno.
Variable Independiente: Analizar las políticas y procedimientos
contables financieros.
Variable Dependiente: Permitirá gestionar de manera eficiente los
procesos de control interno.
5
Aspectos Metodológicos
En lo que respecta a los aspectos metodológicos se establece el
desarrollo de una investigación de campo, debido a que se acudirá,
buscará información en la zona de estudio, ya que para determinar la
aceptación o no del manual y la forma en la que se realizará la ejecución
del mismo.
Tipo de investigación
La investigación descriptiva refiere en forma detallada e interpreta lo que
es. Está vinculada a condiciones o conexiones existentes; prácticas que
se mantienen, opiniones, puntos de vista o actitudes; procesos en
marcha; efectos que se sienten. A veces la investigación descriptiva
abarca a cómo lo que es o lo que ya esta y se relaciona con algún hecho
anterior, que haya afectado a una condición o hecho presente.
Se establece a la investigación descriptiva ya que nos permitirá obtener
información detallada acerca de las fallas del área contable de la
empresa.
Método inductivo-deductivo.- Se utiliza la inducción para sacar las
distintas acciones mandatorias por ley. La deducción son realidades
ordenadas como principio general para aplicarlo en casos y confirmar su
validez.
Técnicas e instrumentos de investigación
La técnica de investigación aplicada es la encuesta, ya que obtenemos
información mucho más objetiva y directa del segmento en donde se
realiza la investigación. Como instrumento de investigación se escoge el
cuestionario estructurado con preguntas cerradas que permite realizar la
encuesta de manera menos compleja y con mayor rapidez.
6
Recolección y procesamiento de la información
El levantamiento de la información se realizará cara a cara en su lugar de
trabajo.
Población y Muestra
Población
Para realizar este trabajo de investigación, se consideró como población a
los empleados del área, lo que está en un número menor a 40 personas.
Muestra
Para el computo de la muestra que fue utilizada para el realizar las
encuestas, se aplicó la fórmula de la muestra infinita, que muestra un nivel
de confianza de 95% y dejando un margen de error del 5% máximo
permitido.
n =
Z2 . p. q. N
NE2 + Z2 p. q.
Z=Nivel de confianza N=Población-Censo p=Probabilidad a favor q=Probabilidad en contra e=error de estimación n=Tamaño de la muestra
7
CAPÍTULO I
1. MARCO TEÓRICO
1.1. Fundamentación Teórica
1.1.1. Introducción a la Contabilidad
La contabilidad en un inicio, era considerada como la recolección,
registro, clasificación, sistematización, análisis y presentación en términos
monetarios de las transacciones y los hechos que tuvieron o afectaron
total o parcialmente y que son de carácter financiero. La contabilidad debe
proporcionar información exacta y precisa que permita llegar a una
correcta interpretación de los Estados Financieros, debemos recalcar de
forma especial que un contador debe cumplir los enunciados del código
de ética del contador, además de la ética empresarial, los informes deben
ser realizado con claridad y exactitud tal como indican las normas de
contabilidad NIIF. Ahora los estados financieros son utilizados por los
interesados en conocer la situación financiera de la empresa, tales como
el Estado, la administración, inversionista, acreedores, entidades de
control, clientes.
Las empresas son instituciones en donde se toman decisiones, y para ello
es imperioso que exista una adecuada información, de lo que sucede en
la empresa para futuro análisis y revisión, de manera que se genere
información vital para el proceso de toma de decisiones.
Contabilidad y entorno de negocios
La contabilidad mide las actividades de las empresas, convierte esta
información en estados financieros e informes que sirven para la toma de
decisiones. Un sistema contable comprende básicamente el conjunto de
estados financieros, información que muestra a una empresa en términos
monetarios y proporcionan información necesaria que ayuda a los
usuarios para la toma de decisiones.
8
1.1.2. La Contabilidad
Según Sunder (2014), “La contabilidad comprende de una ciencia y
una herramienta que contribuye información de utilidad para el
procedimiento de toma de decisiones económicas. Esta aplicabilidad
estudia la utilidad e inclusive demuestra los resultados mediante los
estados contables o financieros.”
La contabilidad puede ser descrito como una forma de comunicar la salud
financiera de una empresa o una organización a cualquier y todas las
partes interesadas. Es una forma de evaluar el activo, el pasivo y el flujo
de caja, o el futuro de una entidad para todos los inversores actuales y
futuros. Es el alma de una empresa y todo tipo de negocios tienen la
información básica que se registra para conseguir ese trabajo.
Para Horngren, Sundem & Elliott (2013) “La contabilidad es fundamental
para las compañías por diversas razones. Ayuda para conservar registros
de una forma eficaz que ayude a una compañía sobrevivir efectivamente,
mientras se mantiene al tanto de las gestiones comerciales que se
efectúan.
La contabilidad también puede ser llamada el “lenguaje de los negocios”
debido a que mide los resultados de las actividades económicas de la
organización y transmite esta información a una variedad de usuarios,
incluidos los inversores, acreedores, la gestión, y los reguladores. La
contabilidad también implica proporcionar la gestión de una compañía con
la información que necesita para mantener el negocio financieramente
saludable. Estos análisis e informes no se distribuyen fuera de la
empresa. Parte de la información se origina en las transacciones
registradas, pero parte de la información habrá estimaciones y
proyecciones basadas en varias suposiciones. Tres ejemplos de análisis e
informes internos son los presupuestos, normas para el control de las
operaciones, y la estimación de los precios de venta en la cotización de
los nuevos puestos de trabajo. Esta área de la contabilidad se conoce
como la contabilidad de gestión.
9
Según Amat, (2011) dice que “La contabilidad es un mecanismo de
información que reconoce, mide y, notifica información económica para
ayudar, a los usuarios de la misma, el análisis y la toma de decisiones”.
A nivel empresarial, existen dos tipos de contabilidades, la contabilidad
externa (también denominada contabilidad financiera), y la contabilidad
interna (también denominada contabilidad de gestión.
Ambas contabilidades brindan datos que son importantes para la mayoría
de las decisiones que se toman en el ámbito de la compañía. Una de las
primordiales distinciones entre las dos contabilidades está en quienes son
los destinatarios de esta información. Para la contabilidad externa, los
receptores son la orientación de la compañía y los socios y sindicatos,
entre otros. No obstantes, los usuarios de la contabilidad interna son
relevantes los directivos de la compañía propia.
La contabilidad es una ciencia de la información utilizada para recoger,
clasificar y manipular los datos financieros de las organizaciones y de los
individuos. La contabilidad es una herramienta básica dentro de las
empresas como una herramienta para medir la estabilidad financiera. Los
contadores son responsables de determinar de una organización global
de riqueza, rentabilidad y liquidez.
Sin la contabilidad, los entes no tendrían ninguna base o fundamento
sobre el cual poder tomar decisiones a cortos, mediano y a largo plazo.
Los presupuestos financieros, la reinversión de utilidades, la investigación
y el desarrollo y el crecimiento de la empresa provienen del trabajo de los
contadores. La contabilidad es una de las profesiones más antiguas y
respetadas en el mundo.
La contabilidad es también una profesión que consiste en individuos que
tienen la educación formal para llevar a cabo estas tareas.
Una parte de la contabilidad se centra en la presentación de la
información en la forma de uso general estados financieros como el
10
balance, cuenta de resultados, entre otros, a las personas fuera de la
empresa. Estos informes externos deben ser preparados de acuerdo a
principios de contabilidad. Esta parte de la contabilidad se conoce como la
contabilidad financiera.
La Contabilidad también implica proporcionar la gestión de una empresa
con la información que necesita para mantener el negocio
financieramente saludable. Estos análisis e informes no se distribuyen
fuera de la empresa. Parte de la información se originan en las
transacciones registradas, pero algunos de la información habrá
estimaciones y proyecciones basadas en varias suposiciones. Tres
ejemplos de análisis e informes internos son los presupuestos, normas
para el control de las operaciones, y la estimación de los precios de venta
en la cotización de los nuevos puestos de trabajo. Esta área de la
contabilidad se conoce como la contabilidad de gestión.
Otra parte de la contabilidad implica el cumplimiento de las regulaciones
gubernamentales relacionadas con la declaración de impuestos sobre la
renta. Hoy en día gran parte de la grabación, almacenamiento y
clasificación de los aspectos de la contabilidad se han automatizado,
como resultado de los avances en la tecnología informática.
La contabilidad es la medición, proceso y notificación de información
financiera sobre los organismos económicos. La contabilidad se lo
denomina lenguaje de los negocios, calcula los resultados de las tareas
económicas del organismo y transfiere la información a una diversidad de
usuarios añadiendo inversionistas, acreedores, la operación y los
reguladores.
Los profesionales de la contabilidad se los denomina como contadores.
Las expresiones de contabilidad y de información financiera con
frecuencia se utilizan como sinónimos. Contabilidad se puede dividir en
diversos campos, añadiendo la contabilidad financiera, la contabilidad de
operación, la auditoría y contabilidad fiscal.
11
La contabilidad financiera se basa en la demostración de la información
financiera de una entidad, añadiendo la preparación de los estados
financieros para el personal externo de la información tales como
inversores, reguladores y proveedores; y por otro lado, la contabilidad de
operación se basa en la medición, en el análisis y también en el reporte
de información para uso interno de la operación.
El registro de las transacciones financieras, por lo que los resúmenes de
los datos financieros se pueden demostrar en los informes financieros,
que se estima como la contabilidad, mediante el cual la contabilidad por
partida doble es el sistema más habitual.
Profesionales de la contabilidad son extremadamente importantes en casi
todas las funciones de negocios y el gobierno. Contadores y contadoras
preparan y mantienen registros financieros. Se aseguran de que los
registros financieros sean precisos y se prepara correctamente. Además,
también se aseguran de que los informes fiscales se preparan
correctamente y se pagan cuando se debe.
La contabilidad es la columna vertebral de las empresas, ya que es la
única forma de saber cuál es el presupuesto para el año, el beneficio, el
costo, etc. El Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados
conocida por sus siglas como AICPA que describe la contabilidad como el
arte de registrar, ordenar y reducir de forma relevante y de carácter de
dinero, transacciones y eventos que son, al menos en parte, de ámbito
financiero, y la explicación de los resultados de los mismos.
Las áreas de contabilidad en las compañías son encargadas de todo el
dinero que ingresa y todo el dinero que sale. Esto añade salarios, costo
de funcionamiento de la infraestructura, los anuncios, los presupuestos de
los clientes, y otras cosas que tengan relación con el dinero. Todo pasa
por el área de contabilidad. Mantienen todo coordinado de una forma que
facilita a los gerentes y superiores a establecer dónde los recortes
presupuestarios pueden hacer o cuánto en bonos se puede otorgar.
12
El registro sistemático y completo de las transacciones financieras
relacionadas con un negocio. Contabilidad también se refiere al proceso
de resumir, analizar y reportar las transacciones. La contabilidad es una
de las funciones clave para casi cualquier negocio; que puede ser
manejado por una persona que lee libros y contable en las empresas
pequeñas o departamentos financieros considerables con docenas de
empleados de las empresas de mayor tamaño.
Los informes generados por diversas corrientes de la contabilidad, como
la contabilidad de costos y contabilidad de operación, tienen un valor
incalculable para ayudar decisiones informadas gestión maquillaje.
Mientras que las funciones básicas de contabilidad pueden ser manejadas
por un tenedor de libros, la contabilidad avanzada está a cargo de
contadores calificados que conocen del tema a profundidad.
Todos los nombramientos de contabilidad son la cúspide de años de
estudio y exámenes inflexibles, mezclando con un número mínimo de
años de experiencia en contabilidad práctica.
Importancia
Según lo determinado por Pueyo (2010), indica que una razón relevante de cualquier compañía u organismo es, sin duda, el dinero que ingresa y el dinero que sale. El área de contabilidad básicamente monitorea de cerca el registro de transacciones, el estudio de los patrones de transacción y hacer confrontación sobre algunos aspectos tales como la nómina y los impuestos.
Generalmente, el área de contabilidad puede establecer la salud y la
eficacia de una compañía, e incrementar la productividad simplemente a
través del estudio de la información. Aprender un direccionamiento
práctico para todo lo que requiere saber conforme a la contabilidad. Bien,
todavía se pregunta qué es exactamente todo el conglomerado de
contabilidad es y cómo se va a ayudar a tener triunfo.
Las organizaciones a menudo necesitan una manera de llevar la cuenta
cuando se realizan operaciones comerciales. Por lo general de
13
contabilidad se ajusta a esta necesidad, ya que permite a las empresas
crear informes financieros que se pueden comparar con otras empresas o
de un estándar de la industria.
Los dueños de negocios y gerentes también utilizan la contabilidad para
revisar la eficiencia de las operaciones. La información puede ayudar a los
propietarios y gerentes a tomar decisiones de negocio y mejorar la
rentabilidad de la empresa.
Una característica importante de contabilidad de caja es que mantiene un
registro preciso del flujo de caja de la compañía. El registro garantiza a las
empresas tener capital suficiente para pagar los gastos normales de
funcionamiento de negocios. Sin embargo, contabilidad de caja no
mantiene un registro preciso de las tendencias de ventas.
Aunque la contabilidad de ejercicio crea mejores tendencias para revisar
y analizar las tendencias de ventas u otros resultados financieros, las
empresas pueden perder la pista de sus saldos de efectivo. Para rectificar
esta situación, las empresas suelen preparar un estado de flujo de
efectivo.
Ventajas
Contabilidad se conoce como el lenguaje de los negocios, y como tal se
beneficia de la gestión de muchas maneras. Contabilidad implica la
grabación de las transacciones y la compilación de ellas en los informes.
Una ventaja importante de la información contable con respecto a otros
tipos de información es que se basa en números, los datos medibles.
Dentro de la contabilidad tiene una ganancia o una pérdida de los
números puesto que hablan por sí mismos.
Una de las ventajas de la información contable es que es objetiva y
basada en los principios de contabilidad generalmente aceptados. Estas
son las reglas que se deben seguir en la contabilización de hacer
informes estándar y comparable. Los datos introducidos en un sistema de
14
contabilidad son datos verificables, no opiniones o deseos. La información
contable es imparcial.
Por consiguiente, se presenta otra ventaja con respecto a la contabilidad,
ya que se entiende de ser fiable. Para llegar a un sistema de contabilidad,
la información tiene que tener sentido y tener la documentación adecuada
que lo respalde. En un departamento de contabilidad y de gestión, las
conciliaciones se hacen y los procedimientos están en su lugar para
asegurar la fiabilidad y la precisión de la información.
Los informes contables pueden ser analizados para proporcionar una
gestión con la información financiera que se puede utilizar para manejar
un negocio, planificar el futuro y hacer cambios cuando el negocio no va
como se espera. Si las ventas de un determinado tema son planas y no
como se esperaba, los informes de contabilidad muestran esa realidad y
de gestión pueden tomar decisiones al respecto una clara ventaja de la
información contable.
La contabilidad de costos es el proceso de recopilación e interpretación
de información para determinar cómo una organización gana y usa
fondos. Hay varias ventajas de utilizar la contabilidad de costos, ya que
brinda información mucho más procesable que los estados financieros
producidos a través de la contabilidad financiera. Estas son las principales
ventajas de la contabilidad de costos a considerar:
El análisis de objetos de costo: los ingresos y gastos se pueden
agrupar por objetos de costo, como por producto, línea de
productos, y el canal de distribución, para determinar cuáles son
rentables o que requieren más apoyo.
Descubre causas: un contador rentable no sólo localiza los
problemas dentro de una empresa, sino que también profundiza a
través de los datos para determinar la causa exacta de la emisión,
y también recomienda soluciones para la gestión.
15
El análisis de tendencias: los costos pueden ser rastreados en una
línea de tendencia para descubrir oleadas de gastos que pueden
ser indicativos de tendencias a largo plazo.
Modelado: los costos pueden ser modeladas en diferentes niveles
de actividad. Por ejemplo, si la administración está considerando la
adición de un segundo turno, la contabilidad de costos se puede
utilizar para obtener los costos adicionales asociados con ese
cambio.
Adquisiciones: las estructuras de costos de los posibles candidatos
de adquisición pueden ser examinados para ver si los costos
pueden ser podados en algunas áreas, lo que justifica el costo de
la adquisición.
La facturación del proyecto: si una empresa es la facturación de un
cliente basado en costos, contabilidad de costos se puede utilizar
para acumular los costos por proyecto y rodar la información en las
facturas de los clientes.
Cumplimiento de Presupuesto: los costos reales del contrato
pueden ser comparados con los costos presupuestados o estándar,
para ver si alguna parte de una empresa está gastando más de lo
esperado.
Capacidad: la capacidad de una empresa para apoyar mayores
niveles de ventas puede ser examinada mediante la exploración de
la cantidad de su exceso de capacidad. Por el contrario, el equipo
que está en reposo puede ser vendida, lo que reduce la base de
activos de la organización.
Valoración de inventario: el contador de costos por lo general se
encarga de acumular el costo de inventario para efectos de
información financiera. Esto incluye la carga de trabajo directa con
el inventario, así como la asignación de gastos generales de fábrica
al inventario.
Los gerentes aprecian la contabilidad de costos, ya que se puede adaptar,
vanamente con y aplicado de acuerdo a las necesidades cambiantes del
16
negocio. Los costos laborales son más fáciles de vigilar y controlar a
través de la contabilidad de costos. Dependiendo de la naturaleza del
negocio, los gastos salariales se pueden tomar de órdenes, empleos,
contratos o departamentos y sub-departamentos.
La gestión puede escoger y elegir la forma en que determina la eficiencia
y la productividad. Esto es muy importante en la estimación de la
productividad marginal de los empleados individuales. La contabilidad de
costos se puede considerar como una especie de rompecabezas
tridimensional. Cuentas, cálculos e informes se pueden manipular y ver
desde diferentes ángulos.
La gerencia puede analizar la información sobre la base de criterios que
se valora, que guía a cómo se establecen los precios, los recursos se
distribuyen, el capital se eleva y se asumen riesgos. Es un elemento
crucial en la discusión y análisis.
Desventajas
Los beneficios de la contabilidad de costos vienen con un precio.
Dado que los métodos de costeo difieren de una organización a
otra, no está claro cómo los costos podrían manifestarse hasta que
sea examinada una empresa específica.
En términos generales, los sistemas de contabilidad de costos
complejos requieren un montón de trabajo en la parte delantera, y
constantes ajustes puesto que deben realizar un buen manejo.
Esta complejidad consume tiempo y recursos y deja lugar a
interpretaciones erróneas.
Incluso si la rigidez de la contabilidad financiera crea algunas
desventajas inherentes, lo hace quitar la incertidumbre y la mala
aplicación de las directrices contables de la contabilidad de costos.
La incertidumbre es igual a riesgo, que siempre tiene un costo.
Esto significa un adicional, puesto que a menudo más vigorosa la
reconciliación para verificar la exactitud.
17
Los Contadores más calificados y los auditores tienden a cobrar
más por sus servicios. Los empleados tienen que recibir
capacitación adicional y deben cooperar lo suficiente con la entrada
de datos; la falta de cooperación puede dejar sin efecto un sistema
de construcción.
La desventaja en cualquier método de contabilidad es la precisión
en comparación con la conveniencia. La contabilidad de costos
refleja esto más dramáticamente que otros métodos de contabilidad
debido a su flexibilidad. Cada negocio tiene que encontrar su
propio equilibrio entre los dos.
Métodos de costeo por lo general no son útiles para averiguar las
obligaciones fiscales, lo que significa que la contabilidad de costos
no puede proporcionar un análisis completo de una empresa
"costos verdaderos. Es bastante fácil para compensar esto
mediante la combinación de la contabilidad financiera con la
contabilidad de costos, pero, sin embargo, pone de relieve en
cuanto a un defecto en la contabilidad de costos.
Usuario interno:
Accionistas: la información contable le permite evaluar el
rendimiento de su inversión, el crecimiento futuro de la empresa y
si existe una buena administración.
Funcionarios: usan la información contable para fijar sus objetivos
y poder evaluar los logros de éstos o para tomar medidas
correctivas para alcanzarlos.
Empleados: les sirve para verificar si el cálculo del reparto de
utilidades que le corresponde es correcto y conocer la estabilidad
de su fuente de trabajo.
Usuarios externos
Clientes: para saber si el negocio del cual son consumidores es
estable serio para respaldar una garantía real de su producto.
18
Proveedores: para determinar si le pueden dar crédito o no a la
empresa.
Instituciones financieras: para determinar la capacidad de pago
de la empresa antes de otorgarle un préstamo.
Gobierno: para saber si una empresa está pagando bien sus
impuestos.
Otros usuarios: cualquier otra persona que utilice la información
financiera de una empresa para tomar algún tipo de decisión, se
convierte en usuario de la misma.
La Contabilidad alude en registrar o describir todo el acontecimiento
económico aclarecido en una compañía. Su objetivo es brindar la mayor
información factible, tanto en lo suceso durante un cierto tiempo como de
la situación de la compañía en una fecha específica.
La Contabilidad ayuda a la compañía recopilar toda la información de los
vínculos que la compañía mantiene con los diversos componentes con
que se relaciona. Busca también asemejar el patrimonio de la misma, lo
que facilita tener un control de todas las gestiones efectuadas y saber si la
compañía cuenta utilidades o pérdidas aprovisionando a los directivos la
información requerida para efectuar la operación de la compañía.
La información que brinda la contabilidad no importa sólo al accionista.
También importa a otros individuos o entidades tales como:
Los socios de la empresa, pues también son propietarios y desea
saber la marcha de la empresa.
Personas o instituciones con interés en invertir dinero en esa
empresa, para saber si merece la pena realizar dicha inversión.
Los bancos, puesto que cuando el accionista pide un préstamo,
requieren saber que dominio tiene la compañía que avalen la
devolución del préstamo, así como la marcha de la compañía.
El Ministerio de Economía, para conocer si la compañía cumple
con compromisos fiscales necesario.
19
Suministradores y acreedores, para confirmar que la compañía
podrá hacer frente a su retribución y su deuda.
La información que proporciona la contabilidad ha de cumplir unas
exigencias mínimas o requisitos con el fin de que sea útil para los
usuarios. Debe ser:
Comprensible. Fácil de entender.
Relevante. Debe mostrar datos realmente importantes.
Fiables. Debe estar correctamente elaboradas.
Comparables. Con datos anteriores de la misma empresa y con
información de otras empresas.
Oportunas. Elaborarse en el momento adecuado.
1.1.3. La Contabilidad Financiera
Lo expuesto por Montesinos (2012) “La contabilidad financiera es el
método con la que se genera de una forma metódica de información
cuantitativa sobre organismos económicas.”
La contabilidad financiera se centra en la presentación de la información
financiera de una organización, incluyendo la preparación de los estados
financieros, para los usuarios externos de la información, tales como
inversores, reguladores y proveedores; y la contabilidad de gestión se
centra.
La contabilidad financiera es una expresión técnica que resume la
aplicación de las cuestiones contables de acuerdo con la propuesta
teórica y práctica de origen en la medición, análisis y reporte de
información para uso interno de la gestión. Angloamericano (contabilidad
financiera) que surgió en la segunda mitad del siglo XX, que en definitiva
es una rama de la contabilidad que dirige de la gestión financiera del
capital invertido de la entidad y se encarga de la preparación de estados
financieros de acuerdo con Normas Internacionales de información
Financiera (NIIF).
20
Un campo de la contabilidad que trata el dinero como un medio para
medir el desempeño económico en lugar de un factor de producción.
Abarca todo el sistema de vigilancia y de control de dinero, ya que fluye
dentro y fuera de una organización como los activos y pasivos, y los
ingresos y los gastos.
Financiero contable reúne y resume financieros de datos para preparar
informes financieros como el balance y la cuenta de resultados para una
organización de gestión, inversores, prestamistas, proveedores,
impuestos autoridades y otras partes interesadas.
La diferencia clave entre la contabilidad financiera y de gestión es que la
contabilidad financiera está dirigido a proporcionar información a las
partes fuera de la organización, mientras que la información contable de
gestión tiene como objetivo ayudar a los responsables de la organización
a tomar decisiones.
El dominio de la contabilidad financiera requiere años de estudio y
práctica en la práctica, y está representado por una designación de
contabilidad que depende de la jurisdicción. La contabilidad financiera es
una parte especializada con respecto a la contabilidad que efectúa un
seguimiento de las transacciones financieras de la compañía.
La utilización de normas estandarizadas, las transacciones se registran,
resumen, y se demuestran en un informe financiero o inclusive estado
financiero, como un estado de resultados o también llamado balance
general. Las compañías emiten estados financieros en un horario
rutinario. El contenido se considera externa puesto que se les da a los
individuos fuera de la compañía, con los receptores primordiales de ser
dueños, accionistas, así como aquellos prestamistas.
Si las acciones de una institución se cotizan en bolsa, de igual forma, los
estados financieros y también otros reportajes financieros tienden a ser
exclusivamente difundido, y la información es posible de llegar a los
21
receptores secundarios, así mismo los competidores, los clientes, los
empleados, organizaciones laborales y analistas de inversión.
Es importante señalar que el propósito de la contabilidad financiera no es
para reportar el valor de una compañía. Más bien, la finalidad es obtener
información suficiente para que otros puedan valorar el valor de una
compañía por sí mismos.
La Contabilidad Financiera se caracteriza por:
Elaboración de los estados financieros
El cumplimiento de los principios de contabilidad
Medición del costo de los bienes vendidos.
La utilización de la contabilidad de costos para establecer.
Evaluación del pasado
confiabilidad
estándar
Énfasis en el análisis financiero a expensas del análisis contable,
ya que no hay preocupación de la competencia científica de la
equidad.
Según Alcarria, (2011) nos indica en su informe que la “Contabilidad
financiera es un sección de la contabilidad mediante el cual, el propósito
es preparar y desarrollar información contable encaminada a los usuarios
externos”.
Los usuarios externos toman decisiones con respecto al principio de la
información que brindan las compañías, debiendo fiarse en ella. Como se
ha aludido, la información que se brinda a los usuarios externos está
expuesta a una norma externa a la compañía en este caso el estado, de
organismos profesionales entre otros.
Áreas de la contabilidad
1. Contabilidad financiera
2. Contabilidad administrativa o gerencial
22
3. Contabilidad fiscal
1.1.4. Sistema Contable
Según lo expuesto por Molina (2012) sobre el software contable en
términos informáticos, determina que: “Se denomina Software contable los
sistemas de contabilidad o inclusive paquetes contables, orientados a
organizar y simplificar las acciones de contabilidad.”
Los sistemas contables optimizan el tiempo brindando beneficios notorios
a las entidades comerciales que se encuentran con una gran demanda
financiera, reemplazando a los administradores de la organización a todas
las etapas, socios e inversionistas potenciales, analistas financieros,
aprovisionadores y clientes, quienes son los que participan al efectuar un
sistema contable. Un sistema de información contable es básicamente
una técnica basada en computadora para el seguimiento de la actividad
contable en relación con los recursos de tecnología de información. Los
informes estadísticos resultantes pueden ser utilizados internamente por
la gestión o externamente por otras partes interesadas, incluidos los
inversores, acreedores y las autoridades fiscales.
Por otro lado, hay que saber que los software contables comprenden
dentro de sus algoritmos de programación un sistema contable, para ello
hay que enfocarse con amplitud en la definición de lo que trata el sistema
contable.
Según lo expuesto por Stratton William (2013), sobre el sistema contable
en términos contables, estipula que: “Un sistema contable, son todos
aquellos elementos de información contable y financiera que se vinculan
entre sí, con el propósito de ayudar la toma de decisiones gerenciales de
una compañía, de manera eficaz y oportuna”.
Un sistema de información contable conocida por sus siglas AIS, puesto
que es un sistema de recopilación, almacenamiento y procesamiento de
datos financieros y contables puesto que es usados por personas que
23
toman decisiones. Un sistema de información contable es generalmente
un método computarizado para el seguimiento de la actividad contable en
relación con los recursos de tecnología de información.
Las estadísticas resultantes de informes pueden ser usadas internamente
por la operación o externamente por otras partes interesadas, incluidos
los inversores, acreedores y las autoridades fiscales. Los dispositivos
físicos reales y sistemas permiten que el AIS sirva para operar y
desempeñar las funciones tales como:
Los controles internos y medidas de seguridad: lo que se
implementaron para salvaguardar los datos.
Modelo de Gestión de Base.
La recopilación, almacenamiento y procesamiento de datos financieros y
contables que se utiliza para tomar decisiones. Un sistema de información
contable es generalmente un método computarizado para el seguimiento
de la actividad contable en relación con los recursos de tecnología de
información.
24
Figura 1 Procesos de Sistema Contable
Fuente: (Contabilidad administrativa, 2011)
Las empresas que adoptan sistemas contables adecuados, tales como
sistemas de contabilidad y de contabilidad son factibles, capaces de
producir información financiera precisa y actualizada. Tales sistemas
también incluyen sistemas de llenado y documentación eficientes y
eficaces. Además, el personal involucrado en la preparación de la
información financiera está calificado para hacer el trabajo. Por último,
pero no menos importante, las declaraciones y los informes financieros se
elaboran a partir de los conceptos y normas contables descritos.
La mejor parte de tener un software es que puede ser utilizado por las
partes interesadas y los inversores en la toma de decisiones.
Se alienta cada negocio de utilizarlo por las siguientes razones.
25
Eficiencia: ninguna empresa quiere perder tiempo valioso en el
almacenamiento y la presentación de datos de forma manual. Este
tipo de programas de contabilidad en línea, los escáneres son
capaces de generar de forma automática la información contable.
Costo eficiente: ya se accede a al tipo de programas en línea, el
uso de las computadoras es imprescindible. Pero si se fija en la
cantidad de computadoras que se vende, se puede decir que tenga
dicha contabilidad en línea es asequible y barato.
Automatización: en caso de que los inversores y propietarios de
negocios quieren ver las transacciones y los archivos de un
determinado año, los datos y las cifras se importan
automáticamente, ahorrando tiempo a todos y sin problemas. Los
datos ya se resumen y la información también es oportuna.
Los pagos más fáciles: increíblemente, el sistema de información
contable permite a una para hacer los pagos realizados en las
cuentas por pagar. Con sólo un clic de un botón, el pago de todas
las facturas se realiza automáticamente. Los cheques se llenan con
tan solo seleccionar una fecha.
Más fácil de facturación: en cuanto a las cuentas por cobrar, el
sistema puede manejar los registros de cualquier tipo y el
empleado puede tener la opción de elegir cuándo es el momento
de imprimir las facturas. Además, el tipo de cuentas y facturas se
pueden enviar a los clientes a través del correo electrónico.
Con la modernidad de la tecnología en la actualidad, se ha convertido en
una tendencia para muchos propietarios de negocios que cambian de
manual a la automatización.
Los informes estadísticos resultantes pueden ser utilizados internamente
por la gestión o externamente por otras partes interesadas, incluidos los
inversores, acreedores y las autoridades fiscales.
Un sistema de información contable que combina prácticas contables
tradicionales, tales como los principios de contabilidad generalmente
26
aceptados con modernos recursos de tecnología de la información. Seis
elementos componen el sistema de información contable típica:
La gente, los usuarios del sistema.
Los procesos e instrucciones, métodos para recuperar y procesar
datos.
Datos, la información pertinente a las prácticas de negocio de la
organización.
Software, comprende de programas informáticos utilizados para
procesar los datos.
Infraestructura Informática, el hardware utilizado sirve para operar
el sistema.
Controles internos, las medidas de seguridad para proteger los
datos sensibles.
Los sistemas contables están compuestos por registros manuales o
informáticos de las transacciones financieras con el fin de la grabación,
clasificar, analizar y reportar información oportuna gestión financiera. Los
sistemas contables deben ser analizados, clasificados, registrados
(Libros: diario, mayor, auxiliares, entre otros) que se globalicen con los
estados financieros para así poder alcanzar a un sin número de usuarios
finales que se relacionan con el negocio, empezando por los capitalistas o
dueños del negocio.
Para que un programa se lo considere un software o sistema contable
como una solución debe tener entre sus características las mencionadas
a continuación:
Tener una interfaz gráfica que se acople a las expectativas del
usuario, siendo entendible al navegar en sus diferentes módulos y
funciones a realizar.
Bases logarítmicas basadas a un sistema contable integrado entre
los módulos de gestión y administración con la contabilidad,
27
cumpliendo con la legislación del país básicamente a la sección
tributaria.
Facilidad de imprimir todos los documentos que la entidad
comercial genere.
Gráfico 1 Funciones que cumple el sistema contable
Elaborado por: Los Autores
1.1.4.1. Ventajas de un sistema contable
La introducción de sistemas contables computarizados proporcionan
importantes ventajas, tales como la velocidad y la precisión de la
operación, y, quizás lo más importante, la capacidad de ver el estado en
tiempo real de la posición financiera de la empresa. En mi experiencia
nunca he visto una empresa que se ha actualizado a un sistema de
contabilidad computarizado retorno a los sistemas de contabilidad de
papel basado. Un paquete típico de contabilidad computarizado ofrecerá
un número de diferentes instalaciones. Éstas incluyen:
28
Entrada en pantalla e impresión de facturas de venta
Actualización automática de cuentas de clientes en el libro mayor
de ventas
Registro de facturas de proveedores
Actualización automática de las cuentas de los proveedores en las
compras del libro mayor de grabación de los recibos bancarios
Pagos a proveedores y Fabricadores de gastos
Actualización automática de la contabilidad general
Ajuste automático de los registros de existencias
La integración de una base de datos de negocios con el programa
de contabilidad
Cálculo automático de entradas de nómina y asociados
1.1.5. Manual de procedimiento
El manual de procedimientos se define como un mecanismo
administrativo que permite realizar actividades frecuentes en las
diferentess áreas de una empresa.
Los manuales de procedimientos se establecen de forma sistemática,
tanto las acciones como las gestiones que deben realizarce. Inclusive, con
los manuales conseguimos realizar un seguimiento apropiado y
secuencial de las acciones futuras programadas en orden lógico y de un
tiempo determinado.
Los procesos, por el contrario, son un proceso cronológico y secuencial
de una agrupación de labores encadenadas que comprenden la forma de
realizar una labor dentro de un escenario pertinente.
Todo proceso consiste, además de las acciones y las tareas del personal,
la precisión del tiempo de desarrollo, la utilización de recursos, estos
pueden ser tecnológicos e inclusive financiero, el empleo de mecanismo
de trabajo y de gestión para conseguir un eficiente y eficaz crecimiento en
las diversas gestiones de una empresa.
29
1.1.5.1. Las ventajas de contar con manuales de procedimiento son:
1. Favorecen la educación y retroalimentación del personal.
2. Favorecen el estímulo al puesto de trabajo
3. describen las tareas de cada puesto.
4. Fortalecen la interacción entre varios departamentos de la
empresa.
5. Revelan las fusiones con otros departamentos de la empresa.
6. Coordina una serie de tareas mediante un flujo eficaz de la
información.
7. Da una visión amplia de la empresa al personal.
8. Sirven como referencia documental para detallar las falencias y la
ocupación del personal involucrado en los procesos.
9. Son directrices del trabajo a realizar.
1.1.6. Manual contable
Según Izquierdo, (2011) comenta en su informe el manual contable es un
documento que tiene
Documento que incluye la descripción de cada una de las cuentas del
catálogo; diseño de formularios, políticas, procedimientos, métodos
y técnicas, que facilitará la estandarización y el registro adecuado
de las transacciones, proporcionando información financiera
oportuna y real. Este manual debe estar elaborado con base a los
principios contables generalmente aceptados, y con las normas de
información Financieras y Normas Generales de Auditoria.
En las operaciones ordinarias de una empresa es importante determinar
las actividades de trabajo de cada empleado, ya que esto facilita el buen
desempeño de sus actividades, para esto es necesario elaborar “rutinas
de procedimientos” para mostrar de forma sencilla como se realiza una
actividad, quienes son responsables y qué instrumentos de trabajo se
requieren para realizar las labores de manera eficiente.
30
Cuando la organización utiliza rutinas de procedimientos para ejecutar el
trabajo, organiza de mejor manera las funciones entre sus empleados.
Ejemplo, el personal más calificado se le puede asignar cargos de
supervisión, a los empleados menos calificado las tareas de menor
relevancia.
Un manual de procedimientos se asienta sobre la base del ordenamiento
de las actividades en forma secuencial. El manual de procedimiento sirve
como guía flexible y útil que puede ser modificado de acuerdo a las
diferentes necesidades.
Comprenden de una herramienta que ayuda a saber sobre el manejo
interno por lo que concierne a la descripción de actividades, localización,
requisitos y a los cargos responsables de su desarrollo.
Finalidad del manual de procedimientos.
Garantizar un patrón en el desarrollo de los procedimientos, para
lo cual es imprescindible contar con descripción detallada de cada
una de las actividades que se realizan.
Optimiza el trabajo como: Medición de tiempos, distribución de
actividades, entre otros.
Objetivos del manual de procedimientos
Definir los instrumentos específicos sobre los aspectos de índole
administrativo que tienen lugar en el desenvolvimiento de cada una
de las funciones y responsabilidades que se realizan en la empresa
y en los distintos departamentos o áreas administrativas.
Ayudar al desarrollo de las actividades administrativas mediante el
uso de procedimientos específicos para cada área de la empresa.
Promover la sistematización de funciones con el fin de garantizar el
uso de la opción más idónea para el desarrollo de las actividades
dentro de la función administrativa.
31
Un manual contable contiene las normas contables pertinentes y otras
informaciones de una empresa u organización. Los manuales de
contabilidad pueden contener directrices para diversas políticas y
procedimientos. También suelen especificar reglas y normas para las
cuentas corporativas de la organización.
Sistemas de contabilidad manuales son comúnmente utilizados por las
pequeñas empresas, ya que estos sistemas tienen menor costo inicial de
menos de software de contabilidad compleja y son relativamente fáciles
de usar. Empresas nuevas o pequeñas pueden no tener muchas entradas
financieras para hacer y, por lo tanto, las necesidades de contabilidad son
simples.
Siempre y cuando la persona encargada de mantener manualmente los
registros financieros, sabe lo que él o ella está haciendo, puede ser tan
preciso como un sistema de contabilidad informatizar. Otra ventaja de
utilizar un sistema de contabilidad manual es que siempre se puede abrir
el libro y obtener acceso instantáneo a sus archivos. No hay retraso
debido a la energía o interrupciones de Internet, y no existen riesgos de
información sensible ser hackeado en línea.
Puede haber muchas desventajas del uso de un sistema de contabilidad
manual. La contabilidad para cualquier negocio, puede ser una tarea
compleja. Un sistema de contabilidad manual que requiere para entender
el proceso de contabilidad de una manera que puede ser innecesario con
un sistema de contabilidad computarizado. Esto puede ser una ventaja o
una desventaja, dependiendo de la persona que realiza la contabilidad.
A menudo, se necesita un profesional especialmente capacitado para
garantizar que la contabilidad se realiza correctamente. Desentrañar la
complejidad de los registros financieros a mano puede llevar mucho
tiempo. Dado que lleva tiempo para generar informes, se puede descuidar
otros aspectos de las oportunidades de negocio y fallida de crecimiento.
32
El error humano también juega un papel en los registros financieros
inexactos: contabilidad manual puede ser tedioso y aburrido, haciendo
que los contadores a cometer errores. Además, los registros pueden estar
disponibles sólo en formato de papel, que puede causar problemas si se
pierden, robados o dañados.
1.1.6.1. Contenido del manual contable
La dificultad que acarrea el día a día de una comunidad, necesita que en
el trascurso que incrementa el tamaño de ésta, el usuario se tecnifique en
una de las partes que comprende la operación de la compañía. Una de
estas partes es la contabilidad.
Con la implementación de un manual de procedimientos permite instalar
un sistema de control interno, el cual permite determinar con mayor
facilidad los posibles errores o duplicidad de funciones. En la actualidad lo
que un manual de procedimiento persigue es un adecuado control interno
como son: controlar los activos de la empresa y lograr la eficiencia y
eficacias de las actividades; disponer de datos contables fiables; y la
aplicación de las políticas internas de la empresa.
De acuerdo a lo anterior, se debe tomar en consideración que el manual
no es duradero y este debe de modificarse o cambiar en el mismo sentido
que lo hace el organigrama de la compañía, actualizando contextos y
acoplarse a las nuevas estructuras organizativas.
1. Organización contable
El área financiera es un apoyo para las demás secciones. De ahí
que es fundamental definir un esquema organizativo del personal
dentro de esta área de la empresa, también lo es el departamento
contable. El departamento contable obtiene información del resto
de procedimiento y, a su vez, difunde información válida para el
resto de una empresa. Definir las jerarquías internas permite
reducir costos y mejorar la eficiencia. El trabajador debe de
conocer la cadena de mando de tal forma que él sabe a quién
33
recurrir o a quien dirigirse para obtener una respuesta definitiva a
sus inquietudes y así evitar la incertidumbre de esperar que alguien
tome la decisión definitiva.
La etapa de complejidad del esquema coordinado, como cabe entender,
varía de la dimensión de la organización.
Definición de funciones y responsabilidades
En las definiciones, las tareas de cada trabajador del departamento de
contabilidad, es necesario tenerlas por escrito, de tal forma que se
puedan encontrar fortalezas y debilidades.
Se puede determinar un mecanismo de fichas personales por empleado
en las que se reúnan los datos personales del empleado, nivel de
estudios, la formación, secciones por la que ha pasado dentro de la
compañía. A continuación, se indicara en forma detallada las funciones y
actividades asignadas. También se deberían detallar los nombres de la
cadena de mando.
Desarrollar este apartado de manera escrita puede ayudar a percibir
defectos de segregación de actividades. Inclusive, ayuda a mejorar la
eficiencia para encontrar individuos u ocupaciones con poca carga de
trabajo, o con actividades y funciones muy elevadas que pueda
incrementar el riesgo de fallas en el cumplimiento de sus labores.
2. Sistema de información
En la actualidad, la informática juega un papel muy importante, ya que
una buena organización de los sistemas de información se convierte en
una buena gestión. De cuantos más herramientas se cuenta mayor
serán las alternativas que se logran vigilar y menores serán las falencias.
Una vez que se conoce los mecanismos es fundamental el nivel de
condensación de éstos, esto se refiere, que si cada área es usada una
aplicación informática diversa. Con un mecanismos centralizado, la
34
información ingresa en una misma base de datos, lo que ayuda, como por
ejemplo, cuando el delegado de un almacén ingresa en el sistema las
entradas de mercaderías, se logren equiparar con el pedido de compras y,
al mismo tiempo, informa a la sección de pagaduría a fin de cancelar la
factura del proveedor.
Determinar qué procedimiento está siendo informados y en qué diferencia
de programas, por lo cual, ayuda producir información más factible y
corregir errores en menos tiempo.
3. Criterio de registro
Este paso es la lógica de un manual. Se deben describir los contenidos
básicos de contabilización de las diversas gestiones de la empresa. El
manual debe tener la manera de contabilizar ciertos registros que resultan
similares en el día a día de la gestión de la empresa.
El desarrollo de esta descripción, o detalle, depende del tamaño de la
empresa. Para grandes empresas un breve ejemplo de la operación y de
los asientos puede ser suficiente, debido a la especialización del
empleado. Sin embargo, en un micro empresa, la descripción debe ser
más detallada a nivel contable, e inclusive contener información
extracontable, puesto que se puede encontrar que, por alguna cuestión, el
contable no se encuentra accesible y otro empleado que no es del área
pueda asumir las funciones de este de manera temporal.
4. Vías de revisión
La supervisión en la compañía es primordial para minimizar errores y
garantizar la eficacia y optimizar los recursos. La supervisión debe
realizarse por el personal operativo y jerárquicamente independiente. Esta
independencia se comprende como el hecho que el mismo individuo que
contabiliza no sea la misma que corrige los errores.
Establecer criterios de inspección es igual de primordial que determinar
los principios contables. Determinar reglas sobre como contabilizar si
35
después nadie lleva un registro, lleva al trabajador a disminuir la atención
en las actividades a proceder en problemas muchos mayores.
Documentación de síntesis
El fin de un manual de procedimiento contable es que las cuentas
muestren la imagen real de la empresa en cumplimiento de las normas
contable que aplica la empresa. Por eso es importante que los controles
queden por escrito, de forma que a nivel jerárquico se pueda comprobar
o darle veracidad a la información, teniendo conocimiento que si se han
cumplido una serie de procedimientos y controles.
Se puede estimar, en este sentido, dos tipos de archivos: archivos de
control y también de información financiera. Los archivos de control serian
aquellos que ayudan pactar información contable con documentación
externa. Los ejemplos básicos de estos tipos son las conciliaciones
bancarias. Por consiguiente, se tiene los documentos de información
financiera, de la que se extrae el progreso de los gastos mensuales, el
acontecimiento de tesorería, la situación financiera mensual.
1.2. Fundamentación Conceptual
Cobertura: Valores invertidos en moneda extranjera.
Inversión a Largo Plazo: Son aquellos valores que necesitan más
tiempo, y de los cuales se obtiene mayores beneficios. Generalmente
tienen relación con el emprendimiento de negocios importantes o
empresas nuevas. Cuando las empresas comienzan a desarrollarse, no
se pretende obtener ganancias inmediatas.
Inversiones de Medio Plazo: Los rendimientos no se adquieren tan
rápidamente como lo hacen las inversiones de corto plazo, no es
necesario esperar mucho tiempo, como lo es en la inversión a largo plazo
para poder ver los resultados de la inversión. Ejemplos de este tipo son la
compra y venta de divisas, que genera un cierto margen para el que
36
realiza la transacción, también se puede mencionar la compra de un bien
inmueble y en ocasiones inclusive un bien mueble.
Inversión a Corto Plazo: Se considera que el tiempo estimado para el
retorno del capital tiene que ser muy corto, junto con las utilidades. El
tiempo estimado para recuperar el dinero debe ser menor a doce meses.
Renta Variable: Son valores que se invierten en mercados especulativos
o que tienen una alta rotación, ejemplo de este caso es la como compra
venta de acciones que se cotizan en bolsa de valores.
1.3. Fundamentación Contextual
La empresa AGENCYMAR S.A., pertenece a uno de los principales grupo
de transporte Marítimo del Ecuador, la cual se encuentra prestando
servicios en los principales puntos comerciales, puertos. En la actualidad
esta empresa se dedica al Agenciamiento Marítimo
importación/exportación de mercadería al granel y liquidas que incluye
manejo de carga en destino, emisión de conocimiento de embarque,
manipuleo de carga en buques, estiba y desestiba hasta la entrega en
bodega del recinto portuario.
AGENCYMAR S.A. cuenta con aproximadamente 40 colaboradores
quienes realizan sus actividades con el fin de brindarles a los clientes
facilidades a través de una comunicación directa con ellos.
El control y manejo administrativo son aspectos básicos dentro de
cualquier organización, ya que de aquí se deriva la toma de decisiones y
también los resultados que se esperan obtener. Dentro del trabajo se
pretende elaborar un manual de políticas contables financieros para la
empresa AGENCYMAR S.A
37
CAPÍTULO II
2. METODOLOGÍA Y TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN
2.1. Proceso de la investigación
Para el desarrollo del presente trabajo se realizó una investigación de
campo, a través de una encuesta, cuya población fue el 100% de los
empleados de la compañía AGENCYMAR S.A. que totalizan 40 personas
y que al ser una cantidad pequeña se convierte en muestra de análisis:
Departamento No. Personas
Gerencia 1
Administración y finanzas 12
Operaciones 4
Fletamentos / Ventas 23
2.2. Objetivos Generales de la Encuesta:
El objetivo de la encuesta es obtener información de las personas que
forman parte del negocio con la finalidad de recibir retroalimentación útil
referente a nuestro tema de estudio: “Análisis de las políticas y
procedimientos contables de AGENCYMAR S.A.
2.3. Objetivos específico de la encuesta:
Determinar si los procesos administrativos actuales permiten
realizar adecuadamente las labores en una forma más eficiente.
Precisar si tenemos ahorro de tiempo al registrar la información, si
el tiempo de respuesta es el adecuado y a la vez en que nos
beneficia esta mejora.
Evaluar si la falta de un esquema de procesos administrativos nos
está afectando en la obtención de los resultados.
Determinar si los procedimientos contables actuales cubren de
manera óptima el desarrollo de las actividades cotidianas.
Socializar para qué sirve un manual de procedimientos.
38
Establecer nivel de aceptación que tendría la implementación de un
manual de procedimiento contables y financieros.
2.4. Técnicas de Investigación
2.4.1. Encuestas
La técnica cuantitativa a aplicar para el desarrollo de la investigación del
presente trabajo será la encuesta, donde “la recolección de información
mediante la encuesta se hace a través de formularios, los cuales tienen
aplicación a aquellos problemas que se pueden investigar por métodos de
observación, análisis de fuentes documentales y demás sistemas de
conocimientos.
2.4.2. Cuestionario
El modelo del cuestionario se aplicó a 40 personas y usa el método de
preguntas: cerradas, con opciones múltiples Tabulación, Gráficos y
Análisis de la Encuesta Realizada.
La recopilación de datos / información se realizó en entre el 07 y 18 de
Septiembre del 2015 dentro de las instalaciones de AGENCYMAR S.A.
39
2.5. Encuestas
1. ¿Cuenta la empresa con un sistema administrativo que
permita la adecuada función de las actividades?
Tabla 1 Sistema administrativo
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Los Autores
Gráfico 2 Sistema administrativo
Fuente: Encuesta Elaborado por: Los Autores
De una muestra partícipe de 40 personas, siendo estos los empleados de
la empresa AGENCYMAR S.A., el 70% manifestó que la organización no
cuenta con un sistema administrativo que permita la adecuada función de
las actividades, mientras que el 30% indicaron que suponen que cuentan
con un sistema administrativo. Se puede constatar a través de los
resultados que la empresa que se encuentra bajo estudio no cuenta con
un sistema administrativo eficaz que le permita desarrollar sus actividades
con total eficacia.
CaracterísticasFrecuencia
Absoluta
Frecuencia
relativa
Si 12 30%
No 28 70%
Total 40 100%
40
2. ¿Está usted de acuerdo en que los trabajadores deben seguir
las políticas y procedimientos para la gestión eficiente de los
procesos internos?
Tabla 2 Aplicación de las políticas y procedimientos
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Los Autores
Gráfico 3 Aplicación de las políticas y procedimientos
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Los Autores
Conforme al presente gráfico se puede notar claramente que el 73% de
los encuestados concuerdan que seguir las políticas y procedimientos
establecidos para el área contable, sin duda permitirá a cada uno de los
trabajadores a gestionar de forma eficiente los procesos internos de
AGENCYMAR S.A.
CaracterísticasFrecuencia
Absoluta
Frecuencia
relativa
Total acuerdo 30 73%
Parcial acuerdo 10 24%
Indiferente 1 2%
Parcial desacuerdo 0 0%
Total acuerdo 0 0%
Total 41 100%
41
3. ¿Considera usted que los trabajadores se encuentran
aplicando políticas y procedimientos contables?
Tabla 3 Aplicación de procedimientos contables
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Los Autores
Gráfico 4 Aplicación de procedimientos contables
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Los Autores
Es interesante notar como el 65% de los encuestados se encuentran
conscientes de que no están aplicando políticas y procedimientos
contables, lógicamente afectando a los procesos internos de la
empresa. Se puede deducir claramente la situación actual del área
contable y su repercusión en las funciones de la empresa.
CaracterísticasFrecuencia
Absoluta
Frecuencia
relativa
Total acuerdo 0 0%
Parcial acuerdo 5 13%
Indiferente 8 20%
Parcial desacuerdo 26 65%
Total desacuerdo 1 2%
Total 40 100%
42
4. ¿Cree usted que la falta de aplicación de las políticas y
procedimientos contables afecta de alguna manera a la
empresa?
Tabla 4 Falta de aplicación de las políticas y procedimientos contables
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Los Autores
Gráfico 5 Falta de aplicación de las políticas y procedimientos contables
Fuente: Encuesta Elaborado por: Los Autores El 90% de los sujetos de estudio expuso estar en total acuerdo en que la
falta de la aplicación de las políticas y procedimientos contables afectan
de alguna manera a la empresa, otro grupo siendo el 10% indicaron estar
en parcial acuerdo. Los resultados reflejan la gran necesidad que existe
en la empresa en el desarrollo y/o actualización de un Manual de políticas
contables financieros, puesto que la ausencia del mismo afecta de
cualquier forma el desarrollo de la organización, ya que no se lleva un
debido control en las actividades que realiza el mismo.
CaracterísticasFrecuencia
Absoluta
Frecuencia
relativa
Total acuerdo 36 90%
Parcial acuerdo 4 10%
Indiferente 0 0%
Parcial desacuerdo 0 0%
Total desacuerdo 0 0%
Total 40 100%
43
5. ¿Cómo califica los procesos contables que se están utilizando
actualmente en la empresa?.
Tabla 5 Procesos contables utilizados actualmente en la empresa
Fuente: Encuesta Elaborado por: Los Autores
Gráfico 6 Procesos contables utilizados actualmente en la empresa
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Los Autores
Al medir la eficacia de los procesos contables adquiridos empíricamente
por parte de los sujetos de estudio, el 50% contestaron ser regular, por
otro lado el 40% revelaron que es muy malo, el 5% dijeron ser muy bueno
y el otro 5% faltante ser solo bueno. Se puede aludir alcanzados los
resultados, que los procesos contables que actualmente sigue la empresa
AGENCYMAR S.A. no es del todo enérgico, ya que este presenta
falencias frecuentes, siendo catalogado por la mitad de los empleados
como regular.
CaracterísticasFrecuencia
Absoluta
Frecuencia
relativa
Muy bueno 2 5%
Bueno 2 5%
Regular 20 50%
Malo 16 40%
Total 40 100%
44
6. ¿Considera usted que la implementación de un manual de
procedimientos ayude a mejorar el sistema contable?
Tabla 6 Mejoramiento del sistema contable
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Los Autores
Gráfico 7 Mejoramiento del sistema contable
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Los Autores
Se logra interpretar mediante el resultado estadístico, que el 100% de los
encuestados están en total acuerdo con la implementación de un manual
de procedimientos que ayude a mejorar el sistema contable de la
empresa, ya que a través de ello se podrá tener plenos conocimientos de
la forma en la que se debe de llevar a cabo un correcto y ordenado
sistema contable, mejorando así plenamente la situación que atraviesa la
empresa por un ineficaz manejo contable.
CaracterísticasFrecuencia
Absoluta
Frecuencia
relativa
Total acuerdo 40 100%
Parcial acuerdo 0 0%
Indiferente 0 0%
Parcial desacuerdo 0 0%
Total desacuerdo 0 0%
Total 40 100%
45
7. ¿Considera usted que un manual de procedimiento contable
ayudará a que la empresa mejore la gestión de los procesos
internos?
Tabla 7 Manual de políticas contables financieros
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Los Autores
Gráfico 8 Manual de políticas contables financieros
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Los Autores
Una vez concluido con el estudio los resultados manifiestan que un 62%
se encuentran en total deacuerdo con que el manual de procedimiento
contable acceda a la empresa para mejorar la gestión de los procesos
internos de la empresa, mientras que el 38% manifestaron estar en parcial
desacuerdo. Se logra constatar que la mayor parte de los empleados de
la empresa AGENCYMAR S.A. se encuentran totalmente convencido en
que el desarrollo de un manual de procedimiento contable aporte con el
desarrollo de la organización.
CaracterísticasFrecuencia
Absoluta
Frecuencia
relativa
Total acuerdo 25 62%
Parcial acuerdo 15 38%
Indiferente 0 0%
Parcial desacuerdo 0 0%
Total desacuerdo 0 0%
Total 40 100%
46
8. ¿Estima usted que las trabajadores deben recibir una
capacitación para manejar y respetar el Manual de políticas
contables financieros?
Tabla 8 Capacitación para manejar el Manual de políticas contables financieros
Fuente: Encuesta Elaborado por: Los Autores Gráfico 9 Capacitación para manejar el Manual de políticas contables
financieros
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Los Autores
Los trabajadores merecen capacitación sobre las nuevas
implementaciones que se desarrollen en cualquier empresa, de hecho el
87% de los encuestados consideran que deben recibir una inducción
sobre el Manual de políticas contables financieros que se implemente en
la empresa, ya que de esa manera se asegura que los empleados
respetarán cada uno de los pasos que en ello se estime.
CaracterísticasFrecuencia
Absoluta
Frecuencia
relativa
Total de acuerdo 35 88%
Parcial acuerdo 5 13%
Indiferente 0 0%
Parcial desacuerdo 0 0%
Total desacuerdo 0 0%
Total 40 100%
47
9. ¿Cree usted importante la aplicación de un manual contable
financiero?
Tabla 9 Importancia de un manual de procedimientos contable en la empresa
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Los Autores
Gráfico 10 Importancia de un manual de procedimientos contable en
la empresa
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Los Autores
Logrados los resultados de la presente investigación se puede demostrar
que el 75% de los sujetos de estudio declararon ser muy importante la
aplicación de un sistema contable en la empresa, y con un 25% un grupo
manifestaron ser solo importante, por lo que se puede justificar la
necesidad e importancia que tiene la aplicación de un Manual de políticas
contables financieros para la empresa, ya que requiere mejorar en
aquello, puesto que este acontecimiento impide que la empresa logre
alcanzar su desarrollo causando conflictos en el registro de la información
contable de AGENCYMAR S.A.
CaracterísticasFrecuencia
Absoluta
Frecuencia
relativa
Muy importante 30 75%
Importante 10 25%
Poco importante 0 0%
Nada importante 0 0%
Total 40 100%
48
10. ¿Está usted de acuerdo que se actualice constantemente el
manual de procedimientos para evitar contratiempos?
Tabla 10 Actualización de manual
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Los Autores
Gráfico 11 Actualización de manual
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Los Autores
Mediante el análisis estadístico se percibe que el 75% de los encuestados
estuvieron en total acuerdo que se actualice constantemente el manual
para evitar contratiempos, por otra parte un 23% expusieron estar en
parcial acuerdo, y por último con un mínimo porcentaje de 2% indiferente,
por lo que se puede mostrar la gran aceptación por parte de los objetos
de estudio en que se aplique el manual de procedimientos con frecuencia
para desarrollar un trabajo contable eficaz, siendo estos, resultados
positivos para el desarrollo de la propuesta.
Frecuencia
Absoluta
Frecuencia
relativa
Total de acuerdo 30 75%
Parcial acuerdo 9 23%
Indiferente 1 2%
Parcial desacuerdo 0 0%
Total desacuerdo 0 0%
Total 40 100%
49
CAPÍTULO III
3. PROPUESTA
3.1. Tema
Análisis de las políticas y procedimientos contables financieros para
gestionar de manera eficiente los procesos internos de la empresa
AGENCYMAR S.A. de la ciudad de Guayaquil.
3.2. Introducción
En esta propuesta se trata de elaborar un Manual de políticas contables
financieros para la empresa AGENCYMAR S.A con el fin de mejorar los
sistemas de contabilidad e informar a los empleados de las diversas
transacciones internas que se efectúan para el desempeño en sus
actividades empresariales.
Esta actividad ayudará a obtener una mejor comunicación de los procesos
contables internamente, puesto que se tiene el desconocimiento del
manejo de los activos fijos, es por esto que se pretende implementar un
manual donde se muestre información clara y útil.
50
3.3. Organigrama del área contable
Gráfico 12 Organigrama del área contable
Elaborado por: Los Autores
Área Contable
Contador (1) Asistente (7) RRHH (4)
51
3.3.1. Perfil del personal del área contable
Contador
Tabla 11 Perfil del contador
Elaborado por: Los Autores
CONTRATO Contratación fija
Asistir a reuniones periódicas de Administradores y comunicar a su personal
los puntos clave a mejorar
DESCRIPCIÓN DEL ROL DE CARGO
EDAD
SEXO
ESCOLARIDAD
ÁREA
EXPERIENCIA
25 a 35 años
Indistinto
Profesional nivel superior
Contabilidad
2 años
FUNCIONES
Manejo de recursos
Conocimientos: Excel, finiquitos, contratos, permisos, SSO, control de talento
humano, SRI
Asignar las áreas de trabajo al personal para mantener un orden en el manejo
diario de las actividades.
PUESTO Contador
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA Y CARGO
CÓDIGO 45097
EMPRESA Naviera Agemcymar
CARGO Contador general
52
Asistente
Tabla 12 Asistente contable
Elaborado por: Los Autores
EMPRESA Naviera Agemcymar
CARGO Asistente contable
CONTRATO Contratación fija
PUESTO Asistente contable
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA Y CARGO
CÓDIGO 45098
ESCOLARIDAD Estudios superiores
ÁREA Administración
EXPERIENCIA 1 años
CONOCIMIENTOS Conocimientos contables generales
DESCRIPCIÓN DEL ROL DE CARGO
EDAD 22 a 30 años
SEXO Indistinto
Disponibilidad de tiempo PREFERENCIA
FUNCIONES A DESEMPEÑAR
Asistir al contador en general
Entablar empatía y buen trato hacia el cliente
Realización de arqueos de caja y manejo de programas (excel, word)
Manejo de estados financieros
53
Contabilidad
Tabla 13 Contable
Elaborado por: Los Autores
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA Y CARGO
CÓDIGO 45099
EMPRESA Naviera Agemcymar
PUESTO Contabilidad
EDAD 25 a 35 años
SEXO Indistinto
ESCOLARIDAD Estudios superiores
CARGO Auxiliar Contable
CONTRATO Contratación fija
DESCRIPCIÓN DEL ROL DE CARGO
PREFERENCIA Disponibilidad de tiempo
FUNCIONES
Elaboración de estados financieros
Revisión de como elevar las caracteristas del capital contable.
Descripcion de cada proceso efectuado.
ÁREA Contable
CONOCIMIENTOS Conocimientos contables generales
EXPERIENCIA 1 a 2 años
donde muestren, las funciones
54
Liquidaciones
Tabla 14 Liquidaciones
Elaborado por: Los Autores
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA Y CARGO
CÓDIGO 45101
EMPRESA Naviera Agemcymar
PUESTO Liquidación
EDAD 25 a 30 años
SEXO Indistinto
ESCOLARIDAD
Estudios de aux. o lic. En
contabilidad
CARGO Liquidación
CONTRATO Contratación fija
DESCRIPCIÓN DEL ROL DE CARGO
PREFERENCIA Disponibilidad de tiempo
FUNCIONES
Ingreso de información de cada personal y producto
Conocimineto general del manejo al IESS
ÁREA Contabilidad
CONOCIMIENTOS Contables y de liquidación
EXPERIENCIA 2 años
Conocimiento de vacaciones, deduciones impositivas y de seguridad social
(cargas sociales).
Liquidaciones de haberes, vacaciones, sueldo, preparación de informes y
reportes para presentación a organismos gubernamentales y privados.
Efectuar reportes generales de cada personal
Apoyar en la ejecución de los Programas de Seguridad e Higiene y
Protección Civil
55
3.3.2. Funciones y responsabilidades
Contador
Es el encargado de efectuar el procesamiento, codificación y
contabilización de los comprobantes de las cuentas contables de
activo, pasivo, ingreso y egreso que la empresa realicen al
momento de ejercer la actividad comercial a la que se dedica.
Verificación de la información de cada una de las facturas que
reciba la empresa.
Efectuar el registro de las facturas emitidas por los proveedores de
la empresa, mediante sistema contable de administración con la
finalidad de que el rubro de las cuentas por pagar estén
actualizadas.
Controlar los cálculos de las fichas de retenciones de los impuestos
que debe emitir la empresa.
Desarrollar de manera mensual los informes de movimiento de las
compras y ventas por medio del control exhaustivo de las facturas
emitidas y recibidas.
Efectuar el pago y control de la declaración al IVA que debe llevar a
cabo la empresa.
Seguir las indicaciones de sus superiores.
Comunicar a los altos mandos de la organización acerca de la
situación financiera por la que está pasando la empresa, si el
informe es negativo tiene la responsabilidad de informar a la junta
directiva soluciones alternativas.
Elabora los cheques o roles de pago para el personal
administrativo y operacional de la empresa en relación a la base de
datos del personal interno.
Desarrollar proyecciones de venta de los productos que ofrece al
mercado.
Consolida los estados financieros y verifica que si existido
alteraciones en los cálculos.
56
Asistentes
Seguir las indicaciones que le proporcione el contador general de
la empresa.
Otorgarle a los clientes una excelente atención por medio del buen
trato y empatía.
Desarrollar gestiones contables como lo son el arqueo de caja y el
manejo de los programas que utiliza la empresa para llevar las
acciones administrativas del negocio.
Controlará y manejará los estados financieros que el negocio
normalmente requiera para el desarrollo contable.
Revisa los estados contables de manera permanente para evitar
inconvenientes.
Supervisión de los movimientos financieros y contables.
Manejo sofisticado de los programas computarizados.
Manejo de los diversos procedimientos de gestión integrado.
Cumplir con las normativas y procedimientos contables necesarios.
Desarrollar y revisar los informes emitidos por los jefes
departamentales e informar a los superiores acerca de los
inconvenientes que se estén generado.
Archiva todos los documentos que emita y recibe la empresa en los
archivadores correspondientes en relación a las fechas y clientes.
Da seguimiento al cumplimiento del presupuesto de gastos, que la
empresa está dispuesta a emitir.
Es el responsable directo de la depuración de cuentas saldadas y
vendidas con la finalidad de minimizar los costos de la empresa.
Hace el reporte de los depósitos bancarios que emite la empresa.
Mantiene contacto con las entidades financieras que tiene relación
comercial con el negocio.
Coordina las operaciones necesarias y fundamentales que
garantiza que el sistema contable de la empresa se está
manejando de manera eficiente y eficaz.
57
Lleva a cabo actividades de actualizaciones en lo que respecta a
las cuentas relacionadas a la legalidad del negocio.
Desarrolla el calendario de financiamiento presupuestal para llevar
a cabo acciones que ayuden a que las ventas del negocio
incrementen.
Coordina los materiales y recursos necesarios para que la actividad
financiera de la empresa se realice de la menor manera.
Mantiene comunicación con cada uno de las personas que forman
parte de la empresa con la finalidad de comprobar que cada
empleado este utilizando los recursos contables de manera
requerida.
Se encarga de la acción de tesorería en la empresa por lo que el
manejo de dinero será una de sus actividades primordiales.
Recursos Humanos
Realiza el ingreso de información necesaria de personal
administrativo y operacional de la empresa en la base de datos.
Tiene conocimientos de manera general sobre el manejo del IESS.
Desarrolla reportes y fichas del recurso humano.
Cuenta con arduo conocimiento acerca de las vacaciones,
deducciones impositivas de las gestiones respectivas al Ministerio
Laboral.
Efectúa la contratación del personal operativo y administrativo
siguiendo los manuales de procedimientos que la empresa tenga.
Desarrolla el cálculo de las remuneraciones que percibirán los
trabajadores durante el año.
Establece diversas acciones motivacionales para el personal que
desarrolla actividades de ventas en la empresa.
Controla que el personal que labora en la empresa ocupen los
puestos designados en función al perfil profesional que tengan.
58
Atiende todo tipo de inconveniente que tenga el recurso humano y
que esté afectando indirectamente a las gestiones laborales
internas.
Lleva a cabo las liquidaciones de manera anual acerca de las
utilidades de los trabajadores.
Hace seguimiento del desarrollo de las funciones del personal.
Lleva el registro en el sistema informático acerca de la nómina de
empleados.
Controla el comportamiento ético y profesional del personal.
Desarrolla la documentación contable desde el momento en que se
ejecuta la liquidación.
Es el responsable de custodiar la integridad del patrimonio del
negocio.
Cancela a los acreedores que conforman la sociedad de la
organización.
Controla y exige la cancelación de los créditos para proceder a la
liquidación.
59
Gráfico 13 Sistema contable
Elaborado por: Las Autoras
Inicio
SECRETARIARecepción y orientación de
documentación
CARTERAVerificación de información
¿Información clara y correcta?
SI
Registro, revisión de pagos, descuentos, control de pagos
y programación de cobros.
AUXILIAR CONTABLERedacción, elaboración,
preparación y proyección de estados financieros e informes
contables.
CONTADORControla y revisa de los
estados financieros. Aprobación de informes contables y remisión de
informes.
Aprobación de informes
SI
Gerente General FIN
NO
NO
60
Por lo tanto, se procede a mostrar un procedimiento en la adquisición de
estos servicios demostrando que se debe cumplir con un proceso
reglamentario para no cometer errores dentro de la organización que
perjudiquen los ingresos diarios y mensuales por estos servicios:
Gráfico 14 Procedimiento de servicios
Elaborado por: Los Autores
Necesidad:
Cuando nace la necesidad por parte de los clientes potenciales en
adquirir este tipo de servicio para transportar sus diversas mercaderías,
se procede a buscar información necesaria en la página principal o se
acerca a la naviera para requerir una información más directa por parte de
los encargados de atención al cliente, el mismo personal que está
debidamente capacitado para realizar sus labores comerciales.
Prestación de servicios:
Luego de tener los conocimientos necesarios sobre este tipo de servicios
se proviene a realizar una prestación de servicios para adquirir esta
transportación que es muy importante al momento de trasladar la diversa
mercadería de los clientes, además de firmar un contrato para esquivar
61
los posibles inconvenientes que soliesen existir en el transcurso de los
servicios prestados como se muestra a continuación:
Figura 1 Documentación
Elaborado por: Los Autores
Información:
Al momento de firmar la debida documentación se da otra pequeña
retroalimentación de todo lo que se estipulo antes del contrato para
62
mantener al cliente más seguro de los procesos que se realizaran para la
transportación de la mercadería que ellos soliciten.
Preparación:
En la etapa de preparación se procede a subir toda la mercadería que
desean transportar para que los dueños se fijen que todos los
contenedores y mercadería, se han subido con exactitud y proceder a
presentarle la persona que se encargará de llevar el debido cuidado y
control de la mercadería que requiere transportar.
Encargado:
La persona encargada de llevar y controlar la mercadería deberá de firmar
un acta de compromiso para confirmar que estará de acuerdo en llevar tal
mercadería en el momento y sitio acordado que serán entregados a la
persona que se ha estipulado en el contrato, y así evitar posibles errores
comerciales que suelen suceder en el transcurso de la transportación.
63
Figura 2 Acta Compromiso
Elaborado por: Los Autores
En el acta de compromiso se tendrá que efectuar una copia a la persona
encargada de la mercadería, otra copia para la naviera encargada y el
cliente que está solicitando este servicio.
64
3.4. Rendición de cuentas:
En la rendición de cuentas que se verificará dentro de la página se podrá
destacar cada área responsable de los procesos y el nombre de cada
responsable encargado.
Tabla 15 Rendición de cuentas
Elaborado por: Los Autores
65
3.5. Portal de transparencia contable.
Figura 3 Login to you account
Elaborado por: Las Autoras
Para ingresar y verificar la información necesaria de todos los ingresos y
egresos que se tiene dentro de esta naviera se procederá a ingresar con
la cuenta debidamente registrado al ingresar a este trabajo, la misma que
será proporcionada por el jefe de talento humano para llevar un mejor
control de los colaboradores que se encuentran capacitados para ingresar
a este portal.
Luego de haber provisionado dicha información por parte del encargado,
los empleados procederán a utilizar los diversos beneficios que le ofrecen
este portal para obtener los conocimientos necesarios de los movimientos
contables y financieros.
66
Figura 4 Transparencia
Elaborado por: Los Autores
Luego de haber ingresado a la cuenta se procederá utilizar los diversos
beneficios que dispone la naviera AGENCYMAR S.A, como son las
diferentes pestañas que sobresalen, como las rutas que realizan para
transportar la mercadería, los itinerarios, el modelo de las naves que son
utilizadas, mostrando así en la parte superior el inicio, quienes somos
donde se encontrara la información relevante de la organización.
En la pestaña de servicios se muestra todos los productos que ofrecen al
mercado para una mejor comunicación con las personas que desean
comunicarse por este medio, destacando la pestaña de transparencia
donde muestra las diversas informaciones como primordial la financiera
que es la más importante para conocimiento de los colaboradores entre
otro tipo de información, como es la legal, operaria y laboral.
67
Figura 5 Reporte de presupuestos y gastos
Elaborado por: Los Autores
En la pestaña de información financiera se muestra el reporte de
presupuestos y gastos de esta institución naviera, para mostrarles a los
empleados que se tiene una estabilidad financiera de los registros
contables, tanto dentro como fuera de la organización.
Esto se logra para obtener una mejor comunicación con los empleados y
utilizar la tecnología para disminuir la contaminación en el ambiente por la
utilización de medios impresos.
Demostrando que este medio de comunicación benéfica a todos los
colaboradores puesto que se tiene un mejor control de los ingresos y
egresos contables dentro de la naviera AGENCYMAR S.A.
68
3.6. Manual de políticas contables financieros
Elaborado por: Los Autores
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Y FINANCIEROS
AGENCYMAR S.A
69
Tabla 16 Manual de procedimientos 1
Elaborado por: Los Autores
Página 1 De 5
ÁREA DE
CONTABILIDADNaviera AGENCYMAR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
(PROPUESTO)
25/09/2016
INTRODUCCIÓN
En el manual de procedimientos contables se explica paso a paso lo que
realiza la naviera AGENCYMAR para llevar un control de sus transacciones
comerciales.
Este proceso se realiza puesto que la empresa no cuenta con un sistema
contable donde los colaboradores de esta institución se informen de los
ingresos y egresos que se tiene en la naviera AGENCYMAR.
Objetivos
Objetivo General
Disponer al departamento financiero y administrativo de la naviera
AGENCYMAR una guía que informe a los trabajadores de esta institución
de todos los movimientos contables.
Objetivos específicos
Describir de manera clara todos los procesos contables.
Plantear niveles de jerarquías para la toma de decisiones.
Elaborar los Flujograma de cada proceso.
70
Tabla 17 Manual de procedimientos 2
Elaborado por: Los Autores
Página 1 De 5
ÁREA DE
CONTABILIDADNaviera AGENCYMAR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
(PROPUESTO)
25/09/2016
INTRODUCCIÓN
En el manual de procedimientos contables se explica paso a paso lo que
realiza la naviera AGENCYMAR para llevar un control de sus transacciones
comerciales.
Este proceso se realiza puesto que la empresa no cuenta con un sistema
contable donde los colaboradores de esta institución se informen de los
ingresos y egresos que se tiene en la naviera AGENCYMAR.
Objetivos
Objetivo General
Disponer al departamento financiero y administrativo de la naviera
AGENCYMAR una guía que informe a los trabajadores de esta institución
de todos los movimientos contables.
Objetivos específicos
Describir de manera clara todos los procesos contables.
Plantear niveles de jerarquías para la toma de decisiones.
Elaborar los Flujograma de cada proceso.
71
Tabla 18 Manual de procedimientos 3
Elaborado por: Los Autores
SÍMBOLO NOMBRE
Archivo definido
Archivo provicional
Conector
Conector de página
Dirección de flujo
Preparación o conector de
procedimiento
Pasa el tiempo
Indica que se guarda un documento en forma permanente
DESCRIPCIÓN
Indica que el documento se guarda de
forma eventual, se rige en las mismas
condiciones que un archivo permanente.
Representa una conexión o enlace de
una parte del diagrama de flujo con otra
parte lejana del mismo.
Representa una conexión o enlace con
otra hoja diferente en la que continúa el
diagrama de flujo.
Conecta los símbolos señalando el orden
en el que deben realizarse las distintas
operaciones.
Indica conexión de un procedimiento con
otro que se realiza de principio a fin para
poder continuar con el descrito.
Representa un interrupción del proceso.
72
Tabla 19 Manual de procedimiento 4
Elaborado por: Los Autores
SÍMBOLO NOMBRE
Terminal
Sistema informático
Efectivo o cheque
Aclaración
Dirección de flujo de
actividades simultaneas
Indica el uso de un sistema informático
en el procedimiento.
Representa el efectivo o cheque que se
reciba, genere o salga de un
procedimiento.
Se utiliza para hacer una aclaración
correspondiente a una actividad de un
procedimiento.
Conecta los símbolos señalando el orden
de dos o más actividades que se
desarrollan en diferente dirección del
flujo.
DESCRIPCIÓN
Indica el inicio y final de procedimiento.
Página 1 De 5
Naviera AGENCYMARÁREA DE
CONTABILIDAD
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
(PROPUESTO)
25/09/2016
73
Tabla 20 Manual de procedimiento 5
Elaborado por: Los Autores
Página 1 De 5
Naviera AGENCYMARÁREA DE
CONTABILIDAD
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
(PROPUESTO)
25/09/2016
Proceso:
Objetivos:
Objetivo General:
Atender de manera correcta los requerimientos de los clientes que se
acerca a solicitar la información adecuada para utilizar está
transportación.
Objetivos Específicos:
Elaborar una plataforma donde los clientes puedan evaluar el grado de
satisfacción que han recibido en este servicio.
Depurar la información primaria de la evaluación mas relevante.
Verificar si se logra alcanzar la meta establecida.
Responsable:
Contable
Información
Recepción
Descripción del proceso:
Describe las diversas actividades que se realizan en el proceso de solicitar
información necesaria para adquirir estos servicios, para cumplir con lo
requerido por el departamento de administración y contabilidad.
Actividad:
74
Tabla 21 Normas de procedimiento
Elaborado por: Los Autores
Página 1 De 5
Naviera AGENCYMARÁREA DE
CONTABILIDAD
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
(PROPUESTO)
25/09/2016
Proceso: Contable
Normas de procedimientos:
• Verificar que los documentos se encuentren en orden y cumplan con las
especificaciones técnicas.
• Controlar que no se realicen duplicados de las facturas.
• Los diversos documentos no deben de contener ningún tachón, puesto
que si esto llegase a suceder se procederá a eliminar dicha palabra.
• Controlar que las firmas sean las actuales y verídicas de la situación
comercial.
• Cada ventana de servicio debe ser autorizado por el Gerente General.
• Efectuar la factura correspondiente de los servicios que se está
prestando.
• Brindarle la copia de la documentación reglamentaria para impedir los
inconvenientes por duplicado de documento.
• Todo lo realizado se debe de ingresar en un documento que controle la
entrada y salida.
• Se debe de estipular las distintas clausulas para saber las normas a las que
se marcan en el contrato.
• Los diversos medios de pagos pueden ser desde un cheque hasta un
descuento en la tarjeta de crédito.
• Se destaca que no se debe de firmar documentación en blanco.
Actividad: Compra de servicio
Responsable: Responsable de compras
75
Tabla 22 Procedimientos
Elaborado por: Los Autores
Página 1 De 5
Naviera AGENCYMAR ÁREA DE CONTABILIDAD
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES (PROPUESTO)25/09/2016
Proceso:
Procedimientos:
1. Dos días antes de terminar con las diversas ventas que se tienen semanalmente se
procede a generar un informe semanal de los ingresos y egresos.
2. El cliente revisa si la documentación es la apropiada al servicio que está
solicitando.
3. Recibe los diferentes documentos de los procesos que ha seguido para obtener
este servicio.
4. Los clientes que han solicitado este servicio proceden a imprimir la documentación
emitida por internet (Página web).
5. La Naviera XYZ procede a obtener la información proporcionada por el cliente.
6. Luego obtiene los documentos que han sido solicitado por parte de los clientes.
7. Se da el visto bueno de todos los factores a realizar por medio del contrato.
8. Se verifica si los datos han sido legalmente ingresados.
9. Proceder a efectuar una inspección física del estado de los diversos conteiner que
se utilizaran para la transportación de la materia prima.
10. Inmediatamente se verifica los procesos que se han realizado para comprobar los
debidos pasos a seguir.
11. Se observa si los empaquetados están acorde a la situación ambiental que se
lleva por la mercadería que se está transportando.
12. Luego de esto se procede a firmar los últimos documentos para aceptar todo los
servicios.
13. El encargado se traslada hacia el departamento de administración y finanzas
para proceder a registrar en los libros diarios.
14. El departamento de administración y finanzas ingresa los datos que se han
realizado de manera diaria.
15. El cliente firma la factura que ha sido emitido por la prestación de los servicios.
16. La empresa Naviera AGENCYMAR procede a archivar los documentos.
Contable
Actividad: Compra de servicio
Responsable: Responsable de compras
76
Gráfico 15 Flujograma de procesos
Elaborado por: Los Autores
77
Tabla 23 Manual de procedimiento contable 6
Elaborado por: Los Autores
Página 1 De 5
Actividad: Elaboración de estados financieros
Responsable: Contador
Descripción del proceso:
Se procede a detallar cada función que se efectuará dentro de los
estados financieros en al naviera AGENCYMAR, los que se
establecen a continuación.
Objetivos:
Objetivo General:
Crear estados financieros legibles con los diversos datos que son
indispensables para establecer estos datos.
Objetivos Específicos:
Comunicar a los empleados de la situación financiera que se
encuentra la naviera AGENCYMAR.
Informar la situación económica a la naviera para la toma de
decisiones.
Renovar las políticas de operación y funcionamiento de información
financiera.
Naviera AGENCYMAR ÁREA DE CONTABILIDAD
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CONTABLES (PROPUESTO)
25/09/2016
Proceso: Contable
78
Tabla 24 Normas de procedimiento 2
Elaborado por: Los Autores
Página 1 De 5
Naviera AGENCYMARÁREA DE
CONTABILIDAD
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
(PROPUESTO)
25/09/2016
Proceso: Contable
Normas de procedimientos
• El contador tendrá la responsabilidad de ingresar toda la información
necesaria, para reflejarse en los diversos estados financieros.
• Se presentaron los estados financieros debidamente firmados por el
contador general y gerente general.
• Este tipo de documento solo lo tendrá a su cargo el gerente general.
• En estos documentos se detallaran los siguientes:
o Estado de situación financiera
o Estados de resultados
o Flujo de efectivo
o Estado de cambios en el patrimonio
o Notas de los estados financieros.
• En el encabezado de los estados financieros tendrá lo siguiente:
o Nombre de la institución que en este caso es la naviera AGENCYMAR
o Destacar que el estado financiero pertenece a un grupo de servicio o a sus
varios.
o Se especifica la fecha la fecha de cada estado financiero.
o El tipo de moneda que se está comercialización.
o El grado de redondeo.
• En las notas de los estados financieros contendrá:
o La dirección y la forma legal de la persona.
o Breve descripción de la mercadería que se traslada.
Actividad: Compra de servicio
Responsable: Responsable de compras
79
Tabla 25 Procedimientos
Elaborado por: Los Autores
Página 1 De 5
Naviera AGENCYMARÁREA DE
CONTABILIDAD
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
(PROPUESTO)
25/09/2016
Proceso: Contable
Procedimientos:
1. Con los diversos balances de comprobación se realiza un análisis de las
cuentas.
2. ¿Se realiza un ajuste?
3. Se realizan los respectivos ajustes del balance de comprobación
4. En el estado financiero se procede a determinar la utilidad de las
diversas ventas que se han realizado.
5. Se establece el estado donde se evidencia la situación financiera del mes
y del año.
6. Se observa las variaciones que integran el patrimonio.
7. Estados financieros donde se detalle el estado de flujo de efectivo para
saber los movimientos y operaciones del negocio.
8. Se crea las notas de los estados financieros para obtener la información
necesaria.
9. Luego se procede a imprimir para que el encargado facilite la firma de los
estados financieros.
10. El encargado procede a efectuar la última inspección de documento.
11. El cliente revisa que la documentación esta correcta.
12. Toma la decisión
13. Aprueba o no el documento
14. Inspecciona por última vez el documento
15. El encargado realiza los análisis de comparación financiera de todos los
estados financieros del periodo anterior.
16. Se procede a archivar los estados financieros.
Actividad: Elaboración de estados financieros
Responsable: Contador
80
Gráfico 16 Flujograma de proceso contable
Elaborado por: Los Autores
PropietarioContador
INICIO
1. Hace un análisis del balance de
comprobación
2. ¿Se requiere realizar ajustes?
3. Realiza ajuste y vuelve a generar
el balance de comprobación
SI
4. Realiza estado de situación financiera.
5. Realiza estados resultados integrales.
6. Realiza estados de cambios en el
patrimonio
7. Realiza el estado de flujo
de efectivo.
8. Realiza notas a los estados financieros.
9. Imprime los estados
financieros.
10. Revisa y envía los estados fiancieros
15. Realiza un análisis de los
estados financieros.
Archiva
FIN
11. Revisa los estados
financieros
¿Está de acuerdo?
13. Aprueba y firma los estados
financieros
SI
NO
NO
81
Tabla 26 Manual de procedimiento 7
Elaborado por: Los Autores
Página 1 De 5
Actividad: Declaración mensual del IVA
Responsable: Contador Contador
Descripción del proceso:
Se detallan las actividades que son necesarias para la declaración
mensual del IVA que se encuentra dentro de las reglas de toda
institución.
Objetivos:
Objetivo General:
Plantear reglas y procedimientos para declarar de una manera
adecuada todos los impuestos
Objetivos Específicos:
Cumplir con la Ley de Régimen Tributario Interno
Brindar capacitaciones al personal de esta área.
Naviera AGENCYMAR ÁREA DE CONTABILIDAD
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CONTABLES (PROPUESTO)
25/09/2016
Proceso: Contable
82
Tabla 27 Normas de procedimiento
Elaborado por: Los Autores
Página 1 De 5
Naviera AGENCYMARÁREA DE
CONTABILIDAD
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
(PROPUESTO)
25/09/2016
Proceso: Contable
Normas del procedimiento:
• Cada persona del área deberá asistir a todas las capacitaciones sobre este
tipo de temas.
• Se efectúa las declaraciones del IVA de manera semestralmente, acorde
al número de digito de RUC del dueño de la naviera.
• Todos los comprobantes que se efectúen dentro de la empresa deben de
estar autorizadas por el Servicio de Rentas Internas.
• Cada documento debe de estar archivado en un orden cronológico, por un
periodo mínimo de 3 años.
• Los comprobantes de ventas se realizaran en transacciones superiores a
los $25 en caso de que el cliente lo disponga, además de disponer de
comprobantes que el cliente desee adquirir.
• Al momento de efectuar transacciones inferiores a los $25 se tendrá un
registro adicional de esta acción.
• Las diversas declaraciones se realizaran por medio de internet luego de
haber solicitado la clave de acceso.
• Controlar las actualizaciones mensuales.
Actividad: Declaración mensual del IVA
Responsable: Contador General
83
Tabla 28 Procedimientos
Elaborado por: Los Autores
Página 1 De 5
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
(PROPUESTO)
01/10/2016
Proceso: Contable
Procedimientos:
1. Revisar la fecha de la debida declaración que se debe de realizar con el
RUC del propietario.
2. Disponer de las facturas y documentos del periodo a declarar.
3. El encargado debe de ingresar los datos en un formulario, para que se
maneje en el respectivo programa informático.
4. Se procede a ingresar los datos básicos y generales del propietario.
5. En el debido casillero se llena el respectivo valor acorde a las tarifas
estipuladas.
6. Controlar si se encuentra en vigencia las declaraciones.
7. Tomar en cuenta el total de los impuestos a pagar.
8. Escoger la forma de pago.
9. Ingresar los datos estipuladas en el formulario del internet
perteneciente al SRI.
Actividad: Declaración mensual del IVA
Responsable: Contador General
84
Gráfico 17 Flujograma de declaración SRI
Elaborado por: Los Autores
CONTABILIDAD
INICIO
1. Verificar fecha de declaración
según RUC
2. Disponer de facturas del período a declarar.
3. Llenar el formulario
4. Llenar los datos generales de la
persona que declara
5. En los casilleros ingresar el valor
de las ventas
6. Ingresar los valores de compra.
7. Casilleros en los cálculos de la
liquidación del IVA
8. ¿Hay retención que le hayan sido efectuadas?
9. Llenar el casillero de
retención en la fuente efectuado
en el período.
10. Fíjese en el total a pagar y
pase al punto 11
11. ¿Se encuentra vigente el tiempo de declaración?
12. En el casillero se hace los cálculos de intereses y mora
13. Coloca la forma de pago.
14. Se envía por internet a la página del SRI.
FIN
SI
SI
NO
85
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
En el proceso que se efectuó para realizar el Manual de políticas
contables financieros se puede destacar que se concluye con lo siguiente:
Se puede destacar que la elaboración de un Manual de políticas
contables financieros para la empresa AGENCYMAR S.A para la
mejora del desarrollo de las actividades del área es factible si se
realiza cada parte antes mencionada.
Se pudo conocer que si los empleados siguen las políticas y
procedimientos establecidos en la empresa, se optimizarán los
procesos internos.
Se logró comunicar con los empleados de todos los procedimientos
contables que se efectúan dentro de la empresa para tener una
mejor información de los ingresos y egresos que se tiene dentro de
esta organización.
Por medio de la implementación de un manual de procedimientos
se tiene el debido control de los ingresos y egresos que se
efectúan internamente.
Además de demostrar que todo este procedimiento mejora las
diversas actividades que realizan dentro de esta área comercial y
contable.
Se logró comprender que los trabajadores precisan de capacitación
para poder manejar y respetar el manual de políticas contables
financiero y su correcto uso.
Recomendaciones
Tomando en consideración las conclusiones se recomienda lo siguiente:
86
Implementar este nuevo proceso como es el Manual de políticas
contables financieros ayuda a tener una mejor comunicación dentro
en lo referente al conocimiento de los empleados.
Analizar la información adecuada de cada movimiento contable de
cualquier institución para disponer de los datos necesarios para
llevar un control financiero.
Desarrollar un plan de capacitación para el correcto uso del manual
de políticas contables.
Analizar los procesos desarrollados por cada uno de los empleados
del área contable con el fin de tomar de decisiones en beneficio de
la empresa.
Desarrollar una interpretación de los costos y gastos de la empresa
para determinar las debidas correcciones financieras.
Evaluar las políticas y procedimientos contables de la empresa
para determinar su actualización constante.
87
Bibliografía
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Amat, O. (2011). Comprender la contabilidad. Barcelona: Gestión 2000.
Augusto, C. (2012). Metodología de la investigación. Naucalpan, Mexico:
Pearson Educación.
Horngren, C. T., Sundem, G. L., & Elliott, J. A. (2013). Introducción a la
contabilidad financiera. México: Pearson.
Izquierdo, C. (2011). Manual de procedimiento de la empresa. Quito:
Edición.
Molina, J. (2012). Implantación de aplicaciones informáticas de gestión.
Madrid: Visión libros.
Montesinos, V. (2012). Introduccion a la contabilidad financiera. Panamá:
Ariel.
Pueyo, J. M. (2010). Manual de presupuestos y contabilidad de las
corporaciones locales. Madrid: EL CONSULTOR.
Stratton, W. (2013). Contabilidad Administrativa. Barcelona: Pearson
Educación .
Sunder, S. (2014). Teoría de la contabilidad y el control. Medellín: Univ.
Nacional de Colombia.
