UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ...repositorio.ug.edu.ec/bitstream/redug/23499/1/TESIS...

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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL TITULO DE

CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO

TEMA:

“Plan de mejoras en los procesos de inventarios. Empresa LIDERIDEAS S.A.”.

AUTORAS:

Martha Cecibel Adrián Villegas

Jazmín Iliana Jerez Alvarado

TUTORA DE TESIS:

Lsi Delia Carrión León, MSIG.

GUAYAQUIL, JULIO 2017

ii

Repositorio nacional de ciencia y tecnología

FICHA DE REGISTRO DE TESIS

TÍTULO: “Plan de mejoras en los procesos de inventarios. Empresa LIDERIDEAS S.A.”.

AUTORAS:



REVISORES:

Ing. José Hidalgo Torre, MgDes.

INSTITUCIÓN:


FACULTAD:

Ciencias Administrativas - FCA

CARRERA: CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA

FECHA DE PUBLICACIÓN: No. DE PÁGS.: 115

ÁREA DE TEMÁTICA: MODELO DE PROCESOS

PALABRAS CLAVES: Procedimiento, inventario, tarjeta de control, producto

RESUMEN:

El presente trabajo de investigación tiene como propuesta un plan de mejoras para el proceso

de inventario de la compañía “LIDERIDEAS S.A.’ empresa dedicada a la importación y

comercialización de prendas de vestir para caballeros, damas y niños dentro y fuera de la

ciudad, siendo la cuenta inventarios su mayor activo y motor de sus actividades. En la

actualidad, la compañía no cuenta con procedimientos que puedan controlar sus inventarios

de forma correcta y esto no les permite determinar las falencias que se puedan estar dando,

ocasionando pérdidas y un bajo rendimiento en sus ingresos. La metodología utilizada en de

tipo cuali-cuantitaivo y exploratorio, que permitió medir las variables descritas determinando

las causas que genera el proceso de investigación, la búsqueda de información se la realizó

directamente con el personal de la empresa quienes aportaron al desarrollo de la misma a

través de la encuesta.

El objetivo de este trabajo fue buscar orientar a través de un plan de mejoras en el área de

inventarios un mayor control en el ingreso, almacenaje y salida de mercadería logrando

eficiencia y eficacia en la organización y administración de los mismos.

La creación de un manual de procedimientos que se ajuste a las necesidades y requerimientos

de la empresa permitió dar soluciones efectivas a los procesos del área de inventario,

reflejándose en la proyección de los estados financieros a través de indicadores que miden

una mejor rotación de inventario para obtener mayor rentabilidad.

No. DE REGISTRO (EN BASE DE DATOS) No. DE CLASIFICACIÓN

DIRECCIÓN URL (TESIS EN LA WEB)

ADJUNTO PDF: (x)SI ( )NO

CONTACTO CON AUTORAS:



TELÉFONO

0994643251

0989901052

E-MAIL:

[email protected]

[email protected]

CONTACTO EN LA

INSTITUCIÓN:

NOMBRE: TELÉFONO:

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

iii



ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA

Certificado Sistema Anti plagio

Habiendo sido nombrado, yo, MSIG. Delia Isabel Carrión León., certifico que el presente

proyecto de titulación ha sido elaborado por Martha Cecibel Adrián Villegas con C.C. No.

0913777728 y Jazmín Iliana Jerez Alvarado con C.C. No. 092506394-3, con mi respectiva

supervisión como requerimiento parcial para la obtención del título de: Contador Público

Autorizado.

Se informa que el proyecto: “Plan de mejoras en los procesos de inventarios. Empresa

LIDERIDEAS S.A.”, ha sido orientado durante todo el periodo de ejecución en el programa

de URKUND quedando en 2% de coincidencias.

https://secure.urkund.com/view/27947657-645451-

354662#DcMxCoAwDAXQu2QOkh/5tOlVxEGKSge7dBTvbh+8V54hZQOywjH7

HIrVZmokjawRu8pod29Xq0evpxRbDFwBS6Qb4TR+Pw==

LSI. Delia Carrión León, MSIG.

Tutor

https://secure.urkund.com/view/27947657-645451-354662#DcMxCoAwDAXQu2QOkh/5tOlVxEGKSge7dBTvbh+8V54hZQOywjH7HIrVZmokjawRu8pod29Xq0evpxRbDFwBS6Qb4TR+Pw



iv




Certificado del tutor

Habiendo sido nombrada yo, Delia Isabel Carrión león, tutor del trabajo de titulación

proyecto ha sido elaborado por: Martha Cecibel Adrián Villegas con C.C. # 0913777728, y

Jazmín Iliana Jerez Alvarado con C.C. # 092506394-3; como requisito imprescindible para

optar el Título de CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO. Habiendo leído, analizado y

establecidas las recomendaciones del tema propuesto:


Lo considero desde la perspectiva académica e investigativa está apta para ser sustentada.

LSI. Delia Carrión León, MSIG.

TUTOR

v




Renuncia de los derechos de autor

Por medio de la presente certificamos que los contenidos desarrollados en esta tesis son de

absoluta propiedad y responsabilidad de:

Martha Cecibel Adrián Villegas CON C.C. # 0913777728

Jazmín Iliana Jerez Alvarado CON C.C. # 0925063943

Título:


Derechos a los que renunciamos a favor de la universidad de Guayaquil, para que haga uso

como a bien tenga.


C.C. # 0913777728


C.C. # 0925063943

vi




Agradecimiento

Agradezco a Dios por haberme guiado y darme sabiduría para culminar otra etapa

estudiantil. Gracias por darme fortaleza y ser mi luz.

A mi esposo Marcos, a mis hijos Thaily y Ney, quienes me han brindado todo su

cariño, amor, y sobre todo su comprensión.

Jazmín Jerez Alvarado

vii




Agradecimiento

A Dios por bendecirme, a mi familia por su apoyo incondicional y por estar siempre

presente en el desarrollo y logro de mis metas; y a todas las personas que de alguna manera u

otra manera colaboraron para la culminación de la presente tesis.

Martha Adrián Villegas

viii




Dedicatoria

Dedico esta tesis principalmente a Dios por ser mi guía, y la luz que me ilumina cada

día de mi vida.

A mis padres Antonio y Patricia ya que con sus consejos, apoyo y motivación he

logrado llegar a otra meta de mi vida.

A mi Esposo Marcos por sus consejos y apoyo incondicional; mis hijos Thaily y Ney,

por su comprensión ya que los he tenido que dejar en casa para culminar está meta y por sus

actitudes que me han llenado de alegría.


ix




Dedicatoria

Este trabajo va dedicado principalmente a Dios, por ser mi fortaleza, a mi esposo e

hijos, quienes han sido mi motor de inspiración y han estado presentes en todo momento

dándome las fuerzas necesarias para continuar luchando día tras día; rompiendo las barreras

que se me han prestado.


x





Autoras: Martha Cecibel Adrián Villegas


Tutora: LSI. Delia Carrión León, MSIG.

Resumen

El presente trabajo de investigación tiene como propuesta un plan de mejoras para el proceso

de inventario de la compañía “LIDERIDEAS S.A.’ empresa dedicada a la importación y

comercialización de prendas de vestir para caballeros, damas y niños dentro y fuera de la

ciudad, siendo la cuenta inventarios su mayor activo y motor de sus actividades. En la

actualidad, la compañía no cuenta con procedimientos que puedan controlar sus inventarios de

forma correcta y esto no les permite determinar las falencias que se puedan estar dando,

ocasionando pérdidas y un bajo rendimiento en sus ingresos. La metodología utilizada en de

tipo cuali-cuantitaivo y exploratorio, que permitió medir las variables descritas determinando

las causas que genera el proceso de investigación, la búsqueda de información se la realizó

directamente con el personal de la empresa quienes aportaron al desarrollo de la misma a

través de la encuesta.

El objetivo de este trabajo fue buscar orientar a través de un plan de mejoras en el área de

inventarios un mayor control en el ingreso, almacenaje y salida de mercadería logrando

eficiencia y eficacia en la organización y administración de los mismos.

La creación de un manual de procedimientos que se ajuste a las necesidades y requerimientos

de la empresa permitió dar soluciones efectivas a los procesos del área de inventario,

reflejándose en la proyección de los estados financieros a través de indicadores que miden una

mejor rotación de inventario para obtener mayor rentabilidad.

Palabras claves: Procedimiento, inventario, tarjeta de control, producto

xi





Authors: Martha Cecibel Adrián Villegas


Tutor: LSI. Delia Carrión León, MSIG.

Abstract

The present research work has as a proposal an improvement plan for the inventory process of

the company "LIDERIDEAS SA 'company dedicated to the importation and

commercialization of clothing for men, women and children inside and outside the city, being

the Has inventories its largest asset and engine of its activities. At present, the company does

not have procedures that can control its inventories correctly and this does not allow them to

determine the failures that may be occurring, causing losses and a low return on their income.

The methodology used in quantitative and exploratory type, which allowed to measure the

described variables determining the causes that the research process generates, the search of

information was done directly with the personnel of the company who contributed to the

development of the same to Through the survey.

The objective of this work was to seek to guide through a plan of improvements in the area of

inventories a greater control in the entrance, storage and exit of merchandise achieving

efficiency and effectiveness in the organization and administration of the same.

The creation of a manual of procedures that adjusted to the needs and requirements of the

company allowed to give effective solutions to the processes of the inventory area, being

reflected in the projection of the financial statements through indicators that measure a better

rotation of inventory for Greater profitability.

Key words: Procedure, inventory, control card, product

xii

Tabla de contenido

Repositorio nacional de ciencia y tecnología ................................................................................. ii

Certificado Sistema Anti plagio ....................................................................................................iii

Certificado del tutor ...................................................................................................................... iv

Renuncia de los derechos de autor ................................................................................................. v

Agradecimiento ............................................................................................................................. vi

Dedicatoria ..................................................................................................................................viii

Resumen ......................................................................................................................................... x

Abstract ......................................................................................................................................... xi

Tabla de contenido ....................................................................................................................... xii

Índice de figuras ........................................................................................................................... xv

Índice de tablas ........................................................................................................................... xvi

Introducción ................................................................................................................................... 1

Capítulo 1 El problema .................................................................................................................. 1

1.1 Planteamiento del problema ..................................................................................................... 2

1.2 Formulación y sistematización de la investigación ................................................................. 4

1.2.1 Formulación del problema. ................................................................................................... 4

1.2.2 Sistematización del problema. .............................................................................................. 4

1.3 Justificación de la investigación .............................................................................................. 5

1.3.1 Justificación teórica. ............................................................................................................. 5

1.3.2 Justificación metodológica. ................................................................................................... 5

1.3.3 Justificación práctica. ............................................................................................................ 5

1.4 Objetivos de la investigación ................................................................................................... 6

1.4.1 Objetivo general. ................................................................................................................... 6

1.4.2 Objetivos específicos. ........................................................................................................... 6

xiii

1.5 Delimitación de la investigación .............................................................................................. 6

1.6 Hipótesis .................................................................................................................................. 7

1.7 Variables .................................................................................................................................. 7

1.7.1 Variable independiente. ........................................................................................................ 7

1.7.2 Variable dependiente. ........................................................................................................... 7

1.8 Operacionalización de las variables ......................................................................................... 1

Capítulo 2 Marco Referencial ........................................................................................................ 1

2.1 Antecedentes de la investigación ............................................................................................. 1

2.2 Plan de mejoras. ....................................................................................................................... 3

2.2.1 Pasos para la elaboración e implementación del plan de mejora. ......................................... 4

2.3 Control interno. ...................................................................................................................... 11

2.4 El inventario. .......................................................................................................................... 15

2.4.1 Control de inventario. ......................................................................................................... 16

2.4.2 Gestión de inventario. ......................................................................................................... 21

2.5 Manual de procedimientos ..................................................................................................... 22

2.6 Manual de Funciones ............................................................................................................. 23

2.7 Marco contextual ................................................................................................................... 24

2.8 Marco conceptual ................................................................................................................... 27

2.9 Marco legal ............................................................................................................................ 29

Capítulo 3 Marco Metodológico .................................................................................................. 31

3.1 Diseño de la investigación ..................................................................................................... 31

3.2 Tipo de investigación. ............................................................................................................ 31

3.2.1 Investigación descriptiva. ................................................................................................... 31

3.2.2 Investigación exploratoria. .................................................................................................. 32

3.3 Población y muestra ............................................................................................................... 32

xiv

3.3.1 Población............................................................................................................................. 32

3.3.2 Muestreo no probabilístico. ................................................................................................ 32

3.3.3 Muestreo por conveniencia. ................................................................................................ 33

3.5 Análisis de los resultados ....................................................................................................... 33

Capítulo 4 Propuesta .................................................................................................................... 44

4.1 Introducción ........................................................................................................................... 44

4.2 Antecedentes de la propuesta ................................................................................................. 44

4.3 Justificación de la propuesta .................................................................................................. 45

4.4 Objetivo de la propuesta ........................................................................................................ 45

4.5 Etapas de la propuesta ............................................................................................................ 46

4.6 Organigrama .......................................................................................................................... 46

4.7 Indicadores de Gestión ........................................................................................................... 46

4.7.1 Rotación de Inventario ........................................................................................................ 47

4.7.2 Rentabilidad ........................................................................................................................ 48

4.7.3 Rendimiento sobre el capital ............................................................................................... 48

4.8 Situación Financiera de LIDERIDEAS S.A. 2016 ................................................................ 49

4.8.1 Proyección de Estados Financieros ..................................................................................... 51

4.8.2 Proyección de Indicadores de Gestión en el proceso de Inventario .................................... 55

Conclusiones y Recomendaciones ............................................................................................... 58

Referencias Bibliográficas ........................................................................................................... 60

Apéndices ..................................................................................................................................... 64

Apéndice A. Carta de Autorización de la empresa LIDERIDEAS S.A. ..................................... 64

Apéndice B. Modelo de Encuesta ............................................................................................... 65

Apéndice C. Evidencias de la Investigación Científica realizada............................................... 66

Apéndice D. Manual de Procedimientos y Funciones ................................................................ 68

xv

Índice de figuras

Figura 1. Diagrama de flujo ...................................................................................................... 7

Figura 2. Lluvia o tormenta de ideas ......................................................................................... 8

Figura 3. Aspectos del sistema de control interno. ................................................................ 13

Figura 4. Google maps. .......................................................................................................... 24

Figura 5 Prendas deportivas y para dormir de damas ............................................................. 25

Figura 6 Prenda formal para caballero .................................................................................... 26

Figura 7 Prenda formal para damas ........................................................................................ 26

Figura 8. Condiciones al trasladar la mercadería .................................................................... 34

Figura 9 . Pérdidas en el traslado de mercaderías ................................................................... 35

Figura 10. Pagar las pérdidas de mercaderías ......................................................................... 36

Figura 11. Capacitado para los procesos de las mercaderías .................................................. 37

Figura 12. Plan para mejorar los procesos de los inventarios ................................................. 38

Figura 13. Traslados de las mercaderías por tipo de prenda ................................................... 39

Figura 14. Número de personas adecuadas para el cargamento .............................................. 40

Figura 15. Cantidades de paquetes por tipo de prenda ............................................................ 41

Figura 16. Organizar las prendas en la bodega ....................................................................... 42

Figura 17. Creación de otros manuales ................................................................................... 43

Figura 18 Etapa de la propuesta .............................................................................................. 46

Figura 20 Organigrama de la empresa .................................................................................... 47

xvi

Índice de tablas

Tabla 1 Operacionalización de las variables ............................................................................. 1

Tabla 2 Características de productos ....................................................................................... 25

Tabla 3 Condiciones al trasladar la mercadería ...................................................................... 34

Tabla 4 Pérdidas en el traslado de mercaderías ...................................................................... 35

Tabla 5 Pagar las pérdidas de mercaderías.............................................................................. 36

Tabla 6 Capacitación para los procesos del inventario ........................................................... 37

Tabla 7 Plan para mejorar los procesos de los inventarios ..................................................... 38

Tabla 8 Traslados de las mercaderías por tipo de prenda ....................................................... 39

Tabla 9 Número de personas adecuadas para el cargamento .................................................. 40

Tabla 10 Cantidades de paquetes por tipo de prenda .............................................................. 41

Tabla 11 Organizar las prendas en la bodega .......................................................................... 42

Tabla 12 Creación de otros manuales ..................................................................................... 43

Tabla 13 Estado de Situación Financiera Balance General..................................................... 50

Tabla 14 Estado de Situación Financiera- Estado de Resultado ............................................. 51

Tabla 15 Balance General Proyectado .................................................................................... 52

Tabla 16 Estado de Pérdidas y Ganancias ............................................................................... 54

Tabla 17 Indicador de rotación de inventarios ........................................................................ 55

Tabla 18 Indicador de Rentabilidad ........................................................................................ 56

Tabla 19 Rendimiento sobre el capital .................................................................................. 56

1

Introducción

La industria textil ha tenido una serie de cambios a medida que pasan los años,

incorporando tecnología y generando más tráfico sea este nacional como internacional. Cabe

resaltar que las PYMES tiene una alta participación de mercado que permite obtener un

crecimiento en la economía del país. Uno de estos sectores con alto índice de oportunidades,

es el sector comercio; específicamente la industria textil, dedicada a la compra y venta de

prendas de vestir, circulando altos volúmenes de compra, importaciones, exportaciones,

siendo un negocio lucrativo para empresas o grupo de familias dedicadas a la

comercialización de ropa nacional o extranjera.

Detectando oportunidades de crecimiento en este sector, se determina una propuesta de

mejora para una empresa que comercializa al por mayor y menor prendas de vestir, debido a

que no existe un buen manejo de los inventarios y por ello la empresa esta con nivel bajo de

rotación y de rentabilidad, siendo uno de los problemas detectados por lo cual se pierde

mercadería y no percibe los ingresos esperados, por esto; el control de inventarios, y cada uno

de sus procesos se vuelve de gran importancia, ya que es la actividad principal de una

empresa dedicada a la actividad comercial.

La presente investigación tiene como finalidad, establecer mejores prácticas basadas en la

propuesta de un plan que incluya en su primera fase un manual de procedimientos en cual

tenga cada uno de los procesos del inventario detallándolos de tal manera que puedan

ejecutarse eficientemente logrando un correcto movimiento de la mercadería, y

complementarlos con la descripción de las funciones que elabora el personal involucrado en

los procesos por medio del cual se tenga un mejor desempeño en sus actividades.

2

Capítulo 1

El problema

1.1 Planteamiento del problema

Una de las primeras industrias del sector textil fue el algodón, la cual incorporó

innovación a sus procesos de tejidos e hilado. En el siglo XVII, quien encabezó la producción

de bienes de algodón barato fue Gran Bretaña, en donde la industria textil y la fabricación de

la ropa se desarrolló en todo el mundo especialmente en Asia, Inglaterra, Holanda y Francia,

fundando grandes empresas que utilizaban como materia prima el algodón indio,

caracterizado por sus fibras delicadas y colores de gran de estilo. Con el paso del tiempo,

buen tráfico de los tejidos de algodón dependía de la actividad comercial en el exterior,

siendo la exportación, importación y fabricación de las mercancías que obtuvieron altos y

bajos en la producción, sin embargo, la necesidad de la fabricación de la ropa para hombres,

mujeres y niños se convirtió en una fuente de producción a gran escala Llibrer (2014)

Las pequeñas y medianas empresas (PYMES) constituyen más del 90% de las empresas de

los países del mundo, por lo que constituye la fuerza impulsora en innovación y crecimiento

en la economía de un país, creación de empleo, inversión y exportación.

Una de las principales actividades de las PYMES es el comercio de algún producto en

particular, el mismo que establecen estrategias de comercio local e internacional con el fin de

promocionar sus productos y darlos a conocer a un mercado quien demanda de ellos, entre

estos se fortalece las pequeñas industrias de confección de ropa de vestir.

Para ese mismo siglo en Ecuador, el comercio (compra -venta) de la ropa de vestir, se la

realizaba con países europeos y con Asia, especialmente con China, de donde se importaba la

3

ropa, llegando directamente a la ciudad de Guayaquil, siendo un negocio muy lucrativo y

realizado por familias pudientes de la ciudad.

LIDERIDEAS S.A., es una empresa que se dedica al comercio por mayor y menor de

prendas de vestir para damas y caballeros, incluidas prendas de ropas deportivas, las mismas

que las importa desde Panamá y otros países como Perú y Colombia; se ubica en una de la

ciudad más poblada del Ecuador, Guayaquil; siendo una de las empresas más visitadas por

guayaquileños (de todas las clases sociales) por la gran variedad y calidad que ofrece en sus

prendas.

La empresa, actualmente maneja los procesos de inventarios ayudados de un computador y

un cuaderno en donde registran los ingresos y egresos de la mercadería. Por otro lado, el

gerente propietario retira la mercadería en la aduana y establece de acuerdo con los costos de

las prendas el precio de venta al público. La asistente lleva el control de la mercadería,

gestiona los procesos con la ayuda de un sistema en que ingresan la mercadería una vez que

esta es ingresada a bodega el mismo que emite las facturas cuando se realizan las ventas; sin

embargo; no se da de baja la mercadería, de tal manera que, al realizar la toma física de las

prendas de vestir, los inventarios no coinciden y estás faltas no se las registra en el sistema

ocasionando pérdidas a la empresa.

El Software que se utiliza emite las facturas, que suelen salir con error, porque muchas

veces no se descuentan las mercaderías de lo ingresado en el inventario. El software es un

programa que lo consiguieron con la ayuda de amigos, no fue adquirido, por lo que no

cuentan con mantenimientos ni actualizaciones lo que garantice datos reales y concisos en el

momento de realizar consultas y manejar los procesos.

La bodega principal de la empresa está ubicada en el sector de la vía Daule en parque

California, en donde se almacena y perchan las mercaderías sin seguir un orden por tipo, por

4

tallas, o si es para dama o caballero, esto ha ocasionado dificultad cuando al facturar la

mercadería, al ser despachada se dificulta el despacho de la misma.

De los inconvenientes mencionados para la empresa se resumen en los siguientes:

No hay control interno de la mercadería existente.

Facturación no acorde a lo que existe en bodegas o en físico.

Incumplimiento a los clientes.

Falta de etiquetado a cada prenda (Clasificarla y precio) a bodega.

1.2 Formulación y sistematización de la investigación

1.2.1 Formulación del problema.

¿En que mejoraría el diseñar un plan de mejoras que incluya un manual de procedimientos

para el control y manejo de los inventarios de la empresa LIDERIDEAS S.A.?

1.2.2 Sistematización del problema.

¿Se ha reconocido cuáles son los factores que dificultan el manejo y control de los

inventarios?

¿Cómo es el manejo actual del área de inventarios en la empresa?

¿Se ha determinado cuales serían los procedimientos que se deben definir para

mejorar el proceso de los inventarios?

¿De qué manera influye el diseño del manual de procedimientos para los inventarios

y las compras?

¿Cómo se evaluaría la situación actual con los procedimientos propuestos para llevar

un control del inventario en físico y el que se deba facturar?

5

1.3 Justificación de la investigación

1.3.1 Justificación teórica.

Según, (Orlando Espinoza, 2014), el control de inventarios es una herramienta

fundamental en la administración moderna, ya que esta permite a las empresas y

organizaciones conocer las cantidades existente de productos disponibles para la venta, en un

lugar y tiempo determinado, así como las condiciones de almacenamiento aplicables en las

industrias.

1.3.2 Justificación metodológica.

Según afirma López Cerezo (2015), toda investigación en alguna medida tiene la doble

implicación teórica y práctica. Es importante conocer con instrumentos investigativos que se

va a desarrollar la investigación; ya que esto permitirá identificar los problemas y de esta

manera ofrecer un contenido comprensible para el lector. Es importante mencionar los tipos

de investigación con los que se trabajará, lo cuáles serán: Investigación descriptiva y

explicativa. También se utilizará los instrumentos de investigación, tales como: Cuestionario,

entrevista y encuesta.

1.3.3 Justificación práctica.

El almacén LIDERIDEAS S.A., se encuentra en la necesidad de mejorar el proceso de sus

inventarios, más que nada al momento de desembarcar y trasladar la mercadería que está a la

espera; la falta de control ha generado pérdida de mercadería. Menciona Anayala (2016) que

al tener un buen proceso de gestión de logística que corresponde a inventarios, el proceso de

planificación, implementación y control eficiente permite un flujo efectivo de coste y

almacenaje de mercadería, así los inventarios en curso y productos para la venta, así también

la información relacionada con el punto de origen al punto de consumo, con el fin de atender

6

las necesidades del cliente. Cabe resaltar que un buen control de inventarios permite

maximizar rapidez en el flujo de producto y minimizar costes operacionales.

1.4 Objetivos de la investigación

1.4.1 Objetivo general.

Preparar un plan de mejoras desarrollando un manual de procedimientos para el proceso

de inventario en la empresa LIDERIDEAS S.A., para agilizar y controlar el movimiento de la

mercadería.

1.4.2 Objetivos específicos.

Diagnosticar el proceso de los inventarios actual.

Definir estrategias para aplicar en la creación del plan de mejoras de los procesos de

los inventarios.

Crear el plan de mejoras que se aplicará en el proceso de los inventarios elaborando

un manual de procedimientos para el control de la mercadería.

1.5 Delimitación de la investigación

Campo: Compañía LIDERIDEAS S.A.

Área: Inventarios.

Aspecto: Procesos en el área de inventarios.

Tema: “Plan de mejoras en los procesos de inventarios para la empresa

LIDERIDEAS S.A.”

Población: Empleados de LIDERIDEAS S.A.

Localización: Guayaquil, Parroquia Olmedo; Calle Villamil y Alberto Reyna.

7

1.6 Hipótesis

Si se establece un plan de mejoras en los procesos de inventarios, se podrá organizar el

traslado, recepción, y despacho de la mercadería desde las bodegas hacia el almacén y desde

la empresa hacia el cliente garantizando agilidad y eficiencia en el control de la mercadería.

1.7 Variables

1.7.1 Variable independiente.

Plan de mejoras.

1.7.2 Variable dependiente.

Control, organización de los inventarios.

1

1.8 Operacionalización de las variables

Tabla 1

Operacionalización de las variables

VARIABLE DEFINICIÓN

CONCEPTUAL

DEFINICIÓN

OPERACIONAL DIMENSIONES INDICADORES ITEMS INTRUMENTOS TÉCNICAS

Independiente Plan de mejoras

Propuesta que define

los pasos a seguir

para mejorar una

gestión dentro de la

empresa

Descripción de proceso

y actividades para el

control adecuado de

inventarios en

Liderideas. S. A

Organizativa

Administrativa

Proceso

Actividades

Encuesta

Entrevista

Observación

Cuestionario de

preguntas.

Ficha de Registro.

Dependiente Control y

organización de

los inventarios

Descripción de los

procesos relacionados

con el

almacenamiento y la

accesibilidad de la

mercadería para

asegurar la

disponibilidad de los

mismos al tiempo que

reduzca los costes de

inventario

Nivel de rotación de

inventarios

Rentabilidad

Inventario de

mercadería anual

Toma física del

inventario,

ingreso del inventario a

la bodega

egreso de inventario

Inventarios

Rentabilidad

Formularios

Encuesta

Entrevista

Cuestionario

Cámara Fotográfica

Ficha de Registro

Nota: La operacionalización de las variables es un proceso que describe los tipos de variables planteadas.

1

Capítulo 2

Marco Referencial

2.1 Antecedentes de la investigación

Para la realización de este proyecto se consideró algunas fuentes que se tomaron de

referencia, como los sistemas de organización y sobre el control que se debe llevar con las

mercaderías; obteniendo varias investigaciones que se relacionan con la presente

investigación; desarrollo e implementación de sistemas de información sobre el control de los

procesos de inventarios.

Según, Mancilla Sánchez, en su trabajo de titulación: “Propuesta para el mejoramiento de

la bodega general y bodegas móviles de la gerencia refinería Barrancabermeja (GRB) –

Ecopetrol S.A.”, con el objetivo general: “Diseñar una propuesta de mejoramiento de la

Bodega General y Bodegas móviles de la Refinería Ecopetrol Barrancabermeja”, está

investigación propuso los siguientes objetivos específicos:

Conocer y comprender el funcionamiento de la coordinación de inventarios, haciendo

énfasis en la bodega general y las bodegas móviles.

Realizar un diagnóstico de la situación actual de la bodega general de materiales y de las

bodegas móviles de la refinería que permita identificar los factores a tratar.

Diseñar propuestas de mejora, que incluyan la redistribución de los materiales y de los

espacios de la Bodega General.

Actualizar los procedimientos de recibo, chequeo, almacenamiento y despacho de

materiales en la bodega general de la GRB.

Elaborar manual de funciones y responsabilidades de los cargos inmersos en las

actividades de recibo, chequeo, almacenamiento y despacho de materiales.

2

Diseñar una propuesta de mejora de las bodegas móviles, que incluya su rediseño.

Este proyecto de titulación propone un diseño de mejoramiento de la bodega donde se

almacenan las mercaderías, lo que significa un paradigma muy importante para el desarrollo

del plan de mejoras en los procesos de inventarios de la empresa LIDERIDEAS S.A.

(Mancilla Sánchez, 2014)

Según Almeida Aguilar, Culcay, & Endara (2011) con el trabajo de titulación: “Diseño de

un modelo por proceso para empresas textiles de confección de prendas”, cuyo objetivo

general es: Realizar un estudio de la aplicación de la administración por procesos para la

mejora en los costos, para aumentar la calidad y eficiencia. En los objetivos específicos se

estableció lo siguiente:

Recopilar información a través de registros de las empresas, textos y métodos de

investigación directa para, de esta manera, tener bases para formular los problemas

existentes en las empresas.

Identificar las fallas en los procesos desde la canalización de entrega de materia prima

hasta la comercialización y distribución del producto.

Elaborar un diagnóstico de la situación actual de la organización, con base en las

herramientas de Gestión de Calidad.

Plantear un modelo general por procesos para las empresas textiles que ayuden a mejorar

la calidad en tres industrias seleccionadas.

La información que se toma de este trabajo de investigación ha sido, por tener

características similares en relación con el tipo de negocio y la actividad principal del mismo.

Se tomó en cuenta los procesos realizados para comprobar si la empresa LIDERIDEAS S.A.,

los está realizando o los debe mejorar.

3

Según Ramos Arévalo (2014) “Diseño y ejecución de un plan de mejoramiento para la

empresa creaciones las dos MM”, donde el objetivo general es: Diseñar y ejecutar un plan de

mejoramiento en las áreas administrativa, producción, mercadeo y estados financieros para la

empresa creaciones las dos MM. Algunos de los objetivos que se plantearon son los

siguientes:

Elaborar la descripción de la empresa Creaciones las dos MM.

Realizar el diagnóstico en las áreas administrativa, producción, mercadeo y estados

financieros de la empresa Creaciones los dos MM.

Formular el plan de mejoramiento para las áreas administrativa, producción, mercadeo y

estados financieros de la empresa Creaciones los dos MM.

Implementar el plan de mejoramiento en las áreas administrativa, producción, mercadeo

y estados financieros de la empresa Creaciones los dos MM.

Esta investigación ha permitido conocer un modelo de diseño de procesos de mejoras para

ciertas áreas de una empresa, lo que ayudará al desarrollo de la propuesta que se planteará en

el cuarto capítulo para la empresa LIDERIDEAS S.A.

2.2 Plan de mejoras.

Es un conjunto de acciones planeadas, organizadas, integradas y sistematizadas que

implementa la organización para producir cambios en los resultados de su gestión, mediante

la mejora de sus procedimientos y estándares de servicios.

Para garantizar que estas acciones sean efectivas deben tener los siguientes atributos:

Consensuadas: Las acciones a ejecutar deben ser debatidas y consensuadas entre todos

los involucrados.

4

Coherentes: Las acciones a ejecutar deben ser coherentes con las mejoras identificadas

en el proceso de evaluación y los objetivos que se pretenden lograr.

Realistas: Las acciones deben ser viables para poder realizarlas.

Flexibles: Las acciones deben ser susceptibles de ser modificadas por imprevistos

internos y del entorno, sin que se pierda el objetivo original. (Santo Domingo, D. N. ,

2014)

2.2.1 Pasos para la elaboración e implementación del plan de mejora.

La elaboración del plan de mejora debe responder a preguntas, tales como:

¿Qué se debe incluir?

¿Quién o quiénes deben ser involucrados?

¿Dónde se va a desarrollar (cuáles unidades o áreas están afectadas)?

¿Cómo se va a desarrollar o se ejecutarán las acciones?

¿Cuándo o en qué período de tiempo se llevará a cabo (inicio-fin)?

¿Por qué es necesario realizar tales o cuales acciones?

¿Cuánto cuesta implementar el plan en términos operativos (recursos materiales,

financieros, humanos, tecnológicos, otros)?

En base a estas preguntas, el plan de mejora se compone de las siguientes fases:

Conformar el equipo de mejora.

El Equipo de Mejora es el responsable de elaborar, desarrollar y dar seguimiento al Plan

de Mejora y debe estar integrado, por miembros del comité de evaluación, el cual debe incluir

miembros del Comité de Calidad, personal directivo, técnicos o profesionales de las áreas o

procesos que requieren ser mejorados, de entre los cuales, debe elegirse un Coordinador, que

5

será el líder de todo el proceso, quien procurará los recursos que sean necesarios, los asignará

y realizará las gestiones pertinentes para superar los obstáculos que se vayan presentando.

Elaborar el Plan.

La elaboración del Plan incluye, además de las acciones o actividades a ejecutar, los

responsables de su ejecución, una breve descripción de la mejora a realizar, los plazos para su

ejecución y los indicadores de seguimiento.

Deberá hacerse acompañar de un cronograma o calendario para las reuniones de

seguimiento.

Identificar y seleccionar las áreas de mejora.

De las áreas de mejora identificadas en el proceso de evaluación, el plan debe contener

una selección jerarquizada de aquellas que sean consideradas prioritarias o que puedan ser

abordadas por la entidad en un plazo no mayor de dos (2) años, tomando en cuenta su

importancia, en relación a la misión, visión y objetivos estratégicos de la entidad (impacto

que generará en la organización) y las disponibilidades existentes o que se puedan obtener, ya

que es difícil poder abordar todas las áreas de mejoras detectadas. Del mismo modo, el logro

de algunos indicadores o resultados pueden estar sujetos a la obtención de otros.

Para ayudar en este proceso, es recomendable hacer las siguientes preguntas: (a) ¿Cuál es

el problema?, (b) ¿Por qué se está produciendo?, (c) ¿Quién o qué lo está causando?

Detectar las principales causas raíz de cada problema o área de mejora identificada:

Una vez identificado el problema o área de mejora, es necesario conocer las posibles

causas que lo originan y seleccionar las alternativas más apropiadas para su solución. Existen

6

diversas herramientas y técnicas de análisis que se pueden aplicar, entre las que citamos las

más comunes:

7

Análisis FODA:

Es un análisis sistemático de las fortalezas y debilidades internas; así como de las

amenazas y oportunidades del entorno, en relación al problema (producto o servicio):

F = Fortalezas institucionales

O= Oportunidades, elementos aprovechables.

D= Debilidades empresariales.

A= Amenazas externas o del entorno que pueden afectar la empresa.

Diagrama de flujo

Es una representación gráfica de la secuencia de pasos que se realizan para obtener un

cierto resultado.

Figura 1. Diagrama de flujo

8

La lluvia o Tormenta de ideas

Es una técnica de grupo para generar ideas nuevas o innovadoras sobre un determinado

tema, en un ambiente relajado, en el que cada persona del grupo puede aportar una idea de

cualquier índole, que estime conveniente para el caso tratado. En la sesión se debe aportar

una idea por ronda, por lo cual, se debe ser claro al exponerla. En principio todas las ideas

son válidas y en un análisis posterior se determinará la calidad de las ideas expuestas y se

elaborará una lista de las ideas seleccionadas.

La lluvia o tormenta de ideas se dará por finalizada cuando ningún participante tenga ideas

que aportar.

Figura 2. Lluvia o tormenta de ideas

Formular el objetivo.

Una vez identificadas las causas del problema, se debe tomar la decisión de por dónde

empezar a mejorar y en base a ello, formular los objetivos y fijar el período de tiempo para su

consecución, tomando en cuenta que los mismos deben cumplir las siguientes características:

• Viables: posibilidad de ser cumplidos.

• Cotejables: en tiempo y grado de cumplimiento

9

• Flexibles: susceptibles de modificación ante contingencias no previstas sin

apartarse del enfoque inicial.

• Comprensibles: cualquier agente implicado debe poder entender qué es lo que se

pretende conseguir,

• Obligatorios: Voluntad de alcanzarlos, haciendo lo necesario para su consecución.

Desarrollo del Plan de Mejora.

La fase de desarrollo está relacionada con la ejecución del plan de acciones y el

entrenamiento necesario para su puesta en marcha e involucra la asignación de tareas y

responsabilidades a los miembros del equipo, la asignación de recursos (materiales,

económicos, humanos y tecnológicos), la recolección, análisis y aplicación efectiva de la

información para la solución del problema o resolución de la mejora; así como la elaboración

del cronograma de implementación.

Existen varias herramientas que han mostrado ser efectivas en la etapa de desarrollo del

Plan, a los fines de solucionar los problemas o áreas de mejora, una vez identificadas las

causas, entre las que están:

Planificación Estratégica y Operativa.

Es una herramienta de gestión que apoya la toma de decisiones, ya que permite formular

los objetivos prioritarios y las metas, a mediano y corto plazo, y los indicadores; así como,

establecer las líneas de acción (estrategias) y los recursos para lograrlos.

Cuadro de Mando Integral (Balance Score Card).

Es una herramienta mediante la cual la institución transforma su misión y sus estrategias

en objetivos e indicadores tomando en consideración cuatro perspectivas:

10

• Cliente (ciudadano/cliente) = Propuesta de valor (calidad, tiempo, imagen,

relación, etc.).

• Interna (procesos internos) = Procesos/servicios, innovación, medio ambiente,

salud en el trabajo, riesgos, etc.

• Económica (financiera) = Productividad, valor a largo plazo para los usuarios.

• Recursos humanos (Aprendizaje) = Liderazgo, clima organizacional, gestión del

conocimiento, sistemas de calidad, etc.

Seguimiento del plan de mejora.

El seguimiento al plan de mejora implica hacer una revisión periódica de los avances

logrados en su desarrollo, en término de indicadores y resultados; y también de las

dificultades que se han presentado.

Seguimiento interno.

Durante la revisión interna, cada responsable de una o más actividades o acciones, deberá

rendir un informe al coordinador del equipo, quien, a su vez, habrá de hacer la

retroalimentación correspondiente e informar a los demás involucrados, así como a las

autoridades, el nivel de cumplimiento del mismo. (Santo Domingo, D. N. , 2015)

De las fases antes mencionadas, se ha reunido los aspectos más relevantes en el desarrollo

del presente trabajo, el fin es implementar una mejora continua dentro de la empresa

LIDERIDEAS S.A., enfocándose en el proceso de inventario, estableciéndose los

inconvenientes para luego establecer los objetivos y el desarrollo de los documentos que

formen parte del plan.

11

2.3 Control interno.

Según lo estipulado por Coopers & Lybrand (2012): El control interno es una actividad

dirigida por la administración de la empresa, se encarga de la supervisión de las gestiones

ejercidas dentro de una organización, a través de procesos y métodos encaminados a lograr

los objetivos y cumplir con las políticas de una empresa, a su vez permite la confiabilidad,

efectividad de las operaciones dentro de la misma. (p. 79)

El control interno es un proceso sistemático de acciones que se encarga de la verificación

de dos aspectos relevantes en el marco empresarial tal como el cumplimiento de las funciones

de la empresa y el seguimiento de una administración contable pertinente. El control interno

es una actividad dirigida por los gestores de la organización enfocados en que los

reglamentos, políticas y procesos sean cumplidos en dirección al logro de las metas y

objetivos de la compañía.

También, el control interno es un sistema que emplea la organización para garantizar la

capacidad operacional de la empresa, se refiere al sistema de supervisión de la concesión de

actividades, a fin de que la organización pueda cumplir con el proceso adecuado para el

alcance de sus objetivos con eficacia y eficiencia.

Generalmente, el control interno es una gran herramienta para todas las empresas, además

de ser un método de llevar a cabo efectivamente los procesos planeados por la misma, es una

gestión de control para el desarrollo de procesos sistemáticos y lógicos de la organización,

mediante este control se podrá manejar efectivamente las situaciones que pretendan tomar un

curso equivocado por la política o secuencia determinada.

12

De acuerdo a lo establecido por Fonseca (2011), “el control interno, es un sistema que

proporciona ser una herramienta para la supervisión de acciones de la organización y el

desarrollo de funciones vinculadas al eslabón de objetivos.” (p. 78)

Cabe mencionar que a pesar de que el control interno sea un sistema propicio para la

supervisión, manejo y cumplimiento de acciones, es necesario que se aplique estos controles

de forma individual a los departamentos de una organización, así facilita el trabajo de los

superiores o administradores de la misma, y se ejerce un método más efectivo, confiable y

adecuado para dicho proceso.

Los controles internos son procedimientos aplicados en función de permitir una dirección

para tomar el curso preciso y adecuado, estos sistemas de control interno son de gran utilidad

para el desarrollo operacional y administrativo de cualquier compañía, sobre todo para las

empresas que cuentan con activos importantes. Las empresas más pequeñas dedicadas a la

comercialización de un producto o servicio, también puede acceder a la aplicación de este

sistema en su organización.

El sistema de control interno proporciona una herramienta valiosa, para detectar los

procesos defectuosos dentro de una organización, tales como la falta de honradez, por otro

lado, permite llevar un control interno evitando que se produzcan riesgos en base a las

ejecución o desarrollo de actividades por los participantes de la organización, además de

reducir riesgos en pérdidas nominales.

La empresa que emplea un sistema de control interno puede manejar situaciones adversas

a su planificación, debido a que es además una herramienta de comunicación para

eventualidades vigentes o futuras en los procesos que intervienen en el alcance de los

objetivos de la empresa, cuando se aplican los controles internos, se permite llevar un control

contable y de activos, es decir, un mejor rendimiento administrativo en la organización.

13

Ambiente de control

Evaluación de riesgos

Monitoreo y revisión

Información y comunicación

Existen cuatro propósitos fundamentales del control interno, tales como:

• Principios del control interno; eficacia y eficiencia: se refiere a los esfuerzos del

control por llevar a cabo una optimización en procesos referente a las actividades de

la empresa en conjunto con los objetivos de la misma.

• Seguridad y fiabilidad sobre asuntos financieros: se refiere a la presentación de

información o estados financieros de la compañía, para garantizar el desarrollo y

progreso de la empresa en este marco contable.

• Cumplimiento: abarca la participación de las actividades empresariales, además del

cumplimiento de cada una de las normativas, reglamentos y políticas determinadas

por la dirección general de la empresa.

• Seguridad del patrimonio, adquisición y uso de los activos de la empresa, incluyendo

material e inmaterial, además de los recursos humanos, para alcanzar la preservación

de los activos como la eliminación que se realiza conforme a los procesos legales y de

aprobación.

De acuerdo con lo indicado por Cepeda (2013), el sistema de control interno

proporciona a la empresa los siguientes aspectos relevantes para la misma:

Figura 3. Aspectos del sistema de control interno.

14

Ambiente de control: el ambiente de control se refiere a la actividad ejercida por la

administración, lo cual incluye una dirección a la integridad, y a la obligación de las

operaciones empleadas por los interesados en una organización.

Evaluación de riesgo: se refiere a reconocer las áreas que estén proporcionando

indicios en el incumplimiento de responsabilidades, o a su vez un desvió de

operaciones que no corresponden a las políticas o normativas, este sistema permite ser

más eficiente, así se evita los riesgos que pueden influir considerablemente en una

organización, convirtiéndose en una barrera para su éxito, como parte de este proceso

se evalúan los riesgos operacionales, económicos, a través de los esfuerzos, y las

indicaciones del sistema.

Monitoreo y Revisión: el sistema de control interno debe ser examinado por la

unidad de dirección de la empresa, a través de los procesos de evaluación habitual, la

gestión de la misma debe asegurar que dicho proceso sigue la secuencia por la cual ha

sido determinada, que, además, proporciona el nivel de integridad de las funciones

realizadas por los empleados de esta forma se lleva el monitoreo y la revisión.

Información y Comunicación: se refiere a la distribución de la información y la

aplicación adecuada de los procesos y responsabilidades que se llevarán a cabo, el

control interno permite comunicar a los directivos los avances, el estado financiero y

la correcta adecuación de procesos intervenidos por los integrantes de la organización,

de esta manera se lleva un respectivo análisis y permite ser una herramienta en la

toma de decisiones.

Dentro de las organizaciones que aplican un sistema de control interno, intervienen

actividades concernientes a este proceso, las cuales son denominadas y presentadas a

continuación como:

15

• Inventarios

• Manual de procedimientos

2.4 El inventario.

Según lo explicado por Míguez (2012), “el inventario es un estudio observacional en el

que se recogen los datos e información, de los bienes muebles e inmuebles como entrada y

salida de una empresa.” (p.45)

El inventario es un estudio observacional en el que se recogen los datos y la información,

esto se hace mediante el cálculo lo que refiere a la acción aplicable de registros, informes de

los datos consistentes de los bienes muebles e inmuebles de la empresa, a menudo de este

proceso se hace para obtener una visión general y para poner datos sobre los bienes que se

encuentran en una específica ubicación.

El inventario también puede significar la naturaleza de los activos de una empresa, es parte

de la contabilidad, se ha incluido para convertirse en modelo contable de los activos actuales

y sobre esa base se plantea para planificar sus propios pasos. El inventario puede ser definido

como las materias primas de la empresa, en el cual se determina los activos de la empresa

para ser considerados como productos terminados.

El inventario tiene una gran utilidad ya que representa un espiral entre las ventas de un

negocio, además de ser un control sobre la producción, salida e ingresos de los bienes

correspondientes a su actividad, las empresas están enfocadas a analizar las pérdidas o

ganancias de ventas a través de este sistema de control.

De acuerdo con lo indicado por Meza (2012), existen algunos tipos de inventarios que son

utilizados por las empresas, acorde al interés o naturaleza del control respectivo a realizar,

16

tales son: (a) Materias primas, (b) Trabajo en proceso, (c) Productos terminados, y; (d)

Suministros de fabricación. (p. 89)

Por otro lado, también es necesario tomar en cuenta, que los inventarios representan una

lista completa de los activos de una empresa, a menudo las existencias de los productos, esto

se llama la evaluación de los activos que estiman en el tiempo, por tanto, deben ser

controlados más estrictamente.

Según lo determinado por Núñez (2011) “un inventario compone la verificación de

permanencia de los activos de una empresa, en cuestión de las operaciones que la misma

realiza, de esta manera los inventarios representa ser una herramienta de control de los

productos disponibles en la organización.” (p. 46)

Las empresas las cuales posean artículos de inventarios deberán ser registrados acorde al

tiempo de ingreso o salida, puesto que se lleva un mejor control, se evitan pérdidas, cabe

recalcar estos artículos deben ser registrados conforme al costo unitario. Algunas empresas

realizan su verificación de registros contables acorde a los costes unitarios si es pequeño, este

será ejercido a final de un período contable.

2.4.1 Control de inventario.

Según Moya (2012): El control de inventarios está definido como la armonía entre dos

objetivos opuestos tales como, reducir el costo de proporción de un inventario y mejorar el

servicio de los clientes, en el cual participan los costos de inversión, de almacenamiento y de

eventualidades negativas.” (p. 29)

El control de inventarios es la actuación de supervisión, aprovisionamiento de los

productos o bienes de la empresa con la finalidad de asegurar una consolidación correcta y

sin efecto de una oferta elevada, es además considerado como complemento del control

17

interno que está diseñado más específicamente para orientar procesos eficaces referentes a los

términos contables de una organización.

Generalmente, al referirse al control de inventarios se entiende por la estructura de

seguimiento mediante el establecimiento de políticas y procesos de ejecución que son

adaptados para extender el uso de inventarios de una organización, se puede decir que uno de

los mejores factores provenientes del control de inventario es la satisfacción, originada de los

clientes.

El control de inventarios proporciona beneficios para las empresas, los cuales son

importantes mencionar:

Proporciona seguridad a una empresa con respecto a las oscilaciones de la solicitud de

los bienes ofertados.

El control de inventarios es una herramienta que optimiza los procesos de servicios

generados a los clientes

Permite una adecuada salida correspondiente a las materias primas y complementarias

en la estabilidad de las acciones de producción.

Manifiesta y confirma el derecho de almacenamientos y disminuye las posibilidades

de riesgos en cuestión de pérdidas.

Contribuye a disminuir la carga de las funciones administrativas, demanda de la mano

de obra, además de los costes de producción.

Permite salvaguardar las actividades de producción.

Se utiliza adecuadamente el capital del trabajo, impidiendo la abundancia de

almacenamiento.

Permite llevar un control, acerca de la pérdida de materiales correspondientes a

situaciones de negligencias.

18

Ayuda a llevar un mejor control y sistema de los procesos en base a la contabilidad de

costo.

Impide la reproducción doble de los pedidos de inventario.

Por otro lado, Groover (2013), señala que el control del inventario contiene una gran

importancia, al igual de los beneficios ya mencionados, se determina su utilidad:

a) Previene las fluctuaciones de la demanda.

En ocasiones, no se determina concretamente y correctamente la perspectiva concerniente

a la demanda, entre las cuales se establece una discrepancia entre la demanda y la demanda

existente. No obstante, muy a menudo se realiza una previsión entre estos dos factores, por

ende, con frecuencia existen posibilidades de fluctuaciones, por tanto, el sistema de control

de inventarios proporciona una prevención ante sucesos en los materiales o elementos de

stock.

b) Los servicios óptimos con los clientes

Llevar un control de inventarios permite mejorar los servicios a los clientes, puesto que, a

través, de estos procesos la producción se mantiene en consecución lo cual permite tener

productos terminados, y entregar a los clientes en el tiempo adecuado. De la misma manera,

al emplear los inventarios correctos pertenecientes a los productos terminados, entonces se

podrá satisfacer la demanda del mercado, por ende, el control del inventario permite que la

empresa pueda generar efectividad en sus procesos de comercialización. Posterior a realizar

la entrega del producto en el marco de tiempo establecido por el cliente, la empresa puede

proporcionar más servicios de calidad a los clientes, así cubriendo la demanda del mercado.

c) La continuidad de las operaciones de producción.

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El control más adecuado de inventario permite establecer una continuación o prolongación

de las actividades de producción con respecto a los productos que fabrica y comercializa la

empresa, para ello es necesario que se mantenga un flujo continuo de materias primas, a fin

de cumplir con el objetivo encadenado a este marco de producción y control de inventario.

d) Disminuye el riesgo de pérdida.

Al mantener un control de inventario, este proporcionará a la empresa, disminuir los

riesgos concernientes a las pérdidas que podrían presentarse, esto es porque se verifica que

todos los componentes están en función de los resultados que espera la producción o la

existencia del producto, además el inventario permite que los productos puedan tener una

salida para su comercialización en el tiempo y precio adecuado acorde a la disponibilidad del

mercado.

e) Disminuye la carga de labor administrativo.

Toda empresa que contenga un inventario, y lleve su respectivo registro, disminuye la

carga de labor administrativo, en los departamentos de interés que la empresa se desarrolla,

esto disminuirá la demanda de la mano de obra y reducirá, además, el costo de las funciones

de trabajo que se ejercen en la empresa.

f) Protege fluctuación en la salida.

El control de inventario pretende cambiar la perspectiva, comprendida entre la producción

y la producción real, se perpetúan situaciones en los que las áreas de producción no pueden

ser alcanzadas debido a algunos factores como son:

Daños imprevistos en las herramientas de producción (maquinaria)

Las situaciones adversas al almacenamiento de materiales

Eventualidades, discordia en el ámbito laboral

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Pérdida ocasionada por falta de control

g) El uso efectivo del capital de trabajo.

El inventario permite que las empresas llevan un control adecuado de las entradas de los

bienes muebles e inmuebles, por lo tanto, existen una relación entre la eficiencia del uso para

el capital de función de las operaciones de la empresa, contribuye a definir la cantidad

correcta de los productos existentes.

h) Identificación en la pérdida de materiales.

El control de inventarios permite que se realice una supervisión con respecto a los

materiales de la empresa, este sistema ayuda a identificar este tipo de problemas que

intervienen en los procesos de producción y operación. En el caso de que no exista un control

de inventario, la empresa correrá riesgos de pérdidas en aumento, debido a las fluctuaciones

de procesos fraudulentos.

i) Proporciona las actividades de contabilidad de costes.

El control proporciona que las actividades de contabilidad de costes tomen su curso

eficientemente, otorgando una herramienta de retribución de costes en las distintas áreas que

se necesiten implicar gastos reales, en producción, mantenimiento, etc.

j) Evita la duplicación de pedidos.

Control de inventario impide la reproducción de encargos de almacenamiento, esto se

realiza a través del alimento de un área, a saber, departamento de compras, quien se encarga

de todas las gestiones acorde a esta implicancia en todo proceso empresarial.

21

2.4.2 Gestión de inventario.

Según lo estipulado por De la Fuente (2012), “es un conjunto de métodos y técnicas para

determinar el volumen óptimo, la cantidad de material que debe pagarse en los procesos de

producción.” (p. 16)

La gestión de inventario es un conjunto de métodos y técnicas que deben ser establecidos

en un volumen óptimo, la cantidad de material que se debe pagar en los procesos de

producción al especificar el proceso de producción y los clientes, los inventarios al mismo

tiempo proveer las necesidades de los costes financiarlos y minimizar los stocks.

Para ello, se debe tomar en cuenta los siguientes parámetros dentro de este marco de

producción como son:

El tamaño de la aplicación

Los costos en tiempo de suministro de existencias

La demanda dependiente o independiente,

Otros parámetros se deben tomar en cuenta.

Teniendo en cuenta los criterios económicos para la gestión de inventario, es necesario

determinar los costos de inventarios, los cuales se clasifican en:

El costo de los inventarios, stock de adquisición o coste de producción de cada

unidad; determinar los costos, producidos o comprados en grandes lotes, la unidad

puede reducir el costo debe ser tomado en cuenta;

El costo de la aplicación, en el caso de los productos adquiridos, o el costo de la

preparación, en el caso de los productos que se producen, recibe un lote de acciones o

los costes de producción derivados de la prestación de la orden;

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El costo de mantenimiento, almacenamiento de materiales y productos a los costos; en

el que el siguiente se distingue;

El costo del capital, las acciones se almacenan, el capital invertido en ellas no se

puede utilizar para otras cosas;

Los costos de almacenamiento, costos de almacén que se plantean en el (seguro,

seguridad), los costos fijos de almacenamiento;

Los costos de obsolescencia y deterioro, si se tiene un producto por un largo tiempo,

la pérdida de valor de mercado; eso podría poner en peligro a la pérdida de los

productos almacenados;

El costo de la factura, incluyendo los costes derivados de las caídas de reservas, como

el incumplimiento de las exigencias de los clientes por venir fuera del proceso de

producción.

2.5 Manual de procedimientos

El manual de procedimientos es un manual administrativo que sirven para la

comunicación, registrar y transmitir la información, en relación al funcionamiento de un área

de la empresa. Por otra parte, un procedimiento, es una sucesión cronológica o secuencial de

actividades concatenadas que permiten realizar una función.

Para el profesor Pérez Gutiérrez (2014), el manual de procedimientos “constituyen al logro

de la independencia de los trabajadores en el desempeño de sus funciones al disponer de

todas las instrucciones necesarias para realizar su trabajo desde todos los puntos de vista”.

De tal manera que las actividades a realizarse dentro de la empresa pueden ejecutarse de

manera más eficiente y precisa, cuando éstas son acompañadas de documentos

organizacionales convirtiéndose en una herramienta indispensable.

https://eu.wikipedia.org/wiki/Biltegi

23

2.6 Manual de Funciones

El contenido de un puesto de trabajo se define de muchas maneras. Según las funciones o

actividades se desarrollan por cada cargo considerando los niveles de formación, habilidades,

experiencia, responsabilidades que se exigen en cada puesto. Esta herramienta es necesaria en

toda organización, ya que permite gestionar los perfiles de competencias, evaluar el

desempeño de cada puesto, identificar sistemas de retribución y formación, por esta razón se

implementan los manuales de funciones en esta empresa.

Se considera el desarrollo de manuales de funciones de los encargados de; gerencia

general, jefe de bodega y el bodeguero, quienes influyen directa e indirectamente en la

gestión de inventarios, detallando sus funciones y responsabilidades. En este manual se

define; la información específica relacionada con el trabajador donde se refiere

conocimientos aptitudes que se necesitan en el desempeño, información específica

relacionada con el puesto donde se relaciona las tareas y obligaciones específicas que el

ejercicio del puesto de trabajo conlleva, información relacionada con otros puestos que

facilita la comparación de gestión de las compensaciones, información estandarizadas

relacionada con la organización y la información relacionada con el entorno del puesto que

afecta al conjunto de relaciones internas y externas como problemas y complejidades.

(Jimenez, 2016)

24

2.7 Marco contextual

Figura 4. Google Maps.

La empresa LIDERIDEAS S.A. se encuentra ubicada en las calles: Villamil 304 y Alberto

Reyna, en el piso 8, oficina 803; como se puede observar en el Google Maps, se encuentra en

pleno centro de la ciudad de Guayaquil, y como referencia de ubicación tiene el conocido

“Club de la Unión”. Esta empresa se dedica a la venta de prendas de vestir tanto femeninas y

masculinas; prendas deportivas y casuales. Todas las prendas son importadas de diferencias

proveedores a nivel mundial.

Misión

Brindar prendas de vestir para damas y caballeros de excelente calidad, asegurando la

disponibilidad y el servicio, manteniendo costos competitivos a través del aprovechamiento

de nuestros recursos. Nos basamos en principios de ética, generando relaciones duraderas y

de confianza con nuestros clientes, proveedores y empleados.

25

Visión

Nuestra proyección, pretende en 10 años que sea una de la empresa más solicitados en

venta de prendas de vestir para damas y caballeros, con una constante innovación en diseños

y productos de excelente calidad, disponibilidad y servicio, teniendo cobertura a nivel

nacional, siendo reconocidos por nuestra solidez y valores apegados a la ética.

Características de los productos

Tabla 2

Características de productos

Prendas de vestir Estilos Tejidos Temporadas

Pantalones Formal Algodón Invierno

Jean Informal Lana Verano

Blusas Mezclilla

Chaquetas Seda

Chompas

Nota: Datos obtenidos según Inventario.

Productos de la empresa LIDERIDEAS S.A.

Figura 5 Prendas deportivas y para dormir de damas

26

Prendas formales de damas y caballeros

Figura 6 Prenda formal para caballero

Figura 7 Prenda formal para damas

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2.8 Marco conceptual

Procedimiento. - Es un término que hace referencia a la acción que consiste en proceder,

que significa actuar de una forma determinada. El concepto, por otra parte, está vinculado a

un método o una manera de ejecutar algo. (Martínez, 2013)

Proceso. - Se denomina proceso al conjunto de acciones o actividades sistematizadas que

se realizan o tienen lugar con un fin. Si bien es un término que tiende a remitir a escenarios

científicos, técnicos y/o sociales planificados o que forman parte de un esquema determinado,

también puede tener relación con situaciones que tienen lugar de forma más o menos natural

o espontánea. (Jimenez, 2016)

Control interno. - Es una expresión que utilizamos con el fin de describir las acciones

adoptadas por los directores de entidades, gerentes o administradores, para evaluar y

monitorear las operaciones en sus entidades. (Álvarez, 2012)

Control de inventario. - Es una herramienta fundamental en la administración moderna,

ya que esta permite a las empresas y organizaciones conocer las cantidades existente de

productos disponibles para la venta, en un lugar y tiempo determinado, así como las

condiciones de almacenamiento aplicables en las industrias. (Moya, 2012)

Cliente. - Son aquellos que realizan compras con cierta regularidad porque están

satisfechos con la empresa, el producto y el servicio. Por tanto, es aconsejable brindarles una

atención esmerada para incrementar su nivel de satisfacción, y de esa manera, tratar de

incrementar su frecuencia de compra.

Hoja de ruta. - Documento que permite regular el sistema de distribución territorial de

logística y el transporte de mercadería.

http://definicion.de/metodo/

28

Inventario. - Conjunto de bienes corpóreos, tangibles y en existencia, propios y de

disponibilidad inmediata para su consumo (materia prima), transformación (productos en

procesos) y venta (mercancías y productos terminados).

Tarjeta de control. - Es un documento que administra el control, el cual incluye datos

generales del bien o producto. (Cepeda, 2013)

Almacén. - Local, espacio o lugar físico que está destinado para alojar mercancías o en el

cual se venden productos al por mayor se lo designa almacén. (Anaya, 2016)

Productos. - Es un conjunto de atributos tangibles e intangibles que abarcan empaque,

color, precio, calidad y marca, además del servicio y la reputación del vendedor; el producto

puede ser un bien, un servicio, un lugar, una persona o una idea. (Lerma, 2012)

Herramientas. - Es un elemento que se utiliza para trabajar. El término puede hacer

referencia a utensilios físicos, programas, conceptos, etc. Sirve para facilitar una tarea

determinada de modo tal que garantice un aumento de la productividad. (Coopers & Lybrand,

2012)

Conteos. - Los elementos de un lote que se ha manufacturado hace unas horas y del que se

desconoce el número de productos que lo constituye, de inmediato ustedes empezarán a

contar un producto tras otro y al final informará al supervisor. (De la Fuente, 2012)

Inventario físico. - Verificación periódica de las existencias de materiales, equipo,

muebles e inmuebles con que cuenta una dependencia o entidad, a efecto de comprobar el

grado de eficacia en los sistemas de control administrativo, el manejo de los materiales, el

método de almacenaje y el aprovechamiento de espacio en el almacén. (Anaya, 2016)

http://www.monografias.com/trabajos12/elproduc/elproduc.shtml

29

Prendas de vestir. - Se trata de productos confeccionados con distintas clases de tejidos

para cubrirse el cuerpo y abrigarse. (Llibrer, 2014)

Ventas. - Es una de las actividades más pretendidas por empresas, organizaciones o

personas que ofrecen algo (productos, servicios u otros) en su mercado meta, debido a que su

éxito depende directamente de la cantidad de veces que realicen esta actividad, de lo bien que

lo hagan y de cuán rentable les resulte hacerlo. (Ares & Brenes, 2013)

2.9 Marco legal

Norma Internacional de Contabilidad N.º 2 (NIC 2)

Existencias

Objetivo

El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de las existencias. Un

tema fundamental en la contabilidad de las existencias es la cantidad de coste que debe

reconocerse como un activo, y ser diferido hasta que los correspondientes ingresos ordinarios

sean reconocidos. Esta Norma suministra una guía práctica para la determinación de ese

coste, así como para el posterior reconocimiento como un gasto del ejercicio, incluyendo

también cualquier deterioro que rebaje el importe en libros al valor neto realizable. También

suministra directrices sobre las fórmulas de coste que se utilizan para atribuir costes a las

existencias.

Ley orgánica de aduanas

Congreso Nacional

El plenario de las comisiones legislativas

30

Que es indispensable emprender el proceso de modernización en el área aduanera, que

nos permita ser parte de la dinamia del Comercio Exterior, mediante la utilización electrónica

que optimice la administración de los servicios aduaneros, los mismos que por su naturaleza

deben ser ágiles y transparentes permitiendo, a su vez, mejorar los procesos de importación y

exportación de mercancías;

Que de conformidad con los principios estipulados en la Ley de Modernización del

Estado y con el fin de activar este proceso en el campo aduanero, se establece un mecanismo

que permitirá combatir la evasión fiscal, a través de la creación de la entidad autónoma de

derecho público encargada, entre otras facultades, la de administrar directamente o

concesionar los servicios aduaneros; y,

En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, expide la siguiente:

Ley orgánica de aduanas

Art. 28.- Retorno o Devolución de Mercancías. - El retorno al país de mercancías

exportadas a consumo o la devolución al exterior de aquellas importadas a consumo, están

libres del pago de tributos conforme a las condiciones establecidas en el Reglamento.

Art. 32.- Carga y Descarga. - La mercancía que provenga del exterior, por cualquier

vía, deberá estar expresamente declarada en el manifiesto de carga y contar con la constancia

de inspección otorgada por una empresa verificadora cuando sea exigible.

Art. 33.- Fecha de Llegada. - Por fecha de llegada de las mercancías se entiende la de

su entrega en los recintos habilitados para almacenamiento temporal.

31

Capítulo 3

Marco metodológico

3.1 Diseño de la investigación

El diseño de la investigación constituye la estructura de cualquier trabajo científico; ya que

brinda dirección y sistematiza la investigación.

El diseño de la investigación se lo estableció tomando en cuenta el ambiente en donde se

desarrollaron las actividades relacionadas al inventario, en donde se realizó el estudio, la

recolección e interpretación de los datos. El diseño fue experimental, ya que se tiene control

de la variable independiente, manipulándola de manera intencional. Se trató de buscar con

este diseño, la efectividad de cuál sería la mejora al aplicar la propuesta de solución.

Para Imbernón (2012), “la investigación de campo exige ser inusualmente minuciosa y

reflexiva para captar, describir e interpretar el significado a los acontecimientos diarios en la

situación de campo” (p. 47)

3.2 Tipo de investigación.

Los tipos de investigación serán: descriptivo y exploratorio; lo que permite conocer el

objeto de estudio, para así ser más precisos en obtener conclusiones sobre qué aspectos son

relevantes y cuáles no.

3.2.1 Investigación descriptiva.

Estos estudios buscan especificar las propiedades importantes de personas, grupos,

comunidades o cualquier otro fenómeno. El énfasis está en el estudio independiente de cada

característica, es posible que de alguna manera se integren las mediciones de dos o más

características con el fin de determinar cómo es o cómo se manifiesta el fenómeno. Pero en

32

ningún momento se pretende establecer la forma de relación entre estas características.

(Grajales, 2015)

3.2.2 Investigación exploratoria.

La investigación exploratoria terminará cuando, a partir de los datos recolectados, haya

sido posible crear un marco teórico y epistemológico lo suficientemente fuerte como para

determinar qué factores son relevantes al problema y por lo tanto deben ser investigados.

El investigador depende de fuentes primarias y secundarias las cuales proveen la

información y a las cuáles el investigador deberá examinar cuidadosamente con el fin de

determinar su confiabilidad por medio de una crítica interna y externa. En el primer caso

verifica la autenticidad de un documento o vestigio y en el segundo, determina el significado

y la validez de los datos que contiene el documento que se considera auténtico. (Grajales,

2015)

3.3 Población y muestra

3.3.1 Población.

Según Prieto (2013) define a la población como “el factor básico de producción y

distribución de riqueza material. No es posible la planificación o llevar a cabo actividades de

desarrollo económico y social ni actividades administrativas o investigación científica de

datos precisos y detallados acerca de la magnitud, distribución y composición de población”.

(p. 55)

3.3.2 Muestreo no probabilístico.

Cuando no tenemos acceso a una lista completa de los individuos que forman la población

(marco muestral) y, por lo tanto, no conocemos la probabilidad de que cada individuo sea

seleccionado para la muestra.

33

3.3.3 Muestreo por conveniencia.

Es una técnica comúnmente usada. Consiste en seleccionar una muestra de la población

por el hecho de que sea accesible. Es decir, los individuos empleados en la investigación se

seleccionan porque están fácilmente disponibles, no porque hayan sido seleccionados

mediante un criterio estadístico. Esta conveniencia, que se suele traducir en una gran

facilidad operativa y en bajos costes de muestreo, tiene como consecuencia la imposibilidad

de hacer afirmaciones generales con rigor estadístico sobre la población.

Mediante este tipo de muestreo se pudo determinar que la muestra para el estudio es de 8

personas, que son los empleados que trabajan en la parte operativa del traslado de la

mercadería y que están involucrados con el proceso de inventario.

3.5 Análisis de los resultados

Se elaboró una encuesta la misma que se enfocó en conocer la situación actual del proceso

de control de inventario, las personas que respondieron la encuesta fueron las que trabajan

directamente en la actividad de la empresa. Para ello se utilizó la escala de Lickert para

conocer la opinión del encuestado, el modelo de la encuesta se encuentra en el Apéndice B.

34

1. ¿Considera que trabaja en las mejores condiciones al trasladar la mercadería?

Tabla 3

Condiciones al trasladar la mercadería

Descripción Frecuencia Porcentaje

Totalmente de Acuerdo 1 13%

De acuerdo 2 25%

Indiferente 0 0%

En desacuerdo 1 12%

Totalmente en desacuerdo 4 50%

Total 8 100%

Nota: Encuesta realizada a los empleados de LIDERIDEAS S.A.

Figura 8. Condiciones al trasladar la mercadería

Análisis de los Resultados

Interpretación: El 13% de los empleados están totalmente de acuerdo, que el traslado de

la mercadería es adecuado, el 25% dice que se siente de acuerdo, el 12% en

desacuerdo y el 50% en está totalmente desacuerdo con el método de trabajo.

13%

25%

0%

12%

50% Totalmente de Acuerdo

De acuerdo

Indiferente

En desacuerdo

Totalmente en desacuerdo

35

2. ¿Han ocurrido pérdidas en el traslado de mercaderías?

Tabla 4

Pérdidas en el traslado de mercaderías



De acuerdo 0 0%

Indiferente 0 0%

En desacuerdo 2 25%


Total 8 100%

Nota: Encuesta realizada a los empleados de LIDEIDEAS S.A.

Figura 9 . Pérdidas en el traslado de mercaderías


Interpretación: El 25% de los empleados están totalmente de acuerdo, ya que ellos han

estado en los momentos de esas pérdidas, el 25% dice que se siente de acuerdo, y 50%

totalmente en desacuerdo, que no existe perdidas de mercadería en el traslado.

25%

0%

0%

25%

50%

Totalmente de Acuerdo

De acuerdo

Indiferente

En desacuerdo

Totalmente endesacuerdo

36

3. ¿Ha tenido que pagar las pérdidas de mercaderías en su jornada de trabajo?

Tabla 5

Pagar las pérdidas de mercaderías



De acuerdo 1 13%

Indiferente 0 0%

En desacuerdo 2 25%


Total 8 100%


Figura 10. Pagar las pérdidas de mercaderías


El 50% nos indicó que si debieron responder por las mercaderías que se suelen perder en

los traslados y que muchas veces es, porque no se ha realizado bien el conteo al momento de

descarga o no se llevó un control de la cantidad del pedido; 13% está de acuerdo, y el otro

25% está en desacuerdo y con un 12% en total desacuerdo dice no haber sido afectado.

50%

12%

0%

25%


De acuerdo

Indiferente

En desacuerdo


37

4. ¿Lo han capacitado para los procesos que se deben llevar al momento de trasladar o

ubicar la mercadería?

Tabla 6

Capacitación para los procesos del inventario



De acuerdo 0 0%

Indiferente 1 13%

En desacuerdo 0 0%


Total 8 100%


Figura 11. Capacitado para los procesos de las mercaderías


El 62% de los empleados nos indican que quisieran recibir capacitaciones; ya que la

empresa no ha hecho ninguna; el 13% es indiferente y el 25 % está totalmente en desacuerdo

ya que consideran no necesitar.

62%

0%

13%

0%

25%


De acuerdo

Indiferente

En desacuerdo


38

5. ¿Considera que le ayudaría un plan para mejorar los procesos de los inventarios?

Tabla 7

Plan para mejorar los procesos de los inventarios



De acuerdo 0 0%

Indiferente 0 0%

En desacuerdo 1 13%


Total 8 100%


Figura 12. Plan para mejorar los procesos de los inventarios


El 87% de los empleados está totalmente de acuerdo, dice que ayudaría mucho un plan de

mejoras para los procesos de los inventarios y que ellos podrían trabajar con más objetividad;

y el 13% en desacuerdo.

87%

0% 0%

13%

0%


De acuerdo

Indiferente

En desacuerdo


39

6. ¿Desearía que se mejore o se organicen los traslados de las mercaderías de la tienda a

las bodegas y en las entregas a los clientes?

Tabla 8

Traslados de las mercaderías por tipo de prenda



De acuerdo 0 0%

Indiferente 2 25%

En desacuerdo 0 0%


Total 8 100%


Figura 13. Traslados de las mercaderías por tipo de prenda


El 50% de los empleados están totalmente de acuerdo, dicen que se trabajaría mejor si se

organizan los traslados por tipo de prendas; ya que muchas veces toda la mercadería está

revuelta y dificultad la ubicación; 25% indiferente y el otro 25% totalmente desacuerdo, no lo

considera importante o necesario.

50%

0%

25%

0%

25%


De acuerdo

Indiferente

En desacuerdo


40

7. ¿Los traslados actuales cuenta con el número de personas adecuadas para el

cargamento?

Tabla 9

Número de personas adecuadas para el cargamento



De acuerdo 0 0%

Indiferente 0 0%

En desacuerdo 1 12%


Total 8 100%


Figura 14. Número de personas adecuadas para el cargamento


El 75% está totalmente de acuerdo, consideran que no se trabaja con el número de

personas adecuadas, por lo que suele perder tiempo y se trabaja el doble; el 12% en

desacuerdo y el 13% dice que para la mercadería que se traslada, el personal es adecuado.

75%

0%

0% 12%


De acuerdo

Indiferente

En desacuerdo


41

8. ¿El personal verifica las cantidades de paquetes por tipo de prenda?

Tabla 10

Cantidades de paquetes por tipo de prenda



De acuerdo 1 12%

Indiferente 0 0%

En desacuerdo 0 0%


Total 8 100%


Figura 15. Cantidades de paquetes por tipo de prenda


El 63% de los empleados dice que no se verifica las prendas cuando llegan grandes

cantidades, por lo que suelen perderse prendas; el 12% está de acuerdo y el 25% está

totalmente de acuerdo, dice que sí se verifica, esto se disputa ya que se ha cambiado muchas

veces de personal.

25%

12%

0% 0%

63%


De acuerdo

Indiferente

En desacuerdo


42

9. ¿Los dueños están presentes al momento de organizar las prendas en la bodega?

Tabla 11

Organizar las prendas en la bodega



De acuerdo 2 25%

Indiferente 0 0%

En desacuerdo 0 0%


Total 8 100%


Figura 16. Organizar las prendas en la bodega


El 63% están totalmente en desacuerdo ya que nos indicaron que los dueños no siempre

están en el momento de organización de las prendas en la bodega, por lo que muchos

empleados, ya despedidos, a provechaban para extraer prendas, y como no se lleva un control

estricto, era más fácil; el 25% de los empleados están de acuerdo al igual con el 12% que nos

indican que sí suelen estar presentes.

12%

25%

0% 0%

63%


De acuerdo

Indiferente

En desacuerdo


43

10. ¿La administración ha organizado evaluaciones para verificar y conciliar la cuenta

inventarios?

Tabla 12

Creación de otros manuales



De acuerdo 2 25%

Indiferente 0 0%

En desacuerdo 0 0%


Total 8 100%


Figura 17. Creación de otros manuales


Como lo demuestra el 62% de los encuestados, la creación de otros manuales para los

demás departamentos aportará con la optimización de los servicios que se desarrollan en el

área de inventarios por lo que se puede evidenciar un punto en el cual los directivos ´pueden

tener en consideración para minimizar el problema.

62%

25%

0% 0%


De acuerdo

Indiferente

En desacuerdo


44

Capítulo 4

Propuesta

4.1 Introducción

Una vez realizado el diagnóstico de la situación actual de la empresa LIDERIDEAS S.A.,

de manera específica en el área de inventarios, considerando que la actividad principal de la

empresa es la compra-venta de mercadería al por mayor y por menor, se realiza el

planteamiento de la propuesta que incluye un plan de mejoras, el mismo que incluye de

manera cronológica las actividades que debe realizar la empresa a fin de realizar la gestión y

control del inventario de manera efectiva.

4.2 Antecedentes de la propuesta

El plan de mejora para el proceso de inventario es basado en la necesidad de controlar el

ingreso y egreso de mercadería, estos métodos ayudarán al desempeño de la empresa, debido

a que cuenta con procesos establecidos, optimizando recursos. Por lo tanto, se propone el

diseño de un manual de procedimientos y funciones para el control de inventario, en donde se

detalla los procesos relacionados con los inventarios y los responsables siendo el gerente

general, jefe de bodega y bodeguero.

Al ser una empresa pequeña existen funciones compartidas entre los encargados de la

logística y la administración. Así mismo en esta propuesta se definen indicadores que

permitirán gestionar el control de inventarios para conocer el buen desarrollo de la propuesta,

midiendo su eficacia y eficiencia del buen manejo de la mercadería que entrega a bodega y

sale para la venta.

45

4.3 Justificación de la propuesta

La importancia del control interno de inventarios en una empresa y su almacenamiento en

la bodega o centros de distribución constituye una parte fundamental en la organización

independientemente de la actividad que realice. Además, es un factor estratégico y de

competitividad en el mercado que impulsa el crecimiento de la compañía.

En esta propuesta se darán los pasos indispensables para poder efectuar un control de

inventarios de toda la mercadería que maneja la compañía LIDERIDEAS S.A., para mantener

totalmente abastecido el almacén y así evitar pérdidas, estancamientos o daños de la

mercadería y poder demostrar absoluta satisfacción a los clientes y por ende mejorar sus

ventas e incrementar su rentabilidad.

4.4 Objetivo de la propuesta

Diseñar los procesos para el control de inventario incluidos en un manual de

procedimientos, además, describiendo las funciones de los entes que intervienen en los

mismos.

46

4.5 Etapas de la propuesta

Figura 18 Etapa de la propuesta

Como primera etapa de la propuesta, se diseña los procesos que se llevan a cabo en el área

de inventario. Con el fin de mejorar el proceso de gestión en el almacenamiento de Bodega se

incluye la distribución física de acuerdo con su clasificación (modelo, talla, color), facilitando

su búsqueda. A su vez se crean las políticas de inventario, para establecer un control de

mercadería en Bodega y Almacén.

4.6 Organigrama

La empresa en la actualidad cuenta con 8 empleados siendo estos; el gerente general, la

asistente de gerencia, dos vendedores, jefe de bodega sucursal, dos despachadores, quienes

receptan los pedidos y un bodeguero. Sin embargo, para el desarrollo de esta propuesta se ha

involucrado un recurso más para una mejor gestión de inventarios, proponiendo contratar un

jefe de bodega principal.

Diseñar los procesos que se llevan en el área de inventario

Mejorar el proceso de gestión en el almacenamiento de Bodega incluyendo la distribución física de acuerdo a su clasificación (modelo, talla, color), facilitando su búsqueda

Crear políticas de inventario, para establecer un control de mercadería en Bodega y Almacén

47

Figura 19 Organigrama de la empresa

De acuerdo al organigrama, se encuentra el Gerente General, quien es el dueño y

propietario de la empresa, una asistente general, quien realiza la gestión de actividades

administrativas en el almacén, existe 2 vendedores y 2 despachadores; que se los distribuye

así: El vendedor 1 con el despachador 1 para el almacén y el vendedor 2 y despachador 2 para

la bodega que es donde se almacena la mercadería de la Empresa Liderideas S.A. El

bodeguero se encuentra de manera permanente en la Bodega ubicada en la vía a Daule en la

ciudad de Guayaquil. Así mismo el nuevo empleado que se desarrollará en el área de bodega

con el cargo de Jefe de Bodega Principal y a su vez Jefe de Bodega Sucursal.

4.7 Indicadores de Gestión

Los indicadores se miden en función de eficacia y eficiencia, nos permitirá saber si el

producto es entregado al cliente en el tiempo correcto y en buen estado.

Los indicadores a utilizarse son los siguientes:

4.7.1 Rotación de Inventario

Establece el periodo de tiempo promedio que la mercadería se encuentra en bodega,

cuando el valor del indicador es alto significa que el inventario es demasiado alto con

Gerente General

Jefe de Bodega

Principal

Jefe de bodega sucursal

Vendedor 1

Vendedor 2

Bodeguero Despachador1

Despachador 2

Asistente general

48

respecto a las ventas. Si el indicador es bajo quiere decir que la mercadería ha tenido buena

aceptación.

Para este indicador los datos saldrán del área contable, su periodicidad será mensual.

Se espera que la rotación de inventario no sea mayor a 65 días, la estrategia es disminuir la

mercadería que no tenga mucha rotación, se lo podría hacer usando promociones en venta.

Rentabilidad

Este indicador permite conocer la rentabilidad de las ventas con las rotaciones producidas

en el activo total. Muestra la capacidad que tiene el activo de generar beneficios en la

empresa.

4.7.2 Rendimiento sobre el capital

Para conocer que rendimiento que se tiene en relación al capital total de la empresa. Se

utilizó el siguiente indicador, el cual nos permitió conocer del capital de la empresa cuanta

utilidad neta se está generando.

49

4.8 Situación Financiera de LIDERIDEAS S.A. 2016

La empresa LIDERIDEAS S.A empezó en el año 1998, en un local pequeño, con un

capital mínimo y después con el pasar del tiempo obtuvo crédito en Panamá. Se trabajaba

libremente sin impuestos por lo cual el precio de venta era muy accesible al cliente, motivo

por el cual se viajaba cada 15 días, pero en vista de los cambios arancelarios ahora se viaja 2

a 3 veces al año.

Estos cambios han generado que la exhibición de la mercadería sea poco a poco. Sin

embargo, ha ido creciendo, cambiando el punto de venta a una mayor capacidad instalada y

adquiriendo una bodega en los parques california. En cuanto al personal contratado en el

2009 que se constituyó abrió con tres empleados y contrataciones eventuales en temporadas

altas como el día del padre, madre y la navidad. La empresa comercializa ropa de hombre

como en sus inicios, luego se amplió la demanda y se comercializa en la actualidad también

ropa de mujeres y niños. Cuenta con una cartera de clientes frecuentes de 120 ofreciéndoles

mercadería surtida por docena de varios colores y tallas.

50

Tabla 13

Estado de Situación Financiera Balance General

LIDERIDEAS S. A

RUC 0992550783001

ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA BALANCE GENERAL

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016

ACTIVO

ACTIVO CORRIENTE

Caja, bancos

93.210,93

Cuentas por cobrar clientes No Relac Loc

118.772,20

Provisiones de Ctas Incobrables

-1.120,00

Crédito Tributario Renta

848,63

Inv. Mercadería en Almacén

641.696,30

TOTAL ACTIVO CORRIENTE

853.408,06

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPOS

Muebles y Enseres

2.190,70

Equipos de Computación

3.893,92

Equipos de Oficina

1.056,74

Vehículo

30.348,21

(-) Depreciación Acumulada

-23.716,45

TOTAL PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPOS

13.773,12

PROPIEDADES DE INVERSION

Inmuebles

41.886,10

(-) Depreciación Acumulada

-11.726,58

TOTAL DE PROPIEDAD DE INVERSIÓN

30.159,52

TOTAL DE ACTIVOS

897.340,70

PASIVO

PASIVO CORRIENTE

Cuentas por pagar Proveedores Locales

33.469,40

Cuentas por pagar Proveedores Exterior

162.519,42

Participación trabajadores

18.157,70

Impuesto a la Renta por pagar

24.633,36

TOTAL, PASIVO CORRIENTE

238.779,88

PASIVO NO CORRIENTE

Préstamos accionistas

102.456,00

TOTAL, PASIVO NO CORRIENTE

102.456,00

TOTAL, PASIVOS

341.235,88

PATRIMONIO

Capital suscrito

1.000,00

Aportes para futuras capitalizaciones

321.690,00

Reserva Legal

2.690,88

Utilidad no distribuida ejerc anteriores

152.463,67

Utilidad del ejercicio

78.260,27

TOTAL, PATRIMONIO

556.104,82

TOTAL, PASIVO Y PATRIMONIO

897.340,70

51

Tabla 14

Estado de Situación Financiera- Estado de Resultados

LIDERIDEAS S.A.

RUC 0992550783001

ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA ESTADO DE RESULTADOS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016

INGRESOS

Ventas Generales

785.906,53

TOTAL, VENTAS

785.906,53

COSTOS Y GASTOS

COSTOS DE VENTAS

556.249,57

TOTAL, COSTOS Y GASTOS

556.249,57

GASTOS DE OPERACIÓN

Sueldos y salarios

25.586,45

Beneficios sociales

3.693,77

Aporte al IESS incluye Fondos de Reserva 3.757,27

Honorarios Profesionales

6.700,00

Mantenimiento y Reparaciones

5.018,72

Combustibles y Lubricantes

1.735,37

Suministros, materiales y repuestos

1.951,64

Seguros Reaseguros

4.899,05

Transporte

19.950,00

Gastos de gestión

2.498,71

Depreciación no acelerada

8.389,50

Servicios Públicos

10,79

Pagos a otros servicios

21.580,23

Pagos a otros bienes

2.834,13

TOTAL, GASTOS

108.605,63

TOTAL, COSTOS Y GASTOS

664.855,20

UTILIDAD O PERDIDA DEL EJERCICIO

121.051,33

Sr. Eddy Manuel

Chávez C

CPA. Eduardo Moreira L.

Gerente General

Contador Reg. 31941

4.8.1 Proyección de Estados Financieros

Se realiza una proyección de los estados financieros para conocer el comportamiento de los

inventarios, considerando un 2% de incremento en ventas y 0,9% de la inflación para el resto

52

de las cuentas que pertenecen a estos estados financieros, tomando en cuenta que los

inventarios tienen un incremento del 1,2%, debido a que se implementará promociones, y

otras estrategias de marketing que permitan disminuir el inventario.

Tabla 15

Balance General Proyectado

Cuentas

Año 1

2017

Año 2

2018

Año 3

2019

Año 4

2020

Año 5

2021

ACTIVO

ACTIVO CORRIENTE

Caja, bancos 107.911,84 122.578,36 137.222,15 151.834,89 166.428,23

Cuentas por cobrar clientes No

Relac Loc 119.841,15 120.919,72 122.008,00 123.106,07 124.214,02

Provisiones de Ctas Incobrables -1.130,08 -1.140,25 -1.150,51 -1.160,87 -1.171,32

Crédito Tributario Renta 856,27 863,97 871,75 879,60 887,51

Inv. Mercadería en Almacén 633.995,94 626.387,99 618.871,34 611.444,88 604.107,54

TOTAL, ACTIVO

CORRIENTE 861.475,13 869.609,80 877.822,72 886.104,57 894.465,99

PROPIEDAD PLANTA Y

EQUIPOS

Muebles y Enseres 2.190,70 2.191,70 2.191,70 2.192,70 2.192,70

Equipos de Computación 3.893,92 3.894,92 3.894,92 3.895,92 3.895,92

Equipos de Oficina 1.056,74 1.057,74 1.057,74 1.058,74 1.058,74

Vehículo 30.348,21 30.349,21 30.349,21 30.350,21 30.350,21

(-) Depreciación Acumulada -23.716,45 -23.715,45 -23.715,45 -23.714,45 -23.714,45

TOTAL, PROPIEDAD

PLANTA Y EQUIPOS 13.773,12 13.778,12 13.778,12 13.783,12 13.783,12

PROPIEDADES DE

INVERSION

Inmuebles 41.886,10 41.886,10 41.886,10 41.886,10 41.886,10

(-) Depreciación Acumulada -11.726,58 -11.726,58 -11.726,58 -11.726,58 -11.726,58

TOTAL, DE PROPIEDAD DE

INVERSIÓN 30.159,52 30.159,52 30.159,52 30.159,52 30.159,52

TOTAL, DE ACTIVOS 905.407,77 913.547,44 921.760,36 930.047,21 938.408,63

PASIVO

PASIVO CORRIENTE

Cuentas por pagar Proveedores

Locales 33.770,62 34.074,56 34.381,23 34.690,66 35.002,88

Cuentas por pagar Proveedores

Exterior 163.982,09 165.457,93 166.947,06 168.449,58 169.965,62

Participación trabajadores 18.321,12 18.486,01 18.652,38 18.820,25 18.989,64

Impuesto a la Renta por pagar 24.855,06 25.078,76 25.304,46 25.532,20 25.761,99

53

TOTAL, PASIVO CORRIENTE 240.928,90 243.097,26 245.285,13 247.492,70 249.720,13

PASIVO NO CORRIENTE

Préstamos accionistas 103.378,10 104.308,51 105.247,28 106.194,51 107.150,26

TOTAL, PASIVO NO

CORRIENTE 103.378,10 104.308,51 105.247,28 106.194,51 107.150,26

TOTAL, PASIVOS 344.307,00 347.405,77 350.532,42 353.687,21 356.870,39

PATRIMONIO

Capital suscrito

Aportes para futuras

capitalizaciones 1.000,00 1.000,00 1.000,00 1.000,00 1.000,00

Reserva Legal 324.585,21 327.506,48 330.454,04 333.428,12 336.428,97

Utilidad no distribuida ejerc

anteriores 2.715,10 2.739,53 2.764,19 2.789,07 2.814,17

Utilidad del ejercicio 153.835,84 155.220,37 156.617,35 158.026,91 159.449,15

TOTAL, PATRIMONIO 78.964,61 79.675,29 80.392,37 81.115,90 81.845,95

TOTAL, PASIVO Y

PATRIMONIO 561.100,76 566.141,67 571.227,95 576.360,00 581.538,24

54

Tabla 16

Estado de Pérdidas y Ganancias

Año 0

2016

Año 1

2017

Año 2

2018

Año 3

2019

Año 4

2010

Año 5

2021

INGRESOS

Ventas Generales 785.906,53 801624,66 817657,154 834010,297 850690,503 867704,31

TOTAL, VENTAS 785.906,53 801.624,66 817.657,15 834.010,30 850.690,50 867.704,31

COSTOS Y GASTOS

COSTOS DE VENTAS 556.249,57 556750,19 557251,27 557752,796 558254,773 558757,2

TOTAL, COSTOS Y

GASTOS 556.249,57 556.750,19 557.251,27 557.752,80 558.254,77 558.757,20

GASTOS DE OPERACIÓN

Sueldos y salarios 25.586,45 25609,478 25632,5263 25655,5956 25678,6856 25701,796

Beneficios sociales 3.693,77 3697,0944 3700,42178 3703,75216 3707,08553 3710,4219

Aporte al IESS incluye

Fondos de Reserva 3.757,27 3760,6515 3764,03613 3767,42376 3770,81444 3774,2082

Honorarios Profesionales 6.700,00 6706,03 6712,06543 6718,10629 6724,15258 6730,2043

Mantenimiento y

Reparaciones 5.018,72 5023,2368 5027,75776 5032,28274 5036,8118 5041,3449

Combustibles y Lubricantes 1.735,37 1736,9318 1738,49507 1740,05972 1741,62577 1743,1932

Suministros, materiales y

repuestos 1.951,64 1953,3965 1955,15453 1956,91417 1958,67539 1960,4382

Seguros Reaseguros 4.899,05 4903,4591 4907,87226 4912,28934 4916,7104 4921,1354

Transporte 19.950,00 19967,955 19985,9262 20003,9135 20021,917 20039,937

Gastos de gestión 2.498,71 2500,9588 2503,2097 2505,46259 2507,71751 2509,9745

Depreciación no acelerada 8.389,50 8397,0506 8404,6079 8412,17204 8419,743 8427,3208

Servicios Públicos 10,79 10,799711 10,8094307 10,8191592 10,8288965 10,838642

Pagos a otros servicios 21.580,23 21599,652 21619,0919 21638,5491 21658,0238 21677,516

Pagos a otros bienes 2.834,13 2836,6807 2839,23373 2841,78904 2844,34665 2846,9066

TOTAL, GASTOS 108.605,63 108.703,38 108.801,21 108.899,13 108.997,14 109.095,24

TOTAL, COSTOS Y

GASTOS 664.855,20 665.453,57 666.052,48 666.651,93 667.251,91 667.852,44

UTILIDAD O PERDIDA

DEL EJERCICIO 121.051,33 136.171,09 151.604,68 167.358,37 183.438,59 199.851,87

55

4.8.2 Proyección de Indicadores de Gestión en el proceso de Inventario

Rotación del inventario

La rotación del inventario permite medir cómo se comporta el flujo de la mercadería que

ingresa a la empresa y cuanto pertenece en bodega antes de ser vendida. Para determinar la

rotación que llegaría a tener el inventario se calcula a través de la fórmula Costo de bienes

vendidos/inventarios dentro de los cinco años de proyección.

Tabla 17

Indicador de rotación de inventarios

Rotación de Inventarios

Año 1

2017

Año 2

2018

Año 3

2019

Año 4

2020

Año 5

2021

Costo de bienes vendidos 0,88 0,89 0,90 0,91 0,92

Inventarios

Variación 0,01 0,,01 0,01 0,01

Días 415 410 404 399 394

Nota: Valores proyectados para la rotación del inventario del 2017 al 2021

Análisis:

La rotación de inventarios en el año 1 es de 0,88 culminando en el año 5 con 0,92 siendo una

variación del 0,01 lo que demuestra que existe un incremento de un año al otro, debido a que

las ventas aumentan y el inventario dura menos en bodega, esto permite una mejor gestión y

control de inventario que ayuda a tener un proceso más organizado y que los responsables

tengan conocimiento de sus funciones y responsabilidades.

Rentabilidad

Para medir la rentabilidad que genera una mejor gestión y control de inventario se utiliza la

fórmula de beneficio neto / activo total por los cinco años proyectados. Así se calcula el

rendimiento sobre el capital en donde se usa la fórmula de utilidad neta/ capital.

56

Tabla 18

Indicador de Rentabilidad

Rentabilidad

Año 1

2017

Año 2

2018

Año 3

2019

Año 4

2020

Año 5

2021

Beneficio neto 0,15 0,17 0,18 0,20 0,21

Activo total

Variación 0,10 0,09 0,09 0,08

Nota: Valores proyectados para la rentabilidad del inventario del 2017 al 2021

Tabla 19

Rendimiento sobre el capital

Rendimiento sobre el

capital

Año 1

2017

Año 2

2018

Año 3

2019

Año 4

2020

Año 5

2021

Utilidad neta 136,17 151,60 167,36 183,44 199,85

Capital

Variación 0,113 0,104 0,096 0,089

Nota: Valores proyectados para en rendimiento sobre el capital del 2017 al 2021

Análisis:

Con la proyección de rentabilidad a partir del año 1 se muestra un incremento de 15% en la

ganancia, considerando un ingreso en ventas del 2% más en el año 2018 y tomando en cuenta

un 0,9% de inflación anual. En el año 4 la rentabilidad aumenta al 20% y en el año 5 al 21%.

Y en cuanto al rendimiento sobre el capital, la utilidad neta incrementa en el año 1, dado que

por cada dólar existe una ganancia de 136 dólares, ya que el capital de la empresa es de $

1000 dólares y al terminar el año 5 está ganancia se sitúa en 199 dólares por cada dólar

invertido en el capital. Aunque en relación a los años anteriores proyectados existe una

variación de 1% en la rentabilidad y en el rendimiento una variación de 0,11% en el año 1 y

al año 5 un 0,08%.

58

Conclusiones y Recomendaciones

Conclusiones:

El objetivo principal de este documento es avalar el correcto manejo del inventario de la

empresa, manteniendo actualizado el stock para dar una atención eficiente al cliente esto dará

mejores ingresos a la empresa.

Con respecto a la rotación de la mercadería, en esta empresa los empleados deberán tomar

cursos de capacitación para el buen manejo de ingresos, egresos y sobre todo tener en cuenta

con el verdadero stock que la empresa tiene.

Con los procesos expuestos se dará a la empresa un mejor flujo de información de la

mercadería para la venta y compra que realmente se necesite.

59

Recomendaciones:

Departamento de Bodega: Se sugiere a este departamento tener la información

actualizada del stock de la mercadería para agilitar los pedidos en compra y no tener un

stock deficiente esto dará más ingresos y ahorro de tiempo a la empresa.

Realizar un inventario cada 15 días para de esta manera poder llevar un buen control de la

mercadería vendida.

Se recomienda el uso del manual de funciones por motivo que ayudará a mejorar el orden

y el manejo de las tareas encomendadas, tomando en cuenta la política y responsabilidades

de cada departamento.

60

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64

Apéndices

Apéndice A. Carta de Autorización de la empresa LIDERIDEAS S.A.

65

Apéndice B. Modelo de Encuesta




ENCUESTA AL PERSONAL DE LA EMPRESA LIDERIDEAS

Fecha: ________________________________________

Objetivo: Determinar la incidencia en el manejo y control del inventario en la empresa.

Dirigido a: Personal Administrativo

Instrucciones: Estimado colaborador, coloque una X en la alternativa que usted considere

pertinente de acuerdo a los siguientes criterios, consigne su respuesta en todos los ítems,

agradecemos su respuesta, la escala según la respuesta es la siguiente:

5=

Totalmente de

Acuerdo

4=

De acuerdo

3=

Indiferente

2=

En desacuerdo

1=

Totalmente en

desacuerdo

N.º ÍTEM 5 4 3 2 1

1 ¿Considera que trabaja en las mejores condiciones

al trasladar la mercadería?

2 ¿Han ocurrido pérdidas en el traslado de

mercaderías?

3 ¿Ha tenido que pagar las pérdidas de mercaderías

en su jornada?

4 ¿Lo han capacitado para los procesos que se deben

llevar al momento de trasladar o ubicar la

mercadería?

5 ¿Los traslados actuales cuentan con el número de

personas adecuadas para el cargamento?

6 ¿El personal verifica las cantidades de paquetes por

tipo de prenda?

7 ¿Los dueños están presentes al momento de

organizar las prendas en la bodega?

8 ¿La administración ha organizado evaluaciones

para verificar y conciliar la cuenta inventarios?

9 ¿Desearía que se mejore o se organicen los

traslados de las mercaderías de la tienda a las

bodegas y en las entregas a los clientes?

10 ¿Considera importante y necesario un plan de

mejoras que le ayude a conllevar los procesos de

los inventarios de la mejor manera?

66

Apéndice C. Evidencias de la Investigación Científica realizada

Visita al Gerente y Propietario de LIDERIDEAS SA.

Organización Actual de la Bodega

67

Control de prendas en almacén

Clasificación actual de las prendas

68

Apéndice D. Manual de Procedimientos y Funciones

1

3-4-2017

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ÁREA DE INVENTARIO

Abril del 2017

Primera Revisión

AUTORAS:



2

Contenido

1. Introducción ........................................................................................................................ 3

2. Objetivo General ................................................................................................................ 3

3. Alcance del Manual de procedimientos ............................................................................. 3

4. Políticas Generales ............................................................................................................. 3

5. Procesos de Inventario ........................................................................................................ 5

5.1. Proceso Verificación espacio en Bodega .................................................................... 5

5.2. Proceso Ingreso de mercadería a la Bodega Principal. ............................................... 7

5.3. Proceso Ingreso de mercadería a la bodega del Almacén. .......................................... 9

5.4. Proceso de Egreso de Mercadería de la Bodega Principal e Ingreso al Almacén. .... 11

5.5. Proceso de Egreso de Mercadería. ............................................................................ 13

5.6. Proceso control de Inventario .................................................................................... 16

6. Manual de Funciones ........................................................................................................ 18

6.1. Gerente General......................................................................................................... 19

6.2. Jefe de Bodega .......................................................................................................... 20

6.3. Bodeguero ................................................................................................................. 21

7. Anexos de Formatos ......................................................................................................... 22

7.1. Formato de Orden de Egreso ..................................................................................... 22

7.2. Orden de Pedido ........................................................................................................ 23

7.3. Nota de Entrega ......................................................................................................... 24

7.4. Hoja de toma física del Inventario ............................................................................ 25

3

1. Introducción

El presente manual ha sido elaborado para buscar eficiencia y eficacia frente a la respuesta

que surge en la administración y control de los inventarios. Tiene como finalidad

proporcionar las políticas y procedimientos que permitan registrar de manera oportuna el

movimiento de la mercadería dentro de la empresa y fuera de ella.

2. Objetivo General

Establecer un instrumento de tipo administrativo que permita hacer más eficiente los

procesos de registro y control de los inventarios en la bodega y almacén, destruyendo las

tareas y responsabilidades, además, mantener un registro y documentación de cada uno los

movimientos que se realicen en cada proceso.

3. Alcance del Manual de procedimientos

El manual busca integrar al personal del área de ventas y administrativo; los vendedores

quienes se encarga de realizar pedidos por motivo de venta y el gerente que es el área

administrativa que gestiona y supervisa la compra; el bodeguero, quien realiza la recepción

de la mercadería recibida por adquisición por parte de la empresa y entrega de la mercadería

al realizarse ventas al por mayor.

Se tendrán en cuenta las condiciones normales de funcionamiento, las entradas y salidas

de la mercadería y las situaciones de emergencia que se presente en un determinado

momento.

4

4. Políticas Generales

Se permitirá el acceso a Bodega solo al personal autorizado

El jefe de Bodega tendrá la responsabilidad de establecer los mínimos y máximos de

stock.

Se recibirán las mercaderías luego que sean debidamente revisadas y contadas.

El registro de Inventarios se lo realizará periódicamente para estar actualizados e

informados de la mercadería existentemente con esto se evitará los retrasos y la falta

de mercadería para la venta. La periodicidad del registro de inventario será

establecido por el gerente general y el jefe de bodega de la empresa.

El kardex se tendrá que actualizar diariamente para estar informados de todas las

transacciones de los inventarios.

Se entregará al área administrativa semanalmente el reporte correspondiente al stock

de mercadería.

Se realizará revisiones periódicas a bodega para estar actualizados con la existencia de

la mercadería que se ha vendido o comprado, y se lo comparará con el kardex y el

sistema de inventario.

Se clasificará la mercadería en la tienda por la persona responsable según la función

que esta ejerza y se lo hará tanto por tallas, modelos y marcas para tener un buen

stock y esto dará un mejor tiempo de respuesta al cliente.

5

5. Procesos de Inventario

5.1. Proceso Verificación espacio en Bodega

El primer proceso que se define es el proceso de verificación espacio en Bodega, conocer

cuánto espacio se tiene disponible para el ingreso de mercadería.

Manual de Procedimiento

Área de Inventario Código PR-01

Proceso Verificación espacio en

Bodega

Pág. 1 Revisión 01

Emisión

07-04-2017

Vigencia

07-04-2021

Actividades Proceso Responsable

Informar llegada de la

mercadería tiempo exacto

El Gerente general informa al jefe de

Bodega acerca de la mercadería que

fuese a llegar a la empresa. Gerente

Informar llegada de

mercadería para que sean

ubicados correctamente

El Jefe de Bodega da la orden al

bodeguero para que haga espacio en

Bodega para el almacenamiento de la

misma.

Jefe de Bodega

Verificar espacio en

bodega

Si no hay espacio, el bodeguero

reporta al Jefe de Bodega la situación

encontrada.

Bodeguero

Realizar el informe acerca

del espacio

Elaboración de Informe

Jefe de Bodega

Realizado Por:

Jazmín Iliana Jerez

Alvarado


Revisado por:



Aprobado por:

6

Diagrama de Verificación de espacio en Bodega


Área de Inventario Código DFD-01

Diagrama de la verificación

espacio en bodega


Emisión

07-04-2017

Vigencia

07-04-2021

Realizado Por:


Alvarado


Revisado por:



Aprobado por:

7

5.2. Proceso Ingreso de mercadería a la Bodega Principal.



Proceso Ingreso de mercadería

a la Bodega Principal


Emisión

07-04-2017

Vigencia

07-04-2021


Pagar impuestos para la

desaduanización de la

mercadería

El Gerente General de la empresa,

en este caso es el dueño; se acerca

a la aduana a pagar los impuestos

que correspondan para

desaduanizar la mercadería ya que

esta procede del exterior

Gerente

Verificar que la

mercadería sea la misma

en cantidad y categoría

de lo que está en la guía

La mercadería es enviada a la

Bodega Principal, el Jefe de

Bodega la recibe verificando el

contenido de la guía de remisión,

e ingresar los datos del producto

al sistema indicando su categoría,

talla, color, modelo; Esta

documentación es entregada al

bodeguero

Jefe de Bodega

Realizar el informe

acerca del espacio

El Bodeguero se encarga de

perchar la mercadería según el

modelo de la ropa, talla y color,

de esta manera es más rápida la

búsqueda.

Bodeguero

Ingresa la mercadería al

sistema indicando sus

características

Bodeguero

Perchar la mercadería

según su categoría, talla,

color, modelo

Bodeguero

Realizado Por:


Alvarado


Revisado por:



Aprobado por:

8

Diagrama de Ingreso de Mercadería a la Bodega Principal



Proceso Ingreso de

mercadería a la Bodega

Principal


Emisión

07-04-2017

Vigencia

07-04-2021

Realizado Por:


Alvarado


Revisado por:



Aprobado por:

9

5.3. Proceso Ingreso de mercadería a la bodega del Almacén.

Cuando la mercadería sale de aduana y es enviada desde la bodega principal a la Bodega

sucursal se realiza el siguiente procedimiento.



Proceso Ingreso de mercadería a la

Bodega Principal


Emisión

07-04-2017

Vigencia

07-04-2021


Emitir una orden de Egreso

para el retiro de mercadería

de Bodega

El jefe de la Bodega Principal emite

una orden de Egreso indicando la

mercadería que sale para ser enviada

a la bodega sucursal, esa nota es

entregada a la persona que va a

despachar la mercadería.

Jefe de Bodega Principal

Despachar la mercadería de

la orden de egreso

El transportista entrega el producto

con la guía al jefe de la bodega del

almacén, el mismo que revisa la nota

de remisión para que el producto sea

ingresado a la bodega de la sucursal.

Despachador

Revisar la mercadería

según la nota de egreso de

la bodega principal

El despachador busca y entrega la

mercadería al transportista.

Despachador

Ingresa la mercadería al

sistema indicando sus

características

Caso contrario se enviará un mensaje

al jefe de la Bodega Principal

indicando los motivos por los cuales

no se recibe la mercadería.

Jefe de Bodega Almacén

Perchar la mercadería

según su categoría, talla,

color, modelo

Si es aprobada la guía de remisión se

ingresa los datos de la mercadería al

sistema. El Bodeguero percha el

producto según la categoría, tipo,

talla y color, así la búsqueda cuando

la soliciten será más eficiente y

rápida

Encargado de Bodega

Realizado Por:


Alvarado


Revisado por:



Aprobado por:

Diagrama de proceso de ingreso de mercadería a la bodega del almacén



Proceso Ingreso de mercadería Pág. 1 Revisión 01

10

a la Bodega Principal Emisión

07-04-2017

Vigencia

07-04-2021

Realizado Por:



Revisado por:



Aprobado por:

11

5.4. Proceso de Egreso de Mercadería de la Bodega Principal e Ingreso al Almacén.

Cuando la ropa es de una nueva colección se realiza el siguiente proceso:



Proceso de Egreso de

Mercadería de la Bodega

Principal e Ingreso al Almacén


Emisión

07-04-2017

Vigencia

07-04-2021


Emitir Orden de Egreso

indicando el producto

que se retira para enviar

al almacén

El jefe de Bodega emite una orden

de Egreso indicando el producto

que será retirado de la bodega,

dicha orden es entregada al

bodeguero.

Jefe Bodega (Bodega

Principal)

Despachar el producto

solicitado en la orden

El bodeguero proceda a despachar

el producto solicitado, el mismo

que es entregado al personal del

almacén para ser puesto en

exhibición a la venta. Y es

ordenado en las perchas del

almacén por el personal de venta.

Encargado de Bodega

Perchar y Ordenar en el

almacén

Personal almacén

(Ventas)

Realizado Por:


Alvarado


Revisado por:



Aprobado por:

12

Diagrama del Proceso de Egreso de Mercadería de la Bodega Principal e Ingreso al

almacén.




Mercadería de la Bodega

Principal e Ingreso al

Almacén


Emisión

07-04-2017

Vigencia

07-04-2021

Realizado Por:


Alvarado


Revisado por:



Aprobado por:

13

5.5. Proceso de Egreso de Mercadería.


Bodega Código PR-05


Mercadería


Emisión

07-04-2017

Vigencia

07-04-2021


Vendedor emite hoja de

pedido El vendedor solicita mercadería a bodega

por medio de una hoja de pedido (ver

Apéndice B), de esta manera se tendrá

constancia de lo solicitado por el

empleado de la tienda siendo él mismo

responsable de dicha solicitud.

Vendedor

Bodega verifica la orden

de pedido para poder

vender, si el producto se

encuentra en enviado al

almacén

El bodeguero procede a realizar la

búsqueda del pedido enviado, si el pedido

se encuentra en la bodega de la sucursal se

lo envía al almacén, dando de baja al stock

que se tiene actualmente en Bodega; caso

contrario se envía la solicitud a la bodega

principal, con la ordenación de la

mercadería su búsqueda en las bodegas en

más rápida y eficiente por lo cual el

tiempo de respuesta es eficiente. Si lo

solicitado se encuentra en la Bodega

Principal se envía la mercadería al

almacén con una nota de entrega de

mercadería (ver Apéndice C) y se da de

baja a la misma del inventario que existe

en la Bodega Principal.

Bodeguero/Despachador

Jefe de Bodega Sucursal

Jefe de Bodega principal

Jefe de Bodega Sucursal

da de baja en el stock del

almacén en el sistema. Si

no existe el producto en

esa bodega, emite la

orden de pedido a la

bodega principal

Buscar mercadería de la

orden -Bodeguero

Emitir orden de entrega

mercadería, Dar de baja

en el Inventario de

bodega principal- Jefe de

Bodega principal

Despechar el pedido-



Realizado Por:


Alvarado

Martha Adrián

Villegas

Revisado por:



Aprobado por:

14


Bodega Código DFD-05


Mercadería


Emisión

07-04-2017

Vigencia

07-04-2021

Realizado Por:


Alvarado


Revisado por:



Aprobado por:



15

Proceso búsqueda

mercadería bodega principal


Emisión

07-04-2017

Vigencia

07-04-2021

Realizado Por:


Alvarado


Revisado por:



Aprobado por:

16

5.6. Proceso control de Inventario


Bodega Código PR-06

Proceso Control de Inventario

Pág. 1 Revisión 01 Emisión

07-04-2017 Vigencia

07-04-2021


Ordenar la toma de

inventario por parte de

Gerencia

El Gerente General ordena la toma de

inventario para poder controlar el stock

de la mercadería que existe en Bodega y

almacén.

Gerente G

Constatación física en

bodega por parte del

bodeguero

El jefe de Bodega y el personal del área

de venta reciben dicha orden, ventas

verifica la mercadería, si existe; verifica

el estado, llena la hoja de toma de

inventario (ver Apéndice D), y envía

informe al gerente.

Bodeguero

Constatación física en

el almacén por el

personal de ventas

Jefe de Bodega, indica el inventario al

bodeguero, el que comprueba la

existencia de la mercadería, si existe, se

realiza el conteo del producto para llenar

la hoja de toma de inventario, y

entregarla al jefe de Bodega, de lo

contrario realiza un informe indicando

que no existe el producto.

Jefe de bodega/

Bodeguero

Verificar el informe

de bodega con el valor

del sistema y emitir un

informe acerca de

inventario

por jefe de Bodega

El jefe de Bodega verifica la cantidad

física de existencia de mercadería con la

cantidad que se ve reflejado en el

sistema, si el stock físico es igual al del

sistema se realiza un informe favorable

enviando al Gerente, caso contrario se

realiza un informe adicional indicando el

faltante que existe en bodega, en los dos

casos el informe es enviado al Gerente

General.

Bodeguero/Gerente

Recibir el informe y

pasar datos a

contabilidad por

Gerencia general

Realizado Por:



Revisado por:



Aprobado por:

17

Diagrama del Proceso de Control de Inventario



Diagrama de Proceso Control de

Inventario


Emisión

07-04-2017

Vigencia

07-04-2021

Realizado Por:



Revisado por:



Aprobado por:

18

6. Manual de Funciones

Manual de Funciones

Área de Inventario

MF-001-2017

Pág. 1 Revisión 01 Emisión

07-04-2017 Vigencia

07-04-2021

Objetivo

Definir y establecer las funciones y responsabilidades del personal

Alcance

Se lo aplica a todas las áreas de la empresa LIDERIDEAS S.A

Realizado Por:



Revisado por:



Aprobado por:

19

6.1. Gerente General

Manual de Funciones

Área de Inventario

MF-001-2017


Emisión

07-04-2017

Vigencia

07-04-2021

Cargo:

Gerente General

Formación Académica:

Superior – Tercer Nivel

Experiencia:

Mínima 2 años en cargos

similares.

Requisitos: Estudios, Títulos

Misión del Cargo: Lograr el crecimiento rentable de la empresa, Coordinar las actividades

para el crecimiento de la compañía, persona responsable en la toma de decisiones

Funciones:

Tomar decisiones objetivas.

Definir el presupuesto anual para la empresa.

Controlar el cumplimiento de los Objetivos.

Solicitar a los departamentos el diagnostico de las necesidades de capacitación para

su personal.

Supervisar la negociación con los proveedores nacionales e internacionales y buscar

la mejor propuesta.

Responsabilidad

Representar a la empresa judicial y extrajudicialmente

Nombrar y Remover al personal, fijar remuneraciones.

Autorizar y Firma cheques necesarios para el funcionamiento de la empresa.

Realizado Por:


Martha Adrián

Villegas

Revisado por:



Aprobado por:

20

6.2. Jefe de Bodega

Manual de Funciones

Área de Inventario

MF-001-2017


Emisión

07-04-2017

Vigencia

07-04-2021

Cargo:

Jefe de Bodega


Superior – Tercer Nivel

Experiencia:

Mínima 1 año en cargos

similares.

Requisitos: Estudios, Títulos

Misión del Cargo: Coordinar el despacho de mercadería al almacén y al cliente.

Participar en la realización de la toma de inventario físico y consolidarlo, para enviar reporte al

departamento financiero.

Funciones:

Controlar el ingreso y egreso de mercadería.

Realizar inventarios periódicos y establecer la diferencia.

Solicitar las compras para la mantención de stock mínimo.

Controlar el traslado de mercadería de Bodega.

Responsabilidad

Responsable de la coordinación del ingreso de mercadería a bodega.

Verificar el Stock de mercadería.

Emitir informe de la toma de inventario.

Ingresar la entrada y salida de la mercadería en el sistema.

Realizado Por:


Martha Adrián

Villegas

Revisado por:



Aprobado por:

21

6.3. Bodeguero

Manual de Funciones

Área de Inventario

MF-001-2017


Emisión

07-04-2017

Vigencia

07-04-2021

Cargo:

Bodeguero


Bachiller

Experiencia:

No se requiere

Requisitos: Conocimiento en manejo de mercadería

Misión del Cargo: Encargado de llevar el control de despacho de mercadería. Ingreso de

mercadería a la Bodega y perchar según clasificación

Funciones:

Mantener ordenado la mercadería en Bodega, según su clasificación

Controlar y Administrar la bodega.

Realizar la toma de inventario.

Informar las anomalías en la entrega de mercadería por parte del proveedor.

Entregar la mercadería completa y en buen estado.

Responsabilidad

Denegar la mercadería en mal estado.

Mantener en orden la bodega de la empresa.

Despachar la mercadería según la orden de egreso de mercadería.

Verificar el ingreso de mercadería según su guía de remisión u orden de ingreso.

Realizado Por:


Martha Adrián

Villegas

Revisado por:



Aprobado por:

22

7. Anexos de Formatos

7.1. Formato de Orden de Egreso

Ruc 09999999999001

Dirección

Teléfono

Orden de egreso: No.

Fecha de Emisión:

__/__/____

Fecha de Inicio Fecha de Fin

Motivo de Traslado:

Punto de partida:

Destinatario:

Lugar de Entrega:

Solicitante Uso de Bodega

Código Descripción Cantidad Existencia

de Bodega Saldo

Responsable Recibe:

Realizado Por:


Martha Adrián

Villegas

Revisado por:



Aprobado por:

23

7.2. Orden de Pedido

Ruc 09999999999001

Dirección

Teléfono

Orden de Pedido: No.

Fecha de Emisión:

__/__/____

Punto de partida:

Destinatario:

Lugar de Pedido:

Código Descripción Ref Cantidad Observación

Elaborado por: Autorizado por:

Realizado Por:



Revisado por:



Aprobado por:

24

7.3. Nota de Entrega

Ruc 09999999999001

Dirección

Teléfono

Orden de Entrega: No.

Fecha de Emisión:

__/__/____

Punto de partida:

Destinatario:

Lugar de Entrega:

Código Descripción Ref Cantidad Observación

Entregado por: Recibido por:

Realizado Por:



Revisado por:



Aprobado por:

25

7.4. Hoja de toma física del Inventario

Ruc 09999999999001

Dirección

Teléfono

Toma Física de Inventario:

No.

Fecha de Toma Física:

__/__/____

Control de Inventario

Código Descripción Existencia Faltante Sobrante Observación

Realizado por: Revisado por:

Realizado Por:



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