UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS...
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO TEMA: DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO DE ASISKEN S.A. AUTORA: MARÍA FERNANDA ALVARADO SAN ANDRÉS TUTORA: ING. KAREN BALLADARES PONGUILLO GUAYAQUIL, NOVIEMBRE 2016
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL
TÍTULO DE CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
TEMA: DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL
DEPARTAMENTO FINANCIERO DE ASISKEN S.A.
AUTORA: MARÍA FERNANDA ALVARADO SAN ANDRÉS
TUTORA: ING. KAREN BALLADARES PONGUILLO
GUAYAQUIL, NOVIEMBRE 2016
II
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA FICHA DE REGISTRO DE TESIS
TÍTULO: DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO DE ASISKEN S.A.
AUTORA: María Fernanda Alvarado San
Andrés
TUTORA: Ing. Karen Balladares
REVISORES: Lcda. Yonaiker Navas / Ing. Félix Olivero
INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil FACULTAD: Ciencias
Administrativas
CARRERA: Contaduría Pública Autorizada
FECHA DE PUBLICACIÓN: Noviembre 2016 NO DE PÁGS: 124
ÁREA TEMÁTICA: Auditoría
PALABRAS CLAVES: Control interno, financiero
RESUMEN Durante el desarrollo del proyecto se define la ausencia de un sistema de control de
procedimientos para el área contable y financiera, cuyo efecto se ve reflejado en el manejo
interno de la institución y la atención al cliente. Además de no contar con una organización
estructural y funcional definida, su personal no ha logrado aún definir su rol y funciones de
acuerdo a su perfil profesional dentro de la empresa. Los procesos se los maneja de forma
empírica sin que exista un manual de procedimientos administrativos y financieros en la
empresa, que evalúe la gestión normativa, administrativa, operativa y financiera dentro de la
misma, que permita detectar debilidades en torno a la comercialización de sus productos al
cliente. El impacto que generará el proyecto en cuanto a lo económico, social, se ha
determinado como positivo, lo cual hace ver que mediante la ejecución del sistema de control
interno se logrará mejorar la gestión administrativa y financiera con miras a generar los
mejores impactos sobre el cliente.
NO DE REGISTRO (en base de datos): NO DE CLASIFICACIÓN:
DIRECCIÓN URL (tesis en la web):
ADJUNTO PDF00 SI NO
CONTACTO CON LA AUTOR TELÉFONO: 0998190541
EMAIL : [email protected]
CONTACTO DE LA INSTITUCIÓN: NOMBRE: Secretaria de la Facultad
TELÉFONO: 04 2596830
X
III
Universidad Estatal de Guayaquil Facultad de Ciencias Administrativas
Carrera de Contaduría Pública Autorizada
Certificación del Tutor
Habiendo sido nombrada, yo, Ing. Karen Balladares Ponguillo, como Tutor de
tesis de grado como requisito para optar por el título de Contador Público
Autorizado, presentada por la egresada María Fernanda Alvarado San Andrés con
C.I. 0920107943.
Tema: “DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL
DEPARTAMENTO FINANCIERO DE ASISKEN S.A.”
Certifico que: He revisado y aprobado en todas sus partes, encontrándose
apto para su sustentación.
Ing. Karen Balladares Ponguillo
Tutor de Tesis
IV
Universidad Estatal de Guayaquil Facultad de Ciencias Administrativas
Carrera de Contaduría Pública Autorizada
Certificado de Sistema Anti plagio
Habiendo sido nombrada, yo, Ing. Karen Balladares Ponguillo, certifico que el
presente proyecto de tesis ha sido elaborado Alvarado San Andrés María Fernanda
con C.I. 0920107943 con mi respectiva supervisión como requerimiento parcial
para la obtención del título de Contador Público Autorizado.
Se informa que el proyecto: “Diseño del sistema de control interno del
departamento financiero de Asisken S.A.”, ha sido orientado durante todo el periodo
de ejecución en el programa URKUND quedando el 6% de coincidencias.
Es importante tener en cuenta que el índice de similitud, no indica en ningún
momento la presencia demostrada de plagio o de falta de rigor en el documento, por
lo tanto el presente trabajo de titulación cumple con todos los requisitos de ley para
la culminación favorable del proceso de titulación.
Ing. Karen Balladares Ponguillo Tutor de Tesis
V
Universidad Estatal de Guayaquil Facultad de Ciencias Administrativas
Carrera de Contaduría Pública Autorizada
Derechos de Autor
Por medio de la presente, certifico que los contenidos desarrollados en el
presente trabajo son de absoluta propiedad y responsabilidad de Alvarado San
Andrés María Fernanda con CC. 0920107943
Tema: “DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL
DEPARTAMENTO FINANCIERO DE ASISKEN S.A.”
____________________________
Ma. Fernanda Alvarado San Andrés
VI
Universidad Estatal de Guayaquil Facultad de Ciencias Administrativas
Carrera de Contaduría Pública Autorizada
Renuncia de Derechos de Autor
Por medio de la presente, certifico que los contenidos desarrollados en el
presente trabajo son de absoluta propiedad y responsabilidad de Alvarado San
Andrés María Fernanda con CC. 0920107943
Tema: “DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL
DEPARTAMENTO FINANCIERO DE ASISKEN S.A.”
Derechos que renuncio a favor de la Universidad de Guayaquil, para los fines
que bien tenga.
____________________________
Ma. Fernanda Alvarado San Andrés
VII
DEDICATORIA
La presente tesis se la dedico a Dios por brindarme la oportunidad de vivir y
haber puesto en mi camino a personas que han sido mi soporte y compañía durante
todo el periodo de estudio.
A mi esposo Danny, a mis hijos Gabriela y Fernando por su amor
incondicional, apoyo, y ser la fuente de superación.
A mi tutora, Ing. Karen Balladares por ser mi guía en la elaboración de mi
tesis, por su tiempo, dedicación y apoyo constante.
A mis revisores, Lcda. Yonaiker Navas e Ing. Félix Olivero por colaborar en el
desarrollo de este proyecto.
En general a cada persona que ha contribuido con mi formación académica,
en la trayectoria y culminación de este trabajo, siempre tendrán un lugar en mi
corazón por toda su ayuda y cariño incondicional.
VIII
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios por haberme permitido culminar una etapa más en mi vida.
A la Universidad Estatal de Guayaquil – Facultad de Ciencias Administrativas,
por la formación académica y profesional, a través de excelente y capacitados
maestros, quienes me han impartido sus conocimientos y experiencias a largo de
estos años.
A mi tutora, Ing. Karen Balladares, por la orientación, apoyo, paciencia y
ayuda que brindó para la realización y culminación de esta tesis.
A mis revisores, Lcda. Yonaiker Navas e Ing. Félix Olivero, por su
colaboración en el desarrollo de mi tesis.
A mis hijos Gabriela y Fernando, por su apoyo en mi formación profesional y
personal.
A mis amigos Kelly y Oswaldo, por su valiosa colaboración en mi proceso
académico.
A todos en general por contribuir en la culminación de este trabajo.
IX
INDICE
INDICE ........................................................................................................................................................ IX
CAPÍTULO I: EL PROBLEMA ........................................................................................................... 3
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ..................................................................... 3
1.2 FORMULACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN ............................................................... 4
1.3 SISTEMATIZACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN........................................................... 5
1.4 OBJETIVOS .................................................................................................... 5
1.4.1 Objetivo General ...................................................................................................................... 5
1.4.2 Objetivos específicos ............................................................................................................. 5
1.5 DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN ................................................................ 6
1.6 HIPÓTESIS .................................................................................................... 7
CAPÍTULO II : MARCO REFERENCIAL ........................................................................... 9
2.1 ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN ............................................................. 9
2.2 MARCO TEÓRICO ......................................................................................... 10
2.3 MARCO CONCEPTUAL .................................................................................. 12
2.4 MARCO CONTEXTUAL ................................................................................... 14
2.5 MARCO LEGAL ............................................................................................. 17
2.5.1 Sistema de control interno ................................................................................................. 18
2.5.2 Control interno sistema Coso ........................................................................................... 23
2.5.3 Objetivos del control interno ............................................................................................. 25
2.5.4 Principios básicos del control interno............................................................................ 27
2.6 COMPONENTES DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO ............................. 28
2.6.1 Ambiente de control interno .............................................................................................. 30
2.6.2 Evaluación del riesgo ........................................................................................................... 34
X
2.7 MÉTODO DE EVALUACIÓN DEL RIESGO ............................................................ 38
2.7.1 Actividades de control ......................................................................................................... 39
2.8 POLÍTICAS PARA EL LOGRO DE OBJETIVOS ....................................................... 39
2.8.1 Coordinación entre las dependencias de la entidad............................................... 40
2.8.2 Diseño de las actividades de control............................................................................. 41
2.8.3 Responsabilidad del control .............................................................................................. 41
2.9 SISTEMA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN .................................................. 45
2.9.1 ACTIVIDADES DE MONITOREO .................................................................................. 46
2.9.2 Aplicación del seguimiento ................................................................................................ 48
2.9.3 Evaluación de la calidad del control interno ............................................................... 48
2.10 CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO .......................................................... 50
2.10.1 Control interno administrativo .......................................................................................... 50
2.10.2 Control interno contable ..................................................................................................... 50
2.11 FRAUDE Y ERROR ........................................................................................ 52
2.11.1 Fraude ........................................................................................................................................ 53
2.11.2 Error ............................................................................................................................................ 54
CAPÍTULO III: MARCO METODOLÓGICO ................................................................... 57
3.1 EVALUACIÓN DIAGNÓSTICA............................................................................ 57
3.1.1 Misión ......................................................................................................................................... 58
3.1.2 Visión .......................................................................................................................................... 59
3.1.3 Análisis Foda ........................................................................................................................... 59
3.1.4 Organigrama............................................................................................................................ 63
3.2 MACRO ANÁLISIS ......................................................................................... 65
3.2.1 Factor político ......................................................................................................................... 65
3.2.2 Factor Legal ............................................................................................................................. 65
XI
3.2.3 Factor Económico ................................................................................................................. 65
3.3 MICRO ANÁLISIS .......................................................................................... 66
3.3.1 Análisis de clientes ............................................................................................................... 66
3.3.2 Análisis de proveedores ..................................................................................................... 66
3.4 POBLACIÓN Y MUESTRA ............................................................................... 67
3.5 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN ....................................................................... 69
3.6 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE LA INVESTIGACIÓN .......................................... 69
3.6.1 Técnica de la observación ................................................................................................. 70
3.6.2 Observación del departamento contable ..................................................................... 74
3.6.3 Observación para las funciones del asistente y auxiliar contable. ................... 77
3.6.4 Observación para las funciones del asistente de tesorería ................................. 79
3.7 ENTREVISTAS .............................................................................................. 80
3.7.1 Entrevistas al jefe financiero ............................................................................................. 80
3.7.2 Entrevistas al supervisor de cobranzas ....................................................................... 83
3.8 ANÁLISIS ..................................................................................................... 86
3.8.1 Análisis del departamento de cobranzas .................................................................... 86
3.8.2 Análisis del departamento contable ............................................................................... 86
3.8.3 Análisis del departamento de cobranzas .................................................................... 87
CAPÍTULO IV : PROPUESTA ............................................................................................... 89
4.1 INTRODUCCIÓN ............................................................................................ 89
4.2 CONTROL INTERNO DE ASISKEN S.A. ............................................................. 90
4.2.1 Objetivo general ..................................................................................................................... 90
4.2.2 Objetivos específicos ........................................................................................................... 90
4.2.3 Alcance ...................................................................................................................................... 91
4.2.4 Responsabilidad .................................................................................................................... 91
XII
4.2.5 Componentes y descripción de la propuesta ............................................................ 92
CONCLUSIONES ................................................................................................................................ 100
RECOMENDACIONES ..................................................................................................................... 101
APENDICE ............................................................................................................................................. 104
XIII
Índice de Figuras
Figura 1 Empresas de medicina prepagada ................................................................. 16
Figura 2 Sistema Coso ............................................................................................... 24
Figura 3 Objetivos del control interno ........................................................................... 25
Figura 4 Pirámide de Control ....................................................................................... 28
Figura 5 Análisis FODA Asisken S.A. ........................................................................... 63
Figura 6 Organigrama Empresarial Asisken S.A. ....................................................... 64
Figura 7 Población ..................................................................................................... 68
Figura 8 Muestra Departamento Financiero ............................................................... 69
Figura 9 Software Módulo Cobranzas ........................................................................ 71
Figura 10 Software módulo Contable ......................................................................... 75
Figura 11 Proceso de Pagos ....................................................................................... 76
Figura 12 Falencias del Departamento Contable ....................................................... 87
Figura 13 Flujo de Procedimientos ............................................................................. 99
XIV
Índice de Tablas
Tabla 2.1 Componentes del Control Interno ............................................................ 30
Tabla 2.2 Clases de Control interno ......................................................................... 51
1
Introducción
La realización del presente trabajo “Diseño del sistema de control interno del
departamento financiero Asisken S.A.” es promover los procedimientos que ayuden
a garantizar la exactitud, integridad y autenticidad de los estados financieros y
demás documentos del departamento contable.
El control interno cumple un rol importante en el logro de metas y objetivos de
una organización; y sobre todo el diseño adecuado de un sistema de control interno
es uno de los primeros pasos para diagnosticar, evaluar y mejorar la eficiencia y
productividad de los recursos materiales, humanos y económicos en pos de
enfrentar la globalización en el mundo actual.
El primer capítulo se efectuó la descripción del problema, los justificativos,
objetivos, hipótesis y ciertos aspectos metodológicos del estudio, que se llevaron a
cabo en la segunda unidad, abarca todo lo relacionado al control interno desde sus
antecedentes, definición de conceptos principales y sus componentes. El tercer
capítulo analiza las principales falencias y aspectos, nos permite un diagnóstico y
evaluación del problema, mediante las técnicas de la observación y entrevistas para
recolectar la mayor información, conoceremos las principales falencias y aspectos
que tiene y que se desea mejorar con nuestra propuesta. El cuarto capítulo está
basado en solucionar el problema con el diseño de un sistema de control interno,
que ayude a minimizar los errores y falencias encontrados en la organización.
2
Tener un buen sistema de control interno en los procedimientos de la entidad
dará como resultado la confiabilidad, eficiencia y la productividad de los mismos. Es
importante destacar que aplicar controles internos en sus operaciones, conducirá a
tener un proceso más ágil y ayudar cumplir la visión de empresa.
3
Capítulo I:
El Problema
Planteamiento del Problema
Actualmente las empresas a nivel mundial tienen las normas internacionales
en sus sistemas administrativos, financieros y operativos, como una necesidad para
satisfacer los requisitos de los organismos de control, además de asegurar al cliente
productos y servicios que se ajusten a sus gustos y exigencias, demostrando así
que se trata de una organización competitiva que cumple con la ley y con las
expectativas del mercado.
A nivel latinoamericano, las corporaciones grandes y medianas
principalmente, han adaptado normativas internacionales en el ámbito de las
ciencias contables y de auditoría para poder servir mejor a sus clientes y alcanzar
mayores niveles de competitividad.
El Ecuador no es ajeno a esta tendencia empresarial, por esta razón el
Estado ecuatoriano a través de la Superintendencia de Compañías está controlando
la implementación de las normas NIIF, en el ámbito contable o financiero y de
auditoría, respectivamente, de las empresas del sector privado, en las que se
encuentra la compañía.
Asisken S.A. es una empresa del Grupo Hospitalario Kennedy, que ofrece
cobertura de consultas médicas, exámenes de laboratorio clínico y de imágenes,
atenciones hospitalarias, quirúrgicas, maternidad y medicinas.
La empresa Asisken S.A. ha venido presentando debilidades de control
4
interno en los Departamento Administrativo y Financiero, como por ejemplo: la falta
de razonabilidad en sus estados financieros, la pérdida de efectivo y sus
equivalentes, falta de gestión y análisis de cartera, el orden de archivo en su
documentación son algunas de las problemáticas que presenta, el no seguir
lineamientos de control para un mejor resultado de la información le podrían causar
daños severos a la estructura financiera de la empresa debido a que sus directivos y
administradores no han hecho conciencia de la importancia y realidad objetiva que
tiene para el manejo de los recursos de la Entidad.
La falta de verificación adecuada del cumplimiento de las disposiciones
legales, reglamentarias, contractuales y normativas aplicables por los entes de
control, así como la optimización de los recursos humanos y materiales, conlleva a
la necesidad aplicar controles internos en las operaciones, conducirá a que los
servicios se proporcionen con eficiencia y eficacia.
Disponer de un sistema de control interno permitirá a la Gerencia General de
la compañía Asisken S.A., incrementar la seguridad operacional desde la
verificación de los reembolsos a sus afiliados, revisión adecuada a la facturación de
los ingresos, verificación de los gastos efectuados, control de vencimientos de la
cartera de clientes, verificación de los registros contables, ejecución de toma física
de los bienes hasta determinar la razonabilidad de la información que presentan los
estados financieros de la compañía.
Formulación de la investigación
¿Cómo mejorar el control Interno en el departamento financiero de la
empresa de medicina prepagada Asisken S.A.”?
5
Sistematización de la Investigación
¿Cómo influye la gestión financiera en la adecuada toma de decisiones sobre
los recursos de la entidad?
¿De qué manera los instrumentos de investigación que se aplicaron en el
objeto de estudio, ayudarán a establecer políticas para la empresa Asisken S.A.?
¿A través de los resultados obtenidos cuáles serían las ventajas de la
implementación del Manual de Control Interno?
Objetivos
1.4.1 Objetivo General
“Diseñar un sistema de control interno para el departamento financiero de
Asisken S.A.”
1.4.2 Objetivos específicos
A. Analizar la situación actual de la empresa Asisken S.A., funciones operativas y
administrativas de la Compañía para identificar riesgos y deficiencias de
control.
B. Efectuar un diagnóstico organizacional para identificar las fortalezas,
debilidades, oportunidades y amenazas de la Compañía en base a los factores
internos y externos.
C. Diagnosticar los procedimientos de control que se aplican en la gestión
operativa, administrativa y financiera de la empresa ASISKEN S.A.
6
D. Mejorar el grado de confiabilidad en el proceso de emisión de los estados
financieros de la compañía, mediante el uso de procedimientos de control en el
departamento financiero.
Delimitación de la investigación
Frente a la situación de crecimiento constante de la empresa y sostenido de
los mercados a nivel nacional en lo concerniente a empresas de medicinas
prepagadas, así como a la exigencia de los entes de control del país, se hace
necesario el “Diseño del sistema de control interno del departamento financiero
Asisken S.A. para salvaguardar la correcta administración, el uso y control de los
recursos humanos, materiales y financieros.
El control interno una herramienta útil para la toma de decisiones así como
también generará una cultura de constante control y supervisión que permita
encaminar los procesos a la consecución de los objetivos a corto y largo plazo, y
está orientado a proteger y preservar los bienes de la empresa, evitando
desembolsos indebidos de fondos y ofreciendo la seguridad de que no se
contraerán obligaciones sin autorización.
Por lo tanto, Asisken S.A. debe competir con alto nivel en su segmento de
mercado, aplicando un control interno que funcione como una actividad para
agregar valor y mejorar las operaciones de la empresa, así como contribuir al
cumplimiento de sus objetivos y misión; aportando un enfoque sistemático y
disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de dirección y control.
7
Hipótesis
Diseñar un sistema de control interno, permite mejorar las funciones del
departamento financiero de la empresa de medicina prepagada Asisken S.A.
Variable Independiente:
Aplicación del Sistema de Control Interno en la empresa de medicina
prepagada Asisken S.A.
Variable Dependiente:
Mejorar las funciones del departamento financiero de la empresa.
Operacionalización de las variables:
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Variables Definición conceptual
Definición
Operativa
Dimensiones Indicadores Ítem Instrumentos Técnica
Aplicar el Sistema de Control Interno en la empresa de medicina prepagada Asisken S.A.
Comprende en preservar los activos y obtener una situación de control sobre un negocio, contrarrestando los riesgos y fraudes.
Establecer políticas y procedimientos, que ayuden a la consecución de las metas propuestas por la administración
Contable, mantener la razonabilidad de los estados financieros.
Administrativa, cumplir con las políticas y procedimientos.
Financiera, poder evaluar la situación de la empresa a través de las razones financieras.
Tributaria, cumplir con las regulaciones de los organismos de control.
Valores Éticos
Cumplimiento de las Normas
Conflictos de Interés
Manejo de la información
Relaciones con los socios, empleados, clientes, proveedores.
¿Qué
deficiencias
tiene el
sistema que
utilizan
actualmente
en el área
contable?
¿Han
existido
faltantes,
fraudes,
robos en el
área
financiera?
¿Qué
porcentaje
considera
que se
poseen
controles de
las áreas?
Entrevistas
Observación
Cuestionario
Mejorar las funciones del departamento financiero de la empresa.
Mediante la implementación de políticas, estándares, procedimientos y cambios físicos para eliminar o minimizar los riesgos.
Monitorear permanentemente la efectividad del desempeño del sistema de control interno.
Aplicación de normas de conducta y reglas que rijan cada tipo de actividad.
9
Capítulo II:
Marco Referencial
Antecedentes de la investigación
El control interno contable representa el soporte bajo el cual descansa la
confiabilidad de un sistema contable. Un sistema de control interno es importante
por cuanto no se limita únicamente a la confiabilidad en la manifestación de las
cifras que son reflejadas en los estados financieros, sino también evalúa el nivel de
eficiencia operacional en los procesos contables y administrativos.
La investigación sobre el control interno hace referencia a las siguientes
tesis:
Según Segovia (2011), en su trabajo de investigación Diseño e
Implementación de un sistema de control interno para la Compañía Data gourmet
Cía. Ltda., planteó como objetivo general elaborar un manual de procedimientos
para mejorar las funciones de los departamentos llegando a la conclusión de que es
necesario un control interno para cumplir con las metas y objetivos de la empresa y
se relaciona con la presente investigación.
También Parra (2009), en su trabajo de investigación Diseño de un Manual
de Control Interno para el Departamento Financiero en la Escuela Superior
Politécnica de Chimborazo - Riobamba, aplicando la Nueva Normativa y
Herramientas Informáticas, planteó un manual de control interno para mejorar la
operatividad de la empresa, llegando a la conclusión que un sistema de control
permite optimizar los recursos de la entidad.
En el trabajo de investigación Diseño de un control interno para una empresa
10
de repuestos electrónicos (Rojas, 2007) planteó como aporte a todas aquellas
empresas que no cuentan con un adecuado sistema de control interno. El cual es
importante, en virtud de que las empresas día a día presentan mayor desarrollo y
sólo mediante la obtención de su máxima eficiencia operativa podrá mantenerse
firmes y sólidas dentro de un mercado de competencia.
Según (Guzmán, 2012) en su Propuesta de un diseño de Manual de control
interno y administrativo y contable para el área de Contabilidad de la Universidad
Politécnica siendo su objetivo principal elaborar un sistema adecuado de control
interno con la finalidad que proporcione una herramienta para el fortalecimiento de
sus actividades y procesos cotidianos.
Finalmente, (Nieto, 2012) en su trabajo Diseño de un sistema de control
interno administrativo-contable para las empresas comercializadoras de Gas, indica
que la definición clara de objetivos por cada operación creando códigos, normas,
políticas y manuales permite emitir informes financieros, administrativos y
comerciales los mismos que deben ser confiables y razonables.
Marco teórico
El control interno comprende el plan de organización, los métodos y
procedimientos que tiene implantados una empresa o negocio, estructurados en un
todo para la obtención de tres objetivos fundamentales:
a) obtención de información financiera correcta y segura,
b) la salvaguarda de los activos y
c) la eficiencia de las operaciones.
El control interno ha carecido durante muchos años de un marco referencial
11
común, generando expectativas diferentes entre empresarios y profesionales. El
control interno debe garantizar la obtención de información financiera correcta y
segura ya que ésta es un elemento fundamental en la marcha del negocio, pues con
base en ella se toman las decisiones y formulan programas de acciones futuras en
las actividades del mismo.
Debe permitir también el manejo adecuado de los bienes, funciones e
información de una empresa determinada, con el fin de generar una indicación
confiable de su situación y sus operaciones en el mercado. De manera general,
(González) afirma que la consecuencia del crecimiento económico de los negocios,
implicó una mayor complejidad en la organización y por tanto en su administración.
Las organizaciones profesionales de América efectuaron tres investigaciones
con el fin de alcanzar los siguientes objetivos principales:
Impulsar el uso racional de estrategias
Promover la eficiencia en las operaciones
Lograr los objetivos institucionales y empresariales
Identificar y administrar los riesgos
Cumplir con las normativas aplicables
Contar con una herramienta apropiada para prevenir errores o
irregularidades.
12
Estas investigaciones son las siguientes:
Informe del “Committee of Sponsoring Organizations” (Comité de organismos
Patrocinadores) - COSO; publicado en Estados Unidos en el año 1992.
Marco Integrado de Control Interno Latinoamericano – MICIL; publicado en
Puerto Rico en el año 1999.
Gestión de Riesgos Corporativos – Marco Integrado – COSO II; publicado en
el año 2004.
Disponer de un sistema de control interno permitirá a la compañía Asisken
S.A., incrementar la seguridad operacional, verificación de los registros contables,
ingresos y desembolsos, la ejecución física de los bienes hasta determinar la
razonabilidad de la información que presentan los estados financieros de la
compañía.
Marco Conceptual
El manual de procedimientos es un documento de carácter administrativo-
contable, que contiene normas, políticas, acciones que sustentan un proceso de
funciones a seguir por parte del personal de la unidad administrativa, de tal manera
que al ejecutar las operaciones en una entidad pública o privada, ésta genera la
calidad, eficiencia y razonabilidad de los registros contables.
El sistema de control interno tiene como misión ayudar en la consecución de
los objetivos generales trazados por la compañía, y esto a su vez en las metas
específicas planteadas que sin duda alguna mejorará la conducción de la
organización, con el fin de optimizar la gestión administrativa.
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Es importante señalar que para que un control interno rinda su contenido,
debe ser: oportuno, claro, sencillo, ágil, flexible, adaptable, eficaz, objetivo y realista.
A través del sistema de control interno se creará conciencia en el personal de que
todas las operaciones deben ejecutarse de acuerdo al mismo aclarando que
cualquier cambio a las disposiciones deberá ser resueltos en sesiones de debate
por la máxima autoridad de la compañía.
Para mejor comprensión del tema de control interno es importante conocer el
significado de los siguientes términos:
Análisis FODA.- modelo que busca diagnosticar las fortalezas y debilidades
internas (FD), así como de las oportunidades y amenazas externas (AO), para
formular una estrategia capaz de amortizarlas.
Auditoría interna.- actividad independiente de una organización que evalúa las
actividades contables, financieras y demás operaciones que sirven como base para
la organización.
Control interno.- Conjunto de métodos y procedimientos establecidos en una
empresa que en forma coordinada tiene entre otros objetivos: la protección de los
activos, la obtención correcta de la información financiera, la promoción de eficiencia
de operación y la adhesión a las políticas establecidas.
Cultura organizacional.- Conjunto de hábitos y creencias establecidos mediante
normas, valores, actitudes y expectativas compartidos por todos los miembros de la
organización.
Eficacia.- significa alcanzar objetivos y resultados. Un trabajo eficaz es aquel que
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resulta provechoso y exitoso.
Eficiencia.- significa hacer las cosas bien y de manera correcta. El trabajo eficiente
es un trabajo bien ejecutado.
Empresa en marcha.- La entidad se presume en existencia permanente, salvo
especificación contraria, caso en el cual las cifras de sus estados financieros
representan valores históricos o modificaciones de ellos.
Marco Contextual
Asistencia sanitaria privada, atención de salud privada, mercado privado de la
salud, medicina prepaga o medicina privada es la asistencia proporcionada por
entidades distintas al gobierno, empresas privadas a las que el ciudadano
contribuyen generalmente vía la suscripción de seguros de salud. Se basa en
contribuciones voluntarias que están determinadas por quienes tienen los recursos
para pagar un plan privado de salud, de acuerdo a sus propias posibilidades y
expectativas.
La medicina privada como política gubernamental está relacionada en
América Latina con el surgimiento de la reforma liberal y de mercado de finales de
los años ochenta. A pesar de ello, algunos países como Chile, iniciaron el proceso al
empezar la década de los años ochenta (1981), pues su sistema político estaba
asociado tempranamente a las ideas neoliberales que posteriormente se
convirtieron en el eje ideológico de la región.
En términos generales, el análisis de la política de salud había determinado
que existían bajos niveles de eficiencia y eficacia en la asignación de recursos. El
15
sistema de mercado fue concebido como un esquema en el que el libre juego de la
oferta y la demanda deberían presionar a los oferentes de servicios de salud a
incrementar la calidad y la eficiencia, al tiempo que les permiten a los ciudadanos
elegir qué tipo de cobertura quieren.
Las empresas de medicina prepagada, si bien no son consideradas como
empresas de seguros ya que solo se enfocan a un tipo de producto o servicio, son
actores importantes dentro del mercado de servicios de asistencia y de seguros en
el país. En Ecuador, Asisken S.A. tiene como principales competidores a empresas
de medicina prepagada como Salud, Medec, BMI Ecuador, Ecuasanitas, entre otras,
que se encuentran posesionados de un segmento del mercado.
Unas 900 000 personas están afiliadas a sistemas de medicina prepagada en
Ecuador, según datos de la Asociación de Empresas de Medicina Prepagada del
Ecuador (Aeemip). Este gremio cuenta actualmente con 13 empresas, aunque
según el Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC) hasta el 2012 había 17
empresas.
Este monto representa un 14% de crecimiento frente a los ingresos
generados por el sector en el 2011, que fueron de USD 257,3 millones. La razón
principal de esta evolución, explica la Aeemip, es que para los clientes es un servicio
de utilidad para las familias, sobre todo, las más jóvenes. Otro factor es que las
empresas también han ido incluyendo paquetes de salud para sus empleados como
un beneficio adicional. El análisis se realiza en base al ingreso total reportado al
SRI, valor que incluye a la prima emitida, pero que se compone también de otros
ingresos. El sector de Medicina Prepagada ha evidenciado un crecimiento
16
importante entre 2013 y 2014, las principales empresas que conforman
este segmento reportaron ingresos totales en su conjunto por USD 328 millones, lo
que corresponde a una tasa de crecimiento de sus ventas del 6,6%. Los principales
actores del segmento lo corresponden a Salud S.A (41,8%), Ecuasanitas 15,9%),
Humana (10%), Interlab (6,6%), Medilcafé (5,6%) y Cruz Blanca (5,5%). Las líderes
en el segmento de asistencia médica son: PAN AMERICAN LIFE INSURANCE,
BUPA, SUCRE y BMI, que reportaron primas netas emitidas por USD 30,5, 17,3, 7,1
y 6,8 millones respectivamente.
Figura 1 Empresas de medicina prepagada
Tomado de la Asociación de Empresas de Medicina Prepagada del Ecuador
17
Por lo tanto, Asisken S.A. debe competir con estas empresas, aplicando un
control interno que funcione como una actividad para agregar valor y mejorar las
operaciones de la organización, así como contribuir al cumplimiento de sus objetivos
y metas; aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la
eficacia de los procesos de gestión de riesgos, dirección y control.
Marco legal
La empresa Asisken S.A. ha venido presentando debilidades de control
interno en el departamento financiero, como por ejemplo: la falta de razonabilidad en
sus estados financieros, la pérdida de efectivo y sus equivalentes, falta de gestión y
análisis de cartera, el no seguir lineamientos de control para un mejor resultado de
la información le podrían causar daños severos a la estructura financiera de la
empresa debido a que sus directivos y administradores no han hecho conciencia de
la importancia y realidad objetiva que tiene para el manejo de los recursos de la
entidad.
En los actuales momentos, la falta de sistema de control, pone el peligro el
normal desarrollo de una organización, los fraudes administrativos y financieros son
un mal que afecta a todas las entidades en todo el mundo sean gubernamentales o
privadas, que son cometidas por personas inescrupulosas.
Los actos de corrupción en la que se han visto involucrados accionistas, los
miembros de alto nivel, medios y bajos de las organizaciones a significado que sea
necesario la implementación de mayores controles para poder disminuir el riesgo de
fraudes, pero no ha significado que no hayan actos deshonestos en la que se hace
necesario los servicios de auditores y personal calificado para poder determinar
18
fraudes financieros-administrativos para que puedan determinar las pérdidas
ocasionadas y las responsabilidades que conllevan el manejo indebido de los
recursos.
Las empresas de medicina prepagada deben regirse y cumplir las normativas
indicadas por el Ministerio de Salud, y a su vez por organismos de control como el
Servicio de Rentas Internas, Superintendencia de Compañías y Ministerio Laboral.
2.5.1 Sistema de control interno
El origen del Control Interno, suele ubicarse en el tiempo con el surgimiento
de la partida doble, que fue una de las medidas de control, pero no fue hasta fines
del siglo XIX que los hombres de negocios se preocuparon por formar y establecer
sistemas adecuados para la protección de sus intereses.
A finales de este siglo, como consecuencia del notable aumento de la
producción, los propietarios de los negocios se vieron imposibilitados de continuar
atendiendo personalmente los problemas productivos, comerciales y
administrativos, viéndose forzados a delegar funciones dentro de la organización
conjuntamente con la creación de sistemas y procedimientos que previeran o
disminuyeran fraudes o errores.
Debido a esto los contadores idearon la comprobación interna, la cual era
conocida como: la organización y coordinación del sistema de contabilidad y los
procesos adoptados, que tienen como finalidad brindar a la administración, hasta
donde sea posible, práctico y económico el máximo de protección, control
e información verídica.
19
Unido a esto, (Poch, 1989) expresa “el control aplicado de la gestión tiene por
meta la mejora de los resultados ligados a los objetivos.” Esto deduce la importancia
que tienen los controles y en tal sentido, (Leonard, 1990), asegura “los controles es
en realidad una tarea de comprobación para estar seguro que todo se encuentra en
orden”. Es bueno resaltar que si los controles se aplican de una forma ordenada y
organizada, entonces existirá una interrelación positiva entre ellos, la cual vendría a
constituir un sistema de control sumamente más efectivo. Cabe destacar que el
sistema de control tiende a dar seguridad a las funciones que cumplan de acuerdo
con las expectativas planeadas. Igualmente señala las fallas que pudiesen existir
con el fin de tomar medidas y así su reiteración.
Una vez que el sistema está operando, se requiere de una previsión sobre
una base de pruebas para ver si los controles previstos están operando como se
planeó. Por esto el control interno no puede funcionar paralelamente al sistema, por
estar estos íntimamente relacionados, es decir, funcionan como un todo, para lograr
el objetivo establecido por la organización.
Entrando más de lleno en el tema central, el control interno es todo un
sistema de controles financieros utilizados por las empresas, y además, lo establece
la dirección o gerencia para que los negocios puedan realizar sus procesos
administrativos de manera secuencial y ordenada, con el fin de proteger sus activos,
salvaguardarlos y asegurarlos en la medida posible, la exactitud y la veracidad de
sus registros contables; sirviendo a su vez de marco de referencia o patrón de
comportamiento para que las operaciones y actividades en los diferentes
departamentos de la organización fluyan con mayor facilidad.
20
Tomando en cuenta que el control interno va a servir como base o
instrumento de control administrativo, y que igualmente abarca el plan de
organización, de procedimientos y anotaciones dirigidas con la única finalidad de
custodiar los activos y a la confiabilidad contable, (Colegios de Contadores Públicos
de Venezuela, 1994) define como:
El plan de organización, de todos los métodos y medidas coordinadas
adoptadas al negocio, para proteger y salvaguardar sus activos, verificar la exactitud
y confiabilidad de los datos contables y sus operaciones, promover la eficiencia y la
productividad en las operaciones y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas
para cada empresa.
Una vez establecido y dejado claro el significado del control interno es bueno
verlo también desde un punto de vista financiero donde (Holmes, 2002), lo define
como: Una función de la gerencia que tiene por objeto salvaguardar, y preservar los
bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la
seguridad de que no se contraerán obligaciones sin autorización.
Es notorio manifestar, que el control interno tiene como misión ayudar en la
consecución de los objetivos generales trazados por la empresa, y esto a su vez a
las metas específicas planteadas que sin duda alguna mejorará la conducción de la
organización, con el fin de optimizar la gestión administrativa.
Tomando en cuenta los distintos conceptos de control interno pueden
dividirse en dos grandes grupos: Administrativos y Contables. En cuanto al
administrativo, es el plan de organización, y todos los métodos que facilitan la
planeación y control de la empresa (planes y presupuestos). Con relación al
21
contable, se puede decir que comprende de métodos y procedimientos relacionados
con la autorización de transacciones, tal es el caso de los registros financieros y
contables.
Sin embargo sobre este punto, es importante señalar que, para que un
control interno rinda su cometido, debe ser: oportuno, claro, sencillo, ágil, flexible,
adaptable, eficaz, objetivo y realista. Todo esto tomando en cuenta que la
clasificación del mismo puede ser preventiva o de detección para que sea originaria.
El control interno en una entidad está orientado a prevenir o detectar errores
e irregularidades, las diferencias entre estos dos es la intencionalidad del hecho; el
término error se refiere a omisiones no intencionales, y el término irregular se refiere
a errores intencionales. Lo cierto es que los controles internos deben brindar una
confianza razonable de que los estados financieros han sido elaborados bajo un
esquema de controles que disminuyan la probabilidad de tener errores sustanciales
en los mismos.
Con respecto a las irregularidades, el sistema de control interno debe estar
preparado para descubrir o evitar cualquier irregularidad que se relacione con
falsificación, fraude o colusión, y aunque posiblemente los montos no sean
significativos o relevantes con respecto a los estados financieros, es importante que
estos sean descubiertos oportunamente, debido a que tienen implicaciones sobre la
correcta conducción del negocio.
Según (Larsen, 1994) el propósito del control interno es: Promover la
operación, utilizar dicho control en la manera de impulsarse hacia la eficaz y
eficiencia de la organización. Esto determina que el cumplimiento de los objetivos de
22
una empresa pueden verse perturbados por errores y omisiones, presentados en
cada una de las actividades cotidianas de la empresa, afectando por el
cumplimiento de los objetivos establecidos por la gerencia.
Según la Comisión de (Normas de Control Interno de la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores), el control interno puede ser
definido como:
El plan de organización, y el conjunto de planes, métodos, procedimientos y
otras medidas de una institución, tendientes a ofrecer una garantía razonable de
que se cumplan los siguientes objetivos principales:
· Promover operaciones metódicas, económicas, eficientes y eficaces, así
como productos y servicios de la calidad esperada.
· Preservar al patrimonio de pérdidas por despilfarro, abuso, mala gestión,
errores, fraudes o irregularidades.
· Respetar las leyes y reglamentaciones, como también las directivas y
estimular al mismo tiempo la adhesión de los integrantes de la organización
a las políticas y objetivos de la misma.
· Obtener datos financieros y de gestión completos y confiables y
presentados a través de informes oportunos.
Para la alta dirección es primordial lograr los mejores resultados
con economía de esfuerzos y recursos, es decir al menor costo posible. Para ello
debe controlarse que sus decisiones se cumplan adecuadamente, en el sentido que
las acciones ejecutadas se correspondan con aquéllas, dentro de un esquema
básico que permita la iniciativa y contemple las circunstancias vigentes en cada
momento.
23
Por consiguiente, siguiendo los lineamientos de INTOSAI, incumbe a
la autoridad superior la responsabilidad en cuanto al establecimiento de una
estructura de control interno idónea y eficiente, así como su revisión y actualización
periódica.
Ambas definiciones (Coso e Intosai) se complementan y conforman una
versión amplia del control interno: la primera enfatizando respecto a su carácter de
proceso constituido por una cadena de acciones integradas a la gestión, y la
segunda atendiendo fundamentalmente a sus objetivos.
En resumen, el desarrollo industrial y económico de los negocios, propició
una mayor complejidad en las entidades y en su administración, surgiendo la
imperiosa necesidad de establecer mecanismos, normas y procedimientos de
control que dieran respuesta a las nuevas situaciones.
2.5.2 Control interno sistema Coso
El denominado "Informe Coso" sobre control interno, publicado en EE.UU. en
1992, surgió como una respuesta a las inquietudes que planteaban la diversidad de
conceptos, definiciones e interpretaciones existentes en torno a la temática referida.
Plasma los resultados de la tarea realizada durante más de cinco años por
el grupo de trabajo de la Treadway Commission, creó en Estados Unidos en 1985
bajo la sigla Coso (Committe of Sponsoring Organizations).
El grupo estaba constituido por representantes de las
siguientes organizaciones:
·American Accounting Association (AAA)
24
· American Institute of Certified Public Accountants (AICPA)
· Financial Executive Institute (FEI)
· Institute of Internal Auditors (IIA)
· Institute of Management Accountants (IMA)
La redacción del informe fue encomendada a Coopers & Lybrand, se trataba
entonces de materializar un objetivo fundamental: definir un nuevo marco
conceptual del control interno, capaz de integrar las diversas definiciones y
conceptos que venían siendo utilizados sobre este tema, logrando así que, al nivel
de las organizaciones públicas o privadas, de la auditoria interna o externa, o de los
niveles académicos o legislativos, se cuente con un marco conceptual común, una
visión integradora que satisfaga las demandas generalizadas de todos los sectores
involucrados.
Figura 2 Sistema Coso
Tomado del Auditoria del Control Interno (3ª edición) por Samuel Mantilla, 2013
25
2.5.3 Objetivos del control interno
En el diseño de un sistema de control interno, indica (Santillana, 2003) el
sistema contable para generar información útil a la gerencia debe contar con
métodos y registros que:
Identifiquen y registren únicamente las transacciones reales que cumplan los
criterios establecidos por la Administración.
Describan adecuada y oportunamente todas las transacciones con su detalle
necesario para una correcta clasificación.
Cuantifiquen el valor de las operaciones en unidades monetarias.
Registren las transacciones en el período al que corresponden.
Presenten y revelen adecuadamente dichas transacciones en los estados
financieros.
Figura 3 Objetivos del control interno Tomado del Auditoria del Control Interno (3ª edición) por Samuel Mantilla, 2013
26
Los sistemas de comunicación incluyen la forma en que se dan a conocer las
funciones y responsabilidades relacionadas al control interno de los reportes
financieros, por lo cual el auditor debe entender plenamente las formas que la
entidad utiliza para informar todos los aspectos relacionados con la información
financiera.
El modelo de control de control interno COSO divide los objetivos del control
interno en tres categorías:
Operacionales:
Son los que se orientan al logro de resultados del negocio:
Asegurar una cantidad de producción suficiente para atender los pedidos.
Lograr una reducción en la antigüedad de las cuentas por cobrar.
De reporte financiero:
Son los referidos a la veracidad de los estados contables:
Que todas las conciliaciones relevantes hayan sido practicadas a la fecha de
cierre.
Que las transacciones estén respaldadas por comprobantes y debidamente
autorizadas
De cumplimiento
Están principalmente relacionados con el cumplimiento legal:
Leyes
27
Regulaciones de la industria
Impuestos
2.5.4 Principios básicos del control interno
En los principios básicos del control interno encontramos los de:
- Autocontrol
- Autorregulación
- Autogestión
De Autocontrol
Es la capacidad que ostenta cada trabajador, al servicio de la empresa, para
controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado
cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal
manera que la ejecución de los procesos, actividades bajo su responsabilidad, se
desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución.
De Autorregulación
Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa al interior de
la administración, los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad,
que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno bajo un
entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública.
28
De Autogestión
Es la capacidad institucional de la Empresa, para interpretar, coordinar,
aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que
le ha sido asignada por la Constitución, la Ley y sus Reglamentos.
Componentes de la estructura del control interno
Los componentes del COSO, pueden considerarse como un conjunto de
normas, agrupadas por áreas, que son utilizadas para medir el control interno y
determinar su efectividad.
De acuerdo al informe COSO (Informe del “Committee of Sponsoring
Organizations” - “Comité de Organismos Patrocinadores” - 1992), el control interno
consta de cinco componentes y están integrados a los procesos administrativos.
Todos los componentes tienen como base el entorno de control, por tal
motivo se presenta como la base de la pirámide, indicando de esa manera que
sobre él se desarrollan los demás componentes.
Figura 4 Pirámide de Control Tomado de Datagoumet por Jimena Segovia
(http://www.dspace.uce.edu.ec/bitstream/25000/991/1/T-UCE-0003-124.pdf)
29
Los componentes del sistema de control interno COSO son:
Entorno de control,
Evaluación de riesgos,
Actividades de control,
Sistemas de información y comunicación; y,
Supervisión o monitoreo.
Cabe indicar que en la Conferencia Interamericana de Contabilidad de San
Juan, Puerto Rico en 1999, recomienda un Marco Latinoamericano de Control
similar al COSO en español, en base a las realidades de la región; es ahí donde
nace el MICIL - Marco Integrado de Control Interno Latinoamericano. Para iniciar se
nombró una comisión especial de representantes de la Asociación Latinoamericana
de Contabilidad (AIC) y la Federación Latinoamericana de Auditores Internos (FLAI),
marco desarrollado que contiene los siguientes componentes:
Ambiente de control y trabajo,
Evaluación de riesgos,
Actividades de control,
Información y comunicación; y,
Supervisión o monitoreo.
Posteriormente, en el año 2004 se emitió bajo el nombre de Gestión de
30
Riesgos Empresariales – Marco Integrado, el mismo que se lo conoce como COSO
II, dentro del cual uno de los aspectos más relevantes es el incremento de tres
componentes, estos son:
Establecimiento de objetivos,
Identificación de eventos; y,
Respuesta a los riesgos.
A continuación se presenta una comparación de los componentes de control
interno según COSO II, COSO y MICIL:
Tabla 1
Componentes del Control Interno
COSO II COSO MICIL
Ambiente Interno Entorno o Ambiente de
Control
Ambiente de Control y
Trabajo
Establecimiento de
Objetivos Ninguno Ninguno
Identificación de Objetivos Ninguno Ninguno
Evaluación de Riesgos Evaluación de Riesgos Evaluación de Riesgos
Respuesta a los Riesgos Ninguno Ninguno
Actividades de Control Actividades de Control Actividades de Control
Información y
Comunicación
Información y
Comunicación
Información y
Comunicación
Supervisión Supervisión Supervisión
Tomado de Datagoumet por Jimena Segovia
(http://www.dspace.uce.edu.ec/bitstream/25000/991/1/T-UCE-0003-124.pdf)
2.6.1 Ambiente de control interno
De acuerdo a la (Normas Ecuatorianas de Auditoría 10), se define al
31
Ambiente de Control como: la actitud global, conciencia y acciones de directores y
administración respecto del sistema de control interno y su importancia en la
entidad.
Podemos indicar que los factores del ambiente de control incluyen la
integridad, los valores éticos y la competencia de la gente de la entidad; la filosofía y
el estilo de operación de la administración; la manera como la administración asigna
autoridad y responsabilidad y como organiza y desarrolla a su gente; y la atención y
dirección proporcionada por el consejo de directores.
El ambiente de control Interno es la base de todos los demás componentes
del control interno, el cual fija el tono de la organización y, sobre todo,
provee disciplina a través del comportamiento del personal y su estructura. Es el
encargado de marcar la pauta del funcionamiento de una empresa, el
establecimiento de un entorno que estimule e influya en las tareas del personal, al
control de sus actividades y la concienciación de sus empleados respecto al control.
El personal resulta ser la esencia de cualquier entidad, al igual que sus
atributos individuales como la integridad y valores éticos; que se complementan con
la filosofía de dirección y el estilo de gestión, el ambiente donde operan, constituyen
el motor que la conduce y la base sobre la que todo descansa.
En una entidad, el ambiente de control tiene gran influencia en la forma en
que son desarrolladas las operaciones, se establecen los objetivos y estiman los
riesgos de la empresa, y se complementa con las actividades de monitoreo y los
sistemas de información.
Los elementos del ambiente de control son los siguientes:
32
Integridad y valores éticos
Autoridad y responsabilidad
Estructura organizacional
Políticas del personal
2.6.1.1 Integridad y valores éticos
Son estos valores los que rigen la conducta del personal, orientando su
honestidad y compromiso hacia la organización; forman parte de los elementos
esenciales del ambiente de control, la administración y el monitoreo de los otros
componentes del control interno.
La máxima autoridad establecerá los valores éticos que formaran parte de la
cultura organizacional de la empresa para fomentar al buen uso de los recursos y
así perduren frente a los cambios de personal. Los encargados del control interno
establecerán y fomentarán la integridad y los valores éticos, para beneficiar los
procedimientos y actividades de la entidad y promover la incorporación del
personal a esos valores.
2.6.1.2 Autoridad y responsabilidad
La delegación de la autoridad y la asignación de la responsabilidad es la base
para la dirección y cumplimiento de los objetivos y funciones operativas, donde se
incluye el compromiso sobre los sistemas de información y permisiones para
efectuar cambios.
La delegación de funciones o tareas no solo incluye en la exigencia de la
responsabilidad por el cumplimiento de los procesos y actividades correspondientes.
También en la asignación de la autoridad necesaria, a fin de que los recursos
33
humanos puedan iniciar de tareas más oportunas para ejecutar sus
responsabilidades de manera más eficaz.
2.6.1.3 Estructura organizacional
La estructura organizativa es la encargada de atender el cumplimiento de la
misión y el logro efectivo de los objetivos organizacionales, la realización de los
procedimientos y la aplicación de los controles pertinentes.
Toda entidad debe complementar su organigrama con un manual de
organización actualizado en el cual se deben asignar responsabilidades, acciones y
cargos, a la vez que debe establecer los niveles jerárquicos y funciones para cada
uno de sus servidoras y servidores. (Normas de Control Interno, 2009)
La estructura organizativa de una entidad depende tanto del tamaño, como
del giro del negocio. No es tan sencilla que no pueda controlar adecuadamente las
actividades de la entidad, ni tan complicada que impida el flujo necesario de
información.
2.6.1.4 Políticas del personal
El control interno debe poseer políticas y procedimientos necesarios que
refleje que el recurso humano es lo más valioso que posee cualquier institución, el
cual debe ser tratado y conducido de forma tal que eleve su rendimiento.
Adicionalmente las políticas y procedimientos tienen que testificar una apropiada
planificación y administración del talento humano de tal forma que se garantice el
desarrollo profesional y asegure la transparencia, eficacia y vocación de servicio.
La administración del talento humano, constituye una parte importante del
34
ambiente de control, cumple con el papel esencial de fomentar un ambiente ético
desarrollando el profesionalismo y fortaleciendo la transparencia en las prácticas
diarias.
Entre las principales tareas que se deben practicar en las políticas de
personal se debe considerarla ejecución de los procesos de planificación,
clasificación, reclutamiento y selección de personal, capacitación, evaluación del
desempeño y promoción, considerando la normativa y marco legal que regulan las
relaciones laborales.
2.6.2 Evaluación del riesgo
El riesgo se define como la probabilidad que un evento o acción afecte
adversamente a la entidad. Las organizaciones, cualquiera sea su tamaño, se
enfrentan a diversos riesgos de origen externos e internos que tienen que ser
evaluados.
La evaluación implica la identificación, análisis y manejo de los riesgos
relacionados con la elaboración de estados financieros y que pueden incidir en el
logro de los objetivos del control interno en la entidad. Por ejemplo un aumento de
tributos a las empresas de medicinas prepagadas afectará directamente al giro del
negocio de ASISKEN S.A. el cual se verá reflejado sus estados financieros y en su
presupuesto anual.
La evaluación del riesgo es un proceso continuo, una actividad básica de la
organización, como la evaluación continua de la utilización de los sistemas de
información o la mejora continua de los procesos; por lo que debe ser orientado al
futuro, permitiendo a la dirección anticiparse y adoptar medidas oportunas para
35
minimizar o eliminar el impacto de los riesgos en el logro de los resultados
esperados (Normas de Control Interno, 2009)
Es necesario disponer de mecanismos para identificar y afrontar los riesgos
asociados con el cambio continuo debido a que las condiciones económicas,
legislativas y operativas continuarán cambiando.
Los elementos en la evaluación de riesgo son:
Los objetivos establecidos y comunicados
Identificación de los riesgos internos y externos
Los planes deben incluir objetivos e indicadores de rendimiento
Evaluación del medio ambiente interno y externo
2.6.2.1 Objetivos establecidos y comunicados
La administración implantará los mecanismos necesarios para identificar,
analizar y tratar los riesgos a los que está expuesta la entidad para logar sus
objetivos. El nivel directivo de la entidad será responsable de efectuar el proceso de
implementar la metodología, estrategias, técnicas y procedimientos, para
identificar, analizar y tratar los potenciales eventos que pudieran afectar la ejecución
de sus procesos y el logro de sus objetivos.
2.6.2.2 Identificación de los riesgos internos y externos
La identificación de los riesgos es un proceso interactivo y generalmente
integrado a la estrategia y planificación. Los directivos de la entidad identificarán los
riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos institucionales considerando los
36
factores internos o externos, así como establecerán las medidas pertinentes para
afrontarlas.
Entre los factores externos que se deben considerar están tales como los
económicos, políticos, tecnológicos, sociales y ambientales. Entre los factores
internos incluyen la infraestructura, el personal, la tecnología y los procesos. Es
indispensable identificar los riesgos relevantes que enfrenta una entidad en la
búsqueda de sus objetivos.
Algo fundamental para la evaluación de riesgos es la existencia de un
proceso permanente y ser continuamente revisados que identifique el cambio de
condiciones gubernamentales, económicas, industriales, regulatorias y operativas,
para tomar las acciones que sean necesarias.
2.6.2.3 Planes e indicadores de rendimiento
Los directivos de las entidades realizarán el plan de riesgos desarrollando y
documentando una estrategia clara, organizada y participativa para identificar y
valorar los riesgos que impida el logro de los objetivos a la entidad.
El plan de riesgos deberá desarrollar una estrategia de gestión, que incluya
su proceso e implementación; se asignaran responsabilidades para áreas
específicas, así como definirán objetivos y metas, describiendo el proceso de
evaluación de riesgos y las áreas a considerar, detallando indicadores de riesgos,
delineando procedimientos para las estrategias del manejo, estableciendo
lineamientos para el monitoreo y definiendo los reportes y documentos necesarias.
37
Los directivos desarrollarán planes, métodos de respuesta y monitoreo de
cambios, así como un programa que prevea los recursos necesarios para definir
acciones en respuesta a los riesgos. Una adecuada planeación de la administración
de los riesgos, reduce la eventualidad de la ocurrencia y del efecto negativo del
posible impacto y alerta a la entidad respecto de su adaptación frente a los cambios.
2.6.2.4 Evaluación del medio interno y externo
La evaluación del riesgo está unida a obtener la suficiente información
acerca de las situaciones de los riesgos para así poder estimar su probabilidad de
ocurrencia.
Este análisis permite reflexionar sobre como los riesgos internos y externos
pueden afectar el logro de los objetivos de la organización. Un estudio minucioso de
los temas puntuales sobre los riesgos que la administración decida valorar;
considerando las dos perspectivas, probabilidad e impacto, siendo la probabilidad la
posibilidad de ocurrencia, mientras que el impacto representa el efecto frente a su
ocurrencia.
Dichos riesgos se establecen considerando técnicas de valoración y datos de
eventos pasados observados, los cuales pueden proveer una base objetiva en
comparación con los estimados. La metodología para analizar riesgos puede variar,
dicha cuantificación del riesgo se realiza usando el juicio profesional y la experiencia
porque algunos riesgos son difíciles de cuantificar, mientras que otros se prestan
para un diagnóstico numérico.
Se consideran factores de alto riesgo los programas o actividades complejas,
el manejo de dinero en efectivo, la alta rotación y crecimiento del personal, el
38
establecimiento de nuevos servicios, sistemas de información rediseñados,
crecimientos rápidos, nueva tecnología, entre otros.
Método de evaluación del riesgo
Entre los métodos de evaluación del riesgo encontramos:
Método Descriptivo
Método de Diagrama de Flujo
Método de Cuestionario
Método Descriptivo:
Es también conocido como narrativo, el cual consiste en una descripción de
las características del control de las actividades y operaciones que se realizan de
las personas, departamentos, procesos, registros.
Método de Diagrama de Flujo:
Es un diagrama, una representación simbólica de un sistema o serie de
procedimientos en que estos se muestran en secuencia, al lector le da una imagen
clara del sistema, muestra la naturaleza y la secuencia de los procedimientos, la
división de responsabilidades, las fuentes y distribución de documentos, los tipos y
ubicación de los registros y archivos contables.
Método de Cuestionario:
Es el procedimiento que tiene una serie de preguntas, normalmente se
realiza por áreas. Las preguntas deben tener la cualidad de ser claras y sencillas.
39
2.7.1 Actividades de control
Las actividades en una entidad se manifiestan en las políticas, sistemas y
procedimientos siendo éstas realizadas por el recurso humano que integra la
organización.Las actividades de control de acuerdo a las (Normas de Control
Interno, 2009) define: “Las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que
se lleven a cabo las instrucciones dispuestas por la dirección de la empresa.”
Podemos indicar a las actividades de control, como todas las actividades que
están orientadas hacia la identificación y análisis de los riesgos que amenacen la
misión, los objetivos y la protección de los recursos propios o de los terceros en
poder en una entidad.
Hay actividades de control en todas las empresas, a todos los niveles
jerárquicos y en todas las funciones a manera de ejemplo algunas de las tantas
actividades de control que se aplican en todas las empresas son autorizaciones,
verificaciones, conciliaciones, segregación de funciones y revisión de rentabilidad
operativa. Estas medidas son necesarias para controlar los riesgos relacionados con
el logro de los objetivos planteados de la empresa.
Los elementos de la actividad de control son:
Políticas para el logro de objetivos
Coordinación entre las dependencias de la entidad
Diseño de las actividades de control
Responsabilidad de control
Políticas para el logro de objetivos
Los directivos de cada entidad deben tener cuidado al definir las funciones de
40
sus colaboradores y también de procurar la rotación de las tareas, de manera que
exista independencia, separación de funciones y reducción del riesgo de errores o
acciones irregulares.
No se puede ni se debe asignar a una sola persona en el control que tenga a
su cargo o todas las etapas claves de un proceso u operación. Las políticas para el
logro de los objetivos dependerá de cada organización es importante, la separación
de funciones que se definirá en la estructura organizacional y en la descripción de
cargos en la entidad. Los niveles de dirección deben contemplar la conveniencia de
rotar las labores sistemáticamente entre quienes realizan tareas o funciones afines,
sin que se interrumpa los objetivos de la entidad.
2.8.1 Coordinación entre las dependencias de la entidad
Las organizaciones deben estar ensambladas en un marco de trabajo para
procesos de tecnología de información así poder asegurar la transparencia y el
control, y el involucramiento de la alta dirección. En las entidades de seguro médico
es tan importante tener entrelazadas por cada departamento las actividades y
procesos que realizan, esto ayudará a una toma de decisiones más eficiente, por
ejemplo aceptar o no a un posible afiliado.
Una tecnología de información estará posicionada dentro de la estructura
organizacional de la entidad en un nivel que le permita efectuar las actividades de
asesoría y apoyo a la alta dirección. Las unidades de control deben ser revisada de
forma periódica para ajustar las estrategias internas que permitan satisfacer los
objetivos planteados y soporten los avances tecnológicos; este esquema se
dispondrá como mínimo de áreas que cubran proyectos tecnológicos, infraestructura
41
tecnológica y soporte interno y externo de ser el caso, considerando el tamaño de la
entidad y de la unidad de tecnología.
2.8.2 Diseño de las actividades de control
Para el diseño de las actividades de control se considera fundamentalmente
las normativas y disposiciones legales vigentes que rigen la organización y se
establecen los controles claves que deben tener los diferentes procesos u
operaciones.
2.8.3 Responsabilidad del control
La junta directiva de una organización debe disponer a los responsables del
control interno, el diseño de los controles que se aplicarán para cumplir con las
fases del ciclo presupuestario en base de las disposiciones legales, reglamentarias
y políticas gubernamentales, sectoriales e institucionales, que regulan las
actividades del presupuesto y alcanzar los resultados previstos.
Las entidades deben delinear procedimientos de control interno para fijarán
los objetivos generales y específicos en la programación de ingresos y gastos para
su consecución en la ejecución presupuestaria y asegurar la disponibilidad
presupuestaria de fondos en las asignaciones aprobadas con el cumplimiento de los
aspectos fiscales y laborales.
La ejecución presupuestaria del gasto, consiste en seleccionar y ordenar las
asignaciones de fondos para cada uno de los programas, proyectos y actividades
que se van a ejecutar en el período inmediato, para optimizar el uso de los recursos
disponibles.
42
La unidad de control deberá coordinar e implantar procedimientos de control
interno necesarios para que sean cumplidos por los servidores de acuerdo a las
funciones asignadas, con el fin de generar adecuados registros que hagan efectivos
los propósitos de transparencia.
2.8.3.1 Control previo
Según Normas de Control Interno, define control previo: “al conjunto de
procedimientos y acciones que adoptan los niveles directivos de las entidades,
antes de tomar decisiones, para precautelar la correcta administración del talento
humano, financieros y materiales.” (Normas de Control Interno)
En el control previo a la autorización para la ejecución de un gasto, las
personas asignadas deben verificar previamente que:
1. La operación financiera debe estar directamente relacionada con la misión de
la entidad y con los programas, proyectos y actividades aprobados en los
planes operativos anuales;
2. La operación financiera debe reunir los requisitos legales pertinentes y
necesarios para llevarla a cabo.
2.8.3.2 Control previo al devengado
Previo a la aceptación de una obligación, o al reconocimiento de un derecho,
como resultado de la recepción de bienes, servicios u obras, la venta de bienes o
servicios u otros conceptos de ingresos, los empleados o servidores encargados del
control interno deben verificar:
43
1. Que la obligación sea certera y corresponda a una operación financiera
que haya reunido los requisitos exigidos en la fase del control previo, que se haya
registrado contablemente y contenga la autorización respectiva, así como mantenga
su razonabilidad y exactitud aritmética;
2. Que los bienes o servicios recibidos estén en conformidad plena con la
calidad y cantidad detalladas en la factura o en el contrato, en el ingreso a bodega o
en el acta de recepción e informe técnico legalizados y que evidencien la obligación
correspondiente;
3. Que la transacción no varíe con respecto a la propiedad, legalidad y
conformidad con el presupuesto, establecidos al momento del control previo al
compromiso efectuado;
4. Diagnóstico y evaluación preliminar de la planificación y programación de
los presupuestos de ingresos;
5. La existencia de documentación debidamente clasificada y archivada que
respalde los ingresos;
6. La sujeción del hecho económico que genera el ingreso a las normas que
rigen sus procesos.
1.6.3.3. Control de la evaluación en la ejecución del presupuesto por resultados
La evaluación es una herramienta importante y comprende la determinación
del comportamiento de los ingresos y gastos, así como la identificación del grado de
cumplimiento de las metas programadas, a base del presupuesto aprobado y del
plan operativo anual institucional. Cada organización debe determinar el grado de
44
cumplimiento de los parámetros establecidos en la programación financiera y las
causas de las variaciones registradas.
Esta evaluación, también permite determinar la ejecución y el
comportamiento de los ingresos, gastos y financiamiento con respecto a la
programación inicial, y así comprobar el nivel de cumplimiento de las metas
proyectadas en términos de ahorro, y resultado económico-financiero, lo cual sirve
para analizar la ejecución acumulada con relación al presupuesto vigente.
El propósito de la evaluación presupuestaria es facilitar información a los
niveles responsables del financiamiento, autorización y ejecución de los programas,
proyectos y actividades, sobre su rendimiento en comparación con lo planificado,
además, sirve para identificar las variaciones en el presupuesto, para su corrección
oportuna.
Los responsables mantendrán procedimientos de control sobre la evaluación
en cada fase del ciclo presupuestario, tales como:
Controles sobre la programación vinculada al Plan Operativo Institucional,
formulación y aprobación.
Controles de la ejecución en cuanto a ingresos y gastos efectivos.
Controles a las reformas presupuestarias, al compromiso y la obligación o
devengado.
Controles a las fases de ejecución, evaluación, clausura, liquidación y
seguimiento.
45
La máxima autoridad de la organización debe disponer que los responsables
de la etapa de ejecución efectúen el seguimiento y evaluación del cumplimiento y
logro de los objetivos, frente a los niveles de recaudación óptima de los ingresos y
ejecución efectiva de los gastos.
Sistema de información y comunicación
En esta etapa se identifica, recopila e informa de manera pertinente en forma
y plazo que permitan cumplir a cada empleado con sus responsabilidades. Los
sistemas no sólo manejan datos generados internamente, sino también información
sobre acontecimientos internos, actividades y condiciones que son relevantes para
la toma de decisiones así como para la presentación de información a terceros.
Los sistemas informáticos emiten informes que contienen información
operativa, financiera y datos sobre el cumplimiento de las normas y así se puede
dirigir y controlar el negocio de forma adecuada. Debe existir una comunicación
eficaz, que fluya en todas las direcciones a través de todos los ámbitos de la
organización, de arriba hacia abajo y a la inversa.
La capacidad gerencial de una entidad se dada en función de obtener y usar
una información adecuada y oportuna. La organización deberá contar con sistemas
de información eficientes orientados a producir informes sobre la gestión, la realidad
financiera y el cumplimiento de la normatividad para así lograr su manejo y control.
Los datos de cada sistema de información no solamente deben ser
identificados, capturados y procesados, sino que este producto debe ser informado
al recurso humano oportunamente para que así pueda participar en el sistema de
control.
46
La información debe tener canales de comunicación adecuados que permitan
conocer a cada uno de los integrantes de la empresa sus responsabilidades sobre el
control de sus actividades. También es necesario tener canales de comunicación
externa que proporcionen información a los terceros interesados en la organización
y a los organismos estatales.
Información suficiente y relevante debe ser identificada e informada
oportunamente para permitir al personal ejecutar sus responsabilidades asignadas.
Las necesidades y los sistemas de información serán revisados cuando existan
cambios en los objetivos o se produzcan deficiencias significativas en los procesos
de formulación de información.
2.9.1 Actividades de monitoreo
Los sistemas de control interno requieren supervisión, es decir, el proceso
que verifica el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Esto se
logra mediante actividades de supervisión continua, evaluaciones periódicas o una
combinación de ambas cosas.
La supervisión continua se da en el transcurso de las operaciones e incluye
tanto las actividades normales de dirección y supervisión, como otras actividades
que lleva a cabo el personal al realizar sus funciones. El sistema de control interno
debe estar en continua supervisión para determinar sí:
Las políticas descritas están siendo interpretadas apropiadamente y si se
cumplan.
Los cambios en las condiciones de operación no han hecho estos
procedimientos obsoletos o inadecuados;
47
Es necesario la toma medidas oportuna y efectivas de corrección cuando
sucedan inconvenientes en el sistema;
El personal de Auditoría interna es un factor importante en el sistema de control
interno ya que provee eficiencia a los medios de revisión interna y adherencia a
los procedimientos prescritos.
El supervisor del control interno corresponde normalmente al Departamento de
Auditoría Interna, y el Auditor Independiente al evaluarlo periódicamente,
contribuye también a su supervisión.
Los elementos de las actividades de monitoreo son:
Monitoreo del rendimiento
Aplicación de procedimiento
Evaluación de la calidad de control interno
El alcance y la frecuencia de las evaluaciones periódicas dependen de una
evaluación de los riesgos y de la eficacia de los procesos de supervisión continua.
Las deficiencias detectadas en el control interno deben notificarse a niveles
jerárquicos superiores, mientras que a la alta dirección y el consejo de
administración deben ser informados de los aspectos significativos observados.
2.9.1.1 Monitoreo del rendimiento
La máxima autoridad y los directivos de la organización, deberán establecer
procedimientos de seguimiento continuo, evaluaciones periódicas o una
combinación de ambas para asegurar la eficacia del sistema de control interno. El
seguimiento identifica los controles débiles o insuficientes para promover su
reforzamiento, y así asegurar las medidas producto de los hallazgos de auditoría y
48
otras revisiones, se atiendan de manera efectiva y con prontitud.
El seguimiento es el proceso que evalúa la calidad del funcionamiento del
control interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinámica, y
modificar cuando las circunstancias así lo requieran. Éste se efectúa en forma
continua durante la realización de las actividades diarias en los distintos niveles de
la organización y a través de evaluaciones periódicas enfocándose en la efectividad
de los controles en un tiempo determinado, también puede ejecutarse mediante la
combinación de las dos modalidades.
2.9.2 Aplicación del seguimiento
La máxima autoridad, los niveles directivos y de jefatura de la organización,
deben efectuar un seguimiento constante del ambiente interno y externo que les
permita conocer y aplicar medidas oportunas sobre condiciones reales o potenciales
que afecten el desarrollo de las actividades institucionales, la ejecución de los
planes y el cumplimiento de los objetivos planteados.
El seguimiento continuo se aplica en el transcurso de las operaciones, en las
actividades habituales de gestión y supervisión, y en otras acciones que efectúa el
personal para ejecutar sus tareas y que permiten evaluar los resultados del sistema
de control interno. Se debe analizar al personal, en el desarrollo de sus actividades
normales, se observará y evaluará el funcionamiento de los diversos controles y
efectuar las modificaciones pertinentes.
2.9.3 Evaluación de la calidad del control interno
La máxima autoridad y los colaboradores que participan en la conducción de
las labores de la institución, deberán promover y establecer una autoevaluación
49
periódica de la gestión y el control interno de la organización, sobre la base de los
planes de la entidad y las disposiciones normativas vigentes, para prevenir y
corregir cualquier desviación que ponga en riesgo el cumplimiento de los objetivos
planteados.
Las evaluaciones periódicas, nos permiten identificar las fortalezas y
debilidades de la organización respecto al sistema de control interno, además
asigna responsabilidad a todas las dependencias de la entidad, nos ayuda a
establecer el grado de cumplimiento de los objetivos empresariales y evalúa la
manera adecuada de administrar los recursos necesarios para alcanzarlos. Las
evaluaciones pueden ser ejecutadas por el departamento de auditoría interna de la
empresa, y las firmas de auditoría privadas; en el caso de las disposiciones,
recomendaciones y observaciones emitidas por los órganos de control, la unidad a
la cual éstas son dirigidas debe emprender la manera efectiva y las acciones
pertinentes dentro de los plazos establecidos, considerando que éstas son de
carácter obligatorio.
La máxima autoridad y los directivos de la entidad, determinan las acciones
que proveen o corrigen y solucionen los problemas detectados e implantar las
recomendaciones de las revisiones y acciones de control realizadas para fortalecer
el sistema de control interno, de conformidad con los objetivos y recursos de la
organización.
En resumen el control interno plantea una estructura de un seguimiento para
las empresas donde se trazan objetivos anuales encaminados a
la eficiencia y eficacia de las operaciones, la confiabilidad de la información
financiera, el cumplimiento de las leyes y la salvaguarda de los recursos que
50
mantiene.
Clasificación del control interno
Existen dos clases de control interno, el primero es un control financiero
contable, y el segundo es administrativo.
2.10.1 Control interno administrativo
No está limitado al plan de la organización y procedimientos que se relaciona
con el proceso de decisión que lleva a la autorización de intercambios. El control
interno administrativo se relaciona con la eficiencia en las operaciones establecidas
por el ente. Son los mecanismos, procedimientos y registros que conciernen a los
procesos de decisión que llevan a la autorización de transacciones o actividades por
la administración, de manera que fomenta la eficiencia de las operaciones, la
observancia de la política prescrita y el cumplimiento de los objetivos y metas
programadas. Este tipo de control sienta las bases para evaluar el grado de
efectividad, eficiencia y economía de los procesos de decisión.
2.10.2 Control interno contable
El control interno contable comprende el plan de la organización y los
registros que conciernen a la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de los
registros contables. El control interno puede definirse como:
“La coordinación del sistema de contabilidad y los procedimientos de
oficina, de tal manera que el trabajo de un empleado, llevando a cabo sus
labores delineadas en una forma independiente, compruebe continuamente el
trabajo de otro empleado, hasta determinado punto que pueda involucrar la
posibilidad de fraude” (Normas de Control Interno, 2009)
51
A continuación se puede observar las diferencias que existen entre estas dos
clases:
Tabla 2
Clases de Control interno
Control interno financiero o contable Control interno administrativo
PASOS GENERALES PASOS GENERALES
Planeación Planeación
Valoración Control
Ejecución Supervisión
Monitoreo Promoción
PLAN DE ORGANIZACIÓN PLAN DE ORGANIZACIÓN
1. Método y procedimientos
relacionales
1. Método y procedimientos
relacionales
1.1. Protección de activos 1.1. Con eficiencia de operación
1.2. Confiabilidad de los registros
contables
1.2. Adhesión a políticas
2. Controles 2. Controles
2.1. Sistemas de autorización 2.1. Análisis estadísticos
2.2. Sistemas de aprobación 2.2. Estudio de tiempos y
movimientos
2.3. Segregación de tareas 2.3. Informes de actuación
2.4. Controles físicos
2.4. Programas de selección
2.5. Programas de adiestramiento
2.6. Programas de capacitación
2.7. Control de calidad
3. Aseguran 3. Aseguran
3.1 Todas las transacciones de
acuerdo a la autorización específica
3.2. Registro de transacciones
3.3. Estados financieros con PCGA
3.4. Acceso activos con autorización
3.1. Eficiencia. Eficacia y Efectividad
de operaciones
Tomado de Una ‘’responsabilidad de todos los integrantes de la organización empresarial’’ por Giovanny E. Gómez
52
Se puede resumir al control interno como los mecanismos, procedimientos y
registros que conciernen a la salvaguarda de los recursos y la verificación de la
exactitud, veracidad y confiabilidad de los registros contables, y de los estados e
informes financieros que se produzcan, sobre los activos, pasivos, patrimonio y
demás derechos y obligaciones de la organización.
Fraude y Error
Tanto en el fraude y el error, la responsabilidad de la prevención de los
mismos radica en la administración. El auditor deberá planear la auditoría de modo
de que exista una expectativa razonable de detectar anomalías importantes
resultantes del fraude y el error. Se sugiere establecer normas y proporcionar
lineamientos sobre la responsabilidad del auditor de considerar la existencia de
fraude o error en una auditoria.
Responsabilidad de la Gerencia:
La responsabilidad por la prevención y detección de fraude y error descansa
en la gerencia que debe implementar y mantener sistemas de contabilidad
adecuados.
Responsabilidad del Auditor:
El auditor no es y no puede ser responsable de la prevención del fraude o
error, sin embargo, el hecho de que se lleve a cabo una auditoria anual, puede servir
para contrarrestar fraudes o errores. Al planear la auditoría, el auditor debería
evaluar el riesgo de distorsión material que el fraude o error pueda producir en los
53
estados financieros, y debería indagar ante la gerencia si existe fraudes o errores
significativos que hayan sido descubiertos.
2.11.1 Fraude
El fraude se relaciona como un engaño hacia un tercero, abuso de confianza,
dolo, simulación, etc. De acuerdo a la NIA 11, es “un acto intencional por parte de
uno o más individuos de entre la administración, empleados, o terceras partes, que
da como resultado una representación errónea de los estados financieros” (Normas
Internacionales de Auditoría)
El fraude puede implicar:
Manipulación, falsificación o alteración de registros o documentos.
Malversación de activos.
Supresión u omisión de los efectos de transacciones en los registros o
documentos.
Registro de transacciones sin sustancia.
Mala aplicación de políticas contables.
Tipos de fraude:
Se considera que hay dos tipos de fraudes: el primero de ellos se realiza con
la intención financiera clara de malversación de activos de la empresa. El segundo
tipo de fraude, es la presentación de información financiera fraudulenta como acto
intencionado encaminado a alterar las cuentas anuales.
Los fraudes denominados internos son aquellos organizados por una o varias
personas dentro de una institución, con el fin de obtener un beneficio propio. Los
54
fraudes conocidos como externos son aquellos que se efectúan por una o varias
personas para obtener un beneficio, utilizando fuentes externas como
son: bancos, clientes, proveedores, etc.
Se considera que hay fraudes por:
Falta de controles adecuados.
Poco y mal capacitado personal.
Baja / alta rotación de puestos.
Documentación confusa.
Salarios bajos.
Existencia de activos de fácil conversión: bonos, pagares, etc.
Legislación deficiente.
Actividades incompatibles entre sí.
Es un hecho demostrado que evitar fraudes es responsabilidad de todos los
empleados. Por ello, es importante crear una cultura empresarial encaminada a
minimizar el riesgo de fraude.
Oportunidad.- Para que exista un fraude debe existir una oportunidad. Esta
puede ser provocada por la falta de controles.
2.11.2 Error
La presentación adecuada de los estados financieros depende de varios
55
factores, entre los que se encuentra la aplicación de los principios contables
generalmente aceptados, el ejercicio de un criterio adecuado en la realización de las
estimaciones necesarias en aquellas áreas en donde existan incertidumbres y él
suficiente desglose de aspectos significativos, además de los elementos básicos,
que son la adecuación y validez de las operaciones y saldos.
El error se refiere “a equivocaciones no intencionales en los estados
financieros” (Normas Internacionales de Auditoría), como:
Equivocaciones matemáticas y datos contables.
Omisión o mala interpretación de hechos.
Mala aplicación de políticas contables
El sistema de control debe ser adecuado para detectar errores, así como desfalcos.
Tipos de Errores:
Errores de Omisión: no son intencionales, son errores humanos y los más
numerosos y costosos en la industria, pues contribuyen en más al gasto o la
falta de beneficio.
Errores intencionales: son los desfalcos y falsificaciones de registros.
Las posibles irregularidades que efectúan las operaciones de caja y bancos y
de sus saldos pueden clasificarse, desde el punto de vista de su ejecución de la
siguiente forma:
Desfalcos:
Interceptación – efectuar cobros antes de que estos se registren
(ejemplos: ventas al contado o cobros de cuentas a cobrar no registrados)
56
Sustracciones – Hacerse con una cantidad en efectivo después de haberla
registrado (Ejemplo: apoderarse de una cantidad de los cobros registrados
pero no depositados, de fondos fijos o cuentas bancarias)
Desviaciones – Hacer que un desembolso que en un principio es legítimo se
desvíe de su destino correspondiente.
Las irregularidades en los estados financieros pueden ser el resultado de una
mal interpretación u omisión deliberadas de los efectos de hechos u operaciones u
otros cambios intencionados en los registros contables básicos.
57
Capítulo III:
Marco Metodológico
Evaluación diagnóstica
ASISKEN S.A. empieza desde hace seis años como un servicio de asistencia
médica del Grupo Hospitalario Kennedy para sus clientes, pero tras varios cambios
en las leyes del país y la fuerte competencia se hizo necesario que se constituya
como empresa de medicina prepagada en el año 2009.
La empresa ASISKEN S.A. creada mediante Escritura Pública de 8 de
diciembre del 2009 y registrada en el Registro Mercantil el 22 de diciembre del 2010;
es una empresa de medicina prepagada del Grupo Hospitalario Kennedy, con la
participación de accionistas el Dr. Teófilo Lama y el Ing. Com. Otton Wong Carrera.
La experiencia en servicios médicos y hospitalarios acumulada en estos
años, la calidad y calidez del servicio y el haber aportado a la comunidad con tres
establecimientos hospitalarios de primer orden y con lo último en tecnología médica,
son factores de decisión para el afiliado.
Se diferencia de las demás empresas que se encuentran en este sector por
lo siguiente:
Ser un servicio médico directo del Grupo Hospitalario Kennedy.
Ofrece una completa red de prestadores de servicios médicos, garantizando
cobertura completa en todas las especialidades.
Brinda atenciones médicas a bajos costo y sin límites, con médicos
especialistas de los Centros Médicos Familiares del Grupo Hospitalario
Kennedy, en la especialidad de Pediatría, Ginecología, Medicina General y
58
otras, previa cita. Hospitalizaciones programadas y de emergencia en los
hospitales del Grupo Hospitalario Kennedy.
Sin reembolsos, al recibir atención médica en los hospitales del Grupo
Hospitalario Kennedy, el paciente cancela únicamente su copago.
Las emergencias y urgencias médicas son atendidas directamente por Eko-
móvil y los servicios de emergencia de los tres hospitales, las 24 horas del
día, los 365 días del año.
Disponer de todos los servicios médicos y hospitalarios, para la atención y
cuidado de su salud con nuestros Prestadores Convenidos.
La matriz de la empresa está en la Clínica Kennedy Alborada, ubicada en la
ciudadela Alborada XII etapa, calles Crotos entre la 7ma y 8va, con sucursales en la
Clínica Kennedy Policentro y Samborondón. La Gerencia General de la empresa se
ha planteado como objetivo salir a competir en el mercado de seguros médicos, el
cual fue asignado por los dueños del Grupo Hospitalario Kennedy.
De acuerdo a indagaciones previas se establece que la empresa no cuenta
con un manual de control interno. Mantiene asesoría de la firma PKF, auditores
externos del Grupo Hospitalario Kennedy, auditora que realiza revisiones a los
estados financieros dos veces al año.
3.1.1 Misión
Ser parte de un Grupo Hospitalario que apoyado en tecnología de
vanguardia, brinda a sus pacientes servicios médicos, hospitalarios y medios de
diagnóstico de alta calidad, con la calidez, el profesionalismo y la experiencia
exigidos por la medicina de hoy; impulsando el desarrollo de sus colaboradores,
quienes junto a sus familias fomentan el cuidado del medio ambiente y de manera
responsable promueven el bienestar de la comunidad.
59
3.1.2 Visión
Proporcionar servicios de seguros médicos a clientes que conforman el
Grupo hospitalario Kennedy y a personas que requieran el servicio.
3.1.3 Objetivos
Empresarial.- Ser una empresa líder y promotora del desarrollo de la
actividad de concesión de seguros médicos hospitalarios en el país.
Institucional.- Mantener una posición de liderazgo en la clase médica,
promoviendo nuestro desarrollo científico, tecnológico y profesional, en el país y en
América toda.
Profesional.- La excelencia en la calidad de atención que brindan nuestros
médicos especialistas, la provisión de servicios eficientes por parte de nuestro
equipo de colaboradores y la pronta recuperación de la salud de nuestros pacientes,
son el estándar de nuestros servicios.
Social.- A través de nuestras fundaciones llegar con servicios a la comunidad
necesitada del país, como forma efectiva y coordinada de cumplir con el mandato
Divino de servir al prójimo.
3.1.4 Análisis Foda
“El análisis FODA Es una técnica ideada por Kenneth Andrews y Roland
Christensen hace más de 20 años y se utiliza para comprender la situación actual
de una empresa, organización, producto o servicio específico, desempeño
profesional o académico, tomar una mejor posición ante una negociación, estudiar la
forma en que estamos realizando una venta y en muchas otras situaciones. El
60
objetivo de esta herramienta es ayudarlo a diagnosticar para, en función de ello,
poder decidir.” (Lozano)
Por lo tanto el análisis FODA se define como una herramienta analítica que
se enfoca en los factores claves de la organización y permite conocer su situación
actual, siendo una herramienta importante para la toma de decisiones en cuando a
negociaciones o cambios internos enfocados al mejoramiento continuo de la
organización.
Su nombre es formado por las primeras letras de las siguientes cuatro
palabras: Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas, cuyo nombre en
inglés es SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities y Threats).
Fortalezas
Las Fortalezas son todos aquellos elementos internos y positivos que
diferencian al programa o proyecto de otros de igual clase. Para apoyar el
desarrollo del análisis de este elemento se puede tomar en cuenta las siguientes
preguntas:
¿Qué ventajas tiene la empresa?
¿Qué hace la empresa mejor que cualquier otra?
¿Qué percibe la gente del mercado como una fortaleza?
¿Qué elementos facilitan obtener una venta?
61
Oportunidades
Las oportunidades son aquellos factores, positivos, que se generan en el
entorno y que, una vez identificados, pueden ser aprovechados. Para apoyar el
desarrollo del análisis en la determinación de este factor se puede tomar en cuenta
y como referencia las siguientes preguntas:
¿A qué buenas oportunidades se enfrenta la empresa?
¿De qué tendencias del mercado se tiene información?
¿Existe una coyuntura en la economía del país?
¿Qué cambios de tecnología se están presentando en el mercado?
Debilidades
Las debilidades son todos aquellos elementos, recursos, habilidades y
actitudes que la empresa ya tiene y que constituyen barreras para lograr la buena
marcha de la organización. A continuación un detalle de las preguntas que
contribuyen al análisis de este elemento:
¿Qué se puede mejorar?
¿Qué se debería evitar?
¿Qué percibe la gente del mercado como una debilidad?
¿Qué factores reducen las ventas o el éxito del proyecto?
62
Amenazas
Las amenazas son situaciones negativas, externas al programa o proyecto,
que pueden atentar contra éste, por lo que llegado al caso, puede ser necesario
diseñar una estrategia adecuada para poder sortearlas.
De igual manera, para apoyar el desarrollo del análisis en la determinación de
este factor se puede tomar en cuenta y como referencia las siguientes preguntas:
¿A qué obstáculos se enfrenta la empresa?
¿Qué están haciendo los competidores?
¿Se tienen problemas de recursos de capital?
¿Puede alguna de las amenazas impedir totalmente la actividad de la
empresa?
El análisis FODA tiene múltiples aplicaciones y puede ser usado por todos los
niveles de la organización, así como también puede aplicarse en unidades
específicas tales como productos, mercado, producto-mercado, línea de productos,
corporación, empresa, división, unidad estratégica de negocios, definiciones de
controles internos.
63
Figura 5 Análisis FODA Asisken S.A. Tomado de Asisken elaborado por la autora
3.1.5 Organigrama
El organigrama de la empresa es el que se presenta a continuación:
64
Figura 6 Organigrama Empresarial Tomado de Asisken S.A.
65
Macro Análisis
3.2.1 Factor político
Ecuador actualmente no conserva una estructura política que permita
resolver los conflictos a través de mecanismos legítimos, y la principal causa de ello
es que no posee partidos políticos, los cuales son indispensables para hacer
funcionar a un sistema democrático.
Debido a dicha inestabilidad política que ha vivido el país ya hace varios años
atrás, el sector comercial se ha visto afectado por los constantes cambios de leyes y
normativas, lo cual ha generado una incertidumbre en los sectores económicos en
cuanto a incremento de costos en sus procesos productivos.
3.2.2 Factor Legal
La Constitución de la República del Ecuador establece dentro de la soberanía
indica que es responsabilidad del Estado adoptar políticas fiscales, tributarias y
arancelarias que protejan al sector de salud nacional con el fin de evitar la
dependencia del sistema público e importaciones de insumos, por lo tanto el sector
está sujeto a cambios de normativas e incremento de aranceles e impuestos fiscales
según las consideraciones del Gobierno Nacional.
3.2.3 Factor Económico
El gasto público generado por el Gobierno desde el año 2009 genera un
panorama desalentador para la economía del país en el 2016 ya que los ingresos
presupuestados fueron menores a los reales, por tal motivo las compañías
actualmente tributan valores altos y están propensos a que estos se eleven más de
acuerdo al cambio de normativas, por tales motivos las empresas disminuyen su
66
flujo de efectivo y optan por adquirir créditos para no parar su operación. Otro punto
importante en la economía mundial, es la variación constante del diferencial
cambiario entre las monedas principales que son el euro y el dólar americano.
Micro Análisis
3.3.1 Análisis de clientes
Asisken S.A. tiene seis años en el mercado como un servicio de asistencia
médica para los afiliados del Grupo Hospitalario Kennedy, tiempo en el cual ha ido
acumulado diferente tipos de clientes a su cartera, por ello actualmente posee una
cantidad importante de clientes que son concurridos por la sociedad media, alta de
todo el país, por ello los clientes se encuentran ubicados en diferentes ciudades del
país, en mayor número en Quito y Guayaquil.
3.3.2 Análisis de proveedores
Los proveedores son un factor muy importante dentro de la operación de una
empresa por eso cuenta con un staff de más de 300 profesionales médicos
especializados en diferentes áreas como Medicina General, Traumatología,
Pediatría, Gastroenterología, etc; debido a que son la base de lo que posteriormente
la empresa va a ofrecer a sus clientes, por tal motivo la elección de los mismos debe
ser adecuada.
Asisken S.A. al ofrecer servicios de calidad, exige de igual manera a sus
proveedores sean calificados, con el respectivo título profesional y que cumplan con
todas la regulaciones que el Ministerio de Salud solicita.
67
Población y Muestra
ASISKEN S.A., se encuentra dividido en cinco áreas principales, que son:
Área Administrativa, integrado por tres personas; el cual se encarga de
regular el control de los empleados, así como facilitar la información que la
gerencia requiera.
Área de Servicios al cliente, conformado por siete personas y se encarga de
la atención, liquidación, pagos y reembolsos a los clientes.
Departamento de Ventas, formado por dos grupos de ventas a cargo de un
jefe de ventas encargado de hacer conocer y colocar el producto en el
mercado.
Área Financiero compuesto por:
Departamento de cobranzas, cuenta con seis personas. Su función es
gestionar los cobros y recaudación a los afiliados.
Departamento Contable, compuesto con seis personas. Su función es
registrar, contabilizar y realizar el pago a sus proveedores.
La empresa en general cuenta con alrededor de cincuenta colaboradores
entre parte administrativa y ventas, más quince brookers de seguros con los que
tiene convenio.
En las áreas de recursos humanos, seguridad, mantenimiento y sistemas se
cuenta con el apoyo del personal general del Grupo Hospitalario Kennedy. En la
actualidad se trabaja con un sistema contable llamado Macsys, el cual consta de los
siguientes módulos:
Caja-banco
Facturación
Asistencia médica
Contabilidad
68
En Asisken S.A, el área financiera se encuentra dirigida por el jefe financiero
que a su vez es conformada por departamento contable y de cobranzas. El
departamento financiero se encuentra conformada por doce personas distribuidas
de la siguiente forma:
Figura 7 Población Tomado de Asisken elaborado por la autora
La muestra que se estudió es de ocho personas, siendo una muestra
intencional y no probabilística de las cuales aplicamos las técnicas de la
observación para los cargos medios bajos y las entrevistas para los cargos altos del
área financiera; con la finalidad de encontrar las falencias que se realizan en los
procedimientos y de los cuales se puedan generar un error, una irregularidad o un
fraude.
69
Figura 8 Muestra Departamento Financiero Tomado de Asisken elaborado por la autora
Diseño de la investigación
El diseño de esta investigación fue de campo, en vista de que se recopiló la
información en forma directa, detallada y exacta, en cada una de las áreas donde
trabaja el personal del Departamento Financiero de la Entidad.
Técnicas e instrumentos de la investigación
Las técnicas aplicadas en esta investigación son:
El método de la observación científica la cual se empleó en las diferentes
áreas de la empresa, con la finalidad de supervisar las operaciones de los
recursos humanos y materiales diarios de cada departamento.
Las entrevistas no estructurada es una de las técnicas utilizadas en el
Proceso de Recolección de Datos, en donde, se formalizó la conversación
Cargos Altos
Cargos Medios
Bajos
70
lógica sobre la problemática de la no existencia de un de control interno
sistema y su necesidad, para que el evento de control sea eficiente.
El método Inductivo efectuará un análisis individual de las unidades que
componen la empresa para obtener posteriormente un conocimiento de la
situación organizacional global.
El método Deductivo, nos sirve para realizar el desarrollo de las fases del
sistema de control interno que ayudará a la revisión, evaluación y control de
las operaciones de la empresa y plantear las soluciones de acuerdo a los
objetivos de la compañía para continuar con la aplicación en las diferentes
áreas de la misma.
3.6.1 Técnica de la observación
La primera técnica que se empleo es la observación con cual conocimos los
procedimientos que se realizan en cada departamento y verificar si los
procedimientos realizados permiten el desarrollo de las actividades de una manera
eficiente; y a la vez nos ayudó a la evaluación del entorno actual en cada
departamento. Cada departamento fue estudiado independiente aunque tiene tareas
vinculadas, con la finalidad de identificar y analizar las falencias encontradas en las
operaciones que actualmente se están realizando en la empresa.
3.6.1.1 Observación del departamento de cobranzas
El departamento de cobranzas de Asisken S.A. cuenta con un supervisor del
71
departamento, la asistente de cobranzas, cajera, los recaudadores y el mensajero.
Las personas que se han escogido para la observación son todas aquellas que
utilizan el sistema de la empresa.
Según lo observado en el departamento de cobranzas usan el módulo de
asistencia médica y facturación; el cual les permite realizar la facturación mensual,
abonar a un contrato, realizar cuadres de caja, generar los reporte de estado de
cuenta por afiliado, como se demuestra en la siguiente imagen.
El objetivo de realizar la observación en cada personal del departamento es
en "ver" y "oír" los hechos y fenómenos que queremos estudiar, y que se utiliza
fundamentalmente para conocer hechos, conductas y comportamientos colectivos.
Figura 9 Software Módulo Cobranzas Tomado de Asisken S.A. elaborado por la autora
3.6.1.2 Observación de las funciones del cajero del departamento de cobranzas
Para la observación al cajero se realizó basándonos en las actividades
principales de la misma como son:
Módulo: utilizado para realizar la facturación
Reporte utilizada por el departamento de cobranzas
72
Recaudación del efectivo.
Cancelación de reembolsos a los afiliados.
Entrega de cheques a doctores y proveedores varios.
Facturación de mensualidades a clientes.
Así como se analizan sus tareas, de igual manera se analizó el área de
trabajo si tiene la seguridad para la recaudación y entrega del efectivo y sus
equivalentes.
De la observación obtuvimos los soportes de forma individual que afectan al
departamento de cobranzas, así como un estudio más profundo del sistema y los
reportes que pueden ayudar al área financiera en general en su control.
La valorización de las tareas se consideró una escala de 2 en las tareas
realizadas de forma correcta y 1 en caso contrario.
73
Departamento Cobranzas Personal: Cajera Escala
Numero Observación 1 2 Comentarios
1
El área del cajero es
únicamente para él,
no puede entrar
nadie mas
1
Tiene un área para él
solo, pero deja la puerta
abierta pudiendo entrar
cualquier persona
2 Ingresa con su
usuario y contraseña 1
La cajera ingresa con el
usuario de una persona
que ya no se encuentra
en la empresa
3
Recaudación de
mensualidades y el
pago de reembolsos
1
Todo el dinero lo tiene en
una sola caja, mezclando
los dineros
4
La misma persona
hace los débitos
bancarios y la
recaudación en
efectivo
2
La recaudación en
efectivo la realiza la
cajera y los débitos la
asistente de cobranzas.
5
Mantienen un archivo
de las facturas y
demás documentos
1 No se lleva un correcto
archivo
6
Se realizan los
cierres diarios en el
mismo día
1
Saben dejar los cierres de
caja y reembolsos para el
siguiente día.
7
Para el cobro de
notas de cobranzas
se realiza la gestión
de llamadas
1
No se realiza la gestión, si
llega un cliente a pagar se
solicita al departamento
de operaciones la
garantía y se realiza el
recaudo.
8
Se envía a
contabilidad los
cierres diariamente
1
No, en ocasiones tienen
un retraso hasta de una
semana.
9
Se realiza una
revisión de los
cheques entregados
por tesorería
1
No se revisa los cheques
entregados por parte de
la asistente de tesorería.
10 El sistema permite
realizar doble cobro 1
Si, no existe una alerta
del sistema de que ya
existe un cobro previo.
74
3.6.1.3 Observación de las funciones del asistente de cobranzas
En la observación de las funciones de la asistente de cobranzas de igual
manera se consideró las principales funciones que realiza, de la cual destacamos la
realización de los débitos mensuales, gestión de notas de cobranzas, estados de
cuentas de los afiliados.
Departamento Cobranzas
Lugar: Asistente de Cobranzas Escala
Numero Observación 1 2 Comentarios
1 Tiene su propio usuario. 2
2 Se cumplen los tiempos
del proceso de debito 1
No, por problemas que
el banco se demora en
las respuestas.
3 Han existido problemas
con débitos duplicados 1
Si existe este problema
de forma regular
4
Se revisa el estado de
cuenta de cada cliente
mensualmente
1
No, porque no se
encuentra dentro de las
funciones de la
asistente.
5
Archiva de forma
ordenada las facturas
emitidas
2
6
Solicitan las facturas al
dep. contable de facturas y
notas de créditos
2
7 Se realiza el cobro de toda
la cartera mensualmente 2
Se encuentra dentro del
83% de recaudo de la
cartera.
3.6.2 Observación del departamento contable
En el departamento de contabilidad se usan los módulos banco - cuentas por
pagar y contabilidad general. En banco - cuentas por pagar se puede realizar son
los ingresos de los proveedores, las facturas, créditos, depósitos, consultas de
75
facturas de proveedores, resumen de facturas de proveedores ingresadas, detalle
de facturación no cancelada, conciliaciones bancarias, saldos al día de banco.
El módulo de contabilidad es mayormente usualmente utilizado por la
asistente de tesorería en la generación de cheques y para la supervisora de
contabilidad en la generación de estados financieros, libros mayores, mayorización y
cierre de mes/ año.
Dentro de los reportes en el módulo de cuentas por pagar- banco se
encuentra Anexo SRI REOC, el cual no es utilizado por motivo que la empresa
presenta ante el Servicios de Rentas Interna el Anexo Transaccional, el cual es
generado en un módulo distinto a los módulos asignados para contabilidad.
Figura 10 Software módulo Contable
Tomado de Asisken S.A. elaborado por la autora
Reportes utilizados por el Departamento Contable.
Ingreso de Facturas utilizado Auxiliar, Asistente y Supervisora contable
No se utiliza
76
El Anexo Transaccional es obtenido del módulo de Facturación y solo lo tiene
asignado la asistente contable, quien es la persona encargado de realizarlo y
presentarlo mensualmente.
3.6.2.1 Proceso de pago de honorarios
El proceso que se desarrolla desde la recepción de una factura hasta la
cancelación de la misma nos da como resultado el siguiente diagrama:
Figura 11 Proceso de Pagos Tomado de Asisken S.A. elaborado por la autora
77
La observación nos demuestra que se tiene un proceso y ciertas políticas
establecidas de forma verbal desde las facturas recibidas hasta la cancelación de la
misma pero dentro del proceso existen errores que hace que no se cumplan por no
existir un buen control interno.
3.6.2.2 Políticas del departamento contable
Entre las políticas que posee el departamento se encuentran las siguientes:
Realizar la cancelación de los honorarios médicos en un plazo establecido a
los quince días posteriores a la recepción de la factura.
Realizar la cancelación de las facturas de empresas relacionadas en un plazo
establecido a treinta días posteriores a la recepción de la factura.
Revisar e Ingresar las facturas recibidas en un plazo no mayor a tres días
desde la fecha de su recibido.
Realizar los Anexos Transaccionales hasta los veintidós de cada mes.
3.6.3 Observación para las funciones del asistente y auxiliar contable.
Efectuar asientos de las diferentes cuentas, revisando, clasificando y
registrando documentos, a fin de mantener actualizados los movimientos contables
que se realizan en la Institución. Ejecutar las actividades asignadas, en
concordancia con las leyes, políticas, normas y reglamentos, que rigen su área, por
lo que deberá mantenerse permanentemente actualizado.
78
Departamento Contabilidad
Lugar: Asistente y auxiliar Contable Escala
Numero Observación 1 2 Comentarios
1 Cada una tiene su usuario 2 Si
2
Se revisan las liquidaciones
entregadas por auditoría con los
soportes físicos. 2 Si
3
Se encuentran dividas las
funciones de la revisión de
facturas 2
La asistente revisa factura de
doctores, la auxiliar revisa
facturas de empresas
4
Errores en la liquidación con los
físicos se corrige en el
departamento contable 1
No es entregado para que sea
corregido en el dep.
Auditoría.
5
Los cambios tienen alguna
consecuencia en el sistema 1
Si, por ejemplo como
duplicidad de la factura
6
Pueden eliminar facturas la
asistente o auxiliar 2
No, solo el jefe puede anular
las facturas del sistema.
7
Las ordenes de giro llevan la
firma de la persona que la
realiza 2
Si, de la persona quien
realiza.
8
Entregan los comprobantes de
retención dentro de los 5 días
posteriores a la factura de la
fecha 1
No por el procedimiento que
tiene una factura antes de
llegar a contabilidad
9
Existe archivo de las retenciones
generadas 1
Si existe pero el archivo está
atrasado con 4 meses.
10
Han existido errores en la
emisión de las retenciones 1
Si han existido errores por
mala aplicación de
porcentajes.
11
Se revisan los libros mayores
con cada físico 1
No existe ninguna política
para la revisión
79
3.6.4 Observación para las funciones del asistente de tesorería
La Asistente de tesorería es un puesto que se encuentra dentro del
departamento contable, quien tiene entre sus funciones la emisión y control de
cheques en custodia, archivo de egresos y retenciones, utilizando la escala ya
establecida en las observaciones anteriores detallada a continuación:
Departamento Contabilidad
Lugar: Asistente de tesorería Escala
Numero Observación 1 2 Comentarios
1 Tiene su propio
usuario 2
Cada persona
tiene su usuario.
2
Realiza revisión diaria
de los cheques en
custodia
1 No tiene ningún
proceso de control
3 Han existido robos o
extravíos de cheques 1
Más de dos veces
se ha existido
hurto de cheques.
4
Tiene un área cerrada
para la entrega de los
cheques.
1
No, existe ninguna
división del resto
del personal del
área.
5 Están al día con la
emisión de cheques 1
No, hay un retraso
de 2 semanas.
12
Las conciliaciones bancarias son
sacadas del sistema. 2 Si el sistema da el reporte.
13
El Anexo Transaccional es
generado por el sistema 2
Sí, pero se ingresa
información como las notas
de crédito de forma manual.
80
6
Pueden eliminar los
cheques en el sistema
la asistente
2
No, solo el jefe
puede anular los
cheques.
7
Se revisa
mensualmente las
cuentas por pagar
1
Entrevistas
Las entrevistas fueron realizadas al Jefe Financiero y al Supervisor de
Cobranzas para detectar las falencias de los procedimientos con más sensibilidad a
tener errores, irregularidades y fraudes.
3.7.1 Entrevistas al jefe financiero
Nombre: Ing. Olga Moreira (Apéndice 1)
Área: Financiera
¿Cuál es el proceso para la emisión de cheques?
El proceso comienza desde la asistente de tesorería al momento que envía
por correo el listado de las facturas pendientes de pago, del cual procedo a ver por
tiempo de la factura cual se cancela, asignándole un número de cheque, del cual se
imprime dos copias del listado y de los cheques. Luego de la impresión de los
cheque, la asistente me devuelve cada cheque con su soporte para la revisión
colocando un visto bueno en cada uno, se envía con la asistente de tesorería a
coger la primera firma y luego la segunda.
El propósito de la siguiente entrevista es determinar las falencias,
inexactitudes existentes en el Área Financiera que afectan los estados
financieros y sus operaciones.
81
¿Qué deficiencias tiene el sistema que utilizan actualmente en el área
contable?
Las deficiencias que se tiene de forma constante en contabilidad la duplicidad
de asientos contables y en cobranzas el doble cobro a los afiliados. Adicional que si
no se cierre el mes se pueden ingresar facturas de meses anteriores.
¿Qué tan usuales son los errores que han tenido en los Estados Financieros en los
últimos seis meses?
Los últimos tres meses no se ha corregido los estados financieros antes alrededor
de dos veces por mes.
¿Cuál es el procedimiento para la el archivo de la información contable?
La encargada del archivo de egresos es la asistente de tesorería que luego de
entregar los cheques al proveedor debe realizar su respectivo archivo, actualmente
se debe guardar en cada archivador treinta egresos.
¿Cuáles son las formas de pagos y plazos para la cancelación a proveedores?
La forma de pago actualmente es en cheque, se giran alrededor de 800 cheques al
mes. Entre los convenios de pago que tenemos con los proveedores esta cancelar
su factura dentro de los posteriores quince días la fecha de recepción y con
empresas relacionadas (empresas del mismo grupo) hasta un mes plazo.
¿Cuántas cuentas bancarias posee la empresa para cancelación a sus
proveedores?
La empresa tiene dos cuentas bancarias corrientes, las cuales son de Pichincha y
82
Bolivariano, de las cual se utiliza solo una para la cancelación a los proveedores y la
otra para cancelación de la nómina.
¿Cuántas cuentas bancarias existen para la recaudación de cobros?
Para la recaudación se tiene seis cuentas de ahorros, es decir una o dos cuentas en
los principales bancos del país como Banco Bolivariano, Pichincha, Guayaquil,
Produbanco, Internacional.
¿Con que finalidad se tiene tantas cuentas para la recaudación?
Se desea recaudar en el mismo banco que tenga el afiliado para evitar
transferencias interbancarias. Adicional para no tener concentrado el efectivo en una
sola cuenta.
¿Existe problemas en el flujo de efectivo?
En ciertas ocasiones aunque tenemos el dinero en las cuentas de ahorro hasta su
transferencia a la cuenta corriente, de la que se cancela a los proveedores tenemos
una demora en transferir el dinero por lo cual se atrasa el pago.
¿Qué política se tiene para las transferencias bancarias?
No es una política simplemente se van realizando las transferencia bancaria a
nuestra corriente de acuerdo al valor total del listado de cheque que se generan
para cancelar.
¿Los Estados Financieros del mes se encuentran disponibles dentro los primeros
diez días del mes siguiente?
83
El cronograma que se tiene de cierre mensual se estable que dentro de los diez
primeros días tienen que estar listo peor actualmente la información a la gerencia se
la envía hasta los quince de cada mes.
La declaración ante el Servicio de Rentas Internas se realiza a tiempo a la
fecha de declaración, si se atrasan indicar el motivo.
Hasta el momento se ha elevado la información a tiempo, hemos tenido
retraso en el pago por motivo de coger firmas en el cheque emitido del cual solo nos
ha sucedido una vez.
3.7.2 Entrevistas al supervisor de cobranzas
Nombre: Javier Sánchez
Departamento: Cobranzas
¿Cuál es la cantidad de contratos que se tiene actualmente?
La cartera es de alrededor de 3000 contratos conformado por planes corporativos,
familiares e individuales.
¿Cuál es el nivel de recuperación de la cartera?
Nos encontramos en un 82 %.
El propósito de la siguiente entrevista personalizada es determinar las
negligencias e inexactitudes existentes en el departamento de cobranzas que
afecten a los estados financieros y a la capacidad de recuperación de la
cartera.
84
¿Cuál es la forma de pago más utilizada en la cartera?
Débito de tarjetas de crédito y de cuenta de ahorros y corriente.
¿Qué frecuencia de problemas tiene con los débitos bancarios?
Nivel medio, ya que lo realiza el sistema.
¿Han existido faltantes de caja?
Sí, al momento que el banco no ha acreditado los valores debitados a los clientes.
¿Cuántas cuentas manejan para los débitos bancarios a clientes?
Son 6 cuentas, las cuales son las siguientes: Guayaquil, Pichincha, Internacional,
Pacifico, Bolivariano, Produbanco.
¿Han tenido algún inconveniente con el exceso de cuentas?
Al contrario, tenemos las necesarias para atender los cobros de nuestra cartera
actual.
85
¿Se da una revisión por cliente en su estado de cuenta?
Se hace de manera macro, ya que son más de 1200 contratos, pero en caso de
puntualizar el sistema tiene la opción para verificar por cliente.
¿Quién es el responsable de la documentación tributaria como facturas, notas de
créditos?
La persona que las emite en este caso el custodio es la Asistente de Cobranzas.
¿Cuál es el margen de dinero que la cajera diariamente maneja?
Un valor de $4500 diarios dividido el 30 % en efectivo, 40 % cheque y 30% tarjeta
de crédito.
¿Se cierra la caja de forma diaria?
La forma debe ser diaria, ciertos días tenemos inconvenientes por el sistema.
Otra función que tienen las cajeras es la cancelación de reembolsos a los
afiliados, para lo cual debe llevar el afiliado su liquidación de reembolso realizada
86
previamente por una liquidadora. Finalmente la cajera de la sede principal tiene
como función adicional el recaudo de las notas de cobranzas. Las notas de
cobranzas son liquidaciones que se generan en alguna hospitalización del afiliado,
lo cual se genera por las exclusiones de ciertos procedimientos o medicinas que no
se cubren dentro del contrato.
Análisis
3.8.1 Análisis del departamento de cobranzas
Las falencias encontradas en la cajera están siendo sustentadas por los
soportes obtenidos en la observación, entre las cuales tenemos:
La falta de revisión de las facturas físicas con el cierre diario que genera el
sistema.
Retraso del envió de los cierres de caja al área contable.
La falta de archivo de la documentación tributaria.
Mezcla del dinero de las distintas cajas.
No se revisan el listado de cheque entregados por tesorería.
3.8.2 Análisis del departamento contable
La estructura y organización adecuada del departamento financiero
constituye una exigencia básica para garantizar un correcto funcionamiento interno
del departamento, así como una apropiada coordinación con el resto de las áreas
funcionales de la empresa. Si la información financiera no es correcta, difícilmente
se podrá optar entre alternativas distintas de desarrollo del negocio. Si faltan datos
87
financieros o son inadecuados los que se utilizan, será difícil detectar los problemas
a tiempo y en consecuencia no se podrán aplicar las medidas correctoras
necesarias.
El director financiero tiene como misiones fundamentales la tradicional de
dirigir a sus subordinados del departamento y la de actuar como asesor e
instrumento funcional -en materia financiera- del director general de quien dependa.
Una y otra responsabilidad exigen de él que establezca las políticas y
procedimientos financieros que hayan de aplicarse en la empresa.
Figura 12 Falencias del Departamento Contable
Tomado de Asisken S.A. elaborado por la autora
3.8.3 Análisis del departamento de cobranzas
En extracto de lo obtenido en la entrevista y la observación nos indica:
La cartera se recupera alrededor de un 80 porciento
La recaudación de la cartera se maneja en efectivo o cheque y por débito
88
bancario; adicional obtuvimos que este proceso se realiza en tres fechas de corte
los diez, los veinte y treinta de cada mes, para lo cual el afiliado debe firmar un
convenio que lo proporciona la entidad financiera autorizar el débito.
El efectivo y sus equivalentes son recaudados mediante los mensajeros o
directamente el cliente se puede acerca a cancelar a la matriz o a los tres puntos de
centros médicos que se posee. Cada caja realiza un cierre de caja diario del cual
son enviados al departamento contable para corroborar los depósitos e archivar la
documentación.
El cierre de caja es un reporte que lo emite directamente el sistema. Al
departamento contable llega el cierre de caja con sus debidos soportes de facturas,
notas de créditos y papela de depósito o vouchers.
89
Capítulo IV :
Propuesta
Introducción
En ASISKEN S.A. la escasez de controles internos en el Departamento
Financiero, constituyen los puntos de partida, para provocar un común denominador
en el área Financiero la información no sea veraz y a tiempo. No cabe duda que el
manejo de la información de cobranzas y contables está estrechamente relacionado,
tanto así que la unión de ambos se representa en la solidez de una empresa, y el no
seguir lineamientos de control para un mejor resultado de la información le podrían
causar daños severos a la estructura financiera de la empresa.
La falta de seguridad en la información reflejadas en sus estados financieros,
la perdida de efectivo y sus equivalentes, el orden de archivo en su documentación
y demás problemáticas obtenidas en el análisis del departamento. Por estos motivos
se considera indispensable aplicar en ASISKEN S.A un manual enfocado al ámbito
financiero, con la finalidad de mitigar o eliminar las deficiencias anteriormente
mencionadas.
El sistema de control interno al área financiera estará conformado por dos
partes, en los que se detallarán las políticas y los procedimientos que deberán
seguir el departamento contable y de cobranzas, en las principales funciones a
seguir por parte de las personas relacionadas al área, para disminuir el riesgo de
errores o fraudes dentro del área.
La primera parte corresponde específicamente a las políticas que se
establecerán en el manejo a los procedimientos contables y de cobranzas, adicional
90
que estarán basadas en acciones que sirvan de apoyo para el cumplimiento de los
objetivos organizacionales.
La segunda parte, permitirá establecer el procedimiento que se debe aplicar
en las funciones del área financiera, desde sus registros hasta verificación de la
información, los mismos que se verán reflejados en los estados financieros de la
empresa.
Control interno de Asisken S.A.
Las políticas y procedimientos que se presentarán en el manual de control
interno para ASISKEN S.A. son diseñadas de acuerdo a la necesidad del área, las
mismas que surgieron de las falencias encontradas en el análisis, que impiden que
el área realice sus actividades de una manera adecuada con la implementación de
dichos parámetros y producirá una incidencia en los estados financieros de la
organización.
4.2.1 Objetivo general
Este control interno tiene la finalidad de establecer las políticas y
procedimientos a seguir de manera de estandarizar y presentar en forma íntegra las
actividades a seguir en determinados procesos en los que participa principalmente
el personal del departamento financiero de Asisken S.A.
4.2.2 Objetivos específicos
Proteger los recursos y activos de la empresa evitando su
desaprovechamiento, pérdida y usos indebidos y propendiendo a su adecuada
administración.
91
Cumplir con los objetivos, metas y políticas trazadas por la Gerencia.
Garantizar la información de datos y estados financieros confiables y exactos.
Garantizar la eficacia, moralidad, eficiencia y economía en todas las
operaciones, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y
actividades de la empresa.
Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar errores, fraudes o
irregularidades, y corregir las desviaciones que se presenten en ASISKEN.
Asegurar que todo el sistema de control interno disponga de mecanismos
propios, de verificación, evaluación y examen crítico que den cuenta de su
marcha, desarrollo y proponga los ajustes y correctivos pertinentes.
4.2.3 Alcance
Este análisis e implementación de políticas y procedimientos de control
interno están dirigido a los empleados del Departamento Financiero que intervienen
en los procesos del área contable y cobranzas.
4.2.4 Responsabilidad
El control del cumplimiento será responsabilidad de:
Asistente de tesorería
Asistente / Auxiliar Contable
Supervisor Contable
Asistente de Cobranzas
Cajera
92
Supervisor de Cobranzas
Jefe Financiero
Gerente General
4.2.5 Componentes y descripción de la propuesta
La propuesta presentada al área Financiera para la empresa consta de los
siguientes componentes:
- Políticas
- Procedimientos
4.2.5.1 Políticas
Las políticas nos permitirán delimitar las operaciones del Área Financiera y
tener una visión clara hacia donde deben de regir sus actividades de control, así
como les permitirán emplear un lineamiento que les facilite la toma de decisiones en
las actividades tradicionales; todo con la finalidad de disminuir los niveles de errores
y fraudes que puede estar sujeta la empresa.
Las políticas establecidas en esta propuesta están compuestas para:
- Políticas al Departamento Contable
- Políticas al Departamento de Cobranzas
93
4.2.5.1.1 Políticas del Departamento Contable
Constan de Políticas requeridas por el departamento en los siguientes
procedimientos:
Revisión y Registro de Facturas y/o Documentos de Proveedores
Aprobación de pagos a proveedores
Pago de a proveedores con emisión de cheques
Archivo de documentación, egresos y comprobantes de retención.
94
ASISKEN
MANUAL DE POLITICAS
Revisión y Registro de Facturas y/o Documentos de Proveedores
RESPONSABLE ÁREA FINANCIERA
OBJETIVO
Establecer los mecanismos para la revisión y
registros de facturas.
POLÍTICAS:
1. Las facturas que se entreguen a Contabilidad por parte del departamento
de Operaciones se receptaran hasta 10h00 de cada día, serán tramitados y
entregados a Tesorería hasta dos días después de su recepción hasta las
17h00
2. El personal Auxiliar, Asistente y Supervisora revisará que las facturas
tengan la firma del Jefe de área en cada factura de proveedores varios, en
las facturas correspondiente a costo deberá tener el sello de la liquidadora y
que tengan el listado con el detalle de lo entregado y la documentación
soporte
3. Las facturas deberán ser registradas con la fecha de vencimiento que se
especifica en la misma.
4. Es responsabilidad del personal Auxiliar, Asistente y Supervisora
Contable revisar que las facturas cumplan correctamente con los requisitos
exigidos por el Servicios de Rentas Internas.
5. Es responsabilidad del Auxiliar, Asistente y Supervisora Contable
elaborar el reporte “Listado Resumen de Facturas y/o Documentos por
pagar” para su posterior entrega física y por correo electrónico del reporte a
la asistente de tesorería.
6. El registro de cada factura que no sea de empresa relacionadas deberá
tener su orden de giro.
95
7. El jefe Financiero será el responsable de firmar los comprobantes de
retención para su respectiva entrega a los proveedores.
8. Sera responsabilidad de la Auxiliar, Asistente y Supervisora conciliar las
cuentas por pagar de manera mensual.
9. Es responsabilidad de la auxiliar, asistente y supervisora archivar las
retenciones, se realizara una revisión mensual que las retenciones estén en
secuencia y completas.
96
ASISKEN MANUAL DE POLITICAS
Aprobación de pagos a proveedores
RESPONSABLE ÁREA FINANCIERA
OBJETIVO Determinar lineamientos para la cancelación a
proveedores.
POLÍTICAS:
La Asistente de tesorería recibirá de la Auxiliar, Asistente y Supervisora los
listados junto a la documentación soporte de la misma para su revisión y se
enviará el listado de las cuentas por pagar hasta las 10am.
La aprobación del pago de facturas que tiene que cancelar a sus
proveedores, médicos y empresas relacionadas se realizara de forma
automática del módulo banco / cuentas por pagar.
Es responsabilidad del Jefe Financiero decidir diariamente los pagos que
se efectuarán mediante cheque / transferencia bancaria.
El pago de las facturas podrá realizarse por el valor total o como abono a la
factura de los proveedores, empresas relacionadas o médicos.
La aprobación de Pagos se generará con el reporte de pagos aprobados,
el cual que se remitirá al Jefe Financiero para su control.
El Jefe Financiero deberá aprobar y pasar a la Asistente de tesorería el
listado de cheque hasta las 12h00.
97
ASISKEN MANUAL DE POLITICAS
Pago de a proveedores con emisión de cheques
RESPONSABLE ÁREA FINANCIERA
OBJETIVO Controlar la emisión y cancelación de los
cheques.
POLÍTICAS:
La asistente de tesorería emitirá en el sistema los cheques aprobados
debiendo solicitar al Jefe Financiero los cheque físicos de acuerdo al
banco.
La emisión de cheque generará automáticamente los asientos contables
requeridos rebajando los valores de la cuenta por pagar.
En caso de que se anule un cheque por cualquier razón se emitirá un
nuevo comprobante de egreso colocando en el egreso un sello de anulado
con la fecha de anulación.
El responsable de anular la cheque en el sistema será el Jefe Financiero.
La custodia de los cheques estará a cargo de la Asistente de tesorería que
deberá tenerlos en un archivador bajo llave.
Registrará la Asistente de tesorería en el “Listado de secuencia de
cheques”, en el cual se reportara en qué estado y dónde se encuentra el
cheque.
98
ASISKEN MANUAL DE POLITICAS
Archivo de documentación, egresos y comprobantes de retención
RESPONSABLE ÁREA FINANCIERA
OBJETIVO Minimizar la perdida de información del
departamento contable.
POLÍTICAS:
La responsabilidad de los egresos estará a cargo de la Asistente de
tesorería.
La supervisora Contable deberá tener en Excel un archivo de distribución
de retenciones y el primer día laborable de cada mes deberá entregar a la
auxiliar, Asistente de Contabilidad comprobantes de retención para utilizar
durante el mes.
Cada Auxiliar, Asistente o Supervisora de Contabilidad deberá llevar el
archivo de los comprobantes de retenciones utilizado por cada una.
Los catorce de cada mes se realizará una fusión de los comprobantes de
retenciones utilizadas durante el mes por el departamento contable.
Se archivará en secuencia el primer comprobante de retención con una
copia de la factura.
4.2.5.2 Procedimientos
Los procedimientos están diseñados a orientar las actividades de los
empleados del departamento y permitirles medir el cumplimiento de los objetivos
planteados, propiciando la uniformidad del trabajo y mejorando el desempeño del
área de operaciones al momento de llevar un adecuado control de las actividades.
Los procedimientos que se detallarán más adelante están diseñados con el
fin de contrarrestar las deficiencias que se obtuvieron como resultado en la
evaluación del control interno que se realizó en las actividades del área financiera.
99
Cada proceso nos indicará de qué manera debe realizarse ciertas actividades
y bajo qué parámetros; los cuales son muy importantes dentro del área financiera,
ya que dichas actividades pertenecen al giro del negocio y a reflejar sus estados
financieros de manera uniforme y confiable. (Apéndice 2)
Figura 13 Flujo de Procedimientos Tomado de Asisken S.A. elaborado por la autora
100
Conclusiones
El enfoque de la presente propuesta ha sido directamente al área financiera
de ASISKEN S.A. cuya característica principal es la recopilación y administración de
los flujos de efectivo además de la contabilización de forma íntegra de todas las
transacciones realizadas antes, durante y después la operación de la Compañía,
siguiendo las normativas legales vigentes en materia tributaria y societaria.
La mayoría de las empresas coinciden en tener un control interno en sus
operaciones que ayuden a guiar los procedimientos a seguir en sus actividades
cotidianas, por esta razón el presente manual de políticas y procedimientos se
enfoca a contrarrestar los problemas más comunes existentes en el área, tales
como: el incumplimiento del plazo establecido para la cancelación a proveedores, la
presentación de la información Financiera de forma veraz y a tiempo.
De las actividades del área se han escogido las principales y creado una
serie de procesos acompañados de políticas y documentos soportes ayudarán a
salvaguardar la efectividad de la ejecución de las tareas en el área para minimizar
los errores de la misma.
La implementación del control interno asegura una mejor gestión y veracidad
en los resultados finales que se reflejan en los estados financieros de la empresa,
acompañados de un sistema de contabilidad actualizado que permita la obtención
de datos y reportes requeridos, facilitando la toma de decisiones por parte de sus
ejecutivos.
101
Recomendaciones
1. El proceso de implementación del control interno requerirá de un estudio
previo, análisis y capacitación por parte de los departamentos involucrados para
evitar hechos inusuales que se traducen en errores involuntarios.
2. Las políticas establecidas deberán ser de responsabilidad de los mandos
directivos de la empresa, considerando las opiniones del personal que también se
encuentra inmersos en los procesos.
3. Cada uno de las operaciones deberán ser precisados de acuerdo a las
políticas determinadas, con la finalidad de que contribuyan al cumplimiento de lo
estipulado en el manual. Cada uno de los formatos establecidos, complementarán
las actividades que contribuirán al cumplimiento de las políticas establecidas.
4. La evaluación del manual de procedimientos deberá ser de forma periódica
y ejecutada por parte de los mandos altos, con la finalidad de identificar aquellos
controles obsoletos que irrumpen del buen desempeño de las actividades.
5. Se recomienda efectuar revisiones periódicas al manual de control interno
a fin de mantenerlo actualizado, pues el mercado es muy cambiante al igual que las
disposiciones legales y normativas, debiéndose proporcionar al personal
capacitación y evaluación sobre la aplicación del manual, con la finalidad que
aporten al crecimiento de la entidad y disponer de controles internos adecuados en
el área financiera.
102
Bibliografía
Chiavenato, I. (s.f.). Administración en los nuevos tiempos.
Colegios de Contadores Públicos de Venezuela, F. (1994). Control interno.
Venezuela.
González, M. (s.f.). el control interno. gestipolis. Obtenido de
www.gestiopolis.com
Guzmán, D. (2012). Propuesta de un diseño de Manual de control interno y
administrativo y contable para el área de Contabilidad de la Universidad Politécnica .
Holmes, A. (2002). Auditoría, Principios y Procedimientos. Mexico.
Larsen, M. (1994). Principios de Auditoría. Mexico.
Leonard, W. (1990). Auditoría Administrativa.
López, J. (s.f.). Diccionario contable administrativo. Tercera Edición.
Lozano, A. (s.f.). Planificación estratégica.
Nieto, J. (2012). Diseño de un sistema de control interno administrativo-
contable para las empresas comercializadoras de Gas.
Normas de Control Interno de la Organización Internacional de Entidades
Fiscalizadoras Superiores, R. (s.f.). Control interno.
Normas de Control Interno, 2. (s.f.). Contralor General del Estado.
Normas Ecuatorianas de Auditoría 10, N. 1. (s.f.). Evaluación de riesgo y
103
control interno.
Normas Internacionales de Auditoría, N. 1. (s.f.). Fraude y Error.
Poch, R. (1989). Manual de Control Interno.
Rojas, O. (2007). Diseño de un sistema de control intenro en una empresa de
repuestos electrónicos.
Santillana, J. R. (2003). Establecimiento de sistema de control interno.
Segunda Edición.
104
APÉNDICE
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Apéndice 1 Hoja de vida jefa financiera
Datos Personales
NOMBRES : Olga Antonieta
APELLIDOS : Moreira Andrade
FECHA DE NACIMIENTO : 16 de octubre de 1984
LUGAR DE NACIMIENTO : Guayaquil
NACIONALIDAD : Ecuatoriana
ESTUDIOS REALIZADOS
SECUNDARIA:UNIDAD EDUCATIVA “MATILDE AMADOR”
Título: Bachiller en Contabilidad y Secretariado Especialización: Contabilidad y
Administración
SUPERIOR:
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
Título: Contador Público Autorizado (C.P.A)
Especialización: Finanzas
UNIVERSIDAD LAICA VICENTE ROCAFUERTE
Título: Magister en Contabilidad y Auditoría (M.C.A)
CURSOS REALIZADOS
NIIF PARA PYMES
Institución : Colegio de Contadores del Guayas
EXTRACTO DE LAS NIIF
Institución : Colegio de Contadores del Guayas
NIIF
Institución : SECAP
MICROSOFT OFFICE
Institución : Educación Continua de la ESPOL
Programas : EXCEL APLICADO A LAS FINANZAS
RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL Y SEGURIDAD INDUSTRIAL
Institución : Grupo Hospitalario Kennedy
106
INTRODUCCION AL MERCADO DE VALORES
Institución : Bolsa de Valores de Guayaquil
INGLÉS
Institución : Universidad de Guayaquil
Nivel : Módulos 1, 2, 3, 4, 5,6
COMPUTACION
Institución : Universidad de Guayaquil
Programas : Excel, Word, Project, Power Point, Dream weaver
EXPERIENCIA LABORAL
HELICOL S.A.
AUXILIAR CONTABLE (2 MESES)
PRINCIPALES FUNCIONES:
Ingresos de Facturas de Compras.
Generación de Facturas de Ventas.
Análisis de Cuentas por pagar.
Emisión de Cheque.
Conciliación bancaria.
TRIECK S.A.
ASISTENTE CONTABLE (ABRIL 2007 - MAYO 2011)
PRINCIPALES FUNCIONES:
Ingresos de Facturas de Compras.
Análisis de Cuentas por pagar - cobrar.
Realización Trámites Aduaneros para importaciones.
Realización de Roles de Pagos
Manejo de Pagina del IESS (Avisos de entradas- Salidas- variaciones de sueldo-
Generación de aportaciones)
Manejo de Pagina Ministerio de Relaciones Laborales (Actas de Finiquito-
Inscripción de Contratos)
Emisión de Cheque.
Conciliación Bancaria.
Toma de Inventarios Mensuales.
107
Realización de Anexos Transaccionales
Declaraciones Mensuales (103-104) y Anuales (101).
Manejo de Personal.
ASISKEN ASISTENCIA MEDICA S.A.
JEFA FINANCIERA (MAYO 2011 - ACTUALIDAD)
PRINCIPALES FUNCIONES:
Ingreso de Factura diarias.
Tramites Bancarios (Aperturas de Cuentas Cias)
Tramites de Actualizaciones SRI.
Tramites de Superintendencia de Compañía (Formulario de presentación Anual)
Realización de Anexos Transaccionales
Elaboración de Declaraciones Mensuales (103-104) y Anuales (101).
Conciliación Tributaria Mensual - Anual.
Análisis de Cuentas de Estados Financieros
Conciliación de saldos con empresas relacionadas.
Revisión e ingreso de Caja Chica / Arqueo Caja Principal
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Apéndice 2 Manual de procedimientos
ASISKEN S.A. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO-2015
Revisión y Registro de Facturas y/o Documentos de Proveedores
RESPONSABLE N° ACTIVIDADES
Supervisora,
Asistente / auxiliar
contable
1
2
3
Recibe la auxiliar, asistente y
supervisora de las diferentes áreas y/o
departamentos la documentación
soporte con la firma del Jefe de Área en
cada factura de proveedores varios y
para médicos o facturas de empresas
relacionadas deberá venir con el sello de
la liquidadora junto al listado que detalla
lo entregado.
Revisa que las facturas y/o
documentos tengan el visto bueno de
aprobación, según el caso y que
cumplan correctamente con los
requisitos exigidos por el servicio de
rentas internas deberá tener el sello de
tramitado de la auxiliar, asistente o
supervisora contable, caso contrario se
procede a devolver la factura.
En las facturas de costos se
revisa adicional que la liquidación esté
de acuerdo con la factura, caso contario
se procede a devolver a la liquidadora
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ASISKEN S.A. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO-2015
Revisión y Registro de Facturas y/o Documentos de Proveedores
RESPONSABLE N° ACTIVIDADES
4
5
6
para su modificación.
Se debe sacar dos copia de las
facturas para ser adjuntada a la
retención, en caso de las facturas
entregadas por las liquidadoras se
procederá a devolver con el listado
original que ellas entregaron.
Las facturas proveniente a
proveedores deberá verificar que el
proveedor se encuentre registrado caso
contario se le indicara a la asistente de
tesorería que registre al proveedor.
Verificará el valor calculado por el
sistema.
Si no coincide, identifica el error,
modifica y vuelve a calcular.
Si está correcto, graba el ingreso
de la factura e imprime la orden de giro
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ASISKEN S.A. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO-2015
Revisión y Registro de Facturas y/o Documentos de Proveedores
RESPONSABLE N° ACTIVIDADES
7
8
9
10
y retención.
Sacará la primera copia del
comprobante de retención y adjuntarle
una copia de la factura. (ver
procedimiento archivo de comprobante
de retención, egresos)
Adjuntará la segunda copia de la
factura a la orden de giro con el sello de
contabilización.
Retira la segunda copia del
comprobante de retención y coloca el
sello de quien la realizo para proceder a
su archivo.
Realizar el “Listado Resumen de
Facturas por pagar” como los soportes
de la documentación a entregar a la
asistente de tesorería.
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ASISKEN S.A. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO-2015
Revisión y Registro de Facturas y/o Documentos de Proveedores
RESPONSABLE N° ACTIVIDADES
11
12
Entrega y envía por correo a la
Asistente de tesorería el listado original
elaborado, junto a los soporte del listado
las facturas / liquidaciones, orden de giro
y comprobante de retención original y
una copia para obtener la firma del
beneficiario.
Obtiene el sello y firma de la
recepción del Asistente de tesorería en
la copia del listado y lo archiva.
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ASISKEN
S.A.
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FECHA DE ELABORACIÓN:
ENERO-2015
Aprobación de pagos a
proveedores
RESPONSABLE N° ACTIVIDADES
Asistente de
tesorería
1
2
3
4
Recibe del auxiliar,
asistente o supervisora
contable el “Listado Resumen
de Facturas por pagar
Firmar la copia del
“Listado Resumen de Facturas
por pagar”, devuelve a la
asistente contable y archiva el
original para su respaldo.
Guarda los documentos
soportes con el listado
entregador en un archivador
hasta el momento que le
aprueben para el pago.
Modifica el reporte en
Excel del Listado Resumen de
Facturas por pagar” entregado
por contabilidad y se envía al
Jefe Financiero en un formato
establecido “Listado General
de Cuentas por Pagar
ASISKEN S.A.”, del cual
deberá pasarse clasificando
en urgentes o proveedores
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ASISKEN
S.A.
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FECHA DE ELABORACIÓN:
ENERO-2015
Aprobación de pagos a
proveedores
RESPONSABLE N° ACTIVIDADES
Jefe
Financiero
5
6
7
varios, doctores y empresas
relacionadas.
Revisa el “Listado
General de Cuentas por Pagar
ASISKEN S.A.” y analiza los
valores a cancelar.
Selecciona los pagos a
Proveedores que realizara de
acuerdo a los criterios antes
descritos.
Escoge y asigna un
número de cheque al “Listado
General de Cuentas por Pagar
ASISKEN S.A.” y se genera
el “Listado de cheques
aprobados por Financiero” que
es enviado por correo e
impreso dos juegos.
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ASISKEN
S.A.
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FECHA DE ELABORACIÓN:
ENERO-2015
Aprobación de pagos a
proveedores
RESPONSABLE N° ACTIVIDADES
8
Obtiene de la chequera
correspondiente según el
Banco, la cantidad de cheque
aprobados, realiza la posterior
entrega del Listado de
cheques aprobados por
Financiero” con los cheques
para su emisión.
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ASISKEN S.A. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO-2015
Pago a proveedores con emisión de cheques
RESPONSABLE N° ACTIVIDADES
Asistente de tesorería
1 2
3
4
Recibe por correo electrónico el
reporte “Listados de cheques aprobados
por Financiero” de las facturas a cancelar
con cheques a Proveedores Varios,
Empresas Relacionadas y Médicos.
Recibe el físico de los cheques y
verifica de acuerdo al reporte “Listados de
cheques aprobados por Financiero”, en
caso de inconformidad con los cheques
recibidos, gestiona su regularización.
Emite el cheque en el sistema con el
respectivo comprobante de egreso original
y dos copias.
Adjunto al cheque y egreso, la orden
de giro y retención para los proveedores
varios y médicos. En caso de los cheques
emitidos a la cancelación de las facturas de
las empresas relacionadas se adjuntara el
“Listado de Entrega de Retenciones y
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ASISKEN S.A. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO-2015
Pago a proveedores con emisión de cheques
RESPONSABLE N° ACTIVIDADES
Jefe Financiero Asistente de tesorería
5
6
Orden de Giro”.
Realizado los cheques del “Listados
de cheques aprobados por Financiero”, se
entrega los cheques físicamente adjunto
los documentos soportes para su revisión
al Jefe Financiero.
Recibe el reporte de cheques
emitidos y los documentos
correspondientes y efectúa la siguiente
documentación:
Cheques emitidos
Facturas y /o documentos: que
reflejan la firma de aprobación del pago,
coloca el visto bueno en cada factura.
Comprobante de egreso: que se
encuentre el número de factura, además
que el valor reportado será igual al indicado
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ASISKEN S.A. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO-2015
Pago a proveedores con emisión de cheques
RESPONSABLE N° ACTIVIDADES
Jefe Financiero
7
8
9
en el cheque.
Comprobante de retención: que
deberá estar con la copia de la factura y
deberá tener la rúbrica en el comprobante
de retención original.
La asistente de tesorería llevara en
Excel un reporte llamado Listado de
secuencia de cheques, en el cual se
reportará en qué estado se encuentra el
cheque.
Recibe del Jefe Financiero el
Listados de cheques aprobados por
Financiero, ya revisado y aprobados, el
cual es llevado a la Gerencia
Administrativa para coger la primera firma
autorizada.
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ASISKEN S.A. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO-2015
Pago a proveedores con emisión de cheques
RESPONSABLE N° ACTIVIDADES
Asistente de Tesorería
10
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La Gerencia Administrativa revisará
los cheques entregara los cheques
firmados a la Asistente de Tesorería, para
que recoja la segunda firma.
Guarda los cheques hasta realizar el
proceso de entrega de cheques a
proveedores.
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ASISKEN S.A. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO-2015
Entrega de cheques a Proveedores
RESPONSABLE N° ACTIVIDADES
Asistente de tesorería Mensajeros
1 2
Archiva alfabéticamente en acordeón
los cheques, clasifica de acuerdo al concepto
pertenece.
Actualiza de forma diaria el “Listado de
secuencia de cheques” bajo los siguientes
conceptos:
Primera firma: Los cheques que se
encuentran en el registro de la primera firma.
Segunda firma: Los cheque que se
encuentren en la segunda firma.
En custodia: Los cheques que se
encuentren listo para entregar al cliente y
estén bajo la custodia de la asistente de
tesorería.
Entregado al cliente: Los cheque
120
Asistente de Tesorería
3
4
5
6
entregados al cliente.
Tener listo hasta las 15h00 el listado
de los cheques para entregar a los
consultorios de los doctores u oficinas de las
empresas relacionadas.
Entregará la Asistente de Tesorería y
revisarán los mensajeros el listado con los
cheques hacer enviados a entregar al
consultorio del doctor u oficina de la empresa
relacionada de acuerdo a la sede que
correspondan Policentro o Alborada, el cual
se realizará en un horario de 16h00 a 18h00.
Verificará con los mensajeros los
cheques que no se han podido entregar.
Guardará en el acordeón los cheques
121
7
en custodia la Asistente de tesorería.
Los días viernes se entregarán los
cheques a la Cajera para ser entregados a
los proveedores en un horario de 9h00 a
17h00, con el listado total de los cheques en
custodia.
Auxiliar, Asistente y Supervisora Contable
1
Ingresada toda la información en el sistema,
se procederá a revisar las cuentas de los
Estados Financieros, según la siguiente
división.
122
Supervisora Contable
2
3
Supervisora
Contable Ingresos
Cuentas por Cobrar
Bancos (6 cuentas)
Asistente
Contable Costos / Gastos
Crédito Tributario
Retenciones en la
Fuente
Retenciones del IVA
Retenciones a Favor
Auxiliar
Contable Cuentas por Pagar
Saldo a Favor de los
clientes
Reembolsos a clientes
Se revisará los reportes generados por el
sistema versus los mayores.
Adicional se revisará cada mes un acumulado
para verificar que existan cambios en meses
anteriores
123
Jefe Financiero
4 5 6
7 8
.
Enviarán por correo a la Supervisora
Contable para realizar el archivo “Análisis de
la cuentas de Estados Financieros del mes”.
Enviará el archivo “Análisis de la
cuentas de Estados Financieros del mes” al
Jefe Financiero de la información revisada.
Solicitará de forma inmediata por
correo y personalmente un bloqueo de cierre
de mes, para que no existan variaciones la
información ya analizada.
Realizará el bloqueo de Cierre de mes
solicitado por la Supervisora Contable.
Revisará reporte enviado y de haber alguna
duda se analizará si se encuentra correcta.
124
9 10 11 12
Ya revisado se imprimirá los Estados
Financieros del mes con sus análisis de
cuentas.
Firmará los Estados Financieros.
Enviará por correo electrónico al Gerente
Administrativo.
Cogerá al Gerente Administrativo la firma en
los Estados Financieros.
Archivará los Estados Financieros por mes.
