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Universidad de Guayaquil

Facultad de Ciencias Administrativas

Tema: “Diseño de Manual de Control Interno Contable del Estudio Jurídico Muguersa

S.A.”

Tesis presentada previa a la obtención del Título de:

Contador Público Autorizado

Presentado por:

Ruiz Demera Rosario Katherine

Toala Guerra Jonathan Cristóbal

Tutor:

Ing. Com. Janet Pantoja Rodríguez

Guayaquil – Ecuador

Diciembre 2016

II

Repositorio Nacional en Ciencia y Tecnología

Ficha de Registro de Tesis

Título: “Diseño de Manual de Control Interno Contable del Estudio Jurídico Muguersa S.A.”

Autores:

Ruiz Demera Rosario Katherine


Revisor:

Ing. Francisco Javier Rodas Hidalgo, MBA

Lcda. Flor María Estrada Carrera, MSc.

Institución: Universidad de Guayaquil Facultad: de Ciencias Administrativas

Carrera: Contaduría Pública Autorizada

Fecha de publicación: Diciembre / 2016 N° de págs.: 103

Área temática: Auditoría

Palabras claves:

Administración / Control Interno / Evaluación / Manual / Productividad

Resumen:

Dentro de toda organización el control interno cumple un papel muy importante debido a que

aporta con la seguridad contable en la entidad por medio de la evaluación de procedimientos

contables y financieros, lo que permite detectar errores, proporcionando posibles soluciones

con el propósito de que el auditor pueda rendir cuenta de la forma más veraz posible sobre la

situación económica de la empresa. La productividad de una organización radica en los

instrumentos administrativos que utilice para lograr sus objetivos, es por ello que hoy en día la

utilización de un manual de funciones dentro de la empresa permite que se minimicen los

conflictos en las diferentes áreas, señala la responsabilidad además que fomenta el orden y

divide el trabajo; como objetivo general, fue planteado diseñar un sistema de control interno

de procedimientos contables y financieros para el departamento de contabilidad del Estudio

Jurídico Muguersa S.A. determinando la afectación que ha tenido en el mencionado lugar, la

falta de un manual de control interno, estableciendo mediante el análisis, la situación actual en

el departamento contable del Estudio Jurídico Muguersa sobre el manejo y proceso del control

interno, a fin de obtener eficacia y eficiencia en la distribución de los recursos financieros. Por

lo expresado, se determinó en la hipótesis planteada en la presente investigación, que si al

diseñar un manual de control interno en el departamento contable del Estudio Jurídico

Muguersa S.A. mejorará considerablemente el desarrollo de las actividades contables del área

y se puedan proporcionar estrategias que permitan evaluar, mejorar y optimizar el desarrollo

de las actividades contables.

N° de Registro (en base de datos): N° de clasificación:

Dirección URL (tesis en la web):

Adjunto PDF SI NO

Contacto con Autor:

Teléfono: 0993497131

0992147865

E-mail: [email protected]

[email protected]

Contacto de la institución: Nombre: Secretaría de la Facultad

Teléfono: (04) 2848487 Ext. 123

III

Tabla de Contenido

Repositorio Nacional en Ciencia y Tecnología II

Certificado de Urkund VIII

Certificación del Tutor IX

Renuncia de Derechos del Autor X

Dedicatoria XI

Agradecimiento XII

Resumen XIII

Abstract XIV

Introducción 6

Capítulo 1 8

1 El Problema 8

1.1 Planteamiento del problema 8

1.2 Análisis situacional 9

1.3 Situación del problema 10

1.4 Formulación y Sistematización de la Investigación 11

1.4.1 Formulación del Problema 11

1.4.2 Sistematización del Problema 11

1.5 Objetivos de la Investigación 12

1.5.1 Objetivo General 12

1.5.2 Objetivos Específicos 12

1.6 Justificación 12

1.6.1 Justificación Teórica 12

1.6.2 Justificación Practica 13

1.6.3 Justificación Metodológica 13

1.7 Delimitación de la Investigación 13

1.8 Hipótesis 14

1.8.1 Variable independiente 14

IV

1.8.2 Variable dependiente 14

Capítulo 2

2 Marco Referencial 16

2.1 Antecedentes de la Investigación 16

2.2 Marco Teórico 18

2.2.1 Definición de Manual 18

2.2.2 Importancia del manual de funciones 19

2.2.3 Tipo de Manuales 19

2.2.4 Definición de Control Interno 20

2.2.5 Importancia del Control Interno 20

2.2.6 Componentes del Control Interno 20

2.2.7 Ambiente de control 20

2.2.8 Evaluación de riesgos 21

2.2.9 Actividades de control 21

2.2.10 Información y Comunicación 22

2.2.11 Supervisión y Seguimiento 22

2.3 Marco Conceptual 22

2.4 Marco Contextual 22

2.4.1 Antecedentes 25

2.4.2 Misión 25

2.4.3 Visión 25

2.4.4 Factor Económico 25

2.4.5 Factor Político 25

2.4.6 Factor Socio-Cultural 25

2.5 Marco Legal 28

2.5.1 Normas Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGAS) 38

2.5.2 Normas Internacionales de Auditoria (NIAS) 30

Capítulo 3 33

3 Marco Metodológico 33

V

3.1 Diseño de la Investigación 33

3.2 Técnicas e Instrumentos de la Investigación 34

3.3 Entrevistas no Estructuradas 35

3.4 Encuesta 35

3.5 Instrumentos de Investigación 35

3.6 Población 35

3.7 Probar Hipótesis 58

3.8 Hipótesis 58

3.9 Preguntas extraídas de la encuesta para probar la hipótesis general 58

Capítulo 4 62

4 La Propuesta 62

4.1 Manual de control interno para el departamento contable del Estudio

Jurídico Muguersa S.A de la ciudad de Guayaquil

63

4.1.1 Justificación 65

4.1.2 Objetivos 65

4.1.3 Procedimiento 63

4.1.4 Conclusiones 72

4.1.5 Recomendaciones 72

4.1.6 Implementación de la propuesta 73

Referencias 74

Apéndices 76

VI

Índice de Tablas

Tabla N° 1 Causas y Consecuencias ....................................................................................... 10

Tabla N° 2 Variables ............................................................................................................... 15

Tabla N° 3 Población .............................................................................................................. 39

Tabla N° 4 Código de Ética .................................................................................................... 40

Tabla N° 5 Necesidad de Manuales ........................................................................................ 41

Tabla N° 6 Información del entorno ....................................................................................... 42

Tabla N° 7 Cargo y Funciones ................................................................................................ 43

Tabla N° 8 Registro de Transacciones ..................................................................................... 44

Tabla N° 9 Políticas de Control ............................................................................................... 45

Tabla N° 10 Manual de control interno ................................................................................... 46

Tabla N° 11 Mejorar Actividades Contables ........................................................................... 47

Tabla N° 12 Sistema de Datos ................................................................................................ 48

Tabla N° 13 Actividades Contables ......................................................................................... 49

Tabla N° 14 Proceso de Información Contable ....................................................................... 50

Tabla N° 15 Medidas Simétricas ............................................................................................. 64

VII

Índice de Figuras

Figura N° 1. Árbol de problemas ............................................................................................ 11

Figura N° 2. Organigrama Estructural del Estudio Jurídico .................................................... 30

Figura N° 3 Código de Ética .................................................................................................... 40

Figura N° 4. Necesidad de Manuales ....................................................................................... 41

Figura N° 5. Información del Entorno ..................................................................................... 42

Figura N° 6. Cargo y Funciones ............................................................................................. 43

Figura N° 7. Registro de Transacciones ................................................................................. 44

Figura N° 8. Políticas de Control ............................................................................................ 45

Figura N° 9. Manual de Control Interno ................................................................................. 46

Figura N° 10. Mejorar Actividades Contables ........................................................................ 47

Figura N° 11. Sistema de Datos .............................................................................................. 48

Figura N° 12. Actividades Contables .................................................................................... 49

Figura N° 13. Proceso de Información Contable ................................................................... 50

Figura N° 14. Actividad Contable Tabulación Cruzada ........................................................ 63

Figura N° 15. Pruebas Chi-Cuadrado .................................................................................... 63

Figura N° 16. Nuevo organigrama estructural del Estudio Jurídico Muguersa S.A .............. 66

Figura N° 17. Formato de Factura ........................................................................................... 88

Figura N° 18. Facturación Electrónica..................................................................................... 89

Figura N° 19. Ingreso de Facturas al sistema ESIAPRE ......................................................... 90

Figura N° 20. Retención Electrónica ....................................................................................... 91

Figura N° 21. Reporte propuesto por Tiempo ......................................................................... 92

Figura N° 22. Reporte propuesto por Tiempo por Abogado ................................................... 93

Figura N° 23. Reporte de Cuentas por Cobrar ......................................................................... 93

Figura N° 24. Estado de Situación Financiera ......................................................................... 94

VIII

Certificado de Urkund

IX

Certificación del Tutor

Habiendo sido nombrada, por el Consejo Directivo de la Facultad de Ciencias

Administrativas de la Universidad de Guayaquil de la carrera de Contaduría Pública

Autorizada, como tutora de tesis de grado en requisito para optar por el título de Contador

Público Autorizado presentado por los egresados:

Ruiz Demera Rosario Katherine con cédula de ciudadanía No. 0926038803

Toala Guerra Jonathan Cristóbal con cédula de ciudadanía No. 0930433628


S.A.”

Certifico que: He revisado y aprobado en todas sus partes, encontrándose apto para su

sustentación.

____________________________________________

Ing. Com. Janet Pantoja Rodríguez

Tutora de Tesis

X

Renuncia de Derechos de Autor

Por medio de la presente certificamos que los contenidos desarrollados en esta tesis son de

absoluta propiedad y responsabilidad de Ruiz Demera Rosario Katherine con cédula de

ciudadanía No. 0926038803 y Toala Guerra Jonathan Cristóbal con cédula de ciudadanía No.

0930433628, cuyo tema es:

“Diseño de Manual de Control Interno Contable del Estudio Jurídico Muguersa S.A.”

Derechos que renunciamos a favor de la Universidad de Guayaquil, para que haga uso como a

bien tenga.

____________________________ ____________________________

Ruiz Demera Rosario Katherine Toala Guerra Jonathan Cristóbal

C.I. # 0927454207 C.I. # 0930433628

Guayaquil, Diciembre del 2016

XI

Dedicatoria

El presente trabajo de titulación va dedicado principalmente a Dios quien supo guiarnos con su

infinito amor y bondad, concediéndonos salud, fuerza y sabiduría para no desmayar.

A mi familia, ya que son mi mayor fuente de inspiración y de manera muy especial a la memoria

de mi padre quién en este momento no se encuentra entre nosotros, pero ha sido mi pilar

fundamental a lo largo de mi vida. Sé que desde el cielo estará deseándome éxitos y

bendiciones.

Rosario Ruiz Demera

Sin lugar a dudas conocer a Dios ha sido uno de los pilares de mi vida, y quien me ha inspirado

y llenado de valor para salir adelante en mis momentos de debilidad.

A mi familia, que han estado conmigo incondicionalmente y con su sacrificio, amor, consejos

y apoyo me permitieron alcanzar una meta.

Este trabajo final se lo dedico a Dios quien me dio la fortaleza para llevar acabo y cumplir esta

meta, la honra y la gloria sean para Él.

Jonathan Toala Guerra

XII

Agradecimiento

Manifestamos nuestro agradecimiento a Dios por conservarnos con vida y darnos la

oportunidad de realizar este trabajo de titulación, así como a nuestros padres Luis Ruiz Zabala,

Rosa Demera Anchundia y Cristóbal Toala Suarez, Dolores Guerra Delgado, quienes han sido

nuestra mayor fuente de inspiración para continuar en el desarrollo de preparación profesional.

Agradecemos también de manera muy especial a nuestra tutora de tesis, Ing. Com. Janet

Pantoja Rodríguez, por ofrecernos su amistad y compartir sus conocimientos en el

asesoramiento de la elaboración del presente trabajo de titulación.

Nuestro sincero agradecimiento a las autoridades y docentes de la Facultad de Ciencias

Administrativas de la Universidad de Guayaquil por la formación profesional que nos han

brindado, y a todos aquellos quienes de forma directa o indirecta colaboraron en el desarrollo

de la investigación.

Rosario Ruiz Demera

Jonathan Toala Guerra

XIII



Tesis presentada como requisito para optar por el título de

Contador Público Autorizado


S.A.”

Autores: Ruiz Demera Rosario Katherine


Tutor: Ing. Com. Janet Patricia Pantoja Rodríguez

Resumen

Dentro de toda organización el control interno cumple un papel muy importante debido a que

aporta con la seguridad contable en la entidad por medio de la evaluación de procedimientos

contables y financieros, lo que permite detectar errores, proporcionando posibles soluciones

con el propósito de que el auditor pueda rendir cuenta de la forma más veraz posible sobre la

situación económica de la empresa. La productividad de una organización radica en los

instrumentos administrativos que utilice para lograr sus objetivos, es por ello que hoy la

utilización de un manual de funciones dentro de la empresa permite que se minimicen

conflictos en el área contable, señala la responsabilidad además que fomenta el orden y

divide el trabajo; como objetivo general, fue planteado diseñar un manual de control interno

en el departamento contable, determinando la afectación que ha tenido la ausencia del mismo,

estableciendo mediante el análisis, la situación actual en el departamento contable del Estudio

Jurídico Muguersa sobre el manejo y proceso del control interno ,a fin de obtener eficacia y

eficiencia en la distribución de los recursos. Por lo expresado, se determinó en la hipótesis

planteada en la presente investigación, que si al diseñar un manual de control interno en el

departamento contable del Estudio Jurídico Muguersa S.A. mejorará considerablemente el

desarrollo de las actividades contables y se puedan proporcionar estrategias que permitan

evaluar, mejorar y optimizar el desarrollo de las actividades contables.

Palabras claves: Administración / Control Interno / Evaluación / Manual / Productividad

XIV



Tesis presentada como requisito para optar por el título

de Contador Público autorizado


S.A.”

Autores: Ruiz Demera Rosario Katherine


Tutor: Ing. Com. Janet Patricia Pantoja Rodríguez

Abstract

Within the entire organization, internal control plays a very important role because it

contributes with the accounting security in the entity by means of the evaluation of

accounting and financial procedures, allowing to detect errors, providing possible solutions

with the purpose that the Auditor Can give an account of the most truthful way possible about

the economic situation of the company. The productivity of an organization lies in the

administrative tools that work to achieve its objectives, which is why today the use of a

manual of functions in the company allows to minimize conflicts in the accounting area, it

points out the responsibility in addition to the promotion Order and divide the work; As a

general objective, it was proposed to design a manual of internal control in the accounting

statement, determining the affectation that has had the absence of it, establishing through the

analysis, the current situation in the accounting statement of the Muguersa Law Firm on

management and the process Of Internal Control, in order to obtain efficiency and efficiency

in the distribution of resources. Therefore, it was determined in the hypothesis raised in the

present investigation that it designed an internal control manual in the accounting statement

of the legal study Muguersa SA will considerably improve the development of accounting

activities and allow the sending Strategies that allow value, Improve and optimize the

development of accounting activities.

Keywords: Administration / Internal Control / Evaluation / Manual / Productivity

6

Introducción

El diseño de un manual de control interno para el departamento contable del Estudio

Jurídico MUGUERSA S.A es esencial puesto que permite comprobar la eficiencia y la

productividad de la información que señala la gestión realizada en el departamento contable.

La estructura de un manual de control interno es ideal al momento de efectuar una revisión de

los procedimientos que se están llevando a cabo. Es el punto de partida y constituye un soporte

para ejecutar cambios que permitan el logro de los objetivos que se plantea el departamento o

una entidad en un tiempo determinado.

El primer capítulo se enfoca en dar a conocer los puntos más relevantes por lo que el

Estudio Jurídico Muguersa S.A. necesita un Manual de Control Interno en el departamento

contable y su aplicación frente a la problemática existente utilizada en el desarrollo de esta

tesis.

El segundo capítulo se basa en la presentación del marco integrado del control interno,

donde se mencionan los aspectos más relevantes con sus definiciones, elementos,

fundamentos y desempeños aplicables dentro de las NAGAS y NIAS, las cuales permite

reconocer los objetivos estratégicos que se encuentran alineados conforme a su misión y

visión; las posibles repuestas y procedimientos u otra información correspondiente al control

interno.

En el tercer capítulo presentamos la aplicación de la evaluación del marco de referencia

de control interno de nuestra investigación, dentro del Estudio Jurídico Muguersa S.A,

mencionando los aspectos más relevantes del control interno. Dentro de la evaluación

aplicada se detallan puntos para su ejecución donde se enfoca en diagnosticar, identificar,

analizar y evaluar los riesgos identificados por la administración; diseños de las alternativas

de solución y de repuesta al riesgo para que la administración defina su tolerancia al riesgo

(evitar, reducir, transferir y aceptar).

7

El cuarto capítulo comprende la presentación de las conclusiones y recomendaciones

obtenidos de la aplicación de los procedimientos de la evaluación del control interno, donde

se detallan los eventos de riesgos, fallas, controles aplicados, tipos de control, estado del

control, recorrido del control, falencias y actividades de control sugeridas que especifican los

eventos que no permiten el cumplimiento de los objetivos estratégicos del Estudio Jurídico

Muguersa S.A. Adicionalmente, se sugiere las actividades de control más adecuadas para

mitigar los riesgos encontrados con la finalidad de mejorar la optimización de los procesos

operativos de la entidad.

8

Capítulo 1

El Problema

1.1 Planteamiento del problema

Alrededor del mundo a nivel empresarial se requiere de un manual de control interno en

cada área, puesto que el mismo facilita conocer la eficiencia y eficacia de las operaciones

realizadas dado que, brinda información exacta sobre la entidad en lo relacionado al ámbito

contable y operativo, además previene errores e irregularidades. En el marco de toda

organización la elaboración de un manual de control interno del área contable permite

conocer cuáles son los pormenores económicos del manejo del negocio, puesto que se

realizan procedimientos que permiten conocer los montos de ingresos, deudas, provisiones

que tiene y debe efectuar la entidad. El control interno hace que todos los involucrados en

una organización respeten y cumplan las leyes y reglamentos internos y externos, aspectos

que son relevantes para un adecuado manejo organizacional.

En Ecuador la auditoría de gestión está regida por las normas internacionales de auditoría

las cuales brindan una interpretación de las Normas de Auditorías Generalmente Aceptadas

(NAGAS) las cuales están dirigidas la mayoría de veces a la interpretación de estados

financieros, pero también pueden regir las auditorias administrativas, tal es el caso de las

NIAS en el control interno, cuyo propósito es proporcionar una guía sobre su comprensión y

prueba.

En la actualidad el Estudio Jurídico Muguersa S.A, no cuenta con un manual de control

interno para el departamento contable, lo que impide tener información veraz, ágil y precisa

para conocer de primera mano cómo se están llevando a cabo las aportaciones de los socios

como también los asociados y de igual manera temas relevantes sobre las facturas que se

generan mensualmente por el giro del negocio esto es de acuerdo a los procesos legales que

se realizan en los ámbitos de derecho laboral, civil, penal, aduanero y constitucional.

9

El tener un adecuado procedimiento en el departamento contable del Estudio Jurídico

Muguersa S.A. contribuirá a la mejora continua de la organización, por ello el realizar un

manual de control interno permitirá conocer cómo se está realizando la parte contable puesto

que se podrá establecer como se están ejecutando las políticas con normalidad o si existen

falencias menores o graves que puedan ser corregidas en el menor tiempo posible, a fin de

que la entidad sea beneficiada junto con sus colaboradores. Además, este manual podrá ser

implementado en todas aquellas instituciones que necesiten ejecutar correctamente el control

interno en el área contable.

1.2 Análisis situacional

La distribución de actividades se la realiza de forma verbal, por lo general diariamente se

asigna a un asistente que realice las cobranzas, mientras que otro asistente el pago a los

proveedores. Al día siguiente se cambian las funciones lo que no permite una continuidad en

las cobranzas, ni con los proveedores, ello ocasiona que la información contable no sea

conocida en su totalidad. En la actualidad existen muchos programas que permiten el ingreso

de datos contables e incluso permiten el establecer el saldo por ejemplo de las cuentas de

ingresos y egresos, etc. El Estudio Jurídico Muguersa S.A aún no cuenta con un sistema

informático contable que permita conocer de manera rápida la información por ejemplo el

dinero que se tiene en las entidades financieras, por ende, se dan atrasos al momento de

plantear algún requerimiento de la gerencia.

El Estudio Jurídico Muguersa S.A, es una entidad relativamente pequeña por ello la

separación de las actividades tanto administrativas, operativas y contables no se encuentran

adecuadamente distribuidas a cada uno de los asistente contables del departamento, lo que

influye en la centralización en una sola área que efectúa compras, ventas, cobros, pagos,

ingreso de información; de esta forma al no estar señaladas las funciones del personal

ocasiona restricciones al momento de solicitar documentos que forman parte de la

10

Nota: Resultado de la Investigación

información contable como son reportes de clientes y proveedores. En toda entidad es

necesario el planteamiento de políticas al interior de la misma a fin de señalar

responsabilidades de cada uno de sus miembros. Durante la observación realizada en el

Estudio Jurídico Muguersa S.A, determinamos que, si existen políticas a nivel institucional,

pero estas son desconocidas por el personal, ello repercute en el manejo inapropiado que se

les dan a los recursos.

A continuación, mediante una tabla presentamos las siguientes causas y consecuencias por

lo que es necesario diseñar un manual de control interno para el área contable de Estudio

Jurídico Muguersa S.A:

Tabla N° 1

Causas y Consecuencias

Causas Consecuencias

No existe una adecuada distribución

de las actividades. Poca información contable.

No existe una sistematización de la

información. Atraso en el ingreso de datos contables.

Centralización del manejo

administrativo.

Limitaciones para solicitar

documentación contable

Ausencia de políticas internas Inadecuado manejo de los recursos

1.3 Situación del problema

En el caso del Estudio Jurídico Muguersa S.A, los inconvenientes presentados en la

fragilidad de las herramientas contables esenciales tales como el registro de cuentas por

cobrar, pagar, presupuesto de inversiones, etc., la escasa importancia de la gerencia en

brindar capacitación y no implementar procedimientos contables, controles internos por parte

del contador impide conocer de primera mano la situación contable en la que se encuentra el

estudio jurídico limitando así su marco de acción y futuras inversiones.

11

La carencia de un manual de control interno permite indicar cuales son los procedimientos

que deben realizar cada uno de los miembros del área contable, dificulta la obtención de

información en el menor tiempo e incluso se tiende a pensar que los reportes brindados

pueden presentar errores lo que ocasiona inconvenientes con el área administrativa. Es

necesario entonces que el desarrollo de los procesos contables sea correctamente definido y

conocidos por parte de los colaboradores del área.

Figura Nº 1. Árbol de Problema

1.4 Formulación y Sistematización de la Investigación

1.4.1 Formulación del Problema.

¿Cómo influye el diseño de un manual de control interno en el departamento contable del

Estudio Jurídico Muguersa S.A. en la ciudad de Guayaquil?

1.4.2 Sistematización del Problema.

¿Qué efectos producen la ausencia de un manual de control interno en el departamento

contable del Estudio Jurídico Muguersa S.A.?

¿Cuál es la situación existente en el departamento contable del Estudio Jurídico Muguersa

S.A.?

¿Cómo lograr una mayor eficiencia en la distribución de los recursos contables?

12

1.5 Objetivos de la Investigación

1.5.1 Objetivo General.

Diseñar un manual de control interno en el departamento contable del Estudio Jurídico

Muguersa S.A. para fortalecer el proceso de emisión de los Estados Financieros.

1.5.2 Objetivos Específicos.

Determinar la afectación que ha tenido en el departamento contable del estudio jurídico la

falta de un manual de control interno.

Establecer los procesos y procedimientos que permitan el ingreso de información

oportuna a fin de obtener resultados a corto plazo en el departamento contable del Estudio

Jurídico Muguersa S.A.

Plantear la aplicación del manual de control interno en el Estudio Jurídico Muguersa S.A,

a fin de obtener eficacia y eficiencia en la distribución de los recursos financieros.

1.6 Justificación

1.6.1 Justificación Teórica.

Se pretende posicionar un nuevo concepto o paradigma respecto al manejo del control

interno, a diferencia de los antiguos criterios que hasta hoy se manejan basada más en la

intuición que en la planificación. La investigación teórica busca mediante la aplicación de la

teoría, las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, las Normas Internacionales de

Auditoría, la Ley de Compañías, resoluciones e investigaciones de gestión de control interno,

encontrar soluciones para optimizar los recursos, minimizar los impactos y probabilidad de

ocurrencia de eventos inesperados.

Los beneficiarios con esta investigación serán los directivos y los empleados del Estudio

Jurídico Muguersa S.A, esto se debe a que al utilizar un manual de control interno se podrán

establecer tanto las actividades como la responsabilidad de cada integrante de la

organización, todo ello dará lugar a la obtención de información financiera rápida y veraz,

13

contribuyendo a la mejora continua de la entidad lo que facilitará todo el proceso contable y

la toma de decisiones a nivel gerencial.

1.6.2 Justificación Práctica.

Se proyecta con esta propuesta académica establecer un control interno en el área contable

de la entidad. Sin duda alguna con las directrices a generar la entidad se favorecerá por el

incremento del control en el ámbito general de nuestras organizaciones. Además, el manejo

de actividades ya no será excepcional, sino que cumplirá una gestión sistemática. Esta

contribución puede ayudar a mejorar los procesos de diferentes entidades que se encuentren

afectadas por situaciones similares. Se considera que una investigación tiene justificación

práctica, cuando su desarrollo ayuda a resolver un problema.

1.6.3 Justificación Metodológica.

En esta propuesta se utilizará la investigación de tipo descriptiva puesto que se podrá

trabajar sobre la realidad que presenta el estudio jurídico y su problemática actual en el

proceso de control interno identificando que no se evidenció la existencia de un documento

técnico que permitiera su aplicación. La técnica de investigación que aplica es la de campo, a

través de las siguientes entrevistas: encuestas y entrevistas siendo parte de la investigación

cualitativa. La justificación metodológica del estudio se da cuando el proyecto por realizar

propone un nuevo método.

1.7 Delimitación de la Investigación

País: Ecuador

Ámbito Geográfico: Provincia del Guayas, Cantón Guayaquil

Unidad de Análisis: Estudio Jurídico Muguersa S.A., empresa dedicada a la Asesoría

Legal.

Área: Departamento Contable

Período Histórico: Años 2014 - 2015 – 2016

14

1.8 Hipótesis

Al diseñar un manual de control interno en el departamento contable del Estudio Jurídico

Muguersa S.A. fortalecerá el proceso de emisión de los Estados Financieros.

1.8.1 Variable independiente.

Manual de control interno

1.8.2 Variable dependiente.

Fortalecer el proceso de emisión de los Estados Financieros

15


Tabla N° 2

Variables

Variables Definición

Conceptual Definición Operativa Dimensiones Indicadores Técnicas Instrumentos

Control

Interno

Conjunto de

planes, métodos y procedimientos

adoptados por

una empresa

Efectuado mediante un Manual de políticas y

procedimientos.

Ambiente de

Control

Valores éticos

Encuestas y

Entrevistas Cuestionarios

Filosofía de la administración

Evaluación de

Riesgo

Contexto estratégico

Políticas para la administración

de riesgo

Actividad de

Control Compromiso y Procedimientos

Información y

Comunicación Comunicación

Supervisión Identificación de los controles

Fortalecer

la emisión

de los

Estados

Financieros

Es la acción de

buscar la mejor

forma de realizar

una tarea con el

fin de obtener

rentabilidad

Implementar un sistema

integrado en la empresa

mediante la evaluación

de procesos.

Componentes de los

Estados Financieros

Estados Financieros

instrumentos para la toma de

decisiones.

16

Capítulo 2

Marco Referencial

2.1 Antecedentes de la Investigación

Es muy importante que una entidad cuente con un Manual de control interno. Tenesaca

(2012) en su investigación titulada: Propuesta de la elaboración de un manual de control

interno basado en el modelo COSO, aplicado a la Gasolinera Milchiching Cía. Ltda., plantea

como objetivos fomentar y asegurar el pleno respeto, apego y adhesión a las políticas

establecidas por la administración de la entidad, promover eficiencia operativa, asegurar

razonabilidad, confiabilidad, oportunidad e integridad de la información y protección de los

activos de la entidad (p.5). Cuando se tiene políticas bien definidas, estas permiten una mejor

administración y operación para llevarlas de una manera más ordenada, ya que estas al ser

guías todas las actividades tendrán normas que orientarán y regularán la actuación de la

misma, así mismo los controles que se implementes en la entidad serán la base para las

operaciones de la institución.

Según Pincay & Romero (2015) en su propuesta llamada diseño e implementación de un

Manual de control interno para optimizar el uso de los recursos financieros en la

Urbanización Mocoli Golf Club, afirman entre sus conclusiones que “La no existencia de un

Manual de control interno en la urbanización; ha creado problemas en el adecuado

funcionamiento de varios procesos entre ellos: descoordinación al pago de cuadrillas,

materiales de construcción contabilidad, bodega, seguridad, campos de golf, jardinería y

ventas, provocando un inadecuado manejo de los recursos de la urbanización, produciendo

falta de eficiencia y eficacia en el uso de los mismo” (p. 127). Dentro de nuestra

investigación en el Estudio Jurídico Muguersa S.A. la elaboración y aplicación de un manual

de control interno permitirá su mejor desarrollo debido a que sus recursos serán dirigidos para

la consecución de los objetivos que se plantee la empresa; además de señalar las

17

competencias de cada uno de los miembros que laboran dentro de la entidad y su nivel de

responsabilidad.

Benítez (2014) en su propuesta llamada: Diseño de un sistema de control interno

administrativo, financiero y contable para la ferretería “My Friend”, ubicada en el sector de

los ceibos de la ciudad de Ibarra, menciona que “Los procesos, políticas administrativas

financieras y contables que se desarrollan en cada una de las áreas se ejecutan en base a

órdenes y autorizaciones emitidas por el gerente propietario, ya que no se encuentran

establecidos en ningún modelo o manual” (p. 187). Para un mejor desarrollo de las

capacidades de cada miembro de una entidad es imperiosa la aplicación de un manual con el

propósito de facilitar cada procedimiento a ejecutarse dentro de la institución. Siendo la parte

contable un área medular del Estudio Jurídico Muguersa S.A. es necesaria la elaboración de

un manual que proporcione a cada miembro del departamento las acciones que debe ejecutar

con el propósito de que se puedan obtener los objetivos planteados por la entidad.

2.2 Marco Teórico

Con el diseño del manual de control interno del Departamento Contable del Estudio

Jurídico Muguersa se va a conseguir marcar las directrices con las cuales el personal del área

podrá desempeñar sus actividades. Ello se realizará desde el contador general hasta los

asistentes puesto que de esta forma se determinarán las responsabilidades de cada

colaborador. En las instituciones gubernamentales las normas de control interno son emitidas

por la Contraloría General del Estado las cuales buscan promover un apropiado manejo de los

recursos públicos y determinar el adecuado desarrollo administrativo de las entidades y

organismos del sector público cuyo objetivo es buscar la eficiencia, efectividad y economía

de la gestión institucional.

El control interno en las entidades de gobierno se dirige por medio de procedimientos que

buscan facilitar una seguridad razonable, a fin de que los organismos públicos puedan

18

llevar a cabo los objetivos específicos que se trazaron los cuales tienen soporte técnico en

principios administrativos, disposiciones legales y normativa técnica pertinente.

2.2.1 Definición de Manual.

Álvarez conceptualiza lo siguiente:

Los manuales son una de las mejores herramientas administrativas porque le permiten a

cualquier organización normalizar su operación. La normalización es la plataforma sobre la

que se sustenta el crecimiento y el desarrollo de una organización dándole estabilidad y

solidez. Los manuales son a la organización, lo que los cimientos son a un edificio.

(Álvarez, 2014, p.24)

Un manual es un documento que contiene en forma detallada las actividades que deben

realizarse dentro de una organización, es muy útil debido a que permite el desarrollo eficiente

de cada uno de los miembros que componen la entidad, representa para Álvarez las bases

para edificar de mejor manera una institución. Por ende, es necesario que en toda empresa se

puedan delinear las funciones que debe realizar el trabajador, por ello la existencia de un

manual de funciones será primordial para la consecución de los objetivos que se plantee la

institución.

2.2.2 Importancia del manual de funciones.

La productividad de una organización radica en los instrumentos administrativos que se

utilice para lograr sus objetivos, es por ello que hoy en día la utilización de un manual de

funciones dentro de la empresa permite que se minimicen los conflictos en las diferentes

áreas, señala la responsabilidad además que fomenta el orden, divide el trabajo y otorga

responsabilidades a cada integrante de la mima. Es por ende contribuye seguridad del

sistema contable que se utiliza en la empresa, siendo necesario que las instituciones sean

pequeñas, medianas o grandes pongan en práctica un manual de funciones fijando y

evaluando procedimientos administrativos.

19

2.2.3 Tipo de Manuales.

Los manuales a emplearse dentro de la organización son: Manual de Organización,

Manual de Normas y Procedimientos, Manual de Puestos y Funciones. El manual de la

organización; se pueden incluir su historia, visión, misión, objetivos su estructura

organizacional entre otros puntos. Los manuales de normas y procedimientos; evitan la

duplicidad en las funciones además mediante el uso de diagramas de flujo indicará nombre,

área de desempeño, normas generales, las tareas que se ejecutan en forma diaria entre otros

puntos que deben considerarse al momento de estructurarlo. El manual de puestos y

funciones realiza la descripción de cada puesto señalando la subordinación de cada miembro

de la empresa; facilita además especificar las áreas de autoridad y responsabilidad. (Mora,

2012)

2.2.4 Definición de Control Interno.

Coopers y Lybrand (2011)señalan:

El control interno se define como un proceso, efectuado por el personal de una entidad,

diseñado para conseguir unos objetivos específicos. (…) El control interno consta de cinco

componentes relacionados entre sí que son inherentes al estilo de gestión de la empresa.

Estos componentes están vinculados entre sí y sirven como criterios para determinar si el

sistema es eficaz. (p.15)

Entonces, el control interno es un proceso que permite la distribución adecuada de las

diferentes actividades o funciones de índole contable con el fin de proporcionar seguridad

sobre los bienes y valores que posee la organización. Con su implementación la organización

persigue mejorar los procesos y procedimientos contables a través de un Manual de Control

Interno para garantizar la eficiencia, eficacia en el manejo de los recursos. Además de atraer

clientes brindándoles un mejor servicio con responsabilidad y mejor desempeño. En otras

palabras el control interno es un conjunto de normas, políticas y procedimientos.

20

2.2.5 Importancia del Control Interno.

El control interno es importante porque además de permitir la toma de decisiones,

proporciona información sobre posibles negligencias o perjuicios económicos que se estén

dando en el área contable; por medio de la evaluación de procedimientos contables, lo que

permite detectar errores, proporcionando posibles soluciones con el propósito de que el auditor

pueda rendir cuenta de la forma más veraz posible sobre la situación económica de la empresa.

Los altos mandos deben realizar una evaluación constante sobre el manejo de los recursos, es

decir, si estos están siendo correctamente empleados o si los objetivos planteados por la

empresa se están logrando en el tiempo previsto. (Coopers & Lybrand, 2011)

2.2.6 Componentes del Control Interno.

El control interno está formado por los siguientes componentes como lo expresa Coopers

& Lybrand los mismos que detallamos que son: “Ambiente de control, Evaluación de riesgos,

Actividades de control, Información y comunicación, Supervisión y seguimiento” (Coopers

& Lybrand, 2011, p.49). Estos componentes son importantes para el desarrollo adecuado del

control interno.

2.2.7 Ambiente de control.

El ambiente de control es una membrana invisible que envuelve a toda la organización, en

cuyo interior se funden: atributos individuales; integridad y valores éticos; competencia; y,

otros factores que las personas requieren para cumplir con sus responsabilidades de control;

además, permite determinar si las actividades asignadas para cada miembro de la

organización se están ejecutando con efectividad, eficiencia y optimizando el tiempo y los

recursos materiales necesarios para su consecución. Dentro de la organización el clima

laboral debe desarrollarse en constante estímulo a fin de que las actividades sean realizadas lo

mejor posible por parte del recurso humano, para ello se requieren de otros factores tales

como: integridad y valores éticos. (Fonseca, 2012)

21

2.2.8 Evaluación de riesgos.

El riesgo se define como aquello que puede interferir en el logro de los objetivos que la

organización y cada área se proponga. Estos riesgos pueden originarse de la empresa misma o

del medio ambiente en donde se desarrolla, por ende, es necesario su identificación y análisis

a fin de que puedan ser manejados. Es fundamental que al establecer que un control es bajo,

el mismo, no debe ser incluido dentro del proceso de evaluación a fin de que se la gerencia

pueda determinar de la mejor manera que operaciones requieren de un control interno

efectivo, para ello debe utilizarse la documentación necesaria si es un control alto, puesto que

se requerirá de base suficientes para establecer responsabilidades o realizar alguna

restructuración en un determinado proceso; es decir, la evaluación del riesgo consiste en la

identificación y análisis de los factores que podrían afectar la consecución de los objetivos y

en base se dicho análisis determinar la forma en que los riesgos deben de ser gestionados.

(Fonseca, 2012)

2.2.9 Actividades de Control.

Las actividades de control se refieren a las acciones, labores y operaciones que llevan a

cabo la gerencia y los demás miembros de la organización con el fin de realizar y ejecutar las

actividades asignadas las mismas que se expresan en los medios, procedimientos, políticas y

sistemas que posee la organización. Las actividades de control son importantes porque

aseguran en mayor grado la consecución de los objetivos. Están establecidas por

procedimientos que permiten el cumplimiento de los objetivos para evitar y abolir los riesgos,

las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organización. Para que las

actividades puedan actuar como elementos de control es necesario contar con una base en que

apoyar sus resultados; por ejemplo, el apoyo se encuentra en los instructivos, estos

proporcionan muchas facilidades a los empleados en el ejercicio de las actividades

encomendadas. (Fonseca, 2012)

22

2.2.10 Información y Comunicación.

La gestión de la empresa y el proceso hacia los objetivos que se ha fijado implican que la

información necesaria en todos los niveles de la empresa. Al proporcionar una comunicación

eficaz permitirá que los lineamientos que se planteen sean entendidos por cada uno de los

miembros del área con el fin de que se puedan realizar las actividades asignadas además de

conocer la responsabilidad que tiene cada colaborador. En este sentido, la información

financiera no se utiliza únicamente para formular los estados financieros, sino también en la

toma de decisiones. (Fonseca, 2012)

2.2.11 Supervisión y Seguimiento.

La supervisión y el seguimiento; debe conducir a la identificación de los controles débiles,

insuficientes o innecesarios, para promover con el apoyo decidido de la gerencia, su

robustecimiento e implementación. Esta evaluación puede llevarse a cabo de tres formas:

durante la realización de las actividades diarias en los distintos niveles de la organización; de

manera separada por personal que no es el responsable directo de la ejecución de las

actividades (incluidas las de control) y mediante la combinación de las dos formas anteriores.

(Fonseca, 2012)

2.3 Marco Conceptual

Accionista: Es un socio capitalista que contribuye a la toma de decisiones dentro de una

organización demás de efectuar aportes económicos a la entidad. Los accionistas en una

sociedad anónima en ocasiones no intervienen en las directrices de la empresa, pero su interés

radica en la retribución de su inversión, para ello la información contable les permite conocer

el manejo de sus recursos económicos así como contribuirá de manera vital para determinar

el estado actual de la compañía y el riesgo de recuperación de la inversión.

Administración: Es el proceso de dirigir la utilización de los recursos y las actividades

laborales con el fin de que se puedan alcanzar los objetivos institucionales.

23

Autorización: Se relaciona con todo aquello que permite realizar una actividad. Las

empresas para que puedan funcionar requieren de permisos o autorizaciones dadas por los

organismos de gobierno para que puedan desarrollar sus tareas comerciales.

Efectividad: Este término se relaciona con la eficiencia y eficacia, es decir cumple los

objetivos deseados en el menor tiempo y con la menor cantidad de recursos.

Finanzas: Es una rama de la administración de empresas que se relaciona con el estudio

para obtener capital e invertirlo en bienes considerados productivos y la decisión de los

ahorradores en invertir.

Gestión: Se relaciona con el adecuado manejo de los recursos que dispone una

organización.

Implementar: La implementación se relaciona con la puesta en práctica de métodos y

procedimientos con el fin de llevar a cabo un plan u objetivo.

Inversión: Se refiere a la utilización de un capital en algún tipo de actividad económica

con el único fin de que este valor se incremente, es decir la inversión es un valor actual y

cierto que no se consume en el momento sino más bien se relaciona con beneficios futuros.

Indicador de eficacia: Este indicador se refiere a la medición que se realiza del nivel de

ejecución del proceso, es decir de cómo fueron efectuados los eventos, además que permite

conocer el rendimiento de los recursos que se utilizan en el proceso para la consecución de

las metas trazadas previamente por la gerencia.

Indicador de liquidez: Es la capacidad que tiene una empresa para cancelar sus

obligaciones a corto plazo.

Indicador de solvencia: Este indicador busca medir en que magnitud y de qué manera

participan los acreedores dentro del financiamiento de la empresa. Es decir que se busca

establecer el riesgo de los acreedores y los propietarios de la compañía en la conveniencia o

no de endeudarse.

24

Indicadores de rentabilidad: Los indicadores de rendimiento son utilizados para medir la

efectividad de la administración de la empresa, es decir la acción de realizar un adecuado

control u observación de los costos y gastos de esta forma las ventas se podrán trasformar en

utilidades.

Organización: La adecuada organización permite determinar los recursos y actividades

necesarias para la consecución de los objetivos establecidos por la empresa y los objetivos

departamentales.

Planeación: Se refiere al curso de acción a seguir, enmarcando para ello los principios en

los cuales se basará su aplicación.

Procedimiento Administrativo: Se relaciona con una serie de actos para la obtención de un

fin.

Productividad: La productividad está relacionada con los resultados obtenidos y el tiempo

que se utilizó para obtenerlo.

Responsabilidad: Es el compromiso y obligación en la que una persona debe estar

dispuesta a cumplir mediante normas y procedimientos establecidos previamente en la

organización.

Sistemas de información: Es la unión de varios elementos dirigidos al tratamiento y

administración de datos e información los cuales permiten obtener los objetivos planteados.

Sistema de información contable: La importancia del sistema de información contable

radica en que permite tomar decisiones muy útiles para el desarrollo de la empresa por parte

de sus accionistas, inversionistas, administradores.

Supervisión: Es aquella observación que se realiza de manera regular sobre una actividad

ejecutada o desarrollada por empleados de la compañía, es por medio de la supervisión que se

pueden tomar decisiones en cuanto a las actividades que desarrolla cada involucrado en la

empresa.

25

2.4 Marco Contextual

2.4.1 Antecedentes.

En la asociación realizada por el Abg. Víctor Mosquera y el Abg. Stalin Arroyo en el año

2012 tiene lugar la creación del Estudio Jurídico Muguersa S.A, el cual se localiza en la Cdla.

Coviem manzana 39 villa 11, brindando atención legal en las áreas de derecho civil, penal,

aduanero, etc. La frecuente asesoría en las empresas privadas ha permitido el crecimiento de

la entidad por cuanto el servicio que se otorga es de alta confiabilidad y confidencialidad.

2.4.2 Misión.

Brindar servicios legales de calidad con profesionales de alta preparación y experiencia

para lograr la satisfacción plena de nuestros clientes con la mayor efectividad.

2.4.3 Visión.

Ser el Estudio Jurídico líder en el mercado local y nacional, que proporcione asesoría legal

integral en todas las áreas llenando las expectativas de nuestros clientes por medio de un

grupo especializado.

2.4.4 Factor Económico.

El constante crecimiento de denuncias por falta de cumplimiento de los contratos

establecidos entre instituciones, generan una oportunidad para el Estudio Jurídico Muguersa

S.A en cuanto a la asesoría en materia legal que puede proporcionar la entidad. Es lamentable

el incremento de la delincuencia en nuestro país a causa de la falta de empleo y el incremento

de los impuestos sin embargo estas situaciones crean fuentes de ingreso para la empresa. El

actual apoyo que brinda el Gobierno Nacional para la puesta en marcha de negocios

emprendedores, ha permitido el incremento de asesorías legales alrededor del país en cuanto

a temas como la creación de compañías, vistos buenos, juicios penales por robos o

estupefacientes, cambios de domicilios y hasta facturas impagas de empresas privadas. Cabe

señalar que factores como el desempleo y la inflación repercuten en la empresa, puesto que al

26

encarecer los ingresos en la población las asesorías en materia legal tienden a descender por

temporadas.

2.4.5 Factor Político.

Debido al terremoto del mes de abril del 2016 se establecen políticas tributarias con el fin

de beneficiar a los damnificados de las Provincias de Manabí y Esmeralda. El incremento del

IVA del 12 al 14% repercutió en los ingresos de todos los ecuatorianos, por ende, las

asesorías en materia tributaria se incrementaron puesto que muchos clientes necesitaron

capacitación en cuanto a este incremento y conocer a fondo como se realizaría su

cancelación.

2.4.6 Factor Socio-Cultural.

En nuestro país en los actuales momentos no existe una cultura en la cual el sistema

judicial sea bien visto, ello se debe a la idiosincrasia que tiene cada habitante, esta situación

dificulta la credibilidad de la asesoría legal que se ofrece. Pero mediante acuerdos se pueden

conseguir el bien común.

27

Presidencia

Contador

Contable

Asistente Administrativo

Derecho Tributario y Laboral

Asistente Legal

Civil y Penal

Asistente Legal

Gerencia Administrativa

Gerencia

Legal

Figura N 2. Organigrama Estructural del Estudio Jurídico Muguersa S.A.

28

2.5 Marco Legal

2.5.1 Normas Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGAS).

Estudio y evaluación del control interno: La filosofía y estilo de operación de la

administración, incluyen una amplia gama de características entre otras, las siguientes:

enfoque para asumir y vigilar los riesgos de negocios, actitudes y acciones con respecto a la

información financiera, incluyendo el énfasis en el cumplimiento de presupuestos, logro de

utilidades y otros aspectos financieros y operativos. Estas características influyen

sustancialmente en el ambiente de control, sobre todo cuando unas cuantas personas dominan

la administración, independientemente de las consideraciones que se den a otros factores del

propio ambiente de control.

Métodos de asignación de autoridad y responsabilidad: Estos métodos afectan la

comprensión de las relaciones jerárquicas y las responsabilidades establecidas dentro de la

entidad. Los métodos para asignar autoridad y responsabilidad incluyen entre otros aspectos,

los siguientes:

- Políticas sobre asuntos tales como prácticas de negocios, conflictos de interés v código de

conducta.

- Asignación de responsabilidades y delegación de autoridad para tratar asuntos tales como

metas y objetivos de la organización, funciones operativas y requisitos legales.

- Descripción de puestos de los empleados, delineando funciones específicas, relaciones

jerárquicas y restricciones.

- Documentación de los sistemas de cómputo, indicando los procedimientos para autorizar

transacciones y aprobar cambios a los sistemas existentes.

Métodos de control administrativos: Estos métodos afectan el control directo de la

administración, sobre la autoridad delegada a otros, así como su capacidad para supervisar

29

efectivamente las actividades de la entidad en general. Los métodos de control administrativo

incluyen entre otros:

- Establecimiento de sistemas de planeación y reporte de información, que establezcan los

objetivos de la administración y los resultados del desempeño real. Tales sistemas podrán

incluir planeación estratégica, presupuestos, pronósticos, planeación de utilidades y

contabilidad por áreas de responsabilidad.

- Establecimiento de métodos que identifiquen el desempeño real y las excepciones al

desempeño planeado, así como la comunicación a los niveles administrativos apropiados.

- Utilización de métodos apropiados para investigar desviaciones a las expectativas y tomar

acciones correctivas oportunas y adecuadas.

- Establecimiento y vigilancia de políticas para desarrollar y modificar los sistemas contables

y los procedimientos de control, incluyendo el desarrollo, modificación y uso de programas

de cómputo y archivos de datos relacionados.

Función de Auditoría Interna: La función de auditoria interna en una entidad, es una

actividad independiente que permite examinar y evaluar la suficiencia y efectividad de la

estructura del control interno. Una función de auditoria interna efectiva debe contar con

relaciones de autoridad e información adecuada, personal capacitado, recursos suficientes

para llevar a cabo su función.

Políticas y prácticas de personal: Estas políticas y prácticas afectan la capacidad de una

entidad para, emplear personal competente que le permita lograr sus metas y objetivos.

Incluyen los procedimientos y políticas para contratar, capacitar, evaluar, promover y

compensar a los empleados, así como para proporcionarles los recursos necesarios para que

puedan cumplir con sus responsabilidades asignadas.

30

2.5.2 Normas Internacionales de Auditoría (NIAS).

NIA 315: Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el

conocimiento de la entidad y de su entorno

El entendimiento de la entidad, de su entorno y estructura de control interno

Estructura de control interno

Naturaleza y alcance del entendimiento de los controles relevantes. Cuando el auditor ha

comprendido y entendido los controles que son relevantes para una auditoría, éste evaluará el

diseño de esos controles y determinará y probará si han sido puestos en funcionamiento, para

lo cual aplicará los procedimientos de auditoría que considere adecuados en las circunstancias

que deben complementarse con preguntas hechas al personal de la entidad.

Componentes del control interno. El auditor debe obtener un adecuado entendimiento de

la estructura de control interno y de sus componentes, implantado en una entidad, como

sigue:

Entorno de control. Se logrará una comprensión adecuada del ambiente de control en que

opera la entidad, para lo cual evaluará si la administración, bajo la vigilancia de los

encargados del gobierno corporativo, ha creado, mantenido y fomentado una cultura de

honestidad y comportamiento ético; y si las fortalezas de los elementos del entorno de

control, de manera conjunta, proporcionan un sustento adecuado para los otros componentes

del control interno, y si éstos resultan afectados negativamente, debido a las debilidades en

los elementos del entorno de control.

Proceso de evaluación de riesgos. Se investigará y entenderá si la entidad tiene establecido

un proceso para: identificar los riesgos de negocio que son relevantes para el logro de los

objetivos de la información financiera; estimar la importancia de los riesgos; evaluar la

probabilidad de su ocurrencia, y decidir sobre las acciones a seguir para hacer frente a esos

riesgos. Cuando una entidad ha establecido un proceso de evaluación de riesgos, el auditor

31

obtendrá una comprensión de dicho proceso, así como de los resultados logrados. Si no tiene

establecido un proceso de evaluación de riesgos o si no cuenta con un proceso adecuado, el

auditor discutirá con la administración de la entidad si los riesgos de negocio, que son

relevantes para los propósitos de su información financiera, han sido identificados y cómo

fueron tratados. El auditor evaluará si la ausencia de un proceso de evaluación de riesgos

documentado es el apropiado en las circunstancias o representa una debilidad importante en

la estructura de control interno de la entidad.

Sistemas de información, incluidos los relacionados con los procesos de negocio,

relevantes para la información financiera, y de comunicación. Se obtendrá un entendimiento

del sistema de información, incluyendo los sistemas relacionados con los procesos de

negocio, que son relevantes para la información financiera: los diferentes tipos o clases de

transacciones generadas por las operaciones de la entidad que son significativas para la

información financiera; los procedimientos, tanto los relacionados con la TI como con los

sistemas manuales, mediante los cuales las transacciones son iniciadas, registradas,

procesadas, corregidas, de ser necesario, transferidas al libro mayor y reportadas en los

estados financieros; los registros contables relacionados, la información de soporte y las

cuentas específicas que son utilizadas para iniciar, registrar, procesar y reportar las

transacciones, incluyendo la corrección de información incorrecta y cómo es transferida la

información al libro mayor.

Los registros pueden ser manuales y/o electrónicos; el sistema de información captura los

eventos y las situaciones que son diferentes a las transacciones “normales” o “recurrentes” y

que son significativos para la información financiera; el proceso de esta última utilizado para

preparar estados financieros, incluyendo las estimaciones contables y las revelaciones, y los

controles establecidos sobre las pólizas de diario, incluyendo las pólizas no estándar,

utilizadas para registrar transacciones no recurrentes, inusuales o ajustes. Además, se

32

obtendrá una comprensión de cómo se comunican, dentro de la entidad, las responsabilidades

en el proceso de preparación de la información financiera y de cuestiones significativas

relacionadas con la información financiera.

Actividades de control relevantes para la auditoría. Se obtendrá una comprensión de las

actividades de control que son relevantes para la auditoría, considerando aquéllas que el

auditor juzga necesario entender, con el fin de evaluar los riesgos de error importante a nivel

de aseveraciones de los estados financieros, y diseñar los procedimientos de auditoría que

respondan a los riesgos evaluados. Una auditoría no requiere de un entendimiento de todas

las actividades de control relacionadas con cada tipo de transacciones, cuentas de balance y

revelaciones importantes en los estados financieros o para cada aseveración relevante para

ellos.

Vigilancia de controles. Se obtendrá un entendimiento de las principales actividades que la

entidad tiene implementadas para efectos de vigilar la operación efectiva del control interno

relativo a la preparación de la información financiera, incluyendo aquéllas relativas a las

actividades de control relevantes para la auditoría, y la forma en que la entidad establece y

pone en marcha medidas correctivas para su control.

1

33

Capítulo 3

Marco Metodológico

3.1 Diseño de la Investigación

El presente trabajo investigativo se desarrollará por medio de una investigación

Bibliográfica y de campo, puesto que es necesario tener una comunicación directa con los

colaboradores del área contable con el propósito de dar a conocer la importancia que tiene la

aplicación de un manual de control interno en esta área a fin de determinar en qué manera

repercute económicamente sobre la entidad, el establecimiento del mismo permitirá que otras

organizaciones puedan utilizarlo, y a su vez contribuye a nivel educativo y práctico

proporcionando herramientas para el área contable de un estudio jurídico.

De acuerdo con el análisis realizado hemos determinado que la utilización de un método

estadístico, resulta necesaria para la toma de decisiones en cuanto a la aplicación del manual

de control interno en el área contable. Hernández (2010) acoge la categorización de Dankh, el

cual categoriza los tipos de investigación en cuatro denominados como: Exploratorios,

descriptivos, correlaciones y explicativos.

Para efectos del presente trabajo, el tipo de investigación aplicado es el Descriptivo, dado

que en este se alinea al diseño el Manual de control interno que se propone para el área

contable del Estudio Jurídico Muguersa S.A. El tipo de investigación descriptivo busca

definir las propiedades transcendentales de personas, conjuntos, comunidades o cualquier otra

problemática que sea objeto de estudio. Evalúan y valoran varios aspectos, dimensiones o

componentes del objeto a investigar. En esta clasificación de estudio se escoge una serie de

temas y se calcula cada una de ellas independientemente, para así representar lo que se

investiga.

Se requiere evaluar el por qué dentro del área contable existen procesos que no se

desarrollan o en su defecto se realizan tardíamente perjudicando la economía del estudio

34

jurídico. Al revisar cómo se llevan a cabo los procedimientos se puede determinar que estos

se realizan de manera empírica y sin establecer responsabilidades para explicar lo que

acontece en ese departamento.

3.2 Técnicas e Instrumentos de Investigación

Las técnicas de recolección de la información son las herramientas utilizadas por el

investigador en la recopilación de los datos, las cuales se seleccionan conforme a las

necesidades de la investigación en función de la muestra elegida, y se emplean tanto para

hacer la recolección, la observación y/o la experimentación. Al analizar la información y de

los estudios previos encontramos que para Fidias Arias (2012): “Consiste en la

caracterización de un hecho, fenómeno, individuo o grupo, con el fin de establecer su

estructura o comportamiento” (p.24). Lo que ha permitido realizar una evaluación sobre la

problemática en la que se encuentra el estudio jurídico Muguersa S.A. en cuanto a su proceso

de control interno el cual carece de un documento técnico es decir un manual que permita su

aplicación.

Las técnicas para Rodríguez Peñuelas, (2014) son “las técnicas, son los medios empleados

para recolectar información, entre las que destacan la observación, cuestionario, entrevistas,

encuestas” (p.18). Es importante indicar que las técnicas de investigación permitirán recabar

información vital para el desarrollo de este estudio y de cualquier otro además que posibilitan

la optimización de los esfuerzos y una adecuada administración de los recursos

proporcionando así resultados confiables. Para Bernal (2010) las técnicas más utilizadas para

investigaciones cuantitativas son: “Encuesta, Entrevistas, Observación sistemática, Análisis

de contenido, Experimentos, Pruebas estadísticas, entre otras” (p.192). En el proceso

investigativo del Dpto. de Contabilidad del Estudio Jurídico Muguersa, luego del estudio

respectivo realizado se determinó que las técnicas a utilizar serán: entrevistas no

estructuradas y encuestas.

35

3.3 Entrevistas no Estructuradas

La entrevista no estructurada o no formalizada es aquella que permite una conversación

libre por parte del entrevistado y el entrevistador, ya que no existen cuestionarios o guías para

efectuar las preguntas. Durante el establecimiento de esta técnica en el estudio jurídico

Muguersa S.A. se realizó una conversación sobre la problemática del control interno,

efectuando preguntas abiertas que arrojaron la existencia de la necesidad del establecimiento

de un manual de control interno contable que permita ejecutar de forma eficiente los

procedimientos.

3.4 Encuesta

Según menciona Bernal (2010): “La encuesta se fundamenta en un cuestionario o conjunto

de preguntas que se preparan con el propósito de obtener información de las personas”

(p.194). La encuesta fue realizada a los colaboradores que laboran en el estudio jurídico

Muguersa S.A. en el cual se excluyó a los colabores que no pertenecen al área contable del

Estudio Jurídico Muguersa S.A.

3.5 Instrumentos de investigación

Para Arias (2013) los instrumentos de investigación “Son los medios materiales que se

emplean para recoger y almacenar la información” (p. 25) En el presente estudio el

instrumento a utilizar en el estudio jurídico Muguersa S.A. es el cuestionario que según

Tamayo (2008): “Contiene los aspectos del fenómeno que se consideran esenciales; permite,

además, aislar ciertos problemas que nos interesan principalmente; reduce la realidad a cierto

número de datos esenciales y precisa el objeto de estudio” (p. 124)

3.6 Población

La población como tal se puede definir como la suma total de los integrantes que

conforman a los colaboradores que trabajan en el Estudio Jurídico Muguersa S.A. el cual se

encuentra distribuido de la siguiente manera:

36


Tabla N° 3

Población

Cargo N° de Personal

Presidencia 1

Gerente de Gestión 1

Gerente Administrativo 1

Abogados 7

Contador 1

Auxiliar Contable 2

Asistente Administrativo 7

Total 20

Análisis e interpretación de los resultados

A continuación se presentan los resultados obtenidos en la Encuesta aplicada a los

colaboradores del Estudio Jurídico Muguersa S.A. en los cuales se consideró únicamente al

personal de Presidencia (1), Gerencia de Gestión (1), Gerencia Administrativa (1)), Contador

(1), Auxiliares Contables (2) y Asistentes Administrativos (7). Cabe indicar que no se

consideró a los abogados ya que se cree que los mismos no tienen incidencia directa en el

ámbito administrativo, por lo tanto para efectos de la encuesta se tomó como muestra a 13

personas.

37


1. ¿A su criterio cómo calificaría la implementación del código de ética en el Estudio Jurídico

Muguersa S.A.?

Tabla N°4

Código de Ética

Alternativa Frecuencia Porcentaje

Excelente 3 20%

Muy bueno 10 80%

Bueno 0 0%

Regular 0 0%

Malo 0 0%

Análisis: El 100% de los encuestados expresan una actitud favorable a la idea de

implementar el código de ética en la entidad; la creación del mismo, sería una base

importante que contribuiría para el desarrollo de las diferentes actividades realizadas en el

departamento contable del Estudio Jurídico Muguersa S.A., ya que a través del mismo, se

promoverá el hacer efectivos y dejar por sentado de manera escrita los valores y principios

éticos de la organización.

Figura N°3. Código de Ética

Excelente

Muy bueno

Bueno

Regular

Malo

38


2. ¿Considera usted necesario que la empresa deba poseer un manual escrito que contenga las

políticas y procedimientos?

Tabla N°5

Necesidad de Manuales


Totalmente Necesario 10 80%

Necesario 3 20%

Poco Necesario 0 0%

Innecesario 0 0%

Análisis: El 80% de los encuestados expresan estar totalmente de acuerdo de la

necesidad que la compañía posea un manual de políticas y procedimientos, de igual manera el

20% manifiesta que es positiva la iniciativa, esto se da ya que las instrucciones son dadas de

forma verbal por parte jefe de área, lo que impide delinear responsabilidades. Toda actividad

delegada a una persona o a un grupo de ellas, tiene sobreentendidos procedimientos que se

ejecutan para cumplir con objetivos diversos dentro de una estructura. El Manual de

Procedimientos le dará a las instrucciones ejecutadas, un carácter formal u oficial que

soportará y justificará los procedimientos que se ejecuten.

Totalmente Necesario

Necesario

Poco Necesario

Innecesario

Figura N°4. Necesidad de Manuales

39


3. ¿Existe información sobre cambios en el entorno que puedan repercutir en la ejecución de

estrategias?

Tabla N° 6

Información del entorno


Definitivamente sí 8 60%

Probablemente sí 0 0%

Indeciso 0 0%

Probablemente no 5 40%

Definitivamente no 0 0%

Análisis: El 60% de los encuestados expresan estar totalmente de acuerdo con la

afirmación que indica que existe información sobre cambios en el entorno de la compañía que

repercute en las estrategias señaladas; mientras que el 40% manifiesta que probablemente no.

Las estrategias, de acuerdo a lo manifestado por los encuestados, se ven afectadas por las

decisiones gubernamentales repercutiendo de manera directa o indirecta en el departamento

contable del Estudio Jurídico Muguersa S.A. a pesar que las decisiones gerenciales también

son de incidencia.

Figura N°5. Información del Entorno

Definitivamente sí

Probablemente sí

Indeciso (Afirmación)

Probablemente no

Definitivamente no

40


4. ¿Se encuentra definido el cargo que usted desempeña y sus funciones dentro de la compañía?

Tabla N° 7

Cargo y Funciones


Definitivamente sí 0 0%

Probablemente sí 4 31%

Indeciso 6 46%

Probablemente no 3 23%

Definitivamente no 0 0%

Análisis: El 40% de los encuestados indican que están de acuerdo en que si se encuentra

definido el cargo que desempeñan en la compañía, mientras que el 60% señala que se

encuentran en desacuerdo y no están completamente definidas sus funciones. Luego de

realizada la consulta queda en evidencia que el personal no se encuentra cabalmente

convencido de sus roles y esto es debido a la ausencia de manuales de procedimiento en los

cual se establezca por cargo y se dé por sentado formalmente cuales son las responsabilidades

a cumplir.

Figura N°6. Cargo y Funciones

Definitivamente sí

Probablemente sí

Indeciso (Afirmación)

Probablemente no

Definitivamente no

41


5. ¿Considera usted oportuno el registro de las transacciones en el Dpto. Contable del estudio

Jurídico Muguersa S.A.?

Tabla N° 8

Registro de Transacciones


Muy oportuno 10 80%

Cumple 3 20%

Poco Oportuno 0 0%

Inoportuno 0 0%

Análisis: El 80% de los encuestados manifestaron que si se realiza el registro de las

transacciones contables de manera oportuna, mientras un 20% indica que es poco oportuno el

registro de las mismas. Los encuestados señalan que la empresa no cuenta con manuales que

permitan establecer políticas y procedimientos, las instrucciones son dadas de forma verbal

por el jefe de área, lo cual impide señalar responsabilidades, así como poder medir tiempos

en la elaboración de cada requerimiento y poder delegar una adecuada distribución de las

cargas de trabajo.

Muy oportuno

Cumple

Poco Oportuno

Inoportuno

Figura N° 7. Registro de Transacciones

42


6. ¿Cómo calificaría los controles que maneja la compañía para evidenciar el adecuado

cumplimiento de las actividades contables?

Tabla N° 9

Políticas de Control


Excelente 0 0%

Muy bueno 0 0%

Bueno 3 20%

Regular 10 80%

Malo 0 0%

Análisis: El 20% de los encuestados indica que los controles son apenas buenos, y el 80%

menciona que son regulares, lo cual nos deja como referencia que los controles para las

actividades contables existente no son suficientemente sólidos para el adecuada manejo de

información esto es debido a que los mismos son dirigidas por el jefe de área de manera

verbal; Eventualmente puede darse el caso en que por errores humanos involuntarios se

incurra en problemas laborales o fiscales, así que se considera que la implementación de

políticas de control sentado por escrito puede ser una herramienta muy necesaria y eficaz para

el óptimo control de las actividades contables.

Excelente

Muy bueno

Bueno

Regular

Malo

Figura N° 8. Políticas de Control

43


7. ¿Considera usted necesario el diseño de un manual de control interno en el departamento

contable?

Tabla N° 10




Necesario 0 0%

Poco Necesario 0 0%

Innecesario 0 0%

Análisis: El 100% de los encuestados indican que si es necesario la creación de un manual

de control interno para el departamento contable del estudio jurídico Muguersa S.A.

Según lo manifestado por los colaboradores. La compañía requiere de esta herramienta de

control en el área de contabilidad, dado que la misma permitirá y contribuirá a un mejor

desarrollo de las actividades y a su vez favorecerá a la toma de decisiones ya que la

información que se presentara será realizada de acuerdo a las políticas y procedimientos

establecidos.

Figura N° 9. Manual de control interno


Necesario

Poco Necesario

Innecesario

44


Alto

Medio

Bajo

8. ¿En qué nivel cree usted que se mejorará el desarrollo de las actividades contables con el

diseño de un manual de control interno para el departamento contable?

Tabla N° 11

Mejorar Actividades Contables


Alto 8 60%

Medio 5 40%

Bajo 0 0%

Análisis: El 60% de los encuestados indican que la creación de un manual de control

interno mejorará el desarrollo de las actividades contables en un alto nivel, mientras que el

40% opina que se realizará en un nivel medio. En el proceso de recolección de información

podemos observar que los encuestados señalan que la creación de un manual de control

interno, contribuirá a la mejora de las actividades contables las cuales son necesarias para el

estudio jurídico.

Figura Nª 10. Mejorar Actividades Contables

45

Si

No


9. ¿La entidad cuenta con un sistema de procesamiento de datos adaptado a las necesidades que

permita la generación de información oportuna?

Tabla N° 12

Sistema de Datos


Si 0 0%

No 13 100%

Análisis: El 100% de los participantes de esta encuesta mencionan que no existe un

sistema para el procesamiento de datos, el cual permita la generación de información

oportuna. En la encuesta realizada se pudo notar que no existe un sistema que ayude con los

datos y la información procesada, por consiguiente, la información contable no es

proporcionada de primera mano y su fiabilidad no es la más confiable ya que la misma no

filtrada bajo los parámetros adecuados.

Figura N° 11. Sistema de Datos

46


Nunca

Pocas veces

Algunas veces

La mayoría de veces

Siempre

10. ¿Las actividades contables se realizan de forma adecuada y oportuna?

Tabla N° 13

Actividades contables


Nunca 0 0%

Pocas veces 0 0%

Algunas veces 3 20%

La mayoría de veces 10 80%

Siempre 0 0%

Análisis: El 80% de los encuestados manifiestan que la mayoría de veces se realizan las

actividades contables de forma adecuada y oportuna frente a un 20% que señala que algunas

veces. En el estudio jurídico Muguersa S.A, de acuerdo a los indicado por los encuestados la

actividad contable la mayoría de las veces se realiza de forma oportuna, la dificultad que se

les presenta muy a menudo es la entrega de los montos cobrados en cada servicio

proporcionado a los clientes.

Figura N°12. Actividades Contables

47

Nunca

Pocas veces

Algunas veces

La mayoría de veces

Siempre


11. ¿Existe un proceso establecido para el manejo de la información contable?

Tabla N° 14

Proceso de Información Contable


Nunca 0 0%

Pocas veces 3 20%

Algunas veces 7 60%

La mayoría de veces 3 20%

Siempre 0 0%

Análisis: El 20% de los encuestados establece que existe un proceso contable que pocas

veces es aplicado, mientras que un 60% señala que algunas veces frente a un 20% que

representa la mayoría de veces. Se determina, de acuerdo con la información suministrada,

el estudio jurídico Muguersa S.A plantea un proceso para la información contable no de

manera secuencial sino esporádicamente puesto que carecen de una normativa la cual permita

llevar un orden en todo el procedimiento.

Figura N° 13. Proceso de Información Contable

48

Conclusiones

La creación de un código de ética y de un manual de control interno en el

departamento contable en el Estudio Jurídico cuenta con la aceptación de todos los

encuestados.

La elaboración de un manual de procedimientos y políticas sin duda alguna permitirá

delinear responsabilidades a fin de que se puedan alcanzar los objetivos planteados

por la organización en el tiempo estipulado.

Las estrategias planteadas por el estudio jurídico se pueden ver afectadas en cuanto a

causas externas ejercidas por parte del ámbito judicial del país.

La falta de implementación de políticas de control, repercuten en el área de

contabilidad por ende la creación de un manual permitirá el mejor desarrollo de las

actividades en este departamento de forma adecuada y oportuna.

El no contar con un sistema de procesamiento de datos ocasiona que la información

contable pueda ser realizada de manera secuencial.

49

Análisis de los resultados de la Entrevista

Entrevista 1

Nombre: Dr. Enrique Astudillo Dávila

Cargo: Presidente (Socio)

Cuestionario

1.- ¿Cuáles son los procesos que cumple el departamento contable al momento de enviar a

facturar alguna asesoría?

El Abogado envía un correo a contabilidad para la emisión de la factura y posteriormente

gestionar el cobro en un tiempo determinado o según las políticas del cliente.

2.- ¿Qué tan a menudo el departamento contable le reporta los gastos ocasionados por

gestiones varias de sus clientes?

Por lo general el asistente reporta al abogado encargado cada mes los gastos ocasionados.

3.- ¿Cuándo solicita información acerca del total de honorarios facturados al año, en que

tiempo se lo facilitan?

Cuando solicito información con esa al departamento contable por lo general me la envían

dentro de 4 a 5 horas ya que ellos realizan la revisión física.

4.- ¿Qué departamento se encarga de revisar que los contratos por asesoría se facturen en su

totalidad?

El departamento encargado es el contable ya que él se encuentra la administradora y es

quien revisa y contrala junto al asistente (clientes) que este se lleve a cabo por medio de

etapas o según su estructura.

5.- ¿Piensa usted que se debería definir un día a la semana para pagar a proveedores? ¿Qué

día le parece factible?

Pienso que se debería definir un día o dos para la firma de pagos a proveedores ya que

esto nos quita tiempo de trabajo tanto a nosotros como abogados, como al asistente

50

(proveedores); ya que hay que revisar autorizaciones y plazos para cancelar. El día factible

para que los pagos sean entregados serían los viernes por la tarde.

6.- ¿Considera usted que es una necesidad de la empresa un Manual de Control Interno en el

departamento contable?, ¿Por qué?

Claro que sí, ya que mediante un manual todos los abogados incluyéndome nos regiríamos

a un procedimiento, por ejemplo, si contrato un asesor externo ya sea por “X” razón al

momento de generar su factura, tendré la certeza de que se cancelará en el lapso de una

semana o en el tiempo que estimen en dicho manual de control interno.

7.- ¿Qué inconvenientes ha encontrado usted, debido a la falta de aplicación de un Manual de

Control Interno en el departamento contable?

Pienso que se genera un problema al momento de no llevar un archivo actualizado de los

rubros facturados en cada caso generado; al momento de solicitar al departamento contable

me indique que rubros se han facturado, me entregan dicha información en tiempos largos,

cuando debería existir un archivo personalizado de cada contrato.

8.- ¿Cuáles cree usted que son las ventajas que brindaría el Manual de Control Interno en el

departamento contable para el Estudio Jurídico Muguersa S.A.?

Organización de información

Ingresos oportunos para gestionar cobro de gastos con los clientes

Seguimiento de contratos

51

Entrevista 2

Nombre: Ab. Fabián Alarcón Fiallos

Cargo: Gerente General (Socio)

Cuestionario



Por lo general una vez que el cliente aprueba el honorario o el contrato enviado, ya sea

este por correo electrónico o comunicación escrita, el asistente del abogado envía un correo a

la administradora y este remite la solicitud al asistente (cliente) para que elabore la factura.



Tengo entendido que los asistentes (clientes / proveedores) se dividen las cuentas de

gastos de los clientes y a su vez envían los reportes al abogado encargado una vez por mes.



Cuando solicito información, aunque no es muy a menudo, el departamento contable

realiza la búsqueda y me la facilitan en 3 horas dependiendo de la urgencia.


totalidad?

Tengo entendido que el departamento encargado es contabilidad ellos se encarga de enviar

a firmar a todos los responsables dichos contratos, que estos se facturen a tiempo.



A criterio personal pienso que no, ya que nosotros por lo general acostumbramos a

solicitar el pago de nuestras facturas una vez que el cliente haya cancelado la totalidad del

52

servicio, resultaría difícil proponer un día ya por decirlo de alguna forma ponemos el mal

ejemplo.



Sí, es necesario un manual de control interno para dicho departamento ya que con el

mismo todos nuestros colaboradores se regirían a procedimientos y obtendríamos facilidad de

información.



Por falta de un manual de control interno en el departamento contable se ocasiona retrasos

en pagos a proveedores, como en facturación a clientes ya que no coordinan los tiempos de

ingresos de información.



Información de primera mano

Cartera actualizada a fecha

Cobros a clientes en tiempos oportunos

Coordinación de pagos a proveedores

53

Entrevista 3

Nombre: Ab. Melanie Guerrero Ubilla

Cargo: Abogada (Socia)

Cuestionario



Para ser sincera desconozco cuál es el proceso que el departamento cumple ya que nuestro

trabajo o por lo menos el mío es de enviar un correo para solicitar la facturación de “A” o

“B” asesoría. El resto se encarga el departamento en general.



El departamento tiene la obligación de enviar reportes cada vez que los gastos sean

superiores y que estén difíciles de cobro.



Dependiendo ya que si solicitamos información de muchos años atrás, obviamente se les

genera al departamento un inconveniente ya que los archivos cada 2 años los enviamos a

bodegas que se encuentran fuera de oficina.

El tiempo promedio es dos días como máximo considerando la carga de trabajo existente o

solicitudes extracurriculares que se presenten.


totalidad?

El estado de los contratos de mis clientes los llevo en un cuadro personalizado ya que para

ser sincera no creo que el departamento contable tenga el valioso trabajo de revisar

diariamente dichos rubros a facturar.

54



Claro que sí, me ha tocado firmar cheques de 3 a 4 veces al día, eso me parece demasiado

inapropiado ya que nosotros permanecemos ocupados y por hacer este tipo de actividades nos

saca de nuestras labores.



Es una necesidad eminente, todas las compañías deberían tener un manual de control

interno no tan solo en el departamento contable sino en todos los departamentos en general.



Los inconvenientes que se reflejan a simple vista es la falta de organización de

actividades, he visto de cerca cómo se reparten a diario tareas con el fin de ayudar en grupo

pero pienso que esto ocasiona retrasos ya que no siguen un mismo ritmo todos los días.



Garantizar la calidad de los registros

Bajar posibles reclamos por falta de pagos a proveedores

Cobros a clientes en tiempos oportunos

Garantizar la satisfacción de nuestros clientes

55

Entrevista 4

Nombre: Ab. Gabriela Novoa Zenck

Cargo: Abogada (Asociada)

Cuestionario



Cada abogado tiene alrededor de dos a tres asistentes legales los mismos que se encargan

de gestionar los casos en curso, en lo personal yo envío a unos de ellos a enviar la orden por

correo al departamento contable para la respectiva facturación.



Los gastos ocasionados por gestiones varias los reportan mis asistentes legales

directamente con los asistentes contables ya que ellos son los que realizan dicho rubro y

conocen el motivo para cobrarlos directamente al cliente sin tener que generar un cuadro.



Los casos que llevo son estrictamente mensuales, es decir, el Estudio Jurídico Muguersa

factura los primeros días de cada mes.

No recuerdo haber solicitado información antigua sin embargo de ser necesario será

documentación que se haya archivado durante los últimos 5 años.


totalidad?

Como le indique en la pregunta anterior mis clientes son fijos, cuando empecé la realizar

la asesoría se realizó un contrato y es el que se lleva de forma mensual.

El departamento contable es el que se encarga de facturarlo mes a mes.

56



Definitivamente sí, ya que he observado que los asistentes dejan de realizar sus

actividades por realizar pagos improvisados por proveedores o porque uno d ellos abogado

necesita la cancelación de alguna factura.



Sí, es necesario para llevar controles; aunque no considero algo esencial para la empresa

ya que llevamos muchos años sin contar con dicho instructivo y hasta ahora nos manejamos

quizá no de la mejor forma pero si siendo responsables.



Me he fijado que sin un manual de control interno en dicho departamento no se puede

combatir las falencias, ni debilidades por ejemplo Muguersa debería solicitar a los

proveedores crédito para la cancelación de facturas pero lamentablemente nadie se encarga de

realizar esta gestión.



Aumentar el compromiso en todos los integrantes del departamento

Alta probabilidad de implementación de nuevas ideas

57

Conclusiones

El ingreso tardío de información genera retrasos en los pagos, lo cual ocasiona

dificultades con los proveedores.

El no contar con un manual de control interno en el departamento contable provoca la

falta de organización en las actividades entre ellas el cobro de la cartera vencida.

Deben establecerse políticas claras en cuanto a la aplicación de un manual de control

interno no solo en el área contable sino dentro de toda la empresa para tener un mejor

desempeño.

El establecer tiempos de ejecución en las actividades lograrán que los procedimientos

contables sean mejor desarrollados evitando retrasos en otras áreas.

Se considera necesario la elaboración de un manual de control Interno para

Departamento contable del estudio Jurídico Muguersa S.A.

58


3.7 Probar hipótesis

En cuanto a la resolución del problema en estudio y conforme a la hipótesis estadística

estipulada, se requiere trabajar con frecuencias observadas, las cuales son obtenidas en el

proceso de investigación el mismo que permitirá el diseño de un manual de control interno

en el departamento contable ayudando así al desarrollo de las actividades contables.

3.8 Hipótesis

Al diseñar un manual de control interno en el departamento contable del estudio jurídico

Muguersa S.A. contribuirá a optimizar procesos y procedimientos.

Variable Independiente


Variable Dependiente

Fortalecer el proceso de emisión de los Estados Financieros

3.9 Preguntas extraídas de la encuesta para probar la hipótesis general

1. ¿Considera usted necesario el diseño de un manual de control interno en el departamento

contable?

Tabla N° 10




Necesario 0 0%

Poco Necesario 0 0%

Innecesario 0 0%

59

Alto

Medio

Bajo


2. ¿En qué nivel cree usted que se mejorará el desarrollo de las actividades contables con el

diseño de un manual de control interno para el departamento contable?

Tabla N° 11

Mejorar Actividades Contables


Alto 8 60%

Medio 5 40%

Bajo 0 0%

Figura N° 9. Manual de control interno


Necesario

Poco Necesario

Innecesario

Figura N°10. Mejorar Actividades Contables

60

Figura Nº 14. Actividad Contable Tabulación Cruzada

Pruebas de chi-cuadrado

Valor df

Significación

asintótica

(bilateral)

Chi-cuadrado de Pearson 19,500a 9 ,021

Razón de verosimilitud 20,775 9 ,014

Asociación lineal por lineal 8,660 1 ,003

N de casos válidos 13

a. 16 casillas (100,0%) han esperado un recuento menor que 5. El

recuento mínimo esperado es ,31. Figura Nº 15. Pruebas Chi-Cuadrado

Como el nivel de significancia es menor que 0,05 se rechaza la hipótesis nula y se acepta

la hipótesis alternativa, al concluir se tiene que a un nivel de significancia 0,05 el diseñar un

manual de control interno en el departamento contable del Estudio Jurídico Muguersa S.A

mejorará considerablemente el desarrollo de las actividades contables del área.

61


Tabla N° 15

Medidas Simétricas

Medidas simétricas

Valor Aprox.

Sig.

Nominal por

Nominal

Coeficiente de

contingencia

,816 ,040

N de casos válidos 13

Como el nivel de contingencia es menor que 0,05 se rechaza la hipótesis nula y se acepta

la hipótesis alternativa, al concluir se tiene que a un nivel de significancia 0,05 existe relación

entre el diseño de un manual de control interno y el fortalecer la emisión de los estados

financieros en el desarrollo de las actividades contables en el Estudio Jurídico Muguersa S.A.

62

Capítulo 4

La Propuesta

4.1 Manual de control interno para el departamento contable del Estudio Jurídico

Muguersa S.A. de la ciudad de Guayaquil

4.1.1 Justificación.

La presente propuesta se basa en la necesidad que presenta el Estudio Jurídico Muguersa

S.A, siendo una entidad en crecimiento, requiere contar con un manual de control interno que

permita mejorar el proceso contable a fin de que se puedan tomar decisiones administrativas

y financieras adecuadas que contribuirán en el desarrollo económico para Muguersa S.A y

sus actuales colaboradores.

El Estudio Jurídico Muguersa S.A, fue creado en el año 2012, ubicado en el sur de la

ciudad de Guayaquil. Realiza servicios jurídicos en las áreas de derecho civil, penal,

aduanero, asesoría en temas mercantiles, laborales, etc. La confiabilidad y confidencialidad

en el servicio ha permitido el crecimiento acelerado de Muguersa S.A por ende el manejo

contable se ha incrementado y es por ello que se debe implementar un manual de control de

interno a con el propósito de brindar información contable oportuna y veraz.

4.1.2 Objetivos

Objetivo General

Diseñar un manual de control interno en el departamento contable del Estudio Jurídico

Muguersa S.A. para fortalecer el proceso de emisión de los Estados Financieros.

Objetivos Específicos

Garantizar la eficiencia y eficacia en el desarrollo de todas las actividades contables.

Motivar a los colaboradores del área financiera para dar cumplimiento a las políticas y

procedimientos establecidos en el manual.

Examinar que los recursos de la entidad sean manejados de manera eficiente.

63

4.1.3 Procedimiento

La propuesta planteada es integral, ya que con la misma se pretende fortalecer el control

interno del departamento contable del Estudio Jurídico Muguersa S.A. para lo cual se

considera como oportunidad de mejora los siguientes aspectos:

a) Adoptar un organigrama estructural.

b) Diseñar un manual de funciones o descripciones del cargo.

Presidencia

Gerencia legal

Civil/penal/

Laboral

Asistente

Legal 1

Asistente

Legal 2

Tributario

/Constitucional

Gerencia administrativa

Asistente administrativo

Contador

Asistente

contable

clientes

Asistente

contable proveedores

Figura N° 16. Nuevo organigrama estructural del Estudio Jurídico Muguersa S. A.

64

MANUAL DE FUNCIONES DEL

CARGO

Código: MDC-RRHH-002

Versión: 3

Fecha: feb-17

Página: 1/1

DENOMINACION DEL PUESTO

GERENTE ADMINISTRATIVO

AREA/DEPARTAMENTO:

Gerencia

Administración /

Contabilidad

PROCEDIMIENTOS

Controlar los tiempos trabajados por abogado.

Verificar el cumplimiento de los contratos con los clientes.

Revisar mediante reportes el área de facturación.

Comprobar de forma diaria que las cobranzas han sido llevadas a cabo mediante un cuadro elaborado por el

asistente de cobranzas.

Implementar un reporte de cobranzas con el cual se puedan establecer los montos cobrados a fin de tomar decisiones

estratégicas.

Mantener comunicación de forma permanente con los colaboradores.

Dar seguimiento del cumplimiento de las actividades asignadas.

Poseer un detalle específico de los cargos.

Mantiene el manejo de las cuentas corrientes del jurídico siendo el responsable de los valores girados y sus

beneficiarios.

Presenta el informe de conciliaciones bancarias y saldos en libros.

COMPETENCIA NECESARIA PARA EL PUESTO DE TRABAJO

EDUCACIÓN

Educación superior en Administración de Empresas.

Maestrías en Administración de Empresas o Afines

FORMACIÓN

Cursos de Administración de Empresas

Cursos de Contabilidad

Curso de Gerencia de Proyectos

EXPERIENCIA

3 años en labores similares

HABILIDADES

Bilingüe escrito y hablado.

Buen conocimiento de utilitarios.

Liderazgo y don de Mando

Organizado y Planificador

Análisis y resolución de problemas.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Fecha: Fecha: Fecha:

65


CARGO


Versión: 3

Fecha: feb-17

Página: 1/1


CONTADOR

AREA/DEPARTAMENTO:

Gerencia

Administración /

Contabilidad

PROCEDIMIENTOS

Establecer los lineamientos para el registro y control de las transacciones contables aplicadas al manejo de

cuentas de la organización. Preparar y presentar informes sobre la situación financiera, exigidos por los entes de control y mensualmente

entregar al Gerente, un balance de comprobación.

Preparar y certificar los estados financieros de fin de ejercicio con sus correspondientes notas, de conformidad con

lo establecido en las normas vigentes.

Asesorar a la Gerencia y a la Junta Directiva en asuntos relacionados con el cargo, así como a toda la organización

en materia de control interno.

Llevar el archivo de su dependencia en forma organizada y oportuna, con el fin de atender los requerimientos o

solicitudes de información tanto internas como externas.

Presentar los informes que requieran la Junta Directiva, el Gerente, el Comité de Control Social, el Revisor Fiscal y

los asociados, en temas de su competencia.

Asesorar a los asociados en materia crediticia, cuando sea requerido

Contabilización de ingresos N/D, diarios mensuales.

Revisión de Comprobantes ingresados.

Revisión y Ejecución de Planillas, IESS, Roles, Conciliación Bancaria, Ajustes / Índices.

Control y Arqueo de caja chica


EDUCACIÓN

Educación Superior en Contabilidad – Economía.

FORMACIÓN

Cursos de actualización en Tributación

Curso de Actualización Contable.

EXPERIENCIA

5 años en cargos similares

HABILIDADES

Conocimiento de Utilitarios

Manejo de programa Contables


Sentido de la urgencia.

Elaborado por: Revisado por: Elaborado por:


66


CARGO


Versión: 3

Fecha: feb-17

Página: 1/1


ASISTENTE DE CONTABILIDAD 1 (CLIENTES)

AREA/DEPARTAMENTO:

Gerencia

Administración

/ Contabilidad

PROCEDIMIENTOS

Mantener actualizado el reporte extracontable en el cual se detallan las ventas, abonos, cancelaciones a facturas,

retenciones, fechas y saldos pendientes de cobro y de pago.

Elaborar reportes semanales de retenciones pendientes de envío de clientes.

Registrar los ingresos por cancelaciones o abonos de facturas.

Realizar el cuadre de los depósitos por cobros de facturas con el estado de cuenta bancario, de darse diferencias

estas deben ser reportadas y analizadas de inmediato.

Realiza soporte de facturas de socios generales.

Efectúa las cobranzas, mantiene conciliados los valores por cobrar con todos los clientes, por ende debe estar en

constante comunicación con ellos, de presentarse inconsistencias de los saldos por cobrar estos deben ser

reportados.

Elaborar un reporte sobre los vencimientos de facturas a fin de que se lleve a cabo el respectivo seguimiento en

cuanto al cobro a los clientes.

Asistir a la Contadora en la Elaboración de Balances y Anexos.

Asistir a la Contadora con la revisión de Comprobantes ingresados.

Asistir a la Contadora en la Revisión y Ejecución de Planillas, IESS, Anexos Transaccionales, Conciliación

Bancaria, Ajustes / Índices.

Responsable de la custodia de los fondos de caja chica


EDUCACIÓN

Egresada o cursando último año de carrera a fin.

FORMACIÓN



EXPERIENCIA


HABILIDADES







67


CARGO


Versión: 3

Fecha: feb-17

Página: 1/1


ASISTENTE DE CONTABILIDAD 2 (PROVEEDORES)

AREA/DEPARTAMENTO:

Gerencia

Administración / Contabilidad

PROCESOS/ PROCEDIMIENTOS

Realizar el ingreso al sistema SIAPRE todas las transacciones dadas en la empresa.

Elaborar reportes semanales de retenciones pendientes de envío de clientes.

Emite retenciones

Realiza los pagos a los proveedores.

Efectúa las conciliaciones

Realiza la liquidación de las cuentas de reembolso

EDUCACIÓN

Egresada o cursando último año de carrera a fin.

FORMACIÓN



EXPERIENCIA


HABILIDADES





Planificación y Organización.

Toma de decisiones.

OBJETIVOS

NA



68

c) Implementación de Política

POLITICAS DEL CARGO


Versión: 3

Fecha: feb-17

Página: 1/1


GERENTE ADMINISTRATIVO

AREA/DEPARTAMENTO:

Gerencia

Administración /

Contabilidad

POLITICAS

Obtener el informe de las comisiones de trabajo

Discutir el avance financiero sobre la ejecución del proyecto, con base a los reportes contables

preparados por el contador. Definir qué acciones tomar en caso de sub o sobre ejecución.

Discutir el avance real de cada uno de los proyectos, definir qué acciones tomar en caso de sub o sobre

ejecución.

Discutir y analizar la efectividad y aplicabilidad de las estrategias del proyecto.

Responsable de preparar los Planes Operativos Anuales.

Establecer políticas y procedimientos que den una seguridad que las Unidades de Contabilidad, para

que el personal mantenga cierta independencia con respecto a las otras oficinas.

Asegurarse que las personas que se contraten para el trabajo contable posean las características

necesarias que le permitan ejecutar su labor competentemente.

Establecer un plan de capacitación profesional.

Establecer un sistema de promoción del personal contable.

Establecer un sistema de planeación, ejecución y supervisión del trabajo contable en todas sus etapas,

para comprobar que el manual contable se aplica consistentemente.

Dotar de recursos materiales y tecnológicos que requiera la unidad de contabilidad.

Propiciar un adecuado ambiente de trabajo requerido para el funcionamiento de las

unidades de contabilidad.

Poner en práctica un procedimiento para comprobar que los elementos establecidos para mantener el

control de calidad, se están cumpliendo.



69

POLITICAS DEL CARGO


Versión: 3

Fecha: feb-17

Página: 1/1


CONTADOR

AREA/DEPARTAMENTO:

Gerencia

Administración /

Contabilidad

POLITICAS

Todo gasto debe estar justificado o incluido en el presupuesto de la organización.

Al realizarse una transacción contable debe revisarse la cuenta a la que se hará el cargo o gasto.

Responsable de solicitar la aprobación de uso de cada cuenta de la Organización.

Los fondos destinados a ejecutar proyectos específicos se ingresaran a cuentas de depósitos bancarios.

Se utilizarán cuentas independientes, según lo determine la Gerencia y Junta Directiva.

Las partidas o ajustes que surjan de los reportes de conciliaciones deben explicarse y hacer la anotación

necesaria.

Contabilidad debe mantener un control de las pólizas de egresos de la organización.

Los gastos de operación deben estar considerados en el presupuesto de la organización o ser justificados

y luego aprobados por Junta directiva.

Verificar que los documentos por cancelar, sean aprobados por el nivel de autoridad correspondiente.

La persona responsable de la custodia de los fondos de caja chica será el asistente de contabilidad

clientes

Efectuar arqueos periódicos de caja chica, por lo menos una vez cada tres meses, sin previo aviso,

dejando evidencia del cumplimiento de su obligación.

Se llevará un control de todas las adiciones de Activos Fijos durante el año, que incluirá la integración

total de activos fijos de acuerdo al origen de los fondos propios o producto de la ejecución de convenios

de cooperación.

Todo activo fijo que sea menor de US D$500,00 se llevará a gastos en el momento de efectuar la

compra, ejemplo: engrapadoras, lápices, plumas y demás accesorios de oficina.

Se codificará el activo fijo de acuerdo a la distribución contable que puede ser mobiliario y equipo,

equipo de computación, vehículos, terrenos, edificios, maquinaria, herramientas, etc.

Se empezará a depreciar el activo un mes después de la adquisición, aplicando los porcentajes

siguientes: 20% anual para mobiliario, 5% para edificios, 20% para vehículos y 33.33% anual para

equipo de computación.

Una vez al año el Contador General deberá informar a la Gerencia General de la situación del activo y

formular recomendación para dar baja, con el objetivo de mantener

actualizado el valor real del patrimonio de la organización.

Se consideran como gastos de operación el pago de servicios (agua, luz, teléfono, alquiler), pago de

personal (como planilla, IESS), mantenimiento de vehículos, compras de útiles de oficina y de utensilios

y materiales de limpieza. Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:


70

POLITICAS DEL CARGO


Versión: 3

Fecha: feb-17

Página: 1/1


ASISTENTE DE CONTABILIDAD 1 (CLIENTES)

AREA/DEPARTAMENTO:

Gerencia

Administración /

Contabilidad

POLITICAS

El fondo de caja chica, debe liquidarse el formato específico al final de cada mes para que los gastos

queden registrados en el mismo mes y no en otro.

Se establece un límite máximo de pago con el fondo de caja chica de US $40,00 los pagos mayores de

dichas cantidades se efectuarán con cheque.

Solicitud de reintegro y liquidación de gastos cuando se gaste un 70% del fondo de caja chica

Mantener en orden todos los documentos para que los arqueos que efectúe auditoria ó el contador, se

haga sin demoras de tiempo.

No está autorizado realizar las operaciones siguientes a través del fondo de caja chica:

¤ Compras de activos fijos

¤ Compra de repuestos o refacciones que se controlan por inventarios

¤ Préstamos a empleados

¤ Pago de horas extras

¤ Pago de vacaciones

¤ Reembolso de gastos médicos

Contabilidad archiva los documentos originales de las operaciones realizadas.

Se permitirá el uso de vales dentro del fondo, los cuales deben ser liquidados en un plazo de 48 horas.

Los vales deben ser destruidos a la liquidación final.

Por todo ingreso proveniente de cobro a clientes locales y del exterior por ventas al crédito de

productos, cuotas de socios, reintegro de fondos, préstamos obtenidos, etc. se extenderá un recibo de

caja ó recibo de ingreso.

Todos los cheques recibidos deberán ser extendidos a nombre de la organización, en ningún caso

deberán recibirse cheques endosados por terceros.

Todos los ingresos provenientes de lo mencionado anteriormente, se depositarán intactos en un plazo

máximo de 24 horas a las cuentas respectivas de la organización.

No se cambiarán cheques personales a empleados y particulares con los ingresos diarios.

No se debe, bajo ninguna circunstancia, tomar dinero de los ingresos diarios para efectuar pagos.



71

POLITICAS DEL CARGO


Versión: 3

Fecha: feb-17

Página: 1/1


ASISTENTE DE CONTABILIDAD 2 (PROVEEDORES)

AREA/DEPARTAMENTO:

Gerencia

Administración / Contabilidad

POLITICAS

Las notas de débito y crédito deberán ser entregadas al contador para que a la mayor brevedad posible

sean operadas donde corresponde.

Todos los cheques que se emitan deberán tener las firmas autorizadas para tal fin y la firma de los

cheques debe ser mancomunada.

Llevar un control diario de la disponibilidad en las cuentas bancarias

Revisar que los documentos (facturas, recibos, tickets, etc.) tengan los datos correctos de la organización.

Para algunos pagos contabilidad elabora directamente el cheque para cancelar los gastos (planillas, IESS,

impuestos)

Contabilidad archiva los documentos originales de las operaciones realizadas.

Se mantendrá un buen control sobre las obligaciones de la organización, para evitar duplicidad de pagos o

incumplimientos con los compromisos contraídos.

Los cheques de reintegro de los fondos, deben ser emitidos únicamente a nombre de la persona

encargada, quien será responsable de cobrar el cheque.

No deben emitirse cheques post fechados ni en blanco.

Para entregar el cheque al beneficiario debe obtener la firma en el voucher, el nombre y la fecha en las

casillas correspondientes como constancia de haberlo recibido.

Los pagos serán efectuados los días miércoles de 8 de la mañana a las 5:00 de la tarde

El cheque voucher deberá quedar archivado en orden correlativo, con su respectivo documento de

soporte y separados adecuadamente por el mes correspondiente en el que fueron emitidos.

Previo a la entrega de cheques debe comprobarse que:

¤ El servicio haya sido recibido en forma satisfactoria.

¤ El bien haya sido recibido completamente y en forma satisfactoria.

¤ Se haya emitido la constancia de retención.

Las cuentas serán utilizadas para pagar todo tipo de gastos de la organización.

En el voucher del cheque debe quedar evidencia de las personas que participaron en el proceso de

elaboración, revisión, aprobación; además del nombre y firma de la persona que recibe el pago, así como

la fecha en que lo recibió.

Todo cheque anulado llevará la leyenda “ANULADO”, perforando el espacio de las firmas,

archivándose con el correlativo para mantener el control.



72

4.1.4 Conclusiones

De acuerdo al número de socios y colaboradores que participa en una empresa la

necesidad de un sistema de control fuerte se vuelve imperiosa, por ello el servicio que

presta Muguersa S.A, requiere contar con un manual que le permita mejorar los procesos

contables.

El elaborar un manual de control interno aumentará el nivel de productividad y eficiencia.

Los procedimientos y políticas que se apliquen a nivel organizacional contribuirá a la

consecución de los objetivos a corto o largo plazo.

El control interno, se establece como un instrumento de soporte para las directivas con el

objeto de producir los mejores resultados económicos.

El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno contable, el

cual se crea para obtener una información financiera fiable

4.1.5 Recomendaciones

Se recomienda diseñar un manual de control interno que incluya el organigrama actual de

la compañía así como también las funciones de cada cargo, procedimientos y las políticas,

con lo cual fortalecerá el desarrollo de las actividades contables del Departamento

Contable del Estudio Jurídico Muguersa S.A.

El manual de control interno motivara a los colaboradores del área contable del estudio

jurídico Muguersa S.A a que los recursos de la entidad sean manejados de manera

eficiente.

73

4.1.6 Implementación de la propuesta

El contar con un manual de control interno en el departamento contable del Estudio

Jurídico Muguersa S.A, ha resultado favorable para los intereses de los propietarios en tal

virtud se detalla a continuación esas mejoras:

Es importante considerar el incremento de la cuenta bancos que permite al Estudio

Jurídico Muguersa S.A., tener solvencia y facilitar de esta forma sus operaciones.

El tiempo para efectuar el cobro de las facturas se ha visto reducido.

La cancelación a los proveedores se realiza a corto plazo

Las decisiones de índole económicas son realizadas de manera pertinente puesto que, se

cuenta con información oportuna.

Los procedimientos y políticas aplicadas han facilitado el logro de objetivos del estudio

jurídico Muguersa S.A, como el tener nuevos accionistas.

74

Referencias

Alvarez, M. (2014). Manual para elaborar manuales de políticas y procedimientos. México:

Panaroma Editorial.

Arias, F. (2012). El proyecto de Investigación: Introducción a la investigación científica.

Caracas: Episteme.

Arias, F. (2013). El Proyecto de Investigación. Introducción a la Metodología Científica.

Caracas: Episteme.

Bernal, C. (2010). Metodología de la investigación. Colombia: Pearson Educación.

Coopers, & Lybrand. (2011). Los Nuevos Conceptos de Control Interno. Madrid: Ediciones

Díaz de Santos, S.A.

Fonseca, O. (2012). Sistemas de Control Interno para Organizaciones. Lima: IICO.

Mora, A. (2012). Diccionario de Contabilidad, Auditoria y Control de Gestión. España:

Ecobook-Editorial del Economista.

Peñuelas, R. (2014). Tecnicas e instrumentos de Investigacion. Sinaloa: UADS.

Pincay, G., & Romero, M. (06 de noviembre de 2015). Repositorio Universidad de

Guayaquil.

Qumis, G. P. (2015). Diseño e Implementación de un Sistema de Contro Iinterno para

optimizar el uso de los Recursos Humanos, materiales y financieros en la

urbanizacion Mocoli Golf Club de la ciudad de Guayaquil.

Tamayo, M. (2008). La investigacion cientifica. Bogotá: Limusa.

Tenesaca. (2014). Propuesta de elaboracion de un manual de control interno basado en el

modelo coso, aplicado a la gasolinera Milchiching, Maria Angela Flores e hijos Cia.

Lta. del Canton Cuenca. Cuenca.

75

Torres, C. A. (2014). Diseño de un Sistema de Control Interno Administrativo, Financiero y

Contable para la Ferretería My Friend, ubicada en el Sector los Ceibos de la ciudad

de Ibarra, provincia de Imbabura.

76

Apéndices

Apéndice A

Normas de auditoria generalmente aceptadas

Boletín 3050

Estudio y evaluación del control interno.

Introducción.

Esta parte del trabajo explica más ampliamente los factores del ambiente de Control.

Filosofía y estilo de la administración. La filosofía y estilo de operación de la administración,

incluyen una amplia gama de características entre otras, las siguientes: enfoque para asumir y

vigilar los riesgos de negocios, actitudes y acciones con respecto a la información financiera,

incluyendo el énfasis en el cumplimiento de presupuestos, logro de utilidades y otros aspectos

financieros y operativos. Estas características influyen sustancialmente en el ambiente de

control, sobre todo cuando unas cuantas personas dominan la administración,

independientemente de las consideraciones que se den a otros factores del propio ambiente de

control.

Estructura de organización, de una entidad proporciona el marco general para planear,

dirigir y controlar las operaciones. Una estructura adecuada incluye la forma y naturaleza de

las áreas de la entidad, incluyendo el procesamiento de datos y las relaciones jerárquicas

respectivas. Además, deberá asignar de manera adecuada la autoridad y responsabilidad

dentro de la entidad.

Comité de auditoría, son nombrados por el Consejo de Administración y tienen un papel

preponderante en vigilar el cumplimiento de las políticas y prácticas contables y de

información financiera de la entidad. El Comité debe apoyar al Consejo de Administración en

sus responsabilidades y ayudar a mantener una comunicación directa entre el Consejo y los

auditores externos.

77

Métodos de asignación de autoridad y responsabilidad, estos métodos afectan la

comprensión de las relaciones jerárquicas y las responsabilidades establecidas dentro de la

entidad. Los métodos para asignar autoridad y responsabilidad incluyen entre otros aspectos,

los siguientes:

Políticas sobre asuntos tales como prácticas de negocios, conflictos de interés v código de

conducta. Asignación de responsabilidades y delegación de autoridad para tratar asuntos tales

como metas y objetivos de la organización, funciones operativas y requisitos legales.

Descripción de puestos de los empleados, delineando funciones específicas, relaciones

jerárquicas y restricciones. Documentación de los sistemas de cómputo, indicando los

procedimientos para autorizar transacciones y aprobar cambios a los sistemas existentes.

Métodos de control administrativo, estos métodos afectan el control directo de la

administración, sobre la autoridad delegada a otros, así como su capacidad para supervisar

efectivamente las actividades de la entidad en general. Los métodos de control administrativo

incluyen entre otros:

Establecimiento de sistemas de planeación y reporte de información, que establezcan los

objetivos de la administración y los resultados del desempeño real. Tales sistemas podrán

incluir planeación estratégica, presupuestos, pronósticos, planeación de utilidades y

contabilidad por áreas de responsabilidad. Establecimiento de métodos que identifiquen el

desempeño real y las excepciones al desempeño planeado, así como la comunicación a los

niveles administrativos apropiados. Utilización de métodos apropiados para investigar

desviaciones a las expectativas y tomar acciones correctivas oportunas y adecuadas.

Establecimiento y vigilancia de políticas para desarrollar y modificar los sistemas

contables y los procedimientos de control, incluyendo el desarrollo, modificación y uso de

programas de cómputo y archivos de datos relacionados.

78

Función de auditoria interna, en una entidad, es una actividad independiente que permite

examinar y evaluar la suficiencia y efectividad de la estructura del control interno.

Una función de auditoria interna efectiva debe contar con relaciones de autoridad e

información adecuada, personal capacitado N, recursos suficientes para llevar a cabo su

función.

Políticas y prácticas de personal, afectan la capacidad de una entidad para, emplear

personal competente que le permita lograr sus metas y objetivos. Incluyen los procedimientos

y políticas para contratar, capacitar, evaluar, promover y compensar a los empleados, así

como para proporcionarles los recursos necesarios para que puedan cumplir con sus

responsabilidades asignadas.

Influencias externas, están representadas por factores ajenos a la entidad, que afectan las

operaciones y prácticas de la misma. Incluyen los requisitos de vigilancia y cumplimiento

establecidos por organismos reguladores y la evaluación efectuada por terceros, de las

acciones de la entidad. Aunque las influencias externas suelen estar fuera del control de la

entidad, podrán aumentar la conciencia y actitud de la administración hacia la conducción e

infamación de las operaciones y hacer que se establezcan procedimientos o políticas

específicas de control interno al respecto.

Boletín 3050

Estudio y evaluación de Control interno situaciones a informar.

Como ya se indicó las "situaciones a informar", son asuntos que llaman la atención del

auditor, pues representan deficiencias importantes en el diseño y operación de la estructura

del control interno, que a su juicio podrían afectar negativamente la capacidad de la

organización para registrar, procesar, resumir y reportar información financiera consistente

con las afirmaciones de la administración sobre los estados financieros. Los siguientes son

79

ejemplos de posibles "situaciones a informar". Se presentan agrupadas por tipo de deficiencia

y situaciones específicas dentro de cada una de ellas.

Deficiencia en el diseño de la estructura del control interno. Diseño inadecuado de la

estructura del control interno en general.

Ausencia de una adecuada segregación de funciones, acorde con los objetivos de control

establecidos. Falta de revisión y aprobación adecuada de las transacciones, pólizas contables

o reportes emitidos. Procedimientos inadecuados para la evaluación y aplicación adecuada de

principios de contabilidad. Medidas deficientes para la protección de los activos.

Ausencia de técnicas de control adecuadas para el tipo de transacciones efectuadas. Fallas

en el diseño del sistema para suministrar información completa y correcta, congruente con los

objetivos y necesidades de la entidad.

Deficiencia en la operación de la estructura del control interno. Deficiencias en los

controles establecidos para la prevención y detección de omisiones en la información

contable. Fallas en el suministro de información completa y correcta de acuerdo con los

objetivos de la entidad, como consecuencia de omisiones en la aplicación de los

procedimientos de control. Violación intencional de los controles establecidos, por parte de

personal de alto nivel jerárquico. Fallas en la protección de los activos, contra pérdidas, daños

o uso indebido de los mismos. Fallas en la ejecución de funciones que son parte de la

estructura del control interno, tales como preparación o revisión oportuna de conciliaciones.

80

Apéndice B

Normas internaciones de auditoria 315

Entendimiento de la entidad y su entorno y evaluación de los riesgos de representación

errónea de importancia relativa.

Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el

conocimiento de la entidad y de su entorno.

El entendimiento de la entidad, de su entorno y estructura de control interno.

La entidad y su entorno. Esta actividad se considera prioritaria, pues sirve de insumo para

el resto del proceso del trabajo y pide al auditor que logre un adecuado entendimiento de,

entre otros, los siguientes asuntos:

Los factores importantes de la industria en que opera la entidad, de los organismos

reguladores a que está sujeta y de otros factores externos, incluyendo el marco de las NIIF

aplicable, que le afectan.

La naturaleza de la entidad que incluye: sus operaciones, su esquema accionario y

estructuras de gobierno corporativo, los tipos de inversiones que está realizando y que tiene

previsto hacer, la estructura de la entidad y cómo está financiada.

Las políticas contables seleccionadas y aplicadas. El auditor evaluará si las políticas

contables observadas son adecuadas para el tipo de negocio al que se aplican y si son

consistentes con el marco conceptual de las NIIF aplicable y con las políticas contables

relevantes utilizadas en la industria a la que pertenece la entidad.

Los objetivos y estrategias de la entidad y los riesgos de negocio relacionados que pueden

resultar en riesgo de error importante. La evaluación (medición y revisión) del desempeño

financiero de la entidad.

Todo lo anterior permitirá al auditor entender los tipos de transacciones, las cuentas de

balance y las revelaciones que espera que contengan los estados financieros sujetos a examen.

81

Estructura de control interno

Entendimiento. El auditor entenderá los aspectos de la estructura de control interno en

vigor en la entidad que sean relevantes para la auditoría. Al respecto, debe considerar que

aunque la mayoría de los controles son relevantes para una auditoría, es probable que estén

relacionados con la información financiera, no todos los controles que se relacionan con

dicha información son relevantes para una auditoría. Considerar si un control, de manera

individual o en combinación con otros es relevante para la auditoría, es una cuestión de juicio

profesional del auditor.

Naturaleza y alcance del entendimiento de los controles relevantes. Cuando el auditor ha

comprendido y entendido los controles que son relevantes para una auditoría, éste evaluará el

diseño de esos controles y determinará y probará si han sido puestos en funcionamiento, para

lo cual aplicará los procedimientos de auditoría que considere adecuados en las circunstancias

que deben complementarse con preguntas hechas al personal de la entidad.

Componentes del control interno. El auditor debe obtener un adecuado entendimiento de

la estructura de control interno y de sus componentes, implantado en una entidad, como

sigue:

Entorno de control. Se logrará una comprensión adecuada del ambiente de control en que

opera la entidad, para lo cual evaluará si la administración, bajo la vigilancia de los

encargados del gobierno corporativo, ha creado, mantenido y fomentado una cultura de

honestidad y comportamiento ético; y si las fortalezas de los elementos del entorno de

control, de manera conjunta, proporcionan un sustento adecuado para los otros componentes

del control interno, y si éstos resultan afectados negativamente, debido a las debilidades en

los elementos del entorno de control.

Proceso de evaluación de riesgos. Se investigará y entenderá si la entidad tiene establecido

un proceso para: identificar los riesgos de negocio que son relevantes para el logro de los

82

objetivos de la información financiera; estimar la importancia de los riesgos; evaluar la

probabilidad de su ocurrencia, y decidir sobre las acciones a seguir para hacer frente a esos

riesgos. Cuando una entidad ha establecido un proceso de evaluación de riesgos, el auditor

obtendrá una comprensión de dicho proceso, así como de los resultados logrados. Si no tiene

establecido un proceso de evaluación de riesgos o si no cuenta con un proceso adecuado, el

auditor discutirá con la administración de la entidad si los riesgos de negocio, que son

relevantes para los propósitos de su información financiera, han sido identificados y cómo

fueron tratados. El auditor evaluará si la ausencia de un proceso de evaluación de riesgos

documentado es el apropiado en las circunstancias o representa una debilidad importante en

la estructura de control interno de la entidad.

Sistemas de información, incluidos los relacionados con los procesos de negocio,

relevantes para la información financiera, y de comunicación. Se obtendrá un entendimiento

del sistema de información, incluyendo los sistemas relacionados con los procesos de

negocio, que son relevantes para la información financiera: los diferentes tipos o clases de

transacciones generadas por las operaciones de la entidad que son significativas para la

información financiera; los procedimientos, tanto los relacionados con la TI como con los

sistemas manuales, mediante los cuales las transacciones son iniciadas, registradas,

procesadas, corregidas, de ser necesario, transferidas al libro mayor y reportadas en los

estados financieros; los registros contables relacionados, la información de soporte y las

cuentas específicas que son utilizadas para iniciar, registrar, procesar y reportar las

transacciones, incluyendo la corrección de información incorrecta y cómo es transferida la

información al libro mayor.

Los registros pueden ser manuales y/o electrónicos; el sistema de información captura los

eventos y las situaciones que son diferentes a las transacciones “normales” o “recurrentes” y

que son significativos para la información financiera; el proceso de esta última utilizado para

83

preparar estados financieros, incluyendo las estimaciones contables y las revelaciones, y los

controles establecidos sobre las pólizas de diario, incluyendo las pólizas no estándar,

utilizadas para registrar transacciones no recurrentes, inusuales o ajustes. Además, se

obtendrá una comprensión de cómo se comunican, dentro de la entidad, las responsabilidades

en el proceso de preparación de la información financiera y de cuestiones significativas

relacionadas con la información financiera.

Actividades de control relevantes para la auditoría. Se obtendrá una comprensión de las

actividades de control que son relevantes para la auditoría, considerando aquéllas que el

auditor juzga necesario entender, con el fin de evaluar los riesgos de error importante a nivel

de aseveraciones de los estados financieros, y diseñar los procedimientos de auditoría que

respondan a los riesgos evaluados. Una auditoría no requiere de un entendimiento de todas

las actividades de control relacionadas con cada tipo de transacciones, cuentas de balance y

revelaciones importantes en los estados financieros o para cada aseveración relevante para

ellos. Como parte del entendimiento de las actividades de control de la entidad, el auditor

comprenderá cómo la entidad ha respondido a los riesgos provenientes de la TI.

Vigilancia de controles. Se obtendrá un entendimiento de las principales actividades que la

entidad tiene implementadas para efectos de vigilar la operación efectiva del control interno

relativo a la preparación de la información financiera, incluyendo aquéllas relativas a las

actividades de control relevantes para la auditoría, y la forma en que la entidad establece y

pone en marcha medidas correctivas para su control.

84

Apéndice C

Encuesta dirigida a los colaboradores del Estudio Jurídico Muguersa S.A.

Fecha:…………………………..

Con el propósito de identificar los factores que son fundamentales para la obtención de

resultados y evaluarlos, para el mejoramiento o eliminación de los mismos, se han formulado

las siguientes preguntas.

INSTRUCCIONES: Lea detenidamente las preguntas para que las pueda contestar

correctamente. Al ser anónima la encuesta se ruega contestarla con la verdad. Marque con una

X en la respuesta que crea conveniente.

PREGUNTAS:

1.- ¿A su criterio cómo calificaría la implementación del código de ética en el Estudio

Jurídico Muguersa S.A.

Alternativas Excelente

Muy bueno

Bueno

Regular

Malo

2.- ¿Considera usted necesario que la empresa deba poseer un manual escrito que

contenga las políticas y procedimientos?

Alternativas Totalmente de Acuerdo

De Acuerdo

En desacuerdo

Total Desacuerdo

3.- ¿Existe información sobre cambios en el entorno que puedan repercutir en la

ejecución de estrategias?


De Acuerdo

En Desacuerdo

Total Desacuerdo

85

4.- ¿Se encuentra definido el cargo que usted desempeña y sus funciones dentro de la

compañía?


De Acuerdo

En Desacuerdo

Total Desacuerdo

5.- ¿Considera usted oportuno el registro de las transacciones en el Dpto. Contable del

estudio Jurídico Muguersa S.A.?

Alternativas Muy oportuno

Oportuno

Poco Oportuno

Inoportuno

6.- ¿Cómo calificaría los controles que maneja la compañía para evidenciar el adecuado

cumplimiento de las actividades contables?

Alternativas Excelente

Muy bueno

Bueno

Regular

Malo

7.- ¿Considera usted necesario el diseño de un manual de control interno en el

departamento contable?

Alternativas Totalmente Necesario

Necesario

Poco Necesario

Innecesario

8.- ¿En qué nivel cree usted que se mejorará el desarrollo de las actividades contables

con el diseño de un manual de control interno para el departamento contable?

ALTO MEDIO BAJO

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9.- ¿La entidad cuenta con un sistema de procesamiento de datos adaptado a las

necesidades que permita la generación de información oportuna?

SI NO

10.- ¿Las actividades contables se realizan de forma adecuada y oportuna?

Alternativas Siempre

La Mayoría de las veces

Algunas veces

Pocas veces

Nunca

11.- ¿Existe un proceso establecido para el manejo de la información contable?

Alternativas Siempre

La Mayoría de las veces

Algunas veces

Pocas veces

Nunca

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Apéndice D

Entrevista dirigida a los socios y abogados del Estudio Jurídico Muguersa S.A.

Con la finalidad de elaborar un Manual de Control Interno para el Estudio Jurídico Muguersa

S.A., solicito a usted se digne en responder el siguiente cuestionario con la absoluta

sinceridad, su información tendrá el tratamiento y discreción que el caso amerita.

Objetivo: Identificar las deficiencias existentes que permitan obtener un diagnóstico de la

situación actual de la entidad para mejorarla a través de un Manual de Control Interno en el

departamento contable.

Nombre:

Cargo:

Cuestionario














totalidad?



88

Apéndice E

Formatos para facturación a clientes del Estudio Jurídico Muguersa S.A.

Figura N° 17. Formato de Factura.

89

Apéndice F

Facturación electrónica

Figura N° 18. Facturación Electrónica

90

Apéndice G

Ingreso al sistema ESIAPRE facturas de proveedores

Figura N° 19. Ingreso de facturas al sistema ESIAPRE

91

Apéndice H

Retención electrónica

Figura N° 20. Retención Electrónica

92

Apéndice I

Procedimientos de Facturación

En el Estudio jurídico Muguersa S.A, los abogados deben cumplir con un mínimo de

tiempo laborado equivalentes a 360 minutos al día, el detalle de cada labor debe ser remitido

vía correo electrónico a fin de que el asistente contable se encargue de expedir la respectiva

factura con la cual se podrán emitir los valores adeudados por los clientes.

A continuación se realiza un reporte propuesto por el tiempo de asesoría

Figura Nº 21. Reporte propuesto por Tiempo

93

Facturación por tiempo laborado

El Estudio Jurídico Muguersa S.A, emite contratos de trabajo por el tiempo utilizado

en cada caso, el cliente es quien se encarga la cancelación de las tarifas, las cuales se derivan

acorde a la diversidad del caso. Por ejemplo:

Al cliente Contecon se le realizó una asesoría legal la cual necesito del siguiente

tiempo:

Ab. Bustamante 1 hora 54 minutos

Ab. Arosemena 2 horas 46 minutos

Ab. Duarte 0 hora 16 minutos

Figura Nº 22. Reporte propuesto por Tiempo por Abogado

El siguiente cuadro muestra el reporte de cuentas por cobrar que los clientes adeudan

al estudio jurídico, el cual puede ser realizado en un programa extracontable:

Figura Nº 23. Reporte de Cuentas por Cobrar

94

Apéndice J

Figura Nº 24. Estado de Situación Financiera

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