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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS MATEMÁTICAS Y FÍSICAS
CARRERA DE INGENIERÍA EN SISTEMAS
COMPUTACIONALES
“SISTEMA DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS PARA
LAS CARRERAS DE INGENIERÍA EN SISTEMAS
COMPUTACIONALES E INGENIERÍA
EN NETWORKING Y
TELECOMUNICACIONES”
TESIS DE GRADO
Previa a la obtención del Título de:
INGENIERO EN SISTEMAS COMPUTACIONALES
AUTOR: JOSÉ ALEXI MENDOZA ÁLAVA
TUTORA: ING. KARINA PAOLA REAL AVILÉS, M.Sc.
GUAYAQUIL – ECUADOR
2016
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO DE TESIS
“SISTEMA DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS PARA LAS CARRERAS DE INGENIERÍA EN
SISTEMAS COMPUTACIONALES E INGENIERÍA EN NETWORKING Y TELECOMUNICACIONES”
REVISORES:
INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil FACULTAD: Ciencias Matemáticas y Físicas
CARRERA: Ingeniería en Sistemas Computacionales
FECHA DE PUBLICACIÓN: Febrero del 2016 N° DE PÁGS.: 111
ÁREA TEMÁTICA: Desarrollo de Software
PALABRAS CLAVES: digitalización, documentos, sistema, archivos.
RESUMEN: El presente proyecto nace a partir de la necesidad que presentan las Carreras de Ingeniería en Sistemas Computacionales e Ingeniería en Networking y Telecomunicaciones, de la Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas, de la Universidad de Guayaquil, la cual es de digitalizar los documentos físicos que son de vital importancia para sí misma. Para cubrir esta problemática se procede a diseñar e implementar un aplicativo web que ayudará a simplificar el almacenamiento de varios documentos que se encuentran en forma física de manera segura y eficiente, mediante procesos de gestión, organización y aseguramiento de los mismos.
N° DE REGISTRO: N° DE CLASIFICACIÓN: Nº
DIRECCIÓN URL:
ADJUNTO PDF SÍ NO
CONTACTO CON AUTOR: José Alexi Mendoza Álava
TELÉFONO: 0998272658
E-MAIL: [email protected]
CONTACTO DE LA INSTITUCIÓN:
Universidad de Guayaquil
Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas
Carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales
Dirección: Víctor Manuel Rendón 429 y Baquerizo Moreno, Guayaquil.
NOMBRE: Ing. Karina Paola Real Avilés, M.Sc
TELÉFONO: (04) 2 307729
X
iii
APROBACIÓN DEL TUTOR
En mi calidad de Tutora del trabajo de investigación, “SISTEMA DE
DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS PARA LAS CARRERAS DE
INGENIERÍA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES E INGENIERÍA EN
NETWORKING Y TELECOMUNICACIONES” elaborado por el SR. JOSÉ
ALEXI MENDOZA ÁLAVA, egresado de la Carrera de Ingeniería en
Sistemas Computacionales, Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas
de la Universidad de Guayaquil, previo a la obtención del Título de
Ingeniero en Sistemas, me permito declarar que luego de haber orientado,
estudiado y revisado, la Apruebo en todas sus partes.
Atentamente
Ing. Karina Paola Real Avilés, M.Sc.
TUTORA
iv
DEDICATORIA
Este proyecto va dedicado en primer
lugar a Dios, por haberme dado la
vida, la fortaleza diaria en mis
estudios, y por haber permitido que yo
haya llegado a este último paso de la
Carrera.
Y en segundo lugar a mi madre que
es mi amiga consejera, y mis
hermanos. Por sus esfuerzos y gran
apoyo incondicional estoy a un paso
de cumplir una nueva meta.
v
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios por la salud, por
su infinita misericordia y por las
fuerzas que me ha dado para seguir
adelante.
Agradezco al Ing. Mario Molina por
haberme guiado en el desarrollo de
mi proyecto de tesis.
Así mismo, agradezco a las
Ingenieras María José Chávez,
Katherine Borja y Glenda Herrera por
el aporte de idea, que ayudaron
mucho, al desarrollo del presente
proyecto.
Y un sincero agradecimiento a las
Autoridades de la Carrera de
Ingeniería en Sistemas
Computacionales por haberme
permitido el acceso a los
conocimientos y así formarme como
profesional.
vi
TRIBUNAL DE GRADO
Ing. Eduardo Santos Baquerizo, M.Sc. Ing. Inelda Matillo Alcívar, Mgs.
DECANO DE LA FACULTAD DIRECTORA
CIENCIAS MATEMÁTICAS Y CISC, CINT
FÍSICAS
Ing. Karina Paola Real Avilés, M.Sc. Ing. Mitchell Vásquez B., M.Sc.
DIRECTORA DE TESIS PROFESOR DEL ÁREA -
TRIBUNAL
Ing. Katty Lagos O., M.Sc. Ab. Juan Chávez A.
PROFESOR DEL ÁREA - SECRETARIO
TRIBUNAL
vii
DECLARACIÓN EXPRESA
“La responsabilidad del contenido de esta
Tesis de Grado, me corresponden
exclusivamente; y el patrimonio intelectual
de la misma a la UNIVERSIDAD DE
GUAYAQUIL”.
JOSÉ ALEXI MENDOZA ÁLAVA
viii
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS MATEMÁTICAS Y FÍSICAS
CARRERA DE INGENIERÍA EN SISTEMAS
COMPUTACIONALES
SISTEMA DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS PARA
LAS CARRERAS DE INGENIERÍA EN SISTEMAS
COMPUTACIONALES E INGENIERÍA EN NETWORKING Y
TELECOMUNICACIONES
Tesis de Grado que se presenta como requisito para optar por el título de
INGENIERO en SISTEMAS COMPUTACIONALES
Autor: José Alexi Mendoza Álava
C.I.: 092789208-3
Tutora: Ing. Karina Paola Real Avilés, M.Sc.
Guayaquil, Febrero del 2016
ix
CERTIFICADO DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR
En mi calidad de Tutora de Tesis de Grado, nombrado por el Consejo
Directivo de la Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas de la
Universidad de Guayaquil.
CERTIFICO:
Que he analizado el Proyecto de Grado presentado por el
egresado José Alexi Mendoza Álava, como requisito previo para optar
por el título de Ingeniero en Sistemas Computacionales cuyo problema es:
SISTEMA DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS PARA LAS
CARRERAS DE INGENIERÍA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES E
INGENIERÍA EN NETWORKING Y TELECOMUNICACIONES
considero aprobado el trabajo en su totalidad.
Presentado por:
José Alexi Mendoza Álava _ 092789208-3
Apellidos y Nombres Completos Cédula de ciudadanía N°
Tutora: Ing. Karina Paola Real Avilés, M.Sc.
Guayaquil, Febrero del 2016
x
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS MATEMÁTICAS Y FÍSICAS
CARRERA DE INGENIERÍA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES
Autorización para Publicación de Tesis en Formato Digital
1. Identificación de la Tesis
Nombre del Alumno: José Alexi Mendoza Álava
Dirección: Pascuales, Coop. Unidos Venceremos I. Mz.: H2, V.: 5
Teléfono: 0998272658 E-mail: [email protected]
Facultad: Ciencias Matemáticas y Físicas
Carrera: Ingeniería en Sistemas Computacionales
Título al que opta: Ingeniero en Sistemas Computacionales
Profesora guía: Ing. Karina Paola Real Avilés, M.Sc.
Título de la Tesis: Sistema de Digitalización de Documentos para las Carreras de Ingeniería en Sistemas Computacionales e Ingeniería en Networking y Telecomunicaciones.
Temas Tesis: Digitalización de Documentos
2. Autorización de Publicación de Versión Electrónica de la Tesis A través de este medio autorizo a la Biblioteca de la Universidad de Guayaquil y a la Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas a publicar la versión electrónica de esta tesis. Publicación electrónica:
Inmediata X Después de 1 año
Firma Alumno: José Alexi Mendoza Álava.
3. Forma de Envío:
El texto de la Tesis debe ser enviado en formato Word, como archivo .Doc. O .RTF y .Puf para PC. Las imágenes que la acompañen pueden ser: .gif, .jpg o .TIFF.
DVDROM X CDROM
xi
ÍNDICE GENERAL
CERTIFICADO DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR ix
ÍNDICE GENERAL xi
ABREVIATURAS xiii
ÍNDICE DE CUADROS xiv
ÍNDICE DE GRÁFICOS xvi
RESUMEN xvii
ABSTRACT xviii
INTRODUCCIÓN 1
CAPÍTULO I – EL PROBLEMA 4
Ubicación del problema en un contexto 4
Situación conflicto nudos críticos 5
Causas y consecuencias del problema 6
Delimitaciones del problema 6
Formulación del problema 7
Evaluación del problema 7
Objetivos 10
Alcances del problema 11
Justificación e importancia 15
CAPÍTULO II – MARCO TEÓRICO 18
Antecedentes del estudio 18
Fundamentación teórica 19
Fundamentación legal 32
Hipótesis preguntas a contestarse 46
Variables de la investigación 47
Definiciones conceptuales 48
xii
CAPÍTULO III – METODOLOGÍA 50
Diseño de la investigación 50
Población 52
Operacionalización de variables 53
Instrumentos de la recolección de datos 54
Procedimientos de la investigación 55
Recoleción de la información 57
Procedimientos y análisis 57
Criterios para la elaboración de la propuesta 99
Criterios para evalución de la propuesta 100
CAPÍTULO IV – MARCO ADMINISTRATIVO 101
Cronograma 101
Presupuesto 103
CAPÍTULO V – CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 106
Conclusiones 106
Recomendaciones 107
BIBLIOGRAFÍA 109
ANEXOS 112
xiii
ABREVIATURAS
CISC Carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales
CINT Carrera de Ingeniería en Networking y
Telecomunicaciones.
JSF Java Server Faces
JDK Java Development Kit
SQL Structured Query Language
BD Base de Datos
SO Sistema Operativo
CD Compact Disc
xiv
ÍNDICE DE CUADROS
CUADRO 1 – Causas y Consecuencias 6
CUADRO 2 – Delimitación de la Investigación 6
CUADRO 3 – Etapas del Archivo 21
CUADRO 4 – Ventajas e Inconvenientes de las Clases de Archivos 23
CUADRO 5 – Variables de la Investigación 47
CUADRO 6 – Población de la Investigación 52
CUADRO 7 – Operacionalización de Variables 53
CUADRO 8 – Frecuencia Observada Pregunta 1 59
CUADRO 9 – Cuadro de Proporción Pregunta 1 60
CUADRO 10 – Frecuencia Observada Pregunta 1 60
CUADRO 11 – Resultados de las Variables 61
CUADRO 12 – Frecuencia Observada Pregunta 2 62
CUADRO 13 – Cuadro de Proporción Pregunta 2 63
CUADRO 14 – Frecuencia Observada Pregunta 2 63
CUADRO 15 – Resultados de las Variables 64
CUADRO 16 – Frecuencia Observada Pregunta 3 65
CUADRO 17 – Cuadro de Proporción Pregunta 3 66
CUADRO 18 – Frecuencia Observada Pregunta 3 66
CUADRO 19 – Resultados de las Variables 67
CUADRO 20 – Frecuencia Observada Pregunta 4 68
CUADRO 21 – Cuadro de Proporción Pregunta 4 69
CUADRO 22 – Frecuencia Observada Pregunta 4 69
xv
CUADRO 23 – Resultados de las Variables 70
CUADRO 24 – Frecuencia Observada Pregunta 5 71
CUADRO 25 – Cuadro de Proporción Pregunta 5 72
CUADRO 26 – Frecuencia Observada Pregunta 5 72
CUADRO 27 – Resultados de las Variables 73
CUADRO 28 – Frecuencia Observada Pregunta 6 74
CUADRO 29 – Cuadro de Proporción Pregunta 6 75
CUADRO 30 – Frecuencia Observada Pregunta 6 75
CUADRO 31 – Resultados de las Variables 76
CUADRO 32 – Frecuencia Observada Pregunta 7 77
CUADRO 33 – Cuadro de Proporción Pregunta 7 78
CUADRO 34 – Frecuencia Observada Pregunta 7 78
CUADRO 35 – Resultados de las Variables 79
CUADRO 36 – Frecuencia Observada Pregunta 8 80
CUADRO 37 – Cuadro de Proporción Pregunta 8 81
CUADRO 38 – Frecuencia Observada Pregunta 8 81
CUADRO 39 – Resultados de las Variables 82
CUADRO 40 – Cronograma General 101
CUADRO 41 – Ingresos de la Tesis 103
CUADRO 42 – Egresos de la Tesis 104
xvi
ÍNDICE DE GRÁFICOS
GRÁFICO 1 – Interfaz del Sistema. 14
GRÁFICO 2 – Ciclo de vida de los documentos. 20
GRÁFICO 3 – Finalidad del archivo. 22
GRÁFICO 4 – Digitalización. 25
GRÁFICO 5 – Proceso de digitalización. 29
GRÁFICO 6 – Diagrama causa-efecto de la investigación. 89
GRÁFICO 7 – Mapa de Procesos (Digitalización de documentos). 90
GRÁFICO 8 – Diagrama de flujo del proceso de digitalización de
documentos físicos. 91
GRÁFICO 9 – Caso de Uso del Módulo de Digitalizar. 92
GRÁFICO 10 – Caso de Uso del Módulo de Administrar. 93
GRÁFICO 11 – Caso de Uso del Módulo de Mantenimiento. 94
GRÁFICO 12 – Caso de Uso de los usuarios del Sistema. 95
GRÁFICO 13 – Diagrama Gantt del Cronograma General. 102
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS MATEMÁTICAS Y FÍSICAS
CARRERA DE INGENIERÍA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES
SISTEMA DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS PARA LAS
CARRERAS DE INGENIERÍA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES E
INGENIERÍA EN NETWORKING Y TELECOMUNICACIONES
Autor: José Alexi Mendoza Álava
Tutora: Ing. Karina Paola Real Avilés, M.Sc.
RESUMEN
La mayoría de las organizaciones o instituciones tiene guardada su
información en documentos físicos controlados a disposición de sus
usuarios. Cuando el número de documentos es elevado se hace uso de
herramientas tecnológicas para organizar y mostrar éstos contenidos,
permitiendo que los usuarios puedan acceder a éstos de manera sencilla.
Por lo general, cuando se habla de sistemas de digitalización de
documentos se refiere al proceso de convertir documentos físicos (textos,
mapas, planos, manuscritos, vídeo, entre otros) conservándolos en
formato digital, teniendo en cuentas todas estas características se desea
diseñar e implementar un aplicativo web para las Carreras de Ingeniería
en Sistemas Computacionales e Ingeniería en Networking y
Telecomunicaciones, de la Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas,
de la Universidad de Guayaquil que le permita convertir los documentos
físicos en digitalizados mejorando el desempeño de las funciones de la
institución y sus procesos documentales, a partir de cambios estructurales
y tecnológicos que influyen en el incremento de la eficiencia. Además de
cumplir con su objetivo, el aplicativo tiene como característica principal ser
un sistema escalable, es decir, se pueden realizar cambios a futuro para
el beneficio de la institución.
xviii
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS MATEMÁTICAS Y FÍSICAS CARRERA DE INGENIERÍA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES
SISTEMA DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS PARA LAS
CARRERAS DE INGENIERÍA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES E
INGENIERÍA EN NETWORKING Y TELECOMUNICACIONES
Autor: José Alexi Mendoza Álava
Tutora: Ing. Karina Paola Real Avilés, M.Sc.
ABSTRACT
The majority of the organizations or institutions save the information in
physic documents controlled by their owners. When the number of
documents is high use of technological tools to organize and display these
contents is made, allowing users to access them easily. Generally, when
talk about of digitalization systems of documents it mean the process that
change the physic documents (texts, maps, drawings, manuscripts,
videos, and others) keeping them in digital form and processed by
computers, taking into account all these features you want to design and
implement a web application for Engineering Degree in Computer
Networking and Systems Engineering , Faculty of Mathematical and
Physical Sciences , University of Guayaquil that allows you to convert
scanned paper documents in improving the performance of the functions
of the institution and its document processes , from structural and
technological changes that influence the increased efficiency. In addition
to meeting its goal, the application have the principal character is been a
scalable system, it means, it could made change to future to the
beneficent of the foundation.
1
INTRODUCCIÓN
Actualmente la tecnología digital ha alcanzado un grado de importancia
muy alto, ya que el manejo de documentos digitalizados con su respectivo
almacenamiento ofrece muchas ventajas a las organizaciones o
instituciones que usan este tipo de tecnología.
La gestión de documentos es una actividad que consiste en la
administración de información para emitir respaldo en la actividad que se
realice como actividad operacional en las empresas, ya que está
tecnología nace a partir de la necesidad de destinar tiempo en el manejo y
en la organización de los archivos.
Conociendo todos estos conceptos y luego de una exhaustiva
investigación se presenció que las Carreras de Ingeniería en Sistemas
Computacionales e Ingeniería en Networking y Telecomunicaciones, de la
Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas, de la Universidad de
Guayaquil presenta ésta problemática y necesita de la existencia de un
aplicativo web que permita las digitalización de documentos, que tiene
como objetivo principal ayudar a simplificar el almacenamiento de varios
documentos que se encuentran en forma física y que son de vital
importancia para las carreras.
Ya que si no existe un sistema de este tipo se corre el riesgo de que éstos
documentos puedan extraviarse o ser alterados, provocando serios
problemas entre la Universidad y el Ministerio de Educación. La
2
digitalización de documentos propone garantizar a la Universidad la
fiabilidad en cuanto a la existencia de la misma.
El aplicativo web a diseñar e implementar en las Carreras de Ingeniería en
Sistemas Computacionales e Ingeniería en Networking y T., de la
Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas, de la Universidad de
Guayaquil además de brindar la digitalización y administración de
documentos, también garantiza las siguientes características:
Sistema escalable
Seguro
Inicio de sesión único
Tolerancia a fallas
Control de usuarios
Debido a todas estas características de puede mencionar que el producto
satisface la necesidad que presenta la Universidad de Guayaquil. La tesis
se divide en cinco capítulos. Los cuales están estructurados de la
siguiente manera:
En el CAPÍTULO I – EL PROBLEMA, se enfoca en identificar, definir,
descomponer el problema. Además de indicar sus casusas,
consecuencias, delimitaciones geográficas, objetivos, evaluación y
justificación del tema a tratar y desarrollar.
3
En el CAPÍTULO II – EL MARCO TEÓRICO, se enfoca en describir los
antecedentes, conceptos básicos sobre la digitalización de documentos,
la fundamentación legal, las preguntas a contestarse que se generaron de
acuerdo a la problemática presentada, la definición de variables y las
definiciones conceptuales de términos poco conocidos en éste capítulo.
En el CAPÍTULO III – LA METODOLOGÍA, se enfoca en describir la
modalidad y el diseño en el cual se ajusta la propuesta. También se
explican las técnicas empleadas, tales como la elaboración de entrevistas
para la recolección de información y los procedimientos para el respectivo
análisis de las respuestas obtenidas.
En el CAPÍTULO IV – MARCO ADMINISTRATIVO se enfoca en describir
el cronograma de cada una de las actividades necesarias para el
desarrollo del proyecto y el presupuesto estimado con relación a los
requerimientos presentados.
En el CAPÍTULO V – CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES se
enfoca en describir de forma breve y general un análisis del proyecto y
una serie de recomendaciones sobre el mismo.
4
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Ubicación del problema en un contexto
En la actualidad las instituciones educativas tanto públicas como privadas
tienen la necesidad de archivar o administrar los documentos de los
estudiantes, docentes y personal administrativo, debido al importante
incremento de documentos que se manejan de manera interna, así como
también los provenientes de Facultades externas, ya sea de sus
actividades o para la toma de decisiones; provocando que sea
indispensable habilitar un lugar donde se los pueda mantener archivados,
lo cual genera aumento de recursos y personal para esta actividad.
Estamos en la era de la información y del conocimiento, por tanto, las
tecnologías de la información permiten satisfacer las necesidades de la
sociedad, penetrando en cualquier entorno de la actividad humana,
provocando que la tecnología de la información se torne indispensable en
5
el ámbito laboral de nuestro día a día, pero a pesar de esto se sigue
manteniendo los soportes de documentos en papel.
Situación conflicto nudos críticos
La evolución de las tecnologías de la información dentro de las
estructuras informáticas de la empresa, tienden a incorporar la
documentación que tradicionalmente se ha conservado en los archivos en
papel, dando lugar a los denominados sged o sistemas de gestión
electrónica de documentos. Con frecuencia observamos en este proceso
un cierto desequilibrio de la balanza entre la importancia asignada al
continente (herramientas informáticas y de telecomunicaciones) frente al
contenido (la información en sí misma), lo cual contribuye poco a aclarar
los objetivos buscados. Es a la hora de abordar este proceso cuando las
empresas vuelven los ojos hacia sus archivos y se encuentran con una
serie de problemas que se reiteran en la mayoría de ellas:
Desconocimiento de la documentación que se genera,
Alto nivel de departamentalización que impide una visión global de
la producción y del flujo de circulación de los documentos,
Confusiones entre originales y copias,
Falta de normas,
Aplicación de criterios de ordenación y de clasificaciones dispares,
etc. (1)
(1) Elisa García - Morales Huidobro, Del archivo en papel a los sistemas de gestión electrónica de documentos.
6
Causas y consecuencias del problema
CUADRO 1
CAUSAS Y CONSECUENCIAS
CAUSAS CONSECUENCIAS
Falta de control y gestión de la
documentación Difícil localización de los archivos.
Espacio físico asignado para los
archivos es insuficiente
No existe rapidez en el acceso a los
archivos
Centralización de los archivos,
es decir, en un mismo lugar
Uso de mayor cantidad de recursos
para el acceso de los archivos.
Carencia de controles en cuanto
al manejo de archivos
Horas de profesionales dedicados a la
búsqueda de documentos
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
Delimitaciones del problema
A continuación se muestra la delimitación del problema de este proyecto
definido en términos de campo, área, aspecto y tema.
CUADRO 2
DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
Campo: Universitario, Educación Superior.
Área: Desarrollo de Software.
Aspecto: Administrativo, Oficinas de trámites (alumnos y
profesores).
Tema: Sistema de digitalización de documentos para las
Carreras de Ingeniería en Sistemas Computacionales e
7
Ingeniería en Networking y Telecomunicaciones.
Geográfica:
Universidad de Guayaquil
Facultad de Ciencias Matemáticas y Física
Carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales e
Ingeniería en Networking y Telecomunicaciones.
Baquerizo Moreno y Víctor Manuel Rendón.
Espacio: 2015 - 2016
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
Formulación del problema
El problema es: ¿Qué finalidad e impacto tiene la implementación de un
software en la gestión y archivado de los documentos o solicitudes que se
producen diariamente en la Carrera de Ingeniería en Sistemas
Computacionales e Ingeniería en Networking y Telecomunicaciones, de la
Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas, de la Universidad de
Guayaquil?
Evaluación del problema
Los aspectos generales de este proyecto se presentan a continuación:
Delimitado: En la actualidad, la Carrera de Ingeniería en Sistemas
Computacionales e Ingeniería en Networking y Telecomunicaciones,
de la Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas, de la Universidad
de Guayaquil, no cuenta con un proceso de automatización de la
8
documentación física que se genera o recepta diariamente de manera
interna (estudiantes, docentes, área administrativa) y de manera
externa (Facultades de la Universidad de Guayaquil, otras Entidades);
por lo que producen ciertos problemas de manipulación de estos
documentos al momento de ser requeridos, debido al espacio físico en
el cual se encuentran y por el gran volumen de documentos
importantes que reposan actualmente en la bodega donde se los
almacena.
Concreto: Este proyecto web de digitalización documental será
aplicado en la Carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales e
Ingeniería en Networking y Telecomunicaciones, de la Facultad de
Ciencias Matemáticas y Físicas, de la Universidad de Guayaquil,
tomando en consideraciones las leyes y normas ISO que actualmente
están vigentes y que más adelante se mencionan.
Relevante: Su implementación contribuye con el constante
crecimiento de la automatización de la Carrera de Ingeniería en
Sistemas Computacionales e Ingeniería en Networking y
Telecomunicaciones, de la Facultad de Ciencias Matemáticas y
Físicas, de la Universidad de Guayaquil. Con las mejores herramientas
tecnológicas de desarrollo del momento, y siendo una aplicación de
ambiente web, se beneficiarán los usuarios del área administrativa,
9
ahorrando tiempo y dinero en la búsqueda y/o traslado de los
documentos físicos.
Factible: Este proyecto puede desarrollarse e implementarse en un
tiempo estimado de tres meses, brindando solución a los determinados
problemas que se presentan en cuanto al archivar los documentos. El
FrontEnd es de tecnología Open Source, es decir que no se incurrirá a
gastos por licenciamiento del proyecto a desarrollarse, y el esquema
de la base de datos se la puede montar en el actual motor de base de
datos que posee la carrera. Además se cuenta con la colaboración y
permiso del personal que labora en el área de secretaría de la CISC,
de la Universidad de Guayaquil, para la toma de formatos de ciertos
documentos para la elaboración del proyecto.
Evidente: En las instituciones universitarias debido a la cantidad de
alumnos que cada día incrementa se generan muchos documentos
que son necesarios mantenerlos archivados y que sean de fácil
acceso en cualquier momento; pero por la falta de mayor espacio
físico esta tarea se hace difícil ocasionando diversos problemas.
Identifica los productos esperados: Se entregará un sistema de
ambiente web que permitirá la digitalización de documentos físicos que
se generen o recepten en secretaría de la Carrera de Ingeniería en
Sistemas Computacionales e Ingeniería en Networking y
10
Telecomunicaciones, de la Facultad de Ciencias Matemáticas y
Físicas, de la Universidad de Guayaquil. De esta manera se
sistematizarán los procesos que actualmente son archivados
físicamente.
OBJETIVOS
Objetivo general
Diseñar, desarrollar e implementar el proyecto de gestión y
digitalización de los documentos físicos importantes de la Carrera de
Ingeniería en Sistemas Computacionales e Ingeniería en Networking y
Telecomunicaciones, de la Facultad de Ciencias Matemáticas y
Físicas, de la Universidad de Guayaquil, para mejorar el tiempo de
atención del servicio administrativo, de manera eficiente, brindando un
sistema de digitalización para una mejor gestión y mayor disponibilidad
de la documentación al tener la información centralizada sin afectar a
la independencia y operatividad de la carrera.
Objetivos específicos
Realizar un estudio institucional, que determine la importancia de la
implementación del proyecto en la CISC y CINT.
Analizar la metodología del modelo de documentación para la
digitalización de los mismos.
11
Comparar el impacto de ayuda que generará la digitalización de
documentos.
Ejecutar un estudio técnico para determinar los requerimientos
indispensables para la implementación del proyecto.
Desarrollar el sistema de gestión y digitalización de documentos.
Implementar el sistema de gestión y digitalización de documentos en la
CISC y CINT, de la Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas, de la
Universidad de Guayaquil.
ALCANCES DEL PROBLEMA
El servicio “Sistema de Digitalización” va dirigido para la Facultad de
Ciencias Matemáticas y Físicas, Carrera de Ingeniería en Sistemas
Computacionales e Ingeniería en Networking y Telecomunicaciones, de la
Universidad de Guayaquil, con accesos por usuario, para visualizar los
documentos dentro y fuera de la institución. Se diseñará, desarrollará e
implementará una aplicación web que almacene solo archivos formato
PDF, los mismos que se podrán visualizar desde cualquier dispositivo
tecnológico que contenga un web browser (de preferencia Firefox y
Google Chrome).
El Sistema de Digitalización es escalable, es decir, se lo puede seguir
desarrollando de acuerdo a las necesidades futuras en las que se
12
encuentre la Carrera. Éste sistema cuenta con una aplicación llamada
“Digitalización”, la cual contiene tres módulos.
A continuación se definen los módulos de la aplicación Digitalización:
Digitalizar: Este módulo es el que va a permitir llevar a cabo el ingreso,
modificación, eliminación, aprobación y consulta de los documentos
digitalizados. Contiene las siguientes opciones:
- Agregar Documento, permite guardar en el Sistema de
Digitalización un documento que previamente ha sido escaneado y
convertido a un archivo formato PDF.
- Eliminar Documento, permite borrar lógicamente uno o varios
documentos ingresados en el Sistema de Digitalización (Siempre y
cuando no hayan sido aprobados).
- Aprobar Documento, confirma que todos los datos que se han
ingresado en el Sistema de Digitalización, sobre un documento
físico, es totalmente correcto.
- Buscar Documento, permite encontrar, mediante filtros, la
información de uno o varios documentos que hayan sido
aprobados en el Sistema de Digitalización (información como:
archivo lógico, departamento, usuarios con acceso al documento,
fechas de emisión / recepción / digitalización, etc.).
Administrar: Módulo que permitirá crear, bloquear y desbloquear
usuarios del Sistema de Digitalización. Además al usuario dará o quitará
acceso en las opciones de la aplicación. Contiene las siguientes opciones:
13
- Crear Usuario, se ingresa la información básica de una persona
como por ejemplo: nombres, apellidos, dirección, teléfono, email,
número de identificación (Cédula / RUC); y también se le da acceso
para que pueda ingresar al Sistema de Digitalización.
- Asignar Roles, por medio de un rol el usuario podrá visualizar
desde un módulo hasta los tres módulos; así como también desde
una opción hasta todas las opciones del Sistema de Digitalización.
- Facultades, se podrán crear, consultar y modificar Facultades de la
Universidad de Guayaquil. Ej.: Facultad de Ciencias Matemáticas y
Físicas.
- Escuelas / Carreras, se podrán crear, consultar y modificar
Carreras de las Facultades que se hayan ingresado en el Sistema.
Ej.: Carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales, Carrera
de Ingeniería en Networking y Telecomunicaciones.
Catálogos: Módulo para opciones de mantenimientos / catálogos.
- Tipo de Documentos, crea una lista de tipos de documentos.
- Departamentos, crea una lista de Departamentos.
14
GRÁFICO 1
INTERFAZ DEL SISTEMA
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
Recursos de Software
Sistema Operativo: Windows Server (64 bits).
Base de Datos: Microsoft SQL Server Express 2012 (64 bits).
Servidor Web: Apache versión 2.4 (32 bits).
Compilador PHP: php versión 5.6.12 (32 bits).
IDE: phpStorm 8.0.3 (64 bits)
Editor de Texto: Notepad++
15
Recursos de Hardware
Servidor de Base de Datos y servidor aplicativo.
Un scanner y una impresora o impresora multifuncional.
Lector de códigos de barras.
Drivers
Microsoft Visual C++ 2015 RC Redistributable 14.0.23026 (32 bits).
Microsoft Visual C++ 2012 RC Redistributable 11.0.61030 (32 bits).
ODBC Driver 11 for SQL Server (64 bits).
Microsoft Driver for PHP for SQL Server version 3.2 supports PHP
5.6, 5.5 and 5.4 (32 bits)
JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA
Este proyecto se origina con la necesidad que existe en la Facultad de
Ciencias Matemáticas y Físicas en cuanto al archivo de documentos que
se originan diariamente. Tradicionalmente los documentos se archivan de
manera física en un determinado espacio físico, lo que muchas veces
dificulta la recuperación de documentos y requiere un espacio físico de
mayor capacidad para el archivo.
16
Por lo tanto hoy en día es de gran importancia la digitalización de
documentos, debido al crecimiento de información; esto le permite a la
facultad una ampliación en el acceso, conservación y preservación de
documentos.
Es importante señalar estos aspectos en cuanto a la digitalización de los
documentos:
La ampliación en el acceso
Los usuarios podrán tener acceso rápido y eficiente (tanto
información histórica como información vigente) en cualquier
momento del día, sin una restricción de horario; así mismo varios
usuarios pueden acceder simultáneamente al archivo dependiendo
de los permisos que se les hayan otorgado. También podrán
interactuar con el sistema desde cualquier dispositivo tecnológico
que tenga conexión a internet.
Conservación y preservación de documentos
Uno de los puntos importantes dentro del proceso de digitalización
es la conservación y preservación de documentos, ya que este
permite evitar el deterioro y así tener la disponibilidad para imprimir
copias y revisar los documentos en el momento que sea necesario.
Contribución con el medioambiente.
Se pueden almacenar en un solo CD cajas enteras de papel. El
papel cuesta y es de material orgánico, por lo cual de esta manera
17
podemos reciclar a través de la destrucción del documento que ya
haya sido almacenado de manera digital en el sistema;
consiguiendo que el medioambiente se conserve cada día más, y
así dar un mejor porvenir a nuestras futuras generaciones.
18
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
ANTECEDENTES DEL ESTUDIO
En la actualidad existen procesos para el archivo de documentos que no
están integrados a la tecnología, es decir, que toda la gestión se realiza
sólo en medio físico. Los documentos que se generan diariamente son
archivados en un espacio físico asignado lo cual genera tiempo, recursos
monetarios y recurso humano.
Debido a esto nace la importancia de la digitalización de documentos,
para contribuir en la automatización y estandarización de procesos e
integrar la tecnología de la información y comunicación.
19
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
Archivística
Es la ciencia de los archivos, y que como tal ciencia está integrada por un conjunto de conocimientos y de métodos para el tratamiento de los documentos y de los archivos, bien que en cuanto tal ciencia es posterior al objeto de su atención; es decir, mientras que los archivos existen desde varios milenios antes de nuestra era, su ciencia es muy posterior en el tiempo, pues no es posible considerarla ni en un estado embrionario antes de avanzado el siglo XIX. (Cruz Mundet, 2011).
Práctica archivística
Se encuentra formada por técnicas y procedimientos que permiten la
conservación de los documentos y facilitan la difusión de los mismos.
Gestión de los documentos
“Conjunto de normas, técnicas y conocimientos aplicados al
tratamiento de los documentos desde su diseño hasta su
conservación permanente”. (Cruz Mundet, 2011).
Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones
Constituye la posibilidad del desarrollo de diversas actividades tanto
individuales como a nivel de organización para que integren un entorno
que permita la gestión de los documentos como su creación, uso y
conservación.
20
Ciclo de vida de los documentos
Se refiere a las normas y procedimientos para la organización de los
documentos desde el momento de su producción para la conducción de
diversas actividades dentro de la entidad hasta la selección para su
conservación perpetua.
GRÁFICO 2
CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Técnicas de archivo y documentación en la empresa (Parera
Pascual, 2012)
El objeto, está dirigido a asegurar una documentación adecuada, evitar lo no esencial, simplificar los sistemas de creación y uso del papeleo, mejorar la forma de organizar y recuperar los documentos, proporcionar el cuidado adecuado y el depósito a bajo coste de los documentos en los archivos intermedios, y asegurar el expurgo adecuado de los documentos que no se necesitan desde hace tiempo en la gestión de los asuntos del momento. (Artel Ricks, 1979).
Creación
Clasificación
Orden
Conservación
21
Archivo
Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia. (Antonia Heredia Herrera, 1987).
Etapas del archivo
Las agrupaciones documentales están divididas en tres fases:
CUADRO 3
ETAPAS DEL ARCHIVO
ETAPAS DEFINICIÓN
Archivo de gestión
Documentos en fase de tramitación.
Gestión de asuntos corrientes.
La información útil para la gestión prescribe
en plazos cortos.
Archivo intermedio
Documentos dejan de ser usados con
frecuencia.
Etapa de concentración de los
documentos.
Garantiza la instalación masiva de
documentos a bajo costo.
Archivo histórico
Se conservan a perpetuidad.
Constituye parte del patrimonio histórico de
las naciones y por ende de la humanidad.
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Administración de documentos y archivos (Cruz Mundet, 2011)
22
Finalidad del archivo
Los fines de un archivo son los siguientes:
Proporcionar un almacenamiento y recuperación eficaz de los
archivos, al mejor costo posible y con la menor cantidad de recursos.
GRÁFICO 3
FINALIDAD DEL ARCHIVO
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Técnicas de archivo y documentación en la empresa (Parera
Pascual, 2012)
Ser el centro de información que permita el desarrollo de un trabajo de
manera eficaz.
Permitir un control de los documentos archivados que ayude a conocer
otros servicios que contribuyen a un buen funcionamiento de la
organización.
Asegurar la conservación de los documentos para su fácil acceso en el
momento en que se los requiera.
23
Clases de archivo
Existen tres clases de archivo que son los siguientes:
Centralizado
Descentralizado o departamental
Mixto (Descentralizado con control)
Ventajas e inconvenientes de las clases de archivo
CUADRO 4
VENTAJAS E INCONVENIENTES DE LAS CLASES DE ARCHIVOS
CLASE DE ARCHIVOS VENTAJAS INCONVENIENTES
Archivo de gestión
Orden y control.
Procedimiento
uniforme.
Economiza
espacio y equipo.
Estático.
Requerimiento de
personal
especializado.
Retraso en la
información.
Archivo intermedio
Mayor autonomía
Rapidez en el
acceso.
Control y
seguimiento de
documentos.
Puede faltar
información a
otros usuarios.
Falta de
conocimiento en
el personal para el
archivo de
manera eficaz.
Archivo histórico
Mayor elasticidad
en el sistema.
Fácil localización
de la información.
Exige
coordinación entre
dependencias y
archivo central.
24
El archivo central
debe tener
normas que sean
adaptadas a las
necesidades de
cada
dependencia.
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Administración de documentos y archivos (Cruz Mundet, 2011)
Objeto de estudio de los archivos
En cuanto a los archivos que se generan diariamente en una organización
existen los siguientes objetivos fundamentales:
Materializar las necesidades del ser humano en papeles llamados
documentos.
Conservación, utilización, clasificación, descripción y análisis de los
documentos.
Registro de los documentos de una manera eficaz, rápida y directa.
El archivo y la tecnología de la información
En la actualidad se utiliza las tecnologías de la información para facilitar y
agilizar el proceso archivístico. De esta manera los documentos o
archivos son conservados de manera perpetua para que sean utilizados
en el momento que sean necesarios. Por lo tanto ¿Qué son las
tecnologías de la información? “Son todas aquellas que permiten la
25
descripción y automatización de cada uno de los procesos
relacionados con la documentación y que están basadas en la
informática y los nuevos soportes electrónicos”. (Daniel Rossini,
2003).
Digitalización
La digitalización consiste en la captura de la información y su transformación a formato digital, para que se pueda manipular desde un ordenador. Es útil sobre todo para evitar la manipulación de la documentación original, documentos históricos, en mal estado y para documentos de mucha consulta y desde diferentes puestos de trabajo. Se pueden almacenar en formato de imagen, o en formato de texto, para lo cual es necesario utilizar un programa de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), es una tecnología cara y esta tarea se complementa con una indexación de los documentos. (Daniel Rossini, 2003).
GRÁFICO 4
DIGITALIZACIÓN
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: http://www.smartintegration.com.ar/smartscan.html
26
Ventajas de la digitalización de documentos
La digitalización para una gestión documental tiene las siguientes
ventajas:
Almacenamiento de gran cantidad de archivos en un mínimo de
espacio.
Programación para indexar de acuerdo a los requerimientos y
necesidades.
Recuperación sencilla de los documentos cuando sea necesario.
Configuración para acceso a la información a uno o varios
usuarios.
Lectura de los documentos automáticamente a través de un
ordenador.
Ventajas de la digitalización de documentos
En la digitalización de documentos surgen varias reflexiones, tales como:
La obsolescencia de equipos modernos.- esta realidad pone en
riesgo la pérdida de información, su difícil recuperación y la
incertidumbre acerca de la perpetuidad de la información.
La perdurabilidad y conservación de los documentos.- en una
organización es de importancia mantener un documento por largos
períodos de tiempo, esto ocasiona que sea de importancia la
27
preservación y conservación. La conservación es el conjunto de
técnicas que tienen como fin prolongar la vida de un ente material.
Confiabilidad, seguridad y protección de la información.- La
información que se encuentra en los diversos sistemas informáticos
es susceptible de cambios por parte de algún individuo. Debido a
esto es importante los sistemas de control, pero estos no
garantizan completamente la seguridad de la información.
Impacto de la digitalización de documentos
La digitalización tiene un impacto en cuatro ámbitos:
Proceso: adaptar los procesos para la digitalización de los
documentos, adecuando cada actividad al proceso.
Normativa: En el momento de la implementación de la
metodología de digitalización es necesario tener en cuenta la
normativa existente.
Soporte técnico: Habilitar herramientas tanto de hardware y
software para la digitalización de documentos.
Cultura organizacional: es necesario la comunicación en el
proceso de digitalización, así también la creación de nuevos roles,
tareas y responsabilidades.
28
Aspectos fundamentales de la digitalización de documentos
En el momento de la digitalización de documentos se debe tener en
cuenta los siguientes aspectos:
Seleccionar los documentos a digitalizar y definir si todos estos van
a ser digitalizados o no.
Evaluar en qué momento se va a realizar la digitalización de los
documentos de acuerdo a la necesidad de uso y acceso.
Establecer controles que permitan verificar si la digitalización se
está realizando de manera correcta, así como también que se
cumpla con los requisitos establecidos en la normativa.
Determinar la gestión de la documentación original en papel luego
de la digitalización.
Fases del proceso de digitalización
El proceso de digitalización tiene las siguientes fases:
1. Identificación
2. Clasificación
3. Transporte (Opcional)
4. Preparación
5. Digitalización
6. Reconocimiento
7. Indexación
29
8. Control de calidad
9. Firma (opcional)
10. Carga del archivo digital
11. Devolución, archivo o expurgo
Este proceso se muestra de forma gráfica como sigue:
GRÁFICO 5
PROCESO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Metodología de digitalización de documentos (Lampreabe
Martínez, 2008)
30
1. Identificación.- Se debe identificar todos los documentos que se van
a digitalizar, ya que la documentación es el factor clave dentro del
proceso de digitalización.
2. Clasificación.- La empresa o departamento es la encargada de
clasificar y ordenar la documentación antes de la digitalización,
logrando así garantizar no solo el éxito en esta etapa del proceso sino
en las etapas posteriores.
3. Transporte.- Esta etapa es opcional ya que depende si el proceso de
digitalización se va a realizar en un centro externo a las instalaciones
de la empresa.
4. Preparación.- En esta etapa se revisa cada uno de los documentos,
deshaciéndose de cualquier objeto que impida la captura o pueda
imposibilitar el proceso.
5. Digitalización.- La etapa de digitalización que es conocida como
escaneo o captura, en la cual se obtiene una imagen digital del
documento original.
6. Reconocimiento.- Esta etapa está relacionada con la etapa de
digitalización y el objetivo de la misma es extraer la información más
relevante del documento para luego incluir alguno de estos metadatos
en el archivo digital.
31
7. Indexación.- En esta etapa se reúne toda la información identificativa
de los documentos y la cual debe ser incluida en el archivo digital. En
esta etapa es importante obtener toda la información necesaria para la
carga de los documentos en el archivo digital.
8. Control de calidad.- Consiste en la verificación de la imagen digital
con el documento original, ya que estos debe ser idénticos y cumplir
con los requisitos mínimos de calidad.
9. Firma.- Esta firma es una opción la cual depende la empresa, ya que
esta firma garantiza la validez del proceso de digitalización.
10. Carga del archivo digital.- Cuando se tiene todos los metadato
obtenidos en la etapa de indexación y la imagen digital del documento,
se procede a la carga de toda la información al archivo digital.
11. Devolución, archivo o expurgo.- Una vez terminado el proceso de
digitalización se debe establecer qué hacer con el documento físico, si
será archivado, devuelto o expurgado.
32
FUNDAMENTACIÓN LEGAL
ISO 13028:2010 Directrices de Aplicación para la Digitalización de los
Registros - Información y Documentación
Esta norma tiene el siguiente alcance:
- Establece las directrices para la creación y el mantenimiento de
registros en formato digital única, donde el documento original, o en
cualquier otro registro fuente no digital, ha sido copiado por la
digitalización;
- Establece directrices sobre mejores prácticas para la digitalización
para asegurar la confiabilidad y la confiabilidad de los registros y
permitir la consideración de la eliminación de los registros de origen
no digitales;
- Establece directrices sobre mejores prácticas para la confiabilidad
de los registros digitalizados que pueden afectar a la admisibilidad
legal y fuerza probatoria de tales registros;
- Establece directrices sobre mejores prácticas para la accesibilidad
de los registros digitalizados por el tiempo que se le pide;
- Especifica las estrategias para ayudar en la creación de los
registros digitalizados se ajustan para la retención a largo plazo;
33
- Establece directrices sobre mejores prácticas para la gestión de
registros de origen no digitales tras la digitalización.
Literal 3. Términos y Definiciones.- Se establecen algunos términos
como:
Literal 3.1. Registros Digitales Nacidos.- Registros que se crean en
forma digital, sin un equivalente no digital. Este término se utiliza para
diferenciar los registros digitales nacidos a partir de:
- Materiales digitales que podrían haber sido creadas como
resultado de la conversión de material de origen no-digital;
- Materiales no digitales que podrían haber originado a partir de
una fuente digital, pero se han impreso en papel o de otro modo
convertidos en forma analógica.
Literal 3.2. Sistema de Información Empresarial.- Sistemas
automatizados que crean o gestionan los datos sobre las actividades
de una organización.
Los sistemas de información de negocios son (a menudo múltiples o
relacionados) aplicaciones cuyo objetivo principal es facilitar las
transacciones entre una unidad de organización y sus clientes, por
ejemplo, un sistema de comercio electrónico, sistema de gestión de
cliente-relación, sistemas especialmente diseñados o base de datos
34
personalizada y finanzas o recursos humanos. Los sistemas de
información de negocios suelen contener datos dinámicos que son
comúnmente sujetas a cambios constantes, capaces de transformarse
(manipulada) y mantienen los datos actuales. A los efectos de este
informe técnico, el sistema de información comercial a largo plazo
incluye los sistemas de gestión de documentos electrónicos.
Un sistema de información comercial creará registros, pero podría o no
administrarlos de acuerdo con los requisitos de gestión de registros.
Un sistema de gestión electrónica de documentos y registros es un
tipo específico de sistema de información del negocio con la
funcionalidad dedicada de gestión de los registros de la organización y
los recursos de información.
Literal 3.5. Digitalización.- Medios de conversión de los registros en
papel o no digitales en formato digital.
Ejemplos de digitalización incluyen la exploración o de imágenes,
tomar fotografías digitales de los registros de origen no digitales, o la
conversión de las grabaciones de voz analógicas a los medios
digitales.
35
Literal 4. Beneficios y Riesgos de la Digitalización.-
Literal 4.1. Beneficios de la digitalización.-
- La digitalización ofrece los siguientes beneficios potenciales
para las organizaciones:
- Capacidad de más de una persona para acceder a las
imágenes al mismo tiempo;
- Acceso en red que permite acceder desde múltiples ubicaciones
en cualquier momento;
- Una mayor integración con los sistemas de información de
negocios;
- Capacidad de transmitir imágenes en un flujo de trabajo
estructurado, ayudando así a los procesos de trabajo;
- Eliminación de sistemas híbridos (tanto en papel como digital)
que puede causar confusión a los usuarios que requieren el
acceso a toda la historia de la cuestión;
- Capacidad para reutilizar los recursos existentes limitados en su
reutilización por su formato, por ejemplo, muy grande mapas o
material existente en microfilm o cinta magnética;
36
- Aplicación de la clasificación consistente y de indexación para la
recuperación de documentos en particular para archivos
híbridos;
- Integración con la recuperación de desastres de la organización
y los regímenes de respaldo existente;
- Provisión de una interpretación protegida y asegurada;
- Posibilidad de reducir el espacio de almacenamiento físico
ocupado por los registros en papel;
- Potencial para aumentar la productividad de la organización.
Literal 4.2. Riesgos de la Digitalización.- Hay una serie de riesgos
asociados a la implementación de un proceso de digitalización:
- Ahorro de costes a corto plazo en el espacio pueden ser
negados cuando se equilibra con los costos a largo plazo en el
mantenimiento de la accesibilidad de imágenes digitales a
través del tiempo;
- Las normas de tecnología y técnicas utilizadas para crear
imágenes digitales pueden afectar significativamente la
longevidad y la capacidad para volver a usar las imágenes en el
futuro;
37
- Requisitos legales, reglamentarios o de otro tipo para mantener
auténtico y confiable representaciones de registros de origen no
digitales pueden limitar la capacidad de desplegar comúnmente
características de digitalización ofrecidos (tales como la
manipulación de imágenes, etc.);
- Puede que no sea adecuado para eliminar los registros de
origen no digitales después de la digitalización, sobre todo
cuando hay buenas razones para retener los registros en su no
digital la forma, por ejemplo, registros con importancia para la
identidad nacional o personal u otra sociedad o importancia
cultural;
- Puede que no sea admisible para destruir los registros de
origen no digitales después de la digitalización por razones
legislativas (por ley, algunas clases específicas de los registros
tienen que ser retenido en su formato original y en algunos
casos los registros no digitalizados pueden incluso necesitar ser
retenido junto con sus homólogos digitalizados para un período
de tiempo).
38
Literal 6. Directrices sobre Mejores Prácticas:
Literal 6.2.2.4. Digitalización Centralizada o Descentralizada.-
Digitalización centralizada implica el establecimiento de un solo sitio
para la digitalización en el que todos los registros a procesar se
acumulan antes de la digitalización.
La alternativa a esto es la digitalización descentralizado que implica la
colocación de múltiples estaciones de digitalización en diferentes
lugares en toda la organización.
Literal 6.2.3 Selección de las Especificaciones Técnicas.-
Especificaciones técnicas alineadas con las directrices de
digitalización de mejores prácticas deben ser seleccionadas,
documentados e implementados. Un gran volumen de normas técnicas
relacionadas con la digitalización está disponible. Dichas normas
incluyen recomendaciones sobre:
- Formatos de archivo;
- Resolución;
- Resolución de color o profundidad de bits;
- Compresión;
- La gestión del color.
39
Literal 6.2.4 Equipo y Software.- Equipos y software alineado con las
directrices de digitalización de mejores prácticas deberían ser
implementadas. La calidad de los equipos y el software utilizado en la
digitalización afecta significativamente la capacidad de soportar las
normas técnicas apropiadas y, por lo tanto, para garantizar la
longevidad de la imagen digital producida. Cuando se contempla la
destrucción de los registros de origen no digitales, las organizaciones
deben ser capaces de afirmar la confianza en la viabilidad a largo
plazo de esas imágenes digitalizadas que requieren la retención en
curso.
Literal 6.3.2. Registros Digitalizados.- El objeto social de un proceso
de digitalización y cualquier marco legislativo determinarán los
requisitos de funcionalidad y de sistema necesarios para gestionar las
salidas digitales. Muchas organizaciones usan los sistemas de gestión
de documentos y registros electrónicos como sus sistemas de gestión
de imágenes. Estos sistemas deben contener la funcionalidad de
gestión de registros para garantizar el cumplimiento de la norma ISO
15489-1: 2001.
Cuando la imagen digital se va a utilizar como un registro en corriente
continua o de negocios, el sistema que rige este proceso de negocios
debe ser integrado con otros sistemas de información empresarial
relevante o de gestión de documentos electrónicos. Esto asegura que
40
la imagen digital hereda la clasificación empresarial y los metadatos
asociados a los procesos de negocio, será presentado dentro de su
contexto de negocios y tendrá su autenticidad reforzada por la
integración con los sistemas de información de negocios.
Proyectos de digitalización a menudo se llevan a cabo como una
medida de conservación para extender la vida de los documentos
fuente no digital frágil o para aumentar el acceso de los usuarios al
contenido de la información de los registros y, a menudo representan
una inversión considerable. Cuando los resultados de estos proyectos
no son inmediatamente vinculados a un sistema de información
comercial preexistente, la adquisición de un sistema de gestión
adecuado que garantice la adecuada gestión de los procesos tales
como la identificación, la indexación, clasificación, controles de acceso
y seguridad, gestión de derechos y la preservación se debe iniciar.
Literal 6.3.4.2. Metadatos a Nivel de Imagen.- Metadatos a nivel de
imagen se debe generar de forma automática en el momento de la
captura digital directamente desde el equipo de digitalización y deben
evitar la entrada de datos manual asignada siempre que sea posible.
Además de los metadatos heredado de captura y procesos de registro
para la gestión de documentos, o de indexación y búsqueda de
metadatos, los metadatos a nivel de imagen deben incluir:
- Identificador de imagen digital única;
41
- Fecha y hora de la digitalización;
- El nombre del agente asociado con el proceso de digitalización
(por ejemplo, nombre de la oficina subcontratada o el nombre
del operador de la casa);
- Dispositivo de captura (hardware y software);
- Fecha de la última calibración (cuando sea posible).
Literal 6.3.5.2 Revisión de Comprobación de Calidad.- Los
resultados de los procesos de control de calidad y controles de calidad
deben ser documentados. Una revisión de los procedimientos de
calidad de digitalización debe llevarse a cabo con regularidad para
asegurarse de que los procedimientos sigan cumpliendo los objetivos
del negocio.
Una formación adecuada se debe proporcionar a todo el personal que
crear, administrar o trabajar con documentos digitalizados.
Documentación sobre el nivel y la frecuencia de la formación impartida
a los funcionarios involucrados en la digitalización debe ser creada y
mantenido.
42
ISO 19500 La gestión de documentos - Formato de Archivo de
Documento Electrónico para la Conservación a Largo Plazo,
incluyendo Archivos Incrustados
Esta norma tiene el siguiente alcance:
Esta parte de la norma ISO 19005 especifica el uso del formato de
documento portátil (PDF) 1.7, formalizado en la norma ISO 32000-1, para
la preservación de la representación visual estática de páginas basado
documentos electrónicos a través del tiempo, además de permitir
cualquier tipo de otros contenidos para ser incluido como un archivo o
datos adjuntos incrustado.
Esta parte de la norma ISO 19005 no se aplica a:
- Procesos específicos para la conversión de documentos en papel o
electrónicos para el formato PDF / A;
- Diseño específico técnico, interfaz de usuario, la aplicación, o
detalles de funcionamiento de la prestación;
- Métodos físicos específicos de almacenamiento de estos
documentos como medios de comunicación y las condiciones de
almacenamiento;
- Requiere hardware y / o sistemas operativos.
Literal 3. Términos y Definiciones.- Se establecen algunos términos
como:
43
Literal 3.2. Documento Electrónico.- Representación electrónica de
una agregación orientado a la página de texto, imágenes y datos
gráficos y metadatos útiles para identificar y comprender que los datos,
que se pueden reproducir en papel u otros sustratos, así como
prestados por vía electrónica en los dispositivos de visualización, sin
pérdida significativa de su contenido de información.
Literal 3.8 Lector Interactivo.- Lector que requiere o permite la
interacción humana con el contenido y otros objetos que figuran en el
documento durante la fase de procesamiento del software.
Literal 3.13. PDF.- Formato de Documento Portátil.
Ley de Propiedad Intelectual de Ecuador
Sección V
Disposiciones Especiales sobre Ciertas Obras
Parágrafo Primero
De los Programas de Ordenador
Art. 28. Los programas de ordenador se consideran obras literarias y se
protegen como tales. Dicha protección se otorga independientemente de
que hayan sido incorporados en un ordenador y cualquiera sea la forma
en que estén expresados, ya sea en forma legible por el hombre (código
fuente) o en forma legible por máquina (código objeto), ya sean
44
programas operativos y programas aplicativos, incluyendo diagramas de
flujo, planos, manuales de uso, y en general, aquellos elementos que
conformen la estructura, secuencia y organización del programa.
Art. 29. Es titular de un programa de ordenador, el productor, esto es la
persona natural o jurídica que toma la iniciativa y responsabilidad de la
realización de la obra. Se considerará titular, salvo prueba en contrario, a
la persona cuyo nombre conste en la obra o sus copias de la forma usual.
Dicho titular está además legitimado para ejercer en nombre propio los
derechos morales sobre la obra, incluyendo la facultad para decidir sobre
su divulgación.
El productor tendrá el derecho exclusivo de realizar, autorizar o prohibir la
realización de modificaciones o versiones sucesivas del programa, y de
programas derivados del mismo. Las disposiciones del presente artículo
podrán ser modificadas mediante acuerdo entre los autores y el productor.
Art. 30. La adquisición de un ejemplar de un programa de ordenador que
haya circulado lícitamente, autoriza a su propietario a realizar
exclusivamente:
- Una copia de la versión del programa legible por máquina (código
objeto) con fines de seguridad o resguardo;
45
- Fijar el programa en la memoria interna del aparato, ya sea que
dicha fijación desaparezca o no al apagarlo, con el único fin y en la
medida necesaria para utilizar el programa; y,
- Salvo prohibición expresa, adaptar el programa para su exclusivo
uso personal, siempre que se limite al uso normal previsto en la
licencia. El adquirente no podrá transferir a ningún título el soporte
que contenga el programa así adaptado, ni podrá utilizarlo de
ninguna otra forma sin autorización expresa, según las reglas
generales.
- Se requerirá de autorización del titular de los derechos para
cualquier otra utilización, inclusive la reproducción para fines de
uso personal o el aprovechamiento del programa por varias
personas, a través de redes u otros sistemas análogos, conocidos
o por conocerse.
Art. 31. No se considerará que exista arrendamiento de un programa de
ordenador cuando éste no sea el objeto esencial de dicho contrato. Se
considerará que el programa es el objeto esencial cuando la funcionalidad
del objeto materia del contrato, dependa directamente del programa de
ordenador suministrado con dicho objeto; como cuando se arrienda un
ordenador con programas de ordenador instalados previamente.
46
Art. 32. Las excepciones al derecho de autor establecidas en los artículos
30 y 31 son las únicas aplicables respecto a los programas de ordenador.
Las normas contenidas en el presente Parágrafo se interpretarán de
manera que su aplicación no perjudique la normal explotación de la obra o
los intereses legítimos del titular de los derechos.
HIPÓTESIS PREGUNTAS A CONTESTARSE
Este proyecto factible se lo refiere así por sus características de brindar
solución a un determinado problema, por lo tanto se definen las siguientes
preguntas:
1. ¿Qué beneficios genera la digitalización de documentos en una
organización?
2. ¿En qué beneficia la digitalización al medio ambiente?
3. ¿Por qué cambiar el sistema de gestión documental de la Carrera de
Ingeniería en Sistemas Computacionales e Ingeniería en Networking y
Telecomunicaciones, de la Facultad de Ciencias Matemáticas y
Físicas, de la Universidad de Guayaquil?
4. ¿Cuáles son las ventajas de implementar la tecnología para agilizar
procesos y aumentar productividad en una organización?
47
VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN
CUADRO 5
VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN
Tipo de
Variable Variable Indicadores
Independiente
Evaluación y análisis de los
procesos para la
digitalización de
documentos.
Conocimientos de
Herramientas de
digitalización de
documentos.
Análisis de los datos
de las entrevistas
realizadas.
Resultados de las
entrevistas
realizadas.
Dependiente
Diseño e implementación de
un sistema de gestión y
digitalización de
documentos.
Estimación de
costos y tiempo.
Interés en
implementar
aplicativos web.
Entrevistas
Eficiencia
Eficacia
Repuestas en
tiempo real.
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
48
DEFINICIONES CONCEPTUALES
Archivo Digital: Es un sistema de gestión de documentos electrónicos
y metadatos contenidos en un archivo.
Conservación: Es el conjunto de operaciones que tienen por objeto
prolongar la vida de un ente material, merced a la previsión del daño o
a la corrección del deterioro.
Digitalización: Se trata del escaneo o captura de documentos, el cual
permite mediante la aplicación de técnicas convertir la imagen de un
documento en papel en una imagen digital.
Escáner: Es un recurso de hardware que se utiliza para introducir
imágenes de papel y convertirlos en un formato digital.
Gestión Documental: Es el conjunto de normas y técnicas para
administrar los documentos de todo tipo de una organización.
ISO: Norma definida por la Organización Internacional de
Normalización que se aplica a productos y servicios.
Metadatos: Es un grupo de datos que definen la estructura de los
documentos y su gestión a lo largo del tiempo.
49
Preservación: Son todas aquellas acciones preventivas que
contribuyan a la conservación en buen estado los documentos.
Restauración: Es la recuperación de la integridad física y funcional
del documento, gracias a la corrección de las alteraciones que ha
sufrido.
Sistema de gestión de archivo: Es el sistema que gestiona la
conservación y acceso a la información.
50
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA
DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
Modalidad de la investigación
Un proyecto factible consiste en la elaboración de una propuesta de un modelo operativo viable o una solución posible a un conjunto de problemas de tipo práctico, para satisfacer necesidades de una institución o in grupo social. Para su desarrollo se siguen pasos establecidos:
Diagnóstico de necesidades.
Factibilidad para elaborar la propuesta.
Planificación y diseño de la propuesta. (Ministerio de Educación y Ciencia, 2005).
El presente proyecto de “Sistema de digitalización de documentos para la
Carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales e Ingeniería en
Networking y Telecomunicaciones”, en la Facultad de Ciencias
Matemáticas y Físicas de la Universidad de Guayaquil, se encuentra
dentro de la modalidad de Proyecto Factible debido a que este tipo de
proyectos son aquellos que plantean una propuesta de un modelo
práctico para dar solución a un problema detectado, luego de un análisis y
51
diagnóstico previo, por lo cual se definen objetivos de acción, procesos y
actividades.
Tipo de investigación
El desarrollo de este proyecto presenta los siguientes tipos de
investigación:
Investigación descriptiva porque buscar especificar propiedades
importantes en diseño e implementación de un sistema de
digitalización de documentos, sometiéndolo a un análisis completo con
el objetivo de evaluar los aspectos, dimensiones o componentes de
éste.
Investigación exploratoria, ya que esta propuesta nunca ha sido
desarrollada o abordada en la Carrera de Ingeniería en Sistemas
Computacionales e Ingeniería en Networking y Telecomunicaciones,
de la Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas, de la Universidad
de Guayaquil, lo que conlleva a realizarse una investigación más
completa de todos los requerimientos necesarios para su desarrollo.
Investigación explicativa porque busca responder las causas del tema
a investigar, así como sus efectos para interpretar la realidad del
proyecto a desarrollar.
52
POBLACIÓN
Totalidad de un fenómeno de estudio, incluye la totalidad de unidades de análisis o entidades de población que integran dicho fenómeno y que debe cuantificarse para un determinado estudio integrando un conjunto de N entidades que participan de una determinada característica. (Mario Tamayo y Tamayo, 2004).
El universo para la investigación está constituido por el personal
administrativo y Secretaría de la Carrera de Ingeniería en Sistemas
Computacionales e Ingeniería en Networking y Telecomunicaciones, de la
Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas, de la Universidad de
Guayaquil y expertos en el área de herramientas tecnológicas.
CUADRO 6
POBLACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
N° DETALLE N° %
1 Secretaría 10 76,9 %
3 Expertos 3 23,1 %
TOTAL 13 100,0 %
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
El proyecto cuenta con una población total de 13 personas, a quienes se
les aplicará las diferentes técnicas e instrumentos para la obtención de
información. Está población se divide en dos grupos: 10 personas que
conforman Secretaría y 3 expertos en el tema a investigar.
53
OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLES
CUADRO 7
OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLES
Tipo de
Variable Variable Dimensiones Indicadores
Independiente
Evaluación y
análisis de los
procesos para la
digitalización de
documentos.
Organizaciones
dentro del país.
Instituciones
educativas.
Conocimientos
de
Herramientas
de
digitalización
de
documentos.
Análisis de los
datos de las
entrevistas
realizadas.
Resultados de
las entrevistas
realizadas.
Dependiente
Diseño e
implementación
de un sistema de
gestión y
digitalización de
documentos.
Carrera de
Ingeniería en
Sistemas
Computacionales
e Ingeniería en
Networking y
Telecomunicacion
es, de la Facultad
de Ciencias
Matemáticas y
Físicas, de la
Universidad de
Guayaquil.
Estimación de
costos y
tiempo.
Interés en
implementar
aplicativos
web.
Entrevistas
Eficiencia
Eficacia
Repuestas en
tiempo real.
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
54
INSTRUMENTOS DE LA RECOLECCIÓN DE DATOS
Técnicas
Las técnicas son instrumentos o medios que se usan para acceder u
obtener la información necesaria para el desarrollo de un proyecto, es
decir, éstas tiene los medios para recolectar, conservar, analizar y
transmitir los datos de los fenómenos que sean de interés para el
desarrollo de la investigación. Para el desarrollo de esta investigación se
implementaron las siguientes técnicas:
Observación
Entrevista
Instrumentos
Observación Directa: Mediante está técnica se puede percibir
atentamente las características y comportamientos de un fenómeno o
hecho dentro del medio en que se desenvuelve, lo que permite
establecer un planteamiento adecuado de la problemática. Se emplea
una guía de observación.
Entrevistas: Es una técnica que también se caracteriza por la
obtención de información de mucha importancia para el desarrollo de
la propuesta ya que por lo general es destinada a personas entendidas
55
en la materia de investigación. Se hace uso de una grabadora, libreta
de notas y un guion de entrevista.
PROCEDIMIENTOS DE LA INVESTIGACIÓN
Para la recolección de información la investigación se esquematizó en
etapas, las cuales fueron necesarias para definir cada uno de los puntos
necesarios para el desarrollo e implementación de la propuesta. La
investigación se llevó a cabo de acuerdo a las siguientes etapas:
CAPÍTULO I - EL PROBLEMA
Ubicación del problema en un contexto
Situaciones, conflictos, nudos críticos
Causas y consecuencias del problema
Delimitaciones del problema
Formulación del problema
Evaluación del problema
Objetivos del problema
Alcance del problema
Justificación e importancia
CAPÍTULO II - MARCO TEÓRICO
Antecedentes del Estudio
Fundamentación Teórica
Fundamentación Legal
56
Preguntas a Contestarse
Variables de Investigación
Definiciones Conceptuales
CAPÍTULO III - METODOLOGÍA
Diseño de la Investigación
Población
Operacionalización de Variables
Instrumentos de Recolección de Datos
Procedimientos de la Investigación
Recolección de la Información
Procesamiento y Análisis
Criterios para la Elaboración de la Propuesta
Criterios de Validación de la Propuesta
CAPÍTULO IV - MARCO ADMINISTRATIVO
Cronograma
Presupuesto
CAPÍTULO V - CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
Recomendaciones
ANEXOS
57
RECOLECIÓN DE LA INFORMACIÓN
Para los procesos de recolección de información se aplican las siguientes
actividades:
Las entrevistas están formadas por preguntas cerradas y de
opciones múltiples y dirigidas al Departamento de Secretaría de la
Carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales e Ingeniería
en Networking y Telecomunicaciones, de la Facultad de Ciencias
Matemáticas y Físicas, de la Universidad de Guayaquil con el
objetivo de obtener la mayor información posible que aporte para el
desarrollo del sistema de digitalización de documentos.
La técnica de observación para verificar el estado y funcionamiento
de los documentos de la institución.
PROCEDIMIENTOS Y ANÁLISIS
El procesamiento y análisis de la información obtenida a través de las
entrevistas es la parte fundamental de toda investigación, ya que tiene
como finalidad agrupar datos y ordenados para un posterior análisis de
acuerdo a los objetivos y preguntas científicas construidas, llegando a un
determinado resultado. Todo esto, se lleva a cabo por medio de
programas para explotar dicha información que los datos representan.
58
Análisis e Interpretación de Datos
Una vez que se ha realizado las entrevistas dirigidas al Departamento de
Secretaría de la Carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales e
Ingeniería en Networking y Telecomunicaciones, de la Facultad de
Ciencias Matemáticas y Físicas, de la Universidad de Guayaquil se
procede a realizar el respectivo análisis de éstas siguiendo pasos
fundamentales como:
Validación y edición
Codificación e Introducción de datos
Tabla de Contingencia para el análisis cualitativo mediante la
fórmula del χ2 (Chi-cuadrado).
Además se presentan las respuestas de los expertos entrevistados en el
área de herramientas tecnológicas de digitalización de documentos, con
el fin de obtener mayor información que sea de aporte para el desarrollo
de la propuesta. La entrevista fueron aprobadas por el director de tesis, la
cuales, están formadas por preguntas cerradas y abiertas,
respectivamente.
Para la relación de independencia o dependencia entre variables
cualitativas, se parte de una tabla de contingencia. En esta tabla de
contingencia se figura la cantidad de casos / individuos que se van a
analizar.
59
ENTREVISTA A PERSONAL ADMINISTRATIVO CISC / CINT
PREGUNTA 1
¿La CISC y la CINT cuentan con un espacio suficiente para la
organización y conservación de los documentos permitiendo su
adecuado manejo?
CUADRO 8
FRECUENCIA OBSERVADA - PREGUNTA 1
Tiene espacio suficiente para la organización y conservación
de documentos
Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas Totales
CISC CINT
SÍ 2 2 4 NO 1 2 3 DESCONOZCO 3 0 3 Totales 6 4 10
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
¿Permiten estos datos afirmar que las CISC y CINT tienen espacio
suficiente para la organización y conservación de documentos permitiendo
un adecuado manejo de los mismos?
Los pasos del análisis cualitativo en este caso son los siguientes:
1. Hipótesis sometida a pruebas.
H0 (Hipótesis Nula): “El espacio físico es suficiente para la conservación
y organización de los documentos”.
H1 (Alternativa): “El espacio físico no es suficiente para la conservación y
organización de los documentos”.
2. Nivel de significación.
Se utilizará un nivel de significación ɑ = 0,05.
60
3. Grados de libertad.
Grados de Libertad (gl) = (número de filas - 1)x(número de columnas - 1)
gl = (3-1)(2-1) = (2)(1) = 2
4. Criterio de decisión.
Si X²calc < valor crítico entonces H0 se acepta, caso contrario se rechaza.
5. Cálculos.
Proporción (p) = Total por Respuesta / Total Personas
CUADRO 9
CUADRO DE PROPORCIÓN – PREGUNTA 1
Total Resp. Proporción
SÍ 4 0,4 NO 3 0,3 DESCONOZCO 3 0,3 Total Personas 10 1
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
Frecuencia esperada es:
CUADRO 10
FRECUENCIA ESPERADA - PREGUNTA 1
Tiene espacio suficiente para la organización y conservación de
documentos
Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas
Totales CISC CINT
SÍ 2,4 1,6 4 NO 1,8 1,2 3 DESCONOZCO 1,8 1,2 3
Totales 6 4 10
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
61
Fórmula del χ2 (Chi-cuadrado):
CUADRO 11
RESULTADOS DE LAS VARIABLES
r = 3
k = 2
gl = 2
ɑ = 0,05
X2 tabla = 5,991464547
Probabilidad = 0,217017393
X2 prueba = 3,055555556
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
6. Decisión.
Como X²calc = 3.055 y Valor Crítico(2gl, 0.05) = 5.991
Entonces X²calc < Valor Crítico(2gl, 0.05)
Por lo que se acepta la hipótesis nula y se rechaza la hipótesis alternativa,
es decir:
“El espacio físico es suficiente para la conservación y organización
de los documentos”
El espacio físico es suficiente para la conservación y organización de los
documentos, pero se tiene demasiada documentación almacenada en
bodega, produce que cada semestre aumente el tiempo de búsqueda de
un documento.
62
PREGUNTA 2
¿Qué tipo de conservación de documentos utilizan las CISC y CINT?
(Ejemplo: Microfilmación, Eliminación, Conservación total,
Selección, Otros)
CUADRO 12
FRECUENCIA OBSERVADA - PREGUNTA 2
Tipo de conservación de los documentos
Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas Totales
CISC CINT
MICROFILMACIÓN 0 1 1 ELIMINACIÓN 1 0 1 SELECCIÓN 0 1 1 CONSERVACIÓN TOTAL 3 4 7
Totales 4 6 10
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
¿Permiten estos datos afirmar que las CISC y CINT cuenta con un tipo de
conservación de los documentos?
Los pasos del análisis cualitativo en este caso son los siguientes:
1. Hipótesis sometida a pruebas.
H0 (Hipótesis Nula): “Las CISC y CINT cuentan con un tipo de
conservación de documentos físicos”.
H1 (Alternativa): “Las CISC y CINT no cuentan con un tipo de
conservación de documentos físicos”.
2. Nivel de significación.
Se utilizará un nivel de significación ɑ = 0,05.
63
3. Grados de libertad.
Grados de Libertad (gl) = (número de filas - 1)x(número de columnas - 1)
gl = (4-1)(2-1) = (3)(1) = 3
4. Criterio de decisión.
Si X²calc < valor crítico entonces H0 se acepta, caso contrario se rechaza.
5. Cálculos.
Proporción (p) = Total por Respuesta / Total Personas
CUADRO 13
CUADRO DE PROPORCIÓN – PREGUNTA 2
Total Resp. Proporción
MICROFILMACIÓN 1 0,1
ELIMINACIÓN 1 0,1
SELECCIÓN 1 0,1
CONSERVACIÓN TOTAL 7 0,7
Total Personas 10 1
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
CUADRO 14
FRECUENCIA ESPERADA - PREGUNTA 2
Tipo de conservación de los documentos
Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas Totales
CISC CINT
MICROFILMACIÓN 0,4 0,6 1 ELIMINACIÓN 0,4 0,6 1 SELECCIÓN 1 0,6 1,6 CONSERVACIÓN TOTAL 2,8 4,2 7
Totales 4,6 6 10,6
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
64
Fórmula del χ2 (Chi-cuadrado):
CUADRO 15
RESULTADOS DE LAS VARIABLES
r = 4
k = 2
gl = 3
ɑ = 0,05
X2 tabla = 7,814727903
Probabilidad = 0,326363235
X2 prueba = 3,457142857
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
6. Decisión.
Como X²calc = 3.4571 y Valor Crítico(3gl, 0.05) = 7.8147
Entonces X²calc < Valor Crítico(3gl, 0.05)
Por lo que se acepta la hipótesis nula y se rechaza la hipótesis alternativa,
es decir:
“Las CISC y CINT cuentan con un tipo de conservación de
documentos físicos”
La CISC y CINT realiza una conservación total de los documentos físicos.
65
PREGUNTA 3
¿En las CISC y CINT, qué elementos y/o tecnologías se utilizan para
la conservación de los documentos?
CUADRO 16
FRECUENCIA OBSERVADA - PREGUNTA 3
Se utiliza algún elemento o tecnología para la
conservación de documentos
Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas
Totales CISC CINT
SÍ 6 2 8 NO 0 1 1 DESCONOZCO 0 1 1 Totales 6 4 10
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
¿Permiten estos datos afirmar que las CISC y CINT utilizan elementos o
tecnología para la conservación de documentos?
Los pasos del análisis cualitativo en este caso son los siguientes:
1. Hipótesis sometida a pruebas.
H0 (Hipótesis Nula): “Las CISC y CINT utilizan elementos o tecnología
para la conservación de documentos”.
H1 (Alternativa): “Las CISC y CINT no utilizan elementos o tecnología
para la conservación de documentos”.
2. Nivel de significación.
Se utilizará un nivel de significación ɑ = 0,1.
66
3. Grados de libertad.
Grados de Libertad (gl) = (número de filas - 1)x(número de columnas - 1)
gl = (3-1)(2-1) = (2)(1) = 2
4. Criterio de decisión.
Si X²calc < valor crítico entonces H0 se acepta, caso contrario se rechaza.
5. Cálculos.
Proporción (p) = Total por Respuesta / Total Personas
CUADRO 17
CUADRO DE PROPORCIÓN – PREGUNTA 3
Total Resp. Proporción
SÍ 4 0,8
NO 3 0,1
DESCONOZCO 3 0,1
Total Personas 10 1
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
CUADRO 18
FRECUENCIA ESPERADA - PREGUNTA 3
Se utiliza algún elemento o tecnología para la
conservación de documentos
Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas Totales
CISC CINT
SÍ 4,8 3,2 8 NO 0,6 0,4 1 DESCONOZCO 0,6 0,4 1 Totales 6 4 10
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
67
Fórmula del χ2 (Chi-cuadrado):
CUADRO 19
RESULTADOS DE LAS VARIABLES
r = 3
k = 2
gl = 2
ɑ = 0,1
X2 tabla = 4,605170186
Probabilidad = 0,153354967
X2 prueba = 3,75
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
6. Decisión.
Como X²calc = 3.75 y Valor Crítico(2gl, 0.1) = 4.605
Entonces X²calc < Valor Crítico(2gl, 0.1)
Por lo que se acepta la hipótesis nula y se rechaza la hipótesis alternativa,
es decir:
“Las CISC y CINT utilizan elementos o tecnología para la
conservación de documentos”
Utilizan archivadores y armarios en la bodega.
68
PREGUNTA 4
¿Organizan e identifican los archivos las CISC y CINT?
CUADRO 20
FRECUENCIA OBSERVADA - PREGUNTA 4
Organizan e identifican los archivos las CISC y CINT
Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas Totales
CISC CINT
SÍ 5 3 8 NO 0 1 1 DESCONOZCO 1 0 1
Totales 6 4 10
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
¿Permiten estos datos afirmar que las CISC y CINT organizan e
identifican los archivos físicos?
Los pasos del análisis cualitativo en este caso son los siguientes:
1. Hipótesis sometida a pruebas.
H0 (Hipótesis Nula): “Las CISC y CINT organizan e identifican los
archivos físicos”.
H1 (Alternativa): “Las CISC y CINT no organizan e identifican los archivos
físicos”.
2. Nivel de significación.
Se utilizará un nivel de significación ɑ = 0,1.
69
3. Grados de libertad.
Grados de Libertad (gl) = (número de filas - 1)x(número de columnas - 1)
gl = (3-1)(2-1) = (2)(1) = 2
4. Criterio de decisión.
Si X²calc < valor crítico entonces H0 se acepta, caso contrario se rechaza.
5. Cálculos.
Proporción (p) = Total por Respuesta / Total Personas
CUADRO 21
CUADRO DE PROPORCIÓN – PREGUNTA 4
Total Resp. Proporción
SÍ 4 0,8
NO 3 0,1
DESCONOZCO 3 0,1
Total Pers. 10 1
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
CUADRO 22
FRECUENCIA ESPERADA - PREGUNTA 4
Organizan e identifican los archivos las CISC y CINT
Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas Totales
CISC CINT
SÍ 4,8 3,2 8 NO 0,6 0,4 1 DESCONOZCO 0,6 0,4 1 Totales 6 4 10
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
70
Fórmula del χ2 (Chi-cuadrado):
CUADRO 23
RESULTADOS DE LAS VARIABLES
r = 3
k = 2
gl = 2
ɑ = 0,1
X2 tabla = 4,605170186
Probabilidad = 0,334958043
X2 prueba = 2,1875
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
6. Decisión.
Como X²calc = 2.1875 y Valor Crítico(2gl, 0.1) = 4.6051
Entonces X²calc < Valor Crítico(2gl, 0.1)
Por lo que se acepta la hipótesis nula y se rechaza la hipótesis alternativa,
es decir:
“Las CISC y CINT organizan e identifican los archivos físicos”
Los organizan por año, por semestre y de manera alfabética.
71
PREGUNTA 5
Actualmente, ¿Se encuentran expuestos a riesgos los documentos?
CUADRO 24
FRECUENCIA OBSERVADA - PREGUNTA 5
Se encuentran expuestos a riesgos los documentos
Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas Totales
CISC CINT
SÍ 4 3 7 NO 2 1 3 Totales 6 4 10
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
¿Permiten estos datos afirmar que las CISC y CINT tienen expuestos a
riesgos sus documentos?
Los pasos del análisis cualitativo en este caso son los siguientes:
1. Hipótesis sometida a pruebas.
H0 (Hipótesis Nula): “Las CISC y CINT tienen expuestos a riesgos sus
documentos”.
H1 (Alternativa): “Las CISC y CINT no tienen expuestos a riesgos sus
documentos”.
2. Nivel de significación.
Se utilizará un nivel de significación ɑ = 0,1.
72
3. Grados de libertad.
Grados de Libertad (gl) = (número de filas - 1)x(número de columnas - 1)
gl = (2-1)(2-1) = (1)(1) = 1
4. Criterio de decisión.
Si X²calc < valor crítico entonces H0 se acepta, caso contrario se rechaza.
5. Cálculos.
Proporción (p) = Total por Respuesta / Total Personas
CUADRO 25
CUADRO DE PROPORCIÓN – PREGUNTA 5
Total Resp. Proporción
SÍ 4 0,7
NO 3 0,3
Total Personas 7 1
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
CUADRO 26
FRECUENCIA ESPERADA - PREGUNTA 5
Se encuentran expuestos a riesgos los documentos
Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas Totales
CISC CINT
SÍ 4,2 2,8 7 NO 1,8 1,2 3 Totales 6 4 10
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
73
Fórmula del χ2 (Chi-cuadrado):
CUADRO 27
RESULTADOS DE LAS VARIABLES
r = 2
k = 2
gl = 1
ɑ = 0,1
X2 tabla = 2,705543454
Probabilidad = 0,778159686
X2 prueba = 0,079365079
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
6. Decisión.
Como X²calc = 0.0793 y Valor Crítico(1gl, 0.1) = 2.7055
Entonces X²calc < Valor Crítico(1gl, 0.2)
Por lo que se acepta la hipótesis nula y se rechaza la hipótesis alternativa,
es decir:
“Las CISC y CINT tienen expuestos a riesgos sus documentos”
Los riesgos son: Incendio, las plagas y el calor.
74
PREGUNTA 6
¿Las CISC y CINY utilizan procedimientos para controlar el riesgo al
que están expuestos los archivos?
CUADRO 28
FRECUENCIA OBSERVADA - PREGUNTA 6
Utilizan procedimientos para controlar el riesgo a que
están expuestos los archivos
Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas
Totales CISC CINT
SÍ 1 0 1 NO 5 4 9 Totales 6 4 10
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
¿Permiten estos datos afirmar que las CISC y CINT utilizan
procedimientos para controlar el riesgo al que están expuestos los
archivos?
Los pasos del análisis cualitativo en este caso son los siguientes:
1. Hipótesis sometida a pruebas.
H0 (Hipótesis Nula): “Las CISC y CINT utilizan procedimientos para
controlar el riesgo al que están expuestos los archivos”.
H1 (Alternativa): “Las CISC y CINT no utilizan procedimientos para
controlar el riesgo al que están expuestos los archivos”.
2. Nivel de significación.
Se utilizará un nivel de significación ɑ = 0,2.
75
3. Grados de libertad.
Grados de Libertad (gl) = (número de filas - 1)x(número de columnas - 1)
gl = (2-1)(2-1) = (1)(1) = 1
4. Criterio de decisión.
Si X²calc < valor crítico entonces H0 se acepta, caso contrario se rechaza.
5. Cálculos.
Proporción (p) = Total por Respuesta / Total Personas
CUADRO 29
CUADRO DE PROPORCIÓN – PREGUNTA 6
Total Resp. Proporción
SÍ 1 0,1
NO 9 0,9
Total Personas 10 1
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
CUADRO 30
FRECUENCIA ESPERADA - PREGUNTA 6
Utilizan procedimientos para controlar el riesgo a que están
expuestos los archivos
Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas Totales
CISC CINT
SÍ 0,6 0,4 1 NO 5,4 3,6 9 Totales 6 4 10
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
76
Fórmula del χ2 (Chi-cuadrado):
CUADRO 31
RESULTADOS DE LAS VARIABLES
r = 2
k = 2
gl = 1
ɑ = 0,2
X2 tabla = 1,642374415
Probabilidad = 0,389423696
X2 prueba = 0,740740741
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
6. Decisión.
Como X²calc = 0.7407 y Valor Crítico(1gl, 0.2) = 1.6423
Entonces X²calc < Valor Crítico(1gl, 0.2)
Por lo que se acepta la hipótesis nula y se rechaza la hipótesis alternativa,
es decir:
“Las CISC y CINT utilizan procedimientos para controlar el riesgo al
que están expuestos los archivos”
Utilizan procedimientos para controlar el riesgo, pero si se da un gran
peligro o desgracia no existen copias de respaldos de la documentación.
77
PREGUNTA 7
¿Considera usted que sea importante la digitalización de
documentos para los procesos de gestión de calidad, imagen,
organización y prestigio para las CISC y CINT?
CUADRO 32
FRECUENCIA OBSERVADA - PREGUNTA 7
Considera usted que sea importante la digitalización
de documentos
Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas
Totales CISC CINT
SÍ 4 4 8 NO 2 0 2 Totales 6 4 10
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
¿Permiten estos datos afirmar que la digitalización de documentos es
importante para las CISC y CINT?
Los pasos del análisis cualitativo en este caso son los siguientes:
1. Hipótesis sometida a pruebas.
H0 (Hipótesis Nula): “La digitalización de documentos es importante para
las CISC y CINT”.
H1 (Alternativa): “La digitalización de documentos no es importante para
las CISC y CINT”.
2. Nivel de significación.
Se utilizará un nivel de significación ɑ = 0,1.
78
3. Grados de libertad.
Grados de Libertad (gl) = (número de filas - 1)x(número de columnas - 1)
gl = (2-1)(2-1) = (1)(1) = 1
4. Criterio de decisión.
Si X²calc < valor crítico entonces H0 se acepta, caso contrario se rechaza.
5. Cálculos.
Proporción (p) = Total por Respuesta / Total Personas
CUADRO 33
CUADRO DE PROPORCIÓN – PREGUNTA 7
Total Resp. Proporción
SÍ 8 0,8
NO 2 0,2
Total Personas 10 1
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
CUADRO 34
FRECUENCIA ESPERADA - PREGUNTA 7
Considera usted que sea importante la digitalización
de documentos
Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas Totales
CISC CINT
SÍ 4,8 3,2 8 NO 1,2 0,8 2 Totales 6 4 10
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
79
Fórmula del χ2 (Chi-cuadrado):
CUADRO 35
RESULTADOS DE LAS VARIABLES
r = 2
k = 2
gl = 1
ɑ = 0,1
X2 tabla = 2,705543454
Probabilidad = 0,196705602
X2 prueba = 1,666666667
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
6. Decisión.
Como X²calc = 1.6666 y Valor Crítico(1gl, 0.1) = 2.7055
Entonces X²calc < Valor Crítico(1gl, 0.1)
Por lo que se acepta la hipótesis nula y se rechaza la hipótesis alternativa,
es decir:
“La digitalización de documentos es importante para las CISC y
CINT”
La digitalización de documentos es importante porque le permite visualizar
el mismo documento a la vez en distintos lugares, con solo acceder al
sistema, también permite una búsqueda indexada del documento para
encontrar de manera muy rápida el documento.
80
PREGUNTA 8
¿Está usted de acuerdo con la implementación de un sistema de
digitalización de documentos en la CISC - CINT?
CUADRO 36
FRECUENCIA OBSERVADA - PREGUNTA 8
Está usted de acuerdo con la implementación del sistema de digitalización de documentos
Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas
Totales CISC CINT
SÍ 5 3 8 NO 1 1 2 Totales 6 4 10
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
¿Permiten estos datos afirmar que las CISC y CINT están de acuerdo con
la implementación de un sistema de digitalización de documentos?
Los pasos del análisis cualitativo en este caso son los siguientes:
1. Hipótesis sometida a pruebas.
H0 (Hipótesis Nula): “Las CISC y CINT están de acuerdo con la
implementación de un sistema de digitalización de documentos”.
H1 (Alternativa): “Las CISC y CINT no están de acuerdo con la
implementación de un sistema de digitalización de documentos”.
2. Nivel de significación.
Se utilizará un nivel de significación ɑ = 0,15.
81
3. Grados de libertad.
Grados de Libertad (gl) = (número de filas - 1)x(número de columnas - 1)
gl = (2-1)(2-1) = (1)(1) = 1
4. Criterio de decisión.
Si X²calc < valor crítico entonces H0 se acepta, caso contrario se rechaza.
5. Cálculos.
Proporción (p) = Total por Respuesta / Total Personas
CUADRO 37
CUADRO DE PROPORCIÓN – PREGUNTA 8
Total Resp. Proporción
SÍ 8 0,8
NO 2 0,2
Total Personas 10 1
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
CUADRO 38
FRECUENCIA ESPERADA - PREGUNTA 8
Está usted de acuerdo con la implementación del sistema de digitalización de documentos
Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas
Totales CISC CINT
SÍ 4,8 3,2 8 NO 1,2 0,8 2 Totales 6 4 10
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
82
Fórmula del χ2 (Chi-cuadrado):
CUADRO 39
RESULTADOS DE LAS VARIABLES
r = 2
k = 2
gl = 1
ɑ = 0,15
X2 tabla = 2,072250856
Probabilidad = 0,746885633
X2 prueba = 0,104166667
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
6. Decisión.
Como X²calc = 1.6666 y Valor Crítico(1gl, 0.15) = 2.7055
Entonces X²calc < Valor Crítico(1gl, 0.15)
Por lo que se acepta la hipótesis nula y se rechaza la hipótesis alternativa,
es decir:
“Las CISC y CINT están de acuerdo con la implementación de un
sistema de digitalización de documentos”
Se implementará el Sistema de Digitalización de Documentos en la
Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas, Carreras de Ingeniería en
Sistemas Computacionales e Ingeniería en Networking y
Telecomunicaciones.
83
Entrevista a expertos
1. ¿Existe una fuerte tendencia para digitalizar y guardar
documentos en las empresas?
Experto # 1: En la actualidad no existe una fuerte tendencia acerca de
este proceso de digitalización, lo que es el archivo de documentos
físicos si existe, pero genera muchas veces problemas de espacio a
las empresas.
Experto # 2: Si, ya que en los últimos años se ha observado una
evolución en las herramientas tecnológicas para las diferentes
gestiones en una empresa, desde consultar procesos a través internet
hasta enviar documentos, con el objetivo de optimizar el tiempo de
respuesta y aumentar su productividad.
Experto # 3: En la actualidad no existe una fuerte tendencia en utilizar
sistemas que digitalicen y guarden documentos pero las empresas se
están viendo en la necesidad de implementar este tipo de tecnología
debido a los grande volúmenes de información que manejan y el poco
espacio físico para archivarlos.
84
2. ¿Cuáles son los beneficios reales de la digitalización de
documentos?
Experto # 1: Existen un sinnúmero de beneficios reales que aportan
los sistemas de digitalización de documentos, pero en lo personal los
beneficios más destacables son:
Ahorro de espacio físico.
Contribuyen al medio ambiente con el menor uso de papel.
Agilizan las actividades diarias de la empresa o institución.
Experto # 2: Para mi criterio los beneficios reales que ofrecen los
sistemas de digitalización de documentos son los siguientes:
Ahorran espacio y recursos, porque sustituyen los archivos
físicos en lógicos.
Fácil acceso a la información por parte de los usuarios
asignados.
Experto # 3: De acuerdo a mis conocimientos sobre sistemas de
digitalización de documentos, estos:
Optimizan los recursos y procesos necesarios para la gestión
documental.
85
Aumenta la productividad en las empresas.
Tiene un gran impacto en el medio ambiente, ya que se
reduciría el uso de papel.
3. ¿En qué medida los archivos y la información digitales son
vulnerables?
Experto # 1: Depende de la seguridad que las empresas tomen en
cuenta al momento de implementar y mantener los archivos digitales.
Experto # 2: Si cualquiera tiene libre acceso a ellos (personal no
autorizado) se correrá siempre el riesgo de robo de información, para
evitar todo esto, se debe plantear e implementar políticas de acceso.
Experto # 3: La conservación de los documentos depende de una
combinación de software y hardware pero la razón principal de que la
mayoría de los sistemas presenten vulnerabilidades es por falta de
políticas de seguridad, si al sistema se lo dota de estándares no tiene
por qué existir una alta vulnerabilidad en él.
4. ¿Por qué las empresas actuales usan los servicios de
digitalización de documentos?
Experto # 1: La principal razón por la cual las empresas usan los
servicios de digitalización de documentos es porque les permite
86
agilizar las actividades que realizan diariamente dependiendo de su
giro de negocio.
Experto # 2: En lo personal pienso que las empresas usan el servicio
de digitalización de documentos por:
Disposición oficial del SRI
Conservación del medio ambiente
Beneficio de la empresa y sus usuarios.
Experto # 3: Las empresas usan este tipo de servicio porque es la
manera más rápida y eficaz de manejar la información que ellos
generan diariamente con cada una de sus actividades, ya que estos
sistemas tienen la eficiencia de facilitar la búsqueda y consulta de
cualquier documento en el momento en que se lo necesite mejorando
el servicio que se le da al cliente.
5. ¿Cómo usted ve el sector de la gestión documental hoy en día?
¿Hacia dónde cree que va?
Experto # 1: Algunas de las empresas están adoptando la gestión
documental ya que les ayuda en sus actividades diarias. La gestión
documental seguirá siendo adoptada por las empresas para el
87
almacenamiento y control de la gran cantidad de documentos que
manejan diariamente.
Experto # 2: Todo está enfocado al alojamiento en la nube, el cual
consiste en varios servidores vinculados para formar una sola
plataforma, en la que los datos se guardan en éstos, de esa manera si
uno de ellos falla o el disco duro se avería los datos se reflejarán en
los otros servidores.
Pero creo que en hoy en día se le está prestando mucho más atención
a este tema y estoy seguro que poco a poco se presentarán nuevas
herramientas que aporten a este tipo de gestión.
Experto # 3: En la actualidad la gestión documental está tomando
fuerza, ya que la tecnología ha avanzado y las empresas no quieren
quedarse atrás, desean proteger la información que ellos generan día
a día y esto lo ofrecen las herramientas tecnológicas.
Los sistemas creados para la digitalización de documentos no sólo
pasan los archivos físicos a lógicos sino que también brindan
seguridad ante la presencia de catástrofes ambientales u otros
inconvenientes que puedan afectar los documentos pero sobre todo el
acceso a ellos, en el preciso momento en que sean requeridos, es
decir, en tiempo real.
88
6. ¿Conoce usted de alguna empresa que ofrezca el servicio de
administración y almacenamiento de documentos en forma
digitalizada en el país? (En casi de que la respuesta sea
afirmativa, indicar el nombre de la empresa y una breve
descripción de ésta).
Experto # 1: No tengo conocimiento alguno de la existencia de una
empresa que ofrezca este tipo de servicio pero he escuchado de la
existencia de grupos en otros países que se dedican a diseñar
sistemas para digitalizar documentos, tales como TBS (Telecom
Business Solutions) en Barcelona.
Experto # 2: Si, conozco una empresa que ofrece este servicio y se
llama INTEME. Esta desarrolla sistemas de facturación electrónicas en
ambientes web a base de web services y tiene como objetivo brindar
soluciones para mejorar el desempeño de la productividad de sus
clientes.
Experto # 3: No conozco pero he escuchado e investigado sobre
grupo llamado Archicentro, el cual, desarrolla productos innovadores y
servicios complementarios para facilitar el manejo y administración de
la información automatizar sus procesos e incrementar la productividad
de la empresa.
89
GRÁFICO 6
DIAGRAMA CAUSA-EFECTO DE LA INVESTIGACIÓN
Se traspapelan los documentos. No queda registrado ningún
archivo de manera digital.
Métodos
Medida
Maquinaria
Mano de obra
Centralización
de los archivos,
es decir, en un
mismo lugar
Manejo inadecuado de
los documentos al
momendo de ser
archivados
No existe una computadora que
lleve la entrada y salida de la
documentación de la bodega de
archivos.
No existe rapidez en el
acceso a los archivos
Difícil localización de los
archivos.
Carencia de controles
en cuanto al manejo
de archivos
Horas de profesionales
dedicados a la búsqueda
de documentos
Carencia de
impresora
multifuncional
en el área.
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
En base al análisis de la situación efectuado previamente y de acuerdo a
lo que se pudo observar, las Carreras de Ingeniería en Sistemas
Computacionales e Ingeniería en Networking y Telecomunicaciones, de la
Universidad de Guayaquil, cuenta con un problema al momento de
archivar y consultar la documentación física, para lo cual se han
identificado las diversas causas que lo originan y cabe recalcar que este
proceso está directamente relacionado al almacenamiento de los archivos
físicos.
90
GRÁFICO 7
MAPA DE PROCESOS - DIGITALIZACIÓN PARA LA CISC Y CINT
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
En el gráfico 19 “Mapa de procesos de la CISC y CINT”, se expone un
mapa de proceso el cual permite visualizar como se lleva a cabo el giro
del negocio mostrando claramente su actividad principal que es la
enseñanza y aprendizaje de los estudiantes; a la vez que se muestra la
secuencia de cada uno de los procesos tanto estratégicos como de
apoyo, a éste último se le agregó el proceso de Digitalización de
Documentos.
91
GRÁFICO 8
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE DIGITALIZACIÓN DE
DOCUMENTOS FÍSICOS
Proceso: Digitalización de documentos
Inicio
Ingreso al sistema
Preparación de los documentos
Selección y clasificación de los
documentos a digitalizar
Autenticación de usuario
si
no
Captura y reconocimiento de
datos
Inserción de datos
en BD
Respaldo y carga de archivo digital
Control de calidad de la información
Acceso a la información por parte del usuario
Fin
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
92
INTERPRETACIÓN DE LOS MÓDULOS DE DIGITALIZACIÓN DE
DOCUMENTOS, A TRAVÉS DE DIAGRAMAS DE CASO DE USO.
GRÁFICO 9
CASO DE USO DEL MÓDULO DE DIGITALIZAR
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
Descripción del proceso de caso de uso: Módulo de Digitalizar.
Este proceso es el que permitirá llevar a cabo el ingreso, eliminación,
aprobación y consulta de los documentos digitalizados de tipo PDF.
Contiene las siguientes opciones:
1.- Agregar Documento, permite guardar en el Sistema de
Digitalización un documento que previamente ha sido escaneado y
convertido a un archivo formato PDF.
2.- Eliminar Documento, permite borrar lógicamente uno o varios
documentos ingresados en el Sistema de Digitalización (Siempre y
cuando no hayan sido aprobados).
93
3.- Aprobar Documento, confirma que todos los datos que se han
ingresado en el Sistema de Digitalización, sobre un documento
físico, es totalmente correcto.
4.- Buscar Documento, permite encontrar, mediante filtros, la
información de uno o varios documentos que hayan sido
aprobados en el Sistema de Digitalización (información como:
archivo lógico, departamento, usuarios con acceso al documento,
fechas de emisión / recepción / digitalización, etc.).
GRÁFICO 10
CASO DE USO DEL MÓDULO DE ADMINISTRAR
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
Descripción del proceso de caso de uso: Módulo de Administrar.
En este proceso, el Módulo Administrar permitirá crear, bloquear y
desbloquear usuarios del Sistema de Digitalización. Además al usuario
dará o quitará acceso en las opciones de la aplicación. Contiene las
siguientes opciones:
94
1.- Crear Usuario, se ingresa la información básica de una
persona como por ejemplo: nombres, apellidos, dirección, teléfono,
email, número de identificación (Cédula / RUC); y también se le da
acceso para que pueda ingresar al Sistema de Digitalización.
2.- Asignar Roles, por medio de un rol el usuario podrá visualizar
desde un módulo hasta los tres módulos; así como también desde
una opción hasta todas las opciones del Sistema de Digitalización.
3.- Facultades, se podrán crear, consultar y modificar Facultades
de la Universidad de Guayaquil. Ej.: Facultad de Ciencias
Matemáticas y Físicas.
4.- Escuelas / Carreras, se podrán crear, consultar y modificar
Carreras de las Facultades que se hayan ingresado en el Sistema.
Ej.: Carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales, Carrera
de Ingeniería en Networking y Telecomunicaciones.
GRÁFICO 11
CASO DE USO DEL MÓDULO DE MANTENIMIENTO
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
95
Descripción del proceso de caso de uso: Módulo de Mantenimiento.
Este Módulo de Mantenimiento serán para opciones de mantenimientos /
catálogos. Contiene dos opciones las cuales se detallan a continuación:
1.- Tipo de Documentos, crea una lista de tipos de documentos.
2.- Departamentos, crea una lista de Departamentos.
GRÁFICO 12
CASO DE USO DE LOS USUARIOS DEL SISTEMA
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
96
Descripción del proceso de caso de uso: Usuarios del Sistema.
En este proceso se muestra el flujo de qué opciones podrán utilizar cada
usuario dependiendo del Rol que se le asignó. Para empezar a utilizar las
opciones antes detalladas, el usuario deberá iniciar sesión en el Sistema,
ingresando su id de usuario, su contraseña y seleccionando la Carrera a
la cual tiene acceso para visualizar, escanear o administrar.
La opción de Consultar Documentos, tendrá un filtro que me permitirá
consultar de manera rápida y eficiente los documentos digitalizados, una
vez que encuentre el documento, el usuario podrá visualizar el documento
en formato PDF desde el mismo navegador, también lo podrá imprimir o
descargar desde la misma pantalla donde está visualizando el
documento.
97
Preguntas a contestarse
1. ¿Qué beneficios genera la digitalización de documentos en una
organización?
A primera vista un sistema de digitalización de documentos puede
parecer un tema de poca importancia para una organización pero no,
ya que los documentos de una empresa son de alta importancia para
ellos, porque contiene información valiosa para la toma de decisiones.
Los sistemas que conviertes los documentos físicos a digital aportan
grandes beneficios, entre ellos los más importantes son:
Lograr que todos los documentos estén debidamente
controlados y centralizados.
Fácil almacenamiento y búsqueda rápida.
Personalización y seguridad de los datos críticos en los
documentos ante deterioros o pérdidas. (extravíos, incendios,
inundaciones, sismos, etc.)
Acceso a ellos en tiempo real.
La potencial reducción del espacio de almacenamiento físico.
98
2. ¿En qué beneficia la digitalización al medio ambiente?
La digitalización de documentos además de reducir del espacio que
se destina para guardar los documentos también aporta grandes
beneficios al medio ambiente, como lo es, la reducción del uso de
papel y el ahorro en la adquisición de suministros (tóner, fotocopias,
impresiones, etc.), ya que la fabricación de éstos, están
estrechamente ligados con la deforestación, contaminación del aire y
agua; y con el malgasto de agua y energía.
3. ¿Por qué cambiar el sistema de gestión documental en la Carrera
de Ingeniería en Sistemas Computacionales e Ingeniería en
Networking y Telecomunicaciones, de la Facultad de Ciencias
Matemáticas y Físicas, de la Universidad de Guayaquil?
En la actualidad la Carrera de Ingeniería en Sistemas
Computacionales e Ingeniería en Networking y Telecomunicaciones,
de la Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas, de la Universidad
de Guayaquil maneja sus documentos de forma física, almacenando
en bodega y al cambiar este sistema de gestión documental con la
implementar de un aplicativo web que digitalice estos documentos,
permitirá a la carrera que esta información este accesible de manera
eficiente, segura e intacta por el periodo de tiempo que sea necesario.
99
4. ¿Cuáles son las ventajas de implementar la tecnología para
agilizar procesos y aumentar productividad en una organización?
En la actualidad las implementaciones de estas herramientas son
consideradas estrategias para cualquier tipo de organización, ya que
aportan en su productividad y eficiencia. Las principales ventajas de si
implementación son:
Establece una correcta administración de los procesos,
innovando en la gestión de cada uno de ellos.
Ofrece un uso óptimo de cada uno de los recursos existentes
dentro de la empresa.
Establece una correcta administración de tiempo, es decir,
organizar y priorizar tareas en función del tiempo.
Brinda una buena gestión de comunicación interna y externa,
permitiendo establecer planes de acción que apoyen la
consecución de sus objetivos
CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA
La presente propuesta consiste en clarificar las necesidades y los
objetivos del proyecto para el posterior diseño e implementación de un
sistema que ayude a la Carrera de Ingeniería en Sistemas
Computacionales e Ingeniería en Networking y Telecomunicaciones, de la
100
Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas, de la Universidad de
Guayaquil con la digitalización de sus documentos físicos, teniendo en
cuenta que su finalidad es garantizar la conservación de estos pero de
forma lógica y su fácil acceso por parte de los usuarios que usarán este
sistema.
CRITERIOS PARA EVALUCIÓN DE LA PROPUESTA
Se validará que el sistema cuente con políticas de seguridad, es decir,
los documentos tendrán acceso restringido de acuerdo al tipo de
usuario.
Se validará que el sistema diseñado cumpla con su funcionalidad, la
cual consiste en digitalizar los documentos físicos que pertenezcan y/o
sean dirigidos a la Carrera de Ingeniería en Sistemas
Computacionales e Ingeniería en Networking y Telecomunicaciones,
de la Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas, de la Universidad
de Guayaquil.
Se establecerá el criterio de ordenación de los documentos de
acuerdo a la naturaleza que lo forma.
Se validará la capacidad y funcionamiento de cada equipo en donde
se implementará el sistema de digitalización de documentos.
101
CAPÍTULO IV
MARCO ADMINISTRATIVO
CRONOGRAMA
El cronograma consiste en un calendario de trabajo que contiene las actividades a realizar en un orden
secuencial y en un tiempo determinado, establecidos previamente para cumplir con la culminación del
proyecto.
CUADRO 40
CRONOGRAMA GENERAL
ID NOMBRE FECHA
DE INICIO
FECHA
DE FIN DURACIÓN RECURSO
1 Proyecto 23/12/15 10/04/15 131 Alexi Mendoza
2 CAPÍTULO I - PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 05/01/15 06/02/15 29 Alexi Mendoza
14 CAPÍTULO II - MARCO TEÓRICO 07/02/15 28/02/15 19 Alexi Mendoza
21 CAPÍTULO III - METODOLOGÍA 02/03/15 25/03/15 22 Alexi Mendoza
31 CAPÍTULO IV - MARCO ADMINISTRATIVO 23/12/14 28/03/15 9 Alexi Mendoza
102
34 CAPÍTULO V - CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 30/03/15 07/04/15 8 Alexi Mendoza
37 ANEXOS 07/04/15 16/04/15 9 Alexi Mendoza
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
GRÁFICO 13
DIAGRAMA GANTT DEL CRONOGRAMA GENERAL
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Programa Gantt Project
103
PRESUPUESTO
La presente propuesta fue desarrollada con perseverancia y dedicación
generando un presupuesto, el cual contiene, todas las operaciones y
recursos que forman parte del desarrollo de la investigación pero en
términos monetarios, es decir, se explica: el ingreso y los egresos del
proyecto. A continuación se presenta un análisis.
Detalles de los Ingresos
El ingreso y financiamiento del sistema de digitalización de documentos
para la Carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales e Ingeniería
en Networking y Telecomunicaciones, de la Facultad de Ciencias
Matemáticas y Físicas, de la Universidad de Guayaquil se la obtuvo por
una inversión propia de un total de $ 525,00, el cual cubrió cada uno de
los gastos generados durante el desarrollo de la propuesta.
CUADRO 41
INGRESOS DE LA TESIS
DETALLE DÓLARES
Financiamiento Propio $ 525,00
TOTAL DE INGRESOS $ 525,00
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
.
104
Detalles de los Egresos
CUADRO 42
EGRESOS DE LA TESIS
EGRESOS VALOR TOTAL
Suministros de oficina y computación $ 30,00
Fotocopias $ 40,00
Computadora $ 300,00
Transporte $ 25,00
Empastado de Tesis $ 30,00
Impresiones de Tesis $ 100,00
TOTAL DE EGRESOS $ 525,00
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
Detalles:
Suministros de oficina y computación: este costo cubre las
hojas y los cartuchos que se usaron para imprimir la tesis para sus
respectivas revisiones.
105
Fotocopias: este costo cubre las copias de las encuestas y
entrevistas que se realizaron para la obtención de información, la
cual es de suma importancia para la culminación del proyecto, así
como, las copias de libros por las investigaciones realizadas.
Computadora: el costo cubre el equipo que se usó para el
desarrollo de la documentación, del sistema y de las diferentes
investigaciones que aportaron para el desarrollo de la propuesta.
Transporte: el valor cubre los gastos para la movilización a los
diferentes lugares para las investigaciones, encuestas y
asesoramiento del proyecto y la alimentación.
Empastado de Tesis: el costo cubre el arreglo de los tres
ejemplares finales que son entregados en la sustentación.
Impresiones de Tesis: este costo cubre las impresiones de la
encuesta y entrevista original para fotocopiarlas y realizarlas, así
como los borradores de la tesis.
106
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
La Carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales e Ingeniería
en Networking y Telecomunicaciones, de la Facultad de Ciencias
Matemáticas y Físicas, de la Universidad de Guayaquil necesita de
inmediato llevar un correcto control y administración de documentos
para el mejoramiento y la eficiencia en el manejo de estos así como
los elementos necesarios para la realización del tratamiento
archivístico en la institución,
La implementación de la tecnología digital de los documentos que
reposan en la Carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales e
Ingeniería en Networking y Telecomunicaciones, de la Facultad de
Ciencias Matemáticas y Físicas, de la Universidad de Guayaquil no
sólo se ajustaría a la realidad del mundo digital, sino que también
107
favorecería al servicio que brinda la institución y con ellos también se
evitaría el deterioro de estos por su constante uso.
El desarrollo de este sistema puede incentivar a los estudiantes y/o
docentes en mejorar las habilidades creativas, comunicativas y
colaborativas para acceder a mucha más información.
Para una correcta gestión de documentos en la institución se precisa
de realizar un buen análisis de información documental, el cual
comprende la identificación y reconocimiento de los distintos tipos de
documentos de la institución, así como un estudio preliminar de la
misma.
RECOMENDACIONES
Implementar el sistema de digitalización de documentos en las demás
extensiones de la Universidad de Guayaquil, para garantizar que la
documentación que reposa de manera física, sea llevada a un formato
digital; de esta manera los administradores o usuarios del sistema
obtendrán los documentos de forma rápida y segura, ya sea para la
consulta o traslado del mismo.
Se debe tener organizada y clasificada la documentación que reposa
de manera física, de este orden depende la rapidez y eficiencia con la
108
que los archivos físicos pasen a lógicos; permitiendo que el sistema de
digitalización cumpla con los resultados esperados.
Se sugiere que el Servidor de Base de Datos, donde se alojará el
sistema de digitalización, cuente con un disco duro de 750 GB
mínimos disponibles, por Carrera, para el almacenamiento de los
documentos digitalizados. Y con una memoria RAM de 2 GB
disponible para la ejecución de todo el sistema.
En la máquina de los usuarios, se sugiere una memoria RAM de 1 GB
disponible, para el performance de navegación, consultas de informes
y reportes. Una vez que el usuario haya grabado en el sistema el
archivo digital, se sugiere que borre el archivo digital (de la máquina
del usuario donde lo tomó) para que no ocupe espacio en disco.
Se debe capacitar al personal que utilizará el sistema de digitalización
de documentos, capacitarlos de acuerdo al rol y perfil de acceso que
se les haya asignado, así los usuarios podrán interactuar de manera
eficiente con este sistema.
109
BIBLIOGRAFÍA
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España: Editorial Diputación Provincial de Sevilla.
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y Maestria y Tesis Doctorales. Venezuela: FEDUPEL.
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Investigación. México: McGraw-Hill.
Hernández, Fernández y Baptista. (2006). Metodología de la
Investigación. México: McGraw-Hill.
Mario Tamayo y Tamayo. (2002). El Proceso de la Investigación
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Innovación Educativa. España: Centro de Investigación y
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http://graphics.kodak.com/DocImaging/EC/es/Products/Software/Do
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de ePOwer Software - Almacenaje, Digitalizaciín y Administración
de Documentos:
http://www.metroarchivos.com/sites/digitalizacion_software.aspx
ANEXOS
Universidad de Guayaquil
Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas
Carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales
ENTREVISTA
Desarrollada para el Personal de Administrativo de la Facultad de Ciencias
Matemáticas y Físicas, Carrera de Ing. en Sistemas Computacionales e Ing.
en Networking y Telecomunicaciones, para la implementación de un
“Sistema de Digitalización de Documentos” en el área de Secretaría.
Año: 2015
Conteste las siguientes preguntas:
1) ¿La CISC y la CINT cuentan con un espacio suficiente para la
organización y conservación de los documentos permitiendo su
adecuado manejo?
2) ¿Qué tipo de conservación de documentos utilizan las CISC y CINT?
(Ejemplo: Microfilmación, Eliminación, Conservación total, Selección,
Otros)
3) ¿En las CISC y CINT, qué elementos y/o tecnologías se utilizan para la
conservación de los documentos?
4) ¿Organizan e identifican los archivos las CISC y CINT?
5) Actualmente, ¿Se encuentran expuestos a riesgos los documentos?
6) ¿Las CISC y CINY utilizan procedimientos para controlar el riesgo al que
están expuestos los archivos?
7) ¿Considera usted que sea importante la digitalización de documentos
para los procesos de gestión de calidad, imagen, organización y
prestigio para las CISC y CINT?
8) ¿Está usted de acuerdo con la implementación de un sistema de
digitalización de documentos en la CISC - CINT?
Universidad de Guayaquil
Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas
Carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales
ENTREVISTA A EXPERTOS
Género: Masculino Femenino
Edad : años.
1) ¿Existe una fuerte tendencia para digitalizar y guardar documentos en
las empresas?
2) ¿Cuáles son los beneficios reales de la digitalización de documentos?
3) ¿En qué medida los archivos y la información digitales son vulnerables?
4) ¿Por qué las empresas actuales usan los servicios de digitalización de
documentos?
5) ¿Cómo usted ve el sector de la gestión documental hoy en día? ¿Hacia
dónde cree que va?
6) ¿Conoce usted de alguna empresa que ofrezca el servicio de
administración y almacenamiento de documentos en forma digitalizada
en el país? (En casi de que la respuesta sea afirmativa, indicar el nombre
de la empresa y una breve descripción de ésta).
CRONOGRAMA
ID NOMBRE FECHA
DE INICIO
FECHA
DE FIN DURACIÓN RECURSO
1 Proyecto 23/12/15 10/04/15 131 Alexi Mendoza
2 CAPÍTULO I - PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 05/01/15 06/02/15 29 Alexi Mendoza
3 Ubicación del problema 05/01/15 07/01/15 3 Alexi Mendoza
4 Situación del problema 08/01/15 10/01/15 3 Alexi Mendoza
5 Causas y consecuencias del problema 12/01/15 14/01/15 3 Alexi Mendoza
6 Delimitaciones del problema 15/01/15 17/01/15 3 Alexi Mendoza
7 Formulación del problema 19/01/15 19/01/15 1 Alexi Mendoza
8 Evaluación del problema 20/01/15 22/01/15 3 Alexi Mendoza
9 Objetivos 23/01/15 29/01/15 6 Alexi Mendoza
10 Objetivos generales 23/01/15 26/01/15 3 Alexi Mendoza
11 Objetivos específicos 27/01/15 29/01/15 3 Alexi Mendoza
12 Alcance del problema 29/01/15 03/02/15 5 Alexi Mendoza
13 Justificación e importancia 04/02/15 06/02/15 3 Alexi Mendoza
14 CAPÍTULO II - MARCO TEÓRICO 07/02/15 28/02/15 19 Alexi Mendoza
15 Antecedentes del estudio 07/02/15 10/02/15 3 Alexi Mendoza
16 Fundamentación teórica 11/02/15 20/02/15 9 Alexi Mendoza
17 Fundamentación legal 21/02/15 24/02/15 3 Alexi Mendoza
18 Preguntas a contestarse 24/02/15 25/02/15 2 Alexi Mendoza
19 Variables de la investigación 26/02/15 27/02/15 2 Alexi Mendoza
20 Definiciones conceptuales 27/02/15 28/02/15 2 Alexi Mendoza
21 CAPÍTULO III - METODOLOGÍA 02/03/15 25/03/15 22 Alexi Mendoza
22 Diseño de la investigación 02/03/15 03/03/15 2 Alexi Mendoza
23 Población 04/03/15 05/03/15 2 Alexi Mendoza
24 Operacionalización del problema 06/03/15 06/03/15 1 Alexi Mendoza
25 Instrumentos de recolección de datos 07/03/15 07/03/15 1 Alexi Mendoza
26 Procedimientos de la investigación 07/03/15 07/03/15 1 Alexi Mendoza
27 Recolección de la información 09/03/15 20/03/15 11 Alexi Mendoza
28 Procesamiento y análisis 21/03/15 24/03/15 3 Alexi Mendoza
29 Criterios para la elaboración de la propuesta 25/03/15 26/03/15 2 Alexi Mendoza
30 Criterios para la evaluación de la propuesta 25/03/15 26/03/15 2 Alexi Mendoza
31 CAPÍTULO IV - MARCO ADMINISTRATIVO 23/12/14 28/03/15 9 Alexi Mendoza
32 Cronograma 23/12/14 29/12/14 6 Alexi Mendoza
33 Presupuesto 26/03/15 28/03/15 3 Alexi Mendoza
34 CAPÍTULO V - CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 30/03/15 07/04/15 8 Alexi Mendoza
35 Conclusiones 30/03/15 02/04/15 4 Alexi Mendoza
36 Recomendaciones 03/04/15 07/04/15 4 Alexi Mendoza
37 ANEXOS 07/04/15 16/04/15 9 Alexi Mendoza
DIAGRAMA DE GANTT DEL CRONOGRAMA DETALLADO
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS MATEMÁTICAS Y FÍSICAS
CARRERA DE INGENIERÍA EN SISTEMAS
COMPUTACIONALES
“SISTEMA DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS PARA
LAS CARRERAS DE INGENIERÍA EN SISTEMAS
COMPUTACIONALES E INGENIERÍA
EN NETWORKING Y
TELECOMUNICACIONES”
MANUAL TÉCNICO Y DE USUARIO
Previa a la obtención del Título de:
INGENIERO EN SISTEMAS COMPUTACIONALES
AUTOR: JOSÉ ALEXI MENDOZA ÁLAVA
TUTORA: ING. KARINA PAOLA REAL AVILÉS M.Sc.
GUAYAQUIL – ECUADOR
2016
II
ÍNDICE GENERAL
ÍNDICE GENERAL II
ÍNDICE DE CUADROS III
ÍNDICE DE GRÁFICOS IV
MANUAL TÉCNICO 1
1. Introducción 2
2. Objetivo 2
3. Aplicación 2
3.1. Requerimientos de la Aplicación 3
3.2. Programas necesarios para levantar la Aplicación DSS 5
MANUAL DE USUARIO 40
1. Introducción 41
2. Objetivos 41
3. Aplicación 41
3.1. Acceso a la Aplicación 41
3.2. Funcionalidades del Sistema 44
3.3. Guía de Uso del Sistema 46
III
ÍNDICE DE CUADROS
CUADRO 1: Requerimientos de Hardware 4
CUADRO 2: Requerimientos de Software 4
CUADRO 3: Drivers 5
CUADRO 4: Archivo httpd.conf (C:\Apache24\conf\httpd.conf) 7
CUADRO 5: Archivo httpd-vhosts.conf (C:\Apache24\conf\extra\httpd-
vhosts.conf) 8
CUADRO 6: Archivo php.ini (C:\Php-5.6.12\php.ini) 11
IV
ÍNDICE DE GRÁFICOS
GRÁFICO 1: DSS – Documents Scanning System 3
GRÁFICO 2: Apache Http Server 6
GRÁFICO 3: Runtime VC14 9
GRÁFICO 4: Instalación Servicio 9
GRÁFICO 5: Instalación Servicio (Continuación) 10
GRÁFICO 6: PHP 10
GRÁFICO 7: Runtime VC11 12
GRÁFICO 8: Repositorios De Apache y PHP 13
GRÁFICO 9: Firewall de Windows 13
GRÁFICO 10: Regla de Firewall 14
GRÁFICO 11: Regla de Entrada 14
GRÁFICO 12: SQL Server Express 2012 15
GRÁFICO 13: SQL Server Installation 16
GRÁFICO 14: SQL Server Installation (Continuación) 17
GRÁFICO 15: SQL Server Setup Support Rules 17
GRÁFICO 16: SQL Server Setup Processes 18
GRÁFICO 17: SQL Server Product Update 18
GRÁFICO 18: SQL Server Setup Support Files 19
GRÁFICO 19: SQL Server Product Key 20
GRÁFICO 20: SQL Server License Terms 21
GRÁFICO 21: SQL Server Setup Role 22
GRÁFICO 22: SQL Server Feature Selection 23
V
GRÁFICO 23: SQL Server Características 23
GRÁFICO 24: SQL Server Installation Rules 24
GRÁFICO 25: SQL Server Installation Rules OK 25
GRÁFICO 26: SQL Server Instance Configuration 26
GRÁFICO 27: SQL Server Disk Space Req. 27
GRÁFICO 28: SQL Server Server Configuration 28
GRÁFICO 29: SQL Server Database Engine Conf. 29
GRÁFICO 30: SQL Server Analysis Services Conf. 30
GRÁFICO 31: SQL Server Error Reporting 31
GRÁFICO 32: SQL Server Installation Configuration Rules 32
GRÁFICO 33: SQL Server Ready To Install 33
GRÁFICO 34: SQL Server Complete 34
GRÁFICO 35: SQL Server Express 2012 35
GRÁFICO 36: SQL Server Authentication 35
GRÁFICO 37: ODBC Driver 11 36
GRÁFICO 38: Driver de Conexión SQL SERVER - PHP 37
GRÁFICO 39: Librería PDO PARA PHP 5.6 37
GRÁFICO 40: Sistema Digital 38
GRÁFICO 41: Backup Base Datos 38
GRÁFICO 42: Archivo de Configuración 39
GRÁFICO 43: Ingreso al Sistema 42
GRÁFICO 44: Autenticación de Usuario 42
GRÁFICO 45: Autenticación Incorrecta de Usuario 43
GRÁFICO 46: Pantalla Principal del Sistema 43
VI
GRÁFICO 47: Módulos del Sistema 44
GRÁFICO 48: Opciones de Digitalizar 44
GRÁFICO 49: Opciones de Administrar 45
GRÁFICO 50: Opciones de Catálogos 45
GRÁFICO 51: Opciones de General 45
GRÁFICO 52: Módulos y Opciones del Sistema 46
GRÁFICO 53: Agregar Documento 46
GRÁFICO 54: Buscar Documento 1 47
GRÁFICO 55: Buscar Documento 2 48
GRÁFICO 56: Eliminar Documento 48
GRÁFICO 57: Editar Documento 49
GRÁFICO 58: Aprobar Documento 50
GRÁFICO 59: Asignar Roles 50
GRÁFICO 60: Roles 51
GRÁFICO 61: Tipos de Documentos 51
GRÁFICO 62: Departamentos 52
GRÁFICO 63: Cambiar Clave 52
GRÁFICO 64: Información Técnica 53
MANUAL TÉCNICO
2
1. Introducción
Este manual tiene como finalidad proporcionar al lector la lógica en la que
se ha diseñado y desarrollado el Sistema de Digitalización de
Documentos (DSS). En su contenido se podrá apreciar los aspectos más
importantes de cada Módulo, que permitirán utilizar de manera más
eficiente el DSS.
2. Objetivo
El objetivo principal de este manual es proporcionar al usuario la
información necesaria para el uso del Documents Scanning System
(DSS).
3. Aplicación
Documents Scanning System (DSS) es una aplicación web desarrollada
con tecnología Open Source que utiliza el motor de Base de Datos SQL
SERVER 2012 Express. La aplicación sirve para digitalizar los
documentos que emite o recibe la Carrera de Ingeniería en Sistemas
Computacionales e Ingeniería en Networking.
Además ésta aplicación puede ser utilizar tanto en una pc/laptop, como en
dispositivos móviles (tablets o smartphones).
3
GRÁFICO 1
DSS – DOCUMENTS SCANNING SYSTEM
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
3.1. Requerimientos de la Aplicación
Para iniciar con la instalación de la Aplicación, es necesario que por lo
menos tenga el respaldo más reciente de la base de datos y los últimos
archivos fuentes versión 2.3.0. Se le indicarán los sitios web donde podrá
descargar los programas con su respectiva versión (Esto es en caso de
no tener el CD de instalación).
En el CD de instalación (UG-DSS), podrá encontrar todos los programas
necesarios que debe instalar; también encontrará un respaldo de la base
de datos (limpia), y los archivos fuentes de la versión 2.3.0.
4
Hardware: El servidor debe tener como mínimo las siguientes
características en hardware:
CUADRO 1
REQUERIMIENTOS DE HARDWARE
ELEMENTOS CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS
Características del Servidor
Base de Datos y Aplicativo DSS:
8 Procesadores 3.2 Ghz
500 GB de Disco Duro
6 GB de RAM
Impresora y Scanner
o
Impresora Multifuncional
Lector de Códigos de Barra (Opcional)
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
Software:
CUADRO 2
REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
ELEMENTOS CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS
Plataforma Operativa Windows Server 2008 ó superior.
(64 bits)
Base de Datos Microsoft SQL Server Express 2014 (64
bits).
Servidor Web Apache HTTP Server.
Versión 2.4 (32 bits).
Compilador PHP Php versión 5.6.12 (32 bits).
IDE (Opcional) phpStorm 8.0.3 (64 bits)
Editor de Texto (Opcional) Notepad++
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
5
Drivers:
CUADRO 3
DRIVERS
ELEMENTOS DESCRIPCIÓN
Runtime VC14 Microsoft Visual C++ 2015 RC
Redistributable 14.0.23026 (32 bits).
Runtime VC11 Microsoft Visual C++ 2012 RC
Redistributable 11.0.61030 (32 bits).
ODBC ODBC Driver 11 for SQL Server (64 bits).
Connection. SQL for Php
Microsoft Driver for PHP for SQL Server
version 3.2 supports PHP
5.6, 5.5 and 5.4 (32 bits).
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
3.2. Programas necesarios para levantar la Aplicación DSS
Para poder levantar el DSS, usted necesita tener instalado y configurado
los siguientes programas:
Apache HTTP Server 2.4 (32 bits).
Php 5.6.12 (32 bits).
SQL Server Express 2014 (32 bits ó 64 bits. Depende del SO).
E instalados los siguientes drivers:
Microsoft Visual C++ 2015 RC Redistributable 14.0.23026 (32 bits).
Microsoft Visual C++ 2012 RC Redistributable 11.0.61030 (32 bits).
ODBC Driver 11 for SQL Server (64 bits).
6
Microsoft Driver for PHP for SQL Server version 3.2 supports PHP
5.6, 5.5 and 5.4 (32 bits).
A continuación se dará un breve concepto de los programas que se van a
instalar. También se explicará de dónde descargar cada programa y,
cómo instalarlos y configurarlos (En el caso de no tener el CD de
instalación del DSS)
Apache HTTP Server: Es un servidor web HTTP de código abierto,
para plataformas Unix (BSD, GNU/Linux, etc.), Microsoft Windows,
Macintosh y otras, que implementa el protocolo HTTP/1.12 y la noción
de sitio virtual.
GRÁFICO 2
APACHE HTTP SERVER
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: https://httpd.apache.org/
7
Apache. Ubicación de los archivos:
Dentro del CD de instalación del DSS, usted debe copiar la carpeta
Apache24 y pegarla en la Unidad C:\ del Servidor.
Si no encuentra el CD de instalación, debe descargar Apache desde la
siguiente ruta:
Debe descomprimir el archivo descargado (httpd-2.4.17-win32-
VC14.zip) y ubicarlo en la Unidad C:\ del Servidor.
Debe copiar la carpeta SistemaDigital en la ruta C:\Apache24\htdocs\
En el caso que usted haya descargado Apache HTTP Server, deberá
configurar los siguientes archivos que se indican en los Cuadros N° 4,
5. Asignando.
CUADRO 4
ARCHIVO httpd.conf
(C:\Apache24\conf\httpd.conf)
CLAVE VALOR
ServerRoot "c:/Apache24"
Listen 8096
LoadModule php5_module "C:/Php-
5.6.12/php5apache2_4.dll"
AddHandler application/x-httpd-php .php
PHPIniDir "C:/Php-5.6.12"
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
http://www.apachelounge.com/download/VC14/binaries/httpd-
2.4.17-win32-VC14.zip
8
CUADRO 5
ARCHIVO httpd-vhosts.conf
(C:\Apache24\conf\extra\httpd-vhosts.conf)
CLAVE VALOR
DocumentRoot "C:/Apache24/htdocs/SistemaDigital/v2.0.0/"
ServerName [# IP]:8096
ServerAlias dsscisc.ug.edu.ec
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
Apache. Instalación del Servicio:
Antes de iniciar la instalación del Servicio de Apache para el DSS, se
debe instalar el runtime VC14.
Dentro del CD de instalación, el runtime se encuentra en la carpeta:
vc_redist x86\VC14\vc_redist.x86.exe
Si desea descargarlo, lo puede hacer de la siguiente ruta:
http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=48145
9
GRÁFICO 3
RUNTIME VC14
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
Una vez instalado el Runtime VC14, lo siguiente es instalar el servicio de
Apache DSS:
Abrir el CMD con permisos de Administrador.
Ubicar en el cmd, la ruta: c:\Apache24\bin
Ejecutar el siguiente comando: httpd.exe –k install -n
“SistemaDigitalServicio”.
GRÁFICO 4
INSTALACIÓN SERVICIO
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
10
Si la ejecución fue un éxito mostrará lo siguiente:
GRÁFICO 5
INSTALACIÓN SERVICIO (Continuación)
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
De ésta manera, Apache indica que está correctamente configurado y el
servicio fue instalado con éxito.
PHP: (acrónimo recursivo de PHP: Hypertext Preprocessor) es un
lenguaje de código abierto muy popular especialmente adecuado para
el desarrollo web y que puede ser incrustado en HTML.
GRÁFICO 6
PHP
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: http://windows.php.net/download/
11
PHP. Ubicación de los archivos:
Dentro del CD de instalación del DSS, usted debe copiar la carpeta Php-
5.6.12 y pegarla en la Unidad C:\ del Servidor.
Si no encuentra el CD de instalación, debe descargar PHP desde la
siguiente ruta: http://windows.php.net/downloads/releases/archives/php-
5.6.12-Win32-VC11-x86.zip
Descomprimir el archivo descargado (php-5.6.12-Win32-VC11-
x86.zip), cambiar el nombre del archivo descomprimido por “Php-
5.6.12” y ubicarlo en la Unidad C:\ del Servidor.
Hacer una copia del archivo “php.ini-production” (se encuentra
dentro de la carpeta Php-5.6.12) y a la copia ponerle el nombre
“php.ini”. Luego, deberá configurar el archivo php.ini con los valores
que se indican en el Cuadro N° 6.
CUADRO 6
ARCHIVO php.ini
(C:\Php-5.6.12\php.ini)
CLAVE VALOR
date.timezone = America/Guayaquil
extension = php_pdo_sqlsrv_56_ts.dll
upload_max_filesize = 3M
post_max_size = 11M
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
12
PHP. Instalación:
Para que la versión de PHP funcione correctamente, se debe instalar el
runtime VC11, en el caso que el Servidor no lo tenga instalado.
Dentro del CD de instalación, el runtime se encuentra en la carpeta:
vc_redist x86\VC11\ vcredist_x86.exe
Si desea descargarlo, lo puede hacer de la siguiente ruta:
http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=30679
GRÁFICO 7
RUNTIME VC11
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
Una vez que se haya terminado con la configuración de los programas,
usted deberá tener en la unidad C:\, de su Servidor, la carpeta Apache24
y Php-5.6.12, como se muestra en el Gráfico N° 3:
13
GRÁFICO 8
REPOSITORIOS DE APACHE Y PHP
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
Habilitar el puerto 8096 en Windows:
Debe habilitar el puerto 8096 en Windows como una Regla de Firewall
entrante, para que los clientes puedan conectarse.
GRÁFICO 9
FIREWALL DE WINDOWS
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
14
GRÁFICO 10
REGLA DE FIREWALL
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
GRÁFICO 11
REGLA DE ENTRADA
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
15
SQL Server Express 2012: Es un sistema de manejo de bases de
datos del modelo relacional, desarrollado por la empresa Microsoft. El
lenguaje de desarrollo utilizado (por línea de comandos o mediante la
interfaz gráfica de Management Studio) es Transact-SQL (TSQL), una
implementación del estándar ANSI del lenguaje SQL, utilizado para
manipular y recuperar datos (DML), crear tablas y definir relaciones
entre ellas (DDL).
GRÁFICO 12
SQL SERVER EXPRESS 2012
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: https://www.microsoft.com/es-
es/download/details.aspx?id=29062
SQL Server Express 2012. Instalación:
A continuación, los pasos a seguir para instalar el producto.
Dirigirse a la ubicación del SQL Server Express 2012.
Ejecutar SETUP.EXE. Como estoy como usuario, voy a correr el
archivo con privilegios elevados. Para ello, doy clic derecho sobre
el programa SETUP.EXE y en las opciones que aparecen,
selecciono "Run as administrator".
16
Aparece la siguiente ventana:
GRÁFICO 13
SQL SERVER INSTALLATION
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
En el panel izquierdo, ir a "Installation" y dar clic en la opción "New
SQL Server stand-alone installation or add features to an existing
installation":
17
GRÁFICO 14
SQL SERVER INSTALLATION (Continuación)
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
Aparece la siguiente ventana:
GRÁFICO 15
SQL SERVER SETUP SUPPORT RULES
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
18
Presionar OK. Esperar que se procese la operación:
GRÁFICO 16
SQL SERVER SETUP PROCESSES
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
Para este RC, no hay actualizaciones
GRÁFICO 17
SQL SERVER PRODUCT UPDATE
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
19
Presionar Next para que aparezca la siguiente pantalla:
GRÁFICO 18
SQL SERVER SETUP SUPPORT FILES
\\\
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
Como el Firewall está habilitado, sale ese aviso de precaución… Luego se
indicará que hacer para que el Firewall esté debidamente configurado,
sobre todo porque esta instalación contiene una instancia. Presionar Next
para que aparezca esta pantalla
20
GRÁFICO 19
SQL SERVER PRODUCT KEY
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
Como el Firewall está habilitado, sale ese aviso de precaución… Luego se
indicará que hacer para que el Firewall esté debidamente configurado,
sobre todo porque esta instalación contiene una instancia. Presionar Next
para que aparezca esta pantalla:
21
Presionar Next.
GRÁFICO 20
SQL SERVER LICENSE TERMS
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
En esta pantalla se deben aceptar los términos de licenciamiento. Es
opcional lo de enviar utilización del producto hacia Microsoft.
22
Presionar Next.
GRÁFICO 21
SQL SERVER SETUP ROLE
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
Seleccionar la primera opción, "SQL Server Feature Installation".
Presionar Next
23
GRÁFICO 22
SQL SERVER FEATURE SELECTION
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
Las características a seleccionar son:
GRÁFICO 23
SQL SERVER CARACTERÍSTICAS
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
24
Si al presionar Next, aparece esta pantalla:
GRÁFICO 24
SQL SERVER INSTALLATION RULES
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
Es porque esta versión de SQL Server requiere el SP1 de Visual Studio
2010; esto porque el encontró rastros de la instalación anterior, es decir la
de CTP3. Así que se instala el SP1 de Visual Studio 2010 para continuar
con la instalación.
25
GRÁFICO 25
SQL SERVER INSTALLATION RULES OK
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
26
Presionar Next
GRÁFICO 26
SQL SERVER INSTANCE CONFIGURATION
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
El nombre de la instancia es sugerido. Y particularmente generé una
instancia porque tengo una instancia por omisión de SQL Server 2008 R2
SP1.
27
Presionar Next
GRÁFICO 27
SQL SERVER DISK SPACE REQ.
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
28
Presionar Next para que aparezca la pantalla de configuración del
servidor
GRÁFICO 28
SQL SERVER CONFIGURATION
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
29
Presionar Next
GRÁFICO 29
SQL SERVER DATABASE ENGINE CONF.
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
Además de agregar la cuenta de instalación, agrego una de
administración; esto porque como mejor práctica la cuenta de instalación
no debe quedar registrada como administradora… De hecho, es muy
probable que sea incluso una cuenta creada específicamente para dicho
fin, por lo cual después se elimina…
30
GRÁFICO 30
SQL SERVER ANALYSIS SERVICES CONF.
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
Seleccionar Multidimensional and Data Mining Mode… Y agregar las
mismas cuentas de administración…
Luego de presionar Next, aparece la pantalla de configuración de
SSRS. Seleccionar la opción de instalar y configurar.
Presionar Next
31
GRÁFICO 31
SQL SERVER ERROR REPORTING
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
32
Presionar Next
GRÁFICO 32
SQL SERVER INSTALLATION CONFIGURATION RULES
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
33
Presionar Next para que aparezca la pantalla de "Ready to Install":
GRÁFICO 33
SQL SERVER READY TO INSTALL
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
34
Presionar Install y esperar a que termine el proceso…
GRÁFICO 34
SQL SERVER COMPLETE
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
Presionar Close.
Ya en el menú principal del servidor, aparecen las opciones para
ejecutar SQL Server 2012 RC0:
35
GRÁFICO 35
SQL SERVER EXPRESS 2012
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
GRÁFICO 36
SQL SERVER AUTHENTICATION
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
36
Después de haber instalado el Sql Server 2012, se debe instalar el Driver
ODBC, se encuentra dentro del CD de Instalación, dentro de la carpeta
“ODBC Driver 11 for SQL Server x64”. O lo puede descargar de la siguiente
ruta: https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=36434
GRÁFICO 37
ODBC DRIVER 11
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
El siguiente paso es instalar el Driver de Conexión SQL Server para PHP.
Dentro del CD de Instalación DSS, se encuentra en la carpeta “Microsoft
Driver 3.2 for PHP for Ms SQL Server x86”. También lo puede descargar
desde la siguiente ruta:
http://www.microsoft.com/enus/download/details.aspx?id=20098&WT.mc_i
d=Blog_SQL_Announce_DI
Se debe descargar y descomprimir el archivo SQLSRV32.EXE y
obtenemos la DLL llamada php_pdo_sqlsrv_56_ts.dll.
La librería php_pdo_sqlsrv_56_ts.dll la ubicamos en la carpeta “ext”, en la
ruta: “C:\php-5.6.12\ext” tal cual se muestra en el GRÁFICO N° 39
37
GRÁFICO 38
DRIVER DE CONEXIÓN SQL SERVER - PHP
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
GRÁFICO 39
LIBRERÍA PDO PARA PHP 5.6
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
38
GRÁFICO 40
SISTEMA DIGITAL
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
Finalmente, subimos el Backup a nuestra base de datos SQL Server. El
Backup se encuentra en la Ruta: BaseDatos .bak\v2.3.0, dentro de
nuestro CD de Instación de DSS.
GRÁFICO 41
BACKUP BASE DATOS
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
39
Archivo de configuración del Servidor Web, Servidor FTP y Servidor de Base de datos.
En la siguiente ruta se encuentra el archivo llamado “param.xml” el cual permite la configuración del servidor web, ftp y de base de datos: C:\Apache24\htdocs\SistemaDigital\v2.0.0\class\ec\edu\ug\dss\gui\dss\ En el nodo SistemaDigital/Site/ServerWeb se debe colocar la ip y puerto o el nombre de dominio del Servidor Web. En el nodo SistemaDigital/Document/CredentialInfo/ServerFiles se debe colocar las credenciales del Servidor FTP. Para cifrar el usuario y clave debe utilizar el archivo test.php que se encuentra en la ruta: c: \Apache24\htdocs\SistemaDigital\v2.0.0\class\ec\edu\ug\dss\gui\ (el archivo test.php debe moverlo de la carpeta cuando haya terminado la configuración del sitio). En el nodo SistemaDigital/FrameworkInfo/Connections/ServerDatabase se debe colocar las credenciales de la Base de Datos. Para cifrar la información de la base de datos debe utilizar el archivo test.php que se encuentra en la ruta: c: \Apache24\htdocs\SistemaDigital\v2.0.0\class\ec\edu\ug\dss\gui\ (el archivo test.php debe moverlo de la carpeta cuando haya terminado la configuración del sitio).
GRÁFICO 42
ARCHIVO DE CONFIGURACIÓN
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: Datos de la Investigación
MANUAL DE USUARIO
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1. Introducción
Este manual de usuario pretende ser una guía en el uso del Sistema de
Digitalización de Documentos (DSS). En su contenido se podrá apreciar
los aspectos más importantes de cada Módulo, que permitirán utilizar de
manera más eficiente el DSS.
2. Objetivos
Explicar a los usuarios mediante, el manual, cómo utilizar el sistema
con una descripción detallada de forma clara y precisa.
Dar a conocer a los usuarios las características y formas de
funcionamiento del sistema brindado.
3. Aplicación
3.1. Acceso a la Aplicación
El portal de Digitalización de Documentos es una aplicación web que
puede ser accedida desde cualquier navegador de internet. La dirección
URL es: https://www.dss.ug.edu.ec ó http://localhost:8096.
El usuario debe ingresar en un navegador web y escribir la dirección URL
del portal. Al cargar la página se visualiza una pantalla en donde se
solicita usuario, contraseña y carrera que serán asignados por el
administrador del sitio web.
42
GRÁFICO 43
INGRESO AL SISTEMA
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: DSS (Documents Scanning System)
Para comenzar a utilizar el sistema el usuario debe ingresar su
usuario, contraseña y carrera; luego de esto dar clic en la opción
“Ingreso”.
GRÁFICO 44
AUTENTICACIÓN DE USUARIO
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: DSS (Documents Scanning System)
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Si los datos ingresados por el usuario no son los correctos el sistema
visualiza un mensaje de advertencia: “¡Advertencia! Las Credenciales
de Acceso al Sistema no son correctas.”.
GRÁFICO 45
AUTENTICACIÓN INCORRECTA DE USUARIO
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: DSS (Documents Scanning System)
Si el usuario, contraseña y carrera son válidos, el sistema le ofrece al
usuario todas las opciones a las que puede acceder.
GRÁFICO 46
PANTALLA PRINCIPAL DEL SISTEMA
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: DSS (Documents Scanning System)
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3.2. Funcionalidades del Sistema
El sistema presenta las siguientes Módulos:
Digitalizar
Administrar
Catálogos
General
GRÁFICO 47
MÓDULOS DEL SISTEMA
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: DSS (Documents Scanning System)
a) DIGITALIZAR: contiene las siguientes opciones:
GRÁFICO 48
OPCIONES DE DIGITALIZAR
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: DSS (Documents Scanning System)
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b) ADMINISTRAR: contiene las siguientes opciones:
GRÁFICO 49
OPCIONES DE ADMINISTRAR
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: DSS (Documents Scanning System)
c) CATÁLOGOS: contiene las siguientes opciones:
GRÁFICO 50
OPCIONES DE CATÁLOGOS
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: DSS (Documents Scanning System)
d) GENERAL: Contiene las siguientes opciones:
GRÁFICO 51
OPCIONES DE GENERAL
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: DSS (Documents Scanning System)
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GRÁFICO 52
MÓDULOS Y OPCIONES DEL SISTEMA
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: DSS (Documents Scanning System)
3.3. Guía de Uso del Sistema
AGREGAR DOCUMENTO: permite guardar en el Sistema de
Digitalización un documento que previamente ha sido escaneado y
convertido a un archivo formato PDF.
GRÁFICO 53
AGREGAR DOCUMENTO
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: DSS (Documents Scanning System)
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BUSCAR DOCUMENTO: permite encontrar, mediante filtros, la
información de uno o varios documentos que hayan sido aprobados en
el Sistema de Digitalización (información como: archivo lógico,
departamento, usuario con acceso a documento, fecha de emisión /
recepción / digitalización, etc.).
GRÁFICO 54
BUSCAR DOCUMENTO 1
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: DSS (Documents Scanning System)
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GRÁFICO 55
BUSCAR DOCUMENTO 2
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: DSS (Documents Scanning System)
ELIMINAR DOCUMENTO: permite borrar lógicamente uno o varios
documentos ingresados en el Sistema de Digitalización (Siempre y
cuando no hayan sido aprobados).
GRÁFICO 56
ELIMINAR DOCUMENTO
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: DSS (Documents Scanning System)
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EDITAR DOCUMENTO: permite actualizar la información de los
documentos que han sido ingresados en el Sistema de Digitalización
(Siempre y cuando no hayan sido aprobados).
GRÁFICO 57
EDITAR DOCUMENTO
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: DSS (Documents Scanning System)
APROBAR DOCUMENTO: esta opción permite confirmar que todos
los documentos ingresados en el sistema de Digitalización, sobre un
documento físico, es totalmente correcto.
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GRÁFICO 58
APROBAR DOCUMENTO
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: DSS (Documents Scanning System)
ASIGNAR ROLES: por medio de un rol el usuario podrá visualizar
desde un módulo o más módulos; así como también desde una opción
o todas las opciones del Sistema de Digitalización.
GRÁFICO 59
ASIGNAR ROLES
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: DSS (Documents Scanning System)
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ROLES: permite ingresar un rol, que es una agrupación de usuarios.
GRÁFICO 60
ROLES
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: DSS (Documents Scanning System)
TIPOS DE DOCUMENTOS: permite al usuario crea una lista de tipos
de documentos.
GRÁFICO 61
TIPOS DE DOCUMENTOS
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: DSS (Documents Scanning System)
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DEPARTAMENTOS: permite al usuario crear una lista de
Departamentos.
GRÁFICO 62
DEPARTAMENTOS
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: DSS (Documents Scanning System)
CAMBIAR CLAVE: esta opción permite actualizar la contraseña actual
del usuario.
GRÁFICO 63
CAMBIAR CLAVE
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: DSS (Documents Scanning System)
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ACERCA DE: esta opción contiene toda la información técnica del
Sistema de Digitalización.
GRÁFICO 64
INFORMACIÓN TÉCNICA
Elaboración: José Alexi Mendoza Álava
Fuente: DSS (Documents Scanning System)