UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE … · Maquinarias Ferromineras de Venezuela, C.A., es una...

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

VICERRECTORADO ACADEMICO

COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO

COORDINACIÓN DEL PROGRAMA DE PASANTÍA

Análisis de la ejecución presupuestaria de los gastos de administración

para el período julio 2010 a junio 2011 y su incidencia en los Estados Financieros

en la empresa MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.

Autor: Sandra Ripoll

Puerto Ordaz, Julio 2011

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

VICERRECTORADO ACADEMICO

COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO

COORDINACIÓN DEL PROGRAMA DE PASANTÍA

Analizar la ejecución presupuestaria de los gastos de administración para

el período julio 2010 a junio 2011 y su incidencia en los Estados Financieros en

la empresa MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.

Informe Especial de Pasantía Presentado Para Optar al Título de Licenciado en

Contaduría Pública.

Tutor Académico Tutor Industrial

__________________ _________________

Lcda. Mary Muñoz Lcda. Gabriela Kolosovas

Puerto Ordaz, Julio 2011.

INDICE GENERAL

DEDICATORIA......................................................................................................V

AGRADECIMIENTO.............................................................................................VI

INTRODUCCIÓN...................................................................................................1

CAPITULO I

Diagnostico..................................................................................................................3

Planteamiento del problema.........................................................................................3

Justificación.................................................................................................................3

Alcance........................................................................................................................4

Objetivo general..........................................................................................................4

Objetivos específicos...................................................................................................4

CAPITULO II

Marco Teórico.............................................................................................................9

Antecedentes de la organización................................................................................9

Antecedentes de la investigación..............................................................................11

Bases teóricas............................................................................................................13

CAPITULO III

Marco metodológico..................................................................................................29

Tipo de investigación.................................................................................................29

Técnicas de recolección de datos..............................................................................31

Población y Muestra..................................................................................................32

Problema a Resolver..................................................................................................32

CAPITULO IV

Análisis de los Resultados........................................................................................40

CAPITULO V

CONCLUSIONES...................................................................................................59

RECOMENDACIONES.........................................................................................60

RESEÑA BIBLIOGRAFICA.................................................................................61

ANEXOS.................................................................................................................62

A Factura centralizada........................................................................................63

B Registro factura centralizada….......................................................................64

C Consumo de almacén.......................................................................................65

D Registro de consumo de almacén................................................................... 66

E Registro de provisión.......................................................................................67

F Plan de trabajo..................................................................................................68

DEDICATORIA

A mi madre principalmente por estar conmigo siempre en todos los momentos

importantes de mi vida y por el apoyo tan grande que he recibido de su parte hoy y

siempre.

A mi abuela por haberme inculcado con sus historias y enseñanzas, parte de lo que

soy y de lo que siempre seré.

Y a todas aquellas personas que con sus palabras de aliento, amistad y apoyo han

hecho de mi mundo un lugar más ameno en el cual estar.

.

AGRADECIMIENTO

A Dios ante todo por darme fuerzas día a día y nunca dejarme desfallecer en medio

del camino, y por todas las bendiciones y la vida tan hermosa, llena de dicha y

felicidad que me ha dado.

A mi madre por su apoyo constante.

A la Universidad Nacional Experimental de Guayana por darme la oportunidad de

formarme como profesional en sus prestigiosas instalaciones.

A la Lcda. Gabriela Kolosovas, por abrirme las puertas, apoyarme y guiarme durante

todo el periodo de Pasantía.

Y a todos aquellos que han creído en mí y me han tendido la mano.

MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.

7

INTRODUCCIÓN

Maquinarias Ferromineras de Venezuela, C.A., es una empresa con más de 10

años de presencia en la industria de la construcción venezolana, con una amplia

experiencia en el campo del alquiler de maquinaria pesada para la construcción. Su

visión es ser la mejor opción en el campo del alquiler de maquinaria pesada y tener

una presencia importante en el mercado nacional, mediante un programa de

competitividad e invirtiendo capital para mejorar la calidad y servicio de alquiler de

maquinaria pesada al menor costo posible. Para lograr lo establecido anteriormente, y

cumplir con cada uno de sus objetivos, esta empresa controla sus procesos

administrativos mediante la utilización de un sistema de información integrado que

permite contar con una plataforma de información relevante que aporta beneficios

para toda la organización, a través de la disponibilidad de información confiable,

oportuna y de calidad, que facilita a los distintos responsables de la empresa la toma

de decisiones. Una de las herramientas de gestión con la cual cuenta esta empresa

para cuantificar los planes de acción y actividades de todas sus áreas, es el

Presupuesto Anual, el cual, una vez aprobado y entrado en ejecución, permite hacer

un seguimiento del mismo para garantizar su desarrollo dentro de los parámetros

establecidos al momento de su elaboración. Uno de los conceptos considerados

dentro del Presupuesto Anual son los gastos generales o gastos de administración y

por ende, su ejecución es objeto de revisión y control por parte de la empresa ya que

su impacto se ve reflejado en el estado de resultados y por lo tanto tiene una

incidencia directa en las ganancias o pérdidas de la empresa.

En atención a lo planteado anteriormente, se presenta este trabajo de investigación,

cuyo propósito es el de realizar un análisis en los gastos generales para determinar las

fortalezas y debilidades que presentan la elaboración y el control presupuestario y

determinar recomendaciones que permitan compensar los desvíos en los meses

restantes del ejercicio económico.


8

En este sentido, se apoyará en una investigación de tipo descriptiva y se sustentará

en un diseño de investigación de campo. El procedimiento que permitirá alcanzar los

objetivos propuestos implica la observación directa de la información correspondiente

a la ejecución de los gastos generales, incluyendo el detalle de los registros contables,

de igual forma, la aplicación de entrevistas informales a las personas involucradas en

el proceso de ejecución y control de dichos gastos, lo cual permitirá recopilar la

información necesaria para el desarrollo del tema en estudio.

La investigación está estructurada de la siguiente manera: en el Capítulo I, se

expone la descripción del problema de investigación que comprende el planteamiento

de problema, los objetivos que se pretenden lograr, así como la justificación y el

alcance de la investigación. Seguidamente se desarrolla el Capítulo II, donde se

detallan aspectos referidos a los antecedentes de la organización y la investigación y

las bases teóricas. El Capítulo III, presenta la metodología a seguir para llevar a cabo

este estudio. Más adelante, en el Capítulo IV, análisis y descripción de datos que se

utilizaron para la elaboración del trabajo, donde se exponen las Conclusiones y

Recomendaciones y finalmente, se presentan referencias bibliográficas y el glosario

de términos.


9

CAPITULO I

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1.-Planteamiento del problema.

MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A. es una organización

creada en Ciudad Guayana el 27 de Marzo del 2007 con el propósito de prestar

servicios de calidad y proporcionar soluciones rápidas y eficientes a las necesidades

de sus clientes, en el campo del alquiler de maquinaria pesada. Se encuentra ubicada

en la zona Industrial Matanzas, Avenida Fuerzas Armadas, Edificio Hevensa, Pb.

División de Operaciones, Puerto Ordaz, Estado Bolívar.

Esta empresa posee una estructura organizativa conformada por varias áreas,

dentro de las cuales se encuentra la dirección de Administración y Finanzas a la cual

está adscrito el Departamento de contabilidad y costos; y el de comercialización y

ventas. El Departamento de Contabilidad y costos, se encarga de Coordinar las

actividades de contabilización de las cuentas del Balance General y Estado de

Resultados, garantizar la emisión de los Informes costos de la empresa: Informe

Básico de Costos (Estructura y mano de obra) y Gastos de Estructura (todas las

direcciones y gerencias generales) en términos de cantidad, calidad y oportunidad a

través de la consolidación de todas las transacciones que impliquen movimiento de

clases de costos (erogaciones, reversos) y análisis de variaciones presentes en la

ejecución presupuestaria, coordinar la toma física de los inventarios de repuestos y

suministros, mediante la estricta supervisión de las cuentas de inventario, balances,

elaboración del presupuesto flexible, comparaciones de precios reales vs. estándar,

con la finalidad de suministrar al Departamento de Contabilidad y costos la

información requerida para la realización de los diferentes informes de gestión

presentados a los distintos entes de la empresa y de mantener un stock físico de

maquinarias y repuestos y suministros acorde con la valoración monetaria reflejada


10

en las cuentas de inventarios de la empresa; y resguardar el patrimonio de la misma.

Cabe destacar que el periodo contable es de julio 2010 a junio 2011.

Los gastos generales representan aquellas erogaciones generadas por las empresas

en el desarrollo de sus actividades administrativas y el resto de los servicios

(publicidad no comercial, entrenamiento, seguros, teléfono, mantenimiento de

edificios y áreas verdes) asociados a dichas actividades, los mismos pueden ser

ordinarios o extraordinarios. El manejo y control de estos gastos son de gran

importancia ya que no están ligados directamente a la prestación del servicio de

alquiler de maquinaria pesada y por lo tanto, no son recuperables.

En la ejecución del presupuesto de este nuevo ejercicio contable (Julio 2010- junio

2011) se ha observado como los gastos generales han aumentado progresivamente

hasta un 17 % sobre el presupuesto y la tendencia es que sigan en ascenso. Esto se

debe a factores de aumentos de precios de repuestos estratégicos y transporte dentro

del patio de la maquinaria, aumentos de sueldos y salarios según convención

colectiva, erogaciones no previstas, incrementos en los consumos y trabajos

extraordinarios en mejoras de infraestructura, principalmente en las Gerencias de

Mantenimiento industrial, comunicaciones y relaciones industriales.

Esta situación trae como consecuencia la erogación de gastos por encima de lo

presupuestado generando una distorsión contra el presupuesto y por lo tanto un

incremento del gasto que repercute en el Estado de Resultados, generando una menor

ganancia con respecto a lo presupuestado. Por lo tanto, de continuar con esta

tendencia de incremento de los gastos generales, podría ocasionar un descontrol en el

manejo de los mismos, ya que las áreas no se adaptarían a los lineamientos

establecidos en la formulación de presupuesto y sus gastos podrían no estar

relacionados con las actividades originalmente consideradas.


11

Por consiguiente, es necesario que se realice un análisis de los gastos generales

para conocer los factores que influyen en el aumento de los mismos y conocer los

lineamientos establecidos en el presupuesto. Este análisis permitirá sugerir

soluciones que permitan mejorar la gestión a futuro, incluyendo acciones a corto

plazo que puedan compensar las variaciones negativas acumuladas a la fecha y cerrar

el ejercicio económico en las cifras aprobadas en el Presupuesto Anual. Por todo lo

anteriormente descrito y en vista de la necesidad de encontrar una pronta solución a

esta problemática se pretende realizar esta investigación de manera que una vez

concluida, permita a la alta gerencia de la empresa tomar decisiones para reducción

de gastos en el siguiente semestre y poder compensar los desvíos actuales. A raíz de

esta problemática se presentan estas interrogantes: ¿Cómo es el proceso de

elaboración del presupuesto de gastos? ¿Cuáles serán las variaciones más

significativas? ¿Estarán los gastos registrados correctamente? ¿Existe la posibilidad

de ejecutar acciones que permitan mejorar la gestión de los gastos generales.

1.2.- Justificación

La importancia de esta investigación radica en la relevancia que tienen los gastos

generales o de administración en los estados financieros de la empresa

MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A. ya que indican las

erogaciones que no están relacionadas con la prestación del servicio y por lo tanto no

son recuperables. Este análisis permitirá indicar a los responsables de cada una de las

direcciones que se encuentren involucradas, la adopción de medidas de ajuste al

presupuesto para el primer semestre del 2011, con el fin de compensar las variaciones

ocurridas en el semestre en estudio.

Según el impacto de las deficiencias, estas medidas estarán dirigidas tanto a las

personas encargadas directamente de la función o actividad implicada como las

autoridades responsables de la gerencia o departamento respectivo.


12

Esta investigación proporcionará a la Gerencia de Contabilidad y costos algunas

alternativas que serán planteadas a las gerencias o departamentos involucrados de

manera tal que puedan tomar medidas que puedan mejorar control de sus gastos

generales.

1.3.-Objetivos

1.3.1.-Objetivo General

Analizar la ejecución presupuestaria de los gastos de administración para el

período julio 2010 a junio 2011 y su incidencia en los Estados Financieros en la

empresa MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.

1.3.2.-Objetivos Específicos

-Describir el proceso de elaboración del Presupuesto Económico Anual, con la

finalidad de conocer su mecanismo y funcionamiento en la gestión.

-Verificar el registro en el sistema SAP R/3 de los gastos incurridos en el segundo

semestre del 2010.

- Determinar las áreas más relevantes en cuanto a los gastos de administración

para el periodo Julio 2010 – Diciembre 2010 de la empresa MAQUINARIAS

FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.

-Comparar el gasto real con el presupuesto económico de las áreas más relevantes,

para conocer las variaciones significativas del segundo semestre del 2010.


13

1.4.- Alcance

La investigación se desarrollará en el departamento de Costos adscrito a la

Gerencia de administración y Finanzas de la empresa MAQUINARIAS

FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A., ubicada en la Zona Industrial Matanzas,

en Ciudad Guayana, Estado Bolívar. El análisis de los gastos generales involucrará a

su vez el estudio de las siguientes gerencias: Mantenimiento Industrial,

Comunicaciones y Relaciones Industriales. De igual forma serán analizados los

gastos cuya desviación negativa contra el presupuesto, estén por encima del 20%. Por

las características particulares de esta empresa, los resultados que se obtengan a

través del análisis de los datos e información administrada sólo son aplicables a la

empresa MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.

1.5.- Limitaciones

LIMITACIONES

Todo trabajo de investigación requiere de los datos e información que permitirán

soportar cada una de las conclusiones que generen el mismo. Pero en este caso en

particular se presentaron algunos inconvenientes, tales como:

- Carencia de manuales de procedimiento para elaboración del presupuesto

económico.

- Desconocimiento por parte de algunos responsables de las direcciones sobre

los principales desvíos existentes en sus áreas.

- Información incompleta de algunos gastos, por su carácter confidencial no

pudieron ser analizados en su totalidad.


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- Disponibilidad de tiempo por parte de los analistas de costos, particularmente,

durante el periodo de cierre contable.

- Rotación del personal del Departamento de Contabilidad y costos.


15

CAPITULO II

MARCO TEÓRICO

2.1.- Antecedentes de la Organización

MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A., es una empresa

de capital privado la cual presta servicios de calidad en cuanto a alquiler de

maquinaria pesada se refiere, contando con y una fuerza laboral de 120

trabajadores operando tres (3) turnos por día los 365 días del año. Esta pertenece a

la Corporación Marquez Barry, la cual inició sus operaciones el 08 de Mayo de

2001 con el nombre de MAQUINARIAS DE VENEZUELA, C.A., sin embargo en

el 2007 al integrarse un nuevo socio a la compañía decidieron cambiarle el nombre

a MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A; esta se encuentra

ubicada dentro de Hevensa, C.A. una empresa productora y comercializadora de

ferroaleaciones de manganeso y silicio, la cual es su principal cliente.

Misión

Prestar servicios de calidad y proporcionar soluciones rápidas y eficientes a las

necesidades de nuestros clientes, promoviendo a su vez el bienestar social de los

empleados y la comunidad.

Visión

Ser la mejor opción en el campo del alquiler de maquinaria pesada,

convirtiéndonos en aliados confiables y serios de nuestros clientes.


16

Estructura Organizacional

La empresa presenta una estructura organizacional de tipo funcional, conformada,

por una Presidencia Ejecutiva, ocho (4) gerencias principales y dos departamentos, lo

que garantiza al máximo la utilización de las habilidades técnicas del recurso

humano, basándose en la especialización ocupacional. Adicionalmente, permite

contacto directo entre los órganos o cargos interesados sin necesidad de seguir

estrictamente los canales formales e indirectos de comunicación.

Estas gerencias y departamentos tienen las siguientes funciones:

La Gerencia de Relaciones Industriales: se encarga de formular y aplicar las

Políticas y Estrategias Corporativas en el ámbito de socio-laboral,

comunicacional y de servicios al personal.

Gerencia de Comunicaciones: Se encarga de programar y prestar apoyo

técnico a los demás departamentos con respecto al uso y soporte del sistema

SAP actualmente utilizado por la empresa.

PRESIDENTE

GERENCIA DE RELACIONES

INDUSTRIALES

GERENCIA DE MANTENIMIENTO

INDUSTRIAL

ASESOR JURIDICO LABORAL

GERENCIA DE ADMINISTRACION

Y FINANZAS

DEPARTAMENTO DE COMERCIALIZACIÓN

Y VENTAS

DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD Y COSTOS

GERENCIA DE COMUNICACIONES


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La Gerencia de Administración y Finanzas: es la encargada de velar por la

administración y aseguramiento del rendimiento de los recursos financieros de

la empresa, además presta servicios de contabilidad, costos, comercialización

y ventas.

Gerencia de Mantenimiento Industrial: Se encarga del mantenimiento

mecánico de la maquinaria pesada de la compañía.

Departamento de Asuntos Legales (Asesor jurídico legal): representa a la

compañía ante terceros en todos los aspectos jurídicos en los que estén

involucrados sus derechos e intereses, garantizando su actuación dentro del

marco legal vigente.

Departamento de Contabilidad y costos: se encarga de prestar servicios de

contabilidad y costos a la gerencia de administración y finanzas de la

compañía.

Departamento de Comercialización y ventas: se encarga de realizar

licitaciones al mejor precio del mercado de manera competitiva y de realizar

la facturación del servicio de alquiler de maquinaria pesada, entre otras.

2.2.-Antecedentes sobre la investigación

De los trabajos de investigación relacionados con análisis del presupuesto de

gastos generales, se encontraron los siguientes:

Avendaño D. (2003), realizó un trabajo para la Universidad de los Andes en la

especialidad de administración mención Contabilidad y Finanzas, el cual tiene como

título “Análisis de los gastos de la Gerencia de Mantenimiento Industrial de

MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A., con respecto al

presupuesto económico anual durante el primer trimestre del año 2003 Puerto


18

Ordaz-Estado Bolívar”. El autor concluye que algunas de las variaciones estaban

relacionadas con cargos erróneos y extraordinarios, adicionalmente, falta de personal

para el control presupuestario.

La relación que existe entre el trabajo de investigación antes mencionado y el

presente, es que el principal propósito es analizar los gastos de administración para

verificar los desvíos principales e identificar la falta de control presupuestario, las

recomendaciones del mismo se inclinan en la cultura presupuestaria, como factor del

éxito de la empresa.

Pinto Y. (2003), realizó un trabajo para la Universidad Nacional Experimental de

Guayana en la especialidad de administración, el cual lleva como título “Análisis de

las Desviaciones del Presupuesto y Gastos de Estructura en la Gerencia de

Mantenimiento Industrial (MAQUINARIAS FERROMINERA DE

VENEZUELA, C.A.), el autor concluye en que no existen criterios en cuanto a la

naturaleza de los gastos y que los mismos contienen características de recurrentes y

no son presupuestados.

Este trabajo de investigación se relaciona con el presente, en vista de que el autor

ubicó los principales factores que incidieron en los desvíos y recomendó tomar

medidas de control presupuestario para el mejoramiento de la gestión y mejor

elaboración del siguiente.

Inagas M. (2002), realizó un trabajo para la Universidad Nacional Experimental

de Guayana en la especialidad de Licenciatura en Contaduría Pública, el cual lleva

como título “Manual de normas y procedimientos de los gastos de estructura

MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.”, el autor realiza un

levantamiento de todos los registros contables que se realizan por concepto de Gastos


19

operacionales y concluye la falta de conocimiento por parte de algunos departamentos

de las cuentas contables que se utilizan para el registro de los gastos operacionales.

El mencionado trabajo de investigación se relaciona con el presente, en vista que

se describen algunos de los registros contables que se realizan en el sistema SAP

durante el seguimiento del ejercicio económico el cual indicaremos en este trabajo.

2.3.- Bases Teóricas

El uso de los presupuestos en las empresas públicas y privadas, se ha convertido

en una herramienta de vital importancia, que permite hacer seguimiento a la gestión

de las mismas. Desde el mismo momento en que se plantea el problema del riesgo y

la incertidumbre, los hombres de negocio necesitan prever el fututo de las entidades a

su cargo. Para ello toman como referencia los propósitos y objetivos de la

organización en el tiempo y diseñan un sistema que relacione a la perfección los

objetivos y los recursos financieros disponibles, los informes periódicos y

procedimientos de control. Al respecto Gómez, R. (1994) define que presupuesto “es

una representación en términos contables de las actividades a realizar por una

organización para alcanzar determinadas metas y que sirve como instrumento de

planificación, coordinación y control de funciones”.

Por lo tanto, el presupuesto puede considerarse una parte importante del clásico

ciclo administrativo de planear, actuar y controlar o, más específicamente, como parte

de un sistema total de administración que incluye:

Formulación y puesta en práctica de estrategias.

Sistemas de Planeación.

Sistemas Presupuestales.

http://www.monografias.com/Administracion_y_Finanzas/index.shtml


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Organización.

Sistemas de Producción y Mercadotecnia.

Sistemas de Información y Control

A cualquier empresa industrial, comercial, de servicios para mantener sus

funciones normalmente le resulta ineludible adquirir ciertos bienes y servicios como

lo son: mano de obra, energía eléctrica, teléfono, papelería, entre otras erogaciones.

La empresa realiza un gasto cuando obtiene una contraprestación real de un

proveedor del exterior, es decir, cuando percibe alguno de estos bienes o servicios.

Así, incurre en un gasto cuando disfruta de la mano de obra de sus trabajadores,

cuando utiliza el suministro eléctrico para mantener operativas sus instalaciones, etc.

Al respecto Catacora F. (1996) define los gastos como “erogaciones que no se

relacionan de manera directa con la generación de ingresos, pero que son necesarios

para el funcionamiento de una compañía, por lo cual no son clasificados como un

costo” (pág. 102).

En general se entiende por gasto al sacrificio económico para la adquisición de un

bien o servicio, derivado de la operación normal de la organización, y que no se

espera que pueda generar ingresos en el futuro.

Las normas contables requieren que los gastos se contabilicen siguiendo el criterio

de devengado, que implica que el gasto se debe registrar en el momento en que ocurre

el hecho económico que lo genera, con independencia de si fue pagado o cobrado, o

de su formalización mediante un contrato o cualquier otro documento.

http://www.monografias.com/trabajos16/estrategia-produccion/estrategia-produccion.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/mercadotecnia/mercadotecnia.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml


21

Importancia del Presupuesto

Según Gómez R. (1994) El presupuesto sirve como instrumento de planificación,

coordinación y control de las actividades financieras, puede ser variable, rígido y

ajustable por lo que su formulación permite el crecimiento de la organización

disminuyendo las desviaciones en la ejecución del mismo

Etapas del Presupuesto

Según Gomez R. (1994) Las etapas del presupuesto son las siguientes:

Formulación:

Es el proceso basado fundamentalmente en el cálculo o estimación de recursos

humanos, materiales y financieros, requeridos durante el período presupuestario. En

ella se consideran las metas y políticas generales emanadas de la empresa y es

responsabilidad de cada gerente de cada unidad formular su presupuesto.

Ejecución:

Este ciclo fundamenta su importancia en que las unidades involucradas, cumplan

con su asignación presupuestaria y que las mismas no sean utilizadas en fines

diferentes para los cuales fueron previstos, es decir, que la inversión debe estar

destinada al logro de los objetivos y metas establecidas en la formulación

presupuestaria.

Control:

Es el conjunto de actividades que se emprenden para medir y examinar los

resultados obtenidos en un periodo, para evaluarlos y decidir las medidas

presupuestarias que sean necesarias. Las actividades que se realizan en esta etapa

son:


22

- Preparar informes de ejecución parcial y acumulativa que

incorporen comparaciones numéricas y porcentuales de lo real y lo

presupuestado.

- Analizar y explicar las razones de las desviaciones ocurridas.

- Implementar correctivos o modificar el presupuesto cuando sea necesario.

Evaluación:

Consiste en preparar un informe crítico de los resultados obtenidos que contendrá

no sólo las variaciones sino el comportamiento de todas y cada una de las funciones y

actividades empresariales realizadas durante un período.

Aportes del Presupuesto

1) Señala con antelación las metas a alcanzar por la empresa.

2) Coordinar las actividades y propende a la colaboración de todos.

3) Centraliza el control mediante la delegación de autoridad y asignación de

responsabilidades.

4) Permite verificar los resultados obtenidos sobre la marcha advirtiendo a

tiempo las desviaciones del objetivo propuesto.

5) Muestra los éxitos alcanzados y las posibles fallas.

6) Enfatiza la política general de la empresa.

Diferencias entre presupuesto público y privado

Según Gomez R. (1994) Las diferencias entre presupuesto público y privado son

las que se enumeran a continuación:


23

1) Por la forma como se enfocan los ingresos y gasto. Los servicios públicos son

privativos del Estado, debido a que, por una parte, si son demasiado

productivos, serían una fuente desproporcionada de enriquecimientos en

manos de particulares. Otros servicios, por el contrario, son tan poco

lucrativos que nadie se ocuparía de ellos.

2) El presupuesto privado tiene fines de lucro. Siempre su objetivo será el de

optimizar las ganancias.

3) El presupuesto público es rígido, es decir, para ser modificado requiere un

proceso tan complicado casi como el de su elaboración. Si se hace necesario

aumentar alguna partida se acude al crédito adicional. Por el Contrario, el

Presupuesto privado es flexible y dinámico, a medida que se van efectuando

las comparaciones de lo presupuestado con lo real y se aprecian desviaciones

se efectúan los ajustes necesarios.

4) Por la forma como se perciben los ingresos en cada presupuesto, el estado

tiene como fuente de sus recursos ordinarios, los impuestos, tasas y

contribuciones.

Gastos

Según Polimeni R., Fabozzi F., y Adelber A.(1994) Definen el gasto como

“aquellos costos que han producido un beneficio y que luego se acaban, es decir, el

valor sacrificado que realiza la empresa para adquirir bienes o servicios mediante la

reducción bruta de los activos”.


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Clasificación de los gastos.

Los autores Polimeni R., Fabozzi F., y Adelber A.(1994) Clasifican los gastos de

la siguiente forma:

Gastos de Administración y Venta:

Son los gastos que se componen de cuentas reguladas por las decisiones de tipo

político, tomadas en los altos niveles administrativos. No se relacionan directamente

con la tasa de producción; por lo tanto, la elaboración del presupuesto de estos gastos

asume un carácter diferente al de los gastos de fabricación.

Se denominan gastos de operación en estos rubros por el origen de las partidas, las

cuales son incurridas por las operaciones que realiza una entidad.

Gastos Generales:

Son todos aquellos gastos que no se relacionan con la producción ni distribución, y

los mismos se incurren en las áreas de responsabilidad que proveen supervisión y

servicio a todas las funciones de la empresa, más que ejecutar ninguna función en

particular. Por lo general son gastos constantes. Estos gastos se encuentran cercanos a

la alta gerencia, cada renglón de estos gastos debe identificarse directamente con un

centro o área de responsabilidad, donde cada gerente debe ser responsable por la

planificación y el control del gasto.

Gastos de Venta:

Comprenden todos los costos relacionados con la actividad de vender, la

distribución y la entrega de los productos a los clientes; es decir, los que se erogan

para suscitar el deseo de posesión por parte del público. La cuidadosa planificación

de estos gastos, afecta favorablemente al potencial de las utilidades de la empresa; los

dos aspectos principales en la planificación de estos gastos son:


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Planificación y Control: En el desarrollo del plan táctico de utilidades, es esencial

lograr un equilibrio económico favorable entre el esfuerzo de ventas y los resultados

(ingresos) de las ventas.

Control de los Gastos de Venta: Es importante dedicar un serio esfuerzo al control

de los gastos de venta, ya que constituyen una parte sustancial de los gastos totales.

Gastos Fijos:

Son aquellos que no varían con la producción o la actividad productiva. Se van

acumulando principalmente por el sólo transcurso del tiempo; es decir, gastos

relacionados con el tiempo. Permanecen constantes en su importe durante un corto

período de tiempo dado, dentro de la amplitud relevante de actividad. Los gastos fijos

se incurren, por la tenencia de activos y los demás factores de producción.

Gastos Variables:

Se basan en la actividad y no en el transcurso del tiempo, porque los mismos se

incurren como resultados directos de la producción, la actividad productiva o el

trabajo desarrollado. Un gasto variable es necesariamente de cero a cero actividades.

Los gastos variables, aumentan o disminuyen directamente con los cambios en la

producción; por lo tanto, si se duplica la producción, el gasto también se duplica; o si

disminuye la producción, el gasto también.

Gastos Semivariables:

Los gastos semivariables o semifijos, aumentan o disminuyen al aumentar o

disminuir la producción o la actividad, pero no en proporción a los cambios en la base

de actividad. Estos gastos participan de algunas de las características, tanto de los

gastos fijos como de los variables.


26

Elementos esenciales de un sistema efectivo de control de gastos

Según Polimeni R., Fabozzi F., y Adelber A.(1994) los elementos esenciales de un

sistema efectivo de control de gastos son:

La alta administración debe brindar un apoyo activo y congruente al sistema

de control.

El control de gastos debe identificarse claramente como una responsabilidad

de línea.

Debe diseñarse el sistema de control, de modo que se ajuste a las

peculiaridades de la situación.

Deben desarrollarse estándares realistas de gastos (cifras del presupuesto),

para usarse como base en la medición del desempeño.

Deben elaborarse informes de desempeño periódicamente y a corto plazo.

Los estándares de gasto deben relacionarse con la producción real.

El sistema de control y los informes de desempeño que se generen, deben ser

simples y fáciles de entender por los distintos niveles de la administración.

El control de los gastos debe ejercerse antes de incurrir en los costos y no a

posteriori. Por lo tanto, para el control, los estándares de gasto deben emplearse de

dos maneras: Para controlar los gastos antes de incurrir en los mismos y para medir la

eficacia con la que fueron controlados los gastos.

El control de gastos debe aplicarse a los gastos antes de su asignación o

distribución.


27

Para corregir las faltas de eficiencia, deben emplearse procedimientos

efectivos de seguimiento.

Diferencia entre Costo y Gasto:

Para Polimeni R., Fabozzi F., y Adelber A.(1994) Dos términos diferentes, costo y

gasto, a menudo se emplean en el mismo sentido. El costo se define como un desembolso

que se registra en su totalidad como un activo, y se convierte en un gasto cuando rinde sus

beneficios en el futuro. El gasto se define como un desembolso que se consume

corrientemente, o como un costo que ha rendido ya su beneficio.

Otra de las diferencias es que los costos están relacionados en forma directa con la

obtención de un ingreso para la empresa, mientras que los gastos en los que incurre la

empresa, no están relacionados con los ingresos operacionales, pero son necesarios para

que la empresa pueda operar.

Proceso básico del control:

Para Koontz H y Weihritch H. (1998) Debido a que los planes son el punto de

referencia para la creación de controles por parte de los administradores, el primer

paso del proceso de control es lógicamente establecer planes. Sin embargo, puesto

que los planes varían en lo que se refieren a su grado de detalle y complejidad, es

preciso establecer normas especiales debido a que los administradores no pueden

vigilarlos. Por definición, las normas son sencillamente criterios de desempeño,

existen muchos tipos de normas, entre las mejores se encuentran las metas u objetivos

verificables.

Medición del desempeño

De igual forma los autores Koontz H y Weihritch H. (1998) Consideran que

aunque no siempre practicable, la medición del desempeño, con base en normas, debe

realizarse idealmente con fundamento en la previsión, a fin de que las desviaciones

puedan detectarse antes de que ocurran y evitarse mediante las acciones apropiadas.

Si las normas son adecuadamente trazadas, y si se dispone de medios para determinar


28

con toda precisión qué hacen los subordinados, la evaluación del desempeño real o

esperado se facilita enormemente.

Corrección de desviaciones:

Indica también Koontz H y Weihritch H. (1998) Que las normas deben reflejar los

diversos puestos de una estructura organizacional. Si el desempeño se mide en

correspondencia con ellas, es más fácil corregir desviaciones. En la asignación de

labores individuales o grupales, los administradores deben saber donde exactamente

aplicar medidas correctivas.

Registros contables

Según Catacora F. (1996) “El Registro Contable son todos los libros o documentos

que contienen todas las actividades de una empresa, que contienen o justifica una

transacción, asiento o cuenta, ejemplo: libros de Contabilidad, Facturas, Pólizas o

Comprobantes, Reportes, Informes Internos, entre otros”.

Se puede afirmar que los registros no son más que el proceso de asentar y

contabilizar todas las operaciones o acontecimientos mercantiles que se suscitan a

diario en cualquier empresa.

La transacción constituye la materia prima del proceso contable el cual consiste en

la identificación, registro y el resumen de sus reportes periódicos que habrán de ser

utilizados tanto por la administración como por otras personas con autoridad para

decidir. En la actualidad, los registros contables se hacen de forma sistematizada, ya

que permite agilizar el proceso de registro y contabilización de documentos logrando

así una gran efectividad. En MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA

C.A., el sistema de administración utilizado para el registro de las transacciones o

registros contables es el sistema SAP R/3.


29

Sistema SAP R/3 (Sistema de Aplicación y Productos)

Es un software suministrado por la empresa SAP AG (Systeme, Anwendungen

und Produkte), este sistema comprende muchos módulos completamente integrados,

que abarca prácticamente todos los aspectos de la administración empresarial. Ha

sido desarrollado para cumplir con las necesidades crecientes de las organizaciones

mundiales y su importancia esta más allá de toda duda.

Módulos del sistema SAP

Gestión Financiera (FI): Libro mayor, libros auxiliares, ledgers especiales, etc.

Controlling (CO): Gastos generales, costes del producto, cuenta de resultados,

centros de beneficio, etc.

Tesorería (TR): Control de fondos, gestión presupuestaria, flujo de efectivo

Sistema de proyectos (PS): Grafos, contabilidad de costes de proyecto, etc.

Gestión de personal (HR): Gestión de personal, cálculo de la nómina,

contratación de personal, etc.

Mantenimiento (PM): Planificación de tareas, planificación de mantenimiento,

etc.

Gestión de calidad (QM): Planificación de calidad, inspección de calidad,

certificado de, aviso de calidad, etc.

Planificación de producto (PP): Fabricación sobre pedido, fabricación en serie,

Kanban, etc.

Gestión de material (MM): Gestión de stocks, compras, verificación de

facturas, etc.


30

Comercial (SD): Ventas, expedición, facturación, etc.

Workflow (WF), Soluciones sectoriales (IS): Contienen funciones que se

pueden aplicar en todos los módulos

Estados Financieros

Según Catacora F. (1996) En el complejo mundo de los negocios, hoy en día

caracterizado por el proceso de globalización en las empresas, la información financiera

cumple un rol muy importante al producir datos indispensables para la administración y

el desarrollo del sistema económico de la misma. La contabilidad es una disciplina del

conocimiento humano que permite preparar información de carácter general sobre la

entidad económica. Esta información es mostrada por los estados financieros, que

comprende: Balance general y estado de resultados, por nombrar los dos (2) más

importantes. Las características fundamentales que debe tener la información financiera

son utilidad y confiabilidad. La utilidad, como característica de la información financiera,

es la cualidad de adecuar ésta al propósito de los usuarios, entre los que se encuentran los

accionistas, los inversionistas, los trabajadores, los proveedores, los acreedores, el gobierno

y, en general, la sociedad. La confiabilidad de los estados financieros refleja la veracidad

de lo que sucede en la empresa. Los Estados financieros, son aquellos documentos que

muestran la situación económica de una empresa, la capacidad de pago de la misma a una

fecha dada pasada, presente o futura, o bien el resultado de operaciones obtenidas en un

período pasado, presente o futuro en situaciones normales o especiales. Los mismos sirven

para tomar decisiones de inversión y crédito.

Al igual que muchas facetas de la administración los estados financieros pueden

proyectase, conociendo cada uno de los instrumentos que la componen pueden

estimarse para conocer la rentabilidad futura de los accionistas.

Procedimientos

Los procedimientos son aquellos que nos sirven de guía y de consulta para

conocer en forma secuencial y ordenada como dos o más personas realizan un

trabajo. Ante esto, Catacora (1996) lo define como " La realización de una serie de

labores en forma orgánica y guardando una sucesión cronológica en la manera de

realizar las labores" (pag.23). Por lo tanto, los procedimientos son un conjunto de

instrucciones que son establecidos para realizar alguna actividad, regular las

actividades administrativas en la empresa y establecen las pautas a seguir en

http://www.monografias.com/trabajos14/comer/comer.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml

http://www.monografias.com/trabajos12/cntbtres/cntbtres.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/financiamiento/financiamiento.shtml


31

diferentes áreas de la organización, siguiendo las normas, principios y políticas

emanadas de la alta gerencia.

Objetivos de los procedimientos

Indica Catacora F. (1996) Que el objetivo de los procedimientos “es la

simplificación de los métodos de trabajo, eliminando las operaciones innecesarias con

el fin de reducir los costos para dar fluidez y eficiencia a las actividades”.

Importancia de los procedimientos

Para Catacora F. (1996) Son importantes debido a que por medio de ellos, todos

los trabajos o actividades que se realicen en una empresa se pueden efectuar en forma

eficiente, efectiva y económica. Además los procedimientos representan una

herramienta práctica para la simplificación y especificación del trabajo.

Características de los procedimientos

Según Catacora F. (1996) las características más resaltantes de los procedimientos

son las siguientes:

- Unidad: Son los elementos materiales y humanos así como el objeto deseado

tomando en cuenta todas sus características.

- Coherencia: Que cada unos de los pasos sean sucesivos, complementarios y

que tiendan al mismo objetivo.

- Flexibilidad: Deben permitir resolver emergencias sin romper las estructuras

establecidas y que restablezcan el procedimiento al crear emergencias.

- Continuidad: Tienden a practicarse una vez establecidas las modificaciones

solo se agregan las ya establecidas.


32

Tipos de procedimientos

Para Catacora F. (1996) En las empresas existen dos tipos de procedimientos: El de

Operaciones y el Administrativo.

Procedimientos de Operaciones: Establecen las pautas o instrucciones que dan a

los empleados u obreros encargados del proceso productivo en una empresa de

servicios los procedimientos operativos están orientados a establecer la forma de

realizar un determinado-trabajo.

Procedimientos Administrativos: Son los que regulan las actividades

administrativas en la empresa, establecen las pautas a seguir en las diferentes áreas de

la organización para que el personal realice las actividades administrativas en base a

dichas pautas que se basan en las normas, políticas y principios emanados desde la

alta gerencia u otro organismo ajeno a la organización que regula algunas actividades.

Procedimientos Contables: Son los procesos e instructivos que se utilizan para el

registro de las transacciones u otras operaciones en los libros contables. Algunos

ejemplos de procedimientos contables:

- Recepción de inventario

-Fabricación de productos

- Registro de estimaciones

- Distinciones de registros

Procedimientos no contables: Son aquellos que no afectan las cifras de los estados

financieros. Algunos ejemplos de este tipo de procedimiento son los siguientes:

- Procedimiento para cambiar datos de una cuenta corriente.

- Procedimiento para cambio de empleados

- Procedimientos para cambio de horario laborables


33

- Procedimiento para tramitar reclamos de clientes.

Variable

Según el autor Sabino C. (1990) La variable es una característica (magnitud,

vector o número) que puede ser medida, adoptando diferentes valores en cada uno de

los casos de un estudio.

Variables independientes: Son las que el investigador escoge para establecer

agrupaciones en el estudio, clasificando intrínsecamente a los casos del mismo.

Variables dependientes: Son las variables de respuesta que se observan en el

estudio y que podrían estar influenciadas por los valores de las variables

independientes.


34

Cuadro Nº 1

Operacionalización de las variables

Objetivo General: Analizar la ejecución presupuestaria de los gastos de

administración para el período Julio 2010 - Diciembre 2010 y su incidencia en

los Estados Financieros en la empresa MAQUINARIAS FERROMINERA DE

VENEZUELA, C.A.

Objetivos Específicos Variables Dimensión Indicadores Ítem

s

Describir el proceso de

elaboración del

Presupuesto económico

anual.

Proceso. Partidas

Presupuestaria

s

Revisión

Verificación

Procedimiento

s

1

2

3

Evaluar que los gastos

incurridos en el segundo

semestre de 2010 estén

registrados correctamente

en el sistema SAP.

Gastos Registros

contables

Cantidad 4

Determinar las áreas más

relevantes de los gastos de

administración

Direccion

es

Identificar los

Gatos

Gastos 5

Comparar el gasto real

con el prepuesto

económico de las áreas

más relevantes.

Gasto

Real

Identificar las

variaciones.

Presupuesto

Variaciones

Cuentas

6

7

8

Fuente: Villarroel, W (2008).


35

CAPITULO III

MARCO METODOLÓGICO

Aplicada

Esta investigación es aplicada debido a que se analizó los reportes emitidos en el

departamento de contabilidad y costos para determinar las variaciones negativas con

respecto al presupuesto económico, con al finalidad de emitir soluciones para la

reducción de los gastos para el primer semestre del 2011. Al respecto la Universidad

Nacional Abierta (1985) establece que una investigación aplicada “es cuando se

buscan conocimientos con fines de aplicación inmediata a la realidad para

modificarla. Su propósito es presentar soluciones a problemas prácticos, mas que

formular teorías acerca de ellas”. (pág. 23).

Descriptiva

Por medio de ella se pudo obtener información acerca de los pasos que se llevan a

cabo en la realización del presupuesto, su ejecución o registros a través del tiempo y

la gestión mensual, con el fin de tener una idea de los acontecimientos. Al respecto

Tamayo y Tamayo (1993) comenta que: “Esta comprende la descripción, registro e

interpretación de la naturaleza actual, composición o proceso de los fenómenos. El

enfoque se hace sobre conclusiones dominantes o sobre como una persona, grupo o

cosa, se conduce o funciona en el presente, la investigación descriptiva trabaja sobre

realidades de hecho y sus característica es la de presentarnos una interpretación

correcta” (pág.35).


36

Diseño de Investigación

De campo

Esta investigación es de campo debido a que la información se obtuvo en forma directa

en el departamento de contabilidad y costos, en donde se recogieron los datos e

informaciones acerca de la ejecución presupuestaria del segundo semestre del 2010 para

así determinar los puntos a los cuales hay que emitir una solución para la reducción de los

gastos. Al igual que el resto de las áreas al cual se le consultó las razones de las

variaciones actuales. Al respecto Sabino, C (1992) señala que investigación de campo: Es

aquella que se basa en informaciones o datos primarios obtenidos directamente de la

realidad. Su innegable valor reside en que el permite cerciorarse al investigador de las

verdaderas condiciones en que se han conseguido sus datos haciendo posible su revisión o

modificación en el caso de que surjan dudas respecto a su calidad. Esto, en general,

garantiza un mayor nivel de confianza para el conjuntó de la información obtenida. No

obstante, los diseños de campo presenta la clara limitación de su reducido alcance. Son

muchos los datos que no se pueden alcanzar por esta vía, ya sea por restricciones

temporales, por carencia de recursos o por muchas otras razones (pág.25).

Población y Muestra.

Tamayo y Tamayo (1997) definen a la Población como la totalidad del fenómeno

a estudiar de donde las unidades de población poseen una característica común la

cual se estudia y da origen a los datos de investigación (pág.92).

La población que conforma esta investigación son quince (15) analistas de costos

de las demás gerencias o departamentos y dieciséis (16) analistas de la gerencia de

contabilidad y costos. Mediante la opinión de los mismos se obtendrán información

adicional para soportar el trabajo de investigación.

Para Salkind (1999), “una muestra es solo representativa de una parte de la

población pero se utiliza para generalizar acerca de la población”. (pág.33).

La población y la muestra es la misma, en virtud de que el número de la población

es menor a 50 personas.


37

Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos

Observación Directa

Esta técnica permitió recolectar en forma presencial los datos e informes para

identificar las variaciones presentes en la empresa MAQUINARIAS

FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A., con respecto al presupuesto, mediante

esto se puede deducir las explicaciones para indicar las posibles soluciones. Se utilizo

la observación directa, debido a que es el tipo de investigación donde el investigador

se encuentra en el sitio o lugar de la problemática. Al respecto Tamayo y Tamayo

(1993) comentan que la observación directa “es aquella en la cual el investigador

puede observar y recoger datos mediante su propia observación”. (pág.115).

Entrevista no estructurada

Por medio de esta técnica se indagó acerca de las explicaciones de las variaciones

negativas con respecto al presupuesto económico actual, para así tener una idea más

clara de cuales fueron las razones de estos desvíos y poder indicar las posibles

decisiones futuras. Además se obtuvo información acerca de las actividades que

realizan los tres analistas correspondientes a gastos generales, registros contables,

elaboración de presupuesto y emisión de informes. Al respecto Sabino, C (1987)

comenta que una entrevista No estructurada “Se realiza sin prever las preguntas, es

decir, que ni las preguntas ni las respuestas estén predeterminadas completamente”

(pág. 80)

Revisión Bibliográfica

Universidad Nacional Abierta (1990), “Es una técnica cuyo propósito esta dirigida

principalmente a racionalizar la actividad investigativa, para esto se realiza dentro las

condiciones que asegure la obtención y autenticidad de la información que busca con

relación al estudio o tema en particular”. (Pág. 52).


38

Para llevar a cabo este trabajo resultó necesario acudir a fuentes bibliográficas

que permitieron ampliar los conocimientos acerca del tema en estudio. Esta técnica

se basa en la obtención de información mediante la revisión de material bibliográfico

tales como: textos, manuales de la organización, tesis e informes.

Permitirá sustentar la investigación por medio de revisión a libros, tesis, revistas,

diccionarios, manuales, reportes del sistema SAP/R3 y búsqueda en Internet,

logrando con ello una mayor autenticidad de la información.

Procedimientos y Análisis de los Datos

Técnica de Procesamiento de Datos

Para realizar el análisis de los gastos generales se utilizaron ciertas técnicas y

procedimientos que permitieron desarrollar la investigación de una manera más

acorde y menos compleja.

Castro (2003) “No son más que las diferentes operaciones que se pueden realizar

con los datos obtenidos a través de los instrumentos de recolección”. (pág.77)

Las técnicas a utilizar serán:

Fichas: Este instrumento fue utilizado por el investigador para anotar las

respuestas dadas por los analistas de la gerencia de contabilidad y costos y los

responsables de las Direcciones en estudio.

Revisión: verificación exhaustiva del registro contable de los gastos generales

contenidos en el sistema SAP R/3. Para realizar la revisión, se le solicita al sistema

mostrar las partidas individuales incluidas en los rubros bajo estudio, una vez

obtenida la información ésta se traslada, en forma de tabla, a hojas de cálculo de


39

Microsoft Excel, esto a objeto de facilitar la manipulación de la información. La

revisión permitirá identificar rápidamente las partidas desviadas y proceder al análisis

de las mismas.

Registro: Es la técnica mediante el cual se indica la frecuencia con que ocurre un

hecho o fenómeno.

Clasificación: Es la técnica que consiste en la distribución de los datos obtenidos

en grupos, tomando en cuenta su topología, bien sean de manera cualitativa o

cuantitativa.

Tabulación: Es la técnica mediante la cual se expresan los valores

correspondiente a las distintas categorías a través de tablas.

Técnicas de Análisis de Datos

Castro (2003) “Se refiere a las distintas técnicas que se pueden utilizar con el fin

de interpretar los datos obtenidos”. (pág.78)

La técnica a utilizar fueron:

El Análisis: Procedimiento lógico, que consiste en descomponer el total del objeto

del conocimiento hasta llegar a conocer sus elementos.

La investigación requiere de esta técnica porque es necesario un análisis detallado

de las partidas individuales para poder identificar posibles registros erróneos o

recolectar evidencia suficiente que permitan sustentar las conclusiones y

recomendaciones de la investigación.


40

CAPITULO IV

ANALISIS DE RESULTADOS

1.- Descripción del proceso de elaboración del Presupuesto Económico Anual

La elaboración del presupuesto de gastos generales o de administración, es una

actividad que involucra a todas las direcciones o áreas que conforman la empresa

MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A., este proceso se inicia

tres meses antes de la finalización del periodo económico en ejecución, en

MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A. el periodo económico

se inicia en el mes de julio y finaliza en el mes de junio del año siguiente, con lo cual,

a principios del mes de abril se realizan todos los preparativos necesarios para el

arranque del proceso del presupuesto. El proceso de formulación incluye el

establecimiento de lineamientos y premisas que permitirán a los usuarios (Analistas

de las áreas o direcciones), orientarse a la hora de determinar cada uno de los

requerimientos necesarios para el funcionamiento de sus áreas durante el siguiente

ejercicio. Estas premisas se dan a conocer en la reunión de lanzamiento del

presupuesto, con la participación de la Gerencia de Costos y el resto de las áreas

involucradas.

Estas premisas incluyen los siguientes puntos:

- Precios a utilizar en la elaboración del presupuesto (Por lo general son los del

mes de febrero del año en curso).

- Tipo de cambio a ser utilizado.

- Cambios de criterios, es decir, por ejemplo los gastos de computo eran

absorbidos por la Dirección de Sistema en el periodo actual para el siguiente

periodo cada área recibirá mediante una distribución la porción que le

corresponde.

- Actualización de los detalles de gasto y centros de costo.


41

- Instructivo sobre el sistema de presupuesto, el cual permite la elaboración del

mismo por centro de costo y detalle de gasto.

Los gastos generales están conformados por los siguientes rubros principales:

- Alquileres

- Gastos de computo o sistemas

- Gastos de Oficina

- Movilidad, viajes y hotelería

- Mantenimiento/Conservación

- Servicios de terceros

- Seguros

- Donaciones

- Restos

Estos a su vez son desplegados en varios sub-rubros hasta el detalle de gastos el

cual indica el concepto a imputar. Cada gerencia posee un rubro en el cual esta la

mayor parte de su presupuesto que lo diferencia de las demás, ejemplo gerencia de

comunicaciones centraliza todos los gastos relacionado con adquisiciones de Pc`s el

cual esta en el rubro “Gastos de computo y sistemas”, el resto de las áreas o gerencias

no poseen este concepto. El departamento de contabilidad y costos, como ente

encargado de proporcionar la información necesaria para la elaboración del

presupuesto, identifica aquellas tarifas o precios necesarios en cada uno de los rubros

para la mejor elaboración del presupuesto, por ejemplo, podemos nombrar los

siguientes rubros:

- Viajes, movilidad y hotelería: se ubican las tarifas de hotel, viáticos,

pasajes, traslados y alquiler de vehículo, en el cual el usuario solo colocara la


42

cantidades de veces que utilizará cada servicio y mediante la tarifa obtendrá

los de montos valorizados anuales que necesitará en su presupuesto:

- Servicios de terceros: se ubican las tarifas de limpieza, vigilancia,

auditoría externa, honorarios, entre otros.

A continuación se muestra el proceso de elaboración del presupuesto de gastos

generales:

RESPONSABLE ACCIÓN

1) Departamento de Contabilidad y

costos

A) Recopila la información de los precios

a utilizar en el presupuesto.

B) Elabora las premisas para el

presupuesto y convoca a reunión a los

responsables por gerencia.

2) Responsables por gerencia A) Recibe las premisas del Presupuesto,

y procede a su elaboración por centro de

costo y detalle de gastos.

B) Envía al departamento de costos la

base con los datos del presupuesto por

mes con su respectivo justificativo.

3) Departamento de Contabilidad y

costos

A) Recibe las bases con los datos de

presupuesto, introduce al sistema y

elabora informe comparativo.

B) Envía informe a la Gerencia de

administración y finanzas.


43

4) Gerencia de Administración y

Finanzas

A) Recibe informe del presupuesto

B) Si no es aprobado es enviado al

departamento de contabilidad y costos

con los cambios solicitados.

C) Si es aprobado se envía al Presidente

para su aprobación.

.

5) Presidencia A) Recibe informe de presupuesto.

B) Si no es aprobado se informa sobre los

cambios a la Gerencia de Administración

y Finanzas.

C) Si es aprobado se Informa a la

Gerencia de administración y Finanzas.

6) Gerencia de administración y finanzas A) Recibe la no conformidad y envía a la

Gerencia de contabilidad y costos para su

cambio.

B) Si es aprobado informa a la todos los

involucrados.

C) fin del procedimiento.

2.- Evaluar que los gastos incurridos en el segundo semestre del año 2010 estén

registrados correctamente en el sistema SAP (Sistemas de Aplicaciones y

Productos)

MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A., utiliza como

software de Gestión el sistema SAP (Sistemas, Aplicaciones y Productos), el cual se

maneja a través de una base que detalla cada gerencia o departamento hasta un nivel

de centro de costo y los rubros hasta un nivel de detalle de gastos.


44

Los centros de costos están identificados por 5 dígitos cuya composición y

significado se presenta a continuación:

6 XX XX

Gasto Generales Dirección

Gerencia o

departamento

Ejemplo:

6 10 01

Gasto Generales Presidencia

Oficina del presidente

Para diferenciar los gastos a incurrir en el período, se utilizan clases de gastos

compuestas por ocho dígitos y cuya numeración comprende desde el 60300301 hasta

el 60900998 (véase anexo 1), es importante indicar que cada clase de gasto representa

una cuenta de mayor en el Plan de cuentas de MAQUINARIAS FERROMINERA

DE VENEZUELA, C.A., y que pueden ser clasificadas dependiendo del centro de

costos donde se imputa el gasto (centro de costo productivo o centro de costo de

gastos generales) en rubros distintos del estado de resultados de la empresa, en este

caso, en los rubros de mano de obra, ingresos por servicio o el rubro de Gastos de

Administración, cada dígito representa lo siguiente:

6XX XX XXX

Identifica el

Grupo de Gasto

Números fijos

no utilizados

actualmente, necesarios

para SAP

Especifica el tipo

de Gasto


45

Ejemplo:

608 00 802

Servicios Intervalo de 00

Necesario para SAP

Consumo Telefónico

Registros contables en SAP

Los registros contables en SAP pueden ser originados en cuatro formas, la cuales

se detallaran a continuación:

- Facturas descentralizadas: son todos aquellos registros que realiza la

analista de Cuentas Por Pagar en el cual se acredita al proveedor y se debita al

gasto.

- Facturas centralizadas: están amparadas por una orden de compra y se

observan directamente en el sistema (Ver anexos 1 y 2).

- Consumo de almacén: es la solicitud de cualquier insumo o repuesto

existente en almacén, se carga al centro de costo y cuando se le da salida al

insumo se observa directamente en el sistema SAP-R/3 (Ver anexo 3 y 4).

- Provisiones: son registros utilizados por los analistas de costo mediante

el cual se devenga un gasto ya ocurrido pero que no se ha registrado a través

de factura descentralizada o centralizada (Ver anexos 5).

Los analistas de costos, realizan además de las provisiones otros registros que

aunque no disminuya o aumente los gastos, permite corregir malas imputaciones,

estos son conocidos como reclasificaciones. Existen varios casos de reclasificaciones,

que son:

- De un centro de costo a otro centro de costo, pero manteniendo el mismo

detalle de gasto.


46

- De un detalle de gasto a otro detalle de gasto, pero manteniendo el mismo

centro de costos.

- De un centro de costo y detalle de gasto diferente.

Para registrar el traspaso se debe conocer con precisión los siguientes aspectos:

a) Se debe detectar el asiento contable que se desea reclasificar.

b) Precisar en que centro de costos o/y detalle de gasto involucrados en la

reclasificación.

c) Contar la opinión y consentimiento de las personas responsables del gasto

donde se realizará el cambio.

d) Monto en bolívares y dólares de la reclasificación.

Luego de tener en cuenta todos estos aspectos, se procede a corregir la mala

imputación mediante un asiento contable.

Provisiones.

Para realizar el asiento de provisión se debe seguir el siguiente esquema:

- El analista debe tener una autorización por escrito (correo con fondo de

seguridad) del usuario que requiera la provisión.

- Se tiene que conocer el nombre del proveedor, el monto, la fecha, número

de factura y que servicio prestó para la empresa.

- Esta cuenta se maneja en bolívares pero se debe saber la conversión en

dólares.

- El registro contable no se podrá realizar después del último de cada mes

en cierre.


47

Reverso-Provisión.

Al realizar el reverso de una provisión, el analista debe saber con precisión los

posteriores aspectos:

a) Destacar cuales gastos entraron y están provisionados en meses anteriores.

b) Esta transacción se realiza el último día de cada mes, que se esté cerrando.

c) Observar que la factura corresponda con la provisión realizada en cuanto a

la fecha, servicio prestado y numero de factura.

d) El reverso de la provisión se efectuara por el monto exacto provisionado.

Se evaluaron un total de quinientos 500 registros del periodo Julio-Diciembre

2007 para identificar si existieron cargos erróneos, el resultado fue el siguiente:

Cuadro Nº 2

Resumen de registros en SAP en el período Julio-diciembre 2010

Conceptos Cantidad

Facturas descentralizada 320

Factura centralizadas 116

Recepción de almacenes 64

Total 500

Fuente: Sistema SAP

Cuadro Nº 3

Clasificación de registros en SAP en el período Julio-Diciembre 2010

Nº

Registros

Erróneos reclasificados

Erróneos no reclasificados

Buenos Total

Cantidad 61 48 391 500

% 12,2 9,6 78,2 100

Fuente: Sistema SAP.


48

De la muestra analizada se determinó que casi un 22 % de los registros estaban

imputados de forma errónea, un 12,2 % fue corregido a través de la revisión de los

analistas de costos o por información suministrada por los usuarios de las áreas. Un

9,6 % de los registro quedaron mal imputados en rubros a los cuales no pertenecen y

fueron mostrados de esta manera en los estados financieros, aunque a nivel total el

monto se mantiene es de resaltar que por rubros existe discrepancias.

3.- Determinar las áreas más relevantes de los Gastos de Administración

Para determinar las áreas más relevantes se tomó como referencia el cuadro

comparativo de los gastos ejecutados para el periodo Julio-Diciembre del año 2010, y

se seleccionaron aquellas áreas cuyo % de variación con respecto al presupuesto

estaba por encima del 20%, el resultado se muestra en el cuadro siguiente:

Cuadro N° 4

GASTOS GENERALES POR DIRECCIÓN

Direcciones

Acumulado

En miles de Bs.

Real PEA Var

Comunicaciones 1.662 1.380 (282)

Tecnología 1.524 1.271 (253)

Relaciones Industriales 1.481 1.097 (385)

Mantenimiento Industrial 4.285 3.565 (720)

Comercialización y ventas 1.365 1.124 (241)

Otras 1.640 1.780 140

Total 11.958 10.217 (1.741) Fuente: Site DIAF (Costos)


49

4.- Comparar el gasto real con el presupuesto económico de las áreas más

relevantes

Un control de gastos eficiente, requiere una revisión concienzuda de todos y cada

uno de los centros de costos y detalles de gastos cada mes, puede resultar que una o

más cuentas estén excedidas o tienen demasiado ahorro presupuestario durante el

mes. Esto ocurre por diferentes razones como lo son: las modificaciones internas en

cuanto a las tareas realizadas y las asignadas en el presupuesto, o por mal

imputaciones de algunos gastos. Las variaciones por ahorro son partidas

presupuestadas que no fueron utilizadas bien sea por una subestimación o que el

gasto no pudo ser realizado por factores internos de las unidades usuarias o externos

de las mismas, que inciden en la no realización del bien o servicio requerido. Para

realizar la comparación y determinar las áreas que están desviadas se consideró como

primer término, verificar los rubros que poseen mayor variación con el fin de

establecer el mecanismo para indicar las explicaciones, en el cuadro N° 5 se pueden

observar los resultados.

En este cuadro comparativo se puede determinar por cada uno de los rubros que

contemplan los gastos generales totales de MAQUINARIAS FERROMINERA DE

VENEZUELA, C.A., el gasto real, el presupuesto y la variación durante el segundo

semestre del 2010. Se puede observar una desviación total negativa de un 17 % por

encima del presupuesto, básicamente los rubros más afectados son: servicios de

terceros, gastos de cómputo, seguros y movilidad, viajes y hotelería para resaltar los

mas importantes. Existen otros rubros con desvíos negativos, pero en menor

dimensión. El rubro con ahorro es el de restos de gastos el cual contiene un 20 % por

debajo de lo presupuestado, básicamente por el sub-rubro recupero de servicios, que

son aquellas ganancias que poseen algunos centros de costos a través de la prestación

de un servicio a un externo.


50

Cuadro N° 5

GASTOS GENERALES POR RUBROS

RUBROS

Acumulado Jul-Dic 2010

En miles de Bs.

Real PEA Var

Alquileres 161 75 (86)

Gastos de computo 2.070 1.793 (277)

Movilidad, viajes y hotelería 1.365 1.189 (176)

Gastos de oficina 527 471 (56)

Servicios de terceros 4.528 3.763 (765)

Seguros 2.924 2.559 (366)

Restos de Gastos 382 367 (15)

Total 11.958 10.217 (1.741) Fuente: (Costos)

A continuación, se indagó acerca de las áreas que habían generado las mayores

variaciones durante este semestre y se determinó que el desvío se concentraba en tres

gerencias principales, basándonos en el criterio explicado en el punto anterior, y

cuyos resultados se muestran en el cuadro N° 4, estas direcciones son:

Mantenimiento Industrial, Comunicaciones y Relaciones industriales. En el resto de

las áreas la variación fue positiva en un 8% con respecto al presupuesto.

A través de la indagación sobre los desvíos de estas áreas se pudieron determinar

las siguientes causas:

Comunicaciones: básicamente, motivado por el incremento en los precios de las

licencias de software los cuales no estaban previstos y el incremento en los consumo

de horas hombre de los analistas contratados, para cumplir con la demanda de

requerimientos realizada por las distintas gerencias y departamentos.

- Aumento en los requerimientos de asistencia técnicas como consecuencia de

problemas con algunos sectores de la planta, lo cual no estaba previsto y se

consideran como extraordinarios.


51

- Mantenimiento Industrial: incremento en el precio del contrato de vigilancia

interna, el cual fue mayor al estimado en el presupuesto. Es de resaltar que no

existió modificación en cuanto a la dotación.

El analista requiere de mucho tacto y suspicacia, para dar al detalle la información

necesaria sobre el consumo de bienes y servicios que se utilizan en un período

determinado, para detectar cualquier equívoco y precisar las variaciones que

consecutivamente tendrá que justificar; su principal propósito es la revisión, para

determinar el estado actual de cada área de responsabilidad como los diferentes

gastos en los que incurran.

Cuando las variaciones son positivas, no se requiere llevar a cabo acciones

posteriores, pero sí determinar porque no se consumió un presupuesto que el

departamento o Gerencia asignó para ese momento. Cuando las variaciones son

negativas, se debe actuar de manera inmediata, dando los pasos necesarios para la

corrección de la anomalía, alineando así el detalle de gasto excedido dentro de los

parámetros establecidos.

En una empresa como MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA,

C.A., existen circunstancias imprevistas que pueden surgir en cualquier momento que

no son consideradas a la hora de realizar el presupuesto, pudiendo ocasionar grandes

variaciones.

La elaboración del informe permite la comunicación y visualización a los

diferentes gerentes de como va su gestión en cuanto a los Gastos Generales

ejecutados por sus áreas de responsabilidad, se verifica mes a mes que los gastos

reales y su presupuestación vayan encaminados, tal cual como fue planificado, y las

diferentes variaciones son asumidas con responsabilidad y seriedad, ya que todos los

datos contemplados en los diferentes informes serán datos históricos, señalando el

buen control en los procedimientos presupuestario y de gastos, acontecidos en la

empresa.


52

Presentación de los resultados de la Encuesta

La encuesta fue aplicada a una muestra de 31 personas, las cuales conforman el

total de la población de los analistas del área de costos y el resto de las áreas de la

empresa. Está compuesta por siete (7) preguntas cerradas de respuestas sí o no, a

través de las cuales se obtuvo la opinión de las mismas acerca del procedimiento para

la elaboración del presupuesto, los informes de gastos, los registros contables y los

sistemas de gestión. La intención de la encuesta, es la de indagar acerca de las causas

que a nivel de gestión pudiesen estar generando los desvíos de los Gastos Generales

facilitando las recomendaciones para su corrección. Los resultados fueron los

siguientes:

1) ¿Esta de acuerdo con el procedimiento para la elaboración del presupuesto de

gastos generales?

Cuadro N° 6

NUMERO DE

PERSONAS

ALTERNATIVAS PORCENTAJES

19 SI 61,29%

12 NO 38,71%

Fuente: Entrevista realizada a los analistas de costo de Mafervenca.

Grafico 1. Representación porcentual de cuantas personas están de acuerdo con el procedimiento para

la elaboración del presupuesto de Gastos Generales.


53

Análisis: de acuerdo a la encuesta realizada a los analistas se pudo determinar que

existe un 61,29 % que esta de acuerdo con el procedimiento para la elaboración del

presupuesto y existe un 39 % de los analistas que están en desacuerdo, alegando que

existen mucho retrabajos en algunas de las actividades (versiones, actualización de

tarifas) y que al momento de existir reducciones el área no es consultada, sino que se

entera al momento de recibir el presupuesto definitivo de los cambios finales.

2) ¿Considera que en la elaboración del presupuesto de gastos generales, el análisis y

verificación que realiza la Gerencia de Contabilidad y costos en cuanto a las tarifas y

otros datos a ser considerados para la elaboración del mismo son las correctas?

Cuadro N° 7

NUMERO DE

PERSONAS


24 SI 77,42%

7 NO 22,58%

Fuente: Entrevista realizada a los analistas de costo de Mafervenca

Grafico 2. Representación porcentual de acuerdo a la elaboración del presupuesto de gastos generales,

el análisis y verificación que realiza la Departamento de Contabilidad y costos en cuanto a las tarifas y

otros datos a considerar para la elaboración del mismo son las correctas.


54

Análisis: De acuerdo a la encuesta realizada a los analistas de costos se pudo

determinar que existe un 77,42 % de los analistas que están de acuerdo con los

lineamientos que realiza la Departamento de contabilidad y costos al momento de

elaboración del presupuesto, otro 22,58 % de los analistas considera que deben

revisarse los mismos, como punto primordial, el de las tarifas de los contratos debe

revisarse a fondo antes de presentarse el presupuesto definitivo.

3) ¿Conoce usted los rubros o partidas que conforman los Gastos Generales y que

cuentas contables están asociadas a los mismos?

Cuadro N° 8

NUMERO DE

PERSONAS


21 SI 67,74%

10 NO 32,26%


Grafico 3. Representación porcentual de acuerdo a los rubros o partidas que conforman los gastos

generales y las cuentas contables asociadas a los mismos.


55

Análisis: en este punto de determinó que existe un 68 % de los analistas que conocen

cada uno de los rubros o partidas que conforman lo Gastos Generales, particularmente

incluye a los 16 analistas que conforman el Departamento de contabilidad y costos, el

resto, 32 % de los analistas afirma que no están familiarizados con los conceptos y su

ubicación dentro de los rubros, así como las cuentas contables asociadas a los

mismos, y al momento de elaborar el presupuesto o imputar algún gastos suelen

confundirse.

4) ¿Considera que existen muchos registros contables erróneos por desconocimiento

de los conceptos que contemplan los gastos generales?

Cuadro N° 9

NUMERO DE

PERSONAS


31 SI 100,00%

0 NO 0,00%

Fuente: Entrevista realizada a los analistas de costo de Mafervenca.

Grafico 4. Representación porcentual de acuerdo a cuantas personas consideran que existen muchos

registros contables que han sido mal registrado por desconocimiento de los conceptos que contemplan

los gastos generales.


56

Análisis: De acuerdo a la encuesta realizada se determinó que todos los analistas

están de acuerdo, en que el motivo principal de los registros erróneos en el sistema

SAP, se debe a desconocimiento por parte de las personas encargadas de realizar los

registros contables de los conceptos y la agrupación en la cual corresponde algún

gasto y su respectiva cuenta contable.

5) ¿Considera que los sistemas que permiten la gestión mensual de los Gastos

Generales, son de fácil navegación?

Cuadro N° 10

NUMERO DE

PERSONAS


26 SI 83,87%

5 NO 16,13%


Grafico 5. Representación porcentual de acuerdo a cuantas personas consideran que los sistemas que

permiten la gestión mensual de los gastos comparando con el presupuesto, son de fácil navegación.

Análisis: De acuerdo a la encuesta se pudo determinar que un 84 % considera que los

sistemas de gestión de control presupuestario son de fácil navegación tanto por área y

por rubros, y permite identificar la variaciones mas significativas y donde atacar para


57

no ocasionar mas desvíos. Solo un 16 % considera que pueden mejorarse o en su

defecto debe de instruirse para su mejor aprovechamiento.

6) ¿Considera usted que algunas de las variaciones no relacionadas con eventos

extraordinarios, ocurridas durante el segundo semestre del 2010 pudieron haber sido

evitadas en el proceso de la elaboración del presupuesto?

Cuadro N° 11

NUMERO DE

PERSONAS


17 SI 54,84%

14 NO 45,16%


Grafico 6. Representación porcentual de acuerdo a cuantas personas consideran que algunas de las

variaciones no relacionadas con extraordinarias, ocurridas durante el segundo semestre del 2010

pudieron haber sido evitadas antes de la elaboración del presupuesto.

Análisis: De acuerdo a esta encuesta se considera que un 55 % de los analista

considera que si hubieran tomados alguna medidas ante de la elaboración del

presupuesto algunos de los desvíos mas significativos durante el segundo semestre

del 2010 no hubiese existido, el 45 % restante considera que se mostraría algunas

desviaciones que serian imposibles de medir ante de concluir la etapa presupuestaria.


58

7) ¿Considera usted que algunas de las variaciones ocurridas durante el segundo

semestre del 2010 podrán ser mejoradas durante el primer semestre 2011, originando

al final del ejercicio 10-11 una compensación y por lo tanto una variación mas

pequeña?

Cuadro N° 12

NUMERO DE

PERSONAS


12 SI 38,71%

19 NO 61,29%


Grafico 7. Representación porcentual de acuerdo a que algunas de las variaciones ocurridas durante el

segundo semestre del 2010 podrán se mejoradas durante el primer semestre 2011, originando al final

del ejercicio 10-11 una compensación y por lo tanto una variación mas pequeña.

Análisis: De acuerdo a esta encuesta se determino que un 61 % considera que los

desvíos o variaciones negativas ocurridas durante el segundo semestre del 2010 no

podrán ser mejorados para el primer semestre del 2011. Un 39 % considera que el

desvío puede ser disminuido para el siguiente semestres y poder compensar la

variación del anterior, tomando algunas medidas de disminución de costos.


59

CAPITULO V

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

En el Departamento de contabilidad y costos se llevó a cabo el análisis de los gastos

generales con respecto al presupuesto económico anual, durante el segundo semestre

del año 2010 y su incidencia en los estados financieros, al finalizar esta investigación

se llegó a las siguientes conclusiones:

-El procedimiento del presupuesto no permite la participación de las áreas en la

aprobación del mismo, solo en la elaboración.

-Las tarifas de los contratos de gran relevancia en el presupuesto de gastos

generales, no son revisados exhaustivamente por el Gerente de administración y

finanzas, originando en la gestión variaciones negativas.

-Algunos analistas de costos no conocen con exactitud los rubros y conceptos que

contemplan los gastos generales.

-Existen cantidades de registro mal imputados, por lo tanto la información

mostrada en los estados financieros contiene gastos en rubros a los cuales no

pertenece.

-El “Site” de gestión presupuestaria es una herramienta de fácil manejo y

navegación que permite el análisis de las variaciones de las áreas.

-Deben considerarse todas las variables posibles que permitan considerar la mejor

estimación de los rubros más representativos de los Gastos Generales para disminuir

las variaciones durante la gestión.

-El departamento de contabilidad y costos es el ente responsable de generar las

propuestas necesarias que permitan compensar la variaciones generadas en el primer

semestre del año.


60

Después de haber presentado las conclusiones anteriores, se recomienda lo siguiente:

-Permitir la participación de todas las áreas involucradas en el presupuesto en las

discusiones para conocer a fondo la apertura del mismo y que puedan ser defendibles

ante la alta Gerencia.

-Promover una mayor participación del departamento de comercialización y

ventas como soportes en la determinación de las tarifas que contemplan los contratos

de mayor relevancia en el presupuesto de gastos generales, esto con la finalidad de

conocer los montos exactos y que no existan variaciones en la gestión.

-Elaborar un instructivo con todos los rubros, detalles de gastos y conceptos que

contemplan los gastos generales y enviarlos vía mail a todos los analistas.

-Suministrar a las áreas que registran los gastos en el sistema SAP (Cuentas por

Pagar, almacenes, Contabilidad General, Administradores de Contratos) los rubros y

detalle de gastos, así como las cuentas contables correspondientes que contemplan los

gastos generales y solicitar el uso adecuado de los mismos.

-Elaborar un instructivo para el manejo de “Site” de gestión presupuestaria, para

facilitar su manejo y aprovechar de una mejor forma la herramienta.

-Garantizar el análisis de los rubros más desviados durante la gestión, y tomar las

previsiones necesarias para que las observaciones sean tomadas en cuenta en la

elaboración del presupuesto siguiente.

-Indicar a las áreas los rubros que deben ser atacados durante el primer semestre

del 2011 para disminuir los gastos y que se acoplen al presupuesto, esto tomando

iniciativas que permitan el mantenimiento de la función del área.


61

RESEÑA BIBLIOGRAFICA

Asociación Venezolana de Presupuesto Público (1995). Aspectos conceptuales

metodológicos de presupuesto público venezolano. 3 era Edición.

CATACORA, Fernando (1996). Sistemas y Procedimientos contables. Caracas-

Venezuela Editorial McGraw-Hill.

CATACORA, Fernando (1996). Contabilidad. Caracas-Venezuela Editorial

McGraw-Hill.

GÓMEZ, R. Francisco (1994). Presupuesto. Caracas-Venezuela. Editorial Fragor.

KOONTZ H., Weihrich H. (1998). Administración. Editorial McGraw Hill.

POLIMENI R., Fabozzi F., Adelber A., (1994). Contabilidad de Costos. Editorial

Normos S.A. Colombia.

SABINO, Carlos (1990). El Proceso de Investigación. Caracas-Venezuela.

Editorial Panapo.

TAMAYO Y TAMAYO, Mario (1989). Proceso de la investigación científica.

Editorial Mimusa. Pág. 115.

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA (UNA) (1990). Técnicas de

Documentación e Investigación. Caracas-Venezuela, Ediciones Lithno mundo.


62


63

Anexo A. Registro Contable factura centralizada.


64

Anexo B. Ejemplo factura centralizada.


65

Anexo C. Consumo de almacén.


66

Anexo D. Registro de consumo de almacén.


67

Anexo E. Provisión.


68

Anexo F

PLAN DE TRABAJO

Actividades Semanas

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

Inducción a las

Actividades x x

Entrenamient

o general en

cuanto a la

normativa

laboral y fiscal

vigente

x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x

Inducción para

el uso del

sistema SAP x x

Clasificación,

codificación y

registro

contable de las

transacciones

diarias

x x x x

Preparación de

la

documentación

soporte de los

gastos

generales

incurridos

x x x x x x

Correcto

archivo y

resguardo de la

documentación

soporte de los

gastos

incurridos

x x x

Elaboración de

conciliaciones

bancarias

x x

Análisis de las

principales

cuentas

contables

x x x x

Registro y

asiento de

operaciones

contables en el

sistema SAP

x x x x x x x x x

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