UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN

MARCOS (Universidad del Perú, DECANA DE AMERICA)

FACULTAD DE CIENCIAS MATEMATICAS

EAP Investigación Operativa

“Año de la Promoción de la Industria Responsable y Compromiso Climático”

Trabajo de Investigación

Curso:

Análisis y Diseño de Sistemas de

Información

Profesor:

Hugo Vega

Integrantes:

Toribio Toribio Diana

2014

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OPTIMIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS EN

LOS MINISTERIOS MEDIANTE LA IMPLEMENTACIÓN

DE LA METODOLOGÍA PARA LA AUTOMATIZACIÓN DE

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - MAAP

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Tabla de contenido I. Problemática ................................................................................................................................ 4

1.1. Sujeto. .................................................................................................................................. 4

1.2. Base Legal. .......................................................................................................................... 4

1.3. Estadísticas. ......................................................................................................................... 5

1.4. Identificando el problema. ................................................................................................... 6

1.5. Formulando el Problema. .................................................................................................... 6

1.6. Formulando el Objetivo. ..................................................................................................... 7

1.7. Objetivos Generales. ........................................................................................................... 8

1.8. Objetivos Específicos. ......................................................................................................... 8

1.9. Formulando el Titulo del Proyecto. ..................................................................................... 8

II. Marco Teórico ............................................................................................................................. 9

2.1. Guía de Referencia y Modelado BPMN.............................................................................. 9

2.2. Guía para el Levantamiento de Procesos. ......................................................................... 10

2.3. Guía para Identificación y Análisis de Procesos. .............................................................. 10

III. Estado del Arte ...................................................................................................................... 12

3.1. Propuesta de un Sistema para los Procesos Administrativos y Contables basado en la

Reingeniería como Herramienta de calidad en los Procesos de la Empresa Distribuidora Filca,

C.A. Maturín Edo. Monagas. ........................................................................................................ 12

Bibliografía ....................................................................................................................................... 13

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I. Problemática

1.1.Sujeto.

Atención de trámites administrativos.

1.2.Base Legal.

Los trámites documentarios con los que cuenta cualquier ministerio están

regulados por un Texto Único de Procedimientos Administrativos – TUPA, dicho

Documento de gestión contiene los procedimientos administrativos que por exigencia

legal, deben iniciar los administrados ante las entidades para satisfacer o ejercer sus

intereses o derechos. Este documento de gestión establece los requerimientos que se

deben de presentar para iniciar dicho procedimiento, así mismo, establece el tiempo

con el que cuenta un ministerio para poder resolver a la solicitud que inicio dicho

procedimiento. Si el Administrado o la entidad no cumpliesen con los requerimientos o

el plazo para resolver la solicitud respectivamente, conllevaría a iniciar un trámite legal

que podría terminar en la negación del derecho para el administrado o en una sanción

al ministerio por no resolver la solicitud en el tiempo especificado.

Así mismo los trámites administrativos de un ministerio están regulados por

diversas Normas y Reglamentos que se establecieron para el buen funcionamiento de

ciertos procedimientos administrativos que son de vital importancia para la sociedad en

general.

En la actualidad viene rigiendo la Ley de Simplificación Administrativa N°

25035, la cual establece la eliminación de las exigencias y formalidades costosas,

desconcentración de los procesos decisorios, participación de los ciudadanía en la

simplificación administrativa, participación de la administración publica en la

simplificación administrativa; el Gobierno Peruano en sí, viene promoviendo esta

iniciativa en cualquier entidad pública, incluyendo a los ministerios.

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1.3.Estadísticas.

Contamos con estadísticas de los tiempos que conlleva poder resolver algunos

procedimientos dentro de los ministerios.

Número

TUPA

Denominación del Procedimiento Plazo para

Resolver (Días Hábiles)

Plazo que se toma en

promedio para

Resolver (Días Hábiles)

Porcentaje del

tiempo excedido

Pesquería

38

OTORGAMIENTO DE CONCESIÓN PARA EL

DESARROLLO DE LA ACUICULTURA DE MAYOR

ESCALA 30 60 100%

Pesquería

43

OTORGAMIENTO DE AUTORIZACIÓN PARA EL

DESARROLLO DE LA ACUICULTURA DE MAYOR

ESCALA

30 60 100%

Pesquería

55

CERTIFICACIÓN DE LOS ESTUDIOS AMBIENTALES 90 180 100%

Industria

96

EVALUACIÓN DE ESTUDIO DE IMPACTO AMBIENTAL

(EIA) 90 175 94%

Industria

69

CALIFICACIÓN PARA OPERAR COMO CENTRO DE

INNOVACIÓN TECNOLÓGICA - CITE 24 45 87%

Industria

70

RENOVACIÓN DE LA CALIFICACIÓN PARA OPERAR LA

ACREDITACIÓN COMO CENTRO DE INNOVACIÓN

TECNOLÓGICA-CITE

19 32 68%

Tabla 1: Tiempos de los TUPA

Ilustración 1: Tiempos Excedidos

Podemos observar que los tiempos que se demoran en ser resueltos estos

procedimientos en promedio se exceden en un 92% los tiempos estipulados.

100% 100% 100% 94%

87%

68%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

Pesqueria

38

Pesqueria

43

Pesqueria

55

Pesqueria

96

Pesqueria

69

Pesqueria

70

Tiempos Excedidos

Tiempos Excedidos

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1.4.Identificando el problema.

Partiendo de la idea basada en una atención de calidad, todas las solicitudes

deberían de resolverse dentro de los tiempos que especifica las normas y los TUPA’s,

para no generar incomodidad en los administrados, así mismo, un retraso de la

economía debido a los tiempos administrativos que se debe de seguir para poder

impulsar un negocio. Actualmente se viene excediendo estos tiempos en un 92% en

promedio, lo que nos indica que existe un problema significativo en la manera como se

desarrollan estos procedimientos.

1.5.Formulando el Problema.

La deficiente estructura que tienen sus procedimientos administrativos pueden

ser causados por: la falta de una metodología apropiada para poder optimizar sus

posesos, así como, el exceso de tiempos muertos con los que cuentan sus

procedimientos; el deficiente cálculo del tiempo estimado para un procedimiento puede

ser generado por la falta de un equipo diversificado de profesionales que puedan dar un

estimado de los tiempos que se necesita para poder resolver una solicitud; el desinterés

por parte del administrador para resolver las solicitudes puede ser generado por una

ausencia de compromiso hacia la institución, así como, falta de incentivos; la poca

automatización con la que cuentan puede estar generada por la falta de conocimiento

de los procedimientos que pueden automatizar; así mismo la excesiva burocracia que

se experimenta en una entidad estatal son algunas de las variables que están generando

el elevado índice de sobretiempo en la atención de un procedimiento

administrativo (Sobretiempo en la atención: 92%), los cuales nos traen como

consecuencia el desaprovechamiento de los recursos humanos con los que cuanta la

entidad, así como la insatisfacción del administrado al recibir estos servicio, ya que con

la demoras que existen les estaría quitando el interés de poder presentar nuevos

trámites administrativos, también incrementa los costos directos e indirectos que

genera un procedimiento administrativo tanto para el administrado como para la

entidad, todo esto estaría aportando a la desaceleración económica del país.

Ilustración 2: Árbol de Problemas

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1.6.Formulando el Objetivo.

Si se realiza una nueva estimación del tiempo para un procedimiento

administrativo con un grupo diversificado de profesionales; se realiza un rediseño de

los procedimientos administrativos, mediante una metodología que sea especialmente

para la automatización de procedimientos administrativos y la optimización de estos

tiempos; se motiva de manera adecuada al personal administrativo, incrementando la

identificación con la entidad en la que laboran, ofreciendo incentivos al mejor

trabajador, es decir a los que resuelven una solicitud de manera más eficaz y conforme

a las normas establecidas; se automatiza parcial o total los procedimientos

administrativos, y se reduce los eslabones jerárquicos en la burocracia se podrá

Eliminar los sobretiempos para el pronunciamiento de los procedimientos

Administrativos; lo cual conllevara a una optimización de los recursos humanos con

los que cuenta la entidad, generara satisfacción en el administrado al momento de

realizar sus trámites documentarios, reducirá los costos directos e indirectos tanto para

el administrado como para la entidad, promoviendo la aceleración del crecimiento de la

economía peruana y un gobierno electrónico.

Ilustración 3: Árbol de Objetivos

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1.7. Objetivos Generales.

Los objetivos generales del proyecto de tesis son los siguientes:

- Implementar la Metodología para la Automatización de

Procedimientos Administrativos.

1.8.Objetivos Específicos.

Los objetivos específicos del proyecto de Tesis son los siguientes:

- Optimizar los tiempos de respuesta a un trámite administrativo en un

50%.

- Rediseño de los tiempos de respuesta para un procedimiento

administrativo.

- Rediseño de los procedimientos Administrativos.

1.9.Formulando el Titulo del Proyecto.

Para cumplir con nuestros objetivos deberemos realizar la Implementación de:

Methodology for Business Process Automation.

“OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS EN LOS

MINISTERIOS MEDIANTE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA

METODOLOGÍA PARA LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS - MAAP”.

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II. Marco Teórico

2.1. Guía de Referencia y Modelado BPMN.

Es un conjunto de herramientas tecnológicas que junto a una nueva filosofía de

negocio permite diseñar la arquitectura empresarial modelando los procesos de negocio

mediante work flows, automatizando su funcionamiento de principio a fin y

permitiendo su monitorización y control. En BPM se aborda el amplio mundo de la

empresa a través de sus tres (3) dimensiones básicas: NEGOCIO PROCESO

GESTIÓN Eficaces, Transparentes y Ágiles

La Tecnología de BPM puede ser definido como un conjunto de software que

cumplen con un grupo de características técnicas necesarias para aplicar el concepto de

BPM. Un sistema BPMS está en capacidad de realizar las siguientes operaciones:

- Modelamiento de procesos de negocio.

- Integración de información proveniente de otros sistemas de

negocio.

- Convierte modelos en acciones reales.

- Despliegue de aplicaciones que soportan el proceso en condiciones

tales que no se requiere mayor conocimiento y experiencia de un

usuario final.

- Monitoreo de las actividades del negocio.

- Respuesta rápida a eventos de procesos.

Cuatro son los conductores del negocio que motivan a la adopción de BPM.

- Mejora de un proceso o sub-proceso: BPM ofrece un tiempo más

rápido a una solución.

- BPM (S) para la Mejora Continua de Procesos (CPI): Empresas

implementan un BPMS como apoyo a su programa CPI.

- BPM para Aplicaciones Orientadas a Servicios (SOA): BPM

aprovecha directamente a SOA y combinado junto con BPMS

(suite) es un sistema de mayor valor.

- Transformación del Negocio: La combinación de las tecnologías de

BPM y los métodos de CPI incita a la transformación del negocio.

Son muchas las ventajas de los Sistemas de BPM tanto desde el punto de vista

tecnológico como estratégico:

- Automatización: Incremento de la productividad y reducción de

errores.

- Agilidad: Rápidos tiempos de respuesta a problemas, desarrollar

soluciones y para el cambio total.

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- Flexibilidad: Combinando el alcance y la capacidad los sistemas de

información con la tecnología moderna, y la mejora de los procesos

aplicando técnicas para tal fin.

- Visibilidad: Obteniendo información en tiempo real relacionada con

la ejecución de los procesos (duración, costos, etc.).

- Colaboración: Estrecha la relación entre TI y el negocio.

- Gerencia: Fortaleciendo el control de la gestión y el cambio.

2.2. Guía para el Levantamiento de Procesos.

La Dirección de Modernización del Estado de MIDEPLAN pone a disposición

de las Unidades de Planificación Institucional y de los funcionarios públicos en

general, esta Guía para el Levantamiento de Procesos, como un documento de

referencia para que las instituciones públicas costarricenses determinen sus

actividades, funciones, estructuras y requerimientos de recurso humano de forma

sistémica, estandarizada y normalizada. Contribuyendo de esta manera en la mejora en

su gestión y en la resultante mejora en la calidad de bienes y servicios que ofrecen a

sus usuarios.

El presente documento contiene información básica necesaria para orientar a

las Instituciones Públicas (Instituciones Centralizadas, Descentralizadas, Autónomas y

Gobiernos Locales) en la elaboración, diseño y actualización de los procesos

institucionales. En una primera parte del documento, se muestra la relación que existe

en todo proceso –entrada o insumo, proceso de transformación, salida o bien/servicio

recibido por el usuario-. La segunda parte contiene información sobre la gestión por

procesos -concepto, utilidad, objetivo-. Mientras que la tercera sección indica los pasos

básicos que deben seguirse para realizar un levantamiento de procesos de manera

simple y concreta.

2.3. Guía para Identificación y Análisis de Procesos.

La Guía tiene como objetivo facilitar a las Unidades y Servicios de la UCA la

identificación de los procesos, su análisis y mejora, optimizando su funcionamiento e

incrementando la eficacia y eficiencia de los mismos. Todo ello con una cierta

uniformidad en la elaboración de los mapas y en la documentación de los procesos por

todas las Unidades o Servicios de la UCA.

La guía se ha construido en apartados que intentan orientar y dirigir a los

grupos de trabajo en las tareas que deben abordar para realizar el mapa de procesos y

documentar cada uno de los procesos identificados.

Es aconsejable que las dudas o dificultades que pudieran encontrarse en la

Guía o en el desarrollo del trabajo de las comisiones, sean consultadas con la Unidad

de Evaluación y Calidad de la UCA.

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Los mapas de procesos y la documentación correspondiente deberán obtener el

visto bueno de la Gerencia previo informe de la Unidad de Evaluación y Calidad de la

UCA.

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III. Estado del Arte

3.1.Propuesta de un Sistema para los Procesos Administrativos y Contables basado

en la Reingeniería como Herramienta de calidad en los Procesos de la Empresa

Distribuidora Filca, C.A. Maturín Edo. Monagas.

Distribuidora Filca, C.A es una empresa dedicada a la compra y venta de los

productos exclusivo Bp, la cual amerita la aplicación de un sistema en sus procesos

administrativo y contable basados en la reingeniería como herramienta eficaz en el

desarrollo de la funcionalidad de las relaciones comerciales de la empresa, para ello se

describe la situación de los procesos, se identifican sus fortalezas, debilidades y se

determina la propuesta del nuevo sistema. Se utilizó como metodología la

investigación de campo y documental que tiene como característica principal colocar al

investigador en contacto directo con el objeto estudiado y tomar los datos de interés

directamente de la realidad.

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Bibliografía

1. Propuesta de un Sistema para los Procesos Administrativos y Contables basado en

la Reingeniería como Herramienta de calidad en los Procesos de la Empresa

Distribuidora Filca, C.A. Maturín Edo. Monagas

(Lcdo. Jorge Astudillo Br. Bermúdez, Luba - Lcdo. Luís Orsini La Paz C.I: 12.537.465 - Lcdo.

Ángel Parada Br. Marcano, Niurka- C.I: 12.152.909)

2. Guía para Identificación y Análisis de Procesos

(Ministerio de ministerio de planificación nacional y política económica - área de modernización del

estado)

3. Guía de Referencia y Modelado BPMN

( Stephen A. White, PHD Derek Miers – ISBN13: 978 0 9819870 3 3)