Universidad Politécnica Estatal del Carchi SI/16.15... · 2019. 12. 5. · con el Colegio...

UNIVERSIDAD POLITÉCNICA ESTATAL DEL CARCHI

SGC-UPEC

MANUAL DE USUARIO

Código UPEC-P28-S3.8-F01; Versión: 01; 13 de junio del 2018

Universidad Politécnica Estatal del Carchi

UPEC-P28-S3.8-FT01 FORMATO DE MANUAL DE USUARIO

SISTEMA INTEGRADO UNIVERSITARIO

Módulo de Gestión Administrativa – UPEC

Sistema de Convenios Universitarios

Manual de Usuario

Versión 1.0

Sistema de Convenios Universitarios Versión:1.0

Manual de Usuario Fecha:15/06/2017

Confidencial Universidad Politécnica Estatal del Carchi Página 2 de 19

Historial de Revisiones del documento

[Se detalla la información de los participantes que intervinieron en la creación, y actualización del documento] Fecha Versión Descripción Elaborado por Firma

29/03/2017 0.9 Creación de la guía de manual Ing. Gema Guerrero

15/06/2017 1.0 Actualización del Manual de Usuario Ing. Gema Guerrero

Aprobaciones [Se detalla la información de los participantes que intervienen en la revisión, y aprobación del documento]

Fecha Versión Revisado por Firma Aprobado por Firma

29/03/2017 0.9 Msc. Andrés Guerrero – Director del Centro de TIC UPEC

Dr. Juan Carlos Villacreses – Secretario General UPEC

15/06/2017 1.0 Msc. Andrés Guerrero – Director del Centro de TIC UPEC

Dr. Juan Carlos Villacreses – Secretario General UPEC




Tabla de Contenidos

A. MANUAL DE USUARIO ................................................................................................................................ 4

A.1. Introducción. ................................................................................................................................................ 4

A.2. Presentación del Sistema de Convenios Universitarios ................................................................................ 4 A.2.1. ¿Qué es el sistema de convenios universitarios? .................................................................................... 4 A.2.2. Acceso a la Aplicación ............................................................................................................................. 4 A.2.3. Autentificación del usuario ..................................................................................................................... 5 A.2.4. Menú Principal ........................................................................................................................................ 6

A.3. Funcionalidades para los Usuarios Administradores ................................................................................... 7 A.3.1. Parámetros ............................................................................................................................................. 8 A.3.1.1. Tipos actividades ............................................................................................................................... 8 A.3.1.1.1. Convenios .......................................................................................................................................... 9 A.3.1.1.2. Tipo de contenido.................................................................................................................................. 9 A.3.1.1.3. Tipos de Convenios .............................................................................................................................. 10 A.3.1.1.4. Tipos de Coordinadores ....................................................................................................................... 11 A.3.1.1.5. Tipos de Duración Convenios. ............................................................................................................. 12 A.3.2. Mantenimiento ..................................................................................................................................... 13 A.3.2.1. Convenios ........................................................................................................................................ 13 A.3.2.1.1. Datos Convenios .............................................................................................................................. 13 A.3.2.1.2. Documentos Convenios ................................................................................................................... 16 A.3.3. Reportes ................................................................................................................................................ 16 A.3.3.1. Convenios ........................................................................................................................................ 16 A.3.3.1.1. Convenio .......................................................................................................................................... 16 A.3.3.1.2. Lista de Convenios ........................................................................................................................... 18




A. MANUAL DE USUARIO

A.1. Introducción.

El presente manual ha sido elaborado con la finalidad de ser una herramienta ágil que facilite la mejor utilización de las opciones y funcionalidades del Módulo de Gestión Administrativa-UPEC, sistema de convenios universitarios.

A.2. Presentación del Sistema de Convenios Universitarios

En este apartado se ofrece una presentación general de Modulo de Gestión Administrativa-UPEC, sistema de convenios universitarios, los distintos agentes implicados y cómo pueden relacionarse entre sí a través del sistema.

A.2.1. ¿Qué es el sistema de convenios universitarios?

El Sistema de Convenios Universitarios es una herramienta concebida para prestar apoyo al personal de la Secretaria General quienes realizan el registro de los convenios internos y externos de la UPEC.

El presente manual contiene los pasos a seguir para el ingreso de los comparecientes internos y externos de los convenios, por parte del Secretario Abogado.

¿Qué agentes intervienen en el sistema de convenios universitarios?

Esta parte contiene orientaciones generales de los usuarios competentes y administradores que hacen uso del sistema. Se irá actualizando con arreglo a la evolución del sistema.

Administrador funcional.- Los principales agentes del sistema son los funcionarios de la Secretaria General, que se encargan de administrar a través del sistema los convenios internos y externos de la institución.

A.2.2. Acceso a la Aplicación

Ingreso al Sistema

a) La aplicación está ubicada en el Portal Web de la Universidad Politécnica Estatal del Carchi.

a la página www.upec.edu.ec, luego hacer click en el b) Mediante el navegador web Explorer ingresar enlace SISTEMA DE INTEGRADO UPEC.

http://www.upec.edu.ec/




Fuente: Propia

Figura A.1: Ingreso al sistema

A.2.3. Autentificación del usuario

a) Se presenta a continuación la pantalla de Bienvenida al sistema, para acceder a los servicios de la misma se debe identificar como usuario en el sistema.

Fuente: Propia

Figura A.2: Autentificación de Usuario

b) Ingresar el usuario y la contraseña de acceso al sistema además llenar el campo de Base de Datos de la siguiente manera.




c) Click en el botón Conectar

A.2.4. Menú Principal

a) Se presenta a continuación el Menú Principal del Sistema Integrado de Información. b) En la parte izquierda de la Pantalla acceder al enlace de GESTIÓN ADMINISTRATIVA. c) En la parte derecha se muestra las opciones del Menú Administrativo. Seleccionar el enlace de CONVENIOS

UNIVERSITARIOS

Fuente: Propia

Figura A.3: Acceso a la Gestión Administrativa.

d) A continuación, se encuentra la pantalla principal del Sistema de Convenios Universitarios.

De forma predeterminada la

conexión es hacia UPEC




Fuente: Propia

Figura A.4: Pantalla principal del Sistema de Convenios Universitarios.

El menú está compuesto por cuatro submenús:

• Parámetros

• Mantenimiento

• Reportes

A continuación se muestra la barra de herramientas que permite interactuar con la información dentro del sistema,

esta barra es un estándar para toda la aplicación:

Fuente: Propia

Figura A.5 Barra de Herramientas

Limpiar Forma: Limpia el formulario.

Guardar: Guarda la información ingresada.

Imprimir: Imprime el formulario.

Buscar: Permite buscar la información de forma dinámica por campo(s), o de registro en registro.

Lista: Lista de valores en un campo seleccionado.

Editar: Edita un registro del formulario.

Insertar Registro: Ingresa un nuevo registro de un bloque de datos donde el cursor está posicionado.

Limpiar Registro: Limpia un registro especificado de un bloque de datos donde el cursor está posicionado.




Borrar Registro: Elimina un registro especificado por el posicionamiento del cursor.

Primer Registro: Permite ir al primer registro de un bloque de datos de un formulario.

Registro Anterior: Permite ir al anterior registro de un bloque de datos de un formulario.

Registro Siguiente: Permite ir al siguiente registro de un bloque de datos de un formulario.

Ultimo Registro: Permite ir al último registro de un bloque de datos de un formulario.

Ayuda: Muestra los comandos de cada opción de un formulario, mediante teclas.

Salir: Permite salir del formulario

Usuario: Muestra el usuario que está conectado.

Formulario: Muestra que formulario está utilizando

A.3. Funcionalidades para los Usuarios Administradores

A.3.1. Parámetros

A.3.1.1. Tipos actividades

a) En esta sección se ingresarán los tipos de actividades

Fuente: Propia

Figura A.6: Formulario Tipos Actividades

b) En el campo código se ingresa el código de la actividad. c) En el campo nombre, se ingresa el nombre de la actividad. d) En el campo descripción, se registra una descripción (pasantías nacionales e internacionales.)




Fuente: Propia

Figura A.7: Formulario Tipos Actividades con datos

A.3.1.1.1. Convenios

A.3.1.1.2. Tipo de contenido

a) Se procederá a ingresar a Tipos de Contenido. Se deberá ingresar la siguiente información:

Fuente: Propia

Figura A.8: Formulario Tipo de Contenido.

b) En el campo estado, por defecto se encuentra activo. c) El campo código se genera automáticamente un secuencial del tipo de contenido. d) En el campo descripción, se ingresa el tipo de contenido ya sea título o capítulo. e) El campo de Observación es opcional , se ingresa la respectiva observación.




Fuente: Propia

Figura A.9: Formulario Tipos Contenido con datos.

A.3.1.1.3. Tipos de Convenios


Fuente: Propia

Figura A.10: Formulario Tipos Convenios.

b) En el campo estado, por defecto se encuentra activo. c) El campo código se genera automáticamente un secuencial del tipo de convenio d) En el campo descripción, se ingresa la respectiva descripción como, por ejemplo: carta intensión, marco-

cooperación, especifico-movilidad, especifico-practicas-preprofesional, especifico-pasantías, especifico, carta de cooperación, memorándum, acuerdo, marco-colaboración, carta de compromiso, individual de pasantía, marco de pasantías, transferencia tecnológica, interinstitucional, especifico-infraestructura.

e) El campo de observación se ingresa la respectiva observación.




Fuente: Propia

Figura A.11: Formulario Tipos Convenios con datos.

A.3.1.1.4. Tipos de Coordinadores


Fuente: Propia

Figura A.12: Formulario Tipos Coordinadores.

b) En el campo estado, por defecto se encuentra activo. c) El campo código se genera automáticamente un secuencial del tipo de coordinadores. d) En el campo nombre, se ingresa el nombre coordinador actividad o coordinador general. e) En el campo descripción, se ingresa la respectiva descripción, por ejemplo: coordinador de actividades del

convenio, coordinador general del convenio.




Fuente: Propia

Figura A.13: Formulario Tipos Coordinadores con datos.

A.3.1.1.5. Tipos de Duración Convenios.

a) Se procederá a ingresar a Tipos de Duración Convenios. Se deberá ingresar la siguiente información:

Fuente: Propia

Figura A.14: Formulario Tipos de Duración Convenios.

b) En el campo estado, por defecto se encuentra activo. c) El campo código se genera automáticamente un secuencial del tipo de duración convenios. d) En el campo descripción, se ingresa la respectiva descripción: indefinido, anual, temporal. e) En el campo de observación, se ingresa la respectiva observación.




Fuente: Propia

Figura A.15: Formulario Tipos de Duración Convenios con datos.

A.3.2. Mantenimiento

A.3.2.1. Convenios

A.3.2.1.1. Datos Convenios

a) En este formulario se debe ingresar la siguiente información:

Fuente: Propia

Figura A.16: Formulario Datos Convenio.

• Estado. - Sea Activo o Inactivo.

• Código. - Generación del código del convenio.

• Origen. - Ingresamos el origen ya sea Nacional e Internacional.

• Tipo. - Elegimos el tipo del convenio, por ejemplo: carta intensión, marco-cooperación, especifico-movilidad, especifico-practicas-preprofesional, especifico-pasantías, especifico, carta de cooperación, memorándum, acuerdo, marco-colaboración, carta de compromiso, individual de pasantía, marco de pasantías, transferencia tecnológica, interinstitucional, especifico-infraestructura.

• Duración. - Ingresamos la duración del convenio: indefinido, anual, temporal.

• Monto. – Ingresamos el valor.




• Avance. – Ingresamos en porcentaje el avance del convenio.

• Descripción. – Ingresamos la institución con la que se realizó el convenio, ejemplo Convenio Específico con el Colegio Fiscomisional Técnico La Merced.

• Objetivos. – Ingresamos los objetivos que tiene el convenio, por ejemplo: Coordinar la realización de prácticas pre-profesionales y la inserción de los estudiantes en el mundo laboral para que cumplan un ciclo de pasantías, previo a su graduación.

• Resumen. – Redactamos un breve resumen acerca del convenio que se va a realizar.

• Antecedentes. – Damos a conocer los antecedentes del convenio que se va a llevar a cabo.

• Desde. – Elegimos la fecha que inicio el convenio.

• Hasta. – Elegimos la fecha que finaliza el convenio.

b) Se guarda la información ingresada con el ícono Guardar .

c) Se presiona la siguiente pestaña en este formulario se debe ingresar la siguiente información:

Fuente: Propia

Figura A.17: Formulario Datos Convenio, Comparecientes internos.

• INTERNOS. – En esta sección se selecciona la dependencia interna de la institución.

• Estado.- Sea Activo o Inactivo.

• RESPONSABLES.- En esta sección se selecciona a la persona responsable.

• Cargo. – Se carga la información del responsable.

d) Se guarda la información ingresada con el ícono Guardar .

e) Se presiona la siguiente pestaña en este formulario se debe ingresar la siguiente información:




Fuente: Propia

Figura A.18: Formulario Datos Convenio, comparecientes externos.

• EXTERNOS. – En esta sección se registra los campos de la institución con la que se realiza el convenio.


• Nombre.- Se registra el nombre de la institución.

• Dirección. – Se registra la dirección de la institución.

• Descripción.- Se ingresa la descripción de la institución .

• RUC.- Se registra el RUC de la institución.

• Sede. – Se registra la sede de la institución.

• Fax.- Se registra el fax de la institución.

• Email.- Se registra el email de la institución.

• Portal web. – Se registra la dirección url de la institución.

• Observación.- Se registra a la observación de la institución.

f) Se guarda la información ingresada con el ícono Guardar .

g) Se presiona la siguiente pestaña en este formulario se debe ingresar la siguiente información:

Fuente: Propia

Figura A.19: Formulario Datos Convenio, coordinador.




• COORDINADOR CONVENIO. – En esta sección se registra los campos de la persona responsable de la coordinación de la institución.


• Tipo de coordinador.- Se selecciona el tipo de coordinador la institución(coordinador general, coordinador actividad).

• Coordinador. – Se selecciona a la persona responsable de la coordinación de la institución.

• Descripción.- Se ingresa la descripción de la persona responsable de la coordinación de la institución .

• Observación.- Se registra a la observación de la persona responsable de la coordinación de la institución.

h) Se guarda la información ingresada con el ícono Guardar .

A.3.2.1.2. Documentos Convenios

a) Se procederá a ingresar a Documentos de Convenios. Se deberá ingresar la siguiente información:

Fuente: Propia

Figura A.20: Formulario Documentos Convenios.

• Estado. - Sea Activo o Inactivo.

• Código. – Se genera el código del documento.

• Nombre documento. – Ingresamos el nombre del documento.

• Ruta.- Se guarda la ruta del documento

• Descripción.-Escribimos una breve descripción del documento .

• Observación. – Se ingresa la respectiva descripción.

a) Hacemos clic en aceptar.

A.3.3. Reportes

A.3.3.1. Convenios

A.3.3.1.1. Convenio




Fuente: Propia

Figura A.21: Convenio.

• Código. – Ingresamos el código del convenio.

• Dependencia. – Ingresamos el código de la dependencia.

Fuente: Propia

Figura A.22: Convenio con datos.




Fuente: Propia

Figura A.23: Reporte Convenios.

A.3.3.1.2. Lista de Convenios

Fuente: Propia

Figura A.24: Formulario Reporte Lista de Convenios.

• Periodo. – Ingresamos el periodo o año.

• Origen. – Escogemos el origen nacional e internacional.




Fuente: Propia

Figura A.25: Formulario Reporte Lista de Convenios con datos.

g) Hacemos clic en ejecutar reporte.

Fuente: Propia

Figura A.26: Formulario Reporte Lista de Convenios con datos.

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