UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES...
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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES UNIANDES. FACULTAD DE DIRECCIÓN DE EMPRESAS MAESTRIA EN DIRECCIÓN DE EMPRESAS CON ÉNFASIS EN GERENCIA ESTRATÉGICA. PROYECTO DE EXAMEN COMPLEXIVO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL GRADO ACADÉMICO DE MAGISTER EN DIRECCIÓN DE EMPRESAS CON ÉNFASIS EN GERENCIA ESTRATEGICA. TEMA: PROCESO DE MEJORAS PARA DISMINUIR LOS TIEMPOS EN LA UNIDAD DE SEGURIDAD BANCARIA DEL MINISTERIO DEL INTERIOR AUTORA: JESUS AMPARITO CHAMORRO VÁSCONEZ. ASESOR: ING. BAYRON PINDA.MG Ambato-Ecuador 2015
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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
UNIANDES.
FACULTAD DE DIRECCIÓN DE EMPRESAS
MAESTRIA EN DIRECCIÓN DE EMPRESAS CON ÉNFASIS EN
GERENCIA ESTRATÉGICA.
PROYECTO DE EXAMEN COMPLEXIVO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL
GRADO ACADÉMICO DE MAGISTER EN DIRECCIÓN DE EMPRESAS
CON ÉNFASIS EN GERENCIA ESTRATEGICA.
TEMA: PROCESO DE MEJORAS PARA DISMINUIR LOS TIEMPOS EN
LA UNIDAD DE SEGURIDAD BANCARIA DEL MINISTERIO DEL
INTERIOR
AUTORA: JESUS AMPARITO CHAMORRO VÁSCONEZ.
ASESOR: ING. BAYRON PINDA.MG
Ambato-Ecuador
2015
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
Ante las autoridades de la Universidad Regional Autónoma de los Andes-
UNIANDES, Yo Amparito Chamorro Vásconez declaro que el contenido del
trabajo es original y de mi propia autoría
Jesús Amparito Chamorro Vásconez
C.I 1716129174
Autora.
CERTIFICACIÓN DE ASESORÍA
Yo Ing. Bayron Pinda catedrático de la Universidad Regional Autónoma de
los Andes “UNIANDES” asesor del presente trabajo de examen complexivo
previo a la obtención del grado académico de Magister en Dirección de
Empresas con énfasis en Gerencia Estratégica; CERTIFICO, Ingeniera Jesús
Amparito Chamorro Vásconez, elaboró su trabajo de investigación sobre el
tema: Proceso de mejoras para disminuir los tiempos en la Unidad de
Seguridad Bancaria del Ministerio del Interior; el mismo que está pegado a
las normas y formatos establecidos para la presentación oficial del proyecto
final de examen complexivo, determinado por la Universidad Regional
Autónoma de los Andes “UNIANDES” y que se ha realizado bajo mi
orientación y dirección en su totalidad, por lo tanto AUTORIZO su
presentación para los fines estudiantiles.
DEDICATORIA
El presente trabajo está dedicado con todo mi amor a mis hijos Joshua,
Jorge Luis y Daniela que ven en mí una guía a seguir en su formación
académica a mi amado compañero de vida Juan que siempre está
apoyándome a continuar con mi formación profesional y a mis padres que ha
sabido formarme con buenos sentimientos, hábitos y valores, lo cual me ha
ayudado a salir adelante y sobre todo a mi Dios por darme fuerzas para
seguir adelante y no desmayar.
AGRADECIMIENTO
A mis estimados docentes que me que supieron compartir sus conocimientos
y en especial a mi tutor que me ha guiado en la culminación del presente
trabajo.
CONTENIDO
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
CERTIFICACIÓN DE ASESORÍA
DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO
Problema que se va a investigar. ............................................................................ 1
Antecedentes de la investigación. ....................................................................... 1
Situación problema. ............................................................................................. 2
Problema científico. ............................................................................................. 2
Identificación de la Línea de investigación: .......................................................... 2
Delimitación del problema ................................................................................... 2
Justificación de la necesidad, actualidad e importancia del tema............................ 3
Objetivos ................................................................................................................ 3
Objetivo general: ................................................................................................. 3
Objetivo específico: ............................................................................................. 3
Idea a defender. ..................................................................................................... 4
Variables de la investigación .................................................................................. 4
Fundamentación Teórica ........................................................................................ 4
Metodología. ........................................................................................................... 5
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA ............................................................................. 7
Los Servicios. ......................................................................................................... 7
Sistema de Gestión de la Calidad. .......................................................................... 7
El Círculo de Deming. ............................................................................................. 8
Etapas del ciclo PDCA en ISO 9000: (Gestión, 2015) ......................................... 8
Diagrama de Flujo .................................................................................................. 9
Criterios para el diseño de diagramas de flujo (Mideplan, 2009) ....................... 10
Tipos de Diagramas .......................................................................................... 12
Simbología ........................................................................................................ 14
American Society of Mechanical Enginners (ASME) ...................................... 14
American National Standard Institute (ANSI) .................................................. 16
International Organization for Standardization (ISO) ...................................... 18
DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN INTERNA DE LA UNIDAD DE
SEGURIDAD BANCARIA. .................................................................................... 20
La Unidad de seguridad Bancaria. ..................................................................... 21
Proceso de certificación de seguridad a entidades del Sistema Financiero. ..... 22
Información Básica ......................................................................................... 22
Lineamientos del proceso .............................................................................. 24
Glosario de términos y abreviaturas. .............................................................. 24
Descripción del subproceso de control de seguridad de entidades
financieras ...................................................................................................... 25
Procedimiento del subproceso de control de seguridad para entidades
financieras ...................................................................................................... 26
Diagrama de Flujo ................................................................................................ 31
Análisis de tiempos secuenciales de los procesos. ............................................... 34
Análisis de los resultados Fluxograma............................................................... 38
PROPUESTA. ...................................................................................................... 42
NUEVO FLUJO DE PROCESOS PROPUESTO .................................................. 46
CONCLUSIONES. ................................................................................................ 51
RECOMENDACIONES ......................................................................................... 53
RESUMEN EJECUTIVO.
El presente estudio contempla la propuesta de proceso de mejoras para
disminuir los tiempos en la Unidad de Seguridad Bancaria del Ministerio del
Interior.
En la primera parte se fundamenta científicamente y empíricamente los
métodos que se han desarrollado en la investigación, se toma como modelo
de gestión el circulo de Deming con lo cual se valida las etapas
investigativas, de análisis y se plantea las propuestas que se creen
adecuadas para el mejoramiento de los procesos.
En la praxis se realizó en primer término una identificación del marco jurídico
y normativa vigente en el Ministerio del Interior con énfasis en la seguridad
interna y para el caso en lo referente a la seguridad de las entidades
financieras.
A continuación aplicando un sistema empírico de investigación se procedió al
análisis de casos mediante el mapeo de procesos y la elaboración de
fluxogramas de tiempos y movimientos que se producen desde el ingreso de
una solicitud del cliente externo hasta la obtención del certificado de
seguridad que le acredita a la entidad que cumple con las medidas mínimas
de seguridad que la Superintendencia de Bancos y Seguros exige.
Finalmente como consecuencia del análisis de lo anterior se procedió a
plantear el recorte de procesos y de tiempos innecesario que en si
representan un aproximado de veinte días menos en la complementación de
este proceso, beneficiándose por una parte los clientes externos con el
menor tiempo de espera para la obtención de sus certificados; y por otra
parte, la institución al optimizar sus recursos internos y utilización de su
talento humano convirtiéndose en una entidad eficiente.
EJECUTIVE SUMMARY
This study considers the proposed process improvements to reduce time in
the Bank Security Unit of the Ministry of Interior.
In part it is scientifically based and empirically methods that have been
developed in the research, is modeled management circle of Deming with
which the investigative stages of analysis is validated and the proposals that
are believed suitable poses for improving processes.
In the practice took place in the first identification of the legal framework and
regulations in force at the Ministry of Interior with an emphasis on internal
security and in the case regarding the safety of financial institutions.
He then applying an empirical research system proceeded to the analysis of
cases by mapping processes and making fluxogramas time and motion that
occur after admission of an application of the external customer to obtain the
security certificate that proves you an entity that meets the minimum security
measures that the Superintendency of Banks and Insurance required.
Finally as a result of analysis of the above we proceeded to raise cutting
processes and unnecessary times on whether they represent approximately
twenty days less in complementing this process, benefiting on the one hand
external customers with the shortest waiting time to obtain their certificates;
and on the other hand, the institution to optimize its internal resources and
use of human talent becoming an efficient entity.
1
Problema que se va a investigar.
Antecedentes de la investigación.
Las instituciones financieras en el Ecuador se ven seriamente amenazadas
por modalidades delictivas que afectan a su patrimonio, información y a la
seguridad tanto del personal institucional, como de los usuarios. Por otra
parte el hecho que de cierta manera se hayan tomado medidas preventivas y
disuasivas para evitar el asalto directo a las instituciones financieras, ha
generado nuevas formas de atraco.
En la actualidad los delincuentes – calificados como “sacapintas”- atacan a
los clientes del sistema financiero que acuden a las instalaciones bancarias
y que al no presentar mayor resistencia al atraco son considerados como
el grupo de mayor vulnerabilidad, comparativamente a lo que les
representaría a la delincuencia planificar el asalto a una institución financiera
que representa mayor riesgo a sus actos antisociales.
Ante este contexto, La Junta Bancaria mediante Resolución, efectúa cambios
en las medidas de seguridad que las instituciones del sistema financiero
deben cumplir; entre estas se solicita que el Ministerio del Interior por las
Unidades correspondientes, sean quienes se encarguen directamente del
proceso de inspección y calificación de las diferentes oficinas que operan las
instituciones financieras, para lo cual el Ministerio del interior en base al
Acuerdo Ministerial N° 1993, expide el instructivo para la emisión de los
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certificados de seguridad para las instituciones del sistema financiero, con el
fin de garantizar la seguridad física de la ciudadanía y de sus instalaciones
Situación problema.
El macro proceso involucra la inspección, verificación y certificación de las
normas y protocolos de seguridad, competencia que le corresponde a la
Dirección de Gestión de Seguridad Ciudadana y Departamento de
Organización y Supervisión de Compañías de Seguridad COSP, ha
generado una serie de dificultades como:
Se considera que los tiempos cíclicos del macro proceso toman más
tiempo que el debido, generando molestias a las entidades
financieras, los cuales si pueden ser susceptibles del mejoramiento
de la Gestión pública.
Problema científico.
¿Cómo disminuir los tiempos en los procesos que tiene la Unidad de
Seguridad Bancaria de la Dirección de Gestión de Seguridad Ciudadana del
Ministerio del Interior?
Identificación de la Línea de investigación:
Competitividad, administración estratégica y operativa.
Delimitación del problema
Objeto de investigación: Procesos Administrativos
Campo de investigación: Flujo de Procesos
3
Justificación de la necesidad, actualidad e importancia del tema
En lo referente al aporte teórico se hará énfasis en el proceso administrativo
en busca de establecer qué hacer y preparar la estructura necesaria para
hacerlo, comprende las actividades de planeación y organización, a más de
estructurar las actividades de dirección y control.
Se aplicará herramientas de flujo de procesos que permita analizar el flujo de
procesos de la Unidad de Seguridad Bancaria, y así demostrar la importancia
de los flujos de procesos.
En cuanto a la importancia del tema, contribuirá a mejorar los flujos de
procesos en cuanto a la disminución de tiempos en la entrega de los
productos servicios que se propondrá en la propuesta de mejoramiento.
Objetivos
Objetivo general:
Diseño de flujo de procesos que permita optimizar los tiempos con eficiencia
administrativa para mejorar la gestión de la Unidad de Seguridad Bancaria de
la Dirección de Gestión de Seguridad Ciudadana del Ministerio del Interior.
Objetivo específico:
O.E.1. Detectar las falencias presentadas en la Unidad de Seguridad
Bancaria, a partir de la elaboración de un diagnóstico.
O.E.2. Realizar un estudio de tiempos de los procesos actuales.
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O.E.3. Diseño del flujo de mejoramiento de los procesos de la Unidad de
Seguridad Bancaria.
Idea a defender.
Con el diseño del nuevo flujo de procesos se mejorara la gestión
administrativa de la Unidad de Seguridad Bancaria de la Dirección de
Gestión de Seguridad Ciudadana del Ministerio del Interior.
Variables de la investigación
Variable Dependiente: Procesos
Variable Independiente: Optimizar los tiempos.
Fundamentación Teórica
Para poder sustentar el trabajo se propone aplicar el ciclo de Deming (de
Edwards Deming), también conocido como círculo PDCA (del inglés plan-do-
check-act, esto es, planificar-hacer-verificar-actuar) o espiral de mejora
continua, es una estrategia de mejora continua de la calidad en cuatro pasos,
basada en un concepto ideado por Walter A. Shewhart. Es muy utilizado por
los sistemas de gestión de la calidad (SGC) y los sistemas de gestión de la
seguridad de la información (SGSI). (gestión, 2011)
Los resultados de la implementación de este ciclo permitirán a la Unidad de
Seguridad Bancaria una mejora integral de la competitividad, de los servicios
que presta, mejorando continuamente la calidad, optimizando la
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productividad, reduciendo los tiempos, y cumpliendo con las metas
establecidas anuales de la Gestión por Resultados del sector público.
Del mismo modo se hablará de los diagramas, flujogramas y fichas de
procesos para poder obtener una información preliminar sobre la amplitud,
los tiempos y sus actividades, información que servirá para la identificación,
análisis y mejoramiento de los procesos y por ende el mejoramiento del
servicio llegando a la eficacia y efectividad.
El diagrama de flujo ofrece una descripción visual de las actividades
implicadas en un proceso mostrando la relación secuencial ente ellas,
facilitando la rápida comprensión de cada actividad y su relación con las
demás, el flujo de la información y los materiales, las ramas en el proceso, la
existencia de bucles repetitivos, el número de pasos del proceso, las
operaciones de interdepartamentales facilita también la selección de
indicadores de proceso.
Metodología.
En el presente trabajo se utilizara la investigación según el enfoque de
aplicación como se detalla: (Hernández Sampieri, Fernández Collao, &
Baptista Lucio, 2010)
Aplicación del enfoque cualitativo: Se utilizará para la recolección de
datos sin edición numérica que permita descubrir o mejorar preguntas de
investigación en el proceso del desarrollo del trabajo.
6
Aplicación del enfoque cuantitativo: Usa la recolección de datos para
probar hipótesis, con base en la medición numérica y el análisis estadístico,
para establecer patrones de comportamiento y teorías.
Según el nivel de información que requiere el trabajo se utilizara de fuentes
primarias y secundarias.
Fuentes primarias. Información de funcionarios que trabajan en la Unidad
de Seguridad Bancaria, Se utilizará información del Ministerio del Interior
como es el Acuerdo Ministerial N° 1993 (Instructivo para la emisión de los
certificados de seguridad para las instituciones financieras, 2011) .
Documentos de la (Superintendencia de Bancos y Seguros, s.f.).
Fuentes Secundarias. Libros o artículos que interpretan otros trabajos o
investigaciones relacionados al tema.
Tipos de Investigación:
Histórica. Que permita describir los antecedentes y procedimientos
que se llevaban años atrás, estadísticas de emisión de certificados
desde el 2012.
Descriptivo. Porque permitirá detallar los procesos actuales que se
está utilizando.
Experimental. Permitirá describir el nuevo proceso propuesto en el
presente trabajo.
7
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
Los Servicios.
La actividad de la administración pública se fundamenta, primariamente, por
la prestación de servicios. Un servicio en la administración pública es un
trabajo realizado por un funcionario público. En términos de la norma ISO
9000:2005 un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las
actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso (9000,
2012)
Sistema de Gestión de la Calidad.
Es una serie de actividades coordinadas que se llevan a cabo sobre un
conjunto de elementos para lograr la calidad de los productos o servicios que
se ofrecen al cliente, es decir, planear, controlar y mejorar aquellos
elementos de una organización que influyen en el cumplimiento de los
requisitos del cliente y en el logro de la satisfacción del mismo.
La siguiente definición procedente del libro de la Gestión de la Calidad Total
en la Administración Pública, define que el enfoque de la calidad supone que
una organización está haciendo mejoras continuas para reducir los tiempos,
eliminar las tareas sin valor añadido y en consecuencia reducir los gastos
generales (Machado, 1999)
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El Círculo de Deming.
También conocido como círculo PDCA, la interpretación de este ciclo es muy
sencilla: cuando se busca obtener algo, lo primero que hay que hacer es
planificar cómo conseguirlo, después se procede a realizar las acciones
planificadas (hacer), a continuación se comprueba qué tal se ha hecho
(verificar) y finalmente se implementan los cambios pertinentes para no
volver a incurrir en los mismos errores (actuar). Nuevamente se empieza el
ciclo planificando su ejecución pero introduciendo las mejoras provenientes
de la experiencia anterior.
Etapas del ciclo PDCA en ISO 9000: (Gestión, 2015)
PLAN (Planificar): Establecer los objetivos y procesos necesarios para
obtener los resultados de acuerdo con el resultado esperado. Al tomar como
foco el resultado esperado, difiere de otras técnicas en las que el logro o la
precisión de la especificación es también parte de la mejora.
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DO (Hacer): Implementar los nuevos procesos. Si es posible, en una
pequeña escala.
CHECK (Verificar): Pasado un período previsto con anterioridad, volver a
recopilar datos de control y analizarlos, comparándolos con los objetivos y
especificaciones iniciales, para evaluar si se ha producido la mejora
esperada. Se deben documentar las conclusiones.
ACT (Actuar): Modificar los procesos según las conclusiones del paso
anterior para alcanzar los objetivos con las especificaciones iniciales, si fuese
necesario. Aplicar nuevas mejoras, si se han detectado errores en el paso
anterior. Documentar el proceso.
Diagrama de Flujo
En el contexto del análisis administrativo o de la gestión de organizaciones
públicas y privadas, los diagramas de flujo o flujogramas, son
representaciones gráficas que emplean símbolos para representar las etapas
o pasos de un proceso, la secuencia lógica en que estas realizan, y la
interacción o relación de coordinación entre los encargados de llevarlas a
cabo.
La expresión de los procesos/procedimientos en un diagrama de flujo genera
valor agregado para la institución, pues la representación gráfica de los
mismos permite que sean analizados por los que tienen a su cargo su
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realización y además por otros actores interesados; quienes podrán aportar
nuevas ideas para cambiarlos y mejorarlos.
Criterios para el diseño de diagramas de flujo (Mideplan, 2009)
La construcción de los diagramas de flujo implica la consideración de una
serie de pasos, mismos que sirven de guía para su diseño, al momento de
elaborar un diagrama de flujo deben considerarse los siguientes criterios:
Encabezado del diagrama de flujo, este debe contener la siguiente
información:
Nombre de la institución.
Título, o sea diagrama de flujo.
Denominación del proceso o procedimiento.
Denominación del sector responsable del procedimiento.
Fecha de elaboración.
Nombre del analista que realizó el trabajo.
Nombres y abreviaturas de los documentos utilizados en el proceso o
procedimiento y de los responsables.
Simbología utilizada y su significado.
Estructura del diagrama de flujo, deben seguirse estas
recomendaciones:
Debe de indicarse claramente dónde inicia y dónde termina el
diagrama.
11
Las líneas deben ser verticales u horizontales, nunca diagonales.
No cruzar las líneas de flujo empleando los conectores adecuados sin
hacer uso excesivo de ellos.
No fraccionar el diagrama con el uso excesivo de conectores.
Solo debe llegar una sola línea de flujo a un símbolo. Pero pueden
llegar muchas líneas de flujo a otras líneas.
Las líneas de flujo deben de entrar a un símbolo por la parte superior
y/o izquierda y salir de él por la parte inferior y/o derecha.
En el caso de que el diagrama sobrepase una página, enumerar y
emplear los conectores correspondientes.
Todo texto escrito dentro de un símbolo debe ser legible, preciso,
evitando el uso de muchas palabras.
Todos los símbolos tienen una línea de entrada y una de salida, a
excepción del símbolo inicial y final.
Solo los símbolos de decisión pueden y deben tener más de una línea
de flujo de salida.
Cada casilla de actividad debe indicar un responsable de ejecución de
dicha actividad.
Cada flecha representa el flujo de una información
Descripción narrativa del diagrama de flujo, en ella debe considerase:
Describir los pasos del procedimiento especificando quién hace, cómo
hace, cuándo hace y dónde hace cada paso. Esta es la parte más
12
importante y útil para el personal de ejecución de una institución, pues
para recordar los pasos de un procedimiento, puede hacerlo leyendo
una o dos páginas del diagrama, sin tener que volver a leer el manual
de procedimientos completo.
Deben utilizarse frases cortas, pero completas.
Las frases deben comenzar con un verbo en tercera persona del
singular, del tiempo presente indicativo. Por ejemplo: Recibe, Controla,
Remite, Archiva, etc.
Deben evitarse, en lo posible, los términos técnicos y/o que puedan
tener más de una interpretación: usar en todos los casos términos
sencillos y uniformes, que el personal que tenga que utilizarlo pueda
entender con mayor facilidad el significado de su contenido.
Tipos de Diagramas
Existen tres tipos de diagramas de flujo o fluxogramas:
a) Diagrama de flujo vertical: también denominado gráfico de análisis
del proceso. Es un gráfico en donde existen columnas y líneas. En las
columnas están los símbolos (de operación, transporte, control, espera
y archivo), el espacio recorrido para la ejecución y el tiempo invertido,
estas dos últimas son opcionales de inclusión en el diagrama de flujo.
En las líneas se destaca la secuencia de los pasos y se hace
referencia en cada paso a los funcionarios involucrados en la rutina.
Este tipo de diagrama es extremadamente útil para armar un
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procedimiento, ayudar en la capacitación del personal y racionalizar el
trabajo.
b) Diagrama de flujo horizontal: En este diagrama de flujo se utilizan
los mismos símbolos que en el diagrama de flujo vertical, sin embargo
la secuencia de información se presenta de forma horizontal. Este
diagrama sirve para destacar a las personas, unidades u organismos
que participan en un determinado procedimiento o rutina, y es
bastante común que sea utilizado para visualizar las actividades y
responsabilidades asignadas a cada uno de estos actores y así poder
comparar la distribución de tareas y racionalizar o redistribuir el
trabajo.
Aunque su elaboración resulta más compleja que la del diagrama
vertical, este diagrama facilita la visualización de los sectores de una
organización que intervienen en un procedimiento determinado;
además, permite una mejor y más rápida comprensión del
procedimiento por parte de los usuarios.
c) Diagrama de flujo de bloques: este es un diagrama de flujo que
representa la rutina a través de una secuencia de bloques
encadenados entre sí, cada cual con su significado.
Utiliza una simbología mucho más rica y variada que los diagramas
anteriores, y no se restringe a líneas y columnas preestablecidas en el
gráfico. Es una forma sencilla de representar un proceso mediante la
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utilización de bloques que muestran paso a paso el desarrollo del
mismo.
Simbología
El lenguaje gráfico de los diagramas de flujo está compuesto de símbolos,
cada uno de ellos tiene un significado diferente, lo que garantiza que tanto la
interpretación como el análisis del diagrama se realicen de forma clara y
precisa. Frecuentemente los símbolos que se utilizan para el graficar
flujogramas se someten a un proceso de normalización, es decir, son
diseñados para que su interpretación sea universal, la simbología utilizada
para la elaboración de diagramas de flujo es variable y es escogida según
criterio discrecional de cada institución. En este contexto, diversas
organizaciones se han establecido diferentes tipos de simbologías para
graficar diagramas de flujo, siendo las más reconocidas y utilizadas las
siguientes:
American Society of Mechanical Enginners (ASME)
La Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos –ASME por sus siglas en
inglés, fue fundada en 1880 como una organización profesional sin fines de
lucro que promueve el arte, la ciencia, la práctica de la ingeniería mecánica y
multidisciplinaria y las ciencias relacionadas en todo el mundo. Los
principales valores de ASME están arraigados en su misión de posibilitar a
los profesionales de la ingeniería mecánica a que contribuyan al bienestar de
la humanidad.
15
La ASME ha desarrollado signos convencionales que se presentan en el
cuadro a pesar de la amplia aceptación que ha tenido esta simbología, en el
trabajo de diagramación administrativa es limitada, porque no ha surgido
algún símbolo convencional que satisfaga mejor todas las necesidades.
Símbolo Significado ¿Para qué se utiliza?
Origen Para identificar el paso previo que da
origen al proceso, este paso no forma
en sí parte del nuevo proceso
Operación Indica las principales fases del proceso
Inspección Es un paso de control dentro del
proceso
Transporte Se utiliza cada vez que un documento
se traslada a otra oficina y/o funcionario
Demora Cuando un proceso se encuentra
detenido.
Almacenamiento El depósito permanente de un
documento dentro de un archivo
Almacenamiento
Temporal
Archivo temporal mientras se da inicio
al siguiente paso
Decisión Indica un punto dentro del flujo que son
posibles alternativas
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Líneas de flujo Conecta los símbolos señalando el
orden en que se deben realizar las
distintas operaciones
Actividades
combinadas
Operación y origen
Se simplifican dos actividades en un
solo paso.
Actividades
combinadas
Inspección y operación
Efectuar una operación, durante la cual
puede efectuarse una inspección.
Fuente: ((ASME), s.f.)
American National Standard Institute (ANSI)
El Instituto Nacional de Normalización Estadounidense –ANSI ha
desarrollado una simbología para que sea empleada en los diagramas
orientados al procesamiento electrónico de datos –EDP- con el propósito de
representar los flujos de información, de la cual se han adoptado
ampliamente algunos símbolos para la elaboración de los diagramas de flujo
dentro del trabajo de diagramación administrativa, dicha simbología se
muestra en el cuadro a continuación:
Símbolo Significado ¿Para qué se utiliza?
Inicio/fin Indica el inicio y el final del flujo grama
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Operación/actividad Representa la realización de una
operación o actividad relativa a un
procedimiento.
Documento
Representa cualquier tipo de
documento que ingresa, utilice, genere
o salga del procedimiento
Datos Indica la salida o ingreso de datos
Almacenamiento/archivo Depósito permanente de un
documento o información dentro de un
archivo.
Decisión Cuando existe posibles alternativas
Líneas de flujo Conecta los símbolos señalando el
orden en que se deben realizar las
distintas operaciones
Conector Conector dentro de página, representa
la continuidad del diagrama dentro de
la misma página. Enlaza dos pasos no
consecutivos en una misma página.
Conector de página Representa la continuidad del
diagrama en otra página
Fuente: ((ANSI), 2009)
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International Organization for Standardization (ISO)
La Organización Internacional para la Normalización –ISO es el organismo
encargado de promover el desarrollo de normas internacionales de
fabricación, comercio y comunicación para todas las ramas industriales a
excepción de la eléctrica y la electrónica. Las normas desarrolladas por ISO
son voluntarias, comprendiendo que ISO es un organismo no gubernamental
y no depende de ningún otro organismo internacional, por lo tanto, no tiene
autoridad para imponer sus normas a ningún país.
La Norma ISO 9000 establece otro tipo de simbología necesaria para diseñar
un diagrama de flujo, siempre enfocada a la Gestión de la Calidad
Institucional, son normas de "calidad" y "gestión continua de calidad", que se
pueden aplicar en cualquier tipo de organización o actividad sistemática, que
esté orientada a la producción de bienes o servicios. Se componen de
estándares y guías relacionados con sistemas de gestión y de herramientas
específicas como los métodos de auditoría. Dicha simbología se muestra en
el siguiente cuadro:
Símbolo Significado ¿Para qué se utiliza?
Operación Indica las principales fases del proceso,
método o procedimiento.
Operación e inspección Indica la verificación o supervisión
durante las fases del proceso, método o
19
procedimiento de sus componentes.
Inspección y Medición
Representa el hecho de verificar la
naturaleza, cantidad y calidad de los
insumos y productos.
Transporte
Indica cada vez que un documento se
mueve o traslada a otra oficina y/o
funcionario.
Entrada de bienes
Indica productos o materiales que
ingresan al proceso.
Almacenamiento
Indica el depósito permanente de un
documento o información dentro de un
archivo.
Decisión Indica un punto dentro del flujo en que
son posibles varios caminos
alternativos.
Líneas de flujo Conecta los símbolos señalando el
orden en que se deben realizar las
distintas operaciones.
Demora
Indica cuando un documento o el
proceso se encuentra detenido, ya que
se requiere la ejecución de otra
operación o el tiempo de respuesta es
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lento.
Conector
Conector dentro de página. Representa
la continuidad del diagrama dentro de la
misma página. Enlaza dos pasos no
consecutivos en una misma página.
Conector de página
Representa la continuidad del diagrama
en otra página. Representa una
conexión o enlace con otra hoja
diferente en la que continua el diagrama
de flujo.
Fuente: ((ISO), 2009)
DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN INTERNA DE LA UNIDAD DE
SEGURIDAD BANCARIA.
DIRECCION DE GESTION DE SEGURIDAD CIUDADANA
Es la encargada de ejecutar e instrumentar políticas, planes, programas,
proyectos y acciones que mejoren la seguridad ciudadana, prevenga el delito
y la violencia y protejan la población, fomentando su participación, control y
cooperación en coordinación con los diferentes órganos e instituciones del
Estado. (MDI, 2010)
La Dirección está compuesta por cuatro unidades.
Unidad de Seguridad Bancaria.
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Unidad de Gestión Territorial
Unidad de Centros de Capacitación
Unidad de Vigilancia y seguridad Privada.
La Unidad de seguridad Bancaria.
Es la Unida encargada de garantizar de manera efectiva el cumplimiento de
la sección VII de las medidas de seguridad incluida en la resolución N° JB-
2011-1851 de 11 de enero del 2011 y reformado con resolución N° JB-2011-
1923 de 26 de abril del 2011 respecto a las medidas mínimas de seguridad,
que deben cumplir las entidades del sistema financiero en base a las
resoluciones emitidas por la Junta Monetaria.
Esta unidad es quienes se encarguen directamente del proceso de
inspección y calificación de las diferentes oficinas que operan las
instituciones financieras sobre las medidas mínimas de seguridad, para lo
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cual la Unidad de Seguridad Bancaria se base al Acuerdo Ministerial N°
1993, expide el instructivo para la emisión de los certificados de seguridad
para las instituciones del sistema financiero, con el fin de garantizar la
seguridad física de la ciudadanía y de sus instalaciones. La Unidad, reporta
al sistema de gestión por resultados GPR bimensualmente.
Proceso de certificación de seguridad a entidades del Sistema
Financiero.
Información Básica
Proceso:
Certificación de seguridad a entidades del Sistema
Financiero
Descripción:
Propósito:
Controlar y verificar las seguridades físicas
que brindan las entidades financieras
Disparador:
Competencias para controlar las seguridades
física que brindan las entidades financieras
Entradas:
Normas Generales para la aplicación de la
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Ley General de Instituciones Sistema
Financiero
Subprocesos:
Control de seguridad para Entidades
Financieras
Productos/Servicios
del Proceso:
Certificado de Seguridad para Entidades
Financieras
Tipo de Proceso: Sustantivo
Responsable del
Proceso:
Director de la Dirección de Gestión de Seguridad
Ciudadana
Tipo de cliente: Externo
Marco Legal: Normas Generales para la aplicación de la
Ley General de Instituciones Sistema
Financiero, Título II.- de la organización de las
instituciones del sistema financiero, Capítulo
I.- apertura y cierre de oficinas en el país,
Sección VII.- de las medidas de seguridad.
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Acuerdo Ministerial N° 1993.- Instructivo para
la emisión de los Certificados de Seguridad
para las Entidades Financieras
Lineamientos del proceso
El proceso de certificación de seguridad a entidades del sistema financiero,
considera dentro del proceso el controlar el cumplimiento de las seguridades
físicas mínimas requeridas para todas las Entidades Financieras.
Glosario de términos y abreviaturas.
Término/abreviatura Definición
DGSC. Dirección de Gestión de Seguridad Ciudadana.
COSP
Departamento de Control y Supervisión de
Organizaciones del Sistema Financiero.
GPR Gestión por resultados.
MDI Ministerio del interior
Normativa Normas que rigen para la regulación de la
administración.
Resolución Disposición legal emitida por autoridad competente.
Acuerdo Ministerial Disposición legal emitida por el titular de la Cartera
de Estado
Quipux Es una aplicación web con licencia libre para la
25
gestión de correspondencia creada por la
Subsecretaría
Informática de la Presidencia de la República del
Ecuador
Descripción del subproceso de control de seguridad de entidades
financieras
Subproceso:
Control de Seguridad para Entidades Financieras
Descripción:
Propósito:
Controlar y verificar las seguridades físicas
que brindan las entidades financieras
Disparador:
Solicitud de la inspección de seguridad física
para Entidades Financieras
Entradas:
Informe de inspección
Base de datos de entidades financieras.
Actividades:
Certificar las seguridades físicas de las
26
Entidades Financieras
Productos/Servicios
del subproceso:
Certificado de Seguridad para Entidades
Financieras
Tipo de
subproceso:
Sustantivo
Responsable de
Subproceso:
Analista de la Unidad de Seguridad Bancaria
Tipo de cliente: Externo
Procedimiento del subproceso de control de seguridad para entidades
financieras
Propósito
Verificar y certificar las seguridades físicas de las Entidades Financieras
Alcance
Desde la solicitud de inspección física de seguridad para entidades
financieras hasta la entrega del certificado de seguridad para entidades
financieras
27
Descripción de las actividades
Actividad Rol Descripción Documento
Tiempo
en
minuto
s
Receptar solicitud
de Entidad
Financiera para
inspección
Analista de
Secretaria
General
Recibir la solicitud para inspección física
de seguridad para Entidades Financieras No aplica
2
Validar
documentación y
direccionar a
destinatario de
trámite
Analista de
Secretaria
General
Validar la solicitud de inspección física de
Entidades Financieras y re direccionar a la
autoridad competente para aprobación
No aplica
480
Revisar, sumillar y
remitir autoridad
competente
Viceministro
del MDI
Aprobar mediante sumilla la solicitud de
inspección física de seguridad de
Entidades Financieras
No aplica
10
Revisar, sumillar y
remitir a Dirección
correspondiente
de trámite
Subsecretari
o de
Subsecretari
a de
Seguridad
Interna
Aprobar mediante sumilla la solicitud de
inspección física de seguridad de
Entidades Financieras y dirigir a la DGSC
para el respectivo trámite
No aplica
480
Se recepta la
solicitud y se
registra el tramite
Asistente de
la DGSC
Receptar la solicitud y registrar la base de
datos de control de trámites de la DGSC No aplica
960
Revisar trámite y Analista de Revisa la documentación y elabora el Cronograma 960
28
elaborar
cronograma de
inspecciones
la Unidad de
Entidades
Financieras
cronograma de inspecciones de
Inspecciones
Revisar y aprobar
Cronograma
Director de
DGSC
Revisar y sumillar el cronograma de
inspecciones No aplica
960
Elaborar Oficio de
Inspección en
Quipux
Analista de
la Unidad de
Entidades
Financieras
Elaborar Oficio de autorización de
inspecciones en el sistema Quipux y
enviarlo al Director de la DSC
Oficio de
autorización
de
Inspecciones
5
Imprimir y firmar
documento
Director de
DGSC Imprime y firma el oficio No aplica
480
Recepta
autorización y
refiere tramite a
autoridad
competente
Analista de
la Unidad de
Entidades
Financieras
Recibe el oficio firmado y envía al COSP
adjuntando una copia del cronograma de
inspecciones y la solicitud de inspección
de la Entidad Financiera
No aplica
10
Receptar Oficio de
autorización y
documentos de
respaldo
Secretaria
de la Unidad
del COSP
Revisar documentación y asignar al agente
de la unidad responsable No aplica
2
Realizar
inspección a
Entidad Financiera
Agente del
COSP
Realiza la inspección de seguridad física.
Se inspecciona de manera conjunta con
Agente del COSP y delegado del
Ministerio del Interior
Acta de
Inspección
180
Elaborar informe
con resultados de
la inspección
Agente del
COSP
Elabora el informe de la inspección de
seguridad física
Informe de
Inspección
2400
Recibe tramite y lo
remite a la DGSC
Secretaria
de la Unidad Remite documentación a la DGSC No aplica
480
29
del COSP
Recibe y registra
documentos
Asistente de
la DGSC
Recibe y registra documentación en la
base de control de trámites No aplica
480
Recibe y revisa la
documentación
Analista de
la Unidad de
Entidades
Financieras
Revisa documentación y registra en base
de datos de control de solicitudes de
inspección
No aplica
480
Emitir notificación
de inspección
Analista de
la Unidad de
Entidades
Financieras
Se emite notificaciones de acuerdo a lo
informes de la inspección Notificaciones
480
Sumilla la
notificación de
inspección
Director de
DGSC Sumilla las notificaciones No aplica
960
Emitir certificado
si la notificación
es positiva
Analista de
la Unidad de
Entidades
Financieras
Elabora el certificado de seguridad para
Entidades Financieras si la notificación es
positiva
Certificado de
Seguridad
para Entidades
Financieras
480
Remitir
Certificados y
Notificaciones a
Autoridad
competente
Analista de
la Unidad de
Entidades
Financieras
Remitir Notificaciones y Certificados a
autoridad competente para su validación No aplica
480
Firmar
Notificaciones y
Certificados de
inspección
Viceministro
de
Viceministeri
o de
Seguridad
Interna
Firma las Notificaciones y Certificados de
Inspección para validar los mismos No aplica
2400
30
Registra en base
de datos
Analista de
la Unidad de
Entidades
Financieras
Registra la documentación recibida del
Viceministerio en la base de datos de
control de solicitud de inspección
No aplica
480
Sellar Certificados
y notificaciones
Analista de
la Unidad de
Entidades
Financieras
Sella los certificados y notificaciones No aplica
240
Comunicar a
Entidad Financiera
para retirar
Certificado o
Notificación
Analista de
la Unidad de
Entidades
Financieras
Comunica a la Entidad Financiera para
que se acerque a retirar el certificado o
notificación de acuerdo sea el caso
No aplica
480
Entregar
Certificado
Analista de
la Unidad de
Entidades
Financieras
Se entrega el Certificado de Seguridad si
la Entidad Financiera cumplió con las
especificaciones requeridas en seguridad
física en la Inspección
Acta entrega
Recepción
60
Enviar copias a
Entidades de
Control
Analista de
la Unidad de
Entidades
Financieras
Se envía la copias correspondientes a las
Entidades de Control respectivas No aplica
960
Entregar
Notificación
Analista de
la Unidad de
Entidades
Financieras
Se entrega la notificación cuando la
Entidad Financiera no cumplió con las
especificaciones requeridas en seguridad
física en la inspección. Y tiene un plazo de
15 días para solicitar un re inspección
No aplica
1440
Emite y envía
Oficio de archivo
de solicitud de
Analista de
la Unidad de
Entidades
Si no se presenta la solicitud de re
inspección en el plazo de 15 días se emite
y envía el oficio de archivo de solicitud de
Oficio de
archivo de
solicitud de
960
31
inspección a
Entidad Financiera
Financieras inspección Inspección
Envía copia de
Oficio a Entidades
de Control
Analista de
la Unidad de
Entidades
Financieras
Se envía una copia del oficio de archivo de
solicitud de inspección a la Entidad de
Control pertinente
No aplica
480
TOTAL MINUTOS
18.269
Diagrama de Flujo
32
Macroproceso: Gestión de Seguridad Ciudadana Código: Proceso: Regulación y Control de Seguridad Privada Fecha de Actualización:Subproceso: Control de seguridad para entidades financieras Versión: 01
Vic
emin
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oA
nal
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de
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Dir
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ESTI
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DE
SEG
UR
IDA
D C
IUD
AD
AN
AC
OSP
1.Receptar solicitud de Entidad
Financiera para inspección
2.Validar documentación y
direccionar a destinatario de
trámite
3.Revisar, sumillar y remitir autoridad
competente
4.Revisar, sumillar y remitir a Dirección correspondiente de
trámite
5.Se recepta la solicitud y se
registra el tramite
6.Revisar trámite y elaborar
cronograma de inspecciones
11.Receptar Oficio de
autorización y documentos de
respaldo
12.Realizar inspección a Entidad
Financiera
13.Elaborar informe con resultados de la
inspección
Solicitud de InspecciónPara Entidades Financieras
Solicitud de InspecciónPara Entidades Financieras
Solicitud de InspecciónPara Entidades Financieras
Solicitud de InspecciónPara Entidades Financieras
Solicitud de InspecciónPara Entidades Financieras
Cronograma de Inspección
Base de Control de trámites
7.Revisar y aprobar Cronograma
8.Elaborar Oficio de Inspección en
Quipux
9.Imprimir y firmar documento
10.Recepta autorización y
refiere tramite a autoridad
competente
1. Oficio de autorizaciónDe inspección2.Cronograma de inspección
3.Copia de solicitudDe inspección
Oficio autorizaciónDe inspección
Acta de inspección
14.Recibe tramite y lo remite a la DGSC
Informe de Inspección
15. Recibe y registra documentos
1.Oficio del COSP2.Informe de Inspección
16.Recibe y revisa la documentación
1.Oficio del COSP2.Informe de Inspección
17.Se emite notificación de
inspecciónSi
18.Sumilla la notificación de
inspección
Notificación deInspección
Base de datos de Control de
Petición de Inspección
Base de Control de trámites
Cronograma de Inspección
Autorización de Inspección
B
A
33
Macroproceso: Gestión de Seguridad Ciudadana Código: Proceso: Regulación y Control de Seguridad Privada Fecha de Actualización:Subproceso: Control de seguridad para entidades financieras Versión: 01
Vice
min
istr
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Anal
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Asist
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U
nida
d
Fase
21.Firma Notificaciones y Certificados de
inspección
22. Registra en base de datos
1.Notificación deInspección
2.Certificados deInspección
3.Oficio del detallede documentación
22.Sellar Certificados y notificaciones
19.Se Emite certificado si la notificación es
positiva
20.Se remite Certificados y
Notificaciones a Autoridad
competente
1.Notificación deInspección
2.Certificados deInspección
3.Oficio del detallede documentación
23.Comunicar a Entidad Financiera
para retirar Certificado o Notificación
24.Entregar Certificado
Acta de Entrega
Aprobó Inspección
Si
26. Entregar Notificación
NoSe presentó solicitud de
reinspección
27.Emite y envía Oficio de archivo de
solicitud de inspección a Entidad
Financiera
No
Oficio archivoDe solicitud de inspección
25.Enviar copias a Entidades de
Control
28.Envia copia de Oficio a Entidades
de Control
Si
SECR
ETAR
IA G
ENER
ALVI
CEM
INIS
TERI
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E SE
GURI
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TERN
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BSEC
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ÓN
DE
GES
TIÓ
N D
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GU
RID
AD C
IUD
ADAN
ACO
SP
Base de datos de Control de
Petición de Inspección
15 días BA
34
Análisis de tiempos secuenciales de los procesos.
35
OperaciónInspecciónCorreo
internoDemora Archivo
N° Actividad Rol Descripción DocumentoTiempo en
minutos
1Receptar solicitud de Entidad Financiera para
inspecciónAnalista de Secretaria General
Recibir la solicitud para inspección física de seguridad
para Entidades FinancierasNo aplica 5 5
2 Subproceso interno Analista de Secretaria General Registra y archivo temporal 5 5
3Validar documentación y direccionar a
destinatario de trámiteAnalista de Secretaria General
Validar la solicitud de inspección física de Entidades
Financieras y re direccionar a la autoridad
competente para aprobación
No aplica 360 360
4 Correo interno Analista de Secretaria General Envia documentación 120 120
5 Recibe, revisa Asisitente del Viceministro para secuencia Viceministro 120 120
6 Para aprobación Viceministro del MDI En espera 3840 3840
7 Sumillar y remitir autoridad competente Viceministro del MDI Aprobar mediante sumilla la solicitud de inspección
física de seguridad de Entidades FinancierasNo aplica 10 10
8 Correo interno Asistente del ViceministroEnvia documento a Subsecretaria de Seguridad
Interna20 20
9 Recibe Asistente de Subsecretaría Registra 10 10
10 Revisa Asistente de Subsecretaría Archivo Temporal para despacho documental 10 10
11 Recibe, revisa Subsecretaria de seguridad Interna Espera para procesamiento de Subsecretario 1440 1440
12Revisar, sumillar para remición a Dirección
correspondiente de trámite
Subsecretario de Subsecretaria de
Seguridad Interna
Aprobar mediante sumilla la solicitud de inspección
física de seguridad de Entidades Financieras y dirigir a
la DGSC para el respectivo trámite
No aplica 120 120
13 Correo interno Asistente Envia a DGSC 60 60
14DGSC, recepta la solicitud y se registra el
tramiteAsistente de la DGSC
Receptar la solicitud y registrar la base de datos de
control de trámites de la DGSCNo aplica 960 960
15Revisar trámite y elaborar cronograma de
inspecciones
Analista de la Unidad de Entidades
Financieras
Revisa la documentación y elabora el cronograma de
inspecciones960 960
16 Planificación operativaAnalista de la Unidad de Entidades
FinancierasCronograma secuencial
Cronogram
a de 3360 3360
17 Revisar y aprobar Cronograma Director de DGSC Revisar y sumillar el cronograma de inspecciones No aplica 960 960
18 Operaciones internas de la unidadAnalista de la Unidad de Entidades
Financieras
Elaborar Oficio de autorización de inspecciones en el
sistema Quipux y enviarlo al Director de la DSC
Oficio de
autorizació
n de
15 15
19 En espera para firma del Director Director de DGSC En espera despacho de DirecciónDocumento
impreso420 420
20 Autorización Director de DGSC Aprueba y firma el oficioDocumento
impreso480 480
21UEFRecepta autorización y registra refiere
tramite a autoridad competente
Analista de la Unidad de Entidades
FinancierasRecibe el oficio firmado y registra No aplica 10 10
CONTINUA PROCESO 22
ANÁLISIS DE TIEMPOS SECUENCIALES DE PROCESOS Y SUBPROCESOS DE LA GESTIÓN OPERATIVA EN LA INSPECCIÓN Y EMISIÓN DE CERTIFICADOS DE SEGURIDAD DE LAS
INSTITUCIONES DEL SISTEMA FINANCIERO NACIONAL - HOJA 1/3
A
36
OperaciónInspecciónCorreo
internoDemora Archivo
N° Actividad Rol Descripción DocumentoTiempo en
minutos
VIENE PROCESO 21
22 Correo internoAnalista de la Unidad de Entidades
Financieras
envía al COSP adjuntando una copia del cronograma
de inspecciones y la solicitud de inspección de la
Entidad Financiera
Copia
documenta
l
20 20
23 COSP recibe documentacion Secretaria de la Unidad del COSP Registra ingreso 10 10
24 Correo interno COSP Secretaria de la Unidad del COSP Envia al director COSP 10 10
25COSP Conoce Oficio de autorización de DSC y
asigna agente Secretaria de la Unidad del COSP
Revisar documentación y asignar al agente de la
unidad responsable de acuerdo a plan y cronograma
previo enviado por DSC
No aplica 60 60
26 UEF y COSP proceden a la inspeccion de la IFI
Analista de UEF (o funcionario del
Ministerio del Interior Delegado) y
Agente del COSP
Realiza la inspección de seguridad física. Control de
acuerdo a normativa vigente.
Acta de
Inspección180 180
27Elaborar informe con resultados de la
inspecciónAgente del COSP
Elabora el informe de la inspección de seguridad
física. Se procesa a través de la secretaría
Informe de
Inspección2400 2400
28 Proceso documental Secretaria de la Unidad del COSP Envia informe a DGSCDocumenta
ción de 480 480
29 DGSC Recibe tramite y lo remite a la DGSC Secretaria de la Unidad de DGSCRemite documentación a la Unidad de Entidades
Financieras.
Documenta
ción e
informe de
60 60
30 Recibe y revisa la documentaciónAnalista de la Unidad de Entidades
Financieras
Revisa documentación y registra en base de datos de
control de solicitudes de inspecciónNo aplica 480 480
31 Emitir notificación de inspecciónAnalista de la Unidad de Entidades
Financieras
Se emite notificaciones de acuerdo a lo informes de
la inspección
Notificacio
nes480 480
32 Proceso documental (para firma del Director) Director de DGSC En espera para trámite No aplica 960 960
33 Sumilla la notificación de inspección Director de DGSC Sumilla las notificaciones 15 15
34 Disponer la elaboración del certificado Director de DGSC Se dispone la elaboración a la Analista de la Unidad. No aplica 15 15
35Generar certificado si la notificación es
positiva
Analista de la Unidad de Entidades
Financieras
Elabora el certificado de seguridad para Entidades
Financieras si la notificación es positiva
Certificado
de 480 480
36Remitir Certificados y Notificaciones a
Autoridad competente (Vice Ministro)
Analista de la Unidad de Entidades
Financieras
Remitir Notificaciones y Certificados a autoridad
competente para su firma y validación
Certificado
impreso y
expediente
480 480
37 Recibe y revisa la documentación Asistente Viceministro para secuencia Viceministro No aplica 60 60
38 Proceso documental Asistente Viceministro Archivo Temporal para despacho documental 1440 1440
39Firmar Notificaciones y Certificados de
inspecciónViceministro de Seguridad Interna
Firma las Notificaciones y Certificados de Inspección
para validar los mismos
Certificado
de
Seguridad
60 60
CONTINUA PROCESO 40
ANÁLISIS DE TIEMPOS SECUENCIALES DE PROCESOS Y SUBPROCESOS DE LA GESTIÓN OPERATIVA EN LA INSPECCIÓN Y EMISIÓN DE CERTIFICADOS DE SEGURIDAD DE LAS
INSTITUCIONES DEL SISTEMA FINANCIERO NACIONAL - HOJA 2/3
A
B
37
OperaciónInspecciónCorreo
internoDemora Archivo
N° Actividad Rol Descripción DocumentoTiempo en
minutos
VIENE PROCESO 39
40Correo interno Asistente Viceministro
Documentación reenviada a la Unidad de Entidades
Financieras, para entrega a la entidad solicitante480 480
41Procesos internos (Registra en base de datos
el proceso concluido)
Analista de la Unidad de Entidades
Financieras
Registra la documentación recibida del
Viceministerio en la base de datos de control de
solicitud de inspección
No aplica 60 60
42(Subproceso) Sellar Certificados y
notificaciones
Analista de la Unidad de Entidades
FinancierasSella los certificados y notificaciones No aplica 240 240
43(Subproceso)Comunicar a Entidad Financiera
para retirar Certificado o Notificación
Analista de la Unidad de Entidades
Financieras
Comunica a la Entidad Financiera para que se acerque
a retirar el certificado o notificación de acuerdo sea el
caso
No aplica 480 480
44(Subproceso)Entregar Certificado a la entidad
solicitante
Analista de la Unidad de Entidades
Financieras
Se entrega el Certificado de Seguridad si la Entidad
Financiera cumplió con las especificaciones
requeridas en seguridad física en la Inspección
Acta
entrega
Recepción
60 60
45(Subproceso)Enviar copias a Entidades de
Control
Analista de la Unidad de Entidades
Financieras
Se envía la copias correspondientes a las Entidades de
Control respectivasNo aplica 960 960
46(Subproceso)Entregar Notificación a la
entidad solicitante
Analista de la Unidad de Entidades
Financieras
Se entrega la notificación cuando la Entidad
Financiera no cumplió con las especificaciones
requeridas en seguridad física en la inspección. Y
tiene un plazo de 15 días para solicitar un re
inspección
No aplica 1440 1440
47
(Subproceso) Emite y envía Oficio de archivo
de solicitud de inspección a Entidad
Financiera
Analista de la Unidad de Entidades
Financieras
Si no se presenta la solicitud de re inspección en el
plazo de 15 días se emite y envía el oficio de archivo
de solicitud de inspección
Oficio de
archivo de
solicitud de
960 960
48 Envía copia de Oficio a Entidades de ControlAnalista de la Unidad de Entidades
Financieras
Se envía una copia del oficio de archivo de solicitud
de inspección a la Entidad de Control pertinenteNo aplica
480480
49 FIN DEL PROCESOAnalista de la Unidad de Entidades
FinancierasARCHIVO DOCUMENTAL Y MAGNETICO 60 60
26.195 9750 3250 1670 10020 1505
437 163 54 28 167 25
54,57 20,31 6,77 3,48 20,88 3,14
37,22% 12,41% 6,38% 38,25% 5,75%
TOTAL DIAS LABORABLES
INCIDENCIA PORCENTUAL SOBRE LA TOTALIDAD DEL TIEMPO
TOTAL MINUTOS
TOTAL HORAS
ANÁLISIS DE TIEMPOS SECUENCIALES DE PROCESOS Y SUBPROCESOS DE LA GESTIÓN OPERATIVA EN LA INSPECCIÓN Y EMISIÓN DE CERTIFICADOS DE SEGURIDAD DE LAS
INSTITUCIONES DEL SISTEMA FINANCIERO NACIONAL - HOJA 3/3
B
38
Análisis de los resultados Fluxograma
En base a los datos conseguidos en el estudio de tiempos y movimientos
promedio, se extraen varios datos y variables, que permiten en adelante la
construcción de la mejora de la gestión.
Si se considera que el tiempo promedio del macro proceso (Inspección y
emisión de certificado de seguridad de la IFI) es de 54,57 días laborables,
equivalente a casi tres meses calendario, se detecta que las operaciones
administrativas y de gestión toman alrededor del 37,22% del tiempo
laborable, y por otra parte, las demoras burocráticas originadas en la espera
para aprobaciones por funcionarios y/o autoridades superiores, implican
significativamente el 38,25%.
Proceso Símbolo MinutosHoras
laborables
Días
laborables%
Operación9750 163 20,31 37,22%
Inspección3250 54 6,77 12,41%
Correo interno1670 28 3,48 6,38%
Demora10020 167,00 20,88 38,25%
Archivo1505 25 3,14 5,75%
DESGLOSE DE TIEMPOS POR TIPO DE PROCESOS
39
Otro punto importante a señalar es el hecho que las actividades y procesos
iniciales, señalados desde el número uno al trece, toman un tiempo de 6120
minutos, es decir el 23,36% del total del tiempo utilizado.
163
54
28
167,00
25
0 20 40 60 80 100 120 140 160 180
OPERACIÓN
INSPECCIÓN
CORREO INTERNO
DEMORA
ARCHIVO
N° HORAS
PR
OC
ESO
Horas laborables
40
Por otra parte, desglosando las operaciones de esta etapa de procesos pre-
ejecutores, se detecta que el mayor tiempo corresponde a “Demoras”
generadas en escritorio para firmas de autorización, como se aprecia en el
siguiente gráfico.
41
Con este análisis se concluye que los procesos y actividades realizadas no
se acogen a la estructura organizacional ministerial en lo referente al
propósito de asegurar el ordenamiento orgánico en función de
Gobernabilidad por Resultados. Y sobre todo a los procesos que elaboran el
portafolio de productos de la Dirección General De Seguridad Ciudadana y
de la Unidad de Entidades Financieras, que se deben ordenar y clasificar en
función de su grado de contribución y valor agregado al cumplimiento de la
misión institucional del Ministerio del Interior, del Vice Ministerio de Seguridad
Interna, la Subsecretaria de Seguridad Interna, la dirección de Gestión de
Seguridad Ciudadana y la Unidad de Seguridad Bancaria, alineadas bajo el
direccionamiento estratégico, que se sustenta en la filosofía, políticas y
enfoque de productos, servicios y procesos, a favor de la comunidad y
seguridad ciudadana.
42
PROPUESTA.
La propuesta arranca desde el alineamiento de los procesos en base al
direccionamiento estratégico ya mencionado en el punto anterior.
El Ministerio del Interior, como se describe en los capítulos iniciales de este
plan, se estructura orgánica y jerárquicamente en varios estamentos o
niveles de desconcentración, que permiten su funcionalidad operativa
enfocada al esquema del GPR.
Para el planteamiento de la propuesta, se desprende del organigrama
estructural, solo a los estamentos involucrados directamente en el macro
proceso descrito:
43
Esta ilustración da a ver la estructura por procesos en sus diferentes
instancias, así estos que constituyen el portafolio de productos de la Unidad
de Entidades Financieras, como parte de la Dirección de Seguridad
Ciudadana, que a su vez mantiene dependencia directa con la Subsecretaría
de Seguridad Interna y esta a su vez con el Viceministerio de Seguridad
Interna, se ordenan y clasifican en función de su grado de contribución o
valor agregado al cumplimiento de la misión institucional del Ministerio del
Interior.
Los Procesos Gobernantes, orientan la gestión institucional a través de la
formulación de políticas y la expedición de normas e instrumentos para poner
en funcionamiento a la organización.
44
Los Procesos Agregadores de Valor, implementan políticas, administran y
controlan la generación del portafolio de productos destinados a usuarios
externos y permiten cumplir con la misión institucional, denotan su
especialización y constituyen la razón de ser de la institución.
Los Procesos Habilitantes, están encaminados a generar el portafolio de
productos y servicios para los procesos gobernantes, agregadores de valor y
para sí mismos, viabilizando la gestión institucional.
Los Procesos Habilitantes de Asesoría, asesoran y fortalecen con sus
conocimientos especializados a los procesos, en el momento que éstos lo
requieran.
Los Procesos Habilitantes de Apoyo, permiten que los procesos se
ejecuten, su función es proveer y administrar los recursos, facilitando todo lo
necesario para la operatividad de los procesos, lo que facilita el cumplimiento
de la misión de la organización.
Los Procesos Desconcentrados, están encaminados a generar el portafolio
de productos y prestar servicios de manera desconcentrada y directamente al
cliente usuario; coordinan, implementan y ejecutan programas y proyectos en
el ámbito de su competencia.
45
Los Usuarios Externos.- Se identificará al usuario o cliente final que se
beneficia del portafolio de productos o servicios y que es externo a la
organización.
Usuarios Internos.- Es el agente receptor del portafolio de productos y
servicios generados por otros procesos relacionados de la organización y
que son utilizados como insumos de trabajo para la generación de productos
terminales.
Estructura Básica Alineada a la Misión.- La Unidad y Dirección de
Seguridad Ciudadana para el cumplimiento de su misión, objetivos y
responsabilidades, gestiona procesos internos y está conformada bajo el
marco legal y orgánico del Ministerio del Interior.
Lo anterior da cuenta que sin embargo de la existencia de una estructura
de procesos clara mente conformada, en la práctica actual los
procedimientos se inician por la ejecución previa de 13 actividades iniciales
que no se justifican, en su mayor parte al inicio de los procesos. Si ya está
definido los procesos gobernantes, agregadores de valor, asesores,
habilitantes, etc. Y se conoce quien es el dueño o responsable de cada uno
de estos, no se justifica que se incurra en un sinnúmero de autorizaciones
previas por parte de las autoridades gobernantes, habilitantes y asesoras,
que les correspondería más bien, ejercer la verificación y control de procesos
y procedimientos realizados en los procesos habilitantes de apoyo y
46
(Dirección de Seguridad Ciudadana) y procesos desconcentrados de la
Unidad de Entidades financieras y policía especializada COSP.
NUEVO FLUJO DE PROCESOS PROPUESTO
Este solo cambio significaría el recorte de 11575 minutos, equivalente a 193
horas laborables o 24 días laborables menos, con lo cual el proceso tendría
una duración promedio de 14.620 minutos, equivalente a 244 horas
laborables o lo que es igual 30 días laborables equivalente a un mes diez
días laborables.
•Solicitud entidad financiera
•ingreso registro documental
•procesos internos.
•inspección.
•Informe
•Emisión notificación
•Emisión certificado
Dirección de Gestión de Seguridad
Ciudadana
•Revisión de notificaciones y certificados de seguridad.
•Firma de documentos
Viceministerio de Seguridad Interna •ingreso registro de
documentos firmados por el Viceministro.
•proceso interno
•Entrega de documentos a entidad Financiera con acta entrega recepción.
Dirección de Gestión de Seguridad
Ciudadana
47
48
49
50
PROCESO: Mejoras Unidad de Seguridad Bancaria Propuesta Ing. Amparito Chamorro V.
UNIDAD: SEGURIDAD BANCARIA FECHA DE ELABORACIÓN: Octubre 2015
3 DIAS
RECEPCIÓN DOCUMENTAL-
PROGRAMACIÓN Y CRONOGRAMA
ANALISTA UNIDAD SEG. BANCARIA
TP.30
CronogramaMemo COSP
ENTREGA CERTIFICADO A
CLIENTE EXTERNO
DGSC/ ANALISTA USBTP.54
APROBAR PROCESO SUMILLA A UNIDAD DE
SEGURIDAD BANCARIA
DIRECTOR DGSCTP.19
REVISIÓN DOCUMENTAL
EMISIÓN CERTIFICADO
VICEMINISTRO SEGURIDAD INTERNA
TP.34
FN
VERIFICACIÓN PROCEDIMIENTOS
ENVIO DOCUMENTAL A SUBSECRETARIA
DE SEGURIDAD INTERNA
DIRECCIÓN GENERAL DE SEGURIDAD CIUDADANA
TP.22
REVISAR DOCUMENTOS/ VERIFICACIÓN
PROCEDIMIENTOS
SUBSECRETARIA DE SEGURIDAD INTERNA
TP.46
VERIFICACIÓN DOCUMENTAL
DGSC/SecretaríaTP.15
Inicio
INGRESO SOLICITUD Cliente externo
DGSC/SecretariaTP
NOTIFICAR ENTIDAD PLANIFICACIÓN
INSPECCIÓN
ANALISTA UNIDAD SEG. BANCARIA
TP.82
INSPECCIÓN FÍSICAPreparación de informes
para Director DGSC
ANALISTA USB&COSP
TP.12
Oficio
Informe COSPInforme Analista
Ingreso al sistemaCrea hoja de ruta
Memo
- Solicitud y documentación IFI-Informes USB/COSP- CERTIFICADO
Informe para Viceministro de Seguridad Interna
REENVIO DOCUMENTAL Y CERTIFICADO FIRMADO A DGSC Para entrega Entidad
51
CONCLUSIONES.
Los procesos de vigilancia y aplicación de protocolos de seguridad en las
entidades financieras, tomaron mayor relevancia a partir de una serie de
delitos secuenciales que se produjeron hace unos años atrás.
Ante estos hechos el Ministerio del Interior se vio en la necesidad de
implementar acciones reformatorias que aplaquen de cierta naturaleza la
inseguridad en la que muchas entidades financieras venían trabajando. Esta
labor que en principio había sido delegada sus competencias exclusivamente
a la Policía Nacional pasó a ser competencia directa del Viceministerio de
seguridad Interna a través de la Dirección de Gestión de Seguridad
Ciudadana, contando con el apoyo técnico del Departamento del COSP de la
Policía Nacional.
Se concluye que el proceso actual desde el ingreso de la solicitud para la
certificación tiene un tiempo de consecución promedio del macro proceso
(Inspección y emisión de certificado de seguridad de la IFI) es de 54,57 días
laborables, equivalente a casi tres meses, se detecta que las operaciones
administrativas y de gestión toman alrededor del 37,22% del tiempo
laborable, y por otra parte, las demoras burocráticas originadas en la espera
para aprobaciones por funcionarios y/o autoridades superiores, implican
significativamente el 38,25%.
52
Al no ser aplicado acorde a los direccionamientos de los procesos en sus
diferentes instancias hace que el tiempo global sea demasiado extenso en su
conclusión, viendo reflejado en la inconformidad de los clientes externos en
el desaprovechamiento de los recursos.
53
RECOMENDACIONES
Las recomendaciones aplicadas al siguiente caso de estudio se concretan en
lo siguiente:
1. Alinear los procesos y actividades en función de los objetivos e
instancias de las diferentes secciones institucionales en base a las
competencias y productos establecidos para cada uno de estos tanto
en el plan institucional como en el de regulación operativa interna.
2. Respetar los hitos e indicadores de consecución referentes al GPR
trazado por el Ministerio del Interior.
La aplicación de lo anterior permitirá que se eliminen procesos y se
acorten otros, es decir el ingreso directo de la petición de la entidad
financiera sobre la certificación a la Dirección de Gestión de Seguridad
Ciudadana, de hecho produce el ahorro de tiempo en las trece primeras
actividades señalas en el Fluxograma. El hecho que tanto la
documentación como la solicitud sean analizadas de primera instancia
por actores directos de la gestión permitirá aprobar, observar o negar el
proceso de forma más eficiente e inmediata al cliente externo bajando los
tiempos del proceso desde el inicio al final de 30 días laborables.
Por ultimo cabe recordar que en la metodología planteada en este caso
conocida como el circulo de Deming que se enuncia en un principio todo
proceso tiempo un tiempo de duración y está sujeto a la dinámica del
54
entorno al cual corresponde, por lo tanto será meritorio su revisión y
replanteamiento cíclico que responda a las necesidades institucionales y
de los clientes externos.
i
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Datos Personales.
Nombres: Jesús Amparito
Apellidos: Chamorro Vásconez
Teléfonos: 02-2911938/0994981712
Correo electrónico: [email protected]
iv
ANEXOS
