UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS...

UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES

“UNIANDES”

FACULTAD: DIRECCIÓN DE EMPRESAS

CARRERA: ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y NEGOCIOS

TESIS DE GRADO PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA

EN EMPRESAS Y ADMINISTRACIÒN DE NEGOCIOS

TEMA: MANUAL DE FUNCIONES Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL

PARA LA EMPRESA PRODULAC “G&M” DE LA CIUDAD DE SANTO

DOMINGO, 2012

AUTORA: MARÍA RAQUEL ORTEGA MACAS.

ASESOR: DR. WILSON SALAS ESPÍN

SANTO DOMINGO- ECUADOR

2014

iv

NOTA DE ACEPTACIÓN

___________________________

Firma Presidente del Tribunal de Grado

____________________________

Firma del Oponente

____________________________

Firma Miembro del Tribunal de Grado

v

DEDICATORIA

A mis padres Leopoldo y María por ser el ejemplo a seguir en mi vida,

forjándome y apoyándome en cada decisión que tome, Los amo con todo mi

corazón.

A mis hermanos Diego y Eduardo, cuando te lo propones puedes

conseguirlo así sea largo el camino la recompensa es enorme.

A mi esposo Alexander, por el apoyo incondicional en todo este tiempo, por

su paciencia y el amor inmenso que me demuestra todos los días, Te amo

mi cielo.

A mis tres tesoros, lo mejor de mi vida Alejandra Milena y Renata, la

fuerza que me impulsa a seguir cumpliendo cada uno de mis sueños. Sin

ustedes mi vida no sería igual las amo mis princesas.

Todo lo que hago en mi vida se los dedico a ustedes.

vi

AGRADECIMIENTO

A Dios por permitirme culminar una de mis metas, la cual ha cambiado

mi vida por completo.

A mi familia por su apoyo incondicional durante todo este tiempo, sin ellos

nada de esto hubiera sido posible.

A mis compañeros por hacer de esta etapa de mi vida una experiencia

inolvidable, en la cual encontré verdaderos amigos a los cuales llevare por

siempre en mi corazón.

A mis asesores de tesis que me han brindado todo su apoyo, colaboración y

experiencia en la culminación de este proyecto.

vii

ÍNDICE DE CONTENIDOS

Descripción Páginas

Portada __________________________________________________________________i

Certificación del asesor ____________________________________________________ii

Autoría de la tesis ________________________________________________________iii

Nota de aceptación _______________________________________________________iv

Dedicatoria ______________________________________________________________v

Agradecimiento __________________________________________________________vi

Índice de contenidos ______________________________________________________vii

Índice de cuadros _________________________________________________________x

Índice de tablas __________________________________________________________xi

Índice de gráficos ________________________________________________________xi

Resumen ejecutivo _______________________________________________________xii

Executive summary ______________________________________________________xiii

INTRODUCCIÓN ________________________________________________________ 1

Antecedentes de la Investigación. ____________________________________________ 1

Planteamiento del Problema. ________________________________________________ 2

Formulación del Problema __________________________________________________ 3

Delimitación del Problema. _________________________________________________ 3

Objeto de Investigación y Campo de Acción ___________________________________ 3

Idea a Defender. __________________________________________________________ 4

Justificación del Tema. ____________________________________________________ 4

Breve Explicación de la Metodologia Investigativa a Emplear ______________________ 5

Resumen de la Estructura de la Tesis _________________________________________ 5

Aporte Teórico, Novedad Científica y Significación Práctica. _____________________ 6

CAPÍTULO I

1 MARCO TEÓRICO. _____________________________________________ 8

viii

Origen y Evolución del Objeto de Investigación. _______________________ 8 1.1

Análisis de las Distintas Posiciones Teóricas._ _________________________ 9 1.2

1.2.1 Administración. _________________________________________________ 9

1.2.1.1 Importancia. ____________________________________________________ 9

1.2.1.2 Características. _________________________________________________ 10

1.2.1.3 Procesos Administrativos. ________________________________________ 10

1.2.1.3.1 Planificación. __________________________________________________ 11

1.2.1.3.2 Organización. __________________________________________________ 11

1.2.1.3.3 Dirección. _____________________________________________________ 12

1.2.1.3.4 Control._ _____________________________________________________ 12

1.2.2 Manuales Administrativos. _______________________________________ 13

1.2.2.1 Importancia de los Manuales Administrativos. ________________________ 13

1.2.2.2 Clasificación de los Manuales Administrativos. _______________________ 14

1.2.2.3 Manual de Funciones. ___________________________________________ 16

1.2.2.3.1 Objetivos. _____________________________________________________ 16

1.2.2.3.2 Elementos del Manual. __________________________________________ 17

1.2.2.3.3 Implementación. _______________________________________________ 21

1.2.3 Desarrollo Organizacional. _______________________________________ 21

1.2.3.1 Objetivos del Desarrollo Organizacional. ____________________________ 22

1.2.3.2 La Organización. _______________________________________________ 24

1.2.3.3 Integración. ___________________________________________________ 25

1.2.3.4 Desarrollo en Equipo. ___________________________________________ 25

1.2.3.5 Organización Real. ______________________________________________ 26

1.2.3.6 Estructuras Organizacionales ______________________________________ 26

1.2.3.6.1 Organigramas __________________________________________________ 27

1.2.3.7 El Cambio Organizacional. _______________________________________ 30

1.2.3.7.1 Proceso de Cambio. _____________________________________________ 31

1.2.3.7.2 Descongelamiento. ______________________________________________ 31

1.2.3.7.3 Cambio. ______________________________________________________ 32

1.2.3.7.4 Recongelamiento. ______________________________________________ 32

1.2.3.8 Cultura Organizacional. __________________________________________ 33

1.2.3.9 Clima Organizacional. ___________________________________________ 33

1.2.3.10 Proceso del D.O. _______________________________________________ 34

ix

Valoración Crítica de los Conceptos Principales. ______________________ 35 1.3

Conclusiones Parciales del Capítulo. ________________________________ 35 1.4

CAPÍTULO II

2 MARCO METODOLÓGICO _____________________________________ 37

Caracterización de la Empresa en el Contexto Institucional. _____________ 37 2.1

Descripcion del Procedimiento Metodológico. ________________________ 37 2.2

2.2.1 Tipos de Investigación. __________________________________________ 38

2.2.1.1 Investigación Bibliográfica. _______________________________________ 38

2.2.1.2 Investigación de Campo. _________________________________________ 38

2.2.1.3 Investigación Descriptiva. ________________________________________ 38

2.2.2 Población y Muestra. ____________________________________________ 38

2.2.2.1 Población. ____________________________________________________ 38

2.2.2.2 Muestra. ______________________________________________________ 39

2.2.3 Métodos Técnicas e Instrumentos __________________________________ 39

2.2.3.1 Métodos ______________________________________________________ 39

2.2.3.1.1 Inductivo Deductivo ____________________________________________ 39

2.2.3.1.2 Analítico Sintético ______________________________________________ 40

2.2.3.2 Técnicas ______________________________________________________ 40

2.2.3.2.1 Encuestas _____________________________________________________ 40

2.2.3.2.2 Entrevista _____________________________________________________ 40

2.2.3.3 Instrumentos ___________________________________________________ 40

2.2.3.3.1 Cuestionario de Encuestas ________________________________________ 40

2.2.3.3.2 Guía de Entrevista ______________________________________________ 41

2.2.4 Interpretación de Resultados. ______________________________________ 41

2.2.4.1 Resultados a la Entrevista al Gerente de PRODULAC ―G&M‖. __________ 41

2.2.4.2 Resultados de las Encuestas a los Colaboradores de PRODULAC ―G&M‖ _ 43

2.2. Verificación de la idea a defender. _________________________________ 44

Propuesta del investigador: modelo de manual de funciones. _____________ 44 2.3

Conclusiones parciales del capitulo. ________________________________ 45 2.4

x

CAPÍTULO III

3 MARCO PROPOSITIVO. ________________________________________ 47

Título de la propuesta: ____________________________________________ 47 3.1

Desarrollo de la propuesta. ________________________________________ 47 3.2

3.2.1 Justificación de la propuesta. _______________________________________ 47

3.2.2 Objetivos. ______________________________________________________ 48

3.2.2.1 General. _______________________________________________________ 48

3.2.2.2 Específicos. ____________________________________________________ 48

3.2. Propuesta del manual de funciones. __________________________________ 48

3.2.4 Implementación del manual. _______________________________________ 75

Validación de la propuesta. ________________________________________ 75 3.3

Conclusiones parciales del capitulo __________________________________ 75 3.4

CONCLUSIONES GENERALES ___________________________________________ 77

RECOMENDACIONES __________________________________________________79

BIBLIOGRAFÍA_________________________________________________________80

ÍNDICE DE CUADROS


Cuadro Nº 1 Importancia de la administración __________________________________ 9

Cuadro Nº 2 Características de la administración_______________________________ 10

Cuadro Nº 3 Clasificación de los manuales administrativos ______________________ 14

Cuadro Nº 4 Objetivos de los manuales administrativos _________________________ 16

Cuadro Nº 5 Elementos del manual _________________________________________ 18

Cuadro Nº 6 Objetivos del desarrollo organizacional. ___________________________ 22

Cuadro Nº 7 Elementos de la integración _____________________________________ 25

xi

Cuadro Nº 8 Clasificación de los organigramas _______________________________ 27

Cuadro Nº 9 Diseño de los organigramas _____________________________________ 29

Cuadro Nº 10 Resultados de la entrevista _____________________________________ 41

Cuadro Nº 11 Esquema del manual de funciones _______________________________ 45

ÍNDICE DE TABLAS


Tabla Nº 1 Población _____________________________________________________ 39

Tabla Nº2 Tabla de Interpretación de datos ____________________________________ 43

ÍNDICE DE GRÁFICOS


Gráfico Nº 1 Ejemplo de organigrama ________________________________________ 30

Gráfico Nº 2 Etapas del cambio social de la empresa ____________________________ 31

ÍNDICE DE ANEXOS

Anexo Nº 1 Aprobación del perfil

Anexo Nº 2 Carta certificación Empresa

Anexo Nº 3 Guía de entrevista

Anexo Nº 4 Cuestionario de encuesta

Anexo Nº 5 Gráficos de tabulación de encuestas

xii

RESUMEN EJECUTIVO.

Las empresas para cumplir con la misión para la cual fueron creadas necesitan o se basan

en documentos que expongan la experiencia, los conocimientos, la autoridad, los

objetivos organizacionales y de cada puesto de trabajo, para lo cual, se sirven de manuales

administrativos, pues ello asegurará el cumplimiento de los objetivos comunes y la

optimización de recursos, además de normar la conducta de los integrantes de la empresa.

La manera adecuada de resolver los problemas dentro de las organizaciones, es realizar

eficientemente los procesos, eso le brinda la aplicación de un excelente desarrollo

organizacional, que ha modificado de manera positiva sobre la cultura organizacional y

básicamente sobre el capital humano.

PRODULAG ―G&M‖ es una empresa comercial que se dedica a la producción y

comercialización de lácteos (yogurt y queso), con muchos años en el mercado de la ciudad

de Santo Domingo de los Colorados; en la misma se logró a través de la aplicación de

métodos, técnicas e instrumentos investigativos afectaciones de desempeño empíricos,

resistencia al cambio organizacional, cadena de mando incompleta, falta de documentos

guías escritos, los mismos que no le están permitiendo a la empresa ser más eficiente.

Frente a este panorama, la presente investigación se orientó a diseñar manuales de

funciones, a fin de que la eficiencia administrativa se logre de mejor manera, con una

Visión futurista a largo plazo, una misión coherente, con objetivos alcanzables, sustentado

en una estructura orgánica, con una descripción clara de puestos, con lo cual se logrará

definitivamente mejorar el desarrollo organizacional de PRODULAC ―G&M‖.

xiii

EXECUTIVE SUMMARY

Companies to fulfill the mission for which they were created need or are based on

documents that expose the experience, knowledge, authority, organizational objectives and

each job, for which, they use administrative manuals, as this will ensure the fulfillment of

common objectives and optimizing resources, and regulate the conduct of members of the

company.

The proper way to solve problems within organizations, is efficiently perform the

processes, it provides an excellent application of organizational development that has

changed positively on organizational culture and basically on human capital.

PRODULAC ―G&M‖ is a commercial company dedicated to the production and marketing

of dairy (yogurt and cheese) with many years in the market town of Santo Domingo; Same

was achieved through the application of methods, techniques and research tools

affectations of empirical performance, resistance to organizational change chain of

command incomplete, lack of guides written documents, the same as you are not allowing

the company to be more efficient.

Against this background, the present investigation focused on design manual functions, so

that administrative efficiency is achieved better with a futuristic vision in the long term, a

coherent mission with achievable objectives, supported by an organizational structure with

a clear job description, which will definitely result in improved organizational

development PRODULAC ―G&M‖.

1

INTRODUCCIÓN

Antecedentes de la Investigación.

Los Manuales Administrativos son documentos que permiten definir y documentar con

exactitud las políticas, procedimientos y las funciones orgánicas de modo tal que se puedan

consultar cada vez que se consideren necesarios. Se considera que en esencia, un manual es

un recurso formal que contiene toda información e instrucciones necesarias para operar,

son una guía que permite encaminar los esfuerzos del personal hacia los objetivos

planteados.

El Desarrollo Organizacional es una estrategia de intervención que utiliza procesos de

grupo para un enfoque sobre toda la organización, con el fin de provocar un cambio

planeado. Trata de cambiar las creencias, las actitudes, los valores, las estructuras y las

prácticas, de modo que la organización pueda adaptarse al cambio.

Después de una búsqueda exhaustiva realizada en la CDIC de la Universidad Regional

Autónoma de los Andes UNIANDES, Sede Santo Domingo, no se encontraron temas

similares para la empresa PRODULAC ―G&M‖, sin embargo se encontraron tesis

relacionadas con el tema de investigación como:

Manual de Funciones y Procedimientos para mejorar la atención al cliente en el

área administrativa del "Instituto Tecnológico Superior Federico González Suárez"

de la ciudad de Santo Domingo, de la autora Velasco Verdezoto Fátima Fernanda.

Manual de funciones y atención al cliente en el área de matriculación de la empresa

Municipal Transporte Terrestre, Tránsito, Seguridad Vial y Terminales Terrestres

de Santo Domingo de los Tsáchilas, de la autora: Ximena Marisol Vargas Veloz.

Por lo expuesto se considera que la presente investigación es de carácter auténtico y

pertinente.

2

Planteamiento del Problema.

Santo Domingo es un mercado abierto a todo tipo de negocios por la diversidad de cultura

y actividades de la region, actualmente es una provincia con grandes proyecciones

económicas, resultado de la tan aclamada provincialización, la cual despertó nuevos

intereses sobre inversión y desarrollo económico.

PRODULAC ―G&M‖ es una empresa comercial que se dedica a la producción y

comercialización de lácteos (yogurt y queso), en la ciudad de Santo Domingo de los

Colorados. Esta empresa inicio sus actividades de producción de queso criollo en el año

1987, como un pequeño negocio familiar, a partir del año 2006 se constituye legalmente

como Sociedad Anónima y con ello se amplían las líneas de acción.

A través de una observación directa se pudo determinar las siguientes afectaciones

relacionadas con su desarrollo organizacional determinadas por las siguientes causas:

El equipo de colaboradores desempeña funciones que son establecidas

empíricamente en función de las necesidades de las áreas productiva y comercial lo

que conlleva a resistirse a nuevos cambios.

La estructura administrativa no se encuentra implantada, lo que genera que los

procesos administrativos no se cumplan a cabalidad, además la cadena de mando se

interrumpe y las decisiones se toman en forma arbitraria.

Es evidente el bajo rendimiento de los colaboradores debido a que no existe un

documento donde se describa de manera precisa como deben desarrollarse las

actividades, así como también las instrucciones de trabajo.

La empresa no ha logrado calidad total en su servicio al cliente, ya que la

organización interna es inadecuada, truncando el buen desempeño y producción del

personal en sus labores.

3

De continuar con la problemática planteada la empresa no podrá mejorar las condiciones

laborales de sus colaboradores, ni alcanzar los objetivos planteados, ocasionando pérdida

de tiempo y recursos financieros,

Formulación del Problema.

¿Cómo mejorar el Desarrollo Organizacional de la empresa PRODULAC ―G&M‖ de la

ciudad de Santo Domingo?

Delimitación del Problema.

La presente investigación se efectuó en la empresa PRODULAC ―G&M‖ de la ciudad de

Santo Domingo de los Colorados, ubicado en la vía Quevedo Km 6 margen derecho, de

mayo a noviembre del 2012. Se realizó la investigación al administrador, colaboradores, y

clientes de la empresa.

Objeto de Investigación y Campo de Acción.

El objeto de investigación son los Procesos Administrativos.

El campo de acción es el Manual de Funciones.

Identificación de la Línea de Investigación.

La línea de investigación para el presente estudio es: Competitividad, Administración

Estratégica y Operativa, en razón de que da respuesta a la problemática planteada.

Objetivo General.

Diseñar el Manual de Funciones para mejorar el Desarrollo Organizacional en la empresa

PRODULAC ―G&M‖, de la ciudad de Santo Domingo.

4

Objetivos Específicos.

Fundamentar teórica y científicamente los Procesos Administrativos, Manual de

Funciones, Desarrollo Organizacional, con bibliografía de actualidad.

Diagnosticar como se está dando el Desarrollo Organizacional en PRODULAC

―G&M‖, aplicando técnicas y herramientas de investigación orientadas a la

verificación del problema planteado.

Elaborar un Manual de Funciones orientado a mejorar el Desarrollo Organizacional

en la empresa PRODUCAC ―G&M‖.

Idea a Defender.

La implementación de un Manual de Funciones caracterizado por objetivos claros,

políticas coherentes, descripción de las funciones, responsabilidades inherentes a cada

puesto de trabajo y los organigramas en los que se fundamenta los procesos contribuirán a

mejorar significativamente el Desarrollo Organizacional en la empresa PRODULAC

―G&M‖ de la ciudad de Santo Domingo.

Justificación del Tema.

Es importante la elaboración de un Manual de Funciones para la empresa PRODULAC

―G&M‖ porque en este se describirá las actividades que deben seguir los empleados para

lograr el cumplimiento óptimo de sus funciones, permitirá conocer el funcionamiento

interno de la empresa a través de la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a

los puestos responsables de su ejecución.

Este manual junto con un control riguroso de su cumplimiento servirá para que la empresa

PRODULAC ―G&M‖ posea un mejor manejo productivo, proporcionando un

mejoramiento en el Desarrollo Organizacional, ayudará a precisar las funciones a cada

colaborador para definir responsabilidades, la correcta realización de tareas, uniformidad

de las labores encomendadas a todo el personal, ahorrará tiempo y esfuerzo en la

5

realización de funciones al evitar la repeticion de intrucciones y directrices, además

facilitará el reclutamiento, selección e integración del personal, por tanto se justifica en

forma práctica su implementación.

Se justifica en forma técnica su aplicación, porque se cuenta con las herramientas

estadísticas aportadas por los años de estudios universitarios que permitirán realizar un

correcto diagnóstico de la situación actual del problema planteado. Además permitirá

obtener y alcanzar el título de Ingeniera en Empresas y Administración de Negocios de la

Universidad Regional Autónoma de los Andes UNIANDES.

Breve Explicación de la Metodología Investigativa a Emplear.

La modalidad de investigación será cuali-cuantitativa, sin embargo, es importante destacar

que para el presente estudio prevalecerá la cualitativa en virtud del predominio de métodos

teórico y lo cuantitativo se evidencia en la tabulación de los datos aplicativos en los

diferentes escenarios o situaciones organizacionales de la empresa.

También se determina que a través de la investigación de campo, la bibliográfica y

considerando el tipo de investigación descriptiva, se lograra evidenciar los problemas y las

posibles soluciones de esta investigación.

Los métodos investigativos a emplearse serán Inductivo – deductivo, Analítico – Sintético,

las técnicas a utilizar para la recopilación de información serán la entrevista y la encuesta,

los cuales permitirán analizar la situación de la empresa, las falencias de los cargos

fortalezas de los colaboradores y resumir los datos requeridos para la elaboración del

Manual de Funciones aplicable a la empresa PRODULAC ―G&M‖.

Resumen de la Estructura de la Tesis.

Este trabajo investigativo se desarrollará en una introducción y tres capítulos resaltando la

importancia del Talento Humano en la estructura funcional y organizacional de las

empresas.

6

La introducción que sustenta la problemática actual de la empresa en cuanto a su desarrollo

organizacional, delimitando el problema, el objetivo general y los objetivos específicos en

la cual se enfocó la investigación.

En el primer Capítulo se cita toda la parte conceptual, se analizará los criterios actualizados

sobre la temática, mencionando a la administración, definición importancia, características,

proceso administrativos, su importancia, los manuales administrativos, definición de

objetivos, el manual de funciones como elaborarlo y el contenido del mismo, el desarrollo

organizacional aspectos muy importantes para una empresa como es el clima y cultura

organizacional.

El segundo Capítulo se presenta la metodología que se utilizó para analizar la situación

actual de la empresa, empleando herramientas administrativas, metodología de la

investigación, técnicas y fuentes de investigación, tabulación de resultados, la propuesta

del investigador y conclusiones parciales del capítulo.

En el tercer Capítulo se realiza la propuesta del Manual de Funciones para la empresa

PRODULAC ―G&M‖, para complementar el tema, se realizan las conclusiones resultado

de la investigación para plantear las respectivas recomendaciones, que aportarán en la

implementación de este trabajo.

Aporte Teórico, Novedad Científica y Significación Práctica.

Se fundamenta el aporte teórico de este trabajo investigativo, en la posibilidad de ampliar

conceptos respecto a la estructura de un Manual de Funciones aplicable a la administración

de la empresa, el cual servirá de apoyo y estímulo, se pretende establecer las condiciones

necesarias para implantar el Desarrollo Organizacional en función de las nuevas tendencias

del talento humano, además que sirva de guía para otras empresas con similares

características.

En cuanto a la novedad científica se ha desarrollado este manual administrativo dirigido a

solucionar los problemas existentes, a través de un manual de funciones específicas el cual

permitirá mejorar el Desarrollo Organizacional en la empresa PRODULAC ―G&M‖.

7

La significación práctica del presente estudio investigativo, se justifica pues el Manual de

Funciones, corresponderá de manera directa a estructurar organizacionalmente a la

empresa PRODULAC ―G&M‖ y a la delimitación de funciones claras del personal de la

misma, para mejorar su desarrollo organizacional.

8

CAPÍTULO I

1 MARCO TEÓRICO.

ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL OBJETO DE INVESTIGACIÓN. 1.1

El Proceso Administrativo se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y

cargos que componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades, muchos autores

consideran que el administrador debe tener una función individual de coordinar, sin

embargo parece más exacto concebirla como la esencia de la habilidad general para

armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas del

grupo.

Desde finales del siglo XIX se ha definido la administración en términos de cuatro

funciones específicas de los gerentes, aunque este marco ha sido sujeto a cierto escrutinio,

en términos generales sigue siendo el aceptado. Por tanto cabe decir que la administración

es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de

la organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el propósito

de alcanzar metas establecidas por la organización.

El manejo administrativo de las empresas exige el diseño técnico y más adecuado a la

realidad corporativa de cada institución. PRODULAC ―G&M‖, es una empresa que cuenta

con un importante contingente de colaboradores que desempeñan diferentes actividades

productivas, tales actividades son desempeñadas por varios trabajadores a la vez, esto

responde al hecho de que no se han establecido las funciones ni estandarizado los

procedimientos óptimos para aprovechar la fuerza laboral de la mejor manera en la

organización.

Por lo expuesto sobre el objeto de investigación a continuación se analizan los siguientes

temas y subtemas:

9

ANÁLISIS DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL 1.2

OBJETO DE INVESTIGACIÓN.

1.2.1 Administración.

La Administración es el proceso cuyo objeto es la coordinación eficaz y eficiente de los

recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad (Munch,

Lourdes; Garcia, José, 2009)

La administración es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el empleo de los

recursos organizacionales para conseguir determinados objetivos con eficiencia y eficacia.

(Chiavenato, 2009)

Se considera a la administración como una disciplina, un cuerpo acumulado de

conocimientos que incluye principios, conceptos, teorías, técnicas y análisis. Como

proceso comprende funciones y actividades que los administradores deben llevar a cabo

para lograr sus objetivos con la máxima productividad, eficiencia y calidad.

1.2.1.1 Importancia.

Cuadro Nº 1 Importancia de la Administración

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN

1.- Se da donde quiera que existe una organización.

2.- El éxito de la organización depende de su buena administración.

3.- Para las grandes instituciones es esencial, dada su magnitud y complejidad.

4.- Para las pequeñas y medianas instituciones, quizá sea la única posibilidad de competir.

5. La adecuada administración garantiza el incremento de la productividad.

6.- La calidad de la administración es base del desarrollo de las instituciones.

Elaborado por: María Ortega.

Fuente: Carlos Augusto Audirac Camarena, Desarrollo Organizacional y Consultoría, Trillas, 2010

10

La administración es importante porque se aplica en cualquier tipo de organización con

deseos de aumentar su productividad y el éxito, dependiendo para esto del elemento

humano y material. Para las grandes empresas, la administración técnica o científica es

indiscutible y obviamente esencial, por su magnitud y complejidad, simplemente no

podrían actuar si no fuera a base de una administración sumamente técnica, para las

pequeñas y medianas empresas, también, quizá su única posibilidad de competir con otras,

es el mejoramiento de su administración, o sea, obtener una mejor coordinación de sus

elementos.

1.2.1.2 Características.

Se presentan cuatro características de la administración:

Cuadro Nº 2 Características de la Administración

CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN

Su universalidad

Se da donde quiera que existe un organismo social. Siempre existe la necesidad

de coordinación sistemática de medios.

Su especificidad

El fenómeno administrativo es específico y distinto a otros que acompaña dentro

de una organización.

Su unidad temporal

En todo momento de la vida de la institución se están dando en menor o mayor

grado todo o la mayor parte de los elementos administrativos.

Su unidad jerárquica

Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo social participan en

distintos grados y modalidades, de la misma administración.



1.2.1.3 Procesos Administrativos.

El proceso administrativo es una forma sistemática de hacer las cosas. Se habla de la

administración como un proceso para subrayar el hecho de que todo el personal, sean

11

cuales fueran su aptitudes o habilidades personales, desempeñan ciertas actividades

interrelacionadas con el propósito de alcanzar las metas que desean. (Stoner, 2010)

Para conformar una empresa u organización, se debe tomar en cuenta ciertos principios

básicos de administración, para constituir una entidad técnicamente hablando con todas las

dependencias necesarias, desarrollarlas y desde luego ejercer el control respectivo para

evaluar su efectividad en cuanto al desempeño de su personal, pues una empresa bien

organizada es más seguro que cumpla con sus objetivos tanto institucionales como

particulares.

Este proceso administrativo está formado por 4 funciones fundamentales, planeación,

organización, dirección y control

1.2.1.3.1 Planificación.

Es definir las metas que se perseguirán y anticipar que acciones serán las adecuadas para

alcanzarlas, las actividades de planeación incluyen el análisis de la situación actual, la

anticipación del futuro, la determinación de objetivos, decidir en qué actividades la

compañía se verá involucrada, elegir estrategias corporativas y de negocios y determinar

los recursos necesarios para alcanzar las metas organizacionales. (Chiavenato, 2010).

La planificación define lo que pretende realizar la organización en el futuro y como debe

realizarlo, por esta razón; la planeación es la primera función administrativa y se encarga

de definir los objetivos para el futuro desempeño organizacional, decide sobre los recursos

y tareas necesarios para alcanzarlos de manera adecuada, además nos ayuda a evitar la

improvisación en la búsqueda de la mayor eficiencia de las operaciones.

1.2.1.3.2 Organización.

―La organización busca los medios y recursos necesarios que permitan llevar a cabo la

planeación, y refleja la manera como la organización o empresa intenta cumplir los planes.

La organización es la función administrativa relacionada con la asignación de tareas, la

distribución de tareas a los equipos o departamentos y la asignación de los recursos

12

necesarios a los equipos o los departamentos.‖ (Chiavenato, 2010)

Hablar de organización, es disponer de los recursos necesarios en forma ordenada,

selectiva e idónea, con la finalidad de aprovecharlos adecuadamente en la consecución de

los objetivos propuestos, tomando en cuenta las aptitudes, fortalezas y habilidades del

talento humano para la asignación de actividades y responsabilidades, con el objeto de

evaluar continuamente los resultados y corregir los defectos en forma oportuna, evitando el

desperdicio o pérdida de tiempo en el desarrollo del plan propuesto.

.

1.2.1.3.3 Dirección.

La dirección representa la puesta en marcha de lo que fue planeado y organizado, en

consecuencia, la dirección es la función administrativa que incluye el ejemplo de la

influencia para activar y motivar a las personas a alcanzar los objetivos organizacionales y

se encarga de comunicar las tareas e influenciar a las personas para que ejecuten las tareas

esenciales. (Chiavenato, 2010)

La dirección es estimular a las personas a desempeñarse mejor, incluye la motivación y la

comunicación con los empleados, individual o grupalmente, así como el contacto estrecho

y cotidiano con las personas y la guía e inspiración hacia metas de equipo y de la

organización, la dirección ocurre en departamentos, equipos y divisiones así como en la

cima de grandes organizaciones.

1.2.1.3.4 Control.

El control es el monitoreo del desempeño y la implementación de los cambios necesarios.

A través del control los directivos pueden asegurarse de que los recursos de la organización

son utilizados de acuerdo con los planes y que la organización está cumpliendo con sus

metas de calidad y seguridad. (Chiavenato, 2010)

Al ejercer un nivel de control en cada una de las etapas del proceso administrativo, se

asegura la realización de las actividades tendientes a obtener los resultados esperados, de

hecho permite detectar tiempos y movimientos improductivos, actividades y procesos

13

engorrosos, con el objetivo de implementar las acciones correctivas inmediatas para

corregir cualquier desfase del proceso.

1.2.2 Manuales Administrativos.

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y

coordinación para registrar y transmitir ordenada y sistemáticamente tanto la información

de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas,

procedimientos, elementos de calidad) como las instrucciones y lineamientos necesarios

para que desempeñe mejor sus tareas. (Franklin, 2009)

El manual se denomina al conjunto de documentos que en función de objetivos y políticas

que la empresa ha definido, señala el camino a través de una serie de actividades lógicas,

determinando responsabilidades, de manera que se constituyan en una guía de consulta

permanente de los empleados de una organización.

1.2.2.1 Importancia de los Manuales Administrativos.

Los Manuales Administrativos son indispensables en las organizaciones debido a la

complejidad de sus estructuras, el volumen de sus operaciones, los recursos que se les

asignan, la demanda de productos, servicios o ambos y la adopción de tecnología avanzada

para atender de manera adecuada la dinámica organizacional. (Franklin, 2009)

Estas circunstancias obligan a usar instrumentos que apoyen la atención del quehacer

cotidiano, pues en ellos se ordenan los elementos fundamentales para hacer más eficiente

la comunicación, coordinación, dirección y evaluación administrativa.

14

1.2.2.2 Clasificación de los Manuales Administrativos.

Cuadro Nº 3 Clasificación de los Manuales Administrativos

CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Por su

Naturaleza

o Área de

Aplicación

Microadministrativos

Son los manuales que corresponden a una sola organización. Puede

referirse a ella en forma general o circunscribirse a alguna de sus

áreas en forma específica.

Macroadministrativos Son documentos que contienen información de más de una

organización.

Mesoadministrativos

Incluyen a una o más organizaciones de un mismo sector de

actividad o ramo especifico. El termino mesoadministrativo se usa

normalmente en el sector público, aunque también puede emplearse

en el sector privado.

Por su

Contenido

De Organización

Estos manuales contienen información detallada referente a los

antecedentes, legislación, atribuciones, estructura, organigrama,

misión, y funciones organizacionales. Cuando corresponden a un

área específica incluyen la descripción de puestos; de manera

opcional, pueden presentar el directorio de la organización.

De Procedimientos

Constituyen un instrumento técnico que incorporan información

sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones

concatenadas entre sí para realizar una función actividad o tarea

específica en una organización.

De Calidad

Son documentos que describen y consignan los elementos del

sistema de calidad, el cual incluye información sobre el alcance,

objetivos generales, estructura, responsabilidades, normas aplicables

(con sus referencias), definiciones, lista de distribución, codificación

de procedimientos.

De Historia de La

Organización

Son documentos que refieren la historia de una organización, es decir

su creación, crecimiento, logros, evolución situación y composición.

De Políticas

También denominados de normas, estos manuales incluyen guías

básicas que sirven como marco de actuación para realizar acciones,

diseñar sistemas e implantar estrategias en una organización.

15

Por su

Contenido

De Contenido

Múltiple

Estos manuales concretan información relativa a diferentes tópicos o

aspectos de una organización. El objeto de agruparla en un solo

documento obedecería básicamente a que se considera accesible

para su consulta, que resulte más viable económicamente y que sea

una instrucción especifica del nivel directivo.

De Puestos

Conocido también como manual individual o instructivo de trabajo,

precisa la identificación y las relaciones, funciones y

responsabilidades asignadas a los puestos de una organización.

De Técnicas

Detalla los principios y criterios necesarios para emplear las

herramientas técnicas que apoyan la ejecución de procesos o

funciones.

De Ventas Es un compendio de información específica para apoyar la función

de ventas.

De Producción

Elemento de soporte que dirige y coordina procesos de producción

en todas sus fases, constituye un auxiliar muy valioso para uniformar

criterios y sistematizar líneas de trabajo en áreas de fabricación.

De Finanzas

Manuales que respaldan la distribución de los recursos económicos

en todos los niveles de una organización, en particular en las áreas

responsables de su capacitación, aplicación resguardo y control.

De Personal

Identificados también como manuales de relaciones industriales, de

reglas de empleado o de empleo, básicamente incluyen información

sobre condiciones de trabajo, organización y control del personal,

lineamientos para el análisis y evaluación de puestos reclutamiento,

selección, contratación, capacitación y desarrollo, higiene y

seguridad, y prestaciones.

De Operación

Se utilizan para orientar el uso de equipos y apoyar funciones

altamente especializadas o cuyo desarrollo demanda un

conocimiento muy específico.

De Sistemas

Instrumento de apoyo que permite el funcionamiento óptimo de

sistemas de información, administrativos, informáticos de una

organización

16

Por su

Ámbito

Generales Son documentos que contienen información global de una

organización según estructura, funcionamiento y personal.

Específicos

Estos manuales concentran información de un área o unidad

administrativa en particular y en general, por convención, incluyen la

descripción de puestos.


Fuente: Enrique Benjamín Franklin. Organización de Empresas, Cuarta Edición.

1.2.2.3 Manual de Funciones.

Un manual de funciones es el documento que contiene la descripción de actividades que

deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò

más de ellas. (Franklin, 2009)

Es un documento que en forma ordenada y sistemática, nos presenta información sobre

aspectos organizacionales necesarios para la realización del trabajo. Además es un

compendio que describe cada una de las diferentes funciones correspondientes a cada

cargo dentro de la organización. Eliminándose así problemas de duplicidad en las labores,

ineficiencia en el desempeño laboral, responsabilidades no definidas, equilibrando

funciones, tecnificando actividades y presentando a la empresa una serie de beneficios

importantes en el manejo del capital humano.

1.2.2.3.1 Objetivos.

Cuadro Nº 4 Objetivos de los Manuales Administrativos

OBJETIVOS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o sectorial).

Precisar las funciones de cada unidad administrativa para definir responsabilidades, evitar

duplicaciones y detectar omisiones.

Coadyuvar a la correcta realización y uniformidad de las labores encomendadas a todo el

personal.

17

Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización de funciones al evitar la repetición de instrucciones y

directrices.

Agilizar el estudio de la organización.

Facilitar el reclutamiento, selección e integración del personal.

Sistematizar iniciativa, aprobación y aplicación de las modificaciones necesarias en la

organización.

Determinar la responsabilidad de cada unidad y puesto respectivo de la organización.

Mostrar claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos

que la componen.

Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y

tecnológicos disponibles.

Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.

Servir como vehículo de orientación e información a los proveedores de bienes, prestadores de

servicios, usuarios o clientes con los que interactúa la organización.



1.2.2.3.2 Elementos del Manual.

Para Víctor Hugo Vásquez R, indica que el manual de funciones se compone con los

siguientes elementos:

Breve historia de la empresa

Las unidades administrativas

La descripción de los puestos de trabajo

Los organigramas generales

18

Glosario de términos

Normas de personal.

Los elementos del manual de funciones se describen a continuación, tomando en cuenta a

lo manifestado por Enrique Benjamín Franklin, el mismo que se apega más a la realidad de

la investigación.

Cuadro Nº 5 Elementos del Manual

ELEMENTOS DEL MANUAL

Identificación

Este manual debe incluir en primer término los datos siguientes:

* Logotipo de la organización.

* Nombre de la organización.

* Denominación y extensión del manual (general o específico).

* Lugar y fecha de elaboración.

* Número de páginas.

* Sustitución de páginas.

* Unidades responsables de su elaboración.

* Clave de la forma que debe consignar las siglas tanto de la organización como de la

unidad administrativa responsable de elaborar la forma, el número de estay el año. Para

leerla con facilidad debe colocarse entre las siglas y los números un punto, un guion o una

diagonal.

Índice o

contenido Es la relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento

Prologo y/o

introducción

Exposición de lo que es el manual, su estructura, propósitos, ámbito de aplicación y

necesidad de mantenerlo vigente. Puede contener el mensaje de alguna autoridad de la

organización preferentemente del más alto nivel jerárquico

19

Antecedentes

históricos

Descripción de las génesis de la organización o del área descrita en el manual, en el que

indica su origen evolución y cambios significativos registrados.

Legislación o

base legal

Este apartado contiene una lista de los principales ordenamientos jurídicos que norman las

actividades de la organización, de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades.

Se recomienda que las disposiciones legales sigan este orden jerárquico; constitución,

tratados, leyes, convenios, reglamentos, decretos, acuerdos y circulares. En cada caso

debe respetarse la secuencia cronológica de su expedición (fecha de publicación).

Atribuciones

Transcripción textual y completa del artículo, cláusula, considerando o punto que explica

las facultades conferidas a la organización, de acuerdo con las disposiciones jurídicas que

fundamentan su quehacer. Para este efecto debe señalarse el título completo de

ordenamiento, capítulo, artículo, o inciso (la cita tiene que hacerse entre comillas).

Estructura

orgánica

Descripción ordenada de las unidades administrativas de una organización según sus

relaciones de jerarquía.

Esta descripción de la estructura orgánica debe corresponder con la representación gráfica

en el organigrama tanto en lo referente al título de las unidades administrativas como a su

nivel jerárquico de adscripción. Conviene codificarla en forma tal que sea posible

visualizar con claridad los niveles de jerarquía y las relaciones de dependencia.

Organigrama

Es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus

áreas, muestra que unidades administrativas la integran y sus respectivas relaciones,

niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad, supervisión

y asesoría.

Misión

Este enunciado sirve a la organización como guía o marco de referencia para orientar sus

acciones y enlazar lo deseado con lo posible.

Es recomendable que el texto de la misión mencione la razón de ser de cada organización

en términos de propósitos específicos, resultados esperados y compromisos por cumplir.

Funciones

Es la especificación de las tareas inherentes a cada una de las unidades administrativas de

la estructura orgánica, necesaria para cumplir las atribuciones de la organización.

En la presentación de las funciones deben toarse en cuenta los aspectos siguientes:

* Que los títulos de las unidades correspondan a los utilizados en la estructura orgánica.

* Que sigan el orden establecido en la estructura.

20

* Que la redacción se inicie con un verbo en infinitivo.

Descripción

de puestos

Esta reseña del contenido básico de los puestos que integra cada unidad administrativa

incluye la información siguiente:

* Identificación del puesto (nombre, ubicación, ámbito de operación, etcétera).

* Relaciones de autoridad, donde se indican los puestos subordinados las facultades de

decisión y las relaciones de línea y asesoría.

* Funciones generales y específicas.

* Responsabilidades o deberes.

* Relaciones de comunicación con otras unidades y puestos dentro de la organización, así

como las que deba establecer externamente.

*Especificaciones del puesto en cuanto los conocimientos, experiencias iniciativa y

personalidad.

Directorio

Es un documento en el que constan los nombres y puestos de las personas comprendidas

en el manual.

Por necesidades del servicio pueden adicionarse teléfonos correaos electrónicos y horarios

de atención. La dirección de las instalaciones se incluye cuando la organización cuenta

con otras oficinas o representaciones, o forma parte de un grupo o sector.

Los manuales generales contienen convencionalmente este tipo de información hasta el

nivel jerárquico de director general, en tanto que en los específicos se establece de

acuerdo con la amplitud de su estructura y/o de sus requerimientos particulares.

Es conveniente que la secuencia de presentación respete el orden de la estructura

orgánica. Su integración en el manual es opcional.



El aporte que sustenta Enrique Benjamín Franklin, es muy valioso y se considera que en

general las organizaciones, a través de este modelo, pueden orientar sus actividades,

formar parte de una cultura organizacional, y ayudar a generar compromiso, no solo con la

empresa, sus directivos, sino también, con los clientes.

21

1.2.2.3.3 Implementación.

Representa el momento crucial en que las propuestas y recomendaciones se traducen en

acciones específicas para elevar la productividad, mejorar la coordinación, agilizar el

trabajo y homogeneizar el conocimiento de la dinámica y los componentes

organizacionales (Franklin, 2009)

La escogencia del método para implantar está en concordancia con aspectos importantes

tales como: el tipo de manual, la cobertura de este, los recursos asignados, el nivel técnico

del personal, el clima organizacional y el entorno en sí de la empresa.

En resumen según (Franklin, 2009), pueden ser:

Instantáneo. Se adopta cuando la organización es nueva e involucra un amplio

número de unidades administrativas, o la organización posee una sólida

infraestructura administrativa.

Proyecto piloto. Se trata de aplicar el contenido del manual en una sola parte de la

organización, con la finalidad de medir los resultados que ello genera.

Implantación en paralelo. Se trata de aplicar simultáneamente el manual en áreas

que manejan mucha información, con muchos recursos, esto permite efectuar

cambios sin crear problemas.

Implantación parcial. Se aplica cuando se trata de aplicar modificaciones

sustanciales a la operativa normal.

Combinación de los otros métodos. Se aplica cuando se emplea más de un método

de implantación.

1.2.3 Desarrollo Organizacional.

―El Desarrollo Organizacional es un cambio planeado que involucra todos los integrantes

22

de la organización, dirigido y sostenido en y por los niveles directivos, para aumentar la

eficacia, la productividad y la capacidad para resolver problemas y adaptarse a nuevas

situaciones o demandas, mejorando al mismo tiempo el bienestar de la organización. Este

esfuerzo requiere la ayuda de facilitadores del cambio (consultores o asesores), quienes

utilizan las estrategias, las técnicas y las herramientas de las ciencias del comportamiento y

administrativas y otras disciplinas relacionadas, en permanente colaboración con el sistema

cliente (organización)‖. (Audirac Camarena, 2010)

El Desarrollo Organizacional debe ser un proceso dinámico, dialéctico y continuo de

cambios planeados a partir de diagnósticos realistas de situación utilizando estrategias,

métodos e instrumentos que miren a optimizar la interacción entre personas y grupos para

un constante perfeccionamiento de manera que aumente la eficacia y la salud de la

organización y asegurar así la supervivencia y el desarrollo mutuo de la empresa y de sus

colaboradores.

1.2.3.1 Objetivos del Desarrollo Organizacional.

El objetivo del D.O. según (Hernandez , 2009) ―Rediseñar el comportamiento grupal en la

empresa con la revisión de valores: creencias, normas, hábitos, visiones colectivas

(mentalidad), costumbres y formas de trabajar para alcanzar o recuperar la competitividad

de la empresa.‖

Aunque cualquier esfuerzo del Desarrollo Organizacional deba surgir de objetivos

específicos, procedentes de un diagnóstico sobre la situación que se desee modificar,

existen objetivos más generales.

Cuadro Nº 6 Objetivos del Desarrollo Organizacional.

OBJETIVOS DEL DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Obtener o generar informaciones objetivas y subjetivas, válidas y pertinentes, sobre las

realidades organizacionales, y asegurar la retroinformación de esas informaciones a los

participantes del sistema-cliente.

23

Crear un clima de receptividad para reconocer las realidades organizacionales, y de abertura

para diagnosticar y solucionar problemas.

Diagnosticar problemas y situaciones insatisfactorias.

Establecer un clima de confianza, respecto a que no haya manipulación entre jefes colegas y

subordinados.

Desarrollar las potencialidades de los individuos, en las áreas de las tres competencias:

técnica, administrativa e interpersonal.

Desarrollar la capacidad de colaboración entre individuos y grupos, que conduce a la sinergia

de esfuerzos y al trabajo - en equipo.

Buscar nuevas fuentes de energía, liberar la energía bloqueada en individuos y grupos, o

retenida en los puntos de contacto e interacción entre ellas.

Compatibilizar, viabilizar, armonizar e integrar las necesidades y objetivos de la empresa y de

quienes forman la empresa.

Estimular las emociones y sentimientos de las personas.

Siempre que el riesgo lo permita, poner los conflictos, fricciones y tensiones ―sobre la mesa‖

y tratarlos de modo directo, racional y constructivo.

Despertar o estimular la necesidad de establecer objetivos, metas y fines que, siempre que sea

posible, estén cuantificados y bien calificados que orienten la programación de actividades y

evaluación de los desempeños de sectores, grupos e individuos.

Despertar la conciencia para que existan valores y concepciones sobre el comportamiento de

los hombres en las organizaciones, por parte de la alta gerencia, ejecutivos y administradores.

Examinar el cómo, cuándo, dónde y cuánto, tales valores concepciones y cultura influyen

sobre los objetivos, métodos, procesos, comportamientos, desempeños y resultados obtenidos.

Analizar la adaptación del funcionamiento de la organización en relación con las

características.

Procurar asociar la autoridad legal y el ―status‖ funcional, a las ―tres competencias‖.

Localizar las responsabilidades de solución y la toma de decisiones, lo más próximo posible

de las fuentes de información en el nivel adecuado al tipo de solución.

24

Desarrollar la organización a través del desarrollo de los individuos.

Compatibilizar y optimizar metas, recursos, estructuras, procedimientos y comportamientos.

Perfeccionar el sistema y los procesos de información y comunicación.

Identificar puntos de bloqueo o pérdida de energías y recursos de varios tipos: físicos,

humanos, materiales, de información, etc.


Fuente: Idalberto Chiavenato, Administración Procesos Administrativos, 2009.

―El DO parte de la premisa de que las empresas quedan atrapadas periódicamente en

paradigmas paralizantes, en razón de que la visión de todos los miembros —formas de

trabajar, de resolver problemas, de comunicarse, así como sus actitudes y valores— quedan

presas de paradigmas quizá útiles en el pasado pero no adecuados en el presente y, por

tanto, no reaccionan conforme a las nuevas necesidades del entorno.‖ (Hernandez , 2009)

1.2.3.2 La Organización.

Una organización es un proceso estructurado en el cual interactúan las personas para

alcanzar sus objetivos, esta definición está basada en cinco hechos comunes a todas las

organizaciones:

Una organización siempre incluye personas.

Estas personas están involucradas unas con otras de algunas maneras, es decir

interactúan.

Estas interacciones siempre pueden ser ordenadas o descritas por medio de ciertas

clases de estructuras, que originan interacción entre procesos organizacionales.

Toda persona en la organización tiene objetivos personales, alguno de los cuales

son las razones de sus acciones y espera que su participación en la organización le

ayude a alcanzar sus objetivos.

25

Estas interacciones también pueden ayudar a alcanzar objetivos mancomunados

compatibles, quizás distintos, pero relacionados con sus objetivos personales.

1.2.3.3 Integración.

Es la primera etapa de la dinámica administrativa y consiste en hacer llegar a la

organización todos los elementos (personas y materiales), que la mecánica administrativa

definió. Se identifica en la integración la siguiente secuencia respecto de los elementos que

se integran: selección, inducción, articulación y búsqueda de su desarrollo.

Cuadro Nº 7 Elementos de la Integración

ELEMENTOS DE LA INTEGRACIÓN

NÚMERO ETAPAS DESCRIPCIÓN

1 Selección Encontrar y seleccionar los elementos.

2 Inducción Articular los elementos rápidamente y de manera óptima.

3 Desarrollo Capacitar y formar al personal.



1.2.3.4 Desarrollo en Equipo.

Dado que las tareas se han vuelto más grandes que la capacidad individual de los equipos,

las organizaciones se han visto en la necesidad, acertada por demás, de implementar el

trabajo en equipo, el cual es una alternativa efectiva para alcanzar resultados que vayan

más allá de los que un individuo sólo puede producir.

Para formar un equipo es necesario que exista antes que nada un propósito común a todos

los miembros del equipo, con el cual se sientan comprometidos, para entonces trazar un

plan de acción que lleve a definir roles y a hacerse responsables de los resultados del

desempeño del equipo y no de sus miembros por separado.

26

La tendencia actual, es llevar a cabo el trabajo bajo la modalidad de proyectos, lo cual

facilita la estructura plana y la toma de decisiones acertadas. Afortunadamente, la

tecnología ha servido de apoyo al trabajo en equipo a través de lo que se conoce como

―Groupware‖ que facilita una gran gama de instrumentos de apoyo tecnológicos para

lograr mayor efectividad en los equipos.

1.2.3.5 Organización Real.

La organización formal está constituida por ―lo previsible‖ de la organización: los

sistemas, los recursos, la estructura, los objetivos, las políticas; todo aquello que ha sido

considerado en el diseño organizacional, podemos considerarlo como el producto del

proceso administrativo aplicado a la institución. (Audirac Camarena, 2010)

La organización informal está constituida por ―lo imprevisible‖ de la organización, es

decir, las interacciones de los individuos concretos que se integran a la misma, que

evidentemente no pueden estar contempladas por la organización formal: comunicación,

poder, relaciones, apoyos, subgrupos, normas, costumbres héroes, villanos símbolos,

espacios personales. (Audirac Camarena, 2010)

La organización real es el resultado de la integración de dos elementos, la organización

formal que es la parte visible, mientras que la organización informal es lo que no está

visible a primera vista, la cual sirve de soporte y estabilidad.

1.2.3.6 Estructuras Organizacionales

―La estructura organizacional se define como la suma de las formas en las cuales una

organización divide sus labores en distintas actividades y luego las coordina.(….), con

frecuencia, a la estructura organizacional se le refiere como organigrama.(Hitt,2009)

Se entiende por estructura organizacional a la manera y estilos que se organiza la empresa

delineando las funciones y las responsabilidades de los empleados o departamentos, se

debe diseñar de tal manera que aclare quien tiene que hacer determinadas tareas y quien es

el responsable de ciertos resultados.

27

1.2.3.6.1 Organigramas

El organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o

de una de sus áreas, en las que se muestran las relaciones que guardan entre si los órganos

que la componen. (Franklin, 2009)

Un organigrama es una guía o plano que representa gráficamente la estructura orgánica

interna y formal de una organización o de una de sus áreas, y debe reflejar en forma

esquemática la descripción de las unidades, áreas o departamentos que la integran, así

mismo el organigrama facilita el conocimiento tanto de la organización como de sus

relaciones de jerarquía y coordinación.

1.2.3.6.1.1 Clasificación de los Organigramas

Los organigramas pueden clasificarse en cuatro grandes grupos, los cuales a su vez tienen

una subclasificación.

Cuadro N° 8 Clasificación de los Organigramas.

CLASIFICACION DE LOS ORGANIGRAMAS

Por su

naturaleza

Microadministrativos

Corresponden a una sola organización y puede referirse a ella

en forma global o mencionar alguna de las áreas que la

conforman.

Macroadministrativos Involucran a más de una organización.

Mesoadministrativos Consideran a una o más organizaciones de un mismo sector de

actividad o rama específica.

Por su ámbito

Generales

Contienen información representativa de una organización hasta

determinado nivel jerárquico, según su magnitud y

características.

Específicos Muestran en forma particular la estructura de un área de la

organización.

28

Por su

contenido

Integrales

Son representaciones graficas de todas las unidades

administrativas de una organización y sus relaciones de

jerarquía o dependencia.

Funcionales

Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además

de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama

es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la

organización en forma general.

De puestos, plazas y

unidades

Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de

plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada.

También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las

plazas.

Por su

presentación

Verticales

Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del

titular en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles

jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más

generalizado en la administración, por lo cual los manuales de

organización recomiendan su empleo.

Horizontales

Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al

titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se

ordenan en forma de columnas en tanto que las relaciones entre

las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.

Mixtos

Utilizan combinaciones verticales y horizontales para ampliar

las posibilidades de graficaciòn. Se recomienda utilizarlos en

caso de organizaciones con un gran número de unidades en la

base.

De bloque

Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de

integrar un mayor número de unidades en espacios más

reducidos. Por su cobertura permiten que aparezcan unidades

ubicadas en los últimos niveles jerárquicos.



29

1.2.3.6.1.2 Diseño de los Organigramas

Cuadro N° 9 Diseño de los Organigramas.

DISEÑO DE LOS ORGANIGRAMAS

Figuras Las figuras se utilizan para plasmar en el organigrama as unidades que las conforman, pueden

ser de nivel directivo, medio u operativo, de asesoría y desconcentrados.

Forma

Como regla general debe usarse un solo tipo de figuras para simbolizar cada elemento del

organigrama. Para facilitar su lectura se recomienda que los textos aparezcan horizontalmente,

así como representar con rectángulos las unidades.

Dimensión Los rectángulos que forman parte de un organigrama deben tener dimensiones semejantes

Líneas de

conexión

Se emplean

líneas para

mostrar los

diferentes

tipos de

relaciones

que se dan

entre las

unidades que

integran la

estructura de

la

organización

:

Relación Lineal.- En ella la autoridad y la responsabilidad se transmite

mediante una sola línea, lo cual permite establecer la relación de

subordinación entre las diversas unidades que aparecen en el gráfico de la

organización

Relación de autoridad funcional.- Representa la relación de mando

especializado, no la de dependencia jerárquica, La autoridad funcional puede

existir en forma paralela a la autoridad de línea o entre un órgano

especializado y los subordinados de otras unidades de línea.

Relación de coordinación.- Se representa por medio de líneas largas de trazo

discontinuo que salen de la parte inferior del rectángulo de una unidad y se

conecta con otra unidad o con un órgano desconcentrado.

Relación de asesoría.- S i la asesoría es interna se representa por medio de

líneas continuas de trazo fino colocadas perpendicularmente a la línea de

mando de la unidad a la cual de adscribe, Si la asesoría es externa se

representa por medio de líneas de trazo discontinuo colocadas de manera

perpendicular a la línea de mando de la unidad de la cual depende

jerárquicamente.



30

1.2.3.6.1.3 Ejemplo de Organigrama.

Gráfico Nº 1 Ejemplo de Organigrama


Fuente: La Investigación

1.2.3.7 El Cambio Organizacional.

―Un cambio humano es una "pérdida" dolorosa, pues implica dejar de pensar y creer de

una forma determinada, y aceptar que hay otras formas de actuar iguales o más valiosas. Es

un proceso de desaprender (dejar de actuar de una forma para hacerlo de otra) aprendiendo,

y en el caso de la organización, es un proceso colectivo, y por ende más complejo.

(Hernandez , 2009)

31

Gráfico Nº 2 Etapas del cambio Social de la empresa

Elaborado por: María Ortega

Fuente: Sergio Hernandez, Introducción a la Administración, 2009.

El cambio es un aspecto esencial de la creatividad y la innovación en las organizaciones

actuales. El cambio está en todas partes: en las organizaciones, en las personas, en los

clientes, en los productos y servicios, en la tecnología en el tiempo y en el clima, en los

tiempos modernos es la principal característica de las organizaciones.

1.2.3.7.1 Proceso de Cambio.

Cambio significa pasar de un estado a otro diferente; la transición de una situación a otra,

implica transformación, interrupción, perturbación y ruptura que depende de su intensidad,

y constituye un proceso de tres etapas; descongelamiento cambio y recongelamiento.

1.2.3.7.2 Descongelamiento.

―Fase inicial del cambio en el que se deshacen abandonan y desprenden las viejas ideas y

prácticas, Representa el abandono del estándar actual de comportamiento y la adopción de

uno nuevo. Si no hubiese descongelamiento, la tendencia se dirigiría a retomar al estándar

habitual de comportamiento. El descongelamiento significa percepción de la necesidad del

cambio.‖ (Chiavenato, 2009)

32

Esta es la etapa donde la insatisfacción con la situación existente alcanza el nivel suficiente

como para que se decida cambiarla, se ofrecen el mayor número de oportunidades para

reducir la resistencia al cambio, a través de la difusión de información que permita conocer

las insuficiencias de la situación existente.

1.2.3.7.3 Cambio.

Etapa en que se experimentan, ejercitan y aprenden las nuevas ideas y prácticas. Se

presenta cuando se descubren y adoptan nuevas actitudes, valores y comportamientos. El

cambio implica dos aspectos: la identificación (proceso mediante el cual las personas

perciben la eficacia de la actitud o el comportamiento nuevo y lo aceptan) y la

internalización (proceso mediante el cual las personas desarrollan nuevas actitudes y

comportamientos como parte del estándar normal de comportamiento). (Chiavenato, 2009)

Cambio es la fase en que se aprenden nuevas ideas y prácticas, de manera que las personas

piensan y actúan de una nueva manera, durante este período se introducen las

modificaciones planeadas, comenzando con las más fáciles de aceptar por parte de la

organización, pasando luego gradualmente, a los cambios de mayor complejidad y alcance

1.2.3.7.4 Recongelamiento.

“Etapa final en que las nuevas ideas y practicas se incorporan definitivamente al

comportamiento. Significa la incorporación de un nuevo estándar de comportamiento que

se convierte en la nueva norma. El recongelamiento indica que el estándar adquirido se

incorporó a la práctica actual y se convierte en el nuevo comportamiento de las personas.

El recongelamiento requiere dos aspectos: el apoyo (soporte mediante recompensas que

mantienen el cambio) y el refuerzo positivo (practica provechosa que asegura el éxito del

cambio). Esta es la etapa de la estabilización del cambio.

El agente de cambio es la persona de adentro o fuera de la organización que conduce o

guía el proceso de cambio en una situación organizacional. Puede ser un miembro de la

organización, un consultor interno o externo. El agente de cambio representa el papel de

quien inicia el proceso y ayuda a que el cambio ocurra‖. (Chiavenato, 2009)

33

Es importante el cambio que se puedan dar en los modelos mentales o paradigmas de las

personas, sin embargo no solo depende que cambien los individuos haciéndose

competentes con el nuevo paradigma, o modelo, pues todas las personas de por sí, no

pueden cambiar al mismo tiempo, sino que es un proceso donde interviene la empresa, y es

así que la cultura empresarial debe cambiar.

1.2.3.8 Cultura Organizacional.

La cultura organizacional se refiere a los valores, creencias y principios fundamentales

(normas de comportamiento) que constituyen la base de la interacción de los individuos en

las instituciones. La cultura organizacional provee a las personas las maneras en que

manejaran sus relaciones y podrán integrarse a los diferentes grupos y sus miembros.

(Audirac Camarena, 2010)

“La cultura organizacional es el conjunto de percepciones, sentimientos, actitudes, hábitos,

creencias, valores, tradiciones y formas de interacción dentro y entre los grupos existentes

en todas las organizaciones.” (Gross , 2009)

Una cultura organizacional fuerte y ampliamente reconocida suele citarse como un motivo

del éxito de las compañías, esto se visualiza en aspectos que aparentemente son

insignificantes pero dicen mucho de su situación organizacional, lo cual influye

directamente en su desarrollo y crecimiento, pues estos aspectos son innatos de cada

persona, pero que al hablar de una empresa, entidad, agrupación o movimiento son sus

ideales los que mueven sus actividades u objetivos para alcanzar su reconocimiento en la

sociedad.

1.2.3.9 Clima Organizacional.

El clima organizacional es la cualidad o propiedad del ambiente organizacional que

percibe o experimentan los miembros de la organización e influye sobre la conducta de

estos. El término clima organizacional se refiere al conocimiento que tienen los

colaboradores a cerca de su empresa, su organización y sus objetivos, la percepción que

tiene del medio en el cual desempeña sus labores, y el grado de desarrollo personal que

34

prevé alcanzar dentro de la empresa.

1.2.3.10 Proceso del D.O.

―El proceso estratégico-táctico del mismo implica tres etapas básicas:

Diagnóstico del sistema de la organización. (Medición de los procesos productivos,

con énfasis en la parte humana y en la comunicación del factor humano.)

El DO fundamenta sus intervenciones al observar a la empresa o institución como

un sistema, por lo cual es necesario que se diagnostique el funcionamiento en forma

global, es decir, al ver el todo, no sólo las partes financiera, de mercado, producción

o recursos humanos.

Desarrollo de una estrategia para mejoramiento.

Una vez que el responsable, la cabeza principal de una empresa, reconoce la

necesidad de cambiar el comportamiento humano (mejorar los sistemas de

comunicación de autoridad y liderazgo, etc.), el consultor le comunica que se

requiere una estrategia de intervención para llevar a la empresa de un nivel A a otro

rango superior de resultados y organización interna B.

Los expertos en DO señalan que no hay estrategias estandarizadas, sino que cada

empresa y circunstancia requieren acciones específicas.

"Movilizar" recursos económicos (presupuestos) para llevarlo a cabo.‖ (Hernandez,

2009)

Para ejecutar la estrategia por conducto de consultores externos, es muy importante que la

empresa genere los presupuestos y le destine recursos a un cambio de la magnitud que

puede implicar dicha estrategia, pues de otra forma iniciar algo y no terminarlo puede ser

más costoso y generar retrocesos.

35

VALORACIÓN CRÍTICA DE LOS CONCEPTOS PRINCIPALES DE LAS 1.3

DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO DE

INVESTIGACIÓN.

De acuerdo a lo investigado podemos decir que los Manuales Administrativos representan

una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y

comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen

claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace

que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración, tal como lo expresa

Benjamín Franklin.

El Desarrollo Organizacional está dirigido a cambiar las actitudes, valores y creencias de

los empleados a fin de que ellos mismos puedan identificar y aplicar los tipos de cambio

técnicos que se requieren para poder lograr los objetivos planteados, la definición que

explica claramente este concepto es la dada por W.G Bennis quien expresa que el

Desarrollo organizacional es una respuesta al cambio, una compleja estrategia educativa

cuya finalidad es cambiar las creencias, actitudes valores y estructura de las

organizaciones, en tal forma que estas puedan adaptarse mejor a nuevas tecnologías,

mercados y retos así como al ritmo vertiginoso del cambio mismo.

El Desarrollo Organizacional también es la tendencia a destacar el mejoramiento de

relaciones como medio para impulsar a la empresa y técnica que ayuda a los

administradores y al personal de la organización a realizar más efectivamente sus

actividades y a establecer relaciones interpersonales más afectivas mostrando al personal

como trabajar efectivamente.

CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO. 1.4

La teoría demuestra en esta investigación la importancia que tienen los procesos

administrativos, pues sin ellos las organizaciones no podrían ser eficientes, ni

competitivas.

36

Los manuales de funciones representan una guía práctica que se utiliza como

herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene

información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente las

funciones generales que corresponden a cada colaborador y la determinación de los

requisitos para su ejercicio, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una

eficiente administración.

El Desarrollo Organizacional también es la tendencia a destacar, el mejoramiento

de relaciones como medio para impulsar a la empresa, técnica que ayuda a los

administradores y al personal de la organización a realizar más efectivamente sus

actividades y a establecer relaciones interpersonales más afectivas mostrando al

personal como trabajar efectivamente.

37

CAPÍTULO II

2 MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA.

CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA EN EL CONTEXTO 2.1

INSTITUCIONAL.

Productos Lácteos Gaybor & Macías (PRODULAC ―G&M‖ es una empresa que inicio sus

actividades de producción de queso criollo en el año 1987, el cual era un pequeño negocio

familiar. A partir de los años 2006 se constituye legalmente como sociedad anónima y con

ello se amplían las líneas de producción y comercialización de yogurt y queso

pasteurizado, los cuales atienden los mercados de las ciudades de Santo Domingo de los

Colorados, Manta y Guayaquil.

Además, esta empresa se dedicada a la transportación de leche de diferentes sectores hacia

las principales empresas dedicadas a la industrialización láctea como son Reyleche y

Nestlé. Al igual que muchas empresas de la región PRODULAC ―G&M‖ no cuenta con

una administración formal debido a la falta de este tipo de conocimientos, es dirigida de

una manera empírica y en base a las experiencia de su dueño quien ejerce el control de las

actividades de una forma personal lo que limita la participación de los empleados.

Todo esto hace pensar en la necesidad de contar con instructivo adecuado a las

necesidades de la empresa que pueda ayudar a tener un buen manejo de sus operaciones

mediante la coordinación y optimización del recurso humano, con el propósito de volverse

mucho más productiva.

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO PARA EL 2.2

DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN.

La modalidad de investigación será cuali-cuantitativa, sin embargo, es importante destacar

que para el presente estudio prevalecerá la cualitativa en virtud del predominio de métodos

teórico y lo cuantitativo se evidencia en la tabulación de los datos aplicativos en los

diferentes escenarios o situaciones organizacionales de la empresa.

38

2.2.1 Tipos de Investigación.

Este proyecto requerirá de los siguientes tipos de investigación: bibliográfica, de campo,

descriptiva.

2.2.1.1 Investigación Bibliográfica.

Se basó en la búsqueda de información existente en libros de autores actualizados, revistas

e Internet, que fueron muy útiles para elaborar el Marco Teórico que sirvió para

fundamentar científicamente la propuesta del Manual de Funciones y Desarrollo

Organizacional en la empresa PRODULAC ―G&M‖.

2.2.1.2 Investigación de Campo.

Llevada a cabo en la zona donde se generan los síntomas de la problemática planteada, se

realizaran encuestas y entrevista tanto al personal de PRODULAC ―G&M‖ como al

administrador lo que permitirá argumentar de mejor manera una propuesta coherente para

el capítulo III.

2.2.1.3 Investigación Descriptiva.

La investigación tendrá también un carácter descriptivo, el objeto de estudio lo identificó

en sus particularidades a partir de encuestas, las cuales servirán para analizar la propuesta

de Manual de Funciones y Desarrollo Organizacional para la empresa PRODULAC

―G&M‖ y determinar posibles soluciones a las diversas problemáticas establecidas.

2.2.2 Población y muestra.

2.2.2.1 Población.

El grupo de personas que será motivo de análisis y trabajo investigativo son el gerente,

personal operativo y personal administrativo de la empresa PRODULAC ―G&M‖.

39

En la presente investigación constan como población.

Tabla Nº 1 Población

POBLACION UNIVERSO

Gerente 1

Personal Operativo 9

Personal Administrativo 2

TOTAL 12


Fuente: La Investigación.

2.2.2.2 Muestra.

Por tratarse de una población de menos de cien trabajadores en la empresa PRODULAC

―G&M‖, no será posible aplicar la fórmula para determinar el cálculo de la muestra siendo

todo el personal operativo y administrativo considerado para la muestra.

2.2.3 Métodos Técnicas e Instrumentos

La presente investigación se sustentara en los siguientes aspectos.

2.2.3.1 Métodos

2.2.3.1.1 Inductivo Deductivo

El método deductivo permitirá ir de lo general a lo específico, en cambio que el método

inductivo aplicado partirá de principios particulares para llegar al específico. Para este

caso, el método inductivo, observará el comportamiento del trabajador y de las opiniones

de la gerencia que serán claves y servirán como fundamento para proponer una alternativa

de solución.

40

2.2.3.1.2 Analítico Sintético

El método analítico permitirá analizar la información y sintetizarla en el marco teórico,

además se podrá verificar la situación de la empresa, las falencias de los cargos, fortalezas

de los colaboradores y resumir los datos requeridos para la elaboración del Manual de

Funciones aplicable a la empresa PRODULAC ―G&M‖, y dar solución a la problemática

planteada.

2.2.3.2 Técnicas

Las técnicas que se utilizarán en el trabajo investigativo son:

2.2.3.2.1 Encuestas

Las encuestas se aplicarán al personal operativo y administrativo de la empresa, con la

finalidad de obtener información real sobre el tema, todos los datos obtenidos serán

tabulados y presentados técnicamente.

2.2.3.2.2 Entrevista

Esta técnica permitirá receptar la opinión del gerente de PRODULAC ―G&M‖, a fin de

comparar y evidenciar la problemática planteada.

2.2.3.3 Instrumentos

Los instrumentos a utilizar son:

2.2.3.3.1 Cuestionario de encuestas

Se aplicará un cuestionario con preguntas para los colaboradores de la empresa

PRODULAC ―G&M‖ tanto del área operativa como del área administrativa.

41

2.2.3.3.2 Guía de entrevista

Se formularán una serie de preguntas relacionadas a determinar cuál es la situación real de

la empresa desde la perspectiva del gerente.

2.2.4 Interpretación de Resultados.

Luego de la aplicación de la entrevista al gerente y las encuestas a los colaboradores de la

empresa PRODULAC ―G&M‖ se obtuvo como resultado diversos pronunciamientos

expresados en grupos de personas que forman mayoría, permitiendo tener un

delineamiento de sus preferencias y exigencias.

2.2.4.1 Resultados a la entrevista realizada al gerente de PRODULAC “G&M”.

Se realizó una entrevista al gerente de la empresa, la misma que arrojo los siguientes

resultados:

Cuadro Nº 10 Resultados de la entrevista

ENCUESTA AL GERENTE DE PRODULAC “G&M”

1. ¿Cómo califica Usted la productividad de los empleados de la empresa?

Los colaboradores de la empresa trabajan de manera desorganizada sin seguir ningún tipo de planificación,

lo que ocasiona demora en los procesos de elaboración de los productos que comercializa la empresa.

2. ¿Hay asignadas funciones a los colaboradores de la empresa?

Como, le indicaba, el no contar con un documento en el que se describan las funciones a desempeñar por

los colaboradores es otro factor que reduce el desempeño en las actividades que realizan.

3. ¿En que ayudaría implementar un manual de funciones en la empresa?

42

El contar con un documento en el que se describan las funciones a desempeñar por los colaboradores será

de gran ayuda para cumplir de una manera efectiva y adecuada las actividades a realizarse dentro de la

empresa, ya que servirá como una guía objetiva en el correcto desarrollo del funcionamiento y organización

interna de la empresa.

4. ¿El personal de su empresa siente que está involucrado con la visión, misión y objetivos de la

empresa? ¿Por qué?

No, hace falta el comprometimiento del personal hacia los objetivos de la empresa, hace falta una guía, una

orientación, la empresa no ha documentado una visión de futuro, todavía le hace falta el empleado colocarse

la camiseta de la empresa.

5. ¿Hay procesos lentos y complicados y podrían ser más eficaces como: Contratación, capacitación,

pagos, compras?

En cuanto al personal se ha tratado de cubrir los puestos de acuerdo a la necesidad, pero como empresa

considero que nos falta generar mayor motivación hacia los mismos, estamos tratando de capacitarles en

diferentes aspectos como, pagos, compras, atención al cliente, a fin de satisfacer al cliente.

6. ¿Cómo califica la comunicación organizacional en su empresa?

Existe, pero la verdad es que hace falta compromiso por parte del personal, para generar de mejor y mayor

manera la generación de valores hacia el cliente.

7. ¿Hay integración entre el personal de la organización?

No, hace falta, no es que se generen verdaderos problemas, sino que se suele provocar ciertas rencillas,

cuando para ciertas personas consideran que solo unos pocos se capacitan y a los otros no.



De acuerdo a los resultados obtenidos en la entrevista al gerente de PRODULAC ―G&M‖,

se puede deducir que existe desorganización en el desarrollo de las actividades de los

colaboradores, lo cual ocasiona demora en los procesos, el personal no se siente

43

involucrado con la empresa, la falta de motivación, falta de integración, no les permite

generar mejoras a la organización.

2.2.4.2 Resultados de las encuestas realizadas a los colaboradores de PRODULAC

“G&M”.

Tabla Nº2 Tabla de Interpretación de datos

N° PREGUNTAS

SI NO

N° % N° %

1 ¿Son de su conocimiento las funciones a desempeñar dentro

de su puesto? 6 50 % 6 50 %

2 ¿Recibe órdenes de dos a más personas? 9 75 % 3 25 %

3 ¿Para tomar decisiones sobre sus actividades consulta a otras

personas? 10 83 % 2 17 %

4 ¿Cumple tareas que les corresponden a otros colaboradores

de la empresa? 4 33 % 8 67 %

5 ¿Conoce usted lo que es un Manual de Funciones? 9 75 % 3 25%

6 ¿Existe un Manual de Funciones en la empresa? 0 0 % 12 100 %

7 ¿Considera que la aplicación de un Manual de Funciones

mejorara su desempeño? 12 100 % 0 0 %

8 ¿Ha recibido capacitaciones de acuerdo a las necesidades de

su cargo? 2 17 % 10 83 %

9 ¿Es usted evaluado en relación a las actividades que

desempeña? 2 17 % 10 83 %

10 ¿Está motivado a realizar sus tareas? 2 17 % 10 83 %



44

De acuerdo a los resultados obtenidos en la encuesta realizada a los colaboradores de la

empresa PRODULAC ―G&M‖ se puede evidenciar que la mayoría del personal no conoce

claramente las funciones que tiene que desempeñar de acuerdo a su puesto, realizan

actividades de otras áreas, reciben órdenes de varias personas lo que imposibilita el tomar

decisiones truncando el buen desempeño de los colaboradores, no reciben capacitaciones

no son evaluados y no existe un manual de funciones, con el cual se mejoraría su

desempeño laboral.

2.2.5 Verificación de la idea a defender.

Analizando los resultados obtenidos en la entrevista al Gerente y las encuestas realizadas a

los colaboradores de la empresa PRODULAC ―G&M‖, se pudo notar la carencia de un

documento claro que exprese que es lo que debe hacer cada miembro de la empresas, lo

que conlleva a que los colaboradores no tengan clara sus actividades a desempeñar, al no

existir capacitaciones ni incentivos desmotiva la realización de ciertos trabajos, al no tener

clara la estructura organizacional los colaboradores no saben a quién dirigirse cuando

tienen alguna duda en el desarrollo de sus funciones.

Por lo expuesto se verifica la idea a defender sobre la propuesta de un Manual de

Funciones para la empresa PRODULAC ―G&M‖.

PROPUESTA DEL INVESTIGADOR: MODELO DE MANUAL DE 2.3

FUNCIONES.

La propuesta es original de la autora de esta investigación y se basa en el modelo de

Enrique Benjamín Franklin, el cual se apega a la necesidad de la empresa PRODULAC

―G&M‖, generando el siguiente esquema:

45

Cuadro Nº 11 Esquema del Manual de Funciones

ESQUEMA DEL MANUAL DE

FUNCIONES PARA LA EMPRESA

PRODULAC “G&M”

PORTADA

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN

ANTECEDENTES

ESTRUCTURA ORGÁNICA

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

ORGANIGRAMA FUNCIONAL

MISIÓN PROPUESTA

VISIÓN PROPUESTA

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

DISTRIBUCIÓN Y DIFUSIÓN

APROBACIÓN


Fuente: La Investigación

CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPITULO. 2.4

De acuerdo a los resultados luego de la aplicación de entrevistas y encuestas en el marco

metodológico, se logró evidenciar la problemática, que tiene la empresa en relación a su

desarrollo organizacional y que se manifiestan en:

No hay productividad, existe desorganización en los procesos, falta planificación, lo que

ocasiona demora en la producción de la empresa, no existen documentos que aclaren o

describan las funciones a desempeñar lo que complementa el mal desempeño de los

empleados, en el cumplimiento de sus actividades, además de la falta de designaciones

jerárquicas que provoca que los empleados reciban ordenes de varias personas, o tener que

consultar o varias.

46

Hace falta generar compromiso del empleado hacia la empresa, generar valores hacia el

cliente, por la falta de motivación, y de capacitación al mismo, lo que provoca en algunas

ocasiones la no integración del personal.

No se segregan funciones, se realizan las tareas propias y tareas ajenas, por la falta

documentada de órdenes explicitas, y por parte de la empresa no se hace un seguimiento

del desempeño del personal.

Por lo expuesto se diseña la siguiente propuesta:

47

CAPÍTULO III

3 MARCO PROPOSITIVO.

TÍTULO DE LA PROPUESTA: MANUAL DE FUNCIONES PARA 3.1

MEJORAR EL DESARROLLO ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA

PRODULAC “G&M” DE LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO

DESARROLLO DE LA PROPUESTA. 3.2

3.2.1 Justificación de la propuesta.

De acuerdo al marco teórico del primer capítulo, se sustenta que las organizaciones

empresariales en general, deben adaptarse a las características y necesidades de la época,

pues los cambios en la sociedad originan la necesidad de revitalizar y reconstruir las

estructuras organizacionales, y esto se logra modificando los valores, las necesidades, las

expectativas, las creencias, las políticas y las normas que se practican en una organización,

y dentro de esta línea se enmarcan los manuales administrativos, que son los que

posibilitan esa revitalización de las estructuras organizacionales actuales.

En el marco metodológico del segundo capítulo, vía entrevista y encuestas al personal se

logró evidenciar que la situación por la que atraviesa la empresa, pues no existe un

desarrollo organizacional, pues no hay productividad, existe desorganización en los

procesos, no existen documentos que describan las funciones provocando el mal

desempeño de los colaboradores, no hay compromiso del empleado hacia la empresa, pues

no está motivado y no se le capacita, lo que justifica implementar un Manual de Funciones

por su practicidad, su aporte teórico y su conveniencia económica.

Por lo anotado se justifica la propuesta de crear un Manual de Funciones, integrado por

visión futurista a largo plazo, una misión coherente, objetivos alcanzables, sustentado en

una estructura orgánica, con una descripción clara de puestos, con lo cual se logrará

mejorar el Desarrollo Organizacional de PRODULAC ―G&M‖.

48

3.2.2 Objetivos.

3.2.2.1 General.

Mejorar el Desarrollo Organizacional mediante la implementación del Manual de

Funciones en la empresa PRODULAC ―G&M‖.

3.2.2.2 Específicos.

Identificar claramente el Manual de Funciones para PRODULAC ―G&M‖.

Elaborar el índice como guía para quienes usen el Manual de Funciones.

Realizar la introducción del Manual de Funciones

Definir la estructura organizacional de la empresa PRODULAC ―G&M‖.

Definir la denominación y el número de cargos que conformarán la estructura

jerárquica.

Asignar a cada cargo las funciones que le corresponden.

Establecer los requisitos necesarios para desempeñar las funciones asociadas.

Establecer las relaciones jerárquicas entre los diferentes cargos.

Aprobar y divulgar el manual en la empresa PRODULAC ―G&M‖.

3.2.3 Propuesta del Manual de Funciones.

La presente propuesta se orienta al establecimiento del siguiente formato de manual:

49

1 DE 26

Autorizó Revisó Elaboró María Ortega

PRODULAC G&M

MANUAL DE FUNCIONES

14 de Julio 2014

SANTO DOMINGO

2014

PAGINAMANUAL DE FUNCIONES

PRODULAC G&M FECHA

50

2 DE 26

3

4

5

6

Misión 7

Visión 8

9

25

26

Organigrama Funcional

Descripción de puestos

Estructura Organizacional

Distribución y difusión

Elaboró María Ortega Revisó Autorizó

INDICE

Antecedentes

Introducción

LOGOTIP

O

PRODULAC G&M FECHA 14 de Julio 2014


Aprobación

51

3 DE 26


INTRODUCCIÓN

autorizada y concreta sobre los cargos, funciones, perfil,

competencias necesarias para cumplir con los objetivo de la empresa.

Esta guia se utilizara como herramienta de soporte para la organización y


MANUAL DE FUNCIONES PAGINA

El presente documento es un intrumneto que contiene la descripcion de las

diferentes funciones que realizan los colaboradores de PRODULAC G&M.

Este manual servira de apoyo y orientación a los colaboradores de la

empresa al permitir que se cuente con una fuente escrita de consulta

la comunicación.

52

4 DE 26

Autorizó

14 de Julio 2014


PRODULAG G&M es una empresa comercial que se dedica a la producción y

comercialización de lácteos (yogurt y queso), en la ciudad de Santo Domingo.

Esta empresa inicio sus actividades de producción de queso criollo en el año 1987,

como un pequeño negocio familiar, a partir del año 2006 se constituye legalmente

como Sociedad Anónima y con ello se amplían las líneas de acción.

PRODULAC G&M FECHA

ANTECEDENTES

Elaboró María Ortega Revisó

Está ubicada en la Vía Quevedo Km 6, margen derecho, es una microempresa que

cuenta con un importante equipo de colaboradores, los cuales desempeñan funciones

que son establecidas empíricamente en función de las necesidades de las áreas

productiva y comercial.

Por esta razón se decidio elaborar un Manual de Funciones que facilite la organización

de las diferentes tareas que se desarrollan, de esta manera sistematizar toda la

información y experiencia que a lo largo de este tiempo se ha generado en la empresa.

53

5 DE 26




ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

forma de administrar de la empresa que oriente y garantice la calidad en el

servicio al cliente y permita concatenadamente productividad y rentabilidad

para los accionistas de la empresa.

Esta organización es un grupo social constituida esencialmente para alcanzar

objetivos específicos con una adecuada planeación

Se pretende que esta estructura planteada genere cambios profundos en la

54

6 DE 26



ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

PRODULAC G&M


55

7 DE 26


MISIÓN PROPUESTA

" Ser la empresa lider en el mercado zonal, dedicada a la fabricación y

comercialización de productos lacteos, para ello contamos con la tecnología

apropiada y colaboradores comprometidos, con ética profecional y con un

alto grado de responsabilidad paraque nuestros productos sean de excelente



calidad "

56

8 DE 26


VISIÓN PROPUESTA

"Seremos la empresa lider en el mercado regional comprometida con nuestros clientes

14 de Julio 2014PRODULAC G&M FECHA


para que obtengan productos de la mas alta calidad y con los mejores precios

del mercado,cumpliendo con los mas estrictos estandares de calida, productividad

y competitividad a nivel nacional.

57

9 DE 26




DESCRIPCIÓN

DE

PUESTOS

58

10 DE 26

1. Designar al Gerente de la Institución.

2. Conocer y aprobar el Balance General y el Estado de Situación Integral , los informes sobre los negocios y

3. Determinar la forma de reparto de los beneficios

5. Reformar los estatutos sociales

6. Ejercer las demás funciones que la ley le permite

Actas Reportes

Informes Archivos

planificación presentados por el Gerente General y el Auditor externo en caso de existir

4. Tomar decisiones para el aumento, disolución del capital suscrito y pagado

Es la máxima autoridad y órgano supremo de la empresa, las decisiones tomadas por la Junta General de Socios

de conformidad con la ley y el estatuto aprobado, obligan a todos los socios, entre sus funciones estan:

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

JUNTA GENERAL DE SOCIOS



PRODUCTOS Y/O SERVICIOS


59

11 DE 26

Actas Reportes

Informes Archivos

9. Realizar la planificación, organización, coordinación y control, de los procesos administrativos y productivos.

LOGOTIP

O



IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del puesto: Gerente

Nivel funcional: Corporativo Jefe Inmediato: Junta de Socios

Número de cargos: 1 Dependencia: Gerencia

RESUMEN DEL CARGO


Dirigir, coordinar y supervisar las actividades administrativas y de apoyo a la empresa, de tal manera que

garantice el normal funcionamiento de la misma, así como también actuar en representación legal de la misma

en todos los eventos y actos que así lo requieran.

1. Presidir las reuniones de la Junta de Socios.

2. Presentar a la Junta de Socios, informes sobre la marcha de institución.

3. Representar a la empresa en todas sus relaciones externas.

4. Representar directamente o por medio de apoderados a la empresa, judicial o extra judicialmente.

5. Gestionar la concesión de créditos en las instituciones financieras de la localidad.

6. Promover los cursos de capacitación tanto para los colaboradores de la empresa.

7. Celebrar las operaciones civiles o comerciales necesarias para el funcionamiento de la empresa.

8. Informar a sus funcionarios sobre las acciones a seguir en la empresa.

10. Verificar y controlar la asistencia del personal.



60

12 DE 26

EDUCACION EXPERIENCIA LABORAL

Ingeniero en Administración de Empresas, o

carreras a fines. 2 años en cargos similares

LOGOTIP

O

EDAD MINIMA FORMACIÓN

25 años Conocimientos de computación, liderazgo, trabajo en equipo.

COMPETENCIAS

Administrativas

Tomar decicsiones, liderazgo de personas, planeación y

organización, cominucación efectiva oral y escrita y

responsabilidad.

LaboralesConocimiento del cargo, calidad, tolerancia al estrés, trabajo en

equipo, desarrollo del cargo y puntualidad y asistencia.



PERFIL REQUERIDO

Humanas

Creatividad, relaciones humanas, manejo de conflictos,

compromiso y sentido de pertenencia, presentación personal,

tolerancia a la frustación.


61

13 DE 26

Actas Reportes

Informes Archivos


Nivel funcional: Corporativo Jefe Inmediato: Gerente

Número de cargos: 1 Dependencia: Secretaría

RESUMEN DEL CARGO

Nombre del puesto: Secretaria

Organizar y sevir de de apoyo al Gerente General , y refrendar todos los actos administrativos.





1. Mantener los archivos bajo custodia.

2. Asumir las responsabilidades en el manejo de la información a su cargo.

3. Coordinar las labores de relaciones públicas y comunicación.

4. Coordinar con la gerencia en las sesiones.

5. Elaboración y reproducción de los informes relacionados con su área.

6. Organizar, vigilar y atender los servicios generales y requerimientos de la administración de la empresa.

7. Despachar oportunamente la correspondencia.


62

14 DE 26

PRODULAC G&M FECHA


PERFIL REQUERIDO


Secretaria titulada 1 año en cargos similares.


22 años Concimientos en programas office, sistemas de archivos.

COMPETENCIAS

Administrativas



responsabilidad.



Humanas





14 de Julio 2014

63

15 DE 26

Actas Reportes

Informes Archivos

LOGOTIP

O



Revisó Autorizó

2. Realizar los pagos autorizados por la gerencia y realizar las retenciones dispuestas por la ley.

3. Tener la documentación del control contable al día.

4. Cumplir con el pago de remuneraciones, servicios, bienes y otros gastos.

5. Estar pendiente e informar a gerencia sobre el vencimiento de documentos.

6. Elaborar Estados Financieros y poner a conocimiento de la gerencia el presupuesto anual.


afines a su cargo.

Número de cargos: 1 Dependencia: Financiera

RESUMEN DEL CARGO

DESCRIPCION DE FUNCIONES

1. Estar constantemente actualizándose con lo que respecta al Servicio de Rentas Internas y asuntos

Mantener al día los tramites contables generados en las operciones de la empresa, llevar libros contables y

mantener en regla las obligaciones tributarias.


Nombre del puesto: Contador


Elaboró María Ortega

64

16 DE 26


Revisó Autorizó

COMPETENCIAS

Administrativas



responsabilidad.

LOGOTIP

O



PERFIL REQUERIDO

Ingeniero en Contabilidad. 2 años en cargos similares


25 añosConcimientos en programas contables, office, sistemas de

archivos.



Humanas




Elaboró María Ortega

65

17 DE 26

Actas Reportes

Informes Archivos

FECHALOGOTIP

O

PRODULAC G&M

1. Planificar, supervisar y verificar la producción.

2. Responsabilidad en el manejo de los recursos humanos y materiales de producción.

3. Vigilar las operaciones que se desarrollen en el área de producción.

Controlar los equipos del área de producción de productos lacteos a modo de asegurar el cumplimiento de los

objetivos, metas y programas de producción establecidos para el departamento; a fin de obtener productos

terminados, que cumplan con todos los parametros de calidad preestablecidos por la empresa.


Nombre del puesto: Jefe de producción.


Número de cargos: 1 Dependencia: Producción

RESUMEN DEL CARGO

14 de Julio 2014




4. Participar en las reuniones con voz informativa.

5. Informar oportunamente al gerente sobre aspectos relacionados con la producción.

6. Controlar la entrada y salida de equipos de trabajo, algún tipo de maquinaria, insumos y otros.

7. Control del orden y limpieza del área de producción.

8. Verificar la calidad del producto terminado.

9. Controlar que cada proceso esté correctamente ejecutado.

10. Elaborar reportes de consumo diario de materia prima y productos terminados.

11. Realizar mantenimiento preventivo a los equipos de producción.


66

18 DE 26

LOGOTIP

O




Administrativas



responsabilidad.



Humanas




PERFIL REQUERIDO


Ingeniero en Agroindustrias o carreas afines 2 años en el sector lacteo

EDAD MINIMA

25 años

COMPETENCIAS

67

19 DE 26

Informes Reportes

Actas

3. Entrega de productos terminados en el tiempo requerido y de la calidad deseada.

4. Mantenimiento y aseo del área de producción.


LOGOTIP

O




Nombre del puesto: Operadores

Nivel funcional: Operativo Jefe Inmediato: Jefe de Producción


RESUMEN DEL CARGO

Número de cargos: 5 Dependencia: Producción

Llevar a cabo todas las funciones que el jefe de producción le indique, operar el equipo de producción deacuerdo

a controles preestablecidos a fin de obtener un producto en las mejores condiciones.


1. Elaboración de productos lacteos (queso y yogurt)

2. Elaboración de órdenes de requisición de materias primas y materiales de aseo.

68

20 DE 26

COMPETENCIAS

Administrativas



responsabilidad.



Humanas




PERFIL REQUERIDO

LOGOTIP

O




Bachillerato No indispensable

EDAD MINIMA

18 años


69

21 DE 26

Actas Reportes

Informes Archivos

Coordinar y administrar eficientemente la fuerza de ventas, brindadole herramientas y coordinando la funcion de

ventas, diseñar el plan de mercadeo.

LOGOTIP

O




Nombre del puesto: Jefe de ventas


2. Canalizar la información y los requiermientos de clientes.

3. detectar oportunidades de negocio.

4. Coordinar la consecución de nueos clientes.

5. Realizar presupuestos de ventas.

6. Realizar proyecciones de ventas futuras y captura de mercados cercanos.


Número de cargos: 1 Dependencia: Comercialización

RESUMEN DEL CARGO


1. Generar informes mensuales de cda linea de negocio por cliente.


70

22 DE 26

LOGOTIP

O



PERFIL REQUERIDO


Ingeniero en Mercadotecnia o carreas afines 1 año en el desarrollo e estrategias comerciales.

EDAD MINIMA

25 años

COMPETENCIAS

Administrativas



responsabilidad.



Humanas





71

23 DE 26

Facturas Reportes

Actas Informes

RESUMEN DEL CARGO


FECHA 14 de Julio 2014



Nombre del puesto: Vendedores

Nivel funcional: Operativo Jefe Inmediato: Jefe de Ventas

Número de cargos: 2 Dependencia: Comercialización


2. Dar a conocer los productos que ofrece la empresa a los clientes.

3. Constatar antes de confirmar una venta si la producción está dentro de las exigencias del cliente.

5. Mantener un carácter apropiado para la atención al cliente

6. Verificar los cobros por venta y ayudar a la factura

7. Informar oportunamente al jefe de comercializacion alguna novedad para la toma de decisiones.


1. Responsable en la venta y promoción del producto de la empresa.

Cumplir con la estrategia de distribución y venta de los productos elaborados en la empresa,

LOGOTIP

O

PRODULAC G&M

72

24 DE 26

LOGOTIP

O

EDAD MINIMA

Elaboró María Ortega Revisó



PERFIL REQUERIDO


Bachillerato No indispensable

18 años

COMPETENCIAS

Administrativas



responsabilidad.



Humanas




Autorizó

73

25 DE 26


El presente manual es elaborado por María Raquel Ortega Macas,

APROBACIÓN


14 de Julio 2014FECHAPRODULAC G&M

y se aprobó para su aplicación desde ________________________

para su aprobacion el día________________________________

Sede Santo Domingo fue presentado a la Asamblea General de Socios

de la Uniersidad Regional Autonoma de los Andes "UNIANDES",

estudiante de la carrera de Administracion de Empresas y Negocios

74

26 DE 26




PRODULAC G&M, se procede a la distribución del manual a los colaboradores

con la finalidad de que conozcan y hagan uso de esta herramienta administrativa.

DISTRIBUCIÓN Y DIFUSIÓN

Una vez obtenida la autorización de la Junta de Socios de la empresa

75

3.2.4 Implementación del Manual.

Se sugiere a las Autoridades de la Empresa PRODULAC ―G&M‖. que una vez analizada

y aprobada esta propuesta para su aplicación, realizar un evento con la participación de

las autoridades y empleados, para dar las pautas sobre las cuales se va a guiar este manual,

lo cual determinará que exista un cambio de actitud básicamente del personal, al poder

utilizar este manual hacia la generación de nuevas ideas y prácticas que se incorporen al

comportamiento individual como norma y como soporte y refuerzo positivo que asegure el

éxito del cambio.

VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA. 3.3

Esta investigación previa su aplicación será analizada y revisada por:

Los lectores de tesis y el tribunal de Grado designados por la Gerencia de Investigaciones

de la Universidad Regional Autónoma de los Andes, UNIANDES.

Además la empresa PRODULAC ―G&M‖ se compromete a través de la carta certificación

adjunta a este documento, a analizar la propuesta de esta investigadora y considerar la

posibilidad de aplicarla.

CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPITULO 3.4

La implementación de un manual de funciones es una herramienta indispensable a nivel

organizacional ya que permite desarrollar efectivamente las tareas propias de la empresa

con un mayor grado de eficiencia sin desperdicios de tiempo y recursos.

El Manual de Funciones diseñado para la empresa PRODULAC ―G&M‖, permitirá al

personal conocer sus funciones, tareas, competencias, así como perfil requerido, nivel de

educación, experiencia laboral propios de sus cargos.

76

El Manual de Funciones para la empresa PRODULAC ―G&M‖, contiene información

detallada de los perfiles de cada uno de los cargos lo que ayudara al reclutamiento y

selección del personal adecuado, así como también evaluar el desempeño del personal

existente.

77

CONCLUSIONES GENERALES

A través del proceso investigativo se determinó que la empresa investigada no ha logrado

sus objetivos de crecimiento organizacional planteado, dadas por la resistencia de sus

colaboradores, la falta de una estructura administrativa acorde con la realidad actual y

documentación en la cual se describa de manera precisa como deben desarrollarse las

actividades, así como también las instrucciones de trabajo lo que crea un ambiente laboral

inestable.

Esta realidad de acuerdo a la teoría analizada es posible solucionarla con la

implementación de Manuales Administrativos en este caso Manuales de Funciones, que

generan ante todo, información y orientación de la conducta de los colaboradores de una

organización hacia el cumplimiento de objetivos trazados, acatando las normas y políticas

implementadas por la empresa.

La presente investigación fue muy fructífera para la organización, pues plantea soluciones

concretas al personal de la misma y orientación para el cumplimiento y logro de las metas

organizacionales de la empresa.

78

RECOMENDACIONES

La propuesta presentada es muy dinámica y debe ser sujeta a revisiones reiteradas, pues es

necesario adaptarse y ajustarse a las situaciones cambiantes que se encuentra inmersa toda

empresa moderna, a fin de que con la colaboración de los empleados puedan aportar con

nuevas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia de la misma.

La aplicación de esta propuesta debe ir alineada con la complementación de Manuales de

Procedimientos que coadyuven a la institución a obtener mejoras sustanciales en el

quehacer diario y cumplimiento de objetivos, para lo cual la Universidad Regional

Autónoma de los Andes, puede ayudarle a través de nuevas investigaciones al logro de esta

recomendación.

Finalmente dejo en manos de los directivos de esta prestigiosa empresa la posibilidad de

aplicar las recomendaciones aquí propuestas como alternativa de obtener mejoras en su

desarrollo organizacional, esperando que este trabajo haya cumplido con la expectativa

generado en ellos.

79

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PONCE. Agustín. “Administración de empresas”, Editorial Norma. Colombia.

2009.

ANEXOS

ANEXO Nº 1

APROBACIÓN DEL PERFIL

ANEXO Nº 2

CARTA CERTIFICACIÓN EMPRESA

ANEXO Nº 3

GUÍA DE ENTREVISTA

ENCUESTA AL GERENTE DE PRODULAC ―G&M‖

1. ¿Cómo califica Usted la productividad de los empleados de la empresa?

2. ¿Hay asignadas funciones a los colaboradores de la empresa?

3. ¿En que ayudaría implementar un manual de funciones en la empresa?

4. ¿El personal de su empresa siente que está involucrado con la visión, misión y objetivos de la

empresa? ¿Por qué?

5. ¿Hay procesos lentos y complicados y podrían ser más eficaces como: Contratación, capacitación,

pagos, compras?

6. ¿Cómo califica la comunicación organizacional en su empresa?

7. ¿Hay integración entre el personal de la organización?

ANEXO Nº 4

CUESTIONARIO DE ENCUESTA

N° PREGUNTAS

SI NO

N° % N° %

1 ¿Son de su conocimiento las funciones a

desempeñar dentro de su puesto? %

%

2 ¿Recibe órdenes de dos a más personas? % %

3 ¿Para tomar decisiones sobre sus actividades

consulta a otras personas?

% %

4 ¿Cumple tareas que les corresponden a otros

colaboradores de la empresa?

% %

5 ¿Conoce usted lo que es un Manual de Funciones? %

%

6 ¿Existe un Manual de Funciones en la empresa? % %

7 ¿Considera que la aplicación de un Manual de

Funciones mejorara su desempeño?

% %

8 ¿Ha recibido capacitaciones de acuerdo a las

necesidades de su cargo?

% %

9 ¿Es usted evaluado en relación a las actividades

que desempeña?

% %

10 ¿Está motivado a realizar sus tareas? % %

ANEXO Nº 5

GRAFICOS DE TABULACION DE ENCUESTAS

¿Son de su conocimiento las funciones a

desempeñar dentro de su puesto ?Total %

Sí 12 100%

No 0 0%

TOTAL 12 100%

OBJETIVO: Conocer si los colaboradores saben cuales son sus funciones a

desempeñar

ANALISIS: Se establece que el personal conoce sobre las funciones que debe desempeñar, aunque esta obedece más a un sentido de empowerment

y recaba la necesidad de establecer funciones.

PREGUNTA N° 1

100%

0%

Son de su conocimiento las funciones a

desempeñar dentro de su puesto

Sí

No

¿Recibe ordenes de dos a mas personas? Total %

Sí 9 75%

No 3 25%

TOTAL 12 100%

OBJETIVO: Saber si existen lineas de mando en la empresa

ANALISIS: Las respuestas sobre un número considerable indica que no tienen una línea jerárquica directa o al menos hay percepción de varios

mandos, no hay concentración lo que ocasiona ejecución de actividades con múltiple criticidad.

PREGUNTA N° 2

75%

25%

Recibe ordenes de dos a mas personas

Sí

No

¿Para tomar decisiones sobre sus actividades

consulta a otras personas?Total %

Si 10 83%

No 2 17%

TOTAL 12 100%

ANALISIS: Un porcentaje mayor acepta que recurre a una consulta para soportar decisiones que puede desplazar responsabilidad propia.

OBJETIVO: Verificar que personas toman decisiones

PREGUNTA N° 3

83%

17%

Para tomar decisiones sobre sus

actividades consulta a otras personas

Si

No

¿Cumple tareas que le corresponden a otros

colaboradores de la empresa?Total %

Sí 4 33%

No 8 67%

TOTAL 12 100%

ANALISIS: Las tres cuartas partas asumen que terminan realizando gestiones que no están ligadas a su función, por lo que puede desencadenar un

conflicto interno, pues las responsabilidades no son claras.

OBJETIVO: Conocer que tareas estan realizando los colaboradores.

PREGUNTA N° 4

33%

67%

Cumple tareas que le corresponden a otros

colaboradores de la empresa

Sí

No

Conoce usted lo que es un Manual de

FuncionesTotal %

Sí 9 75%

No 3 25%

TOTAL 12 100%

OBJETIVO: Saber si existe el conocimiento sobre Manuales de Funciones

PREGUNTA N ° 5

ANALISIS: Un porcentaje mayor conoce lo que es manuales de funciones

75%

25%

Conoce usted lo que es un Manual de

Funciones

Sí

No

Existe un Manual de Funciones en la empresa Total %

Sí 0 0%

No 12 100%

TOTAL 12 100%

ANALISIS: La visión de la organización involucra a todos los elementos, coincide la respuesta unánime de que el manual de funciones no ha sido

implementado.

OBJETIVO: Saber si en la empresa se rigen en base a un manual

PREGUNTA N° 6

0%

100%

Existe un Manual de Funciones en la

empresa

Sí

No

Considera que la aplicación de un Manual de

Funciones mejorara su desempeño Total %

Sí 12 100%

No 0 0%

TOTAL 12 100%

OBJETIVO: Conocer el criterio de los colaboradores en la implementación

del manual de funciones.

ANALISIS: Cada uno de los elementos de acuerdo a la respuesta dada siente que debe aplicarse el manual de funciones.

PREGUNTA N° 7

100%

0%

Considera que la aplicación de un Manual

de Funciones mejorara su desempeño

Sí

No

Conoce usted como está estructurada la

organización Total %

Sí 10 83%

No 2 17%

TOTAL 12 100%

ANALISIS: La mayoria de colaboradores saben quien es el jefe, pero no saben en que nivel de la estructura se encuentran ellos.

OBJETIVO: Saber si conoce la organización de la empresa

PREGUNTA N° 8

83%

17%

Conoce usted como está estructurada la organización

Sí

No

Ha recibido capacitaciones de acuerdo a las

necesidades de su cargoTotal %

Sí 2 17%

No 10 83%

TOTAL 12 100%

OBJETIVO: Conocer si tiene capacitación adecuada

PREGUNTA N° 9

ANALISIS: Las capacitaciones donde no han sido focalizadas y departamental izadas generan discernimiento de los participantes y esto pone en

evidencia que se debe potenciar de manera concreta los temas al equipo.

17%

83%

Ha recibido capacitaciones de acuerdo a

las necesidades de su cargo

Sí

No

Es usted evaluado en relacion a las actividades

que desempeña Total %

Sí 2 17%

No 10 83%

TOTAL 12 100%

ANALISIS: Este resultado pone en evidencia que puede existir cierto grado de tolerancia o intolerancia con algunos grupos por lo que puede

desequilibrar un equipo de trabajo.

OBJETIVO: Conocer si e evalua su desempeño laboral.

PREGUNTA N° 10

17%

83%

Es usted evaluado en relación a las

actividades que desempeña

Sí

No

Esta motivado a realizar sus tareas Total %

Sí 2 17%

No 10 83%

TOTAL 12 100%

PREGUNTA N° 11

OBJETIVO: Saber si loscolaboradores se siente motivados a cumplir con las

tarea que sesempeñan.

ANALISIS: La motivación de ese 17% puede ir de la mano con el resultado de la respuesta anterior donde se expone que ciertos elementos son

tomados en cuenta, un 83% es un aparte muy alto que bajo ninguna circunstancia puede quedar colgado, se activa el high grade de deserción.

17%

83%

Esta motivado a realizar sus tareas

Sí

No

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