Universidad de San Carlos de GuatemalaCentro Universitario de Occidente Divisioacuten de Ciencias EconoacutemicasSeminario de casos de contabilidad y auditoriaNoveno SemestreLic Roberto Estrada

ldquoUSO DE LA TECNOLOGIA EN PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIArdquo

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INTRODUCCIOacuteN

El tema abordado tiene como finalidad destacar los puntos mas relevantes y exhaustivos sobre las Herramientas Tecnoloacutegicas en las Auditorias y la confirmacioacuten de los resultados basaacutendose en las Normas de Auditoria Generalmente Aceptada (NAGA) de esta forma analizar los registros contables y plantear una solucioacuten efectiva a la problemaacutetica que existe en la actualidad y justificar el uso de herramientas computacionales de alta tecnologiacutea en procesos de las Auditorias y de los Estados Financieros

Aunque el periodo de desarrollo de las computadoras en esta era de la informacioacuten ha sido muy corto se destacan los grandes avances de la tecnologiacutea informaacutetica que permite ofrecer cada vez con menos tiempo de por medio computadoras de menor tamantildeo con mayor velocidad y poder de proceso de datos algunas de estas maquinas son populares entre las pequentildeas y medianas empresas ya que permitiacutean automatizar procesos repetitivos

Lo uacuteltimo son las tecnologiacuteas de redes y telecomunicaciones que han dado pasoacute a la creacioacuten de maquinas que cumplen este tipo de actividades especiacuteficas en el proceso de auditoria las herramientas tecnoloacutegicas que con maacutes frecuencia son utilizados en el proceso de auditorias son las Microcomputadores Computadores portaacutetiles o Laptops y las Estaciones de trabajo o Workstation

El procesamiento electroacutenico de datos ha producido un impacto muy significativo aumentando el nivel de la calidad de gestioacuten en el mundo profesional en vista de que las computadoras han sido sin duda uno de los inventos maacutes importantes de las uacuteltimas deacutecadas De acuerdo con todo esto se debe dar conocer la importancia de las herramientas tecnoloacutegicas aplicables al proceso de auditoria como instrumento de trabajo de gran utilidad

A raiacutez de esto por su parte en los sistemas contables los procesos de auditoria manual indican la praacutectica de un examen a la informacioacuten financiera las evidencias juegan un papel importante y quedan detalladas en los papeles de trabajo luego de aplicar las pruebas que se plantean en la programacioacuten es necesario que estas evidencias sean suficientes y de alta calidad la confiabilidad de la evidencia de auditoria esta influenciada por su fuente

La presente investigacioacuten se delimitara en un aacuterea temaacutetica bastante especiacutefica como lo es la contabilidad financiera en la parte de auditoria a fin de determinar la incidencia de la implementacioacuten de herramientas tecnoloacutegicas en el proceso de auditoria de estados financieros por parte de los Contadores Puacuteblicos y Auditores

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JUSTIFICACION

En los uacuteltimos tiempos se ha visto un gran avance de la tecnologiacutea absorbiendo de una forma sorprendente todas las operaciones Financieras y Administrativas Dando origen a un obstaacuteculo muy grande ocasionando temor y duda sea el caso que las empresas hoy en diacutea estaacuten utilizando un sistema de contabilidad computarizado con la ayuda de diferentes software siendo una herramienta para algunos y un caos para otras al momento de su manejo exhortando a los auditores a mantenerse a la par de estos sistemas operativos no dejando a la auditoria sin evolucioacuten alguna evitando que los procedimientos sean lentos como los que se utilizaban 20 antildeos atraacutes por tal motivo queriendo mejorar la velocidad al realizar nuestros papeles de trabajo surge la necesidad de ponernos al diacutea con estos sistemas Actualmente los paiacuteses desarrollados cuentan con programas de alto nivel los cuales por el valor econoacutemico son un poco accesibles Por lo que se ha dado a la tarea buscar otras opciones en sistemas de procedimientos electroacutenicos para la auditoria los cuales puedan ser accesibles comprensibles y de un manejo sencillo

Como grupo de Seminario del Noveno Semestre Seccioacuten ldquoArdquo se considera que el uso de tecnologiacutea es importante en la Auditoria ya que puede ayudar a mejorar la relacioacuten en cuanto al costo Beneficio y optimizar el uso de recursos y minimizar los tiempos del trabajo

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OBJETIVOS

Proporcionar herramientas electroacutenicas que faciliten elementos y con ello tambieacuten el proceso de auditoria para la buacutesqueda eficaz de evidencia apegada a los estaacutendares de calidad para conocer la importancia de las herramientas tecnoloacutegicas que se apliquen al proceso de auditoria

OJETIVOS ESPECIFICOS

Presentar el enfoque para planear e implementar el uso de herramientas de software de auditoria como apoyo a las auditorias internas y externas

utilizar software de auditoria para efectuar pruebas de calidad de cumplimiento y de exactitud a la informacioacuten contenida en las bases de datos y archivos de computador utilizando el software predeterminado

Desarrollar una herramienta al alcance de todos a base de hojas de Excel para facilitar el estudio implementacioacuten y mejoramiento de la misma

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USO DE TECNOLOGIA EN PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

11 Evolucioacuten Tecnoloacutegica en Auditorias

En la sociedad actual la actividad comercial estaacute concentrada en generar y distribuir informacioacuten proporcionando a los profesionales de todas las aacutereas los motivos suficientes para concentrarse en el procesamiento de la misma Dada esta necesidad el hombre en su afaacuten de solventar todos los problemas e inconvenientes que se le presentan ha disentildeado nuevas tecnologiacuteas y que desde sus inicios no han dejado de evolucionar

La evolucioacuten tecnoloacutegica proporciona recursos computacionales capaces de mejorar la calidad de vida del hombre buscar el bienestar y el oacuteptimo desempentildeo laboral a traveacutes de los diferentes medios que van desde la utilizacioacuten de una computadora personal hasta sofisticados equipos de alta tecnologiacutea en red aplicables a casi todos los procesos contables e incluso de auditoriacutea

Todo Contador Puacuteblico y Auditor debe analizar los registros contables en busca de alteraciones e irregularidades aplicando pruebas y teacutecnicas parareunir evidencia necesarias y de esta forma respaldar la opinioacuten profesional en ese sentido el desaprovechar las herramientas tecnologiacuteas existentes para la captacioacuten de evidencias conllevan a que las pruebas recolectadas que sustenta el Informe de auditoriacutea puedan carecer de credibilidad

De acuerdo con todo esto se debe dar a conocer la importancia de las herramientas tecnoloacutegicas aplicables al proceso de auditoria como instrumento de trabajo de gran utilidad De este modo se quiere con ello plantear una solucioacuten efectiva a la problemaacutetica que existe en la actualidad y justificar el uso de herramientas computacionales de alta tecnologiacutea en procesos de auditorias de estados financieros

Para un profesional competente no tiene sentido disponer de un computador a menos que sea para realizar determinados trabajos para los que la maacutequina sea adecuada hoy en diacutea estas maacutequinas permiten un instrumento de trabajo de gran precisioacuten y alta eficacia Paradoacutejicamente la capacidad del computador es cada vez mayor permitiendo la creacioacuten de programas maacutes sofisticados y equipos de alto rendimiento Con un sistema computarizado el costo de recoger y analizar la informacioacuten es tan pequentildeo que las uacutenicas limitaciones son el intereacutes del profesional o el administrador en conocer y no conocer determinados datos

Gracias a los continuos avances tecnoloacutegicos los profesionales cuentan con herramientas tanto de Software que permiten la construccioacuten de bases de datos cada vez maacutes relacionales procesadores de textos hojas de caacutelculo programas de gestioacuten contable disentildeo de imaacutegenes dibujos y graacuteficos de alta resolucioacuten y de Hardware

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como son los microprocesadores maacutes potentes perifeacutericos de almacenamiento de gran capacidad dispositivos de captacioacuten de imaacutegenes y video estaciones de trabajo de alta tecnologiacutea en red entre otros Como parte de las nuevas tecnologiacuteasla informaacutetica ha dado lugar a la creacioacuten de novedosos componentes fiacutesicos y loacutegicos que sirven de instrumentos a los profesionales en distintas aacutereas

El procesamiento electroacutenico de datos serviraacute al contador puacuteblico para la determinacioacuten de la calidad de la informacioacuten permitiraacute realizar un proceso de contabilizacioacuten revisioacuten y auditoria maacutes selectivo de las actividades y procedimientos relativos a un gran volumen de transacciones El auditor puede aprovechar la velocidad con que el sistema procesa la informacioacuten y ahorrar tiempo que le serviraacute para darle un mayor esfuerzo a la evaluacioacuten

El uso de herramientas computacionales en la auditoria para evaluar el sistema de procesamiento de datos y sus resultados ofrece al auditor la oportunidad de llevar a cabo un alto desempentildeo de las actividades y procedimientos que involucran un gran nuacutemero de transacciones

2 TEacuteCNICAS DE AUDITORIacuteA ASISTIDAS POR COMPUTADOR

-TAACrsquos-

Algunos auditores utilizan para llevar a cabo sus procedimientos de auditoria programas elaborados enlenguajes de programacioacuten hojas electroacutenicas o consultas en bases de datos

Desde hace ya algunos antildeos se han utilizado productos de software llamadosgeneacutericamente paquetes de auditoriacutea capaces de generar programas para auditores

Dichos productos han evolucionado hacia la obtencioacuten de muestreos estadiacutesticos quepermiten la obtencioacuten de resultados e hipoacutetesis

En la actualidad los productos de software especiales para procedimientos de auditoriacutease orientan principalmente hacia lenguajes que permiten la consulta dearchivos y bases de datos de la empresa auditada Estos productos pueden serutilizados tanto por auditores externos como auditores internos

21 Definicioacuten

Las teacutecnicas de auditoriacutea asistidas por computador o CAATrsquos por sus siglas eningleacutes ComputerAssistedAuditTechniques son herramientas y teacutecnicas de auditoriacutea que permiten al auditor aumentar elalcance y la eficiencia de la auditoriacutea con procedimientos automatizados

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El auditor que las utilice debe confiar en los resultados que proporcionan y deesta forma reducir los procedimientos de auditoriacutea sustantivos necesarios para verificarla informacioacuten procesada por el sistema

Existen de distintos tipos los cuales pueden utilizarse para prueba de los detallesde operaciones y saldos procedimientos de revisioacuten analiacuteticos pruebas decumplimiento de los controles generales de sistemas de informacioacuten pruebas decumplimiento de los controles de aplicacioacuten

Finalmente el auditor elabora determinadas partes del informe con archivos queson resultados de las pruebas y controles por lo cual resulta necesario el manejo desoftware de faacutecil utilizacioacuten como procesadores de texto paquetes de graacuteficos hojasde caacutelculo etc

Actualmente existen muchas CAATrsquos en el mercado de las cuales se daraacute unadescripcioacuten de algunas entre ellas tenemos ACL IDEA PanAudit EasytrieveDYL280 (300) Culprit FOCUS FocAudit etc

22 NIA 1009Teacutecnicas de Auditoria con Ayuda de Computadora (TAACs)

La estructura baacutesica de esta NIA se la presenta continuacioacuten con una breve descripcioacuten de cada punto

bull Descripcioacuten de Teacutecnicas de Auditoria con Ayuda de Computadora (TAACs)

Software de Auditoria Son programas utilizados para procesar grandes cantidades dedatos generados por la contabilidad de una organizacioacuten pueden ser Programas enpaquete programas escritos para un propoacutesito especiacutefico y programas de utileriacutea

Datos de Prueba Datos de prueba para probar controles especiacuteficos Transacciones deprueba seleccionada Transacciones de prueba usadas en una instalacioacuten de pruebasintegrada

bull Usos de TAACs

Se pueden utilizar TAACs para

o Pruebas de detalles de transacciones y saldos

o Procedimientos de revisioacuten analiacutetica

o Pruebas de cumplimiento de controles generales

o Pruebas de cumplimiento de controles de aplicaciones

bull Consideraciones en el uso de TAACs

Para determinar si se utilizaraacuten TAACs se deberaacute considerar

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o Conocimiento pericia y experticia del auditor en computadoras

o Disponibilidad de TAACs e instalaciones adecuadas de computacioacuten

o No factibilidad de pruebas manuales

o Efectividad y eficiencia

o Oportunidad

bull Utilizacioacuten de TAACs

Los principales pasos que un auditor debe tomar en cuenta en la aplicacioacuten de TAACsson

o Fijar el objetivo de la aplicacioacuten de la TAAC

o Determinar el contenido y accesibilidad de los archivos de la entidad

o Definir los tipos de transaccioacuten que van a ser probados

o Definir los procedimientos que se realizaraacuten en los datos

o Definir los requerimientos de datos de salida

o Identificar al personal de auditoriacutea y de computacioacuten que pueda participar en eldisentildeo y aplicacioacuten de la TAAC

o Refinar los estimados de costos y beneficios

o Asegurarse de que el uso de la TAAC estaacute controlado y documentado en formaapropiada

o Organizar las actividades administrativas incluyendo las habilidades necesariasy las instalaciones de computacioacuten

o Ejecutar la aplicacioacuten de la TAAC

o Evaluar los resultados

bull Utilizacioacuten de TAACs en entornos de computadora en negocios pequentildeos

El auditor deberaacute poner especial eacutenfasis en los negocios pequentildeos en los siguientes aspectos

o El nivel de controles generales de PED puede ser tal que el auditor depositemenos confiabilidad en el sistema de control interno Esto daraacute comoresultado

1048707 Mayor eacutenfasis en las pruebas de detalles de transacciones y saldos yen los procedimientos de revisioacuten analiacutetica lo que puede aumentar laefectividad de ciertas TAACs particularmente del software deauditoria

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1048707 La aplicacioacuten de procedimientos de auditoriacutea para asegurar elfuncionamiento apropiado de la TAAC y la validez de los datos dela entidad

o En casos donde se procesen menores voluacutemenes de datos los meacutetodosmanuales pueden ser maacutes efectivos en costo

o La asistencia teacutecnica adecuada puede no estar disponible al auditor por partede la entidad haciendo asiacute poco factible el uso de TAACs

o Ciertos programas de auditoriacutea en paquete pueden no operar encomputadoras pequentildeas restringiendo asiacute la opcioacuten del auditor encuanto a TAACs Sin embargo los archivos de datos de la entidadpueden copiarse y procesarse en otra computadora adecuada

23 Descripcioacuten de algunas CAATs

231 ACL

ACL (Lenguaje de Comandos de Auditoria) es un software para anaacutelisis y extraccioacuten de datosmaacutes usado en la actualidad

Con ACL los auditores y profesionales de los negocios pueden transformar grandes cantidadesde datos electroacutenicos en un conocimiento comercial de valor Es un software poderoso y faacutecilde usar le permite convertir datos en informacioacuten significativa lo cual le ayuda a alcanzar susobjetivos de negocios y agregar valor a su organizacioacuten

Con ACL se podraacute realizar la revisioacuten de datos con una cobertura del 100 de los datos estosignifica que se pueden hacer auditoriacuteas para toda una poblacioacuten entera y no para pequentildeasmuestras

El impacto de ACL se ve en los siguientes aspectos los ciclos de auditoriacutea maacutes cortos lasinvestigaciones maacutes detalladas una confianza completa en sus resultados un ahorrosignificativo en sus recursos un rol mayor de la auditoriacutea en el negocio

Caracteriacutesticas generales

bull Permite importar archivos de diferentes fuentes o formatos (archivos planos y de basede datos especiacuteficas)

bull Los datos importados no son modificados asegurando la integridad e incrementando elnivel de confianza de los datos trabajados

bull Generacioacuten de pistas de auditoria (Quien Como Cuando Donde)

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bull Posibilidad de escribir ScriptsMacros que automaticen procedimientos de revisioacutenrutinaria en auditorias recurrentes

bull Incrementar la cobertura de revisioacuten al 100 de datos a analizar

Caracteriacutesticas especiacuteficas

bull Identificar tendencias sentildealar excepciones y destacar aacutereas que requieren atencioacuten

bull Localizar errores y fraudes potenciales mediante la comparacioacuten y el anaacutelisis dearchivos seguacuten los criterios especificados por el usuario

bull Volver a calcular y verificar saldos

bull Identificar problemas de control y asegurar el cumplimiento de las normas

bull Analizar y determinar la antiguumledad de las cuentas por cobrar cuentas por pagar u otrastransacciones a las que afecta el tiempo transcurrido

bull Recuperar gastos o ingresos perdidos detectando pagos duplicados secuenciasnumeacutericas incompletas en la facturacioacuten o servicios no facturados

bull Detectar relaciones no autorizadas entre el personal de la empresa y los proveedores y muchas maacutes

bull Funciones especiacuteficas para la auditoriacutea desde comandos tales como FaltantesDuplicados y Estratificar hasta el importante log de comandos o el historial detallado Lafuncionalidad incorporada de revisioacuten de cuentas le permite a auditores y contadores sinexperiencia teacutecnica o de programacioacuten realizar raacutepidamente anaacutelisis e informes sobredatos financieros

bull Procesa raacutepidamente millones de transacciones asegurando una cobertura del 100 yuna confianza absoluta en sus resultados

bull El Asistente de definicioacuten de datos faacutecilmente selecciona identifica y da formato a losdatos acelerando su acceso a las poderosas capacidades de anaacutelisis y generacioacuten deinformes de ACL

bull ACL puede leer y analizar cualquier tipo de datos accediendo a cualquier entorno de suorganizacioacuten (tales como Oracle SQL Server Informix AS400 IBM390 SAPtrade R3tradearchivos de informe de longitud variable archivos privados archivos tradicionalesarchivos de informe y muchos maacutes)

bull Relaciona y trabaja simultaacuteneamente con varios archivos (Modelo EntidadRelacioacuten)para hacer anaacutelisis e informes auacuten maacutes completos

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bull Crea informes en HTML para su publicacioacuten en Internet o en la Intranet de suorganizacioacuten

bull Automatiza y registra sus pasos y desarrolla aplicaciones especiales haciendo maacutesproductivas las auditoriacuteas futuras

bull Permite revisar o imprimir en cualquier momento un historial completo de sus archivospasos y resultados

232 IDEA

IDEAel que utiliza Price WaterhouseCoopers es una herramienta de PC basada en laInterrogacioacuten de Archivos para ser utilizada por auditores contadores investigadores y personalde seguridad informaacutetica Analiza los datos de diversas maneras y permite la extraccioacuten elmuestreo y la manipulacioacuten de datos para identificar errores problemas cuestiones especiacuteficasy tendencias

IDEA estaacute disentildeado para auditores internos y externos aunque el uso del software esnormalmente diferente

Tambieacuten es una valiosa herramienta para investigadores de fraude contadores yadministradores

Puede utilizarse por ejemplo para

bull Identificar elementos excepcionales

bull Realizar Anaacutelisis

bull Comprobar Caacutelculos

bull Coincidencias cruzadas de datos entre sistemas

bull Pruebas de Omisiones y Duplicados

bull Muestreo

Caracteriacutesticas Generales

bull Mantiene un registro de todas las acciones realizadas en una base de datoscomenzando con la importacioacuten de la base de datos

bull Permite realizar anaacutelisis complejos de datos extracciones de elementos poco usualesmuestras de auditoriacutea transacciones duplicadas pruebas de auditoriacutea rutinarias orecurrentes para investigaciones de fraude auditoriacuteas de seguridad y produccioacuten deinformes de gestioacuten

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bull Agregar campos (calculado) virtuales

bull Extracciones de registros seguacuten criterios utilizando operadores de comparacioacuten (lt gt =otros) loacutegicos (y o no)

bull Realizar pruebas de excepcioacuten avanzadas utilizando las funciones incorporadas deIDEA (funciones Caraacutecter Numeacutericas Coincidencia Fecha y hora Condicionales)

bull Guardar foacutermulas elaboradas con operadores aritmeacuteticos loacutegicos y funciones para suposterior uso en trabajos repetitivos o auditorias recurrentes

bull Generar informes con los anaacutelisis realizados

bull Genera Estadiacutesticas de campos Las Estadiacutesticas Numeacutericas incluyendo totalesmedia miacutenimo maacuteximo y otros valores son uacutetiles para reconciliar los datos importadosal ordenador asiacute como para proporcionar una comprensioacuten del rango de los valores quese estaacuten probando

Las Estadiacutesticas de Fecha incluyendo fecha maacutes temprana y maacutes tardiacutea son uacutetiles paraasegurarse que los datos proporcionados pertenecen al periodo correcto de la auditoriacuteaes decir pruebas de corte asiacute como anaacutelisis de los datos en un periodo

bull IDEAScript se utiliza para extender la potencia y funcionalidad del software IDEA es unlenguaje de programacioacuten especiacutefico para IDEA similar sino igual a Visual Basic paraAplicaciones (VBA) de los programas Word Excel o Access de Microsoft

bullLimitaciones de Base de Datos 32167 campos (columnas) 21 Billones registros(filas) dependiendo del sistema operativo 18 EB tamantildeo de archivo

Objetivos de Auditoriacutea con IDEA

bull Comprobacioacuten de Exactitud Una de las primeras funciones para las que puedeusarse IDEA es para sumar el archivo y comprobar la exactitud de los caacutelculos La sumadel archivo se lleva a cabo usando la opcioacuten Estadiacutesticas de Campo (disponible enImportacioacuten de Archivo) Los caacutelculos pueden verificarse usando la opcioacuten de Agregar(en el diaacutelogo Manejar Campos) o usando el botoacuten de Campos Virtuales en la Barra deHerramientas para crear un caacutelculo del elemento correspondiente o mediante unaprueba de excepcioacuten de caacutelculos erroacuteneos usando la funcioacuten de extraccioacuten La exactitudde cualquier informe de direccioacuten puede suponer un uso maacutes extenso de funcionesespeciacuteficas para lograr el resultado de generar el informe En estos casos puede sernecesario llevar a cabo una serie de uniones yo totalizaciones o caacutelculos deantiguumledad como para el caso del anaacutelisis de deuda

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bull Revisioacuten Analiacutetica IDEA puede ayudar en la preparacioacuten de datos para una revisioacutenanaliacutetica En particular puede generar anaacutelisis que no estariacutean disponibles en otroscasos La opcioacuten Estratificacioacuten (del menuacute Anaacutelisis) daraacute un perfil de la poblacioacuten enintervalos de valor en grupos de coacutedigos o en fechas Esto es particularmente uacutetil alauditar activos tales como deudores inventarios preacutestamos o para definir unadistribucioacuten de las transacciones Adicionalmente la informacioacuten puede resumirse porcoacutedigos determinados o por sub-coacutedigos Las cantidades pueden compararse tambieacutencon las de antildeos anteriores para analizar tendencias Si se necesita un anaacutelisis graacuteficopuede usarse el Asistente de Graacuteficos o lo opcioacuten Graacutefico dentro de Ver

bull Validez (Pruebas de Excepcioacuten Comparaciones y Duplicados) Las pruebas deExcepcioacuten pueden usarse para identificar elementos poco frecuentes o extrantildeos Estospueden ser cantidades excepcionalmente grandes o circunstancias donde dosconceptos de informacioacuten no se correlacionan debidamente (por ejemplo salario concategoriacutea) Tambieacuten pueden verificarse campos de informacioacuten con tablas de valoresadmisibles (por ejemplo precios hora estaacutendar)

o El Muestreo Estadiacutestico se usa normalmente para comprobar la validez de datos

de tal manera que permite la evaluacioacuten de los mismos a traveacutes de una poblacioacuten Los meacutetodos maacutes sofisticados como el Muestreo por Unidades Monetaria son difiacuteciles de implantar a mano Cuando las pruebas se refieren a comprobaciones fiacutesicas de documentacioacuten o de recursos en vez de a la comprobacioacuten de registros mecanizados las teacutecnicas de muestreo estadiacutestico son las apropiadas

o Las Pruebas de duplicados pueden ser muy eficaces en ciertas circunstancias

como en la comprobacioacuten de pagos o para buscar entradas de nuacutemerosrepetidos durante los recuentos de inventario

o Puede ser necesario unir primero dos archivos para realizar una prueba de

validez como por ejemplo el archivo de transacciones con el archivo maestrocorrespondiente

bull Integridad (Omisiones y Coincidencias) Para los test de integridad pueden utilizarsela opcioacuten de Omisiones (Nuacutemericas de Caracteres y de Fechas para que esto se puedahacer debe existir un nuacutemero secuencial en la documentacioacuten original Los archivos deinventario y de ventas pueden comprobarse para verificar ordenes de entrega conalbaranes y pedidos Tambieacuten puede ser apropiado verificar Omisiones en unasecuencia de nuacutemeros de talonarios y de nuacutemeros de identificacioacuten del inventario Otraprueba comuacuten que se puede realizar es la de hacer un cruce entre un archivo maestro(por ejemplo de contratos de mantenimiento) y uno de transacciones (por ejemplofacturas) para ver si existen registros en el maestro para los cuales no existentransacciones

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bull Corte de operaciones Se pueden realizar comprobaciones de fin de antildeo sobre elmayor de cuentas archivos de inventario o archivos de transacciones para analizarelementos con fechas o nuacutemeros de secuencia anteriores o posteriores al corte de fin deantildeo

bull Deteccioacuten de Fraudes como cruzar archivos de direcciones con los de noacutemina y libroscontables de cuentas a pagar nuacutemeros duplicados en facturas de proveedores ybuacutesquedas de coincidencias en cuentas bancarias de noacutemina con archivos maestroscorrespondientes

bull Deteccioacuten de Fraudes y la Ley de Benfordiv El anaacutelisis de la Ley de Benford esefectivo para identificar posibles valores fraudulentos Si existen valores artificiales oficticios en una base de datos la distribucioacuten de los diacutegitos dentro de la base de datospuede ser diferente a la establecida al respecto por la Ley de Benford Se pueden ver losdatos en forma graacutefica y comparar los resultados con los establecidos previamente porla Ley de Benford asiacute como tambieacuten los liacutemites maacuteximos y miacutenimos

bull Otros Objetivos de Auditoriacutea IDEA puede proporcionar tambieacuten informacioacuten uacutetil enaacutereas complejas tales como provisiones y valoraciones creando varias ldquovistasrdquo basadasen una serie de paraacutemetros diferentes Tomando como ejemplo el inventario se puedenidentificar elementos que no se han movido en 369 y 12 meses compararlos con lasventas despueacutes de fin de antildeo para ver lo que no se ha vendido y comprobar el valorneto realizable para aquellos que siacute se han vendido verificar los elementos deinventario del antildeo pasado frente a lo que no se ha vendido este antildeo Cualquierauditoriacutea o investigacioacuten de archivos que tenga necesidad de llevar a cabo anaacutelisis dedatos trabajos de caacutelculo o pruebas de excepcioacuten se beneficiaraacute con el uso de IDEA

233 TEAMMATE

TeamMate2 el que usa Price WaterhouseCoopers es un facilitador del desarrollo secuencial dela auditoriacutea Este a su vez facilita la labor de documentacioacuten de todas las tareas efectuadas enel proceso de auditoriacutea Por tanto TeamMate es un sistema de ldquoarchivo electroacutenicordquo unaherramienta fundamental para documentar auditoriacuteas de diferentes alcances ayudando a laaplicacioacuten de estaacutendares tanto en la documentacioacuten como en la revisioacuten Adicionalmente facilitala generacioacuten de informes de auditoriacutea TeamMate es usado por maacutes de 14000 auditores en275 paiacuteses alrededor del mundo

Tipos de Auditoriacutea que documenta La aplicabilidad del sistema va desde la documentacioacutende auditoriacuteas financieras de cumplimiento procedimientos operacionales investigaciones yauditoriacuteas de IT Adicionalmente es utilizado para la

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documentacioacuten de la evaluacioacuten decontroles auditoriacuteas de contratos y revisiones generales Con TeamMate se tiene acceso abases de datos de mejores praacutecticas ademaacutes se aprovecha todo el trabajo realizado enauditoriacuteas anteriores asiacute como las guiacuteas de trabajo existentes en Word y Excel Team Matepermite el seguimiento y firma de los papeles de trabajo asiacute como el mantenimiento dereferencias entre los diferentes documentos como el reporte de auditoriacutea los hallazgos y laspruebas realizadasTeamMate incluye un software de imaacutegenes el cual permite una sencilla incorporacioacuten deimaacutegenes y fotografiacuteas escaneadas criacuteticas en los papeles de trabajo

TeamMate fue desarrollado por el WorldResearch and Technology Centre dePricewaterhouseCoopers en Menlo Park California TeamMate fue finalista en la prestigiosaconferencia COMDEX y Windows World Open le dio el premio en 1994 ICAA ndash MicrosoftInnovativeTechnologyAward

Team Mate ayuda a que el proceso que tradicionalmente lleva maacutes tiempo en la ejecucioacuten de laauditoriacutea ldquola documentacioacutenrdquo se reduzca sustancialmente ayudando a que el auditor seconcentre en las actividades de mayor valor agregado

Todos los papeles de trabajo automaacuteticamente son comprimidos y encriptados cuando se cierrauna aplicacioacuten de la misma forma se respaldan los trabajos de forma automaacutetica cada vez quese termina una sesioacuten de trabajo

Arquitectura de TeamMateTeamMate posee un poderoso motor de replicacioacuten el cualpermite el trabajo en equipo tanto en redes de aacuterea local como en ambientes de acceso remotoseguacuten sea la necesidad La arquitectura el modelo de la base de datos y la replicacioacuten permiteno interrumpir el trabajo durante la etapa de revisioacuten ya que cada uno de los miembros delequipo tiene una copia ideacutentica (reacuteplica) de la base de datos lo cual permite que el resto deequipo continuacutee con el trabajo mientras se hace la revisioacuten TeamMate se integra naturalmentea cualquier sistema de correo electroacutenico para facilitar la comunicacioacuten

2Descripcioacuten extractada del documento denominado ldquoSoftware de Auditoriardquo elaborado por el Lic Jorge GuevaraEspinoza

2331 MANUAL TEAMMATE

A- Creacioacuten de un Proyecto Auditoriacutea

La creacioacuten de un nuevo proyecto se puede realizar por dos viacuteas alternativas

1A partir de una libreriacutea baacutesica e importar los programas de TeamStore

2A partir de una libreriacutea modelo dependiendo del tipo de proyecto

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A1 NUEVO PROYECTO A PARTIR DEL TEAMSTORE

Desde el Explorador de auditoriacutea clic sobre el icono de NUEVO

1) Se incluye informacioacuten de la auditoriacutea Coacutedigo Proyecto Grupo de Proyecto y NombreCoacutedigo Proyecto Nombre corto del proyecto (No admite acentos)

Grupo de Proyecto SECTOR LOCAL INSTITUCIONES PARLAMENTARIAShelliphellip

Nombre Descripcioacuten larga del proyecto Deberiacutea coincidir con la denominacioacuten oficial del trabajo

2) En el paso 2 se debe seleccionar una libreriacutea para utilizar como plantilla inicial de la auditoriacutea Podemos seleccionar la libreriacutea base de la Caacutemara de Comptos que incluye las tres carpetas principales en el fichero de auditoriacutea y aspectos como poliacuteticas terminologiacutea y marcas globales

3) Finalmente paso 3 de 3 nos solicita la identificacioacuten de la persona que va a inicializar la auditoriacutea Apellido nombre iniciales y clave Pinchamos sobre ldquoFinalizarrdquo y entramos en el nuevo proyecto

(Se ha seleccionado una libreriacutea base que contiene las tres carpetas principales y a partir de las mismas crearemos la estructura de nuestra nueva auditoriacutea)

De esta manera queda creada una auditoriacutea modelo con tres carpetas principales en el fichero de auditoriacutea

Carpeta PA Contendraacute los documentos de planificacioacuten

Carpeta AS Contendraacute tanto las incidencias creadas como los informes generados

Carpeta CG Esta carpeta estaacute vacia y contendraacute los programas de trabajo que decidamos importar del TeamStore o bien que creemos de forma manual

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Importamos los programas de trabajo estaacutendar y procedimientos de TeamStore

Para ello importamos desde TeamStore el armario area o procedimiento que nos interese

1) Seleccionar Herramientas Compartir TeamStore Obtener Programa2) Navegar al directorio que contiene el TeamStore

TTEAM MATESTORESTeamStore Caacutemara de Comptos

3) Doble clic sobre el armario ldquoModelo helliprdquo y seleccionamos todos los elementos que queremos importar

4) Seleccionar y Cerrar

A2- NUEVO PROYECTO A PARTIR DE UNA LIBRERIacuteA

Una libreriacutea podriacuteamos definirla como una plantilla con la cual se crea un nuevo proyecto

Una libreriacutea para un determinado tipo de proyecto (auditoriacutea de un ayuntamiento revisioacuten de un expediente hellip) puede contener los programas estaacutendar de trabajo terminologiacutea poliacuteticas estructura de la auditoriacutea etc De manera que la fase de planificacioacuten de una nueva auditoriacutea que se abre a partir de dicha libreriacutea puede simplificarse mucho ademaacutes de garantizar una homogeneizacioacuten entre todas las auditorias del mismo tipo

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La carpeta CG ldquoAacutereas de auditoriacuteardquo contiene todos los programas de trabajo incluidos en la libreriacutea que hemos seleccionado

Cualquier proyecto independientemente de la etapa en que se encuentre puede guardarse como una libreriacutea a partir de la cual crear proyectos futuros

1) AdministracioacutenGuardar como libreriacutea2) Destino TTEAMMATELIBRERIAS

Todo nuevo proyecto se inicia a partir de una libreriacutea bien una libreriacutea de plantilla inicial (libreriacutea base Caacutemara de Comptos) o bien proyectos ya abiertos que queremos que sirvan de base para auditorias futuras

Una libreriacutea no se puede abrir y por tanto conocer su contenido hasta que no se abre un nuevo proyecto a partir de la misma

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B- Fase de planificacioacuten

El proyecto o auditoriacutea se divide en 5 fases que habraacute que ir cerrando de las cuales la primera es la de planificacioacuten

El cierre de la fase de planificacioacuten tiene los siguientes efectos

No se podraacuten eliminar marcas globales miembros del equipo (aunque siacute se podraacuten insertar nuevos)

Se posibilita la firma de papeles y procedimientos y se inicia el registro de edicioacuten (identificacioacuten de las personas que acceden a cada procedimiento y papel)

B1- Configuracioacuten del equipo de auditoriacutea

Menuacute ArchivoAdministracioacutenEquipo o a traveacutes del icono ldquoAdminrdquoEquipo

Las funciones asignadas a los miembros del equipo se pueden cambiar durante la auditoriacutea y pueden ser las siguientes

Administrador Es preparador y revisor a la vez y ademaacutes puede finalizar la auditoriacutea y anular las contrasentildeas

Revisor Puede firmar la revisioacuten de los papeles de trabajo y procedimientos crear y borrar notas

Preparador Puede crear los papeles de trabajo notas y firmar en ldquoPreparado porrdquo

Para antildeadir un nuevo miembro del equipo dar clic en ldquoAntildeadirrdquo e introducir apellido nombre iniciales y funcioacuten del miembro del equipo Completados estos datos se hace clic en ldquoguardarrdquo Las claves de cada uno de los miembros del equipo se introducen cuando cada uno accede por primera vez

B2- Asignacioacuten de las aacutereas de trabajo y procedimientos a los miembros del equipo

Asignar aacutereas o subareas

Apretando el botoacuten derecho sobre cada una de las carpetas que contiene las aacutereas y subareas de auditoriacutea RenombrarAsignarAsignar procedimientosUn procedimiento Dentro de cada PS para cada uno de los procedimientos desplegar el menuacute de ldquoAsignacioacutenrdquoConjunto de procedimientos de un PS Seleccionar todos los procedimientos y con el botoacuten derecho Procedimientos tareas

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B3-Definicioacuten de los Tick-Marks globales

Las marcas globales que se aplicaraacuten a toda la auditoriacutea se definen en la etapa de planificacioacuten aunque posteriormente se podraacuten antildeadir marcas globales o especiacuteficas para cada papel de trabajoIcono ldquoAdminrdquo Marcas Globales Se pueden antildeadir tantos como siacutembolos se presentan y estos siacutembolos no son modificablesLas marcas globales pueden ver predefinidas como parte de la libreriacutea lo que ahorra tiempo de planificacioacuten y asegura un uso global y consistente en todas las auditorias

B4- Antildeadir nuevas aacutereas de auditoriacutea programas o procedimientos

La carpeta CG contiene todas las aacutereas de auditoriacutea cada una de las cuales contiene los programas de auditoriacutea y los papeles de trabajoEstas aacutereas y programas pueden venir dados por la libreriacutea utilizada importarse desde TeamStore o bien modificarlos de una forma manualCada aacuterea o carpeta puede dividirse en subcarpetas Cada carpeta o subcarpeta contendraacute siempre un programa de auditoriacutea y cualquier papel de trabajo antildeadido

AacutereasSituaacutendonos al nivel que queramos crear la carpeta (por ejemplo CG) clic sobre el botoacuten derecho ldquoNueva carpetardquo En el ejemplo abajo indicado crearaacute una nueva carpeta o aacuterea con la letra I Cada aacuterea de auditoriacutea nueva tendraacute una subcarpeta que contendraacute un Programa de Auditoriacutea PS en blanco En el cuadro de diaacutelogo que se abre nos pediraacute el nombre para la carpeta ldquoGrupo de componenterdquo y subcarpeta ldquoPrimer componenterdquo que por defecto le asigna el mismo nombre que al ldquoGrupo de ComponenterdquoSi por el contrario nos posicionamos en un aacuterea (por ejemplo A) crearaacute una subcarpeta (A2)

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Las referencias que TeamMate asigna a las distintas carpetas son inmodificables y por tanto el orden en que las creemos puede ser importante

De un aacuterea se pueden crear tantas subcarpetas como queramos

B5-Cierre de la etapa de planificacioacuten

Para cerrar la etapa de planificacioacuten deberemos dar clic en ldquoAdminrdquo ldquoEtapasrdquo pinchando en ldquoTrabajo de campoInicializarrdquo estaremos en condiciones de empezar la auditoriacutea

C- Organizacioacuten del trabajoTeamMate es una herramienta informaacutetica que nos permite organizar el trabajo realizado en el transcurso de la auditoriacutea y acceder a la informacioacuten almacenada de forma raacutepida a traveacutes de las ventanas de resumen Incidencias procedimientos notas de seguimiento etc

C1 Programa de trabajo

Todos los programas terminan en PS (ejemplo C1PS) Toda carpeta dentro de ldquoAacutereas o procedimientosrdquo del navegador contiene automaacuteticamente un programa de trabajo

Tanto los programas como los procedimientos se importan desde TeamStore donde previamente se han introducido los programas correspondientes a sector local ayuntamientos o a cuentas generales

Un programa de trabajo estaacute dividido en tres ventanas

Ventana Izda Incluye la lista de los procedimientos

Ventana Dcha Superior Se describe la prueba a realizar detalles y objetivos seguidos con la misma

Venta Dcha Inferior Incluye Trabajo Realizado y Conclusioacuten Contiene informacioacuten de todos los papeles de trabajo que hemos adjuntado a ese programa

Pestantildea trabajo realizadoCada procedimiento contiene una ventana de ldquotrabajo realizadordquo disentildeada para ser el meacutetodo baacutesico para documentar el trabajo La ventana no tiene liacutemite en cuanto a la cantidad de texto a almacenar (haciendo doble clic sobre el nombre de la pestantildea proporcionaraacute un aacuterea maacutes grande)

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HIPERTEXTO Desde el campo de trabajo realizado se puede hacer referencia a cualquier papel de trabajo o procedimiento incluido en el TeamMate simplemente tecleando la referencia como texto (ejemplo C11) Pinchando dos veces sobre dicha referencia nos llevaraacute a ese papel de trabajo o procedimiento

Cuadro RefsAparecen las referencias de los papeles de trabajo relacionados con el procedimiento resaltadoPosicionados en la ventana de Refs clic botoacuten dcho nos permite borrar o antildeadir hiperenlaces a ese procedimiento Si lo que queremos es borrar un papel de trabajo tendremos que hacerlo desde el navegador esta ventana soacutelo gestiona hiperenlaces a los procedimientos

Siacutembolos que indican en que fase se encuentra cada procedimiento o papel de trabajoEn fase de preparacioacuten Firmado como realizado Firmado como revisado

C2 Papeles de trabajo

Tambieacuten se pueden antildeadir papeles de trabajo para documentar el trabajo (Word Excel PDF PowerPoint etc) Se pueden crear hojas de trabajo nuevas insertar papeles de trabajo existentes fuera de TeamMate o importar plantillas existentes en TeamStore

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Antildeadir papel de trabajo

Una vez nos situamos sobre el procedimiento que queremos documentar hacemos aparecer la barra de herramientas flotante clic sobre el icono ldquoAntildeadir PTrdquo

A la hora de disentildear las hojas de Excel es necesario tener en cuenta que por regla general no se van a imprimir sino que lo normal seraacute verlas en pantalla Por tanto deberemos procurar que las hojas de caacutelculo no se extiendan y ocupen maacutes de una pantalla

TeamMate asignaraacute automaacuteticamente un nuacutemero y una letra que hace referencia al programa y se relacionaraacute al procedimiento que tengamos resaltado Se le podraacute dar un Tiacutetulo o asignar a una persona del equipo

ldquoImportar desde ArchivordquoSe puede insertar cualquier tipo de archivo esta pestantildea nos posibilita navegar por nuestro ordenador hasta localizar el archivo correspondiente que puede estar en cualquier formato

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A traveacutes de esta opcioacuten podremos incorporar legislacioacuten o incluso paacuteginas Web siempre y cuando previamente la hayamos almacenado en nuestro PC o en nuestro entorno de red

Ejemplo Insertamos como papel de trabajo una resolucioacuten publicada en el Boletiacuten Oficial Una vez posicionados en la resolucioacuten ldquoGuardar comordquo Tipo ldquoPaacutegina Web soacutelo HTML (htmhtml)rdquo Guardada la resolucioacuten bien en red o en el disco duro la importamos desde TeamMate

Antildeadir referencia a un procedimiento de un papel de trabajo ya incluido en el TeamMateSituando el ratoacuten sobre la ventana de Refs clic sobre el botoacuten derecho ldquoCrear Hiperenlacesrdquo ldquoVinculo a Refrdquo TeamMate te permite navegar por las distintas aacutereas procedimientos o incidencias para poder seleccionar el documento que queremos insertar

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C3 Firmas y registros de acceso

Existen dos tipos diferentes de firma en TeamMate

La firma en papeles de trabajo e incidencias La firma en procedimientos de forma individual

Para firmar papeles de trabajo e incidencias hacer clic en el icono ldquoFirmadordquo en la barra flotante de herramientas y despueacutes hacer clic en ldquoPreparado porrdquo TeamMate inserta automaacuteticamente sus iniciales y la fecha

Para firmar procedimientos una vez resaltado el mismo hacer clic en el icono ovalado de la parte inferior del programa

Cada procedimiento papel de trabajo o incidencia puede ser firmado como realizado y como revisado Ademaacutes a partir del cierre de la planificacioacuten se crea un registro de las personas que acceden a los documentos y modifican algo

D- Realizacioacuten del trabajo

D1 HiperenlacesPara cruzar referencias de unos papeles de trabajo a otros pueden realizarse

De una direccioacuten ( del archivo A al B) De dos direcciones esto es de ida y vuelta (de A a B y de B a A)

En la barra flotante de TeamMate tenemos el icono de Hiperenlaces

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Viacutenculo de una direccioacutenExisten dos formas de crear el enlace

1 Posicionado en el lugar donde queremos que aparezca el Hiperenlace en la barra flotante seleccionamos el icono de Hiperenlace

Elegimos la pestantildea ldquoViacutenculo a Refrdquo y aparece un aacuterbol con todas las aacutereas y los archivos que cuelgan de cada una Pinchando en el archivo correspondiente y luego en ldquoInsertarrdquo se crea el Hiperenlace El lugar al que nos desplazaremos picando en el enlace es si el archivo destino es Excel la uacuteltima celda en que hayamos estado si es Word al inicio del documento

2 Cuando queremos dirigirnos a un lugar concreto del archivo destinoNos situamos en el lugarposicioacuten de destino del enlace y activamos el icono de HiperenlaceEn la parte superior derecha ldquocopiar destinordquoNos posicionamos en el archivo y lugar donde queremos insertar el enlaceActivamos el icono de Hiperenlace y elegimos ldquopegar viacutenculordquo ldquoinsertarrdquo

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Viacutenculo de dos direccionesSe realizariacutea de la misma forma que el procedimiento 2) anterior soacutelo que es necesario activar la casilla ldquocrear un viacutenculo de dos viacuteasrdquo antes de pinchar en ldquoinsertarrdquo

D2 IncidenciasPara introducir una incidencia (ML) en un papel de trabajo o procedimiento es necesario activar la barra flotante y dar clic en el icono de ldquoIncidenciasrdquoSe abre el primer cuadro de dialogo que nos pediraacute el nombre de la misma ldquoAceptarrdquoEn la siguiente pantalla distinguimos dos grandes aacutereas una para introducir una descripcioacuten de la incidencia y otra para efectuar la recomendacioacuten correspondiente

La incidencia quedaraacute insertada en el procedimiento o papel desde el cual hemos abierto la barra en el ejemplo (M1PS)

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Estas incidencias se almacenan automaacuteticamente en AS1 Es desde esta posicioacuten donde se nos permite cambiar el nombre firmar como preparado o revisado o incluso borrarla Una vez que se elimina una incidencia no se renumeran las demaacutes su eliminacioacuten deja su nuacutemero sin uso

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D3 Notas de seguimientoAl igual que las incidencias las notas se pueden introducir a un papel de trabajo o procedimiento y como en el caso anterior se activa la barra flotante y se selecciona el icono ldquoNotasrdquoSe debe dar clic sobre el icono ldquoNuevordquo y se abre un cuadro de diaacutelogo donde introduciremos a quien va dirigida la nota el contenido de la misma y la firmaremos como preparadaCuando guardamos y cerramos la nota se crea un hiperenlace al procedimiento u hoja de trabajo desde donde la hayamos creadoPara borrar las notas es necesario que tengan dos firmas preparador y revisor Un preparadorrevisor podraacute firmar ambas

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E- Revisioacuten del trabajo

A traveacutes de las ventanas de resumen se puede acceder de forma raacutepida a la informacioacuten deseada

NavegadorIncidenciasProcedimientosNotas de seguimientoEstado elementosEstado procedimientos

A traveacutes de procedimientos podremos saber cuaacutentos procedimientos tenemos asignados cuantos estaacuten preparados o pendientes de preparar

A traveacutes de incidencias (agrupadas por preparador o por carpeta etc) podremos ver la descripcioacuten y recomendacioacuten de cada una Para editarlas podemos acceder a ellas con doble clic

Para borrarlas seraacute necesario acceder desde el navegador a la carpeta AS

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F- TEAMSTORE

El TeamStore es una base de conocimiento de la auditoriacutea es un fichero independiente que se ubica fuera de TeamMate TeamMate puede importar (obtener) y exportar (enviar) ay desde TeamStore Por ejemplo se pueden importar programas de auditoriacutea estaacutendar del TeamStore

Los elementos que se pueden obtener desde TeamStore son Programas de auditoriacutea (PS) y procedimientos estaacutendar En cualquier momento

de la auditoriacutea se pueden antildeadir programas de auditoriacutea completos o procedimientos seleccionados a un programa de auditoriacutea existente simplemente importando desde TeamStore

Incidencias TeamStore admite la posibilidad de almacenar incidencias que se repiten frecuentemente- incluyendo recomendaciones

Miembros del equipo de auditoriacutea TeamStore puede contener una relacioacuten completa de todo el personal de auditoriacutea Durante la fase de planificacioacuten se puede hacer una importacioacuten de la lista hacia su auditoriacutea

Papeles de trabajo Plantillas

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Una vez abierta la aplicacioacuten de TeamStore ldquoAbrirrdquo navegamos hasta TTEAMMATESTORES donde se encuentra la base de datos de TeamStore

La base de datos se divide en armarios cada uno de ellos engloba los programas de trabajo dependiendo de cuaacutel sea el objeto de fiscalizacioacuten Entidades Locales Cuentas Generales Contratacioacuten (para la revisioacuten de expedientes concretos)

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G- Finalizacioacuten del Proyecto

Una vez terminados todos los trabajos relacionados con un proyecto de Auditoriacutea procede ldquofinalizarlordquo en TeamMate

Una vez ldquoTerminadordquo un proyecto de Auditoriacutea solamente podremos acceder a eacutel en modo lectura es decir para examinar su contenido pero no podremos modificar nada

Por tanto para prever la necesidad de modificaciones posteriores a la ldquofinalizacioacutenrdquo es importante tener una copia de seguridad justamente antes de la ldquofinalizacioacutenrdquo que nos permita borrar el proyecto ldquoTerminadordquo restaurar la copia de seguridad justamente previa a la finalizacioacuten introducir las modificaciones pertinentes y volver a ldquofinalizarrdquo el proyecto (con una nueva copia de seguridad que sustituiriacutea a la anterior) La obtencioacuten de eacutesta copia de seguridad forma parte del proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo

Para finalizar un proyecto hay que ser ldquoRevisorrdquo o ldquoAdministradorrdquo Es decir un ldquoPreparadorrdquo no podraacute ldquofinalizarrdquo un proyecto

A un proyecto ldquoTerminadordquo uacutenicamente podraacuten acceder a eacutel los usuarios actualmente autorizados Por ello se ha adoptado la solucioacuten de antildeadir a todos los proyectos antes de ldquofinalizarlosrdquo un usuario ldquoCAMARA COMPTOSrdquo con rol de ldquoSoacutelo Lecturardquo de manera que todos los usuarios conocedores de la contrasentildea podraacuten acceder a consultar el proyecto una vez ldquoTerminadordquo

El procedimiento para ldquofinalizarrdquo un proyecto es el siguiente

1- Antildeadir al Equipo de Trabajo un usuario denominado CAMARA COMPTOS con rol de ldquoSoacutelo LecturardquoLas instrucciones para antildeadir un nuevo miembro del Equipo de Auditoriacutea figuran en el apartado ldquo41 Configuracioacuten del equipo de auditoriacuteardquo de la presente Guiacutea (paacuteg 5)

2- Elegir la opcioacuten Archivo | Administracioacuten | Etapashellip para acceder a la ventana de ldquoCambiar Estadordquo

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3- Pulsar el 5ordm botoacuten ldquoCompletar Finalizarrdquo Se lanzaraacute el asistente para finalizar que consta de seis pasos

4- El primer paso es solamente informativo y resume las acciones que se van a realizar Pulsaremos el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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5- El segundo paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los elementos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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6- El tercer paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los procedimientos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

7- El cuarto paso va a verificar que no quedan Notas de Seguimiento sin contestar Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo sin contestar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo contestado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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8- iexclMUY IMPORTANTE NO PULSAR EL BOTOacuteN ldquoSIGUIENTErdquo DE ESTA VENTANA HASTA QUE NO SE HAYA COMPLETADO LA COPIA DE SEGURIDAD

El quinto paso es criacutetico pues es ahora cuando vamos a realizar la uacuteltima copia de seguridad Dada su importancia se ha creado una carpeta para albergar estas copias de seguridad STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS Por tanto pulsaremos el botoacuten ldquoNavegarrdquo para seleccionar dicha carpeta que quedaraacute en el primer campo de la ventana y podremos pulsar el botoacuten ldquoInicio Copia de seguridadrdquo que aparece en el segundo campo de la ventana Una vez terminada la copia pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

9- El sexto paso va a ser propiamente el proceso de finalizacioacuten de manera que todaviacutea estamos a tiempo de pulsar el botoacuten ldquoCancelarrdquo para abandonar el procedimiento sin haber realizado la ldquofinalizacioacutenrdquo del proyecto

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STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS

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Si estamos seguros de que queremos ldquofinalizarrdquo el proyecto quedan 2 uacuteltimas decisiones

La primera decisioacuten es sobre el Histoacuterico de Firmas y Ediciones (modificaciones) y figura en la parte izquierda de la ventana Podemos elegir entre mantener solamente las firmas o mantener tanto las firmas como las edicionesAdemaacutes en el primer caso de dejar solamente las firmas podemos indicar dos opciones maacutes

o retener solamente el uacuteltimo preparador y el uacuteltimo revisor firmante o todos los habidos (puesto que se ha podido firmar varias veces)

o y limpiar las fechas de firma dejando solamente el usuario firmante

La segunda decisioacuten es sobre las Notas de Seguimiento y figura en la parte derecha de la ventana Podemos elegir entre Borrar o Mantener las Notas de Seguimiento incluidas en el proyectoUna vez elegidas todas las opciones mencionadas pulsaremos el botoacuten ldquoInicio Finalizacioacuten procesordquo

Una vez completado este proceso de Finalizacioacuten pulsaremos el botoacuten ldquoCerrarrdquo del Asistente y de la ventana ldquoCambiar Estadordquo y ya tenemos el proyecto ldquoTerminadordquo

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3 USO DE MICROSOFT EXCEL COMO HERRAMIENTA DE AUDITORIA

Excel tiene muchas funciones uacutetiles para los auditores La capacidad de poner los datos en una hoja de caacutelculo y realizar diferentes pruebas y anaacutelisis hacen de Excel una herramienta de auditoriacutea de gran alcance Es faacutecil de usar y de faacutecil acceso para la mayoriacutea de los auditores Excel puede realizar muchos tipos de pruebas analiacuteticas que incluyen la ley de Benford anaacutelisis horizontal y vertical anaacutelisis de iacutendices anaacutelisis de regresioacuten las estadiacutesticas la estratificacioacuten y el envejecimiento Tambieacuten se pueden realizar muchos tipos de anaacutelisis de datos incluyendo datos anexados y de combinacioacuten tabular cruz y la tabla dinaacutemica detectar duplicados y vaciacuteos el extracto y el filtro unir y relacionar muestra clasificar resumir y subtotal

4 CARACTERISTICAS DESEABLES DE UN SOFTWARE DE AUDITORIA

CARACTERIacuteSTICAS GENERALES

Las caracteriacutesticas generales que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Manual de Usuario Manual Teacutecnico y Material de Capacitacioacuten

bull Opciones de copiar o exportar cualquier documento como papeles de trabajo aaplicaciones ofimaacuteticas como Word Excel Power Point y otros

bull Capacidad de acumular la informacioacuten histoacuterica y ademaacutes de poderla consultar por antildeo

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bull Capacidad de poder funcionar como un todo integrado entre las diferentes etapas yprocesos de la Auditoria Planeacioacuten Administracioacuten de Riesgos Ejecucioacuten yAdministracioacuten de Papeles de Trabajo Evaluacioacuten de Administracioacuten de TI Anaacutelisis yEvaluacioacuten de Base de Datos Emisioacuten de Informes

CARACTERIacuteSTICAS DE SEGURIDAD

Las caracteriacutesticas de seguridad que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Posibilidad de definir que usuarios puedan acceder al sistema

bull Administracioacuten de los permisos de las opciones a las que tiene derecho un usuario aejecutar consultar seguacuten su cargo y aacuterea a la que pertenezca

bull Opciones de incluir pistas de auditoriacutea en procesos control de cambios lecturaescritura y modificacioacuten de parte de los usuarios

bull Copias de respaldo de la informacioacuten mediante BACKUP en medios magneacuteticosoacutepticosy COMPROBAR como recuperar los datos del Backup

5 VENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

La ventaja principal del computador es su increiacuteble velocidad El tiempo requerido para que un computador mayorice una transaccioacuten o determina su saldo de una cuenta es de aproximadamente unas pocas milloneacutesimas de segundo

bull SE PUEDEN PROCESAR EN FORMA RAPIDA Y EFICIENTE GRANDES CANTIDADES DE DATOS Las empresas grandes pueden tener cientos de miles de transacciones por diacutea Al procesar voluacutemenes tan grandes de datos los computadores pueden ahorrar gran cantidad de tiempo en cada paso del proceso contable incluyendo el registro de transacciones su traslado a las cuentas del mayor y la preparacioacuten de registros contables informes y reportes

bull SE PUEDEN TENER ACTUALIZADOS LOS SALDOS DE LAS CUENTAS La velocidad con la que un computador puede procesar los datos permite que las empresas mantengan actualizadas las cuentas del mayor auxiliar los registros de inventarios permanentes y las mayoriacuteas de las cuentas del mayor general

bull SE PUEDEN GENERAL INFOAMCIONES ADICIONALES CASI SIN COSTO EXTRA Con un sistema de contabilidad se puede llevar un diario de ventas Maacutes aun el computador puede ademaacutes reordenar esta informacioacuten para mostrar los

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totales de las ventas diarias por departamento de venta por vendedor y por un producto

bull SE PUEDE DISPONER DE RETROALIMENTACION INSTANTANEA A MEDIDA QUE VAN TENIENDO LUGAR LAS TRANSACCIONES En los sistemas computarizados en liacutenea de tiempo real (OLRT) el empleado que ejecuta la transaccioacuten puede disponer de un Terminal en comunicacioacuten directa con el computador Por tanto el empleado tiene acceso inmediato a la informacioacuten contable uacutetil para ejecutar una transaccioacuten corriente

bull SE PUEDE TENER PROCEDIMIENTOS ADICINALES DE CONTROL INTERNO EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO La aprobacioacuten de cada venta a creacutedito constituye un procedimiento de control interno del cual pueden hacer uso las capacidades uacutenicas del computador

Tal procedimiento del control puede no ser praacutectico en un sistema manual especialmente si el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no se mantiene permanente

6 DESVENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

Los sistemas computarizados tambieacuten tienen sus limitaciones pero estas limitaciones son correctivas y podriacutea decirse que son leves en comparacioacuten con los grandes beneficios que ofrece a la empresa

Las principales limitaciones son

bull Alto costo de inversioacuten al instalar un sistema computarizado

bull El costo de mantenimiento es alto y complejo

bull El alto costo en el entrenamiento del personal

bull Los programas deben ser confiables

bull La loacutegica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas

bull Elevado costo de desarrollo

bull Limitado numero de reportes y consultas

bull Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada

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bull Necesidad de mantenimiento del sistema debido a las modificaciones que habraacute tenido la aplicacioacuten en las actualizaciones o subsiguientes o por cambios de aplicaciones

En conclusioacuten podriacuteamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son en la mayor parte de iacutendole econoacutemica lo cual para muchos no es preocupante

7 SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE COMPUTACION

Los equipos informaacuteticos son instrumentos que estructuran grandes cantidades de informacioacuten la cual puede ser confidencial para la entidad y puede ser mal utilizada o divulgada a personas que hagan mal uso de esta ademaacutes pueden ocurrir robos fraudes o sabotajes que provoquen la destruccioacuten total o parcial de las actividades de procesamiento electroacutenico de datos Esta informacioacuten puede ser de suma importancia y al no contar con ella en el momento preciso puede provocar retrasos sumamente costosos

Al auditar con sistemas informaacuteticos el auditor debe verificar y constatar lo siguiente

Que no se tengan copias piratas o bien que al conectarnos en red con otras computadoras no exista la posibilidad de transmisioacuten de virus

Que se hayan implementado procesos fiacutesicos y loacutegicos para la proteccioacuten del hardware y datos procesados asiacute como a las instalaciones de ingreso al aacuterea de procesamiento de datos y servidores Contemplando las situaciones de incendios sabotajes robos cataacutestrofes naturales etc

Implementacioacuten de mecanismos para garantizar la seguridadloacutegica del software a la proteccioacuten de los datos e informacioacutenprocesos y programas asiacute como la restriccioacuten de usuarios noautorizados al acceso de la informacioacuten

8 BACK UP Y RECUPERACION

Una copia de seguridad o backupen tecnologiacutea de la informacioacuten o informaacutetica es una copia de seguridad - o el proceso de copia de seguridad - con el fin de que estas copias adicionales puedan utilizarse para restaurar el original despueacutes de una eventual peacuterdida de datos Fundamentalmente son uacutetiles para tres cosas Primero recuperarse de una cataacutestrofe informaacutetica Segundo recuperar una pequentildea cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente o corrompido

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INTRODUCCIOacuteN

El tema abordado tiene como finalidad destacar los puntos mas relevantes y exhaustivos sobre las Herramientas Tecnoloacutegicas en las Auditorias y la confirmacioacuten de los resultados basaacutendose en las Normas de Auditoria Generalmente Aceptada (NAGA) de esta forma analizar los registros contables y plantear una solucioacuten efectiva a la problemaacutetica que existe en la actualidad y justificar el uso de herramientas computacionales de alta tecnologiacutea en procesos de las Auditorias y de los Estados Financieros

Aunque el periodo de desarrollo de las computadoras en esta era de la informacioacuten ha sido muy corto se destacan los grandes avances de la tecnologiacutea informaacutetica que permite ofrecer cada vez con menos tiempo de por medio computadoras de menor tamantildeo con mayor velocidad y poder de proceso de datos algunas de estas maquinas son populares entre las pequentildeas y medianas empresas ya que permitiacutean automatizar procesos repetitivos

Lo uacuteltimo son las tecnologiacuteas de redes y telecomunicaciones que han dado pasoacute a la creacioacuten de maquinas que cumplen este tipo de actividades especiacuteficas en el proceso de auditoria las herramientas tecnoloacutegicas que con maacutes frecuencia son utilizados en el proceso de auditorias son las Microcomputadores Computadores portaacutetiles o Laptops y las Estaciones de trabajo o Workstation

El procesamiento electroacutenico de datos ha producido un impacto muy significativo aumentando el nivel de la calidad de gestioacuten en el mundo profesional en vista de que las computadoras han sido sin duda uno de los inventos maacutes importantes de las uacuteltimas deacutecadas De acuerdo con todo esto se debe dar conocer la importancia de las herramientas tecnoloacutegicas aplicables al proceso de auditoria como instrumento de trabajo de gran utilidad

A raiacutez de esto por su parte en los sistemas contables los procesos de auditoria manual indican la praacutectica de un examen a la informacioacuten financiera las evidencias juegan un papel importante y quedan detalladas en los papeles de trabajo luego de aplicar las pruebas que se plantean en la programacioacuten es necesario que estas evidencias sean suficientes y de alta calidad la confiabilidad de la evidencia de auditoria esta influenciada por su fuente

La presente investigacioacuten se delimitara en un aacuterea temaacutetica bastante especiacutefica como lo es la contabilidad financiera en la parte de auditoria a fin de determinar la incidencia de la implementacioacuten de herramientas tecnoloacutegicas en el proceso de auditoria de estados financieros por parte de los Contadores Puacuteblicos y Auditores

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JUSTIFICACION

En los uacuteltimos tiempos se ha visto un gran avance de la tecnologiacutea absorbiendo de una forma sorprendente todas las operaciones Financieras y Administrativas Dando origen a un obstaacuteculo muy grande ocasionando temor y duda sea el caso que las empresas hoy en diacutea estaacuten utilizando un sistema de contabilidad computarizado con la ayuda de diferentes software siendo una herramienta para algunos y un caos para otras al momento de su manejo exhortando a los auditores a mantenerse a la par de estos sistemas operativos no dejando a la auditoria sin evolucioacuten alguna evitando que los procedimientos sean lentos como los que se utilizaban 20 antildeos atraacutes por tal motivo queriendo mejorar la velocidad al realizar nuestros papeles de trabajo surge la necesidad de ponernos al diacutea con estos sistemas Actualmente los paiacuteses desarrollados cuentan con programas de alto nivel los cuales por el valor econoacutemico son un poco accesibles Por lo que se ha dado a la tarea buscar otras opciones en sistemas de procedimientos electroacutenicos para la auditoria los cuales puedan ser accesibles comprensibles y de un manejo sencillo

Como grupo de Seminario del Noveno Semestre Seccioacuten ldquoArdquo se considera que el uso de tecnologiacutea es importante en la Auditoria ya que puede ayudar a mejorar la relacioacuten en cuanto al costo Beneficio y optimizar el uso de recursos y minimizar los tiempos del trabajo

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OBJETIVOS

Proporcionar herramientas electroacutenicas que faciliten elementos y con ello tambieacuten el proceso de auditoria para la buacutesqueda eficaz de evidencia apegada a los estaacutendares de calidad para conocer la importancia de las herramientas tecnoloacutegicas que se apliquen al proceso de auditoria

OJETIVOS ESPECIFICOS

Presentar el enfoque para planear e implementar el uso de herramientas de software de auditoria como apoyo a las auditorias internas y externas

utilizar software de auditoria para efectuar pruebas de calidad de cumplimiento y de exactitud a la informacioacuten contenida en las bases de datos y archivos de computador utilizando el software predeterminado

Desarrollar una herramienta al alcance de todos a base de hojas de Excel para facilitar el estudio implementacioacuten y mejoramiento de la misma

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USO DE TECNOLOGIA EN PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

11 Evolucioacuten Tecnoloacutegica en Auditorias

En la sociedad actual la actividad comercial estaacute concentrada en generar y distribuir informacioacuten proporcionando a los profesionales de todas las aacutereas los motivos suficientes para concentrarse en el procesamiento de la misma Dada esta necesidad el hombre en su afaacuten de solventar todos los problemas e inconvenientes que se le presentan ha disentildeado nuevas tecnologiacuteas y que desde sus inicios no han dejado de evolucionar

La evolucioacuten tecnoloacutegica proporciona recursos computacionales capaces de mejorar la calidad de vida del hombre buscar el bienestar y el oacuteptimo desempentildeo laboral a traveacutes de los diferentes medios que van desde la utilizacioacuten de una computadora personal hasta sofisticados equipos de alta tecnologiacutea en red aplicables a casi todos los procesos contables e incluso de auditoriacutea

Todo Contador Puacuteblico y Auditor debe analizar los registros contables en busca de alteraciones e irregularidades aplicando pruebas y teacutecnicas parareunir evidencia necesarias y de esta forma respaldar la opinioacuten profesional en ese sentido el desaprovechar las herramientas tecnologiacuteas existentes para la captacioacuten de evidencias conllevan a que las pruebas recolectadas que sustenta el Informe de auditoriacutea puedan carecer de credibilidad

De acuerdo con todo esto se debe dar a conocer la importancia de las herramientas tecnoloacutegicas aplicables al proceso de auditoria como instrumento de trabajo de gran utilidad De este modo se quiere con ello plantear una solucioacuten efectiva a la problemaacutetica que existe en la actualidad y justificar el uso de herramientas computacionales de alta tecnologiacutea en procesos de auditorias de estados financieros

Para un profesional competente no tiene sentido disponer de un computador a menos que sea para realizar determinados trabajos para los que la maacutequina sea adecuada hoy en diacutea estas maacutequinas permiten un instrumento de trabajo de gran precisioacuten y alta eficacia Paradoacutejicamente la capacidad del computador es cada vez mayor permitiendo la creacioacuten de programas maacutes sofisticados y equipos de alto rendimiento Con un sistema computarizado el costo de recoger y analizar la informacioacuten es tan pequentildeo que las uacutenicas limitaciones son el intereacutes del profesional o el administrador en conocer y no conocer determinados datos

Gracias a los continuos avances tecnoloacutegicos los profesionales cuentan con herramientas tanto de Software que permiten la construccioacuten de bases de datos cada vez maacutes relacionales procesadores de textos hojas de caacutelculo programas de gestioacuten contable disentildeo de imaacutegenes dibujos y graacuteficos de alta resolucioacuten y de Hardware

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como son los microprocesadores maacutes potentes perifeacutericos de almacenamiento de gran capacidad dispositivos de captacioacuten de imaacutegenes y video estaciones de trabajo de alta tecnologiacutea en red entre otros Como parte de las nuevas tecnologiacuteasla informaacutetica ha dado lugar a la creacioacuten de novedosos componentes fiacutesicos y loacutegicos que sirven de instrumentos a los profesionales en distintas aacutereas

El procesamiento electroacutenico de datos serviraacute al contador puacuteblico para la determinacioacuten de la calidad de la informacioacuten permitiraacute realizar un proceso de contabilizacioacuten revisioacuten y auditoria maacutes selectivo de las actividades y procedimientos relativos a un gran volumen de transacciones El auditor puede aprovechar la velocidad con que el sistema procesa la informacioacuten y ahorrar tiempo que le serviraacute para darle un mayor esfuerzo a la evaluacioacuten

El uso de herramientas computacionales en la auditoria para evaluar el sistema de procesamiento de datos y sus resultados ofrece al auditor la oportunidad de llevar a cabo un alto desempentildeo de las actividades y procedimientos que involucran un gran nuacutemero de transacciones

2 TEacuteCNICAS DE AUDITORIacuteA ASISTIDAS POR COMPUTADOR

-TAACrsquos-

Algunos auditores utilizan para llevar a cabo sus procedimientos de auditoria programas elaborados enlenguajes de programacioacuten hojas electroacutenicas o consultas en bases de datos

Desde hace ya algunos antildeos se han utilizado productos de software llamadosgeneacutericamente paquetes de auditoriacutea capaces de generar programas para auditores

Dichos productos han evolucionado hacia la obtencioacuten de muestreos estadiacutesticos quepermiten la obtencioacuten de resultados e hipoacutetesis

En la actualidad los productos de software especiales para procedimientos de auditoriacutease orientan principalmente hacia lenguajes que permiten la consulta dearchivos y bases de datos de la empresa auditada Estos productos pueden serutilizados tanto por auditores externos como auditores internos

21 Definicioacuten

Las teacutecnicas de auditoriacutea asistidas por computador o CAATrsquos por sus siglas eningleacutes ComputerAssistedAuditTechniques son herramientas y teacutecnicas de auditoriacutea que permiten al auditor aumentar elalcance y la eficiencia de la auditoriacutea con procedimientos automatizados

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El auditor que las utilice debe confiar en los resultados que proporcionan y deesta forma reducir los procedimientos de auditoriacutea sustantivos necesarios para verificarla informacioacuten procesada por el sistema

Existen de distintos tipos los cuales pueden utilizarse para prueba de los detallesde operaciones y saldos procedimientos de revisioacuten analiacuteticos pruebas decumplimiento de los controles generales de sistemas de informacioacuten pruebas decumplimiento de los controles de aplicacioacuten

Finalmente el auditor elabora determinadas partes del informe con archivos queson resultados de las pruebas y controles por lo cual resulta necesario el manejo desoftware de faacutecil utilizacioacuten como procesadores de texto paquetes de graacuteficos hojasde caacutelculo etc

Actualmente existen muchas CAATrsquos en el mercado de las cuales se daraacute unadescripcioacuten de algunas entre ellas tenemos ACL IDEA PanAudit EasytrieveDYL280 (300) Culprit FOCUS FocAudit etc

22 NIA 1009Teacutecnicas de Auditoria con Ayuda de Computadora (TAACs)

La estructura baacutesica de esta NIA se la presenta continuacioacuten con una breve descripcioacuten de cada punto

bull Descripcioacuten de Teacutecnicas de Auditoria con Ayuda de Computadora (TAACs)

Software de Auditoria Son programas utilizados para procesar grandes cantidades dedatos generados por la contabilidad de una organizacioacuten pueden ser Programas enpaquete programas escritos para un propoacutesito especiacutefico y programas de utileriacutea

Datos de Prueba Datos de prueba para probar controles especiacuteficos Transacciones deprueba seleccionada Transacciones de prueba usadas en una instalacioacuten de pruebasintegrada

bull Usos de TAACs

Se pueden utilizar TAACs para

o Pruebas de detalles de transacciones y saldos

o Procedimientos de revisioacuten analiacutetica

o Pruebas de cumplimiento de controles generales

o Pruebas de cumplimiento de controles de aplicaciones

bull Consideraciones en el uso de TAACs

Para determinar si se utilizaraacuten TAACs se deberaacute considerar

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o Conocimiento pericia y experticia del auditor en computadoras

o Disponibilidad de TAACs e instalaciones adecuadas de computacioacuten

o No factibilidad de pruebas manuales

o Efectividad y eficiencia

o Oportunidad

bull Utilizacioacuten de TAACs

Los principales pasos que un auditor debe tomar en cuenta en la aplicacioacuten de TAACsson

o Fijar el objetivo de la aplicacioacuten de la TAAC

o Determinar el contenido y accesibilidad de los archivos de la entidad

o Definir los tipos de transaccioacuten que van a ser probados

o Definir los procedimientos que se realizaraacuten en los datos

o Definir los requerimientos de datos de salida

o Identificar al personal de auditoriacutea y de computacioacuten que pueda participar en eldisentildeo y aplicacioacuten de la TAAC

o Refinar los estimados de costos y beneficios

o Asegurarse de que el uso de la TAAC estaacute controlado y documentado en formaapropiada

o Organizar las actividades administrativas incluyendo las habilidades necesariasy las instalaciones de computacioacuten

o Ejecutar la aplicacioacuten de la TAAC

o Evaluar los resultados

bull Utilizacioacuten de TAACs en entornos de computadora en negocios pequentildeos

El auditor deberaacute poner especial eacutenfasis en los negocios pequentildeos en los siguientes aspectos

o El nivel de controles generales de PED puede ser tal que el auditor depositemenos confiabilidad en el sistema de control interno Esto daraacute comoresultado

1048707 Mayor eacutenfasis en las pruebas de detalles de transacciones y saldos yen los procedimientos de revisioacuten analiacutetica lo que puede aumentar laefectividad de ciertas TAACs particularmente del software deauditoria

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1048707 La aplicacioacuten de procedimientos de auditoriacutea para asegurar elfuncionamiento apropiado de la TAAC y la validez de los datos dela entidad

o En casos donde se procesen menores voluacutemenes de datos los meacutetodosmanuales pueden ser maacutes efectivos en costo

o La asistencia teacutecnica adecuada puede no estar disponible al auditor por partede la entidad haciendo asiacute poco factible el uso de TAACs

o Ciertos programas de auditoriacutea en paquete pueden no operar encomputadoras pequentildeas restringiendo asiacute la opcioacuten del auditor encuanto a TAACs Sin embargo los archivos de datos de la entidadpueden copiarse y procesarse en otra computadora adecuada

23 Descripcioacuten de algunas CAATs

231 ACL

ACL (Lenguaje de Comandos de Auditoria) es un software para anaacutelisis y extraccioacuten de datosmaacutes usado en la actualidad

Con ACL los auditores y profesionales de los negocios pueden transformar grandes cantidadesde datos electroacutenicos en un conocimiento comercial de valor Es un software poderoso y faacutecilde usar le permite convertir datos en informacioacuten significativa lo cual le ayuda a alcanzar susobjetivos de negocios y agregar valor a su organizacioacuten

Con ACL se podraacute realizar la revisioacuten de datos con una cobertura del 100 de los datos estosignifica que se pueden hacer auditoriacuteas para toda una poblacioacuten entera y no para pequentildeasmuestras

El impacto de ACL se ve en los siguientes aspectos los ciclos de auditoriacutea maacutes cortos lasinvestigaciones maacutes detalladas una confianza completa en sus resultados un ahorrosignificativo en sus recursos un rol mayor de la auditoriacutea en el negocio

Caracteriacutesticas generales

bull Permite importar archivos de diferentes fuentes o formatos (archivos planos y de basede datos especiacuteficas)

bull Los datos importados no son modificados asegurando la integridad e incrementando elnivel de confianza de los datos trabajados

bull Generacioacuten de pistas de auditoria (Quien Como Cuando Donde)

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bull Posibilidad de escribir ScriptsMacros que automaticen procedimientos de revisioacutenrutinaria en auditorias recurrentes

bull Incrementar la cobertura de revisioacuten al 100 de datos a analizar

Caracteriacutesticas especiacuteficas

bull Identificar tendencias sentildealar excepciones y destacar aacutereas que requieren atencioacuten

bull Localizar errores y fraudes potenciales mediante la comparacioacuten y el anaacutelisis dearchivos seguacuten los criterios especificados por el usuario

bull Volver a calcular y verificar saldos

bull Identificar problemas de control y asegurar el cumplimiento de las normas

bull Analizar y determinar la antiguumledad de las cuentas por cobrar cuentas por pagar u otrastransacciones a las que afecta el tiempo transcurrido

bull Recuperar gastos o ingresos perdidos detectando pagos duplicados secuenciasnumeacutericas incompletas en la facturacioacuten o servicios no facturados

bull Detectar relaciones no autorizadas entre el personal de la empresa y los proveedores y muchas maacutes

bull Funciones especiacuteficas para la auditoriacutea desde comandos tales como FaltantesDuplicados y Estratificar hasta el importante log de comandos o el historial detallado Lafuncionalidad incorporada de revisioacuten de cuentas le permite a auditores y contadores sinexperiencia teacutecnica o de programacioacuten realizar raacutepidamente anaacutelisis e informes sobredatos financieros

bull Procesa raacutepidamente millones de transacciones asegurando una cobertura del 100 yuna confianza absoluta en sus resultados

bull El Asistente de definicioacuten de datos faacutecilmente selecciona identifica y da formato a losdatos acelerando su acceso a las poderosas capacidades de anaacutelisis y generacioacuten deinformes de ACL

bull ACL puede leer y analizar cualquier tipo de datos accediendo a cualquier entorno de suorganizacioacuten (tales como Oracle SQL Server Informix AS400 IBM390 SAPtrade R3tradearchivos de informe de longitud variable archivos privados archivos tradicionalesarchivos de informe y muchos maacutes)

bull Relaciona y trabaja simultaacuteneamente con varios archivos (Modelo EntidadRelacioacuten)para hacer anaacutelisis e informes auacuten maacutes completos

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bull Crea informes en HTML para su publicacioacuten en Internet o en la Intranet de suorganizacioacuten

bull Automatiza y registra sus pasos y desarrolla aplicaciones especiales haciendo maacutesproductivas las auditoriacuteas futuras

bull Permite revisar o imprimir en cualquier momento un historial completo de sus archivospasos y resultados

232 IDEA

IDEAel que utiliza Price WaterhouseCoopers es una herramienta de PC basada en laInterrogacioacuten de Archivos para ser utilizada por auditores contadores investigadores y personalde seguridad informaacutetica Analiza los datos de diversas maneras y permite la extraccioacuten elmuestreo y la manipulacioacuten de datos para identificar errores problemas cuestiones especiacuteficasy tendencias

IDEA estaacute disentildeado para auditores internos y externos aunque el uso del software esnormalmente diferente

Tambieacuten es una valiosa herramienta para investigadores de fraude contadores yadministradores

Puede utilizarse por ejemplo para

bull Identificar elementos excepcionales

bull Realizar Anaacutelisis

bull Comprobar Caacutelculos

bull Coincidencias cruzadas de datos entre sistemas

bull Pruebas de Omisiones y Duplicados

bull Muestreo

Caracteriacutesticas Generales

bull Mantiene un registro de todas las acciones realizadas en una base de datoscomenzando con la importacioacuten de la base de datos

bull Permite realizar anaacutelisis complejos de datos extracciones de elementos poco usualesmuestras de auditoriacutea transacciones duplicadas pruebas de auditoriacutea rutinarias orecurrentes para investigaciones de fraude auditoriacuteas de seguridad y produccioacuten deinformes de gestioacuten

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bull Agregar campos (calculado) virtuales

bull Extracciones de registros seguacuten criterios utilizando operadores de comparacioacuten (lt gt =otros) loacutegicos (y o no)

bull Realizar pruebas de excepcioacuten avanzadas utilizando las funciones incorporadas deIDEA (funciones Caraacutecter Numeacutericas Coincidencia Fecha y hora Condicionales)

bull Guardar foacutermulas elaboradas con operadores aritmeacuteticos loacutegicos y funciones para suposterior uso en trabajos repetitivos o auditorias recurrentes

bull Generar informes con los anaacutelisis realizados

bull Genera Estadiacutesticas de campos Las Estadiacutesticas Numeacutericas incluyendo totalesmedia miacutenimo maacuteximo y otros valores son uacutetiles para reconciliar los datos importadosal ordenador asiacute como para proporcionar una comprensioacuten del rango de los valores quese estaacuten probando

Las Estadiacutesticas de Fecha incluyendo fecha maacutes temprana y maacutes tardiacutea son uacutetiles paraasegurarse que los datos proporcionados pertenecen al periodo correcto de la auditoriacuteaes decir pruebas de corte asiacute como anaacutelisis de los datos en un periodo

bull IDEAScript se utiliza para extender la potencia y funcionalidad del software IDEA es unlenguaje de programacioacuten especiacutefico para IDEA similar sino igual a Visual Basic paraAplicaciones (VBA) de los programas Word Excel o Access de Microsoft

bullLimitaciones de Base de Datos 32167 campos (columnas) 21 Billones registros(filas) dependiendo del sistema operativo 18 EB tamantildeo de archivo

Objetivos de Auditoriacutea con IDEA

bull Comprobacioacuten de Exactitud Una de las primeras funciones para las que puedeusarse IDEA es para sumar el archivo y comprobar la exactitud de los caacutelculos La sumadel archivo se lleva a cabo usando la opcioacuten Estadiacutesticas de Campo (disponible enImportacioacuten de Archivo) Los caacutelculos pueden verificarse usando la opcioacuten de Agregar(en el diaacutelogo Manejar Campos) o usando el botoacuten de Campos Virtuales en la Barra deHerramientas para crear un caacutelculo del elemento correspondiente o mediante unaprueba de excepcioacuten de caacutelculos erroacuteneos usando la funcioacuten de extraccioacuten La exactitudde cualquier informe de direccioacuten puede suponer un uso maacutes extenso de funcionesespeciacuteficas para lograr el resultado de generar el informe En estos casos puede sernecesario llevar a cabo una serie de uniones yo totalizaciones o caacutelculos deantiguumledad como para el caso del anaacutelisis de deuda

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bull Revisioacuten Analiacutetica IDEA puede ayudar en la preparacioacuten de datos para una revisioacutenanaliacutetica En particular puede generar anaacutelisis que no estariacutean disponibles en otroscasos La opcioacuten Estratificacioacuten (del menuacute Anaacutelisis) daraacute un perfil de la poblacioacuten enintervalos de valor en grupos de coacutedigos o en fechas Esto es particularmente uacutetil alauditar activos tales como deudores inventarios preacutestamos o para definir unadistribucioacuten de las transacciones Adicionalmente la informacioacuten puede resumirse porcoacutedigos determinados o por sub-coacutedigos Las cantidades pueden compararse tambieacutencon las de antildeos anteriores para analizar tendencias Si se necesita un anaacutelisis graacuteficopuede usarse el Asistente de Graacuteficos o lo opcioacuten Graacutefico dentro de Ver

bull Validez (Pruebas de Excepcioacuten Comparaciones y Duplicados) Las pruebas deExcepcioacuten pueden usarse para identificar elementos poco frecuentes o extrantildeos Estospueden ser cantidades excepcionalmente grandes o circunstancias donde dosconceptos de informacioacuten no se correlacionan debidamente (por ejemplo salario concategoriacutea) Tambieacuten pueden verificarse campos de informacioacuten con tablas de valoresadmisibles (por ejemplo precios hora estaacutendar)

o El Muestreo Estadiacutestico se usa normalmente para comprobar la validez de datos

de tal manera que permite la evaluacioacuten de los mismos a traveacutes de una poblacioacuten Los meacutetodos maacutes sofisticados como el Muestreo por Unidades Monetaria son difiacuteciles de implantar a mano Cuando las pruebas se refieren a comprobaciones fiacutesicas de documentacioacuten o de recursos en vez de a la comprobacioacuten de registros mecanizados las teacutecnicas de muestreo estadiacutestico son las apropiadas

o Las Pruebas de duplicados pueden ser muy eficaces en ciertas circunstancias

como en la comprobacioacuten de pagos o para buscar entradas de nuacutemerosrepetidos durante los recuentos de inventario

o Puede ser necesario unir primero dos archivos para realizar una prueba de

validez como por ejemplo el archivo de transacciones con el archivo maestrocorrespondiente

bull Integridad (Omisiones y Coincidencias) Para los test de integridad pueden utilizarsela opcioacuten de Omisiones (Nuacutemericas de Caracteres y de Fechas para que esto se puedahacer debe existir un nuacutemero secuencial en la documentacioacuten original Los archivos deinventario y de ventas pueden comprobarse para verificar ordenes de entrega conalbaranes y pedidos Tambieacuten puede ser apropiado verificar Omisiones en unasecuencia de nuacutemeros de talonarios y de nuacutemeros de identificacioacuten del inventario Otraprueba comuacuten que se puede realizar es la de hacer un cruce entre un archivo maestro(por ejemplo de contratos de mantenimiento) y uno de transacciones (por ejemplofacturas) para ver si existen registros en el maestro para los cuales no existentransacciones

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bull Corte de operaciones Se pueden realizar comprobaciones de fin de antildeo sobre elmayor de cuentas archivos de inventario o archivos de transacciones para analizarelementos con fechas o nuacutemeros de secuencia anteriores o posteriores al corte de fin deantildeo

bull Deteccioacuten de Fraudes como cruzar archivos de direcciones con los de noacutemina y libroscontables de cuentas a pagar nuacutemeros duplicados en facturas de proveedores ybuacutesquedas de coincidencias en cuentas bancarias de noacutemina con archivos maestroscorrespondientes

bull Deteccioacuten de Fraudes y la Ley de Benfordiv El anaacutelisis de la Ley de Benford esefectivo para identificar posibles valores fraudulentos Si existen valores artificiales oficticios en una base de datos la distribucioacuten de los diacutegitos dentro de la base de datospuede ser diferente a la establecida al respecto por la Ley de Benford Se pueden ver losdatos en forma graacutefica y comparar los resultados con los establecidos previamente porla Ley de Benford asiacute como tambieacuten los liacutemites maacuteximos y miacutenimos

bull Otros Objetivos de Auditoriacutea IDEA puede proporcionar tambieacuten informacioacuten uacutetil enaacutereas complejas tales como provisiones y valoraciones creando varias ldquovistasrdquo basadasen una serie de paraacutemetros diferentes Tomando como ejemplo el inventario se puedenidentificar elementos que no se han movido en 369 y 12 meses compararlos con lasventas despueacutes de fin de antildeo para ver lo que no se ha vendido y comprobar el valorneto realizable para aquellos que siacute se han vendido verificar los elementos deinventario del antildeo pasado frente a lo que no se ha vendido este antildeo Cualquierauditoriacutea o investigacioacuten de archivos que tenga necesidad de llevar a cabo anaacutelisis dedatos trabajos de caacutelculo o pruebas de excepcioacuten se beneficiaraacute con el uso de IDEA

233 TEAMMATE

TeamMate2 el que usa Price WaterhouseCoopers es un facilitador del desarrollo secuencial dela auditoriacutea Este a su vez facilita la labor de documentacioacuten de todas las tareas efectuadas enel proceso de auditoriacutea Por tanto TeamMate es un sistema de ldquoarchivo electroacutenicordquo unaherramienta fundamental para documentar auditoriacuteas de diferentes alcances ayudando a laaplicacioacuten de estaacutendares tanto en la documentacioacuten como en la revisioacuten Adicionalmente facilitala generacioacuten de informes de auditoriacutea TeamMate es usado por maacutes de 14000 auditores en275 paiacuteses alrededor del mundo

Tipos de Auditoriacutea que documenta La aplicabilidad del sistema va desde la documentacioacutende auditoriacuteas financieras de cumplimiento procedimientos operacionales investigaciones yauditoriacuteas de IT Adicionalmente es utilizado para la

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documentacioacuten de la evaluacioacuten decontroles auditoriacuteas de contratos y revisiones generales Con TeamMate se tiene acceso abases de datos de mejores praacutecticas ademaacutes se aprovecha todo el trabajo realizado enauditoriacuteas anteriores asiacute como las guiacuteas de trabajo existentes en Word y Excel Team Matepermite el seguimiento y firma de los papeles de trabajo asiacute como el mantenimiento dereferencias entre los diferentes documentos como el reporte de auditoriacutea los hallazgos y laspruebas realizadasTeamMate incluye un software de imaacutegenes el cual permite una sencilla incorporacioacuten deimaacutegenes y fotografiacuteas escaneadas criacuteticas en los papeles de trabajo

TeamMate fue desarrollado por el WorldResearch and Technology Centre dePricewaterhouseCoopers en Menlo Park California TeamMate fue finalista en la prestigiosaconferencia COMDEX y Windows World Open le dio el premio en 1994 ICAA ndash MicrosoftInnovativeTechnologyAward

Team Mate ayuda a que el proceso que tradicionalmente lleva maacutes tiempo en la ejecucioacuten de laauditoriacutea ldquola documentacioacutenrdquo se reduzca sustancialmente ayudando a que el auditor seconcentre en las actividades de mayor valor agregado

Todos los papeles de trabajo automaacuteticamente son comprimidos y encriptados cuando se cierrauna aplicacioacuten de la misma forma se respaldan los trabajos de forma automaacutetica cada vez quese termina una sesioacuten de trabajo

Arquitectura de TeamMateTeamMate posee un poderoso motor de replicacioacuten el cualpermite el trabajo en equipo tanto en redes de aacuterea local como en ambientes de acceso remotoseguacuten sea la necesidad La arquitectura el modelo de la base de datos y la replicacioacuten permiteno interrumpir el trabajo durante la etapa de revisioacuten ya que cada uno de los miembros delequipo tiene una copia ideacutentica (reacuteplica) de la base de datos lo cual permite que el resto deequipo continuacutee con el trabajo mientras se hace la revisioacuten TeamMate se integra naturalmentea cualquier sistema de correo electroacutenico para facilitar la comunicacioacuten

2Descripcioacuten extractada del documento denominado ldquoSoftware de Auditoriardquo elaborado por el Lic Jorge GuevaraEspinoza

2331 MANUAL TEAMMATE

A- Creacioacuten de un Proyecto Auditoriacutea

La creacioacuten de un nuevo proyecto se puede realizar por dos viacuteas alternativas

1A partir de una libreriacutea baacutesica e importar los programas de TeamStore

2A partir de una libreriacutea modelo dependiendo del tipo de proyecto

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A1 NUEVO PROYECTO A PARTIR DEL TEAMSTORE

Desde el Explorador de auditoriacutea clic sobre el icono de NUEVO

1) Se incluye informacioacuten de la auditoriacutea Coacutedigo Proyecto Grupo de Proyecto y NombreCoacutedigo Proyecto Nombre corto del proyecto (No admite acentos)

Grupo de Proyecto SECTOR LOCAL INSTITUCIONES PARLAMENTARIAShelliphellip

Nombre Descripcioacuten larga del proyecto Deberiacutea coincidir con la denominacioacuten oficial del trabajo

2) En el paso 2 se debe seleccionar una libreriacutea para utilizar como plantilla inicial de la auditoriacutea Podemos seleccionar la libreriacutea base de la Caacutemara de Comptos que incluye las tres carpetas principales en el fichero de auditoriacutea y aspectos como poliacuteticas terminologiacutea y marcas globales

3) Finalmente paso 3 de 3 nos solicita la identificacioacuten de la persona que va a inicializar la auditoriacutea Apellido nombre iniciales y clave Pinchamos sobre ldquoFinalizarrdquo y entramos en el nuevo proyecto

(Se ha seleccionado una libreriacutea base que contiene las tres carpetas principales y a partir de las mismas crearemos la estructura de nuestra nueva auditoriacutea)

De esta manera queda creada una auditoriacutea modelo con tres carpetas principales en el fichero de auditoriacutea

Carpeta PA Contendraacute los documentos de planificacioacuten

Carpeta AS Contendraacute tanto las incidencias creadas como los informes generados

Carpeta CG Esta carpeta estaacute vacia y contendraacute los programas de trabajo que decidamos importar del TeamStore o bien que creemos de forma manual

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Importamos los programas de trabajo estaacutendar y procedimientos de TeamStore

Para ello importamos desde TeamStore el armario area o procedimiento que nos interese

1) Seleccionar Herramientas Compartir TeamStore Obtener Programa2) Navegar al directorio que contiene el TeamStore

TTEAM MATESTORESTeamStore Caacutemara de Comptos

3) Doble clic sobre el armario ldquoModelo helliprdquo y seleccionamos todos los elementos que queremos importar

4) Seleccionar y Cerrar

A2- NUEVO PROYECTO A PARTIR DE UNA LIBRERIacuteA

Una libreriacutea podriacuteamos definirla como una plantilla con la cual se crea un nuevo proyecto

Una libreriacutea para un determinado tipo de proyecto (auditoriacutea de un ayuntamiento revisioacuten de un expediente hellip) puede contener los programas estaacutendar de trabajo terminologiacutea poliacuteticas estructura de la auditoriacutea etc De manera que la fase de planificacioacuten de una nueva auditoriacutea que se abre a partir de dicha libreriacutea puede simplificarse mucho ademaacutes de garantizar una homogeneizacioacuten entre todas las auditorias del mismo tipo

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La carpeta CG ldquoAacutereas de auditoriacuteardquo contiene todos los programas de trabajo incluidos en la libreriacutea que hemos seleccionado

Cualquier proyecto independientemente de la etapa en que se encuentre puede guardarse como una libreriacutea a partir de la cual crear proyectos futuros

1) AdministracioacutenGuardar como libreriacutea2) Destino TTEAMMATELIBRERIAS

Todo nuevo proyecto se inicia a partir de una libreriacutea bien una libreriacutea de plantilla inicial (libreriacutea base Caacutemara de Comptos) o bien proyectos ya abiertos que queremos que sirvan de base para auditorias futuras

Una libreriacutea no se puede abrir y por tanto conocer su contenido hasta que no se abre un nuevo proyecto a partir de la misma

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B- Fase de planificacioacuten

El proyecto o auditoriacutea se divide en 5 fases que habraacute que ir cerrando de las cuales la primera es la de planificacioacuten

El cierre de la fase de planificacioacuten tiene los siguientes efectos

No se podraacuten eliminar marcas globales miembros del equipo (aunque siacute se podraacuten insertar nuevos)

Se posibilita la firma de papeles y procedimientos y se inicia el registro de edicioacuten (identificacioacuten de las personas que acceden a cada procedimiento y papel)

B1- Configuracioacuten del equipo de auditoriacutea

Menuacute ArchivoAdministracioacutenEquipo o a traveacutes del icono ldquoAdminrdquoEquipo

Las funciones asignadas a los miembros del equipo se pueden cambiar durante la auditoriacutea y pueden ser las siguientes

Administrador Es preparador y revisor a la vez y ademaacutes puede finalizar la auditoriacutea y anular las contrasentildeas

Revisor Puede firmar la revisioacuten de los papeles de trabajo y procedimientos crear y borrar notas

Preparador Puede crear los papeles de trabajo notas y firmar en ldquoPreparado porrdquo

Para antildeadir un nuevo miembro del equipo dar clic en ldquoAntildeadirrdquo e introducir apellido nombre iniciales y funcioacuten del miembro del equipo Completados estos datos se hace clic en ldquoguardarrdquo Las claves de cada uno de los miembros del equipo se introducen cuando cada uno accede por primera vez

B2- Asignacioacuten de las aacutereas de trabajo y procedimientos a los miembros del equipo

Asignar aacutereas o subareas

Apretando el botoacuten derecho sobre cada una de las carpetas que contiene las aacutereas y subareas de auditoriacutea RenombrarAsignarAsignar procedimientosUn procedimiento Dentro de cada PS para cada uno de los procedimientos desplegar el menuacute de ldquoAsignacioacutenrdquoConjunto de procedimientos de un PS Seleccionar todos los procedimientos y con el botoacuten derecho Procedimientos tareas

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B3-Definicioacuten de los Tick-Marks globales

Las marcas globales que se aplicaraacuten a toda la auditoriacutea se definen en la etapa de planificacioacuten aunque posteriormente se podraacuten antildeadir marcas globales o especiacuteficas para cada papel de trabajoIcono ldquoAdminrdquo Marcas Globales Se pueden antildeadir tantos como siacutembolos se presentan y estos siacutembolos no son modificablesLas marcas globales pueden ver predefinidas como parte de la libreriacutea lo que ahorra tiempo de planificacioacuten y asegura un uso global y consistente en todas las auditorias

B4- Antildeadir nuevas aacutereas de auditoriacutea programas o procedimientos

La carpeta CG contiene todas las aacutereas de auditoriacutea cada una de las cuales contiene los programas de auditoriacutea y los papeles de trabajoEstas aacutereas y programas pueden venir dados por la libreriacutea utilizada importarse desde TeamStore o bien modificarlos de una forma manualCada aacuterea o carpeta puede dividirse en subcarpetas Cada carpeta o subcarpeta contendraacute siempre un programa de auditoriacutea y cualquier papel de trabajo antildeadido

AacutereasSituaacutendonos al nivel que queramos crear la carpeta (por ejemplo CG) clic sobre el botoacuten derecho ldquoNueva carpetardquo En el ejemplo abajo indicado crearaacute una nueva carpeta o aacuterea con la letra I Cada aacuterea de auditoriacutea nueva tendraacute una subcarpeta que contendraacute un Programa de Auditoriacutea PS en blanco En el cuadro de diaacutelogo que se abre nos pediraacute el nombre para la carpeta ldquoGrupo de componenterdquo y subcarpeta ldquoPrimer componenterdquo que por defecto le asigna el mismo nombre que al ldquoGrupo de ComponenterdquoSi por el contrario nos posicionamos en un aacuterea (por ejemplo A) crearaacute una subcarpeta (A2)

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Las referencias que TeamMate asigna a las distintas carpetas son inmodificables y por tanto el orden en que las creemos puede ser importante

De un aacuterea se pueden crear tantas subcarpetas como queramos

B5-Cierre de la etapa de planificacioacuten

Para cerrar la etapa de planificacioacuten deberemos dar clic en ldquoAdminrdquo ldquoEtapasrdquo pinchando en ldquoTrabajo de campoInicializarrdquo estaremos en condiciones de empezar la auditoriacutea

C- Organizacioacuten del trabajoTeamMate es una herramienta informaacutetica que nos permite organizar el trabajo realizado en el transcurso de la auditoriacutea y acceder a la informacioacuten almacenada de forma raacutepida a traveacutes de las ventanas de resumen Incidencias procedimientos notas de seguimiento etc

C1 Programa de trabajo

Todos los programas terminan en PS (ejemplo C1PS) Toda carpeta dentro de ldquoAacutereas o procedimientosrdquo del navegador contiene automaacuteticamente un programa de trabajo

Tanto los programas como los procedimientos se importan desde TeamStore donde previamente se han introducido los programas correspondientes a sector local ayuntamientos o a cuentas generales

Un programa de trabajo estaacute dividido en tres ventanas

Ventana Izda Incluye la lista de los procedimientos

Ventana Dcha Superior Se describe la prueba a realizar detalles y objetivos seguidos con la misma

Venta Dcha Inferior Incluye Trabajo Realizado y Conclusioacuten Contiene informacioacuten de todos los papeles de trabajo que hemos adjuntado a ese programa

Pestantildea trabajo realizadoCada procedimiento contiene una ventana de ldquotrabajo realizadordquo disentildeada para ser el meacutetodo baacutesico para documentar el trabajo La ventana no tiene liacutemite en cuanto a la cantidad de texto a almacenar (haciendo doble clic sobre el nombre de la pestantildea proporcionaraacute un aacuterea maacutes grande)

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HIPERTEXTO Desde el campo de trabajo realizado se puede hacer referencia a cualquier papel de trabajo o procedimiento incluido en el TeamMate simplemente tecleando la referencia como texto (ejemplo C11) Pinchando dos veces sobre dicha referencia nos llevaraacute a ese papel de trabajo o procedimiento

Cuadro RefsAparecen las referencias de los papeles de trabajo relacionados con el procedimiento resaltadoPosicionados en la ventana de Refs clic botoacuten dcho nos permite borrar o antildeadir hiperenlaces a ese procedimiento Si lo que queremos es borrar un papel de trabajo tendremos que hacerlo desde el navegador esta ventana soacutelo gestiona hiperenlaces a los procedimientos

Siacutembolos que indican en que fase se encuentra cada procedimiento o papel de trabajoEn fase de preparacioacuten Firmado como realizado Firmado como revisado

C2 Papeles de trabajo

Tambieacuten se pueden antildeadir papeles de trabajo para documentar el trabajo (Word Excel PDF PowerPoint etc) Se pueden crear hojas de trabajo nuevas insertar papeles de trabajo existentes fuera de TeamMate o importar plantillas existentes en TeamStore

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Antildeadir papel de trabajo

Una vez nos situamos sobre el procedimiento que queremos documentar hacemos aparecer la barra de herramientas flotante clic sobre el icono ldquoAntildeadir PTrdquo

A la hora de disentildear las hojas de Excel es necesario tener en cuenta que por regla general no se van a imprimir sino que lo normal seraacute verlas en pantalla Por tanto deberemos procurar que las hojas de caacutelculo no se extiendan y ocupen maacutes de una pantalla

TeamMate asignaraacute automaacuteticamente un nuacutemero y una letra que hace referencia al programa y se relacionaraacute al procedimiento que tengamos resaltado Se le podraacute dar un Tiacutetulo o asignar a una persona del equipo

ldquoImportar desde ArchivordquoSe puede insertar cualquier tipo de archivo esta pestantildea nos posibilita navegar por nuestro ordenador hasta localizar el archivo correspondiente que puede estar en cualquier formato

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A traveacutes de esta opcioacuten podremos incorporar legislacioacuten o incluso paacuteginas Web siempre y cuando previamente la hayamos almacenado en nuestro PC o en nuestro entorno de red

Ejemplo Insertamos como papel de trabajo una resolucioacuten publicada en el Boletiacuten Oficial Una vez posicionados en la resolucioacuten ldquoGuardar comordquo Tipo ldquoPaacutegina Web soacutelo HTML (htmhtml)rdquo Guardada la resolucioacuten bien en red o en el disco duro la importamos desde TeamMate

Antildeadir referencia a un procedimiento de un papel de trabajo ya incluido en el TeamMateSituando el ratoacuten sobre la ventana de Refs clic sobre el botoacuten derecho ldquoCrear Hiperenlacesrdquo ldquoVinculo a Refrdquo TeamMate te permite navegar por las distintas aacutereas procedimientos o incidencias para poder seleccionar el documento que queremos insertar

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C3 Firmas y registros de acceso

Existen dos tipos diferentes de firma en TeamMate

La firma en papeles de trabajo e incidencias La firma en procedimientos de forma individual

Para firmar papeles de trabajo e incidencias hacer clic en el icono ldquoFirmadordquo en la barra flotante de herramientas y despueacutes hacer clic en ldquoPreparado porrdquo TeamMate inserta automaacuteticamente sus iniciales y la fecha

Para firmar procedimientos una vez resaltado el mismo hacer clic en el icono ovalado de la parte inferior del programa

Cada procedimiento papel de trabajo o incidencia puede ser firmado como realizado y como revisado Ademaacutes a partir del cierre de la planificacioacuten se crea un registro de las personas que acceden a los documentos y modifican algo

D- Realizacioacuten del trabajo

D1 HiperenlacesPara cruzar referencias de unos papeles de trabajo a otros pueden realizarse

De una direccioacuten ( del archivo A al B) De dos direcciones esto es de ida y vuelta (de A a B y de B a A)

En la barra flotante de TeamMate tenemos el icono de Hiperenlaces

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Viacutenculo de una direccioacutenExisten dos formas de crear el enlace

1 Posicionado en el lugar donde queremos que aparezca el Hiperenlace en la barra flotante seleccionamos el icono de Hiperenlace

Elegimos la pestantildea ldquoViacutenculo a Refrdquo y aparece un aacuterbol con todas las aacutereas y los archivos que cuelgan de cada una Pinchando en el archivo correspondiente y luego en ldquoInsertarrdquo se crea el Hiperenlace El lugar al que nos desplazaremos picando en el enlace es si el archivo destino es Excel la uacuteltima celda en que hayamos estado si es Word al inicio del documento

2 Cuando queremos dirigirnos a un lugar concreto del archivo destinoNos situamos en el lugarposicioacuten de destino del enlace y activamos el icono de HiperenlaceEn la parte superior derecha ldquocopiar destinordquoNos posicionamos en el archivo y lugar donde queremos insertar el enlaceActivamos el icono de Hiperenlace y elegimos ldquopegar viacutenculordquo ldquoinsertarrdquo

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Viacutenculo de dos direccionesSe realizariacutea de la misma forma que el procedimiento 2) anterior soacutelo que es necesario activar la casilla ldquocrear un viacutenculo de dos viacuteasrdquo antes de pinchar en ldquoinsertarrdquo

D2 IncidenciasPara introducir una incidencia (ML) en un papel de trabajo o procedimiento es necesario activar la barra flotante y dar clic en el icono de ldquoIncidenciasrdquoSe abre el primer cuadro de dialogo que nos pediraacute el nombre de la misma ldquoAceptarrdquoEn la siguiente pantalla distinguimos dos grandes aacutereas una para introducir una descripcioacuten de la incidencia y otra para efectuar la recomendacioacuten correspondiente

La incidencia quedaraacute insertada en el procedimiento o papel desde el cual hemos abierto la barra en el ejemplo (M1PS)

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Estas incidencias se almacenan automaacuteticamente en AS1 Es desde esta posicioacuten donde se nos permite cambiar el nombre firmar como preparado o revisado o incluso borrarla Una vez que se elimina una incidencia no se renumeran las demaacutes su eliminacioacuten deja su nuacutemero sin uso

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D3 Notas de seguimientoAl igual que las incidencias las notas se pueden introducir a un papel de trabajo o procedimiento y como en el caso anterior se activa la barra flotante y se selecciona el icono ldquoNotasrdquoSe debe dar clic sobre el icono ldquoNuevordquo y se abre un cuadro de diaacutelogo donde introduciremos a quien va dirigida la nota el contenido de la misma y la firmaremos como preparadaCuando guardamos y cerramos la nota se crea un hiperenlace al procedimiento u hoja de trabajo desde donde la hayamos creadoPara borrar las notas es necesario que tengan dos firmas preparador y revisor Un preparadorrevisor podraacute firmar ambas

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E- Revisioacuten del trabajo

A traveacutes de las ventanas de resumen se puede acceder de forma raacutepida a la informacioacuten deseada

NavegadorIncidenciasProcedimientosNotas de seguimientoEstado elementosEstado procedimientos

A traveacutes de procedimientos podremos saber cuaacutentos procedimientos tenemos asignados cuantos estaacuten preparados o pendientes de preparar

A traveacutes de incidencias (agrupadas por preparador o por carpeta etc) podremos ver la descripcioacuten y recomendacioacuten de cada una Para editarlas podemos acceder a ellas con doble clic

Para borrarlas seraacute necesario acceder desde el navegador a la carpeta AS

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F- TEAMSTORE

El TeamStore es una base de conocimiento de la auditoriacutea es un fichero independiente que se ubica fuera de TeamMate TeamMate puede importar (obtener) y exportar (enviar) ay desde TeamStore Por ejemplo se pueden importar programas de auditoriacutea estaacutendar del TeamStore

Los elementos que se pueden obtener desde TeamStore son Programas de auditoriacutea (PS) y procedimientos estaacutendar En cualquier momento

de la auditoriacutea se pueden antildeadir programas de auditoriacutea completos o procedimientos seleccionados a un programa de auditoriacutea existente simplemente importando desde TeamStore

Incidencias TeamStore admite la posibilidad de almacenar incidencias que se repiten frecuentemente- incluyendo recomendaciones

Miembros del equipo de auditoriacutea TeamStore puede contener una relacioacuten completa de todo el personal de auditoriacutea Durante la fase de planificacioacuten se puede hacer una importacioacuten de la lista hacia su auditoriacutea

Papeles de trabajo Plantillas

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Una vez abierta la aplicacioacuten de TeamStore ldquoAbrirrdquo navegamos hasta TTEAMMATESTORES donde se encuentra la base de datos de TeamStore

La base de datos se divide en armarios cada uno de ellos engloba los programas de trabajo dependiendo de cuaacutel sea el objeto de fiscalizacioacuten Entidades Locales Cuentas Generales Contratacioacuten (para la revisioacuten de expedientes concretos)

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G- Finalizacioacuten del Proyecto

Una vez terminados todos los trabajos relacionados con un proyecto de Auditoriacutea procede ldquofinalizarlordquo en TeamMate

Una vez ldquoTerminadordquo un proyecto de Auditoriacutea solamente podremos acceder a eacutel en modo lectura es decir para examinar su contenido pero no podremos modificar nada

Por tanto para prever la necesidad de modificaciones posteriores a la ldquofinalizacioacutenrdquo es importante tener una copia de seguridad justamente antes de la ldquofinalizacioacutenrdquo que nos permita borrar el proyecto ldquoTerminadordquo restaurar la copia de seguridad justamente previa a la finalizacioacuten introducir las modificaciones pertinentes y volver a ldquofinalizarrdquo el proyecto (con una nueva copia de seguridad que sustituiriacutea a la anterior) La obtencioacuten de eacutesta copia de seguridad forma parte del proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo

Para finalizar un proyecto hay que ser ldquoRevisorrdquo o ldquoAdministradorrdquo Es decir un ldquoPreparadorrdquo no podraacute ldquofinalizarrdquo un proyecto

A un proyecto ldquoTerminadordquo uacutenicamente podraacuten acceder a eacutel los usuarios actualmente autorizados Por ello se ha adoptado la solucioacuten de antildeadir a todos los proyectos antes de ldquofinalizarlosrdquo un usuario ldquoCAMARA COMPTOSrdquo con rol de ldquoSoacutelo Lecturardquo de manera que todos los usuarios conocedores de la contrasentildea podraacuten acceder a consultar el proyecto una vez ldquoTerminadordquo

El procedimiento para ldquofinalizarrdquo un proyecto es el siguiente

1- Antildeadir al Equipo de Trabajo un usuario denominado CAMARA COMPTOS con rol de ldquoSoacutelo LecturardquoLas instrucciones para antildeadir un nuevo miembro del Equipo de Auditoriacutea figuran en el apartado ldquo41 Configuracioacuten del equipo de auditoriacuteardquo de la presente Guiacutea (paacuteg 5)

2- Elegir la opcioacuten Archivo | Administracioacuten | Etapashellip para acceder a la ventana de ldquoCambiar Estadordquo

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3- Pulsar el 5ordm botoacuten ldquoCompletar Finalizarrdquo Se lanzaraacute el asistente para finalizar que consta de seis pasos

4- El primer paso es solamente informativo y resume las acciones que se van a realizar Pulsaremos el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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5- El segundo paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los elementos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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6- El tercer paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los procedimientos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

7- El cuarto paso va a verificar que no quedan Notas de Seguimiento sin contestar Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo sin contestar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo contestado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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8- iexclMUY IMPORTANTE NO PULSAR EL BOTOacuteN ldquoSIGUIENTErdquo DE ESTA VENTANA HASTA QUE NO SE HAYA COMPLETADO LA COPIA DE SEGURIDAD

El quinto paso es criacutetico pues es ahora cuando vamos a realizar la uacuteltima copia de seguridad Dada su importancia se ha creado una carpeta para albergar estas copias de seguridad STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS Por tanto pulsaremos el botoacuten ldquoNavegarrdquo para seleccionar dicha carpeta que quedaraacute en el primer campo de la ventana y podremos pulsar el botoacuten ldquoInicio Copia de seguridadrdquo que aparece en el segundo campo de la ventana Una vez terminada la copia pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

9- El sexto paso va a ser propiamente el proceso de finalizacioacuten de manera que todaviacutea estamos a tiempo de pulsar el botoacuten ldquoCancelarrdquo para abandonar el procedimiento sin haber realizado la ldquofinalizacioacutenrdquo del proyecto

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STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS

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Si estamos seguros de que queremos ldquofinalizarrdquo el proyecto quedan 2 uacuteltimas decisiones

La primera decisioacuten es sobre el Histoacuterico de Firmas y Ediciones (modificaciones) y figura en la parte izquierda de la ventana Podemos elegir entre mantener solamente las firmas o mantener tanto las firmas como las edicionesAdemaacutes en el primer caso de dejar solamente las firmas podemos indicar dos opciones maacutes

o retener solamente el uacuteltimo preparador y el uacuteltimo revisor firmante o todos los habidos (puesto que se ha podido firmar varias veces)

o y limpiar las fechas de firma dejando solamente el usuario firmante

La segunda decisioacuten es sobre las Notas de Seguimiento y figura en la parte derecha de la ventana Podemos elegir entre Borrar o Mantener las Notas de Seguimiento incluidas en el proyectoUna vez elegidas todas las opciones mencionadas pulsaremos el botoacuten ldquoInicio Finalizacioacuten procesordquo

Una vez completado este proceso de Finalizacioacuten pulsaremos el botoacuten ldquoCerrarrdquo del Asistente y de la ventana ldquoCambiar Estadordquo y ya tenemos el proyecto ldquoTerminadordquo

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3 USO DE MICROSOFT EXCEL COMO HERRAMIENTA DE AUDITORIA

Excel tiene muchas funciones uacutetiles para los auditores La capacidad de poner los datos en una hoja de caacutelculo y realizar diferentes pruebas y anaacutelisis hacen de Excel una herramienta de auditoriacutea de gran alcance Es faacutecil de usar y de faacutecil acceso para la mayoriacutea de los auditores Excel puede realizar muchos tipos de pruebas analiacuteticas que incluyen la ley de Benford anaacutelisis horizontal y vertical anaacutelisis de iacutendices anaacutelisis de regresioacuten las estadiacutesticas la estratificacioacuten y el envejecimiento Tambieacuten se pueden realizar muchos tipos de anaacutelisis de datos incluyendo datos anexados y de combinacioacuten tabular cruz y la tabla dinaacutemica detectar duplicados y vaciacuteos el extracto y el filtro unir y relacionar muestra clasificar resumir y subtotal

4 CARACTERISTICAS DESEABLES DE UN SOFTWARE DE AUDITORIA

CARACTERIacuteSTICAS GENERALES

Las caracteriacutesticas generales que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Manual de Usuario Manual Teacutecnico y Material de Capacitacioacuten

bull Opciones de copiar o exportar cualquier documento como papeles de trabajo aaplicaciones ofimaacuteticas como Word Excel Power Point y otros

bull Capacidad de acumular la informacioacuten histoacuterica y ademaacutes de poderla consultar por antildeo

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bull Capacidad de poder funcionar como un todo integrado entre las diferentes etapas yprocesos de la Auditoria Planeacioacuten Administracioacuten de Riesgos Ejecucioacuten yAdministracioacuten de Papeles de Trabajo Evaluacioacuten de Administracioacuten de TI Anaacutelisis yEvaluacioacuten de Base de Datos Emisioacuten de Informes

CARACTERIacuteSTICAS DE SEGURIDAD

Las caracteriacutesticas de seguridad que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Posibilidad de definir que usuarios puedan acceder al sistema

bull Administracioacuten de los permisos de las opciones a las que tiene derecho un usuario aejecutar consultar seguacuten su cargo y aacuterea a la que pertenezca

bull Opciones de incluir pistas de auditoriacutea en procesos control de cambios lecturaescritura y modificacioacuten de parte de los usuarios

bull Copias de respaldo de la informacioacuten mediante BACKUP en medios magneacuteticosoacutepticosy COMPROBAR como recuperar los datos del Backup

5 VENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

La ventaja principal del computador es su increiacuteble velocidad El tiempo requerido para que un computador mayorice una transaccioacuten o determina su saldo de una cuenta es de aproximadamente unas pocas milloneacutesimas de segundo

bull SE PUEDEN PROCESAR EN FORMA RAPIDA Y EFICIENTE GRANDES CANTIDADES DE DATOS Las empresas grandes pueden tener cientos de miles de transacciones por diacutea Al procesar voluacutemenes tan grandes de datos los computadores pueden ahorrar gran cantidad de tiempo en cada paso del proceso contable incluyendo el registro de transacciones su traslado a las cuentas del mayor y la preparacioacuten de registros contables informes y reportes

bull SE PUEDEN TENER ACTUALIZADOS LOS SALDOS DE LAS CUENTAS La velocidad con la que un computador puede procesar los datos permite que las empresas mantengan actualizadas las cuentas del mayor auxiliar los registros de inventarios permanentes y las mayoriacuteas de las cuentas del mayor general

bull SE PUEDEN GENERAL INFOAMCIONES ADICIONALES CASI SIN COSTO EXTRA Con un sistema de contabilidad se puede llevar un diario de ventas Maacutes aun el computador puede ademaacutes reordenar esta informacioacuten para mostrar los

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totales de las ventas diarias por departamento de venta por vendedor y por un producto

bull SE PUEDE DISPONER DE RETROALIMENTACION INSTANTANEA A MEDIDA QUE VAN TENIENDO LUGAR LAS TRANSACCIONES En los sistemas computarizados en liacutenea de tiempo real (OLRT) el empleado que ejecuta la transaccioacuten puede disponer de un Terminal en comunicacioacuten directa con el computador Por tanto el empleado tiene acceso inmediato a la informacioacuten contable uacutetil para ejecutar una transaccioacuten corriente

bull SE PUEDE TENER PROCEDIMIENTOS ADICINALES DE CONTROL INTERNO EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO La aprobacioacuten de cada venta a creacutedito constituye un procedimiento de control interno del cual pueden hacer uso las capacidades uacutenicas del computador

Tal procedimiento del control puede no ser praacutectico en un sistema manual especialmente si el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no se mantiene permanente

6 DESVENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

Los sistemas computarizados tambieacuten tienen sus limitaciones pero estas limitaciones son correctivas y podriacutea decirse que son leves en comparacioacuten con los grandes beneficios que ofrece a la empresa

Las principales limitaciones son

bull Alto costo de inversioacuten al instalar un sistema computarizado

bull El costo de mantenimiento es alto y complejo

bull El alto costo en el entrenamiento del personal

bull Los programas deben ser confiables

bull La loacutegica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas

bull Elevado costo de desarrollo

bull Limitado numero de reportes y consultas

bull Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada

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bull Necesidad de mantenimiento del sistema debido a las modificaciones que habraacute tenido la aplicacioacuten en las actualizaciones o subsiguientes o por cambios de aplicaciones

En conclusioacuten podriacuteamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son en la mayor parte de iacutendole econoacutemica lo cual para muchos no es preocupante

7 SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE COMPUTACION

Los equipos informaacuteticos son instrumentos que estructuran grandes cantidades de informacioacuten la cual puede ser confidencial para la entidad y puede ser mal utilizada o divulgada a personas que hagan mal uso de esta ademaacutes pueden ocurrir robos fraudes o sabotajes que provoquen la destruccioacuten total o parcial de las actividades de procesamiento electroacutenico de datos Esta informacioacuten puede ser de suma importancia y al no contar con ella en el momento preciso puede provocar retrasos sumamente costosos

Al auditar con sistemas informaacuteticos el auditor debe verificar y constatar lo siguiente

Que no se tengan copias piratas o bien que al conectarnos en red con otras computadoras no exista la posibilidad de transmisioacuten de virus

Que se hayan implementado procesos fiacutesicos y loacutegicos para la proteccioacuten del hardware y datos procesados asiacute como a las instalaciones de ingreso al aacuterea de procesamiento de datos y servidores Contemplando las situaciones de incendios sabotajes robos cataacutestrofes naturales etc

Implementacioacuten de mecanismos para garantizar la seguridadloacutegica del software a la proteccioacuten de los datos e informacioacutenprocesos y programas asiacute como la restriccioacuten de usuarios noautorizados al acceso de la informacioacuten

8 BACK UP Y RECUPERACION

Una copia de seguridad o backupen tecnologiacutea de la informacioacuten o informaacutetica es una copia de seguridad - o el proceso de copia de seguridad - con el fin de que estas copias adicionales puedan utilizarse para restaurar el original despueacutes de una eventual peacuterdida de datos Fundamentalmente son uacutetiles para tres cosas Primero recuperarse de una cataacutestrofe informaacutetica Segundo recuperar una pequentildea cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente o corrompido

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JUSTIFICACION

En los uacuteltimos tiempos se ha visto un gran avance de la tecnologiacutea absorbiendo de una forma sorprendente todas las operaciones Financieras y Administrativas Dando origen a un obstaacuteculo muy grande ocasionando temor y duda sea el caso que las empresas hoy en diacutea estaacuten utilizando un sistema de contabilidad computarizado con la ayuda de diferentes software siendo una herramienta para algunos y un caos para otras al momento de su manejo exhortando a los auditores a mantenerse a la par de estos sistemas operativos no dejando a la auditoria sin evolucioacuten alguna evitando que los procedimientos sean lentos como los que se utilizaban 20 antildeos atraacutes por tal motivo queriendo mejorar la velocidad al realizar nuestros papeles de trabajo surge la necesidad de ponernos al diacutea con estos sistemas Actualmente los paiacuteses desarrollados cuentan con programas de alto nivel los cuales por el valor econoacutemico son un poco accesibles Por lo que se ha dado a la tarea buscar otras opciones en sistemas de procedimientos electroacutenicos para la auditoria los cuales puedan ser accesibles comprensibles y de un manejo sencillo

Como grupo de Seminario del Noveno Semestre Seccioacuten ldquoArdquo se considera que el uso de tecnologiacutea es importante en la Auditoria ya que puede ayudar a mejorar la relacioacuten en cuanto al costo Beneficio y optimizar el uso de recursos y minimizar los tiempos del trabajo

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OBJETIVOS

Proporcionar herramientas electroacutenicas que faciliten elementos y con ello tambieacuten el proceso de auditoria para la buacutesqueda eficaz de evidencia apegada a los estaacutendares de calidad para conocer la importancia de las herramientas tecnoloacutegicas que se apliquen al proceso de auditoria

OJETIVOS ESPECIFICOS

Presentar el enfoque para planear e implementar el uso de herramientas de software de auditoria como apoyo a las auditorias internas y externas

utilizar software de auditoria para efectuar pruebas de calidad de cumplimiento y de exactitud a la informacioacuten contenida en las bases de datos y archivos de computador utilizando el software predeterminado

Desarrollar una herramienta al alcance de todos a base de hojas de Excel para facilitar el estudio implementacioacuten y mejoramiento de la misma

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USO DE TECNOLOGIA EN PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

11 Evolucioacuten Tecnoloacutegica en Auditorias

En la sociedad actual la actividad comercial estaacute concentrada en generar y distribuir informacioacuten proporcionando a los profesionales de todas las aacutereas los motivos suficientes para concentrarse en el procesamiento de la misma Dada esta necesidad el hombre en su afaacuten de solventar todos los problemas e inconvenientes que se le presentan ha disentildeado nuevas tecnologiacuteas y que desde sus inicios no han dejado de evolucionar

La evolucioacuten tecnoloacutegica proporciona recursos computacionales capaces de mejorar la calidad de vida del hombre buscar el bienestar y el oacuteptimo desempentildeo laboral a traveacutes de los diferentes medios que van desde la utilizacioacuten de una computadora personal hasta sofisticados equipos de alta tecnologiacutea en red aplicables a casi todos los procesos contables e incluso de auditoriacutea

Todo Contador Puacuteblico y Auditor debe analizar los registros contables en busca de alteraciones e irregularidades aplicando pruebas y teacutecnicas parareunir evidencia necesarias y de esta forma respaldar la opinioacuten profesional en ese sentido el desaprovechar las herramientas tecnologiacuteas existentes para la captacioacuten de evidencias conllevan a que las pruebas recolectadas que sustenta el Informe de auditoriacutea puedan carecer de credibilidad

De acuerdo con todo esto se debe dar a conocer la importancia de las herramientas tecnoloacutegicas aplicables al proceso de auditoria como instrumento de trabajo de gran utilidad De este modo se quiere con ello plantear una solucioacuten efectiva a la problemaacutetica que existe en la actualidad y justificar el uso de herramientas computacionales de alta tecnologiacutea en procesos de auditorias de estados financieros

Para un profesional competente no tiene sentido disponer de un computador a menos que sea para realizar determinados trabajos para los que la maacutequina sea adecuada hoy en diacutea estas maacutequinas permiten un instrumento de trabajo de gran precisioacuten y alta eficacia Paradoacutejicamente la capacidad del computador es cada vez mayor permitiendo la creacioacuten de programas maacutes sofisticados y equipos de alto rendimiento Con un sistema computarizado el costo de recoger y analizar la informacioacuten es tan pequentildeo que las uacutenicas limitaciones son el intereacutes del profesional o el administrador en conocer y no conocer determinados datos

Gracias a los continuos avances tecnoloacutegicos los profesionales cuentan con herramientas tanto de Software que permiten la construccioacuten de bases de datos cada vez maacutes relacionales procesadores de textos hojas de caacutelculo programas de gestioacuten contable disentildeo de imaacutegenes dibujos y graacuteficos de alta resolucioacuten y de Hardware

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como son los microprocesadores maacutes potentes perifeacutericos de almacenamiento de gran capacidad dispositivos de captacioacuten de imaacutegenes y video estaciones de trabajo de alta tecnologiacutea en red entre otros Como parte de las nuevas tecnologiacuteasla informaacutetica ha dado lugar a la creacioacuten de novedosos componentes fiacutesicos y loacutegicos que sirven de instrumentos a los profesionales en distintas aacutereas

El procesamiento electroacutenico de datos serviraacute al contador puacuteblico para la determinacioacuten de la calidad de la informacioacuten permitiraacute realizar un proceso de contabilizacioacuten revisioacuten y auditoria maacutes selectivo de las actividades y procedimientos relativos a un gran volumen de transacciones El auditor puede aprovechar la velocidad con que el sistema procesa la informacioacuten y ahorrar tiempo que le serviraacute para darle un mayor esfuerzo a la evaluacioacuten

El uso de herramientas computacionales en la auditoria para evaluar el sistema de procesamiento de datos y sus resultados ofrece al auditor la oportunidad de llevar a cabo un alto desempentildeo de las actividades y procedimientos que involucran un gran nuacutemero de transacciones

2 TEacuteCNICAS DE AUDITORIacuteA ASISTIDAS POR COMPUTADOR

-TAACrsquos-

Algunos auditores utilizan para llevar a cabo sus procedimientos de auditoria programas elaborados enlenguajes de programacioacuten hojas electroacutenicas o consultas en bases de datos

Desde hace ya algunos antildeos se han utilizado productos de software llamadosgeneacutericamente paquetes de auditoriacutea capaces de generar programas para auditores

Dichos productos han evolucionado hacia la obtencioacuten de muestreos estadiacutesticos quepermiten la obtencioacuten de resultados e hipoacutetesis

En la actualidad los productos de software especiales para procedimientos de auditoriacutease orientan principalmente hacia lenguajes que permiten la consulta dearchivos y bases de datos de la empresa auditada Estos productos pueden serutilizados tanto por auditores externos como auditores internos

21 Definicioacuten

Las teacutecnicas de auditoriacutea asistidas por computador o CAATrsquos por sus siglas eningleacutes ComputerAssistedAuditTechniques son herramientas y teacutecnicas de auditoriacutea que permiten al auditor aumentar elalcance y la eficiencia de la auditoriacutea con procedimientos automatizados

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El auditor que las utilice debe confiar en los resultados que proporcionan y deesta forma reducir los procedimientos de auditoriacutea sustantivos necesarios para verificarla informacioacuten procesada por el sistema

Existen de distintos tipos los cuales pueden utilizarse para prueba de los detallesde operaciones y saldos procedimientos de revisioacuten analiacuteticos pruebas decumplimiento de los controles generales de sistemas de informacioacuten pruebas decumplimiento de los controles de aplicacioacuten

Finalmente el auditor elabora determinadas partes del informe con archivos queson resultados de las pruebas y controles por lo cual resulta necesario el manejo desoftware de faacutecil utilizacioacuten como procesadores de texto paquetes de graacuteficos hojasde caacutelculo etc

Actualmente existen muchas CAATrsquos en el mercado de las cuales se daraacute unadescripcioacuten de algunas entre ellas tenemos ACL IDEA PanAudit EasytrieveDYL280 (300) Culprit FOCUS FocAudit etc

22 NIA 1009Teacutecnicas de Auditoria con Ayuda de Computadora (TAACs)

La estructura baacutesica de esta NIA se la presenta continuacioacuten con una breve descripcioacuten de cada punto

bull Descripcioacuten de Teacutecnicas de Auditoria con Ayuda de Computadora (TAACs)

Software de Auditoria Son programas utilizados para procesar grandes cantidades dedatos generados por la contabilidad de una organizacioacuten pueden ser Programas enpaquete programas escritos para un propoacutesito especiacutefico y programas de utileriacutea

Datos de Prueba Datos de prueba para probar controles especiacuteficos Transacciones deprueba seleccionada Transacciones de prueba usadas en una instalacioacuten de pruebasintegrada

bull Usos de TAACs

Se pueden utilizar TAACs para

o Pruebas de detalles de transacciones y saldos

o Procedimientos de revisioacuten analiacutetica

o Pruebas de cumplimiento de controles generales

o Pruebas de cumplimiento de controles de aplicaciones

bull Consideraciones en el uso de TAACs

Para determinar si se utilizaraacuten TAACs se deberaacute considerar

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o Conocimiento pericia y experticia del auditor en computadoras

o Disponibilidad de TAACs e instalaciones adecuadas de computacioacuten

o No factibilidad de pruebas manuales

o Efectividad y eficiencia

o Oportunidad

bull Utilizacioacuten de TAACs

Los principales pasos que un auditor debe tomar en cuenta en la aplicacioacuten de TAACsson

o Fijar el objetivo de la aplicacioacuten de la TAAC

o Determinar el contenido y accesibilidad de los archivos de la entidad

o Definir los tipos de transaccioacuten que van a ser probados

o Definir los procedimientos que se realizaraacuten en los datos

o Definir los requerimientos de datos de salida

o Identificar al personal de auditoriacutea y de computacioacuten que pueda participar en eldisentildeo y aplicacioacuten de la TAAC

o Refinar los estimados de costos y beneficios

o Asegurarse de que el uso de la TAAC estaacute controlado y documentado en formaapropiada

o Organizar las actividades administrativas incluyendo las habilidades necesariasy las instalaciones de computacioacuten

o Ejecutar la aplicacioacuten de la TAAC

o Evaluar los resultados

bull Utilizacioacuten de TAACs en entornos de computadora en negocios pequentildeos

El auditor deberaacute poner especial eacutenfasis en los negocios pequentildeos en los siguientes aspectos

o El nivel de controles generales de PED puede ser tal que el auditor depositemenos confiabilidad en el sistema de control interno Esto daraacute comoresultado

1048707 Mayor eacutenfasis en las pruebas de detalles de transacciones y saldos yen los procedimientos de revisioacuten analiacutetica lo que puede aumentar laefectividad de ciertas TAACs particularmente del software deauditoria

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1048707 La aplicacioacuten de procedimientos de auditoriacutea para asegurar elfuncionamiento apropiado de la TAAC y la validez de los datos dela entidad

o En casos donde se procesen menores voluacutemenes de datos los meacutetodosmanuales pueden ser maacutes efectivos en costo

o La asistencia teacutecnica adecuada puede no estar disponible al auditor por partede la entidad haciendo asiacute poco factible el uso de TAACs

o Ciertos programas de auditoriacutea en paquete pueden no operar encomputadoras pequentildeas restringiendo asiacute la opcioacuten del auditor encuanto a TAACs Sin embargo los archivos de datos de la entidadpueden copiarse y procesarse en otra computadora adecuada

23 Descripcioacuten de algunas CAATs

231 ACL

ACL (Lenguaje de Comandos de Auditoria) es un software para anaacutelisis y extraccioacuten de datosmaacutes usado en la actualidad

Con ACL los auditores y profesionales de los negocios pueden transformar grandes cantidadesde datos electroacutenicos en un conocimiento comercial de valor Es un software poderoso y faacutecilde usar le permite convertir datos en informacioacuten significativa lo cual le ayuda a alcanzar susobjetivos de negocios y agregar valor a su organizacioacuten

Con ACL se podraacute realizar la revisioacuten de datos con una cobertura del 100 de los datos estosignifica que se pueden hacer auditoriacuteas para toda una poblacioacuten entera y no para pequentildeasmuestras

El impacto de ACL se ve en los siguientes aspectos los ciclos de auditoriacutea maacutes cortos lasinvestigaciones maacutes detalladas una confianza completa en sus resultados un ahorrosignificativo en sus recursos un rol mayor de la auditoriacutea en el negocio

Caracteriacutesticas generales

bull Permite importar archivos de diferentes fuentes o formatos (archivos planos y de basede datos especiacuteficas)

bull Los datos importados no son modificados asegurando la integridad e incrementando elnivel de confianza de los datos trabajados

bull Generacioacuten de pistas de auditoria (Quien Como Cuando Donde)

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bull Posibilidad de escribir ScriptsMacros que automaticen procedimientos de revisioacutenrutinaria en auditorias recurrentes

bull Incrementar la cobertura de revisioacuten al 100 de datos a analizar

Caracteriacutesticas especiacuteficas

bull Identificar tendencias sentildealar excepciones y destacar aacutereas que requieren atencioacuten

bull Localizar errores y fraudes potenciales mediante la comparacioacuten y el anaacutelisis dearchivos seguacuten los criterios especificados por el usuario

bull Volver a calcular y verificar saldos

bull Identificar problemas de control y asegurar el cumplimiento de las normas

bull Analizar y determinar la antiguumledad de las cuentas por cobrar cuentas por pagar u otrastransacciones a las que afecta el tiempo transcurrido

bull Recuperar gastos o ingresos perdidos detectando pagos duplicados secuenciasnumeacutericas incompletas en la facturacioacuten o servicios no facturados

bull Detectar relaciones no autorizadas entre el personal de la empresa y los proveedores y muchas maacutes

bull Funciones especiacuteficas para la auditoriacutea desde comandos tales como FaltantesDuplicados y Estratificar hasta el importante log de comandos o el historial detallado Lafuncionalidad incorporada de revisioacuten de cuentas le permite a auditores y contadores sinexperiencia teacutecnica o de programacioacuten realizar raacutepidamente anaacutelisis e informes sobredatos financieros

bull Procesa raacutepidamente millones de transacciones asegurando una cobertura del 100 yuna confianza absoluta en sus resultados

bull El Asistente de definicioacuten de datos faacutecilmente selecciona identifica y da formato a losdatos acelerando su acceso a las poderosas capacidades de anaacutelisis y generacioacuten deinformes de ACL

bull ACL puede leer y analizar cualquier tipo de datos accediendo a cualquier entorno de suorganizacioacuten (tales como Oracle SQL Server Informix AS400 IBM390 SAPtrade R3tradearchivos de informe de longitud variable archivos privados archivos tradicionalesarchivos de informe y muchos maacutes)

bull Relaciona y trabaja simultaacuteneamente con varios archivos (Modelo EntidadRelacioacuten)para hacer anaacutelisis e informes auacuten maacutes completos

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bull Crea informes en HTML para su publicacioacuten en Internet o en la Intranet de suorganizacioacuten

bull Automatiza y registra sus pasos y desarrolla aplicaciones especiales haciendo maacutesproductivas las auditoriacuteas futuras

bull Permite revisar o imprimir en cualquier momento un historial completo de sus archivospasos y resultados

232 IDEA

IDEAel que utiliza Price WaterhouseCoopers es una herramienta de PC basada en laInterrogacioacuten de Archivos para ser utilizada por auditores contadores investigadores y personalde seguridad informaacutetica Analiza los datos de diversas maneras y permite la extraccioacuten elmuestreo y la manipulacioacuten de datos para identificar errores problemas cuestiones especiacuteficasy tendencias

IDEA estaacute disentildeado para auditores internos y externos aunque el uso del software esnormalmente diferente

Tambieacuten es una valiosa herramienta para investigadores de fraude contadores yadministradores

Puede utilizarse por ejemplo para

bull Identificar elementos excepcionales

bull Realizar Anaacutelisis

bull Comprobar Caacutelculos

bull Coincidencias cruzadas de datos entre sistemas

bull Pruebas de Omisiones y Duplicados

bull Muestreo

Caracteriacutesticas Generales

bull Mantiene un registro de todas las acciones realizadas en una base de datoscomenzando con la importacioacuten de la base de datos

bull Permite realizar anaacutelisis complejos de datos extracciones de elementos poco usualesmuestras de auditoriacutea transacciones duplicadas pruebas de auditoriacutea rutinarias orecurrentes para investigaciones de fraude auditoriacuteas de seguridad y produccioacuten deinformes de gestioacuten

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bull Agregar campos (calculado) virtuales

bull Extracciones de registros seguacuten criterios utilizando operadores de comparacioacuten (lt gt =otros) loacutegicos (y o no)

bull Realizar pruebas de excepcioacuten avanzadas utilizando las funciones incorporadas deIDEA (funciones Caraacutecter Numeacutericas Coincidencia Fecha y hora Condicionales)

bull Guardar foacutermulas elaboradas con operadores aritmeacuteticos loacutegicos y funciones para suposterior uso en trabajos repetitivos o auditorias recurrentes

bull Generar informes con los anaacutelisis realizados

bull Genera Estadiacutesticas de campos Las Estadiacutesticas Numeacutericas incluyendo totalesmedia miacutenimo maacuteximo y otros valores son uacutetiles para reconciliar los datos importadosal ordenador asiacute como para proporcionar una comprensioacuten del rango de los valores quese estaacuten probando

Las Estadiacutesticas de Fecha incluyendo fecha maacutes temprana y maacutes tardiacutea son uacutetiles paraasegurarse que los datos proporcionados pertenecen al periodo correcto de la auditoriacuteaes decir pruebas de corte asiacute como anaacutelisis de los datos en un periodo

bull IDEAScript se utiliza para extender la potencia y funcionalidad del software IDEA es unlenguaje de programacioacuten especiacutefico para IDEA similar sino igual a Visual Basic paraAplicaciones (VBA) de los programas Word Excel o Access de Microsoft

bullLimitaciones de Base de Datos 32167 campos (columnas) 21 Billones registros(filas) dependiendo del sistema operativo 18 EB tamantildeo de archivo

Objetivos de Auditoriacutea con IDEA

bull Comprobacioacuten de Exactitud Una de las primeras funciones para las que puedeusarse IDEA es para sumar el archivo y comprobar la exactitud de los caacutelculos La sumadel archivo se lleva a cabo usando la opcioacuten Estadiacutesticas de Campo (disponible enImportacioacuten de Archivo) Los caacutelculos pueden verificarse usando la opcioacuten de Agregar(en el diaacutelogo Manejar Campos) o usando el botoacuten de Campos Virtuales en la Barra deHerramientas para crear un caacutelculo del elemento correspondiente o mediante unaprueba de excepcioacuten de caacutelculos erroacuteneos usando la funcioacuten de extraccioacuten La exactitudde cualquier informe de direccioacuten puede suponer un uso maacutes extenso de funcionesespeciacuteficas para lograr el resultado de generar el informe En estos casos puede sernecesario llevar a cabo una serie de uniones yo totalizaciones o caacutelculos deantiguumledad como para el caso del anaacutelisis de deuda

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bull Revisioacuten Analiacutetica IDEA puede ayudar en la preparacioacuten de datos para una revisioacutenanaliacutetica En particular puede generar anaacutelisis que no estariacutean disponibles en otroscasos La opcioacuten Estratificacioacuten (del menuacute Anaacutelisis) daraacute un perfil de la poblacioacuten enintervalos de valor en grupos de coacutedigos o en fechas Esto es particularmente uacutetil alauditar activos tales como deudores inventarios preacutestamos o para definir unadistribucioacuten de las transacciones Adicionalmente la informacioacuten puede resumirse porcoacutedigos determinados o por sub-coacutedigos Las cantidades pueden compararse tambieacutencon las de antildeos anteriores para analizar tendencias Si se necesita un anaacutelisis graacuteficopuede usarse el Asistente de Graacuteficos o lo opcioacuten Graacutefico dentro de Ver

bull Validez (Pruebas de Excepcioacuten Comparaciones y Duplicados) Las pruebas deExcepcioacuten pueden usarse para identificar elementos poco frecuentes o extrantildeos Estospueden ser cantidades excepcionalmente grandes o circunstancias donde dosconceptos de informacioacuten no se correlacionan debidamente (por ejemplo salario concategoriacutea) Tambieacuten pueden verificarse campos de informacioacuten con tablas de valoresadmisibles (por ejemplo precios hora estaacutendar)

o El Muestreo Estadiacutestico se usa normalmente para comprobar la validez de datos

de tal manera que permite la evaluacioacuten de los mismos a traveacutes de una poblacioacuten Los meacutetodos maacutes sofisticados como el Muestreo por Unidades Monetaria son difiacuteciles de implantar a mano Cuando las pruebas se refieren a comprobaciones fiacutesicas de documentacioacuten o de recursos en vez de a la comprobacioacuten de registros mecanizados las teacutecnicas de muestreo estadiacutestico son las apropiadas

o Las Pruebas de duplicados pueden ser muy eficaces en ciertas circunstancias

como en la comprobacioacuten de pagos o para buscar entradas de nuacutemerosrepetidos durante los recuentos de inventario

o Puede ser necesario unir primero dos archivos para realizar una prueba de

validez como por ejemplo el archivo de transacciones con el archivo maestrocorrespondiente

bull Integridad (Omisiones y Coincidencias) Para los test de integridad pueden utilizarsela opcioacuten de Omisiones (Nuacutemericas de Caracteres y de Fechas para que esto se puedahacer debe existir un nuacutemero secuencial en la documentacioacuten original Los archivos deinventario y de ventas pueden comprobarse para verificar ordenes de entrega conalbaranes y pedidos Tambieacuten puede ser apropiado verificar Omisiones en unasecuencia de nuacutemeros de talonarios y de nuacutemeros de identificacioacuten del inventario Otraprueba comuacuten que se puede realizar es la de hacer un cruce entre un archivo maestro(por ejemplo de contratos de mantenimiento) y uno de transacciones (por ejemplofacturas) para ver si existen registros en el maestro para los cuales no existentransacciones

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bull Corte de operaciones Se pueden realizar comprobaciones de fin de antildeo sobre elmayor de cuentas archivos de inventario o archivos de transacciones para analizarelementos con fechas o nuacutemeros de secuencia anteriores o posteriores al corte de fin deantildeo

bull Deteccioacuten de Fraudes como cruzar archivos de direcciones con los de noacutemina y libroscontables de cuentas a pagar nuacutemeros duplicados en facturas de proveedores ybuacutesquedas de coincidencias en cuentas bancarias de noacutemina con archivos maestroscorrespondientes

bull Deteccioacuten de Fraudes y la Ley de Benfordiv El anaacutelisis de la Ley de Benford esefectivo para identificar posibles valores fraudulentos Si existen valores artificiales oficticios en una base de datos la distribucioacuten de los diacutegitos dentro de la base de datospuede ser diferente a la establecida al respecto por la Ley de Benford Se pueden ver losdatos en forma graacutefica y comparar los resultados con los establecidos previamente porla Ley de Benford asiacute como tambieacuten los liacutemites maacuteximos y miacutenimos

bull Otros Objetivos de Auditoriacutea IDEA puede proporcionar tambieacuten informacioacuten uacutetil enaacutereas complejas tales como provisiones y valoraciones creando varias ldquovistasrdquo basadasen una serie de paraacutemetros diferentes Tomando como ejemplo el inventario se puedenidentificar elementos que no se han movido en 369 y 12 meses compararlos con lasventas despueacutes de fin de antildeo para ver lo que no se ha vendido y comprobar el valorneto realizable para aquellos que siacute se han vendido verificar los elementos deinventario del antildeo pasado frente a lo que no se ha vendido este antildeo Cualquierauditoriacutea o investigacioacuten de archivos que tenga necesidad de llevar a cabo anaacutelisis dedatos trabajos de caacutelculo o pruebas de excepcioacuten se beneficiaraacute con el uso de IDEA

233 TEAMMATE

TeamMate2 el que usa Price WaterhouseCoopers es un facilitador del desarrollo secuencial dela auditoriacutea Este a su vez facilita la labor de documentacioacuten de todas las tareas efectuadas enel proceso de auditoriacutea Por tanto TeamMate es un sistema de ldquoarchivo electroacutenicordquo unaherramienta fundamental para documentar auditoriacuteas de diferentes alcances ayudando a laaplicacioacuten de estaacutendares tanto en la documentacioacuten como en la revisioacuten Adicionalmente facilitala generacioacuten de informes de auditoriacutea TeamMate es usado por maacutes de 14000 auditores en275 paiacuteses alrededor del mundo

Tipos de Auditoriacutea que documenta La aplicabilidad del sistema va desde la documentacioacutende auditoriacuteas financieras de cumplimiento procedimientos operacionales investigaciones yauditoriacuteas de IT Adicionalmente es utilizado para la

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documentacioacuten de la evaluacioacuten decontroles auditoriacuteas de contratos y revisiones generales Con TeamMate se tiene acceso abases de datos de mejores praacutecticas ademaacutes se aprovecha todo el trabajo realizado enauditoriacuteas anteriores asiacute como las guiacuteas de trabajo existentes en Word y Excel Team Matepermite el seguimiento y firma de los papeles de trabajo asiacute como el mantenimiento dereferencias entre los diferentes documentos como el reporte de auditoriacutea los hallazgos y laspruebas realizadasTeamMate incluye un software de imaacutegenes el cual permite una sencilla incorporacioacuten deimaacutegenes y fotografiacuteas escaneadas criacuteticas en los papeles de trabajo

TeamMate fue desarrollado por el WorldResearch and Technology Centre dePricewaterhouseCoopers en Menlo Park California TeamMate fue finalista en la prestigiosaconferencia COMDEX y Windows World Open le dio el premio en 1994 ICAA ndash MicrosoftInnovativeTechnologyAward

Team Mate ayuda a que el proceso que tradicionalmente lleva maacutes tiempo en la ejecucioacuten de laauditoriacutea ldquola documentacioacutenrdquo se reduzca sustancialmente ayudando a que el auditor seconcentre en las actividades de mayor valor agregado

Todos los papeles de trabajo automaacuteticamente son comprimidos y encriptados cuando se cierrauna aplicacioacuten de la misma forma se respaldan los trabajos de forma automaacutetica cada vez quese termina una sesioacuten de trabajo

Arquitectura de TeamMateTeamMate posee un poderoso motor de replicacioacuten el cualpermite el trabajo en equipo tanto en redes de aacuterea local como en ambientes de acceso remotoseguacuten sea la necesidad La arquitectura el modelo de la base de datos y la replicacioacuten permiteno interrumpir el trabajo durante la etapa de revisioacuten ya que cada uno de los miembros delequipo tiene una copia ideacutentica (reacuteplica) de la base de datos lo cual permite que el resto deequipo continuacutee con el trabajo mientras se hace la revisioacuten TeamMate se integra naturalmentea cualquier sistema de correo electroacutenico para facilitar la comunicacioacuten

2Descripcioacuten extractada del documento denominado ldquoSoftware de Auditoriardquo elaborado por el Lic Jorge GuevaraEspinoza

2331 MANUAL TEAMMATE

A- Creacioacuten de un Proyecto Auditoriacutea

La creacioacuten de un nuevo proyecto se puede realizar por dos viacuteas alternativas

1A partir de una libreriacutea baacutesica e importar los programas de TeamStore

2A partir de una libreriacutea modelo dependiendo del tipo de proyecto

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A1 NUEVO PROYECTO A PARTIR DEL TEAMSTORE

Desde el Explorador de auditoriacutea clic sobre el icono de NUEVO

1) Se incluye informacioacuten de la auditoriacutea Coacutedigo Proyecto Grupo de Proyecto y NombreCoacutedigo Proyecto Nombre corto del proyecto (No admite acentos)

Grupo de Proyecto SECTOR LOCAL INSTITUCIONES PARLAMENTARIAShelliphellip

Nombre Descripcioacuten larga del proyecto Deberiacutea coincidir con la denominacioacuten oficial del trabajo

2) En el paso 2 se debe seleccionar una libreriacutea para utilizar como plantilla inicial de la auditoriacutea Podemos seleccionar la libreriacutea base de la Caacutemara de Comptos que incluye las tres carpetas principales en el fichero de auditoriacutea y aspectos como poliacuteticas terminologiacutea y marcas globales

3) Finalmente paso 3 de 3 nos solicita la identificacioacuten de la persona que va a inicializar la auditoriacutea Apellido nombre iniciales y clave Pinchamos sobre ldquoFinalizarrdquo y entramos en el nuevo proyecto

(Se ha seleccionado una libreriacutea base que contiene las tres carpetas principales y a partir de las mismas crearemos la estructura de nuestra nueva auditoriacutea)

De esta manera queda creada una auditoriacutea modelo con tres carpetas principales en el fichero de auditoriacutea

Carpeta PA Contendraacute los documentos de planificacioacuten

Carpeta AS Contendraacute tanto las incidencias creadas como los informes generados

Carpeta CG Esta carpeta estaacute vacia y contendraacute los programas de trabajo que decidamos importar del TeamStore o bien que creemos de forma manual

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Importamos los programas de trabajo estaacutendar y procedimientos de TeamStore

Para ello importamos desde TeamStore el armario area o procedimiento que nos interese

1) Seleccionar Herramientas Compartir TeamStore Obtener Programa2) Navegar al directorio que contiene el TeamStore

TTEAM MATESTORESTeamStore Caacutemara de Comptos

3) Doble clic sobre el armario ldquoModelo helliprdquo y seleccionamos todos los elementos que queremos importar

4) Seleccionar y Cerrar

A2- NUEVO PROYECTO A PARTIR DE UNA LIBRERIacuteA

Una libreriacutea podriacuteamos definirla como una plantilla con la cual se crea un nuevo proyecto

Una libreriacutea para un determinado tipo de proyecto (auditoriacutea de un ayuntamiento revisioacuten de un expediente hellip) puede contener los programas estaacutendar de trabajo terminologiacutea poliacuteticas estructura de la auditoriacutea etc De manera que la fase de planificacioacuten de una nueva auditoriacutea que se abre a partir de dicha libreriacutea puede simplificarse mucho ademaacutes de garantizar una homogeneizacioacuten entre todas las auditorias del mismo tipo

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La carpeta CG ldquoAacutereas de auditoriacuteardquo contiene todos los programas de trabajo incluidos en la libreriacutea que hemos seleccionado

Cualquier proyecto independientemente de la etapa en que se encuentre puede guardarse como una libreriacutea a partir de la cual crear proyectos futuros

1) AdministracioacutenGuardar como libreriacutea2) Destino TTEAMMATELIBRERIAS

Todo nuevo proyecto se inicia a partir de una libreriacutea bien una libreriacutea de plantilla inicial (libreriacutea base Caacutemara de Comptos) o bien proyectos ya abiertos que queremos que sirvan de base para auditorias futuras

Una libreriacutea no se puede abrir y por tanto conocer su contenido hasta que no se abre un nuevo proyecto a partir de la misma

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B- Fase de planificacioacuten

El proyecto o auditoriacutea se divide en 5 fases que habraacute que ir cerrando de las cuales la primera es la de planificacioacuten

El cierre de la fase de planificacioacuten tiene los siguientes efectos

No se podraacuten eliminar marcas globales miembros del equipo (aunque siacute se podraacuten insertar nuevos)

Se posibilita la firma de papeles y procedimientos y se inicia el registro de edicioacuten (identificacioacuten de las personas que acceden a cada procedimiento y papel)

B1- Configuracioacuten del equipo de auditoriacutea

Menuacute ArchivoAdministracioacutenEquipo o a traveacutes del icono ldquoAdminrdquoEquipo

Las funciones asignadas a los miembros del equipo se pueden cambiar durante la auditoriacutea y pueden ser las siguientes

Administrador Es preparador y revisor a la vez y ademaacutes puede finalizar la auditoriacutea y anular las contrasentildeas

Revisor Puede firmar la revisioacuten de los papeles de trabajo y procedimientos crear y borrar notas

Preparador Puede crear los papeles de trabajo notas y firmar en ldquoPreparado porrdquo

Para antildeadir un nuevo miembro del equipo dar clic en ldquoAntildeadirrdquo e introducir apellido nombre iniciales y funcioacuten del miembro del equipo Completados estos datos se hace clic en ldquoguardarrdquo Las claves de cada uno de los miembros del equipo se introducen cuando cada uno accede por primera vez

B2- Asignacioacuten de las aacutereas de trabajo y procedimientos a los miembros del equipo

Asignar aacutereas o subareas

Apretando el botoacuten derecho sobre cada una de las carpetas que contiene las aacutereas y subareas de auditoriacutea RenombrarAsignarAsignar procedimientosUn procedimiento Dentro de cada PS para cada uno de los procedimientos desplegar el menuacute de ldquoAsignacioacutenrdquoConjunto de procedimientos de un PS Seleccionar todos los procedimientos y con el botoacuten derecho Procedimientos tareas

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B3-Definicioacuten de los Tick-Marks globales

Las marcas globales que se aplicaraacuten a toda la auditoriacutea se definen en la etapa de planificacioacuten aunque posteriormente se podraacuten antildeadir marcas globales o especiacuteficas para cada papel de trabajoIcono ldquoAdminrdquo Marcas Globales Se pueden antildeadir tantos como siacutembolos se presentan y estos siacutembolos no son modificablesLas marcas globales pueden ver predefinidas como parte de la libreriacutea lo que ahorra tiempo de planificacioacuten y asegura un uso global y consistente en todas las auditorias

B4- Antildeadir nuevas aacutereas de auditoriacutea programas o procedimientos

La carpeta CG contiene todas las aacutereas de auditoriacutea cada una de las cuales contiene los programas de auditoriacutea y los papeles de trabajoEstas aacutereas y programas pueden venir dados por la libreriacutea utilizada importarse desde TeamStore o bien modificarlos de una forma manualCada aacuterea o carpeta puede dividirse en subcarpetas Cada carpeta o subcarpeta contendraacute siempre un programa de auditoriacutea y cualquier papel de trabajo antildeadido

AacutereasSituaacutendonos al nivel que queramos crear la carpeta (por ejemplo CG) clic sobre el botoacuten derecho ldquoNueva carpetardquo En el ejemplo abajo indicado crearaacute una nueva carpeta o aacuterea con la letra I Cada aacuterea de auditoriacutea nueva tendraacute una subcarpeta que contendraacute un Programa de Auditoriacutea PS en blanco En el cuadro de diaacutelogo que se abre nos pediraacute el nombre para la carpeta ldquoGrupo de componenterdquo y subcarpeta ldquoPrimer componenterdquo que por defecto le asigna el mismo nombre que al ldquoGrupo de ComponenterdquoSi por el contrario nos posicionamos en un aacuterea (por ejemplo A) crearaacute una subcarpeta (A2)

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Las referencias que TeamMate asigna a las distintas carpetas son inmodificables y por tanto el orden en que las creemos puede ser importante

De un aacuterea se pueden crear tantas subcarpetas como queramos

B5-Cierre de la etapa de planificacioacuten

Para cerrar la etapa de planificacioacuten deberemos dar clic en ldquoAdminrdquo ldquoEtapasrdquo pinchando en ldquoTrabajo de campoInicializarrdquo estaremos en condiciones de empezar la auditoriacutea

C- Organizacioacuten del trabajoTeamMate es una herramienta informaacutetica que nos permite organizar el trabajo realizado en el transcurso de la auditoriacutea y acceder a la informacioacuten almacenada de forma raacutepida a traveacutes de las ventanas de resumen Incidencias procedimientos notas de seguimiento etc

C1 Programa de trabajo

Todos los programas terminan en PS (ejemplo C1PS) Toda carpeta dentro de ldquoAacutereas o procedimientosrdquo del navegador contiene automaacuteticamente un programa de trabajo

Tanto los programas como los procedimientos se importan desde TeamStore donde previamente se han introducido los programas correspondientes a sector local ayuntamientos o a cuentas generales

Un programa de trabajo estaacute dividido en tres ventanas

Ventana Izda Incluye la lista de los procedimientos

Ventana Dcha Superior Se describe la prueba a realizar detalles y objetivos seguidos con la misma

Venta Dcha Inferior Incluye Trabajo Realizado y Conclusioacuten Contiene informacioacuten de todos los papeles de trabajo que hemos adjuntado a ese programa

Pestantildea trabajo realizadoCada procedimiento contiene una ventana de ldquotrabajo realizadordquo disentildeada para ser el meacutetodo baacutesico para documentar el trabajo La ventana no tiene liacutemite en cuanto a la cantidad de texto a almacenar (haciendo doble clic sobre el nombre de la pestantildea proporcionaraacute un aacuterea maacutes grande)

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HIPERTEXTO Desde el campo de trabajo realizado se puede hacer referencia a cualquier papel de trabajo o procedimiento incluido en el TeamMate simplemente tecleando la referencia como texto (ejemplo C11) Pinchando dos veces sobre dicha referencia nos llevaraacute a ese papel de trabajo o procedimiento

Cuadro RefsAparecen las referencias de los papeles de trabajo relacionados con el procedimiento resaltadoPosicionados en la ventana de Refs clic botoacuten dcho nos permite borrar o antildeadir hiperenlaces a ese procedimiento Si lo que queremos es borrar un papel de trabajo tendremos que hacerlo desde el navegador esta ventana soacutelo gestiona hiperenlaces a los procedimientos

Siacutembolos que indican en que fase se encuentra cada procedimiento o papel de trabajoEn fase de preparacioacuten Firmado como realizado Firmado como revisado

C2 Papeles de trabajo

Tambieacuten se pueden antildeadir papeles de trabajo para documentar el trabajo (Word Excel PDF PowerPoint etc) Se pueden crear hojas de trabajo nuevas insertar papeles de trabajo existentes fuera de TeamMate o importar plantillas existentes en TeamStore

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Antildeadir papel de trabajo

Una vez nos situamos sobre el procedimiento que queremos documentar hacemos aparecer la barra de herramientas flotante clic sobre el icono ldquoAntildeadir PTrdquo

A la hora de disentildear las hojas de Excel es necesario tener en cuenta que por regla general no se van a imprimir sino que lo normal seraacute verlas en pantalla Por tanto deberemos procurar que las hojas de caacutelculo no se extiendan y ocupen maacutes de una pantalla

TeamMate asignaraacute automaacuteticamente un nuacutemero y una letra que hace referencia al programa y se relacionaraacute al procedimiento que tengamos resaltado Se le podraacute dar un Tiacutetulo o asignar a una persona del equipo

ldquoImportar desde ArchivordquoSe puede insertar cualquier tipo de archivo esta pestantildea nos posibilita navegar por nuestro ordenador hasta localizar el archivo correspondiente que puede estar en cualquier formato

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A traveacutes de esta opcioacuten podremos incorporar legislacioacuten o incluso paacuteginas Web siempre y cuando previamente la hayamos almacenado en nuestro PC o en nuestro entorno de red

Ejemplo Insertamos como papel de trabajo una resolucioacuten publicada en el Boletiacuten Oficial Una vez posicionados en la resolucioacuten ldquoGuardar comordquo Tipo ldquoPaacutegina Web soacutelo HTML (htmhtml)rdquo Guardada la resolucioacuten bien en red o en el disco duro la importamos desde TeamMate

Antildeadir referencia a un procedimiento de un papel de trabajo ya incluido en el TeamMateSituando el ratoacuten sobre la ventana de Refs clic sobre el botoacuten derecho ldquoCrear Hiperenlacesrdquo ldquoVinculo a Refrdquo TeamMate te permite navegar por las distintas aacutereas procedimientos o incidencias para poder seleccionar el documento que queremos insertar

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C3 Firmas y registros de acceso

Existen dos tipos diferentes de firma en TeamMate

La firma en papeles de trabajo e incidencias La firma en procedimientos de forma individual

Para firmar papeles de trabajo e incidencias hacer clic en el icono ldquoFirmadordquo en la barra flotante de herramientas y despueacutes hacer clic en ldquoPreparado porrdquo TeamMate inserta automaacuteticamente sus iniciales y la fecha

Para firmar procedimientos una vez resaltado el mismo hacer clic en el icono ovalado de la parte inferior del programa

Cada procedimiento papel de trabajo o incidencia puede ser firmado como realizado y como revisado Ademaacutes a partir del cierre de la planificacioacuten se crea un registro de las personas que acceden a los documentos y modifican algo

D- Realizacioacuten del trabajo

D1 HiperenlacesPara cruzar referencias de unos papeles de trabajo a otros pueden realizarse

De una direccioacuten ( del archivo A al B) De dos direcciones esto es de ida y vuelta (de A a B y de B a A)

En la barra flotante de TeamMate tenemos el icono de Hiperenlaces

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Viacutenculo de una direccioacutenExisten dos formas de crear el enlace

1 Posicionado en el lugar donde queremos que aparezca el Hiperenlace en la barra flotante seleccionamos el icono de Hiperenlace

Elegimos la pestantildea ldquoViacutenculo a Refrdquo y aparece un aacuterbol con todas las aacutereas y los archivos que cuelgan de cada una Pinchando en el archivo correspondiente y luego en ldquoInsertarrdquo se crea el Hiperenlace El lugar al que nos desplazaremos picando en el enlace es si el archivo destino es Excel la uacuteltima celda en que hayamos estado si es Word al inicio del documento

2 Cuando queremos dirigirnos a un lugar concreto del archivo destinoNos situamos en el lugarposicioacuten de destino del enlace y activamos el icono de HiperenlaceEn la parte superior derecha ldquocopiar destinordquoNos posicionamos en el archivo y lugar donde queremos insertar el enlaceActivamos el icono de Hiperenlace y elegimos ldquopegar viacutenculordquo ldquoinsertarrdquo

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Viacutenculo de dos direccionesSe realizariacutea de la misma forma que el procedimiento 2) anterior soacutelo que es necesario activar la casilla ldquocrear un viacutenculo de dos viacuteasrdquo antes de pinchar en ldquoinsertarrdquo

D2 IncidenciasPara introducir una incidencia (ML) en un papel de trabajo o procedimiento es necesario activar la barra flotante y dar clic en el icono de ldquoIncidenciasrdquoSe abre el primer cuadro de dialogo que nos pediraacute el nombre de la misma ldquoAceptarrdquoEn la siguiente pantalla distinguimos dos grandes aacutereas una para introducir una descripcioacuten de la incidencia y otra para efectuar la recomendacioacuten correspondiente

La incidencia quedaraacute insertada en el procedimiento o papel desde el cual hemos abierto la barra en el ejemplo (M1PS)

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Estas incidencias se almacenan automaacuteticamente en AS1 Es desde esta posicioacuten donde se nos permite cambiar el nombre firmar como preparado o revisado o incluso borrarla Una vez que se elimina una incidencia no se renumeran las demaacutes su eliminacioacuten deja su nuacutemero sin uso

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D3 Notas de seguimientoAl igual que las incidencias las notas se pueden introducir a un papel de trabajo o procedimiento y como en el caso anterior se activa la barra flotante y se selecciona el icono ldquoNotasrdquoSe debe dar clic sobre el icono ldquoNuevordquo y se abre un cuadro de diaacutelogo donde introduciremos a quien va dirigida la nota el contenido de la misma y la firmaremos como preparadaCuando guardamos y cerramos la nota se crea un hiperenlace al procedimiento u hoja de trabajo desde donde la hayamos creadoPara borrar las notas es necesario que tengan dos firmas preparador y revisor Un preparadorrevisor podraacute firmar ambas

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E- Revisioacuten del trabajo

A traveacutes de las ventanas de resumen se puede acceder de forma raacutepida a la informacioacuten deseada

NavegadorIncidenciasProcedimientosNotas de seguimientoEstado elementosEstado procedimientos

A traveacutes de procedimientos podremos saber cuaacutentos procedimientos tenemos asignados cuantos estaacuten preparados o pendientes de preparar

A traveacutes de incidencias (agrupadas por preparador o por carpeta etc) podremos ver la descripcioacuten y recomendacioacuten de cada una Para editarlas podemos acceder a ellas con doble clic

Para borrarlas seraacute necesario acceder desde el navegador a la carpeta AS

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F- TEAMSTORE

El TeamStore es una base de conocimiento de la auditoriacutea es un fichero independiente que se ubica fuera de TeamMate TeamMate puede importar (obtener) y exportar (enviar) ay desde TeamStore Por ejemplo se pueden importar programas de auditoriacutea estaacutendar del TeamStore

Los elementos que se pueden obtener desde TeamStore son Programas de auditoriacutea (PS) y procedimientos estaacutendar En cualquier momento

de la auditoriacutea se pueden antildeadir programas de auditoriacutea completos o procedimientos seleccionados a un programa de auditoriacutea existente simplemente importando desde TeamStore

Incidencias TeamStore admite la posibilidad de almacenar incidencias que se repiten frecuentemente- incluyendo recomendaciones

Miembros del equipo de auditoriacutea TeamStore puede contener una relacioacuten completa de todo el personal de auditoriacutea Durante la fase de planificacioacuten se puede hacer una importacioacuten de la lista hacia su auditoriacutea

Papeles de trabajo Plantillas

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Una vez abierta la aplicacioacuten de TeamStore ldquoAbrirrdquo navegamos hasta TTEAMMATESTORES donde se encuentra la base de datos de TeamStore

La base de datos se divide en armarios cada uno de ellos engloba los programas de trabajo dependiendo de cuaacutel sea el objeto de fiscalizacioacuten Entidades Locales Cuentas Generales Contratacioacuten (para la revisioacuten de expedientes concretos)

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G- Finalizacioacuten del Proyecto

Una vez terminados todos los trabajos relacionados con un proyecto de Auditoriacutea procede ldquofinalizarlordquo en TeamMate

Una vez ldquoTerminadordquo un proyecto de Auditoriacutea solamente podremos acceder a eacutel en modo lectura es decir para examinar su contenido pero no podremos modificar nada

Por tanto para prever la necesidad de modificaciones posteriores a la ldquofinalizacioacutenrdquo es importante tener una copia de seguridad justamente antes de la ldquofinalizacioacutenrdquo que nos permita borrar el proyecto ldquoTerminadordquo restaurar la copia de seguridad justamente previa a la finalizacioacuten introducir las modificaciones pertinentes y volver a ldquofinalizarrdquo el proyecto (con una nueva copia de seguridad que sustituiriacutea a la anterior) La obtencioacuten de eacutesta copia de seguridad forma parte del proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo

Para finalizar un proyecto hay que ser ldquoRevisorrdquo o ldquoAdministradorrdquo Es decir un ldquoPreparadorrdquo no podraacute ldquofinalizarrdquo un proyecto

A un proyecto ldquoTerminadordquo uacutenicamente podraacuten acceder a eacutel los usuarios actualmente autorizados Por ello se ha adoptado la solucioacuten de antildeadir a todos los proyectos antes de ldquofinalizarlosrdquo un usuario ldquoCAMARA COMPTOSrdquo con rol de ldquoSoacutelo Lecturardquo de manera que todos los usuarios conocedores de la contrasentildea podraacuten acceder a consultar el proyecto una vez ldquoTerminadordquo

El procedimiento para ldquofinalizarrdquo un proyecto es el siguiente

1- Antildeadir al Equipo de Trabajo un usuario denominado CAMARA COMPTOS con rol de ldquoSoacutelo LecturardquoLas instrucciones para antildeadir un nuevo miembro del Equipo de Auditoriacutea figuran en el apartado ldquo41 Configuracioacuten del equipo de auditoriacuteardquo de la presente Guiacutea (paacuteg 5)

2- Elegir la opcioacuten Archivo | Administracioacuten | Etapashellip para acceder a la ventana de ldquoCambiar Estadordquo

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3- Pulsar el 5ordm botoacuten ldquoCompletar Finalizarrdquo Se lanzaraacute el asistente para finalizar que consta de seis pasos

4- El primer paso es solamente informativo y resume las acciones que se van a realizar Pulsaremos el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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5- El segundo paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los elementos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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6- El tercer paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los procedimientos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

7- El cuarto paso va a verificar que no quedan Notas de Seguimiento sin contestar Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo sin contestar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo contestado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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8- iexclMUY IMPORTANTE NO PULSAR EL BOTOacuteN ldquoSIGUIENTErdquo DE ESTA VENTANA HASTA QUE NO SE HAYA COMPLETADO LA COPIA DE SEGURIDAD

El quinto paso es criacutetico pues es ahora cuando vamos a realizar la uacuteltima copia de seguridad Dada su importancia se ha creado una carpeta para albergar estas copias de seguridad STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS Por tanto pulsaremos el botoacuten ldquoNavegarrdquo para seleccionar dicha carpeta que quedaraacute en el primer campo de la ventana y podremos pulsar el botoacuten ldquoInicio Copia de seguridadrdquo que aparece en el segundo campo de la ventana Una vez terminada la copia pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

9- El sexto paso va a ser propiamente el proceso de finalizacioacuten de manera que todaviacutea estamos a tiempo de pulsar el botoacuten ldquoCancelarrdquo para abandonar el procedimiento sin haber realizado la ldquofinalizacioacutenrdquo del proyecto

1

2

3

STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS

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Si estamos seguros de que queremos ldquofinalizarrdquo el proyecto quedan 2 uacuteltimas decisiones

La primera decisioacuten es sobre el Histoacuterico de Firmas y Ediciones (modificaciones) y figura en la parte izquierda de la ventana Podemos elegir entre mantener solamente las firmas o mantener tanto las firmas como las edicionesAdemaacutes en el primer caso de dejar solamente las firmas podemos indicar dos opciones maacutes

o retener solamente el uacuteltimo preparador y el uacuteltimo revisor firmante o todos los habidos (puesto que se ha podido firmar varias veces)

o y limpiar las fechas de firma dejando solamente el usuario firmante

La segunda decisioacuten es sobre las Notas de Seguimiento y figura en la parte derecha de la ventana Podemos elegir entre Borrar o Mantener las Notas de Seguimiento incluidas en el proyectoUna vez elegidas todas las opciones mencionadas pulsaremos el botoacuten ldquoInicio Finalizacioacuten procesordquo

Una vez completado este proceso de Finalizacioacuten pulsaremos el botoacuten ldquoCerrarrdquo del Asistente y de la ventana ldquoCambiar Estadordquo y ya tenemos el proyecto ldquoTerminadordquo

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3 USO DE MICROSOFT EXCEL COMO HERRAMIENTA DE AUDITORIA

Excel tiene muchas funciones uacutetiles para los auditores La capacidad de poner los datos en una hoja de caacutelculo y realizar diferentes pruebas y anaacutelisis hacen de Excel una herramienta de auditoriacutea de gran alcance Es faacutecil de usar y de faacutecil acceso para la mayoriacutea de los auditores Excel puede realizar muchos tipos de pruebas analiacuteticas que incluyen la ley de Benford anaacutelisis horizontal y vertical anaacutelisis de iacutendices anaacutelisis de regresioacuten las estadiacutesticas la estratificacioacuten y el envejecimiento Tambieacuten se pueden realizar muchos tipos de anaacutelisis de datos incluyendo datos anexados y de combinacioacuten tabular cruz y la tabla dinaacutemica detectar duplicados y vaciacuteos el extracto y el filtro unir y relacionar muestra clasificar resumir y subtotal

4 CARACTERISTICAS DESEABLES DE UN SOFTWARE DE AUDITORIA

CARACTERIacuteSTICAS GENERALES

Las caracteriacutesticas generales que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Manual de Usuario Manual Teacutecnico y Material de Capacitacioacuten

bull Opciones de copiar o exportar cualquier documento como papeles de trabajo aaplicaciones ofimaacuteticas como Word Excel Power Point y otros

bull Capacidad de acumular la informacioacuten histoacuterica y ademaacutes de poderla consultar por antildeo

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bull Capacidad de poder funcionar como un todo integrado entre las diferentes etapas yprocesos de la Auditoria Planeacioacuten Administracioacuten de Riesgos Ejecucioacuten yAdministracioacuten de Papeles de Trabajo Evaluacioacuten de Administracioacuten de TI Anaacutelisis yEvaluacioacuten de Base de Datos Emisioacuten de Informes

CARACTERIacuteSTICAS DE SEGURIDAD

Las caracteriacutesticas de seguridad que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Posibilidad de definir que usuarios puedan acceder al sistema

bull Administracioacuten de los permisos de las opciones a las que tiene derecho un usuario aejecutar consultar seguacuten su cargo y aacuterea a la que pertenezca

bull Opciones de incluir pistas de auditoriacutea en procesos control de cambios lecturaescritura y modificacioacuten de parte de los usuarios

bull Copias de respaldo de la informacioacuten mediante BACKUP en medios magneacuteticosoacutepticosy COMPROBAR como recuperar los datos del Backup

5 VENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

La ventaja principal del computador es su increiacuteble velocidad El tiempo requerido para que un computador mayorice una transaccioacuten o determina su saldo de una cuenta es de aproximadamente unas pocas milloneacutesimas de segundo

bull SE PUEDEN PROCESAR EN FORMA RAPIDA Y EFICIENTE GRANDES CANTIDADES DE DATOS Las empresas grandes pueden tener cientos de miles de transacciones por diacutea Al procesar voluacutemenes tan grandes de datos los computadores pueden ahorrar gran cantidad de tiempo en cada paso del proceso contable incluyendo el registro de transacciones su traslado a las cuentas del mayor y la preparacioacuten de registros contables informes y reportes

bull SE PUEDEN TENER ACTUALIZADOS LOS SALDOS DE LAS CUENTAS La velocidad con la que un computador puede procesar los datos permite que las empresas mantengan actualizadas las cuentas del mayor auxiliar los registros de inventarios permanentes y las mayoriacuteas de las cuentas del mayor general

bull SE PUEDEN GENERAL INFOAMCIONES ADICIONALES CASI SIN COSTO EXTRA Con un sistema de contabilidad se puede llevar un diario de ventas Maacutes aun el computador puede ademaacutes reordenar esta informacioacuten para mostrar los

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totales de las ventas diarias por departamento de venta por vendedor y por un producto

bull SE PUEDE DISPONER DE RETROALIMENTACION INSTANTANEA A MEDIDA QUE VAN TENIENDO LUGAR LAS TRANSACCIONES En los sistemas computarizados en liacutenea de tiempo real (OLRT) el empleado que ejecuta la transaccioacuten puede disponer de un Terminal en comunicacioacuten directa con el computador Por tanto el empleado tiene acceso inmediato a la informacioacuten contable uacutetil para ejecutar una transaccioacuten corriente

bull SE PUEDE TENER PROCEDIMIENTOS ADICINALES DE CONTROL INTERNO EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO La aprobacioacuten de cada venta a creacutedito constituye un procedimiento de control interno del cual pueden hacer uso las capacidades uacutenicas del computador

Tal procedimiento del control puede no ser praacutectico en un sistema manual especialmente si el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no se mantiene permanente

6 DESVENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

Los sistemas computarizados tambieacuten tienen sus limitaciones pero estas limitaciones son correctivas y podriacutea decirse que son leves en comparacioacuten con los grandes beneficios que ofrece a la empresa

Las principales limitaciones son

bull Alto costo de inversioacuten al instalar un sistema computarizado

bull El costo de mantenimiento es alto y complejo

bull El alto costo en el entrenamiento del personal

bull Los programas deben ser confiables

bull La loacutegica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas

bull Elevado costo de desarrollo

bull Limitado numero de reportes y consultas

bull Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada

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bull Necesidad de mantenimiento del sistema debido a las modificaciones que habraacute tenido la aplicacioacuten en las actualizaciones o subsiguientes o por cambios de aplicaciones

En conclusioacuten podriacuteamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son en la mayor parte de iacutendole econoacutemica lo cual para muchos no es preocupante

7 SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE COMPUTACION

Los equipos informaacuteticos son instrumentos que estructuran grandes cantidades de informacioacuten la cual puede ser confidencial para la entidad y puede ser mal utilizada o divulgada a personas que hagan mal uso de esta ademaacutes pueden ocurrir robos fraudes o sabotajes que provoquen la destruccioacuten total o parcial de las actividades de procesamiento electroacutenico de datos Esta informacioacuten puede ser de suma importancia y al no contar con ella en el momento preciso puede provocar retrasos sumamente costosos

Al auditar con sistemas informaacuteticos el auditor debe verificar y constatar lo siguiente

Que no se tengan copias piratas o bien que al conectarnos en red con otras computadoras no exista la posibilidad de transmisioacuten de virus

Que se hayan implementado procesos fiacutesicos y loacutegicos para la proteccioacuten del hardware y datos procesados asiacute como a las instalaciones de ingreso al aacuterea de procesamiento de datos y servidores Contemplando las situaciones de incendios sabotajes robos cataacutestrofes naturales etc

Implementacioacuten de mecanismos para garantizar la seguridadloacutegica del software a la proteccioacuten de los datos e informacioacutenprocesos y programas asiacute como la restriccioacuten de usuarios noautorizados al acceso de la informacioacuten

8 BACK UP Y RECUPERACION

Una copia de seguridad o backupen tecnologiacutea de la informacioacuten o informaacutetica es una copia de seguridad - o el proceso de copia de seguridad - con el fin de que estas copias adicionales puedan utilizarse para restaurar el original despueacutes de una eventual peacuterdida de datos Fundamentalmente son uacutetiles para tres cosas Primero recuperarse de una cataacutestrofe informaacutetica Segundo recuperar una pequentildea cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente o corrompido

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OBJETIVOS

Proporcionar herramientas electroacutenicas que faciliten elementos y con ello tambieacuten el proceso de auditoria para la buacutesqueda eficaz de evidencia apegada a los estaacutendares de calidad para conocer la importancia de las herramientas tecnoloacutegicas que se apliquen al proceso de auditoria

OJETIVOS ESPECIFICOS

Presentar el enfoque para planear e implementar el uso de herramientas de software de auditoria como apoyo a las auditorias internas y externas

utilizar software de auditoria para efectuar pruebas de calidad de cumplimiento y de exactitud a la informacioacuten contenida en las bases de datos y archivos de computador utilizando el software predeterminado

Desarrollar una herramienta al alcance de todos a base de hojas de Excel para facilitar el estudio implementacioacuten y mejoramiento de la misma

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USO DE TECNOLOGIA EN PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

11 Evolucioacuten Tecnoloacutegica en Auditorias

En la sociedad actual la actividad comercial estaacute concentrada en generar y distribuir informacioacuten proporcionando a los profesionales de todas las aacutereas los motivos suficientes para concentrarse en el procesamiento de la misma Dada esta necesidad el hombre en su afaacuten de solventar todos los problemas e inconvenientes que se le presentan ha disentildeado nuevas tecnologiacuteas y que desde sus inicios no han dejado de evolucionar

La evolucioacuten tecnoloacutegica proporciona recursos computacionales capaces de mejorar la calidad de vida del hombre buscar el bienestar y el oacuteptimo desempentildeo laboral a traveacutes de los diferentes medios que van desde la utilizacioacuten de una computadora personal hasta sofisticados equipos de alta tecnologiacutea en red aplicables a casi todos los procesos contables e incluso de auditoriacutea

Todo Contador Puacuteblico y Auditor debe analizar los registros contables en busca de alteraciones e irregularidades aplicando pruebas y teacutecnicas parareunir evidencia necesarias y de esta forma respaldar la opinioacuten profesional en ese sentido el desaprovechar las herramientas tecnologiacuteas existentes para la captacioacuten de evidencias conllevan a que las pruebas recolectadas que sustenta el Informe de auditoriacutea puedan carecer de credibilidad

De acuerdo con todo esto se debe dar a conocer la importancia de las herramientas tecnoloacutegicas aplicables al proceso de auditoria como instrumento de trabajo de gran utilidad De este modo se quiere con ello plantear una solucioacuten efectiva a la problemaacutetica que existe en la actualidad y justificar el uso de herramientas computacionales de alta tecnologiacutea en procesos de auditorias de estados financieros

Para un profesional competente no tiene sentido disponer de un computador a menos que sea para realizar determinados trabajos para los que la maacutequina sea adecuada hoy en diacutea estas maacutequinas permiten un instrumento de trabajo de gran precisioacuten y alta eficacia Paradoacutejicamente la capacidad del computador es cada vez mayor permitiendo la creacioacuten de programas maacutes sofisticados y equipos de alto rendimiento Con un sistema computarizado el costo de recoger y analizar la informacioacuten es tan pequentildeo que las uacutenicas limitaciones son el intereacutes del profesional o el administrador en conocer y no conocer determinados datos

Gracias a los continuos avances tecnoloacutegicos los profesionales cuentan con herramientas tanto de Software que permiten la construccioacuten de bases de datos cada vez maacutes relacionales procesadores de textos hojas de caacutelculo programas de gestioacuten contable disentildeo de imaacutegenes dibujos y graacuteficos de alta resolucioacuten y de Hardware

5

como son los microprocesadores maacutes potentes perifeacutericos de almacenamiento de gran capacidad dispositivos de captacioacuten de imaacutegenes y video estaciones de trabajo de alta tecnologiacutea en red entre otros Como parte de las nuevas tecnologiacuteasla informaacutetica ha dado lugar a la creacioacuten de novedosos componentes fiacutesicos y loacutegicos que sirven de instrumentos a los profesionales en distintas aacutereas

El procesamiento electroacutenico de datos serviraacute al contador puacuteblico para la determinacioacuten de la calidad de la informacioacuten permitiraacute realizar un proceso de contabilizacioacuten revisioacuten y auditoria maacutes selectivo de las actividades y procedimientos relativos a un gran volumen de transacciones El auditor puede aprovechar la velocidad con que el sistema procesa la informacioacuten y ahorrar tiempo que le serviraacute para darle un mayor esfuerzo a la evaluacioacuten

El uso de herramientas computacionales en la auditoria para evaluar el sistema de procesamiento de datos y sus resultados ofrece al auditor la oportunidad de llevar a cabo un alto desempentildeo de las actividades y procedimientos que involucran un gran nuacutemero de transacciones

2 TEacuteCNICAS DE AUDITORIacuteA ASISTIDAS POR COMPUTADOR

-TAACrsquos-

Algunos auditores utilizan para llevar a cabo sus procedimientos de auditoria programas elaborados enlenguajes de programacioacuten hojas electroacutenicas o consultas en bases de datos

Desde hace ya algunos antildeos se han utilizado productos de software llamadosgeneacutericamente paquetes de auditoriacutea capaces de generar programas para auditores

Dichos productos han evolucionado hacia la obtencioacuten de muestreos estadiacutesticos quepermiten la obtencioacuten de resultados e hipoacutetesis

En la actualidad los productos de software especiales para procedimientos de auditoriacutease orientan principalmente hacia lenguajes que permiten la consulta dearchivos y bases de datos de la empresa auditada Estos productos pueden serutilizados tanto por auditores externos como auditores internos

21 Definicioacuten

Las teacutecnicas de auditoriacutea asistidas por computador o CAATrsquos por sus siglas eningleacutes ComputerAssistedAuditTechniques son herramientas y teacutecnicas de auditoriacutea que permiten al auditor aumentar elalcance y la eficiencia de la auditoriacutea con procedimientos automatizados

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El auditor que las utilice debe confiar en los resultados que proporcionan y deesta forma reducir los procedimientos de auditoriacutea sustantivos necesarios para verificarla informacioacuten procesada por el sistema

Existen de distintos tipos los cuales pueden utilizarse para prueba de los detallesde operaciones y saldos procedimientos de revisioacuten analiacuteticos pruebas decumplimiento de los controles generales de sistemas de informacioacuten pruebas decumplimiento de los controles de aplicacioacuten

Finalmente el auditor elabora determinadas partes del informe con archivos queson resultados de las pruebas y controles por lo cual resulta necesario el manejo desoftware de faacutecil utilizacioacuten como procesadores de texto paquetes de graacuteficos hojasde caacutelculo etc

Actualmente existen muchas CAATrsquos en el mercado de las cuales se daraacute unadescripcioacuten de algunas entre ellas tenemos ACL IDEA PanAudit EasytrieveDYL280 (300) Culprit FOCUS FocAudit etc

22 NIA 1009Teacutecnicas de Auditoria con Ayuda de Computadora (TAACs)

La estructura baacutesica de esta NIA se la presenta continuacioacuten con una breve descripcioacuten de cada punto

bull Descripcioacuten de Teacutecnicas de Auditoria con Ayuda de Computadora (TAACs)

Software de Auditoria Son programas utilizados para procesar grandes cantidades dedatos generados por la contabilidad de una organizacioacuten pueden ser Programas enpaquete programas escritos para un propoacutesito especiacutefico y programas de utileriacutea

Datos de Prueba Datos de prueba para probar controles especiacuteficos Transacciones deprueba seleccionada Transacciones de prueba usadas en una instalacioacuten de pruebasintegrada

bull Usos de TAACs

Se pueden utilizar TAACs para

o Pruebas de detalles de transacciones y saldos

o Procedimientos de revisioacuten analiacutetica

o Pruebas de cumplimiento de controles generales

o Pruebas de cumplimiento de controles de aplicaciones

bull Consideraciones en el uso de TAACs

Para determinar si se utilizaraacuten TAACs se deberaacute considerar

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o Conocimiento pericia y experticia del auditor en computadoras

o Disponibilidad de TAACs e instalaciones adecuadas de computacioacuten

o No factibilidad de pruebas manuales

o Efectividad y eficiencia

o Oportunidad

bull Utilizacioacuten de TAACs

Los principales pasos que un auditor debe tomar en cuenta en la aplicacioacuten de TAACsson

o Fijar el objetivo de la aplicacioacuten de la TAAC

o Determinar el contenido y accesibilidad de los archivos de la entidad

o Definir los tipos de transaccioacuten que van a ser probados

o Definir los procedimientos que se realizaraacuten en los datos

o Definir los requerimientos de datos de salida

o Identificar al personal de auditoriacutea y de computacioacuten que pueda participar en eldisentildeo y aplicacioacuten de la TAAC

o Refinar los estimados de costos y beneficios

o Asegurarse de que el uso de la TAAC estaacute controlado y documentado en formaapropiada

o Organizar las actividades administrativas incluyendo las habilidades necesariasy las instalaciones de computacioacuten

o Ejecutar la aplicacioacuten de la TAAC

o Evaluar los resultados

bull Utilizacioacuten de TAACs en entornos de computadora en negocios pequentildeos

El auditor deberaacute poner especial eacutenfasis en los negocios pequentildeos en los siguientes aspectos

o El nivel de controles generales de PED puede ser tal que el auditor depositemenos confiabilidad en el sistema de control interno Esto daraacute comoresultado

1048707 Mayor eacutenfasis en las pruebas de detalles de transacciones y saldos yen los procedimientos de revisioacuten analiacutetica lo que puede aumentar laefectividad de ciertas TAACs particularmente del software deauditoria

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1048707 La aplicacioacuten de procedimientos de auditoriacutea para asegurar elfuncionamiento apropiado de la TAAC y la validez de los datos dela entidad

o En casos donde se procesen menores voluacutemenes de datos los meacutetodosmanuales pueden ser maacutes efectivos en costo

o La asistencia teacutecnica adecuada puede no estar disponible al auditor por partede la entidad haciendo asiacute poco factible el uso de TAACs

o Ciertos programas de auditoriacutea en paquete pueden no operar encomputadoras pequentildeas restringiendo asiacute la opcioacuten del auditor encuanto a TAACs Sin embargo los archivos de datos de la entidadpueden copiarse y procesarse en otra computadora adecuada

23 Descripcioacuten de algunas CAATs

231 ACL

ACL (Lenguaje de Comandos de Auditoria) es un software para anaacutelisis y extraccioacuten de datosmaacutes usado en la actualidad

Con ACL los auditores y profesionales de los negocios pueden transformar grandes cantidadesde datos electroacutenicos en un conocimiento comercial de valor Es un software poderoso y faacutecilde usar le permite convertir datos en informacioacuten significativa lo cual le ayuda a alcanzar susobjetivos de negocios y agregar valor a su organizacioacuten

Con ACL se podraacute realizar la revisioacuten de datos con una cobertura del 100 de los datos estosignifica que se pueden hacer auditoriacuteas para toda una poblacioacuten entera y no para pequentildeasmuestras

El impacto de ACL se ve en los siguientes aspectos los ciclos de auditoriacutea maacutes cortos lasinvestigaciones maacutes detalladas una confianza completa en sus resultados un ahorrosignificativo en sus recursos un rol mayor de la auditoriacutea en el negocio

Caracteriacutesticas generales

bull Permite importar archivos de diferentes fuentes o formatos (archivos planos y de basede datos especiacuteficas)

bull Los datos importados no son modificados asegurando la integridad e incrementando elnivel de confianza de los datos trabajados

bull Generacioacuten de pistas de auditoria (Quien Como Cuando Donde)

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bull Posibilidad de escribir ScriptsMacros que automaticen procedimientos de revisioacutenrutinaria en auditorias recurrentes

bull Incrementar la cobertura de revisioacuten al 100 de datos a analizar

Caracteriacutesticas especiacuteficas

bull Identificar tendencias sentildealar excepciones y destacar aacutereas que requieren atencioacuten

bull Localizar errores y fraudes potenciales mediante la comparacioacuten y el anaacutelisis dearchivos seguacuten los criterios especificados por el usuario

bull Volver a calcular y verificar saldos

bull Identificar problemas de control y asegurar el cumplimiento de las normas

bull Analizar y determinar la antiguumledad de las cuentas por cobrar cuentas por pagar u otrastransacciones a las que afecta el tiempo transcurrido

bull Recuperar gastos o ingresos perdidos detectando pagos duplicados secuenciasnumeacutericas incompletas en la facturacioacuten o servicios no facturados

bull Detectar relaciones no autorizadas entre el personal de la empresa y los proveedores y muchas maacutes

bull Funciones especiacuteficas para la auditoriacutea desde comandos tales como FaltantesDuplicados y Estratificar hasta el importante log de comandos o el historial detallado Lafuncionalidad incorporada de revisioacuten de cuentas le permite a auditores y contadores sinexperiencia teacutecnica o de programacioacuten realizar raacutepidamente anaacutelisis e informes sobredatos financieros

bull Procesa raacutepidamente millones de transacciones asegurando una cobertura del 100 yuna confianza absoluta en sus resultados

bull El Asistente de definicioacuten de datos faacutecilmente selecciona identifica y da formato a losdatos acelerando su acceso a las poderosas capacidades de anaacutelisis y generacioacuten deinformes de ACL

bull ACL puede leer y analizar cualquier tipo de datos accediendo a cualquier entorno de suorganizacioacuten (tales como Oracle SQL Server Informix AS400 IBM390 SAPtrade R3tradearchivos de informe de longitud variable archivos privados archivos tradicionalesarchivos de informe y muchos maacutes)

bull Relaciona y trabaja simultaacuteneamente con varios archivos (Modelo EntidadRelacioacuten)para hacer anaacutelisis e informes auacuten maacutes completos

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bull Crea informes en HTML para su publicacioacuten en Internet o en la Intranet de suorganizacioacuten

bull Automatiza y registra sus pasos y desarrolla aplicaciones especiales haciendo maacutesproductivas las auditoriacuteas futuras

bull Permite revisar o imprimir en cualquier momento un historial completo de sus archivospasos y resultados

232 IDEA

IDEAel que utiliza Price WaterhouseCoopers es una herramienta de PC basada en laInterrogacioacuten de Archivos para ser utilizada por auditores contadores investigadores y personalde seguridad informaacutetica Analiza los datos de diversas maneras y permite la extraccioacuten elmuestreo y la manipulacioacuten de datos para identificar errores problemas cuestiones especiacuteficasy tendencias

IDEA estaacute disentildeado para auditores internos y externos aunque el uso del software esnormalmente diferente

Tambieacuten es una valiosa herramienta para investigadores de fraude contadores yadministradores

Puede utilizarse por ejemplo para

bull Identificar elementos excepcionales

bull Realizar Anaacutelisis

bull Comprobar Caacutelculos

bull Coincidencias cruzadas de datos entre sistemas

bull Pruebas de Omisiones y Duplicados

bull Muestreo

Caracteriacutesticas Generales

bull Mantiene un registro de todas las acciones realizadas en una base de datoscomenzando con la importacioacuten de la base de datos

bull Permite realizar anaacutelisis complejos de datos extracciones de elementos poco usualesmuestras de auditoriacutea transacciones duplicadas pruebas de auditoriacutea rutinarias orecurrentes para investigaciones de fraude auditoriacuteas de seguridad y produccioacuten deinformes de gestioacuten

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bull Agregar campos (calculado) virtuales

bull Extracciones de registros seguacuten criterios utilizando operadores de comparacioacuten (lt gt =otros) loacutegicos (y o no)

bull Realizar pruebas de excepcioacuten avanzadas utilizando las funciones incorporadas deIDEA (funciones Caraacutecter Numeacutericas Coincidencia Fecha y hora Condicionales)

bull Guardar foacutermulas elaboradas con operadores aritmeacuteticos loacutegicos y funciones para suposterior uso en trabajos repetitivos o auditorias recurrentes

bull Generar informes con los anaacutelisis realizados

bull Genera Estadiacutesticas de campos Las Estadiacutesticas Numeacutericas incluyendo totalesmedia miacutenimo maacuteximo y otros valores son uacutetiles para reconciliar los datos importadosal ordenador asiacute como para proporcionar una comprensioacuten del rango de los valores quese estaacuten probando

Las Estadiacutesticas de Fecha incluyendo fecha maacutes temprana y maacutes tardiacutea son uacutetiles paraasegurarse que los datos proporcionados pertenecen al periodo correcto de la auditoriacuteaes decir pruebas de corte asiacute como anaacutelisis de los datos en un periodo

bull IDEAScript se utiliza para extender la potencia y funcionalidad del software IDEA es unlenguaje de programacioacuten especiacutefico para IDEA similar sino igual a Visual Basic paraAplicaciones (VBA) de los programas Word Excel o Access de Microsoft

bullLimitaciones de Base de Datos 32167 campos (columnas) 21 Billones registros(filas) dependiendo del sistema operativo 18 EB tamantildeo de archivo

Objetivos de Auditoriacutea con IDEA

bull Comprobacioacuten de Exactitud Una de las primeras funciones para las que puedeusarse IDEA es para sumar el archivo y comprobar la exactitud de los caacutelculos La sumadel archivo se lleva a cabo usando la opcioacuten Estadiacutesticas de Campo (disponible enImportacioacuten de Archivo) Los caacutelculos pueden verificarse usando la opcioacuten de Agregar(en el diaacutelogo Manejar Campos) o usando el botoacuten de Campos Virtuales en la Barra deHerramientas para crear un caacutelculo del elemento correspondiente o mediante unaprueba de excepcioacuten de caacutelculos erroacuteneos usando la funcioacuten de extraccioacuten La exactitudde cualquier informe de direccioacuten puede suponer un uso maacutes extenso de funcionesespeciacuteficas para lograr el resultado de generar el informe En estos casos puede sernecesario llevar a cabo una serie de uniones yo totalizaciones o caacutelculos deantiguumledad como para el caso del anaacutelisis de deuda

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bull Revisioacuten Analiacutetica IDEA puede ayudar en la preparacioacuten de datos para una revisioacutenanaliacutetica En particular puede generar anaacutelisis que no estariacutean disponibles en otroscasos La opcioacuten Estratificacioacuten (del menuacute Anaacutelisis) daraacute un perfil de la poblacioacuten enintervalos de valor en grupos de coacutedigos o en fechas Esto es particularmente uacutetil alauditar activos tales como deudores inventarios preacutestamos o para definir unadistribucioacuten de las transacciones Adicionalmente la informacioacuten puede resumirse porcoacutedigos determinados o por sub-coacutedigos Las cantidades pueden compararse tambieacutencon las de antildeos anteriores para analizar tendencias Si se necesita un anaacutelisis graacuteficopuede usarse el Asistente de Graacuteficos o lo opcioacuten Graacutefico dentro de Ver

bull Validez (Pruebas de Excepcioacuten Comparaciones y Duplicados) Las pruebas deExcepcioacuten pueden usarse para identificar elementos poco frecuentes o extrantildeos Estospueden ser cantidades excepcionalmente grandes o circunstancias donde dosconceptos de informacioacuten no se correlacionan debidamente (por ejemplo salario concategoriacutea) Tambieacuten pueden verificarse campos de informacioacuten con tablas de valoresadmisibles (por ejemplo precios hora estaacutendar)

o El Muestreo Estadiacutestico se usa normalmente para comprobar la validez de datos

de tal manera que permite la evaluacioacuten de los mismos a traveacutes de una poblacioacuten Los meacutetodos maacutes sofisticados como el Muestreo por Unidades Monetaria son difiacuteciles de implantar a mano Cuando las pruebas se refieren a comprobaciones fiacutesicas de documentacioacuten o de recursos en vez de a la comprobacioacuten de registros mecanizados las teacutecnicas de muestreo estadiacutestico son las apropiadas

o Las Pruebas de duplicados pueden ser muy eficaces en ciertas circunstancias

como en la comprobacioacuten de pagos o para buscar entradas de nuacutemerosrepetidos durante los recuentos de inventario

o Puede ser necesario unir primero dos archivos para realizar una prueba de

validez como por ejemplo el archivo de transacciones con el archivo maestrocorrespondiente

bull Integridad (Omisiones y Coincidencias) Para los test de integridad pueden utilizarsela opcioacuten de Omisiones (Nuacutemericas de Caracteres y de Fechas para que esto se puedahacer debe existir un nuacutemero secuencial en la documentacioacuten original Los archivos deinventario y de ventas pueden comprobarse para verificar ordenes de entrega conalbaranes y pedidos Tambieacuten puede ser apropiado verificar Omisiones en unasecuencia de nuacutemeros de talonarios y de nuacutemeros de identificacioacuten del inventario Otraprueba comuacuten que se puede realizar es la de hacer un cruce entre un archivo maestro(por ejemplo de contratos de mantenimiento) y uno de transacciones (por ejemplofacturas) para ver si existen registros en el maestro para los cuales no existentransacciones

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bull Corte de operaciones Se pueden realizar comprobaciones de fin de antildeo sobre elmayor de cuentas archivos de inventario o archivos de transacciones para analizarelementos con fechas o nuacutemeros de secuencia anteriores o posteriores al corte de fin deantildeo

bull Deteccioacuten de Fraudes como cruzar archivos de direcciones con los de noacutemina y libroscontables de cuentas a pagar nuacutemeros duplicados en facturas de proveedores ybuacutesquedas de coincidencias en cuentas bancarias de noacutemina con archivos maestroscorrespondientes

bull Deteccioacuten de Fraudes y la Ley de Benfordiv El anaacutelisis de la Ley de Benford esefectivo para identificar posibles valores fraudulentos Si existen valores artificiales oficticios en una base de datos la distribucioacuten de los diacutegitos dentro de la base de datospuede ser diferente a la establecida al respecto por la Ley de Benford Se pueden ver losdatos en forma graacutefica y comparar los resultados con los establecidos previamente porla Ley de Benford asiacute como tambieacuten los liacutemites maacuteximos y miacutenimos

bull Otros Objetivos de Auditoriacutea IDEA puede proporcionar tambieacuten informacioacuten uacutetil enaacutereas complejas tales como provisiones y valoraciones creando varias ldquovistasrdquo basadasen una serie de paraacutemetros diferentes Tomando como ejemplo el inventario se puedenidentificar elementos que no se han movido en 369 y 12 meses compararlos con lasventas despueacutes de fin de antildeo para ver lo que no se ha vendido y comprobar el valorneto realizable para aquellos que siacute se han vendido verificar los elementos deinventario del antildeo pasado frente a lo que no se ha vendido este antildeo Cualquierauditoriacutea o investigacioacuten de archivos que tenga necesidad de llevar a cabo anaacutelisis dedatos trabajos de caacutelculo o pruebas de excepcioacuten se beneficiaraacute con el uso de IDEA

233 TEAMMATE

TeamMate2 el que usa Price WaterhouseCoopers es un facilitador del desarrollo secuencial dela auditoriacutea Este a su vez facilita la labor de documentacioacuten de todas las tareas efectuadas enel proceso de auditoriacutea Por tanto TeamMate es un sistema de ldquoarchivo electroacutenicordquo unaherramienta fundamental para documentar auditoriacuteas de diferentes alcances ayudando a laaplicacioacuten de estaacutendares tanto en la documentacioacuten como en la revisioacuten Adicionalmente facilitala generacioacuten de informes de auditoriacutea TeamMate es usado por maacutes de 14000 auditores en275 paiacuteses alrededor del mundo

Tipos de Auditoriacutea que documenta La aplicabilidad del sistema va desde la documentacioacutende auditoriacuteas financieras de cumplimiento procedimientos operacionales investigaciones yauditoriacuteas de IT Adicionalmente es utilizado para la

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documentacioacuten de la evaluacioacuten decontroles auditoriacuteas de contratos y revisiones generales Con TeamMate se tiene acceso abases de datos de mejores praacutecticas ademaacutes se aprovecha todo el trabajo realizado enauditoriacuteas anteriores asiacute como las guiacuteas de trabajo existentes en Word y Excel Team Matepermite el seguimiento y firma de los papeles de trabajo asiacute como el mantenimiento dereferencias entre los diferentes documentos como el reporte de auditoriacutea los hallazgos y laspruebas realizadasTeamMate incluye un software de imaacutegenes el cual permite una sencilla incorporacioacuten deimaacutegenes y fotografiacuteas escaneadas criacuteticas en los papeles de trabajo

TeamMate fue desarrollado por el WorldResearch and Technology Centre dePricewaterhouseCoopers en Menlo Park California TeamMate fue finalista en la prestigiosaconferencia COMDEX y Windows World Open le dio el premio en 1994 ICAA ndash MicrosoftInnovativeTechnologyAward

Team Mate ayuda a que el proceso que tradicionalmente lleva maacutes tiempo en la ejecucioacuten de laauditoriacutea ldquola documentacioacutenrdquo se reduzca sustancialmente ayudando a que el auditor seconcentre en las actividades de mayor valor agregado

Todos los papeles de trabajo automaacuteticamente son comprimidos y encriptados cuando se cierrauna aplicacioacuten de la misma forma se respaldan los trabajos de forma automaacutetica cada vez quese termina una sesioacuten de trabajo

Arquitectura de TeamMateTeamMate posee un poderoso motor de replicacioacuten el cualpermite el trabajo en equipo tanto en redes de aacuterea local como en ambientes de acceso remotoseguacuten sea la necesidad La arquitectura el modelo de la base de datos y la replicacioacuten permiteno interrumpir el trabajo durante la etapa de revisioacuten ya que cada uno de los miembros delequipo tiene una copia ideacutentica (reacuteplica) de la base de datos lo cual permite que el resto deequipo continuacutee con el trabajo mientras se hace la revisioacuten TeamMate se integra naturalmentea cualquier sistema de correo electroacutenico para facilitar la comunicacioacuten

2Descripcioacuten extractada del documento denominado ldquoSoftware de Auditoriardquo elaborado por el Lic Jorge GuevaraEspinoza

2331 MANUAL TEAMMATE

A- Creacioacuten de un Proyecto Auditoriacutea

La creacioacuten de un nuevo proyecto se puede realizar por dos viacuteas alternativas

1A partir de una libreriacutea baacutesica e importar los programas de TeamStore

2A partir de una libreriacutea modelo dependiendo del tipo de proyecto

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A1 NUEVO PROYECTO A PARTIR DEL TEAMSTORE

Desde el Explorador de auditoriacutea clic sobre el icono de NUEVO

1) Se incluye informacioacuten de la auditoriacutea Coacutedigo Proyecto Grupo de Proyecto y NombreCoacutedigo Proyecto Nombre corto del proyecto (No admite acentos)

Grupo de Proyecto SECTOR LOCAL INSTITUCIONES PARLAMENTARIAShelliphellip

Nombre Descripcioacuten larga del proyecto Deberiacutea coincidir con la denominacioacuten oficial del trabajo

2) En el paso 2 se debe seleccionar una libreriacutea para utilizar como plantilla inicial de la auditoriacutea Podemos seleccionar la libreriacutea base de la Caacutemara de Comptos que incluye las tres carpetas principales en el fichero de auditoriacutea y aspectos como poliacuteticas terminologiacutea y marcas globales

3) Finalmente paso 3 de 3 nos solicita la identificacioacuten de la persona que va a inicializar la auditoriacutea Apellido nombre iniciales y clave Pinchamos sobre ldquoFinalizarrdquo y entramos en el nuevo proyecto

(Se ha seleccionado una libreriacutea base que contiene las tres carpetas principales y a partir de las mismas crearemos la estructura de nuestra nueva auditoriacutea)

De esta manera queda creada una auditoriacutea modelo con tres carpetas principales en el fichero de auditoriacutea

Carpeta PA Contendraacute los documentos de planificacioacuten

Carpeta AS Contendraacute tanto las incidencias creadas como los informes generados

Carpeta CG Esta carpeta estaacute vacia y contendraacute los programas de trabajo que decidamos importar del TeamStore o bien que creemos de forma manual

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Importamos los programas de trabajo estaacutendar y procedimientos de TeamStore

Para ello importamos desde TeamStore el armario area o procedimiento que nos interese

1) Seleccionar Herramientas Compartir TeamStore Obtener Programa2) Navegar al directorio que contiene el TeamStore

TTEAM MATESTORESTeamStore Caacutemara de Comptos

3) Doble clic sobre el armario ldquoModelo helliprdquo y seleccionamos todos los elementos que queremos importar

4) Seleccionar y Cerrar

A2- NUEVO PROYECTO A PARTIR DE UNA LIBRERIacuteA

Una libreriacutea podriacuteamos definirla como una plantilla con la cual se crea un nuevo proyecto

Una libreriacutea para un determinado tipo de proyecto (auditoriacutea de un ayuntamiento revisioacuten de un expediente hellip) puede contener los programas estaacutendar de trabajo terminologiacutea poliacuteticas estructura de la auditoriacutea etc De manera que la fase de planificacioacuten de una nueva auditoriacutea que se abre a partir de dicha libreriacutea puede simplificarse mucho ademaacutes de garantizar una homogeneizacioacuten entre todas las auditorias del mismo tipo

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La carpeta CG ldquoAacutereas de auditoriacuteardquo contiene todos los programas de trabajo incluidos en la libreriacutea que hemos seleccionado

Cualquier proyecto independientemente de la etapa en que se encuentre puede guardarse como una libreriacutea a partir de la cual crear proyectos futuros

1) AdministracioacutenGuardar como libreriacutea2) Destino TTEAMMATELIBRERIAS

Todo nuevo proyecto se inicia a partir de una libreriacutea bien una libreriacutea de plantilla inicial (libreriacutea base Caacutemara de Comptos) o bien proyectos ya abiertos que queremos que sirvan de base para auditorias futuras

Una libreriacutea no se puede abrir y por tanto conocer su contenido hasta que no se abre un nuevo proyecto a partir de la misma

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B- Fase de planificacioacuten

El proyecto o auditoriacutea se divide en 5 fases que habraacute que ir cerrando de las cuales la primera es la de planificacioacuten

El cierre de la fase de planificacioacuten tiene los siguientes efectos

No se podraacuten eliminar marcas globales miembros del equipo (aunque siacute se podraacuten insertar nuevos)

Se posibilita la firma de papeles y procedimientos y se inicia el registro de edicioacuten (identificacioacuten de las personas que acceden a cada procedimiento y papel)

B1- Configuracioacuten del equipo de auditoriacutea

Menuacute ArchivoAdministracioacutenEquipo o a traveacutes del icono ldquoAdminrdquoEquipo

Las funciones asignadas a los miembros del equipo se pueden cambiar durante la auditoriacutea y pueden ser las siguientes

Administrador Es preparador y revisor a la vez y ademaacutes puede finalizar la auditoriacutea y anular las contrasentildeas

Revisor Puede firmar la revisioacuten de los papeles de trabajo y procedimientos crear y borrar notas

Preparador Puede crear los papeles de trabajo notas y firmar en ldquoPreparado porrdquo

Para antildeadir un nuevo miembro del equipo dar clic en ldquoAntildeadirrdquo e introducir apellido nombre iniciales y funcioacuten del miembro del equipo Completados estos datos se hace clic en ldquoguardarrdquo Las claves de cada uno de los miembros del equipo se introducen cuando cada uno accede por primera vez

B2- Asignacioacuten de las aacutereas de trabajo y procedimientos a los miembros del equipo

Asignar aacutereas o subareas

Apretando el botoacuten derecho sobre cada una de las carpetas que contiene las aacutereas y subareas de auditoriacutea RenombrarAsignarAsignar procedimientosUn procedimiento Dentro de cada PS para cada uno de los procedimientos desplegar el menuacute de ldquoAsignacioacutenrdquoConjunto de procedimientos de un PS Seleccionar todos los procedimientos y con el botoacuten derecho Procedimientos tareas

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B3-Definicioacuten de los Tick-Marks globales

Las marcas globales que se aplicaraacuten a toda la auditoriacutea se definen en la etapa de planificacioacuten aunque posteriormente se podraacuten antildeadir marcas globales o especiacuteficas para cada papel de trabajoIcono ldquoAdminrdquo Marcas Globales Se pueden antildeadir tantos como siacutembolos se presentan y estos siacutembolos no son modificablesLas marcas globales pueden ver predefinidas como parte de la libreriacutea lo que ahorra tiempo de planificacioacuten y asegura un uso global y consistente en todas las auditorias

B4- Antildeadir nuevas aacutereas de auditoriacutea programas o procedimientos

La carpeta CG contiene todas las aacutereas de auditoriacutea cada una de las cuales contiene los programas de auditoriacutea y los papeles de trabajoEstas aacutereas y programas pueden venir dados por la libreriacutea utilizada importarse desde TeamStore o bien modificarlos de una forma manualCada aacuterea o carpeta puede dividirse en subcarpetas Cada carpeta o subcarpeta contendraacute siempre un programa de auditoriacutea y cualquier papel de trabajo antildeadido

AacutereasSituaacutendonos al nivel que queramos crear la carpeta (por ejemplo CG) clic sobre el botoacuten derecho ldquoNueva carpetardquo En el ejemplo abajo indicado crearaacute una nueva carpeta o aacuterea con la letra I Cada aacuterea de auditoriacutea nueva tendraacute una subcarpeta que contendraacute un Programa de Auditoriacutea PS en blanco En el cuadro de diaacutelogo que se abre nos pediraacute el nombre para la carpeta ldquoGrupo de componenterdquo y subcarpeta ldquoPrimer componenterdquo que por defecto le asigna el mismo nombre que al ldquoGrupo de ComponenterdquoSi por el contrario nos posicionamos en un aacuterea (por ejemplo A) crearaacute una subcarpeta (A2)

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Las referencias que TeamMate asigna a las distintas carpetas son inmodificables y por tanto el orden en que las creemos puede ser importante

De un aacuterea se pueden crear tantas subcarpetas como queramos

B5-Cierre de la etapa de planificacioacuten

Para cerrar la etapa de planificacioacuten deberemos dar clic en ldquoAdminrdquo ldquoEtapasrdquo pinchando en ldquoTrabajo de campoInicializarrdquo estaremos en condiciones de empezar la auditoriacutea

C- Organizacioacuten del trabajoTeamMate es una herramienta informaacutetica que nos permite organizar el trabajo realizado en el transcurso de la auditoriacutea y acceder a la informacioacuten almacenada de forma raacutepida a traveacutes de las ventanas de resumen Incidencias procedimientos notas de seguimiento etc

C1 Programa de trabajo

Todos los programas terminan en PS (ejemplo C1PS) Toda carpeta dentro de ldquoAacutereas o procedimientosrdquo del navegador contiene automaacuteticamente un programa de trabajo

Tanto los programas como los procedimientos se importan desde TeamStore donde previamente se han introducido los programas correspondientes a sector local ayuntamientos o a cuentas generales

Un programa de trabajo estaacute dividido en tres ventanas

Ventana Izda Incluye la lista de los procedimientos

Ventana Dcha Superior Se describe la prueba a realizar detalles y objetivos seguidos con la misma

Venta Dcha Inferior Incluye Trabajo Realizado y Conclusioacuten Contiene informacioacuten de todos los papeles de trabajo que hemos adjuntado a ese programa

Pestantildea trabajo realizadoCada procedimiento contiene una ventana de ldquotrabajo realizadordquo disentildeada para ser el meacutetodo baacutesico para documentar el trabajo La ventana no tiene liacutemite en cuanto a la cantidad de texto a almacenar (haciendo doble clic sobre el nombre de la pestantildea proporcionaraacute un aacuterea maacutes grande)

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HIPERTEXTO Desde el campo de trabajo realizado se puede hacer referencia a cualquier papel de trabajo o procedimiento incluido en el TeamMate simplemente tecleando la referencia como texto (ejemplo C11) Pinchando dos veces sobre dicha referencia nos llevaraacute a ese papel de trabajo o procedimiento

Cuadro RefsAparecen las referencias de los papeles de trabajo relacionados con el procedimiento resaltadoPosicionados en la ventana de Refs clic botoacuten dcho nos permite borrar o antildeadir hiperenlaces a ese procedimiento Si lo que queremos es borrar un papel de trabajo tendremos que hacerlo desde el navegador esta ventana soacutelo gestiona hiperenlaces a los procedimientos

Siacutembolos que indican en que fase se encuentra cada procedimiento o papel de trabajoEn fase de preparacioacuten Firmado como realizado Firmado como revisado

C2 Papeles de trabajo

Tambieacuten se pueden antildeadir papeles de trabajo para documentar el trabajo (Word Excel PDF PowerPoint etc) Se pueden crear hojas de trabajo nuevas insertar papeles de trabajo existentes fuera de TeamMate o importar plantillas existentes en TeamStore

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Antildeadir papel de trabajo

Una vez nos situamos sobre el procedimiento que queremos documentar hacemos aparecer la barra de herramientas flotante clic sobre el icono ldquoAntildeadir PTrdquo

A la hora de disentildear las hojas de Excel es necesario tener en cuenta que por regla general no se van a imprimir sino que lo normal seraacute verlas en pantalla Por tanto deberemos procurar que las hojas de caacutelculo no se extiendan y ocupen maacutes de una pantalla

TeamMate asignaraacute automaacuteticamente un nuacutemero y una letra que hace referencia al programa y se relacionaraacute al procedimiento que tengamos resaltado Se le podraacute dar un Tiacutetulo o asignar a una persona del equipo

ldquoImportar desde ArchivordquoSe puede insertar cualquier tipo de archivo esta pestantildea nos posibilita navegar por nuestro ordenador hasta localizar el archivo correspondiente que puede estar en cualquier formato

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A traveacutes de esta opcioacuten podremos incorporar legislacioacuten o incluso paacuteginas Web siempre y cuando previamente la hayamos almacenado en nuestro PC o en nuestro entorno de red

Ejemplo Insertamos como papel de trabajo una resolucioacuten publicada en el Boletiacuten Oficial Una vez posicionados en la resolucioacuten ldquoGuardar comordquo Tipo ldquoPaacutegina Web soacutelo HTML (htmhtml)rdquo Guardada la resolucioacuten bien en red o en el disco duro la importamos desde TeamMate

Antildeadir referencia a un procedimiento de un papel de trabajo ya incluido en el TeamMateSituando el ratoacuten sobre la ventana de Refs clic sobre el botoacuten derecho ldquoCrear Hiperenlacesrdquo ldquoVinculo a Refrdquo TeamMate te permite navegar por las distintas aacutereas procedimientos o incidencias para poder seleccionar el documento que queremos insertar

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C3 Firmas y registros de acceso

Existen dos tipos diferentes de firma en TeamMate

La firma en papeles de trabajo e incidencias La firma en procedimientos de forma individual

Para firmar papeles de trabajo e incidencias hacer clic en el icono ldquoFirmadordquo en la barra flotante de herramientas y despueacutes hacer clic en ldquoPreparado porrdquo TeamMate inserta automaacuteticamente sus iniciales y la fecha

Para firmar procedimientos una vez resaltado el mismo hacer clic en el icono ovalado de la parte inferior del programa

Cada procedimiento papel de trabajo o incidencia puede ser firmado como realizado y como revisado Ademaacutes a partir del cierre de la planificacioacuten se crea un registro de las personas que acceden a los documentos y modifican algo

D- Realizacioacuten del trabajo

D1 HiperenlacesPara cruzar referencias de unos papeles de trabajo a otros pueden realizarse

De una direccioacuten ( del archivo A al B) De dos direcciones esto es de ida y vuelta (de A a B y de B a A)

En la barra flotante de TeamMate tenemos el icono de Hiperenlaces

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Viacutenculo de una direccioacutenExisten dos formas de crear el enlace

1 Posicionado en el lugar donde queremos que aparezca el Hiperenlace en la barra flotante seleccionamos el icono de Hiperenlace

Elegimos la pestantildea ldquoViacutenculo a Refrdquo y aparece un aacuterbol con todas las aacutereas y los archivos que cuelgan de cada una Pinchando en el archivo correspondiente y luego en ldquoInsertarrdquo se crea el Hiperenlace El lugar al que nos desplazaremos picando en el enlace es si el archivo destino es Excel la uacuteltima celda en que hayamos estado si es Word al inicio del documento

2 Cuando queremos dirigirnos a un lugar concreto del archivo destinoNos situamos en el lugarposicioacuten de destino del enlace y activamos el icono de HiperenlaceEn la parte superior derecha ldquocopiar destinordquoNos posicionamos en el archivo y lugar donde queremos insertar el enlaceActivamos el icono de Hiperenlace y elegimos ldquopegar viacutenculordquo ldquoinsertarrdquo

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Viacutenculo de dos direccionesSe realizariacutea de la misma forma que el procedimiento 2) anterior soacutelo que es necesario activar la casilla ldquocrear un viacutenculo de dos viacuteasrdquo antes de pinchar en ldquoinsertarrdquo

D2 IncidenciasPara introducir una incidencia (ML) en un papel de trabajo o procedimiento es necesario activar la barra flotante y dar clic en el icono de ldquoIncidenciasrdquoSe abre el primer cuadro de dialogo que nos pediraacute el nombre de la misma ldquoAceptarrdquoEn la siguiente pantalla distinguimos dos grandes aacutereas una para introducir una descripcioacuten de la incidencia y otra para efectuar la recomendacioacuten correspondiente

La incidencia quedaraacute insertada en el procedimiento o papel desde el cual hemos abierto la barra en el ejemplo (M1PS)

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Estas incidencias se almacenan automaacuteticamente en AS1 Es desde esta posicioacuten donde se nos permite cambiar el nombre firmar como preparado o revisado o incluso borrarla Una vez que se elimina una incidencia no se renumeran las demaacutes su eliminacioacuten deja su nuacutemero sin uso

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D3 Notas de seguimientoAl igual que las incidencias las notas se pueden introducir a un papel de trabajo o procedimiento y como en el caso anterior se activa la barra flotante y se selecciona el icono ldquoNotasrdquoSe debe dar clic sobre el icono ldquoNuevordquo y se abre un cuadro de diaacutelogo donde introduciremos a quien va dirigida la nota el contenido de la misma y la firmaremos como preparadaCuando guardamos y cerramos la nota se crea un hiperenlace al procedimiento u hoja de trabajo desde donde la hayamos creadoPara borrar las notas es necesario que tengan dos firmas preparador y revisor Un preparadorrevisor podraacute firmar ambas

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E- Revisioacuten del trabajo

A traveacutes de las ventanas de resumen se puede acceder de forma raacutepida a la informacioacuten deseada

NavegadorIncidenciasProcedimientosNotas de seguimientoEstado elementosEstado procedimientos

A traveacutes de procedimientos podremos saber cuaacutentos procedimientos tenemos asignados cuantos estaacuten preparados o pendientes de preparar

A traveacutes de incidencias (agrupadas por preparador o por carpeta etc) podremos ver la descripcioacuten y recomendacioacuten de cada una Para editarlas podemos acceder a ellas con doble clic

Para borrarlas seraacute necesario acceder desde el navegador a la carpeta AS

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F- TEAMSTORE

El TeamStore es una base de conocimiento de la auditoriacutea es un fichero independiente que se ubica fuera de TeamMate TeamMate puede importar (obtener) y exportar (enviar) ay desde TeamStore Por ejemplo se pueden importar programas de auditoriacutea estaacutendar del TeamStore

Los elementos que se pueden obtener desde TeamStore son Programas de auditoriacutea (PS) y procedimientos estaacutendar En cualquier momento

de la auditoriacutea se pueden antildeadir programas de auditoriacutea completos o procedimientos seleccionados a un programa de auditoriacutea existente simplemente importando desde TeamStore

Incidencias TeamStore admite la posibilidad de almacenar incidencias que se repiten frecuentemente- incluyendo recomendaciones

Miembros del equipo de auditoriacutea TeamStore puede contener una relacioacuten completa de todo el personal de auditoriacutea Durante la fase de planificacioacuten se puede hacer una importacioacuten de la lista hacia su auditoriacutea

Papeles de trabajo Plantillas

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Una vez abierta la aplicacioacuten de TeamStore ldquoAbrirrdquo navegamos hasta TTEAMMATESTORES donde se encuentra la base de datos de TeamStore

La base de datos se divide en armarios cada uno de ellos engloba los programas de trabajo dependiendo de cuaacutel sea el objeto de fiscalizacioacuten Entidades Locales Cuentas Generales Contratacioacuten (para la revisioacuten de expedientes concretos)

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G- Finalizacioacuten del Proyecto

Una vez terminados todos los trabajos relacionados con un proyecto de Auditoriacutea procede ldquofinalizarlordquo en TeamMate

Una vez ldquoTerminadordquo un proyecto de Auditoriacutea solamente podremos acceder a eacutel en modo lectura es decir para examinar su contenido pero no podremos modificar nada

Por tanto para prever la necesidad de modificaciones posteriores a la ldquofinalizacioacutenrdquo es importante tener una copia de seguridad justamente antes de la ldquofinalizacioacutenrdquo que nos permita borrar el proyecto ldquoTerminadordquo restaurar la copia de seguridad justamente previa a la finalizacioacuten introducir las modificaciones pertinentes y volver a ldquofinalizarrdquo el proyecto (con una nueva copia de seguridad que sustituiriacutea a la anterior) La obtencioacuten de eacutesta copia de seguridad forma parte del proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo

Para finalizar un proyecto hay que ser ldquoRevisorrdquo o ldquoAdministradorrdquo Es decir un ldquoPreparadorrdquo no podraacute ldquofinalizarrdquo un proyecto

A un proyecto ldquoTerminadordquo uacutenicamente podraacuten acceder a eacutel los usuarios actualmente autorizados Por ello se ha adoptado la solucioacuten de antildeadir a todos los proyectos antes de ldquofinalizarlosrdquo un usuario ldquoCAMARA COMPTOSrdquo con rol de ldquoSoacutelo Lecturardquo de manera que todos los usuarios conocedores de la contrasentildea podraacuten acceder a consultar el proyecto una vez ldquoTerminadordquo

El procedimiento para ldquofinalizarrdquo un proyecto es el siguiente

1- Antildeadir al Equipo de Trabajo un usuario denominado CAMARA COMPTOS con rol de ldquoSoacutelo LecturardquoLas instrucciones para antildeadir un nuevo miembro del Equipo de Auditoriacutea figuran en el apartado ldquo41 Configuracioacuten del equipo de auditoriacuteardquo de la presente Guiacutea (paacuteg 5)

2- Elegir la opcioacuten Archivo | Administracioacuten | Etapashellip para acceder a la ventana de ldquoCambiar Estadordquo

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3- Pulsar el 5ordm botoacuten ldquoCompletar Finalizarrdquo Se lanzaraacute el asistente para finalizar que consta de seis pasos

4- El primer paso es solamente informativo y resume las acciones que se van a realizar Pulsaremos el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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5- El segundo paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los elementos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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6- El tercer paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los procedimientos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

7- El cuarto paso va a verificar que no quedan Notas de Seguimiento sin contestar Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo sin contestar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo contestado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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8- iexclMUY IMPORTANTE NO PULSAR EL BOTOacuteN ldquoSIGUIENTErdquo DE ESTA VENTANA HASTA QUE NO SE HAYA COMPLETADO LA COPIA DE SEGURIDAD

El quinto paso es criacutetico pues es ahora cuando vamos a realizar la uacuteltima copia de seguridad Dada su importancia se ha creado una carpeta para albergar estas copias de seguridad STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS Por tanto pulsaremos el botoacuten ldquoNavegarrdquo para seleccionar dicha carpeta que quedaraacute en el primer campo de la ventana y podremos pulsar el botoacuten ldquoInicio Copia de seguridadrdquo que aparece en el segundo campo de la ventana Una vez terminada la copia pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

9- El sexto paso va a ser propiamente el proceso de finalizacioacuten de manera que todaviacutea estamos a tiempo de pulsar el botoacuten ldquoCancelarrdquo para abandonar el procedimiento sin haber realizado la ldquofinalizacioacutenrdquo del proyecto

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STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS

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Si estamos seguros de que queremos ldquofinalizarrdquo el proyecto quedan 2 uacuteltimas decisiones

La primera decisioacuten es sobre el Histoacuterico de Firmas y Ediciones (modificaciones) y figura en la parte izquierda de la ventana Podemos elegir entre mantener solamente las firmas o mantener tanto las firmas como las edicionesAdemaacutes en el primer caso de dejar solamente las firmas podemos indicar dos opciones maacutes

o retener solamente el uacuteltimo preparador y el uacuteltimo revisor firmante o todos los habidos (puesto que se ha podido firmar varias veces)

o y limpiar las fechas de firma dejando solamente el usuario firmante

La segunda decisioacuten es sobre las Notas de Seguimiento y figura en la parte derecha de la ventana Podemos elegir entre Borrar o Mantener las Notas de Seguimiento incluidas en el proyectoUna vez elegidas todas las opciones mencionadas pulsaremos el botoacuten ldquoInicio Finalizacioacuten procesordquo

Una vez completado este proceso de Finalizacioacuten pulsaremos el botoacuten ldquoCerrarrdquo del Asistente y de la ventana ldquoCambiar Estadordquo y ya tenemos el proyecto ldquoTerminadordquo

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3 USO DE MICROSOFT EXCEL COMO HERRAMIENTA DE AUDITORIA

Excel tiene muchas funciones uacutetiles para los auditores La capacidad de poner los datos en una hoja de caacutelculo y realizar diferentes pruebas y anaacutelisis hacen de Excel una herramienta de auditoriacutea de gran alcance Es faacutecil de usar y de faacutecil acceso para la mayoriacutea de los auditores Excel puede realizar muchos tipos de pruebas analiacuteticas que incluyen la ley de Benford anaacutelisis horizontal y vertical anaacutelisis de iacutendices anaacutelisis de regresioacuten las estadiacutesticas la estratificacioacuten y el envejecimiento Tambieacuten se pueden realizar muchos tipos de anaacutelisis de datos incluyendo datos anexados y de combinacioacuten tabular cruz y la tabla dinaacutemica detectar duplicados y vaciacuteos el extracto y el filtro unir y relacionar muestra clasificar resumir y subtotal

4 CARACTERISTICAS DESEABLES DE UN SOFTWARE DE AUDITORIA

CARACTERIacuteSTICAS GENERALES

Las caracteriacutesticas generales que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Manual de Usuario Manual Teacutecnico y Material de Capacitacioacuten

bull Opciones de copiar o exportar cualquier documento como papeles de trabajo aaplicaciones ofimaacuteticas como Word Excel Power Point y otros

bull Capacidad de acumular la informacioacuten histoacuterica y ademaacutes de poderla consultar por antildeo

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bull Capacidad de poder funcionar como un todo integrado entre las diferentes etapas yprocesos de la Auditoria Planeacioacuten Administracioacuten de Riesgos Ejecucioacuten yAdministracioacuten de Papeles de Trabajo Evaluacioacuten de Administracioacuten de TI Anaacutelisis yEvaluacioacuten de Base de Datos Emisioacuten de Informes

CARACTERIacuteSTICAS DE SEGURIDAD

Las caracteriacutesticas de seguridad que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Posibilidad de definir que usuarios puedan acceder al sistema

bull Administracioacuten de los permisos de las opciones a las que tiene derecho un usuario aejecutar consultar seguacuten su cargo y aacuterea a la que pertenezca

bull Opciones de incluir pistas de auditoriacutea en procesos control de cambios lecturaescritura y modificacioacuten de parte de los usuarios

bull Copias de respaldo de la informacioacuten mediante BACKUP en medios magneacuteticosoacutepticosy COMPROBAR como recuperar los datos del Backup

5 VENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

La ventaja principal del computador es su increiacuteble velocidad El tiempo requerido para que un computador mayorice una transaccioacuten o determina su saldo de una cuenta es de aproximadamente unas pocas milloneacutesimas de segundo

bull SE PUEDEN PROCESAR EN FORMA RAPIDA Y EFICIENTE GRANDES CANTIDADES DE DATOS Las empresas grandes pueden tener cientos de miles de transacciones por diacutea Al procesar voluacutemenes tan grandes de datos los computadores pueden ahorrar gran cantidad de tiempo en cada paso del proceso contable incluyendo el registro de transacciones su traslado a las cuentas del mayor y la preparacioacuten de registros contables informes y reportes

bull SE PUEDEN TENER ACTUALIZADOS LOS SALDOS DE LAS CUENTAS La velocidad con la que un computador puede procesar los datos permite que las empresas mantengan actualizadas las cuentas del mayor auxiliar los registros de inventarios permanentes y las mayoriacuteas de las cuentas del mayor general

bull SE PUEDEN GENERAL INFOAMCIONES ADICIONALES CASI SIN COSTO EXTRA Con un sistema de contabilidad se puede llevar un diario de ventas Maacutes aun el computador puede ademaacutes reordenar esta informacioacuten para mostrar los

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totales de las ventas diarias por departamento de venta por vendedor y por un producto

bull SE PUEDE DISPONER DE RETROALIMENTACION INSTANTANEA A MEDIDA QUE VAN TENIENDO LUGAR LAS TRANSACCIONES En los sistemas computarizados en liacutenea de tiempo real (OLRT) el empleado que ejecuta la transaccioacuten puede disponer de un Terminal en comunicacioacuten directa con el computador Por tanto el empleado tiene acceso inmediato a la informacioacuten contable uacutetil para ejecutar una transaccioacuten corriente

bull SE PUEDE TENER PROCEDIMIENTOS ADICINALES DE CONTROL INTERNO EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO La aprobacioacuten de cada venta a creacutedito constituye un procedimiento de control interno del cual pueden hacer uso las capacidades uacutenicas del computador

Tal procedimiento del control puede no ser praacutectico en un sistema manual especialmente si el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no se mantiene permanente

6 DESVENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

Los sistemas computarizados tambieacuten tienen sus limitaciones pero estas limitaciones son correctivas y podriacutea decirse que son leves en comparacioacuten con los grandes beneficios que ofrece a la empresa

Las principales limitaciones son

bull Alto costo de inversioacuten al instalar un sistema computarizado

bull El costo de mantenimiento es alto y complejo

bull El alto costo en el entrenamiento del personal

bull Los programas deben ser confiables

bull La loacutegica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas

bull Elevado costo de desarrollo

bull Limitado numero de reportes y consultas

bull Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada

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bull Necesidad de mantenimiento del sistema debido a las modificaciones que habraacute tenido la aplicacioacuten en las actualizaciones o subsiguientes o por cambios de aplicaciones

En conclusioacuten podriacuteamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son en la mayor parte de iacutendole econoacutemica lo cual para muchos no es preocupante

7 SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE COMPUTACION

Los equipos informaacuteticos son instrumentos que estructuran grandes cantidades de informacioacuten la cual puede ser confidencial para la entidad y puede ser mal utilizada o divulgada a personas que hagan mal uso de esta ademaacutes pueden ocurrir robos fraudes o sabotajes que provoquen la destruccioacuten total o parcial de las actividades de procesamiento electroacutenico de datos Esta informacioacuten puede ser de suma importancia y al no contar con ella en el momento preciso puede provocar retrasos sumamente costosos

Al auditar con sistemas informaacuteticos el auditor debe verificar y constatar lo siguiente

Que no se tengan copias piratas o bien que al conectarnos en red con otras computadoras no exista la posibilidad de transmisioacuten de virus

Que se hayan implementado procesos fiacutesicos y loacutegicos para la proteccioacuten del hardware y datos procesados asiacute como a las instalaciones de ingreso al aacuterea de procesamiento de datos y servidores Contemplando las situaciones de incendios sabotajes robos cataacutestrofes naturales etc

Implementacioacuten de mecanismos para garantizar la seguridadloacutegica del software a la proteccioacuten de los datos e informacioacutenprocesos y programas asiacute como la restriccioacuten de usuarios noautorizados al acceso de la informacioacuten

8 BACK UP Y RECUPERACION

Una copia de seguridad o backupen tecnologiacutea de la informacioacuten o informaacutetica es una copia de seguridad - o el proceso de copia de seguridad - con el fin de que estas copias adicionales puedan utilizarse para restaurar el original despueacutes de una eventual peacuterdida de datos Fundamentalmente son uacutetiles para tres cosas Primero recuperarse de una cataacutestrofe informaacutetica Segundo recuperar una pequentildea cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente o corrompido

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USO DE TECNOLOGIA EN PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

11 Evolucioacuten Tecnoloacutegica en Auditorias

En la sociedad actual la actividad comercial estaacute concentrada en generar y distribuir informacioacuten proporcionando a los profesionales de todas las aacutereas los motivos suficientes para concentrarse en el procesamiento de la misma Dada esta necesidad el hombre en su afaacuten de solventar todos los problemas e inconvenientes que se le presentan ha disentildeado nuevas tecnologiacuteas y que desde sus inicios no han dejado de evolucionar

La evolucioacuten tecnoloacutegica proporciona recursos computacionales capaces de mejorar la calidad de vida del hombre buscar el bienestar y el oacuteptimo desempentildeo laboral a traveacutes de los diferentes medios que van desde la utilizacioacuten de una computadora personal hasta sofisticados equipos de alta tecnologiacutea en red aplicables a casi todos los procesos contables e incluso de auditoriacutea

Todo Contador Puacuteblico y Auditor debe analizar los registros contables en busca de alteraciones e irregularidades aplicando pruebas y teacutecnicas parareunir evidencia necesarias y de esta forma respaldar la opinioacuten profesional en ese sentido el desaprovechar las herramientas tecnologiacuteas existentes para la captacioacuten de evidencias conllevan a que las pruebas recolectadas que sustenta el Informe de auditoriacutea puedan carecer de credibilidad

De acuerdo con todo esto se debe dar a conocer la importancia de las herramientas tecnoloacutegicas aplicables al proceso de auditoria como instrumento de trabajo de gran utilidad De este modo se quiere con ello plantear una solucioacuten efectiva a la problemaacutetica que existe en la actualidad y justificar el uso de herramientas computacionales de alta tecnologiacutea en procesos de auditorias de estados financieros

Para un profesional competente no tiene sentido disponer de un computador a menos que sea para realizar determinados trabajos para los que la maacutequina sea adecuada hoy en diacutea estas maacutequinas permiten un instrumento de trabajo de gran precisioacuten y alta eficacia Paradoacutejicamente la capacidad del computador es cada vez mayor permitiendo la creacioacuten de programas maacutes sofisticados y equipos de alto rendimiento Con un sistema computarizado el costo de recoger y analizar la informacioacuten es tan pequentildeo que las uacutenicas limitaciones son el intereacutes del profesional o el administrador en conocer y no conocer determinados datos

Gracias a los continuos avances tecnoloacutegicos los profesionales cuentan con herramientas tanto de Software que permiten la construccioacuten de bases de datos cada vez maacutes relacionales procesadores de textos hojas de caacutelculo programas de gestioacuten contable disentildeo de imaacutegenes dibujos y graacuteficos de alta resolucioacuten y de Hardware

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como son los microprocesadores maacutes potentes perifeacutericos de almacenamiento de gran capacidad dispositivos de captacioacuten de imaacutegenes y video estaciones de trabajo de alta tecnologiacutea en red entre otros Como parte de las nuevas tecnologiacuteasla informaacutetica ha dado lugar a la creacioacuten de novedosos componentes fiacutesicos y loacutegicos que sirven de instrumentos a los profesionales en distintas aacutereas

El procesamiento electroacutenico de datos serviraacute al contador puacuteblico para la determinacioacuten de la calidad de la informacioacuten permitiraacute realizar un proceso de contabilizacioacuten revisioacuten y auditoria maacutes selectivo de las actividades y procedimientos relativos a un gran volumen de transacciones El auditor puede aprovechar la velocidad con que el sistema procesa la informacioacuten y ahorrar tiempo que le serviraacute para darle un mayor esfuerzo a la evaluacioacuten

El uso de herramientas computacionales en la auditoria para evaluar el sistema de procesamiento de datos y sus resultados ofrece al auditor la oportunidad de llevar a cabo un alto desempentildeo de las actividades y procedimientos que involucran un gran nuacutemero de transacciones

2 TEacuteCNICAS DE AUDITORIacuteA ASISTIDAS POR COMPUTADOR

-TAACrsquos-

Algunos auditores utilizan para llevar a cabo sus procedimientos de auditoria programas elaborados enlenguajes de programacioacuten hojas electroacutenicas o consultas en bases de datos

Desde hace ya algunos antildeos se han utilizado productos de software llamadosgeneacutericamente paquetes de auditoriacutea capaces de generar programas para auditores

Dichos productos han evolucionado hacia la obtencioacuten de muestreos estadiacutesticos quepermiten la obtencioacuten de resultados e hipoacutetesis

En la actualidad los productos de software especiales para procedimientos de auditoriacutease orientan principalmente hacia lenguajes que permiten la consulta dearchivos y bases de datos de la empresa auditada Estos productos pueden serutilizados tanto por auditores externos como auditores internos

21 Definicioacuten

Las teacutecnicas de auditoriacutea asistidas por computador o CAATrsquos por sus siglas eningleacutes ComputerAssistedAuditTechniques son herramientas y teacutecnicas de auditoriacutea que permiten al auditor aumentar elalcance y la eficiencia de la auditoriacutea con procedimientos automatizados

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El auditor que las utilice debe confiar en los resultados que proporcionan y deesta forma reducir los procedimientos de auditoriacutea sustantivos necesarios para verificarla informacioacuten procesada por el sistema

Existen de distintos tipos los cuales pueden utilizarse para prueba de los detallesde operaciones y saldos procedimientos de revisioacuten analiacuteticos pruebas decumplimiento de los controles generales de sistemas de informacioacuten pruebas decumplimiento de los controles de aplicacioacuten

Finalmente el auditor elabora determinadas partes del informe con archivos queson resultados de las pruebas y controles por lo cual resulta necesario el manejo desoftware de faacutecil utilizacioacuten como procesadores de texto paquetes de graacuteficos hojasde caacutelculo etc

Actualmente existen muchas CAATrsquos en el mercado de las cuales se daraacute unadescripcioacuten de algunas entre ellas tenemos ACL IDEA PanAudit EasytrieveDYL280 (300) Culprit FOCUS FocAudit etc

22 NIA 1009Teacutecnicas de Auditoria con Ayuda de Computadora (TAACs)

La estructura baacutesica de esta NIA se la presenta continuacioacuten con una breve descripcioacuten de cada punto

bull Descripcioacuten de Teacutecnicas de Auditoria con Ayuda de Computadora (TAACs)

Software de Auditoria Son programas utilizados para procesar grandes cantidades dedatos generados por la contabilidad de una organizacioacuten pueden ser Programas enpaquete programas escritos para un propoacutesito especiacutefico y programas de utileriacutea

Datos de Prueba Datos de prueba para probar controles especiacuteficos Transacciones deprueba seleccionada Transacciones de prueba usadas en una instalacioacuten de pruebasintegrada

bull Usos de TAACs

Se pueden utilizar TAACs para

o Pruebas de detalles de transacciones y saldos

o Procedimientos de revisioacuten analiacutetica

o Pruebas de cumplimiento de controles generales

o Pruebas de cumplimiento de controles de aplicaciones

bull Consideraciones en el uso de TAACs

Para determinar si se utilizaraacuten TAACs se deberaacute considerar

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o Conocimiento pericia y experticia del auditor en computadoras

o Disponibilidad de TAACs e instalaciones adecuadas de computacioacuten

o No factibilidad de pruebas manuales

o Efectividad y eficiencia

o Oportunidad

bull Utilizacioacuten de TAACs

Los principales pasos que un auditor debe tomar en cuenta en la aplicacioacuten de TAACsson

o Fijar el objetivo de la aplicacioacuten de la TAAC

o Determinar el contenido y accesibilidad de los archivos de la entidad

o Definir los tipos de transaccioacuten que van a ser probados

o Definir los procedimientos que se realizaraacuten en los datos

o Definir los requerimientos de datos de salida

o Identificar al personal de auditoriacutea y de computacioacuten que pueda participar en eldisentildeo y aplicacioacuten de la TAAC

o Refinar los estimados de costos y beneficios

o Asegurarse de que el uso de la TAAC estaacute controlado y documentado en formaapropiada

o Organizar las actividades administrativas incluyendo las habilidades necesariasy las instalaciones de computacioacuten

o Ejecutar la aplicacioacuten de la TAAC

o Evaluar los resultados

bull Utilizacioacuten de TAACs en entornos de computadora en negocios pequentildeos

El auditor deberaacute poner especial eacutenfasis en los negocios pequentildeos en los siguientes aspectos

o El nivel de controles generales de PED puede ser tal que el auditor depositemenos confiabilidad en el sistema de control interno Esto daraacute comoresultado

1048707 Mayor eacutenfasis en las pruebas de detalles de transacciones y saldos yen los procedimientos de revisioacuten analiacutetica lo que puede aumentar laefectividad de ciertas TAACs particularmente del software deauditoria

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1048707 La aplicacioacuten de procedimientos de auditoriacutea para asegurar elfuncionamiento apropiado de la TAAC y la validez de los datos dela entidad

o En casos donde se procesen menores voluacutemenes de datos los meacutetodosmanuales pueden ser maacutes efectivos en costo

o La asistencia teacutecnica adecuada puede no estar disponible al auditor por partede la entidad haciendo asiacute poco factible el uso de TAACs

o Ciertos programas de auditoriacutea en paquete pueden no operar encomputadoras pequentildeas restringiendo asiacute la opcioacuten del auditor encuanto a TAACs Sin embargo los archivos de datos de la entidadpueden copiarse y procesarse en otra computadora adecuada

23 Descripcioacuten de algunas CAATs

231 ACL

ACL (Lenguaje de Comandos de Auditoria) es un software para anaacutelisis y extraccioacuten de datosmaacutes usado en la actualidad

Con ACL los auditores y profesionales de los negocios pueden transformar grandes cantidadesde datos electroacutenicos en un conocimiento comercial de valor Es un software poderoso y faacutecilde usar le permite convertir datos en informacioacuten significativa lo cual le ayuda a alcanzar susobjetivos de negocios y agregar valor a su organizacioacuten

Con ACL se podraacute realizar la revisioacuten de datos con una cobertura del 100 de los datos estosignifica que se pueden hacer auditoriacuteas para toda una poblacioacuten entera y no para pequentildeasmuestras

El impacto de ACL se ve en los siguientes aspectos los ciclos de auditoriacutea maacutes cortos lasinvestigaciones maacutes detalladas una confianza completa en sus resultados un ahorrosignificativo en sus recursos un rol mayor de la auditoriacutea en el negocio

Caracteriacutesticas generales

bull Permite importar archivos de diferentes fuentes o formatos (archivos planos y de basede datos especiacuteficas)

bull Los datos importados no son modificados asegurando la integridad e incrementando elnivel de confianza de los datos trabajados

bull Generacioacuten de pistas de auditoria (Quien Como Cuando Donde)

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bull Posibilidad de escribir ScriptsMacros que automaticen procedimientos de revisioacutenrutinaria en auditorias recurrentes

bull Incrementar la cobertura de revisioacuten al 100 de datos a analizar

Caracteriacutesticas especiacuteficas

bull Identificar tendencias sentildealar excepciones y destacar aacutereas que requieren atencioacuten

bull Localizar errores y fraudes potenciales mediante la comparacioacuten y el anaacutelisis dearchivos seguacuten los criterios especificados por el usuario

bull Volver a calcular y verificar saldos

bull Identificar problemas de control y asegurar el cumplimiento de las normas

bull Analizar y determinar la antiguumledad de las cuentas por cobrar cuentas por pagar u otrastransacciones a las que afecta el tiempo transcurrido

bull Recuperar gastos o ingresos perdidos detectando pagos duplicados secuenciasnumeacutericas incompletas en la facturacioacuten o servicios no facturados

bull Detectar relaciones no autorizadas entre el personal de la empresa y los proveedores y muchas maacutes

bull Funciones especiacuteficas para la auditoriacutea desde comandos tales como FaltantesDuplicados y Estratificar hasta el importante log de comandos o el historial detallado Lafuncionalidad incorporada de revisioacuten de cuentas le permite a auditores y contadores sinexperiencia teacutecnica o de programacioacuten realizar raacutepidamente anaacutelisis e informes sobredatos financieros

bull Procesa raacutepidamente millones de transacciones asegurando una cobertura del 100 yuna confianza absoluta en sus resultados

bull El Asistente de definicioacuten de datos faacutecilmente selecciona identifica y da formato a losdatos acelerando su acceso a las poderosas capacidades de anaacutelisis y generacioacuten deinformes de ACL

bull ACL puede leer y analizar cualquier tipo de datos accediendo a cualquier entorno de suorganizacioacuten (tales como Oracle SQL Server Informix AS400 IBM390 SAPtrade R3tradearchivos de informe de longitud variable archivos privados archivos tradicionalesarchivos de informe y muchos maacutes)

bull Relaciona y trabaja simultaacuteneamente con varios archivos (Modelo EntidadRelacioacuten)para hacer anaacutelisis e informes auacuten maacutes completos

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bull Crea informes en HTML para su publicacioacuten en Internet o en la Intranet de suorganizacioacuten

bull Automatiza y registra sus pasos y desarrolla aplicaciones especiales haciendo maacutesproductivas las auditoriacuteas futuras

bull Permite revisar o imprimir en cualquier momento un historial completo de sus archivospasos y resultados

232 IDEA

IDEAel que utiliza Price WaterhouseCoopers es una herramienta de PC basada en laInterrogacioacuten de Archivos para ser utilizada por auditores contadores investigadores y personalde seguridad informaacutetica Analiza los datos de diversas maneras y permite la extraccioacuten elmuestreo y la manipulacioacuten de datos para identificar errores problemas cuestiones especiacuteficasy tendencias

IDEA estaacute disentildeado para auditores internos y externos aunque el uso del software esnormalmente diferente

Tambieacuten es una valiosa herramienta para investigadores de fraude contadores yadministradores

Puede utilizarse por ejemplo para

bull Identificar elementos excepcionales

bull Realizar Anaacutelisis

bull Comprobar Caacutelculos

bull Coincidencias cruzadas de datos entre sistemas

bull Pruebas de Omisiones y Duplicados

bull Muestreo

Caracteriacutesticas Generales

bull Mantiene un registro de todas las acciones realizadas en una base de datoscomenzando con la importacioacuten de la base de datos

bull Permite realizar anaacutelisis complejos de datos extracciones de elementos poco usualesmuestras de auditoriacutea transacciones duplicadas pruebas de auditoriacutea rutinarias orecurrentes para investigaciones de fraude auditoriacuteas de seguridad y produccioacuten deinformes de gestioacuten

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bull Agregar campos (calculado) virtuales

bull Extracciones de registros seguacuten criterios utilizando operadores de comparacioacuten (lt gt =otros) loacutegicos (y o no)

bull Realizar pruebas de excepcioacuten avanzadas utilizando las funciones incorporadas deIDEA (funciones Caraacutecter Numeacutericas Coincidencia Fecha y hora Condicionales)

bull Guardar foacutermulas elaboradas con operadores aritmeacuteticos loacutegicos y funciones para suposterior uso en trabajos repetitivos o auditorias recurrentes

bull Generar informes con los anaacutelisis realizados

bull Genera Estadiacutesticas de campos Las Estadiacutesticas Numeacutericas incluyendo totalesmedia miacutenimo maacuteximo y otros valores son uacutetiles para reconciliar los datos importadosal ordenador asiacute como para proporcionar una comprensioacuten del rango de los valores quese estaacuten probando

Las Estadiacutesticas de Fecha incluyendo fecha maacutes temprana y maacutes tardiacutea son uacutetiles paraasegurarse que los datos proporcionados pertenecen al periodo correcto de la auditoriacuteaes decir pruebas de corte asiacute como anaacutelisis de los datos en un periodo

bull IDEAScript se utiliza para extender la potencia y funcionalidad del software IDEA es unlenguaje de programacioacuten especiacutefico para IDEA similar sino igual a Visual Basic paraAplicaciones (VBA) de los programas Word Excel o Access de Microsoft

bullLimitaciones de Base de Datos 32167 campos (columnas) 21 Billones registros(filas) dependiendo del sistema operativo 18 EB tamantildeo de archivo

Objetivos de Auditoriacutea con IDEA

bull Comprobacioacuten de Exactitud Una de las primeras funciones para las que puedeusarse IDEA es para sumar el archivo y comprobar la exactitud de los caacutelculos La sumadel archivo se lleva a cabo usando la opcioacuten Estadiacutesticas de Campo (disponible enImportacioacuten de Archivo) Los caacutelculos pueden verificarse usando la opcioacuten de Agregar(en el diaacutelogo Manejar Campos) o usando el botoacuten de Campos Virtuales en la Barra deHerramientas para crear un caacutelculo del elemento correspondiente o mediante unaprueba de excepcioacuten de caacutelculos erroacuteneos usando la funcioacuten de extraccioacuten La exactitudde cualquier informe de direccioacuten puede suponer un uso maacutes extenso de funcionesespeciacuteficas para lograr el resultado de generar el informe En estos casos puede sernecesario llevar a cabo una serie de uniones yo totalizaciones o caacutelculos deantiguumledad como para el caso del anaacutelisis de deuda

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bull Revisioacuten Analiacutetica IDEA puede ayudar en la preparacioacuten de datos para una revisioacutenanaliacutetica En particular puede generar anaacutelisis que no estariacutean disponibles en otroscasos La opcioacuten Estratificacioacuten (del menuacute Anaacutelisis) daraacute un perfil de la poblacioacuten enintervalos de valor en grupos de coacutedigos o en fechas Esto es particularmente uacutetil alauditar activos tales como deudores inventarios preacutestamos o para definir unadistribucioacuten de las transacciones Adicionalmente la informacioacuten puede resumirse porcoacutedigos determinados o por sub-coacutedigos Las cantidades pueden compararse tambieacutencon las de antildeos anteriores para analizar tendencias Si se necesita un anaacutelisis graacuteficopuede usarse el Asistente de Graacuteficos o lo opcioacuten Graacutefico dentro de Ver

bull Validez (Pruebas de Excepcioacuten Comparaciones y Duplicados) Las pruebas deExcepcioacuten pueden usarse para identificar elementos poco frecuentes o extrantildeos Estospueden ser cantidades excepcionalmente grandes o circunstancias donde dosconceptos de informacioacuten no se correlacionan debidamente (por ejemplo salario concategoriacutea) Tambieacuten pueden verificarse campos de informacioacuten con tablas de valoresadmisibles (por ejemplo precios hora estaacutendar)

o El Muestreo Estadiacutestico se usa normalmente para comprobar la validez de datos

de tal manera que permite la evaluacioacuten de los mismos a traveacutes de una poblacioacuten Los meacutetodos maacutes sofisticados como el Muestreo por Unidades Monetaria son difiacuteciles de implantar a mano Cuando las pruebas se refieren a comprobaciones fiacutesicas de documentacioacuten o de recursos en vez de a la comprobacioacuten de registros mecanizados las teacutecnicas de muestreo estadiacutestico son las apropiadas

o Las Pruebas de duplicados pueden ser muy eficaces en ciertas circunstancias

como en la comprobacioacuten de pagos o para buscar entradas de nuacutemerosrepetidos durante los recuentos de inventario

o Puede ser necesario unir primero dos archivos para realizar una prueba de

validez como por ejemplo el archivo de transacciones con el archivo maestrocorrespondiente

bull Integridad (Omisiones y Coincidencias) Para los test de integridad pueden utilizarsela opcioacuten de Omisiones (Nuacutemericas de Caracteres y de Fechas para que esto se puedahacer debe existir un nuacutemero secuencial en la documentacioacuten original Los archivos deinventario y de ventas pueden comprobarse para verificar ordenes de entrega conalbaranes y pedidos Tambieacuten puede ser apropiado verificar Omisiones en unasecuencia de nuacutemeros de talonarios y de nuacutemeros de identificacioacuten del inventario Otraprueba comuacuten que se puede realizar es la de hacer un cruce entre un archivo maestro(por ejemplo de contratos de mantenimiento) y uno de transacciones (por ejemplofacturas) para ver si existen registros en el maestro para los cuales no existentransacciones

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bull Corte de operaciones Se pueden realizar comprobaciones de fin de antildeo sobre elmayor de cuentas archivos de inventario o archivos de transacciones para analizarelementos con fechas o nuacutemeros de secuencia anteriores o posteriores al corte de fin deantildeo

bull Deteccioacuten de Fraudes como cruzar archivos de direcciones con los de noacutemina y libroscontables de cuentas a pagar nuacutemeros duplicados en facturas de proveedores ybuacutesquedas de coincidencias en cuentas bancarias de noacutemina con archivos maestroscorrespondientes

bull Deteccioacuten de Fraudes y la Ley de Benfordiv El anaacutelisis de la Ley de Benford esefectivo para identificar posibles valores fraudulentos Si existen valores artificiales oficticios en una base de datos la distribucioacuten de los diacutegitos dentro de la base de datospuede ser diferente a la establecida al respecto por la Ley de Benford Se pueden ver losdatos en forma graacutefica y comparar los resultados con los establecidos previamente porla Ley de Benford asiacute como tambieacuten los liacutemites maacuteximos y miacutenimos

bull Otros Objetivos de Auditoriacutea IDEA puede proporcionar tambieacuten informacioacuten uacutetil enaacutereas complejas tales como provisiones y valoraciones creando varias ldquovistasrdquo basadasen una serie de paraacutemetros diferentes Tomando como ejemplo el inventario se puedenidentificar elementos que no se han movido en 369 y 12 meses compararlos con lasventas despueacutes de fin de antildeo para ver lo que no se ha vendido y comprobar el valorneto realizable para aquellos que siacute se han vendido verificar los elementos deinventario del antildeo pasado frente a lo que no se ha vendido este antildeo Cualquierauditoriacutea o investigacioacuten de archivos que tenga necesidad de llevar a cabo anaacutelisis dedatos trabajos de caacutelculo o pruebas de excepcioacuten se beneficiaraacute con el uso de IDEA

233 TEAMMATE

TeamMate2 el que usa Price WaterhouseCoopers es un facilitador del desarrollo secuencial dela auditoriacutea Este a su vez facilita la labor de documentacioacuten de todas las tareas efectuadas enel proceso de auditoriacutea Por tanto TeamMate es un sistema de ldquoarchivo electroacutenicordquo unaherramienta fundamental para documentar auditoriacuteas de diferentes alcances ayudando a laaplicacioacuten de estaacutendares tanto en la documentacioacuten como en la revisioacuten Adicionalmente facilitala generacioacuten de informes de auditoriacutea TeamMate es usado por maacutes de 14000 auditores en275 paiacuteses alrededor del mundo

Tipos de Auditoriacutea que documenta La aplicabilidad del sistema va desde la documentacioacutende auditoriacuteas financieras de cumplimiento procedimientos operacionales investigaciones yauditoriacuteas de IT Adicionalmente es utilizado para la

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documentacioacuten de la evaluacioacuten decontroles auditoriacuteas de contratos y revisiones generales Con TeamMate se tiene acceso abases de datos de mejores praacutecticas ademaacutes se aprovecha todo el trabajo realizado enauditoriacuteas anteriores asiacute como las guiacuteas de trabajo existentes en Word y Excel Team Matepermite el seguimiento y firma de los papeles de trabajo asiacute como el mantenimiento dereferencias entre los diferentes documentos como el reporte de auditoriacutea los hallazgos y laspruebas realizadasTeamMate incluye un software de imaacutegenes el cual permite una sencilla incorporacioacuten deimaacutegenes y fotografiacuteas escaneadas criacuteticas en los papeles de trabajo

TeamMate fue desarrollado por el WorldResearch and Technology Centre dePricewaterhouseCoopers en Menlo Park California TeamMate fue finalista en la prestigiosaconferencia COMDEX y Windows World Open le dio el premio en 1994 ICAA ndash MicrosoftInnovativeTechnologyAward

Team Mate ayuda a que el proceso que tradicionalmente lleva maacutes tiempo en la ejecucioacuten de laauditoriacutea ldquola documentacioacutenrdquo se reduzca sustancialmente ayudando a que el auditor seconcentre en las actividades de mayor valor agregado

Todos los papeles de trabajo automaacuteticamente son comprimidos y encriptados cuando se cierrauna aplicacioacuten de la misma forma se respaldan los trabajos de forma automaacutetica cada vez quese termina una sesioacuten de trabajo

Arquitectura de TeamMateTeamMate posee un poderoso motor de replicacioacuten el cualpermite el trabajo en equipo tanto en redes de aacuterea local como en ambientes de acceso remotoseguacuten sea la necesidad La arquitectura el modelo de la base de datos y la replicacioacuten permiteno interrumpir el trabajo durante la etapa de revisioacuten ya que cada uno de los miembros delequipo tiene una copia ideacutentica (reacuteplica) de la base de datos lo cual permite que el resto deequipo continuacutee con el trabajo mientras se hace la revisioacuten TeamMate se integra naturalmentea cualquier sistema de correo electroacutenico para facilitar la comunicacioacuten

2Descripcioacuten extractada del documento denominado ldquoSoftware de Auditoriardquo elaborado por el Lic Jorge GuevaraEspinoza

2331 MANUAL TEAMMATE

A- Creacioacuten de un Proyecto Auditoriacutea

La creacioacuten de un nuevo proyecto se puede realizar por dos viacuteas alternativas

1A partir de una libreriacutea baacutesica e importar los programas de TeamStore

2A partir de una libreriacutea modelo dependiendo del tipo de proyecto

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A1 NUEVO PROYECTO A PARTIR DEL TEAMSTORE

Desde el Explorador de auditoriacutea clic sobre el icono de NUEVO

1) Se incluye informacioacuten de la auditoriacutea Coacutedigo Proyecto Grupo de Proyecto y NombreCoacutedigo Proyecto Nombre corto del proyecto (No admite acentos)

Grupo de Proyecto SECTOR LOCAL INSTITUCIONES PARLAMENTARIAShelliphellip

Nombre Descripcioacuten larga del proyecto Deberiacutea coincidir con la denominacioacuten oficial del trabajo

2) En el paso 2 se debe seleccionar una libreriacutea para utilizar como plantilla inicial de la auditoriacutea Podemos seleccionar la libreriacutea base de la Caacutemara de Comptos que incluye las tres carpetas principales en el fichero de auditoriacutea y aspectos como poliacuteticas terminologiacutea y marcas globales

3) Finalmente paso 3 de 3 nos solicita la identificacioacuten de la persona que va a inicializar la auditoriacutea Apellido nombre iniciales y clave Pinchamos sobre ldquoFinalizarrdquo y entramos en el nuevo proyecto

(Se ha seleccionado una libreriacutea base que contiene las tres carpetas principales y a partir de las mismas crearemos la estructura de nuestra nueva auditoriacutea)

De esta manera queda creada una auditoriacutea modelo con tres carpetas principales en el fichero de auditoriacutea

Carpeta PA Contendraacute los documentos de planificacioacuten

Carpeta AS Contendraacute tanto las incidencias creadas como los informes generados

Carpeta CG Esta carpeta estaacute vacia y contendraacute los programas de trabajo que decidamos importar del TeamStore o bien que creemos de forma manual

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Importamos los programas de trabajo estaacutendar y procedimientos de TeamStore

Para ello importamos desde TeamStore el armario area o procedimiento que nos interese

1) Seleccionar Herramientas Compartir TeamStore Obtener Programa2) Navegar al directorio que contiene el TeamStore

TTEAM MATESTORESTeamStore Caacutemara de Comptos

3) Doble clic sobre el armario ldquoModelo helliprdquo y seleccionamos todos los elementos que queremos importar

4) Seleccionar y Cerrar

A2- NUEVO PROYECTO A PARTIR DE UNA LIBRERIacuteA

Una libreriacutea podriacuteamos definirla como una plantilla con la cual se crea un nuevo proyecto

Una libreriacutea para un determinado tipo de proyecto (auditoriacutea de un ayuntamiento revisioacuten de un expediente hellip) puede contener los programas estaacutendar de trabajo terminologiacutea poliacuteticas estructura de la auditoriacutea etc De manera que la fase de planificacioacuten de una nueva auditoriacutea que se abre a partir de dicha libreriacutea puede simplificarse mucho ademaacutes de garantizar una homogeneizacioacuten entre todas las auditorias del mismo tipo

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La carpeta CG ldquoAacutereas de auditoriacuteardquo contiene todos los programas de trabajo incluidos en la libreriacutea que hemos seleccionado

Cualquier proyecto independientemente de la etapa en que se encuentre puede guardarse como una libreriacutea a partir de la cual crear proyectos futuros

1) AdministracioacutenGuardar como libreriacutea2) Destino TTEAMMATELIBRERIAS

Todo nuevo proyecto se inicia a partir de una libreriacutea bien una libreriacutea de plantilla inicial (libreriacutea base Caacutemara de Comptos) o bien proyectos ya abiertos que queremos que sirvan de base para auditorias futuras

Una libreriacutea no se puede abrir y por tanto conocer su contenido hasta que no se abre un nuevo proyecto a partir de la misma

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B- Fase de planificacioacuten

El proyecto o auditoriacutea se divide en 5 fases que habraacute que ir cerrando de las cuales la primera es la de planificacioacuten

El cierre de la fase de planificacioacuten tiene los siguientes efectos

No se podraacuten eliminar marcas globales miembros del equipo (aunque siacute se podraacuten insertar nuevos)

Se posibilita la firma de papeles y procedimientos y se inicia el registro de edicioacuten (identificacioacuten de las personas que acceden a cada procedimiento y papel)

B1- Configuracioacuten del equipo de auditoriacutea

Menuacute ArchivoAdministracioacutenEquipo o a traveacutes del icono ldquoAdminrdquoEquipo

Las funciones asignadas a los miembros del equipo se pueden cambiar durante la auditoriacutea y pueden ser las siguientes

Administrador Es preparador y revisor a la vez y ademaacutes puede finalizar la auditoriacutea y anular las contrasentildeas

Revisor Puede firmar la revisioacuten de los papeles de trabajo y procedimientos crear y borrar notas

Preparador Puede crear los papeles de trabajo notas y firmar en ldquoPreparado porrdquo

Para antildeadir un nuevo miembro del equipo dar clic en ldquoAntildeadirrdquo e introducir apellido nombre iniciales y funcioacuten del miembro del equipo Completados estos datos se hace clic en ldquoguardarrdquo Las claves de cada uno de los miembros del equipo se introducen cuando cada uno accede por primera vez

B2- Asignacioacuten de las aacutereas de trabajo y procedimientos a los miembros del equipo

Asignar aacutereas o subareas

Apretando el botoacuten derecho sobre cada una de las carpetas que contiene las aacutereas y subareas de auditoriacutea RenombrarAsignarAsignar procedimientosUn procedimiento Dentro de cada PS para cada uno de los procedimientos desplegar el menuacute de ldquoAsignacioacutenrdquoConjunto de procedimientos de un PS Seleccionar todos los procedimientos y con el botoacuten derecho Procedimientos tareas

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B3-Definicioacuten de los Tick-Marks globales

Las marcas globales que se aplicaraacuten a toda la auditoriacutea se definen en la etapa de planificacioacuten aunque posteriormente se podraacuten antildeadir marcas globales o especiacuteficas para cada papel de trabajoIcono ldquoAdminrdquo Marcas Globales Se pueden antildeadir tantos como siacutembolos se presentan y estos siacutembolos no son modificablesLas marcas globales pueden ver predefinidas como parte de la libreriacutea lo que ahorra tiempo de planificacioacuten y asegura un uso global y consistente en todas las auditorias

B4- Antildeadir nuevas aacutereas de auditoriacutea programas o procedimientos

La carpeta CG contiene todas las aacutereas de auditoriacutea cada una de las cuales contiene los programas de auditoriacutea y los papeles de trabajoEstas aacutereas y programas pueden venir dados por la libreriacutea utilizada importarse desde TeamStore o bien modificarlos de una forma manualCada aacuterea o carpeta puede dividirse en subcarpetas Cada carpeta o subcarpeta contendraacute siempre un programa de auditoriacutea y cualquier papel de trabajo antildeadido

AacutereasSituaacutendonos al nivel que queramos crear la carpeta (por ejemplo CG) clic sobre el botoacuten derecho ldquoNueva carpetardquo En el ejemplo abajo indicado crearaacute una nueva carpeta o aacuterea con la letra I Cada aacuterea de auditoriacutea nueva tendraacute una subcarpeta que contendraacute un Programa de Auditoriacutea PS en blanco En el cuadro de diaacutelogo que se abre nos pediraacute el nombre para la carpeta ldquoGrupo de componenterdquo y subcarpeta ldquoPrimer componenterdquo que por defecto le asigna el mismo nombre que al ldquoGrupo de ComponenterdquoSi por el contrario nos posicionamos en un aacuterea (por ejemplo A) crearaacute una subcarpeta (A2)

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Las referencias que TeamMate asigna a las distintas carpetas son inmodificables y por tanto el orden en que las creemos puede ser importante

De un aacuterea se pueden crear tantas subcarpetas como queramos

B5-Cierre de la etapa de planificacioacuten

Para cerrar la etapa de planificacioacuten deberemos dar clic en ldquoAdminrdquo ldquoEtapasrdquo pinchando en ldquoTrabajo de campoInicializarrdquo estaremos en condiciones de empezar la auditoriacutea

C- Organizacioacuten del trabajoTeamMate es una herramienta informaacutetica que nos permite organizar el trabajo realizado en el transcurso de la auditoriacutea y acceder a la informacioacuten almacenada de forma raacutepida a traveacutes de las ventanas de resumen Incidencias procedimientos notas de seguimiento etc

C1 Programa de trabajo

Todos los programas terminan en PS (ejemplo C1PS) Toda carpeta dentro de ldquoAacutereas o procedimientosrdquo del navegador contiene automaacuteticamente un programa de trabajo

Tanto los programas como los procedimientos se importan desde TeamStore donde previamente se han introducido los programas correspondientes a sector local ayuntamientos o a cuentas generales

Un programa de trabajo estaacute dividido en tres ventanas

Ventana Izda Incluye la lista de los procedimientos

Ventana Dcha Superior Se describe la prueba a realizar detalles y objetivos seguidos con la misma

Venta Dcha Inferior Incluye Trabajo Realizado y Conclusioacuten Contiene informacioacuten de todos los papeles de trabajo que hemos adjuntado a ese programa

Pestantildea trabajo realizadoCada procedimiento contiene una ventana de ldquotrabajo realizadordquo disentildeada para ser el meacutetodo baacutesico para documentar el trabajo La ventana no tiene liacutemite en cuanto a la cantidad de texto a almacenar (haciendo doble clic sobre el nombre de la pestantildea proporcionaraacute un aacuterea maacutes grande)

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HIPERTEXTO Desde el campo de trabajo realizado se puede hacer referencia a cualquier papel de trabajo o procedimiento incluido en el TeamMate simplemente tecleando la referencia como texto (ejemplo C11) Pinchando dos veces sobre dicha referencia nos llevaraacute a ese papel de trabajo o procedimiento

Cuadro RefsAparecen las referencias de los papeles de trabajo relacionados con el procedimiento resaltadoPosicionados en la ventana de Refs clic botoacuten dcho nos permite borrar o antildeadir hiperenlaces a ese procedimiento Si lo que queremos es borrar un papel de trabajo tendremos que hacerlo desde el navegador esta ventana soacutelo gestiona hiperenlaces a los procedimientos

Siacutembolos que indican en que fase se encuentra cada procedimiento o papel de trabajoEn fase de preparacioacuten Firmado como realizado Firmado como revisado

C2 Papeles de trabajo

Tambieacuten se pueden antildeadir papeles de trabajo para documentar el trabajo (Word Excel PDF PowerPoint etc) Se pueden crear hojas de trabajo nuevas insertar papeles de trabajo existentes fuera de TeamMate o importar plantillas existentes en TeamStore

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Antildeadir papel de trabajo

Una vez nos situamos sobre el procedimiento que queremos documentar hacemos aparecer la barra de herramientas flotante clic sobre el icono ldquoAntildeadir PTrdquo

A la hora de disentildear las hojas de Excel es necesario tener en cuenta que por regla general no se van a imprimir sino que lo normal seraacute verlas en pantalla Por tanto deberemos procurar que las hojas de caacutelculo no se extiendan y ocupen maacutes de una pantalla

TeamMate asignaraacute automaacuteticamente un nuacutemero y una letra que hace referencia al programa y se relacionaraacute al procedimiento que tengamos resaltado Se le podraacute dar un Tiacutetulo o asignar a una persona del equipo

ldquoImportar desde ArchivordquoSe puede insertar cualquier tipo de archivo esta pestantildea nos posibilita navegar por nuestro ordenador hasta localizar el archivo correspondiente que puede estar en cualquier formato

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A traveacutes de esta opcioacuten podremos incorporar legislacioacuten o incluso paacuteginas Web siempre y cuando previamente la hayamos almacenado en nuestro PC o en nuestro entorno de red

Ejemplo Insertamos como papel de trabajo una resolucioacuten publicada en el Boletiacuten Oficial Una vez posicionados en la resolucioacuten ldquoGuardar comordquo Tipo ldquoPaacutegina Web soacutelo HTML (htmhtml)rdquo Guardada la resolucioacuten bien en red o en el disco duro la importamos desde TeamMate

Antildeadir referencia a un procedimiento de un papel de trabajo ya incluido en el TeamMateSituando el ratoacuten sobre la ventana de Refs clic sobre el botoacuten derecho ldquoCrear Hiperenlacesrdquo ldquoVinculo a Refrdquo TeamMate te permite navegar por las distintas aacutereas procedimientos o incidencias para poder seleccionar el documento que queremos insertar

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C3 Firmas y registros de acceso

Existen dos tipos diferentes de firma en TeamMate

La firma en papeles de trabajo e incidencias La firma en procedimientos de forma individual

Para firmar papeles de trabajo e incidencias hacer clic en el icono ldquoFirmadordquo en la barra flotante de herramientas y despueacutes hacer clic en ldquoPreparado porrdquo TeamMate inserta automaacuteticamente sus iniciales y la fecha

Para firmar procedimientos una vez resaltado el mismo hacer clic en el icono ovalado de la parte inferior del programa

Cada procedimiento papel de trabajo o incidencia puede ser firmado como realizado y como revisado Ademaacutes a partir del cierre de la planificacioacuten se crea un registro de las personas que acceden a los documentos y modifican algo

D- Realizacioacuten del trabajo

D1 HiperenlacesPara cruzar referencias de unos papeles de trabajo a otros pueden realizarse

De una direccioacuten ( del archivo A al B) De dos direcciones esto es de ida y vuelta (de A a B y de B a A)

En la barra flotante de TeamMate tenemos el icono de Hiperenlaces

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Viacutenculo de una direccioacutenExisten dos formas de crear el enlace

1 Posicionado en el lugar donde queremos que aparezca el Hiperenlace en la barra flotante seleccionamos el icono de Hiperenlace

Elegimos la pestantildea ldquoViacutenculo a Refrdquo y aparece un aacuterbol con todas las aacutereas y los archivos que cuelgan de cada una Pinchando en el archivo correspondiente y luego en ldquoInsertarrdquo se crea el Hiperenlace El lugar al que nos desplazaremos picando en el enlace es si el archivo destino es Excel la uacuteltima celda en que hayamos estado si es Word al inicio del documento

2 Cuando queremos dirigirnos a un lugar concreto del archivo destinoNos situamos en el lugarposicioacuten de destino del enlace y activamos el icono de HiperenlaceEn la parte superior derecha ldquocopiar destinordquoNos posicionamos en el archivo y lugar donde queremos insertar el enlaceActivamos el icono de Hiperenlace y elegimos ldquopegar viacutenculordquo ldquoinsertarrdquo

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Viacutenculo de dos direccionesSe realizariacutea de la misma forma que el procedimiento 2) anterior soacutelo que es necesario activar la casilla ldquocrear un viacutenculo de dos viacuteasrdquo antes de pinchar en ldquoinsertarrdquo

D2 IncidenciasPara introducir una incidencia (ML) en un papel de trabajo o procedimiento es necesario activar la barra flotante y dar clic en el icono de ldquoIncidenciasrdquoSe abre el primer cuadro de dialogo que nos pediraacute el nombre de la misma ldquoAceptarrdquoEn la siguiente pantalla distinguimos dos grandes aacutereas una para introducir una descripcioacuten de la incidencia y otra para efectuar la recomendacioacuten correspondiente

La incidencia quedaraacute insertada en el procedimiento o papel desde el cual hemos abierto la barra en el ejemplo (M1PS)

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Estas incidencias se almacenan automaacuteticamente en AS1 Es desde esta posicioacuten donde se nos permite cambiar el nombre firmar como preparado o revisado o incluso borrarla Una vez que se elimina una incidencia no se renumeran las demaacutes su eliminacioacuten deja su nuacutemero sin uso

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D3 Notas de seguimientoAl igual que las incidencias las notas se pueden introducir a un papel de trabajo o procedimiento y como en el caso anterior se activa la barra flotante y se selecciona el icono ldquoNotasrdquoSe debe dar clic sobre el icono ldquoNuevordquo y se abre un cuadro de diaacutelogo donde introduciremos a quien va dirigida la nota el contenido de la misma y la firmaremos como preparadaCuando guardamos y cerramos la nota se crea un hiperenlace al procedimiento u hoja de trabajo desde donde la hayamos creadoPara borrar las notas es necesario que tengan dos firmas preparador y revisor Un preparadorrevisor podraacute firmar ambas

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E- Revisioacuten del trabajo

A traveacutes de las ventanas de resumen se puede acceder de forma raacutepida a la informacioacuten deseada

NavegadorIncidenciasProcedimientosNotas de seguimientoEstado elementosEstado procedimientos

A traveacutes de procedimientos podremos saber cuaacutentos procedimientos tenemos asignados cuantos estaacuten preparados o pendientes de preparar

A traveacutes de incidencias (agrupadas por preparador o por carpeta etc) podremos ver la descripcioacuten y recomendacioacuten de cada una Para editarlas podemos acceder a ellas con doble clic

Para borrarlas seraacute necesario acceder desde el navegador a la carpeta AS

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F- TEAMSTORE

El TeamStore es una base de conocimiento de la auditoriacutea es un fichero independiente que se ubica fuera de TeamMate TeamMate puede importar (obtener) y exportar (enviar) ay desde TeamStore Por ejemplo se pueden importar programas de auditoriacutea estaacutendar del TeamStore

Los elementos que se pueden obtener desde TeamStore son Programas de auditoriacutea (PS) y procedimientos estaacutendar En cualquier momento

de la auditoriacutea se pueden antildeadir programas de auditoriacutea completos o procedimientos seleccionados a un programa de auditoriacutea existente simplemente importando desde TeamStore

Incidencias TeamStore admite la posibilidad de almacenar incidencias que se repiten frecuentemente- incluyendo recomendaciones

Miembros del equipo de auditoriacutea TeamStore puede contener una relacioacuten completa de todo el personal de auditoriacutea Durante la fase de planificacioacuten se puede hacer una importacioacuten de la lista hacia su auditoriacutea

Papeles de trabajo Plantillas

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Una vez abierta la aplicacioacuten de TeamStore ldquoAbrirrdquo navegamos hasta TTEAMMATESTORES donde se encuentra la base de datos de TeamStore

La base de datos se divide en armarios cada uno de ellos engloba los programas de trabajo dependiendo de cuaacutel sea el objeto de fiscalizacioacuten Entidades Locales Cuentas Generales Contratacioacuten (para la revisioacuten de expedientes concretos)

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G- Finalizacioacuten del Proyecto

Una vez terminados todos los trabajos relacionados con un proyecto de Auditoriacutea procede ldquofinalizarlordquo en TeamMate

Una vez ldquoTerminadordquo un proyecto de Auditoriacutea solamente podremos acceder a eacutel en modo lectura es decir para examinar su contenido pero no podremos modificar nada

Por tanto para prever la necesidad de modificaciones posteriores a la ldquofinalizacioacutenrdquo es importante tener una copia de seguridad justamente antes de la ldquofinalizacioacutenrdquo que nos permita borrar el proyecto ldquoTerminadordquo restaurar la copia de seguridad justamente previa a la finalizacioacuten introducir las modificaciones pertinentes y volver a ldquofinalizarrdquo el proyecto (con una nueva copia de seguridad que sustituiriacutea a la anterior) La obtencioacuten de eacutesta copia de seguridad forma parte del proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo

Para finalizar un proyecto hay que ser ldquoRevisorrdquo o ldquoAdministradorrdquo Es decir un ldquoPreparadorrdquo no podraacute ldquofinalizarrdquo un proyecto

A un proyecto ldquoTerminadordquo uacutenicamente podraacuten acceder a eacutel los usuarios actualmente autorizados Por ello se ha adoptado la solucioacuten de antildeadir a todos los proyectos antes de ldquofinalizarlosrdquo un usuario ldquoCAMARA COMPTOSrdquo con rol de ldquoSoacutelo Lecturardquo de manera que todos los usuarios conocedores de la contrasentildea podraacuten acceder a consultar el proyecto una vez ldquoTerminadordquo

El procedimiento para ldquofinalizarrdquo un proyecto es el siguiente

1- Antildeadir al Equipo de Trabajo un usuario denominado CAMARA COMPTOS con rol de ldquoSoacutelo LecturardquoLas instrucciones para antildeadir un nuevo miembro del Equipo de Auditoriacutea figuran en el apartado ldquo41 Configuracioacuten del equipo de auditoriacuteardquo de la presente Guiacutea (paacuteg 5)

2- Elegir la opcioacuten Archivo | Administracioacuten | Etapashellip para acceder a la ventana de ldquoCambiar Estadordquo

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3- Pulsar el 5ordm botoacuten ldquoCompletar Finalizarrdquo Se lanzaraacute el asistente para finalizar que consta de seis pasos

4- El primer paso es solamente informativo y resume las acciones que se van a realizar Pulsaremos el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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5- El segundo paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los elementos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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6- El tercer paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los procedimientos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

7- El cuarto paso va a verificar que no quedan Notas de Seguimiento sin contestar Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo sin contestar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo contestado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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8- iexclMUY IMPORTANTE NO PULSAR EL BOTOacuteN ldquoSIGUIENTErdquo DE ESTA VENTANA HASTA QUE NO SE HAYA COMPLETADO LA COPIA DE SEGURIDAD

El quinto paso es criacutetico pues es ahora cuando vamos a realizar la uacuteltima copia de seguridad Dada su importancia se ha creado una carpeta para albergar estas copias de seguridad STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS Por tanto pulsaremos el botoacuten ldquoNavegarrdquo para seleccionar dicha carpeta que quedaraacute en el primer campo de la ventana y podremos pulsar el botoacuten ldquoInicio Copia de seguridadrdquo que aparece en el segundo campo de la ventana Una vez terminada la copia pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

9- El sexto paso va a ser propiamente el proceso de finalizacioacuten de manera que todaviacutea estamos a tiempo de pulsar el botoacuten ldquoCancelarrdquo para abandonar el procedimiento sin haber realizado la ldquofinalizacioacutenrdquo del proyecto

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STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS

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Si estamos seguros de que queremos ldquofinalizarrdquo el proyecto quedan 2 uacuteltimas decisiones

La primera decisioacuten es sobre el Histoacuterico de Firmas y Ediciones (modificaciones) y figura en la parte izquierda de la ventana Podemos elegir entre mantener solamente las firmas o mantener tanto las firmas como las edicionesAdemaacutes en el primer caso de dejar solamente las firmas podemos indicar dos opciones maacutes

o retener solamente el uacuteltimo preparador y el uacuteltimo revisor firmante o todos los habidos (puesto que se ha podido firmar varias veces)

o y limpiar las fechas de firma dejando solamente el usuario firmante

La segunda decisioacuten es sobre las Notas de Seguimiento y figura en la parte derecha de la ventana Podemos elegir entre Borrar o Mantener las Notas de Seguimiento incluidas en el proyectoUna vez elegidas todas las opciones mencionadas pulsaremos el botoacuten ldquoInicio Finalizacioacuten procesordquo

Una vez completado este proceso de Finalizacioacuten pulsaremos el botoacuten ldquoCerrarrdquo del Asistente y de la ventana ldquoCambiar Estadordquo y ya tenemos el proyecto ldquoTerminadordquo

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3 USO DE MICROSOFT EXCEL COMO HERRAMIENTA DE AUDITORIA

Excel tiene muchas funciones uacutetiles para los auditores La capacidad de poner los datos en una hoja de caacutelculo y realizar diferentes pruebas y anaacutelisis hacen de Excel una herramienta de auditoriacutea de gran alcance Es faacutecil de usar y de faacutecil acceso para la mayoriacutea de los auditores Excel puede realizar muchos tipos de pruebas analiacuteticas que incluyen la ley de Benford anaacutelisis horizontal y vertical anaacutelisis de iacutendices anaacutelisis de regresioacuten las estadiacutesticas la estratificacioacuten y el envejecimiento Tambieacuten se pueden realizar muchos tipos de anaacutelisis de datos incluyendo datos anexados y de combinacioacuten tabular cruz y la tabla dinaacutemica detectar duplicados y vaciacuteos el extracto y el filtro unir y relacionar muestra clasificar resumir y subtotal

4 CARACTERISTICAS DESEABLES DE UN SOFTWARE DE AUDITORIA

CARACTERIacuteSTICAS GENERALES

Las caracteriacutesticas generales que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Manual de Usuario Manual Teacutecnico y Material de Capacitacioacuten

bull Opciones de copiar o exportar cualquier documento como papeles de trabajo aaplicaciones ofimaacuteticas como Word Excel Power Point y otros

bull Capacidad de acumular la informacioacuten histoacuterica y ademaacutes de poderla consultar por antildeo

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bull Capacidad de poder funcionar como un todo integrado entre las diferentes etapas yprocesos de la Auditoria Planeacioacuten Administracioacuten de Riesgos Ejecucioacuten yAdministracioacuten de Papeles de Trabajo Evaluacioacuten de Administracioacuten de TI Anaacutelisis yEvaluacioacuten de Base de Datos Emisioacuten de Informes

CARACTERIacuteSTICAS DE SEGURIDAD

Las caracteriacutesticas de seguridad que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Posibilidad de definir que usuarios puedan acceder al sistema

bull Administracioacuten de los permisos de las opciones a las que tiene derecho un usuario aejecutar consultar seguacuten su cargo y aacuterea a la que pertenezca

bull Opciones de incluir pistas de auditoriacutea en procesos control de cambios lecturaescritura y modificacioacuten de parte de los usuarios

bull Copias de respaldo de la informacioacuten mediante BACKUP en medios magneacuteticosoacutepticosy COMPROBAR como recuperar los datos del Backup

5 VENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

La ventaja principal del computador es su increiacuteble velocidad El tiempo requerido para que un computador mayorice una transaccioacuten o determina su saldo de una cuenta es de aproximadamente unas pocas milloneacutesimas de segundo

bull SE PUEDEN PROCESAR EN FORMA RAPIDA Y EFICIENTE GRANDES CANTIDADES DE DATOS Las empresas grandes pueden tener cientos de miles de transacciones por diacutea Al procesar voluacutemenes tan grandes de datos los computadores pueden ahorrar gran cantidad de tiempo en cada paso del proceso contable incluyendo el registro de transacciones su traslado a las cuentas del mayor y la preparacioacuten de registros contables informes y reportes

bull SE PUEDEN TENER ACTUALIZADOS LOS SALDOS DE LAS CUENTAS La velocidad con la que un computador puede procesar los datos permite que las empresas mantengan actualizadas las cuentas del mayor auxiliar los registros de inventarios permanentes y las mayoriacuteas de las cuentas del mayor general

bull SE PUEDEN GENERAL INFOAMCIONES ADICIONALES CASI SIN COSTO EXTRA Con un sistema de contabilidad se puede llevar un diario de ventas Maacutes aun el computador puede ademaacutes reordenar esta informacioacuten para mostrar los

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totales de las ventas diarias por departamento de venta por vendedor y por un producto

bull SE PUEDE DISPONER DE RETROALIMENTACION INSTANTANEA A MEDIDA QUE VAN TENIENDO LUGAR LAS TRANSACCIONES En los sistemas computarizados en liacutenea de tiempo real (OLRT) el empleado que ejecuta la transaccioacuten puede disponer de un Terminal en comunicacioacuten directa con el computador Por tanto el empleado tiene acceso inmediato a la informacioacuten contable uacutetil para ejecutar una transaccioacuten corriente

bull SE PUEDE TENER PROCEDIMIENTOS ADICINALES DE CONTROL INTERNO EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO La aprobacioacuten de cada venta a creacutedito constituye un procedimiento de control interno del cual pueden hacer uso las capacidades uacutenicas del computador

Tal procedimiento del control puede no ser praacutectico en un sistema manual especialmente si el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no se mantiene permanente

6 DESVENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

Los sistemas computarizados tambieacuten tienen sus limitaciones pero estas limitaciones son correctivas y podriacutea decirse que son leves en comparacioacuten con los grandes beneficios que ofrece a la empresa

Las principales limitaciones son

bull Alto costo de inversioacuten al instalar un sistema computarizado

bull El costo de mantenimiento es alto y complejo

bull El alto costo en el entrenamiento del personal

bull Los programas deben ser confiables

bull La loacutegica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas

bull Elevado costo de desarrollo

bull Limitado numero de reportes y consultas

bull Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada

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bull Necesidad de mantenimiento del sistema debido a las modificaciones que habraacute tenido la aplicacioacuten en las actualizaciones o subsiguientes o por cambios de aplicaciones

En conclusioacuten podriacuteamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son en la mayor parte de iacutendole econoacutemica lo cual para muchos no es preocupante

7 SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE COMPUTACION

Los equipos informaacuteticos son instrumentos que estructuran grandes cantidades de informacioacuten la cual puede ser confidencial para la entidad y puede ser mal utilizada o divulgada a personas que hagan mal uso de esta ademaacutes pueden ocurrir robos fraudes o sabotajes que provoquen la destruccioacuten total o parcial de las actividades de procesamiento electroacutenico de datos Esta informacioacuten puede ser de suma importancia y al no contar con ella en el momento preciso puede provocar retrasos sumamente costosos

Al auditar con sistemas informaacuteticos el auditor debe verificar y constatar lo siguiente

Que no se tengan copias piratas o bien que al conectarnos en red con otras computadoras no exista la posibilidad de transmisioacuten de virus

Que se hayan implementado procesos fiacutesicos y loacutegicos para la proteccioacuten del hardware y datos procesados asiacute como a las instalaciones de ingreso al aacuterea de procesamiento de datos y servidores Contemplando las situaciones de incendios sabotajes robos cataacutestrofes naturales etc

Implementacioacuten de mecanismos para garantizar la seguridadloacutegica del software a la proteccioacuten de los datos e informacioacutenprocesos y programas asiacute como la restriccioacuten de usuarios noautorizados al acceso de la informacioacuten

8 BACK UP Y RECUPERACION

Una copia de seguridad o backupen tecnologiacutea de la informacioacuten o informaacutetica es una copia de seguridad - o el proceso de copia de seguridad - con el fin de que estas copias adicionales puedan utilizarse para restaurar el original despueacutes de una eventual peacuterdida de datos Fundamentalmente son uacutetiles para tres cosas Primero recuperarse de una cataacutestrofe informaacutetica Segundo recuperar una pequentildea cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente o corrompido

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como son los microprocesadores maacutes potentes perifeacutericos de almacenamiento de gran capacidad dispositivos de captacioacuten de imaacutegenes y video estaciones de trabajo de alta tecnologiacutea en red entre otros Como parte de las nuevas tecnologiacuteasla informaacutetica ha dado lugar a la creacioacuten de novedosos componentes fiacutesicos y loacutegicos que sirven de instrumentos a los profesionales en distintas aacutereas

El procesamiento electroacutenico de datos serviraacute al contador puacuteblico para la determinacioacuten de la calidad de la informacioacuten permitiraacute realizar un proceso de contabilizacioacuten revisioacuten y auditoria maacutes selectivo de las actividades y procedimientos relativos a un gran volumen de transacciones El auditor puede aprovechar la velocidad con que el sistema procesa la informacioacuten y ahorrar tiempo que le serviraacute para darle un mayor esfuerzo a la evaluacioacuten

El uso de herramientas computacionales en la auditoria para evaluar el sistema de procesamiento de datos y sus resultados ofrece al auditor la oportunidad de llevar a cabo un alto desempentildeo de las actividades y procedimientos que involucran un gran nuacutemero de transacciones

2 TEacuteCNICAS DE AUDITORIacuteA ASISTIDAS POR COMPUTADOR

-TAACrsquos-

Algunos auditores utilizan para llevar a cabo sus procedimientos de auditoria programas elaborados enlenguajes de programacioacuten hojas electroacutenicas o consultas en bases de datos

Desde hace ya algunos antildeos se han utilizado productos de software llamadosgeneacutericamente paquetes de auditoriacutea capaces de generar programas para auditores

Dichos productos han evolucionado hacia la obtencioacuten de muestreos estadiacutesticos quepermiten la obtencioacuten de resultados e hipoacutetesis

En la actualidad los productos de software especiales para procedimientos de auditoriacutease orientan principalmente hacia lenguajes que permiten la consulta dearchivos y bases de datos de la empresa auditada Estos productos pueden serutilizados tanto por auditores externos como auditores internos

21 Definicioacuten

Las teacutecnicas de auditoriacutea asistidas por computador o CAATrsquos por sus siglas eningleacutes ComputerAssistedAuditTechniques son herramientas y teacutecnicas de auditoriacutea que permiten al auditor aumentar elalcance y la eficiencia de la auditoriacutea con procedimientos automatizados

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El auditor que las utilice debe confiar en los resultados que proporcionan y deesta forma reducir los procedimientos de auditoriacutea sustantivos necesarios para verificarla informacioacuten procesada por el sistema

Existen de distintos tipos los cuales pueden utilizarse para prueba de los detallesde operaciones y saldos procedimientos de revisioacuten analiacuteticos pruebas decumplimiento de los controles generales de sistemas de informacioacuten pruebas decumplimiento de los controles de aplicacioacuten

Finalmente el auditor elabora determinadas partes del informe con archivos queson resultados de las pruebas y controles por lo cual resulta necesario el manejo desoftware de faacutecil utilizacioacuten como procesadores de texto paquetes de graacuteficos hojasde caacutelculo etc

Actualmente existen muchas CAATrsquos en el mercado de las cuales se daraacute unadescripcioacuten de algunas entre ellas tenemos ACL IDEA PanAudit EasytrieveDYL280 (300) Culprit FOCUS FocAudit etc

22 NIA 1009Teacutecnicas de Auditoria con Ayuda de Computadora (TAACs)

La estructura baacutesica de esta NIA se la presenta continuacioacuten con una breve descripcioacuten de cada punto

bull Descripcioacuten de Teacutecnicas de Auditoria con Ayuda de Computadora (TAACs)

Software de Auditoria Son programas utilizados para procesar grandes cantidades dedatos generados por la contabilidad de una organizacioacuten pueden ser Programas enpaquete programas escritos para un propoacutesito especiacutefico y programas de utileriacutea

Datos de Prueba Datos de prueba para probar controles especiacuteficos Transacciones deprueba seleccionada Transacciones de prueba usadas en una instalacioacuten de pruebasintegrada

bull Usos de TAACs

Se pueden utilizar TAACs para

o Pruebas de detalles de transacciones y saldos

o Procedimientos de revisioacuten analiacutetica

o Pruebas de cumplimiento de controles generales

o Pruebas de cumplimiento de controles de aplicaciones

bull Consideraciones en el uso de TAACs

Para determinar si se utilizaraacuten TAACs se deberaacute considerar

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o Conocimiento pericia y experticia del auditor en computadoras

o Disponibilidad de TAACs e instalaciones adecuadas de computacioacuten

o No factibilidad de pruebas manuales

o Efectividad y eficiencia

o Oportunidad

bull Utilizacioacuten de TAACs

Los principales pasos que un auditor debe tomar en cuenta en la aplicacioacuten de TAACsson

o Fijar el objetivo de la aplicacioacuten de la TAAC

o Determinar el contenido y accesibilidad de los archivos de la entidad

o Definir los tipos de transaccioacuten que van a ser probados

o Definir los procedimientos que se realizaraacuten en los datos

o Definir los requerimientos de datos de salida

o Identificar al personal de auditoriacutea y de computacioacuten que pueda participar en eldisentildeo y aplicacioacuten de la TAAC

o Refinar los estimados de costos y beneficios

o Asegurarse de que el uso de la TAAC estaacute controlado y documentado en formaapropiada

o Organizar las actividades administrativas incluyendo las habilidades necesariasy las instalaciones de computacioacuten

o Ejecutar la aplicacioacuten de la TAAC

o Evaluar los resultados

bull Utilizacioacuten de TAACs en entornos de computadora en negocios pequentildeos

El auditor deberaacute poner especial eacutenfasis en los negocios pequentildeos en los siguientes aspectos

o El nivel de controles generales de PED puede ser tal que el auditor depositemenos confiabilidad en el sistema de control interno Esto daraacute comoresultado

1048707 Mayor eacutenfasis en las pruebas de detalles de transacciones y saldos yen los procedimientos de revisioacuten analiacutetica lo que puede aumentar laefectividad de ciertas TAACs particularmente del software deauditoria

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1048707 La aplicacioacuten de procedimientos de auditoriacutea para asegurar elfuncionamiento apropiado de la TAAC y la validez de los datos dela entidad

o En casos donde se procesen menores voluacutemenes de datos los meacutetodosmanuales pueden ser maacutes efectivos en costo

o La asistencia teacutecnica adecuada puede no estar disponible al auditor por partede la entidad haciendo asiacute poco factible el uso de TAACs

o Ciertos programas de auditoriacutea en paquete pueden no operar encomputadoras pequentildeas restringiendo asiacute la opcioacuten del auditor encuanto a TAACs Sin embargo los archivos de datos de la entidadpueden copiarse y procesarse en otra computadora adecuada

23 Descripcioacuten de algunas CAATs

231 ACL

ACL (Lenguaje de Comandos de Auditoria) es un software para anaacutelisis y extraccioacuten de datosmaacutes usado en la actualidad

Con ACL los auditores y profesionales de los negocios pueden transformar grandes cantidadesde datos electroacutenicos en un conocimiento comercial de valor Es un software poderoso y faacutecilde usar le permite convertir datos en informacioacuten significativa lo cual le ayuda a alcanzar susobjetivos de negocios y agregar valor a su organizacioacuten

Con ACL se podraacute realizar la revisioacuten de datos con una cobertura del 100 de los datos estosignifica que se pueden hacer auditoriacuteas para toda una poblacioacuten entera y no para pequentildeasmuestras

El impacto de ACL se ve en los siguientes aspectos los ciclos de auditoriacutea maacutes cortos lasinvestigaciones maacutes detalladas una confianza completa en sus resultados un ahorrosignificativo en sus recursos un rol mayor de la auditoriacutea en el negocio

Caracteriacutesticas generales

bull Permite importar archivos de diferentes fuentes o formatos (archivos planos y de basede datos especiacuteficas)

bull Los datos importados no son modificados asegurando la integridad e incrementando elnivel de confianza de los datos trabajados

bull Generacioacuten de pistas de auditoria (Quien Como Cuando Donde)

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bull Posibilidad de escribir ScriptsMacros que automaticen procedimientos de revisioacutenrutinaria en auditorias recurrentes

bull Incrementar la cobertura de revisioacuten al 100 de datos a analizar

Caracteriacutesticas especiacuteficas

bull Identificar tendencias sentildealar excepciones y destacar aacutereas que requieren atencioacuten

bull Localizar errores y fraudes potenciales mediante la comparacioacuten y el anaacutelisis dearchivos seguacuten los criterios especificados por el usuario

bull Volver a calcular y verificar saldos

bull Identificar problemas de control y asegurar el cumplimiento de las normas

bull Analizar y determinar la antiguumledad de las cuentas por cobrar cuentas por pagar u otrastransacciones a las que afecta el tiempo transcurrido

bull Recuperar gastos o ingresos perdidos detectando pagos duplicados secuenciasnumeacutericas incompletas en la facturacioacuten o servicios no facturados

bull Detectar relaciones no autorizadas entre el personal de la empresa y los proveedores y muchas maacutes

bull Funciones especiacuteficas para la auditoriacutea desde comandos tales como FaltantesDuplicados y Estratificar hasta el importante log de comandos o el historial detallado Lafuncionalidad incorporada de revisioacuten de cuentas le permite a auditores y contadores sinexperiencia teacutecnica o de programacioacuten realizar raacutepidamente anaacutelisis e informes sobredatos financieros

bull Procesa raacutepidamente millones de transacciones asegurando una cobertura del 100 yuna confianza absoluta en sus resultados

bull El Asistente de definicioacuten de datos faacutecilmente selecciona identifica y da formato a losdatos acelerando su acceso a las poderosas capacidades de anaacutelisis y generacioacuten deinformes de ACL

bull ACL puede leer y analizar cualquier tipo de datos accediendo a cualquier entorno de suorganizacioacuten (tales como Oracle SQL Server Informix AS400 IBM390 SAPtrade R3tradearchivos de informe de longitud variable archivos privados archivos tradicionalesarchivos de informe y muchos maacutes)

bull Relaciona y trabaja simultaacuteneamente con varios archivos (Modelo EntidadRelacioacuten)para hacer anaacutelisis e informes auacuten maacutes completos

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bull Crea informes en HTML para su publicacioacuten en Internet o en la Intranet de suorganizacioacuten

bull Automatiza y registra sus pasos y desarrolla aplicaciones especiales haciendo maacutesproductivas las auditoriacuteas futuras

bull Permite revisar o imprimir en cualquier momento un historial completo de sus archivospasos y resultados

232 IDEA

IDEAel que utiliza Price WaterhouseCoopers es una herramienta de PC basada en laInterrogacioacuten de Archivos para ser utilizada por auditores contadores investigadores y personalde seguridad informaacutetica Analiza los datos de diversas maneras y permite la extraccioacuten elmuestreo y la manipulacioacuten de datos para identificar errores problemas cuestiones especiacuteficasy tendencias

IDEA estaacute disentildeado para auditores internos y externos aunque el uso del software esnormalmente diferente

Tambieacuten es una valiosa herramienta para investigadores de fraude contadores yadministradores

Puede utilizarse por ejemplo para

bull Identificar elementos excepcionales

bull Realizar Anaacutelisis

bull Comprobar Caacutelculos

bull Coincidencias cruzadas de datos entre sistemas

bull Pruebas de Omisiones y Duplicados

bull Muestreo

Caracteriacutesticas Generales

bull Mantiene un registro de todas las acciones realizadas en una base de datoscomenzando con la importacioacuten de la base de datos

bull Permite realizar anaacutelisis complejos de datos extracciones de elementos poco usualesmuestras de auditoriacutea transacciones duplicadas pruebas de auditoriacutea rutinarias orecurrentes para investigaciones de fraude auditoriacuteas de seguridad y produccioacuten deinformes de gestioacuten

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bull Agregar campos (calculado) virtuales

bull Extracciones de registros seguacuten criterios utilizando operadores de comparacioacuten (lt gt =otros) loacutegicos (y o no)

bull Realizar pruebas de excepcioacuten avanzadas utilizando las funciones incorporadas deIDEA (funciones Caraacutecter Numeacutericas Coincidencia Fecha y hora Condicionales)

bull Guardar foacutermulas elaboradas con operadores aritmeacuteticos loacutegicos y funciones para suposterior uso en trabajos repetitivos o auditorias recurrentes

bull Generar informes con los anaacutelisis realizados

bull Genera Estadiacutesticas de campos Las Estadiacutesticas Numeacutericas incluyendo totalesmedia miacutenimo maacuteximo y otros valores son uacutetiles para reconciliar los datos importadosal ordenador asiacute como para proporcionar una comprensioacuten del rango de los valores quese estaacuten probando

Las Estadiacutesticas de Fecha incluyendo fecha maacutes temprana y maacutes tardiacutea son uacutetiles paraasegurarse que los datos proporcionados pertenecen al periodo correcto de la auditoriacuteaes decir pruebas de corte asiacute como anaacutelisis de los datos en un periodo

bull IDEAScript se utiliza para extender la potencia y funcionalidad del software IDEA es unlenguaje de programacioacuten especiacutefico para IDEA similar sino igual a Visual Basic paraAplicaciones (VBA) de los programas Word Excel o Access de Microsoft

bullLimitaciones de Base de Datos 32167 campos (columnas) 21 Billones registros(filas) dependiendo del sistema operativo 18 EB tamantildeo de archivo

Objetivos de Auditoriacutea con IDEA

bull Comprobacioacuten de Exactitud Una de las primeras funciones para las que puedeusarse IDEA es para sumar el archivo y comprobar la exactitud de los caacutelculos La sumadel archivo se lleva a cabo usando la opcioacuten Estadiacutesticas de Campo (disponible enImportacioacuten de Archivo) Los caacutelculos pueden verificarse usando la opcioacuten de Agregar(en el diaacutelogo Manejar Campos) o usando el botoacuten de Campos Virtuales en la Barra deHerramientas para crear un caacutelculo del elemento correspondiente o mediante unaprueba de excepcioacuten de caacutelculos erroacuteneos usando la funcioacuten de extraccioacuten La exactitudde cualquier informe de direccioacuten puede suponer un uso maacutes extenso de funcionesespeciacuteficas para lograr el resultado de generar el informe En estos casos puede sernecesario llevar a cabo una serie de uniones yo totalizaciones o caacutelculos deantiguumledad como para el caso del anaacutelisis de deuda

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bull Revisioacuten Analiacutetica IDEA puede ayudar en la preparacioacuten de datos para una revisioacutenanaliacutetica En particular puede generar anaacutelisis que no estariacutean disponibles en otroscasos La opcioacuten Estratificacioacuten (del menuacute Anaacutelisis) daraacute un perfil de la poblacioacuten enintervalos de valor en grupos de coacutedigos o en fechas Esto es particularmente uacutetil alauditar activos tales como deudores inventarios preacutestamos o para definir unadistribucioacuten de las transacciones Adicionalmente la informacioacuten puede resumirse porcoacutedigos determinados o por sub-coacutedigos Las cantidades pueden compararse tambieacutencon las de antildeos anteriores para analizar tendencias Si se necesita un anaacutelisis graacuteficopuede usarse el Asistente de Graacuteficos o lo opcioacuten Graacutefico dentro de Ver

bull Validez (Pruebas de Excepcioacuten Comparaciones y Duplicados) Las pruebas deExcepcioacuten pueden usarse para identificar elementos poco frecuentes o extrantildeos Estospueden ser cantidades excepcionalmente grandes o circunstancias donde dosconceptos de informacioacuten no se correlacionan debidamente (por ejemplo salario concategoriacutea) Tambieacuten pueden verificarse campos de informacioacuten con tablas de valoresadmisibles (por ejemplo precios hora estaacutendar)

o El Muestreo Estadiacutestico se usa normalmente para comprobar la validez de datos

de tal manera que permite la evaluacioacuten de los mismos a traveacutes de una poblacioacuten Los meacutetodos maacutes sofisticados como el Muestreo por Unidades Monetaria son difiacuteciles de implantar a mano Cuando las pruebas se refieren a comprobaciones fiacutesicas de documentacioacuten o de recursos en vez de a la comprobacioacuten de registros mecanizados las teacutecnicas de muestreo estadiacutestico son las apropiadas

o Las Pruebas de duplicados pueden ser muy eficaces en ciertas circunstancias

como en la comprobacioacuten de pagos o para buscar entradas de nuacutemerosrepetidos durante los recuentos de inventario

o Puede ser necesario unir primero dos archivos para realizar una prueba de

validez como por ejemplo el archivo de transacciones con el archivo maestrocorrespondiente

bull Integridad (Omisiones y Coincidencias) Para los test de integridad pueden utilizarsela opcioacuten de Omisiones (Nuacutemericas de Caracteres y de Fechas para que esto se puedahacer debe existir un nuacutemero secuencial en la documentacioacuten original Los archivos deinventario y de ventas pueden comprobarse para verificar ordenes de entrega conalbaranes y pedidos Tambieacuten puede ser apropiado verificar Omisiones en unasecuencia de nuacutemeros de talonarios y de nuacutemeros de identificacioacuten del inventario Otraprueba comuacuten que se puede realizar es la de hacer un cruce entre un archivo maestro(por ejemplo de contratos de mantenimiento) y uno de transacciones (por ejemplofacturas) para ver si existen registros en el maestro para los cuales no existentransacciones

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bull Corte de operaciones Se pueden realizar comprobaciones de fin de antildeo sobre elmayor de cuentas archivos de inventario o archivos de transacciones para analizarelementos con fechas o nuacutemeros de secuencia anteriores o posteriores al corte de fin deantildeo

bull Deteccioacuten de Fraudes como cruzar archivos de direcciones con los de noacutemina y libroscontables de cuentas a pagar nuacutemeros duplicados en facturas de proveedores ybuacutesquedas de coincidencias en cuentas bancarias de noacutemina con archivos maestroscorrespondientes

bull Deteccioacuten de Fraudes y la Ley de Benfordiv El anaacutelisis de la Ley de Benford esefectivo para identificar posibles valores fraudulentos Si existen valores artificiales oficticios en una base de datos la distribucioacuten de los diacutegitos dentro de la base de datospuede ser diferente a la establecida al respecto por la Ley de Benford Se pueden ver losdatos en forma graacutefica y comparar los resultados con los establecidos previamente porla Ley de Benford asiacute como tambieacuten los liacutemites maacuteximos y miacutenimos

bull Otros Objetivos de Auditoriacutea IDEA puede proporcionar tambieacuten informacioacuten uacutetil enaacutereas complejas tales como provisiones y valoraciones creando varias ldquovistasrdquo basadasen una serie de paraacutemetros diferentes Tomando como ejemplo el inventario se puedenidentificar elementos que no se han movido en 369 y 12 meses compararlos con lasventas despueacutes de fin de antildeo para ver lo que no se ha vendido y comprobar el valorneto realizable para aquellos que siacute se han vendido verificar los elementos deinventario del antildeo pasado frente a lo que no se ha vendido este antildeo Cualquierauditoriacutea o investigacioacuten de archivos que tenga necesidad de llevar a cabo anaacutelisis dedatos trabajos de caacutelculo o pruebas de excepcioacuten se beneficiaraacute con el uso de IDEA

233 TEAMMATE

TeamMate2 el que usa Price WaterhouseCoopers es un facilitador del desarrollo secuencial dela auditoriacutea Este a su vez facilita la labor de documentacioacuten de todas las tareas efectuadas enel proceso de auditoriacutea Por tanto TeamMate es un sistema de ldquoarchivo electroacutenicordquo unaherramienta fundamental para documentar auditoriacuteas de diferentes alcances ayudando a laaplicacioacuten de estaacutendares tanto en la documentacioacuten como en la revisioacuten Adicionalmente facilitala generacioacuten de informes de auditoriacutea TeamMate es usado por maacutes de 14000 auditores en275 paiacuteses alrededor del mundo

Tipos de Auditoriacutea que documenta La aplicabilidad del sistema va desde la documentacioacutende auditoriacuteas financieras de cumplimiento procedimientos operacionales investigaciones yauditoriacuteas de IT Adicionalmente es utilizado para la

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documentacioacuten de la evaluacioacuten decontroles auditoriacuteas de contratos y revisiones generales Con TeamMate se tiene acceso abases de datos de mejores praacutecticas ademaacutes se aprovecha todo el trabajo realizado enauditoriacuteas anteriores asiacute como las guiacuteas de trabajo existentes en Word y Excel Team Matepermite el seguimiento y firma de los papeles de trabajo asiacute como el mantenimiento dereferencias entre los diferentes documentos como el reporte de auditoriacutea los hallazgos y laspruebas realizadasTeamMate incluye un software de imaacutegenes el cual permite una sencilla incorporacioacuten deimaacutegenes y fotografiacuteas escaneadas criacuteticas en los papeles de trabajo

TeamMate fue desarrollado por el WorldResearch and Technology Centre dePricewaterhouseCoopers en Menlo Park California TeamMate fue finalista en la prestigiosaconferencia COMDEX y Windows World Open le dio el premio en 1994 ICAA ndash MicrosoftInnovativeTechnologyAward

Team Mate ayuda a que el proceso que tradicionalmente lleva maacutes tiempo en la ejecucioacuten de laauditoriacutea ldquola documentacioacutenrdquo se reduzca sustancialmente ayudando a que el auditor seconcentre en las actividades de mayor valor agregado

Todos los papeles de trabajo automaacuteticamente son comprimidos y encriptados cuando se cierrauna aplicacioacuten de la misma forma se respaldan los trabajos de forma automaacutetica cada vez quese termina una sesioacuten de trabajo

Arquitectura de TeamMateTeamMate posee un poderoso motor de replicacioacuten el cualpermite el trabajo en equipo tanto en redes de aacuterea local como en ambientes de acceso remotoseguacuten sea la necesidad La arquitectura el modelo de la base de datos y la replicacioacuten permiteno interrumpir el trabajo durante la etapa de revisioacuten ya que cada uno de los miembros delequipo tiene una copia ideacutentica (reacuteplica) de la base de datos lo cual permite que el resto deequipo continuacutee con el trabajo mientras se hace la revisioacuten TeamMate se integra naturalmentea cualquier sistema de correo electroacutenico para facilitar la comunicacioacuten

2Descripcioacuten extractada del documento denominado ldquoSoftware de Auditoriardquo elaborado por el Lic Jorge GuevaraEspinoza

2331 MANUAL TEAMMATE

A- Creacioacuten de un Proyecto Auditoriacutea

La creacioacuten de un nuevo proyecto se puede realizar por dos viacuteas alternativas

1A partir de una libreriacutea baacutesica e importar los programas de TeamStore

2A partir de una libreriacutea modelo dependiendo del tipo de proyecto

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A1 NUEVO PROYECTO A PARTIR DEL TEAMSTORE

Desde el Explorador de auditoriacutea clic sobre el icono de NUEVO

1) Se incluye informacioacuten de la auditoriacutea Coacutedigo Proyecto Grupo de Proyecto y NombreCoacutedigo Proyecto Nombre corto del proyecto (No admite acentos)

Grupo de Proyecto SECTOR LOCAL INSTITUCIONES PARLAMENTARIAShelliphellip

Nombre Descripcioacuten larga del proyecto Deberiacutea coincidir con la denominacioacuten oficial del trabajo

2) En el paso 2 se debe seleccionar una libreriacutea para utilizar como plantilla inicial de la auditoriacutea Podemos seleccionar la libreriacutea base de la Caacutemara de Comptos que incluye las tres carpetas principales en el fichero de auditoriacutea y aspectos como poliacuteticas terminologiacutea y marcas globales

3) Finalmente paso 3 de 3 nos solicita la identificacioacuten de la persona que va a inicializar la auditoriacutea Apellido nombre iniciales y clave Pinchamos sobre ldquoFinalizarrdquo y entramos en el nuevo proyecto

(Se ha seleccionado una libreriacutea base que contiene las tres carpetas principales y a partir de las mismas crearemos la estructura de nuestra nueva auditoriacutea)

De esta manera queda creada una auditoriacutea modelo con tres carpetas principales en el fichero de auditoriacutea

Carpeta PA Contendraacute los documentos de planificacioacuten

Carpeta AS Contendraacute tanto las incidencias creadas como los informes generados

Carpeta CG Esta carpeta estaacute vacia y contendraacute los programas de trabajo que decidamos importar del TeamStore o bien que creemos de forma manual

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Importamos los programas de trabajo estaacutendar y procedimientos de TeamStore

Para ello importamos desde TeamStore el armario area o procedimiento que nos interese

1) Seleccionar Herramientas Compartir TeamStore Obtener Programa2) Navegar al directorio que contiene el TeamStore

TTEAM MATESTORESTeamStore Caacutemara de Comptos

3) Doble clic sobre el armario ldquoModelo helliprdquo y seleccionamos todos los elementos que queremos importar

4) Seleccionar y Cerrar

A2- NUEVO PROYECTO A PARTIR DE UNA LIBRERIacuteA

Una libreriacutea podriacuteamos definirla como una plantilla con la cual se crea un nuevo proyecto

Una libreriacutea para un determinado tipo de proyecto (auditoriacutea de un ayuntamiento revisioacuten de un expediente hellip) puede contener los programas estaacutendar de trabajo terminologiacutea poliacuteticas estructura de la auditoriacutea etc De manera que la fase de planificacioacuten de una nueva auditoriacutea que se abre a partir de dicha libreriacutea puede simplificarse mucho ademaacutes de garantizar una homogeneizacioacuten entre todas las auditorias del mismo tipo

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La carpeta CG ldquoAacutereas de auditoriacuteardquo contiene todos los programas de trabajo incluidos en la libreriacutea que hemos seleccionado

Cualquier proyecto independientemente de la etapa en que se encuentre puede guardarse como una libreriacutea a partir de la cual crear proyectos futuros

1) AdministracioacutenGuardar como libreriacutea2) Destino TTEAMMATELIBRERIAS

Todo nuevo proyecto se inicia a partir de una libreriacutea bien una libreriacutea de plantilla inicial (libreriacutea base Caacutemara de Comptos) o bien proyectos ya abiertos que queremos que sirvan de base para auditorias futuras

Una libreriacutea no se puede abrir y por tanto conocer su contenido hasta que no se abre un nuevo proyecto a partir de la misma

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B- Fase de planificacioacuten

El proyecto o auditoriacutea se divide en 5 fases que habraacute que ir cerrando de las cuales la primera es la de planificacioacuten

El cierre de la fase de planificacioacuten tiene los siguientes efectos

No se podraacuten eliminar marcas globales miembros del equipo (aunque siacute se podraacuten insertar nuevos)

Se posibilita la firma de papeles y procedimientos y se inicia el registro de edicioacuten (identificacioacuten de las personas que acceden a cada procedimiento y papel)

B1- Configuracioacuten del equipo de auditoriacutea

Menuacute ArchivoAdministracioacutenEquipo o a traveacutes del icono ldquoAdminrdquoEquipo

Las funciones asignadas a los miembros del equipo se pueden cambiar durante la auditoriacutea y pueden ser las siguientes

Administrador Es preparador y revisor a la vez y ademaacutes puede finalizar la auditoriacutea y anular las contrasentildeas

Revisor Puede firmar la revisioacuten de los papeles de trabajo y procedimientos crear y borrar notas

Preparador Puede crear los papeles de trabajo notas y firmar en ldquoPreparado porrdquo

Para antildeadir un nuevo miembro del equipo dar clic en ldquoAntildeadirrdquo e introducir apellido nombre iniciales y funcioacuten del miembro del equipo Completados estos datos se hace clic en ldquoguardarrdquo Las claves de cada uno de los miembros del equipo se introducen cuando cada uno accede por primera vez

B2- Asignacioacuten de las aacutereas de trabajo y procedimientos a los miembros del equipo

Asignar aacutereas o subareas

Apretando el botoacuten derecho sobre cada una de las carpetas que contiene las aacutereas y subareas de auditoriacutea RenombrarAsignarAsignar procedimientosUn procedimiento Dentro de cada PS para cada uno de los procedimientos desplegar el menuacute de ldquoAsignacioacutenrdquoConjunto de procedimientos de un PS Seleccionar todos los procedimientos y con el botoacuten derecho Procedimientos tareas

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B3-Definicioacuten de los Tick-Marks globales

Las marcas globales que se aplicaraacuten a toda la auditoriacutea se definen en la etapa de planificacioacuten aunque posteriormente se podraacuten antildeadir marcas globales o especiacuteficas para cada papel de trabajoIcono ldquoAdminrdquo Marcas Globales Se pueden antildeadir tantos como siacutembolos se presentan y estos siacutembolos no son modificablesLas marcas globales pueden ver predefinidas como parte de la libreriacutea lo que ahorra tiempo de planificacioacuten y asegura un uso global y consistente en todas las auditorias

B4- Antildeadir nuevas aacutereas de auditoriacutea programas o procedimientos

La carpeta CG contiene todas las aacutereas de auditoriacutea cada una de las cuales contiene los programas de auditoriacutea y los papeles de trabajoEstas aacutereas y programas pueden venir dados por la libreriacutea utilizada importarse desde TeamStore o bien modificarlos de una forma manualCada aacuterea o carpeta puede dividirse en subcarpetas Cada carpeta o subcarpeta contendraacute siempre un programa de auditoriacutea y cualquier papel de trabajo antildeadido

AacutereasSituaacutendonos al nivel que queramos crear la carpeta (por ejemplo CG) clic sobre el botoacuten derecho ldquoNueva carpetardquo En el ejemplo abajo indicado crearaacute una nueva carpeta o aacuterea con la letra I Cada aacuterea de auditoriacutea nueva tendraacute una subcarpeta que contendraacute un Programa de Auditoriacutea PS en blanco En el cuadro de diaacutelogo que se abre nos pediraacute el nombre para la carpeta ldquoGrupo de componenterdquo y subcarpeta ldquoPrimer componenterdquo que por defecto le asigna el mismo nombre que al ldquoGrupo de ComponenterdquoSi por el contrario nos posicionamos en un aacuterea (por ejemplo A) crearaacute una subcarpeta (A2)

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Las referencias que TeamMate asigna a las distintas carpetas son inmodificables y por tanto el orden en que las creemos puede ser importante

De un aacuterea se pueden crear tantas subcarpetas como queramos

B5-Cierre de la etapa de planificacioacuten

Para cerrar la etapa de planificacioacuten deberemos dar clic en ldquoAdminrdquo ldquoEtapasrdquo pinchando en ldquoTrabajo de campoInicializarrdquo estaremos en condiciones de empezar la auditoriacutea

C- Organizacioacuten del trabajoTeamMate es una herramienta informaacutetica que nos permite organizar el trabajo realizado en el transcurso de la auditoriacutea y acceder a la informacioacuten almacenada de forma raacutepida a traveacutes de las ventanas de resumen Incidencias procedimientos notas de seguimiento etc

C1 Programa de trabajo

Todos los programas terminan en PS (ejemplo C1PS) Toda carpeta dentro de ldquoAacutereas o procedimientosrdquo del navegador contiene automaacuteticamente un programa de trabajo

Tanto los programas como los procedimientos se importan desde TeamStore donde previamente se han introducido los programas correspondientes a sector local ayuntamientos o a cuentas generales

Un programa de trabajo estaacute dividido en tres ventanas

Ventana Izda Incluye la lista de los procedimientos

Ventana Dcha Superior Se describe la prueba a realizar detalles y objetivos seguidos con la misma

Venta Dcha Inferior Incluye Trabajo Realizado y Conclusioacuten Contiene informacioacuten de todos los papeles de trabajo que hemos adjuntado a ese programa

Pestantildea trabajo realizadoCada procedimiento contiene una ventana de ldquotrabajo realizadordquo disentildeada para ser el meacutetodo baacutesico para documentar el trabajo La ventana no tiene liacutemite en cuanto a la cantidad de texto a almacenar (haciendo doble clic sobre el nombre de la pestantildea proporcionaraacute un aacuterea maacutes grande)

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HIPERTEXTO Desde el campo de trabajo realizado se puede hacer referencia a cualquier papel de trabajo o procedimiento incluido en el TeamMate simplemente tecleando la referencia como texto (ejemplo C11) Pinchando dos veces sobre dicha referencia nos llevaraacute a ese papel de trabajo o procedimiento

Cuadro RefsAparecen las referencias de los papeles de trabajo relacionados con el procedimiento resaltadoPosicionados en la ventana de Refs clic botoacuten dcho nos permite borrar o antildeadir hiperenlaces a ese procedimiento Si lo que queremos es borrar un papel de trabajo tendremos que hacerlo desde el navegador esta ventana soacutelo gestiona hiperenlaces a los procedimientos

Siacutembolos que indican en que fase se encuentra cada procedimiento o papel de trabajoEn fase de preparacioacuten Firmado como realizado Firmado como revisado

C2 Papeles de trabajo

Tambieacuten se pueden antildeadir papeles de trabajo para documentar el trabajo (Word Excel PDF PowerPoint etc) Se pueden crear hojas de trabajo nuevas insertar papeles de trabajo existentes fuera de TeamMate o importar plantillas existentes en TeamStore

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Antildeadir papel de trabajo

Una vez nos situamos sobre el procedimiento que queremos documentar hacemos aparecer la barra de herramientas flotante clic sobre el icono ldquoAntildeadir PTrdquo

A la hora de disentildear las hojas de Excel es necesario tener en cuenta que por regla general no se van a imprimir sino que lo normal seraacute verlas en pantalla Por tanto deberemos procurar que las hojas de caacutelculo no se extiendan y ocupen maacutes de una pantalla

TeamMate asignaraacute automaacuteticamente un nuacutemero y una letra que hace referencia al programa y se relacionaraacute al procedimiento que tengamos resaltado Se le podraacute dar un Tiacutetulo o asignar a una persona del equipo

ldquoImportar desde ArchivordquoSe puede insertar cualquier tipo de archivo esta pestantildea nos posibilita navegar por nuestro ordenador hasta localizar el archivo correspondiente que puede estar en cualquier formato

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A traveacutes de esta opcioacuten podremos incorporar legislacioacuten o incluso paacuteginas Web siempre y cuando previamente la hayamos almacenado en nuestro PC o en nuestro entorno de red

Ejemplo Insertamos como papel de trabajo una resolucioacuten publicada en el Boletiacuten Oficial Una vez posicionados en la resolucioacuten ldquoGuardar comordquo Tipo ldquoPaacutegina Web soacutelo HTML (htmhtml)rdquo Guardada la resolucioacuten bien en red o en el disco duro la importamos desde TeamMate

Antildeadir referencia a un procedimiento de un papel de trabajo ya incluido en el TeamMateSituando el ratoacuten sobre la ventana de Refs clic sobre el botoacuten derecho ldquoCrear Hiperenlacesrdquo ldquoVinculo a Refrdquo TeamMate te permite navegar por las distintas aacutereas procedimientos o incidencias para poder seleccionar el documento que queremos insertar

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C3 Firmas y registros de acceso

Existen dos tipos diferentes de firma en TeamMate

La firma en papeles de trabajo e incidencias La firma en procedimientos de forma individual

Para firmar papeles de trabajo e incidencias hacer clic en el icono ldquoFirmadordquo en la barra flotante de herramientas y despueacutes hacer clic en ldquoPreparado porrdquo TeamMate inserta automaacuteticamente sus iniciales y la fecha

Para firmar procedimientos una vez resaltado el mismo hacer clic en el icono ovalado de la parte inferior del programa

Cada procedimiento papel de trabajo o incidencia puede ser firmado como realizado y como revisado Ademaacutes a partir del cierre de la planificacioacuten se crea un registro de las personas que acceden a los documentos y modifican algo

D- Realizacioacuten del trabajo

D1 HiperenlacesPara cruzar referencias de unos papeles de trabajo a otros pueden realizarse

De una direccioacuten ( del archivo A al B) De dos direcciones esto es de ida y vuelta (de A a B y de B a A)

En la barra flotante de TeamMate tenemos el icono de Hiperenlaces

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Viacutenculo de una direccioacutenExisten dos formas de crear el enlace

1 Posicionado en el lugar donde queremos que aparezca el Hiperenlace en la barra flotante seleccionamos el icono de Hiperenlace

Elegimos la pestantildea ldquoViacutenculo a Refrdquo y aparece un aacuterbol con todas las aacutereas y los archivos que cuelgan de cada una Pinchando en el archivo correspondiente y luego en ldquoInsertarrdquo se crea el Hiperenlace El lugar al que nos desplazaremos picando en el enlace es si el archivo destino es Excel la uacuteltima celda en que hayamos estado si es Word al inicio del documento

2 Cuando queremos dirigirnos a un lugar concreto del archivo destinoNos situamos en el lugarposicioacuten de destino del enlace y activamos el icono de HiperenlaceEn la parte superior derecha ldquocopiar destinordquoNos posicionamos en el archivo y lugar donde queremos insertar el enlaceActivamos el icono de Hiperenlace y elegimos ldquopegar viacutenculordquo ldquoinsertarrdquo

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Viacutenculo de dos direccionesSe realizariacutea de la misma forma que el procedimiento 2) anterior soacutelo que es necesario activar la casilla ldquocrear un viacutenculo de dos viacuteasrdquo antes de pinchar en ldquoinsertarrdquo

D2 IncidenciasPara introducir una incidencia (ML) en un papel de trabajo o procedimiento es necesario activar la barra flotante y dar clic en el icono de ldquoIncidenciasrdquoSe abre el primer cuadro de dialogo que nos pediraacute el nombre de la misma ldquoAceptarrdquoEn la siguiente pantalla distinguimos dos grandes aacutereas una para introducir una descripcioacuten de la incidencia y otra para efectuar la recomendacioacuten correspondiente

La incidencia quedaraacute insertada en el procedimiento o papel desde el cual hemos abierto la barra en el ejemplo (M1PS)

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Estas incidencias se almacenan automaacuteticamente en AS1 Es desde esta posicioacuten donde se nos permite cambiar el nombre firmar como preparado o revisado o incluso borrarla Una vez que se elimina una incidencia no se renumeran las demaacutes su eliminacioacuten deja su nuacutemero sin uso

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D3 Notas de seguimientoAl igual que las incidencias las notas se pueden introducir a un papel de trabajo o procedimiento y como en el caso anterior se activa la barra flotante y se selecciona el icono ldquoNotasrdquoSe debe dar clic sobre el icono ldquoNuevordquo y se abre un cuadro de diaacutelogo donde introduciremos a quien va dirigida la nota el contenido de la misma y la firmaremos como preparadaCuando guardamos y cerramos la nota se crea un hiperenlace al procedimiento u hoja de trabajo desde donde la hayamos creadoPara borrar las notas es necesario que tengan dos firmas preparador y revisor Un preparadorrevisor podraacute firmar ambas

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E- Revisioacuten del trabajo

A traveacutes de las ventanas de resumen se puede acceder de forma raacutepida a la informacioacuten deseada

NavegadorIncidenciasProcedimientosNotas de seguimientoEstado elementosEstado procedimientos

A traveacutes de procedimientos podremos saber cuaacutentos procedimientos tenemos asignados cuantos estaacuten preparados o pendientes de preparar

A traveacutes de incidencias (agrupadas por preparador o por carpeta etc) podremos ver la descripcioacuten y recomendacioacuten de cada una Para editarlas podemos acceder a ellas con doble clic

Para borrarlas seraacute necesario acceder desde el navegador a la carpeta AS

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F- TEAMSTORE

El TeamStore es una base de conocimiento de la auditoriacutea es un fichero independiente que se ubica fuera de TeamMate TeamMate puede importar (obtener) y exportar (enviar) ay desde TeamStore Por ejemplo se pueden importar programas de auditoriacutea estaacutendar del TeamStore

Los elementos que se pueden obtener desde TeamStore son Programas de auditoriacutea (PS) y procedimientos estaacutendar En cualquier momento

de la auditoriacutea se pueden antildeadir programas de auditoriacutea completos o procedimientos seleccionados a un programa de auditoriacutea existente simplemente importando desde TeamStore

Incidencias TeamStore admite la posibilidad de almacenar incidencias que se repiten frecuentemente- incluyendo recomendaciones

Miembros del equipo de auditoriacutea TeamStore puede contener una relacioacuten completa de todo el personal de auditoriacutea Durante la fase de planificacioacuten se puede hacer una importacioacuten de la lista hacia su auditoriacutea

Papeles de trabajo Plantillas

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Una vez abierta la aplicacioacuten de TeamStore ldquoAbrirrdquo navegamos hasta TTEAMMATESTORES donde se encuentra la base de datos de TeamStore

La base de datos se divide en armarios cada uno de ellos engloba los programas de trabajo dependiendo de cuaacutel sea el objeto de fiscalizacioacuten Entidades Locales Cuentas Generales Contratacioacuten (para la revisioacuten de expedientes concretos)

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G- Finalizacioacuten del Proyecto

Una vez terminados todos los trabajos relacionados con un proyecto de Auditoriacutea procede ldquofinalizarlordquo en TeamMate

Una vez ldquoTerminadordquo un proyecto de Auditoriacutea solamente podremos acceder a eacutel en modo lectura es decir para examinar su contenido pero no podremos modificar nada

Por tanto para prever la necesidad de modificaciones posteriores a la ldquofinalizacioacutenrdquo es importante tener una copia de seguridad justamente antes de la ldquofinalizacioacutenrdquo que nos permita borrar el proyecto ldquoTerminadordquo restaurar la copia de seguridad justamente previa a la finalizacioacuten introducir las modificaciones pertinentes y volver a ldquofinalizarrdquo el proyecto (con una nueva copia de seguridad que sustituiriacutea a la anterior) La obtencioacuten de eacutesta copia de seguridad forma parte del proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo

Para finalizar un proyecto hay que ser ldquoRevisorrdquo o ldquoAdministradorrdquo Es decir un ldquoPreparadorrdquo no podraacute ldquofinalizarrdquo un proyecto

A un proyecto ldquoTerminadordquo uacutenicamente podraacuten acceder a eacutel los usuarios actualmente autorizados Por ello se ha adoptado la solucioacuten de antildeadir a todos los proyectos antes de ldquofinalizarlosrdquo un usuario ldquoCAMARA COMPTOSrdquo con rol de ldquoSoacutelo Lecturardquo de manera que todos los usuarios conocedores de la contrasentildea podraacuten acceder a consultar el proyecto una vez ldquoTerminadordquo

El procedimiento para ldquofinalizarrdquo un proyecto es el siguiente

1- Antildeadir al Equipo de Trabajo un usuario denominado CAMARA COMPTOS con rol de ldquoSoacutelo LecturardquoLas instrucciones para antildeadir un nuevo miembro del Equipo de Auditoriacutea figuran en el apartado ldquo41 Configuracioacuten del equipo de auditoriacuteardquo de la presente Guiacutea (paacuteg 5)

2- Elegir la opcioacuten Archivo | Administracioacuten | Etapashellip para acceder a la ventana de ldquoCambiar Estadordquo

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3- Pulsar el 5ordm botoacuten ldquoCompletar Finalizarrdquo Se lanzaraacute el asistente para finalizar que consta de seis pasos

4- El primer paso es solamente informativo y resume las acciones que se van a realizar Pulsaremos el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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5- El segundo paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los elementos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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6- El tercer paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los procedimientos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

7- El cuarto paso va a verificar que no quedan Notas de Seguimiento sin contestar Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo sin contestar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo contestado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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8- iexclMUY IMPORTANTE NO PULSAR EL BOTOacuteN ldquoSIGUIENTErdquo DE ESTA VENTANA HASTA QUE NO SE HAYA COMPLETADO LA COPIA DE SEGURIDAD

El quinto paso es criacutetico pues es ahora cuando vamos a realizar la uacuteltima copia de seguridad Dada su importancia se ha creado una carpeta para albergar estas copias de seguridad STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS Por tanto pulsaremos el botoacuten ldquoNavegarrdquo para seleccionar dicha carpeta que quedaraacute en el primer campo de la ventana y podremos pulsar el botoacuten ldquoInicio Copia de seguridadrdquo que aparece en el segundo campo de la ventana Una vez terminada la copia pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

9- El sexto paso va a ser propiamente el proceso de finalizacioacuten de manera que todaviacutea estamos a tiempo de pulsar el botoacuten ldquoCancelarrdquo para abandonar el procedimiento sin haber realizado la ldquofinalizacioacutenrdquo del proyecto

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2

3

STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS

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Si estamos seguros de que queremos ldquofinalizarrdquo el proyecto quedan 2 uacuteltimas decisiones

La primera decisioacuten es sobre el Histoacuterico de Firmas y Ediciones (modificaciones) y figura en la parte izquierda de la ventana Podemos elegir entre mantener solamente las firmas o mantener tanto las firmas como las edicionesAdemaacutes en el primer caso de dejar solamente las firmas podemos indicar dos opciones maacutes

o retener solamente el uacuteltimo preparador y el uacuteltimo revisor firmante o todos los habidos (puesto que se ha podido firmar varias veces)

o y limpiar las fechas de firma dejando solamente el usuario firmante

La segunda decisioacuten es sobre las Notas de Seguimiento y figura en la parte derecha de la ventana Podemos elegir entre Borrar o Mantener las Notas de Seguimiento incluidas en el proyectoUna vez elegidas todas las opciones mencionadas pulsaremos el botoacuten ldquoInicio Finalizacioacuten procesordquo

Una vez completado este proceso de Finalizacioacuten pulsaremos el botoacuten ldquoCerrarrdquo del Asistente y de la ventana ldquoCambiar Estadordquo y ya tenemos el proyecto ldquoTerminadordquo

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3 USO DE MICROSOFT EXCEL COMO HERRAMIENTA DE AUDITORIA

Excel tiene muchas funciones uacutetiles para los auditores La capacidad de poner los datos en una hoja de caacutelculo y realizar diferentes pruebas y anaacutelisis hacen de Excel una herramienta de auditoriacutea de gran alcance Es faacutecil de usar y de faacutecil acceso para la mayoriacutea de los auditores Excel puede realizar muchos tipos de pruebas analiacuteticas que incluyen la ley de Benford anaacutelisis horizontal y vertical anaacutelisis de iacutendices anaacutelisis de regresioacuten las estadiacutesticas la estratificacioacuten y el envejecimiento Tambieacuten se pueden realizar muchos tipos de anaacutelisis de datos incluyendo datos anexados y de combinacioacuten tabular cruz y la tabla dinaacutemica detectar duplicados y vaciacuteos el extracto y el filtro unir y relacionar muestra clasificar resumir y subtotal

4 CARACTERISTICAS DESEABLES DE UN SOFTWARE DE AUDITORIA

CARACTERIacuteSTICAS GENERALES

Las caracteriacutesticas generales que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Manual de Usuario Manual Teacutecnico y Material de Capacitacioacuten

bull Opciones de copiar o exportar cualquier documento como papeles de trabajo aaplicaciones ofimaacuteticas como Word Excel Power Point y otros

bull Capacidad de acumular la informacioacuten histoacuterica y ademaacutes de poderla consultar por antildeo

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bull Capacidad de poder funcionar como un todo integrado entre las diferentes etapas yprocesos de la Auditoria Planeacioacuten Administracioacuten de Riesgos Ejecucioacuten yAdministracioacuten de Papeles de Trabajo Evaluacioacuten de Administracioacuten de TI Anaacutelisis yEvaluacioacuten de Base de Datos Emisioacuten de Informes

CARACTERIacuteSTICAS DE SEGURIDAD

Las caracteriacutesticas de seguridad que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Posibilidad de definir que usuarios puedan acceder al sistema

bull Administracioacuten de los permisos de las opciones a las que tiene derecho un usuario aejecutar consultar seguacuten su cargo y aacuterea a la que pertenezca

bull Opciones de incluir pistas de auditoriacutea en procesos control de cambios lecturaescritura y modificacioacuten de parte de los usuarios

bull Copias de respaldo de la informacioacuten mediante BACKUP en medios magneacuteticosoacutepticosy COMPROBAR como recuperar los datos del Backup

5 VENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

La ventaja principal del computador es su increiacuteble velocidad El tiempo requerido para que un computador mayorice una transaccioacuten o determina su saldo de una cuenta es de aproximadamente unas pocas milloneacutesimas de segundo

bull SE PUEDEN PROCESAR EN FORMA RAPIDA Y EFICIENTE GRANDES CANTIDADES DE DATOS Las empresas grandes pueden tener cientos de miles de transacciones por diacutea Al procesar voluacutemenes tan grandes de datos los computadores pueden ahorrar gran cantidad de tiempo en cada paso del proceso contable incluyendo el registro de transacciones su traslado a las cuentas del mayor y la preparacioacuten de registros contables informes y reportes

bull SE PUEDEN TENER ACTUALIZADOS LOS SALDOS DE LAS CUENTAS La velocidad con la que un computador puede procesar los datos permite que las empresas mantengan actualizadas las cuentas del mayor auxiliar los registros de inventarios permanentes y las mayoriacuteas de las cuentas del mayor general

bull SE PUEDEN GENERAL INFOAMCIONES ADICIONALES CASI SIN COSTO EXTRA Con un sistema de contabilidad se puede llevar un diario de ventas Maacutes aun el computador puede ademaacutes reordenar esta informacioacuten para mostrar los

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totales de las ventas diarias por departamento de venta por vendedor y por un producto

bull SE PUEDE DISPONER DE RETROALIMENTACION INSTANTANEA A MEDIDA QUE VAN TENIENDO LUGAR LAS TRANSACCIONES En los sistemas computarizados en liacutenea de tiempo real (OLRT) el empleado que ejecuta la transaccioacuten puede disponer de un Terminal en comunicacioacuten directa con el computador Por tanto el empleado tiene acceso inmediato a la informacioacuten contable uacutetil para ejecutar una transaccioacuten corriente

bull SE PUEDE TENER PROCEDIMIENTOS ADICINALES DE CONTROL INTERNO EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO La aprobacioacuten de cada venta a creacutedito constituye un procedimiento de control interno del cual pueden hacer uso las capacidades uacutenicas del computador

Tal procedimiento del control puede no ser praacutectico en un sistema manual especialmente si el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no se mantiene permanente

6 DESVENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

Los sistemas computarizados tambieacuten tienen sus limitaciones pero estas limitaciones son correctivas y podriacutea decirse que son leves en comparacioacuten con los grandes beneficios que ofrece a la empresa

Las principales limitaciones son

bull Alto costo de inversioacuten al instalar un sistema computarizado

bull El costo de mantenimiento es alto y complejo

bull El alto costo en el entrenamiento del personal

bull Los programas deben ser confiables

bull La loacutegica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas

bull Elevado costo de desarrollo

bull Limitado numero de reportes y consultas

bull Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada

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bull Necesidad de mantenimiento del sistema debido a las modificaciones que habraacute tenido la aplicacioacuten en las actualizaciones o subsiguientes o por cambios de aplicaciones

En conclusioacuten podriacuteamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son en la mayor parte de iacutendole econoacutemica lo cual para muchos no es preocupante

7 SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE COMPUTACION

Los equipos informaacuteticos son instrumentos que estructuran grandes cantidades de informacioacuten la cual puede ser confidencial para la entidad y puede ser mal utilizada o divulgada a personas que hagan mal uso de esta ademaacutes pueden ocurrir robos fraudes o sabotajes que provoquen la destruccioacuten total o parcial de las actividades de procesamiento electroacutenico de datos Esta informacioacuten puede ser de suma importancia y al no contar con ella en el momento preciso puede provocar retrasos sumamente costosos

Al auditar con sistemas informaacuteticos el auditor debe verificar y constatar lo siguiente

Que no se tengan copias piratas o bien que al conectarnos en red con otras computadoras no exista la posibilidad de transmisioacuten de virus

Que se hayan implementado procesos fiacutesicos y loacutegicos para la proteccioacuten del hardware y datos procesados asiacute como a las instalaciones de ingreso al aacuterea de procesamiento de datos y servidores Contemplando las situaciones de incendios sabotajes robos cataacutestrofes naturales etc

Implementacioacuten de mecanismos para garantizar la seguridadloacutegica del software a la proteccioacuten de los datos e informacioacutenprocesos y programas asiacute como la restriccioacuten de usuarios noautorizados al acceso de la informacioacuten

8 BACK UP Y RECUPERACION

Una copia de seguridad o backupen tecnologiacutea de la informacioacuten o informaacutetica es una copia de seguridad - o el proceso de copia de seguridad - con el fin de que estas copias adicionales puedan utilizarse para restaurar el original despueacutes de una eventual peacuterdida de datos Fundamentalmente son uacutetiles para tres cosas Primero recuperarse de una cataacutestrofe informaacutetica Segundo recuperar una pequentildea cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente o corrompido

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El auditor que las utilice debe confiar en los resultados que proporcionan y deesta forma reducir los procedimientos de auditoriacutea sustantivos necesarios para verificarla informacioacuten procesada por el sistema

Existen de distintos tipos los cuales pueden utilizarse para prueba de los detallesde operaciones y saldos procedimientos de revisioacuten analiacuteticos pruebas decumplimiento de los controles generales de sistemas de informacioacuten pruebas decumplimiento de los controles de aplicacioacuten

Finalmente el auditor elabora determinadas partes del informe con archivos queson resultados de las pruebas y controles por lo cual resulta necesario el manejo desoftware de faacutecil utilizacioacuten como procesadores de texto paquetes de graacuteficos hojasde caacutelculo etc

Actualmente existen muchas CAATrsquos en el mercado de las cuales se daraacute unadescripcioacuten de algunas entre ellas tenemos ACL IDEA PanAudit EasytrieveDYL280 (300) Culprit FOCUS FocAudit etc

22 NIA 1009Teacutecnicas de Auditoria con Ayuda de Computadora (TAACs)

La estructura baacutesica de esta NIA se la presenta continuacioacuten con una breve descripcioacuten de cada punto

bull Descripcioacuten de Teacutecnicas de Auditoria con Ayuda de Computadora (TAACs)

Software de Auditoria Son programas utilizados para procesar grandes cantidades dedatos generados por la contabilidad de una organizacioacuten pueden ser Programas enpaquete programas escritos para un propoacutesito especiacutefico y programas de utileriacutea

Datos de Prueba Datos de prueba para probar controles especiacuteficos Transacciones deprueba seleccionada Transacciones de prueba usadas en una instalacioacuten de pruebasintegrada

bull Usos de TAACs

Se pueden utilizar TAACs para

o Pruebas de detalles de transacciones y saldos

o Procedimientos de revisioacuten analiacutetica

o Pruebas de cumplimiento de controles generales

o Pruebas de cumplimiento de controles de aplicaciones

bull Consideraciones en el uso de TAACs

Para determinar si se utilizaraacuten TAACs se deberaacute considerar

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o Conocimiento pericia y experticia del auditor en computadoras

o Disponibilidad de TAACs e instalaciones adecuadas de computacioacuten

o No factibilidad de pruebas manuales

o Efectividad y eficiencia

o Oportunidad

bull Utilizacioacuten de TAACs

Los principales pasos que un auditor debe tomar en cuenta en la aplicacioacuten de TAACsson

o Fijar el objetivo de la aplicacioacuten de la TAAC

o Determinar el contenido y accesibilidad de los archivos de la entidad

o Definir los tipos de transaccioacuten que van a ser probados

o Definir los procedimientos que se realizaraacuten en los datos

o Definir los requerimientos de datos de salida

o Identificar al personal de auditoriacutea y de computacioacuten que pueda participar en eldisentildeo y aplicacioacuten de la TAAC

o Refinar los estimados de costos y beneficios

o Asegurarse de que el uso de la TAAC estaacute controlado y documentado en formaapropiada

o Organizar las actividades administrativas incluyendo las habilidades necesariasy las instalaciones de computacioacuten

o Ejecutar la aplicacioacuten de la TAAC

o Evaluar los resultados

bull Utilizacioacuten de TAACs en entornos de computadora en negocios pequentildeos

El auditor deberaacute poner especial eacutenfasis en los negocios pequentildeos en los siguientes aspectos

o El nivel de controles generales de PED puede ser tal que el auditor depositemenos confiabilidad en el sistema de control interno Esto daraacute comoresultado

1048707 Mayor eacutenfasis en las pruebas de detalles de transacciones y saldos yen los procedimientos de revisioacuten analiacutetica lo que puede aumentar laefectividad de ciertas TAACs particularmente del software deauditoria

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1048707 La aplicacioacuten de procedimientos de auditoriacutea para asegurar elfuncionamiento apropiado de la TAAC y la validez de los datos dela entidad

o En casos donde se procesen menores voluacutemenes de datos los meacutetodosmanuales pueden ser maacutes efectivos en costo

o La asistencia teacutecnica adecuada puede no estar disponible al auditor por partede la entidad haciendo asiacute poco factible el uso de TAACs

o Ciertos programas de auditoriacutea en paquete pueden no operar encomputadoras pequentildeas restringiendo asiacute la opcioacuten del auditor encuanto a TAACs Sin embargo los archivos de datos de la entidadpueden copiarse y procesarse en otra computadora adecuada

23 Descripcioacuten de algunas CAATs

231 ACL

ACL (Lenguaje de Comandos de Auditoria) es un software para anaacutelisis y extraccioacuten de datosmaacutes usado en la actualidad

Con ACL los auditores y profesionales de los negocios pueden transformar grandes cantidadesde datos electroacutenicos en un conocimiento comercial de valor Es un software poderoso y faacutecilde usar le permite convertir datos en informacioacuten significativa lo cual le ayuda a alcanzar susobjetivos de negocios y agregar valor a su organizacioacuten

Con ACL se podraacute realizar la revisioacuten de datos con una cobertura del 100 de los datos estosignifica que se pueden hacer auditoriacuteas para toda una poblacioacuten entera y no para pequentildeasmuestras

El impacto de ACL se ve en los siguientes aspectos los ciclos de auditoriacutea maacutes cortos lasinvestigaciones maacutes detalladas una confianza completa en sus resultados un ahorrosignificativo en sus recursos un rol mayor de la auditoriacutea en el negocio

Caracteriacutesticas generales

bull Permite importar archivos de diferentes fuentes o formatos (archivos planos y de basede datos especiacuteficas)

bull Los datos importados no son modificados asegurando la integridad e incrementando elnivel de confianza de los datos trabajados

bull Generacioacuten de pistas de auditoria (Quien Como Cuando Donde)

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bull Posibilidad de escribir ScriptsMacros que automaticen procedimientos de revisioacutenrutinaria en auditorias recurrentes

bull Incrementar la cobertura de revisioacuten al 100 de datos a analizar

Caracteriacutesticas especiacuteficas

bull Identificar tendencias sentildealar excepciones y destacar aacutereas que requieren atencioacuten

bull Localizar errores y fraudes potenciales mediante la comparacioacuten y el anaacutelisis dearchivos seguacuten los criterios especificados por el usuario

bull Volver a calcular y verificar saldos

bull Identificar problemas de control y asegurar el cumplimiento de las normas

bull Analizar y determinar la antiguumledad de las cuentas por cobrar cuentas por pagar u otrastransacciones a las que afecta el tiempo transcurrido

bull Recuperar gastos o ingresos perdidos detectando pagos duplicados secuenciasnumeacutericas incompletas en la facturacioacuten o servicios no facturados

bull Detectar relaciones no autorizadas entre el personal de la empresa y los proveedores y muchas maacutes

bull Funciones especiacuteficas para la auditoriacutea desde comandos tales como FaltantesDuplicados y Estratificar hasta el importante log de comandos o el historial detallado Lafuncionalidad incorporada de revisioacuten de cuentas le permite a auditores y contadores sinexperiencia teacutecnica o de programacioacuten realizar raacutepidamente anaacutelisis e informes sobredatos financieros

bull Procesa raacutepidamente millones de transacciones asegurando una cobertura del 100 yuna confianza absoluta en sus resultados

bull El Asistente de definicioacuten de datos faacutecilmente selecciona identifica y da formato a losdatos acelerando su acceso a las poderosas capacidades de anaacutelisis y generacioacuten deinformes de ACL

bull ACL puede leer y analizar cualquier tipo de datos accediendo a cualquier entorno de suorganizacioacuten (tales como Oracle SQL Server Informix AS400 IBM390 SAPtrade R3tradearchivos de informe de longitud variable archivos privados archivos tradicionalesarchivos de informe y muchos maacutes)

bull Relaciona y trabaja simultaacuteneamente con varios archivos (Modelo EntidadRelacioacuten)para hacer anaacutelisis e informes auacuten maacutes completos

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bull Crea informes en HTML para su publicacioacuten en Internet o en la Intranet de suorganizacioacuten

bull Automatiza y registra sus pasos y desarrolla aplicaciones especiales haciendo maacutesproductivas las auditoriacuteas futuras

bull Permite revisar o imprimir en cualquier momento un historial completo de sus archivospasos y resultados

232 IDEA

IDEAel que utiliza Price WaterhouseCoopers es una herramienta de PC basada en laInterrogacioacuten de Archivos para ser utilizada por auditores contadores investigadores y personalde seguridad informaacutetica Analiza los datos de diversas maneras y permite la extraccioacuten elmuestreo y la manipulacioacuten de datos para identificar errores problemas cuestiones especiacuteficasy tendencias

IDEA estaacute disentildeado para auditores internos y externos aunque el uso del software esnormalmente diferente

Tambieacuten es una valiosa herramienta para investigadores de fraude contadores yadministradores

Puede utilizarse por ejemplo para

bull Identificar elementos excepcionales

bull Realizar Anaacutelisis

bull Comprobar Caacutelculos

bull Coincidencias cruzadas de datos entre sistemas

bull Pruebas de Omisiones y Duplicados

bull Muestreo

Caracteriacutesticas Generales

bull Mantiene un registro de todas las acciones realizadas en una base de datoscomenzando con la importacioacuten de la base de datos

bull Permite realizar anaacutelisis complejos de datos extracciones de elementos poco usualesmuestras de auditoriacutea transacciones duplicadas pruebas de auditoriacutea rutinarias orecurrentes para investigaciones de fraude auditoriacuteas de seguridad y produccioacuten deinformes de gestioacuten

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bull Agregar campos (calculado) virtuales

bull Extracciones de registros seguacuten criterios utilizando operadores de comparacioacuten (lt gt =otros) loacutegicos (y o no)

bull Realizar pruebas de excepcioacuten avanzadas utilizando las funciones incorporadas deIDEA (funciones Caraacutecter Numeacutericas Coincidencia Fecha y hora Condicionales)

bull Guardar foacutermulas elaboradas con operadores aritmeacuteticos loacutegicos y funciones para suposterior uso en trabajos repetitivos o auditorias recurrentes

bull Generar informes con los anaacutelisis realizados

bull Genera Estadiacutesticas de campos Las Estadiacutesticas Numeacutericas incluyendo totalesmedia miacutenimo maacuteximo y otros valores son uacutetiles para reconciliar los datos importadosal ordenador asiacute como para proporcionar una comprensioacuten del rango de los valores quese estaacuten probando

Las Estadiacutesticas de Fecha incluyendo fecha maacutes temprana y maacutes tardiacutea son uacutetiles paraasegurarse que los datos proporcionados pertenecen al periodo correcto de la auditoriacuteaes decir pruebas de corte asiacute como anaacutelisis de los datos en un periodo

bull IDEAScript se utiliza para extender la potencia y funcionalidad del software IDEA es unlenguaje de programacioacuten especiacutefico para IDEA similar sino igual a Visual Basic paraAplicaciones (VBA) de los programas Word Excel o Access de Microsoft

bullLimitaciones de Base de Datos 32167 campos (columnas) 21 Billones registros(filas) dependiendo del sistema operativo 18 EB tamantildeo de archivo

Objetivos de Auditoriacutea con IDEA

bull Comprobacioacuten de Exactitud Una de las primeras funciones para las que puedeusarse IDEA es para sumar el archivo y comprobar la exactitud de los caacutelculos La sumadel archivo se lleva a cabo usando la opcioacuten Estadiacutesticas de Campo (disponible enImportacioacuten de Archivo) Los caacutelculos pueden verificarse usando la opcioacuten de Agregar(en el diaacutelogo Manejar Campos) o usando el botoacuten de Campos Virtuales en la Barra deHerramientas para crear un caacutelculo del elemento correspondiente o mediante unaprueba de excepcioacuten de caacutelculos erroacuteneos usando la funcioacuten de extraccioacuten La exactitudde cualquier informe de direccioacuten puede suponer un uso maacutes extenso de funcionesespeciacuteficas para lograr el resultado de generar el informe En estos casos puede sernecesario llevar a cabo una serie de uniones yo totalizaciones o caacutelculos deantiguumledad como para el caso del anaacutelisis de deuda

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bull Revisioacuten Analiacutetica IDEA puede ayudar en la preparacioacuten de datos para una revisioacutenanaliacutetica En particular puede generar anaacutelisis que no estariacutean disponibles en otroscasos La opcioacuten Estratificacioacuten (del menuacute Anaacutelisis) daraacute un perfil de la poblacioacuten enintervalos de valor en grupos de coacutedigos o en fechas Esto es particularmente uacutetil alauditar activos tales como deudores inventarios preacutestamos o para definir unadistribucioacuten de las transacciones Adicionalmente la informacioacuten puede resumirse porcoacutedigos determinados o por sub-coacutedigos Las cantidades pueden compararse tambieacutencon las de antildeos anteriores para analizar tendencias Si se necesita un anaacutelisis graacuteficopuede usarse el Asistente de Graacuteficos o lo opcioacuten Graacutefico dentro de Ver

bull Validez (Pruebas de Excepcioacuten Comparaciones y Duplicados) Las pruebas deExcepcioacuten pueden usarse para identificar elementos poco frecuentes o extrantildeos Estospueden ser cantidades excepcionalmente grandes o circunstancias donde dosconceptos de informacioacuten no se correlacionan debidamente (por ejemplo salario concategoriacutea) Tambieacuten pueden verificarse campos de informacioacuten con tablas de valoresadmisibles (por ejemplo precios hora estaacutendar)

o El Muestreo Estadiacutestico se usa normalmente para comprobar la validez de datos

de tal manera que permite la evaluacioacuten de los mismos a traveacutes de una poblacioacuten Los meacutetodos maacutes sofisticados como el Muestreo por Unidades Monetaria son difiacuteciles de implantar a mano Cuando las pruebas se refieren a comprobaciones fiacutesicas de documentacioacuten o de recursos en vez de a la comprobacioacuten de registros mecanizados las teacutecnicas de muestreo estadiacutestico son las apropiadas

o Las Pruebas de duplicados pueden ser muy eficaces en ciertas circunstancias

como en la comprobacioacuten de pagos o para buscar entradas de nuacutemerosrepetidos durante los recuentos de inventario

o Puede ser necesario unir primero dos archivos para realizar una prueba de

validez como por ejemplo el archivo de transacciones con el archivo maestrocorrespondiente

bull Integridad (Omisiones y Coincidencias) Para los test de integridad pueden utilizarsela opcioacuten de Omisiones (Nuacutemericas de Caracteres y de Fechas para que esto se puedahacer debe existir un nuacutemero secuencial en la documentacioacuten original Los archivos deinventario y de ventas pueden comprobarse para verificar ordenes de entrega conalbaranes y pedidos Tambieacuten puede ser apropiado verificar Omisiones en unasecuencia de nuacutemeros de talonarios y de nuacutemeros de identificacioacuten del inventario Otraprueba comuacuten que se puede realizar es la de hacer un cruce entre un archivo maestro(por ejemplo de contratos de mantenimiento) y uno de transacciones (por ejemplofacturas) para ver si existen registros en el maestro para los cuales no existentransacciones

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bull Corte de operaciones Se pueden realizar comprobaciones de fin de antildeo sobre elmayor de cuentas archivos de inventario o archivos de transacciones para analizarelementos con fechas o nuacutemeros de secuencia anteriores o posteriores al corte de fin deantildeo

bull Deteccioacuten de Fraudes como cruzar archivos de direcciones con los de noacutemina y libroscontables de cuentas a pagar nuacutemeros duplicados en facturas de proveedores ybuacutesquedas de coincidencias en cuentas bancarias de noacutemina con archivos maestroscorrespondientes

bull Deteccioacuten de Fraudes y la Ley de Benfordiv El anaacutelisis de la Ley de Benford esefectivo para identificar posibles valores fraudulentos Si existen valores artificiales oficticios en una base de datos la distribucioacuten de los diacutegitos dentro de la base de datospuede ser diferente a la establecida al respecto por la Ley de Benford Se pueden ver losdatos en forma graacutefica y comparar los resultados con los establecidos previamente porla Ley de Benford asiacute como tambieacuten los liacutemites maacuteximos y miacutenimos

bull Otros Objetivos de Auditoriacutea IDEA puede proporcionar tambieacuten informacioacuten uacutetil enaacutereas complejas tales como provisiones y valoraciones creando varias ldquovistasrdquo basadasen una serie de paraacutemetros diferentes Tomando como ejemplo el inventario se puedenidentificar elementos que no se han movido en 369 y 12 meses compararlos con lasventas despueacutes de fin de antildeo para ver lo que no se ha vendido y comprobar el valorneto realizable para aquellos que siacute se han vendido verificar los elementos deinventario del antildeo pasado frente a lo que no se ha vendido este antildeo Cualquierauditoriacutea o investigacioacuten de archivos que tenga necesidad de llevar a cabo anaacutelisis dedatos trabajos de caacutelculo o pruebas de excepcioacuten se beneficiaraacute con el uso de IDEA

233 TEAMMATE

TeamMate2 el que usa Price WaterhouseCoopers es un facilitador del desarrollo secuencial dela auditoriacutea Este a su vez facilita la labor de documentacioacuten de todas las tareas efectuadas enel proceso de auditoriacutea Por tanto TeamMate es un sistema de ldquoarchivo electroacutenicordquo unaherramienta fundamental para documentar auditoriacuteas de diferentes alcances ayudando a laaplicacioacuten de estaacutendares tanto en la documentacioacuten como en la revisioacuten Adicionalmente facilitala generacioacuten de informes de auditoriacutea TeamMate es usado por maacutes de 14000 auditores en275 paiacuteses alrededor del mundo

Tipos de Auditoriacutea que documenta La aplicabilidad del sistema va desde la documentacioacutende auditoriacuteas financieras de cumplimiento procedimientos operacionales investigaciones yauditoriacuteas de IT Adicionalmente es utilizado para la

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documentacioacuten de la evaluacioacuten decontroles auditoriacuteas de contratos y revisiones generales Con TeamMate se tiene acceso abases de datos de mejores praacutecticas ademaacutes se aprovecha todo el trabajo realizado enauditoriacuteas anteriores asiacute como las guiacuteas de trabajo existentes en Word y Excel Team Matepermite el seguimiento y firma de los papeles de trabajo asiacute como el mantenimiento dereferencias entre los diferentes documentos como el reporte de auditoriacutea los hallazgos y laspruebas realizadasTeamMate incluye un software de imaacutegenes el cual permite una sencilla incorporacioacuten deimaacutegenes y fotografiacuteas escaneadas criacuteticas en los papeles de trabajo

TeamMate fue desarrollado por el WorldResearch and Technology Centre dePricewaterhouseCoopers en Menlo Park California TeamMate fue finalista en la prestigiosaconferencia COMDEX y Windows World Open le dio el premio en 1994 ICAA ndash MicrosoftInnovativeTechnologyAward

Team Mate ayuda a que el proceso que tradicionalmente lleva maacutes tiempo en la ejecucioacuten de laauditoriacutea ldquola documentacioacutenrdquo se reduzca sustancialmente ayudando a que el auditor seconcentre en las actividades de mayor valor agregado

Todos los papeles de trabajo automaacuteticamente son comprimidos y encriptados cuando se cierrauna aplicacioacuten de la misma forma se respaldan los trabajos de forma automaacutetica cada vez quese termina una sesioacuten de trabajo

Arquitectura de TeamMateTeamMate posee un poderoso motor de replicacioacuten el cualpermite el trabajo en equipo tanto en redes de aacuterea local como en ambientes de acceso remotoseguacuten sea la necesidad La arquitectura el modelo de la base de datos y la replicacioacuten permiteno interrumpir el trabajo durante la etapa de revisioacuten ya que cada uno de los miembros delequipo tiene una copia ideacutentica (reacuteplica) de la base de datos lo cual permite que el resto deequipo continuacutee con el trabajo mientras se hace la revisioacuten TeamMate se integra naturalmentea cualquier sistema de correo electroacutenico para facilitar la comunicacioacuten

2Descripcioacuten extractada del documento denominado ldquoSoftware de Auditoriardquo elaborado por el Lic Jorge GuevaraEspinoza

2331 MANUAL TEAMMATE

A- Creacioacuten de un Proyecto Auditoriacutea

La creacioacuten de un nuevo proyecto se puede realizar por dos viacuteas alternativas

1A partir de una libreriacutea baacutesica e importar los programas de TeamStore

2A partir de una libreriacutea modelo dependiendo del tipo de proyecto

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A1 NUEVO PROYECTO A PARTIR DEL TEAMSTORE

Desde el Explorador de auditoriacutea clic sobre el icono de NUEVO

1) Se incluye informacioacuten de la auditoriacutea Coacutedigo Proyecto Grupo de Proyecto y NombreCoacutedigo Proyecto Nombre corto del proyecto (No admite acentos)

Grupo de Proyecto SECTOR LOCAL INSTITUCIONES PARLAMENTARIAShelliphellip

Nombre Descripcioacuten larga del proyecto Deberiacutea coincidir con la denominacioacuten oficial del trabajo

2) En el paso 2 se debe seleccionar una libreriacutea para utilizar como plantilla inicial de la auditoriacutea Podemos seleccionar la libreriacutea base de la Caacutemara de Comptos que incluye las tres carpetas principales en el fichero de auditoriacutea y aspectos como poliacuteticas terminologiacutea y marcas globales

3) Finalmente paso 3 de 3 nos solicita la identificacioacuten de la persona que va a inicializar la auditoriacutea Apellido nombre iniciales y clave Pinchamos sobre ldquoFinalizarrdquo y entramos en el nuevo proyecto

(Se ha seleccionado una libreriacutea base que contiene las tres carpetas principales y a partir de las mismas crearemos la estructura de nuestra nueva auditoriacutea)

De esta manera queda creada una auditoriacutea modelo con tres carpetas principales en el fichero de auditoriacutea

Carpeta PA Contendraacute los documentos de planificacioacuten

Carpeta AS Contendraacute tanto las incidencias creadas como los informes generados

Carpeta CG Esta carpeta estaacute vacia y contendraacute los programas de trabajo que decidamos importar del TeamStore o bien que creemos de forma manual

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Importamos los programas de trabajo estaacutendar y procedimientos de TeamStore

Para ello importamos desde TeamStore el armario area o procedimiento que nos interese

1) Seleccionar Herramientas Compartir TeamStore Obtener Programa2) Navegar al directorio que contiene el TeamStore

TTEAM MATESTORESTeamStore Caacutemara de Comptos

3) Doble clic sobre el armario ldquoModelo helliprdquo y seleccionamos todos los elementos que queremos importar

4) Seleccionar y Cerrar

A2- NUEVO PROYECTO A PARTIR DE UNA LIBRERIacuteA

Una libreriacutea podriacuteamos definirla como una plantilla con la cual se crea un nuevo proyecto

Una libreriacutea para un determinado tipo de proyecto (auditoriacutea de un ayuntamiento revisioacuten de un expediente hellip) puede contener los programas estaacutendar de trabajo terminologiacutea poliacuteticas estructura de la auditoriacutea etc De manera que la fase de planificacioacuten de una nueva auditoriacutea que se abre a partir de dicha libreriacutea puede simplificarse mucho ademaacutes de garantizar una homogeneizacioacuten entre todas las auditorias del mismo tipo

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La carpeta CG ldquoAacutereas de auditoriacuteardquo contiene todos los programas de trabajo incluidos en la libreriacutea que hemos seleccionado

Cualquier proyecto independientemente de la etapa en que se encuentre puede guardarse como una libreriacutea a partir de la cual crear proyectos futuros

1) AdministracioacutenGuardar como libreriacutea2) Destino TTEAMMATELIBRERIAS

Todo nuevo proyecto se inicia a partir de una libreriacutea bien una libreriacutea de plantilla inicial (libreriacutea base Caacutemara de Comptos) o bien proyectos ya abiertos que queremos que sirvan de base para auditorias futuras

Una libreriacutea no se puede abrir y por tanto conocer su contenido hasta que no se abre un nuevo proyecto a partir de la misma

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B- Fase de planificacioacuten

El proyecto o auditoriacutea se divide en 5 fases que habraacute que ir cerrando de las cuales la primera es la de planificacioacuten

El cierre de la fase de planificacioacuten tiene los siguientes efectos

No se podraacuten eliminar marcas globales miembros del equipo (aunque siacute se podraacuten insertar nuevos)

Se posibilita la firma de papeles y procedimientos y se inicia el registro de edicioacuten (identificacioacuten de las personas que acceden a cada procedimiento y papel)

B1- Configuracioacuten del equipo de auditoriacutea

Menuacute ArchivoAdministracioacutenEquipo o a traveacutes del icono ldquoAdminrdquoEquipo

Las funciones asignadas a los miembros del equipo se pueden cambiar durante la auditoriacutea y pueden ser las siguientes

Administrador Es preparador y revisor a la vez y ademaacutes puede finalizar la auditoriacutea y anular las contrasentildeas

Revisor Puede firmar la revisioacuten de los papeles de trabajo y procedimientos crear y borrar notas

Preparador Puede crear los papeles de trabajo notas y firmar en ldquoPreparado porrdquo

Para antildeadir un nuevo miembro del equipo dar clic en ldquoAntildeadirrdquo e introducir apellido nombre iniciales y funcioacuten del miembro del equipo Completados estos datos se hace clic en ldquoguardarrdquo Las claves de cada uno de los miembros del equipo se introducen cuando cada uno accede por primera vez

B2- Asignacioacuten de las aacutereas de trabajo y procedimientos a los miembros del equipo

Asignar aacutereas o subareas

Apretando el botoacuten derecho sobre cada una de las carpetas que contiene las aacutereas y subareas de auditoriacutea RenombrarAsignarAsignar procedimientosUn procedimiento Dentro de cada PS para cada uno de los procedimientos desplegar el menuacute de ldquoAsignacioacutenrdquoConjunto de procedimientos de un PS Seleccionar todos los procedimientos y con el botoacuten derecho Procedimientos tareas

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B3-Definicioacuten de los Tick-Marks globales

Las marcas globales que se aplicaraacuten a toda la auditoriacutea se definen en la etapa de planificacioacuten aunque posteriormente se podraacuten antildeadir marcas globales o especiacuteficas para cada papel de trabajoIcono ldquoAdminrdquo Marcas Globales Se pueden antildeadir tantos como siacutembolos se presentan y estos siacutembolos no son modificablesLas marcas globales pueden ver predefinidas como parte de la libreriacutea lo que ahorra tiempo de planificacioacuten y asegura un uso global y consistente en todas las auditorias

B4- Antildeadir nuevas aacutereas de auditoriacutea programas o procedimientos

La carpeta CG contiene todas las aacutereas de auditoriacutea cada una de las cuales contiene los programas de auditoriacutea y los papeles de trabajoEstas aacutereas y programas pueden venir dados por la libreriacutea utilizada importarse desde TeamStore o bien modificarlos de una forma manualCada aacuterea o carpeta puede dividirse en subcarpetas Cada carpeta o subcarpeta contendraacute siempre un programa de auditoriacutea y cualquier papel de trabajo antildeadido

AacutereasSituaacutendonos al nivel que queramos crear la carpeta (por ejemplo CG) clic sobre el botoacuten derecho ldquoNueva carpetardquo En el ejemplo abajo indicado crearaacute una nueva carpeta o aacuterea con la letra I Cada aacuterea de auditoriacutea nueva tendraacute una subcarpeta que contendraacute un Programa de Auditoriacutea PS en blanco En el cuadro de diaacutelogo que se abre nos pediraacute el nombre para la carpeta ldquoGrupo de componenterdquo y subcarpeta ldquoPrimer componenterdquo que por defecto le asigna el mismo nombre que al ldquoGrupo de ComponenterdquoSi por el contrario nos posicionamos en un aacuterea (por ejemplo A) crearaacute una subcarpeta (A2)

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Las referencias que TeamMate asigna a las distintas carpetas son inmodificables y por tanto el orden en que las creemos puede ser importante

De un aacuterea se pueden crear tantas subcarpetas como queramos

B5-Cierre de la etapa de planificacioacuten

Para cerrar la etapa de planificacioacuten deberemos dar clic en ldquoAdminrdquo ldquoEtapasrdquo pinchando en ldquoTrabajo de campoInicializarrdquo estaremos en condiciones de empezar la auditoriacutea

C- Organizacioacuten del trabajoTeamMate es una herramienta informaacutetica que nos permite organizar el trabajo realizado en el transcurso de la auditoriacutea y acceder a la informacioacuten almacenada de forma raacutepida a traveacutes de las ventanas de resumen Incidencias procedimientos notas de seguimiento etc

C1 Programa de trabajo

Todos los programas terminan en PS (ejemplo C1PS) Toda carpeta dentro de ldquoAacutereas o procedimientosrdquo del navegador contiene automaacuteticamente un programa de trabajo

Tanto los programas como los procedimientos se importan desde TeamStore donde previamente se han introducido los programas correspondientes a sector local ayuntamientos o a cuentas generales

Un programa de trabajo estaacute dividido en tres ventanas

Ventana Izda Incluye la lista de los procedimientos

Ventana Dcha Superior Se describe la prueba a realizar detalles y objetivos seguidos con la misma

Venta Dcha Inferior Incluye Trabajo Realizado y Conclusioacuten Contiene informacioacuten de todos los papeles de trabajo que hemos adjuntado a ese programa

Pestantildea trabajo realizadoCada procedimiento contiene una ventana de ldquotrabajo realizadordquo disentildeada para ser el meacutetodo baacutesico para documentar el trabajo La ventana no tiene liacutemite en cuanto a la cantidad de texto a almacenar (haciendo doble clic sobre el nombre de la pestantildea proporcionaraacute un aacuterea maacutes grande)

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HIPERTEXTO Desde el campo de trabajo realizado se puede hacer referencia a cualquier papel de trabajo o procedimiento incluido en el TeamMate simplemente tecleando la referencia como texto (ejemplo C11) Pinchando dos veces sobre dicha referencia nos llevaraacute a ese papel de trabajo o procedimiento

Cuadro RefsAparecen las referencias de los papeles de trabajo relacionados con el procedimiento resaltadoPosicionados en la ventana de Refs clic botoacuten dcho nos permite borrar o antildeadir hiperenlaces a ese procedimiento Si lo que queremos es borrar un papel de trabajo tendremos que hacerlo desde el navegador esta ventana soacutelo gestiona hiperenlaces a los procedimientos

Siacutembolos que indican en que fase se encuentra cada procedimiento o papel de trabajoEn fase de preparacioacuten Firmado como realizado Firmado como revisado

C2 Papeles de trabajo

Tambieacuten se pueden antildeadir papeles de trabajo para documentar el trabajo (Word Excel PDF PowerPoint etc) Se pueden crear hojas de trabajo nuevas insertar papeles de trabajo existentes fuera de TeamMate o importar plantillas existentes en TeamStore

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Antildeadir papel de trabajo

Una vez nos situamos sobre el procedimiento que queremos documentar hacemos aparecer la barra de herramientas flotante clic sobre el icono ldquoAntildeadir PTrdquo

A la hora de disentildear las hojas de Excel es necesario tener en cuenta que por regla general no se van a imprimir sino que lo normal seraacute verlas en pantalla Por tanto deberemos procurar que las hojas de caacutelculo no se extiendan y ocupen maacutes de una pantalla

TeamMate asignaraacute automaacuteticamente un nuacutemero y una letra que hace referencia al programa y se relacionaraacute al procedimiento que tengamos resaltado Se le podraacute dar un Tiacutetulo o asignar a una persona del equipo

ldquoImportar desde ArchivordquoSe puede insertar cualquier tipo de archivo esta pestantildea nos posibilita navegar por nuestro ordenador hasta localizar el archivo correspondiente que puede estar en cualquier formato

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A traveacutes de esta opcioacuten podremos incorporar legislacioacuten o incluso paacuteginas Web siempre y cuando previamente la hayamos almacenado en nuestro PC o en nuestro entorno de red

Ejemplo Insertamos como papel de trabajo una resolucioacuten publicada en el Boletiacuten Oficial Una vez posicionados en la resolucioacuten ldquoGuardar comordquo Tipo ldquoPaacutegina Web soacutelo HTML (htmhtml)rdquo Guardada la resolucioacuten bien en red o en el disco duro la importamos desde TeamMate

Antildeadir referencia a un procedimiento de un papel de trabajo ya incluido en el TeamMateSituando el ratoacuten sobre la ventana de Refs clic sobre el botoacuten derecho ldquoCrear Hiperenlacesrdquo ldquoVinculo a Refrdquo TeamMate te permite navegar por las distintas aacutereas procedimientos o incidencias para poder seleccionar el documento que queremos insertar

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C3 Firmas y registros de acceso

Existen dos tipos diferentes de firma en TeamMate

La firma en papeles de trabajo e incidencias La firma en procedimientos de forma individual

Para firmar papeles de trabajo e incidencias hacer clic en el icono ldquoFirmadordquo en la barra flotante de herramientas y despueacutes hacer clic en ldquoPreparado porrdquo TeamMate inserta automaacuteticamente sus iniciales y la fecha

Para firmar procedimientos una vez resaltado el mismo hacer clic en el icono ovalado de la parte inferior del programa

Cada procedimiento papel de trabajo o incidencia puede ser firmado como realizado y como revisado Ademaacutes a partir del cierre de la planificacioacuten se crea un registro de las personas que acceden a los documentos y modifican algo

D- Realizacioacuten del trabajo

D1 HiperenlacesPara cruzar referencias de unos papeles de trabajo a otros pueden realizarse

De una direccioacuten ( del archivo A al B) De dos direcciones esto es de ida y vuelta (de A a B y de B a A)

En la barra flotante de TeamMate tenemos el icono de Hiperenlaces

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Viacutenculo de una direccioacutenExisten dos formas de crear el enlace

1 Posicionado en el lugar donde queremos que aparezca el Hiperenlace en la barra flotante seleccionamos el icono de Hiperenlace

Elegimos la pestantildea ldquoViacutenculo a Refrdquo y aparece un aacuterbol con todas las aacutereas y los archivos que cuelgan de cada una Pinchando en el archivo correspondiente y luego en ldquoInsertarrdquo se crea el Hiperenlace El lugar al que nos desplazaremos picando en el enlace es si el archivo destino es Excel la uacuteltima celda en que hayamos estado si es Word al inicio del documento

2 Cuando queremos dirigirnos a un lugar concreto del archivo destinoNos situamos en el lugarposicioacuten de destino del enlace y activamos el icono de HiperenlaceEn la parte superior derecha ldquocopiar destinordquoNos posicionamos en el archivo y lugar donde queremos insertar el enlaceActivamos el icono de Hiperenlace y elegimos ldquopegar viacutenculordquo ldquoinsertarrdquo

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Viacutenculo de dos direccionesSe realizariacutea de la misma forma que el procedimiento 2) anterior soacutelo que es necesario activar la casilla ldquocrear un viacutenculo de dos viacuteasrdquo antes de pinchar en ldquoinsertarrdquo

D2 IncidenciasPara introducir una incidencia (ML) en un papel de trabajo o procedimiento es necesario activar la barra flotante y dar clic en el icono de ldquoIncidenciasrdquoSe abre el primer cuadro de dialogo que nos pediraacute el nombre de la misma ldquoAceptarrdquoEn la siguiente pantalla distinguimos dos grandes aacutereas una para introducir una descripcioacuten de la incidencia y otra para efectuar la recomendacioacuten correspondiente

La incidencia quedaraacute insertada en el procedimiento o papel desde el cual hemos abierto la barra en el ejemplo (M1PS)

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Estas incidencias se almacenan automaacuteticamente en AS1 Es desde esta posicioacuten donde se nos permite cambiar el nombre firmar como preparado o revisado o incluso borrarla Una vez que se elimina una incidencia no se renumeran las demaacutes su eliminacioacuten deja su nuacutemero sin uso

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D3 Notas de seguimientoAl igual que las incidencias las notas se pueden introducir a un papel de trabajo o procedimiento y como en el caso anterior se activa la barra flotante y se selecciona el icono ldquoNotasrdquoSe debe dar clic sobre el icono ldquoNuevordquo y se abre un cuadro de diaacutelogo donde introduciremos a quien va dirigida la nota el contenido de la misma y la firmaremos como preparadaCuando guardamos y cerramos la nota se crea un hiperenlace al procedimiento u hoja de trabajo desde donde la hayamos creadoPara borrar las notas es necesario que tengan dos firmas preparador y revisor Un preparadorrevisor podraacute firmar ambas

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E- Revisioacuten del trabajo

A traveacutes de las ventanas de resumen se puede acceder de forma raacutepida a la informacioacuten deseada

NavegadorIncidenciasProcedimientosNotas de seguimientoEstado elementosEstado procedimientos

A traveacutes de procedimientos podremos saber cuaacutentos procedimientos tenemos asignados cuantos estaacuten preparados o pendientes de preparar

A traveacutes de incidencias (agrupadas por preparador o por carpeta etc) podremos ver la descripcioacuten y recomendacioacuten de cada una Para editarlas podemos acceder a ellas con doble clic

Para borrarlas seraacute necesario acceder desde el navegador a la carpeta AS

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F- TEAMSTORE

El TeamStore es una base de conocimiento de la auditoriacutea es un fichero independiente que se ubica fuera de TeamMate TeamMate puede importar (obtener) y exportar (enviar) ay desde TeamStore Por ejemplo se pueden importar programas de auditoriacutea estaacutendar del TeamStore

Los elementos que se pueden obtener desde TeamStore son Programas de auditoriacutea (PS) y procedimientos estaacutendar En cualquier momento

de la auditoriacutea se pueden antildeadir programas de auditoriacutea completos o procedimientos seleccionados a un programa de auditoriacutea existente simplemente importando desde TeamStore

Incidencias TeamStore admite la posibilidad de almacenar incidencias que se repiten frecuentemente- incluyendo recomendaciones

Miembros del equipo de auditoriacutea TeamStore puede contener una relacioacuten completa de todo el personal de auditoriacutea Durante la fase de planificacioacuten se puede hacer una importacioacuten de la lista hacia su auditoriacutea

Papeles de trabajo Plantillas

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Una vez abierta la aplicacioacuten de TeamStore ldquoAbrirrdquo navegamos hasta TTEAMMATESTORES donde se encuentra la base de datos de TeamStore

La base de datos se divide en armarios cada uno de ellos engloba los programas de trabajo dependiendo de cuaacutel sea el objeto de fiscalizacioacuten Entidades Locales Cuentas Generales Contratacioacuten (para la revisioacuten de expedientes concretos)

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G- Finalizacioacuten del Proyecto

Una vez terminados todos los trabajos relacionados con un proyecto de Auditoriacutea procede ldquofinalizarlordquo en TeamMate

Una vez ldquoTerminadordquo un proyecto de Auditoriacutea solamente podremos acceder a eacutel en modo lectura es decir para examinar su contenido pero no podremos modificar nada

Por tanto para prever la necesidad de modificaciones posteriores a la ldquofinalizacioacutenrdquo es importante tener una copia de seguridad justamente antes de la ldquofinalizacioacutenrdquo que nos permita borrar el proyecto ldquoTerminadordquo restaurar la copia de seguridad justamente previa a la finalizacioacuten introducir las modificaciones pertinentes y volver a ldquofinalizarrdquo el proyecto (con una nueva copia de seguridad que sustituiriacutea a la anterior) La obtencioacuten de eacutesta copia de seguridad forma parte del proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo

Para finalizar un proyecto hay que ser ldquoRevisorrdquo o ldquoAdministradorrdquo Es decir un ldquoPreparadorrdquo no podraacute ldquofinalizarrdquo un proyecto

A un proyecto ldquoTerminadordquo uacutenicamente podraacuten acceder a eacutel los usuarios actualmente autorizados Por ello se ha adoptado la solucioacuten de antildeadir a todos los proyectos antes de ldquofinalizarlosrdquo un usuario ldquoCAMARA COMPTOSrdquo con rol de ldquoSoacutelo Lecturardquo de manera que todos los usuarios conocedores de la contrasentildea podraacuten acceder a consultar el proyecto una vez ldquoTerminadordquo

El procedimiento para ldquofinalizarrdquo un proyecto es el siguiente

1- Antildeadir al Equipo de Trabajo un usuario denominado CAMARA COMPTOS con rol de ldquoSoacutelo LecturardquoLas instrucciones para antildeadir un nuevo miembro del Equipo de Auditoriacutea figuran en el apartado ldquo41 Configuracioacuten del equipo de auditoriacuteardquo de la presente Guiacutea (paacuteg 5)

2- Elegir la opcioacuten Archivo | Administracioacuten | Etapashellip para acceder a la ventana de ldquoCambiar Estadordquo

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3- Pulsar el 5ordm botoacuten ldquoCompletar Finalizarrdquo Se lanzaraacute el asistente para finalizar que consta de seis pasos

4- El primer paso es solamente informativo y resume las acciones que se van a realizar Pulsaremos el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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5- El segundo paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los elementos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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6- El tercer paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los procedimientos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

7- El cuarto paso va a verificar que no quedan Notas de Seguimiento sin contestar Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo sin contestar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo contestado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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8- iexclMUY IMPORTANTE NO PULSAR EL BOTOacuteN ldquoSIGUIENTErdquo DE ESTA VENTANA HASTA QUE NO SE HAYA COMPLETADO LA COPIA DE SEGURIDAD

El quinto paso es criacutetico pues es ahora cuando vamos a realizar la uacuteltima copia de seguridad Dada su importancia se ha creado una carpeta para albergar estas copias de seguridad STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS Por tanto pulsaremos el botoacuten ldquoNavegarrdquo para seleccionar dicha carpeta que quedaraacute en el primer campo de la ventana y podremos pulsar el botoacuten ldquoInicio Copia de seguridadrdquo que aparece en el segundo campo de la ventana Una vez terminada la copia pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

9- El sexto paso va a ser propiamente el proceso de finalizacioacuten de manera que todaviacutea estamos a tiempo de pulsar el botoacuten ldquoCancelarrdquo para abandonar el procedimiento sin haber realizado la ldquofinalizacioacutenrdquo del proyecto

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2

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STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS

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Si estamos seguros de que queremos ldquofinalizarrdquo el proyecto quedan 2 uacuteltimas decisiones

La primera decisioacuten es sobre el Histoacuterico de Firmas y Ediciones (modificaciones) y figura en la parte izquierda de la ventana Podemos elegir entre mantener solamente las firmas o mantener tanto las firmas como las edicionesAdemaacutes en el primer caso de dejar solamente las firmas podemos indicar dos opciones maacutes

o retener solamente el uacuteltimo preparador y el uacuteltimo revisor firmante o todos los habidos (puesto que se ha podido firmar varias veces)

o y limpiar las fechas de firma dejando solamente el usuario firmante

La segunda decisioacuten es sobre las Notas de Seguimiento y figura en la parte derecha de la ventana Podemos elegir entre Borrar o Mantener las Notas de Seguimiento incluidas en el proyectoUna vez elegidas todas las opciones mencionadas pulsaremos el botoacuten ldquoInicio Finalizacioacuten procesordquo

Una vez completado este proceso de Finalizacioacuten pulsaremos el botoacuten ldquoCerrarrdquo del Asistente y de la ventana ldquoCambiar Estadordquo y ya tenemos el proyecto ldquoTerminadordquo

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3 USO DE MICROSOFT EXCEL COMO HERRAMIENTA DE AUDITORIA

Excel tiene muchas funciones uacutetiles para los auditores La capacidad de poner los datos en una hoja de caacutelculo y realizar diferentes pruebas y anaacutelisis hacen de Excel una herramienta de auditoriacutea de gran alcance Es faacutecil de usar y de faacutecil acceso para la mayoriacutea de los auditores Excel puede realizar muchos tipos de pruebas analiacuteticas que incluyen la ley de Benford anaacutelisis horizontal y vertical anaacutelisis de iacutendices anaacutelisis de regresioacuten las estadiacutesticas la estratificacioacuten y el envejecimiento Tambieacuten se pueden realizar muchos tipos de anaacutelisis de datos incluyendo datos anexados y de combinacioacuten tabular cruz y la tabla dinaacutemica detectar duplicados y vaciacuteos el extracto y el filtro unir y relacionar muestra clasificar resumir y subtotal

4 CARACTERISTICAS DESEABLES DE UN SOFTWARE DE AUDITORIA

CARACTERIacuteSTICAS GENERALES

Las caracteriacutesticas generales que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Manual de Usuario Manual Teacutecnico y Material de Capacitacioacuten

bull Opciones de copiar o exportar cualquier documento como papeles de trabajo aaplicaciones ofimaacuteticas como Word Excel Power Point y otros

bull Capacidad de acumular la informacioacuten histoacuterica y ademaacutes de poderla consultar por antildeo

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bull Capacidad de poder funcionar como un todo integrado entre las diferentes etapas yprocesos de la Auditoria Planeacioacuten Administracioacuten de Riesgos Ejecucioacuten yAdministracioacuten de Papeles de Trabajo Evaluacioacuten de Administracioacuten de TI Anaacutelisis yEvaluacioacuten de Base de Datos Emisioacuten de Informes

CARACTERIacuteSTICAS DE SEGURIDAD

Las caracteriacutesticas de seguridad que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Posibilidad de definir que usuarios puedan acceder al sistema

bull Administracioacuten de los permisos de las opciones a las que tiene derecho un usuario aejecutar consultar seguacuten su cargo y aacuterea a la que pertenezca

bull Opciones de incluir pistas de auditoriacutea en procesos control de cambios lecturaescritura y modificacioacuten de parte de los usuarios

bull Copias de respaldo de la informacioacuten mediante BACKUP en medios magneacuteticosoacutepticosy COMPROBAR como recuperar los datos del Backup

5 VENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

La ventaja principal del computador es su increiacuteble velocidad El tiempo requerido para que un computador mayorice una transaccioacuten o determina su saldo de una cuenta es de aproximadamente unas pocas milloneacutesimas de segundo

bull SE PUEDEN PROCESAR EN FORMA RAPIDA Y EFICIENTE GRANDES CANTIDADES DE DATOS Las empresas grandes pueden tener cientos de miles de transacciones por diacutea Al procesar voluacutemenes tan grandes de datos los computadores pueden ahorrar gran cantidad de tiempo en cada paso del proceso contable incluyendo el registro de transacciones su traslado a las cuentas del mayor y la preparacioacuten de registros contables informes y reportes

bull SE PUEDEN TENER ACTUALIZADOS LOS SALDOS DE LAS CUENTAS La velocidad con la que un computador puede procesar los datos permite que las empresas mantengan actualizadas las cuentas del mayor auxiliar los registros de inventarios permanentes y las mayoriacuteas de las cuentas del mayor general

bull SE PUEDEN GENERAL INFOAMCIONES ADICIONALES CASI SIN COSTO EXTRA Con un sistema de contabilidad se puede llevar un diario de ventas Maacutes aun el computador puede ademaacutes reordenar esta informacioacuten para mostrar los

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totales de las ventas diarias por departamento de venta por vendedor y por un producto

bull SE PUEDE DISPONER DE RETROALIMENTACION INSTANTANEA A MEDIDA QUE VAN TENIENDO LUGAR LAS TRANSACCIONES En los sistemas computarizados en liacutenea de tiempo real (OLRT) el empleado que ejecuta la transaccioacuten puede disponer de un Terminal en comunicacioacuten directa con el computador Por tanto el empleado tiene acceso inmediato a la informacioacuten contable uacutetil para ejecutar una transaccioacuten corriente

bull SE PUEDE TENER PROCEDIMIENTOS ADICINALES DE CONTROL INTERNO EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO La aprobacioacuten de cada venta a creacutedito constituye un procedimiento de control interno del cual pueden hacer uso las capacidades uacutenicas del computador

Tal procedimiento del control puede no ser praacutectico en un sistema manual especialmente si el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no se mantiene permanente

6 DESVENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

Los sistemas computarizados tambieacuten tienen sus limitaciones pero estas limitaciones son correctivas y podriacutea decirse que son leves en comparacioacuten con los grandes beneficios que ofrece a la empresa

Las principales limitaciones son

bull Alto costo de inversioacuten al instalar un sistema computarizado

bull El costo de mantenimiento es alto y complejo

bull El alto costo en el entrenamiento del personal

bull Los programas deben ser confiables

bull La loacutegica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas

bull Elevado costo de desarrollo

bull Limitado numero de reportes y consultas

bull Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada

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bull Necesidad de mantenimiento del sistema debido a las modificaciones que habraacute tenido la aplicacioacuten en las actualizaciones o subsiguientes o por cambios de aplicaciones

En conclusioacuten podriacuteamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son en la mayor parte de iacutendole econoacutemica lo cual para muchos no es preocupante

7 SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE COMPUTACION

Los equipos informaacuteticos son instrumentos que estructuran grandes cantidades de informacioacuten la cual puede ser confidencial para la entidad y puede ser mal utilizada o divulgada a personas que hagan mal uso de esta ademaacutes pueden ocurrir robos fraudes o sabotajes que provoquen la destruccioacuten total o parcial de las actividades de procesamiento electroacutenico de datos Esta informacioacuten puede ser de suma importancia y al no contar con ella en el momento preciso puede provocar retrasos sumamente costosos

Al auditar con sistemas informaacuteticos el auditor debe verificar y constatar lo siguiente

Que no se tengan copias piratas o bien que al conectarnos en red con otras computadoras no exista la posibilidad de transmisioacuten de virus

Que se hayan implementado procesos fiacutesicos y loacutegicos para la proteccioacuten del hardware y datos procesados asiacute como a las instalaciones de ingreso al aacuterea de procesamiento de datos y servidores Contemplando las situaciones de incendios sabotajes robos cataacutestrofes naturales etc

Implementacioacuten de mecanismos para garantizar la seguridadloacutegica del software a la proteccioacuten de los datos e informacioacutenprocesos y programas asiacute como la restriccioacuten de usuarios noautorizados al acceso de la informacioacuten

8 BACK UP Y RECUPERACION

Una copia de seguridad o backupen tecnologiacutea de la informacioacuten o informaacutetica es una copia de seguridad - o el proceso de copia de seguridad - con el fin de que estas copias adicionales puedan utilizarse para restaurar el original despueacutes de una eventual peacuterdida de datos Fundamentalmente son uacutetiles para tres cosas Primero recuperarse de una cataacutestrofe informaacutetica Segundo recuperar una pequentildea cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente o corrompido

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o Conocimiento pericia y experticia del auditor en computadoras

o Disponibilidad de TAACs e instalaciones adecuadas de computacioacuten

o No factibilidad de pruebas manuales

o Efectividad y eficiencia

o Oportunidad

bull Utilizacioacuten de TAACs

Los principales pasos que un auditor debe tomar en cuenta en la aplicacioacuten de TAACsson

o Fijar el objetivo de la aplicacioacuten de la TAAC

o Determinar el contenido y accesibilidad de los archivos de la entidad

o Definir los tipos de transaccioacuten que van a ser probados

o Definir los procedimientos que se realizaraacuten en los datos

o Definir los requerimientos de datos de salida

o Identificar al personal de auditoriacutea y de computacioacuten que pueda participar en eldisentildeo y aplicacioacuten de la TAAC

o Refinar los estimados de costos y beneficios

o Asegurarse de que el uso de la TAAC estaacute controlado y documentado en formaapropiada

o Organizar las actividades administrativas incluyendo las habilidades necesariasy las instalaciones de computacioacuten

o Ejecutar la aplicacioacuten de la TAAC

o Evaluar los resultados

bull Utilizacioacuten de TAACs en entornos de computadora en negocios pequentildeos

El auditor deberaacute poner especial eacutenfasis en los negocios pequentildeos en los siguientes aspectos

o El nivel de controles generales de PED puede ser tal que el auditor depositemenos confiabilidad en el sistema de control interno Esto daraacute comoresultado

1048707 Mayor eacutenfasis en las pruebas de detalles de transacciones y saldos yen los procedimientos de revisioacuten analiacutetica lo que puede aumentar laefectividad de ciertas TAACs particularmente del software deauditoria

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1048707 La aplicacioacuten de procedimientos de auditoriacutea para asegurar elfuncionamiento apropiado de la TAAC y la validez de los datos dela entidad

o En casos donde se procesen menores voluacutemenes de datos los meacutetodosmanuales pueden ser maacutes efectivos en costo

o La asistencia teacutecnica adecuada puede no estar disponible al auditor por partede la entidad haciendo asiacute poco factible el uso de TAACs

o Ciertos programas de auditoriacutea en paquete pueden no operar encomputadoras pequentildeas restringiendo asiacute la opcioacuten del auditor encuanto a TAACs Sin embargo los archivos de datos de la entidadpueden copiarse y procesarse en otra computadora adecuada

23 Descripcioacuten de algunas CAATs

231 ACL

ACL (Lenguaje de Comandos de Auditoria) es un software para anaacutelisis y extraccioacuten de datosmaacutes usado en la actualidad

Con ACL los auditores y profesionales de los negocios pueden transformar grandes cantidadesde datos electroacutenicos en un conocimiento comercial de valor Es un software poderoso y faacutecilde usar le permite convertir datos en informacioacuten significativa lo cual le ayuda a alcanzar susobjetivos de negocios y agregar valor a su organizacioacuten

Con ACL se podraacute realizar la revisioacuten de datos con una cobertura del 100 de los datos estosignifica que se pueden hacer auditoriacuteas para toda una poblacioacuten entera y no para pequentildeasmuestras

El impacto de ACL se ve en los siguientes aspectos los ciclos de auditoriacutea maacutes cortos lasinvestigaciones maacutes detalladas una confianza completa en sus resultados un ahorrosignificativo en sus recursos un rol mayor de la auditoriacutea en el negocio

Caracteriacutesticas generales

bull Permite importar archivos de diferentes fuentes o formatos (archivos planos y de basede datos especiacuteficas)

bull Los datos importados no son modificados asegurando la integridad e incrementando elnivel de confianza de los datos trabajados

bull Generacioacuten de pistas de auditoria (Quien Como Cuando Donde)

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bull Posibilidad de escribir ScriptsMacros que automaticen procedimientos de revisioacutenrutinaria en auditorias recurrentes

bull Incrementar la cobertura de revisioacuten al 100 de datos a analizar

Caracteriacutesticas especiacuteficas

bull Identificar tendencias sentildealar excepciones y destacar aacutereas que requieren atencioacuten

bull Localizar errores y fraudes potenciales mediante la comparacioacuten y el anaacutelisis dearchivos seguacuten los criterios especificados por el usuario

bull Volver a calcular y verificar saldos

bull Identificar problemas de control y asegurar el cumplimiento de las normas

bull Analizar y determinar la antiguumledad de las cuentas por cobrar cuentas por pagar u otrastransacciones a las que afecta el tiempo transcurrido

bull Recuperar gastos o ingresos perdidos detectando pagos duplicados secuenciasnumeacutericas incompletas en la facturacioacuten o servicios no facturados

bull Detectar relaciones no autorizadas entre el personal de la empresa y los proveedores y muchas maacutes

bull Funciones especiacuteficas para la auditoriacutea desde comandos tales como FaltantesDuplicados y Estratificar hasta el importante log de comandos o el historial detallado Lafuncionalidad incorporada de revisioacuten de cuentas le permite a auditores y contadores sinexperiencia teacutecnica o de programacioacuten realizar raacutepidamente anaacutelisis e informes sobredatos financieros

bull Procesa raacutepidamente millones de transacciones asegurando una cobertura del 100 yuna confianza absoluta en sus resultados

bull El Asistente de definicioacuten de datos faacutecilmente selecciona identifica y da formato a losdatos acelerando su acceso a las poderosas capacidades de anaacutelisis y generacioacuten deinformes de ACL

bull ACL puede leer y analizar cualquier tipo de datos accediendo a cualquier entorno de suorganizacioacuten (tales como Oracle SQL Server Informix AS400 IBM390 SAPtrade R3tradearchivos de informe de longitud variable archivos privados archivos tradicionalesarchivos de informe y muchos maacutes)

bull Relaciona y trabaja simultaacuteneamente con varios archivos (Modelo EntidadRelacioacuten)para hacer anaacutelisis e informes auacuten maacutes completos

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bull Crea informes en HTML para su publicacioacuten en Internet o en la Intranet de suorganizacioacuten

bull Automatiza y registra sus pasos y desarrolla aplicaciones especiales haciendo maacutesproductivas las auditoriacuteas futuras

bull Permite revisar o imprimir en cualquier momento un historial completo de sus archivospasos y resultados

232 IDEA

IDEAel que utiliza Price WaterhouseCoopers es una herramienta de PC basada en laInterrogacioacuten de Archivos para ser utilizada por auditores contadores investigadores y personalde seguridad informaacutetica Analiza los datos de diversas maneras y permite la extraccioacuten elmuestreo y la manipulacioacuten de datos para identificar errores problemas cuestiones especiacuteficasy tendencias

IDEA estaacute disentildeado para auditores internos y externos aunque el uso del software esnormalmente diferente

Tambieacuten es una valiosa herramienta para investigadores de fraude contadores yadministradores

Puede utilizarse por ejemplo para

bull Identificar elementos excepcionales

bull Realizar Anaacutelisis

bull Comprobar Caacutelculos

bull Coincidencias cruzadas de datos entre sistemas

bull Pruebas de Omisiones y Duplicados

bull Muestreo

Caracteriacutesticas Generales

bull Mantiene un registro de todas las acciones realizadas en una base de datoscomenzando con la importacioacuten de la base de datos

bull Permite realizar anaacutelisis complejos de datos extracciones de elementos poco usualesmuestras de auditoriacutea transacciones duplicadas pruebas de auditoriacutea rutinarias orecurrentes para investigaciones de fraude auditoriacuteas de seguridad y produccioacuten deinformes de gestioacuten

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bull Agregar campos (calculado) virtuales

bull Extracciones de registros seguacuten criterios utilizando operadores de comparacioacuten (lt gt =otros) loacutegicos (y o no)

bull Realizar pruebas de excepcioacuten avanzadas utilizando las funciones incorporadas deIDEA (funciones Caraacutecter Numeacutericas Coincidencia Fecha y hora Condicionales)

bull Guardar foacutermulas elaboradas con operadores aritmeacuteticos loacutegicos y funciones para suposterior uso en trabajos repetitivos o auditorias recurrentes

bull Generar informes con los anaacutelisis realizados

bull Genera Estadiacutesticas de campos Las Estadiacutesticas Numeacutericas incluyendo totalesmedia miacutenimo maacuteximo y otros valores son uacutetiles para reconciliar los datos importadosal ordenador asiacute como para proporcionar una comprensioacuten del rango de los valores quese estaacuten probando

Las Estadiacutesticas de Fecha incluyendo fecha maacutes temprana y maacutes tardiacutea son uacutetiles paraasegurarse que los datos proporcionados pertenecen al periodo correcto de la auditoriacuteaes decir pruebas de corte asiacute como anaacutelisis de los datos en un periodo

bull IDEAScript se utiliza para extender la potencia y funcionalidad del software IDEA es unlenguaje de programacioacuten especiacutefico para IDEA similar sino igual a Visual Basic paraAplicaciones (VBA) de los programas Word Excel o Access de Microsoft

bullLimitaciones de Base de Datos 32167 campos (columnas) 21 Billones registros(filas) dependiendo del sistema operativo 18 EB tamantildeo de archivo

Objetivos de Auditoriacutea con IDEA

bull Comprobacioacuten de Exactitud Una de las primeras funciones para las que puedeusarse IDEA es para sumar el archivo y comprobar la exactitud de los caacutelculos La sumadel archivo se lleva a cabo usando la opcioacuten Estadiacutesticas de Campo (disponible enImportacioacuten de Archivo) Los caacutelculos pueden verificarse usando la opcioacuten de Agregar(en el diaacutelogo Manejar Campos) o usando el botoacuten de Campos Virtuales en la Barra deHerramientas para crear un caacutelculo del elemento correspondiente o mediante unaprueba de excepcioacuten de caacutelculos erroacuteneos usando la funcioacuten de extraccioacuten La exactitudde cualquier informe de direccioacuten puede suponer un uso maacutes extenso de funcionesespeciacuteficas para lograr el resultado de generar el informe En estos casos puede sernecesario llevar a cabo una serie de uniones yo totalizaciones o caacutelculos deantiguumledad como para el caso del anaacutelisis de deuda

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bull Revisioacuten Analiacutetica IDEA puede ayudar en la preparacioacuten de datos para una revisioacutenanaliacutetica En particular puede generar anaacutelisis que no estariacutean disponibles en otroscasos La opcioacuten Estratificacioacuten (del menuacute Anaacutelisis) daraacute un perfil de la poblacioacuten enintervalos de valor en grupos de coacutedigos o en fechas Esto es particularmente uacutetil alauditar activos tales como deudores inventarios preacutestamos o para definir unadistribucioacuten de las transacciones Adicionalmente la informacioacuten puede resumirse porcoacutedigos determinados o por sub-coacutedigos Las cantidades pueden compararse tambieacutencon las de antildeos anteriores para analizar tendencias Si se necesita un anaacutelisis graacuteficopuede usarse el Asistente de Graacuteficos o lo opcioacuten Graacutefico dentro de Ver

bull Validez (Pruebas de Excepcioacuten Comparaciones y Duplicados) Las pruebas deExcepcioacuten pueden usarse para identificar elementos poco frecuentes o extrantildeos Estospueden ser cantidades excepcionalmente grandes o circunstancias donde dosconceptos de informacioacuten no se correlacionan debidamente (por ejemplo salario concategoriacutea) Tambieacuten pueden verificarse campos de informacioacuten con tablas de valoresadmisibles (por ejemplo precios hora estaacutendar)

o El Muestreo Estadiacutestico se usa normalmente para comprobar la validez de datos

de tal manera que permite la evaluacioacuten de los mismos a traveacutes de una poblacioacuten Los meacutetodos maacutes sofisticados como el Muestreo por Unidades Monetaria son difiacuteciles de implantar a mano Cuando las pruebas se refieren a comprobaciones fiacutesicas de documentacioacuten o de recursos en vez de a la comprobacioacuten de registros mecanizados las teacutecnicas de muestreo estadiacutestico son las apropiadas

o Las Pruebas de duplicados pueden ser muy eficaces en ciertas circunstancias

como en la comprobacioacuten de pagos o para buscar entradas de nuacutemerosrepetidos durante los recuentos de inventario

o Puede ser necesario unir primero dos archivos para realizar una prueba de

validez como por ejemplo el archivo de transacciones con el archivo maestrocorrespondiente

bull Integridad (Omisiones y Coincidencias) Para los test de integridad pueden utilizarsela opcioacuten de Omisiones (Nuacutemericas de Caracteres y de Fechas para que esto se puedahacer debe existir un nuacutemero secuencial en la documentacioacuten original Los archivos deinventario y de ventas pueden comprobarse para verificar ordenes de entrega conalbaranes y pedidos Tambieacuten puede ser apropiado verificar Omisiones en unasecuencia de nuacutemeros de talonarios y de nuacutemeros de identificacioacuten del inventario Otraprueba comuacuten que se puede realizar es la de hacer un cruce entre un archivo maestro(por ejemplo de contratos de mantenimiento) y uno de transacciones (por ejemplofacturas) para ver si existen registros en el maestro para los cuales no existentransacciones

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bull Corte de operaciones Se pueden realizar comprobaciones de fin de antildeo sobre elmayor de cuentas archivos de inventario o archivos de transacciones para analizarelementos con fechas o nuacutemeros de secuencia anteriores o posteriores al corte de fin deantildeo

bull Deteccioacuten de Fraudes como cruzar archivos de direcciones con los de noacutemina y libroscontables de cuentas a pagar nuacutemeros duplicados en facturas de proveedores ybuacutesquedas de coincidencias en cuentas bancarias de noacutemina con archivos maestroscorrespondientes

bull Deteccioacuten de Fraudes y la Ley de Benfordiv El anaacutelisis de la Ley de Benford esefectivo para identificar posibles valores fraudulentos Si existen valores artificiales oficticios en una base de datos la distribucioacuten de los diacutegitos dentro de la base de datospuede ser diferente a la establecida al respecto por la Ley de Benford Se pueden ver losdatos en forma graacutefica y comparar los resultados con los establecidos previamente porla Ley de Benford asiacute como tambieacuten los liacutemites maacuteximos y miacutenimos

bull Otros Objetivos de Auditoriacutea IDEA puede proporcionar tambieacuten informacioacuten uacutetil enaacutereas complejas tales como provisiones y valoraciones creando varias ldquovistasrdquo basadasen una serie de paraacutemetros diferentes Tomando como ejemplo el inventario se puedenidentificar elementos que no se han movido en 369 y 12 meses compararlos con lasventas despueacutes de fin de antildeo para ver lo que no se ha vendido y comprobar el valorneto realizable para aquellos que siacute se han vendido verificar los elementos deinventario del antildeo pasado frente a lo que no se ha vendido este antildeo Cualquierauditoriacutea o investigacioacuten de archivos que tenga necesidad de llevar a cabo anaacutelisis dedatos trabajos de caacutelculo o pruebas de excepcioacuten se beneficiaraacute con el uso de IDEA

233 TEAMMATE

TeamMate2 el que usa Price WaterhouseCoopers es un facilitador del desarrollo secuencial dela auditoriacutea Este a su vez facilita la labor de documentacioacuten de todas las tareas efectuadas enel proceso de auditoriacutea Por tanto TeamMate es un sistema de ldquoarchivo electroacutenicordquo unaherramienta fundamental para documentar auditoriacuteas de diferentes alcances ayudando a laaplicacioacuten de estaacutendares tanto en la documentacioacuten como en la revisioacuten Adicionalmente facilitala generacioacuten de informes de auditoriacutea TeamMate es usado por maacutes de 14000 auditores en275 paiacuteses alrededor del mundo

Tipos de Auditoriacutea que documenta La aplicabilidad del sistema va desde la documentacioacutende auditoriacuteas financieras de cumplimiento procedimientos operacionales investigaciones yauditoriacuteas de IT Adicionalmente es utilizado para la

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documentacioacuten de la evaluacioacuten decontroles auditoriacuteas de contratos y revisiones generales Con TeamMate se tiene acceso abases de datos de mejores praacutecticas ademaacutes se aprovecha todo el trabajo realizado enauditoriacuteas anteriores asiacute como las guiacuteas de trabajo existentes en Word y Excel Team Matepermite el seguimiento y firma de los papeles de trabajo asiacute como el mantenimiento dereferencias entre los diferentes documentos como el reporte de auditoriacutea los hallazgos y laspruebas realizadasTeamMate incluye un software de imaacutegenes el cual permite una sencilla incorporacioacuten deimaacutegenes y fotografiacuteas escaneadas criacuteticas en los papeles de trabajo

TeamMate fue desarrollado por el WorldResearch and Technology Centre dePricewaterhouseCoopers en Menlo Park California TeamMate fue finalista en la prestigiosaconferencia COMDEX y Windows World Open le dio el premio en 1994 ICAA ndash MicrosoftInnovativeTechnologyAward

Team Mate ayuda a que el proceso que tradicionalmente lleva maacutes tiempo en la ejecucioacuten de laauditoriacutea ldquola documentacioacutenrdquo se reduzca sustancialmente ayudando a que el auditor seconcentre en las actividades de mayor valor agregado

Todos los papeles de trabajo automaacuteticamente son comprimidos y encriptados cuando se cierrauna aplicacioacuten de la misma forma se respaldan los trabajos de forma automaacutetica cada vez quese termina una sesioacuten de trabajo

Arquitectura de TeamMateTeamMate posee un poderoso motor de replicacioacuten el cualpermite el trabajo en equipo tanto en redes de aacuterea local como en ambientes de acceso remotoseguacuten sea la necesidad La arquitectura el modelo de la base de datos y la replicacioacuten permiteno interrumpir el trabajo durante la etapa de revisioacuten ya que cada uno de los miembros delequipo tiene una copia ideacutentica (reacuteplica) de la base de datos lo cual permite que el resto deequipo continuacutee con el trabajo mientras se hace la revisioacuten TeamMate se integra naturalmentea cualquier sistema de correo electroacutenico para facilitar la comunicacioacuten

2Descripcioacuten extractada del documento denominado ldquoSoftware de Auditoriardquo elaborado por el Lic Jorge GuevaraEspinoza

2331 MANUAL TEAMMATE

A- Creacioacuten de un Proyecto Auditoriacutea

La creacioacuten de un nuevo proyecto se puede realizar por dos viacuteas alternativas

1A partir de una libreriacutea baacutesica e importar los programas de TeamStore

2A partir de una libreriacutea modelo dependiendo del tipo de proyecto

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A1 NUEVO PROYECTO A PARTIR DEL TEAMSTORE

Desde el Explorador de auditoriacutea clic sobre el icono de NUEVO

1) Se incluye informacioacuten de la auditoriacutea Coacutedigo Proyecto Grupo de Proyecto y NombreCoacutedigo Proyecto Nombre corto del proyecto (No admite acentos)

Grupo de Proyecto SECTOR LOCAL INSTITUCIONES PARLAMENTARIAShelliphellip

Nombre Descripcioacuten larga del proyecto Deberiacutea coincidir con la denominacioacuten oficial del trabajo

2) En el paso 2 se debe seleccionar una libreriacutea para utilizar como plantilla inicial de la auditoriacutea Podemos seleccionar la libreriacutea base de la Caacutemara de Comptos que incluye las tres carpetas principales en el fichero de auditoriacutea y aspectos como poliacuteticas terminologiacutea y marcas globales

3) Finalmente paso 3 de 3 nos solicita la identificacioacuten de la persona que va a inicializar la auditoriacutea Apellido nombre iniciales y clave Pinchamos sobre ldquoFinalizarrdquo y entramos en el nuevo proyecto

(Se ha seleccionado una libreriacutea base que contiene las tres carpetas principales y a partir de las mismas crearemos la estructura de nuestra nueva auditoriacutea)

De esta manera queda creada una auditoriacutea modelo con tres carpetas principales en el fichero de auditoriacutea

Carpeta PA Contendraacute los documentos de planificacioacuten

Carpeta AS Contendraacute tanto las incidencias creadas como los informes generados

Carpeta CG Esta carpeta estaacute vacia y contendraacute los programas de trabajo que decidamos importar del TeamStore o bien que creemos de forma manual

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Importamos los programas de trabajo estaacutendar y procedimientos de TeamStore

Para ello importamos desde TeamStore el armario area o procedimiento que nos interese

1) Seleccionar Herramientas Compartir TeamStore Obtener Programa2) Navegar al directorio que contiene el TeamStore

TTEAM MATESTORESTeamStore Caacutemara de Comptos

3) Doble clic sobre el armario ldquoModelo helliprdquo y seleccionamos todos los elementos que queremos importar

4) Seleccionar y Cerrar

A2- NUEVO PROYECTO A PARTIR DE UNA LIBRERIacuteA

Una libreriacutea podriacuteamos definirla como una plantilla con la cual se crea un nuevo proyecto

Una libreriacutea para un determinado tipo de proyecto (auditoriacutea de un ayuntamiento revisioacuten de un expediente hellip) puede contener los programas estaacutendar de trabajo terminologiacutea poliacuteticas estructura de la auditoriacutea etc De manera que la fase de planificacioacuten de una nueva auditoriacutea que se abre a partir de dicha libreriacutea puede simplificarse mucho ademaacutes de garantizar una homogeneizacioacuten entre todas las auditorias del mismo tipo

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La carpeta CG ldquoAacutereas de auditoriacuteardquo contiene todos los programas de trabajo incluidos en la libreriacutea que hemos seleccionado

Cualquier proyecto independientemente de la etapa en que se encuentre puede guardarse como una libreriacutea a partir de la cual crear proyectos futuros

1) AdministracioacutenGuardar como libreriacutea2) Destino TTEAMMATELIBRERIAS

Todo nuevo proyecto se inicia a partir de una libreriacutea bien una libreriacutea de plantilla inicial (libreriacutea base Caacutemara de Comptos) o bien proyectos ya abiertos que queremos que sirvan de base para auditorias futuras

Una libreriacutea no se puede abrir y por tanto conocer su contenido hasta que no se abre un nuevo proyecto a partir de la misma

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B- Fase de planificacioacuten

El proyecto o auditoriacutea se divide en 5 fases que habraacute que ir cerrando de las cuales la primera es la de planificacioacuten

El cierre de la fase de planificacioacuten tiene los siguientes efectos

No se podraacuten eliminar marcas globales miembros del equipo (aunque siacute se podraacuten insertar nuevos)

Se posibilita la firma de papeles y procedimientos y se inicia el registro de edicioacuten (identificacioacuten de las personas que acceden a cada procedimiento y papel)

B1- Configuracioacuten del equipo de auditoriacutea

Menuacute ArchivoAdministracioacutenEquipo o a traveacutes del icono ldquoAdminrdquoEquipo

Las funciones asignadas a los miembros del equipo se pueden cambiar durante la auditoriacutea y pueden ser las siguientes

Administrador Es preparador y revisor a la vez y ademaacutes puede finalizar la auditoriacutea y anular las contrasentildeas

Revisor Puede firmar la revisioacuten de los papeles de trabajo y procedimientos crear y borrar notas

Preparador Puede crear los papeles de trabajo notas y firmar en ldquoPreparado porrdquo

Para antildeadir un nuevo miembro del equipo dar clic en ldquoAntildeadirrdquo e introducir apellido nombre iniciales y funcioacuten del miembro del equipo Completados estos datos se hace clic en ldquoguardarrdquo Las claves de cada uno de los miembros del equipo se introducen cuando cada uno accede por primera vez

B2- Asignacioacuten de las aacutereas de trabajo y procedimientos a los miembros del equipo

Asignar aacutereas o subareas

Apretando el botoacuten derecho sobre cada una de las carpetas que contiene las aacutereas y subareas de auditoriacutea RenombrarAsignarAsignar procedimientosUn procedimiento Dentro de cada PS para cada uno de los procedimientos desplegar el menuacute de ldquoAsignacioacutenrdquoConjunto de procedimientos de un PS Seleccionar todos los procedimientos y con el botoacuten derecho Procedimientos tareas

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B3-Definicioacuten de los Tick-Marks globales

Las marcas globales que se aplicaraacuten a toda la auditoriacutea se definen en la etapa de planificacioacuten aunque posteriormente se podraacuten antildeadir marcas globales o especiacuteficas para cada papel de trabajoIcono ldquoAdminrdquo Marcas Globales Se pueden antildeadir tantos como siacutembolos se presentan y estos siacutembolos no son modificablesLas marcas globales pueden ver predefinidas como parte de la libreriacutea lo que ahorra tiempo de planificacioacuten y asegura un uso global y consistente en todas las auditorias

B4- Antildeadir nuevas aacutereas de auditoriacutea programas o procedimientos

La carpeta CG contiene todas las aacutereas de auditoriacutea cada una de las cuales contiene los programas de auditoriacutea y los papeles de trabajoEstas aacutereas y programas pueden venir dados por la libreriacutea utilizada importarse desde TeamStore o bien modificarlos de una forma manualCada aacuterea o carpeta puede dividirse en subcarpetas Cada carpeta o subcarpeta contendraacute siempre un programa de auditoriacutea y cualquier papel de trabajo antildeadido

AacutereasSituaacutendonos al nivel que queramos crear la carpeta (por ejemplo CG) clic sobre el botoacuten derecho ldquoNueva carpetardquo En el ejemplo abajo indicado crearaacute una nueva carpeta o aacuterea con la letra I Cada aacuterea de auditoriacutea nueva tendraacute una subcarpeta que contendraacute un Programa de Auditoriacutea PS en blanco En el cuadro de diaacutelogo que se abre nos pediraacute el nombre para la carpeta ldquoGrupo de componenterdquo y subcarpeta ldquoPrimer componenterdquo que por defecto le asigna el mismo nombre que al ldquoGrupo de ComponenterdquoSi por el contrario nos posicionamos en un aacuterea (por ejemplo A) crearaacute una subcarpeta (A2)

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Las referencias que TeamMate asigna a las distintas carpetas son inmodificables y por tanto el orden en que las creemos puede ser importante

De un aacuterea se pueden crear tantas subcarpetas como queramos

B5-Cierre de la etapa de planificacioacuten

Para cerrar la etapa de planificacioacuten deberemos dar clic en ldquoAdminrdquo ldquoEtapasrdquo pinchando en ldquoTrabajo de campoInicializarrdquo estaremos en condiciones de empezar la auditoriacutea

C- Organizacioacuten del trabajoTeamMate es una herramienta informaacutetica que nos permite organizar el trabajo realizado en el transcurso de la auditoriacutea y acceder a la informacioacuten almacenada de forma raacutepida a traveacutes de las ventanas de resumen Incidencias procedimientos notas de seguimiento etc

C1 Programa de trabajo

Todos los programas terminan en PS (ejemplo C1PS) Toda carpeta dentro de ldquoAacutereas o procedimientosrdquo del navegador contiene automaacuteticamente un programa de trabajo

Tanto los programas como los procedimientos se importan desde TeamStore donde previamente se han introducido los programas correspondientes a sector local ayuntamientos o a cuentas generales

Un programa de trabajo estaacute dividido en tres ventanas

Ventana Izda Incluye la lista de los procedimientos

Ventana Dcha Superior Se describe la prueba a realizar detalles y objetivos seguidos con la misma

Venta Dcha Inferior Incluye Trabajo Realizado y Conclusioacuten Contiene informacioacuten de todos los papeles de trabajo que hemos adjuntado a ese programa

Pestantildea trabajo realizadoCada procedimiento contiene una ventana de ldquotrabajo realizadordquo disentildeada para ser el meacutetodo baacutesico para documentar el trabajo La ventana no tiene liacutemite en cuanto a la cantidad de texto a almacenar (haciendo doble clic sobre el nombre de la pestantildea proporcionaraacute un aacuterea maacutes grande)

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HIPERTEXTO Desde el campo de trabajo realizado se puede hacer referencia a cualquier papel de trabajo o procedimiento incluido en el TeamMate simplemente tecleando la referencia como texto (ejemplo C11) Pinchando dos veces sobre dicha referencia nos llevaraacute a ese papel de trabajo o procedimiento

Cuadro RefsAparecen las referencias de los papeles de trabajo relacionados con el procedimiento resaltadoPosicionados en la ventana de Refs clic botoacuten dcho nos permite borrar o antildeadir hiperenlaces a ese procedimiento Si lo que queremos es borrar un papel de trabajo tendremos que hacerlo desde el navegador esta ventana soacutelo gestiona hiperenlaces a los procedimientos

Siacutembolos que indican en que fase se encuentra cada procedimiento o papel de trabajoEn fase de preparacioacuten Firmado como realizado Firmado como revisado

C2 Papeles de trabajo

Tambieacuten se pueden antildeadir papeles de trabajo para documentar el trabajo (Word Excel PDF PowerPoint etc) Se pueden crear hojas de trabajo nuevas insertar papeles de trabajo existentes fuera de TeamMate o importar plantillas existentes en TeamStore

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Antildeadir papel de trabajo

Una vez nos situamos sobre el procedimiento que queremos documentar hacemos aparecer la barra de herramientas flotante clic sobre el icono ldquoAntildeadir PTrdquo

A la hora de disentildear las hojas de Excel es necesario tener en cuenta que por regla general no se van a imprimir sino que lo normal seraacute verlas en pantalla Por tanto deberemos procurar que las hojas de caacutelculo no se extiendan y ocupen maacutes de una pantalla

TeamMate asignaraacute automaacuteticamente un nuacutemero y una letra que hace referencia al programa y se relacionaraacute al procedimiento que tengamos resaltado Se le podraacute dar un Tiacutetulo o asignar a una persona del equipo

ldquoImportar desde ArchivordquoSe puede insertar cualquier tipo de archivo esta pestantildea nos posibilita navegar por nuestro ordenador hasta localizar el archivo correspondiente que puede estar en cualquier formato

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A traveacutes de esta opcioacuten podremos incorporar legislacioacuten o incluso paacuteginas Web siempre y cuando previamente la hayamos almacenado en nuestro PC o en nuestro entorno de red

Ejemplo Insertamos como papel de trabajo una resolucioacuten publicada en el Boletiacuten Oficial Una vez posicionados en la resolucioacuten ldquoGuardar comordquo Tipo ldquoPaacutegina Web soacutelo HTML (htmhtml)rdquo Guardada la resolucioacuten bien en red o en el disco duro la importamos desde TeamMate

Antildeadir referencia a un procedimiento de un papel de trabajo ya incluido en el TeamMateSituando el ratoacuten sobre la ventana de Refs clic sobre el botoacuten derecho ldquoCrear Hiperenlacesrdquo ldquoVinculo a Refrdquo TeamMate te permite navegar por las distintas aacutereas procedimientos o incidencias para poder seleccionar el documento que queremos insertar

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C3 Firmas y registros de acceso

Existen dos tipos diferentes de firma en TeamMate

La firma en papeles de trabajo e incidencias La firma en procedimientos de forma individual

Para firmar papeles de trabajo e incidencias hacer clic en el icono ldquoFirmadordquo en la barra flotante de herramientas y despueacutes hacer clic en ldquoPreparado porrdquo TeamMate inserta automaacuteticamente sus iniciales y la fecha

Para firmar procedimientos una vez resaltado el mismo hacer clic en el icono ovalado de la parte inferior del programa

Cada procedimiento papel de trabajo o incidencia puede ser firmado como realizado y como revisado Ademaacutes a partir del cierre de la planificacioacuten se crea un registro de las personas que acceden a los documentos y modifican algo

D- Realizacioacuten del trabajo

D1 HiperenlacesPara cruzar referencias de unos papeles de trabajo a otros pueden realizarse

De una direccioacuten ( del archivo A al B) De dos direcciones esto es de ida y vuelta (de A a B y de B a A)

En la barra flotante de TeamMate tenemos el icono de Hiperenlaces

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Viacutenculo de una direccioacutenExisten dos formas de crear el enlace

1 Posicionado en el lugar donde queremos que aparezca el Hiperenlace en la barra flotante seleccionamos el icono de Hiperenlace

Elegimos la pestantildea ldquoViacutenculo a Refrdquo y aparece un aacuterbol con todas las aacutereas y los archivos que cuelgan de cada una Pinchando en el archivo correspondiente y luego en ldquoInsertarrdquo se crea el Hiperenlace El lugar al que nos desplazaremos picando en el enlace es si el archivo destino es Excel la uacuteltima celda en que hayamos estado si es Word al inicio del documento

2 Cuando queremos dirigirnos a un lugar concreto del archivo destinoNos situamos en el lugarposicioacuten de destino del enlace y activamos el icono de HiperenlaceEn la parte superior derecha ldquocopiar destinordquoNos posicionamos en el archivo y lugar donde queremos insertar el enlaceActivamos el icono de Hiperenlace y elegimos ldquopegar viacutenculordquo ldquoinsertarrdquo

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Viacutenculo de dos direccionesSe realizariacutea de la misma forma que el procedimiento 2) anterior soacutelo que es necesario activar la casilla ldquocrear un viacutenculo de dos viacuteasrdquo antes de pinchar en ldquoinsertarrdquo

D2 IncidenciasPara introducir una incidencia (ML) en un papel de trabajo o procedimiento es necesario activar la barra flotante y dar clic en el icono de ldquoIncidenciasrdquoSe abre el primer cuadro de dialogo que nos pediraacute el nombre de la misma ldquoAceptarrdquoEn la siguiente pantalla distinguimos dos grandes aacutereas una para introducir una descripcioacuten de la incidencia y otra para efectuar la recomendacioacuten correspondiente

La incidencia quedaraacute insertada en el procedimiento o papel desde el cual hemos abierto la barra en el ejemplo (M1PS)

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Estas incidencias se almacenan automaacuteticamente en AS1 Es desde esta posicioacuten donde se nos permite cambiar el nombre firmar como preparado o revisado o incluso borrarla Una vez que se elimina una incidencia no se renumeran las demaacutes su eliminacioacuten deja su nuacutemero sin uso

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D3 Notas de seguimientoAl igual que las incidencias las notas se pueden introducir a un papel de trabajo o procedimiento y como en el caso anterior se activa la barra flotante y se selecciona el icono ldquoNotasrdquoSe debe dar clic sobre el icono ldquoNuevordquo y se abre un cuadro de diaacutelogo donde introduciremos a quien va dirigida la nota el contenido de la misma y la firmaremos como preparadaCuando guardamos y cerramos la nota se crea un hiperenlace al procedimiento u hoja de trabajo desde donde la hayamos creadoPara borrar las notas es necesario que tengan dos firmas preparador y revisor Un preparadorrevisor podraacute firmar ambas

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E- Revisioacuten del trabajo

A traveacutes de las ventanas de resumen se puede acceder de forma raacutepida a la informacioacuten deseada

NavegadorIncidenciasProcedimientosNotas de seguimientoEstado elementosEstado procedimientos

A traveacutes de procedimientos podremos saber cuaacutentos procedimientos tenemos asignados cuantos estaacuten preparados o pendientes de preparar

A traveacutes de incidencias (agrupadas por preparador o por carpeta etc) podremos ver la descripcioacuten y recomendacioacuten de cada una Para editarlas podemos acceder a ellas con doble clic

Para borrarlas seraacute necesario acceder desde el navegador a la carpeta AS

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F- TEAMSTORE

El TeamStore es una base de conocimiento de la auditoriacutea es un fichero independiente que se ubica fuera de TeamMate TeamMate puede importar (obtener) y exportar (enviar) ay desde TeamStore Por ejemplo se pueden importar programas de auditoriacutea estaacutendar del TeamStore

Los elementos que se pueden obtener desde TeamStore son Programas de auditoriacutea (PS) y procedimientos estaacutendar En cualquier momento

de la auditoriacutea se pueden antildeadir programas de auditoriacutea completos o procedimientos seleccionados a un programa de auditoriacutea existente simplemente importando desde TeamStore

Incidencias TeamStore admite la posibilidad de almacenar incidencias que se repiten frecuentemente- incluyendo recomendaciones

Miembros del equipo de auditoriacutea TeamStore puede contener una relacioacuten completa de todo el personal de auditoriacutea Durante la fase de planificacioacuten se puede hacer una importacioacuten de la lista hacia su auditoriacutea

Papeles de trabajo Plantillas

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Una vez abierta la aplicacioacuten de TeamStore ldquoAbrirrdquo navegamos hasta TTEAMMATESTORES donde se encuentra la base de datos de TeamStore

La base de datos se divide en armarios cada uno de ellos engloba los programas de trabajo dependiendo de cuaacutel sea el objeto de fiscalizacioacuten Entidades Locales Cuentas Generales Contratacioacuten (para la revisioacuten de expedientes concretos)

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G- Finalizacioacuten del Proyecto

Una vez terminados todos los trabajos relacionados con un proyecto de Auditoriacutea procede ldquofinalizarlordquo en TeamMate

Una vez ldquoTerminadordquo un proyecto de Auditoriacutea solamente podremos acceder a eacutel en modo lectura es decir para examinar su contenido pero no podremos modificar nada

Por tanto para prever la necesidad de modificaciones posteriores a la ldquofinalizacioacutenrdquo es importante tener una copia de seguridad justamente antes de la ldquofinalizacioacutenrdquo que nos permita borrar el proyecto ldquoTerminadordquo restaurar la copia de seguridad justamente previa a la finalizacioacuten introducir las modificaciones pertinentes y volver a ldquofinalizarrdquo el proyecto (con una nueva copia de seguridad que sustituiriacutea a la anterior) La obtencioacuten de eacutesta copia de seguridad forma parte del proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo

Para finalizar un proyecto hay que ser ldquoRevisorrdquo o ldquoAdministradorrdquo Es decir un ldquoPreparadorrdquo no podraacute ldquofinalizarrdquo un proyecto

A un proyecto ldquoTerminadordquo uacutenicamente podraacuten acceder a eacutel los usuarios actualmente autorizados Por ello se ha adoptado la solucioacuten de antildeadir a todos los proyectos antes de ldquofinalizarlosrdquo un usuario ldquoCAMARA COMPTOSrdquo con rol de ldquoSoacutelo Lecturardquo de manera que todos los usuarios conocedores de la contrasentildea podraacuten acceder a consultar el proyecto una vez ldquoTerminadordquo

El procedimiento para ldquofinalizarrdquo un proyecto es el siguiente

1- Antildeadir al Equipo de Trabajo un usuario denominado CAMARA COMPTOS con rol de ldquoSoacutelo LecturardquoLas instrucciones para antildeadir un nuevo miembro del Equipo de Auditoriacutea figuran en el apartado ldquo41 Configuracioacuten del equipo de auditoriacuteardquo de la presente Guiacutea (paacuteg 5)

2- Elegir la opcioacuten Archivo | Administracioacuten | Etapashellip para acceder a la ventana de ldquoCambiar Estadordquo

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3- Pulsar el 5ordm botoacuten ldquoCompletar Finalizarrdquo Se lanzaraacute el asistente para finalizar que consta de seis pasos

4- El primer paso es solamente informativo y resume las acciones que se van a realizar Pulsaremos el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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5- El segundo paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los elementos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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6- El tercer paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los procedimientos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

7- El cuarto paso va a verificar que no quedan Notas de Seguimiento sin contestar Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo sin contestar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo contestado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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8- iexclMUY IMPORTANTE NO PULSAR EL BOTOacuteN ldquoSIGUIENTErdquo DE ESTA VENTANA HASTA QUE NO SE HAYA COMPLETADO LA COPIA DE SEGURIDAD

El quinto paso es criacutetico pues es ahora cuando vamos a realizar la uacuteltima copia de seguridad Dada su importancia se ha creado una carpeta para albergar estas copias de seguridad STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS Por tanto pulsaremos el botoacuten ldquoNavegarrdquo para seleccionar dicha carpeta que quedaraacute en el primer campo de la ventana y podremos pulsar el botoacuten ldquoInicio Copia de seguridadrdquo que aparece en el segundo campo de la ventana Una vez terminada la copia pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

9- El sexto paso va a ser propiamente el proceso de finalizacioacuten de manera que todaviacutea estamos a tiempo de pulsar el botoacuten ldquoCancelarrdquo para abandonar el procedimiento sin haber realizado la ldquofinalizacioacutenrdquo del proyecto

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STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS

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Si estamos seguros de que queremos ldquofinalizarrdquo el proyecto quedan 2 uacuteltimas decisiones

La primera decisioacuten es sobre el Histoacuterico de Firmas y Ediciones (modificaciones) y figura en la parte izquierda de la ventana Podemos elegir entre mantener solamente las firmas o mantener tanto las firmas como las edicionesAdemaacutes en el primer caso de dejar solamente las firmas podemos indicar dos opciones maacutes

o retener solamente el uacuteltimo preparador y el uacuteltimo revisor firmante o todos los habidos (puesto que se ha podido firmar varias veces)

o y limpiar las fechas de firma dejando solamente el usuario firmante

La segunda decisioacuten es sobre las Notas de Seguimiento y figura en la parte derecha de la ventana Podemos elegir entre Borrar o Mantener las Notas de Seguimiento incluidas en el proyectoUna vez elegidas todas las opciones mencionadas pulsaremos el botoacuten ldquoInicio Finalizacioacuten procesordquo

Una vez completado este proceso de Finalizacioacuten pulsaremos el botoacuten ldquoCerrarrdquo del Asistente y de la ventana ldquoCambiar Estadordquo y ya tenemos el proyecto ldquoTerminadordquo

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3 USO DE MICROSOFT EXCEL COMO HERRAMIENTA DE AUDITORIA

Excel tiene muchas funciones uacutetiles para los auditores La capacidad de poner los datos en una hoja de caacutelculo y realizar diferentes pruebas y anaacutelisis hacen de Excel una herramienta de auditoriacutea de gran alcance Es faacutecil de usar y de faacutecil acceso para la mayoriacutea de los auditores Excel puede realizar muchos tipos de pruebas analiacuteticas que incluyen la ley de Benford anaacutelisis horizontal y vertical anaacutelisis de iacutendices anaacutelisis de regresioacuten las estadiacutesticas la estratificacioacuten y el envejecimiento Tambieacuten se pueden realizar muchos tipos de anaacutelisis de datos incluyendo datos anexados y de combinacioacuten tabular cruz y la tabla dinaacutemica detectar duplicados y vaciacuteos el extracto y el filtro unir y relacionar muestra clasificar resumir y subtotal

4 CARACTERISTICAS DESEABLES DE UN SOFTWARE DE AUDITORIA

CARACTERIacuteSTICAS GENERALES

Las caracteriacutesticas generales que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Manual de Usuario Manual Teacutecnico y Material de Capacitacioacuten

bull Opciones de copiar o exportar cualquier documento como papeles de trabajo aaplicaciones ofimaacuteticas como Word Excel Power Point y otros

bull Capacidad de acumular la informacioacuten histoacuterica y ademaacutes de poderla consultar por antildeo

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bull Capacidad de poder funcionar como un todo integrado entre las diferentes etapas yprocesos de la Auditoria Planeacioacuten Administracioacuten de Riesgos Ejecucioacuten yAdministracioacuten de Papeles de Trabajo Evaluacioacuten de Administracioacuten de TI Anaacutelisis yEvaluacioacuten de Base de Datos Emisioacuten de Informes

CARACTERIacuteSTICAS DE SEGURIDAD

Las caracteriacutesticas de seguridad que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Posibilidad de definir que usuarios puedan acceder al sistema

bull Administracioacuten de los permisos de las opciones a las que tiene derecho un usuario aejecutar consultar seguacuten su cargo y aacuterea a la que pertenezca

bull Opciones de incluir pistas de auditoriacutea en procesos control de cambios lecturaescritura y modificacioacuten de parte de los usuarios

bull Copias de respaldo de la informacioacuten mediante BACKUP en medios magneacuteticosoacutepticosy COMPROBAR como recuperar los datos del Backup

5 VENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

La ventaja principal del computador es su increiacuteble velocidad El tiempo requerido para que un computador mayorice una transaccioacuten o determina su saldo de una cuenta es de aproximadamente unas pocas milloneacutesimas de segundo

bull SE PUEDEN PROCESAR EN FORMA RAPIDA Y EFICIENTE GRANDES CANTIDADES DE DATOS Las empresas grandes pueden tener cientos de miles de transacciones por diacutea Al procesar voluacutemenes tan grandes de datos los computadores pueden ahorrar gran cantidad de tiempo en cada paso del proceso contable incluyendo el registro de transacciones su traslado a las cuentas del mayor y la preparacioacuten de registros contables informes y reportes

bull SE PUEDEN TENER ACTUALIZADOS LOS SALDOS DE LAS CUENTAS La velocidad con la que un computador puede procesar los datos permite que las empresas mantengan actualizadas las cuentas del mayor auxiliar los registros de inventarios permanentes y las mayoriacuteas de las cuentas del mayor general

bull SE PUEDEN GENERAL INFOAMCIONES ADICIONALES CASI SIN COSTO EXTRA Con un sistema de contabilidad se puede llevar un diario de ventas Maacutes aun el computador puede ademaacutes reordenar esta informacioacuten para mostrar los

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totales de las ventas diarias por departamento de venta por vendedor y por un producto

bull SE PUEDE DISPONER DE RETROALIMENTACION INSTANTANEA A MEDIDA QUE VAN TENIENDO LUGAR LAS TRANSACCIONES En los sistemas computarizados en liacutenea de tiempo real (OLRT) el empleado que ejecuta la transaccioacuten puede disponer de un Terminal en comunicacioacuten directa con el computador Por tanto el empleado tiene acceso inmediato a la informacioacuten contable uacutetil para ejecutar una transaccioacuten corriente

bull SE PUEDE TENER PROCEDIMIENTOS ADICINALES DE CONTROL INTERNO EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO La aprobacioacuten de cada venta a creacutedito constituye un procedimiento de control interno del cual pueden hacer uso las capacidades uacutenicas del computador

Tal procedimiento del control puede no ser praacutectico en un sistema manual especialmente si el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no se mantiene permanente

6 DESVENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

Los sistemas computarizados tambieacuten tienen sus limitaciones pero estas limitaciones son correctivas y podriacutea decirse que son leves en comparacioacuten con los grandes beneficios que ofrece a la empresa

Las principales limitaciones son

bull Alto costo de inversioacuten al instalar un sistema computarizado

bull El costo de mantenimiento es alto y complejo

bull El alto costo en el entrenamiento del personal

bull Los programas deben ser confiables

bull La loacutegica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas

bull Elevado costo de desarrollo

bull Limitado numero de reportes y consultas

bull Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada

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bull Necesidad de mantenimiento del sistema debido a las modificaciones que habraacute tenido la aplicacioacuten en las actualizaciones o subsiguientes o por cambios de aplicaciones

En conclusioacuten podriacuteamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son en la mayor parte de iacutendole econoacutemica lo cual para muchos no es preocupante

7 SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE COMPUTACION

Los equipos informaacuteticos son instrumentos que estructuran grandes cantidades de informacioacuten la cual puede ser confidencial para la entidad y puede ser mal utilizada o divulgada a personas que hagan mal uso de esta ademaacutes pueden ocurrir robos fraudes o sabotajes que provoquen la destruccioacuten total o parcial de las actividades de procesamiento electroacutenico de datos Esta informacioacuten puede ser de suma importancia y al no contar con ella en el momento preciso puede provocar retrasos sumamente costosos

Al auditar con sistemas informaacuteticos el auditor debe verificar y constatar lo siguiente

Que no se tengan copias piratas o bien que al conectarnos en red con otras computadoras no exista la posibilidad de transmisioacuten de virus

Que se hayan implementado procesos fiacutesicos y loacutegicos para la proteccioacuten del hardware y datos procesados asiacute como a las instalaciones de ingreso al aacuterea de procesamiento de datos y servidores Contemplando las situaciones de incendios sabotajes robos cataacutestrofes naturales etc

Implementacioacuten de mecanismos para garantizar la seguridadloacutegica del software a la proteccioacuten de los datos e informacioacutenprocesos y programas asiacute como la restriccioacuten de usuarios noautorizados al acceso de la informacioacuten

8 BACK UP Y RECUPERACION

Una copia de seguridad o backupen tecnologiacutea de la informacioacuten o informaacutetica es una copia de seguridad - o el proceso de copia de seguridad - con el fin de que estas copias adicionales puedan utilizarse para restaurar el original despueacutes de una eventual peacuterdida de datos Fundamentalmente son uacutetiles para tres cosas Primero recuperarse de una cataacutestrofe informaacutetica Segundo recuperar una pequentildea cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente o corrompido

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1048707 La aplicacioacuten de procedimientos de auditoriacutea para asegurar elfuncionamiento apropiado de la TAAC y la validez de los datos dela entidad

o En casos donde se procesen menores voluacutemenes de datos los meacutetodosmanuales pueden ser maacutes efectivos en costo

o La asistencia teacutecnica adecuada puede no estar disponible al auditor por partede la entidad haciendo asiacute poco factible el uso de TAACs

o Ciertos programas de auditoriacutea en paquete pueden no operar encomputadoras pequentildeas restringiendo asiacute la opcioacuten del auditor encuanto a TAACs Sin embargo los archivos de datos de la entidadpueden copiarse y procesarse en otra computadora adecuada

23 Descripcioacuten de algunas CAATs

231 ACL

ACL (Lenguaje de Comandos de Auditoria) es un software para anaacutelisis y extraccioacuten de datosmaacutes usado en la actualidad

Con ACL los auditores y profesionales de los negocios pueden transformar grandes cantidadesde datos electroacutenicos en un conocimiento comercial de valor Es un software poderoso y faacutecilde usar le permite convertir datos en informacioacuten significativa lo cual le ayuda a alcanzar susobjetivos de negocios y agregar valor a su organizacioacuten

Con ACL se podraacute realizar la revisioacuten de datos con una cobertura del 100 de los datos estosignifica que se pueden hacer auditoriacuteas para toda una poblacioacuten entera y no para pequentildeasmuestras

El impacto de ACL se ve en los siguientes aspectos los ciclos de auditoriacutea maacutes cortos lasinvestigaciones maacutes detalladas una confianza completa en sus resultados un ahorrosignificativo en sus recursos un rol mayor de la auditoriacutea en el negocio

Caracteriacutesticas generales

bull Permite importar archivos de diferentes fuentes o formatos (archivos planos y de basede datos especiacuteficas)

bull Los datos importados no son modificados asegurando la integridad e incrementando elnivel de confianza de los datos trabajados

bull Generacioacuten de pistas de auditoria (Quien Como Cuando Donde)

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bull Posibilidad de escribir ScriptsMacros que automaticen procedimientos de revisioacutenrutinaria en auditorias recurrentes

bull Incrementar la cobertura de revisioacuten al 100 de datos a analizar

Caracteriacutesticas especiacuteficas

bull Identificar tendencias sentildealar excepciones y destacar aacutereas que requieren atencioacuten

bull Localizar errores y fraudes potenciales mediante la comparacioacuten y el anaacutelisis dearchivos seguacuten los criterios especificados por el usuario

bull Volver a calcular y verificar saldos

bull Identificar problemas de control y asegurar el cumplimiento de las normas

bull Analizar y determinar la antiguumledad de las cuentas por cobrar cuentas por pagar u otrastransacciones a las que afecta el tiempo transcurrido

bull Recuperar gastos o ingresos perdidos detectando pagos duplicados secuenciasnumeacutericas incompletas en la facturacioacuten o servicios no facturados

bull Detectar relaciones no autorizadas entre el personal de la empresa y los proveedores y muchas maacutes

bull Funciones especiacuteficas para la auditoriacutea desde comandos tales como FaltantesDuplicados y Estratificar hasta el importante log de comandos o el historial detallado Lafuncionalidad incorporada de revisioacuten de cuentas le permite a auditores y contadores sinexperiencia teacutecnica o de programacioacuten realizar raacutepidamente anaacutelisis e informes sobredatos financieros

bull Procesa raacutepidamente millones de transacciones asegurando una cobertura del 100 yuna confianza absoluta en sus resultados

bull El Asistente de definicioacuten de datos faacutecilmente selecciona identifica y da formato a losdatos acelerando su acceso a las poderosas capacidades de anaacutelisis y generacioacuten deinformes de ACL

bull ACL puede leer y analizar cualquier tipo de datos accediendo a cualquier entorno de suorganizacioacuten (tales como Oracle SQL Server Informix AS400 IBM390 SAPtrade R3tradearchivos de informe de longitud variable archivos privados archivos tradicionalesarchivos de informe y muchos maacutes)

bull Relaciona y trabaja simultaacuteneamente con varios archivos (Modelo EntidadRelacioacuten)para hacer anaacutelisis e informes auacuten maacutes completos

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bull Crea informes en HTML para su publicacioacuten en Internet o en la Intranet de suorganizacioacuten

bull Automatiza y registra sus pasos y desarrolla aplicaciones especiales haciendo maacutesproductivas las auditoriacuteas futuras

bull Permite revisar o imprimir en cualquier momento un historial completo de sus archivospasos y resultados

232 IDEA

IDEAel que utiliza Price WaterhouseCoopers es una herramienta de PC basada en laInterrogacioacuten de Archivos para ser utilizada por auditores contadores investigadores y personalde seguridad informaacutetica Analiza los datos de diversas maneras y permite la extraccioacuten elmuestreo y la manipulacioacuten de datos para identificar errores problemas cuestiones especiacuteficasy tendencias

IDEA estaacute disentildeado para auditores internos y externos aunque el uso del software esnormalmente diferente

Tambieacuten es una valiosa herramienta para investigadores de fraude contadores yadministradores

Puede utilizarse por ejemplo para

bull Identificar elementos excepcionales

bull Realizar Anaacutelisis

bull Comprobar Caacutelculos

bull Coincidencias cruzadas de datos entre sistemas

bull Pruebas de Omisiones y Duplicados

bull Muestreo

Caracteriacutesticas Generales

bull Mantiene un registro de todas las acciones realizadas en una base de datoscomenzando con la importacioacuten de la base de datos

bull Permite realizar anaacutelisis complejos de datos extracciones de elementos poco usualesmuestras de auditoriacutea transacciones duplicadas pruebas de auditoriacutea rutinarias orecurrentes para investigaciones de fraude auditoriacuteas de seguridad y produccioacuten deinformes de gestioacuten

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bull Agregar campos (calculado) virtuales

bull Extracciones de registros seguacuten criterios utilizando operadores de comparacioacuten (lt gt =otros) loacutegicos (y o no)

bull Realizar pruebas de excepcioacuten avanzadas utilizando las funciones incorporadas deIDEA (funciones Caraacutecter Numeacutericas Coincidencia Fecha y hora Condicionales)

bull Guardar foacutermulas elaboradas con operadores aritmeacuteticos loacutegicos y funciones para suposterior uso en trabajos repetitivos o auditorias recurrentes

bull Generar informes con los anaacutelisis realizados

bull Genera Estadiacutesticas de campos Las Estadiacutesticas Numeacutericas incluyendo totalesmedia miacutenimo maacuteximo y otros valores son uacutetiles para reconciliar los datos importadosal ordenador asiacute como para proporcionar una comprensioacuten del rango de los valores quese estaacuten probando

Las Estadiacutesticas de Fecha incluyendo fecha maacutes temprana y maacutes tardiacutea son uacutetiles paraasegurarse que los datos proporcionados pertenecen al periodo correcto de la auditoriacuteaes decir pruebas de corte asiacute como anaacutelisis de los datos en un periodo

bull IDEAScript se utiliza para extender la potencia y funcionalidad del software IDEA es unlenguaje de programacioacuten especiacutefico para IDEA similar sino igual a Visual Basic paraAplicaciones (VBA) de los programas Word Excel o Access de Microsoft

bullLimitaciones de Base de Datos 32167 campos (columnas) 21 Billones registros(filas) dependiendo del sistema operativo 18 EB tamantildeo de archivo

Objetivos de Auditoriacutea con IDEA

bull Comprobacioacuten de Exactitud Una de las primeras funciones para las que puedeusarse IDEA es para sumar el archivo y comprobar la exactitud de los caacutelculos La sumadel archivo se lleva a cabo usando la opcioacuten Estadiacutesticas de Campo (disponible enImportacioacuten de Archivo) Los caacutelculos pueden verificarse usando la opcioacuten de Agregar(en el diaacutelogo Manejar Campos) o usando el botoacuten de Campos Virtuales en la Barra deHerramientas para crear un caacutelculo del elemento correspondiente o mediante unaprueba de excepcioacuten de caacutelculos erroacuteneos usando la funcioacuten de extraccioacuten La exactitudde cualquier informe de direccioacuten puede suponer un uso maacutes extenso de funcionesespeciacuteficas para lograr el resultado de generar el informe En estos casos puede sernecesario llevar a cabo una serie de uniones yo totalizaciones o caacutelculos deantiguumledad como para el caso del anaacutelisis de deuda

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bull Revisioacuten Analiacutetica IDEA puede ayudar en la preparacioacuten de datos para una revisioacutenanaliacutetica En particular puede generar anaacutelisis que no estariacutean disponibles en otroscasos La opcioacuten Estratificacioacuten (del menuacute Anaacutelisis) daraacute un perfil de la poblacioacuten enintervalos de valor en grupos de coacutedigos o en fechas Esto es particularmente uacutetil alauditar activos tales como deudores inventarios preacutestamos o para definir unadistribucioacuten de las transacciones Adicionalmente la informacioacuten puede resumirse porcoacutedigos determinados o por sub-coacutedigos Las cantidades pueden compararse tambieacutencon las de antildeos anteriores para analizar tendencias Si se necesita un anaacutelisis graacuteficopuede usarse el Asistente de Graacuteficos o lo opcioacuten Graacutefico dentro de Ver

bull Validez (Pruebas de Excepcioacuten Comparaciones y Duplicados) Las pruebas deExcepcioacuten pueden usarse para identificar elementos poco frecuentes o extrantildeos Estospueden ser cantidades excepcionalmente grandes o circunstancias donde dosconceptos de informacioacuten no se correlacionan debidamente (por ejemplo salario concategoriacutea) Tambieacuten pueden verificarse campos de informacioacuten con tablas de valoresadmisibles (por ejemplo precios hora estaacutendar)

o El Muestreo Estadiacutestico se usa normalmente para comprobar la validez de datos

de tal manera que permite la evaluacioacuten de los mismos a traveacutes de una poblacioacuten Los meacutetodos maacutes sofisticados como el Muestreo por Unidades Monetaria son difiacuteciles de implantar a mano Cuando las pruebas se refieren a comprobaciones fiacutesicas de documentacioacuten o de recursos en vez de a la comprobacioacuten de registros mecanizados las teacutecnicas de muestreo estadiacutestico son las apropiadas

o Las Pruebas de duplicados pueden ser muy eficaces en ciertas circunstancias

como en la comprobacioacuten de pagos o para buscar entradas de nuacutemerosrepetidos durante los recuentos de inventario

o Puede ser necesario unir primero dos archivos para realizar una prueba de

validez como por ejemplo el archivo de transacciones con el archivo maestrocorrespondiente

bull Integridad (Omisiones y Coincidencias) Para los test de integridad pueden utilizarsela opcioacuten de Omisiones (Nuacutemericas de Caracteres y de Fechas para que esto se puedahacer debe existir un nuacutemero secuencial en la documentacioacuten original Los archivos deinventario y de ventas pueden comprobarse para verificar ordenes de entrega conalbaranes y pedidos Tambieacuten puede ser apropiado verificar Omisiones en unasecuencia de nuacutemeros de talonarios y de nuacutemeros de identificacioacuten del inventario Otraprueba comuacuten que se puede realizar es la de hacer un cruce entre un archivo maestro(por ejemplo de contratos de mantenimiento) y uno de transacciones (por ejemplofacturas) para ver si existen registros en el maestro para los cuales no existentransacciones

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bull Corte de operaciones Se pueden realizar comprobaciones de fin de antildeo sobre elmayor de cuentas archivos de inventario o archivos de transacciones para analizarelementos con fechas o nuacutemeros de secuencia anteriores o posteriores al corte de fin deantildeo

bull Deteccioacuten de Fraudes como cruzar archivos de direcciones con los de noacutemina y libroscontables de cuentas a pagar nuacutemeros duplicados en facturas de proveedores ybuacutesquedas de coincidencias en cuentas bancarias de noacutemina con archivos maestroscorrespondientes

bull Deteccioacuten de Fraudes y la Ley de Benfordiv El anaacutelisis de la Ley de Benford esefectivo para identificar posibles valores fraudulentos Si existen valores artificiales oficticios en una base de datos la distribucioacuten de los diacutegitos dentro de la base de datospuede ser diferente a la establecida al respecto por la Ley de Benford Se pueden ver losdatos en forma graacutefica y comparar los resultados con los establecidos previamente porla Ley de Benford asiacute como tambieacuten los liacutemites maacuteximos y miacutenimos

bull Otros Objetivos de Auditoriacutea IDEA puede proporcionar tambieacuten informacioacuten uacutetil enaacutereas complejas tales como provisiones y valoraciones creando varias ldquovistasrdquo basadasen una serie de paraacutemetros diferentes Tomando como ejemplo el inventario se puedenidentificar elementos que no se han movido en 369 y 12 meses compararlos con lasventas despueacutes de fin de antildeo para ver lo que no se ha vendido y comprobar el valorneto realizable para aquellos que siacute se han vendido verificar los elementos deinventario del antildeo pasado frente a lo que no se ha vendido este antildeo Cualquierauditoriacutea o investigacioacuten de archivos que tenga necesidad de llevar a cabo anaacutelisis dedatos trabajos de caacutelculo o pruebas de excepcioacuten se beneficiaraacute con el uso de IDEA

233 TEAMMATE

TeamMate2 el que usa Price WaterhouseCoopers es un facilitador del desarrollo secuencial dela auditoriacutea Este a su vez facilita la labor de documentacioacuten de todas las tareas efectuadas enel proceso de auditoriacutea Por tanto TeamMate es un sistema de ldquoarchivo electroacutenicordquo unaherramienta fundamental para documentar auditoriacuteas de diferentes alcances ayudando a laaplicacioacuten de estaacutendares tanto en la documentacioacuten como en la revisioacuten Adicionalmente facilitala generacioacuten de informes de auditoriacutea TeamMate es usado por maacutes de 14000 auditores en275 paiacuteses alrededor del mundo

Tipos de Auditoriacutea que documenta La aplicabilidad del sistema va desde la documentacioacutende auditoriacuteas financieras de cumplimiento procedimientos operacionales investigaciones yauditoriacuteas de IT Adicionalmente es utilizado para la

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documentacioacuten de la evaluacioacuten decontroles auditoriacuteas de contratos y revisiones generales Con TeamMate se tiene acceso abases de datos de mejores praacutecticas ademaacutes se aprovecha todo el trabajo realizado enauditoriacuteas anteriores asiacute como las guiacuteas de trabajo existentes en Word y Excel Team Matepermite el seguimiento y firma de los papeles de trabajo asiacute como el mantenimiento dereferencias entre los diferentes documentos como el reporte de auditoriacutea los hallazgos y laspruebas realizadasTeamMate incluye un software de imaacutegenes el cual permite una sencilla incorporacioacuten deimaacutegenes y fotografiacuteas escaneadas criacuteticas en los papeles de trabajo

TeamMate fue desarrollado por el WorldResearch and Technology Centre dePricewaterhouseCoopers en Menlo Park California TeamMate fue finalista en la prestigiosaconferencia COMDEX y Windows World Open le dio el premio en 1994 ICAA ndash MicrosoftInnovativeTechnologyAward

Team Mate ayuda a que el proceso que tradicionalmente lleva maacutes tiempo en la ejecucioacuten de laauditoriacutea ldquola documentacioacutenrdquo se reduzca sustancialmente ayudando a que el auditor seconcentre en las actividades de mayor valor agregado

Todos los papeles de trabajo automaacuteticamente son comprimidos y encriptados cuando se cierrauna aplicacioacuten de la misma forma se respaldan los trabajos de forma automaacutetica cada vez quese termina una sesioacuten de trabajo

Arquitectura de TeamMateTeamMate posee un poderoso motor de replicacioacuten el cualpermite el trabajo en equipo tanto en redes de aacuterea local como en ambientes de acceso remotoseguacuten sea la necesidad La arquitectura el modelo de la base de datos y la replicacioacuten permiteno interrumpir el trabajo durante la etapa de revisioacuten ya que cada uno de los miembros delequipo tiene una copia ideacutentica (reacuteplica) de la base de datos lo cual permite que el resto deequipo continuacutee con el trabajo mientras se hace la revisioacuten TeamMate se integra naturalmentea cualquier sistema de correo electroacutenico para facilitar la comunicacioacuten

2Descripcioacuten extractada del documento denominado ldquoSoftware de Auditoriardquo elaborado por el Lic Jorge GuevaraEspinoza

2331 MANUAL TEAMMATE

A- Creacioacuten de un Proyecto Auditoriacutea

La creacioacuten de un nuevo proyecto se puede realizar por dos viacuteas alternativas

1A partir de una libreriacutea baacutesica e importar los programas de TeamStore

2A partir de una libreriacutea modelo dependiendo del tipo de proyecto

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A1 NUEVO PROYECTO A PARTIR DEL TEAMSTORE

Desde el Explorador de auditoriacutea clic sobre el icono de NUEVO

1) Se incluye informacioacuten de la auditoriacutea Coacutedigo Proyecto Grupo de Proyecto y NombreCoacutedigo Proyecto Nombre corto del proyecto (No admite acentos)

Grupo de Proyecto SECTOR LOCAL INSTITUCIONES PARLAMENTARIAShelliphellip

Nombre Descripcioacuten larga del proyecto Deberiacutea coincidir con la denominacioacuten oficial del trabajo

2) En el paso 2 se debe seleccionar una libreriacutea para utilizar como plantilla inicial de la auditoriacutea Podemos seleccionar la libreriacutea base de la Caacutemara de Comptos que incluye las tres carpetas principales en el fichero de auditoriacutea y aspectos como poliacuteticas terminologiacutea y marcas globales

3) Finalmente paso 3 de 3 nos solicita la identificacioacuten de la persona que va a inicializar la auditoriacutea Apellido nombre iniciales y clave Pinchamos sobre ldquoFinalizarrdquo y entramos en el nuevo proyecto

(Se ha seleccionado una libreriacutea base que contiene las tres carpetas principales y a partir de las mismas crearemos la estructura de nuestra nueva auditoriacutea)

De esta manera queda creada una auditoriacutea modelo con tres carpetas principales en el fichero de auditoriacutea

Carpeta PA Contendraacute los documentos de planificacioacuten

Carpeta AS Contendraacute tanto las incidencias creadas como los informes generados

Carpeta CG Esta carpeta estaacute vacia y contendraacute los programas de trabajo que decidamos importar del TeamStore o bien que creemos de forma manual

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Importamos los programas de trabajo estaacutendar y procedimientos de TeamStore

Para ello importamos desde TeamStore el armario area o procedimiento que nos interese

1) Seleccionar Herramientas Compartir TeamStore Obtener Programa2) Navegar al directorio que contiene el TeamStore

TTEAM MATESTORESTeamStore Caacutemara de Comptos

3) Doble clic sobre el armario ldquoModelo helliprdquo y seleccionamos todos los elementos que queremos importar

4) Seleccionar y Cerrar

A2- NUEVO PROYECTO A PARTIR DE UNA LIBRERIacuteA

Una libreriacutea podriacuteamos definirla como una plantilla con la cual se crea un nuevo proyecto

Una libreriacutea para un determinado tipo de proyecto (auditoriacutea de un ayuntamiento revisioacuten de un expediente hellip) puede contener los programas estaacutendar de trabajo terminologiacutea poliacuteticas estructura de la auditoriacutea etc De manera que la fase de planificacioacuten de una nueva auditoriacutea que se abre a partir de dicha libreriacutea puede simplificarse mucho ademaacutes de garantizar una homogeneizacioacuten entre todas las auditorias del mismo tipo

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La carpeta CG ldquoAacutereas de auditoriacuteardquo contiene todos los programas de trabajo incluidos en la libreriacutea que hemos seleccionado

Cualquier proyecto independientemente de la etapa en que se encuentre puede guardarse como una libreriacutea a partir de la cual crear proyectos futuros

1) AdministracioacutenGuardar como libreriacutea2) Destino TTEAMMATELIBRERIAS

Todo nuevo proyecto se inicia a partir de una libreriacutea bien una libreriacutea de plantilla inicial (libreriacutea base Caacutemara de Comptos) o bien proyectos ya abiertos que queremos que sirvan de base para auditorias futuras

Una libreriacutea no se puede abrir y por tanto conocer su contenido hasta que no se abre un nuevo proyecto a partir de la misma

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B- Fase de planificacioacuten

El proyecto o auditoriacutea se divide en 5 fases que habraacute que ir cerrando de las cuales la primera es la de planificacioacuten

El cierre de la fase de planificacioacuten tiene los siguientes efectos

No se podraacuten eliminar marcas globales miembros del equipo (aunque siacute se podraacuten insertar nuevos)

Se posibilita la firma de papeles y procedimientos y se inicia el registro de edicioacuten (identificacioacuten de las personas que acceden a cada procedimiento y papel)

B1- Configuracioacuten del equipo de auditoriacutea

Menuacute ArchivoAdministracioacutenEquipo o a traveacutes del icono ldquoAdminrdquoEquipo

Las funciones asignadas a los miembros del equipo se pueden cambiar durante la auditoriacutea y pueden ser las siguientes

Administrador Es preparador y revisor a la vez y ademaacutes puede finalizar la auditoriacutea y anular las contrasentildeas

Revisor Puede firmar la revisioacuten de los papeles de trabajo y procedimientos crear y borrar notas

Preparador Puede crear los papeles de trabajo notas y firmar en ldquoPreparado porrdquo

Para antildeadir un nuevo miembro del equipo dar clic en ldquoAntildeadirrdquo e introducir apellido nombre iniciales y funcioacuten del miembro del equipo Completados estos datos se hace clic en ldquoguardarrdquo Las claves de cada uno de los miembros del equipo se introducen cuando cada uno accede por primera vez

B2- Asignacioacuten de las aacutereas de trabajo y procedimientos a los miembros del equipo

Asignar aacutereas o subareas

Apretando el botoacuten derecho sobre cada una de las carpetas que contiene las aacutereas y subareas de auditoriacutea RenombrarAsignarAsignar procedimientosUn procedimiento Dentro de cada PS para cada uno de los procedimientos desplegar el menuacute de ldquoAsignacioacutenrdquoConjunto de procedimientos de un PS Seleccionar todos los procedimientos y con el botoacuten derecho Procedimientos tareas

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B3-Definicioacuten de los Tick-Marks globales

Las marcas globales que se aplicaraacuten a toda la auditoriacutea se definen en la etapa de planificacioacuten aunque posteriormente se podraacuten antildeadir marcas globales o especiacuteficas para cada papel de trabajoIcono ldquoAdminrdquo Marcas Globales Se pueden antildeadir tantos como siacutembolos se presentan y estos siacutembolos no son modificablesLas marcas globales pueden ver predefinidas como parte de la libreriacutea lo que ahorra tiempo de planificacioacuten y asegura un uso global y consistente en todas las auditorias

B4- Antildeadir nuevas aacutereas de auditoriacutea programas o procedimientos

La carpeta CG contiene todas las aacutereas de auditoriacutea cada una de las cuales contiene los programas de auditoriacutea y los papeles de trabajoEstas aacutereas y programas pueden venir dados por la libreriacutea utilizada importarse desde TeamStore o bien modificarlos de una forma manualCada aacuterea o carpeta puede dividirse en subcarpetas Cada carpeta o subcarpeta contendraacute siempre un programa de auditoriacutea y cualquier papel de trabajo antildeadido

AacutereasSituaacutendonos al nivel que queramos crear la carpeta (por ejemplo CG) clic sobre el botoacuten derecho ldquoNueva carpetardquo En el ejemplo abajo indicado crearaacute una nueva carpeta o aacuterea con la letra I Cada aacuterea de auditoriacutea nueva tendraacute una subcarpeta que contendraacute un Programa de Auditoriacutea PS en blanco En el cuadro de diaacutelogo que se abre nos pediraacute el nombre para la carpeta ldquoGrupo de componenterdquo y subcarpeta ldquoPrimer componenterdquo que por defecto le asigna el mismo nombre que al ldquoGrupo de ComponenterdquoSi por el contrario nos posicionamos en un aacuterea (por ejemplo A) crearaacute una subcarpeta (A2)

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Las referencias que TeamMate asigna a las distintas carpetas son inmodificables y por tanto el orden en que las creemos puede ser importante

De un aacuterea se pueden crear tantas subcarpetas como queramos

B5-Cierre de la etapa de planificacioacuten

Para cerrar la etapa de planificacioacuten deberemos dar clic en ldquoAdminrdquo ldquoEtapasrdquo pinchando en ldquoTrabajo de campoInicializarrdquo estaremos en condiciones de empezar la auditoriacutea

C- Organizacioacuten del trabajoTeamMate es una herramienta informaacutetica que nos permite organizar el trabajo realizado en el transcurso de la auditoriacutea y acceder a la informacioacuten almacenada de forma raacutepida a traveacutes de las ventanas de resumen Incidencias procedimientos notas de seguimiento etc

C1 Programa de trabajo

Todos los programas terminan en PS (ejemplo C1PS) Toda carpeta dentro de ldquoAacutereas o procedimientosrdquo del navegador contiene automaacuteticamente un programa de trabajo

Tanto los programas como los procedimientos se importan desde TeamStore donde previamente se han introducido los programas correspondientes a sector local ayuntamientos o a cuentas generales

Un programa de trabajo estaacute dividido en tres ventanas

Ventana Izda Incluye la lista de los procedimientos

Ventana Dcha Superior Se describe la prueba a realizar detalles y objetivos seguidos con la misma

Venta Dcha Inferior Incluye Trabajo Realizado y Conclusioacuten Contiene informacioacuten de todos los papeles de trabajo que hemos adjuntado a ese programa

Pestantildea trabajo realizadoCada procedimiento contiene una ventana de ldquotrabajo realizadordquo disentildeada para ser el meacutetodo baacutesico para documentar el trabajo La ventana no tiene liacutemite en cuanto a la cantidad de texto a almacenar (haciendo doble clic sobre el nombre de la pestantildea proporcionaraacute un aacuterea maacutes grande)

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HIPERTEXTO Desde el campo de trabajo realizado se puede hacer referencia a cualquier papel de trabajo o procedimiento incluido en el TeamMate simplemente tecleando la referencia como texto (ejemplo C11) Pinchando dos veces sobre dicha referencia nos llevaraacute a ese papel de trabajo o procedimiento

Cuadro RefsAparecen las referencias de los papeles de trabajo relacionados con el procedimiento resaltadoPosicionados en la ventana de Refs clic botoacuten dcho nos permite borrar o antildeadir hiperenlaces a ese procedimiento Si lo que queremos es borrar un papel de trabajo tendremos que hacerlo desde el navegador esta ventana soacutelo gestiona hiperenlaces a los procedimientos

Siacutembolos que indican en que fase se encuentra cada procedimiento o papel de trabajoEn fase de preparacioacuten Firmado como realizado Firmado como revisado

C2 Papeles de trabajo

Tambieacuten se pueden antildeadir papeles de trabajo para documentar el trabajo (Word Excel PDF PowerPoint etc) Se pueden crear hojas de trabajo nuevas insertar papeles de trabajo existentes fuera de TeamMate o importar plantillas existentes en TeamStore

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Antildeadir papel de trabajo

Una vez nos situamos sobre el procedimiento que queremos documentar hacemos aparecer la barra de herramientas flotante clic sobre el icono ldquoAntildeadir PTrdquo

A la hora de disentildear las hojas de Excel es necesario tener en cuenta que por regla general no se van a imprimir sino que lo normal seraacute verlas en pantalla Por tanto deberemos procurar que las hojas de caacutelculo no se extiendan y ocupen maacutes de una pantalla

TeamMate asignaraacute automaacuteticamente un nuacutemero y una letra que hace referencia al programa y se relacionaraacute al procedimiento que tengamos resaltado Se le podraacute dar un Tiacutetulo o asignar a una persona del equipo

ldquoImportar desde ArchivordquoSe puede insertar cualquier tipo de archivo esta pestantildea nos posibilita navegar por nuestro ordenador hasta localizar el archivo correspondiente que puede estar en cualquier formato

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A traveacutes de esta opcioacuten podremos incorporar legislacioacuten o incluso paacuteginas Web siempre y cuando previamente la hayamos almacenado en nuestro PC o en nuestro entorno de red

Ejemplo Insertamos como papel de trabajo una resolucioacuten publicada en el Boletiacuten Oficial Una vez posicionados en la resolucioacuten ldquoGuardar comordquo Tipo ldquoPaacutegina Web soacutelo HTML (htmhtml)rdquo Guardada la resolucioacuten bien en red o en el disco duro la importamos desde TeamMate

Antildeadir referencia a un procedimiento de un papel de trabajo ya incluido en el TeamMateSituando el ratoacuten sobre la ventana de Refs clic sobre el botoacuten derecho ldquoCrear Hiperenlacesrdquo ldquoVinculo a Refrdquo TeamMate te permite navegar por las distintas aacutereas procedimientos o incidencias para poder seleccionar el documento que queremos insertar

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C3 Firmas y registros de acceso

Existen dos tipos diferentes de firma en TeamMate

La firma en papeles de trabajo e incidencias La firma en procedimientos de forma individual

Para firmar papeles de trabajo e incidencias hacer clic en el icono ldquoFirmadordquo en la barra flotante de herramientas y despueacutes hacer clic en ldquoPreparado porrdquo TeamMate inserta automaacuteticamente sus iniciales y la fecha

Para firmar procedimientos una vez resaltado el mismo hacer clic en el icono ovalado de la parte inferior del programa

Cada procedimiento papel de trabajo o incidencia puede ser firmado como realizado y como revisado Ademaacutes a partir del cierre de la planificacioacuten se crea un registro de las personas que acceden a los documentos y modifican algo

D- Realizacioacuten del trabajo

D1 HiperenlacesPara cruzar referencias de unos papeles de trabajo a otros pueden realizarse

De una direccioacuten ( del archivo A al B) De dos direcciones esto es de ida y vuelta (de A a B y de B a A)

En la barra flotante de TeamMate tenemos el icono de Hiperenlaces

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Viacutenculo de una direccioacutenExisten dos formas de crear el enlace

1 Posicionado en el lugar donde queremos que aparezca el Hiperenlace en la barra flotante seleccionamos el icono de Hiperenlace

Elegimos la pestantildea ldquoViacutenculo a Refrdquo y aparece un aacuterbol con todas las aacutereas y los archivos que cuelgan de cada una Pinchando en el archivo correspondiente y luego en ldquoInsertarrdquo se crea el Hiperenlace El lugar al que nos desplazaremos picando en el enlace es si el archivo destino es Excel la uacuteltima celda en que hayamos estado si es Word al inicio del documento

2 Cuando queremos dirigirnos a un lugar concreto del archivo destinoNos situamos en el lugarposicioacuten de destino del enlace y activamos el icono de HiperenlaceEn la parte superior derecha ldquocopiar destinordquoNos posicionamos en el archivo y lugar donde queremos insertar el enlaceActivamos el icono de Hiperenlace y elegimos ldquopegar viacutenculordquo ldquoinsertarrdquo

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Viacutenculo de dos direccionesSe realizariacutea de la misma forma que el procedimiento 2) anterior soacutelo que es necesario activar la casilla ldquocrear un viacutenculo de dos viacuteasrdquo antes de pinchar en ldquoinsertarrdquo

D2 IncidenciasPara introducir una incidencia (ML) en un papel de trabajo o procedimiento es necesario activar la barra flotante y dar clic en el icono de ldquoIncidenciasrdquoSe abre el primer cuadro de dialogo que nos pediraacute el nombre de la misma ldquoAceptarrdquoEn la siguiente pantalla distinguimos dos grandes aacutereas una para introducir una descripcioacuten de la incidencia y otra para efectuar la recomendacioacuten correspondiente

La incidencia quedaraacute insertada en el procedimiento o papel desde el cual hemos abierto la barra en el ejemplo (M1PS)

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Estas incidencias se almacenan automaacuteticamente en AS1 Es desde esta posicioacuten donde se nos permite cambiar el nombre firmar como preparado o revisado o incluso borrarla Una vez que se elimina una incidencia no se renumeran las demaacutes su eliminacioacuten deja su nuacutemero sin uso

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D3 Notas de seguimientoAl igual que las incidencias las notas se pueden introducir a un papel de trabajo o procedimiento y como en el caso anterior se activa la barra flotante y se selecciona el icono ldquoNotasrdquoSe debe dar clic sobre el icono ldquoNuevordquo y se abre un cuadro de diaacutelogo donde introduciremos a quien va dirigida la nota el contenido de la misma y la firmaremos como preparadaCuando guardamos y cerramos la nota se crea un hiperenlace al procedimiento u hoja de trabajo desde donde la hayamos creadoPara borrar las notas es necesario que tengan dos firmas preparador y revisor Un preparadorrevisor podraacute firmar ambas

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E- Revisioacuten del trabajo

A traveacutes de las ventanas de resumen se puede acceder de forma raacutepida a la informacioacuten deseada

NavegadorIncidenciasProcedimientosNotas de seguimientoEstado elementosEstado procedimientos

A traveacutes de procedimientos podremos saber cuaacutentos procedimientos tenemos asignados cuantos estaacuten preparados o pendientes de preparar

A traveacutes de incidencias (agrupadas por preparador o por carpeta etc) podremos ver la descripcioacuten y recomendacioacuten de cada una Para editarlas podemos acceder a ellas con doble clic

Para borrarlas seraacute necesario acceder desde el navegador a la carpeta AS

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F- TEAMSTORE

El TeamStore es una base de conocimiento de la auditoriacutea es un fichero independiente que se ubica fuera de TeamMate TeamMate puede importar (obtener) y exportar (enviar) ay desde TeamStore Por ejemplo se pueden importar programas de auditoriacutea estaacutendar del TeamStore

Los elementos que se pueden obtener desde TeamStore son Programas de auditoriacutea (PS) y procedimientos estaacutendar En cualquier momento

de la auditoriacutea se pueden antildeadir programas de auditoriacutea completos o procedimientos seleccionados a un programa de auditoriacutea existente simplemente importando desde TeamStore

Incidencias TeamStore admite la posibilidad de almacenar incidencias que se repiten frecuentemente- incluyendo recomendaciones

Miembros del equipo de auditoriacutea TeamStore puede contener una relacioacuten completa de todo el personal de auditoriacutea Durante la fase de planificacioacuten se puede hacer una importacioacuten de la lista hacia su auditoriacutea

Papeles de trabajo Plantillas

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Una vez abierta la aplicacioacuten de TeamStore ldquoAbrirrdquo navegamos hasta TTEAMMATESTORES donde se encuentra la base de datos de TeamStore

La base de datos se divide en armarios cada uno de ellos engloba los programas de trabajo dependiendo de cuaacutel sea el objeto de fiscalizacioacuten Entidades Locales Cuentas Generales Contratacioacuten (para la revisioacuten de expedientes concretos)

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G- Finalizacioacuten del Proyecto

Una vez terminados todos los trabajos relacionados con un proyecto de Auditoriacutea procede ldquofinalizarlordquo en TeamMate

Una vez ldquoTerminadordquo un proyecto de Auditoriacutea solamente podremos acceder a eacutel en modo lectura es decir para examinar su contenido pero no podremos modificar nada

Por tanto para prever la necesidad de modificaciones posteriores a la ldquofinalizacioacutenrdquo es importante tener una copia de seguridad justamente antes de la ldquofinalizacioacutenrdquo que nos permita borrar el proyecto ldquoTerminadordquo restaurar la copia de seguridad justamente previa a la finalizacioacuten introducir las modificaciones pertinentes y volver a ldquofinalizarrdquo el proyecto (con una nueva copia de seguridad que sustituiriacutea a la anterior) La obtencioacuten de eacutesta copia de seguridad forma parte del proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo

Para finalizar un proyecto hay que ser ldquoRevisorrdquo o ldquoAdministradorrdquo Es decir un ldquoPreparadorrdquo no podraacute ldquofinalizarrdquo un proyecto

A un proyecto ldquoTerminadordquo uacutenicamente podraacuten acceder a eacutel los usuarios actualmente autorizados Por ello se ha adoptado la solucioacuten de antildeadir a todos los proyectos antes de ldquofinalizarlosrdquo un usuario ldquoCAMARA COMPTOSrdquo con rol de ldquoSoacutelo Lecturardquo de manera que todos los usuarios conocedores de la contrasentildea podraacuten acceder a consultar el proyecto una vez ldquoTerminadordquo

El procedimiento para ldquofinalizarrdquo un proyecto es el siguiente

1- Antildeadir al Equipo de Trabajo un usuario denominado CAMARA COMPTOS con rol de ldquoSoacutelo LecturardquoLas instrucciones para antildeadir un nuevo miembro del Equipo de Auditoriacutea figuran en el apartado ldquo41 Configuracioacuten del equipo de auditoriacuteardquo de la presente Guiacutea (paacuteg 5)

2- Elegir la opcioacuten Archivo | Administracioacuten | Etapashellip para acceder a la ventana de ldquoCambiar Estadordquo

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3- Pulsar el 5ordm botoacuten ldquoCompletar Finalizarrdquo Se lanzaraacute el asistente para finalizar que consta de seis pasos

4- El primer paso es solamente informativo y resume las acciones que se van a realizar Pulsaremos el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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5- El segundo paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los elementos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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6- El tercer paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los procedimientos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

7- El cuarto paso va a verificar que no quedan Notas de Seguimiento sin contestar Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo sin contestar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo contestado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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8- iexclMUY IMPORTANTE NO PULSAR EL BOTOacuteN ldquoSIGUIENTErdquo DE ESTA VENTANA HASTA QUE NO SE HAYA COMPLETADO LA COPIA DE SEGURIDAD

El quinto paso es criacutetico pues es ahora cuando vamos a realizar la uacuteltima copia de seguridad Dada su importancia se ha creado una carpeta para albergar estas copias de seguridad STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS Por tanto pulsaremos el botoacuten ldquoNavegarrdquo para seleccionar dicha carpeta que quedaraacute en el primer campo de la ventana y podremos pulsar el botoacuten ldquoInicio Copia de seguridadrdquo que aparece en el segundo campo de la ventana Una vez terminada la copia pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

9- El sexto paso va a ser propiamente el proceso de finalizacioacuten de manera que todaviacutea estamos a tiempo de pulsar el botoacuten ldquoCancelarrdquo para abandonar el procedimiento sin haber realizado la ldquofinalizacioacutenrdquo del proyecto

1

2

3

STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS

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Si estamos seguros de que queremos ldquofinalizarrdquo el proyecto quedan 2 uacuteltimas decisiones

La primera decisioacuten es sobre el Histoacuterico de Firmas y Ediciones (modificaciones) y figura en la parte izquierda de la ventana Podemos elegir entre mantener solamente las firmas o mantener tanto las firmas como las edicionesAdemaacutes en el primer caso de dejar solamente las firmas podemos indicar dos opciones maacutes

o retener solamente el uacuteltimo preparador y el uacuteltimo revisor firmante o todos los habidos (puesto que se ha podido firmar varias veces)

o y limpiar las fechas de firma dejando solamente el usuario firmante

La segunda decisioacuten es sobre las Notas de Seguimiento y figura en la parte derecha de la ventana Podemos elegir entre Borrar o Mantener las Notas de Seguimiento incluidas en el proyectoUna vez elegidas todas las opciones mencionadas pulsaremos el botoacuten ldquoInicio Finalizacioacuten procesordquo

Una vez completado este proceso de Finalizacioacuten pulsaremos el botoacuten ldquoCerrarrdquo del Asistente y de la ventana ldquoCambiar Estadordquo y ya tenemos el proyecto ldquoTerminadordquo

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3 USO DE MICROSOFT EXCEL COMO HERRAMIENTA DE AUDITORIA

Excel tiene muchas funciones uacutetiles para los auditores La capacidad de poner los datos en una hoja de caacutelculo y realizar diferentes pruebas y anaacutelisis hacen de Excel una herramienta de auditoriacutea de gran alcance Es faacutecil de usar y de faacutecil acceso para la mayoriacutea de los auditores Excel puede realizar muchos tipos de pruebas analiacuteticas que incluyen la ley de Benford anaacutelisis horizontal y vertical anaacutelisis de iacutendices anaacutelisis de regresioacuten las estadiacutesticas la estratificacioacuten y el envejecimiento Tambieacuten se pueden realizar muchos tipos de anaacutelisis de datos incluyendo datos anexados y de combinacioacuten tabular cruz y la tabla dinaacutemica detectar duplicados y vaciacuteos el extracto y el filtro unir y relacionar muestra clasificar resumir y subtotal

4 CARACTERISTICAS DESEABLES DE UN SOFTWARE DE AUDITORIA

CARACTERIacuteSTICAS GENERALES

Las caracteriacutesticas generales que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Manual de Usuario Manual Teacutecnico y Material de Capacitacioacuten

bull Opciones de copiar o exportar cualquier documento como papeles de trabajo aaplicaciones ofimaacuteticas como Word Excel Power Point y otros

bull Capacidad de acumular la informacioacuten histoacuterica y ademaacutes de poderla consultar por antildeo

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bull Capacidad de poder funcionar como un todo integrado entre las diferentes etapas yprocesos de la Auditoria Planeacioacuten Administracioacuten de Riesgos Ejecucioacuten yAdministracioacuten de Papeles de Trabajo Evaluacioacuten de Administracioacuten de TI Anaacutelisis yEvaluacioacuten de Base de Datos Emisioacuten de Informes

CARACTERIacuteSTICAS DE SEGURIDAD

Las caracteriacutesticas de seguridad que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Posibilidad de definir que usuarios puedan acceder al sistema

bull Administracioacuten de los permisos de las opciones a las que tiene derecho un usuario aejecutar consultar seguacuten su cargo y aacuterea a la que pertenezca

bull Opciones de incluir pistas de auditoriacutea en procesos control de cambios lecturaescritura y modificacioacuten de parte de los usuarios

bull Copias de respaldo de la informacioacuten mediante BACKUP en medios magneacuteticosoacutepticosy COMPROBAR como recuperar los datos del Backup

5 VENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

La ventaja principal del computador es su increiacuteble velocidad El tiempo requerido para que un computador mayorice una transaccioacuten o determina su saldo de una cuenta es de aproximadamente unas pocas milloneacutesimas de segundo

bull SE PUEDEN PROCESAR EN FORMA RAPIDA Y EFICIENTE GRANDES CANTIDADES DE DATOS Las empresas grandes pueden tener cientos de miles de transacciones por diacutea Al procesar voluacutemenes tan grandes de datos los computadores pueden ahorrar gran cantidad de tiempo en cada paso del proceso contable incluyendo el registro de transacciones su traslado a las cuentas del mayor y la preparacioacuten de registros contables informes y reportes

bull SE PUEDEN TENER ACTUALIZADOS LOS SALDOS DE LAS CUENTAS La velocidad con la que un computador puede procesar los datos permite que las empresas mantengan actualizadas las cuentas del mayor auxiliar los registros de inventarios permanentes y las mayoriacuteas de las cuentas del mayor general

bull SE PUEDEN GENERAL INFOAMCIONES ADICIONALES CASI SIN COSTO EXTRA Con un sistema de contabilidad se puede llevar un diario de ventas Maacutes aun el computador puede ademaacutes reordenar esta informacioacuten para mostrar los

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totales de las ventas diarias por departamento de venta por vendedor y por un producto

bull SE PUEDE DISPONER DE RETROALIMENTACION INSTANTANEA A MEDIDA QUE VAN TENIENDO LUGAR LAS TRANSACCIONES En los sistemas computarizados en liacutenea de tiempo real (OLRT) el empleado que ejecuta la transaccioacuten puede disponer de un Terminal en comunicacioacuten directa con el computador Por tanto el empleado tiene acceso inmediato a la informacioacuten contable uacutetil para ejecutar una transaccioacuten corriente

bull SE PUEDE TENER PROCEDIMIENTOS ADICINALES DE CONTROL INTERNO EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO La aprobacioacuten de cada venta a creacutedito constituye un procedimiento de control interno del cual pueden hacer uso las capacidades uacutenicas del computador

Tal procedimiento del control puede no ser praacutectico en un sistema manual especialmente si el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no se mantiene permanente

6 DESVENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

Los sistemas computarizados tambieacuten tienen sus limitaciones pero estas limitaciones son correctivas y podriacutea decirse que son leves en comparacioacuten con los grandes beneficios que ofrece a la empresa

Las principales limitaciones son

bull Alto costo de inversioacuten al instalar un sistema computarizado

bull El costo de mantenimiento es alto y complejo

bull El alto costo en el entrenamiento del personal

bull Los programas deben ser confiables

bull La loacutegica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas

bull Elevado costo de desarrollo

bull Limitado numero de reportes y consultas

bull Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada

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bull Necesidad de mantenimiento del sistema debido a las modificaciones que habraacute tenido la aplicacioacuten en las actualizaciones o subsiguientes o por cambios de aplicaciones

En conclusioacuten podriacuteamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son en la mayor parte de iacutendole econoacutemica lo cual para muchos no es preocupante

7 SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE COMPUTACION

Los equipos informaacuteticos son instrumentos que estructuran grandes cantidades de informacioacuten la cual puede ser confidencial para la entidad y puede ser mal utilizada o divulgada a personas que hagan mal uso de esta ademaacutes pueden ocurrir robos fraudes o sabotajes que provoquen la destruccioacuten total o parcial de las actividades de procesamiento electroacutenico de datos Esta informacioacuten puede ser de suma importancia y al no contar con ella en el momento preciso puede provocar retrasos sumamente costosos

Al auditar con sistemas informaacuteticos el auditor debe verificar y constatar lo siguiente

Que no se tengan copias piratas o bien que al conectarnos en red con otras computadoras no exista la posibilidad de transmisioacuten de virus

Que se hayan implementado procesos fiacutesicos y loacutegicos para la proteccioacuten del hardware y datos procesados asiacute como a las instalaciones de ingreso al aacuterea de procesamiento de datos y servidores Contemplando las situaciones de incendios sabotajes robos cataacutestrofes naturales etc

Implementacioacuten de mecanismos para garantizar la seguridadloacutegica del software a la proteccioacuten de los datos e informacioacutenprocesos y programas asiacute como la restriccioacuten de usuarios noautorizados al acceso de la informacioacuten

8 BACK UP Y RECUPERACION

Una copia de seguridad o backupen tecnologiacutea de la informacioacuten o informaacutetica es una copia de seguridad - o el proceso de copia de seguridad - con el fin de que estas copias adicionales puedan utilizarse para restaurar el original despueacutes de una eventual peacuterdida de datos Fundamentalmente son uacutetiles para tres cosas Primero recuperarse de una cataacutestrofe informaacutetica Segundo recuperar una pequentildea cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente o corrompido

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bull Posibilidad de escribir ScriptsMacros que automaticen procedimientos de revisioacutenrutinaria en auditorias recurrentes

bull Incrementar la cobertura de revisioacuten al 100 de datos a analizar

Caracteriacutesticas especiacuteficas

bull Identificar tendencias sentildealar excepciones y destacar aacutereas que requieren atencioacuten

bull Localizar errores y fraudes potenciales mediante la comparacioacuten y el anaacutelisis dearchivos seguacuten los criterios especificados por el usuario

bull Volver a calcular y verificar saldos

bull Identificar problemas de control y asegurar el cumplimiento de las normas

bull Analizar y determinar la antiguumledad de las cuentas por cobrar cuentas por pagar u otrastransacciones a las que afecta el tiempo transcurrido

bull Recuperar gastos o ingresos perdidos detectando pagos duplicados secuenciasnumeacutericas incompletas en la facturacioacuten o servicios no facturados

bull Detectar relaciones no autorizadas entre el personal de la empresa y los proveedores y muchas maacutes

bull Funciones especiacuteficas para la auditoriacutea desde comandos tales como FaltantesDuplicados y Estratificar hasta el importante log de comandos o el historial detallado Lafuncionalidad incorporada de revisioacuten de cuentas le permite a auditores y contadores sinexperiencia teacutecnica o de programacioacuten realizar raacutepidamente anaacutelisis e informes sobredatos financieros

bull Procesa raacutepidamente millones de transacciones asegurando una cobertura del 100 yuna confianza absoluta en sus resultados

bull El Asistente de definicioacuten de datos faacutecilmente selecciona identifica y da formato a losdatos acelerando su acceso a las poderosas capacidades de anaacutelisis y generacioacuten deinformes de ACL

bull ACL puede leer y analizar cualquier tipo de datos accediendo a cualquier entorno de suorganizacioacuten (tales como Oracle SQL Server Informix AS400 IBM390 SAPtrade R3tradearchivos de informe de longitud variable archivos privados archivos tradicionalesarchivos de informe y muchos maacutes)

bull Relaciona y trabaja simultaacuteneamente con varios archivos (Modelo EntidadRelacioacuten)para hacer anaacutelisis e informes auacuten maacutes completos

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bull Crea informes en HTML para su publicacioacuten en Internet o en la Intranet de suorganizacioacuten

bull Automatiza y registra sus pasos y desarrolla aplicaciones especiales haciendo maacutesproductivas las auditoriacuteas futuras

bull Permite revisar o imprimir en cualquier momento un historial completo de sus archivospasos y resultados

232 IDEA

IDEAel que utiliza Price WaterhouseCoopers es una herramienta de PC basada en laInterrogacioacuten de Archivos para ser utilizada por auditores contadores investigadores y personalde seguridad informaacutetica Analiza los datos de diversas maneras y permite la extraccioacuten elmuestreo y la manipulacioacuten de datos para identificar errores problemas cuestiones especiacuteficasy tendencias

IDEA estaacute disentildeado para auditores internos y externos aunque el uso del software esnormalmente diferente

Tambieacuten es una valiosa herramienta para investigadores de fraude contadores yadministradores

Puede utilizarse por ejemplo para

bull Identificar elementos excepcionales

bull Realizar Anaacutelisis

bull Comprobar Caacutelculos

bull Coincidencias cruzadas de datos entre sistemas

bull Pruebas de Omisiones y Duplicados

bull Muestreo

Caracteriacutesticas Generales

bull Mantiene un registro de todas las acciones realizadas en una base de datoscomenzando con la importacioacuten de la base de datos

bull Permite realizar anaacutelisis complejos de datos extracciones de elementos poco usualesmuestras de auditoriacutea transacciones duplicadas pruebas de auditoriacutea rutinarias orecurrentes para investigaciones de fraude auditoriacuteas de seguridad y produccioacuten deinformes de gestioacuten

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bull Agregar campos (calculado) virtuales

bull Extracciones de registros seguacuten criterios utilizando operadores de comparacioacuten (lt gt =otros) loacutegicos (y o no)

bull Realizar pruebas de excepcioacuten avanzadas utilizando las funciones incorporadas deIDEA (funciones Caraacutecter Numeacutericas Coincidencia Fecha y hora Condicionales)

bull Guardar foacutermulas elaboradas con operadores aritmeacuteticos loacutegicos y funciones para suposterior uso en trabajos repetitivos o auditorias recurrentes

bull Generar informes con los anaacutelisis realizados

bull Genera Estadiacutesticas de campos Las Estadiacutesticas Numeacutericas incluyendo totalesmedia miacutenimo maacuteximo y otros valores son uacutetiles para reconciliar los datos importadosal ordenador asiacute como para proporcionar una comprensioacuten del rango de los valores quese estaacuten probando

Las Estadiacutesticas de Fecha incluyendo fecha maacutes temprana y maacutes tardiacutea son uacutetiles paraasegurarse que los datos proporcionados pertenecen al periodo correcto de la auditoriacuteaes decir pruebas de corte asiacute como anaacutelisis de los datos en un periodo

bull IDEAScript se utiliza para extender la potencia y funcionalidad del software IDEA es unlenguaje de programacioacuten especiacutefico para IDEA similar sino igual a Visual Basic paraAplicaciones (VBA) de los programas Word Excel o Access de Microsoft

bullLimitaciones de Base de Datos 32167 campos (columnas) 21 Billones registros(filas) dependiendo del sistema operativo 18 EB tamantildeo de archivo

Objetivos de Auditoriacutea con IDEA

bull Comprobacioacuten de Exactitud Una de las primeras funciones para las que puedeusarse IDEA es para sumar el archivo y comprobar la exactitud de los caacutelculos La sumadel archivo se lleva a cabo usando la opcioacuten Estadiacutesticas de Campo (disponible enImportacioacuten de Archivo) Los caacutelculos pueden verificarse usando la opcioacuten de Agregar(en el diaacutelogo Manejar Campos) o usando el botoacuten de Campos Virtuales en la Barra deHerramientas para crear un caacutelculo del elemento correspondiente o mediante unaprueba de excepcioacuten de caacutelculos erroacuteneos usando la funcioacuten de extraccioacuten La exactitudde cualquier informe de direccioacuten puede suponer un uso maacutes extenso de funcionesespeciacuteficas para lograr el resultado de generar el informe En estos casos puede sernecesario llevar a cabo una serie de uniones yo totalizaciones o caacutelculos deantiguumledad como para el caso del anaacutelisis de deuda

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bull Revisioacuten Analiacutetica IDEA puede ayudar en la preparacioacuten de datos para una revisioacutenanaliacutetica En particular puede generar anaacutelisis que no estariacutean disponibles en otroscasos La opcioacuten Estratificacioacuten (del menuacute Anaacutelisis) daraacute un perfil de la poblacioacuten enintervalos de valor en grupos de coacutedigos o en fechas Esto es particularmente uacutetil alauditar activos tales como deudores inventarios preacutestamos o para definir unadistribucioacuten de las transacciones Adicionalmente la informacioacuten puede resumirse porcoacutedigos determinados o por sub-coacutedigos Las cantidades pueden compararse tambieacutencon las de antildeos anteriores para analizar tendencias Si se necesita un anaacutelisis graacuteficopuede usarse el Asistente de Graacuteficos o lo opcioacuten Graacutefico dentro de Ver

bull Validez (Pruebas de Excepcioacuten Comparaciones y Duplicados) Las pruebas deExcepcioacuten pueden usarse para identificar elementos poco frecuentes o extrantildeos Estospueden ser cantidades excepcionalmente grandes o circunstancias donde dosconceptos de informacioacuten no se correlacionan debidamente (por ejemplo salario concategoriacutea) Tambieacuten pueden verificarse campos de informacioacuten con tablas de valoresadmisibles (por ejemplo precios hora estaacutendar)

o El Muestreo Estadiacutestico se usa normalmente para comprobar la validez de datos

de tal manera que permite la evaluacioacuten de los mismos a traveacutes de una poblacioacuten Los meacutetodos maacutes sofisticados como el Muestreo por Unidades Monetaria son difiacuteciles de implantar a mano Cuando las pruebas se refieren a comprobaciones fiacutesicas de documentacioacuten o de recursos en vez de a la comprobacioacuten de registros mecanizados las teacutecnicas de muestreo estadiacutestico son las apropiadas

o Las Pruebas de duplicados pueden ser muy eficaces en ciertas circunstancias

como en la comprobacioacuten de pagos o para buscar entradas de nuacutemerosrepetidos durante los recuentos de inventario

o Puede ser necesario unir primero dos archivos para realizar una prueba de

validez como por ejemplo el archivo de transacciones con el archivo maestrocorrespondiente

bull Integridad (Omisiones y Coincidencias) Para los test de integridad pueden utilizarsela opcioacuten de Omisiones (Nuacutemericas de Caracteres y de Fechas para que esto se puedahacer debe existir un nuacutemero secuencial en la documentacioacuten original Los archivos deinventario y de ventas pueden comprobarse para verificar ordenes de entrega conalbaranes y pedidos Tambieacuten puede ser apropiado verificar Omisiones en unasecuencia de nuacutemeros de talonarios y de nuacutemeros de identificacioacuten del inventario Otraprueba comuacuten que se puede realizar es la de hacer un cruce entre un archivo maestro(por ejemplo de contratos de mantenimiento) y uno de transacciones (por ejemplofacturas) para ver si existen registros en el maestro para los cuales no existentransacciones

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bull Corte de operaciones Se pueden realizar comprobaciones de fin de antildeo sobre elmayor de cuentas archivos de inventario o archivos de transacciones para analizarelementos con fechas o nuacutemeros de secuencia anteriores o posteriores al corte de fin deantildeo

bull Deteccioacuten de Fraudes como cruzar archivos de direcciones con los de noacutemina y libroscontables de cuentas a pagar nuacutemeros duplicados en facturas de proveedores ybuacutesquedas de coincidencias en cuentas bancarias de noacutemina con archivos maestroscorrespondientes

bull Deteccioacuten de Fraudes y la Ley de Benfordiv El anaacutelisis de la Ley de Benford esefectivo para identificar posibles valores fraudulentos Si existen valores artificiales oficticios en una base de datos la distribucioacuten de los diacutegitos dentro de la base de datospuede ser diferente a la establecida al respecto por la Ley de Benford Se pueden ver losdatos en forma graacutefica y comparar los resultados con los establecidos previamente porla Ley de Benford asiacute como tambieacuten los liacutemites maacuteximos y miacutenimos

bull Otros Objetivos de Auditoriacutea IDEA puede proporcionar tambieacuten informacioacuten uacutetil enaacutereas complejas tales como provisiones y valoraciones creando varias ldquovistasrdquo basadasen una serie de paraacutemetros diferentes Tomando como ejemplo el inventario se puedenidentificar elementos que no se han movido en 369 y 12 meses compararlos con lasventas despueacutes de fin de antildeo para ver lo que no se ha vendido y comprobar el valorneto realizable para aquellos que siacute se han vendido verificar los elementos deinventario del antildeo pasado frente a lo que no se ha vendido este antildeo Cualquierauditoriacutea o investigacioacuten de archivos que tenga necesidad de llevar a cabo anaacutelisis dedatos trabajos de caacutelculo o pruebas de excepcioacuten se beneficiaraacute con el uso de IDEA

233 TEAMMATE

TeamMate2 el que usa Price WaterhouseCoopers es un facilitador del desarrollo secuencial dela auditoriacutea Este a su vez facilita la labor de documentacioacuten de todas las tareas efectuadas enel proceso de auditoriacutea Por tanto TeamMate es un sistema de ldquoarchivo electroacutenicordquo unaherramienta fundamental para documentar auditoriacuteas de diferentes alcances ayudando a laaplicacioacuten de estaacutendares tanto en la documentacioacuten como en la revisioacuten Adicionalmente facilitala generacioacuten de informes de auditoriacutea TeamMate es usado por maacutes de 14000 auditores en275 paiacuteses alrededor del mundo

Tipos de Auditoriacutea que documenta La aplicabilidad del sistema va desde la documentacioacutende auditoriacuteas financieras de cumplimiento procedimientos operacionales investigaciones yauditoriacuteas de IT Adicionalmente es utilizado para la

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documentacioacuten de la evaluacioacuten decontroles auditoriacuteas de contratos y revisiones generales Con TeamMate se tiene acceso abases de datos de mejores praacutecticas ademaacutes se aprovecha todo el trabajo realizado enauditoriacuteas anteriores asiacute como las guiacuteas de trabajo existentes en Word y Excel Team Matepermite el seguimiento y firma de los papeles de trabajo asiacute como el mantenimiento dereferencias entre los diferentes documentos como el reporte de auditoriacutea los hallazgos y laspruebas realizadasTeamMate incluye un software de imaacutegenes el cual permite una sencilla incorporacioacuten deimaacutegenes y fotografiacuteas escaneadas criacuteticas en los papeles de trabajo

TeamMate fue desarrollado por el WorldResearch and Technology Centre dePricewaterhouseCoopers en Menlo Park California TeamMate fue finalista en la prestigiosaconferencia COMDEX y Windows World Open le dio el premio en 1994 ICAA ndash MicrosoftInnovativeTechnologyAward

Team Mate ayuda a que el proceso que tradicionalmente lleva maacutes tiempo en la ejecucioacuten de laauditoriacutea ldquola documentacioacutenrdquo se reduzca sustancialmente ayudando a que el auditor seconcentre en las actividades de mayor valor agregado

Todos los papeles de trabajo automaacuteticamente son comprimidos y encriptados cuando se cierrauna aplicacioacuten de la misma forma se respaldan los trabajos de forma automaacutetica cada vez quese termina una sesioacuten de trabajo

Arquitectura de TeamMateTeamMate posee un poderoso motor de replicacioacuten el cualpermite el trabajo en equipo tanto en redes de aacuterea local como en ambientes de acceso remotoseguacuten sea la necesidad La arquitectura el modelo de la base de datos y la replicacioacuten permiteno interrumpir el trabajo durante la etapa de revisioacuten ya que cada uno de los miembros delequipo tiene una copia ideacutentica (reacuteplica) de la base de datos lo cual permite que el resto deequipo continuacutee con el trabajo mientras se hace la revisioacuten TeamMate se integra naturalmentea cualquier sistema de correo electroacutenico para facilitar la comunicacioacuten

2Descripcioacuten extractada del documento denominado ldquoSoftware de Auditoriardquo elaborado por el Lic Jorge GuevaraEspinoza

2331 MANUAL TEAMMATE

A- Creacioacuten de un Proyecto Auditoriacutea

La creacioacuten de un nuevo proyecto se puede realizar por dos viacuteas alternativas

1A partir de una libreriacutea baacutesica e importar los programas de TeamStore

2A partir de una libreriacutea modelo dependiendo del tipo de proyecto

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A1 NUEVO PROYECTO A PARTIR DEL TEAMSTORE

Desde el Explorador de auditoriacutea clic sobre el icono de NUEVO

1) Se incluye informacioacuten de la auditoriacutea Coacutedigo Proyecto Grupo de Proyecto y NombreCoacutedigo Proyecto Nombre corto del proyecto (No admite acentos)

Grupo de Proyecto SECTOR LOCAL INSTITUCIONES PARLAMENTARIAShelliphellip

Nombre Descripcioacuten larga del proyecto Deberiacutea coincidir con la denominacioacuten oficial del trabajo

2) En el paso 2 se debe seleccionar una libreriacutea para utilizar como plantilla inicial de la auditoriacutea Podemos seleccionar la libreriacutea base de la Caacutemara de Comptos que incluye las tres carpetas principales en el fichero de auditoriacutea y aspectos como poliacuteticas terminologiacutea y marcas globales

3) Finalmente paso 3 de 3 nos solicita la identificacioacuten de la persona que va a inicializar la auditoriacutea Apellido nombre iniciales y clave Pinchamos sobre ldquoFinalizarrdquo y entramos en el nuevo proyecto

(Se ha seleccionado una libreriacutea base que contiene las tres carpetas principales y a partir de las mismas crearemos la estructura de nuestra nueva auditoriacutea)

De esta manera queda creada una auditoriacutea modelo con tres carpetas principales en el fichero de auditoriacutea

Carpeta PA Contendraacute los documentos de planificacioacuten

Carpeta AS Contendraacute tanto las incidencias creadas como los informes generados

Carpeta CG Esta carpeta estaacute vacia y contendraacute los programas de trabajo que decidamos importar del TeamStore o bien que creemos de forma manual

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Importamos los programas de trabajo estaacutendar y procedimientos de TeamStore

Para ello importamos desde TeamStore el armario area o procedimiento que nos interese

1) Seleccionar Herramientas Compartir TeamStore Obtener Programa2) Navegar al directorio que contiene el TeamStore

TTEAM MATESTORESTeamStore Caacutemara de Comptos

3) Doble clic sobre el armario ldquoModelo helliprdquo y seleccionamos todos los elementos que queremos importar

4) Seleccionar y Cerrar

A2- NUEVO PROYECTO A PARTIR DE UNA LIBRERIacuteA

Una libreriacutea podriacuteamos definirla como una plantilla con la cual se crea un nuevo proyecto

Una libreriacutea para un determinado tipo de proyecto (auditoriacutea de un ayuntamiento revisioacuten de un expediente hellip) puede contener los programas estaacutendar de trabajo terminologiacutea poliacuteticas estructura de la auditoriacutea etc De manera que la fase de planificacioacuten de una nueva auditoriacutea que se abre a partir de dicha libreriacutea puede simplificarse mucho ademaacutes de garantizar una homogeneizacioacuten entre todas las auditorias del mismo tipo

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La carpeta CG ldquoAacutereas de auditoriacuteardquo contiene todos los programas de trabajo incluidos en la libreriacutea que hemos seleccionado

Cualquier proyecto independientemente de la etapa en que se encuentre puede guardarse como una libreriacutea a partir de la cual crear proyectos futuros

1) AdministracioacutenGuardar como libreriacutea2) Destino TTEAMMATELIBRERIAS

Todo nuevo proyecto se inicia a partir de una libreriacutea bien una libreriacutea de plantilla inicial (libreriacutea base Caacutemara de Comptos) o bien proyectos ya abiertos que queremos que sirvan de base para auditorias futuras

Una libreriacutea no se puede abrir y por tanto conocer su contenido hasta que no se abre un nuevo proyecto a partir de la misma

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B- Fase de planificacioacuten

El proyecto o auditoriacutea se divide en 5 fases que habraacute que ir cerrando de las cuales la primera es la de planificacioacuten

El cierre de la fase de planificacioacuten tiene los siguientes efectos

No se podraacuten eliminar marcas globales miembros del equipo (aunque siacute se podraacuten insertar nuevos)

Se posibilita la firma de papeles y procedimientos y se inicia el registro de edicioacuten (identificacioacuten de las personas que acceden a cada procedimiento y papel)

B1- Configuracioacuten del equipo de auditoriacutea

Menuacute ArchivoAdministracioacutenEquipo o a traveacutes del icono ldquoAdminrdquoEquipo

Las funciones asignadas a los miembros del equipo se pueden cambiar durante la auditoriacutea y pueden ser las siguientes

Administrador Es preparador y revisor a la vez y ademaacutes puede finalizar la auditoriacutea y anular las contrasentildeas

Revisor Puede firmar la revisioacuten de los papeles de trabajo y procedimientos crear y borrar notas

Preparador Puede crear los papeles de trabajo notas y firmar en ldquoPreparado porrdquo

Para antildeadir un nuevo miembro del equipo dar clic en ldquoAntildeadirrdquo e introducir apellido nombre iniciales y funcioacuten del miembro del equipo Completados estos datos se hace clic en ldquoguardarrdquo Las claves de cada uno de los miembros del equipo se introducen cuando cada uno accede por primera vez

B2- Asignacioacuten de las aacutereas de trabajo y procedimientos a los miembros del equipo

Asignar aacutereas o subareas

Apretando el botoacuten derecho sobre cada una de las carpetas que contiene las aacutereas y subareas de auditoriacutea RenombrarAsignarAsignar procedimientosUn procedimiento Dentro de cada PS para cada uno de los procedimientos desplegar el menuacute de ldquoAsignacioacutenrdquoConjunto de procedimientos de un PS Seleccionar todos los procedimientos y con el botoacuten derecho Procedimientos tareas

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B3-Definicioacuten de los Tick-Marks globales

Las marcas globales que se aplicaraacuten a toda la auditoriacutea se definen en la etapa de planificacioacuten aunque posteriormente se podraacuten antildeadir marcas globales o especiacuteficas para cada papel de trabajoIcono ldquoAdminrdquo Marcas Globales Se pueden antildeadir tantos como siacutembolos se presentan y estos siacutembolos no son modificablesLas marcas globales pueden ver predefinidas como parte de la libreriacutea lo que ahorra tiempo de planificacioacuten y asegura un uso global y consistente en todas las auditorias

B4- Antildeadir nuevas aacutereas de auditoriacutea programas o procedimientos

La carpeta CG contiene todas las aacutereas de auditoriacutea cada una de las cuales contiene los programas de auditoriacutea y los papeles de trabajoEstas aacutereas y programas pueden venir dados por la libreriacutea utilizada importarse desde TeamStore o bien modificarlos de una forma manualCada aacuterea o carpeta puede dividirse en subcarpetas Cada carpeta o subcarpeta contendraacute siempre un programa de auditoriacutea y cualquier papel de trabajo antildeadido

AacutereasSituaacutendonos al nivel que queramos crear la carpeta (por ejemplo CG) clic sobre el botoacuten derecho ldquoNueva carpetardquo En el ejemplo abajo indicado crearaacute una nueva carpeta o aacuterea con la letra I Cada aacuterea de auditoriacutea nueva tendraacute una subcarpeta que contendraacute un Programa de Auditoriacutea PS en blanco En el cuadro de diaacutelogo que se abre nos pediraacute el nombre para la carpeta ldquoGrupo de componenterdquo y subcarpeta ldquoPrimer componenterdquo que por defecto le asigna el mismo nombre que al ldquoGrupo de ComponenterdquoSi por el contrario nos posicionamos en un aacuterea (por ejemplo A) crearaacute una subcarpeta (A2)

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Las referencias que TeamMate asigna a las distintas carpetas son inmodificables y por tanto el orden en que las creemos puede ser importante

De un aacuterea se pueden crear tantas subcarpetas como queramos

B5-Cierre de la etapa de planificacioacuten

Para cerrar la etapa de planificacioacuten deberemos dar clic en ldquoAdminrdquo ldquoEtapasrdquo pinchando en ldquoTrabajo de campoInicializarrdquo estaremos en condiciones de empezar la auditoriacutea

C- Organizacioacuten del trabajoTeamMate es una herramienta informaacutetica que nos permite organizar el trabajo realizado en el transcurso de la auditoriacutea y acceder a la informacioacuten almacenada de forma raacutepida a traveacutes de las ventanas de resumen Incidencias procedimientos notas de seguimiento etc

C1 Programa de trabajo

Todos los programas terminan en PS (ejemplo C1PS) Toda carpeta dentro de ldquoAacutereas o procedimientosrdquo del navegador contiene automaacuteticamente un programa de trabajo

Tanto los programas como los procedimientos se importan desde TeamStore donde previamente se han introducido los programas correspondientes a sector local ayuntamientos o a cuentas generales

Un programa de trabajo estaacute dividido en tres ventanas

Ventana Izda Incluye la lista de los procedimientos

Ventana Dcha Superior Se describe la prueba a realizar detalles y objetivos seguidos con la misma

Venta Dcha Inferior Incluye Trabajo Realizado y Conclusioacuten Contiene informacioacuten de todos los papeles de trabajo que hemos adjuntado a ese programa

Pestantildea trabajo realizadoCada procedimiento contiene una ventana de ldquotrabajo realizadordquo disentildeada para ser el meacutetodo baacutesico para documentar el trabajo La ventana no tiene liacutemite en cuanto a la cantidad de texto a almacenar (haciendo doble clic sobre el nombre de la pestantildea proporcionaraacute un aacuterea maacutes grande)

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HIPERTEXTO Desde el campo de trabajo realizado se puede hacer referencia a cualquier papel de trabajo o procedimiento incluido en el TeamMate simplemente tecleando la referencia como texto (ejemplo C11) Pinchando dos veces sobre dicha referencia nos llevaraacute a ese papel de trabajo o procedimiento

Cuadro RefsAparecen las referencias de los papeles de trabajo relacionados con el procedimiento resaltadoPosicionados en la ventana de Refs clic botoacuten dcho nos permite borrar o antildeadir hiperenlaces a ese procedimiento Si lo que queremos es borrar un papel de trabajo tendremos que hacerlo desde el navegador esta ventana soacutelo gestiona hiperenlaces a los procedimientos

Siacutembolos que indican en que fase se encuentra cada procedimiento o papel de trabajoEn fase de preparacioacuten Firmado como realizado Firmado como revisado

C2 Papeles de trabajo

Tambieacuten se pueden antildeadir papeles de trabajo para documentar el trabajo (Word Excel PDF PowerPoint etc) Se pueden crear hojas de trabajo nuevas insertar papeles de trabajo existentes fuera de TeamMate o importar plantillas existentes en TeamStore

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Antildeadir papel de trabajo

Una vez nos situamos sobre el procedimiento que queremos documentar hacemos aparecer la barra de herramientas flotante clic sobre el icono ldquoAntildeadir PTrdquo

A la hora de disentildear las hojas de Excel es necesario tener en cuenta que por regla general no se van a imprimir sino que lo normal seraacute verlas en pantalla Por tanto deberemos procurar que las hojas de caacutelculo no se extiendan y ocupen maacutes de una pantalla

TeamMate asignaraacute automaacuteticamente un nuacutemero y una letra que hace referencia al programa y se relacionaraacute al procedimiento que tengamos resaltado Se le podraacute dar un Tiacutetulo o asignar a una persona del equipo

ldquoImportar desde ArchivordquoSe puede insertar cualquier tipo de archivo esta pestantildea nos posibilita navegar por nuestro ordenador hasta localizar el archivo correspondiente que puede estar en cualquier formato

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A traveacutes de esta opcioacuten podremos incorporar legislacioacuten o incluso paacuteginas Web siempre y cuando previamente la hayamos almacenado en nuestro PC o en nuestro entorno de red

Ejemplo Insertamos como papel de trabajo una resolucioacuten publicada en el Boletiacuten Oficial Una vez posicionados en la resolucioacuten ldquoGuardar comordquo Tipo ldquoPaacutegina Web soacutelo HTML (htmhtml)rdquo Guardada la resolucioacuten bien en red o en el disco duro la importamos desde TeamMate

Antildeadir referencia a un procedimiento de un papel de trabajo ya incluido en el TeamMateSituando el ratoacuten sobre la ventana de Refs clic sobre el botoacuten derecho ldquoCrear Hiperenlacesrdquo ldquoVinculo a Refrdquo TeamMate te permite navegar por las distintas aacutereas procedimientos o incidencias para poder seleccionar el documento que queremos insertar

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C3 Firmas y registros de acceso

Existen dos tipos diferentes de firma en TeamMate

La firma en papeles de trabajo e incidencias La firma en procedimientos de forma individual

Para firmar papeles de trabajo e incidencias hacer clic en el icono ldquoFirmadordquo en la barra flotante de herramientas y despueacutes hacer clic en ldquoPreparado porrdquo TeamMate inserta automaacuteticamente sus iniciales y la fecha

Para firmar procedimientos una vez resaltado el mismo hacer clic en el icono ovalado de la parte inferior del programa

Cada procedimiento papel de trabajo o incidencia puede ser firmado como realizado y como revisado Ademaacutes a partir del cierre de la planificacioacuten se crea un registro de las personas que acceden a los documentos y modifican algo

D- Realizacioacuten del trabajo

D1 HiperenlacesPara cruzar referencias de unos papeles de trabajo a otros pueden realizarse

De una direccioacuten ( del archivo A al B) De dos direcciones esto es de ida y vuelta (de A a B y de B a A)

En la barra flotante de TeamMate tenemos el icono de Hiperenlaces

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Viacutenculo de una direccioacutenExisten dos formas de crear el enlace

1 Posicionado en el lugar donde queremos que aparezca el Hiperenlace en la barra flotante seleccionamos el icono de Hiperenlace

Elegimos la pestantildea ldquoViacutenculo a Refrdquo y aparece un aacuterbol con todas las aacutereas y los archivos que cuelgan de cada una Pinchando en el archivo correspondiente y luego en ldquoInsertarrdquo se crea el Hiperenlace El lugar al que nos desplazaremos picando en el enlace es si el archivo destino es Excel la uacuteltima celda en que hayamos estado si es Word al inicio del documento

2 Cuando queremos dirigirnos a un lugar concreto del archivo destinoNos situamos en el lugarposicioacuten de destino del enlace y activamos el icono de HiperenlaceEn la parte superior derecha ldquocopiar destinordquoNos posicionamos en el archivo y lugar donde queremos insertar el enlaceActivamos el icono de Hiperenlace y elegimos ldquopegar viacutenculordquo ldquoinsertarrdquo

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Viacutenculo de dos direccionesSe realizariacutea de la misma forma que el procedimiento 2) anterior soacutelo que es necesario activar la casilla ldquocrear un viacutenculo de dos viacuteasrdquo antes de pinchar en ldquoinsertarrdquo

D2 IncidenciasPara introducir una incidencia (ML) en un papel de trabajo o procedimiento es necesario activar la barra flotante y dar clic en el icono de ldquoIncidenciasrdquoSe abre el primer cuadro de dialogo que nos pediraacute el nombre de la misma ldquoAceptarrdquoEn la siguiente pantalla distinguimos dos grandes aacutereas una para introducir una descripcioacuten de la incidencia y otra para efectuar la recomendacioacuten correspondiente

La incidencia quedaraacute insertada en el procedimiento o papel desde el cual hemos abierto la barra en el ejemplo (M1PS)

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Estas incidencias se almacenan automaacuteticamente en AS1 Es desde esta posicioacuten donde se nos permite cambiar el nombre firmar como preparado o revisado o incluso borrarla Una vez que se elimina una incidencia no se renumeran las demaacutes su eliminacioacuten deja su nuacutemero sin uso

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D3 Notas de seguimientoAl igual que las incidencias las notas se pueden introducir a un papel de trabajo o procedimiento y como en el caso anterior se activa la barra flotante y se selecciona el icono ldquoNotasrdquoSe debe dar clic sobre el icono ldquoNuevordquo y se abre un cuadro de diaacutelogo donde introduciremos a quien va dirigida la nota el contenido de la misma y la firmaremos como preparadaCuando guardamos y cerramos la nota se crea un hiperenlace al procedimiento u hoja de trabajo desde donde la hayamos creadoPara borrar las notas es necesario que tengan dos firmas preparador y revisor Un preparadorrevisor podraacute firmar ambas

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E- Revisioacuten del trabajo

A traveacutes de las ventanas de resumen se puede acceder de forma raacutepida a la informacioacuten deseada

NavegadorIncidenciasProcedimientosNotas de seguimientoEstado elementosEstado procedimientos

A traveacutes de procedimientos podremos saber cuaacutentos procedimientos tenemos asignados cuantos estaacuten preparados o pendientes de preparar

A traveacutes de incidencias (agrupadas por preparador o por carpeta etc) podremos ver la descripcioacuten y recomendacioacuten de cada una Para editarlas podemos acceder a ellas con doble clic

Para borrarlas seraacute necesario acceder desde el navegador a la carpeta AS

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F- TEAMSTORE

El TeamStore es una base de conocimiento de la auditoriacutea es un fichero independiente que se ubica fuera de TeamMate TeamMate puede importar (obtener) y exportar (enviar) ay desde TeamStore Por ejemplo se pueden importar programas de auditoriacutea estaacutendar del TeamStore

Los elementos que se pueden obtener desde TeamStore son Programas de auditoriacutea (PS) y procedimientos estaacutendar En cualquier momento

de la auditoriacutea se pueden antildeadir programas de auditoriacutea completos o procedimientos seleccionados a un programa de auditoriacutea existente simplemente importando desde TeamStore

Incidencias TeamStore admite la posibilidad de almacenar incidencias que se repiten frecuentemente- incluyendo recomendaciones

Miembros del equipo de auditoriacutea TeamStore puede contener una relacioacuten completa de todo el personal de auditoriacutea Durante la fase de planificacioacuten se puede hacer una importacioacuten de la lista hacia su auditoriacutea

Papeles de trabajo Plantillas

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Una vez abierta la aplicacioacuten de TeamStore ldquoAbrirrdquo navegamos hasta TTEAMMATESTORES donde se encuentra la base de datos de TeamStore

La base de datos se divide en armarios cada uno de ellos engloba los programas de trabajo dependiendo de cuaacutel sea el objeto de fiscalizacioacuten Entidades Locales Cuentas Generales Contratacioacuten (para la revisioacuten de expedientes concretos)

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G- Finalizacioacuten del Proyecto

Una vez terminados todos los trabajos relacionados con un proyecto de Auditoriacutea procede ldquofinalizarlordquo en TeamMate

Una vez ldquoTerminadordquo un proyecto de Auditoriacutea solamente podremos acceder a eacutel en modo lectura es decir para examinar su contenido pero no podremos modificar nada

Por tanto para prever la necesidad de modificaciones posteriores a la ldquofinalizacioacutenrdquo es importante tener una copia de seguridad justamente antes de la ldquofinalizacioacutenrdquo que nos permita borrar el proyecto ldquoTerminadordquo restaurar la copia de seguridad justamente previa a la finalizacioacuten introducir las modificaciones pertinentes y volver a ldquofinalizarrdquo el proyecto (con una nueva copia de seguridad que sustituiriacutea a la anterior) La obtencioacuten de eacutesta copia de seguridad forma parte del proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo

Para finalizar un proyecto hay que ser ldquoRevisorrdquo o ldquoAdministradorrdquo Es decir un ldquoPreparadorrdquo no podraacute ldquofinalizarrdquo un proyecto

A un proyecto ldquoTerminadordquo uacutenicamente podraacuten acceder a eacutel los usuarios actualmente autorizados Por ello se ha adoptado la solucioacuten de antildeadir a todos los proyectos antes de ldquofinalizarlosrdquo un usuario ldquoCAMARA COMPTOSrdquo con rol de ldquoSoacutelo Lecturardquo de manera que todos los usuarios conocedores de la contrasentildea podraacuten acceder a consultar el proyecto una vez ldquoTerminadordquo

El procedimiento para ldquofinalizarrdquo un proyecto es el siguiente

1- Antildeadir al Equipo de Trabajo un usuario denominado CAMARA COMPTOS con rol de ldquoSoacutelo LecturardquoLas instrucciones para antildeadir un nuevo miembro del Equipo de Auditoriacutea figuran en el apartado ldquo41 Configuracioacuten del equipo de auditoriacuteardquo de la presente Guiacutea (paacuteg 5)

2- Elegir la opcioacuten Archivo | Administracioacuten | Etapashellip para acceder a la ventana de ldquoCambiar Estadordquo

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3- Pulsar el 5ordm botoacuten ldquoCompletar Finalizarrdquo Se lanzaraacute el asistente para finalizar que consta de seis pasos

4- El primer paso es solamente informativo y resume las acciones que se van a realizar Pulsaremos el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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5- El segundo paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los elementos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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6- El tercer paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los procedimientos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

7- El cuarto paso va a verificar que no quedan Notas de Seguimiento sin contestar Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo sin contestar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo contestado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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8- iexclMUY IMPORTANTE NO PULSAR EL BOTOacuteN ldquoSIGUIENTErdquo DE ESTA VENTANA HASTA QUE NO SE HAYA COMPLETADO LA COPIA DE SEGURIDAD

El quinto paso es criacutetico pues es ahora cuando vamos a realizar la uacuteltima copia de seguridad Dada su importancia se ha creado una carpeta para albergar estas copias de seguridad STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS Por tanto pulsaremos el botoacuten ldquoNavegarrdquo para seleccionar dicha carpeta que quedaraacute en el primer campo de la ventana y podremos pulsar el botoacuten ldquoInicio Copia de seguridadrdquo que aparece en el segundo campo de la ventana Una vez terminada la copia pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

9- El sexto paso va a ser propiamente el proceso de finalizacioacuten de manera que todaviacutea estamos a tiempo de pulsar el botoacuten ldquoCancelarrdquo para abandonar el procedimiento sin haber realizado la ldquofinalizacioacutenrdquo del proyecto

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STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS

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Si estamos seguros de que queremos ldquofinalizarrdquo el proyecto quedan 2 uacuteltimas decisiones

La primera decisioacuten es sobre el Histoacuterico de Firmas y Ediciones (modificaciones) y figura en la parte izquierda de la ventana Podemos elegir entre mantener solamente las firmas o mantener tanto las firmas como las edicionesAdemaacutes en el primer caso de dejar solamente las firmas podemos indicar dos opciones maacutes

o retener solamente el uacuteltimo preparador y el uacuteltimo revisor firmante o todos los habidos (puesto que se ha podido firmar varias veces)

o y limpiar las fechas de firma dejando solamente el usuario firmante

La segunda decisioacuten es sobre las Notas de Seguimiento y figura en la parte derecha de la ventana Podemos elegir entre Borrar o Mantener las Notas de Seguimiento incluidas en el proyectoUna vez elegidas todas las opciones mencionadas pulsaremos el botoacuten ldquoInicio Finalizacioacuten procesordquo

Una vez completado este proceso de Finalizacioacuten pulsaremos el botoacuten ldquoCerrarrdquo del Asistente y de la ventana ldquoCambiar Estadordquo y ya tenemos el proyecto ldquoTerminadordquo

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3 USO DE MICROSOFT EXCEL COMO HERRAMIENTA DE AUDITORIA

Excel tiene muchas funciones uacutetiles para los auditores La capacidad de poner los datos en una hoja de caacutelculo y realizar diferentes pruebas y anaacutelisis hacen de Excel una herramienta de auditoriacutea de gran alcance Es faacutecil de usar y de faacutecil acceso para la mayoriacutea de los auditores Excel puede realizar muchos tipos de pruebas analiacuteticas que incluyen la ley de Benford anaacutelisis horizontal y vertical anaacutelisis de iacutendices anaacutelisis de regresioacuten las estadiacutesticas la estratificacioacuten y el envejecimiento Tambieacuten se pueden realizar muchos tipos de anaacutelisis de datos incluyendo datos anexados y de combinacioacuten tabular cruz y la tabla dinaacutemica detectar duplicados y vaciacuteos el extracto y el filtro unir y relacionar muestra clasificar resumir y subtotal

4 CARACTERISTICAS DESEABLES DE UN SOFTWARE DE AUDITORIA

CARACTERIacuteSTICAS GENERALES

Las caracteriacutesticas generales que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Manual de Usuario Manual Teacutecnico y Material de Capacitacioacuten

bull Opciones de copiar o exportar cualquier documento como papeles de trabajo aaplicaciones ofimaacuteticas como Word Excel Power Point y otros

bull Capacidad de acumular la informacioacuten histoacuterica y ademaacutes de poderla consultar por antildeo

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bull Capacidad de poder funcionar como un todo integrado entre las diferentes etapas yprocesos de la Auditoria Planeacioacuten Administracioacuten de Riesgos Ejecucioacuten yAdministracioacuten de Papeles de Trabajo Evaluacioacuten de Administracioacuten de TI Anaacutelisis yEvaluacioacuten de Base de Datos Emisioacuten de Informes

CARACTERIacuteSTICAS DE SEGURIDAD

Las caracteriacutesticas de seguridad que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Posibilidad de definir que usuarios puedan acceder al sistema

bull Administracioacuten de los permisos de las opciones a las que tiene derecho un usuario aejecutar consultar seguacuten su cargo y aacuterea a la que pertenezca

bull Opciones de incluir pistas de auditoriacutea en procesos control de cambios lecturaescritura y modificacioacuten de parte de los usuarios

bull Copias de respaldo de la informacioacuten mediante BACKUP en medios magneacuteticosoacutepticosy COMPROBAR como recuperar los datos del Backup

5 VENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

La ventaja principal del computador es su increiacuteble velocidad El tiempo requerido para que un computador mayorice una transaccioacuten o determina su saldo de una cuenta es de aproximadamente unas pocas milloneacutesimas de segundo

bull SE PUEDEN PROCESAR EN FORMA RAPIDA Y EFICIENTE GRANDES CANTIDADES DE DATOS Las empresas grandes pueden tener cientos de miles de transacciones por diacutea Al procesar voluacutemenes tan grandes de datos los computadores pueden ahorrar gran cantidad de tiempo en cada paso del proceso contable incluyendo el registro de transacciones su traslado a las cuentas del mayor y la preparacioacuten de registros contables informes y reportes

bull SE PUEDEN TENER ACTUALIZADOS LOS SALDOS DE LAS CUENTAS La velocidad con la que un computador puede procesar los datos permite que las empresas mantengan actualizadas las cuentas del mayor auxiliar los registros de inventarios permanentes y las mayoriacuteas de las cuentas del mayor general

bull SE PUEDEN GENERAL INFOAMCIONES ADICIONALES CASI SIN COSTO EXTRA Con un sistema de contabilidad se puede llevar un diario de ventas Maacutes aun el computador puede ademaacutes reordenar esta informacioacuten para mostrar los

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totales de las ventas diarias por departamento de venta por vendedor y por un producto

bull SE PUEDE DISPONER DE RETROALIMENTACION INSTANTANEA A MEDIDA QUE VAN TENIENDO LUGAR LAS TRANSACCIONES En los sistemas computarizados en liacutenea de tiempo real (OLRT) el empleado que ejecuta la transaccioacuten puede disponer de un Terminal en comunicacioacuten directa con el computador Por tanto el empleado tiene acceso inmediato a la informacioacuten contable uacutetil para ejecutar una transaccioacuten corriente

bull SE PUEDE TENER PROCEDIMIENTOS ADICINALES DE CONTROL INTERNO EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO La aprobacioacuten de cada venta a creacutedito constituye un procedimiento de control interno del cual pueden hacer uso las capacidades uacutenicas del computador

Tal procedimiento del control puede no ser praacutectico en un sistema manual especialmente si el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no se mantiene permanente

6 DESVENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

Los sistemas computarizados tambieacuten tienen sus limitaciones pero estas limitaciones son correctivas y podriacutea decirse que son leves en comparacioacuten con los grandes beneficios que ofrece a la empresa

Las principales limitaciones son

bull Alto costo de inversioacuten al instalar un sistema computarizado

bull El costo de mantenimiento es alto y complejo

bull El alto costo en el entrenamiento del personal

bull Los programas deben ser confiables

bull La loacutegica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas

bull Elevado costo de desarrollo

bull Limitado numero de reportes y consultas

bull Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada

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bull Necesidad de mantenimiento del sistema debido a las modificaciones que habraacute tenido la aplicacioacuten en las actualizaciones o subsiguientes o por cambios de aplicaciones

En conclusioacuten podriacuteamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son en la mayor parte de iacutendole econoacutemica lo cual para muchos no es preocupante

7 SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE COMPUTACION

Los equipos informaacuteticos son instrumentos que estructuran grandes cantidades de informacioacuten la cual puede ser confidencial para la entidad y puede ser mal utilizada o divulgada a personas que hagan mal uso de esta ademaacutes pueden ocurrir robos fraudes o sabotajes que provoquen la destruccioacuten total o parcial de las actividades de procesamiento electroacutenico de datos Esta informacioacuten puede ser de suma importancia y al no contar con ella en el momento preciso puede provocar retrasos sumamente costosos

Al auditar con sistemas informaacuteticos el auditor debe verificar y constatar lo siguiente

Que no se tengan copias piratas o bien que al conectarnos en red con otras computadoras no exista la posibilidad de transmisioacuten de virus

Que se hayan implementado procesos fiacutesicos y loacutegicos para la proteccioacuten del hardware y datos procesados asiacute como a las instalaciones de ingreso al aacuterea de procesamiento de datos y servidores Contemplando las situaciones de incendios sabotajes robos cataacutestrofes naturales etc

Implementacioacuten de mecanismos para garantizar la seguridadloacutegica del software a la proteccioacuten de los datos e informacioacutenprocesos y programas asiacute como la restriccioacuten de usuarios noautorizados al acceso de la informacioacuten

8 BACK UP Y RECUPERACION

Una copia de seguridad o backupen tecnologiacutea de la informacioacuten o informaacutetica es una copia de seguridad - o el proceso de copia de seguridad - con el fin de que estas copias adicionales puedan utilizarse para restaurar el original despueacutes de una eventual peacuterdida de datos Fundamentalmente son uacutetiles para tres cosas Primero recuperarse de una cataacutestrofe informaacutetica Segundo recuperar una pequentildea cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente o corrompido

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bull Crea informes en HTML para su publicacioacuten en Internet o en la Intranet de suorganizacioacuten

bull Automatiza y registra sus pasos y desarrolla aplicaciones especiales haciendo maacutesproductivas las auditoriacuteas futuras

bull Permite revisar o imprimir en cualquier momento un historial completo de sus archivospasos y resultados

232 IDEA

IDEAel que utiliza Price WaterhouseCoopers es una herramienta de PC basada en laInterrogacioacuten de Archivos para ser utilizada por auditores contadores investigadores y personalde seguridad informaacutetica Analiza los datos de diversas maneras y permite la extraccioacuten elmuestreo y la manipulacioacuten de datos para identificar errores problemas cuestiones especiacuteficasy tendencias

IDEA estaacute disentildeado para auditores internos y externos aunque el uso del software esnormalmente diferente

Tambieacuten es una valiosa herramienta para investigadores de fraude contadores yadministradores

Puede utilizarse por ejemplo para

bull Identificar elementos excepcionales

bull Realizar Anaacutelisis

bull Comprobar Caacutelculos

bull Coincidencias cruzadas de datos entre sistemas

bull Pruebas de Omisiones y Duplicados

bull Muestreo

Caracteriacutesticas Generales

bull Mantiene un registro de todas las acciones realizadas en una base de datoscomenzando con la importacioacuten de la base de datos

bull Permite realizar anaacutelisis complejos de datos extracciones de elementos poco usualesmuestras de auditoriacutea transacciones duplicadas pruebas de auditoriacutea rutinarias orecurrentes para investigaciones de fraude auditoriacuteas de seguridad y produccioacuten deinformes de gestioacuten

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bull Agregar campos (calculado) virtuales

bull Extracciones de registros seguacuten criterios utilizando operadores de comparacioacuten (lt gt =otros) loacutegicos (y o no)

bull Realizar pruebas de excepcioacuten avanzadas utilizando las funciones incorporadas deIDEA (funciones Caraacutecter Numeacutericas Coincidencia Fecha y hora Condicionales)

bull Guardar foacutermulas elaboradas con operadores aritmeacuteticos loacutegicos y funciones para suposterior uso en trabajos repetitivos o auditorias recurrentes

bull Generar informes con los anaacutelisis realizados

bull Genera Estadiacutesticas de campos Las Estadiacutesticas Numeacutericas incluyendo totalesmedia miacutenimo maacuteximo y otros valores son uacutetiles para reconciliar los datos importadosal ordenador asiacute como para proporcionar una comprensioacuten del rango de los valores quese estaacuten probando

Las Estadiacutesticas de Fecha incluyendo fecha maacutes temprana y maacutes tardiacutea son uacutetiles paraasegurarse que los datos proporcionados pertenecen al periodo correcto de la auditoriacuteaes decir pruebas de corte asiacute como anaacutelisis de los datos en un periodo

bull IDEAScript se utiliza para extender la potencia y funcionalidad del software IDEA es unlenguaje de programacioacuten especiacutefico para IDEA similar sino igual a Visual Basic paraAplicaciones (VBA) de los programas Word Excel o Access de Microsoft

bullLimitaciones de Base de Datos 32167 campos (columnas) 21 Billones registros(filas) dependiendo del sistema operativo 18 EB tamantildeo de archivo

Objetivos de Auditoriacutea con IDEA

bull Comprobacioacuten de Exactitud Una de las primeras funciones para las que puedeusarse IDEA es para sumar el archivo y comprobar la exactitud de los caacutelculos La sumadel archivo se lleva a cabo usando la opcioacuten Estadiacutesticas de Campo (disponible enImportacioacuten de Archivo) Los caacutelculos pueden verificarse usando la opcioacuten de Agregar(en el diaacutelogo Manejar Campos) o usando el botoacuten de Campos Virtuales en la Barra deHerramientas para crear un caacutelculo del elemento correspondiente o mediante unaprueba de excepcioacuten de caacutelculos erroacuteneos usando la funcioacuten de extraccioacuten La exactitudde cualquier informe de direccioacuten puede suponer un uso maacutes extenso de funcionesespeciacuteficas para lograr el resultado de generar el informe En estos casos puede sernecesario llevar a cabo una serie de uniones yo totalizaciones o caacutelculos deantiguumledad como para el caso del anaacutelisis de deuda

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bull Revisioacuten Analiacutetica IDEA puede ayudar en la preparacioacuten de datos para una revisioacutenanaliacutetica En particular puede generar anaacutelisis que no estariacutean disponibles en otroscasos La opcioacuten Estratificacioacuten (del menuacute Anaacutelisis) daraacute un perfil de la poblacioacuten enintervalos de valor en grupos de coacutedigos o en fechas Esto es particularmente uacutetil alauditar activos tales como deudores inventarios preacutestamos o para definir unadistribucioacuten de las transacciones Adicionalmente la informacioacuten puede resumirse porcoacutedigos determinados o por sub-coacutedigos Las cantidades pueden compararse tambieacutencon las de antildeos anteriores para analizar tendencias Si se necesita un anaacutelisis graacuteficopuede usarse el Asistente de Graacuteficos o lo opcioacuten Graacutefico dentro de Ver

bull Validez (Pruebas de Excepcioacuten Comparaciones y Duplicados) Las pruebas deExcepcioacuten pueden usarse para identificar elementos poco frecuentes o extrantildeos Estospueden ser cantidades excepcionalmente grandes o circunstancias donde dosconceptos de informacioacuten no se correlacionan debidamente (por ejemplo salario concategoriacutea) Tambieacuten pueden verificarse campos de informacioacuten con tablas de valoresadmisibles (por ejemplo precios hora estaacutendar)

o El Muestreo Estadiacutestico se usa normalmente para comprobar la validez de datos

de tal manera que permite la evaluacioacuten de los mismos a traveacutes de una poblacioacuten Los meacutetodos maacutes sofisticados como el Muestreo por Unidades Monetaria son difiacuteciles de implantar a mano Cuando las pruebas se refieren a comprobaciones fiacutesicas de documentacioacuten o de recursos en vez de a la comprobacioacuten de registros mecanizados las teacutecnicas de muestreo estadiacutestico son las apropiadas

o Las Pruebas de duplicados pueden ser muy eficaces en ciertas circunstancias

como en la comprobacioacuten de pagos o para buscar entradas de nuacutemerosrepetidos durante los recuentos de inventario

o Puede ser necesario unir primero dos archivos para realizar una prueba de

validez como por ejemplo el archivo de transacciones con el archivo maestrocorrespondiente

bull Integridad (Omisiones y Coincidencias) Para los test de integridad pueden utilizarsela opcioacuten de Omisiones (Nuacutemericas de Caracteres y de Fechas para que esto se puedahacer debe existir un nuacutemero secuencial en la documentacioacuten original Los archivos deinventario y de ventas pueden comprobarse para verificar ordenes de entrega conalbaranes y pedidos Tambieacuten puede ser apropiado verificar Omisiones en unasecuencia de nuacutemeros de talonarios y de nuacutemeros de identificacioacuten del inventario Otraprueba comuacuten que se puede realizar es la de hacer un cruce entre un archivo maestro(por ejemplo de contratos de mantenimiento) y uno de transacciones (por ejemplofacturas) para ver si existen registros en el maestro para los cuales no existentransacciones

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bull Corte de operaciones Se pueden realizar comprobaciones de fin de antildeo sobre elmayor de cuentas archivos de inventario o archivos de transacciones para analizarelementos con fechas o nuacutemeros de secuencia anteriores o posteriores al corte de fin deantildeo

bull Deteccioacuten de Fraudes como cruzar archivos de direcciones con los de noacutemina y libroscontables de cuentas a pagar nuacutemeros duplicados en facturas de proveedores ybuacutesquedas de coincidencias en cuentas bancarias de noacutemina con archivos maestroscorrespondientes

bull Deteccioacuten de Fraudes y la Ley de Benfordiv El anaacutelisis de la Ley de Benford esefectivo para identificar posibles valores fraudulentos Si existen valores artificiales oficticios en una base de datos la distribucioacuten de los diacutegitos dentro de la base de datospuede ser diferente a la establecida al respecto por la Ley de Benford Se pueden ver losdatos en forma graacutefica y comparar los resultados con los establecidos previamente porla Ley de Benford asiacute como tambieacuten los liacutemites maacuteximos y miacutenimos

bull Otros Objetivos de Auditoriacutea IDEA puede proporcionar tambieacuten informacioacuten uacutetil enaacutereas complejas tales como provisiones y valoraciones creando varias ldquovistasrdquo basadasen una serie de paraacutemetros diferentes Tomando como ejemplo el inventario se puedenidentificar elementos que no se han movido en 369 y 12 meses compararlos con lasventas despueacutes de fin de antildeo para ver lo que no se ha vendido y comprobar el valorneto realizable para aquellos que siacute se han vendido verificar los elementos deinventario del antildeo pasado frente a lo que no se ha vendido este antildeo Cualquierauditoriacutea o investigacioacuten de archivos que tenga necesidad de llevar a cabo anaacutelisis dedatos trabajos de caacutelculo o pruebas de excepcioacuten se beneficiaraacute con el uso de IDEA

233 TEAMMATE

TeamMate2 el que usa Price WaterhouseCoopers es un facilitador del desarrollo secuencial dela auditoriacutea Este a su vez facilita la labor de documentacioacuten de todas las tareas efectuadas enel proceso de auditoriacutea Por tanto TeamMate es un sistema de ldquoarchivo electroacutenicordquo unaherramienta fundamental para documentar auditoriacuteas de diferentes alcances ayudando a laaplicacioacuten de estaacutendares tanto en la documentacioacuten como en la revisioacuten Adicionalmente facilitala generacioacuten de informes de auditoriacutea TeamMate es usado por maacutes de 14000 auditores en275 paiacuteses alrededor del mundo

Tipos de Auditoriacutea que documenta La aplicabilidad del sistema va desde la documentacioacutende auditoriacuteas financieras de cumplimiento procedimientos operacionales investigaciones yauditoriacuteas de IT Adicionalmente es utilizado para la

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documentacioacuten de la evaluacioacuten decontroles auditoriacuteas de contratos y revisiones generales Con TeamMate se tiene acceso abases de datos de mejores praacutecticas ademaacutes se aprovecha todo el trabajo realizado enauditoriacuteas anteriores asiacute como las guiacuteas de trabajo existentes en Word y Excel Team Matepermite el seguimiento y firma de los papeles de trabajo asiacute como el mantenimiento dereferencias entre los diferentes documentos como el reporte de auditoriacutea los hallazgos y laspruebas realizadasTeamMate incluye un software de imaacutegenes el cual permite una sencilla incorporacioacuten deimaacutegenes y fotografiacuteas escaneadas criacuteticas en los papeles de trabajo

TeamMate fue desarrollado por el WorldResearch and Technology Centre dePricewaterhouseCoopers en Menlo Park California TeamMate fue finalista en la prestigiosaconferencia COMDEX y Windows World Open le dio el premio en 1994 ICAA ndash MicrosoftInnovativeTechnologyAward

Team Mate ayuda a que el proceso que tradicionalmente lleva maacutes tiempo en la ejecucioacuten de laauditoriacutea ldquola documentacioacutenrdquo se reduzca sustancialmente ayudando a que el auditor seconcentre en las actividades de mayor valor agregado

Todos los papeles de trabajo automaacuteticamente son comprimidos y encriptados cuando se cierrauna aplicacioacuten de la misma forma se respaldan los trabajos de forma automaacutetica cada vez quese termina una sesioacuten de trabajo

Arquitectura de TeamMateTeamMate posee un poderoso motor de replicacioacuten el cualpermite el trabajo en equipo tanto en redes de aacuterea local como en ambientes de acceso remotoseguacuten sea la necesidad La arquitectura el modelo de la base de datos y la replicacioacuten permiteno interrumpir el trabajo durante la etapa de revisioacuten ya que cada uno de los miembros delequipo tiene una copia ideacutentica (reacuteplica) de la base de datos lo cual permite que el resto deequipo continuacutee con el trabajo mientras se hace la revisioacuten TeamMate se integra naturalmentea cualquier sistema de correo electroacutenico para facilitar la comunicacioacuten

2Descripcioacuten extractada del documento denominado ldquoSoftware de Auditoriardquo elaborado por el Lic Jorge GuevaraEspinoza

2331 MANUAL TEAMMATE

A- Creacioacuten de un Proyecto Auditoriacutea

La creacioacuten de un nuevo proyecto se puede realizar por dos viacuteas alternativas

1A partir de una libreriacutea baacutesica e importar los programas de TeamStore

2A partir de una libreriacutea modelo dependiendo del tipo de proyecto

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A1 NUEVO PROYECTO A PARTIR DEL TEAMSTORE

Desde el Explorador de auditoriacutea clic sobre el icono de NUEVO

1) Se incluye informacioacuten de la auditoriacutea Coacutedigo Proyecto Grupo de Proyecto y NombreCoacutedigo Proyecto Nombre corto del proyecto (No admite acentos)

Grupo de Proyecto SECTOR LOCAL INSTITUCIONES PARLAMENTARIAShelliphellip

Nombre Descripcioacuten larga del proyecto Deberiacutea coincidir con la denominacioacuten oficial del trabajo

2) En el paso 2 se debe seleccionar una libreriacutea para utilizar como plantilla inicial de la auditoriacutea Podemos seleccionar la libreriacutea base de la Caacutemara de Comptos que incluye las tres carpetas principales en el fichero de auditoriacutea y aspectos como poliacuteticas terminologiacutea y marcas globales

3) Finalmente paso 3 de 3 nos solicita la identificacioacuten de la persona que va a inicializar la auditoriacutea Apellido nombre iniciales y clave Pinchamos sobre ldquoFinalizarrdquo y entramos en el nuevo proyecto

(Se ha seleccionado una libreriacutea base que contiene las tres carpetas principales y a partir de las mismas crearemos la estructura de nuestra nueva auditoriacutea)

De esta manera queda creada una auditoriacutea modelo con tres carpetas principales en el fichero de auditoriacutea

Carpeta PA Contendraacute los documentos de planificacioacuten

Carpeta AS Contendraacute tanto las incidencias creadas como los informes generados

Carpeta CG Esta carpeta estaacute vacia y contendraacute los programas de trabajo que decidamos importar del TeamStore o bien que creemos de forma manual

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Importamos los programas de trabajo estaacutendar y procedimientos de TeamStore

Para ello importamos desde TeamStore el armario area o procedimiento que nos interese

1) Seleccionar Herramientas Compartir TeamStore Obtener Programa2) Navegar al directorio que contiene el TeamStore

TTEAM MATESTORESTeamStore Caacutemara de Comptos

3) Doble clic sobre el armario ldquoModelo helliprdquo y seleccionamos todos los elementos que queremos importar

4) Seleccionar y Cerrar

A2- NUEVO PROYECTO A PARTIR DE UNA LIBRERIacuteA

Una libreriacutea podriacuteamos definirla como una plantilla con la cual se crea un nuevo proyecto

Una libreriacutea para un determinado tipo de proyecto (auditoriacutea de un ayuntamiento revisioacuten de un expediente hellip) puede contener los programas estaacutendar de trabajo terminologiacutea poliacuteticas estructura de la auditoriacutea etc De manera que la fase de planificacioacuten de una nueva auditoriacutea que se abre a partir de dicha libreriacutea puede simplificarse mucho ademaacutes de garantizar una homogeneizacioacuten entre todas las auditorias del mismo tipo

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La carpeta CG ldquoAacutereas de auditoriacuteardquo contiene todos los programas de trabajo incluidos en la libreriacutea que hemos seleccionado

Cualquier proyecto independientemente de la etapa en que se encuentre puede guardarse como una libreriacutea a partir de la cual crear proyectos futuros

1) AdministracioacutenGuardar como libreriacutea2) Destino TTEAMMATELIBRERIAS

Todo nuevo proyecto se inicia a partir de una libreriacutea bien una libreriacutea de plantilla inicial (libreriacutea base Caacutemara de Comptos) o bien proyectos ya abiertos que queremos que sirvan de base para auditorias futuras

Una libreriacutea no se puede abrir y por tanto conocer su contenido hasta que no se abre un nuevo proyecto a partir de la misma

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B- Fase de planificacioacuten

El proyecto o auditoriacutea se divide en 5 fases que habraacute que ir cerrando de las cuales la primera es la de planificacioacuten

El cierre de la fase de planificacioacuten tiene los siguientes efectos

No se podraacuten eliminar marcas globales miembros del equipo (aunque siacute se podraacuten insertar nuevos)

Se posibilita la firma de papeles y procedimientos y se inicia el registro de edicioacuten (identificacioacuten de las personas que acceden a cada procedimiento y papel)

B1- Configuracioacuten del equipo de auditoriacutea

Menuacute ArchivoAdministracioacutenEquipo o a traveacutes del icono ldquoAdminrdquoEquipo

Las funciones asignadas a los miembros del equipo se pueden cambiar durante la auditoriacutea y pueden ser las siguientes

Administrador Es preparador y revisor a la vez y ademaacutes puede finalizar la auditoriacutea y anular las contrasentildeas

Revisor Puede firmar la revisioacuten de los papeles de trabajo y procedimientos crear y borrar notas

Preparador Puede crear los papeles de trabajo notas y firmar en ldquoPreparado porrdquo

Para antildeadir un nuevo miembro del equipo dar clic en ldquoAntildeadirrdquo e introducir apellido nombre iniciales y funcioacuten del miembro del equipo Completados estos datos se hace clic en ldquoguardarrdquo Las claves de cada uno de los miembros del equipo se introducen cuando cada uno accede por primera vez

B2- Asignacioacuten de las aacutereas de trabajo y procedimientos a los miembros del equipo

Asignar aacutereas o subareas

Apretando el botoacuten derecho sobre cada una de las carpetas que contiene las aacutereas y subareas de auditoriacutea RenombrarAsignarAsignar procedimientosUn procedimiento Dentro de cada PS para cada uno de los procedimientos desplegar el menuacute de ldquoAsignacioacutenrdquoConjunto de procedimientos de un PS Seleccionar todos los procedimientos y con el botoacuten derecho Procedimientos tareas

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B3-Definicioacuten de los Tick-Marks globales

Las marcas globales que se aplicaraacuten a toda la auditoriacutea se definen en la etapa de planificacioacuten aunque posteriormente se podraacuten antildeadir marcas globales o especiacuteficas para cada papel de trabajoIcono ldquoAdminrdquo Marcas Globales Se pueden antildeadir tantos como siacutembolos se presentan y estos siacutembolos no son modificablesLas marcas globales pueden ver predefinidas como parte de la libreriacutea lo que ahorra tiempo de planificacioacuten y asegura un uso global y consistente en todas las auditorias

B4- Antildeadir nuevas aacutereas de auditoriacutea programas o procedimientos

La carpeta CG contiene todas las aacutereas de auditoriacutea cada una de las cuales contiene los programas de auditoriacutea y los papeles de trabajoEstas aacutereas y programas pueden venir dados por la libreriacutea utilizada importarse desde TeamStore o bien modificarlos de una forma manualCada aacuterea o carpeta puede dividirse en subcarpetas Cada carpeta o subcarpeta contendraacute siempre un programa de auditoriacutea y cualquier papel de trabajo antildeadido

AacutereasSituaacutendonos al nivel que queramos crear la carpeta (por ejemplo CG) clic sobre el botoacuten derecho ldquoNueva carpetardquo En el ejemplo abajo indicado crearaacute una nueva carpeta o aacuterea con la letra I Cada aacuterea de auditoriacutea nueva tendraacute una subcarpeta que contendraacute un Programa de Auditoriacutea PS en blanco En el cuadro de diaacutelogo que se abre nos pediraacute el nombre para la carpeta ldquoGrupo de componenterdquo y subcarpeta ldquoPrimer componenterdquo que por defecto le asigna el mismo nombre que al ldquoGrupo de ComponenterdquoSi por el contrario nos posicionamos en un aacuterea (por ejemplo A) crearaacute una subcarpeta (A2)

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Las referencias que TeamMate asigna a las distintas carpetas son inmodificables y por tanto el orden en que las creemos puede ser importante

De un aacuterea se pueden crear tantas subcarpetas como queramos

B5-Cierre de la etapa de planificacioacuten

Para cerrar la etapa de planificacioacuten deberemos dar clic en ldquoAdminrdquo ldquoEtapasrdquo pinchando en ldquoTrabajo de campoInicializarrdquo estaremos en condiciones de empezar la auditoriacutea

C- Organizacioacuten del trabajoTeamMate es una herramienta informaacutetica que nos permite organizar el trabajo realizado en el transcurso de la auditoriacutea y acceder a la informacioacuten almacenada de forma raacutepida a traveacutes de las ventanas de resumen Incidencias procedimientos notas de seguimiento etc

C1 Programa de trabajo

Todos los programas terminan en PS (ejemplo C1PS) Toda carpeta dentro de ldquoAacutereas o procedimientosrdquo del navegador contiene automaacuteticamente un programa de trabajo

Tanto los programas como los procedimientos se importan desde TeamStore donde previamente se han introducido los programas correspondientes a sector local ayuntamientos o a cuentas generales

Un programa de trabajo estaacute dividido en tres ventanas

Ventana Izda Incluye la lista de los procedimientos

Ventana Dcha Superior Se describe la prueba a realizar detalles y objetivos seguidos con la misma

Venta Dcha Inferior Incluye Trabajo Realizado y Conclusioacuten Contiene informacioacuten de todos los papeles de trabajo que hemos adjuntado a ese programa

Pestantildea trabajo realizadoCada procedimiento contiene una ventana de ldquotrabajo realizadordquo disentildeada para ser el meacutetodo baacutesico para documentar el trabajo La ventana no tiene liacutemite en cuanto a la cantidad de texto a almacenar (haciendo doble clic sobre el nombre de la pestantildea proporcionaraacute un aacuterea maacutes grande)

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HIPERTEXTO Desde el campo de trabajo realizado se puede hacer referencia a cualquier papel de trabajo o procedimiento incluido en el TeamMate simplemente tecleando la referencia como texto (ejemplo C11) Pinchando dos veces sobre dicha referencia nos llevaraacute a ese papel de trabajo o procedimiento

Cuadro RefsAparecen las referencias de los papeles de trabajo relacionados con el procedimiento resaltadoPosicionados en la ventana de Refs clic botoacuten dcho nos permite borrar o antildeadir hiperenlaces a ese procedimiento Si lo que queremos es borrar un papel de trabajo tendremos que hacerlo desde el navegador esta ventana soacutelo gestiona hiperenlaces a los procedimientos

Siacutembolos que indican en que fase se encuentra cada procedimiento o papel de trabajoEn fase de preparacioacuten Firmado como realizado Firmado como revisado

C2 Papeles de trabajo

Tambieacuten se pueden antildeadir papeles de trabajo para documentar el trabajo (Word Excel PDF PowerPoint etc) Se pueden crear hojas de trabajo nuevas insertar papeles de trabajo existentes fuera de TeamMate o importar plantillas existentes en TeamStore

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Antildeadir papel de trabajo

Una vez nos situamos sobre el procedimiento que queremos documentar hacemos aparecer la barra de herramientas flotante clic sobre el icono ldquoAntildeadir PTrdquo

A la hora de disentildear las hojas de Excel es necesario tener en cuenta que por regla general no se van a imprimir sino que lo normal seraacute verlas en pantalla Por tanto deberemos procurar que las hojas de caacutelculo no se extiendan y ocupen maacutes de una pantalla

TeamMate asignaraacute automaacuteticamente un nuacutemero y una letra que hace referencia al programa y se relacionaraacute al procedimiento que tengamos resaltado Se le podraacute dar un Tiacutetulo o asignar a una persona del equipo

ldquoImportar desde ArchivordquoSe puede insertar cualquier tipo de archivo esta pestantildea nos posibilita navegar por nuestro ordenador hasta localizar el archivo correspondiente que puede estar en cualquier formato

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A traveacutes de esta opcioacuten podremos incorporar legislacioacuten o incluso paacuteginas Web siempre y cuando previamente la hayamos almacenado en nuestro PC o en nuestro entorno de red

Ejemplo Insertamos como papel de trabajo una resolucioacuten publicada en el Boletiacuten Oficial Una vez posicionados en la resolucioacuten ldquoGuardar comordquo Tipo ldquoPaacutegina Web soacutelo HTML (htmhtml)rdquo Guardada la resolucioacuten bien en red o en el disco duro la importamos desde TeamMate

Antildeadir referencia a un procedimiento de un papel de trabajo ya incluido en el TeamMateSituando el ratoacuten sobre la ventana de Refs clic sobre el botoacuten derecho ldquoCrear Hiperenlacesrdquo ldquoVinculo a Refrdquo TeamMate te permite navegar por las distintas aacutereas procedimientos o incidencias para poder seleccionar el documento que queremos insertar

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C3 Firmas y registros de acceso

Existen dos tipos diferentes de firma en TeamMate

La firma en papeles de trabajo e incidencias La firma en procedimientos de forma individual

Para firmar papeles de trabajo e incidencias hacer clic en el icono ldquoFirmadordquo en la barra flotante de herramientas y despueacutes hacer clic en ldquoPreparado porrdquo TeamMate inserta automaacuteticamente sus iniciales y la fecha

Para firmar procedimientos una vez resaltado el mismo hacer clic en el icono ovalado de la parte inferior del programa

Cada procedimiento papel de trabajo o incidencia puede ser firmado como realizado y como revisado Ademaacutes a partir del cierre de la planificacioacuten se crea un registro de las personas que acceden a los documentos y modifican algo

D- Realizacioacuten del trabajo

D1 HiperenlacesPara cruzar referencias de unos papeles de trabajo a otros pueden realizarse

De una direccioacuten ( del archivo A al B) De dos direcciones esto es de ida y vuelta (de A a B y de B a A)

En la barra flotante de TeamMate tenemos el icono de Hiperenlaces

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Viacutenculo de una direccioacutenExisten dos formas de crear el enlace

1 Posicionado en el lugar donde queremos que aparezca el Hiperenlace en la barra flotante seleccionamos el icono de Hiperenlace

Elegimos la pestantildea ldquoViacutenculo a Refrdquo y aparece un aacuterbol con todas las aacutereas y los archivos que cuelgan de cada una Pinchando en el archivo correspondiente y luego en ldquoInsertarrdquo se crea el Hiperenlace El lugar al que nos desplazaremos picando en el enlace es si el archivo destino es Excel la uacuteltima celda en que hayamos estado si es Word al inicio del documento

2 Cuando queremos dirigirnos a un lugar concreto del archivo destinoNos situamos en el lugarposicioacuten de destino del enlace y activamos el icono de HiperenlaceEn la parte superior derecha ldquocopiar destinordquoNos posicionamos en el archivo y lugar donde queremos insertar el enlaceActivamos el icono de Hiperenlace y elegimos ldquopegar viacutenculordquo ldquoinsertarrdquo

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Viacutenculo de dos direccionesSe realizariacutea de la misma forma que el procedimiento 2) anterior soacutelo que es necesario activar la casilla ldquocrear un viacutenculo de dos viacuteasrdquo antes de pinchar en ldquoinsertarrdquo

D2 IncidenciasPara introducir una incidencia (ML) en un papel de trabajo o procedimiento es necesario activar la barra flotante y dar clic en el icono de ldquoIncidenciasrdquoSe abre el primer cuadro de dialogo que nos pediraacute el nombre de la misma ldquoAceptarrdquoEn la siguiente pantalla distinguimos dos grandes aacutereas una para introducir una descripcioacuten de la incidencia y otra para efectuar la recomendacioacuten correspondiente

La incidencia quedaraacute insertada en el procedimiento o papel desde el cual hemos abierto la barra en el ejemplo (M1PS)

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Estas incidencias se almacenan automaacuteticamente en AS1 Es desde esta posicioacuten donde se nos permite cambiar el nombre firmar como preparado o revisado o incluso borrarla Una vez que se elimina una incidencia no se renumeran las demaacutes su eliminacioacuten deja su nuacutemero sin uso

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D3 Notas de seguimientoAl igual que las incidencias las notas se pueden introducir a un papel de trabajo o procedimiento y como en el caso anterior se activa la barra flotante y se selecciona el icono ldquoNotasrdquoSe debe dar clic sobre el icono ldquoNuevordquo y se abre un cuadro de diaacutelogo donde introduciremos a quien va dirigida la nota el contenido de la misma y la firmaremos como preparadaCuando guardamos y cerramos la nota se crea un hiperenlace al procedimiento u hoja de trabajo desde donde la hayamos creadoPara borrar las notas es necesario que tengan dos firmas preparador y revisor Un preparadorrevisor podraacute firmar ambas

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E- Revisioacuten del trabajo

A traveacutes de las ventanas de resumen se puede acceder de forma raacutepida a la informacioacuten deseada

NavegadorIncidenciasProcedimientosNotas de seguimientoEstado elementosEstado procedimientos

A traveacutes de procedimientos podremos saber cuaacutentos procedimientos tenemos asignados cuantos estaacuten preparados o pendientes de preparar

A traveacutes de incidencias (agrupadas por preparador o por carpeta etc) podremos ver la descripcioacuten y recomendacioacuten de cada una Para editarlas podemos acceder a ellas con doble clic

Para borrarlas seraacute necesario acceder desde el navegador a la carpeta AS

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F- TEAMSTORE

El TeamStore es una base de conocimiento de la auditoriacutea es un fichero independiente que se ubica fuera de TeamMate TeamMate puede importar (obtener) y exportar (enviar) ay desde TeamStore Por ejemplo se pueden importar programas de auditoriacutea estaacutendar del TeamStore

Los elementos que se pueden obtener desde TeamStore son Programas de auditoriacutea (PS) y procedimientos estaacutendar En cualquier momento

de la auditoriacutea se pueden antildeadir programas de auditoriacutea completos o procedimientos seleccionados a un programa de auditoriacutea existente simplemente importando desde TeamStore

Incidencias TeamStore admite la posibilidad de almacenar incidencias que se repiten frecuentemente- incluyendo recomendaciones

Miembros del equipo de auditoriacutea TeamStore puede contener una relacioacuten completa de todo el personal de auditoriacutea Durante la fase de planificacioacuten se puede hacer una importacioacuten de la lista hacia su auditoriacutea

Papeles de trabajo Plantillas

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Una vez abierta la aplicacioacuten de TeamStore ldquoAbrirrdquo navegamos hasta TTEAMMATESTORES donde se encuentra la base de datos de TeamStore

La base de datos se divide en armarios cada uno de ellos engloba los programas de trabajo dependiendo de cuaacutel sea el objeto de fiscalizacioacuten Entidades Locales Cuentas Generales Contratacioacuten (para la revisioacuten de expedientes concretos)

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G- Finalizacioacuten del Proyecto

Una vez terminados todos los trabajos relacionados con un proyecto de Auditoriacutea procede ldquofinalizarlordquo en TeamMate

Una vez ldquoTerminadordquo un proyecto de Auditoriacutea solamente podremos acceder a eacutel en modo lectura es decir para examinar su contenido pero no podremos modificar nada

Por tanto para prever la necesidad de modificaciones posteriores a la ldquofinalizacioacutenrdquo es importante tener una copia de seguridad justamente antes de la ldquofinalizacioacutenrdquo que nos permita borrar el proyecto ldquoTerminadordquo restaurar la copia de seguridad justamente previa a la finalizacioacuten introducir las modificaciones pertinentes y volver a ldquofinalizarrdquo el proyecto (con una nueva copia de seguridad que sustituiriacutea a la anterior) La obtencioacuten de eacutesta copia de seguridad forma parte del proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo

Para finalizar un proyecto hay que ser ldquoRevisorrdquo o ldquoAdministradorrdquo Es decir un ldquoPreparadorrdquo no podraacute ldquofinalizarrdquo un proyecto

A un proyecto ldquoTerminadordquo uacutenicamente podraacuten acceder a eacutel los usuarios actualmente autorizados Por ello se ha adoptado la solucioacuten de antildeadir a todos los proyectos antes de ldquofinalizarlosrdquo un usuario ldquoCAMARA COMPTOSrdquo con rol de ldquoSoacutelo Lecturardquo de manera que todos los usuarios conocedores de la contrasentildea podraacuten acceder a consultar el proyecto una vez ldquoTerminadordquo

El procedimiento para ldquofinalizarrdquo un proyecto es el siguiente

1- Antildeadir al Equipo de Trabajo un usuario denominado CAMARA COMPTOS con rol de ldquoSoacutelo LecturardquoLas instrucciones para antildeadir un nuevo miembro del Equipo de Auditoriacutea figuran en el apartado ldquo41 Configuracioacuten del equipo de auditoriacuteardquo de la presente Guiacutea (paacuteg 5)

2- Elegir la opcioacuten Archivo | Administracioacuten | Etapashellip para acceder a la ventana de ldquoCambiar Estadordquo

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3- Pulsar el 5ordm botoacuten ldquoCompletar Finalizarrdquo Se lanzaraacute el asistente para finalizar que consta de seis pasos

4- El primer paso es solamente informativo y resume las acciones que se van a realizar Pulsaremos el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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5- El segundo paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los elementos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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6- El tercer paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los procedimientos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

7- El cuarto paso va a verificar que no quedan Notas de Seguimiento sin contestar Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo sin contestar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo contestado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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8- iexclMUY IMPORTANTE NO PULSAR EL BOTOacuteN ldquoSIGUIENTErdquo DE ESTA VENTANA HASTA QUE NO SE HAYA COMPLETADO LA COPIA DE SEGURIDAD

El quinto paso es criacutetico pues es ahora cuando vamos a realizar la uacuteltima copia de seguridad Dada su importancia se ha creado una carpeta para albergar estas copias de seguridad STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS Por tanto pulsaremos el botoacuten ldquoNavegarrdquo para seleccionar dicha carpeta que quedaraacute en el primer campo de la ventana y podremos pulsar el botoacuten ldquoInicio Copia de seguridadrdquo que aparece en el segundo campo de la ventana Una vez terminada la copia pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

9- El sexto paso va a ser propiamente el proceso de finalizacioacuten de manera que todaviacutea estamos a tiempo de pulsar el botoacuten ldquoCancelarrdquo para abandonar el procedimiento sin haber realizado la ldquofinalizacioacutenrdquo del proyecto

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STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS

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Si estamos seguros de que queremos ldquofinalizarrdquo el proyecto quedan 2 uacuteltimas decisiones

La primera decisioacuten es sobre el Histoacuterico de Firmas y Ediciones (modificaciones) y figura en la parte izquierda de la ventana Podemos elegir entre mantener solamente las firmas o mantener tanto las firmas como las edicionesAdemaacutes en el primer caso de dejar solamente las firmas podemos indicar dos opciones maacutes

o retener solamente el uacuteltimo preparador y el uacuteltimo revisor firmante o todos los habidos (puesto que se ha podido firmar varias veces)

o y limpiar las fechas de firma dejando solamente el usuario firmante

La segunda decisioacuten es sobre las Notas de Seguimiento y figura en la parte derecha de la ventana Podemos elegir entre Borrar o Mantener las Notas de Seguimiento incluidas en el proyectoUna vez elegidas todas las opciones mencionadas pulsaremos el botoacuten ldquoInicio Finalizacioacuten procesordquo

Una vez completado este proceso de Finalizacioacuten pulsaremos el botoacuten ldquoCerrarrdquo del Asistente y de la ventana ldquoCambiar Estadordquo y ya tenemos el proyecto ldquoTerminadordquo

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3 USO DE MICROSOFT EXCEL COMO HERRAMIENTA DE AUDITORIA

Excel tiene muchas funciones uacutetiles para los auditores La capacidad de poner los datos en una hoja de caacutelculo y realizar diferentes pruebas y anaacutelisis hacen de Excel una herramienta de auditoriacutea de gran alcance Es faacutecil de usar y de faacutecil acceso para la mayoriacutea de los auditores Excel puede realizar muchos tipos de pruebas analiacuteticas que incluyen la ley de Benford anaacutelisis horizontal y vertical anaacutelisis de iacutendices anaacutelisis de regresioacuten las estadiacutesticas la estratificacioacuten y el envejecimiento Tambieacuten se pueden realizar muchos tipos de anaacutelisis de datos incluyendo datos anexados y de combinacioacuten tabular cruz y la tabla dinaacutemica detectar duplicados y vaciacuteos el extracto y el filtro unir y relacionar muestra clasificar resumir y subtotal

4 CARACTERISTICAS DESEABLES DE UN SOFTWARE DE AUDITORIA

CARACTERIacuteSTICAS GENERALES

Las caracteriacutesticas generales que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Manual de Usuario Manual Teacutecnico y Material de Capacitacioacuten

bull Opciones de copiar o exportar cualquier documento como papeles de trabajo aaplicaciones ofimaacuteticas como Word Excel Power Point y otros

bull Capacidad de acumular la informacioacuten histoacuterica y ademaacutes de poderla consultar por antildeo

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bull Capacidad de poder funcionar como un todo integrado entre las diferentes etapas yprocesos de la Auditoria Planeacioacuten Administracioacuten de Riesgos Ejecucioacuten yAdministracioacuten de Papeles de Trabajo Evaluacioacuten de Administracioacuten de TI Anaacutelisis yEvaluacioacuten de Base de Datos Emisioacuten de Informes

CARACTERIacuteSTICAS DE SEGURIDAD

Las caracteriacutesticas de seguridad que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Posibilidad de definir que usuarios puedan acceder al sistema

bull Administracioacuten de los permisos de las opciones a las que tiene derecho un usuario aejecutar consultar seguacuten su cargo y aacuterea a la que pertenezca

bull Opciones de incluir pistas de auditoriacutea en procesos control de cambios lecturaescritura y modificacioacuten de parte de los usuarios

bull Copias de respaldo de la informacioacuten mediante BACKUP en medios magneacuteticosoacutepticosy COMPROBAR como recuperar los datos del Backup

5 VENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

La ventaja principal del computador es su increiacuteble velocidad El tiempo requerido para que un computador mayorice una transaccioacuten o determina su saldo de una cuenta es de aproximadamente unas pocas milloneacutesimas de segundo

bull SE PUEDEN PROCESAR EN FORMA RAPIDA Y EFICIENTE GRANDES CANTIDADES DE DATOS Las empresas grandes pueden tener cientos de miles de transacciones por diacutea Al procesar voluacutemenes tan grandes de datos los computadores pueden ahorrar gran cantidad de tiempo en cada paso del proceso contable incluyendo el registro de transacciones su traslado a las cuentas del mayor y la preparacioacuten de registros contables informes y reportes

bull SE PUEDEN TENER ACTUALIZADOS LOS SALDOS DE LAS CUENTAS La velocidad con la que un computador puede procesar los datos permite que las empresas mantengan actualizadas las cuentas del mayor auxiliar los registros de inventarios permanentes y las mayoriacuteas de las cuentas del mayor general

bull SE PUEDEN GENERAL INFOAMCIONES ADICIONALES CASI SIN COSTO EXTRA Con un sistema de contabilidad se puede llevar un diario de ventas Maacutes aun el computador puede ademaacutes reordenar esta informacioacuten para mostrar los

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totales de las ventas diarias por departamento de venta por vendedor y por un producto

bull SE PUEDE DISPONER DE RETROALIMENTACION INSTANTANEA A MEDIDA QUE VAN TENIENDO LUGAR LAS TRANSACCIONES En los sistemas computarizados en liacutenea de tiempo real (OLRT) el empleado que ejecuta la transaccioacuten puede disponer de un Terminal en comunicacioacuten directa con el computador Por tanto el empleado tiene acceso inmediato a la informacioacuten contable uacutetil para ejecutar una transaccioacuten corriente

bull SE PUEDE TENER PROCEDIMIENTOS ADICINALES DE CONTROL INTERNO EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO La aprobacioacuten de cada venta a creacutedito constituye un procedimiento de control interno del cual pueden hacer uso las capacidades uacutenicas del computador

Tal procedimiento del control puede no ser praacutectico en un sistema manual especialmente si el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no se mantiene permanente

6 DESVENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

Los sistemas computarizados tambieacuten tienen sus limitaciones pero estas limitaciones son correctivas y podriacutea decirse que son leves en comparacioacuten con los grandes beneficios que ofrece a la empresa

Las principales limitaciones son

bull Alto costo de inversioacuten al instalar un sistema computarizado

bull El costo de mantenimiento es alto y complejo

bull El alto costo en el entrenamiento del personal

bull Los programas deben ser confiables

bull La loacutegica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas

bull Elevado costo de desarrollo

bull Limitado numero de reportes y consultas

bull Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada

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bull Necesidad de mantenimiento del sistema debido a las modificaciones que habraacute tenido la aplicacioacuten en las actualizaciones o subsiguientes o por cambios de aplicaciones

En conclusioacuten podriacuteamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son en la mayor parte de iacutendole econoacutemica lo cual para muchos no es preocupante

7 SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE COMPUTACION

Los equipos informaacuteticos son instrumentos que estructuran grandes cantidades de informacioacuten la cual puede ser confidencial para la entidad y puede ser mal utilizada o divulgada a personas que hagan mal uso de esta ademaacutes pueden ocurrir robos fraudes o sabotajes que provoquen la destruccioacuten total o parcial de las actividades de procesamiento electroacutenico de datos Esta informacioacuten puede ser de suma importancia y al no contar con ella en el momento preciso puede provocar retrasos sumamente costosos

Al auditar con sistemas informaacuteticos el auditor debe verificar y constatar lo siguiente

Que no se tengan copias piratas o bien que al conectarnos en red con otras computadoras no exista la posibilidad de transmisioacuten de virus

Que se hayan implementado procesos fiacutesicos y loacutegicos para la proteccioacuten del hardware y datos procesados asiacute como a las instalaciones de ingreso al aacuterea de procesamiento de datos y servidores Contemplando las situaciones de incendios sabotajes robos cataacutestrofes naturales etc

Implementacioacuten de mecanismos para garantizar la seguridadloacutegica del software a la proteccioacuten de los datos e informacioacutenprocesos y programas asiacute como la restriccioacuten de usuarios noautorizados al acceso de la informacioacuten

8 BACK UP Y RECUPERACION

Una copia de seguridad o backupen tecnologiacutea de la informacioacuten o informaacutetica es una copia de seguridad - o el proceso de copia de seguridad - con el fin de que estas copias adicionales puedan utilizarse para restaurar el original despueacutes de una eventual peacuterdida de datos Fundamentalmente son uacutetiles para tres cosas Primero recuperarse de una cataacutestrofe informaacutetica Segundo recuperar una pequentildea cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente o corrompido

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bull Agregar campos (calculado) virtuales

bull Extracciones de registros seguacuten criterios utilizando operadores de comparacioacuten (lt gt =otros) loacutegicos (y o no)

bull Realizar pruebas de excepcioacuten avanzadas utilizando las funciones incorporadas deIDEA (funciones Caraacutecter Numeacutericas Coincidencia Fecha y hora Condicionales)

bull Guardar foacutermulas elaboradas con operadores aritmeacuteticos loacutegicos y funciones para suposterior uso en trabajos repetitivos o auditorias recurrentes

bull Generar informes con los anaacutelisis realizados

bull Genera Estadiacutesticas de campos Las Estadiacutesticas Numeacutericas incluyendo totalesmedia miacutenimo maacuteximo y otros valores son uacutetiles para reconciliar los datos importadosal ordenador asiacute como para proporcionar una comprensioacuten del rango de los valores quese estaacuten probando

Las Estadiacutesticas de Fecha incluyendo fecha maacutes temprana y maacutes tardiacutea son uacutetiles paraasegurarse que los datos proporcionados pertenecen al periodo correcto de la auditoriacuteaes decir pruebas de corte asiacute como anaacutelisis de los datos en un periodo

bull IDEAScript se utiliza para extender la potencia y funcionalidad del software IDEA es unlenguaje de programacioacuten especiacutefico para IDEA similar sino igual a Visual Basic paraAplicaciones (VBA) de los programas Word Excel o Access de Microsoft

bullLimitaciones de Base de Datos 32167 campos (columnas) 21 Billones registros(filas) dependiendo del sistema operativo 18 EB tamantildeo de archivo

Objetivos de Auditoriacutea con IDEA

bull Comprobacioacuten de Exactitud Una de las primeras funciones para las que puedeusarse IDEA es para sumar el archivo y comprobar la exactitud de los caacutelculos La sumadel archivo se lleva a cabo usando la opcioacuten Estadiacutesticas de Campo (disponible enImportacioacuten de Archivo) Los caacutelculos pueden verificarse usando la opcioacuten de Agregar(en el diaacutelogo Manejar Campos) o usando el botoacuten de Campos Virtuales en la Barra deHerramientas para crear un caacutelculo del elemento correspondiente o mediante unaprueba de excepcioacuten de caacutelculos erroacuteneos usando la funcioacuten de extraccioacuten La exactitudde cualquier informe de direccioacuten puede suponer un uso maacutes extenso de funcionesespeciacuteficas para lograr el resultado de generar el informe En estos casos puede sernecesario llevar a cabo una serie de uniones yo totalizaciones o caacutelculos deantiguumledad como para el caso del anaacutelisis de deuda

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bull Revisioacuten Analiacutetica IDEA puede ayudar en la preparacioacuten de datos para una revisioacutenanaliacutetica En particular puede generar anaacutelisis que no estariacutean disponibles en otroscasos La opcioacuten Estratificacioacuten (del menuacute Anaacutelisis) daraacute un perfil de la poblacioacuten enintervalos de valor en grupos de coacutedigos o en fechas Esto es particularmente uacutetil alauditar activos tales como deudores inventarios preacutestamos o para definir unadistribucioacuten de las transacciones Adicionalmente la informacioacuten puede resumirse porcoacutedigos determinados o por sub-coacutedigos Las cantidades pueden compararse tambieacutencon las de antildeos anteriores para analizar tendencias Si se necesita un anaacutelisis graacuteficopuede usarse el Asistente de Graacuteficos o lo opcioacuten Graacutefico dentro de Ver

bull Validez (Pruebas de Excepcioacuten Comparaciones y Duplicados) Las pruebas deExcepcioacuten pueden usarse para identificar elementos poco frecuentes o extrantildeos Estospueden ser cantidades excepcionalmente grandes o circunstancias donde dosconceptos de informacioacuten no se correlacionan debidamente (por ejemplo salario concategoriacutea) Tambieacuten pueden verificarse campos de informacioacuten con tablas de valoresadmisibles (por ejemplo precios hora estaacutendar)

o El Muestreo Estadiacutestico se usa normalmente para comprobar la validez de datos

de tal manera que permite la evaluacioacuten de los mismos a traveacutes de una poblacioacuten Los meacutetodos maacutes sofisticados como el Muestreo por Unidades Monetaria son difiacuteciles de implantar a mano Cuando las pruebas se refieren a comprobaciones fiacutesicas de documentacioacuten o de recursos en vez de a la comprobacioacuten de registros mecanizados las teacutecnicas de muestreo estadiacutestico son las apropiadas

o Las Pruebas de duplicados pueden ser muy eficaces en ciertas circunstancias

como en la comprobacioacuten de pagos o para buscar entradas de nuacutemerosrepetidos durante los recuentos de inventario

o Puede ser necesario unir primero dos archivos para realizar una prueba de

validez como por ejemplo el archivo de transacciones con el archivo maestrocorrespondiente

bull Integridad (Omisiones y Coincidencias) Para los test de integridad pueden utilizarsela opcioacuten de Omisiones (Nuacutemericas de Caracteres y de Fechas para que esto se puedahacer debe existir un nuacutemero secuencial en la documentacioacuten original Los archivos deinventario y de ventas pueden comprobarse para verificar ordenes de entrega conalbaranes y pedidos Tambieacuten puede ser apropiado verificar Omisiones en unasecuencia de nuacutemeros de talonarios y de nuacutemeros de identificacioacuten del inventario Otraprueba comuacuten que se puede realizar es la de hacer un cruce entre un archivo maestro(por ejemplo de contratos de mantenimiento) y uno de transacciones (por ejemplofacturas) para ver si existen registros en el maestro para los cuales no existentransacciones

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bull Corte de operaciones Se pueden realizar comprobaciones de fin de antildeo sobre elmayor de cuentas archivos de inventario o archivos de transacciones para analizarelementos con fechas o nuacutemeros de secuencia anteriores o posteriores al corte de fin deantildeo

bull Deteccioacuten de Fraudes como cruzar archivos de direcciones con los de noacutemina y libroscontables de cuentas a pagar nuacutemeros duplicados en facturas de proveedores ybuacutesquedas de coincidencias en cuentas bancarias de noacutemina con archivos maestroscorrespondientes

bull Deteccioacuten de Fraudes y la Ley de Benfordiv El anaacutelisis de la Ley de Benford esefectivo para identificar posibles valores fraudulentos Si existen valores artificiales oficticios en una base de datos la distribucioacuten de los diacutegitos dentro de la base de datospuede ser diferente a la establecida al respecto por la Ley de Benford Se pueden ver losdatos en forma graacutefica y comparar los resultados con los establecidos previamente porla Ley de Benford asiacute como tambieacuten los liacutemites maacuteximos y miacutenimos

bull Otros Objetivos de Auditoriacutea IDEA puede proporcionar tambieacuten informacioacuten uacutetil enaacutereas complejas tales como provisiones y valoraciones creando varias ldquovistasrdquo basadasen una serie de paraacutemetros diferentes Tomando como ejemplo el inventario se puedenidentificar elementos que no se han movido en 369 y 12 meses compararlos con lasventas despueacutes de fin de antildeo para ver lo que no se ha vendido y comprobar el valorneto realizable para aquellos que siacute se han vendido verificar los elementos deinventario del antildeo pasado frente a lo que no se ha vendido este antildeo Cualquierauditoriacutea o investigacioacuten de archivos que tenga necesidad de llevar a cabo anaacutelisis dedatos trabajos de caacutelculo o pruebas de excepcioacuten se beneficiaraacute con el uso de IDEA

233 TEAMMATE

TeamMate2 el que usa Price WaterhouseCoopers es un facilitador del desarrollo secuencial dela auditoriacutea Este a su vez facilita la labor de documentacioacuten de todas las tareas efectuadas enel proceso de auditoriacutea Por tanto TeamMate es un sistema de ldquoarchivo electroacutenicordquo unaherramienta fundamental para documentar auditoriacuteas de diferentes alcances ayudando a laaplicacioacuten de estaacutendares tanto en la documentacioacuten como en la revisioacuten Adicionalmente facilitala generacioacuten de informes de auditoriacutea TeamMate es usado por maacutes de 14000 auditores en275 paiacuteses alrededor del mundo

Tipos de Auditoriacutea que documenta La aplicabilidad del sistema va desde la documentacioacutende auditoriacuteas financieras de cumplimiento procedimientos operacionales investigaciones yauditoriacuteas de IT Adicionalmente es utilizado para la

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documentacioacuten de la evaluacioacuten decontroles auditoriacuteas de contratos y revisiones generales Con TeamMate se tiene acceso abases de datos de mejores praacutecticas ademaacutes se aprovecha todo el trabajo realizado enauditoriacuteas anteriores asiacute como las guiacuteas de trabajo existentes en Word y Excel Team Matepermite el seguimiento y firma de los papeles de trabajo asiacute como el mantenimiento dereferencias entre los diferentes documentos como el reporte de auditoriacutea los hallazgos y laspruebas realizadasTeamMate incluye un software de imaacutegenes el cual permite una sencilla incorporacioacuten deimaacutegenes y fotografiacuteas escaneadas criacuteticas en los papeles de trabajo

TeamMate fue desarrollado por el WorldResearch and Technology Centre dePricewaterhouseCoopers en Menlo Park California TeamMate fue finalista en la prestigiosaconferencia COMDEX y Windows World Open le dio el premio en 1994 ICAA ndash MicrosoftInnovativeTechnologyAward

Team Mate ayuda a que el proceso que tradicionalmente lleva maacutes tiempo en la ejecucioacuten de laauditoriacutea ldquola documentacioacutenrdquo se reduzca sustancialmente ayudando a que el auditor seconcentre en las actividades de mayor valor agregado

Todos los papeles de trabajo automaacuteticamente son comprimidos y encriptados cuando se cierrauna aplicacioacuten de la misma forma se respaldan los trabajos de forma automaacutetica cada vez quese termina una sesioacuten de trabajo

Arquitectura de TeamMateTeamMate posee un poderoso motor de replicacioacuten el cualpermite el trabajo en equipo tanto en redes de aacuterea local como en ambientes de acceso remotoseguacuten sea la necesidad La arquitectura el modelo de la base de datos y la replicacioacuten permiteno interrumpir el trabajo durante la etapa de revisioacuten ya que cada uno de los miembros delequipo tiene una copia ideacutentica (reacuteplica) de la base de datos lo cual permite que el resto deequipo continuacutee con el trabajo mientras se hace la revisioacuten TeamMate se integra naturalmentea cualquier sistema de correo electroacutenico para facilitar la comunicacioacuten

2Descripcioacuten extractada del documento denominado ldquoSoftware de Auditoriardquo elaborado por el Lic Jorge GuevaraEspinoza

2331 MANUAL TEAMMATE

A- Creacioacuten de un Proyecto Auditoriacutea

La creacioacuten de un nuevo proyecto se puede realizar por dos viacuteas alternativas

1A partir de una libreriacutea baacutesica e importar los programas de TeamStore

2A partir de una libreriacutea modelo dependiendo del tipo de proyecto

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A1 NUEVO PROYECTO A PARTIR DEL TEAMSTORE

Desde el Explorador de auditoriacutea clic sobre el icono de NUEVO

1) Se incluye informacioacuten de la auditoriacutea Coacutedigo Proyecto Grupo de Proyecto y NombreCoacutedigo Proyecto Nombre corto del proyecto (No admite acentos)

Grupo de Proyecto SECTOR LOCAL INSTITUCIONES PARLAMENTARIAShelliphellip

Nombre Descripcioacuten larga del proyecto Deberiacutea coincidir con la denominacioacuten oficial del trabajo

2) En el paso 2 se debe seleccionar una libreriacutea para utilizar como plantilla inicial de la auditoriacutea Podemos seleccionar la libreriacutea base de la Caacutemara de Comptos que incluye las tres carpetas principales en el fichero de auditoriacutea y aspectos como poliacuteticas terminologiacutea y marcas globales

3) Finalmente paso 3 de 3 nos solicita la identificacioacuten de la persona que va a inicializar la auditoriacutea Apellido nombre iniciales y clave Pinchamos sobre ldquoFinalizarrdquo y entramos en el nuevo proyecto

(Se ha seleccionado una libreriacutea base que contiene las tres carpetas principales y a partir de las mismas crearemos la estructura de nuestra nueva auditoriacutea)

De esta manera queda creada una auditoriacutea modelo con tres carpetas principales en el fichero de auditoriacutea

Carpeta PA Contendraacute los documentos de planificacioacuten

Carpeta AS Contendraacute tanto las incidencias creadas como los informes generados

Carpeta CG Esta carpeta estaacute vacia y contendraacute los programas de trabajo que decidamos importar del TeamStore o bien que creemos de forma manual

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Importamos los programas de trabajo estaacutendar y procedimientos de TeamStore

Para ello importamos desde TeamStore el armario area o procedimiento que nos interese

1) Seleccionar Herramientas Compartir TeamStore Obtener Programa2) Navegar al directorio que contiene el TeamStore

TTEAM MATESTORESTeamStore Caacutemara de Comptos

3) Doble clic sobre el armario ldquoModelo helliprdquo y seleccionamos todos los elementos que queremos importar

4) Seleccionar y Cerrar

A2- NUEVO PROYECTO A PARTIR DE UNA LIBRERIacuteA

Una libreriacutea podriacuteamos definirla como una plantilla con la cual se crea un nuevo proyecto

Una libreriacutea para un determinado tipo de proyecto (auditoriacutea de un ayuntamiento revisioacuten de un expediente hellip) puede contener los programas estaacutendar de trabajo terminologiacutea poliacuteticas estructura de la auditoriacutea etc De manera que la fase de planificacioacuten de una nueva auditoriacutea que se abre a partir de dicha libreriacutea puede simplificarse mucho ademaacutes de garantizar una homogeneizacioacuten entre todas las auditorias del mismo tipo

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La carpeta CG ldquoAacutereas de auditoriacuteardquo contiene todos los programas de trabajo incluidos en la libreriacutea que hemos seleccionado

Cualquier proyecto independientemente de la etapa en que se encuentre puede guardarse como una libreriacutea a partir de la cual crear proyectos futuros

1) AdministracioacutenGuardar como libreriacutea2) Destino TTEAMMATELIBRERIAS

Todo nuevo proyecto se inicia a partir de una libreriacutea bien una libreriacutea de plantilla inicial (libreriacutea base Caacutemara de Comptos) o bien proyectos ya abiertos que queremos que sirvan de base para auditorias futuras

Una libreriacutea no se puede abrir y por tanto conocer su contenido hasta que no se abre un nuevo proyecto a partir de la misma

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B- Fase de planificacioacuten

El proyecto o auditoriacutea se divide en 5 fases que habraacute que ir cerrando de las cuales la primera es la de planificacioacuten

El cierre de la fase de planificacioacuten tiene los siguientes efectos

No se podraacuten eliminar marcas globales miembros del equipo (aunque siacute se podraacuten insertar nuevos)

Se posibilita la firma de papeles y procedimientos y se inicia el registro de edicioacuten (identificacioacuten de las personas que acceden a cada procedimiento y papel)

B1- Configuracioacuten del equipo de auditoriacutea

Menuacute ArchivoAdministracioacutenEquipo o a traveacutes del icono ldquoAdminrdquoEquipo

Las funciones asignadas a los miembros del equipo se pueden cambiar durante la auditoriacutea y pueden ser las siguientes

Administrador Es preparador y revisor a la vez y ademaacutes puede finalizar la auditoriacutea y anular las contrasentildeas

Revisor Puede firmar la revisioacuten de los papeles de trabajo y procedimientos crear y borrar notas

Preparador Puede crear los papeles de trabajo notas y firmar en ldquoPreparado porrdquo

Para antildeadir un nuevo miembro del equipo dar clic en ldquoAntildeadirrdquo e introducir apellido nombre iniciales y funcioacuten del miembro del equipo Completados estos datos se hace clic en ldquoguardarrdquo Las claves de cada uno de los miembros del equipo se introducen cuando cada uno accede por primera vez

B2- Asignacioacuten de las aacutereas de trabajo y procedimientos a los miembros del equipo

Asignar aacutereas o subareas

Apretando el botoacuten derecho sobre cada una de las carpetas que contiene las aacutereas y subareas de auditoriacutea RenombrarAsignarAsignar procedimientosUn procedimiento Dentro de cada PS para cada uno de los procedimientos desplegar el menuacute de ldquoAsignacioacutenrdquoConjunto de procedimientos de un PS Seleccionar todos los procedimientos y con el botoacuten derecho Procedimientos tareas

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B3-Definicioacuten de los Tick-Marks globales

Las marcas globales que se aplicaraacuten a toda la auditoriacutea se definen en la etapa de planificacioacuten aunque posteriormente se podraacuten antildeadir marcas globales o especiacuteficas para cada papel de trabajoIcono ldquoAdminrdquo Marcas Globales Se pueden antildeadir tantos como siacutembolos se presentan y estos siacutembolos no son modificablesLas marcas globales pueden ver predefinidas como parte de la libreriacutea lo que ahorra tiempo de planificacioacuten y asegura un uso global y consistente en todas las auditorias

B4- Antildeadir nuevas aacutereas de auditoriacutea programas o procedimientos

La carpeta CG contiene todas las aacutereas de auditoriacutea cada una de las cuales contiene los programas de auditoriacutea y los papeles de trabajoEstas aacutereas y programas pueden venir dados por la libreriacutea utilizada importarse desde TeamStore o bien modificarlos de una forma manualCada aacuterea o carpeta puede dividirse en subcarpetas Cada carpeta o subcarpeta contendraacute siempre un programa de auditoriacutea y cualquier papel de trabajo antildeadido

AacutereasSituaacutendonos al nivel que queramos crear la carpeta (por ejemplo CG) clic sobre el botoacuten derecho ldquoNueva carpetardquo En el ejemplo abajo indicado crearaacute una nueva carpeta o aacuterea con la letra I Cada aacuterea de auditoriacutea nueva tendraacute una subcarpeta que contendraacute un Programa de Auditoriacutea PS en blanco En el cuadro de diaacutelogo que se abre nos pediraacute el nombre para la carpeta ldquoGrupo de componenterdquo y subcarpeta ldquoPrimer componenterdquo que por defecto le asigna el mismo nombre que al ldquoGrupo de ComponenterdquoSi por el contrario nos posicionamos en un aacuterea (por ejemplo A) crearaacute una subcarpeta (A2)

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Las referencias que TeamMate asigna a las distintas carpetas son inmodificables y por tanto el orden en que las creemos puede ser importante

De un aacuterea se pueden crear tantas subcarpetas como queramos

B5-Cierre de la etapa de planificacioacuten

Para cerrar la etapa de planificacioacuten deberemos dar clic en ldquoAdminrdquo ldquoEtapasrdquo pinchando en ldquoTrabajo de campoInicializarrdquo estaremos en condiciones de empezar la auditoriacutea

C- Organizacioacuten del trabajoTeamMate es una herramienta informaacutetica que nos permite organizar el trabajo realizado en el transcurso de la auditoriacutea y acceder a la informacioacuten almacenada de forma raacutepida a traveacutes de las ventanas de resumen Incidencias procedimientos notas de seguimiento etc

C1 Programa de trabajo

Todos los programas terminan en PS (ejemplo C1PS) Toda carpeta dentro de ldquoAacutereas o procedimientosrdquo del navegador contiene automaacuteticamente un programa de trabajo

Tanto los programas como los procedimientos se importan desde TeamStore donde previamente se han introducido los programas correspondientes a sector local ayuntamientos o a cuentas generales

Un programa de trabajo estaacute dividido en tres ventanas

Ventana Izda Incluye la lista de los procedimientos

Ventana Dcha Superior Se describe la prueba a realizar detalles y objetivos seguidos con la misma

Venta Dcha Inferior Incluye Trabajo Realizado y Conclusioacuten Contiene informacioacuten de todos los papeles de trabajo que hemos adjuntado a ese programa

Pestantildea trabajo realizadoCada procedimiento contiene una ventana de ldquotrabajo realizadordquo disentildeada para ser el meacutetodo baacutesico para documentar el trabajo La ventana no tiene liacutemite en cuanto a la cantidad de texto a almacenar (haciendo doble clic sobre el nombre de la pestantildea proporcionaraacute un aacuterea maacutes grande)

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HIPERTEXTO Desde el campo de trabajo realizado se puede hacer referencia a cualquier papel de trabajo o procedimiento incluido en el TeamMate simplemente tecleando la referencia como texto (ejemplo C11) Pinchando dos veces sobre dicha referencia nos llevaraacute a ese papel de trabajo o procedimiento

Cuadro RefsAparecen las referencias de los papeles de trabajo relacionados con el procedimiento resaltadoPosicionados en la ventana de Refs clic botoacuten dcho nos permite borrar o antildeadir hiperenlaces a ese procedimiento Si lo que queremos es borrar un papel de trabajo tendremos que hacerlo desde el navegador esta ventana soacutelo gestiona hiperenlaces a los procedimientos

Siacutembolos que indican en que fase se encuentra cada procedimiento o papel de trabajoEn fase de preparacioacuten Firmado como realizado Firmado como revisado

C2 Papeles de trabajo

Tambieacuten se pueden antildeadir papeles de trabajo para documentar el trabajo (Word Excel PDF PowerPoint etc) Se pueden crear hojas de trabajo nuevas insertar papeles de trabajo existentes fuera de TeamMate o importar plantillas existentes en TeamStore

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Antildeadir papel de trabajo

Una vez nos situamos sobre el procedimiento que queremos documentar hacemos aparecer la barra de herramientas flotante clic sobre el icono ldquoAntildeadir PTrdquo

A la hora de disentildear las hojas de Excel es necesario tener en cuenta que por regla general no se van a imprimir sino que lo normal seraacute verlas en pantalla Por tanto deberemos procurar que las hojas de caacutelculo no se extiendan y ocupen maacutes de una pantalla

TeamMate asignaraacute automaacuteticamente un nuacutemero y una letra que hace referencia al programa y se relacionaraacute al procedimiento que tengamos resaltado Se le podraacute dar un Tiacutetulo o asignar a una persona del equipo

ldquoImportar desde ArchivordquoSe puede insertar cualquier tipo de archivo esta pestantildea nos posibilita navegar por nuestro ordenador hasta localizar el archivo correspondiente que puede estar en cualquier formato

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A traveacutes de esta opcioacuten podremos incorporar legislacioacuten o incluso paacuteginas Web siempre y cuando previamente la hayamos almacenado en nuestro PC o en nuestro entorno de red

Ejemplo Insertamos como papel de trabajo una resolucioacuten publicada en el Boletiacuten Oficial Una vez posicionados en la resolucioacuten ldquoGuardar comordquo Tipo ldquoPaacutegina Web soacutelo HTML (htmhtml)rdquo Guardada la resolucioacuten bien en red o en el disco duro la importamos desde TeamMate

Antildeadir referencia a un procedimiento de un papel de trabajo ya incluido en el TeamMateSituando el ratoacuten sobre la ventana de Refs clic sobre el botoacuten derecho ldquoCrear Hiperenlacesrdquo ldquoVinculo a Refrdquo TeamMate te permite navegar por las distintas aacutereas procedimientos o incidencias para poder seleccionar el documento que queremos insertar

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C3 Firmas y registros de acceso

Existen dos tipos diferentes de firma en TeamMate

La firma en papeles de trabajo e incidencias La firma en procedimientos de forma individual

Para firmar papeles de trabajo e incidencias hacer clic en el icono ldquoFirmadordquo en la barra flotante de herramientas y despueacutes hacer clic en ldquoPreparado porrdquo TeamMate inserta automaacuteticamente sus iniciales y la fecha

Para firmar procedimientos una vez resaltado el mismo hacer clic en el icono ovalado de la parte inferior del programa

Cada procedimiento papel de trabajo o incidencia puede ser firmado como realizado y como revisado Ademaacutes a partir del cierre de la planificacioacuten se crea un registro de las personas que acceden a los documentos y modifican algo

D- Realizacioacuten del trabajo

D1 HiperenlacesPara cruzar referencias de unos papeles de trabajo a otros pueden realizarse

De una direccioacuten ( del archivo A al B) De dos direcciones esto es de ida y vuelta (de A a B y de B a A)

En la barra flotante de TeamMate tenemos el icono de Hiperenlaces

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Viacutenculo de una direccioacutenExisten dos formas de crear el enlace

1 Posicionado en el lugar donde queremos que aparezca el Hiperenlace en la barra flotante seleccionamos el icono de Hiperenlace

Elegimos la pestantildea ldquoViacutenculo a Refrdquo y aparece un aacuterbol con todas las aacutereas y los archivos que cuelgan de cada una Pinchando en el archivo correspondiente y luego en ldquoInsertarrdquo se crea el Hiperenlace El lugar al que nos desplazaremos picando en el enlace es si el archivo destino es Excel la uacuteltima celda en que hayamos estado si es Word al inicio del documento

2 Cuando queremos dirigirnos a un lugar concreto del archivo destinoNos situamos en el lugarposicioacuten de destino del enlace y activamos el icono de HiperenlaceEn la parte superior derecha ldquocopiar destinordquoNos posicionamos en el archivo y lugar donde queremos insertar el enlaceActivamos el icono de Hiperenlace y elegimos ldquopegar viacutenculordquo ldquoinsertarrdquo

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Viacutenculo de dos direccionesSe realizariacutea de la misma forma que el procedimiento 2) anterior soacutelo que es necesario activar la casilla ldquocrear un viacutenculo de dos viacuteasrdquo antes de pinchar en ldquoinsertarrdquo

D2 IncidenciasPara introducir una incidencia (ML) en un papel de trabajo o procedimiento es necesario activar la barra flotante y dar clic en el icono de ldquoIncidenciasrdquoSe abre el primer cuadro de dialogo que nos pediraacute el nombre de la misma ldquoAceptarrdquoEn la siguiente pantalla distinguimos dos grandes aacutereas una para introducir una descripcioacuten de la incidencia y otra para efectuar la recomendacioacuten correspondiente

La incidencia quedaraacute insertada en el procedimiento o papel desde el cual hemos abierto la barra en el ejemplo (M1PS)

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Estas incidencias se almacenan automaacuteticamente en AS1 Es desde esta posicioacuten donde se nos permite cambiar el nombre firmar como preparado o revisado o incluso borrarla Una vez que se elimina una incidencia no se renumeran las demaacutes su eliminacioacuten deja su nuacutemero sin uso

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D3 Notas de seguimientoAl igual que las incidencias las notas se pueden introducir a un papel de trabajo o procedimiento y como en el caso anterior se activa la barra flotante y se selecciona el icono ldquoNotasrdquoSe debe dar clic sobre el icono ldquoNuevordquo y se abre un cuadro de diaacutelogo donde introduciremos a quien va dirigida la nota el contenido de la misma y la firmaremos como preparadaCuando guardamos y cerramos la nota se crea un hiperenlace al procedimiento u hoja de trabajo desde donde la hayamos creadoPara borrar las notas es necesario que tengan dos firmas preparador y revisor Un preparadorrevisor podraacute firmar ambas

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E- Revisioacuten del trabajo

A traveacutes de las ventanas de resumen se puede acceder de forma raacutepida a la informacioacuten deseada

NavegadorIncidenciasProcedimientosNotas de seguimientoEstado elementosEstado procedimientos

A traveacutes de procedimientos podremos saber cuaacutentos procedimientos tenemos asignados cuantos estaacuten preparados o pendientes de preparar

A traveacutes de incidencias (agrupadas por preparador o por carpeta etc) podremos ver la descripcioacuten y recomendacioacuten de cada una Para editarlas podemos acceder a ellas con doble clic

Para borrarlas seraacute necesario acceder desde el navegador a la carpeta AS

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F- TEAMSTORE

El TeamStore es una base de conocimiento de la auditoriacutea es un fichero independiente que se ubica fuera de TeamMate TeamMate puede importar (obtener) y exportar (enviar) ay desde TeamStore Por ejemplo se pueden importar programas de auditoriacutea estaacutendar del TeamStore

Los elementos que se pueden obtener desde TeamStore son Programas de auditoriacutea (PS) y procedimientos estaacutendar En cualquier momento

de la auditoriacutea se pueden antildeadir programas de auditoriacutea completos o procedimientos seleccionados a un programa de auditoriacutea existente simplemente importando desde TeamStore

Incidencias TeamStore admite la posibilidad de almacenar incidencias que se repiten frecuentemente- incluyendo recomendaciones

Miembros del equipo de auditoriacutea TeamStore puede contener una relacioacuten completa de todo el personal de auditoriacutea Durante la fase de planificacioacuten se puede hacer una importacioacuten de la lista hacia su auditoriacutea

Papeles de trabajo Plantillas

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Una vez abierta la aplicacioacuten de TeamStore ldquoAbrirrdquo navegamos hasta TTEAMMATESTORES donde se encuentra la base de datos de TeamStore

La base de datos se divide en armarios cada uno de ellos engloba los programas de trabajo dependiendo de cuaacutel sea el objeto de fiscalizacioacuten Entidades Locales Cuentas Generales Contratacioacuten (para la revisioacuten de expedientes concretos)

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G- Finalizacioacuten del Proyecto

Una vez terminados todos los trabajos relacionados con un proyecto de Auditoriacutea procede ldquofinalizarlordquo en TeamMate

Una vez ldquoTerminadordquo un proyecto de Auditoriacutea solamente podremos acceder a eacutel en modo lectura es decir para examinar su contenido pero no podremos modificar nada

Por tanto para prever la necesidad de modificaciones posteriores a la ldquofinalizacioacutenrdquo es importante tener una copia de seguridad justamente antes de la ldquofinalizacioacutenrdquo que nos permita borrar el proyecto ldquoTerminadordquo restaurar la copia de seguridad justamente previa a la finalizacioacuten introducir las modificaciones pertinentes y volver a ldquofinalizarrdquo el proyecto (con una nueva copia de seguridad que sustituiriacutea a la anterior) La obtencioacuten de eacutesta copia de seguridad forma parte del proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo

Para finalizar un proyecto hay que ser ldquoRevisorrdquo o ldquoAdministradorrdquo Es decir un ldquoPreparadorrdquo no podraacute ldquofinalizarrdquo un proyecto

A un proyecto ldquoTerminadordquo uacutenicamente podraacuten acceder a eacutel los usuarios actualmente autorizados Por ello se ha adoptado la solucioacuten de antildeadir a todos los proyectos antes de ldquofinalizarlosrdquo un usuario ldquoCAMARA COMPTOSrdquo con rol de ldquoSoacutelo Lecturardquo de manera que todos los usuarios conocedores de la contrasentildea podraacuten acceder a consultar el proyecto una vez ldquoTerminadordquo

El procedimiento para ldquofinalizarrdquo un proyecto es el siguiente

1- Antildeadir al Equipo de Trabajo un usuario denominado CAMARA COMPTOS con rol de ldquoSoacutelo LecturardquoLas instrucciones para antildeadir un nuevo miembro del Equipo de Auditoriacutea figuran en el apartado ldquo41 Configuracioacuten del equipo de auditoriacuteardquo de la presente Guiacutea (paacuteg 5)

2- Elegir la opcioacuten Archivo | Administracioacuten | Etapashellip para acceder a la ventana de ldquoCambiar Estadordquo

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3- Pulsar el 5ordm botoacuten ldquoCompletar Finalizarrdquo Se lanzaraacute el asistente para finalizar que consta de seis pasos

4- El primer paso es solamente informativo y resume las acciones que se van a realizar Pulsaremos el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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5- El segundo paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los elementos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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6- El tercer paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los procedimientos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

7- El cuarto paso va a verificar que no quedan Notas de Seguimiento sin contestar Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo sin contestar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo contestado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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8- iexclMUY IMPORTANTE NO PULSAR EL BOTOacuteN ldquoSIGUIENTErdquo DE ESTA VENTANA HASTA QUE NO SE HAYA COMPLETADO LA COPIA DE SEGURIDAD

El quinto paso es criacutetico pues es ahora cuando vamos a realizar la uacuteltima copia de seguridad Dada su importancia se ha creado una carpeta para albergar estas copias de seguridad STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS Por tanto pulsaremos el botoacuten ldquoNavegarrdquo para seleccionar dicha carpeta que quedaraacute en el primer campo de la ventana y podremos pulsar el botoacuten ldquoInicio Copia de seguridadrdquo que aparece en el segundo campo de la ventana Una vez terminada la copia pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

9- El sexto paso va a ser propiamente el proceso de finalizacioacuten de manera que todaviacutea estamos a tiempo de pulsar el botoacuten ldquoCancelarrdquo para abandonar el procedimiento sin haber realizado la ldquofinalizacioacutenrdquo del proyecto

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2

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STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS

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Si estamos seguros de que queremos ldquofinalizarrdquo el proyecto quedan 2 uacuteltimas decisiones

La primera decisioacuten es sobre el Histoacuterico de Firmas y Ediciones (modificaciones) y figura en la parte izquierda de la ventana Podemos elegir entre mantener solamente las firmas o mantener tanto las firmas como las edicionesAdemaacutes en el primer caso de dejar solamente las firmas podemos indicar dos opciones maacutes

o retener solamente el uacuteltimo preparador y el uacuteltimo revisor firmante o todos los habidos (puesto que se ha podido firmar varias veces)

o y limpiar las fechas de firma dejando solamente el usuario firmante

La segunda decisioacuten es sobre las Notas de Seguimiento y figura en la parte derecha de la ventana Podemos elegir entre Borrar o Mantener las Notas de Seguimiento incluidas en el proyectoUna vez elegidas todas las opciones mencionadas pulsaremos el botoacuten ldquoInicio Finalizacioacuten procesordquo

Una vez completado este proceso de Finalizacioacuten pulsaremos el botoacuten ldquoCerrarrdquo del Asistente y de la ventana ldquoCambiar Estadordquo y ya tenemos el proyecto ldquoTerminadordquo

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3 USO DE MICROSOFT EXCEL COMO HERRAMIENTA DE AUDITORIA

Excel tiene muchas funciones uacutetiles para los auditores La capacidad de poner los datos en una hoja de caacutelculo y realizar diferentes pruebas y anaacutelisis hacen de Excel una herramienta de auditoriacutea de gran alcance Es faacutecil de usar y de faacutecil acceso para la mayoriacutea de los auditores Excel puede realizar muchos tipos de pruebas analiacuteticas que incluyen la ley de Benford anaacutelisis horizontal y vertical anaacutelisis de iacutendices anaacutelisis de regresioacuten las estadiacutesticas la estratificacioacuten y el envejecimiento Tambieacuten se pueden realizar muchos tipos de anaacutelisis de datos incluyendo datos anexados y de combinacioacuten tabular cruz y la tabla dinaacutemica detectar duplicados y vaciacuteos el extracto y el filtro unir y relacionar muestra clasificar resumir y subtotal

4 CARACTERISTICAS DESEABLES DE UN SOFTWARE DE AUDITORIA

CARACTERIacuteSTICAS GENERALES

Las caracteriacutesticas generales que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Manual de Usuario Manual Teacutecnico y Material de Capacitacioacuten

bull Opciones de copiar o exportar cualquier documento como papeles de trabajo aaplicaciones ofimaacuteticas como Word Excel Power Point y otros

bull Capacidad de acumular la informacioacuten histoacuterica y ademaacutes de poderla consultar por antildeo

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bull Capacidad de poder funcionar como un todo integrado entre las diferentes etapas yprocesos de la Auditoria Planeacioacuten Administracioacuten de Riesgos Ejecucioacuten yAdministracioacuten de Papeles de Trabajo Evaluacioacuten de Administracioacuten de TI Anaacutelisis yEvaluacioacuten de Base de Datos Emisioacuten de Informes

CARACTERIacuteSTICAS DE SEGURIDAD

Las caracteriacutesticas de seguridad que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Posibilidad de definir que usuarios puedan acceder al sistema

bull Administracioacuten de los permisos de las opciones a las que tiene derecho un usuario aejecutar consultar seguacuten su cargo y aacuterea a la que pertenezca

bull Opciones de incluir pistas de auditoriacutea en procesos control de cambios lecturaescritura y modificacioacuten de parte de los usuarios

bull Copias de respaldo de la informacioacuten mediante BACKUP en medios magneacuteticosoacutepticosy COMPROBAR como recuperar los datos del Backup

5 VENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

La ventaja principal del computador es su increiacuteble velocidad El tiempo requerido para que un computador mayorice una transaccioacuten o determina su saldo de una cuenta es de aproximadamente unas pocas milloneacutesimas de segundo

bull SE PUEDEN PROCESAR EN FORMA RAPIDA Y EFICIENTE GRANDES CANTIDADES DE DATOS Las empresas grandes pueden tener cientos de miles de transacciones por diacutea Al procesar voluacutemenes tan grandes de datos los computadores pueden ahorrar gran cantidad de tiempo en cada paso del proceso contable incluyendo el registro de transacciones su traslado a las cuentas del mayor y la preparacioacuten de registros contables informes y reportes

bull SE PUEDEN TENER ACTUALIZADOS LOS SALDOS DE LAS CUENTAS La velocidad con la que un computador puede procesar los datos permite que las empresas mantengan actualizadas las cuentas del mayor auxiliar los registros de inventarios permanentes y las mayoriacuteas de las cuentas del mayor general

bull SE PUEDEN GENERAL INFOAMCIONES ADICIONALES CASI SIN COSTO EXTRA Con un sistema de contabilidad se puede llevar un diario de ventas Maacutes aun el computador puede ademaacutes reordenar esta informacioacuten para mostrar los

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totales de las ventas diarias por departamento de venta por vendedor y por un producto

bull SE PUEDE DISPONER DE RETROALIMENTACION INSTANTANEA A MEDIDA QUE VAN TENIENDO LUGAR LAS TRANSACCIONES En los sistemas computarizados en liacutenea de tiempo real (OLRT) el empleado que ejecuta la transaccioacuten puede disponer de un Terminal en comunicacioacuten directa con el computador Por tanto el empleado tiene acceso inmediato a la informacioacuten contable uacutetil para ejecutar una transaccioacuten corriente

bull SE PUEDE TENER PROCEDIMIENTOS ADICINALES DE CONTROL INTERNO EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO La aprobacioacuten de cada venta a creacutedito constituye un procedimiento de control interno del cual pueden hacer uso las capacidades uacutenicas del computador

Tal procedimiento del control puede no ser praacutectico en un sistema manual especialmente si el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no se mantiene permanente

6 DESVENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

Los sistemas computarizados tambieacuten tienen sus limitaciones pero estas limitaciones son correctivas y podriacutea decirse que son leves en comparacioacuten con los grandes beneficios que ofrece a la empresa

Las principales limitaciones son

bull Alto costo de inversioacuten al instalar un sistema computarizado

bull El costo de mantenimiento es alto y complejo

bull El alto costo en el entrenamiento del personal

bull Los programas deben ser confiables

bull La loacutegica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas

bull Elevado costo de desarrollo

bull Limitado numero de reportes y consultas

bull Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada

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bull Necesidad de mantenimiento del sistema debido a las modificaciones que habraacute tenido la aplicacioacuten en las actualizaciones o subsiguientes o por cambios de aplicaciones

En conclusioacuten podriacuteamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son en la mayor parte de iacutendole econoacutemica lo cual para muchos no es preocupante

7 SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE COMPUTACION

Los equipos informaacuteticos son instrumentos que estructuran grandes cantidades de informacioacuten la cual puede ser confidencial para la entidad y puede ser mal utilizada o divulgada a personas que hagan mal uso de esta ademaacutes pueden ocurrir robos fraudes o sabotajes que provoquen la destruccioacuten total o parcial de las actividades de procesamiento electroacutenico de datos Esta informacioacuten puede ser de suma importancia y al no contar con ella en el momento preciso puede provocar retrasos sumamente costosos

Al auditar con sistemas informaacuteticos el auditor debe verificar y constatar lo siguiente

Que no se tengan copias piratas o bien que al conectarnos en red con otras computadoras no exista la posibilidad de transmisioacuten de virus

Que se hayan implementado procesos fiacutesicos y loacutegicos para la proteccioacuten del hardware y datos procesados asiacute como a las instalaciones de ingreso al aacuterea de procesamiento de datos y servidores Contemplando las situaciones de incendios sabotajes robos cataacutestrofes naturales etc

Implementacioacuten de mecanismos para garantizar la seguridadloacutegica del software a la proteccioacuten de los datos e informacioacutenprocesos y programas asiacute como la restriccioacuten de usuarios noautorizados al acceso de la informacioacuten

8 BACK UP Y RECUPERACION

Una copia de seguridad o backupen tecnologiacutea de la informacioacuten o informaacutetica es una copia de seguridad - o el proceso de copia de seguridad - con el fin de que estas copias adicionales puedan utilizarse para restaurar el original despueacutes de una eventual peacuterdida de datos Fundamentalmente son uacutetiles para tres cosas Primero recuperarse de una cataacutestrofe informaacutetica Segundo recuperar una pequentildea cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente o corrompido

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bull Revisioacuten Analiacutetica IDEA puede ayudar en la preparacioacuten de datos para una revisioacutenanaliacutetica En particular puede generar anaacutelisis que no estariacutean disponibles en otroscasos La opcioacuten Estratificacioacuten (del menuacute Anaacutelisis) daraacute un perfil de la poblacioacuten enintervalos de valor en grupos de coacutedigos o en fechas Esto es particularmente uacutetil alauditar activos tales como deudores inventarios preacutestamos o para definir unadistribucioacuten de las transacciones Adicionalmente la informacioacuten puede resumirse porcoacutedigos determinados o por sub-coacutedigos Las cantidades pueden compararse tambieacutencon las de antildeos anteriores para analizar tendencias Si se necesita un anaacutelisis graacuteficopuede usarse el Asistente de Graacuteficos o lo opcioacuten Graacutefico dentro de Ver

bull Validez (Pruebas de Excepcioacuten Comparaciones y Duplicados) Las pruebas deExcepcioacuten pueden usarse para identificar elementos poco frecuentes o extrantildeos Estospueden ser cantidades excepcionalmente grandes o circunstancias donde dosconceptos de informacioacuten no se correlacionan debidamente (por ejemplo salario concategoriacutea) Tambieacuten pueden verificarse campos de informacioacuten con tablas de valoresadmisibles (por ejemplo precios hora estaacutendar)

o El Muestreo Estadiacutestico se usa normalmente para comprobar la validez de datos

de tal manera que permite la evaluacioacuten de los mismos a traveacutes de una poblacioacuten Los meacutetodos maacutes sofisticados como el Muestreo por Unidades Monetaria son difiacuteciles de implantar a mano Cuando las pruebas se refieren a comprobaciones fiacutesicas de documentacioacuten o de recursos en vez de a la comprobacioacuten de registros mecanizados las teacutecnicas de muestreo estadiacutestico son las apropiadas

o Las Pruebas de duplicados pueden ser muy eficaces en ciertas circunstancias

como en la comprobacioacuten de pagos o para buscar entradas de nuacutemerosrepetidos durante los recuentos de inventario

o Puede ser necesario unir primero dos archivos para realizar una prueba de

validez como por ejemplo el archivo de transacciones con el archivo maestrocorrespondiente

bull Integridad (Omisiones y Coincidencias) Para los test de integridad pueden utilizarsela opcioacuten de Omisiones (Nuacutemericas de Caracteres y de Fechas para que esto se puedahacer debe existir un nuacutemero secuencial en la documentacioacuten original Los archivos deinventario y de ventas pueden comprobarse para verificar ordenes de entrega conalbaranes y pedidos Tambieacuten puede ser apropiado verificar Omisiones en unasecuencia de nuacutemeros de talonarios y de nuacutemeros de identificacioacuten del inventario Otraprueba comuacuten que se puede realizar es la de hacer un cruce entre un archivo maestro(por ejemplo de contratos de mantenimiento) y uno de transacciones (por ejemplofacturas) para ver si existen registros en el maestro para los cuales no existentransacciones

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bull Corte de operaciones Se pueden realizar comprobaciones de fin de antildeo sobre elmayor de cuentas archivos de inventario o archivos de transacciones para analizarelementos con fechas o nuacutemeros de secuencia anteriores o posteriores al corte de fin deantildeo

bull Deteccioacuten de Fraudes como cruzar archivos de direcciones con los de noacutemina y libroscontables de cuentas a pagar nuacutemeros duplicados en facturas de proveedores ybuacutesquedas de coincidencias en cuentas bancarias de noacutemina con archivos maestroscorrespondientes

bull Deteccioacuten de Fraudes y la Ley de Benfordiv El anaacutelisis de la Ley de Benford esefectivo para identificar posibles valores fraudulentos Si existen valores artificiales oficticios en una base de datos la distribucioacuten de los diacutegitos dentro de la base de datospuede ser diferente a la establecida al respecto por la Ley de Benford Se pueden ver losdatos en forma graacutefica y comparar los resultados con los establecidos previamente porla Ley de Benford asiacute como tambieacuten los liacutemites maacuteximos y miacutenimos

bull Otros Objetivos de Auditoriacutea IDEA puede proporcionar tambieacuten informacioacuten uacutetil enaacutereas complejas tales como provisiones y valoraciones creando varias ldquovistasrdquo basadasen una serie de paraacutemetros diferentes Tomando como ejemplo el inventario se puedenidentificar elementos que no se han movido en 369 y 12 meses compararlos con lasventas despueacutes de fin de antildeo para ver lo que no se ha vendido y comprobar el valorneto realizable para aquellos que siacute se han vendido verificar los elementos deinventario del antildeo pasado frente a lo que no se ha vendido este antildeo Cualquierauditoriacutea o investigacioacuten de archivos que tenga necesidad de llevar a cabo anaacutelisis dedatos trabajos de caacutelculo o pruebas de excepcioacuten se beneficiaraacute con el uso de IDEA

233 TEAMMATE

TeamMate2 el que usa Price WaterhouseCoopers es un facilitador del desarrollo secuencial dela auditoriacutea Este a su vez facilita la labor de documentacioacuten de todas las tareas efectuadas enel proceso de auditoriacutea Por tanto TeamMate es un sistema de ldquoarchivo electroacutenicordquo unaherramienta fundamental para documentar auditoriacuteas de diferentes alcances ayudando a laaplicacioacuten de estaacutendares tanto en la documentacioacuten como en la revisioacuten Adicionalmente facilitala generacioacuten de informes de auditoriacutea TeamMate es usado por maacutes de 14000 auditores en275 paiacuteses alrededor del mundo

Tipos de Auditoriacutea que documenta La aplicabilidad del sistema va desde la documentacioacutende auditoriacuteas financieras de cumplimiento procedimientos operacionales investigaciones yauditoriacuteas de IT Adicionalmente es utilizado para la

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documentacioacuten de la evaluacioacuten decontroles auditoriacuteas de contratos y revisiones generales Con TeamMate se tiene acceso abases de datos de mejores praacutecticas ademaacutes se aprovecha todo el trabajo realizado enauditoriacuteas anteriores asiacute como las guiacuteas de trabajo existentes en Word y Excel Team Matepermite el seguimiento y firma de los papeles de trabajo asiacute como el mantenimiento dereferencias entre los diferentes documentos como el reporte de auditoriacutea los hallazgos y laspruebas realizadasTeamMate incluye un software de imaacutegenes el cual permite una sencilla incorporacioacuten deimaacutegenes y fotografiacuteas escaneadas criacuteticas en los papeles de trabajo

TeamMate fue desarrollado por el WorldResearch and Technology Centre dePricewaterhouseCoopers en Menlo Park California TeamMate fue finalista en la prestigiosaconferencia COMDEX y Windows World Open le dio el premio en 1994 ICAA ndash MicrosoftInnovativeTechnologyAward

Team Mate ayuda a que el proceso que tradicionalmente lleva maacutes tiempo en la ejecucioacuten de laauditoriacutea ldquola documentacioacutenrdquo se reduzca sustancialmente ayudando a que el auditor seconcentre en las actividades de mayor valor agregado

Todos los papeles de trabajo automaacuteticamente son comprimidos y encriptados cuando se cierrauna aplicacioacuten de la misma forma se respaldan los trabajos de forma automaacutetica cada vez quese termina una sesioacuten de trabajo

Arquitectura de TeamMateTeamMate posee un poderoso motor de replicacioacuten el cualpermite el trabajo en equipo tanto en redes de aacuterea local como en ambientes de acceso remotoseguacuten sea la necesidad La arquitectura el modelo de la base de datos y la replicacioacuten permiteno interrumpir el trabajo durante la etapa de revisioacuten ya que cada uno de los miembros delequipo tiene una copia ideacutentica (reacuteplica) de la base de datos lo cual permite que el resto deequipo continuacutee con el trabajo mientras se hace la revisioacuten TeamMate se integra naturalmentea cualquier sistema de correo electroacutenico para facilitar la comunicacioacuten

2Descripcioacuten extractada del documento denominado ldquoSoftware de Auditoriardquo elaborado por el Lic Jorge GuevaraEspinoza

2331 MANUAL TEAMMATE

A- Creacioacuten de un Proyecto Auditoriacutea

La creacioacuten de un nuevo proyecto se puede realizar por dos viacuteas alternativas

1A partir de una libreriacutea baacutesica e importar los programas de TeamStore

2A partir de una libreriacutea modelo dependiendo del tipo de proyecto

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A1 NUEVO PROYECTO A PARTIR DEL TEAMSTORE

Desde el Explorador de auditoriacutea clic sobre el icono de NUEVO

1) Se incluye informacioacuten de la auditoriacutea Coacutedigo Proyecto Grupo de Proyecto y NombreCoacutedigo Proyecto Nombre corto del proyecto (No admite acentos)

Grupo de Proyecto SECTOR LOCAL INSTITUCIONES PARLAMENTARIAShelliphellip

Nombre Descripcioacuten larga del proyecto Deberiacutea coincidir con la denominacioacuten oficial del trabajo

2) En el paso 2 se debe seleccionar una libreriacutea para utilizar como plantilla inicial de la auditoriacutea Podemos seleccionar la libreriacutea base de la Caacutemara de Comptos que incluye las tres carpetas principales en el fichero de auditoriacutea y aspectos como poliacuteticas terminologiacutea y marcas globales

3) Finalmente paso 3 de 3 nos solicita la identificacioacuten de la persona que va a inicializar la auditoriacutea Apellido nombre iniciales y clave Pinchamos sobre ldquoFinalizarrdquo y entramos en el nuevo proyecto

(Se ha seleccionado una libreriacutea base que contiene las tres carpetas principales y a partir de las mismas crearemos la estructura de nuestra nueva auditoriacutea)

De esta manera queda creada una auditoriacutea modelo con tres carpetas principales en el fichero de auditoriacutea

Carpeta PA Contendraacute los documentos de planificacioacuten

Carpeta AS Contendraacute tanto las incidencias creadas como los informes generados

Carpeta CG Esta carpeta estaacute vacia y contendraacute los programas de trabajo que decidamos importar del TeamStore o bien que creemos de forma manual

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Importamos los programas de trabajo estaacutendar y procedimientos de TeamStore

Para ello importamos desde TeamStore el armario area o procedimiento que nos interese

1) Seleccionar Herramientas Compartir TeamStore Obtener Programa2) Navegar al directorio que contiene el TeamStore

TTEAM MATESTORESTeamStore Caacutemara de Comptos

3) Doble clic sobre el armario ldquoModelo helliprdquo y seleccionamos todos los elementos que queremos importar

4) Seleccionar y Cerrar

A2- NUEVO PROYECTO A PARTIR DE UNA LIBRERIacuteA

Una libreriacutea podriacuteamos definirla como una plantilla con la cual se crea un nuevo proyecto

Una libreriacutea para un determinado tipo de proyecto (auditoriacutea de un ayuntamiento revisioacuten de un expediente hellip) puede contener los programas estaacutendar de trabajo terminologiacutea poliacuteticas estructura de la auditoriacutea etc De manera que la fase de planificacioacuten de una nueva auditoriacutea que se abre a partir de dicha libreriacutea puede simplificarse mucho ademaacutes de garantizar una homogeneizacioacuten entre todas las auditorias del mismo tipo

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La carpeta CG ldquoAacutereas de auditoriacuteardquo contiene todos los programas de trabajo incluidos en la libreriacutea que hemos seleccionado

Cualquier proyecto independientemente de la etapa en que se encuentre puede guardarse como una libreriacutea a partir de la cual crear proyectos futuros

1) AdministracioacutenGuardar como libreriacutea2) Destino TTEAMMATELIBRERIAS

Todo nuevo proyecto se inicia a partir de una libreriacutea bien una libreriacutea de plantilla inicial (libreriacutea base Caacutemara de Comptos) o bien proyectos ya abiertos que queremos que sirvan de base para auditorias futuras

Una libreriacutea no se puede abrir y por tanto conocer su contenido hasta que no se abre un nuevo proyecto a partir de la misma

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B- Fase de planificacioacuten

El proyecto o auditoriacutea se divide en 5 fases que habraacute que ir cerrando de las cuales la primera es la de planificacioacuten

El cierre de la fase de planificacioacuten tiene los siguientes efectos

No se podraacuten eliminar marcas globales miembros del equipo (aunque siacute se podraacuten insertar nuevos)

Se posibilita la firma de papeles y procedimientos y se inicia el registro de edicioacuten (identificacioacuten de las personas que acceden a cada procedimiento y papel)

B1- Configuracioacuten del equipo de auditoriacutea

Menuacute ArchivoAdministracioacutenEquipo o a traveacutes del icono ldquoAdminrdquoEquipo

Las funciones asignadas a los miembros del equipo se pueden cambiar durante la auditoriacutea y pueden ser las siguientes

Administrador Es preparador y revisor a la vez y ademaacutes puede finalizar la auditoriacutea y anular las contrasentildeas

Revisor Puede firmar la revisioacuten de los papeles de trabajo y procedimientos crear y borrar notas

Preparador Puede crear los papeles de trabajo notas y firmar en ldquoPreparado porrdquo

Para antildeadir un nuevo miembro del equipo dar clic en ldquoAntildeadirrdquo e introducir apellido nombre iniciales y funcioacuten del miembro del equipo Completados estos datos se hace clic en ldquoguardarrdquo Las claves de cada uno de los miembros del equipo se introducen cuando cada uno accede por primera vez

B2- Asignacioacuten de las aacutereas de trabajo y procedimientos a los miembros del equipo

Asignar aacutereas o subareas

Apretando el botoacuten derecho sobre cada una de las carpetas que contiene las aacutereas y subareas de auditoriacutea RenombrarAsignarAsignar procedimientosUn procedimiento Dentro de cada PS para cada uno de los procedimientos desplegar el menuacute de ldquoAsignacioacutenrdquoConjunto de procedimientos de un PS Seleccionar todos los procedimientos y con el botoacuten derecho Procedimientos tareas

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B3-Definicioacuten de los Tick-Marks globales

Las marcas globales que se aplicaraacuten a toda la auditoriacutea se definen en la etapa de planificacioacuten aunque posteriormente se podraacuten antildeadir marcas globales o especiacuteficas para cada papel de trabajoIcono ldquoAdminrdquo Marcas Globales Se pueden antildeadir tantos como siacutembolos se presentan y estos siacutembolos no son modificablesLas marcas globales pueden ver predefinidas como parte de la libreriacutea lo que ahorra tiempo de planificacioacuten y asegura un uso global y consistente en todas las auditorias

B4- Antildeadir nuevas aacutereas de auditoriacutea programas o procedimientos

La carpeta CG contiene todas las aacutereas de auditoriacutea cada una de las cuales contiene los programas de auditoriacutea y los papeles de trabajoEstas aacutereas y programas pueden venir dados por la libreriacutea utilizada importarse desde TeamStore o bien modificarlos de una forma manualCada aacuterea o carpeta puede dividirse en subcarpetas Cada carpeta o subcarpeta contendraacute siempre un programa de auditoriacutea y cualquier papel de trabajo antildeadido

AacutereasSituaacutendonos al nivel que queramos crear la carpeta (por ejemplo CG) clic sobre el botoacuten derecho ldquoNueva carpetardquo En el ejemplo abajo indicado crearaacute una nueva carpeta o aacuterea con la letra I Cada aacuterea de auditoriacutea nueva tendraacute una subcarpeta que contendraacute un Programa de Auditoriacutea PS en blanco En el cuadro de diaacutelogo que se abre nos pediraacute el nombre para la carpeta ldquoGrupo de componenterdquo y subcarpeta ldquoPrimer componenterdquo que por defecto le asigna el mismo nombre que al ldquoGrupo de ComponenterdquoSi por el contrario nos posicionamos en un aacuterea (por ejemplo A) crearaacute una subcarpeta (A2)

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Las referencias que TeamMate asigna a las distintas carpetas son inmodificables y por tanto el orden en que las creemos puede ser importante

De un aacuterea se pueden crear tantas subcarpetas como queramos

B5-Cierre de la etapa de planificacioacuten

Para cerrar la etapa de planificacioacuten deberemos dar clic en ldquoAdminrdquo ldquoEtapasrdquo pinchando en ldquoTrabajo de campoInicializarrdquo estaremos en condiciones de empezar la auditoriacutea

C- Organizacioacuten del trabajoTeamMate es una herramienta informaacutetica que nos permite organizar el trabajo realizado en el transcurso de la auditoriacutea y acceder a la informacioacuten almacenada de forma raacutepida a traveacutes de las ventanas de resumen Incidencias procedimientos notas de seguimiento etc

C1 Programa de trabajo

Todos los programas terminan en PS (ejemplo C1PS) Toda carpeta dentro de ldquoAacutereas o procedimientosrdquo del navegador contiene automaacuteticamente un programa de trabajo

Tanto los programas como los procedimientos se importan desde TeamStore donde previamente se han introducido los programas correspondientes a sector local ayuntamientos o a cuentas generales

Un programa de trabajo estaacute dividido en tres ventanas

Ventana Izda Incluye la lista de los procedimientos

Ventana Dcha Superior Se describe la prueba a realizar detalles y objetivos seguidos con la misma

Venta Dcha Inferior Incluye Trabajo Realizado y Conclusioacuten Contiene informacioacuten de todos los papeles de trabajo que hemos adjuntado a ese programa

Pestantildea trabajo realizadoCada procedimiento contiene una ventana de ldquotrabajo realizadordquo disentildeada para ser el meacutetodo baacutesico para documentar el trabajo La ventana no tiene liacutemite en cuanto a la cantidad de texto a almacenar (haciendo doble clic sobre el nombre de la pestantildea proporcionaraacute un aacuterea maacutes grande)

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HIPERTEXTO Desde el campo de trabajo realizado se puede hacer referencia a cualquier papel de trabajo o procedimiento incluido en el TeamMate simplemente tecleando la referencia como texto (ejemplo C11) Pinchando dos veces sobre dicha referencia nos llevaraacute a ese papel de trabajo o procedimiento

Cuadro RefsAparecen las referencias de los papeles de trabajo relacionados con el procedimiento resaltadoPosicionados en la ventana de Refs clic botoacuten dcho nos permite borrar o antildeadir hiperenlaces a ese procedimiento Si lo que queremos es borrar un papel de trabajo tendremos que hacerlo desde el navegador esta ventana soacutelo gestiona hiperenlaces a los procedimientos

Siacutembolos que indican en que fase se encuentra cada procedimiento o papel de trabajoEn fase de preparacioacuten Firmado como realizado Firmado como revisado

C2 Papeles de trabajo

Tambieacuten se pueden antildeadir papeles de trabajo para documentar el trabajo (Word Excel PDF PowerPoint etc) Se pueden crear hojas de trabajo nuevas insertar papeles de trabajo existentes fuera de TeamMate o importar plantillas existentes en TeamStore

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Antildeadir papel de trabajo

Una vez nos situamos sobre el procedimiento que queremos documentar hacemos aparecer la barra de herramientas flotante clic sobre el icono ldquoAntildeadir PTrdquo

A la hora de disentildear las hojas de Excel es necesario tener en cuenta que por regla general no se van a imprimir sino que lo normal seraacute verlas en pantalla Por tanto deberemos procurar que las hojas de caacutelculo no se extiendan y ocupen maacutes de una pantalla

TeamMate asignaraacute automaacuteticamente un nuacutemero y una letra que hace referencia al programa y se relacionaraacute al procedimiento que tengamos resaltado Se le podraacute dar un Tiacutetulo o asignar a una persona del equipo

ldquoImportar desde ArchivordquoSe puede insertar cualquier tipo de archivo esta pestantildea nos posibilita navegar por nuestro ordenador hasta localizar el archivo correspondiente que puede estar en cualquier formato

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A traveacutes de esta opcioacuten podremos incorporar legislacioacuten o incluso paacuteginas Web siempre y cuando previamente la hayamos almacenado en nuestro PC o en nuestro entorno de red

Ejemplo Insertamos como papel de trabajo una resolucioacuten publicada en el Boletiacuten Oficial Una vez posicionados en la resolucioacuten ldquoGuardar comordquo Tipo ldquoPaacutegina Web soacutelo HTML (htmhtml)rdquo Guardada la resolucioacuten bien en red o en el disco duro la importamos desde TeamMate

Antildeadir referencia a un procedimiento de un papel de trabajo ya incluido en el TeamMateSituando el ratoacuten sobre la ventana de Refs clic sobre el botoacuten derecho ldquoCrear Hiperenlacesrdquo ldquoVinculo a Refrdquo TeamMate te permite navegar por las distintas aacutereas procedimientos o incidencias para poder seleccionar el documento que queremos insertar

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C3 Firmas y registros de acceso

Existen dos tipos diferentes de firma en TeamMate

La firma en papeles de trabajo e incidencias La firma en procedimientos de forma individual

Para firmar papeles de trabajo e incidencias hacer clic en el icono ldquoFirmadordquo en la barra flotante de herramientas y despueacutes hacer clic en ldquoPreparado porrdquo TeamMate inserta automaacuteticamente sus iniciales y la fecha

Para firmar procedimientos una vez resaltado el mismo hacer clic en el icono ovalado de la parte inferior del programa

Cada procedimiento papel de trabajo o incidencia puede ser firmado como realizado y como revisado Ademaacutes a partir del cierre de la planificacioacuten se crea un registro de las personas que acceden a los documentos y modifican algo

D- Realizacioacuten del trabajo

D1 HiperenlacesPara cruzar referencias de unos papeles de trabajo a otros pueden realizarse

De una direccioacuten ( del archivo A al B) De dos direcciones esto es de ida y vuelta (de A a B y de B a A)

En la barra flotante de TeamMate tenemos el icono de Hiperenlaces

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Viacutenculo de una direccioacutenExisten dos formas de crear el enlace

1 Posicionado en el lugar donde queremos que aparezca el Hiperenlace en la barra flotante seleccionamos el icono de Hiperenlace

Elegimos la pestantildea ldquoViacutenculo a Refrdquo y aparece un aacuterbol con todas las aacutereas y los archivos que cuelgan de cada una Pinchando en el archivo correspondiente y luego en ldquoInsertarrdquo se crea el Hiperenlace El lugar al que nos desplazaremos picando en el enlace es si el archivo destino es Excel la uacuteltima celda en que hayamos estado si es Word al inicio del documento

2 Cuando queremos dirigirnos a un lugar concreto del archivo destinoNos situamos en el lugarposicioacuten de destino del enlace y activamos el icono de HiperenlaceEn la parte superior derecha ldquocopiar destinordquoNos posicionamos en el archivo y lugar donde queremos insertar el enlaceActivamos el icono de Hiperenlace y elegimos ldquopegar viacutenculordquo ldquoinsertarrdquo

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Viacutenculo de dos direccionesSe realizariacutea de la misma forma que el procedimiento 2) anterior soacutelo que es necesario activar la casilla ldquocrear un viacutenculo de dos viacuteasrdquo antes de pinchar en ldquoinsertarrdquo

D2 IncidenciasPara introducir una incidencia (ML) en un papel de trabajo o procedimiento es necesario activar la barra flotante y dar clic en el icono de ldquoIncidenciasrdquoSe abre el primer cuadro de dialogo que nos pediraacute el nombre de la misma ldquoAceptarrdquoEn la siguiente pantalla distinguimos dos grandes aacutereas una para introducir una descripcioacuten de la incidencia y otra para efectuar la recomendacioacuten correspondiente

La incidencia quedaraacute insertada en el procedimiento o papel desde el cual hemos abierto la barra en el ejemplo (M1PS)

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Estas incidencias se almacenan automaacuteticamente en AS1 Es desde esta posicioacuten donde se nos permite cambiar el nombre firmar como preparado o revisado o incluso borrarla Una vez que se elimina una incidencia no se renumeran las demaacutes su eliminacioacuten deja su nuacutemero sin uso

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D3 Notas de seguimientoAl igual que las incidencias las notas se pueden introducir a un papel de trabajo o procedimiento y como en el caso anterior se activa la barra flotante y se selecciona el icono ldquoNotasrdquoSe debe dar clic sobre el icono ldquoNuevordquo y se abre un cuadro de diaacutelogo donde introduciremos a quien va dirigida la nota el contenido de la misma y la firmaremos como preparadaCuando guardamos y cerramos la nota se crea un hiperenlace al procedimiento u hoja de trabajo desde donde la hayamos creadoPara borrar las notas es necesario que tengan dos firmas preparador y revisor Un preparadorrevisor podraacute firmar ambas

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E- Revisioacuten del trabajo

A traveacutes de las ventanas de resumen se puede acceder de forma raacutepida a la informacioacuten deseada

NavegadorIncidenciasProcedimientosNotas de seguimientoEstado elementosEstado procedimientos

A traveacutes de procedimientos podremos saber cuaacutentos procedimientos tenemos asignados cuantos estaacuten preparados o pendientes de preparar

A traveacutes de incidencias (agrupadas por preparador o por carpeta etc) podremos ver la descripcioacuten y recomendacioacuten de cada una Para editarlas podemos acceder a ellas con doble clic

Para borrarlas seraacute necesario acceder desde el navegador a la carpeta AS

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F- TEAMSTORE

El TeamStore es una base de conocimiento de la auditoriacutea es un fichero independiente que se ubica fuera de TeamMate TeamMate puede importar (obtener) y exportar (enviar) ay desde TeamStore Por ejemplo se pueden importar programas de auditoriacutea estaacutendar del TeamStore

Los elementos que se pueden obtener desde TeamStore son Programas de auditoriacutea (PS) y procedimientos estaacutendar En cualquier momento

de la auditoriacutea se pueden antildeadir programas de auditoriacutea completos o procedimientos seleccionados a un programa de auditoriacutea existente simplemente importando desde TeamStore

Incidencias TeamStore admite la posibilidad de almacenar incidencias que se repiten frecuentemente- incluyendo recomendaciones

Miembros del equipo de auditoriacutea TeamStore puede contener una relacioacuten completa de todo el personal de auditoriacutea Durante la fase de planificacioacuten se puede hacer una importacioacuten de la lista hacia su auditoriacutea

Papeles de trabajo Plantillas

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Una vez abierta la aplicacioacuten de TeamStore ldquoAbrirrdquo navegamos hasta TTEAMMATESTORES donde se encuentra la base de datos de TeamStore

La base de datos se divide en armarios cada uno de ellos engloba los programas de trabajo dependiendo de cuaacutel sea el objeto de fiscalizacioacuten Entidades Locales Cuentas Generales Contratacioacuten (para la revisioacuten de expedientes concretos)

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G- Finalizacioacuten del Proyecto

Una vez terminados todos los trabajos relacionados con un proyecto de Auditoriacutea procede ldquofinalizarlordquo en TeamMate

Una vez ldquoTerminadordquo un proyecto de Auditoriacutea solamente podremos acceder a eacutel en modo lectura es decir para examinar su contenido pero no podremos modificar nada

Por tanto para prever la necesidad de modificaciones posteriores a la ldquofinalizacioacutenrdquo es importante tener una copia de seguridad justamente antes de la ldquofinalizacioacutenrdquo que nos permita borrar el proyecto ldquoTerminadordquo restaurar la copia de seguridad justamente previa a la finalizacioacuten introducir las modificaciones pertinentes y volver a ldquofinalizarrdquo el proyecto (con una nueva copia de seguridad que sustituiriacutea a la anterior) La obtencioacuten de eacutesta copia de seguridad forma parte del proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo

Para finalizar un proyecto hay que ser ldquoRevisorrdquo o ldquoAdministradorrdquo Es decir un ldquoPreparadorrdquo no podraacute ldquofinalizarrdquo un proyecto

A un proyecto ldquoTerminadordquo uacutenicamente podraacuten acceder a eacutel los usuarios actualmente autorizados Por ello se ha adoptado la solucioacuten de antildeadir a todos los proyectos antes de ldquofinalizarlosrdquo un usuario ldquoCAMARA COMPTOSrdquo con rol de ldquoSoacutelo Lecturardquo de manera que todos los usuarios conocedores de la contrasentildea podraacuten acceder a consultar el proyecto una vez ldquoTerminadordquo

El procedimiento para ldquofinalizarrdquo un proyecto es el siguiente

1- Antildeadir al Equipo de Trabajo un usuario denominado CAMARA COMPTOS con rol de ldquoSoacutelo LecturardquoLas instrucciones para antildeadir un nuevo miembro del Equipo de Auditoriacutea figuran en el apartado ldquo41 Configuracioacuten del equipo de auditoriacuteardquo de la presente Guiacutea (paacuteg 5)

2- Elegir la opcioacuten Archivo | Administracioacuten | Etapashellip para acceder a la ventana de ldquoCambiar Estadordquo

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3- Pulsar el 5ordm botoacuten ldquoCompletar Finalizarrdquo Se lanzaraacute el asistente para finalizar que consta de seis pasos

4- El primer paso es solamente informativo y resume las acciones que se van a realizar Pulsaremos el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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5- El segundo paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los elementos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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6- El tercer paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los procedimientos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

7- El cuarto paso va a verificar que no quedan Notas de Seguimiento sin contestar Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo sin contestar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo contestado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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8- iexclMUY IMPORTANTE NO PULSAR EL BOTOacuteN ldquoSIGUIENTErdquo DE ESTA VENTANA HASTA QUE NO SE HAYA COMPLETADO LA COPIA DE SEGURIDAD

El quinto paso es criacutetico pues es ahora cuando vamos a realizar la uacuteltima copia de seguridad Dada su importancia se ha creado una carpeta para albergar estas copias de seguridad STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS Por tanto pulsaremos el botoacuten ldquoNavegarrdquo para seleccionar dicha carpeta que quedaraacute en el primer campo de la ventana y podremos pulsar el botoacuten ldquoInicio Copia de seguridadrdquo que aparece en el segundo campo de la ventana Una vez terminada la copia pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

9- El sexto paso va a ser propiamente el proceso de finalizacioacuten de manera que todaviacutea estamos a tiempo de pulsar el botoacuten ldquoCancelarrdquo para abandonar el procedimiento sin haber realizado la ldquofinalizacioacutenrdquo del proyecto

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2

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STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS

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Si estamos seguros de que queremos ldquofinalizarrdquo el proyecto quedan 2 uacuteltimas decisiones

La primera decisioacuten es sobre el Histoacuterico de Firmas y Ediciones (modificaciones) y figura en la parte izquierda de la ventana Podemos elegir entre mantener solamente las firmas o mantener tanto las firmas como las edicionesAdemaacutes en el primer caso de dejar solamente las firmas podemos indicar dos opciones maacutes

o retener solamente el uacuteltimo preparador y el uacuteltimo revisor firmante o todos los habidos (puesto que se ha podido firmar varias veces)

o y limpiar las fechas de firma dejando solamente el usuario firmante

La segunda decisioacuten es sobre las Notas de Seguimiento y figura en la parte derecha de la ventana Podemos elegir entre Borrar o Mantener las Notas de Seguimiento incluidas en el proyectoUna vez elegidas todas las opciones mencionadas pulsaremos el botoacuten ldquoInicio Finalizacioacuten procesordquo

Una vez completado este proceso de Finalizacioacuten pulsaremos el botoacuten ldquoCerrarrdquo del Asistente y de la ventana ldquoCambiar Estadordquo y ya tenemos el proyecto ldquoTerminadordquo

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3 USO DE MICROSOFT EXCEL COMO HERRAMIENTA DE AUDITORIA

Excel tiene muchas funciones uacutetiles para los auditores La capacidad de poner los datos en una hoja de caacutelculo y realizar diferentes pruebas y anaacutelisis hacen de Excel una herramienta de auditoriacutea de gran alcance Es faacutecil de usar y de faacutecil acceso para la mayoriacutea de los auditores Excel puede realizar muchos tipos de pruebas analiacuteticas que incluyen la ley de Benford anaacutelisis horizontal y vertical anaacutelisis de iacutendices anaacutelisis de regresioacuten las estadiacutesticas la estratificacioacuten y el envejecimiento Tambieacuten se pueden realizar muchos tipos de anaacutelisis de datos incluyendo datos anexados y de combinacioacuten tabular cruz y la tabla dinaacutemica detectar duplicados y vaciacuteos el extracto y el filtro unir y relacionar muestra clasificar resumir y subtotal

4 CARACTERISTICAS DESEABLES DE UN SOFTWARE DE AUDITORIA

CARACTERIacuteSTICAS GENERALES

Las caracteriacutesticas generales que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Manual de Usuario Manual Teacutecnico y Material de Capacitacioacuten

bull Opciones de copiar o exportar cualquier documento como papeles de trabajo aaplicaciones ofimaacuteticas como Word Excel Power Point y otros

bull Capacidad de acumular la informacioacuten histoacuterica y ademaacutes de poderla consultar por antildeo

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bull Capacidad de poder funcionar como un todo integrado entre las diferentes etapas yprocesos de la Auditoria Planeacioacuten Administracioacuten de Riesgos Ejecucioacuten yAdministracioacuten de Papeles de Trabajo Evaluacioacuten de Administracioacuten de TI Anaacutelisis yEvaluacioacuten de Base de Datos Emisioacuten de Informes

CARACTERIacuteSTICAS DE SEGURIDAD

Las caracteriacutesticas de seguridad que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Posibilidad de definir que usuarios puedan acceder al sistema

bull Administracioacuten de los permisos de las opciones a las que tiene derecho un usuario aejecutar consultar seguacuten su cargo y aacuterea a la que pertenezca

bull Opciones de incluir pistas de auditoriacutea en procesos control de cambios lecturaescritura y modificacioacuten de parte de los usuarios

bull Copias de respaldo de la informacioacuten mediante BACKUP en medios magneacuteticosoacutepticosy COMPROBAR como recuperar los datos del Backup

5 VENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

La ventaja principal del computador es su increiacuteble velocidad El tiempo requerido para que un computador mayorice una transaccioacuten o determina su saldo de una cuenta es de aproximadamente unas pocas milloneacutesimas de segundo

bull SE PUEDEN PROCESAR EN FORMA RAPIDA Y EFICIENTE GRANDES CANTIDADES DE DATOS Las empresas grandes pueden tener cientos de miles de transacciones por diacutea Al procesar voluacutemenes tan grandes de datos los computadores pueden ahorrar gran cantidad de tiempo en cada paso del proceso contable incluyendo el registro de transacciones su traslado a las cuentas del mayor y la preparacioacuten de registros contables informes y reportes

bull SE PUEDEN TENER ACTUALIZADOS LOS SALDOS DE LAS CUENTAS La velocidad con la que un computador puede procesar los datos permite que las empresas mantengan actualizadas las cuentas del mayor auxiliar los registros de inventarios permanentes y las mayoriacuteas de las cuentas del mayor general

bull SE PUEDEN GENERAL INFOAMCIONES ADICIONALES CASI SIN COSTO EXTRA Con un sistema de contabilidad se puede llevar un diario de ventas Maacutes aun el computador puede ademaacutes reordenar esta informacioacuten para mostrar los

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totales de las ventas diarias por departamento de venta por vendedor y por un producto

bull SE PUEDE DISPONER DE RETROALIMENTACION INSTANTANEA A MEDIDA QUE VAN TENIENDO LUGAR LAS TRANSACCIONES En los sistemas computarizados en liacutenea de tiempo real (OLRT) el empleado que ejecuta la transaccioacuten puede disponer de un Terminal en comunicacioacuten directa con el computador Por tanto el empleado tiene acceso inmediato a la informacioacuten contable uacutetil para ejecutar una transaccioacuten corriente

bull SE PUEDE TENER PROCEDIMIENTOS ADICINALES DE CONTROL INTERNO EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO La aprobacioacuten de cada venta a creacutedito constituye un procedimiento de control interno del cual pueden hacer uso las capacidades uacutenicas del computador

Tal procedimiento del control puede no ser praacutectico en un sistema manual especialmente si el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no se mantiene permanente

6 DESVENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

Los sistemas computarizados tambieacuten tienen sus limitaciones pero estas limitaciones son correctivas y podriacutea decirse que son leves en comparacioacuten con los grandes beneficios que ofrece a la empresa

Las principales limitaciones son

bull Alto costo de inversioacuten al instalar un sistema computarizado

bull El costo de mantenimiento es alto y complejo

bull El alto costo en el entrenamiento del personal

bull Los programas deben ser confiables

bull La loacutegica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas

bull Elevado costo de desarrollo

bull Limitado numero de reportes y consultas

bull Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada

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bull Necesidad de mantenimiento del sistema debido a las modificaciones que habraacute tenido la aplicacioacuten en las actualizaciones o subsiguientes o por cambios de aplicaciones

En conclusioacuten podriacuteamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son en la mayor parte de iacutendole econoacutemica lo cual para muchos no es preocupante

7 SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE COMPUTACION

Los equipos informaacuteticos son instrumentos que estructuran grandes cantidades de informacioacuten la cual puede ser confidencial para la entidad y puede ser mal utilizada o divulgada a personas que hagan mal uso de esta ademaacutes pueden ocurrir robos fraudes o sabotajes que provoquen la destruccioacuten total o parcial de las actividades de procesamiento electroacutenico de datos Esta informacioacuten puede ser de suma importancia y al no contar con ella en el momento preciso puede provocar retrasos sumamente costosos

Al auditar con sistemas informaacuteticos el auditor debe verificar y constatar lo siguiente

Que no se tengan copias piratas o bien que al conectarnos en red con otras computadoras no exista la posibilidad de transmisioacuten de virus

Que se hayan implementado procesos fiacutesicos y loacutegicos para la proteccioacuten del hardware y datos procesados asiacute como a las instalaciones de ingreso al aacuterea de procesamiento de datos y servidores Contemplando las situaciones de incendios sabotajes robos cataacutestrofes naturales etc

Implementacioacuten de mecanismos para garantizar la seguridadloacutegica del software a la proteccioacuten de los datos e informacioacutenprocesos y programas asiacute como la restriccioacuten de usuarios noautorizados al acceso de la informacioacuten

8 BACK UP Y RECUPERACION

Una copia de seguridad o backupen tecnologiacutea de la informacioacuten o informaacutetica es una copia de seguridad - o el proceso de copia de seguridad - con el fin de que estas copias adicionales puedan utilizarse para restaurar el original despueacutes de una eventual peacuterdida de datos Fundamentalmente son uacutetiles para tres cosas Primero recuperarse de una cataacutestrofe informaacutetica Segundo recuperar una pequentildea cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente o corrompido

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bull Corte de operaciones Se pueden realizar comprobaciones de fin de antildeo sobre elmayor de cuentas archivos de inventario o archivos de transacciones para analizarelementos con fechas o nuacutemeros de secuencia anteriores o posteriores al corte de fin deantildeo

bull Deteccioacuten de Fraudes como cruzar archivos de direcciones con los de noacutemina y libroscontables de cuentas a pagar nuacutemeros duplicados en facturas de proveedores ybuacutesquedas de coincidencias en cuentas bancarias de noacutemina con archivos maestroscorrespondientes

bull Deteccioacuten de Fraudes y la Ley de Benfordiv El anaacutelisis de la Ley de Benford esefectivo para identificar posibles valores fraudulentos Si existen valores artificiales oficticios en una base de datos la distribucioacuten de los diacutegitos dentro de la base de datospuede ser diferente a la establecida al respecto por la Ley de Benford Se pueden ver losdatos en forma graacutefica y comparar los resultados con los establecidos previamente porla Ley de Benford asiacute como tambieacuten los liacutemites maacuteximos y miacutenimos

bull Otros Objetivos de Auditoriacutea IDEA puede proporcionar tambieacuten informacioacuten uacutetil enaacutereas complejas tales como provisiones y valoraciones creando varias ldquovistasrdquo basadasen una serie de paraacutemetros diferentes Tomando como ejemplo el inventario se puedenidentificar elementos que no se han movido en 369 y 12 meses compararlos con lasventas despueacutes de fin de antildeo para ver lo que no se ha vendido y comprobar el valorneto realizable para aquellos que siacute se han vendido verificar los elementos deinventario del antildeo pasado frente a lo que no se ha vendido este antildeo Cualquierauditoriacutea o investigacioacuten de archivos que tenga necesidad de llevar a cabo anaacutelisis dedatos trabajos de caacutelculo o pruebas de excepcioacuten se beneficiaraacute con el uso de IDEA

233 TEAMMATE

TeamMate2 el que usa Price WaterhouseCoopers es un facilitador del desarrollo secuencial dela auditoriacutea Este a su vez facilita la labor de documentacioacuten de todas las tareas efectuadas enel proceso de auditoriacutea Por tanto TeamMate es un sistema de ldquoarchivo electroacutenicordquo unaherramienta fundamental para documentar auditoriacuteas de diferentes alcances ayudando a laaplicacioacuten de estaacutendares tanto en la documentacioacuten como en la revisioacuten Adicionalmente facilitala generacioacuten de informes de auditoriacutea TeamMate es usado por maacutes de 14000 auditores en275 paiacuteses alrededor del mundo

Tipos de Auditoriacutea que documenta La aplicabilidad del sistema va desde la documentacioacutende auditoriacuteas financieras de cumplimiento procedimientos operacionales investigaciones yauditoriacuteas de IT Adicionalmente es utilizado para la

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documentacioacuten de la evaluacioacuten decontroles auditoriacuteas de contratos y revisiones generales Con TeamMate se tiene acceso abases de datos de mejores praacutecticas ademaacutes se aprovecha todo el trabajo realizado enauditoriacuteas anteriores asiacute como las guiacuteas de trabajo existentes en Word y Excel Team Matepermite el seguimiento y firma de los papeles de trabajo asiacute como el mantenimiento dereferencias entre los diferentes documentos como el reporte de auditoriacutea los hallazgos y laspruebas realizadasTeamMate incluye un software de imaacutegenes el cual permite una sencilla incorporacioacuten deimaacutegenes y fotografiacuteas escaneadas criacuteticas en los papeles de trabajo

TeamMate fue desarrollado por el WorldResearch and Technology Centre dePricewaterhouseCoopers en Menlo Park California TeamMate fue finalista en la prestigiosaconferencia COMDEX y Windows World Open le dio el premio en 1994 ICAA ndash MicrosoftInnovativeTechnologyAward

Team Mate ayuda a que el proceso que tradicionalmente lleva maacutes tiempo en la ejecucioacuten de laauditoriacutea ldquola documentacioacutenrdquo se reduzca sustancialmente ayudando a que el auditor seconcentre en las actividades de mayor valor agregado

Todos los papeles de trabajo automaacuteticamente son comprimidos y encriptados cuando se cierrauna aplicacioacuten de la misma forma se respaldan los trabajos de forma automaacutetica cada vez quese termina una sesioacuten de trabajo

Arquitectura de TeamMateTeamMate posee un poderoso motor de replicacioacuten el cualpermite el trabajo en equipo tanto en redes de aacuterea local como en ambientes de acceso remotoseguacuten sea la necesidad La arquitectura el modelo de la base de datos y la replicacioacuten permiteno interrumpir el trabajo durante la etapa de revisioacuten ya que cada uno de los miembros delequipo tiene una copia ideacutentica (reacuteplica) de la base de datos lo cual permite que el resto deequipo continuacutee con el trabajo mientras se hace la revisioacuten TeamMate se integra naturalmentea cualquier sistema de correo electroacutenico para facilitar la comunicacioacuten

2Descripcioacuten extractada del documento denominado ldquoSoftware de Auditoriardquo elaborado por el Lic Jorge GuevaraEspinoza

2331 MANUAL TEAMMATE

A- Creacioacuten de un Proyecto Auditoriacutea

La creacioacuten de un nuevo proyecto se puede realizar por dos viacuteas alternativas

1A partir de una libreriacutea baacutesica e importar los programas de TeamStore

2A partir de una libreriacutea modelo dependiendo del tipo de proyecto

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A1 NUEVO PROYECTO A PARTIR DEL TEAMSTORE

Desde el Explorador de auditoriacutea clic sobre el icono de NUEVO

1) Se incluye informacioacuten de la auditoriacutea Coacutedigo Proyecto Grupo de Proyecto y NombreCoacutedigo Proyecto Nombre corto del proyecto (No admite acentos)

Grupo de Proyecto SECTOR LOCAL INSTITUCIONES PARLAMENTARIAShelliphellip

Nombre Descripcioacuten larga del proyecto Deberiacutea coincidir con la denominacioacuten oficial del trabajo

2) En el paso 2 se debe seleccionar una libreriacutea para utilizar como plantilla inicial de la auditoriacutea Podemos seleccionar la libreriacutea base de la Caacutemara de Comptos que incluye las tres carpetas principales en el fichero de auditoriacutea y aspectos como poliacuteticas terminologiacutea y marcas globales

3) Finalmente paso 3 de 3 nos solicita la identificacioacuten de la persona que va a inicializar la auditoriacutea Apellido nombre iniciales y clave Pinchamos sobre ldquoFinalizarrdquo y entramos en el nuevo proyecto

(Se ha seleccionado una libreriacutea base que contiene las tres carpetas principales y a partir de las mismas crearemos la estructura de nuestra nueva auditoriacutea)

De esta manera queda creada una auditoriacutea modelo con tres carpetas principales en el fichero de auditoriacutea

Carpeta PA Contendraacute los documentos de planificacioacuten

Carpeta AS Contendraacute tanto las incidencias creadas como los informes generados

Carpeta CG Esta carpeta estaacute vacia y contendraacute los programas de trabajo que decidamos importar del TeamStore o bien que creemos de forma manual

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Importamos los programas de trabajo estaacutendar y procedimientos de TeamStore

Para ello importamos desde TeamStore el armario area o procedimiento que nos interese

1) Seleccionar Herramientas Compartir TeamStore Obtener Programa2) Navegar al directorio que contiene el TeamStore

TTEAM MATESTORESTeamStore Caacutemara de Comptos

3) Doble clic sobre el armario ldquoModelo helliprdquo y seleccionamos todos los elementos que queremos importar

4) Seleccionar y Cerrar

A2- NUEVO PROYECTO A PARTIR DE UNA LIBRERIacuteA

Una libreriacutea podriacuteamos definirla como una plantilla con la cual se crea un nuevo proyecto

Una libreriacutea para un determinado tipo de proyecto (auditoriacutea de un ayuntamiento revisioacuten de un expediente hellip) puede contener los programas estaacutendar de trabajo terminologiacutea poliacuteticas estructura de la auditoriacutea etc De manera que la fase de planificacioacuten de una nueva auditoriacutea que se abre a partir de dicha libreriacutea puede simplificarse mucho ademaacutes de garantizar una homogeneizacioacuten entre todas las auditorias del mismo tipo

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La carpeta CG ldquoAacutereas de auditoriacuteardquo contiene todos los programas de trabajo incluidos en la libreriacutea que hemos seleccionado

Cualquier proyecto independientemente de la etapa en que se encuentre puede guardarse como una libreriacutea a partir de la cual crear proyectos futuros

1) AdministracioacutenGuardar como libreriacutea2) Destino TTEAMMATELIBRERIAS

Todo nuevo proyecto se inicia a partir de una libreriacutea bien una libreriacutea de plantilla inicial (libreriacutea base Caacutemara de Comptos) o bien proyectos ya abiertos que queremos que sirvan de base para auditorias futuras

Una libreriacutea no se puede abrir y por tanto conocer su contenido hasta que no se abre un nuevo proyecto a partir de la misma

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B- Fase de planificacioacuten

El proyecto o auditoriacutea se divide en 5 fases que habraacute que ir cerrando de las cuales la primera es la de planificacioacuten

El cierre de la fase de planificacioacuten tiene los siguientes efectos

No se podraacuten eliminar marcas globales miembros del equipo (aunque siacute se podraacuten insertar nuevos)

Se posibilita la firma de papeles y procedimientos y se inicia el registro de edicioacuten (identificacioacuten de las personas que acceden a cada procedimiento y papel)

B1- Configuracioacuten del equipo de auditoriacutea

Menuacute ArchivoAdministracioacutenEquipo o a traveacutes del icono ldquoAdminrdquoEquipo

Las funciones asignadas a los miembros del equipo se pueden cambiar durante la auditoriacutea y pueden ser las siguientes

Administrador Es preparador y revisor a la vez y ademaacutes puede finalizar la auditoriacutea y anular las contrasentildeas

Revisor Puede firmar la revisioacuten de los papeles de trabajo y procedimientos crear y borrar notas

Preparador Puede crear los papeles de trabajo notas y firmar en ldquoPreparado porrdquo

Para antildeadir un nuevo miembro del equipo dar clic en ldquoAntildeadirrdquo e introducir apellido nombre iniciales y funcioacuten del miembro del equipo Completados estos datos se hace clic en ldquoguardarrdquo Las claves de cada uno de los miembros del equipo se introducen cuando cada uno accede por primera vez

B2- Asignacioacuten de las aacutereas de trabajo y procedimientos a los miembros del equipo

Asignar aacutereas o subareas

Apretando el botoacuten derecho sobre cada una de las carpetas que contiene las aacutereas y subareas de auditoriacutea RenombrarAsignarAsignar procedimientosUn procedimiento Dentro de cada PS para cada uno de los procedimientos desplegar el menuacute de ldquoAsignacioacutenrdquoConjunto de procedimientos de un PS Seleccionar todos los procedimientos y con el botoacuten derecho Procedimientos tareas

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B3-Definicioacuten de los Tick-Marks globales

Las marcas globales que se aplicaraacuten a toda la auditoriacutea se definen en la etapa de planificacioacuten aunque posteriormente se podraacuten antildeadir marcas globales o especiacuteficas para cada papel de trabajoIcono ldquoAdminrdquo Marcas Globales Se pueden antildeadir tantos como siacutembolos se presentan y estos siacutembolos no son modificablesLas marcas globales pueden ver predefinidas como parte de la libreriacutea lo que ahorra tiempo de planificacioacuten y asegura un uso global y consistente en todas las auditorias

B4- Antildeadir nuevas aacutereas de auditoriacutea programas o procedimientos

La carpeta CG contiene todas las aacutereas de auditoriacutea cada una de las cuales contiene los programas de auditoriacutea y los papeles de trabajoEstas aacutereas y programas pueden venir dados por la libreriacutea utilizada importarse desde TeamStore o bien modificarlos de una forma manualCada aacuterea o carpeta puede dividirse en subcarpetas Cada carpeta o subcarpeta contendraacute siempre un programa de auditoriacutea y cualquier papel de trabajo antildeadido

AacutereasSituaacutendonos al nivel que queramos crear la carpeta (por ejemplo CG) clic sobre el botoacuten derecho ldquoNueva carpetardquo En el ejemplo abajo indicado crearaacute una nueva carpeta o aacuterea con la letra I Cada aacuterea de auditoriacutea nueva tendraacute una subcarpeta que contendraacute un Programa de Auditoriacutea PS en blanco En el cuadro de diaacutelogo que se abre nos pediraacute el nombre para la carpeta ldquoGrupo de componenterdquo y subcarpeta ldquoPrimer componenterdquo que por defecto le asigna el mismo nombre que al ldquoGrupo de ComponenterdquoSi por el contrario nos posicionamos en un aacuterea (por ejemplo A) crearaacute una subcarpeta (A2)

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Las referencias que TeamMate asigna a las distintas carpetas son inmodificables y por tanto el orden en que las creemos puede ser importante

De un aacuterea se pueden crear tantas subcarpetas como queramos

B5-Cierre de la etapa de planificacioacuten

Para cerrar la etapa de planificacioacuten deberemos dar clic en ldquoAdminrdquo ldquoEtapasrdquo pinchando en ldquoTrabajo de campoInicializarrdquo estaremos en condiciones de empezar la auditoriacutea

C- Organizacioacuten del trabajoTeamMate es una herramienta informaacutetica que nos permite organizar el trabajo realizado en el transcurso de la auditoriacutea y acceder a la informacioacuten almacenada de forma raacutepida a traveacutes de las ventanas de resumen Incidencias procedimientos notas de seguimiento etc

C1 Programa de trabajo

Todos los programas terminan en PS (ejemplo C1PS) Toda carpeta dentro de ldquoAacutereas o procedimientosrdquo del navegador contiene automaacuteticamente un programa de trabajo

Tanto los programas como los procedimientos se importan desde TeamStore donde previamente se han introducido los programas correspondientes a sector local ayuntamientos o a cuentas generales

Un programa de trabajo estaacute dividido en tres ventanas

Ventana Izda Incluye la lista de los procedimientos

Ventana Dcha Superior Se describe la prueba a realizar detalles y objetivos seguidos con la misma

Venta Dcha Inferior Incluye Trabajo Realizado y Conclusioacuten Contiene informacioacuten de todos los papeles de trabajo que hemos adjuntado a ese programa

Pestantildea trabajo realizadoCada procedimiento contiene una ventana de ldquotrabajo realizadordquo disentildeada para ser el meacutetodo baacutesico para documentar el trabajo La ventana no tiene liacutemite en cuanto a la cantidad de texto a almacenar (haciendo doble clic sobre el nombre de la pestantildea proporcionaraacute un aacuterea maacutes grande)

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HIPERTEXTO Desde el campo de trabajo realizado se puede hacer referencia a cualquier papel de trabajo o procedimiento incluido en el TeamMate simplemente tecleando la referencia como texto (ejemplo C11) Pinchando dos veces sobre dicha referencia nos llevaraacute a ese papel de trabajo o procedimiento

Cuadro RefsAparecen las referencias de los papeles de trabajo relacionados con el procedimiento resaltadoPosicionados en la ventana de Refs clic botoacuten dcho nos permite borrar o antildeadir hiperenlaces a ese procedimiento Si lo que queremos es borrar un papel de trabajo tendremos que hacerlo desde el navegador esta ventana soacutelo gestiona hiperenlaces a los procedimientos

Siacutembolos que indican en que fase se encuentra cada procedimiento o papel de trabajoEn fase de preparacioacuten Firmado como realizado Firmado como revisado

C2 Papeles de trabajo

Tambieacuten se pueden antildeadir papeles de trabajo para documentar el trabajo (Word Excel PDF PowerPoint etc) Se pueden crear hojas de trabajo nuevas insertar papeles de trabajo existentes fuera de TeamMate o importar plantillas existentes en TeamStore

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Antildeadir papel de trabajo

Una vez nos situamos sobre el procedimiento que queremos documentar hacemos aparecer la barra de herramientas flotante clic sobre el icono ldquoAntildeadir PTrdquo

A la hora de disentildear las hojas de Excel es necesario tener en cuenta que por regla general no se van a imprimir sino que lo normal seraacute verlas en pantalla Por tanto deberemos procurar que las hojas de caacutelculo no se extiendan y ocupen maacutes de una pantalla

TeamMate asignaraacute automaacuteticamente un nuacutemero y una letra que hace referencia al programa y se relacionaraacute al procedimiento que tengamos resaltado Se le podraacute dar un Tiacutetulo o asignar a una persona del equipo

ldquoImportar desde ArchivordquoSe puede insertar cualquier tipo de archivo esta pestantildea nos posibilita navegar por nuestro ordenador hasta localizar el archivo correspondiente que puede estar en cualquier formato

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A traveacutes de esta opcioacuten podremos incorporar legislacioacuten o incluso paacuteginas Web siempre y cuando previamente la hayamos almacenado en nuestro PC o en nuestro entorno de red

Ejemplo Insertamos como papel de trabajo una resolucioacuten publicada en el Boletiacuten Oficial Una vez posicionados en la resolucioacuten ldquoGuardar comordquo Tipo ldquoPaacutegina Web soacutelo HTML (htmhtml)rdquo Guardada la resolucioacuten bien en red o en el disco duro la importamos desde TeamMate

Antildeadir referencia a un procedimiento de un papel de trabajo ya incluido en el TeamMateSituando el ratoacuten sobre la ventana de Refs clic sobre el botoacuten derecho ldquoCrear Hiperenlacesrdquo ldquoVinculo a Refrdquo TeamMate te permite navegar por las distintas aacutereas procedimientos o incidencias para poder seleccionar el documento que queremos insertar

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C3 Firmas y registros de acceso

Existen dos tipos diferentes de firma en TeamMate

La firma en papeles de trabajo e incidencias La firma en procedimientos de forma individual

Para firmar papeles de trabajo e incidencias hacer clic en el icono ldquoFirmadordquo en la barra flotante de herramientas y despueacutes hacer clic en ldquoPreparado porrdquo TeamMate inserta automaacuteticamente sus iniciales y la fecha

Para firmar procedimientos una vez resaltado el mismo hacer clic en el icono ovalado de la parte inferior del programa

Cada procedimiento papel de trabajo o incidencia puede ser firmado como realizado y como revisado Ademaacutes a partir del cierre de la planificacioacuten se crea un registro de las personas que acceden a los documentos y modifican algo

D- Realizacioacuten del trabajo

D1 HiperenlacesPara cruzar referencias de unos papeles de trabajo a otros pueden realizarse

De una direccioacuten ( del archivo A al B) De dos direcciones esto es de ida y vuelta (de A a B y de B a A)

En la barra flotante de TeamMate tenemos el icono de Hiperenlaces

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Viacutenculo de una direccioacutenExisten dos formas de crear el enlace

1 Posicionado en el lugar donde queremos que aparezca el Hiperenlace en la barra flotante seleccionamos el icono de Hiperenlace

Elegimos la pestantildea ldquoViacutenculo a Refrdquo y aparece un aacuterbol con todas las aacutereas y los archivos que cuelgan de cada una Pinchando en el archivo correspondiente y luego en ldquoInsertarrdquo se crea el Hiperenlace El lugar al que nos desplazaremos picando en el enlace es si el archivo destino es Excel la uacuteltima celda en que hayamos estado si es Word al inicio del documento

2 Cuando queremos dirigirnos a un lugar concreto del archivo destinoNos situamos en el lugarposicioacuten de destino del enlace y activamos el icono de HiperenlaceEn la parte superior derecha ldquocopiar destinordquoNos posicionamos en el archivo y lugar donde queremos insertar el enlaceActivamos el icono de Hiperenlace y elegimos ldquopegar viacutenculordquo ldquoinsertarrdquo

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Viacutenculo de dos direccionesSe realizariacutea de la misma forma que el procedimiento 2) anterior soacutelo que es necesario activar la casilla ldquocrear un viacutenculo de dos viacuteasrdquo antes de pinchar en ldquoinsertarrdquo

D2 IncidenciasPara introducir una incidencia (ML) en un papel de trabajo o procedimiento es necesario activar la barra flotante y dar clic en el icono de ldquoIncidenciasrdquoSe abre el primer cuadro de dialogo que nos pediraacute el nombre de la misma ldquoAceptarrdquoEn la siguiente pantalla distinguimos dos grandes aacutereas una para introducir una descripcioacuten de la incidencia y otra para efectuar la recomendacioacuten correspondiente

La incidencia quedaraacute insertada en el procedimiento o papel desde el cual hemos abierto la barra en el ejemplo (M1PS)

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Estas incidencias se almacenan automaacuteticamente en AS1 Es desde esta posicioacuten donde se nos permite cambiar el nombre firmar como preparado o revisado o incluso borrarla Una vez que se elimina una incidencia no se renumeran las demaacutes su eliminacioacuten deja su nuacutemero sin uso

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D3 Notas de seguimientoAl igual que las incidencias las notas se pueden introducir a un papel de trabajo o procedimiento y como en el caso anterior se activa la barra flotante y se selecciona el icono ldquoNotasrdquoSe debe dar clic sobre el icono ldquoNuevordquo y se abre un cuadro de diaacutelogo donde introduciremos a quien va dirigida la nota el contenido de la misma y la firmaremos como preparadaCuando guardamos y cerramos la nota se crea un hiperenlace al procedimiento u hoja de trabajo desde donde la hayamos creadoPara borrar las notas es necesario que tengan dos firmas preparador y revisor Un preparadorrevisor podraacute firmar ambas

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E- Revisioacuten del trabajo

A traveacutes de las ventanas de resumen se puede acceder de forma raacutepida a la informacioacuten deseada

NavegadorIncidenciasProcedimientosNotas de seguimientoEstado elementosEstado procedimientos

A traveacutes de procedimientos podremos saber cuaacutentos procedimientos tenemos asignados cuantos estaacuten preparados o pendientes de preparar

A traveacutes de incidencias (agrupadas por preparador o por carpeta etc) podremos ver la descripcioacuten y recomendacioacuten de cada una Para editarlas podemos acceder a ellas con doble clic

Para borrarlas seraacute necesario acceder desde el navegador a la carpeta AS

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F- TEAMSTORE

El TeamStore es una base de conocimiento de la auditoriacutea es un fichero independiente que se ubica fuera de TeamMate TeamMate puede importar (obtener) y exportar (enviar) ay desde TeamStore Por ejemplo se pueden importar programas de auditoriacutea estaacutendar del TeamStore

Los elementos que se pueden obtener desde TeamStore son Programas de auditoriacutea (PS) y procedimientos estaacutendar En cualquier momento

de la auditoriacutea se pueden antildeadir programas de auditoriacutea completos o procedimientos seleccionados a un programa de auditoriacutea existente simplemente importando desde TeamStore

Incidencias TeamStore admite la posibilidad de almacenar incidencias que se repiten frecuentemente- incluyendo recomendaciones

Miembros del equipo de auditoriacutea TeamStore puede contener una relacioacuten completa de todo el personal de auditoriacutea Durante la fase de planificacioacuten se puede hacer una importacioacuten de la lista hacia su auditoriacutea

Papeles de trabajo Plantillas

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Una vez abierta la aplicacioacuten de TeamStore ldquoAbrirrdquo navegamos hasta TTEAMMATESTORES donde se encuentra la base de datos de TeamStore

La base de datos se divide en armarios cada uno de ellos engloba los programas de trabajo dependiendo de cuaacutel sea el objeto de fiscalizacioacuten Entidades Locales Cuentas Generales Contratacioacuten (para la revisioacuten de expedientes concretos)

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G- Finalizacioacuten del Proyecto

Una vez terminados todos los trabajos relacionados con un proyecto de Auditoriacutea procede ldquofinalizarlordquo en TeamMate

Una vez ldquoTerminadordquo un proyecto de Auditoriacutea solamente podremos acceder a eacutel en modo lectura es decir para examinar su contenido pero no podremos modificar nada

Por tanto para prever la necesidad de modificaciones posteriores a la ldquofinalizacioacutenrdquo es importante tener una copia de seguridad justamente antes de la ldquofinalizacioacutenrdquo que nos permita borrar el proyecto ldquoTerminadordquo restaurar la copia de seguridad justamente previa a la finalizacioacuten introducir las modificaciones pertinentes y volver a ldquofinalizarrdquo el proyecto (con una nueva copia de seguridad que sustituiriacutea a la anterior) La obtencioacuten de eacutesta copia de seguridad forma parte del proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo

Para finalizar un proyecto hay que ser ldquoRevisorrdquo o ldquoAdministradorrdquo Es decir un ldquoPreparadorrdquo no podraacute ldquofinalizarrdquo un proyecto

A un proyecto ldquoTerminadordquo uacutenicamente podraacuten acceder a eacutel los usuarios actualmente autorizados Por ello se ha adoptado la solucioacuten de antildeadir a todos los proyectos antes de ldquofinalizarlosrdquo un usuario ldquoCAMARA COMPTOSrdquo con rol de ldquoSoacutelo Lecturardquo de manera que todos los usuarios conocedores de la contrasentildea podraacuten acceder a consultar el proyecto una vez ldquoTerminadordquo

El procedimiento para ldquofinalizarrdquo un proyecto es el siguiente

1- Antildeadir al Equipo de Trabajo un usuario denominado CAMARA COMPTOS con rol de ldquoSoacutelo LecturardquoLas instrucciones para antildeadir un nuevo miembro del Equipo de Auditoriacutea figuran en el apartado ldquo41 Configuracioacuten del equipo de auditoriacuteardquo de la presente Guiacutea (paacuteg 5)

2- Elegir la opcioacuten Archivo | Administracioacuten | Etapashellip para acceder a la ventana de ldquoCambiar Estadordquo

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3- Pulsar el 5ordm botoacuten ldquoCompletar Finalizarrdquo Se lanzaraacute el asistente para finalizar que consta de seis pasos

4- El primer paso es solamente informativo y resume las acciones que se van a realizar Pulsaremos el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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5- El segundo paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los elementos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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6- El tercer paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los procedimientos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

7- El cuarto paso va a verificar que no quedan Notas de Seguimiento sin contestar Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo sin contestar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo contestado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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8- iexclMUY IMPORTANTE NO PULSAR EL BOTOacuteN ldquoSIGUIENTErdquo DE ESTA VENTANA HASTA QUE NO SE HAYA COMPLETADO LA COPIA DE SEGURIDAD

El quinto paso es criacutetico pues es ahora cuando vamos a realizar la uacuteltima copia de seguridad Dada su importancia se ha creado una carpeta para albergar estas copias de seguridad STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS Por tanto pulsaremos el botoacuten ldquoNavegarrdquo para seleccionar dicha carpeta que quedaraacute en el primer campo de la ventana y podremos pulsar el botoacuten ldquoInicio Copia de seguridadrdquo que aparece en el segundo campo de la ventana Una vez terminada la copia pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

9- El sexto paso va a ser propiamente el proceso de finalizacioacuten de manera que todaviacutea estamos a tiempo de pulsar el botoacuten ldquoCancelarrdquo para abandonar el procedimiento sin haber realizado la ldquofinalizacioacutenrdquo del proyecto

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2

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STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS

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Si estamos seguros de que queremos ldquofinalizarrdquo el proyecto quedan 2 uacuteltimas decisiones

La primera decisioacuten es sobre el Histoacuterico de Firmas y Ediciones (modificaciones) y figura en la parte izquierda de la ventana Podemos elegir entre mantener solamente las firmas o mantener tanto las firmas como las edicionesAdemaacutes en el primer caso de dejar solamente las firmas podemos indicar dos opciones maacutes

o retener solamente el uacuteltimo preparador y el uacuteltimo revisor firmante o todos los habidos (puesto que se ha podido firmar varias veces)

o y limpiar las fechas de firma dejando solamente el usuario firmante

La segunda decisioacuten es sobre las Notas de Seguimiento y figura en la parte derecha de la ventana Podemos elegir entre Borrar o Mantener las Notas de Seguimiento incluidas en el proyectoUna vez elegidas todas las opciones mencionadas pulsaremos el botoacuten ldquoInicio Finalizacioacuten procesordquo

Una vez completado este proceso de Finalizacioacuten pulsaremos el botoacuten ldquoCerrarrdquo del Asistente y de la ventana ldquoCambiar Estadordquo y ya tenemos el proyecto ldquoTerminadordquo

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3 USO DE MICROSOFT EXCEL COMO HERRAMIENTA DE AUDITORIA

Excel tiene muchas funciones uacutetiles para los auditores La capacidad de poner los datos en una hoja de caacutelculo y realizar diferentes pruebas y anaacutelisis hacen de Excel una herramienta de auditoriacutea de gran alcance Es faacutecil de usar y de faacutecil acceso para la mayoriacutea de los auditores Excel puede realizar muchos tipos de pruebas analiacuteticas que incluyen la ley de Benford anaacutelisis horizontal y vertical anaacutelisis de iacutendices anaacutelisis de regresioacuten las estadiacutesticas la estratificacioacuten y el envejecimiento Tambieacuten se pueden realizar muchos tipos de anaacutelisis de datos incluyendo datos anexados y de combinacioacuten tabular cruz y la tabla dinaacutemica detectar duplicados y vaciacuteos el extracto y el filtro unir y relacionar muestra clasificar resumir y subtotal

4 CARACTERISTICAS DESEABLES DE UN SOFTWARE DE AUDITORIA

CARACTERIacuteSTICAS GENERALES

Las caracteriacutesticas generales que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Manual de Usuario Manual Teacutecnico y Material de Capacitacioacuten

bull Opciones de copiar o exportar cualquier documento como papeles de trabajo aaplicaciones ofimaacuteticas como Word Excel Power Point y otros

bull Capacidad de acumular la informacioacuten histoacuterica y ademaacutes de poderla consultar por antildeo

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bull Capacidad de poder funcionar como un todo integrado entre las diferentes etapas yprocesos de la Auditoria Planeacioacuten Administracioacuten de Riesgos Ejecucioacuten yAdministracioacuten de Papeles de Trabajo Evaluacioacuten de Administracioacuten de TI Anaacutelisis yEvaluacioacuten de Base de Datos Emisioacuten de Informes

CARACTERIacuteSTICAS DE SEGURIDAD

Las caracteriacutesticas de seguridad que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Posibilidad de definir que usuarios puedan acceder al sistema

bull Administracioacuten de los permisos de las opciones a las que tiene derecho un usuario aejecutar consultar seguacuten su cargo y aacuterea a la que pertenezca

bull Opciones de incluir pistas de auditoriacutea en procesos control de cambios lecturaescritura y modificacioacuten de parte de los usuarios

bull Copias de respaldo de la informacioacuten mediante BACKUP en medios magneacuteticosoacutepticosy COMPROBAR como recuperar los datos del Backup

5 VENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

La ventaja principal del computador es su increiacuteble velocidad El tiempo requerido para que un computador mayorice una transaccioacuten o determina su saldo de una cuenta es de aproximadamente unas pocas milloneacutesimas de segundo

bull SE PUEDEN PROCESAR EN FORMA RAPIDA Y EFICIENTE GRANDES CANTIDADES DE DATOS Las empresas grandes pueden tener cientos de miles de transacciones por diacutea Al procesar voluacutemenes tan grandes de datos los computadores pueden ahorrar gran cantidad de tiempo en cada paso del proceso contable incluyendo el registro de transacciones su traslado a las cuentas del mayor y la preparacioacuten de registros contables informes y reportes

bull SE PUEDEN TENER ACTUALIZADOS LOS SALDOS DE LAS CUENTAS La velocidad con la que un computador puede procesar los datos permite que las empresas mantengan actualizadas las cuentas del mayor auxiliar los registros de inventarios permanentes y las mayoriacuteas de las cuentas del mayor general

bull SE PUEDEN GENERAL INFOAMCIONES ADICIONALES CASI SIN COSTO EXTRA Con un sistema de contabilidad se puede llevar un diario de ventas Maacutes aun el computador puede ademaacutes reordenar esta informacioacuten para mostrar los

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totales de las ventas diarias por departamento de venta por vendedor y por un producto

bull SE PUEDE DISPONER DE RETROALIMENTACION INSTANTANEA A MEDIDA QUE VAN TENIENDO LUGAR LAS TRANSACCIONES En los sistemas computarizados en liacutenea de tiempo real (OLRT) el empleado que ejecuta la transaccioacuten puede disponer de un Terminal en comunicacioacuten directa con el computador Por tanto el empleado tiene acceso inmediato a la informacioacuten contable uacutetil para ejecutar una transaccioacuten corriente

bull SE PUEDE TENER PROCEDIMIENTOS ADICINALES DE CONTROL INTERNO EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO La aprobacioacuten de cada venta a creacutedito constituye un procedimiento de control interno del cual pueden hacer uso las capacidades uacutenicas del computador

Tal procedimiento del control puede no ser praacutectico en un sistema manual especialmente si el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no se mantiene permanente

6 DESVENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

Los sistemas computarizados tambieacuten tienen sus limitaciones pero estas limitaciones son correctivas y podriacutea decirse que son leves en comparacioacuten con los grandes beneficios que ofrece a la empresa

Las principales limitaciones son

bull Alto costo de inversioacuten al instalar un sistema computarizado

bull El costo de mantenimiento es alto y complejo

bull El alto costo en el entrenamiento del personal

bull Los programas deben ser confiables

bull La loacutegica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas

bull Elevado costo de desarrollo

bull Limitado numero de reportes y consultas

bull Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada

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bull Necesidad de mantenimiento del sistema debido a las modificaciones que habraacute tenido la aplicacioacuten en las actualizaciones o subsiguientes o por cambios de aplicaciones

En conclusioacuten podriacuteamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son en la mayor parte de iacutendole econoacutemica lo cual para muchos no es preocupante

7 SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE COMPUTACION

Los equipos informaacuteticos son instrumentos que estructuran grandes cantidades de informacioacuten la cual puede ser confidencial para la entidad y puede ser mal utilizada o divulgada a personas que hagan mal uso de esta ademaacutes pueden ocurrir robos fraudes o sabotajes que provoquen la destruccioacuten total o parcial de las actividades de procesamiento electroacutenico de datos Esta informacioacuten puede ser de suma importancia y al no contar con ella en el momento preciso puede provocar retrasos sumamente costosos

Al auditar con sistemas informaacuteticos el auditor debe verificar y constatar lo siguiente

Que no se tengan copias piratas o bien que al conectarnos en red con otras computadoras no exista la posibilidad de transmisioacuten de virus

Que se hayan implementado procesos fiacutesicos y loacutegicos para la proteccioacuten del hardware y datos procesados asiacute como a las instalaciones de ingreso al aacuterea de procesamiento de datos y servidores Contemplando las situaciones de incendios sabotajes robos cataacutestrofes naturales etc

Implementacioacuten de mecanismos para garantizar la seguridadloacutegica del software a la proteccioacuten de los datos e informacioacutenprocesos y programas asiacute como la restriccioacuten de usuarios noautorizados al acceso de la informacioacuten

8 BACK UP Y RECUPERACION

Una copia de seguridad o backupen tecnologiacutea de la informacioacuten o informaacutetica es una copia de seguridad - o el proceso de copia de seguridad - con el fin de que estas copias adicionales puedan utilizarse para restaurar el original despueacutes de una eventual peacuterdida de datos Fundamentalmente son uacutetiles para tres cosas Primero recuperarse de una cataacutestrofe informaacutetica Segundo recuperar una pequentildea cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente o corrompido

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documentacioacuten de la evaluacioacuten decontroles auditoriacuteas de contratos y revisiones generales Con TeamMate se tiene acceso abases de datos de mejores praacutecticas ademaacutes se aprovecha todo el trabajo realizado enauditoriacuteas anteriores asiacute como las guiacuteas de trabajo existentes en Word y Excel Team Matepermite el seguimiento y firma de los papeles de trabajo asiacute como el mantenimiento dereferencias entre los diferentes documentos como el reporte de auditoriacutea los hallazgos y laspruebas realizadasTeamMate incluye un software de imaacutegenes el cual permite una sencilla incorporacioacuten deimaacutegenes y fotografiacuteas escaneadas criacuteticas en los papeles de trabajo

TeamMate fue desarrollado por el WorldResearch and Technology Centre dePricewaterhouseCoopers en Menlo Park California TeamMate fue finalista en la prestigiosaconferencia COMDEX y Windows World Open le dio el premio en 1994 ICAA ndash MicrosoftInnovativeTechnologyAward

Team Mate ayuda a que el proceso que tradicionalmente lleva maacutes tiempo en la ejecucioacuten de laauditoriacutea ldquola documentacioacutenrdquo se reduzca sustancialmente ayudando a que el auditor seconcentre en las actividades de mayor valor agregado

Todos los papeles de trabajo automaacuteticamente son comprimidos y encriptados cuando se cierrauna aplicacioacuten de la misma forma se respaldan los trabajos de forma automaacutetica cada vez quese termina una sesioacuten de trabajo

Arquitectura de TeamMateTeamMate posee un poderoso motor de replicacioacuten el cualpermite el trabajo en equipo tanto en redes de aacuterea local como en ambientes de acceso remotoseguacuten sea la necesidad La arquitectura el modelo de la base de datos y la replicacioacuten permiteno interrumpir el trabajo durante la etapa de revisioacuten ya que cada uno de los miembros delequipo tiene una copia ideacutentica (reacuteplica) de la base de datos lo cual permite que el resto deequipo continuacutee con el trabajo mientras se hace la revisioacuten TeamMate se integra naturalmentea cualquier sistema de correo electroacutenico para facilitar la comunicacioacuten

2Descripcioacuten extractada del documento denominado ldquoSoftware de Auditoriardquo elaborado por el Lic Jorge GuevaraEspinoza

2331 MANUAL TEAMMATE

A- Creacioacuten de un Proyecto Auditoriacutea

La creacioacuten de un nuevo proyecto se puede realizar por dos viacuteas alternativas

1A partir de una libreriacutea baacutesica e importar los programas de TeamStore

2A partir de una libreriacutea modelo dependiendo del tipo de proyecto

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A1 NUEVO PROYECTO A PARTIR DEL TEAMSTORE

Desde el Explorador de auditoriacutea clic sobre el icono de NUEVO

1) Se incluye informacioacuten de la auditoriacutea Coacutedigo Proyecto Grupo de Proyecto y NombreCoacutedigo Proyecto Nombre corto del proyecto (No admite acentos)

Grupo de Proyecto SECTOR LOCAL INSTITUCIONES PARLAMENTARIAShelliphellip

Nombre Descripcioacuten larga del proyecto Deberiacutea coincidir con la denominacioacuten oficial del trabajo

2) En el paso 2 se debe seleccionar una libreriacutea para utilizar como plantilla inicial de la auditoriacutea Podemos seleccionar la libreriacutea base de la Caacutemara de Comptos que incluye las tres carpetas principales en el fichero de auditoriacutea y aspectos como poliacuteticas terminologiacutea y marcas globales

3) Finalmente paso 3 de 3 nos solicita la identificacioacuten de la persona que va a inicializar la auditoriacutea Apellido nombre iniciales y clave Pinchamos sobre ldquoFinalizarrdquo y entramos en el nuevo proyecto

(Se ha seleccionado una libreriacutea base que contiene las tres carpetas principales y a partir de las mismas crearemos la estructura de nuestra nueva auditoriacutea)

De esta manera queda creada una auditoriacutea modelo con tres carpetas principales en el fichero de auditoriacutea

Carpeta PA Contendraacute los documentos de planificacioacuten

Carpeta AS Contendraacute tanto las incidencias creadas como los informes generados

Carpeta CG Esta carpeta estaacute vacia y contendraacute los programas de trabajo que decidamos importar del TeamStore o bien que creemos de forma manual

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Importamos los programas de trabajo estaacutendar y procedimientos de TeamStore

Para ello importamos desde TeamStore el armario area o procedimiento que nos interese

1) Seleccionar Herramientas Compartir TeamStore Obtener Programa2) Navegar al directorio que contiene el TeamStore

TTEAM MATESTORESTeamStore Caacutemara de Comptos

3) Doble clic sobre el armario ldquoModelo helliprdquo y seleccionamos todos los elementos que queremos importar

4) Seleccionar y Cerrar

A2- NUEVO PROYECTO A PARTIR DE UNA LIBRERIacuteA

Una libreriacutea podriacuteamos definirla como una plantilla con la cual se crea un nuevo proyecto

Una libreriacutea para un determinado tipo de proyecto (auditoriacutea de un ayuntamiento revisioacuten de un expediente hellip) puede contener los programas estaacutendar de trabajo terminologiacutea poliacuteticas estructura de la auditoriacutea etc De manera que la fase de planificacioacuten de una nueva auditoriacutea que se abre a partir de dicha libreriacutea puede simplificarse mucho ademaacutes de garantizar una homogeneizacioacuten entre todas las auditorias del mismo tipo

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La carpeta CG ldquoAacutereas de auditoriacuteardquo contiene todos los programas de trabajo incluidos en la libreriacutea que hemos seleccionado

Cualquier proyecto independientemente de la etapa en que se encuentre puede guardarse como una libreriacutea a partir de la cual crear proyectos futuros

1) AdministracioacutenGuardar como libreriacutea2) Destino TTEAMMATELIBRERIAS

Todo nuevo proyecto se inicia a partir de una libreriacutea bien una libreriacutea de plantilla inicial (libreriacutea base Caacutemara de Comptos) o bien proyectos ya abiertos que queremos que sirvan de base para auditorias futuras

Una libreriacutea no se puede abrir y por tanto conocer su contenido hasta que no se abre un nuevo proyecto a partir de la misma

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B- Fase de planificacioacuten

El proyecto o auditoriacutea se divide en 5 fases que habraacute que ir cerrando de las cuales la primera es la de planificacioacuten

El cierre de la fase de planificacioacuten tiene los siguientes efectos

No se podraacuten eliminar marcas globales miembros del equipo (aunque siacute se podraacuten insertar nuevos)

Se posibilita la firma de papeles y procedimientos y se inicia el registro de edicioacuten (identificacioacuten de las personas que acceden a cada procedimiento y papel)

B1- Configuracioacuten del equipo de auditoriacutea

Menuacute ArchivoAdministracioacutenEquipo o a traveacutes del icono ldquoAdminrdquoEquipo

Las funciones asignadas a los miembros del equipo se pueden cambiar durante la auditoriacutea y pueden ser las siguientes

Administrador Es preparador y revisor a la vez y ademaacutes puede finalizar la auditoriacutea y anular las contrasentildeas

Revisor Puede firmar la revisioacuten de los papeles de trabajo y procedimientos crear y borrar notas

Preparador Puede crear los papeles de trabajo notas y firmar en ldquoPreparado porrdquo

Para antildeadir un nuevo miembro del equipo dar clic en ldquoAntildeadirrdquo e introducir apellido nombre iniciales y funcioacuten del miembro del equipo Completados estos datos se hace clic en ldquoguardarrdquo Las claves de cada uno de los miembros del equipo se introducen cuando cada uno accede por primera vez

B2- Asignacioacuten de las aacutereas de trabajo y procedimientos a los miembros del equipo

Asignar aacutereas o subareas

Apretando el botoacuten derecho sobre cada una de las carpetas que contiene las aacutereas y subareas de auditoriacutea RenombrarAsignarAsignar procedimientosUn procedimiento Dentro de cada PS para cada uno de los procedimientos desplegar el menuacute de ldquoAsignacioacutenrdquoConjunto de procedimientos de un PS Seleccionar todos los procedimientos y con el botoacuten derecho Procedimientos tareas

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B3-Definicioacuten de los Tick-Marks globales

Las marcas globales que se aplicaraacuten a toda la auditoriacutea se definen en la etapa de planificacioacuten aunque posteriormente se podraacuten antildeadir marcas globales o especiacuteficas para cada papel de trabajoIcono ldquoAdminrdquo Marcas Globales Se pueden antildeadir tantos como siacutembolos se presentan y estos siacutembolos no son modificablesLas marcas globales pueden ver predefinidas como parte de la libreriacutea lo que ahorra tiempo de planificacioacuten y asegura un uso global y consistente en todas las auditorias

B4- Antildeadir nuevas aacutereas de auditoriacutea programas o procedimientos

La carpeta CG contiene todas las aacutereas de auditoriacutea cada una de las cuales contiene los programas de auditoriacutea y los papeles de trabajoEstas aacutereas y programas pueden venir dados por la libreriacutea utilizada importarse desde TeamStore o bien modificarlos de una forma manualCada aacuterea o carpeta puede dividirse en subcarpetas Cada carpeta o subcarpeta contendraacute siempre un programa de auditoriacutea y cualquier papel de trabajo antildeadido

AacutereasSituaacutendonos al nivel que queramos crear la carpeta (por ejemplo CG) clic sobre el botoacuten derecho ldquoNueva carpetardquo En el ejemplo abajo indicado crearaacute una nueva carpeta o aacuterea con la letra I Cada aacuterea de auditoriacutea nueva tendraacute una subcarpeta que contendraacute un Programa de Auditoriacutea PS en blanco En el cuadro de diaacutelogo que se abre nos pediraacute el nombre para la carpeta ldquoGrupo de componenterdquo y subcarpeta ldquoPrimer componenterdquo que por defecto le asigna el mismo nombre que al ldquoGrupo de ComponenterdquoSi por el contrario nos posicionamos en un aacuterea (por ejemplo A) crearaacute una subcarpeta (A2)

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Las referencias que TeamMate asigna a las distintas carpetas son inmodificables y por tanto el orden en que las creemos puede ser importante

De un aacuterea se pueden crear tantas subcarpetas como queramos

B5-Cierre de la etapa de planificacioacuten

Para cerrar la etapa de planificacioacuten deberemos dar clic en ldquoAdminrdquo ldquoEtapasrdquo pinchando en ldquoTrabajo de campoInicializarrdquo estaremos en condiciones de empezar la auditoriacutea

C- Organizacioacuten del trabajoTeamMate es una herramienta informaacutetica que nos permite organizar el trabajo realizado en el transcurso de la auditoriacutea y acceder a la informacioacuten almacenada de forma raacutepida a traveacutes de las ventanas de resumen Incidencias procedimientos notas de seguimiento etc

C1 Programa de trabajo

Todos los programas terminan en PS (ejemplo C1PS) Toda carpeta dentro de ldquoAacutereas o procedimientosrdquo del navegador contiene automaacuteticamente un programa de trabajo

Tanto los programas como los procedimientos se importan desde TeamStore donde previamente se han introducido los programas correspondientes a sector local ayuntamientos o a cuentas generales

Un programa de trabajo estaacute dividido en tres ventanas

Ventana Izda Incluye la lista de los procedimientos

Ventana Dcha Superior Se describe la prueba a realizar detalles y objetivos seguidos con la misma

Venta Dcha Inferior Incluye Trabajo Realizado y Conclusioacuten Contiene informacioacuten de todos los papeles de trabajo que hemos adjuntado a ese programa

Pestantildea trabajo realizadoCada procedimiento contiene una ventana de ldquotrabajo realizadordquo disentildeada para ser el meacutetodo baacutesico para documentar el trabajo La ventana no tiene liacutemite en cuanto a la cantidad de texto a almacenar (haciendo doble clic sobre el nombre de la pestantildea proporcionaraacute un aacuterea maacutes grande)

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HIPERTEXTO Desde el campo de trabajo realizado se puede hacer referencia a cualquier papel de trabajo o procedimiento incluido en el TeamMate simplemente tecleando la referencia como texto (ejemplo C11) Pinchando dos veces sobre dicha referencia nos llevaraacute a ese papel de trabajo o procedimiento

Cuadro RefsAparecen las referencias de los papeles de trabajo relacionados con el procedimiento resaltadoPosicionados en la ventana de Refs clic botoacuten dcho nos permite borrar o antildeadir hiperenlaces a ese procedimiento Si lo que queremos es borrar un papel de trabajo tendremos que hacerlo desde el navegador esta ventana soacutelo gestiona hiperenlaces a los procedimientos

Siacutembolos que indican en que fase se encuentra cada procedimiento o papel de trabajoEn fase de preparacioacuten Firmado como realizado Firmado como revisado

C2 Papeles de trabajo

Tambieacuten se pueden antildeadir papeles de trabajo para documentar el trabajo (Word Excel PDF PowerPoint etc) Se pueden crear hojas de trabajo nuevas insertar papeles de trabajo existentes fuera de TeamMate o importar plantillas existentes en TeamStore

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Antildeadir papel de trabajo

Una vez nos situamos sobre el procedimiento que queremos documentar hacemos aparecer la barra de herramientas flotante clic sobre el icono ldquoAntildeadir PTrdquo

A la hora de disentildear las hojas de Excel es necesario tener en cuenta que por regla general no se van a imprimir sino que lo normal seraacute verlas en pantalla Por tanto deberemos procurar que las hojas de caacutelculo no se extiendan y ocupen maacutes de una pantalla

TeamMate asignaraacute automaacuteticamente un nuacutemero y una letra que hace referencia al programa y se relacionaraacute al procedimiento que tengamos resaltado Se le podraacute dar un Tiacutetulo o asignar a una persona del equipo

ldquoImportar desde ArchivordquoSe puede insertar cualquier tipo de archivo esta pestantildea nos posibilita navegar por nuestro ordenador hasta localizar el archivo correspondiente que puede estar en cualquier formato

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A traveacutes de esta opcioacuten podremos incorporar legislacioacuten o incluso paacuteginas Web siempre y cuando previamente la hayamos almacenado en nuestro PC o en nuestro entorno de red

Ejemplo Insertamos como papel de trabajo una resolucioacuten publicada en el Boletiacuten Oficial Una vez posicionados en la resolucioacuten ldquoGuardar comordquo Tipo ldquoPaacutegina Web soacutelo HTML (htmhtml)rdquo Guardada la resolucioacuten bien en red o en el disco duro la importamos desde TeamMate

Antildeadir referencia a un procedimiento de un papel de trabajo ya incluido en el TeamMateSituando el ratoacuten sobre la ventana de Refs clic sobre el botoacuten derecho ldquoCrear Hiperenlacesrdquo ldquoVinculo a Refrdquo TeamMate te permite navegar por las distintas aacutereas procedimientos o incidencias para poder seleccionar el documento que queremos insertar

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C3 Firmas y registros de acceso

Existen dos tipos diferentes de firma en TeamMate

La firma en papeles de trabajo e incidencias La firma en procedimientos de forma individual

Para firmar papeles de trabajo e incidencias hacer clic en el icono ldquoFirmadordquo en la barra flotante de herramientas y despueacutes hacer clic en ldquoPreparado porrdquo TeamMate inserta automaacuteticamente sus iniciales y la fecha

Para firmar procedimientos una vez resaltado el mismo hacer clic en el icono ovalado de la parte inferior del programa

Cada procedimiento papel de trabajo o incidencia puede ser firmado como realizado y como revisado Ademaacutes a partir del cierre de la planificacioacuten se crea un registro de las personas que acceden a los documentos y modifican algo

D- Realizacioacuten del trabajo

D1 HiperenlacesPara cruzar referencias de unos papeles de trabajo a otros pueden realizarse

De una direccioacuten ( del archivo A al B) De dos direcciones esto es de ida y vuelta (de A a B y de B a A)

En la barra flotante de TeamMate tenemos el icono de Hiperenlaces

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Viacutenculo de una direccioacutenExisten dos formas de crear el enlace

1 Posicionado en el lugar donde queremos que aparezca el Hiperenlace en la barra flotante seleccionamos el icono de Hiperenlace

Elegimos la pestantildea ldquoViacutenculo a Refrdquo y aparece un aacuterbol con todas las aacutereas y los archivos que cuelgan de cada una Pinchando en el archivo correspondiente y luego en ldquoInsertarrdquo se crea el Hiperenlace El lugar al que nos desplazaremos picando en el enlace es si el archivo destino es Excel la uacuteltima celda en que hayamos estado si es Word al inicio del documento

2 Cuando queremos dirigirnos a un lugar concreto del archivo destinoNos situamos en el lugarposicioacuten de destino del enlace y activamos el icono de HiperenlaceEn la parte superior derecha ldquocopiar destinordquoNos posicionamos en el archivo y lugar donde queremos insertar el enlaceActivamos el icono de Hiperenlace y elegimos ldquopegar viacutenculordquo ldquoinsertarrdquo

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Viacutenculo de dos direccionesSe realizariacutea de la misma forma que el procedimiento 2) anterior soacutelo que es necesario activar la casilla ldquocrear un viacutenculo de dos viacuteasrdquo antes de pinchar en ldquoinsertarrdquo

D2 IncidenciasPara introducir una incidencia (ML) en un papel de trabajo o procedimiento es necesario activar la barra flotante y dar clic en el icono de ldquoIncidenciasrdquoSe abre el primer cuadro de dialogo que nos pediraacute el nombre de la misma ldquoAceptarrdquoEn la siguiente pantalla distinguimos dos grandes aacutereas una para introducir una descripcioacuten de la incidencia y otra para efectuar la recomendacioacuten correspondiente

La incidencia quedaraacute insertada en el procedimiento o papel desde el cual hemos abierto la barra en el ejemplo (M1PS)

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Estas incidencias se almacenan automaacuteticamente en AS1 Es desde esta posicioacuten donde se nos permite cambiar el nombre firmar como preparado o revisado o incluso borrarla Una vez que se elimina una incidencia no se renumeran las demaacutes su eliminacioacuten deja su nuacutemero sin uso

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D3 Notas de seguimientoAl igual que las incidencias las notas se pueden introducir a un papel de trabajo o procedimiento y como en el caso anterior se activa la barra flotante y se selecciona el icono ldquoNotasrdquoSe debe dar clic sobre el icono ldquoNuevordquo y se abre un cuadro de diaacutelogo donde introduciremos a quien va dirigida la nota el contenido de la misma y la firmaremos como preparadaCuando guardamos y cerramos la nota se crea un hiperenlace al procedimiento u hoja de trabajo desde donde la hayamos creadoPara borrar las notas es necesario que tengan dos firmas preparador y revisor Un preparadorrevisor podraacute firmar ambas

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E- Revisioacuten del trabajo

A traveacutes de las ventanas de resumen se puede acceder de forma raacutepida a la informacioacuten deseada

NavegadorIncidenciasProcedimientosNotas de seguimientoEstado elementosEstado procedimientos

A traveacutes de procedimientos podremos saber cuaacutentos procedimientos tenemos asignados cuantos estaacuten preparados o pendientes de preparar

A traveacutes de incidencias (agrupadas por preparador o por carpeta etc) podremos ver la descripcioacuten y recomendacioacuten de cada una Para editarlas podemos acceder a ellas con doble clic

Para borrarlas seraacute necesario acceder desde el navegador a la carpeta AS

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F- TEAMSTORE

El TeamStore es una base de conocimiento de la auditoriacutea es un fichero independiente que se ubica fuera de TeamMate TeamMate puede importar (obtener) y exportar (enviar) ay desde TeamStore Por ejemplo se pueden importar programas de auditoriacutea estaacutendar del TeamStore

Los elementos que se pueden obtener desde TeamStore son Programas de auditoriacutea (PS) y procedimientos estaacutendar En cualquier momento

de la auditoriacutea se pueden antildeadir programas de auditoriacutea completos o procedimientos seleccionados a un programa de auditoriacutea existente simplemente importando desde TeamStore

Incidencias TeamStore admite la posibilidad de almacenar incidencias que se repiten frecuentemente- incluyendo recomendaciones

Miembros del equipo de auditoriacutea TeamStore puede contener una relacioacuten completa de todo el personal de auditoriacutea Durante la fase de planificacioacuten se puede hacer una importacioacuten de la lista hacia su auditoriacutea

Papeles de trabajo Plantillas

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Una vez abierta la aplicacioacuten de TeamStore ldquoAbrirrdquo navegamos hasta TTEAMMATESTORES donde se encuentra la base de datos de TeamStore

La base de datos se divide en armarios cada uno de ellos engloba los programas de trabajo dependiendo de cuaacutel sea el objeto de fiscalizacioacuten Entidades Locales Cuentas Generales Contratacioacuten (para la revisioacuten de expedientes concretos)

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G- Finalizacioacuten del Proyecto

Una vez terminados todos los trabajos relacionados con un proyecto de Auditoriacutea procede ldquofinalizarlordquo en TeamMate

Una vez ldquoTerminadordquo un proyecto de Auditoriacutea solamente podremos acceder a eacutel en modo lectura es decir para examinar su contenido pero no podremos modificar nada

Por tanto para prever la necesidad de modificaciones posteriores a la ldquofinalizacioacutenrdquo es importante tener una copia de seguridad justamente antes de la ldquofinalizacioacutenrdquo que nos permita borrar el proyecto ldquoTerminadordquo restaurar la copia de seguridad justamente previa a la finalizacioacuten introducir las modificaciones pertinentes y volver a ldquofinalizarrdquo el proyecto (con una nueva copia de seguridad que sustituiriacutea a la anterior) La obtencioacuten de eacutesta copia de seguridad forma parte del proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo

Para finalizar un proyecto hay que ser ldquoRevisorrdquo o ldquoAdministradorrdquo Es decir un ldquoPreparadorrdquo no podraacute ldquofinalizarrdquo un proyecto

A un proyecto ldquoTerminadordquo uacutenicamente podraacuten acceder a eacutel los usuarios actualmente autorizados Por ello se ha adoptado la solucioacuten de antildeadir a todos los proyectos antes de ldquofinalizarlosrdquo un usuario ldquoCAMARA COMPTOSrdquo con rol de ldquoSoacutelo Lecturardquo de manera que todos los usuarios conocedores de la contrasentildea podraacuten acceder a consultar el proyecto una vez ldquoTerminadordquo

El procedimiento para ldquofinalizarrdquo un proyecto es el siguiente

1- Antildeadir al Equipo de Trabajo un usuario denominado CAMARA COMPTOS con rol de ldquoSoacutelo LecturardquoLas instrucciones para antildeadir un nuevo miembro del Equipo de Auditoriacutea figuran en el apartado ldquo41 Configuracioacuten del equipo de auditoriacuteardquo de la presente Guiacutea (paacuteg 5)

2- Elegir la opcioacuten Archivo | Administracioacuten | Etapashellip para acceder a la ventana de ldquoCambiar Estadordquo

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3- Pulsar el 5ordm botoacuten ldquoCompletar Finalizarrdquo Se lanzaraacute el asistente para finalizar que consta de seis pasos

4- El primer paso es solamente informativo y resume las acciones que se van a realizar Pulsaremos el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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5- El segundo paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los elementos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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6- El tercer paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los procedimientos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

7- El cuarto paso va a verificar que no quedan Notas de Seguimiento sin contestar Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo sin contestar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo contestado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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8- iexclMUY IMPORTANTE NO PULSAR EL BOTOacuteN ldquoSIGUIENTErdquo DE ESTA VENTANA HASTA QUE NO SE HAYA COMPLETADO LA COPIA DE SEGURIDAD

El quinto paso es criacutetico pues es ahora cuando vamos a realizar la uacuteltima copia de seguridad Dada su importancia se ha creado una carpeta para albergar estas copias de seguridad STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS Por tanto pulsaremos el botoacuten ldquoNavegarrdquo para seleccionar dicha carpeta que quedaraacute en el primer campo de la ventana y podremos pulsar el botoacuten ldquoInicio Copia de seguridadrdquo que aparece en el segundo campo de la ventana Una vez terminada la copia pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

9- El sexto paso va a ser propiamente el proceso de finalizacioacuten de manera que todaviacutea estamos a tiempo de pulsar el botoacuten ldquoCancelarrdquo para abandonar el procedimiento sin haber realizado la ldquofinalizacioacutenrdquo del proyecto

1

2

3

STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS

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Si estamos seguros de que queremos ldquofinalizarrdquo el proyecto quedan 2 uacuteltimas decisiones

La primera decisioacuten es sobre el Histoacuterico de Firmas y Ediciones (modificaciones) y figura en la parte izquierda de la ventana Podemos elegir entre mantener solamente las firmas o mantener tanto las firmas como las edicionesAdemaacutes en el primer caso de dejar solamente las firmas podemos indicar dos opciones maacutes

o retener solamente el uacuteltimo preparador y el uacuteltimo revisor firmante o todos los habidos (puesto que se ha podido firmar varias veces)

o y limpiar las fechas de firma dejando solamente el usuario firmante

La segunda decisioacuten es sobre las Notas de Seguimiento y figura en la parte derecha de la ventana Podemos elegir entre Borrar o Mantener las Notas de Seguimiento incluidas en el proyectoUna vez elegidas todas las opciones mencionadas pulsaremos el botoacuten ldquoInicio Finalizacioacuten procesordquo

Una vez completado este proceso de Finalizacioacuten pulsaremos el botoacuten ldquoCerrarrdquo del Asistente y de la ventana ldquoCambiar Estadordquo y ya tenemos el proyecto ldquoTerminadordquo

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3 USO DE MICROSOFT EXCEL COMO HERRAMIENTA DE AUDITORIA

Excel tiene muchas funciones uacutetiles para los auditores La capacidad de poner los datos en una hoja de caacutelculo y realizar diferentes pruebas y anaacutelisis hacen de Excel una herramienta de auditoriacutea de gran alcance Es faacutecil de usar y de faacutecil acceso para la mayoriacutea de los auditores Excel puede realizar muchos tipos de pruebas analiacuteticas que incluyen la ley de Benford anaacutelisis horizontal y vertical anaacutelisis de iacutendices anaacutelisis de regresioacuten las estadiacutesticas la estratificacioacuten y el envejecimiento Tambieacuten se pueden realizar muchos tipos de anaacutelisis de datos incluyendo datos anexados y de combinacioacuten tabular cruz y la tabla dinaacutemica detectar duplicados y vaciacuteos el extracto y el filtro unir y relacionar muestra clasificar resumir y subtotal

4 CARACTERISTICAS DESEABLES DE UN SOFTWARE DE AUDITORIA

CARACTERIacuteSTICAS GENERALES

Las caracteriacutesticas generales que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Manual de Usuario Manual Teacutecnico y Material de Capacitacioacuten

bull Opciones de copiar o exportar cualquier documento como papeles de trabajo aaplicaciones ofimaacuteticas como Word Excel Power Point y otros

bull Capacidad de acumular la informacioacuten histoacuterica y ademaacutes de poderla consultar por antildeo

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bull Capacidad de poder funcionar como un todo integrado entre las diferentes etapas yprocesos de la Auditoria Planeacioacuten Administracioacuten de Riesgos Ejecucioacuten yAdministracioacuten de Papeles de Trabajo Evaluacioacuten de Administracioacuten de TI Anaacutelisis yEvaluacioacuten de Base de Datos Emisioacuten de Informes

CARACTERIacuteSTICAS DE SEGURIDAD

Las caracteriacutesticas de seguridad que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Posibilidad de definir que usuarios puedan acceder al sistema

bull Administracioacuten de los permisos de las opciones a las que tiene derecho un usuario aejecutar consultar seguacuten su cargo y aacuterea a la que pertenezca

bull Opciones de incluir pistas de auditoriacutea en procesos control de cambios lecturaescritura y modificacioacuten de parte de los usuarios

bull Copias de respaldo de la informacioacuten mediante BACKUP en medios magneacuteticosoacutepticosy COMPROBAR como recuperar los datos del Backup

5 VENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

La ventaja principal del computador es su increiacuteble velocidad El tiempo requerido para que un computador mayorice una transaccioacuten o determina su saldo de una cuenta es de aproximadamente unas pocas milloneacutesimas de segundo

bull SE PUEDEN PROCESAR EN FORMA RAPIDA Y EFICIENTE GRANDES CANTIDADES DE DATOS Las empresas grandes pueden tener cientos de miles de transacciones por diacutea Al procesar voluacutemenes tan grandes de datos los computadores pueden ahorrar gran cantidad de tiempo en cada paso del proceso contable incluyendo el registro de transacciones su traslado a las cuentas del mayor y la preparacioacuten de registros contables informes y reportes

bull SE PUEDEN TENER ACTUALIZADOS LOS SALDOS DE LAS CUENTAS La velocidad con la que un computador puede procesar los datos permite que las empresas mantengan actualizadas las cuentas del mayor auxiliar los registros de inventarios permanentes y las mayoriacuteas de las cuentas del mayor general

bull SE PUEDEN GENERAL INFOAMCIONES ADICIONALES CASI SIN COSTO EXTRA Con un sistema de contabilidad se puede llevar un diario de ventas Maacutes aun el computador puede ademaacutes reordenar esta informacioacuten para mostrar los

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totales de las ventas diarias por departamento de venta por vendedor y por un producto

bull SE PUEDE DISPONER DE RETROALIMENTACION INSTANTANEA A MEDIDA QUE VAN TENIENDO LUGAR LAS TRANSACCIONES En los sistemas computarizados en liacutenea de tiempo real (OLRT) el empleado que ejecuta la transaccioacuten puede disponer de un Terminal en comunicacioacuten directa con el computador Por tanto el empleado tiene acceso inmediato a la informacioacuten contable uacutetil para ejecutar una transaccioacuten corriente

bull SE PUEDE TENER PROCEDIMIENTOS ADICINALES DE CONTROL INTERNO EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO La aprobacioacuten de cada venta a creacutedito constituye un procedimiento de control interno del cual pueden hacer uso las capacidades uacutenicas del computador

Tal procedimiento del control puede no ser praacutectico en un sistema manual especialmente si el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no se mantiene permanente

6 DESVENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

Los sistemas computarizados tambieacuten tienen sus limitaciones pero estas limitaciones son correctivas y podriacutea decirse que son leves en comparacioacuten con los grandes beneficios que ofrece a la empresa

Las principales limitaciones son

bull Alto costo de inversioacuten al instalar un sistema computarizado

bull El costo de mantenimiento es alto y complejo

bull El alto costo en el entrenamiento del personal

bull Los programas deben ser confiables

bull La loacutegica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas

bull Elevado costo de desarrollo

bull Limitado numero de reportes y consultas

bull Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada

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bull Necesidad de mantenimiento del sistema debido a las modificaciones que habraacute tenido la aplicacioacuten en las actualizaciones o subsiguientes o por cambios de aplicaciones

En conclusioacuten podriacuteamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son en la mayor parte de iacutendole econoacutemica lo cual para muchos no es preocupante

7 SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE COMPUTACION

Los equipos informaacuteticos son instrumentos que estructuran grandes cantidades de informacioacuten la cual puede ser confidencial para la entidad y puede ser mal utilizada o divulgada a personas que hagan mal uso de esta ademaacutes pueden ocurrir robos fraudes o sabotajes que provoquen la destruccioacuten total o parcial de las actividades de procesamiento electroacutenico de datos Esta informacioacuten puede ser de suma importancia y al no contar con ella en el momento preciso puede provocar retrasos sumamente costosos

Al auditar con sistemas informaacuteticos el auditor debe verificar y constatar lo siguiente

Que no se tengan copias piratas o bien que al conectarnos en red con otras computadoras no exista la posibilidad de transmisioacuten de virus

Que se hayan implementado procesos fiacutesicos y loacutegicos para la proteccioacuten del hardware y datos procesados asiacute como a las instalaciones de ingreso al aacuterea de procesamiento de datos y servidores Contemplando las situaciones de incendios sabotajes robos cataacutestrofes naturales etc

Implementacioacuten de mecanismos para garantizar la seguridadloacutegica del software a la proteccioacuten de los datos e informacioacutenprocesos y programas asiacute como la restriccioacuten de usuarios noautorizados al acceso de la informacioacuten

8 BACK UP Y RECUPERACION

Una copia de seguridad o backupen tecnologiacutea de la informacioacuten o informaacutetica es una copia de seguridad - o el proceso de copia de seguridad - con el fin de que estas copias adicionales puedan utilizarse para restaurar el original despueacutes de una eventual peacuterdida de datos Fundamentalmente son uacutetiles para tres cosas Primero recuperarse de una cataacutestrofe informaacutetica Segundo recuperar una pequentildea cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente o corrompido

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A1 NUEVO PROYECTO A PARTIR DEL TEAMSTORE

Desde el Explorador de auditoriacutea clic sobre el icono de NUEVO

1) Se incluye informacioacuten de la auditoriacutea Coacutedigo Proyecto Grupo de Proyecto y NombreCoacutedigo Proyecto Nombre corto del proyecto (No admite acentos)

Grupo de Proyecto SECTOR LOCAL INSTITUCIONES PARLAMENTARIAShelliphellip

Nombre Descripcioacuten larga del proyecto Deberiacutea coincidir con la denominacioacuten oficial del trabajo

2) En el paso 2 se debe seleccionar una libreriacutea para utilizar como plantilla inicial de la auditoriacutea Podemos seleccionar la libreriacutea base de la Caacutemara de Comptos que incluye las tres carpetas principales en el fichero de auditoriacutea y aspectos como poliacuteticas terminologiacutea y marcas globales

3) Finalmente paso 3 de 3 nos solicita la identificacioacuten de la persona que va a inicializar la auditoriacutea Apellido nombre iniciales y clave Pinchamos sobre ldquoFinalizarrdquo y entramos en el nuevo proyecto

(Se ha seleccionado una libreriacutea base que contiene las tres carpetas principales y a partir de las mismas crearemos la estructura de nuestra nueva auditoriacutea)

De esta manera queda creada una auditoriacutea modelo con tres carpetas principales en el fichero de auditoriacutea

Carpeta PA Contendraacute los documentos de planificacioacuten

Carpeta AS Contendraacute tanto las incidencias creadas como los informes generados

Carpeta CG Esta carpeta estaacute vacia y contendraacute los programas de trabajo que decidamos importar del TeamStore o bien que creemos de forma manual

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Importamos los programas de trabajo estaacutendar y procedimientos de TeamStore

Para ello importamos desde TeamStore el armario area o procedimiento que nos interese

1) Seleccionar Herramientas Compartir TeamStore Obtener Programa2) Navegar al directorio que contiene el TeamStore

TTEAM MATESTORESTeamStore Caacutemara de Comptos

3) Doble clic sobre el armario ldquoModelo helliprdquo y seleccionamos todos los elementos que queremos importar

4) Seleccionar y Cerrar

A2- NUEVO PROYECTO A PARTIR DE UNA LIBRERIacuteA

Una libreriacutea podriacuteamos definirla como una plantilla con la cual se crea un nuevo proyecto

Una libreriacutea para un determinado tipo de proyecto (auditoriacutea de un ayuntamiento revisioacuten de un expediente hellip) puede contener los programas estaacutendar de trabajo terminologiacutea poliacuteticas estructura de la auditoriacutea etc De manera que la fase de planificacioacuten de una nueva auditoriacutea que se abre a partir de dicha libreriacutea puede simplificarse mucho ademaacutes de garantizar una homogeneizacioacuten entre todas las auditorias del mismo tipo

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La carpeta CG ldquoAacutereas de auditoriacuteardquo contiene todos los programas de trabajo incluidos en la libreriacutea que hemos seleccionado

Cualquier proyecto independientemente de la etapa en que se encuentre puede guardarse como una libreriacutea a partir de la cual crear proyectos futuros

1) AdministracioacutenGuardar como libreriacutea2) Destino TTEAMMATELIBRERIAS

Todo nuevo proyecto se inicia a partir de una libreriacutea bien una libreriacutea de plantilla inicial (libreriacutea base Caacutemara de Comptos) o bien proyectos ya abiertos que queremos que sirvan de base para auditorias futuras

Una libreriacutea no se puede abrir y por tanto conocer su contenido hasta que no se abre un nuevo proyecto a partir de la misma

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B- Fase de planificacioacuten

El proyecto o auditoriacutea se divide en 5 fases que habraacute que ir cerrando de las cuales la primera es la de planificacioacuten

El cierre de la fase de planificacioacuten tiene los siguientes efectos

No se podraacuten eliminar marcas globales miembros del equipo (aunque siacute se podraacuten insertar nuevos)

Se posibilita la firma de papeles y procedimientos y se inicia el registro de edicioacuten (identificacioacuten de las personas que acceden a cada procedimiento y papel)

B1- Configuracioacuten del equipo de auditoriacutea

Menuacute ArchivoAdministracioacutenEquipo o a traveacutes del icono ldquoAdminrdquoEquipo

Las funciones asignadas a los miembros del equipo se pueden cambiar durante la auditoriacutea y pueden ser las siguientes

Administrador Es preparador y revisor a la vez y ademaacutes puede finalizar la auditoriacutea y anular las contrasentildeas

Revisor Puede firmar la revisioacuten de los papeles de trabajo y procedimientos crear y borrar notas

Preparador Puede crear los papeles de trabajo notas y firmar en ldquoPreparado porrdquo

Para antildeadir un nuevo miembro del equipo dar clic en ldquoAntildeadirrdquo e introducir apellido nombre iniciales y funcioacuten del miembro del equipo Completados estos datos se hace clic en ldquoguardarrdquo Las claves de cada uno de los miembros del equipo se introducen cuando cada uno accede por primera vez

B2- Asignacioacuten de las aacutereas de trabajo y procedimientos a los miembros del equipo

Asignar aacutereas o subareas

Apretando el botoacuten derecho sobre cada una de las carpetas que contiene las aacutereas y subareas de auditoriacutea RenombrarAsignarAsignar procedimientosUn procedimiento Dentro de cada PS para cada uno de los procedimientos desplegar el menuacute de ldquoAsignacioacutenrdquoConjunto de procedimientos de un PS Seleccionar todos los procedimientos y con el botoacuten derecho Procedimientos tareas

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B3-Definicioacuten de los Tick-Marks globales

Las marcas globales que se aplicaraacuten a toda la auditoriacutea se definen en la etapa de planificacioacuten aunque posteriormente se podraacuten antildeadir marcas globales o especiacuteficas para cada papel de trabajoIcono ldquoAdminrdquo Marcas Globales Se pueden antildeadir tantos como siacutembolos se presentan y estos siacutembolos no son modificablesLas marcas globales pueden ver predefinidas como parte de la libreriacutea lo que ahorra tiempo de planificacioacuten y asegura un uso global y consistente en todas las auditorias

B4- Antildeadir nuevas aacutereas de auditoriacutea programas o procedimientos

La carpeta CG contiene todas las aacutereas de auditoriacutea cada una de las cuales contiene los programas de auditoriacutea y los papeles de trabajoEstas aacutereas y programas pueden venir dados por la libreriacutea utilizada importarse desde TeamStore o bien modificarlos de una forma manualCada aacuterea o carpeta puede dividirse en subcarpetas Cada carpeta o subcarpeta contendraacute siempre un programa de auditoriacutea y cualquier papel de trabajo antildeadido

AacutereasSituaacutendonos al nivel que queramos crear la carpeta (por ejemplo CG) clic sobre el botoacuten derecho ldquoNueva carpetardquo En el ejemplo abajo indicado crearaacute una nueva carpeta o aacuterea con la letra I Cada aacuterea de auditoriacutea nueva tendraacute una subcarpeta que contendraacute un Programa de Auditoriacutea PS en blanco En el cuadro de diaacutelogo que se abre nos pediraacute el nombre para la carpeta ldquoGrupo de componenterdquo y subcarpeta ldquoPrimer componenterdquo que por defecto le asigna el mismo nombre que al ldquoGrupo de ComponenterdquoSi por el contrario nos posicionamos en un aacuterea (por ejemplo A) crearaacute una subcarpeta (A2)

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Las referencias que TeamMate asigna a las distintas carpetas son inmodificables y por tanto el orden en que las creemos puede ser importante

De un aacuterea se pueden crear tantas subcarpetas como queramos

B5-Cierre de la etapa de planificacioacuten

Para cerrar la etapa de planificacioacuten deberemos dar clic en ldquoAdminrdquo ldquoEtapasrdquo pinchando en ldquoTrabajo de campoInicializarrdquo estaremos en condiciones de empezar la auditoriacutea

C- Organizacioacuten del trabajoTeamMate es una herramienta informaacutetica que nos permite organizar el trabajo realizado en el transcurso de la auditoriacutea y acceder a la informacioacuten almacenada de forma raacutepida a traveacutes de las ventanas de resumen Incidencias procedimientos notas de seguimiento etc

C1 Programa de trabajo

Todos los programas terminan en PS (ejemplo C1PS) Toda carpeta dentro de ldquoAacutereas o procedimientosrdquo del navegador contiene automaacuteticamente un programa de trabajo

Tanto los programas como los procedimientos se importan desde TeamStore donde previamente se han introducido los programas correspondientes a sector local ayuntamientos o a cuentas generales

Un programa de trabajo estaacute dividido en tres ventanas

Ventana Izda Incluye la lista de los procedimientos

Ventana Dcha Superior Se describe la prueba a realizar detalles y objetivos seguidos con la misma

Venta Dcha Inferior Incluye Trabajo Realizado y Conclusioacuten Contiene informacioacuten de todos los papeles de trabajo que hemos adjuntado a ese programa

Pestantildea trabajo realizadoCada procedimiento contiene una ventana de ldquotrabajo realizadordquo disentildeada para ser el meacutetodo baacutesico para documentar el trabajo La ventana no tiene liacutemite en cuanto a la cantidad de texto a almacenar (haciendo doble clic sobre el nombre de la pestantildea proporcionaraacute un aacuterea maacutes grande)

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HIPERTEXTO Desde el campo de trabajo realizado se puede hacer referencia a cualquier papel de trabajo o procedimiento incluido en el TeamMate simplemente tecleando la referencia como texto (ejemplo C11) Pinchando dos veces sobre dicha referencia nos llevaraacute a ese papel de trabajo o procedimiento

Cuadro RefsAparecen las referencias de los papeles de trabajo relacionados con el procedimiento resaltadoPosicionados en la ventana de Refs clic botoacuten dcho nos permite borrar o antildeadir hiperenlaces a ese procedimiento Si lo que queremos es borrar un papel de trabajo tendremos que hacerlo desde el navegador esta ventana soacutelo gestiona hiperenlaces a los procedimientos

Siacutembolos que indican en que fase se encuentra cada procedimiento o papel de trabajoEn fase de preparacioacuten Firmado como realizado Firmado como revisado

C2 Papeles de trabajo

Tambieacuten se pueden antildeadir papeles de trabajo para documentar el trabajo (Word Excel PDF PowerPoint etc) Se pueden crear hojas de trabajo nuevas insertar papeles de trabajo existentes fuera de TeamMate o importar plantillas existentes en TeamStore

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Antildeadir papel de trabajo

Una vez nos situamos sobre el procedimiento que queremos documentar hacemos aparecer la barra de herramientas flotante clic sobre el icono ldquoAntildeadir PTrdquo

A la hora de disentildear las hojas de Excel es necesario tener en cuenta que por regla general no se van a imprimir sino que lo normal seraacute verlas en pantalla Por tanto deberemos procurar que las hojas de caacutelculo no se extiendan y ocupen maacutes de una pantalla

TeamMate asignaraacute automaacuteticamente un nuacutemero y una letra que hace referencia al programa y se relacionaraacute al procedimiento que tengamos resaltado Se le podraacute dar un Tiacutetulo o asignar a una persona del equipo

ldquoImportar desde ArchivordquoSe puede insertar cualquier tipo de archivo esta pestantildea nos posibilita navegar por nuestro ordenador hasta localizar el archivo correspondiente que puede estar en cualquier formato

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A traveacutes de esta opcioacuten podremos incorporar legislacioacuten o incluso paacuteginas Web siempre y cuando previamente la hayamos almacenado en nuestro PC o en nuestro entorno de red

Ejemplo Insertamos como papel de trabajo una resolucioacuten publicada en el Boletiacuten Oficial Una vez posicionados en la resolucioacuten ldquoGuardar comordquo Tipo ldquoPaacutegina Web soacutelo HTML (htmhtml)rdquo Guardada la resolucioacuten bien en red o en el disco duro la importamos desde TeamMate

Antildeadir referencia a un procedimiento de un papel de trabajo ya incluido en el TeamMateSituando el ratoacuten sobre la ventana de Refs clic sobre el botoacuten derecho ldquoCrear Hiperenlacesrdquo ldquoVinculo a Refrdquo TeamMate te permite navegar por las distintas aacutereas procedimientos o incidencias para poder seleccionar el documento que queremos insertar

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C3 Firmas y registros de acceso

Existen dos tipos diferentes de firma en TeamMate

La firma en papeles de trabajo e incidencias La firma en procedimientos de forma individual

Para firmar papeles de trabajo e incidencias hacer clic en el icono ldquoFirmadordquo en la barra flotante de herramientas y despueacutes hacer clic en ldquoPreparado porrdquo TeamMate inserta automaacuteticamente sus iniciales y la fecha

Para firmar procedimientos una vez resaltado el mismo hacer clic en el icono ovalado de la parte inferior del programa

Cada procedimiento papel de trabajo o incidencia puede ser firmado como realizado y como revisado Ademaacutes a partir del cierre de la planificacioacuten se crea un registro de las personas que acceden a los documentos y modifican algo

D- Realizacioacuten del trabajo

D1 HiperenlacesPara cruzar referencias de unos papeles de trabajo a otros pueden realizarse

De una direccioacuten ( del archivo A al B) De dos direcciones esto es de ida y vuelta (de A a B y de B a A)

En la barra flotante de TeamMate tenemos el icono de Hiperenlaces

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Viacutenculo de una direccioacutenExisten dos formas de crear el enlace

1 Posicionado en el lugar donde queremos que aparezca el Hiperenlace en la barra flotante seleccionamos el icono de Hiperenlace

Elegimos la pestantildea ldquoViacutenculo a Refrdquo y aparece un aacuterbol con todas las aacutereas y los archivos que cuelgan de cada una Pinchando en el archivo correspondiente y luego en ldquoInsertarrdquo se crea el Hiperenlace El lugar al que nos desplazaremos picando en el enlace es si el archivo destino es Excel la uacuteltima celda en que hayamos estado si es Word al inicio del documento

2 Cuando queremos dirigirnos a un lugar concreto del archivo destinoNos situamos en el lugarposicioacuten de destino del enlace y activamos el icono de HiperenlaceEn la parte superior derecha ldquocopiar destinordquoNos posicionamos en el archivo y lugar donde queremos insertar el enlaceActivamos el icono de Hiperenlace y elegimos ldquopegar viacutenculordquo ldquoinsertarrdquo

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Viacutenculo de dos direccionesSe realizariacutea de la misma forma que el procedimiento 2) anterior soacutelo que es necesario activar la casilla ldquocrear un viacutenculo de dos viacuteasrdquo antes de pinchar en ldquoinsertarrdquo

D2 IncidenciasPara introducir una incidencia (ML) en un papel de trabajo o procedimiento es necesario activar la barra flotante y dar clic en el icono de ldquoIncidenciasrdquoSe abre el primer cuadro de dialogo que nos pediraacute el nombre de la misma ldquoAceptarrdquoEn la siguiente pantalla distinguimos dos grandes aacutereas una para introducir una descripcioacuten de la incidencia y otra para efectuar la recomendacioacuten correspondiente

La incidencia quedaraacute insertada en el procedimiento o papel desde el cual hemos abierto la barra en el ejemplo (M1PS)

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Estas incidencias se almacenan automaacuteticamente en AS1 Es desde esta posicioacuten donde se nos permite cambiar el nombre firmar como preparado o revisado o incluso borrarla Una vez que se elimina una incidencia no se renumeran las demaacutes su eliminacioacuten deja su nuacutemero sin uso

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D3 Notas de seguimientoAl igual que las incidencias las notas se pueden introducir a un papel de trabajo o procedimiento y como en el caso anterior se activa la barra flotante y se selecciona el icono ldquoNotasrdquoSe debe dar clic sobre el icono ldquoNuevordquo y se abre un cuadro de diaacutelogo donde introduciremos a quien va dirigida la nota el contenido de la misma y la firmaremos como preparadaCuando guardamos y cerramos la nota se crea un hiperenlace al procedimiento u hoja de trabajo desde donde la hayamos creadoPara borrar las notas es necesario que tengan dos firmas preparador y revisor Un preparadorrevisor podraacute firmar ambas

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E- Revisioacuten del trabajo

A traveacutes de las ventanas de resumen se puede acceder de forma raacutepida a la informacioacuten deseada

NavegadorIncidenciasProcedimientosNotas de seguimientoEstado elementosEstado procedimientos

A traveacutes de procedimientos podremos saber cuaacutentos procedimientos tenemos asignados cuantos estaacuten preparados o pendientes de preparar

A traveacutes de incidencias (agrupadas por preparador o por carpeta etc) podremos ver la descripcioacuten y recomendacioacuten de cada una Para editarlas podemos acceder a ellas con doble clic

Para borrarlas seraacute necesario acceder desde el navegador a la carpeta AS

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F- TEAMSTORE

El TeamStore es una base de conocimiento de la auditoriacutea es un fichero independiente que se ubica fuera de TeamMate TeamMate puede importar (obtener) y exportar (enviar) ay desde TeamStore Por ejemplo se pueden importar programas de auditoriacutea estaacutendar del TeamStore

Los elementos que se pueden obtener desde TeamStore son Programas de auditoriacutea (PS) y procedimientos estaacutendar En cualquier momento

de la auditoriacutea se pueden antildeadir programas de auditoriacutea completos o procedimientos seleccionados a un programa de auditoriacutea existente simplemente importando desde TeamStore

Incidencias TeamStore admite la posibilidad de almacenar incidencias que se repiten frecuentemente- incluyendo recomendaciones

Miembros del equipo de auditoriacutea TeamStore puede contener una relacioacuten completa de todo el personal de auditoriacutea Durante la fase de planificacioacuten se puede hacer una importacioacuten de la lista hacia su auditoriacutea

Papeles de trabajo Plantillas

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Una vez abierta la aplicacioacuten de TeamStore ldquoAbrirrdquo navegamos hasta TTEAMMATESTORES donde se encuentra la base de datos de TeamStore

La base de datos se divide en armarios cada uno de ellos engloba los programas de trabajo dependiendo de cuaacutel sea el objeto de fiscalizacioacuten Entidades Locales Cuentas Generales Contratacioacuten (para la revisioacuten de expedientes concretos)

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G- Finalizacioacuten del Proyecto

Una vez terminados todos los trabajos relacionados con un proyecto de Auditoriacutea procede ldquofinalizarlordquo en TeamMate

Una vez ldquoTerminadordquo un proyecto de Auditoriacutea solamente podremos acceder a eacutel en modo lectura es decir para examinar su contenido pero no podremos modificar nada

Por tanto para prever la necesidad de modificaciones posteriores a la ldquofinalizacioacutenrdquo es importante tener una copia de seguridad justamente antes de la ldquofinalizacioacutenrdquo que nos permita borrar el proyecto ldquoTerminadordquo restaurar la copia de seguridad justamente previa a la finalizacioacuten introducir las modificaciones pertinentes y volver a ldquofinalizarrdquo el proyecto (con una nueva copia de seguridad que sustituiriacutea a la anterior) La obtencioacuten de eacutesta copia de seguridad forma parte del proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo

Para finalizar un proyecto hay que ser ldquoRevisorrdquo o ldquoAdministradorrdquo Es decir un ldquoPreparadorrdquo no podraacute ldquofinalizarrdquo un proyecto

A un proyecto ldquoTerminadordquo uacutenicamente podraacuten acceder a eacutel los usuarios actualmente autorizados Por ello se ha adoptado la solucioacuten de antildeadir a todos los proyectos antes de ldquofinalizarlosrdquo un usuario ldquoCAMARA COMPTOSrdquo con rol de ldquoSoacutelo Lecturardquo de manera que todos los usuarios conocedores de la contrasentildea podraacuten acceder a consultar el proyecto una vez ldquoTerminadordquo

El procedimiento para ldquofinalizarrdquo un proyecto es el siguiente

1- Antildeadir al Equipo de Trabajo un usuario denominado CAMARA COMPTOS con rol de ldquoSoacutelo LecturardquoLas instrucciones para antildeadir un nuevo miembro del Equipo de Auditoriacutea figuran en el apartado ldquo41 Configuracioacuten del equipo de auditoriacuteardquo de la presente Guiacutea (paacuteg 5)

2- Elegir la opcioacuten Archivo | Administracioacuten | Etapashellip para acceder a la ventana de ldquoCambiar Estadordquo

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3- Pulsar el 5ordm botoacuten ldquoCompletar Finalizarrdquo Se lanzaraacute el asistente para finalizar que consta de seis pasos

4- El primer paso es solamente informativo y resume las acciones que se van a realizar Pulsaremos el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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5- El segundo paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los elementos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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6- El tercer paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los procedimientos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

7- El cuarto paso va a verificar que no quedan Notas de Seguimiento sin contestar Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo sin contestar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo contestado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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8- iexclMUY IMPORTANTE NO PULSAR EL BOTOacuteN ldquoSIGUIENTErdquo DE ESTA VENTANA HASTA QUE NO SE HAYA COMPLETADO LA COPIA DE SEGURIDAD

El quinto paso es criacutetico pues es ahora cuando vamos a realizar la uacuteltima copia de seguridad Dada su importancia se ha creado una carpeta para albergar estas copias de seguridad STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS Por tanto pulsaremos el botoacuten ldquoNavegarrdquo para seleccionar dicha carpeta que quedaraacute en el primer campo de la ventana y podremos pulsar el botoacuten ldquoInicio Copia de seguridadrdquo que aparece en el segundo campo de la ventana Una vez terminada la copia pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

9- El sexto paso va a ser propiamente el proceso de finalizacioacuten de manera que todaviacutea estamos a tiempo de pulsar el botoacuten ldquoCancelarrdquo para abandonar el procedimiento sin haber realizado la ldquofinalizacioacutenrdquo del proyecto

1

2

3

STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS

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Si estamos seguros de que queremos ldquofinalizarrdquo el proyecto quedan 2 uacuteltimas decisiones

La primera decisioacuten es sobre el Histoacuterico de Firmas y Ediciones (modificaciones) y figura en la parte izquierda de la ventana Podemos elegir entre mantener solamente las firmas o mantener tanto las firmas como las edicionesAdemaacutes en el primer caso de dejar solamente las firmas podemos indicar dos opciones maacutes

o retener solamente el uacuteltimo preparador y el uacuteltimo revisor firmante o todos los habidos (puesto que se ha podido firmar varias veces)

o y limpiar las fechas de firma dejando solamente el usuario firmante

La segunda decisioacuten es sobre las Notas de Seguimiento y figura en la parte derecha de la ventana Podemos elegir entre Borrar o Mantener las Notas de Seguimiento incluidas en el proyectoUna vez elegidas todas las opciones mencionadas pulsaremos el botoacuten ldquoInicio Finalizacioacuten procesordquo

Una vez completado este proceso de Finalizacioacuten pulsaremos el botoacuten ldquoCerrarrdquo del Asistente y de la ventana ldquoCambiar Estadordquo y ya tenemos el proyecto ldquoTerminadordquo

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3 USO DE MICROSOFT EXCEL COMO HERRAMIENTA DE AUDITORIA

Excel tiene muchas funciones uacutetiles para los auditores La capacidad de poner los datos en una hoja de caacutelculo y realizar diferentes pruebas y anaacutelisis hacen de Excel una herramienta de auditoriacutea de gran alcance Es faacutecil de usar y de faacutecil acceso para la mayoriacutea de los auditores Excel puede realizar muchos tipos de pruebas analiacuteticas que incluyen la ley de Benford anaacutelisis horizontal y vertical anaacutelisis de iacutendices anaacutelisis de regresioacuten las estadiacutesticas la estratificacioacuten y el envejecimiento Tambieacuten se pueden realizar muchos tipos de anaacutelisis de datos incluyendo datos anexados y de combinacioacuten tabular cruz y la tabla dinaacutemica detectar duplicados y vaciacuteos el extracto y el filtro unir y relacionar muestra clasificar resumir y subtotal

4 CARACTERISTICAS DESEABLES DE UN SOFTWARE DE AUDITORIA

CARACTERIacuteSTICAS GENERALES

Las caracteriacutesticas generales que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Manual de Usuario Manual Teacutecnico y Material de Capacitacioacuten

bull Opciones de copiar o exportar cualquier documento como papeles de trabajo aaplicaciones ofimaacuteticas como Word Excel Power Point y otros

bull Capacidad de acumular la informacioacuten histoacuterica y ademaacutes de poderla consultar por antildeo

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bull Capacidad de poder funcionar como un todo integrado entre las diferentes etapas yprocesos de la Auditoria Planeacioacuten Administracioacuten de Riesgos Ejecucioacuten yAdministracioacuten de Papeles de Trabajo Evaluacioacuten de Administracioacuten de TI Anaacutelisis yEvaluacioacuten de Base de Datos Emisioacuten de Informes

CARACTERIacuteSTICAS DE SEGURIDAD

Las caracteriacutesticas de seguridad que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Posibilidad de definir que usuarios puedan acceder al sistema

bull Administracioacuten de los permisos de las opciones a las que tiene derecho un usuario aejecutar consultar seguacuten su cargo y aacuterea a la que pertenezca

bull Opciones de incluir pistas de auditoriacutea en procesos control de cambios lecturaescritura y modificacioacuten de parte de los usuarios

bull Copias de respaldo de la informacioacuten mediante BACKUP en medios magneacuteticosoacutepticosy COMPROBAR como recuperar los datos del Backup

5 VENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

La ventaja principal del computador es su increiacuteble velocidad El tiempo requerido para que un computador mayorice una transaccioacuten o determina su saldo de una cuenta es de aproximadamente unas pocas milloneacutesimas de segundo

bull SE PUEDEN PROCESAR EN FORMA RAPIDA Y EFICIENTE GRANDES CANTIDADES DE DATOS Las empresas grandes pueden tener cientos de miles de transacciones por diacutea Al procesar voluacutemenes tan grandes de datos los computadores pueden ahorrar gran cantidad de tiempo en cada paso del proceso contable incluyendo el registro de transacciones su traslado a las cuentas del mayor y la preparacioacuten de registros contables informes y reportes

bull SE PUEDEN TENER ACTUALIZADOS LOS SALDOS DE LAS CUENTAS La velocidad con la que un computador puede procesar los datos permite que las empresas mantengan actualizadas las cuentas del mayor auxiliar los registros de inventarios permanentes y las mayoriacuteas de las cuentas del mayor general

bull SE PUEDEN GENERAL INFOAMCIONES ADICIONALES CASI SIN COSTO EXTRA Con un sistema de contabilidad se puede llevar un diario de ventas Maacutes aun el computador puede ademaacutes reordenar esta informacioacuten para mostrar los

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totales de las ventas diarias por departamento de venta por vendedor y por un producto

bull SE PUEDE DISPONER DE RETROALIMENTACION INSTANTANEA A MEDIDA QUE VAN TENIENDO LUGAR LAS TRANSACCIONES En los sistemas computarizados en liacutenea de tiempo real (OLRT) el empleado que ejecuta la transaccioacuten puede disponer de un Terminal en comunicacioacuten directa con el computador Por tanto el empleado tiene acceso inmediato a la informacioacuten contable uacutetil para ejecutar una transaccioacuten corriente

bull SE PUEDE TENER PROCEDIMIENTOS ADICINALES DE CONTROL INTERNO EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO La aprobacioacuten de cada venta a creacutedito constituye un procedimiento de control interno del cual pueden hacer uso las capacidades uacutenicas del computador

Tal procedimiento del control puede no ser praacutectico en un sistema manual especialmente si el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no se mantiene permanente

6 DESVENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

Los sistemas computarizados tambieacuten tienen sus limitaciones pero estas limitaciones son correctivas y podriacutea decirse que son leves en comparacioacuten con los grandes beneficios que ofrece a la empresa

Las principales limitaciones son

bull Alto costo de inversioacuten al instalar un sistema computarizado

bull El costo de mantenimiento es alto y complejo

bull El alto costo en el entrenamiento del personal

bull Los programas deben ser confiables

bull La loacutegica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas

bull Elevado costo de desarrollo

bull Limitado numero de reportes y consultas

bull Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada

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bull Necesidad de mantenimiento del sistema debido a las modificaciones que habraacute tenido la aplicacioacuten en las actualizaciones o subsiguientes o por cambios de aplicaciones

En conclusioacuten podriacuteamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son en la mayor parte de iacutendole econoacutemica lo cual para muchos no es preocupante

7 SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE COMPUTACION

Los equipos informaacuteticos son instrumentos que estructuran grandes cantidades de informacioacuten la cual puede ser confidencial para la entidad y puede ser mal utilizada o divulgada a personas que hagan mal uso de esta ademaacutes pueden ocurrir robos fraudes o sabotajes que provoquen la destruccioacuten total o parcial de las actividades de procesamiento electroacutenico de datos Esta informacioacuten puede ser de suma importancia y al no contar con ella en el momento preciso puede provocar retrasos sumamente costosos

Al auditar con sistemas informaacuteticos el auditor debe verificar y constatar lo siguiente

Que no se tengan copias piratas o bien que al conectarnos en red con otras computadoras no exista la posibilidad de transmisioacuten de virus

Que se hayan implementado procesos fiacutesicos y loacutegicos para la proteccioacuten del hardware y datos procesados asiacute como a las instalaciones de ingreso al aacuterea de procesamiento de datos y servidores Contemplando las situaciones de incendios sabotajes robos cataacutestrofes naturales etc

Implementacioacuten de mecanismos para garantizar la seguridadloacutegica del software a la proteccioacuten de los datos e informacioacutenprocesos y programas asiacute como la restriccioacuten de usuarios noautorizados al acceso de la informacioacuten

8 BACK UP Y RECUPERACION

Una copia de seguridad o backupen tecnologiacutea de la informacioacuten o informaacutetica es una copia de seguridad - o el proceso de copia de seguridad - con el fin de que estas copias adicionales puedan utilizarse para restaurar el original despueacutes de una eventual peacuterdida de datos Fundamentalmente son uacutetiles para tres cosas Primero recuperarse de una cataacutestrofe informaacutetica Segundo recuperar una pequentildea cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente o corrompido

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Importamos los programas de trabajo estaacutendar y procedimientos de TeamStore

Para ello importamos desde TeamStore el armario area o procedimiento que nos interese

1) Seleccionar Herramientas Compartir TeamStore Obtener Programa2) Navegar al directorio que contiene el TeamStore

TTEAM MATESTORESTeamStore Caacutemara de Comptos

3) Doble clic sobre el armario ldquoModelo helliprdquo y seleccionamos todos los elementos que queremos importar

4) Seleccionar y Cerrar

A2- NUEVO PROYECTO A PARTIR DE UNA LIBRERIacuteA

Una libreriacutea podriacuteamos definirla como una plantilla con la cual se crea un nuevo proyecto

Una libreriacutea para un determinado tipo de proyecto (auditoriacutea de un ayuntamiento revisioacuten de un expediente hellip) puede contener los programas estaacutendar de trabajo terminologiacutea poliacuteticas estructura de la auditoriacutea etc De manera que la fase de planificacioacuten de una nueva auditoriacutea que se abre a partir de dicha libreriacutea puede simplificarse mucho ademaacutes de garantizar una homogeneizacioacuten entre todas las auditorias del mismo tipo

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La carpeta CG ldquoAacutereas de auditoriacuteardquo contiene todos los programas de trabajo incluidos en la libreriacutea que hemos seleccionado

Cualquier proyecto independientemente de la etapa en que se encuentre puede guardarse como una libreriacutea a partir de la cual crear proyectos futuros

1) AdministracioacutenGuardar como libreriacutea2) Destino TTEAMMATELIBRERIAS

Todo nuevo proyecto se inicia a partir de una libreriacutea bien una libreriacutea de plantilla inicial (libreriacutea base Caacutemara de Comptos) o bien proyectos ya abiertos que queremos que sirvan de base para auditorias futuras

Una libreriacutea no se puede abrir y por tanto conocer su contenido hasta que no se abre un nuevo proyecto a partir de la misma

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B- Fase de planificacioacuten

El proyecto o auditoriacutea se divide en 5 fases que habraacute que ir cerrando de las cuales la primera es la de planificacioacuten

El cierre de la fase de planificacioacuten tiene los siguientes efectos

No se podraacuten eliminar marcas globales miembros del equipo (aunque siacute se podraacuten insertar nuevos)

Se posibilita la firma de papeles y procedimientos y se inicia el registro de edicioacuten (identificacioacuten de las personas que acceden a cada procedimiento y papel)

B1- Configuracioacuten del equipo de auditoriacutea

Menuacute ArchivoAdministracioacutenEquipo o a traveacutes del icono ldquoAdminrdquoEquipo

Las funciones asignadas a los miembros del equipo se pueden cambiar durante la auditoriacutea y pueden ser las siguientes

Administrador Es preparador y revisor a la vez y ademaacutes puede finalizar la auditoriacutea y anular las contrasentildeas

Revisor Puede firmar la revisioacuten de los papeles de trabajo y procedimientos crear y borrar notas

Preparador Puede crear los papeles de trabajo notas y firmar en ldquoPreparado porrdquo

Para antildeadir un nuevo miembro del equipo dar clic en ldquoAntildeadirrdquo e introducir apellido nombre iniciales y funcioacuten del miembro del equipo Completados estos datos se hace clic en ldquoguardarrdquo Las claves de cada uno de los miembros del equipo se introducen cuando cada uno accede por primera vez

B2- Asignacioacuten de las aacutereas de trabajo y procedimientos a los miembros del equipo

Asignar aacutereas o subareas

Apretando el botoacuten derecho sobre cada una de las carpetas que contiene las aacutereas y subareas de auditoriacutea RenombrarAsignarAsignar procedimientosUn procedimiento Dentro de cada PS para cada uno de los procedimientos desplegar el menuacute de ldquoAsignacioacutenrdquoConjunto de procedimientos de un PS Seleccionar todos los procedimientos y con el botoacuten derecho Procedimientos tareas

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B3-Definicioacuten de los Tick-Marks globales

Las marcas globales que se aplicaraacuten a toda la auditoriacutea se definen en la etapa de planificacioacuten aunque posteriormente se podraacuten antildeadir marcas globales o especiacuteficas para cada papel de trabajoIcono ldquoAdminrdquo Marcas Globales Se pueden antildeadir tantos como siacutembolos se presentan y estos siacutembolos no son modificablesLas marcas globales pueden ver predefinidas como parte de la libreriacutea lo que ahorra tiempo de planificacioacuten y asegura un uso global y consistente en todas las auditorias

B4- Antildeadir nuevas aacutereas de auditoriacutea programas o procedimientos

La carpeta CG contiene todas las aacutereas de auditoriacutea cada una de las cuales contiene los programas de auditoriacutea y los papeles de trabajoEstas aacutereas y programas pueden venir dados por la libreriacutea utilizada importarse desde TeamStore o bien modificarlos de una forma manualCada aacuterea o carpeta puede dividirse en subcarpetas Cada carpeta o subcarpeta contendraacute siempre un programa de auditoriacutea y cualquier papel de trabajo antildeadido

AacutereasSituaacutendonos al nivel que queramos crear la carpeta (por ejemplo CG) clic sobre el botoacuten derecho ldquoNueva carpetardquo En el ejemplo abajo indicado crearaacute una nueva carpeta o aacuterea con la letra I Cada aacuterea de auditoriacutea nueva tendraacute una subcarpeta que contendraacute un Programa de Auditoriacutea PS en blanco En el cuadro de diaacutelogo que se abre nos pediraacute el nombre para la carpeta ldquoGrupo de componenterdquo y subcarpeta ldquoPrimer componenterdquo que por defecto le asigna el mismo nombre que al ldquoGrupo de ComponenterdquoSi por el contrario nos posicionamos en un aacuterea (por ejemplo A) crearaacute una subcarpeta (A2)

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Las referencias que TeamMate asigna a las distintas carpetas son inmodificables y por tanto el orden en que las creemos puede ser importante

De un aacuterea se pueden crear tantas subcarpetas como queramos

B5-Cierre de la etapa de planificacioacuten

Para cerrar la etapa de planificacioacuten deberemos dar clic en ldquoAdminrdquo ldquoEtapasrdquo pinchando en ldquoTrabajo de campoInicializarrdquo estaremos en condiciones de empezar la auditoriacutea

C- Organizacioacuten del trabajoTeamMate es una herramienta informaacutetica que nos permite organizar el trabajo realizado en el transcurso de la auditoriacutea y acceder a la informacioacuten almacenada de forma raacutepida a traveacutes de las ventanas de resumen Incidencias procedimientos notas de seguimiento etc

C1 Programa de trabajo

Todos los programas terminan en PS (ejemplo C1PS) Toda carpeta dentro de ldquoAacutereas o procedimientosrdquo del navegador contiene automaacuteticamente un programa de trabajo

Tanto los programas como los procedimientos se importan desde TeamStore donde previamente se han introducido los programas correspondientes a sector local ayuntamientos o a cuentas generales

Un programa de trabajo estaacute dividido en tres ventanas

Ventana Izda Incluye la lista de los procedimientos

Ventana Dcha Superior Se describe la prueba a realizar detalles y objetivos seguidos con la misma

Venta Dcha Inferior Incluye Trabajo Realizado y Conclusioacuten Contiene informacioacuten de todos los papeles de trabajo que hemos adjuntado a ese programa

Pestantildea trabajo realizadoCada procedimiento contiene una ventana de ldquotrabajo realizadordquo disentildeada para ser el meacutetodo baacutesico para documentar el trabajo La ventana no tiene liacutemite en cuanto a la cantidad de texto a almacenar (haciendo doble clic sobre el nombre de la pestantildea proporcionaraacute un aacuterea maacutes grande)

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HIPERTEXTO Desde el campo de trabajo realizado se puede hacer referencia a cualquier papel de trabajo o procedimiento incluido en el TeamMate simplemente tecleando la referencia como texto (ejemplo C11) Pinchando dos veces sobre dicha referencia nos llevaraacute a ese papel de trabajo o procedimiento

Cuadro RefsAparecen las referencias de los papeles de trabajo relacionados con el procedimiento resaltadoPosicionados en la ventana de Refs clic botoacuten dcho nos permite borrar o antildeadir hiperenlaces a ese procedimiento Si lo que queremos es borrar un papel de trabajo tendremos que hacerlo desde el navegador esta ventana soacutelo gestiona hiperenlaces a los procedimientos

Siacutembolos que indican en que fase se encuentra cada procedimiento o papel de trabajoEn fase de preparacioacuten Firmado como realizado Firmado como revisado

C2 Papeles de trabajo

Tambieacuten se pueden antildeadir papeles de trabajo para documentar el trabajo (Word Excel PDF PowerPoint etc) Se pueden crear hojas de trabajo nuevas insertar papeles de trabajo existentes fuera de TeamMate o importar plantillas existentes en TeamStore

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Antildeadir papel de trabajo

Una vez nos situamos sobre el procedimiento que queremos documentar hacemos aparecer la barra de herramientas flotante clic sobre el icono ldquoAntildeadir PTrdquo

A la hora de disentildear las hojas de Excel es necesario tener en cuenta que por regla general no se van a imprimir sino que lo normal seraacute verlas en pantalla Por tanto deberemos procurar que las hojas de caacutelculo no se extiendan y ocupen maacutes de una pantalla

TeamMate asignaraacute automaacuteticamente un nuacutemero y una letra que hace referencia al programa y se relacionaraacute al procedimiento que tengamos resaltado Se le podraacute dar un Tiacutetulo o asignar a una persona del equipo

ldquoImportar desde ArchivordquoSe puede insertar cualquier tipo de archivo esta pestantildea nos posibilita navegar por nuestro ordenador hasta localizar el archivo correspondiente que puede estar en cualquier formato

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A traveacutes de esta opcioacuten podremos incorporar legislacioacuten o incluso paacuteginas Web siempre y cuando previamente la hayamos almacenado en nuestro PC o en nuestro entorno de red

Ejemplo Insertamos como papel de trabajo una resolucioacuten publicada en el Boletiacuten Oficial Una vez posicionados en la resolucioacuten ldquoGuardar comordquo Tipo ldquoPaacutegina Web soacutelo HTML (htmhtml)rdquo Guardada la resolucioacuten bien en red o en el disco duro la importamos desde TeamMate

Antildeadir referencia a un procedimiento de un papel de trabajo ya incluido en el TeamMateSituando el ratoacuten sobre la ventana de Refs clic sobre el botoacuten derecho ldquoCrear Hiperenlacesrdquo ldquoVinculo a Refrdquo TeamMate te permite navegar por las distintas aacutereas procedimientos o incidencias para poder seleccionar el documento que queremos insertar

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C3 Firmas y registros de acceso

Existen dos tipos diferentes de firma en TeamMate

La firma en papeles de trabajo e incidencias La firma en procedimientos de forma individual

Para firmar papeles de trabajo e incidencias hacer clic en el icono ldquoFirmadordquo en la barra flotante de herramientas y despueacutes hacer clic en ldquoPreparado porrdquo TeamMate inserta automaacuteticamente sus iniciales y la fecha

Para firmar procedimientos una vez resaltado el mismo hacer clic en el icono ovalado de la parte inferior del programa

Cada procedimiento papel de trabajo o incidencia puede ser firmado como realizado y como revisado Ademaacutes a partir del cierre de la planificacioacuten se crea un registro de las personas que acceden a los documentos y modifican algo

D- Realizacioacuten del trabajo

D1 HiperenlacesPara cruzar referencias de unos papeles de trabajo a otros pueden realizarse

De una direccioacuten ( del archivo A al B) De dos direcciones esto es de ida y vuelta (de A a B y de B a A)

En la barra flotante de TeamMate tenemos el icono de Hiperenlaces

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Viacutenculo de una direccioacutenExisten dos formas de crear el enlace

1 Posicionado en el lugar donde queremos que aparezca el Hiperenlace en la barra flotante seleccionamos el icono de Hiperenlace

Elegimos la pestantildea ldquoViacutenculo a Refrdquo y aparece un aacuterbol con todas las aacutereas y los archivos que cuelgan de cada una Pinchando en el archivo correspondiente y luego en ldquoInsertarrdquo se crea el Hiperenlace El lugar al que nos desplazaremos picando en el enlace es si el archivo destino es Excel la uacuteltima celda en que hayamos estado si es Word al inicio del documento

2 Cuando queremos dirigirnos a un lugar concreto del archivo destinoNos situamos en el lugarposicioacuten de destino del enlace y activamos el icono de HiperenlaceEn la parte superior derecha ldquocopiar destinordquoNos posicionamos en el archivo y lugar donde queremos insertar el enlaceActivamos el icono de Hiperenlace y elegimos ldquopegar viacutenculordquo ldquoinsertarrdquo

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Viacutenculo de dos direccionesSe realizariacutea de la misma forma que el procedimiento 2) anterior soacutelo que es necesario activar la casilla ldquocrear un viacutenculo de dos viacuteasrdquo antes de pinchar en ldquoinsertarrdquo

D2 IncidenciasPara introducir una incidencia (ML) en un papel de trabajo o procedimiento es necesario activar la barra flotante y dar clic en el icono de ldquoIncidenciasrdquoSe abre el primer cuadro de dialogo que nos pediraacute el nombre de la misma ldquoAceptarrdquoEn la siguiente pantalla distinguimos dos grandes aacutereas una para introducir una descripcioacuten de la incidencia y otra para efectuar la recomendacioacuten correspondiente

La incidencia quedaraacute insertada en el procedimiento o papel desde el cual hemos abierto la barra en el ejemplo (M1PS)

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Estas incidencias se almacenan automaacuteticamente en AS1 Es desde esta posicioacuten donde se nos permite cambiar el nombre firmar como preparado o revisado o incluso borrarla Una vez que se elimina una incidencia no se renumeran las demaacutes su eliminacioacuten deja su nuacutemero sin uso

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D3 Notas de seguimientoAl igual que las incidencias las notas se pueden introducir a un papel de trabajo o procedimiento y como en el caso anterior se activa la barra flotante y se selecciona el icono ldquoNotasrdquoSe debe dar clic sobre el icono ldquoNuevordquo y se abre un cuadro de diaacutelogo donde introduciremos a quien va dirigida la nota el contenido de la misma y la firmaremos como preparadaCuando guardamos y cerramos la nota se crea un hiperenlace al procedimiento u hoja de trabajo desde donde la hayamos creadoPara borrar las notas es necesario que tengan dos firmas preparador y revisor Un preparadorrevisor podraacute firmar ambas

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E- Revisioacuten del trabajo

A traveacutes de las ventanas de resumen se puede acceder de forma raacutepida a la informacioacuten deseada

NavegadorIncidenciasProcedimientosNotas de seguimientoEstado elementosEstado procedimientos

A traveacutes de procedimientos podremos saber cuaacutentos procedimientos tenemos asignados cuantos estaacuten preparados o pendientes de preparar

A traveacutes de incidencias (agrupadas por preparador o por carpeta etc) podremos ver la descripcioacuten y recomendacioacuten de cada una Para editarlas podemos acceder a ellas con doble clic

Para borrarlas seraacute necesario acceder desde el navegador a la carpeta AS

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F- TEAMSTORE

El TeamStore es una base de conocimiento de la auditoriacutea es un fichero independiente que se ubica fuera de TeamMate TeamMate puede importar (obtener) y exportar (enviar) ay desde TeamStore Por ejemplo se pueden importar programas de auditoriacutea estaacutendar del TeamStore

Los elementos que se pueden obtener desde TeamStore son Programas de auditoriacutea (PS) y procedimientos estaacutendar En cualquier momento

de la auditoriacutea se pueden antildeadir programas de auditoriacutea completos o procedimientos seleccionados a un programa de auditoriacutea existente simplemente importando desde TeamStore

Incidencias TeamStore admite la posibilidad de almacenar incidencias que se repiten frecuentemente- incluyendo recomendaciones

Miembros del equipo de auditoriacutea TeamStore puede contener una relacioacuten completa de todo el personal de auditoriacutea Durante la fase de planificacioacuten se puede hacer una importacioacuten de la lista hacia su auditoriacutea

Papeles de trabajo Plantillas

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Una vez abierta la aplicacioacuten de TeamStore ldquoAbrirrdquo navegamos hasta TTEAMMATESTORES donde se encuentra la base de datos de TeamStore

La base de datos se divide en armarios cada uno de ellos engloba los programas de trabajo dependiendo de cuaacutel sea el objeto de fiscalizacioacuten Entidades Locales Cuentas Generales Contratacioacuten (para la revisioacuten de expedientes concretos)

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G- Finalizacioacuten del Proyecto

Una vez terminados todos los trabajos relacionados con un proyecto de Auditoriacutea procede ldquofinalizarlordquo en TeamMate

Una vez ldquoTerminadordquo un proyecto de Auditoriacutea solamente podremos acceder a eacutel en modo lectura es decir para examinar su contenido pero no podremos modificar nada

Por tanto para prever la necesidad de modificaciones posteriores a la ldquofinalizacioacutenrdquo es importante tener una copia de seguridad justamente antes de la ldquofinalizacioacutenrdquo que nos permita borrar el proyecto ldquoTerminadordquo restaurar la copia de seguridad justamente previa a la finalizacioacuten introducir las modificaciones pertinentes y volver a ldquofinalizarrdquo el proyecto (con una nueva copia de seguridad que sustituiriacutea a la anterior) La obtencioacuten de eacutesta copia de seguridad forma parte del proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo

Para finalizar un proyecto hay que ser ldquoRevisorrdquo o ldquoAdministradorrdquo Es decir un ldquoPreparadorrdquo no podraacute ldquofinalizarrdquo un proyecto

A un proyecto ldquoTerminadordquo uacutenicamente podraacuten acceder a eacutel los usuarios actualmente autorizados Por ello se ha adoptado la solucioacuten de antildeadir a todos los proyectos antes de ldquofinalizarlosrdquo un usuario ldquoCAMARA COMPTOSrdquo con rol de ldquoSoacutelo Lecturardquo de manera que todos los usuarios conocedores de la contrasentildea podraacuten acceder a consultar el proyecto una vez ldquoTerminadordquo

El procedimiento para ldquofinalizarrdquo un proyecto es el siguiente

1- Antildeadir al Equipo de Trabajo un usuario denominado CAMARA COMPTOS con rol de ldquoSoacutelo LecturardquoLas instrucciones para antildeadir un nuevo miembro del Equipo de Auditoriacutea figuran en el apartado ldquo41 Configuracioacuten del equipo de auditoriacuteardquo de la presente Guiacutea (paacuteg 5)

2- Elegir la opcioacuten Archivo | Administracioacuten | Etapashellip para acceder a la ventana de ldquoCambiar Estadordquo

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3- Pulsar el 5ordm botoacuten ldquoCompletar Finalizarrdquo Se lanzaraacute el asistente para finalizar que consta de seis pasos

4- El primer paso es solamente informativo y resume las acciones que se van a realizar Pulsaremos el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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5- El segundo paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los elementos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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6- El tercer paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los procedimientos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

7- El cuarto paso va a verificar que no quedan Notas de Seguimiento sin contestar Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo sin contestar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo contestado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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8- iexclMUY IMPORTANTE NO PULSAR EL BOTOacuteN ldquoSIGUIENTErdquo DE ESTA VENTANA HASTA QUE NO SE HAYA COMPLETADO LA COPIA DE SEGURIDAD

El quinto paso es criacutetico pues es ahora cuando vamos a realizar la uacuteltima copia de seguridad Dada su importancia se ha creado una carpeta para albergar estas copias de seguridad STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS Por tanto pulsaremos el botoacuten ldquoNavegarrdquo para seleccionar dicha carpeta que quedaraacute en el primer campo de la ventana y podremos pulsar el botoacuten ldquoInicio Copia de seguridadrdquo que aparece en el segundo campo de la ventana Una vez terminada la copia pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

9- El sexto paso va a ser propiamente el proceso de finalizacioacuten de manera que todaviacutea estamos a tiempo de pulsar el botoacuten ldquoCancelarrdquo para abandonar el procedimiento sin haber realizado la ldquofinalizacioacutenrdquo del proyecto

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STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS

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Si estamos seguros de que queremos ldquofinalizarrdquo el proyecto quedan 2 uacuteltimas decisiones

La primera decisioacuten es sobre el Histoacuterico de Firmas y Ediciones (modificaciones) y figura en la parte izquierda de la ventana Podemos elegir entre mantener solamente las firmas o mantener tanto las firmas como las edicionesAdemaacutes en el primer caso de dejar solamente las firmas podemos indicar dos opciones maacutes

o retener solamente el uacuteltimo preparador y el uacuteltimo revisor firmante o todos los habidos (puesto que se ha podido firmar varias veces)

o y limpiar las fechas de firma dejando solamente el usuario firmante

La segunda decisioacuten es sobre las Notas de Seguimiento y figura en la parte derecha de la ventana Podemos elegir entre Borrar o Mantener las Notas de Seguimiento incluidas en el proyectoUna vez elegidas todas las opciones mencionadas pulsaremos el botoacuten ldquoInicio Finalizacioacuten procesordquo

Una vez completado este proceso de Finalizacioacuten pulsaremos el botoacuten ldquoCerrarrdquo del Asistente y de la ventana ldquoCambiar Estadordquo y ya tenemos el proyecto ldquoTerminadordquo

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3 USO DE MICROSOFT EXCEL COMO HERRAMIENTA DE AUDITORIA

Excel tiene muchas funciones uacutetiles para los auditores La capacidad de poner los datos en una hoja de caacutelculo y realizar diferentes pruebas y anaacutelisis hacen de Excel una herramienta de auditoriacutea de gran alcance Es faacutecil de usar y de faacutecil acceso para la mayoriacutea de los auditores Excel puede realizar muchos tipos de pruebas analiacuteticas que incluyen la ley de Benford anaacutelisis horizontal y vertical anaacutelisis de iacutendices anaacutelisis de regresioacuten las estadiacutesticas la estratificacioacuten y el envejecimiento Tambieacuten se pueden realizar muchos tipos de anaacutelisis de datos incluyendo datos anexados y de combinacioacuten tabular cruz y la tabla dinaacutemica detectar duplicados y vaciacuteos el extracto y el filtro unir y relacionar muestra clasificar resumir y subtotal

4 CARACTERISTICAS DESEABLES DE UN SOFTWARE DE AUDITORIA

CARACTERIacuteSTICAS GENERALES

Las caracteriacutesticas generales que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Manual de Usuario Manual Teacutecnico y Material de Capacitacioacuten

bull Opciones de copiar o exportar cualquier documento como papeles de trabajo aaplicaciones ofimaacuteticas como Word Excel Power Point y otros

bull Capacidad de acumular la informacioacuten histoacuterica y ademaacutes de poderla consultar por antildeo

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bull Capacidad de poder funcionar como un todo integrado entre las diferentes etapas yprocesos de la Auditoria Planeacioacuten Administracioacuten de Riesgos Ejecucioacuten yAdministracioacuten de Papeles de Trabajo Evaluacioacuten de Administracioacuten de TI Anaacutelisis yEvaluacioacuten de Base de Datos Emisioacuten de Informes

CARACTERIacuteSTICAS DE SEGURIDAD

Las caracteriacutesticas de seguridad que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Posibilidad de definir que usuarios puedan acceder al sistema

bull Administracioacuten de los permisos de las opciones a las que tiene derecho un usuario aejecutar consultar seguacuten su cargo y aacuterea a la que pertenezca

bull Opciones de incluir pistas de auditoriacutea en procesos control de cambios lecturaescritura y modificacioacuten de parte de los usuarios

bull Copias de respaldo de la informacioacuten mediante BACKUP en medios magneacuteticosoacutepticosy COMPROBAR como recuperar los datos del Backup

5 VENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

La ventaja principal del computador es su increiacuteble velocidad El tiempo requerido para que un computador mayorice una transaccioacuten o determina su saldo de una cuenta es de aproximadamente unas pocas milloneacutesimas de segundo

bull SE PUEDEN PROCESAR EN FORMA RAPIDA Y EFICIENTE GRANDES CANTIDADES DE DATOS Las empresas grandes pueden tener cientos de miles de transacciones por diacutea Al procesar voluacutemenes tan grandes de datos los computadores pueden ahorrar gran cantidad de tiempo en cada paso del proceso contable incluyendo el registro de transacciones su traslado a las cuentas del mayor y la preparacioacuten de registros contables informes y reportes

bull SE PUEDEN TENER ACTUALIZADOS LOS SALDOS DE LAS CUENTAS La velocidad con la que un computador puede procesar los datos permite que las empresas mantengan actualizadas las cuentas del mayor auxiliar los registros de inventarios permanentes y las mayoriacuteas de las cuentas del mayor general

bull SE PUEDEN GENERAL INFOAMCIONES ADICIONALES CASI SIN COSTO EXTRA Con un sistema de contabilidad se puede llevar un diario de ventas Maacutes aun el computador puede ademaacutes reordenar esta informacioacuten para mostrar los

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totales de las ventas diarias por departamento de venta por vendedor y por un producto

bull SE PUEDE DISPONER DE RETROALIMENTACION INSTANTANEA A MEDIDA QUE VAN TENIENDO LUGAR LAS TRANSACCIONES En los sistemas computarizados en liacutenea de tiempo real (OLRT) el empleado que ejecuta la transaccioacuten puede disponer de un Terminal en comunicacioacuten directa con el computador Por tanto el empleado tiene acceso inmediato a la informacioacuten contable uacutetil para ejecutar una transaccioacuten corriente

bull SE PUEDE TENER PROCEDIMIENTOS ADICINALES DE CONTROL INTERNO EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO La aprobacioacuten de cada venta a creacutedito constituye un procedimiento de control interno del cual pueden hacer uso las capacidades uacutenicas del computador

Tal procedimiento del control puede no ser praacutectico en un sistema manual especialmente si el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no se mantiene permanente

6 DESVENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

Los sistemas computarizados tambieacuten tienen sus limitaciones pero estas limitaciones son correctivas y podriacutea decirse que son leves en comparacioacuten con los grandes beneficios que ofrece a la empresa

Las principales limitaciones son

bull Alto costo de inversioacuten al instalar un sistema computarizado

bull El costo de mantenimiento es alto y complejo

bull El alto costo en el entrenamiento del personal

bull Los programas deben ser confiables

bull La loacutegica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas

bull Elevado costo de desarrollo

bull Limitado numero de reportes y consultas

bull Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada

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bull Necesidad de mantenimiento del sistema debido a las modificaciones que habraacute tenido la aplicacioacuten en las actualizaciones o subsiguientes o por cambios de aplicaciones

En conclusioacuten podriacuteamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son en la mayor parte de iacutendole econoacutemica lo cual para muchos no es preocupante

7 SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE COMPUTACION

Los equipos informaacuteticos son instrumentos que estructuran grandes cantidades de informacioacuten la cual puede ser confidencial para la entidad y puede ser mal utilizada o divulgada a personas que hagan mal uso de esta ademaacutes pueden ocurrir robos fraudes o sabotajes que provoquen la destruccioacuten total o parcial de las actividades de procesamiento electroacutenico de datos Esta informacioacuten puede ser de suma importancia y al no contar con ella en el momento preciso puede provocar retrasos sumamente costosos

Al auditar con sistemas informaacuteticos el auditor debe verificar y constatar lo siguiente

Que no se tengan copias piratas o bien que al conectarnos en red con otras computadoras no exista la posibilidad de transmisioacuten de virus

Que se hayan implementado procesos fiacutesicos y loacutegicos para la proteccioacuten del hardware y datos procesados asiacute como a las instalaciones de ingreso al aacuterea de procesamiento de datos y servidores Contemplando las situaciones de incendios sabotajes robos cataacutestrofes naturales etc

Implementacioacuten de mecanismos para garantizar la seguridadloacutegica del software a la proteccioacuten de los datos e informacioacutenprocesos y programas asiacute como la restriccioacuten de usuarios noautorizados al acceso de la informacioacuten

8 BACK UP Y RECUPERACION

Una copia de seguridad o backupen tecnologiacutea de la informacioacuten o informaacutetica es una copia de seguridad - o el proceso de copia de seguridad - con el fin de que estas copias adicionales puedan utilizarse para restaurar el original despueacutes de una eventual peacuterdida de datos Fundamentalmente son uacutetiles para tres cosas Primero recuperarse de una cataacutestrofe informaacutetica Segundo recuperar una pequentildea cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente o corrompido

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La carpeta CG ldquoAacutereas de auditoriacuteardquo contiene todos los programas de trabajo incluidos en la libreriacutea que hemos seleccionado

Cualquier proyecto independientemente de la etapa en que se encuentre puede guardarse como una libreriacutea a partir de la cual crear proyectos futuros

1) AdministracioacutenGuardar como libreriacutea2) Destino TTEAMMATELIBRERIAS

Todo nuevo proyecto se inicia a partir de una libreriacutea bien una libreriacutea de plantilla inicial (libreriacutea base Caacutemara de Comptos) o bien proyectos ya abiertos que queremos que sirvan de base para auditorias futuras

Una libreriacutea no se puede abrir y por tanto conocer su contenido hasta que no se abre un nuevo proyecto a partir de la misma

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B- Fase de planificacioacuten

El proyecto o auditoriacutea se divide en 5 fases que habraacute que ir cerrando de las cuales la primera es la de planificacioacuten

El cierre de la fase de planificacioacuten tiene los siguientes efectos

No se podraacuten eliminar marcas globales miembros del equipo (aunque siacute se podraacuten insertar nuevos)

Se posibilita la firma de papeles y procedimientos y se inicia el registro de edicioacuten (identificacioacuten de las personas que acceden a cada procedimiento y papel)

B1- Configuracioacuten del equipo de auditoriacutea

Menuacute ArchivoAdministracioacutenEquipo o a traveacutes del icono ldquoAdminrdquoEquipo

Las funciones asignadas a los miembros del equipo se pueden cambiar durante la auditoriacutea y pueden ser las siguientes

Administrador Es preparador y revisor a la vez y ademaacutes puede finalizar la auditoriacutea y anular las contrasentildeas

Revisor Puede firmar la revisioacuten de los papeles de trabajo y procedimientos crear y borrar notas

Preparador Puede crear los papeles de trabajo notas y firmar en ldquoPreparado porrdquo

Para antildeadir un nuevo miembro del equipo dar clic en ldquoAntildeadirrdquo e introducir apellido nombre iniciales y funcioacuten del miembro del equipo Completados estos datos se hace clic en ldquoguardarrdquo Las claves de cada uno de los miembros del equipo se introducen cuando cada uno accede por primera vez

B2- Asignacioacuten de las aacutereas de trabajo y procedimientos a los miembros del equipo

Asignar aacutereas o subareas

Apretando el botoacuten derecho sobre cada una de las carpetas que contiene las aacutereas y subareas de auditoriacutea RenombrarAsignarAsignar procedimientosUn procedimiento Dentro de cada PS para cada uno de los procedimientos desplegar el menuacute de ldquoAsignacioacutenrdquoConjunto de procedimientos de un PS Seleccionar todos los procedimientos y con el botoacuten derecho Procedimientos tareas

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B3-Definicioacuten de los Tick-Marks globales

Las marcas globales que se aplicaraacuten a toda la auditoriacutea se definen en la etapa de planificacioacuten aunque posteriormente se podraacuten antildeadir marcas globales o especiacuteficas para cada papel de trabajoIcono ldquoAdminrdquo Marcas Globales Se pueden antildeadir tantos como siacutembolos se presentan y estos siacutembolos no son modificablesLas marcas globales pueden ver predefinidas como parte de la libreriacutea lo que ahorra tiempo de planificacioacuten y asegura un uso global y consistente en todas las auditorias

B4- Antildeadir nuevas aacutereas de auditoriacutea programas o procedimientos

La carpeta CG contiene todas las aacutereas de auditoriacutea cada una de las cuales contiene los programas de auditoriacutea y los papeles de trabajoEstas aacutereas y programas pueden venir dados por la libreriacutea utilizada importarse desde TeamStore o bien modificarlos de una forma manualCada aacuterea o carpeta puede dividirse en subcarpetas Cada carpeta o subcarpeta contendraacute siempre un programa de auditoriacutea y cualquier papel de trabajo antildeadido

AacutereasSituaacutendonos al nivel que queramos crear la carpeta (por ejemplo CG) clic sobre el botoacuten derecho ldquoNueva carpetardquo En el ejemplo abajo indicado crearaacute una nueva carpeta o aacuterea con la letra I Cada aacuterea de auditoriacutea nueva tendraacute una subcarpeta que contendraacute un Programa de Auditoriacutea PS en blanco En el cuadro de diaacutelogo que se abre nos pediraacute el nombre para la carpeta ldquoGrupo de componenterdquo y subcarpeta ldquoPrimer componenterdquo que por defecto le asigna el mismo nombre que al ldquoGrupo de ComponenterdquoSi por el contrario nos posicionamos en un aacuterea (por ejemplo A) crearaacute una subcarpeta (A2)

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Las referencias que TeamMate asigna a las distintas carpetas son inmodificables y por tanto el orden en que las creemos puede ser importante

De un aacuterea se pueden crear tantas subcarpetas como queramos

B5-Cierre de la etapa de planificacioacuten

Para cerrar la etapa de planificacioacuten deberemos dar clic en ldquoAdminrdquo ldquoEtapasrdquo pinchando en ldquoTrabajo de campoInicializarrdquo estaremos en condiciones de empezar la auditoriacutea

C- Organizacioacuten del trabajoTeamMate es una herramienta informaacutetica que nos permite organizar el trabajo realizado en el transcurso de la auditoriacutea y acceder a la informacioacuten almacenada de forma raacutepida a traveacutes de las ventanas de resumen Incidencias procedimientos notas de seguimiento etc

C1 Programa de trabajo

Todos los programas terminan en PS (ejemplo C1PS) Toda carpeta dentro de ldquoAacutereas o procedimientosrdquo del navegador contiene automaacuteticamente un programa de trabajo

Tanto los programas como los procedimientos se importan desde TeamStore donde previamente se han introducido los programas correspondientes a sector local ayuntamientos o a cuentas generales

Un programa de trabajo estaacute dividido en tres ventanas

Ventana Izda Incluye la lista de los procedimientos

Ventana Dcha Superior Se describe la prueba a realizar detalles y objetivos seguidos con la misma

Venta Dcha Inferior Incluye Trabajo Realizado y Conclusioacuten Contiene informacioacuten de todos los papeles de trabajo que hemos adjuntado a ese programa

Pestantildea trabajo realizadoCada procedimiento contiene una ventana de ldquotrabajo realizadordquo disentildeada para ser el meacutetodo baacutesico para documentar el trabajo La ventana no tiene liacutemite en cuanto a la cantidad de texto a almacenar (haciendo doble clic sobre el nombre de la pestantildea proporcionaraacute un aacuterea maacutes grande)

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HIPERTEXTO Desde el campo de trabajo realizado se puede hacer referencia a cualquier papel de trabajo o procedimiento incluido en el TeamMate simplemente tecleando la referencia como texto (ejemplo C11) Pinchando dos veces sobre dicha referencia nos llevaraacute a ese papel de trabajo o procedimiento

Cuadro RefsAparecen las referencias de los papeles de trabajo relacionados con el procedimiento resaltadoPosicionados en la ventana de Refs clic botoacuten dcho nos permite borrar o antildeadir hiperenlaces a ese procedimiento Si lo que queremos es borrar un papel de trabajo tendremos que hacerlo desde el navegador esta ventana soacutelo gestiona hiperenlaces a los procedimientos

Siacutembolos que indican en que fase se encuentra cada procedimiento o papel de trabajoEn fase de preparacioacuten Firmado como realizado Firmado como revisado

C2 Papeles de trabajo

Tambieacuten se pueden antildeadir papeles de trabajo para documentar el trabajo (Word Excel PDF PowerPoint etc) Se pueden crear hojas de trabajo nuevas insertar papeles de trabajo existentes fuera de TeamMate o importar plantillas existentes en TeamStore

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Antildeadir papel de trabajo

Una vez nos situamos sobre el procedimiento que queremos documentar hacemos aparecer la barra de herramientas flotante clic sobre el icono ldquoAntildeadir PTrdquo

A la hora de disentildear las hojas de Excel es necesario tener en cuenta que por regla general no se van a imprimir sino que lo normal seraacute verlas en pantalla Por tanto deberemos procurar que las hojas de caacutelculo no se extiendan y ocupen maacutes de una pantalla

TeamMate asignaraacute automaacuteticamente un nuacutemero y una letra que hace referencia al programa y se relacionaraacute al procedimiento que tengamos resaltado Se le podraacute dar un Tiacutetulo o asignar a una persona del equipo

ldquoImportar desde ArchivordquoSe puede insertar cualquier tipo de archivo esta pestantildea nos posibilita navegar por nuestro ordenador hasta localizar el archivo correspondiente que puede estar en cualquier formato

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A traveacutes de esta opcioacuten podremos incorporar legislacioacuten o incluso paacuteginas Web siempre y cuando previamente la hayamos almacenado en nuestro PC o en nuestro entorno de red

Ejemplo Insertamos como papel de trabajo una resolucioacuten publicada en el Boletiacuten Oficial Una vez posicionados en la resolucioacuten ldquoGuardar comordquo Tipo ldquoPaacutegina Web soacutelo HTML (htmhtml)rdquo Guardada la resolucioacuten bien en red o en el disco duro la importamos desde TeamMate

Antildeadir referencia a un procedimiento de un papel de trabajo ya incluido en el TeamMateSituando el ratoacuten sobre la ventana de Refs clic sobre el botoacuten derecho ldquoCrear Hiperenlacesrdquo ldquoVinculo a Refrdquo TeamMate te permite navegar por las distintas aacutereas procedimientos o incidencias para poder seleccionar el documento que queremos insertar

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C3 Firmas y registros de acceso

Existen dos tipos diferentes de firma en TeamMate

La firma en papeles de trabajo e incidencias La firma en procedimientos de forma individual

Para firmar papeles de trabajo e incidencias hacer clic en el icono ldquoFirmadordquo en la barra flotante de herramientas y despueacutes hacer clic en ldquoPreparado porrdquo TeamMate inserta automaacuteticamente sus iniciales y la fecha

Para firmar procedimientos una vez resaltado el mismo hacer clic en el icono ovalado de la parte inferior del programa

Cada procedimiento papel de trabajo o incidencia puede ser firmado como realizado y como revisado Ademaacutes a partir del cierre de la planificacioacuten se crea un registro de las personas que acceden a los documentos y modifican algo

D- Realizacioacuten del trabajo

D1 HiperenlacesPara cruzar referencias de unos papeles de trabajo a otros pueden realizarse

De una direccioacuten ( del archivo A al B) De dos direcciones esto es de ida y vuelta (de A a B y de B a A)

En la barra flotante de TeamMate tenemos el icono de Hiperenlaces

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Viacutenculo de una direccioacutenExisten dos formas de crear el enlace

1 Posicionado en el lugar donde queremos que aparezca el Hiperenlace en la barra flotante seleccionamos el icono de Hiperenlace

Elegimos la pestantildea ldquoViacutenculo a Refrdquo y aparece un aacuterbol con todas las aacutereas y los archivos que cuelgan de cada una Pinchando en el archivo correspondiente y luego en ldquoInsertarrdquo se crea el Hiperenlace El lugar al que nos desplazaremos picando en el enlace es si el archivo destino es Excel la uacuteltima celda en que hayamos estado si es Word al inicio del documento

2 Cuando queremos dirigirnos a un lugar concreto del archivo destinoNos situamos en el lugarposicioacuten de destino del enlace y activamos el icono de HiperenlaceEn la parte superior derecha ldquocopiar destinordquoNos posicionamos en el archivo y lugar donde queremos insertar el enlaceActivamos el icono de Hiperenlace y elegimos ldquopegar viacutenculordquo ldquoinsertarrdquo

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Viacutenculo de dos direccionesSe realizariacutea de la misma forma que el procedimiento 2) anterior soacutelo que es necesario activar la casilla ldquocrear un viacutenculo de dos viacuteasrdquo antes de pinchar en ldquoinsertarrdquo

D2 IncidenciasPara introducir una incidencia (ML) en un papel de trabajo o procedimiento es necesario activar la barra flotante y dar clic en el icono de ldquoIncidenciasrdquoSe abre el primer cuadro de dialogo que nos pediraacute el nombre de la misma ldquoAceptarrdquoEn la siguiente pantalla distinguimos dos grandes aacutereas una para introducir una descripcioacuten de la incidencia y otra para efectuar la recomendacioacuten correspondiente

La incidencia quedaraacute insertada en el procedimiento o papel desde el cual hemos abierto la barra en el ejemplo (M1PS)

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Estas incidencias se almacenan automaacuteticamente en AS1 Es desde esta posicioacuten donde se nos permite cambiar el nombre firmar como preparado o revisado o incluso borrarla Una vez que se elimina una incidencia no se renumeran las demaacutes su eliminacioacuten deja su nuacutemero sin uso

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D3 Notas de seguimientoAl igual que las incidencias las notas se pueden introducir a un papel de trabajo o procedimiento y como en el caso anterior se activa la barra flotante y se selecciona el icono ldquoNotasrdquoSe debe dar clic sobre el icono ldquoNuevordquo y se abre un cuadro de diaacutelogo donde introduciremos a quien va dirigida la nota el contenido de la misma y la firmaremos como preparadaCuando guardamos y cerramos la nota se crea un hiperenlace al procedimiento u hoja de trabajo desde donde la hayamos creadoPara borrar las notas es necesario que tengan dos firmas preparador y revisor Un preparadorrevisor podraacute firmar ambas

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E- Revisioacuten del trabajo

A traveacutes de las ventanas de resumen se puede acceder de forma raacutepida a la informacioacuten deseada

NavegadorIncidenciasProcedimientosNotas de seguimientoEstado elementosEstado procedimientos

A traveacutes de procedimientos podremos saber cuaacutentos procedimientos tenemos asignados cuantos estaacuten preparados o pendientes de preparar

A traveacutes de incidencias (agrupadas por preparador o por carpeta etc) podremos ver la descripcioacuten y recomendacioacuten de cada una Para editarlas podemos acceder a ellas con doble clic

Para borrarlas seraacute necesario acceder desde el navegador a la carpeta AS

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F- TEAMSTORE

El TeamStore es una base de conocimiento de la auditoriacutea es un fichero independiente que se ubica fuera de TeamMate TeamMate puede importar (obtener) y exportar (enviar) ay desde TeamStore Por ejemplo se pueden importar programas de auditoriacutea estaacutendar del TeamStore

Los elementos que se pueden obtener desde TeamStore son Programas de auditoriacutea (PS) y procedimientos estaacutendar En cualquier momento

de la auditoriacutea se pueden antildeadir programas de auditoriacutea completos o procedimientos seleccionados a un programa de auditoriacutea existente simplemente importando desde TeamStore

Incidencias TeamStore admite la posibilidad de almacenar incidencias que se repiten frecuentemente- incluyendo recomendaciones

Miembros del equipo de auditoriacutea TeamStore puede contener una relacioacuten completa de todo el personal de auditoriacutea Durante la fase de planificacioacuten se puede hacer una importacioacuten de la lista hacia su auditoriacutea

Papeles de trabajo Plantillas

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Una vez abierta la aplicacioacuten de TeamStore ldquoAbrirrdquo navegamos hasta TTEAMMATESTORES donde se encuentra la base de datos de TeamStore

La base de datos se divide en armarios cada uno de ellos engloba los programas de trabajo dependiendo de cuaacutel sea el objeto de fiscalizacioacuten Entidades Locales Cuentas Generales Contratacioacuten (para la revisioacuten de expedientes concretos)

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G- Finalizacioacuten del Proyecto

Una vez terminados todos los trabajos relacionados con un proyecto de Auditoriacutea procede ldquofinalizarlordquo en TeamMate

Una vez ldquoTerminadordquo un proyecto de Auditoriacutea solamente podremos acceder a eacutel en modo lectura es decir para examinar su contenido pero no podremos modificar nada

Por tanto para prever la necesidad de modificaciones posteriores a la ldquofinalizacioacutenrdquo es importante tener una copia de seguridad justamente antes de la ldquofinalizacioacutenrdquo que nos permita borrar el proyecto ldquoTerminadordquo restaurar la copia de seguridad justamente previa a la finalizacioacuten introducir las modificaciones pertinentes y volver a ldquofinalizarrdquo el proyecto (con una nueva copia de seguridad que sustituiriacutea a la anterior) La obtencioacuten de eacutesta copia de seguridad forma parte del proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo

Para finalizar un proyecto hay que ser ldquoRevisorrdquo o ldquoAdministradorrdquo Es decir un ldquoPreparadorrdquo no podraacute ldquofinalizarrdquo un proyecto

A un proyecto ldquoTerminadordquo uacutenicamente podraacuten acceder a eacutel los usuarios actualmente autorizados Por ello se ha adoptado la solucioacuten de antildeadir a todos los proyectos antes de ldquofinalizarlosrdquo un usuario ldquoCAMARA COMPTOSrdquo con rol de ldquoSoacutelo Lecturardquo de manera que todos los usuarios conocedores de la contrasentildea podraacuten acceder a consultar el proyecto una vez ldquoTerminadordquo

El procedimiento para ldquofinalizarrdquo un proyecto es el siguiente

1- Antildeadir al Equipo de Trabajo un usuario denominado CAMARA COMPTOS con rol de ldquoSoacutelo LecturardquoLas instrucciones para antildeadir un nuevo miembro del Equipo de Auditoriacutea figuran en el apartado ldquo41 Configuracioacuten del equipo de auditoriacuteardquo de la presente Guiacutea (paacuteg 5)

2- Elegir la opcioacuten Archivo | Administracioacuten | Etapashellip para acceder a la ventana de ldquoCambiar Estadordquo

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3- Pulsar el 5ordm botoacuten ldquoCompletar Finalizarrdquo Se lanzaraacute el asistente para finalizar que consta de seis pasos

4- El primer paso es solamente informativo y resume las acciones que se van a realizar Pulsaremos el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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5- El segundo paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los elementos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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6- El tercer paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los procedimientos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

7- El cuarto paso va a verificar que no quedan Notas de Seguimiento sin contestar Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo sin contestar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo contestado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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8- iexclMUY IMPORTANTE NO PULSAR EL BOTOacuteN ldquoSIGUIENTErdquo DE ESTA VENTANA HASTA QUE NO SE HAYA COMPLETADO LA COPIA DE SEGURIDAD

El quinto paso es criacutetico pues es ahora cuando vamos a realizar la uacuteltima copia de seguridad Dada su importancia se ha creado una carpeta para albergar estas copias de seguridad STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS Por tanto pulsaremos el botoacuten ldquoNavegarrdquo para seleccionar dicha carpeta que quedaraacute en el primer campo de la ventana y podremos pulsar el botoacuten ldquoInicio Copia de seguridadrdquo que aparece en el segundo campo de la ventana Una vez terminada la copia pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

9- El sexto paso va a ser propiamente el proceso de finalizacioacuten de manera que todaviacutea estamos a tiempo de pulsar el botoacuten ldquoCancelarrdquo para abandonar el procedimiento sin haber realizado la ldquofinalizacioacutenrdquo del proyecto

1

2

3

STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS

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Si estamos seguros de que queremos ldquofinalizarrdquo el proyecto quedan 2 uacuteltimas decisiones

La primera decisioacuten es sobre el Histoacuterico de Firmas y Ediciones (modificaciones) y figura en la parte izquierda de la ventana Podemos elegir entre mantener solamente las firmas o mantener tanto las firmas como las edicionesAdemaacutes en el primer caso de dejar solamente las firmas podemos indicar dos opciones maacutes

o retener solamente el uacuteltimo preparador y el uacuteltimo revisor firmante o todos los habidos (puesto que se ha podido firmar varias veces)

o y limpiar las fechas de firma dejando solamente el usuario firmante

La segunda decisioacuten es sobre las Notas de Seguimiento y figura en la parte derecha de la ventana Podemos elegir entre Borrar o Mantener las Notas de Seguimiento incluidas en el proyectoUna vez elegidas todas las opciones mencionadas pulsaremos el botoacuten ldquoInicio Finalizacioacuten procesordquo

Una vez completado este proceso de Finalizacioacuten pulsaremos el botoacuten ldquoCerrarrdquo del Asistente y de la ventana ldquoCambiar Estadordquo y ya tenemos el proyecto ldquoTerminadordquo

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3 USO DE MICROSOFT EXCEL COMO HERRAMIENTA DE AUDITORIA

Excel tiene muchas funciones uacutetiles para los auditores La capacidad de poner los datos en una hoja de caacutelculo y realizar diferentes pruebas y anaacutelisis hacen de Excel una herramienta de auditoriacutea de gran alcance Es faacutecil de usar y de faacutecil acceso para la mayoriacutea de los auditores Excel puede realizar muchos tipos de pruebas analiacuteticas que incluyen la ley de Benford anaacutelisis horizontal y vertical anaacutelisis de iacutendices anaacutelisis de regresioacuten las estadiacutesticas la estratificacioacuten y el envejecimiento Tambieacuten se pueden realizar muchos tipos de anaacutelisis de datos incluyendo datos anexados y de combinacioacuten tabular cruz y la tabla dinaacutemica detectar duplicados y vaciacuteos el extracto y el filtro unir y relacionar muestra clasificar resumir y subtotal

4 CARACTERISTICAS DESEABLES DE UN SOFTWARE DE AUDITORIA

CARACTERIacuteSTICAS GENERALES

Las caracteriacutesticas generales que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Manual de Usuario Manual Teacutecnico y Material de Capacitacioacuten

bull Opciones de copiar o exportar cualquier documento como papeles de trabajo aaplicaciones ofimaacuteticas como Word Excel Power Point y otros

bull Capacidad de acumular la informacioacuten histoacuterica y ademaacutes de poderla consultar por antildeo

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bull Capacidad de poder funcionar como un todo integrado entre las diferentes etapas yprocesos de la Auditoria Planeacioacuten Administracioacuten de Riesgos Ejecucioacuten yAdministracioacuten de Papeles de Trabajo Evaluacioacuten de Administracioacuten de TI Anaacutelisis yEvaluacioacuten de Base de Datos Emisioacuten de Informes

CARACTERIacuteSTICAS DE SEGURIDAD

Las caracteriacutesticas de seguridad que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Posibilidad de definir que usuarios puedan acceder al sistema

bull Administracioacuten de los permisos de las opciones a las que tiene derecho un usuario aejecutar consultar seguacuten su cargo y aacuterea a la que pertenezca

bull Opciones de incluir pistas de auditoriacutea en procesos control de cambios lecturaescritura y modificacioacuten de parte de los usuarios

bull Copias de respaldo de la informacioacuten mediante BACKUP en medios magneacuteticosoacutepticosy COMPROBAR como recuperar los datos del Backup

5 VENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

La ventaja principal del computador es su increiacuteble velocidad El tiempo requerido para que un computador mayorice una transaccioacuten o determina su saldo de una cuenta es de aproximadamente unas pocas milloneacutesimas de segundo

bull SE PUEDEN PROCESAR EN FORMA RAPIDA Y EFICIENTE GRANDES CANTIDADES DE DATOS Las empresas grandes pueden tener cientos de miles de transacciones por diacutea Al procesar voluacutemenes tan grandes de datos los computadores pueden ahorrar gran cantidad de tiempo en cada paso del proceso contable incluyendo el registro de transacciones su traslado a las cuentas del mayor y la preparacioacuten de registros contables informes y reportes

bull SE PUEDEN TENER ACTUALIZADOS LOS SALDOS DE LAS CUENTAS La velocidad con la que un computador puede procesar los datos permite que las empresas mantengan actualizadas las cuentas del mayor auxiliar los registros de inventarios permanentes y las mayoriacuteas de las cuentas del mayor general

bull SE PUEDEN GENERAL INFOAMCIONES ADICIONALES CASI SIN COSTO EXTRA Con un sistema de contabilidad se puede llevar un diario de ventas Maacutes aun el computador puede ademaacutes reordenar esta informacioacuten para mostrar los

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totales de las ventas diarias por departamento de venta por vendedor y por un producto

bull SE PUEDE DISPONER DE RETROALIMENTACION INSTANTANEA A MEDIDA QUE VAN TENIENDO LUGAR LAS TRANSACCIONES En los sistemas computarizados en liacutenea de tiempo real (OLRT) el empleado que ejecuta la transaccioacuten puede disponer de un Terminal en comunicacioacuten directa con el computador Por tanto el empleado tiene acceso inmediato a la informacioacuten contable uacutetil para ejecutar una transaccioacuten corriente

bull SE PUEDE TENER PROCEDIMIENTOS ADICINALES DE CONTROL INTERNO EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO La aprobacioacuten de cada venta a creacutedito constituye un procedimiento de control interno del cual pueden hacer uso las capacidades uacutenicas del computador

Tal procedimiento del control puede no ser praacutectico en un sistema manual especialmente si el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no se mantiene permanente

6 DESVENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

Los sistemas computarizados tambieacuten tienen sus limitaciones pero estas limitaciones son correctivas y podriacutea decirse que son leves en comparacioacuten con los grandes beneficios que ofrece a la empresa

Las principales limitaciones son

bull Alto costo de inversioacuten al instalar un sistema computarizado

bull El costo de mantenimiento es alto y complejo

bull El alto costo en el entrenamiento del personal

bull Los programas deben ser confiables

bull La loacutegica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas

bull Elevado costo de desarrollo

bull Limitado numero de reportes y consultas

bull Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada

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bull Necesidad de mantenimiento del sistema debido a las modificaciones que habraacute tenido la aplicacioacuten en las actualizaciones o subsiguientes o por cambios de aplicaciones

En conclusioacuten podriacuteamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son en la mayor parte de iacutendole econoacutemica lo cual para muchos no es preocupante

7 SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE COMPUTACION

Los equipos informaacuteticos son instrumentos que estructuran grandes cantidades de informacioacuten la cual puede ser confidencial para la entidad y puede ser mal utilizada o divulgada a personas que hagan mal uso de esta ademaacutes pueden ocurrir robos fraudes o sabotajes que provoquen la destruccioacuten total o parcial de las actividades de procesamiento electroacutenico de datos Esta informacioacuten puede ser de suma importancia y al no contar con ella en el momento preciso puede provocar retrasos sumamente costosos

Al auditar con sistemas informaacuteticos el auditor debe verificar y constatar lo siguiente

Que no se tengan copias piratas o bien que al conectarnos en red con otras computadoras no exista la posibilidad de transmisioacuten de virus

Que se hayan implementado procesos fiacutesicos y loacutegicos para la proteccioacuten del hardware y datos procesados asiacute como a las instalaciones de ingreso al aacuterea de procesamiento de datos y servidores Contemplando las situaciones de incendios sabotajes robos cataacutestrofes naturales etc

Implementacioacuten de mecanismos para garantizar la seguridadloacutegica del software a la proteccioacuten de los datos e informacioacutenprocesos y programas asiacute como la restriccioacuten de usuarios noautorizados al acceso de la informacioacuten

8 BACK UP Y RECUPERACION

Una copia de seguridad o backupen tecnologiacutea de la informacioacuten o informaacutetica es una copia de seguridad - o el proceso de copia de seguridad - con el fin de que estas copias adicionales puedan utilizarse para restaurar el original despueacutes de una eventual peacuterdida de datos Fundamentalmente son uacutetiles para tres cosas Primero recuperarse de una cataacutestrofe informaacutetica Segundo recuperar una pequentildea cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente o corrompido

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B- Fase de planificacioacuten

El proyecto o auditoriacutea se divide en 5 fases que habraacute que ir cerrando de las cuales la primera es la de planificacioacuten

El cierre de la fase de planificacioacuten tiene los siguientes efectos

No se podraacuten eliminar marcas globales miembros del equipo (aunque siacute se podraacuten insertar nuevos)

Se posibilita la firma de papeles y procedimientos y se inicia el registro de edicioacuten (identificacioacuten de las personas que acceden a cada procedimiento y papel)

B1- Configuracioacuten del equipo de auditoriacutea

Menuacute ArchivoAdministracioacutenEquipo o a traveacutes del icono ldquoAdminrdquoEquipo

Las funciones asignadas a los miembros del equipo se pueden cambiar durante la auditoriacutea y pueden ser las siguientes

Administrador Es preparador y revisor a la vez y ademaacutes puede finalizar la auditoriacutea y anular las contrasentildeas

Revisor Puede firmar la revisioacuten de los papeles de trabajo y procedimientos crear y borrar notas

Preparador Puede crear los papeles de trabajo notas y firmar en ldquoPreparado porrdquo

Para antildeadir un nuevo miembro del equipo dar clic en ldquoAntildeadirrdquo e introducir apellido nombre iniciales y funcioacuten del miembro del equipo Completados estos datos se hace clic en ldquoguardarrdquo Las claves de cada uno de los miembros del equipo se introducen cuando cada uno accede por primera vez

B2- Asignacioacuten de las aacutereas de trabajo y procedimientos a los miembros del equipo

Asignar aacutereas o subareas

Apretando el botoacuten derecho sobre cada una de las carpetas que contiene las aacutereas y subareas de auditoriacutea RenombrarAsignarAsignar procedimientosUn procedimiento Dentro de cada PS para cada uno de los procedimientos desplegar el menuacute de ldquoAsignacioacutenrdquoConjunto de procedimientos de un PS Seleccionar todos los procedimientos y con el botoacuten derecho Procedimientos tareas

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B3-Definicioacuten de los Tick-Marks globales

Las marcas globales que se aplicaraacuten a toda la auditoriacutea se definen en la etapa de planificacioacuten aunque posteriormente se podraacuten antildeadir marcas globales o especiacuteficas para cada papel de trabajoIcono ldquoAdminrdquo Marcas Globales Se pueden antildeadir tantos como siacutembolos se presentan y estos siacutembolos no son modificablesLas marcas globales pueden ver predefinidas como parte de la libreriacutea lo que ahorra tiempo de planificacioacuten y asegura un uso global y consistente en todas las auditorias

B4- Antildeadir nuevas aacutereas de auditoriacutea programas o procedimientos

La carpeta CG contiene todas las aacutereas de auditoriacutea cada una de las cuales contiene los programas de auditoriacutea y los papeles de trabajoEstas aacutereas y programas pueden venir dados por la libreriacutea utilizada importarse desde TeamStore o bien modificarlos de una forma manualCada aacuterea o carpeta puede dividirse en subcarpetas Cada carpeta o subcarpeta contendraacute siempre un programa de auditoriacutea y cualquier papel de trabajo antildeadido

AacutereasSituaacutendonos al nivel que queramos crear la carpeta (por ejemplo CG) clic sobre el botoacuten derecho ldquoNueva carpetardquo En el ejemplo abajo indicado crearaacute una nueva carpeta o aacuterea con la letra I Cada aacuterea de auditoriacutea nueva tendraacute una subcarpeta que contendraacute un Programa de Auditoriacutea PS en blanco En el cuadro de diaacutelogo que se abre nos pediraacute el nombre para la carpeta ldquoGrupo de componenterdquo y subcarpeta ldquoPrimer componenterdquo que por defecto le asigna el mismo nombre que al ldquoGrupo de ComponenterdquoSi por el contrario nos posicionamos en un aacuterea (por ejemplo A) crearaacute una subcarpeta (A2)

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Las referencias que TeamMate asigna a las distintas carpetas son inmodificables y por tanto el orden en que las creemos puede ser importante

De un aacuterea se pueden crear tantas subcarpetas como queramos

B5-Cierre de la etapa de planificacioacuten

Para cerrar la etapa de planificacioacuten deberemos dar clic en ldquoAdminrdquo ldquoEtapasrdquo pinchando en ldquoTrabajo de campoInicializarrdquo estaremos en condiciones de empezar la auditoriacutea

C- Organizacioacuten del trabajoTeamMate es una herramienta informaacutetica que nos permite organizar el trabajo realizado en el transcurso de la auditoriacutea y acceder a la informacioacuten almacenada de forma raacutepida a traveacutes de las ventanas de resumen Incidencias procedimientos notas de seguimiento etc

C1 Programa de trabajo

Todos los programas terminan en PS (ejemplo C1PS) Toda carpeta dentro de ldquoAacutereas o procedimientosrdquo del navegador contiene automaacuteticamente un programa de trabajo

Tanto los programas como los procedimientos se importan desde TeamStore donde previamente se han introducido los programas correspondientes a sector local ayuntamientos o a cuentas generales

Un programa de trabajo estaacute dividido en tres ventanas

Ventana Izda Incluye la lista de los procedimientos

Ventana Dcha Superior Se describe la prueba a realizar detalles y objetivos seguidos con la misma

Venta Dcha Inferior Incluye Trabajo Realizado y Conclusioacuten Contiene informacioacuten de todos los papeles de trabajo que hemos adjuntado a ese programa

Pestantildea trabajo realizadoCada procedimiento contiene una ventana de ldquotrabajo realizadordquo disentildeada para ser el meacutetodo baacutesico para documentar el trabajo La ventana no tiene liacutemite en cuanto a la cantidad de texto a almacenar (haciendo doble clic sobre el nombre de la pestantildea proporcionaraacute un aacuterea maacutes grande)

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HIPERTEXTO Desde el campo de trabajo realizado se puede hacer referencia a cualquier papel de trabajo o procedimiento incluido en el TeamMate simplemente tecleando la referencia como texto (ejemplo C11) Pinchando dos veces sobre dicha referencia nos llevaraacute a ese papel de trabajo o procedimiento

Cuadro RefsAparecen las referencias de los papeles de trabajo relacionados con el procedimiento resaltadoPosicionados en la ventana de Refs clic botoacuten dcho nos permite borrar o antildeadir hiperenlaces a ese procedimiento Si lo que queremos es borrar un papel de trabajo tendremos que hacerlo desde el navegador esta ventana soacutelo gestiona hiperenlaces a los procedimientos

Siacutembolos que indican en que fase se encuentra cada procedimiento o papel de trabajoEn fase de preparacioacuten Firmado como realizado Firmado como revisado

C2 Papeles de trabajo

Tambieacuten se pueden antildeadir papeles de trabajo para documentar el trabajo (Word Excel PDF PowerPoint etc) Se pueden crear hojas de trabajo nuevas insertar papeles de trabajo existentes fuera de TeamMate o importar plantillas existentes en TeamStore

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Antildeadir papel de trabajo

Una vez nos situamos sobre el procedimiento que queremos documentar hacemos aparecer la barra de herramientas flotante clic sobre el icono ldquoAntildeadir PTrdquo

A la hora de disentildear las hojas de Excel es necesario tener en cuenta que por regla general no se van a imprimir sino que lo normal seraacute verlas en pantalla Por tanto deberemos procurar que las hojas de caacutelculo no se extiendan y ocupen maacutes de una pantalla

TeamMate asignaraacute automaacuteticamente un nuacutemero y una letra que hace referencia al programa y se relacionaraacute al procedimiento que tengamos resaltado Se le podraacute dar un Tiacutetulo o asignar a una persona del equipo

ldquoImportar desde ArchivordquoSe puede insertar cualquier tipo de archivo esta pestantildea nos posibilita navegar por nuestro ordenador hasta localizar el archivo correspondiente que puede estar en cualquier formato

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A traveacutes de esta opcioacuten podremos incorporar legislacioacuten o incluso paacuteginas Web siempre y cuando previamente la hayamos almacenado en nuestro PC o en nuestro entorno de red

Ejemplo Insertamos como papel de trabajo una resolucioacuten publicada en el Boletiacuten Oficial Una vez posicionados en la resolucioacuten ldquoGuardar comordquo Tipo ldquoPaacutegina Web soacutelo HTML (htmhtml)rdquo Guardada la resolucioacuten bien en red o en el disco duro la importamos desde TeamMate

Antildeadir referencia a un procedimiento de un papel de trabajo ya incluido en el TeamMateSituando el ratoacuten sobre la ventana de Refs clic sobre el botoacuten derecho ldquoCrear Hiperenlacesrdquo ldquoVinculo a Refrdquo TeamMate te permite navegar por las distintas aacutereas procedimientos o incidencias para poder seleccionar el documento que queremos insertar

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C3 Firmas y registros de acceso

Existen dos tipos diferentes de firma en TeamMate

La firma en papeles de trabajo e incidencias La firma en procedimientos de forma individual

Para firmar papeles de trabajo e incidencias hacer clic en el icono ldquoFirmadordquo en la barra flotante de herramientas y despueacutes hacer clic en ldquoPreparado porrdquo TeamMate inserta automaacuteticamente sus iniciales y la fecha

Para firmar procedimientos una vez resaltado el mismo hacer clic en el icono ovalado de la parte inferior del programa

Cada procedimiento papel de trabajo o incidencia puede ser firmado como realizado y como revisado Ademaacutes a partir del cierre de la planificacioacuten se crea un registro de las personas que acceden a los documentos y modifican algo

D- Realizacioacuten del trabajo

D1 HiperenlacesPara cruzar referencias de unos papeles de trabajo a otros pueden realizarse

De una direccioacuten ( del archivo A al B) De dos direcciones esto es de ida y vuelta (de A a B y de B a A)

En la barra flotante de TeamMate tenemos el icono de Hiperenlaces

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Viacutenculo de una direccioacutenExisten dos formas de crear el enlace

1 Posicionado en el lugar donde queremos que aparezca el Hiperenlace en la barra flotante seleccionamos el icono de Hiperenlace

Elegimos la pestantildea ldquoViacutenculo a Refrdquo y aparece un aacuterbol con todas las aacutereas y los archivos que cuelgan de cada una Pinchando en el archivo correspondiente y luego en ldquoInsertarrdquo se crea el Hiperenlace El lugar al que nos desplazaremos picando en el enlace es si el archivo destino es Excel la uacuteltima celda en que hayamos estado si es Word al inicio del documento

2 Cuando queremos dirigirnos a un lugar concreto del archivo destinoNos situamos en el lugarposicioacuten de destino del enlace y activamos el icono de HiperenlaceEn la parte superior derecha ldquocopiar destinordquoNos posicionamos en el archivo y lugar donde queremos insertar el enlaceActivamos el icono de Hiperenlace y elegimos ldquopegar viacutenculordquo ldquoinsertarrdquo

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Viacutenculo de dos direccionesSe realizariacutea de la misma forma que el procedimiento 2) anterior soacutelo que es necesario activar la casilla ldquocrear un viacutenculo de dos viacuteasrdquo antes de pinchar en ldquoinsertarrdquo

D2 IncidenciasPara introducir una incidencia (ML) en un papel de trabajo o procedimiento es necesario activar la barra flotante y dar clic en el icono de ldquoIncidenciasrdquoSe abre el primer cuadro de dialogo que nos pediraacute el nombre de la misma ldquoAceptarrdquoEn la siguiente pantalla distinguimos dos grandes aacutereas una para introducir una descripcioacuten de la incidencia y otra para efectuar la recomendacioacuten correspondiente

La incidencia quedaraacute insertada en el procedimiento o papel desde el cual hemos abierto la barra en el ejemplo (M1PS)

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Estas incidencias se almacenan automaacuteticamente en AS1 Es desde esta posicioacuten donde se nos permite cambiar el nombre firmar como preparado o revisado o incluso borrarla Una vez que se elimina una incidencia no se renumeran las demaacutes su eliminacioacuten deja su nuacutemero sin uso

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D3 Notas de seguimientoAl igual que las incidencias las notas se pueden introducir a un papel de trabajo o procedimiento y como en el caso anterior se activa la barra flotante y se selecciona el icono ldquoNotasrdquoSe debe dar clic sobre el icono ldquoNuevordquo y se abre un cuadro de diaacutelogo donde introduciremos a quien va dirigida la nota el contenido de la misma y la firmaremos como preparadaCuando guardamos y cerramos la nota se crea un hiperenlace al procedimiento u hoja de trabajo desde donde la hayamos creadoPara borrar las notas es necesario que tengan dos firmas preparador y revisor Un preparadorrevisor podraacute firmar ambas

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E- Revisioacuten del trabajo

A traveacutes de las ventanas de resumen se puede acceder de forma raacutepida a la informacioacuten deseada

NavegadorIncidenciasProcedimientosNotas de seguimientoEstado elementosEstado procedimientos

A traveacutes de procedimientos podremos saber cuaacutentos procedimientos tenemos asignados cuantos estaacuten preparados o pendientes de preparar

A traveacutes de incidencias (agrupadas por preparador o por carpeta etc) podremos ver la descripcioacuten y recomendacioacuten de cada una Para editarlas podemos acceder a ellas con doble clic

Para borrarlas seraacute necesario acceder desde el navegador a la carpeta AS

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F- TEAMSTORE

El TeamStore es una base de conocimiento de la auditoriacutea es un fichero independiente que se ubica fuera de TeamMate TeamMate puede importar (obtener) y exportar (enviar) ay desde TeamStore Por ejemplo se pueden importar programas de auditoriacutea estaacutendar del TeamStore

Los elementos que se pueden obtener desde TeamStore son Programas de auditoriacutea (PS) y procedimientos estaacutendar En cualquier momento

de la auditoriacutea se pueden antildeadir programas de auditoriacutea completos o procedimientos seleccionados a un programa de auditoriacutea existente simplemente importando desde TeamStore

Incidencias TeamStore admite la posibilidad de almacenar incidencias que se repiten frecuentemente- incluyendo recomendaciones

Miembros del equipo de auditoriacutea TeamStore puede contener una relacioacuten completa de todo el personal de auditoriacutea Durante la fase de planificacioacuten se puede hacer una importacioacuten de la lista hacia su auditoriacutea

Papeles de trabajo Plantillas

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Una vez abierta la aplicacioacuten de TeamStore ldquoAbrirrdquo navegamos hasta TTEAMMATESTORES donde se encuentra la base de datos de TeamStore

La base de datos se divide en armarios cada uno de ellos engloba los programas de trabajo dependiendo de cuaacutel sea el objeto de fiscalizacioacuten Entidades Locales Cuentas Generales Contratacioacuten (para la revisioacuten de expedientes concretos)

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G- Finalizacioacuten del Proyecto

Una vez terminados todos los trabajos relacionados con un proyecto de Auditoriacutea procede ldquofinalizarlordquo en TeamMate

Una vez ldquoTerminadordquo un proyecto de Auditoriacutea solamente podremos acceder a eacutel en modo lectura es decir para examinar su contenido pero no podremos modificar nada

Por tanto para prever la necesidad de modificaciones posteriores a la ldquofinalizacioacutenrdquo es importante tener una copia de seguridad justamente antes de la ldquofinalizacioacutenrdquo que nos permita borrar el proyecto ldquoTerminadordquo restaurar la copia de seguridad justamente previa a la finalizacioacuten introducir las modificaciones pertinentes y volver a ldquofinalizarrdquo el proyecto (con una nueva copia de seguridad que sustituiriacutea a la anterior) La obtencioacuten de eacutesta copia de seguridad forma parte del proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo

Para finalizar un proyecto hay que ser ldquoRevisorrdquo o ldquoAdministradorrdquo Es decir un ldquoPreparadorrdquo no podraacute ldquofinalizarrdquo un proyecto

A un proyecto ldquoTerminadordquo uacutenicamente podraacuten acceder a eacutel los usuarios actualmente autorizados Por ello se ha adoptado la solucioacuten de antildeadir a todos los proyectos antes de ldquofinalizarlosrdquo un usuario ldquoCAMARA COMPTOSrdquo con rol de ldquoSoacutelo Lecturardquo de manera que todos los usuarios conocedores de la contrasentildea podraacuten acceder a consultar el proyecto una vez ldquoTerminadordquo

El procedimiento para ldquofinalizarrdquo un proyecto es el siguiente

1- Antildeadir al Equipo de Trabajo un usuario denominado CAMARA COMPTOS con rol de ldquoSoacutelo LecturardquoLas instrucciones para antildeadir un nuevo miembro del Equipo de Auditoriacutea figuran en el apartado ldquo41 Configuracioacuten del equipo de auditoriacuteardquo de la presente Guiacutea (paacuteg 5)

2- Elegir la opcioacuten Archivo | Administracioacuten | Etapashellip para acceder a la ventana de ldquoCambiar Estadordquo

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3- Pulsar el 5ordm botoacuten ldquoCompletar Finalizarrdquo Se lanzaraacute el asistente para finalizar que consta de seis pasos

4- El primer paso es solamente informativo y resume las acciones que se van a realizar Pulsaremos el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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5- El segundo paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los elementos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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6- El tercer paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los procedimientos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

7- El cuarto paso va a verificar que no quedan Notas de Seguimiento sin contestar Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo sin contestar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo contestado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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8- iexclMUY IMPORTANTE NO PULSAR EL BOTOacuteN ldquoSIGUIENTErdquo DE ESTA VENTANA HASTA QUE NO SE HAYA COMPLETADO LA COPIA DE SEGURIDAD

El quinto paso es criacutetico pues es ahora cuando vamos a realizar la uacuteltima copia de seguridad Dada su importancia se ha creado una carpeta para albergar estas copias de seguridad STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS Por tanto pulsaremos el botoacuten ldquoNavegarrdquo para seleccionar dicha carpeta que quedaraacute en el primer campo de la ventana y podremos pulsar el botoacuten ldquoInicio Copia de seguridadrdquo que aparece en el segundo campo de la ventana Una vez terminada la copia pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

9- El sexto paso va a ser propiamente el proceso de finalizacioacuten de manera que todaviacutea estamos a tiempo de pulsar el botoacuten ldquoCancelarrdquo para abandonar el procedimiento sin haber realizado la ldquofinalizacioacutenrdquo del proyecto

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STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS

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Si estamos seguros de que queremos ldquofinalizarrdquo el proyecto quedan 2 uacuteltimas decisiones

La primera decisioacuten es sobre el Histoacuterico de Firmas y Ediciones (modificaciones) y figura en la parte izquierda de la ventana Podemos elegir entre mantener solamente las firmas o mantener tanto las firmas como las edicionesAdemaacutes en el primer caso de dejar solamente las firmas podemos indicar dos opciones maacutes

o retener solamente el uacuteltimo preparador y el uacuteltimo revisor firmante o todos los habidos (puesto que se ha podido firmar varias veces)

o y limpiar las fechas de firma dejando solamente el usuario firmante

La segunda decisioacuten es sobre las Notas de Seguimiento y figura en la parte derecha de la ventana Podemos elegir entre Borrar o Mantener las Notas de Seguimiento incluidas en el proyectoUna vez elegidas todas las opciones mencionadas pulsaremos el botoacuten ldquoInicio Finalizacioacuten procesordquo

Una vez completado este proceso de Finalizacioacuten pulsaremos el botoacuten ldquoCerrarrdquo del Asistente y de la ventana ldquoCambiar Estadordquo y ya tenemos el proyecto ldquoTerminadordquo

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3 USO DE MICROSOFT EXCEL COMO HERRAMIENTA DE AUDITORIA

Excel tiene muchas funciones uacutetiles para los auditores La capacidad de poner los datos en una hoja de caacutelculo y realizar diferentes pruebas y anaacutelisis hacen de Excel una herramienta de auditoriacutea de gran alcance Es faacutecil de usar y de faacutecil acceso para la mayoriacutea de los auditores Excel puede realizar muchos tipos de pruebas analiacuteticas que incluyen la ley de Benford anaacutelisis horizontal y vertical anaacutelisis de iacutendices anaacutelisis de regresioacuten las estadiacutesticas la estratificacioacuten y el envejecimiento Tambieacuten se pueden realizar muchos tipos de anaacutelisis de datos incluyendo datos anexados y de combinacioacuten tabular cruz y la tabla dinaacutemica detectar duplicados y vaciacuteos el extracto y el filtro unir y relacionar muestra clasificar resumir y subtotal

4 CARACTERISTICAS DESEABLES DE UN SOFTWARE DE AUDITORIA

CARACTERIacuteSTICAS GENERALES

Las caracteriacutesticas generales que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Manual de Usuario Manual Teacutecnico y Material de Capacitacioacuten

bull Opciones de copiar o exportar cualquier documento como papeles de trabajo aaplicaciones ofimaacuteticas como Word Excel Power Point y otros

bull Capacidad de acumular la informacioacuten histoacuterica y ademaacutes de poderla consultar por antildeo

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bull Capacidad de poder funcionar como un todo integrado entre las diferentes etapas yprocesos de la Auditoria Planeacioacuten Administracioacuten de Riesgos Ejecucioacuten yAdministracioacuten de Papeles de Trabajo Evaluacioacuten de Administracioacuten de TI Anaacutelisis yEvaluacioacuten de Base de Datos Emisioacuten de Informes

CARACTERIacuteSTICAS DE SEGURIDAD

Las caracteriacutesticas de seguridad que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Posibilidad de definir que usuarios puedan acceder al sistema

bull Administracioacuten de los permisos de las opciones a las que tiene derecho un usuario aejecutar consultar seguacuten su cargo y aacuterea a la que pertenezca

bull Opciones de incluir pistas de auditoriacutea en procesos control de cambios lecturaescritura y modificacioacuten de parte de los usuarios

bull Copias de respaldo de la informacioacuten mediante BACKUP en medios magneacuteticosoacutepticosy COMPROBAR como recuperar los datos del Backup

5 VENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

La ventaja principal del computador es su increiacuteble velocidad El tiempo requerido para que un computador mayorice una transaccioacuten o determina su saldo de una cuenta es de aproximadamente unas pocas milloneacutesimas de segundo

bull SE PUEDEN PROCESAR EN FORMA RAPIDA Y EFICIENTE GRANDES CANTIDADES DE DATOS Las empresas grandes pueden tener cientos de miles de transacciones por diacutea Al procesar voluacutemenes tan grandes de datos los computadores pueden ahorrar gran cantidad de tiempo en cada paso del proceso contable incluyendo el registro de transacciones su traslado a las cuentas del mayor y la preparacioacuten de registros contables informes y reportes

bull SE PUEDEN TENER ACTUALIZADOS LOS SALDOS DE LAS CUENTAS La velocidad con la que un computador puede procesar los datos permite que las empresas mantengan actualizadas las cuentas del mayor auxiliar los registros de inventarios permanentes y las mayoriacuteas de las cuentas del mayor general

bull SE PUEDEN GENERAL INFOAMCIONES ADICIONALES CASI SIN COSTO EXTRA Con un sistema de contabilidad se puede llevar un diario de ventas Maacutes aun el computador puede ademaacutes reordenar esta informacioacuten para mostrar los

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totales de las ventas diarias por departamento de venta por vendedor y por un producto

bull SE PUEDE DISPONER DE RETROALIMENTACION INSTANTANEA A MEDIDA QUE VAN TENIENDO LUGAR LAS TRANSACCIONES En los sistemas computarizados en liacutenea de tiempo real (OLRT) el empleado que ejecuta la transaccioacuten puede disponer de un Terminal en comunicacioacuten directa con el computador Por tanto el empleado tiene acceso inmediato a la informacioacuten contable uacutetil para ejecutar una transaccioacuten corriente

bull SE PUEDE TENER PROCEDIMIENTOS ADICINALES DE CONTROL INTERNO EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO La aprobacioacuten de cada venta a creacutedito constituye un procedimiento de control interno del cual pueden hacer uso las capacidades uacutenicas del computador

Tal procedimiento del control puede no ser praacutectico en un sistema manual especialmente si el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no se mantiene permanente

6 DESVENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

Los sistemas computarizados tambieacuten tienen sus limitaciones pero estas limitaciones son correctivas y podriacutea decirse que son leves en comparacioacuten con los grandes beneficios que ofrece a la empresa

Las principales limitaciones son

bull Alto costo de inversioacuten al instalar un sistema computarizado

bull El costo de mantenimiento es alto y complejo

bull El alto costo en el entrenamiento del personal

bull Los programas deben ser confiables

bull La loacutegica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas

bull Elevado costo de desarrollo

bull Limitado numero de reportes y consultas

bull Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada

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bull Necesidad de mantenimiento del sistema debido a las modificaciones que habraacute tenido la aplicacioacuten en las actualizaciones o subsiguientes o por cambios de aplicaciones

En conclusioacuten podriacuteamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son en la mayor parte de iacutendole econoacutemica lo cual para muchos no es preocupante

7 SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE COMPUTACION

Los equipos informaacuteticos son instrumentos que estructuran grandes cantidades de informacioacuten la cual puede ser confidencial para la entidad y puede ser mal utilizada o divulgada a personas que hagan mal uso de esta ademaacutes pueden ocurrir robos fraudes o sabotajes que provoquen la destruccioacuten total o parcial de las actividades de procesamiento electroacutenico de datos Esta informacioacuten puede ser de suma importancia y al no contar con ella en el momento preciso puede provocar retrasos sumamente costosos

Al auditar con sistemas informaacuteticos el auditor debe verificar y constatar lo siguiente

Que no se tengan copias piratas o bien que al conectarnos en red con otras computadoras no exista la posibilidad de transmisioacuten de virus

Que se hayan implementado procesos fiacutesicos y loacutegicos para la proteccioacuten del hardware y datos procesados asiacute como a las instalaciones de ingreso al aacuterea de procesamiento de datos y servidores Contemplando las situaciones de incendios sabotajes robos cataacutestrofes naturales etc

Implementacioacuten de mecanismos para garantizar la seguridadloacutegica del software a la proteccioacuten de los datos e informacioacutenprocesos y programas asiacute como la restriccioacuten de usuarios noautorizados al acceso de la informacioacuten

8 BACK UP Y RECUPERACION

Una copia de seguridad o backupen tecnologiacutea de la informacioacuten o informaacutetica es una copia de seguridad - o el proceso de copia de seguridad - con el fin de que estas copias adicionales puedan utilizarse para restaurar el original despueacutes de una eventual peacuterdida de datos Fundamentalmente son uacutetiles para tres cosas Primero recuperarse de una cataacutestrofe informaacutetica Segundo recuperar una pequentildea cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente o corrompido

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B3-Definicioacuten de los Tick-Marks globales

Las marcas globales que se aplicaraacuten a toda la auditoriacutea se definen en la etapa de planificacioacuten aunque posteriormente se podraacuten antildeadir marcas globales o especiacuteficas para cada papel de trabajoIcono ldquoAdminrdquo Marcas Globales Se pueden antildeadir tantos como siacutembolos se presentan y estos siacutembolos no son modificablesLas marcas globales pueden ver predefinidas como parte de la libreriacutea lo que ahorra tiempo de planificacioacuten y asegura un uso global y consistente en todas las auditorias

B4- Antildeadir nuevas aacutereas de auditoriacutea programas o procedimientos

La carpeta CG contiene todas las aacutereas de auditoriacutea cada una de las cuales contiene los programas de auditoriacutea y los papeles de trabajoEstas aacutereas y programas pueden venir dados por la libreriacutea utilizada importarse desde TeamStore o bien modificarlos de una forma manualCada aacuterea o carpeta puede dividirse en subcarpetas Cada carpeta o subcarpeta contendraacute siempre un programa de auditoriacutea y cualquier papel de trabajo antildeadido

AacutereasSituaacutendonos al nivel que queramos crear la carpeta (por ejemplo CG) clic sobre el botoacuten derecho ldquoNueva carpetardquo En el ejemplo abajo indicado crearaacute una nueva carpeta o aacuterea con la letra I Cada aacuterea de auditoriacutea nueva tendraacute una subcarpeta que contendraacute un Programa de Auditoriacutea PS en blanco En el cuadro de diaacutelogo que se abre nos pediraacute el nombre para la carpeta ldquoGrupo de componenterdquo y subcarpeta ldquoPrimer componenterdquo que por defecto le asigna el mismo nombre que al ldquoGrupo de ComponenterdquoSi por el contrario nos posicionamos en un aacuterea (por ejemplo A) crearaacute una subcarpeta (A2)

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Las referencias que TeamMate asigna a las distintas carpetas son inmodificables y por tanto el orden en que las creemos puede ser importante

De un aacuterea se pueden crear tantas subcarpetas como queramos

B5-Cierre de la etapa de planificacioacuten

Para cerrar la etapa de planificacioacuten deberemos dar clic en ldquoAdminrdquo ldquoEtapasrdquo pinchando en ldquoTrabajo de campoInicializarrdquo estaremos en condiciones de empezar la auditoriacutea

C- Organizacioacuten del trabajoTeamMate es una herramienta informaacutetica que nos permite organizar el trabajo realizado en el transcurso de la auditoriacutea y acceder a la informacioacuten almacenada de forma raacutepida a traveacutes de las ventanas de resumen Incidencias procedimientos notas de seguimiento etc

C1 Programa de trabajo

Todos los programas terminan en PS (ejemplo C1PS) Toda carpeta dentro de ldquoAacutereas o procedimientosrdquo del navegador contiene automaacuteticamente un programa de trabajo

Tanto los programas como los procedimientos se importan desde TeamStore donde previamente se han introducido los programas correspondientes a sector local ayuntamientos o a cuentas generales

Un programa de trabajo estaacute dividido en tres ventanas

Ventana Izda Incluye la lista de los procedimientos

Ventana Dcha Superior Se describe la prueba a realizar detalles y objetivos seguidos con la misma

Venta Dcha Inferior Incluye Trabajo Realizado y Conclusioacuten Contiene informacioacuten de todos los papeles de trabajo que hemos adjuntado a ese programa

Pestantildea trabajo realizadoCada procedimiento contiene una ventana de ldquotrabajo realizadordquo disentildeada para ser el meacutetodo baacutesico para documentar el trabajo La ventana no tiene liacutemite en cuanto a la cantidad de texto a almacenar (haciendo doble clic sobre el nombre de la pestantildea proporcionaraacute un aacuterea maacutes grande)

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HIPERTEXTO Desde el campo de trabajo realizado se puede hacer referencia a cualquier papel de trabajo o procedimiento incluido en el TeamMate simplemente tecleando la referencia como texto (ejemplo C11) Pinchando dos veces sobre dicha referencia nos llevaraacute a ese papel de trabajo o procedimiento

Cuadro RefsAparecen las referencias de los papeles de trabajo relacionados con el procedimiento resaltadoPosicionados en la ventana de Refs clic botoacuten dcho nos permite borrar o antildeadir hiperenlaces a ese procedimiento Si lo que queremos es borrar un papel de trabajo tendremos que hacerlo desde el navegador esta ventana soacutelo gestiona hiperenlaces a los procedimientos

Siacutembolos que indican en que fase se encuentra cada procedimiento o papel de trabajoEn fase de preparacioacuten Firmado como realizado Firmado como revisado

C2 Papeles de trabajo

Tambieacuten se pueden antildeadir papeles de trabajo para documentar el trabajo (Word Excel PDF PowerPoint etc) Se pueden crear hojas de trabajo nuevas insertar papeles de trabajo existentes fuera de TeamMate o importar plantillas existentes en TeamStore

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Antildeadir papel de trabajo

Una vez nos situamos sobre el procedimiento que queremos documentar hacemos aparecer la barra de herramientas flotante clic sobre el icono ldquoAntildeadir PTrdquo

A la hora de disentildear las hojas de Excel es necesario tener en cuenta que por regla general no se van a imprimir sino que lo normal seraacute verlas en pantalla Por tanto deberemos procurar que las hojas de caacutelculo no se extiendan y ocupen maacutes de una pantalla

TeamMate asignaraacute automaacuteticamente un nuacutemero y una letra que hace referencia al programa y se relacionaraacute al procedimiento que tengamos resaltado Se le podraacute dar un Tiacutetulo o asignar a una persona del equipo

ldquoImportar desde ArchivordquoSe puede insertar cualquier tipo de archivo esta pestantildea nos posibilita navegar por nuestro ordenador hasta localizar el archivo correspondiente que puede estar en cualquier formato

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A traveacutes de esta opcioacuten podremos incorporar legislacioacuten o incluso paacuteginas Web siempre y cuando previamente la hayamos almacenado en nuestro PC o en nuestro entorno de red

Ejemplo Insertamos como papel de trabajo una resolucioacuten publicada en el Boletiacuten Oficial Una vez posicionados en la resolucioacuten ldquoGuardar comordquo Tipo ldquoPaacutegina Web soacutelo HTML (htmhtml)rdquo Guardada la resolucioacuten bien en red o en el disco duro la importamos desde TeamMate

Antildeadir referencia a un procedimiento de un papel de trabajo ya incluido en el TeamMateSituando el ratoacuten sobre la ventana de Refs clic sobre el botoacuten derecho ldquoCrear Hiperenlacesrdquo ldquoVinculo a Refrdquo TeamMate te permite navegar por las distintas aacutereas procedimientos o incidencias para poder seleccionar el documento que queremos insertar

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C3 Firmas y registros de acceso

Existen dos tipos diferentes de firma en TeamMate

La firma en papeles de trabajo e incidencias La firma en procedimientos de forma individual

Para firmar papeles de trabajo e incidencias hacer clic en el icono ldquoFirmadordquo en la barra flotante de herramientas y despueacutes hacer clic en ldquoPreparado porrdquo TeamMate inserta automaacuteticamente sus iniciales y la fecha

Para firmar procedimientos una vez resaltado el mismo hacer clic en el icono ovalado de la parte inferior del programa

Cada procedimiento papel de trabajo o incidencia puede ser firmado como realizado y como revisado Ademaacutes a partir del cierre de la planificacioacuten se crea un registro de las personas que acceden a los documentos y modifican algo

D- Realizacioacuten del trabajo

D1 HiperenlacesPara cruzar referencias de unos papeles de trabajo a otros pueden realizarse

De una direccioacuten ( del archivo A al B) De dos direcciones esto es de ida y vuelta (de A a B y de B a A)

En la barra flotante de TeamMate tenemos el icono de Hiperenlaces

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Viacutenculo de una direccioacutenExisten dos formas de crear el enlace

1 Posicionado en el lugar donde queremos que aparezca el Hiperenlace en la barra flotante seleccionamos el icono de Hiperenlace

Elegimos la pestantildea ldquoViacutenculo a Refrdquo y aparece un aacuterbol con todas las aacutereas y los archivos que cuelgan de cada una Pinchando en el archivo correspondiente y luego en ldquoInsertarrdquo se crea el Hiperenlace El lugar al que nos desplazaremos picando en el enlace es si el archivo destino es Excel la uacuteltima celda en que hayamos estado si es Word al inicio del documento

2 Cuando queremos dirigirnos a un lugar concreto del archivo destinoNos situamos en el lugarposicioacuten de destino del enlace y activamos el icono de HiperenlaceEn la parte superior derecha ldquocopiar destinordquoNos posicionamos en el archivo y lugar donde queremos insertar el enlaceActivamos el icono de Hiperenlace y elegimos ldquopegar viacutenculordquo ldquoinsertarrdquo

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Viacutenculo de dos direccionesSe realizariacutea de la misma forma que el procedimiento 2) anterior soacutelo que es necesario activar la casilla ldquocrear un viacutenculo de dos viacuteasrdquo antes de pinchar en ldquoinsertarrdquo

D2 IncidenciasPara introducir una incidencia (ML) en un papel de trabajo o procedimiento es necesario activar la barra flotante y dar clic en el icono de ldquoIncidenciasrdquoSe abre el primer cuadro de dialogo que nos pediraacute el nombre de la misma ldquoAceptarrdquoEn la siguiente pantalla distinguimos dos grandes aacutereas una para introducir una descripcioacuten de la incidencia y otra para efectuar la recomendacioacuten correspondiente

La incidencia quedaraacute insertada en el procedimiento o papel desde el cual hemos abierto la barra en el ejemplo (M1PS)

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Estas incidencias se almacenan automaacuteticamente en AS1 Es desde esta posicioacuten donde se nos permite cambiar el nombre firmar como preparado o revisado o incluso borrarla Una vez que se elimina una incidencia no se renumeran las demaacutes su eliminacioacuten deja su nuacutemero sin uso

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D3 Notas de seguimientoAl igual que las incidencias las notas se pueden introducir a un papel de trabajo o procedimiento y como en el caso anterior se activa la barra flotante y se selecciona el icono ldquoNotasrdquoSe debe dar clic sobre el icono ldquoNuevordquo y se abre un cuadro de diaacutelogo donde introduciremos a quien va dirigida la nota el contenido de la misma y la firmaremos como preparadaCuando guardamos y cerramos la nota se crea un hiperenlace al procedimiento u hoja de trabajo desde donde la hayamos creadoPara borrar las notas es necesario que tengan dos firmas preparador y revisor Un preparadorrevisor podraacute firmar ambas

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E- Revisioacuten del trabajo

A traveacutes de las ventanas de resumen se puede acceder de forma raacutepida a la informacioacuten deseada

NavegadorIncidenciasProcedimientosNotas de seguimientoEstado elementosEstado procedimientos

A traveacutes de procedimientos podremos saber cuaacutentos procedimientos tenemos asignados cuantos estaacuten preparados o pendientes de preparar

A traveacutes de incidencias (agrupadas por preparador o por carpeta etc) podremos ver la descripcioacuten y recomendacioacuten de cada una Para editarlas podemos acceder a ellas con doble clic

Para borrarlas seraacute necesario acceder desde el navegador a la carpeta AS

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F- TEAMSTORE

El TeamStore es una base de conocimiento de la auditoriacutea es un fichero independiente que se ubica fuera de TeamMate TeamMate puede importar (obtener) y exportar (enviar) ay desde TeamStore Por ejemplo se pueden importar programas de auditoriacutea estaacutendar del TeamStore

Los elementos que se pueden obtener desde TeamStore son Programas de auditoriacutea (PS) y procedimientos estaacutendar En cualquier momento

de la auditoriacutea se pueden antildeadir programas de auditoriacutea completos o procedimientos seleccionados a un programa de auditoriacutea existente simplemente importando desde TeamStore

Incidencias TeamStore admite la posibilidad de almacenar incidencias que se repiten frecuentemente- incluyendo recomendaciones

Miembros del equipo de auditoriacutea TeamStore puede contener una relacioacuten completa de todo el personal de auditoriacutea Durante la fase de planificacioacuten se puede hacer una importacioacuten de la lista hacia su auditoriacutea

Papeles de trabajo Plantillas

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Una vez abierta la aplicacioacuten de TeamStore ldquoAbrirrdquo navegamos hasta TTEAMMATESTORES donde se encuentra la base de datos de TeamStore

La base de datos se divide en armarios cada uno de ellos engloba los programas de trabajo dependiendo de cuaacutel sea el objeto de fiscalizacioacuten Entidades Locales Cuentas Generales Contratacioacuten (para la revisioacuten de expedientes concretos)

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G- Finalizacioacuten del Proyecto

Una vez terminados todos los trabajos relacionados con un proyecto de Auditoriacutea procede ldquofinalizarlordquo en TeamMate

Una vez ldquoTerminadordquo un proyecto de Auditoriacutea solamente podremos acceder a eacutel en modo lectura es decir para examinar su contenido pero no podremos modificar nada

Por tanto para prever la necesidad de modificaciones posteriores a la ldquofinalizacioacutenrdquo es importante tener una copia de seguridad justamente antes de la ldquofinalizacioacutenrdquo que nos permita borrar el proyecto ldquoTerminadordquo restaurar la copia de seguridad justamente previa a la finalizacioacuten introducir las modificaciones pertinentes y volver a ldquofinalizarrdquo el proyecto (con una nueva copia de seguridad que sustituiriacutea a la anterior) La obtencioacuten de eacutesta copia de seguridad forma parte del proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo

Para finalizar un proyecto hay que ser ldquoRevisorrdquo o ldquoAdministradorrdquo Es decir un ldquoPreparadorrdquo no podraacute ldquofinalizarrdquo un proyecto

A un proyecto ldquoTerminadordquo uacutenicamente podraacuten acceder a eacutel los usuarios actualmente autorizados Por ello se ha adoptado la solucioacuten de antildeadir a todos los proyectos antes de ldquofinalizarlosrdquo un usuario ldquoCAMARA COMPTOSrdquo con rol de ldquoSoacutelo Lecturardquo de manera que todos los usuarios conocedores de la contrasentildea podraacuten acceder a consultar el proyecto una vez ldquoTerminadordquo

El procedimiento para ldquofinalizarrdquo un proyecto es el siguiente

1- Antildeadir al Equipo de Trabajo un usuario denominado CAMARA COMPTOS con rol de ldquoSoacutelo LecturardquoLas instrucciones para antildeadir un nuevo miembro del Equipo de Auditoriacutea figuran en el apartado ldquo41 Configuracioacuten del equipo de auditoriacuteardquo de la presente Guiacutea (paacuteg 5)

2- Elegir la opcioacuten Archivo | Administracioacuten | Etapashellip para acceder a la ventana de ldquoCambiar Estadordquo

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3- Pulsar el 5ordm botoacuten ldquoCompletar Finalizarrdquo Se lanzaraacute el asistente para finalizar que consta de seis pasos

4- El primer paso es solamente informativo y resume las acciones que se van a realizar Pulsaremos el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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5- El segundo paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los elementos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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6- El tercer paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los procedimientos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

7- El cuarto paso va a verificar que no quedan Notas de Seguimiento sin contestar Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo sin contestar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo contestado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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8- iexclMUY IMPORTANTE NO PULSAR EL BOTOacuteN ldquoSIGUIENTErdquo DE ESTA VENTANA HASTA QUE NO SE HAYA COMPLETADO LA COPIA DE SEGURIDAD

El quinto paso es criacutetico pues es ahora cuando vamos a realizar la uacuteltima copia de seguridad Dada su importancia se ha creado una carpeta para albergar estas copias de seguridad STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS Por tanto pulsaremos el botoacuten ldquoNavegarrdquo para seleccionar dicha carpeta que quedaraacute en el primer campo de la ventana y podremos pulsar el botoacuten ldquoInicio Copia de seguridadrdquo que aparece en el segundo campo de la ventana Una vez terminada la copia pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

9- El sexto paso va a ser propiamente el proceso de finalizacioacuten de manera que todaviacutea estamos a tiempo de pulsar el botoacuten ldquoCancelarrdquo para abandonar el procedimiento sin haber realizado la ldquofinalizacioacutenrdquo del proyecto

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STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS

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Si estamos seguros de que queremos ldquofinalizarrdquo el proyecto quedan 2 uacuteltimas decisiones

La primera decisioacuten es sobre el Histoacuterico de Firmas y Ediciones (modificaciones) y figura en la parte izquierda de la ventana Podemos elegir entre mantener solamente las firmas o mantener tanto las firmas como las edicionesAdemaacutes en el primer caso de dejar solamente las firmas podemos indicar dos opciones maacutes

o retener solamente el uacuteltimo preparador y el uacuteltimo revisor firmante o todos los habidos (puesto que se ha podido firmar varias veces)

o y limpiar las fechas de firma dejando solamente el usuario firmante

La segunda decisioacuten es sobre las Notas de Seguimiento y figura en la parte derecha de la ventana Podemos elegir entre Borrar o Mantener las Notas de Seguimiento incluidas en el proyectoUna vez elegidas todas las opciones mencionadas pulsaremos el botoacuten ldquoInicio Finalizacioacuten procesordquo

Una vez completado este proceso de Finalizacioacuten pulsaremos el botoacuten ldquoCerrarrdquo del Asistente y de la ventana ldquoCambiar Estadordquo y ya tenemos el proyecto ldquoTerminadordquo

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3 USO DE MICROSOFT EXCEL COMO HERRAMIENTA DE AUDITORIA

Excel tiene muchas funciones uacutetiles para los auditores La capacidad de poner los datos en una hoja de caacutelculo y realizar diferentes pruebas y anaacutelisis hacen de Excel una herramienta de auditoriacutea de gran alcance Es faacutecil de usar y de faacutecil acceso para la mayoriacutea de los auditores Excel puede realizar muchos tipos de pruebas analiacuteticas que incluyen la ley de Benford anaacutelisis horizontal y vertical anaacutelisis de iacutendices anaacutelisis de regresioacuten las estadiacutesticas la estratificacioacuten y el envejecimiento Tambieacuten se pueden realizar muchos tipos de anaacutelisis de datos incluyendo datos anexados y de combinacioacuten tabular cruz y la tabla dinaacutemica detectar duplicados y vaciacuteos el extracto y el filtro unir y relacionar muestra clasificar resumir y subtotal

4 CARACTERISTICAS DESEABLES DE UN SOFTWARE DE AUDITORIA

CARACTERIacuteSTICAS GENERALES

Las caracteriacutesticas generales que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Manual de Usuario Manual Teacutecnico y Material de Capacitacioacuten

bull Opciones de copiar o exportar cualquier documento como papeles de trabajo aaplicaciones ofimaacuteticas como Word Excel Power Point y otros

bull Capacidad de acumular la informacioacuten histoacuterica y ademaacutes de poderla consultar por antildeo

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bull Capacidad de poder funcionar como un todo integrado entre las diferentes etapas yprocesos de la Auditoria Planeacioacuten Administracioacuten de Riesgos Ejecucioacuten yAdministracioacuten de Papeles de Trabajo Evaluacioacuten de Administracioacuten de TI Anaacutelisis yEvaluacioacuten de Base de Datos Emisioacuten de Informes

CARACTERIacuteSTICAS DE SEGURIDAD

Las caracteriacutesticas de seguridad que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Posibilidad de definir que usuarios puedan acceder al sistema

bull Administracioacuten de los permisos de las opciones a las que tiene derecho un usuario aejecutar consultar seguacuten su cargo y aacuterea a la que pertenezca

bull Opciones de incluir pistas de auditoriacutea en procesos control de cambios lecturaescritura y modificacioacuten de parte de los usuarios

bull Copias de respaldo de la informacioacuten mediante BACKUP en medios magneacuteticosoacutepticosy COMPROBAR como recuperar los datos del Backup

5 VENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

La ventaja principal del computador es su increiacuteble velocidad El tiempo requerido para que un computador mayorice una transaccioacuten o determina su saldo de una cuenta es de aproximadamente unas pocas milloneacutesimas de segundo

bull SE PUEDEN PROCESAR EN FORMA RAPIDA Y EFICIENTE GRANDES CANTIDADES DE DATOS Las empresas grandes pueden tener cientos de miles de transacciones por diacutea Al procesar voluacutemenes tan grandes de datos los computadores pueden ahorrar gran cantidad de tiempo en cada paso del proceso contable incluyendo el registro de transacciones su traslado a las cuentas del mayor y la preparacioacuten de registros contables informes y reportes

bull SE PUEDEN TENER ACTUALIZADOS LOS SALDOS DE LAS CUENTAS La velocidad con la que un computador puede procesar los datos permite que las empresas mantengan actualizadas las cuentas del mayor auxiliar los registros de inventarios permanentes y las mayoriacuteas de las cuentas del mayor general

bull SE PUEDEN GENERAL INFOAMCIONES ADICIONALES CASI SIN COSTO EXTRA Con un sistema de contabilidad se puede llevar un diario de ventas Maacutes aun el computador puede ademaacutes reordenar esta informacioacuten para mostrar los

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totales de las ventas diarias por departamento de venta por vendedor y por un producto

bull SE PUEDE DISPONER DE RETROALIMENTACION INSTANTANEA A MEDIDA QUE VAN TENIENDO LUGAR LAS TRANSACCIONES En los sistemas computarizados en liacutenea de tiempo real (OLRT) el empleado que ejecuta la transaccioacuten puede disponer de un Terminal en comunicacioacuten directa con el computador Por tanto el empleado tiene acceso inmediato a la informacioacuten contable uacutetil para ejecutar una transaccioacuten corriente

bull SE PUEDE TENER PROCEDIMIENTOS ADICINALES DE CONTROL INTERNO EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO La aprobacioacuten de cada venta a creacutedito constituye un procedimiento de control interno del cual pueden hacer uso las capacidades uacutenicas del computador

Tal procedimiento del control puede no ser praacutectico en un sistema manual especialmente si el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no se mantiene permanente

6 DESVENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

Los sistemas computarizados tambieacuten tienen sus limitaciones pero estas limitaciones son correctivas y podriacutea decirse que son leves en comparacioacuten con los grandes beneficios que ofrece a la empresa

Las principales limitaciones son

bull Alto costo de inversioacuten al instalar un sistema computarizado

bull El costo de mantenimiento es alto y complejo

bull El alto costo en el entrenamiento del personal

bull Los programas deben ser confiables

bull La loacutegica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas

bull Elevado costo de desarrollo

bull Limitado numero de reportes y consultas

bull Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada

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bull Necesidad de mantenimiento del sistema debido a las modificaciones que habraacute tenido la aplicacioacuten en las actualizaciones o subsiguientes o por cambios de aplicaciones

En conclusioacuten podriacuteamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son en la mayor parte de iacutendole econoacutemica lo cual para muchos no es preocupante

7 SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE COMPUTACION

Los equipos informaacuteticos son instrumentos que estructuran grandes cantidades de informacioacuten la cual puede ser confidencial para la entidad y puede ser mal utilizada o divulgada a personas que hagan mal uso de esta ademaacutes pueden ocurrir robos fraudes o sabotajes que provoquen la destruccioacuten total o parcial de las actividades de procesamiento electroacutenico de datos Esta informacioacuten puede ser de suma importancia y al no contar con ella en el momento preciso puede provocar retrasos sumamente costosos

Al auditar con sistemas informaacuteticos el auditor debe verificar y constatar lo siguiente

Que no se tengan copias piratas o bien que al conectarnos en red con otras computadoras no exista la posibilidad de transmisioacuten de virus

Que se hayan implementado procesos fiacutesicos y loacutegicos para la proteccioacuten del hardware y datos procesados asiacute como a las instalaciones de ingreso al aacuterea de procesamiento de datos y servidores Contemplando las situaciones de incendios sabotajes robos cataacutestrofes naturales etc

Implementacioacuten de mecanismos para garantizar la seguridadloacutegica del software a la proteccioacuten de los datos e informacioacutenprocesos y programas asiacute como la restriccioacuten de usuarios noautorizados al acceso de la informacioacuten

8 BACK UP Y RECUPERACION

Una copia de seguridad o backupen tecnologiacutea de la informacioacuten o informaacutetica es una copia de seguridad - o el proceso de copia de seguridad - con el fin de que estas copias adicionales puedan utilizarse para restaurar el original despueacutes de una eventual peacuterdida de datos Fundamentalmente son uacutetiles para tres cosas Primero recuperarse de una cataacutestrofe informaacutetica Segundo recuperar una pequentildea cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente o corrompido

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Las referencias que TeamMate asigna a las distintas carpetas son inmodificables y por tanto el orden en que las creemos puede ser importante

De un aacuterea se pueden crear tantas subcarpetas como queramos

B5-Cierre de la etapa de planificacioacuten

Para cerrar la etapa de planificacioacuten deberemos dar clic en ldquoAdminrdquo ldquoEtapasrdquo pinchando en ldquoTrabajo de campoInicializarrdquo estaremos en condiciones de empezar la auditoriacutea

C- Organizacioacuten del trabajoTeamMate es una herramienta informaacutetica que nos permite organizar el trabajo realizado en el transcurso de la auditoriacutea y acceder a la informacioacuten almacenada de forma raacutepida a traveacutes de las ventanas de resumen Incidencias procedimientos notas de seguimiento etc

C1 Programa de trabajo

Todos los programas terminan en PS (ejemplo C1PS) Toda carpeta dentro de ldquoAacutereas o procedimientosrdquo del navegador contiene automaacuteticamente un programa de trabajo

Tanto los programas como los procedimientos se importan desde TeamStore donde previamente se han introducido los programas correspondientes a sector local ayuntamientos o a cuentas generales

Un programa de trabajo estaacute dividido en tres ventanas

Ventana Izda Incluye la lista de los procedimientos

Ventana Dcha Superior Se describe la prueba a realizar detalles y objetivos seguidos con la misma

Venta Dcha Inferior Incluye Trabajo Realizado y Conclusioacuten Contiene informacioacuten de todos los papeles de trabajo que hemos adjuntado a ese programa

Pestantildea trabajo realizadoCada procedimiento contiene una ventana de ldquotrabajo realizadordquo disentildeada para ser el meacutetodo baacutesico para documentar el trabajo La ventana no tiene liacutemite en cuanto a la cantidad de texto a almacenar (haciendo doble clic sobre el nombre de la pestantildea proporcionaraacute un aacuterea maacutes grande)

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HIPERTEXTO Desde el campo de trabajo realizado se puede hacer referencia a cualquier papel de trabajo o procedimiento incluido en el TeamMate simplemente tecleando la referencia como texto (ejemplo C11) Pinchando dos veces sobre dicha referencia nos llevaraacute a ese papel de trabajo o procedimiento

Cuadro RefsAparecen las referencias de los papeles de trabajo relacionados con el procedimiento resaltadoPosicionados en la ventana de Refs clic botoacuten dcho nos permite borrar o antildeadir hiperenlaces a ese procedimiento Si lo que queremos es borrar un papel de trabajo tendremos que hacerlo desde el navegador esta ventana soacutelo gestiona hiperenlaces a los procedimientos

Siacutembolos que indican en que fase se encuentra cada procedimiento o papel de trabajoEn fase de preparacioacuten Firmado como realizado Firmado como revisado

C2 Papeles de trabajo

Tambieacuten se pueden antildeadir papeles de trabajo para documentar el trabajo (Word Excel PDF PowerPoint etc) Se pueden crear hojas de trabajo nuevas insertar papeles de trabajo existentes fuera de TeamMate o importar plantillas existentes en TeamStore

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Antildeadir papel de trabajo

Una vez nos situamos sobre el procedimiento que queremos documentar hacemos aparecer la barra de herramientas flotante clic sobre el icono ldquoAntildeadir PTrdquo

A la hora de disentildear las hojas de Excel es necesario tener en cuenta que por regla general no se van a imprimir sino que lo normal seraacute verlas en pantalla Por tanto deberemos procurar que las hojas de caacutelculo no se extiendan y ocupen maacutes de una pantalla

TeamMate asignaraacute automaacuteticamente un nuacutemero y una letra que hace referencia al programa y se relacionaraacute al procedimiento que tengamos resaltado Se le podraacute dar un Tiacutetulo o asignar a una persona del equipo

ldquoImportar desde ArchivordquoSe puede insertar cualquier tipo de archivo esta pestantildea nos posibilita navegar por nuestro ordenador hasta localizar el archivo correspondiente que puede estar en cualquier formato

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A traveacutes de esta opcioacuten podremos incorporar legislacioacuten o incluso paacuteginas Web siempre y cuando previamente la hayamos almacenado en nuestro PC o en nuestro entorno de red

Ejemplo Insertamos como papel de trabajo una resolucioacuten publicada en el Boletiacuten Oficial Una vez posicionados en la resolucioacuten ldquoGuardar comordquo Tipo ldquoPaacutegina Web soacutelo HTML (htmhtml)rdquo Guardada la resolucioacuten bien en red o en el disco duro la importamos desde TeamMate

Antildeadir referencia a un procedimiento de un papel de trabajo ya incluido en el TeamMateSituando el ratoacuten sobre la ventana de Refs clic sobre el botoacuten derecho ldquoCrear Hiperenlacesrdquo ldquoVinculo a Refrdquo TeamMate te permite navegar por las distintas aacutereas procedimientos o incidencias para poder seleccionar el documento que queremos insertar

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C3 Firmas y registros de acceso

Existen dos tipos diferentes de firma en TeamMate

La firma en papeles de trabajo e incidencias La firma en procedimientos de forma individual

Para firmar papeles de trabajo e incidencias hacer clic en el icono ldquoFirmadordquo en la barra flotante de herramientas y despueacutes hacer clic en ldquoPreparado porrdquo TeamMate inserta automaacuteticamente sus iniciales y la fecha

Para firmar procedimientos una vez resaltado el mismo hacer clic en el icono ovalado de la parte inferior del programa

Cada procedimiento papel de trabajo o incidencia puede ser firmado como realizado y como revisado Ademaacutes a partir del cierre de la planificacioacuten se crea un registro de las personas que acceden a los documentos y modifican algo

D- Realizacioacuten del trabajo

D1 HiperenlacesPara cruzar referencias de unos papeles de trabajo a otros pueden realizarse

De una direccioacuten ( del archivo A al B) De dos direcciones esto es de ida y vuelta (de A a B y de B a A)

En la barra flotante de TeamMate tenemos el icono de Hiperenlaces

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Viacutenculo de una direccioacutenExisten dos formas de crear el enlace

1 Posicionado en el lugar donde queremos que aparezca el Hiperenlace en la barra flotante seleccionamos el icono de Hiperenlace

Elegimos la pestantildea ldquoViacutenculo a Refrdquo y aparece un aacuterbol con todas las aacutereas y los archivos que cuelgan de cada una Pinchando en el archivo correspondiente y luego en ldquoInsertarrdquo se crea el Hiperenlace El lugar al que nos desplazaremos picando en el enlace es si el archivo destino es Excel la uacuteltima celda en que hayamos estado si es Word al inicio del documento

2 Cuando queremos dirigirnos a un lugar concreto del archivo destinoNos situamos en el lugarposicioacuten de destino del enlace y activamos el icono de HiperenlaceEn la parte superior derecha ldquocopiar destinordquoNos posicionamos en el archivo y lugar donde queremos insertar el enlaceActivamos el icono de Hiperenlace y elegimos ldquopegar viacutenculordquo ldquoinsertarrdquo

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Viacutenculo de dos direccionesSe realizariacutea de la misma forma que el procedimiento 2) anterior soacutelo que es necesario activar la casilla ldquocrear un viacutenculo de dos viacuteasrdquo antes de pinchar en ldquoinsertarrdquo

D2 IncidenciasPara introducir una incidencia (ML) en un papel de trabajo o procedimiento es necesario activar la barra flotante y dar clic en el icono de ldquoIncidenciasrdquoSe abre el primer cuadro de dialogo que nos pediraacute el nombre de la misma ldquoAceptarrdquoEn la siguiente pantalla distinguimos dos grandes aacutereas una para introducir una descripcioacuten de la incidencia y otra para efectuar la recomendacioacuten correspondiente

La incidencia quedaraacute insertada en el procedimiento o papel desde el cual hemos abierto la barra en el ejemplo (M1PS)

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Estas incidencias se almacenan automaacuteticamente en AS1 Es desde esta posicioacuten donde se nos permite cambiar el nombre firmar como preparado o revisado o incluso borrarla Una vez que se elimina una incidencia no se renumeran las demaacutes su eliminacioacuten deja su nuacutemero sin uso

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D3 Notas de seguimientoAl igual que las incidencias las notas se pueden introducir a un papel de trabajo o procedimiento y como en el caso anterior se activa la barra flotante y se selecciona el icono ldquoNotasrdquoSe debe dar clic sobre el icono ldquoNuevordquo y se abre un cuadro de diaacutelogo donde introduciremos a quien va dirigida la nota el contenido de la misma y la firmaremos como preparadaCuando guardamos y cerramos la nota se crea un hiperenlace al procedimiento u hoja de trabajo desde donde la hayamos creadoPara borrar las notas es necesario que tengan dos firmas preparador y revisor Un preparadorrevisor podraacute firmar ambas

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E- Revisioacuten del trabajo

A traveacutes de las ventanas de resumen se puede acceder de forma raacutepida a la informacioacuten deseada

NavegadorIncidenciasProcedimientosNotas de seguimientoEstado elementosEstado procedimientos

A traveacutes de procedimientos podremos saber cuaacutentos procedimientos tenemos asignados cuantos estaacuten preparados o pendientes de preparar

A traveacutes de incidencias (agrupadas por preparador o por carpeta etc) podremos ver la descripcioacuten y recomendacioacuten de cada una Para editarlas podemos acceder a ellas con doble clic

Para borrarlas seraacute necesario acceder desde el navegador a la carpeta AS

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F- TEAMSTORE

El TeamStore es una base de conocimiento de la auditoriacutea es un fichero independiente que se ubica fuera de TeamMate TeamMate puede importar (obtener) y exportar (enviar) ay desde TeamStore Por ejemplo se pueden importar programas de auditoriacutea estaacutendar del TeamStore

Los elementos que se pueden obtener desde TeamStore son Programas de auditoriacutea (PS) y procedimientos estaacutendar En cualquier momento

de la auditoriacutea se pueden antildeadir programas de auditoriacutea completos o procedimientos seleccionados a un programa de auditoriacutea existente simplemente importando desde TeamStore

Incidencias TeamStore admite la posibilidad de almacenar incidencias que se repiten frecuentemente- incluyendo recomendaciones

Miembros del equipo de auditoriacutea TeamStore puede contener una relacioacuten completa de todo el personal de auditoriacutea Durante la fase de planificacioacuten se puede hacer una importacioacuten de la lista hacia su auditoriacutea

Papeles de trabajo Plantillas

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Una vez abierta la aplicacioacuten de TeamStore ldquoAbrirrdquo navegamos hasta TTEAMMATESTORES donde se encuentra la base de datos de TeamStore

La base de datos se divide en armarios cada uno de ellos engloba los programas de trabajo dependiendo de cuaacutel sea el objeto de fiscalizacioacuten Entidades Locales Cuentas Generales Contratacioacuten (para la revisioacuten de expedientes concretos)

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G- Finalizacioacuten del Proyecto

Una vez terminados todos los trabajos relacionados con un proyecto de Auditoriacutea procede ldquofinalizarlordquo en TeamMate

Una vez ldquoTerminadordquo un proyecto de Auditoriacutea solamente podremos acceder a eacutel en modo lectura es decir para examinar su contenido pero no podremos modificar nada

Por tanto para prever la necesidad de modificaciones posteriores a la ldquofinalizacioacutenrdquo es importante tener una copia de seguridad justamente antes de la ldquofinalizacioacutenrdquo que nos permita borrar el proyecto ldquoTerminadordquo restaurar la copia de seguridad justamente previa a la finalizacioacuten introducir las modificaciones pertinentes y volver a ldquofinalizarrdquo el proyecto (con una nueva copia de seguridad que sustituiriacutea a la anterior) La obtencioacuten de eacutesta copia de seguridad forma parte del proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo

Para finalizar un proyecto hay que ser ldquoRevisorrdquo o ldquoAdministradorrdquo Es decir un ldquoPreparadorrdquo no podraacute ldquofinalizarrdquo un proyecto

A un proyecto ldquoTerminadordquo uacutenicamente podraacuten acceder a eacutel los usuarios actualmente autorizados Por ello se ha adoptado la solucioacuten de antildeadir a todos los proyectos antes de ldquofinalizarlosrdquo un usuario ldquoCAMARA COMPTOSrdquo con rol de ldquoSoacutelo Lecturardquo de manera que todos los usuarios conocedores de la contrasentildea podraacuten acceder a consultar el proyecto una vez ldquoTerminadordquo

El procedimiento para ldquofinalizarrdquo un proyecto es el siguiente

1- Antildeadir al Equipo de Trabajo un usuario denominado CAMARA COMPTOS con rol de ldquoSoacutelo LecturardquoLas instrucciones para antildeadir un nuevo miembro del Equipo de Auditoriacutea figuran en el apartado ldquo41 Configuracioacuten del equipo de auditoriacuteardquo de la presente Guiacutea (paacuteg 5)

2- Elegir la opcioacuten Archivo | Administracioacuten | Etapashellip para acceder a la ventana de ldquoCambiar Estadordquo

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3- Pulsar el 5ordm botoacuten ldquoCompletar Finalizarrdquo Se lanzaraacute el asistente para finalizar que consta de seis pasos

4- El primer paso es solamente informativo y resume las acciones que se van a realizar Pulsaremos el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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5- El segundo paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los elementos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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6- El tercer paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los procedimientos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

7- El cuarto paso va a verificar que no quedan Notas de Seguimiento sin contestar Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo sin contestar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo contestado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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8- iexclMUY IMPORTANTE NO PULSAR EL BOTOacuteN ldquoSIGUIENTErdquo DE ESTA VENTANA HASTA QUE NO SE HAYA COMPLETADO LA COPIA DE SEGURIDAD

El quinto paso es criacutetico pues es ahora cuando vamos a realizar la uacuteltima copia de seguridad Dada su importancia se ha creado una carpeta para albergar estas copias de seguridad STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS Por tanto pulsaremos el botoacuten ldquoNavegarrdquo para seleccionar dicha carpeta que quedaraacute en el primer campo de la ventana y podremos pulsar el botoacuten ldquoInicio Copia de seguridadrdquo que aparece en el segundo campo de la ventana Una vez terminada la copia pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

9- El sexto paso va a ser propiamente el proceso de finalizacioacuten de manera que todaviacutea estamos a tiempo de pulsar el botoacuten ldquoCancelarrdquo para abandonar el procedimiento sin haber realizado la ldquofinalizacioacutenrdquo del proyecto

1

2

3

STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS

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Si estamos seguros de que queremos ldquofinalizarrdquo el proyecto quedan 2 uacuteltimas decisiones

La primera decisioacuten es sobre el Histoacuterico de Firmas y Ediciones (modificaciones) y figura en la parte izquierda de la ventana Podemos elegir entre mantener solamente las firmas o mantener tanto las firmas como las edicionesAdemaacutes en el primer caso de dejar solamente las firmas podemos indicar dos opciones maacutes

o retener solamente el uacuteltimo preparador y el uacuteltimo revisor firmante o todos los habidos (puesto que se ha podido firmar varias veces)

o y limpiar las fechas de firma dejando solamente el usuario firmante

La segunda decisioacuten es sobre las Notas de Seguimiento y figura en la parte derecha de la ventana Podemos elegir entre Borrar o Mantener las Notas de Seguimiento incluidas en el proyectoUna vez elegidas todas las opciones mencionadas pulsaremos el botoacuten ldquoInicio Finalizacioacuten procesordquo

Una vez completado este proceso de Finalizacioacuten pulsaremos el botoacuten ldquoCerrarrdquo del Asistente y de la ventana ldquoCambiar Estadordquo y ya tenemos el proyecto ldquoTerminadordquo

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3 USO DE MICROSOFT EXCEL COMO HERRAMIENTA DE AUDITORIA

Excel tiene muchas funciones uacutetiles para los auditores La capacidad de poner los datos en una hoja de caacutelculo y realizar diferentes pruebas y anaacutelisis hacen de Excel una herramienta de auditoriacutea de gran alcance Es faacutecil de usar y de faacutecil acceso para la mayoriacutea de los auditores Excel puede realizar muchos tipos de pruebas analiacuteticas que incluyen la ley de Benford anaacutelisis horizontal y vertical anaacutelisis de iacutendices anaacutelisis de regresioacuten las estadiacutesticas la estratificacioacuten y el envejecimiento Tambieacuten se pueden realizar muchos tipos de anaacutelisis de datos incluyendo datos anexados y de combinacioacuten tabular cruz y la tabla dinaacutemica detectar duplicados y vaciacuteos el extracto y el filtro unir y relacionar muestra clasificar resumir y subtotal

4 CARACTERISTICAS DESEABLES DE UN SOFTWARE DE AUDITORIA

CARACTERIacuteSTICAS GENERALES

Las caracteriacutesticas generales que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Manual de Usuario Manual Teacutecnico y Material de Capacitacioacuten

bull Opciones de copiar o exportar cualquier documento como papeles de trabajo aaplicaciones ofimaacuteticas como Word Excel Power Point y otros

bull Capacidad de acumular la informacioacuten histoacuterica y ademaacutes de poderla consultar por antildeo

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bull Capacidad de poder funcionar como un todo integrado entre las diferentes etapas yprocesos de la Auditoria Planeacioacuten Administracioacuten de Riesgos Ejecucioacuten yAdministracioacuten de Papeles de Trabajo Evaluacioacuten de Administracioacuten de TI Anaacutelisis yEvaluacioacuten de Base de Datos Emisioacuten de Informes

CARACTERIacuteSTICAS DE SEGURIDAD

Las caracteriacutesticas de seguridad que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Posibilidad de definir que usuarios puedan acceder al sistema

bull Administracioacuten de los permisos de las opciones a las que tiene derecho un usuario aejecutar consultar seguacuten su cargo y aacuterea a la que pertenezca

bull Opciones de incluir pistas de auditoriacutea en procesos control de cambios lecturaescritura y modificacioacuten de parte de los usuarios

bull Copias de respaldo de la informacioacuten mediante BACKUP en medios magneacuteticosoacutepticosy COMPROBAR como recuperar los datos del Backup

5 VENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

La ventaja principal del computador es su increiacuteble velocidad El tiempo requerido para que un computador mayorice una transaccioacuten o determina su saldo de una cuenta es de aproximadamente unas pocas milloneacutesimas de segundo

bull SE PUEDEN PROCESAR EN FORMA RAPIDA Y EFICIENTE GRANDES CANTIDADES DE DATOS Las empresas grandes pueden tener cientos de miles de transacciones por diacutea Al procesar voluacutemenes tan grandes de datos los computadores pueden ahorrar gran cantidad de tiempo en cada paso del proceso contable incluyendo el registro de transacciones su traslado a las cuentas del mayor y la preparacioacuten de registros contables informes y reportes

bull SE PUEDEN TENER ACTUALIZADOS LOS SALDOS DE LAS CUENTAS La velocidad con la que un computador puede procesar los datos permite que las empresas mantengan actualizadas las cuentas del mayor auxiliar los registros de inventarios permanentes y las mayoriacuteas de las cuentas del mayor general

bull SE PUEDEN GENERAL INFOAMCIONES ADICIONALES CASI SIN COSTO EXTRA Con un sistema de contabilidad se puede llevar un diario de ventas Maacutes aun el computador puede ademaacutes reordenar esta informacioacuten para mostrar los

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totales de las ventas diarias por departamento de venta por vendedor y por un producto

bull SE PUEDE DISPONER DE RETROALIMENTACION INSTANTANEA A MEDIDA QUE VAN TENIENDO LUGAR LAS TRANSACCIONES En los sistemas computarizados en liacutenea de tiempo real (OLRT) el empleado que ejecuta la transaccioacuten puede disponer de un Terminal en comunicacioacuten directa con el computador Por tanto el empleado tiene acceso inmediato a la informacioacuten contable uacutetil para ejecutar una transaccioacuten corriente

bull SE PUEDE TENER PROCEDIMIENTOS ADICINALES DE CONTROL INTERNO EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO La aprobacioacuten de cada venta a creacutedito constituye un procedimiento de control interno del cual pueden hacer uso las capacidades uacutenicas del computador

Tal procedimiento del control puede no ser praacutectico en un sistema manual especialmente si el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no se mantiene permanente

6 DESVENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

Los sistemas computarizados tambieacuten tienen sus limitaciones pero estas limitaciones son correctivas y podriacutea decirse que son leves en comparacioacuten con los grandes beneficios que ofrece a la empresa

Las principales limitaciones son

bull Alto costo de inversioacuten al instalar un sistema computarizado

bull El costo de mantenimiento es alto y complejo

bull El alto costo en el entrenamiento del personal

bull Los programas deben ser confiables

bull La loacutegica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas

bull Elevado costo de desarrollo

bull Limitado numero de reportes y consultas

bull Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada

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bull Necesidad de mantenimiento del sistema debido a las modificaciones que habraacute tenido la aplicacioacuten en las actualizaciones o subsiguientes o por cambios de aplicaciones

En conclusioacuten podriacuteamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son en la mayor parte de iacutendole econoacutemica lo cual para muchos no es preocupante

7 SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE COMPUTACION

Los equipos informaacuteticos son instrumentos que estructuran grandes cantidades de informacioacuten la cual puede ser confidencial para la entidad y puede ser mal utilizada o divulgada a personas que hagan mal uso de esta ademaacutes pueden ocurrir robos fraudes o sabotajes que provoquen la destruccioacuten total o parcial de las actividades de procesamiento electroacutenico de datos Esta informacioacuten puede ser de suma importancia y al no contar con ella en el momento preciso puede provocar retrasos sumamente costosos

Al auditar con sistemas informaacuteticos el auditor debe verificar y constatar lo siguiente

Que no se tengan copias piratas o bien que al conectarnos en red con otras computadoras no exista la posibilidad de transmisioacuten de virus

Que se hayan implementado procesos fiacutesicos y loacutegicos para la proteccioacuten del hardware y datos procesados asiacute como a las instalaciones de ingreso al aacuterea de procesamiento de datos y servidores Contemplando las situaciones de incendios sabotajes robos cataacutestrofes naturales etc

Implementacioacuten de mecanismos para garantizar la seguridadloacutegica del software a la proteccioacuten de los datos e informacioacutenprocesos y programas asiacute como la restriccioacuten de usuarios noautorizados al acceso de la informacioacuten

8 BACK UP Y RECUPERACION

Una copia de seguridad o backupen tecnologiacutea de la informacioacuten o informaacutetica es una copia de seguridad - o el proceso de copia de seguridad - con el fin de que estas copias adicionales puedan utilizarse para restaurar el original despueacutes de una eventual peacuterdida de datos Fundamentalmente son uacutetiles para tres cosas Primero recuperarse de una cataacutestrofe informaacutetica Segundo recuperar una pequentildea cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente o corrompido

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HIPERTEXTO Desde el campo de trabajo realizado se puede hacer referencia a cualquier papel de trabajo o procedimiento incluido en el TeamMate simplemente tecleando la referencia como texto (ejemplo C11) Pinchando dos veces sobre dicha referencia nos llevaraacute a ese papel de trabajo o procedimiento

Cuadro RefsAparecen las referencias de los papeles de trabajo relacionados con el procedimiento resaltadoPosicionados en la ventana de Refs clic botoacuten dcho nos permite borrar o antildeadir hiperenlaces a ese procedimiento Si lo que queremos es borrar un papel de trabajo tendremos que hacerlo desde el navegador esta ventana soacutelo gestiona hiperenlaces a los procedimientos

Siacutembolos que indican en que fase se encuentra cada procedimiento o papel de trabajoEn fase de preparacioacuten Firmado como realizado Firmado como revisado

C2 Papeles de trabajo

Tambieacuten se pueden antildeadir papeles de trabajo para documentar el trabajo (Word Excel PDF PowerPoint etc) Se pueden crear hojas de trabajo nuevas insertar papeles de trabajo existentes fuera de TeamMate o importar plantillas existentes en TeamStore

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Antildeadir papel de trabajo

Una vez nos situamos sobre el procedimiento que queremos documentar hacemos aparecer la barra de herramientas flotante clic sobre el icono ldquoAntildeadir PTrdquo

A la hora de disentildear las hojas de Excel es necesario tener en cuenta que por regla general no se van a imprimir sino que lo normal seraacute verlas en pantalla Por tanto deberemos procurar que las hojas de caacutelculo no se extiendan y ocupen maacutes de una pantalla

TeamMate asignaraacute automaacuteticamente un nuacutemero y una letra que hace referencia al programa y se relacionaraacute al procedimiento que tengamos resaltado Se le podraacute dar un Tiacutetulo o asignar a una persona del equipo

ldquoImportar desde ArchivordquoSe puede insertar cualquier tipo de archivo esta pestantildea nos posibilita navegar por nuestro ordenador hasta localizar el archivo correspondiente que puede estar en cualquier formato

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A traveacutes de esta opcioacuten podremos incorporar legislacioacuten o incluso paacuteginas Web siempre y cuando previamente la hayamos almacenado en nuestro PC o en nuestro entorno de red

Ejemplo Insertamos como papel de trabajo una resolucioacuten publicada en el Boletiacuten Oficial Una vez posicionados en la resolucioacuten ldquoGuardar comordquo Tipo ldquoPaacutegina Web soacutelo HTML (htmhtml)rdquo Guardada la resolucioacuten bien en red o en el disco duro la importamos desde TeamMate

Antildeadir referencia a un procedimiento de un papel de trabajo ya incluido en el TeamMateSituando el ratoacuten sobre la ventana de Refs clic sobre el botoacuten derecho ldquoCrear Hiperenlacesrdquo ldquoVinculo a Refrdquo TeamMate te permite navegar por las distintas aacutereas procedimientos o incidencias para poder seleccionar el documento que queremos insertar

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C3 Firmas y registros de acceso

Existen dos tipos diferentes de firma en TeamMate

La firma en papeles de trabajo e incidencias La firma en procedimientos de forma individual

Para firmar papeles de trabajo e incidencias hacer clic en el icono ldquoFirmadordquo en la barra flotante de herramientas y despueacutes hacer clic en ldquoPreparado porrdquo TeamMate inserta automaacuteticamente sus iniciales y la fecha

Para firmar procedimientos una vez resaltado el mismo hacer clic en el icono ovalado de la parte inferior del programa

Cada procedimiento papel de trabajo o incidencia puede ser firmado como realizado y como revisado Ademaacutes a partir del cierre de la planificacioacuten se crea un registro de las personas que acceden a los documentos y modifican algo

D- Realizacioacuten del trabajo

D1 HiperenlacesPara cruzar referencias de unos papeles de trabajo a otros pueden realizarse

De una direccioacuten ( del archivo A al B) De dos direcciones esto es de ida y vuelta (de A a B y de B a A)

En la barra flotante de TeamMate tenemos el icono de Hiperenlaces

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Viacutenculo de una direccioacutenExisten dos formas de crear el enlace

1 Posicionado en el lugar donde queremos que aparezca el Hiperenlace en la barra flotante seleccionamos el icono de Hiperenlace

Elegimos la pestantildea ldquoViacutenculo a Refrdquo y aparece un aacuterbol con todas las aacutereas y los archivos que cuelgan de cada una Pinchando en el archivo correspondiente y luego en ldquoInsertarrdquo se crea el Hiperenlace El lugar al que nos desplazaremos picando en el enlace es si el archivo destino es Excel la uacuteltima celda en que hayamos estado si es Word al inicio del documento

2 Cuando queremos dirigirnos a un lugar concreto del archivo destinoNos situamos en el lugarposicioacuten de destino del enlace y activamos el icono de HiperenlaceEn la parte superior derecha ldquocopiar destinordquoNos posicionamos en el archivo y lugar donde queremos insertar el enlaceActivamos el icono de Hiperenlace y elegimos ldquopegar viacutenculordquo ldquoinsertarrdquo

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Viacutenculo de dos direccionesSe realizariacutea de la misma forma que el procedimiento 2) anterior soacutelo que es necesario activar la casilla ldquocrear un viacutenculo de dos viacuteasrdquo antes de pinchar en ldquoinsertarrdquo

D2 IncidenciasPara introducir una incidencia (ML) en un papel de trabajo o procedimiento es necesario activar la barra flotante y dar clic en el icono de ldquoIncidenciasrdquoSe abre el primer cuadro de dialogo que nos pediraacute el nombre de la misma ldquoAceptarrdquoEn la siguiente pantalla distinguimos dos grandes aacutereas una para introducir una descripcioacuten de la incidencia y otra para efectuar la recomendacioacuten correspondiente

La incidencia quedaraacute insertada en el procedimiento o papel desde el cual hemos abierto la barra en el ejemplo (M1PS)

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Estas incidencias se almacenan automaacuteticamente en AS1 Es desde esta posicioacuten donde se nos permite cambiar el nombre firmar como preparado o revisado o incluso borrarla Una vez que se elimina una incidencia no se renumeran las demaacutes su eliminacioacuten deja su nuacutemero sin uso

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D3 Notas de seguimientoAl igual que las incidencias las notas se pueden introducir a un papel de trabajo o procedimiento y como en el caso anterior se activa la barra flotante y se selecciona el icono ldquoNotasrdquoSe debe dar clic sobre el icono ldquoNuevordquo y se abre un cuadro de diaacutelogo donde introduciremos a quien va dirigida la nota el contenido de la misma y la firmaremos como preparadaCuando guardamos y cerramos la nota se crea un hiperenlace al procedimiento u hoja de trabajo desde donde la hayamos creadoPara borrar las notas es necesario que tengan dos firmas preparador y revisor Un preparadorrevisor podraacute firmar ambas

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E- Revisioacuten del trabajo

A traveacutes de las ventanas de resumen se puede acceder de forma raacutepida a la informacioacuten deseada

NavegadorIncidenciasProcedimientosNotas de seguimientoEstado elementosEstado procedimientos

A traveacutes de procedimientos podremos saber cuaacutentos procedimientos tenemos asignados cuantos estaacuten preparados o pendientes de preparar

A traveacutes de incidencias (agrupadas por preparador o por carpeta etc) podremos ver la descripcioacuten y recomendacioacuten de cada una Para editarlas podemos acceder a ellas con doble clic

Para borrarlas seraacute necesario acceder desde el navegador a la carpeta AS

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F- TEAMSTORE

El TeamStore es una base de conocimiento de la auditoriacutea es un fichero independiente que se ubica fuera de TeamMate TeamMate puede importar (obtener) y exportar (enviar) ay desde TeamStore Por ejemplo se pueden importar programas de auditoriacutea estaacutendar del TeamStore

Los elementos que se pueden obtener desde TeamStore son Programas de auditoriacutea (PS) y procedimientos estaacutendar En cualquier momento

de la auditoriacutea se pueden antildeadir programas de auditoriacutea completos o procedimientos seleccionados a un programa de auditoriacutea existente simplemente importando desde TeamStore

Incidencias TeamStore admite la posibilidad de almacenar incidencias que se repiten frecuentemente- incluyendo recomendaciones

Miembros del equipo de auditoriacutea TeamStore puede contener una relacioacuten completa de todo el personal de auditoriacutea Durante la fase de planificacioacuten se puede hacer una importacioacuten de la lista hacia su auditoriacutea

Papeles de trabajo Plantillas

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Una vez abierta la aplicacioacuten de TeamStore ldquoAbrirrdquo navegamos hasta TTEAMMATESTORES donde se encuentra la base de datos de TeamStore

La base de datos se divide en armarios cada uno de ellos engloba los programas de trabajo dependiendo de cuaacutel sea el objeto de fiscalizacioacuten Entidades Locales Cuentas Generales Contratacioacuten (para la revisioacuten de expedientes concretos)

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G- Finalizacioacuten del Proyecto

Una vez terminados todos los trabajos relacionados con un proyecto de Auditoriacutea procede ldquofinalizarlordquo en TeamMate

Una vez ldquoTerminadordquo un proyecto de Auditoriacutea solamente podremos acceder a eacutel en modo lectura es decir para examinar su contenido pero no podremos modificar nada

Por tanto para prever la necesidad de modificaciones posteriores a la ldquofinalizacioacutenrdquo es importante tener una copia de seguridad justamente antes de la ldquofinalizacioacutenrdquo que nos permita borrar el proyecto ldquoTerminadordquo restaurar la copia de seguridad justamente previa a la finalizacioacuten introducir las modificaciones pertinentes y volver a ldquofinalizarrdquo el proyecto (con una nueva copia de seguridad que sustituiriacutea a la anterior) La obtencioacuten de eacutesta copia de seguridad forma parte del proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo

Para finalizar un proyecto hay que ser ldquoRevisorrdquo o ldquoAdministradorrdquo Es decir un ldquoPreparadorrdquo no podraacute ldquofinalizarrdquo un proyecto

A un proyecto ldquoTerminadordquo uacutenicamente podraacuten acceder a eacutel los usuarios actualmente autorizados Por ello se ha adoptado la solucioacuten de antildeadir a todos los proyectos antes de ldquofinalizarlosrdquo un usuario ldquoCAMARA COMPTOSrdquo con rol de ldquoSoacutelo Lecturardquo de manera que todos los usuarios conocedores de la contrasentildea podraacuten acceder a consultar el proyecto una vez ldquoTerminadordquo

El procedimiento para ldquofinalizarrdquo un proyecto es el siguiente

1- Antildeadir al Equipo de Trabajo un usuario denominado CAMARA COMPTOS con rol de ldquoSoacutelo LecturardquoLas instrucciones para antildeadir un nuevo miembro del Equipo de Auditoriacutea figuran en el apartado ldquo41 Configuracioacuten del equipo de auditoriacuteardquo de la presente Guiacutea (paacuteg 5)

2- Elegir la opcioacuten Archivo | Administracioacuten | Etapashellip para acceder a la ventana de ldquoCambiar Estadordquo

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3- Pulsar el 5ordm botoacuten ldquoCompletar Finalizarrdquo Se lanzaraacute el asistente para finalizar que consta de seis pasos

4- El primer paso es solamente informativo y resume las acciones que se van a realizar Pulsaremos el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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5- El segundo paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los elementos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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6- El tercer paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los procedimientos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

7- El cuarto paso va a verificar que no quedan Notas de Seguimiento sin contestar Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo sin contestar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo contestado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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8- iexclMUY IMPORTANTE NO PULSAR EL BOTOacuteN ldquoSIGUIENTErdquo DE ESTA VENTANA HASTA QUE NO SE HAYA COMPLETADO LA COPIA DE SEGURIDAD

El quinto paso es criacutetico pues es ahora cuando vamos a realizar la uacuteltima copia de seguridad Dada su importancia se ha creado una carpeta para albergar estas copias de seguridad STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS Por tanto pulsaremos el botoacuten ldquoNavegarrdquo para seleccionar dicha carpeta que quedaraacute en el primer campo de la ventana y podremos pulsar el botoacuten ldquoInicio Copia de seguridadrdquo que aparece en el segundo campo de la ventana Una vez terminada la copia pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

9- El sexto paso va a ser propiamente el proceso de finalizacioacuten de manera que todaviacutea estamos a tiempo de pulsar el botoacuten ldquoCancelarrdquo para abandonar el procedimiento sin haber realizado la ldquofinalizacioacutenrdquo del proyecto

1

2

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STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS

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Si estamos seguros de que queremos ldquofinalizarrdquo el proyecto quedan 2 uacuteltimas decisiones

La primera decisioacuten es sobre el Histoacuterico de Firmas y Ediciones (modificaciones) y figura en la parte izquierda de la ventana Podemos elegir entre mantener solamente las firmas o mantener tanto las firmas como las edicionesAdemaacutes en el primer caso de dejar solamente las firmas podemos indicar dos opciones maacutes

o retener solamente el uacuteltimo preparador y el uacuteltimo revisor firmante o todos los habidos (puesto que se ha podido firmar varias veces)

o y limpiar las fechas de firma dejando solamente el usuario firmante

La segunda decisioacuten es sobre las Notas de Seguimiento y figura en la parte derecha de la ventana Podemos elegir entre Borrar o Mantener las Notas de Seguimiento incluidas en el proyectoUna vez elegidas todas las opciones mencionadas pulsaremos el botoacuten ldquoInicio Finalizacioacuten procesordquo

Una vez completado este proceso de Finalizacioacuten pulsaremos el botoacuten ldquoCerrarrdquo del Asistente y de la ventana ldquoCambiar Estadordquo y ya tenemos el proyecto ldquoTerminadordquo

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3 USO DE MICROSOFT EXCEL COMO HERRAMIENTA DE AUDITORIA

Excel tiene muchas funciones uacutetiles para los auditores La capacidad de poner los datos en una hoja de caacutelculo y realizar diferentes pruebas y anaacutelisis hacen de Excel una herramienta de auditoriacutea de gran alcance Es faacutecil de usar y de faacutecil acceso para la mayoriacutea de los auditores Excel puede realizar muchos tipos de pruebas analiacuteticas que incluyen la ley de Benford anaacutelisis horizontal y vertical anaacutelisis de iacutendices anaacutelisis de regresioacuten las estadiacutesticas la estratificacioacuten y el envejecimiento Tambieacuten se pueden realizar muchos tipos de anaacutelisis de datos incluyendo datos anexados y de combinacioacuten tabular cruz y la tabla dinaacutemica detectar duplicados y vaciacuteos el extracto y el filtro unir y relacionar muestra clasificar resumir y subtotal

4 CARACTERISTICAS DESEABLES DE UN SOFTWARE DE AUDITORIA

CARACTERIacuteSTICAS GENERALES

Las caracteriacutesticas generales que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Manual de Usuario Manual Teacutecnico y Material de Capacitacioacuten

bull Opciones de copiar o exportar cualquier documento como papeles de trabajo aaplicaciones ofimaacuteticas como Word Excel Power Point y otros

bull Capacidad de acumular la informacioacuten histoacuterica y ademaacutes de poderla consultar por antildeo

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bull Capacidad de poder funcionar como un todo integrado entre las diferentes etapas yprocesos de la Auditoria Planeacioacuten Administracioacuten de Riesgos Ejecucioacuten yAdministracioacuten de Papeles de Trabajo Evaluacioacuten de Administracioacuten de TI Anaacutelisis yEvaluacioacuten de Base de Datos Emisioacuten de Informes

CARACTERIacuteSTICAS DE SEGURIDAD

Las caracteriacutesticas de seguridad que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Posibilidad de definir que usuarios puedan acceder al sistema

bull Administracioacuten de los permisos de las opciones a las que tiene derecho un usuario aejecutar consultar seguacuten su cargo y aacuterea a la que pertenezca

bull Opciones de incluir pistas de auditoriacutea en procesos control de cambios lecturaescritura y modificacioacuten de parte de los usuarios

bull Copias de respaldo de la informacioacuten mediante BACKUP en medios magneacuteticosoacutepticosy COMPROBAR como recuperar los datos del Backup

5 VENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

La ventaja principal del computador es su increiacuteble velocidad El tiempo requerido para que un computador mayorice una transaccioacuten o determina su saldo de una cuenta es de aproximadamente unas pocas milloneacutesimas de segundo

bull SE PUEDEN PROCESAR EN FORMA RAPIDA Y EFICIENTE GRANDES CANTIDADES DE DATOS Las empresas grandes pueden tener cientos de miles de transacciones por diacutea Al procesar voluacutemenes tan grandes de datos los computadores pueden ahorrar gran cantidad de tiempo en cada paso del proceso contable incluyendo el registro de transacciones su traslado a las cuentas del mayor y la preparacioacuten de registros contables informes y reportes

bull SE PUEDEN TENER ACTUALIZADOS LOS SALDOS DE LAS CUENTAS La velocidad con la que un computador puede procesar los datos permite que las empresas mantengan actualizadas las cuentas del mayor auxiliar los registros de inventarios permanentes y las mayoriacuteas de las cuentas del mayor general

bull SE PUEDEN GENERAL INFOAMCIONES ADICIONALES CASI SIN COSTO EXTRA Con un sistema de contabilidad se puede llevar un diario de ventas Maacutes aun el computador puede ademaacutes reordenar esta informacioacuten para mostrar los

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totales de las ventas diarias por departamento de venta por vendedor y por un producto

bull SE PUEDE DISPONER DE RETROALIMENTACION INSTANTANEA A MEDIDA QUE VAN TENIENDO LUGAR LAS TRANSACCIONES En los sistemas computarizados en liacutenea de tiempo real (OLRT) el empleado que ejecuta la transaccioacuten puede disponer de un Terminal en comunicacioacuten directa con el computador Por tanto el empleado tiene acceso inmediato a la informacioacuten contable uacutetil para ejecutar una transaccioacuten corriente

bull SE PUEDE TENER PROCEDIMIENTOS ADICINALES DE CONTROL INTERNO EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO La aprobacioacuten de cada venta a creacutedito constituye un procedimiento de control interno del cual pueden hacer uso las capacidades uacutenicas del computador

Tal procedimiento del control puede no ser praacutectico en un sistema manual especialmente si el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no se mantiene permanente

6 DESVENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

Los sistemas computarizados tambieacuten tienen sus limitaciones pero estas limitaciones son correctivas y podriacutea decirse que son leves en comparacioacuten con los grandes beneficios que ofrece a la empresa

Las principales limitaciones son

bull Alto costo de inversioacuten al instalar un sistema computarizado

bull El costo de mantenimiento es alto y complejo

bull El alto costo en el entrenamiento del personal

bull Los programas deben ser confiables

bull La loacutegica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas

bull Elevado costo de desarrollo

bull Limitado numero de reportes y consultas

bull Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada

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bull Necesidad de mantenimiento del sistema debido a las modificaciones que habraacute tenido la aplicacioacuten en las actualizaciones o subsiguientes o por cambios de aplicaciones

En conclusioacuten podriacuteamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son en la mayor parte de iacutendole econoacutemica lo cual para muchos no es preocupante

7 SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE COMPUTACION

Los equipos informaacuteticos son instrumentos que estructuran grandes cantidades de informacioacuten la cual puede ser confidencial para la entidad y puede ser mal utilizada o divulgada a personas que hagan mal uso de esta ademaacutes pueden ocurrir robos fraudes o sabotajes que provoquen la destruccioacuten total o parcial de las actividades de procesamiento electroacutenico de datos Esta informacioacuten puede ser de suma importancia y al no contar con ella en el momento preciso puede provocar retrasos sumamente costosos

Al auditar con sistemas informaacuteticos el auditor debe verificar y constatar lo siguiente

Que no se tengan copias piratas o bien que al conectarnos en red con otras computadoras no exista la posibilidad de transmisioacuten de virus

Que se hayan implementado procesos fiacutesicos y loacutegicos para la proteccioacuten del hardware y datos procesados asiacute como a las instalaciones de ingreso al aacuterea de procesamiento de datos y servidores Contemplando las situaciones de incendios sabotajes robos cataacutestrofes naturales etc

Implementacioacuten de mecanismos para garantizar la seguridadloacutegica del software a la proteccioacuten de los datos e informacioacutenprocesos y programas asiacute como la restriccioacuten de usuarios noautorizados al acceso de la informacioacuten

8 BACK UP Y RECUPERACION

Una copia de seguridad o backupen tecnologiacutea de la informacioacuten o informaacutetica es una copia de seguridad - o el proceso de copia de seguridad - con el fin de que estas copias adicionales puedan utilizarse para restaurar el original despueacutes de una eventual peacuterdida de datos Fundamentalmente son uacutetiles para tres cosas Primero recuperarse de una cataacutestrofe informaacutetica Segundo recuperar una pequentildea cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente o corrompido

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Antildeadir papel de trabajo

Una vez nos situamos sobre el procedimiento que queremos documentar hacemos aparecer la barra de herramientas flotante clic sobre el icono ldquoAntildeadir PTrdquo

A la hora de disentildear las hojas de Excel es necesario tener en cuenta que por regla general no se van a imprimir sino que lo normal seraacute verlas en pantalla Por tanto deberemos procurar que las hojas de caacutelculo no se extiendan y ocupen maacutes de una pantalla

TeamMate asignaraacute automaacuteticamente un nuacutemero y una letra que hace referencia al programa y se relacionaraacute al procedimiento que tengamos resaltado Se le podraacute dar un Tiacutetulo o asignar a una persona del equipo

ldquoImportar desde ArchivordquoSe puede insertar cualquier tipo de archivo esta pestantildea nos posibilita navegar por nuestro ordenador hasta localizar el archivo correspondiente que puede estar en cualquier formato

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A traveacutes de esta opcioacuten podremos incorporar legislacioacuten o incluso paacuteginas Web siempre y cuando previamente la hayamos almacenado en nuestro PC o en nuestro entorno de red

Ejemplo Insertamos como papel de trabajo una resolucioacuten publicada en el Boletiacuten Oficial Una vez posicionados en la resolucioacuten ldquoGuardar comordquo Tipo ldquoPaacutegina Web soacutelo HTML (htmhtml)rdquo Guardada la resolucioacuten bien en red o en el disco duro la importamos desde TeamMate

Antildeadir referencia a un procedimiento de un papel de trabajo ya incluido en el TeamMateSituando el ratoacuten sobre la ventana de Refs clic sobre el botoacuten derecho ldquoCrear Hiperenlacesrdquo ldquoVinculo a Refrdquo TeamMate te permite navegar por las distintas aacutereas procedimientos o incidencias para poder seleccionar el documento que queremos insertar

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C3 Firmas y registros de acceso

Existen dos tipos diferentes de firma en TeamMate

La firma en papeles de trabajo e incidencias La firma en procedimientos de forma individual

Para firmar papeles de trabajo e incidencias hacer clic en el icono ldquoFirmadordquo en la barra flotante de herramientas y despueacutes hacer clic en ldquoPreparado porrdquo TeamMate inserta automaacuteticamente sus iniciales y la fecha

Para firmar procedimientos una vez resaltado el mismo hacer clic en el icono ovalado de la parte inferior del programa

Cada procedimiento papel de trabajo o incidencia puede ser firmado como realizado y como revisado Ademaacutes a partir del cierre de la planificacioacuten se crea un registro de las personas que acceden a los documentos y modifican algo

D- Realizacioacuten del trabajo

D1 HiperenlacesPara cruzar referencias de unos papeles de trabajo a otros pueden realizarse

De una direccioacuten ( del archivo A al B) De dos direcciones esto es de ida y vuelta (de A a B y de B a A)

En la barra flotante de TeamMate tenemos el icono de Hiperenlaces

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Viacutenculo de una direccioacutenExisten dos formas de crear el enlace

1 Posicionado en el lugar donde queremos que aparezca el Hiperenlace en la barra flotante seleccionamos el icono de Hiperenlace

Elegimos la pestantildea ldquoViacutenculo a Refrdquo y aparece un aacuterbol con todas las aacutereas y los archivos que cuelgan de cada una Pinchando en el archivo correspondiente y luego en ldquoInsertarrdquo se crea el Hiperenlace El lugar al que nos desplazaremos picando en el enlace es si el archivo destino es Excel la uacuteltima celda en que hayamos estado si es Word al inicio del documento

2 Cuando queremos dirigirnos a un lugar concreto del archivo destinoNos situamos en el lugarposicioacuten de destino del enlace y activamos el icono de HiperenlaceEn la parte superior derecha ldquocopiar destinordquoNos posicionamos en el archivo y lugar donde queremos insertar el enlaceActivamos el icono de Hiperenlace y elegimos ldquopegar viacutenculordquo ldquoinsertarrdquo

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Viacutenculo de dos direccionesSe realizariacutea de la misma forma que el procedimiento 2) anterior soacutelo que es necesario activar la casilla ldquocrear un viacutenculo de dos viacuteasrdquo antes de pinchar en ldquoinsertarrdquo

D2 IncidenciasPara introducir una incidencia (ML) en un papel de trabajo o procedimiento es necesario activar la barra flotante y dar clic en el icono de ldquoIncidenciasrdquoSe abre el primer cuadro de dialogo que nos pediraacute el nombre de la misma ldquoAceptarrdquoEn la siguiente pantalla distinguimos dos grandes aacutereas una para introducir una descripcioacuten de la incidencia y otra para efectuar la recomendacioacuten correspondiente

La incidencia quedaraacute insertada en el procedimiento o papel desde el cual hemos abierto la barra en el ejemplo (M1PS)

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Estas incidencias se almacenan automaacuteticamente en AS1 Es desde esta posicioacuten donde se nos permite cambiar el nombre firmar como preparado o revisado o incluso borrarla Una vez que se elimina una incidencia no se renumeran las demaacutes su eliminacioacuten deja su nuacutemero sin uso

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D3 Notas de seguimientoAl igual que las incidencias las notas se pueden introducir a un papel de trabajo o procedimiento y como en el caso anterior se activa la barra flotante y se selecciona el icono ldquoNotasrdquoSe debe dar clic sobre el icono ldquoNuevordquo y se abre un cuadro de diaacutelogo donde introduciremos a quien va dirigida la nota el contenido de la misma y la firmaremos como preparadaCuando guardamos y cerramos la nota se crea un hiperenlace al procedimiento u hoja de trabajo desde donde la hayamos creadoPara borrar las notas es necesario que tengan dos firmas preparador y revisor Un preparadorrevisor podraacute firmar ambas

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E- Revisioacuten del trabajo

A traveacutes de las ventanas de resumen se puede acceder de forma raacutepida a la informacioacuten deseada

NavegadorIncidenciasProcedimientosNotas de seguimientoEstado elementosEstado procedimientos

A traveacutes de procedimientos podremos saber cuaacutentos procedimientos tenemos asignados cuantos estaacuten preparados o pendientes de preparar

A traveacutes de incidencias (agrupadas por preparador o por carpeta etc) podremos ver la descripcioacuten y recomendacioacuten de cada una Para editarlas podemos acceder a ellas con doble clic

Para borrarlas seraacute necesario acceder desde el navegador a la carpeta AS

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F- TEAMSTORE

El TeamStore es una base de conocimiento de la auditoriacutea es un fichero independiente que se ubica fuera de TeamMate TeamMate puede importar (obtener) y exportar (enviar) ay desde TeamStore Por ejemplo se pueden importar programas de auditoriacutea estaacutendar del TeamStore

Los elementos que se pueden obtener desde TeamStore son Programas de auditoriacutea (PS) y procedimientos estaacutendar En cualquier momento

de la auditoriacutea se pueden antildeadir programas de auditoriacutea completos o procedimientos seleccionados a un programa de auditoriacutea existente simplemente importando desde TeamStore

Incidencias TeamStore admite la posibilidad de almacenar incidencias que se repiten frecuentemente- incluyendo recomendaciones

Miembros del equipo de auditoriacutea TeamStore puede contener una relacioacuten completa de todo el personal de auditoriacutea Durante la fase de planificacioacuten se puede hacer una importacioacuten de la lista hacia su auditoriacutea

Papeles de trabajo Plantillas

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Una vez abierta la aplicacioacuten de TeamStore ldquoAbrirrdquo navegamos hasta TTEAMMATESTORES donde se encuentra la base de datos de TeamStore

La base de datos se divide en armarios cada uno de ellos engloba los programas de trabajo dependiendo de cuaacutel sea el objeto de fiscalizacioacuten Entidades Locales Cuentas Generales Contratacioacuten (para la revisioacuten de expedientes concretos)

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G- Finalizacioacuten del Proyecto

Una vez terminados todos los trabajos relacionados con un proyecto de Auditoriacutea procede ldquofinalizarlordquo en TeamMate

Una vez ldquoTerminadordquo un proyecto de Auditoriacutea solamente podremos acceder a eacutel en modo lectura es decir para examinar su contenido pero no podremos modificar nada

Por tanto para prever la necesidad de modificaciones posteriores a la ldquofinalizacioacutenrdquo es importante tener una copia de seguridad justamente antes de la ldquofinalizacioacutenrdquo que nos permita borrar el proyecto ldquoTerminadordquo restaurar la copia de seguridad justamente previa a la finalizacioacuten introducir las modificaciones pertinentes y volver a ldquofinalizarrdquo el proyecto (con una nueva copia de seguridad que sustituiriacutea a la anterior) La obtencioacuten de eacutesta copia de seguridad forma parte del proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo

Para finalizar un proyecto hay que ser ldquoRevisorrdquo o ldquoAdministradorrdquo Es decir un ldquoPreparadorrdquo no podraacute ldquofinalizarrdquo un proyecto

A un proyecto ldquoTerminadordquo uacutenicamente podraacuten acceder a eacutel los usuarios actualmente autorizados Por ello se ha adoptado la solucioacuten de antildeadir a todos los proyectos antes de ldquofinalizarlosrdquo un usuario ldquoCAMARA COMPTOSrdquo con rol de ldquoSoacutelo Lecturardquo de manera que todos los usuarios conocedores de la contrasentildea podraacuten acceder a consultar el proyecto una vez ldquoTerminadordquo

El procedimiento para ldquofinalizarrdquo un proyecto es el siguiente

1- Antildeadir al Equipo de Trabajo un usuario denominado CAMARA COMPTOS con rol de ldquoSoacutelo LecturardquoLas instrucciones para antildeadir un nuevo miembro del Equipo de Auditoriacutea figuran en el apartado ldquo41 Configuracioacuten del equipo de auditoriacuteardquo de la presente Guiacutea (paacuteg 5)

2- Elegir la opcioacuten Archivo | Administracioacuten | Etapashellip para acceder a la ventana de ldquoCambiar Estadordquo

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3- Pulsar el 5ordm botoacuten ldquoCompletar Finalizarrdquo Se lanzaraacute el asistente para finalizar que consta de seis pasos

4- El primer paso es solamente informativo y resume las acciones que se van a realizar Pulsaremos el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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5- El segundo paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los elementos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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6- El tercer paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los procedimientos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

7- El cuarto paso va a verificar que no quedan Notas de Seguimiento sin contestar Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo sin contestar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo contestado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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8- iexclMUY IMPORTANTE NO PULSAR EL BOTOacuteN ldquoSIGUIENTErdquo DE ESTA VENTANA HASTA QUE NO SE HAYA COMPLETADO LA COPIA DE SEGURIDAD

El quinto paso es criacutetico pues es ahora cuando vamos a realizar la uacuteltima copia de seguridad Dada su importancia se ha creado una carpeta para albergar estas copias de seguridad STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS Por tanto pulsaremos el botoacuten ldquoNavegarrdquo para seleccionar dicha carpeta que quedaraacute en el primer campo de la ventana y podremos pulsar el botoacuten ldquoInicio Copia de seguridadrdquo que aparece en el segundo campo de la ventana Una vez terminada la copia pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

9- El sexto paso va a ser propiamente el proceso de finalizacioacuten de manera que todaviacutea estamos a tiempo de pulsar el botoacuten ldquoCancelarrdquo para abandonar el procedimiento sin haber realizado la ldquofinalizacioacutenrdquo del proyecto

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STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS

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Si estamos seguros de que queremos ldquofinalizarrdquo el proyecto quedan 2 uacuteltimas decisiones

La primera decisioacuten es sobre el Histoacuterico de Firmas y Ediciones (modificaciones) y figura en la parte izquierda de la ventana Podemos elegir entre mantener solamente las firmas o mantener tanto las firmas como las edicionesAdemaacutes en el primer caso de dejar solamente las firmas podemos indicar dos opciones maacutes

o retener solamente el uacuteltimo preparador y el uacuteltimo revisor firmante o todos los habidos (puesto que se ha podido firmar varias veces)

o y limpiar las fechas de firma dejando solamente el usuario firmante

La segunda decisioacuten es sobre las Notas de Seguimiento y figura en la parte derecha de la ventana Podemos elegir entre Borrar o Mantener las Notas de Seguimiento incluidas en el proyectoUna vez elegidas todas las opciones mencionadas pulsaremos el botoacuten ldquoInicio Finalizacioacuten procesordquo

Una vez completado este proceso de Finalizacioacuten pulsaremos el botoacuten ldquoCerrarrdquo del Asistente y de la ventana ldquoCambiar Estadordquo y ya tenemos el proyecto ldquoTerminadordquo

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3 USO DE MICROSOFT EXCEL COMO HERRAMIENTA DE AUDITORIA

Excel tiene muchas funciones uacutetiles para los auditores La capacidad de poner los datos en una hoja de caacutelculo y realizar diferentes pruebas y anaacutelisis hacen de Excel una herramienta de auditoriacutea de gran alcance Es faacutecil de usar y de faacutecil acceso para la mayoriacutea de los auditores Excel puede realizar muchos tipos de pruebas analiacuteticas que incluyen la ley de Benford anaacutelisis horizontal y vertical anaacutelisis de iacutendices anaacutelisis de regresioacuten las estadiacutesticas la estratificacioacuten y el envejecimiento Tambieacuten se pueden realizar muchos tipos de anaacutelisis de datos incluyendo datos anexados y de combinacioacuten tabular cruz y la tabla dinaacutemica detectar duplicados y vaciacuteos el extracto y el filtro unir y relacionar muestra clasificar resumir y subtotal

4 CARACTERISTICAS DESEABLES DE UN SOFTWARE DE AUDITORIA

CARACTERIacuteSTICAS GENERALES

Las caracteriacutesticas generales que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Manual de Usuario Manual Teacutecnico y Material de Capacitacioacuten

bull Opciones de copiar o exportar cualquier documento como papeles de trabajo aaplicaciones ofimaacuteticas como Word Excel Power Point y otros

bull Capacidad de acumular la informacioacuten histoacuterica y ademaacutes de poderla consultar por antildeo

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bull Capacidad de poder funcionar como un todo integrado entre las diferentes etapas yprocesos de la Auditoria Planeacioacuten Administracioacuten de Riesgos Ejecucioacuten yAdministracioacuten de Papeles de Trabajo Evaluacioacuten de Administracioacuten de TI Anaacutelisis yEvaluacioacuten de Base de Datos Emisioacuten de Informes

CARACTERIacuteSTICAS DE SEGURIDAD

Las caracteriacutesticas de seguridad que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Posibilidad de definir que usuarios puedan acceder al sistema

bull Administracioacuten de los permisos de las opciones a las que tiene derecho un usuario aejecutar consultar seguacuten su cargo y aacuterea a la que pertenezca

bull Opciones de incluir pistas de auditoriacutea en procesos control de cambios lecturaescritura y modificacioacuten de parte de los usuarios

bull Copias de respaldo de la informacioacuten mediante BACKUP en medios magneacuteticosoacutepticosy COMPROBAR como recuperar los datos del Backup

5 VENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

La ventaja principal del computador es su increiacuteble velocidad El tiempo requerido para que un computador mayorice una transaccioacuten o determina su saldo de una cuenta es de aproximadamente unas pocas milloneacutesimas de segundo

bull SE PUEDEN PROCESAR EN FORMA RAPIDA Y EFICIENTE GRANDES CANTIDADES DE DATOS Las empresas grandes pueden tener cientos de miles de transacciones por diacutea Al procesar voluacutemenes tan grandes de datos los computadores pueden ahorrar gran cantidad de tiempo en cada paso del proceso contable incluyendo el registro de transacciones su traslado a las cuentas del mayor y la preparacioacuten de registros contables informes y reportes

bull SE PUEDEN TENER ACTUALIZADOS LOS SALDOS DE LAS CUENTAS La velocidad con la que un computador puede procesar los datos permite que las empresas mantengan actualizadas las cuentas del mayor auxiliar los registros de inventarios permanentes y las mayoriacuteas de las cuentas del mayor general

bull SE PUEDEN GENERAL INFOAMCIONES ADICIONALES CASI SIN COSTO EXTRA Con un sistema de contabilidad se puede llevar un diario de ventas Maacutes aun el computador puede ademaacutes reordenar esta informacioacuten para mostrar los

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totales de las ventas diarias por departamento de venta por vendedor y por un producto

bull SE PUEDE DISPONER DE RETROALIMENTACION INSTANTANEA A MEDIDA QUE VAN TENIENDO LUGAR LAS TRANSACCIONES En los sistemas computarizados en liacutenea de tiempo real (OLRT) el empleado que ejecuta la transaccioacuten puede disponer de un Terminal en comunicacioacuten directa con el computador Por tanto el empleado tiene acceso inmediato a la informacioacuten contable uacutetil para ejecutar una transaccioacuten corriente

bull SE PUEDE TENER PROCEDIMIENTOS ADICINALES DE CONTROL INTERNO EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO La aprobacioacuten de cada venta a creacutedito constituye un procedimiento de control interno del cual pueden hacer uso las capacidades uacutenicas del computador

Tal procedimiento del control puede no ser praacutectico en un sistema manual especialmente si el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no se mantiene permanente

6 DESVENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

Los sistemas computarizados tambieacuten tienen sus limitaciones pero estas limitaciones son correctivas y podriacutea decirse que son leves en comparacioacuten con los grandes beneficios que ofrece a la empresa

Las principales limitaciones son

bull Alto costo de inversioacuten al instalar un sistema computarizado

bull El costo de mantenimiento es alto y complejo

bull El alto costo en el entrenamiento del personal

bull Los programas deben ser confiables

bull La loacutegica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas

bull Elevado costo de desarrollo

bull Limitado numero de reportes y consultas

bull Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada

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bull Necesidad de mantenimiento del sistema debido a las modificaciones que habraacute tenido la aplicacioacuten en las actualizaciones o subsiguientes o por cambios de aplicaciones

En conclusioacuten podriacuteamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son en la mayor parte de iacutendole econoacutemica lo cual para muchos no es preocupante

7 SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE COMPUTACION

Los equipos informaacuteticos son instrumentos que estructuran grandes cantidades de informacioacuten la cual puede ser confidencial para la entidad y puede ser mal utilizada o divulgada a personas que hagan mal uso de esta ademaacutes pueden ocurrir robos fraudes o sabotajes que provoquen la destruccioacuten total o parcial de las actividades de procesamiento electroacutenico de datos Esta informacioacuten puede ser de suma importancia y al no contar con ella en el momento preciso puede provocar retrasos sumamente costosos

Al auditar con sistemas informaacuteticos el auditor debe verificar y constatar lo siguiente

Que no se tengan copias piratas o bien que al conectarnos en red con otras computadoras no exista la posibilidad de transmisioacuten de virus

Que se hayan implementado procesos fiacutesicos y loacutegicos para la proteccioacuten del hardware y datos procesados asiacute como a las instalaciones de ingreso al aacuterea de procesamiento de datos y servidores Contemplando las situaciones de incendios sabotajes robos cataacutestrofes naturales etc

Implementacioacuten de mecanismos para garantizar la seguridadloacutegica del software a la proteccioacuten de los datos e informacioacutenprocesos y programas asiacute como la restriccioacuten de usuarios noautorizados al acceso de la informacioacuten

8 BACK UP Y RECUPERACION

Una copia de seguridad o backupen tecnologiacutea de la informacioacuten o informaacutetica es una copia de seguridad - o el proceso de copia de seguridad - con el fin de que estas copias adicionales puedan utilizarse para restaurar el original despueacutes de una eventual peacuterdida de datos Fundamentalmente son uacutetiles para tres cosas Primero recuperarse de una cataacutestrofe informaacutetica Segundo recuperar una pequentildea cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente o corrompido

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A traveacutes de esta opcioacuten podremos incorporar legislacioacuten o incluso paacuteginas Web siempre y cuando previamente la hayamos almacenado en nuestro PC o en nuestro entorno de red

Ejemplo Insertamos como papel de trabajo una resolucioacuten publicada en el Boletiacuten Oficial Una vez posicionados en la resolucioacuten ldquoGuardar comordquo Tipo ldquoPaacutegina Web soacutelo HTML (htmhtml)rdquo Guardada la resolucioacuten bien en red o en el disco duro la importamos desde TeamMate

Antildeadir referencia a un procedimiento de un papel de trabajo ya incluido en el TeamMateSituando el ratoacuten sobre la ventana de Refs clic sobre el botoacuten derecho ldquoCrear Hiperenlacesrdquo ldquoVinculo a Refrdquo TeamMate te permite navegar por las distintas aacutereas procedimientos o incidencias para poder seleccionar el documento que queremos insertar

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C3 Firmas y registros de acceso

Existen dos tipos diferentes de firma en TeamMate

La firma en papeles de trabajo e incidencias La firma en procedimientos de forma individual

Para firmar papeles de trabajo e incidencias hacer clic en el icono ldquoFirmadordquo en la barra flotante de herramientas y despueacutes hacer clic en ldquoPreparado porrdquo TeamMate inserta automaacuteticamente sus iniciales y la fecha

Para firmar procedimientos una vez resaltado el mismo hacer clic en el icono ovalado de la parte inferior del programa

Cada procedimiento papel de trabajo o incidencia puede ser firmado como realizado y como revisado Ademaacutes a partir del cierre de la planificacioacuten se crea un registro de las personas que acceden a los documentos y modifican algo

D- Realizacioacuten del trabajo

D1 HiperenlacesPara cruzar referencias de unos papeles de trabajo a otros pueden realizarse

De una direccioacuten ( del archivo A al B) De dos direcciones esto es de ida y vuelta (de A a B y de B a A)

En la barra flotante de TeamMate tenemos el icono de Hiperenlaces

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Viacutenculo de una direccioacutenExisten dos formas de crear el enlace

1 Posicionado en el lugar donde queremos que aparezca el Hiperenlace en la barra flotante seleccionamos el icono de Hiperenlace

Elegimos la pestantildea ldquoViacutenculo a Refrdquo y aparece un aacuterbol con todas las aacutereas y los archivos que cuelgan de cada una Pinchando en el archivo correspondiente y luego en ldquoInsertarrdquo se crea el Hiperenlace El lugar al que nos desplazaremos picando en el enlace es si el archivo destino es Excel la uacuteltima celda en que hayamos estado si es Word al inicio del documento

2 Cuando queremos dirigirnos a un lugar concreto del archivo destinoNos situamos en el lugarposicioacuten de destino del enlace y activamos el icono de HiperenlaceEn la parte superior derecha ldquocopiar destinordquoNos posicionamos en el archivo y lugar donde queremos insertar el enlaceActivamos el icono de Hiperenlace y elegimos ldquopegar viacutenculordquo ldquoinsertarrdquo

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Viacutenculo de dos direccionesSe realizariacutea de la misma forma que el procedimiento 2) anterior soacutelo que es necesario activar la casilla ldquocrear un viacutenculo de dos viacuteasrdquo antes de pinchar en ldquoinsertarrdquo

D2 IncidenciasPara introducir una incidencia (ML) en un papel de trabajo o procedimiento es necesario activar la barra flotante y dar clic en el icono de ldquoIncidenciasrdquoSe abre el primer cuadro de dialogo que nos pediraacute el nombre de la misma ldquoAceptarrdquoEn la siguiente pantalla distinguimos dos grandes aacutereas una para introducir una descripcioacuten de la incidencia y otra para efectuar la recomendacioacuten correspondiente

La incidencia quedaraacute insertada en el procedimiento o papel desde el cual hemos abierto la barra en el ejemplo (M1PS)

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Estas incidencias se almacenan automaacuteticamente en AS1 Es desde esta posicioacuten donde se nos permite cambiar el nombre firmar como preparado o revisado o incluso borrarla Una vez que se elimina una incidencia no se renumeran las demaacutes su eliminacioacuten deja su nuacutemero sin uso

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D3 Notas de seguimientoAl igual que las incidencias las notas se pueden introducir a un papel de trabajo o procedimiento y como en el caso anterior se activa la barra flotante y se selecciona el icono ldquoNotasrdquoSe debe dar clic sobre el icono ldquoNuevordquo y se abre un cuadro de diaacutelogo donde introduciremos a quien va dirigida la nota el contenido de la misma y la firmaremos como preparadaCuando guardamos y cerramos la nota se crea un hiperenlace al procedimiento u hoja de trabajo desde donde la hayamos creadoPara borrar las notas es necesario que tengan dos firmas preparador y revisor Un preparadorrevisor podraacute firmar ambas

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E- Revisioacuten del trabajo

A traveacutes de las ventanas de resumen se puede acceder de forma raacutepida a la informacioacuten deseada

NavegadorIncidenciasProcedimientosNotas de seguimientoEstado elementosEstado procedimientos

A traveacutes de procedimientos podremos saber cuaacutentos procedimientos tenemos asignados cuantos estaacuten preparados o pendientes de preparar

A traveacutes de incidencias (agrupadas por preparador o por carpeta etc) podremos ver la descripcioacuten y recomendacioacuten de cada una Para editarlas podemos acceder a ellas con doble clic

Para borrarlas seraacute necesario acceder desde el navegador a la carpeta AS

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F- TEAMSTORE

El TeamStore es una base de conocimiento de la auditoriacutea es un fichero independiente que se ubica fuera de TeamMate TeamMate puede importar (obtener) y exportar (enviar) ay desde TeamStore Por ejemplo se pueden importar programas de auditoriacutea estaacutendar del TeamStore

Los elementos que se pueden obtener desde TeamStore son Programas de auditoriacutea (PS) y procedimientos estaacutendar En cualquier momento

de la auditoriacutea se pueden antildeadir programas de auditoriacutea completos o procedimientos seleccionados a un programa de auditoriacutea existente simplemente importando desde TeamStore

Incidencias TeamStore admite la posibilidad de almacenar incidencias que se repiten frecuentemente- incluyendo recomendaciones

Miembros del equipo de auditoriacutea TeamStore puede contener una relacioacuten completa de todo el personal de auditoriacutea Durante la fase de planificacioacuten se puede hacer una importacioacuten de la lista hacia su auditoriacutea

Papeles de trabajo Plantillas

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Una vez abierta la aplicacioacuten de TeamStore ldquoAbrirrdquo navegamos hasta TTEAMMATESTORES donde se encuentra la base de datos de TeamStore

La base de datos se divide en armarios cada uno de ellos engloba los programas de trabajo dependiendo de cuaacutel sea el objeto de fiscalizacioacuten Entidades Locales Cuentas Generales Contratacioacuten (para la revisioacuten de expedientes concretos)

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G- Finalizacioacuten del Proyecto

Una vez terminados todos los trabajos relacionados con un proyecto de Auditoriacutea procede ldquofinalizarlordquo en TeamMate

Una vez ldquoTerminadordquo un proyecto de Auditoriacutea solamente podremos acceder a eacutel en modo lectura es decir para examinar su contenido pero no podremos modificar nada

Por tanto para prever la necesidad de modificaciones posteriores a la ldquofinalizacioacutenrdquo es importante tener una copia de seguridad justamente antes de la ldquofinalizacioacutenrdquo que nos permita borrar el proyecto ldquoTerminadordquo restaurar la copia de seguridad justamente previa a la finalizacioacuten introducir las modificaciones pertinentes y volver a ldquofinalizarrdquo el proyecto (con una nueva copia de seguridad que sustituiriacutea a la anterior) La obtencioacuten de eacutesta copia de seguridad forma parte del proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo

Para finalizar un proyecto hay que ser ldquoRevisorrdquo o ldquoAdministradorrdquo Es decir un ldquoPreparadorrdquo no podraacute ldquofinalizarrdquo un proyecto

A un proyecto ldquoTerminadordquo uacutenicamente podraacuten acceder a eacutel los usuarios actualmente autorizados Por ello se ha adoptado la solucioacuten de antildeadir a todos los proyectos antes de ldquofinalizarlosrdquo un usuario ldquoCAMARA COMPTOSrdquo con rol de ldquoSoacutelo Lecturardquo de manera que todos los usuarios conocedores de la contrasentildea podraacuten acceder a consultar el proyecto una vez ldquoTerminadordquo

El procedimiento para ldquofinalizarrdquo un proyecto es el siguiente

1- Antildeadir al Equipo de Trabajo un usuario denominado CAMARA COMPTOS con rol de ldquoSoacutelo LecturardquoLas instrucciones para antildeadir un nuevo miembro del Equipo de Auditoriacutea figuran en el apartado ldquo41 Configuracioacuten del equipo de auditoriacuteardquo de la presente Guiacutea (paacuteg 5)

2- Elegir la opcioacuten Archivo | Administracioacuten | Etapashellip para acceder a la ventana de ldquoCambiar Estadordquo

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3- Pulsar el 5ordm botoacuten ldquoCompletar Finalizarrdquo Se lanzaraacute el asistente para finalizar que consta de seis pasos

4- El primer paso es solamente informativo y resume las acciones que se van a realizar Pulsaremos el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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5- El segundo paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los elementos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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6- El tercer paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los procedimientos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

7- El cuarto paso va a verificar que no quedan Notas de Seguimiento sin contestar Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo sin contestar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo contestado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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8- iexclMUY IMPORTANTE NO PULSAR EL BOTOacuteN ldquoSIGUIENTErdquo DE ESTA VENTANA HASTA QUE NO SE HAYA COMPLETADO LA COPIA DE SEGURIDAD

El quinto paso es criacutetico pues es ahora cuando vamos a realizar la uacuteltima copia de seguridad Dada su importancia se ha creado una carpeta para albergar estas copias de seguridad STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS Por tanto pulsaremos el botoacuten ldquoNavegarrdquo para seleccionar dicha carpeta que quedaraacute en el primer campo de la ventana y podremos pulsar el botoacuten ldquoInicio Copia de seguridadrdquo que aparece en el segundo campo de la ventana Una vez terminada la copia pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

9- El sexto paso va a ser propiamente el proceso de finalizacioacuten de manera que todaviacutea estamos a tiempo de pulsar el botoacuten ldquoCancelarrdquo para abandonar el procedimiento sin haber realizado la ldquofinalizacioacutenrdquo del proyecto

1

2

3

STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS

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Si estamos seguros de que queremos ldquofinalizarrdquo el proyecto quedan 2 uacuteltimas decisiones

La primera decisioacuten es sobre el Histoacuterico de Firmas y Ediciones (modificaciones) y figura en la parte izquierda de la ventana Podemos elegir entre mantener solamente las firmas o mantener tanto las firmas como las edicionesAdemaacutes en el primer caso de dejar solamente las firmas podemos indicar dos opciones maacutes

o retener solamente el uacuteltimo preparador y el uacuteltimo revisor firmante o todos los habidos (puesto que se ha podido firmar varias veces)

o y limpiar las fechas de firma dejando solamente el usuario firmante

La segunda decisioacuten es sobre las Notas de Seguimiento y figura en la parte derecha de la ventana Podemos elegir entre Borrar o Mantener las Notas de Seguimiento incluidas en el proyectoUna vez elegidas todas las opciones mencionadas pulsaremos el botoacuten ldquoInicio Finalizacioacuten procesordquo

Una vez completado este proceso de Finalizacioacuten pulsaremos el botoacuten ldquoCerrarrdquo del Asistente y de la ventana ldquoCambiar Estadordquo y ya tenemos el proyecto ldquoTerminadordquo

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3 USO DE MICROSOFT EXCEL COMO HERRAMIENTA DE AUDITORIA

Excel tiene muchas funciones uacutetiles para los auditores La capacidad de poner los datos en una hoja de caacutelculo y realizar diferentes pruebas y anaacutelisis hacen de Excel una herramienta de auditoriacutea de gran alcance Es faacutecil de usar y de faacutecil acceso para la mayoriacutea de los auditores Excel puede realizar muchos tipos de pruebas analiacuteticas que incluyen la ley de Benford anaacutelisis horizontal y vertical anaacutelisis de iacutendices anaacutelisis de regresioacuten las estadiacutesticas la estratificacioacuten y el envejecimiento Tambieacuten se pueden realizar muchos tipos de anaacutelisis de datos incluyendo datos anexados y de combinacioacuten tabular cruz y la tabla dinaacutemica detectar duplicados y vaciacuteos el extracto y el filtro unir y relacionar muestra clasificar resumir y subtotal

4 CARACTERISTICAS DESEABLES DE UN SOFTWARE DE AUDITORIA

CARACTERIacuteSTICAS GENERALES

Las caracteriacutesticas generales que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Manual de Usuario Manual Teacutecnico y Material de Capacitacioacuten

bull Opciones de copiar o exportar cualquier documento como papeles de trabajo aaplicaciones ofimaacuteticas como Word Excel Power Point y otros

bull Capacidad de acumular la informacioacuten histoacuterica y ademaacutes de poderla consultar por antildeo

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bull Capacidad de poder funcionar como un todo integrado entre las diferentes etapas yprocesos de la Auditoria Planeacioacuten Administracioacuten de Riesgos Ejecucioacuten yAdministracioacuten de Papeles de Trabajo Evaluacioacuten de Administracioacuten de TI Anaacutelisis yEvaluacioacuten de Base de Datos Emisioacuten de Informes

CARACTERIacuteSTICAS DE SEGURIDAD

Las caracteriacutesticas de seguridad que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Posibilidad de definir que usuarios puedan acceder al sistema

bull Administracioacuten de los permisos de las opciones a las que tiene derecho un usuario aejecutar consultar seguacuten su cargo y aacuterea a la que pertenezca

bull Opciones de incluir pistas de auditoriacutea en procesos control de cambios lecturaescritura y modificacioacuten de parte de los usuarios

bull Copias de respaldo de la informacioacuten mediante BACKUP en medios magneacuteticosoacutepticosy COMPROBAR como recuperar los datos del Backup

5 VENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

La ventaja principal del computador es su increiacuteble velocidad El tiempo requerido para que un computador mayorice una transaccioacuten o determina su saldo de una cuenta es de aproximadamente unas pocas milloneacutesimas de segundo

bull SE PUEDEN PROCESAR EN FORMA RAPIDA Y EFICIENTE GRANDES CANTIDADES DE DATOS Las empresas grandes pueden tener cientos de miles de transacciones por diacutea Al procesar voluacutemenes tan grandes de datos los computadores pueden ahorrar gran cantidad de tiempo en cada paso del proceso contable incluyendo el registro de transacciones su traslado a las cuentas del mayor y la preparacioacuten de registros contables informes y reportes

bull SE PUEDEN TENER ACTUALIZADOS LOS SALDOS DE LAS CUENTAS La velocidad con la que un computador puede procesar los datos permite que las empresas mantengan actualizadas las cuentas del mayor auxiliar los registros de inventarios permanentes y las mayoriacuteas de las cuentas del mayor general

bull SE PUEDEN GENERAL INFOAMCIONES ADICIONALES CASI SIN COSTO EXTRA Con un sistema de contabilidad se puede llevar un diario de ventas Maacutes aun el computador puede ademaacutes reordenar esta informacioacuten para mostrar los

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totales de las ventas diarias por departamento de venta por vendedor y por un producto

bull SE PUEDE DISPONER DE RETROALIMENTACION INSTANTANEA A MEDIDA QUE VAN TENIENDO LUGAR LAS TRANSACCIONES En los sistemas computarizados en liacutenea de tiempo real (OLRT) el empleado que ejecuta la transaccioacuten puede disponer de un Terminal en comunicacioacuten directa con el computador Por tanto el empleado tiene acceso inmediato a la informacioacuten contable uacutetil para ejecutar una transaccioacuten corriente

bull SE PUEDE TENER PROCEDIMIENTOS ADICINALES DE CONTROL INTERNO EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO La aprobacioacuten de cada venta a creacutedito constituye un procedimiento de control interno del cual pueden hacer uso las capacidades uacutenicas del computador

Tal procedimiento del control puede no ser praacutectico en un sistema manual especialmente si el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no se mantiene permanente

6 DESVENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

Los sistemas computarizados tambieacuten tienen sus limitaciones pero estas limitaciones son correctivas y podriacutea decirse que son leves en comparacioacuten con los grandes beneficios que ofrece a la empresa

Las principales limitaciones son

bull Alto costo de inversioacuten al instalar un sistema computarizado

bull El costo de mantenimiento es alto y complejo

bull El alto costo en el entrenamiento del personal

bull Los programas deben ser confiables

bull La loacutegica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas

bull Elevado costo de desarrollo

bull Limitado numero de reportes y consultas

bull Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada

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bull Necesidad de mantenimiento del sistema debido a las modificaciones que habraacute tenido la aplicacioacuten en las actualizaciones o subsiguientes o por cambios de aplicaciones

En conclusioacuten podriacuteamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son en la mayor parte de iacutendole econoacutemica lo cual para muchos no es preocupante

7 SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE COMPUTACION

Los equipos informaacuteticos son instrumentos que estructuran grandes cantidades de informacioacuten la cual puede ser confidencial para la entidad y puede ser mal utilizada o divulgada a personas que hagan mal uso de esta ademaacutes pueden ocurrir robos fraudes o sabotajes que provoquen la destruccioacuten total o parcial de las actividades de procesamiento electroacutenico de datos Esta informacioacuten puede ser de suma importancia y al no contar con ella en el momento preciso puede provocar retrasos sumamente costosos

Al auditar con sistemas informaacuteticos el auditor debe verificar y constatar lo siguiente

Que no se tengan copias piratas o bien que al conectarnos en red con otras computadoras no exista la posibilidad de transmisioacuten de virus

Que se hayan implementado procesos fiacutesicos y loacutegicos para la proteccioacuten del hardware y datos procesados asiacute como a las instalaciones de ingreso al aacuterea de procesamiento de datos y servidores Contemplando las situaciones de incendios sabotajes robos cataacutestrofes naturales etc

Implementacioacuten de mecanismos para garantizar la seguridadloacutegica del software a la proteccioacuten de los datos e informacioacutenprocesos y programas asiacute como la restriccioacuten de usuarios noautorizados al acceso de la informacioacuten

8 BACK UP Y RECUPERACION

Una copia de seguridad o backupen tecnologiacutea de la informacioacuten o informaacutetica es una copia de seguridad - o el proceso de copia de seguridad - con el fin de que estas copias adicionales puedan utilizarse para restaurar el original despueacutes de una eventual peacuterdida de datos Fundamentalmente son uacutetiles para tres cosas Primero recuperarse de una cataacutestrofe informaacutetica Segundo recuperar una pequentildea cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente o corrompido

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C3 Firmas y registros de acceso

Existen dos tipos diferentes de firma en TeamMate

La firma en papeles de trabajo e incidencias La firma en procedimientos de forma individual

Para firmar papeles de trabajo e incidencias hacer clic en el icono ldquoFirmadordquo en la barra flotante de herramientas y despueacutes hacer clic en ldquoPreparado porrdquo TeamMate inserta automaacuteticamente sus iniciales y la fecha

Para firmar procedimientos una vez resaltado el mismo hacer clic en el icono ovalado de la parte inferior del programa

Cada procedimiento papel de trabajo o incidencia puede ser firmado como realizado y como revisado Ademaacutes a partir del cierre de la planificacioacuten se crea un registro de las personas que acceden a los documentos y modifican algo

D- Realizacioacuten del trabajo

D1 HiperenlacesPara cruzar referencias de unos papeles de trabajo a otros pueden realizarse

De una direccioacuten ( del archivo A al B) De dos direcciones esto es de ida y vuelta (de A a B y de B a A)

En la barra flotante de TeamMate tenemos el icono de Hiperenlaces

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Viacutenculo de una direccioacutenExisten dos formas de crear el enlace

1 Posicionado en el lugar donde queremos que aparezca el Hiperenlace en la barra flotante seleccionamos el icono de Hiperenlace

Elegimos la pestantildea ldquoViacutenculo a Refrdquo y aparece un aacuterbol con todas las aacutereas y los archivos que cuelgan de cada una Pinchando en el archivo correspondiente y luego en ldquoInsertarrdquo se crea el Hiperenlace El lugar al que nos desplazaremos picando en el enlace es si el archivo destino es Excel la uacuteltima celda en que hayamos estado si es Word al inicio del documento

2 Cuando queremos dirigirnos a un lugar concreto del archivo destinoNos situamos en el lugarposicioacuten de destino del enlace y activamos el icono de HiperenlaceEn la parte superior derecha ldquocopiar destinordquoNos posicionamos en el archivo y lugar donde queremos insertar el enlaceActivamos el icono de Hiperenlace y elegimos ldquopegar viacutenculordquo ldquoinsertarrdquo

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Viacutenculo de dos direccionesSe realizariacutea de la misma forma que el procedimiento 2) anterior soacutelo que es necesario activar la casilla ldquocrear un viacutenculo de dos viacuteasrdquo antes de pinchar en ldquoinsertarrdquo

D2 IncidenciasPara introducir una incidencia (ML) en un papel de trabajo o procedimiento es necesario activar la barra flotante y dar clic en el icono de ldquoIncidenciasrdquoSe abre el primer cuadro de dialogo que nos pediraacute el nombre de la misma ldquoAceptarrdquoEn la siguiente pantalla distinguimos dos grandes aacutereas una para introducir una descripcioacuten de la incidencia y otra para efectuar la recomendacioacuten correspondiente

La incidencia quedaraacute insertada en el procedimiento o papel desde el cual hemos abierto la barra en el ejemplo (M1PS)

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Estas incidencias se almacenan automaacuteticamente en AS1 Es desde esta posicioacuten donde se nos permite cambiar el nombre firmar como preparado o revisado o incluso borrarla Una vez que se elimina una incidencia no se renumeran las demaacutes su eliminacioacuten deja su nuacutemero sin uso

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D3 Notas de seguimientoAl igual que las incidencias las notas se pueden introducir a un papel de trabajo o procedimiento y como en el caso anterior se activa la barra flotante y se selecciona el icono ldquoNotasrdquoSe debe dar clic sobre el icono ldquoNuevordquo y se abre un cuadro de diaacutelogo donde introduciremos a quien va dirigida la nota el contenido de la misma y la firmaremos como preparadaCuando guardamos y cerramos la nota se crea un hiperenlace al procedimiento u hoja de trabajo desde donde la hayamos creadoPara borrar las notas es necesario que tengan dos firmas preparador y revisor Un preparadorrevisor podraacute firmar ambas

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E- Revisioacuten del trabajo

A traveacutes de las ventanas de resumen se puede acceder de forma raacutepida a la informacioacuten deseada

NavegadorIncidenciasProcedimientosNotas de seguimientoEstado elementosEstado procedimientos

A traveacutes de procedimientos podremos saber cuaacutentos procedimientos tenemos asignados cuantos estaacuten preparados o pendientes de preparar

A traveacutes de incidencias (agrupadas por preparador o por carpeta etc) podremos ver la descripcioacuten y recomendacioacuten de cada una Para editarlas podemos acceder a ellas con doble clic

Para borrarlas seraacute necesario acceder desde el navegador a la carpeta AS

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F- TEAMSTORE

El TeamStore es una base de conocimiento de la auditoriacutea es un fichero independiente que se ubica fuera de TeamMate TeamMate puede importar (obtener) y exportar (enviar) ay desde TeamStore Por ejemplo se pueden importar programas de auditoriacutea estaacutendar del TeamStore

Los elementos que se pueden obtener desde TeamStore son Programas de auditoriacutea (PS) y procedimientos estaacutendar En cualquier momento

de la auditoriacutea se pueden antildeadir programas de auditoriacutea completos o procedimientos seleccionados a un programa de auditoriacutea existente simplemente importando desde TeamStore

Incidencias TeamStore admite la posibilidad de almacenar incidencias que se repiten frecuentemente- incluyendo recomendaciones

Miembros del equipo de auditoriacutea TeamStore puede contener una relacioacuten completa de todo el personal de auditoriacutea Durante la fase de planificacioacuten se puede hacer una importacioacuten de la lista hacia su auditoriacutea

Papeles de trabajo Plantillas

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Una vez abierta la aplicacioacuten de TeamStore ldquoAbrirrdquo navegamos hasta TTEAMMATESTORES donde se encuentra la base de datos de TeamStore

La base de datos se divide en armarios cada uno de ellos engloba los programas de trabajo dependiendo de cuaacutel sea el objeto de fiscalizacioacuten Entidades Locales Cuentas Generales Contratacioacuten (para la revisioacuten de expedientes concretos)

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G- Finalizacioacuten del Proyecto

Una vez terminados todos los trabajos relacionados con un proyecto de Auditoriacutea procede ldquofinalizarlordquo en TeamMate

Una vez ldquoTerminadordquo un proyecto de Auditoriacutea solamente podremos acceder a eacutel en modo lectura es decir para examinar su contenido pero no podremos modificar nada

Por tanto para prever la necesidad de modificaciones posteriores a la ldquofinalizacioacutenrdquo es importante tener una copia de seguridad justamente antes de la ldquofinalizacioacutenrdquo que nos permita borrar el proyecto ldquoTerminadordquo restaurar la copia de seguridad justamente previa a la finalizacioacuten introducir las modificaciones pertinentes y volver a ldquofinalizarrdquo el proyecto (con una nueva copia de seguridad que sustituiriacutea a la anterior) La obtencioacuten de eacutesta copia de seguridad forma parte del proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo

Para finalizar un proyecto hay que ser ldquoRevisorrdquo o ldquoAdministradorrdquo Es decir un ldquoPreparadorrdquo no podraacute ldquofinalizarrdquo un proyecto

A un proyecto ldquoTerminadordquo uacutenicamente podraacuten acceder a eacutel los usuarios actualmente autorizados Por ello se ha adoptado la solucioacuten de antildeadir a todos los proyectos antes de ldquofinalizarlosrdquo un usuario ldquoCAMARA COMPTOSrdquo con rol de ldquoSoacutelo Lecturardquo de manera que todos los usuarios conocedores de la contrasentildea podraacuten acceder a consultar el proyecto una vez ldquoTerminadordquo

El procedimiento para ldquofinalizarrdquo un proyecto es el siguiente

1- Antildeadir al Equipo de Trabajo un usuario denominado CAMARA COMPTOS con rol de ldquoSoacutelo LecturardquoLas instrucciones para antildeadir un nuevo miembro del Equipo de Auditoriacutea figuran en el apartado ldquo41 Configuracioacuten del equipo de auditoriacuteardquo de la presente Guiacutea (paacuteg 5)

2- Elegir la opcioacuten Archivo | Administracioacuten | Etapashellip para acceder a la ventana de ldquoCambiar Estadordquo

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3- Pulsar el 5ordm botoacuten ldquoCompletar Finalizarrdquo Se lanzaraacute el asistente para finalizar que consta de seis pasos

4- El primer paso es solamente informativo y resume las acciones que se van a realizar Pulsaremos el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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5- El segundo paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los elementos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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6- El tercer paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los procedimientos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

7- El cuarto paso va a verificar que no quedan Notas de Seguimiento sin contestar Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo sin contestar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo contestado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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8- iexclMUY IMPORTANTE NO PULSAR EL BOTOacuteN ldquoSIGUIENTErdquo DE ESTA VENTANA HASTA QUE NO SE HAYA COMPLETADO LA COPIA DE SEGURIDAD

El quinto paso es criacutetico pues es ahora cuando vamos a realizar la uacuteltima copia de seguridad Dada su importancia se ha creado una carpeta para albergar estas copias de seguridad STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS Por tanto pulsaremos el botoacuten ldquoNavegarrdquo para seleccionar dicha carpeta que quedaraacute en el primer campo de la ventana y podremos pulsar el botoacuten ldquoInicio Copia de seguridadrdquo que aparece en el segundo campo de la ventana Una vez terminada la copia pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

9- El sexto paso va a ser propiamente el proceso de finalizacioacuten de manera que todaviacutea estamos a tiempo de pulsar el botoacuten ldquoCancelarrdquo para abandonar el procedimiento sin haber realizado la ldquofinalizacioacutenrdquo del proyecto

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STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS

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Si estamos seguros de que queremos ldquofinalizarrdquo el proyecto quedan 2 uacuteltimas decisiones

La primera decisioacuten es sobre el Histoacuterico de Firmas y Ediciones (modificaciones) y figura en la parte izquierda de la ventana Podemos elegir entre mantener solamente las firmas o mantener tanto las firmas como las edicionesAdemaacutes en el primer caso de dejar solamente las firmas podemos indicar dos opciones maacutes

o retener solamente el uacuteltimo preparador y el uacuteltimo revisor firmante o todos los habidos (puesto que se ha podido firmar varias veces)

o y limpiar las fechas de firma dejando solamente el usuario firmante

La segunda decisioacuten es sobre las Notas de Seguimiento y figura en la parte derecha de la ventana Podemos elegir entre Borrar o Mantener las Notas de Seguimiento incluidas en el proyectoUna vez elegidas todas las opciones mencionadas pulsaremos el botoacuten ldquoInicio Finalizacioacuten procesordquo

Una vez completado este proceso de Finalizacioacuten pulsaremos el botoacuten ldquoCerrarrdquo del Asistente y de la ventana ldquoCambiar Estadordquo y ya tenemos el proyecto ldquoTerminadordquo

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3 USO DE MICROSOFT EXCEL COMO HERRAMIENTA DE AUDITORIA

Excel tiene muchas funciones uacutetiles para los auditores La capacidad de poner los datos en una hoja de caacutelculo y realizar diferentes pruebas y anaacutelisis hacen de Excel una herramienta de auditoriacutea de gran alcance Es faacutecil de usar y de faacutecil acceso para la mayoriacutea de los auditores Excel puede realizar muchos tipos de pruebas analiacuteticas que incluyen la ley de Benford anaacutelisis horizontal y vertical anaacutelisis de iacutendices anaacutelisis de regresioacuten las estadiacutesticas la estratificacioacuten y el envejecimiento Tambieacuten se pueden realizar muchos tipos de anaacutelisis de datos incluyendo datos anexados y de combinacioacuten tabular cruz y la tabla dinaacutemica detectar duplicados y vaciacuteos el extracto y el filtro unir y relacionar muestra clasificar resumir y subtotal

4 CARACTERISTICAS DESEABLES DE UN SOFTWARE DE AUDITORIA

CARACTERIacuteSTICAS GENERALES

Las caracteriacutesticas generales que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Manual de Usuario Manual Teacutecnico y Material de Capacitacioacuten

bull Opciones de copiar o exportar cualquier documento como papeles de trabajo aaplicaciones ofimaacuteticas como Word Excel Power Point y otros

bull Capacidad de acumular la informacioacuten histoacuterica y ademaacutes de poderla consultar por antildeo

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bull Capacidad de poder funcionar como un todo integrado entre las diferentes etapas yprocesos de la Auditoria Planeacioacuten Administracioacuten de Riesgos Ejecucioacuten yAdministracioacuten de Papeles de Trabajo Evaluacioacuten de Administracioacuten de TI Anaacutelisis yEvaluacioacuten de Base de Datos Emisioacuten de Informes

CARACTERIacuteSTICAS DE SEGURIDAD

Las caracteriacutesticas de seguridad que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Posibilidad de definir que usuarios puedan acceder al sistema

bull Administracioacuten de los permisos de las opciones a las que tiene derecho un usuario aejecutar consultar seguacuten su cargo y aacuterea a la que pertenezca

bull Opciones de incluir pistas de auditoriacutea en procesos control de cambios lecturaescritura y modificacioacuten de parte de los usuarios

bull Copias de respaldo de la informacioacuten mediante BACKUP en medios magneacuteticosoacutepticosy COMPROBAR como recuperar los datos del Backup

5 VENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

La ventaja principal del computador es su increiacuteble velocidad El tiempo requerido para que un computador mayorice una transaccioacuten o determina su saldo de una cuenta es de aproximadamente unas pocas milloneacutesimas de segundo

bull SE PUEDEN PROCESAR EN FORMA RAPIDA Y EFICIENTE GRANDES CANTIDADES DE DATOS Las empresas grandes pueden tener cientos de miles de transacciones por diacutea Al procesar voluacutemenes tan grandes de datos los computadores pueden ahorrar gran cantidad de tiempo en cada paso del proceso contable incluyendo el registro de transacciones su traslado a las cuentas del mayor y la preparacioacuten de registros contables informes y reportes

bull SE PUEDEN TENER ACTUALIZADOS LOS SALDOS DE LAS CUENTAS La velocidad con la que un computador puede procesar los datos permite que las empresas mantengan actualizadas las cuentas del mayor auxiliar los registros de inventarios permanentes y las mayoriacuteas de las cuentas del mayor general

bull SE PUEDEN GENERAL INFOAMCIONES ADICIONALES CASI SIN COSTO EXTRA Con un sistema de contabilidad se puede llevar un diario de ventas Maacutes aun el computador puede ademaacutes reordenar esta informacioacuten para mostrar los

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totales de las ventas diarias por departamento de venta por vendedor y por un producto

bull SE PUEDE DISPONER DE RETROALIMENTACION INSTANTANEA A MEDIDA QUE VAN TENIENDO LUGAR LAS TRANSACCIONES En los sistemas computarizados en liacutenea de tiempo real (OLRT) el empleado que ejecuta la transaccioacuten puede disponer de un Terminal en comunicacioacuten directa con el computador Por tanto el empleado tiene acceso inmediato a la informacioacuten contable uacutetil para ejecutar una transaccioacuten corriente

bull SE PUEDE TENER PROCEDIMIENTOS ADICINALES DE CONTROL INTERNO EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO La aprobacioacuten de cada venta a creacutedito constituye un procedimiento de control interno del cual pueden hacer uso las capacidades uacutenicas del computador

Tal procedimiento del control puede no ser praacutectico en un sistema manual especialmente si el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no se mantiene permanente

6 DESVENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

Los sistemas computarizados tambieacuten tienen sus limitaciones pero estas limitaciones son correctivas y podriacutea decirse que son leves en comparacioacuten con los grandes beneficios que ofrece a la empresa

Las principales limitaciones son

bull Alto costo de inversioacuten al instalar un sistema computarizado

bull El costo de mantenimiento es alto y complejo

bull El alto costo en el entrenamiento del personal

bull Los programas deben ser confiables

bull La loacutegica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas

bull Elevado costo de desarrollo

bull Limitado numero de reportes y consultas

bull Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada

42

bull Necesidad de mantenimiento del sistema debido a las modificaciones que habraacute tenido la aplicacioacuten en las actualizaciones o subsiguientes o por cambios de aplicaciones

En conclusioacuten podriacuteamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son en la mayor parte de iacutendole econoacutemica lo cual para muchos no es preocupante

7 SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE COMPUTACION

Los equipos informaacuteticos son instrumentos que estructuran grandes cantidades de informacioacuten la cual puede ser confidencial para la entidad y puede ser mal utilizada o divulgada a personas que hagan mal uso de esta ademaacutes pueden ocurrir robos fraudes o sabotajes que provoquen la destruccioacuten total o parcial de las actividades de procesamiento electroacutenico de datos Esta informacioacuten puede ser de suma importancia y al no contar con ella en el momento preciso puede provocar retrasos sumamente costosos

Al auditar con sistemas informaacuteticos el auditor debe verificar y constatar lo siguiente

Que no se tengan copias piratas o bien que al conectarnos en red con otras computadoras no exista la posibilidad de transmisioacuten de virus

Que se hayan implementado procesos fiacutesicos y loacutegicos para la proteccioacuten del hardware y datos procesados asiacute como a las instalaciones de ingreso al aacuterea de procesamiento de datos y servidores Contemplando las situaciones de incendios sabotajes robos cataacutestrofes naturales etc

Implementacioacuten de mecanismos para garantizar la seguridadloacutegica del software a la proteccioacuten de los datos e informacioacutenprocesos y programas asiacute como la restriccioacuten de usuarios noautorizados al acceso de la informacioacuten

8 BACK UP Y RECUPERACION

Una copia de seguridad o backupen tecnologiacutea de la informacioacuten o informaacutetica es una copia de seguridad - o el proceso de copia de seguridad - con el fin de que estas copias adicionales puedan utilizarse para restaurar el original despueacutes de una eventual peacuterdida de datos Fundamentalmente son uacutetiles para tres cosas Primero recuperarse de una cataacutestrofe informaacutetica Segundo recuperar una pequentildea cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente o corrompido

43

Viacutenculo de una direccioacutenExisten dos formas de crear el enlace

1 Posicionado en el lugar donde queremos que aparezca el Hiperenlace en la barra flotante seleccionamos el icono de Hiperenlace

Elegimos la pestantildea ldquoViacutenculo a Refrdquo y aparece un aacuterbol con todas las aacutereas y los archivos que cuelgan de cada una Pinchando en el archivo correspondiente y luego en ldquoInsertarrdquo se crea el Hiperenlace El lugar al que nos desplazaremos picando en el enlace es si el archivo destino es Excel la uacuteltima celda en que hayamos estado si es Word al inicio del documento

2 Cuando queremos dirigirnos a un lugar concreto del archivo destinoNos situamos en el lugarposicioacuten de destino del enlace y activamos el icono de HiperenlaceEn la parte superior derecha ldquocopiar destinordquoNos posicionamos en el archivo y lugar donde queremos insertar el enlaceActivamos el icono de Hiperenlace y elegimos ldquopegar viacutenculordquo ldquoinsertarrdquo

26

Viacutenculo de dos direccionesSe realizariacutea de la misma forma que el procedimiento 2) anterior soacutelo que es necesario activar la casilla ldquocrear un viacutenculo de dos viacuteasrdquo antes de pinchar en ldquoinsertarrdquo

D2 IncidenciasPara introducir una incidencia (ML) en un papel de trabajo o procedimiento es necesario activar la barra flotante y dar clic en el icono de ldquoIncidenciasrdquoSe abre el primer cuadro de dialogo que nos pediraacute el nombre de la misma ldquoAceptarrdquoEn la siguiente pantalla distinguimos dos grandes aacutereas una para introducir una descripcioacuten de la incidencia y otra para efectuar la recomendacioacuten correspondiente

La incidencia quedaraacute insertada en el procedimiento o papel desde el cual hemos abierto la barra en el ejemplo (M1PS)

27

Estas incidencias se almacenan automaacuteticamente en AS1 Es desde esta posicioacuten donde se nos permite cambiar el nombre firmar como preparado o revisado o incluso borrarla Una vez que se elimina una incidencia no se renumeran las demaacutes su eliminacioacuten deja su nuacutemero sin uso

28

D3 Notas de seguimientoAl igual que las incidencias las notas se pueden introducir a un papel de trabajo o procedimiento y como en el caso anterior se activa la barra flotante y se selecciona el icono ldquoNotasrdquoSe debe dar clic sobre el icono ldquoNuevordquo y se abre un cuadro de diaacutelogo donde introduciremos a quien va dirigida la nota el contenido de la misma y la firmaremos como preparadaCuando guardamos y cerramos la nota se crea un hiperenlace al procedimiento u hoja de trabajo desde donde la hayamos creadoPara borrar las notas es necesario que tengan dos firmas preparador y revisor Un preparadorrevisor podraacute firmar ambas

29

E- Revisioacuten del trabajo

A traveacutes de las ventanas de resumen se puede acceder de forma raacutepida a la informacioacuten deseada

NavegadorIncidenciasProcedimientosNotas de seguimientoEstado elementosEstado procedimientos

A traveacutes de procedimientos podremos saber cuaacutentos procedimientos tenemos asignados cuantos estaacuten preparados o pendientes de preparar

A traveacutes de incidencias (agrupadas por preparador o por carpeta etc) podremos ver la descripcioacuten y recomendacioacuten de cada una Para editarlas podemos acceder a ellas con doble clic

Para borrarlas seraacute necesario acceder desde el navegador a la carpeta AS

30

F- TEAMSTORE

El TeamStore es una base de conocimiento de la auditoriacutea es un fichero independiente que se ubica fuera de TeamMate TeamMate puede importar (obtener) y exportar (enviar) ay desde TeamStore Por ejemplo se pueden importar programas de auditoriacutea estaacutendar del TeamStore

Los elementos que se pueden obtener desde TeamStore son Programas de auditoriacutea (PS) y procedimientos estaacutendar En cualquier momento

de la auditoriacutea se pueden antildeadir programas de auditoriacutea completos o procedimientos seleccionados a un programa de auditoriacutea existente simplemente importando desde TeamStore

Incidencias TeamStore admite la posibilidad de almacenar incidencias que se repiten frecuentemente- incluyendo recomendaciones

Miembros del equipo de auditoriacutea TeamStore puede contener una relacioacuten completa de todo el personal de auditoriacutea Durante la fase de planificacioacuten se puede hacer una importacioacuten de la lista hacia su auditoriacutea

Papeles de trabajo Plantillas

31

Una vez abierta la aplicacioacuten de TeamStore ldquoAbrirrdquo navegamos hasta TTEAMMATESTORES donde se encuentra la base de datos de TeamStore

La base de datos se divide en armarios cada uno de ellos engloba los programas de trabajo dependiendo de cuaacutel sea el objeto de fiscalizacioacuten Entidades Locales Cuentas Generales Contratacioacuten (para la revisioacuten de expedientes concretos)

32

33

G- Finalizacioacuten del Proyecto

Una vez terminados todos los trabajos relacionados con un proyecto de Auditoriacutea procede ldquofinalizarlordquo en TeamMate

Una vez ldquoTerminadordquo un proyecto de Auditoriacutea solamente podremos acceder a eacutel en modo lectura es decir para examinar su contenido pero no podremos modificar nada

Por tanto para prever la necesidad de modificaciones posteriores a la ldquofinalizacioacutenrdquo es importante tener una copia de seguridad justamente antes de la ldquofinalizacioacutenrdquo que nos permita borrar el proyecto ldquoTerminadordquo restaurar la copia de seguridad justamente previa a la finalizacioacuten introducir las modificaciones pertinentes y volver a ldquofinalizarrdquo el proyecto (con una nueva copia de seguridad que sustituiriacutea a la anterior) La obtencioacuten de eacutesta copia de seguridad forma parte del proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo

Para finalizar un proyecto hay que ser ldquoRevisorrdquo o ldquoAdministradorrdquo Es decir un ldquoPreparadorrdquo no podraacute ldquofinalizarrdquo un proyecto

A un proyecto ldquoTerminadordquo uacutenicamente podraacuten acceder a eacutel los usuarios actualmente autorizados Por ello se ha adoptado la solucioacuten de antildeadir a todos los proyectos antes de ldquofinalizarlosrdquo un usuario ldquoCAMARA COMPTOSrdquo con rol de ldquoSoacutelo Lecturardquo de manera que todos los usuarios conocedores de la contrasentildea podraacuten acceder a consultar el proyecto una vez ldquoTerminadordquo

El procedimiento para ldquofinalizarrdquo un proyecto es el siguiente

1- Antildeadir al Equipo de Trabajo un usuario denominado CAMARA COMPTOS con rol de ldquoSoacutelo LecturardquoLas instrucciones para antildeadir un nuevo miembro del Equipo de Auditoriacutea figuran en el apartado ldquo41 Configuracioacuten del equipo de auditoriacuteardquo de la presente Guiacutea (paacuteg 5)

2- Elegir la opcioacuten Archivo | Administracioacuten | Etapashellip para acceder a la ventana de ldquoCambiar Estadordquo

34

3- Pulsar el 5ordm botoacuten ldquoCompletar Finalizarrdquo Se lanzaraacute el asistente para finalizar que consta de seis pasos

4- El primer paso es solamente informativo y resume las acciones que se van a realizar Pulsaremos el botoacuten ldquoSiguienterdquo

35

5- El segundo paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los elementos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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6- El tercer paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los procedimientos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

7- El cuarto paso va a verificar que no quedan Notas de Seguimiento sin contestar Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo sin contestar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo contestado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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8- iexclMUY IMPORTANTE NO PULSAR EL BOTOacuteN ldquoSIGUIENTErdquo DE ESTA VENTANA HASTA QUE NO SE HAYA COMPLETADO LA COPIA DE SEGURIDAD

El quinto paso es criacutetico pues es ahora cuando vamos a realizar la uacuteltima copia de seguridad Dada su importancia se ha creado una carpeta para albergar estas copias de seguridad STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS Por tanto pulsaremos el botoacuten ldquoNavegarrdquo para seleccionar dicha carpeta que quedaraacute en el primer campo de la ventana y podremos pulsar el botoacuten ldquoInicio Copia de seguridadrdquo que aparece en el segundo campo de la ventana Una vez terminada la copia pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

9- El sexto paso va a ser propiamente el proceso de finalizacioacuten de manera que todaviacutea estamos a tiempo de pulsar el botoacuten ldquoCancelarrdquo para abandonar el procedimiento sin haber realizado la ldquofinalizacioacutenrdquo del proyecto

1

2

3

STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS

38

Si estamos seguros de que queremos ldquofinalizarrdquo el proyecto quedan 2 uacuteltimas decisiones

La primera decisioacuten es sobre el Histoacuterico de Firmas y Ediciones (modificaciones) y figura en la parte izquierda de la ventana Podemos elegir entre mantener solamente las firmas o mantener tanto las firmas como las edicionesAdemaacutes en el primer caso de dejar solamente las firmas podemos indicar dos opciones maacutes

o retener solamente el uacuteltimo preparador y el uacuteltimo revisor firmante o todos los habidos (puesto que se ha podido firmar varias veces)

o y limpiar las fechas de firma dejando solamente el usuario firmante

La segunda decisioacuten es sobre las Notas de Seguimiento y figura en la parte derecha de la ventana Podemos elegir entre Borrar o Mantener las Notas de Seguimiento incluidas en el proyectoUna vez elegidas todas las opciones mencionadas pulsaremos el botoacuten ldquoInicio Finalizacioacuten procesordquo

Una vez completado este proceso de Finalizacioacuten pulsaremos el botoacuten ldquoCerrarrdquo del Asistente y de la ventana ldquoCambiar Estadordquo y ya tenemos el proyecto ldquoTerminadordquo

39

3 USO DE MICROSOFT EXCEL COMO HERRAMIENTA DE AUDITORIA

Excel tiene muchas funciones uacutetiles para los auditores La capacidad de poner los datos en una hoja de caacutelculo y realizar diferentes pruebas y anaacutelisis hacen de Excel una herramienta de auditoriacutea de gran alcance Es faacutecil de usar y de faacutecil acceso para la mayoriacutea de los auditores Excel puede realizar muchos tipos de pruebas analiacuteticas que incluyen la ley de Benford anaacutelisis horizontal y vertical anaacutelisis de iacutendices anaacutelisis de regresioacuten las estadiacutesticas la estratificacioacuten y el envejecimiento Tambieacuten se pueden realizar muchos tipos de anaacutelisis de datos incluyendo datos anexados y de combinacioacuten tabular cruz y la tabla dinaacutemica detectar duplicados y vaciacuteos el extracto y el filtro unir y relacionar muestra clasificar resumir y subtotal

4 CARACTERISTICAS DESEABLES DE UN SOFTWARE DE AUDITORIA

CARACTERIacuteSTICAS GENERALES

Las caracteriacutesticas generales que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Manual de Usuario Manual Teacutecnico y Material de Capacitacioacuten

bull Opciones de copiar o exportar cualquier documento como papeles de trabajo aaplicaciones ofimaacuteticas como Word Excel Power Point y otros

bull Capacidad de acumular la informacioacuten histoacuterica y ademaacutes de poderla consultar por antildeo

40

bull Capacidad de poder funcionar como un todo integrado entre las diferentes etapas yprocesos de la Auditoria Planeacioacuten Administracioacuten de Riesgos Ejecucioacuten yAdministracioacuten de Papeles de Trabajo Evaluacioacuten de Administracioacuten de TI Anaacutelisis yEvaluacioacuten de Base de Datos Emisioacuten de Informes

CARACTERIacuteSTICAS DE SEGURIDAD

Las caracteriacutesticas de seguridad que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Posibilidad de definir que usuarios puedan acceder al sistema

bull Administracioacuten de los permisos de las opciones a las que tiene derecho un usuario aejecutar consultar seguacuten su cargo y aacuterea a la que pertenezca

bull Opciones de incluir pistas de auditoriacutea en procesos control de cambios lecturaescritura y modificacioacuten de parte de los usuarios

bull Copias de respaldo de la informacioacuten mediante BACKUP en medios magneacuteticosoacutepticosy COMPROBAR como recuperar los datos del Backup

5 VENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

La ventaja principal del computador es su increiacuteble velocidad El tiempo requerido para que un computador mayorice una transaccioacuten o determina su saldo de una cuenta es de aproximadamente unas pocas milloneacutesimas de segundo

bull SE PUEDEN PROCESAR EN FORMA RAPIDA Y EFICIENTE GRANDES CANTIDADES DE DATOS Las empresas grandes pueden tener cientos de miles de transacciones por diacutea Al procesar voluacutemenes tan grandes de datos los computadores pueden ahorrar gran cantidad de tiempo en cada paso del proceso contable incluyendo el registro de transacciones su traslado a las cuentas del mayor y la preparacioacuten de registros contables informes y reportes

bull SE PUEDEN TENER ACTUALIZADOS LOS SALDOS DE LAS CUENTAS La velocidad con la que un computador puede procesar los datos permite que las empresas mantengan actualizadas las cuentas del mayor auxiliar los registros de inventarios permanentes y las mayoriacuteas de las cuentas del mayor general

bull SE PUEDEN GENERAL INFOAMCIONES ADICIONALES CASI SIN COSTO EXTRA Con un sistema de contabilidad se puede llevar un diario de ventas Maacutes aun el computador puede ademaacutes reordenar esta informacioacuten para mostrar los

41

totales de las ventas diarias por departamento de venta por vendedor y por un producto

bull SE PUEDE DISPONER DE RETROALIMENTACION INSTANTANEA A MEDIDA QUE VAN TENIENDO LUGAR LAS TRANSACCIONES En los sistemas computarizados en liacutenea de tiempo real (OLRT) el empleado que ejecuta la transaccioacuten puede disponer de un Terminal en comunicacioacuten directa con el computador Por tanto el empleado tiene acceso inmediato a la informacioacuten contable uacutetil para ejecutar una transaccioacuten corriente

bull SE PUEDE TENER PROCEDIMIENTOS ADICINALES DE CONTROL INTERNO EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO La aprobacioacuten de cada venta a creacutedito constituye un procedimiento de control interno del cual pueden hacer uso las capacidades uacutenicas del computador

Tal procedimiento del control puede no ser praacutectico en un sistema manual especialmente si el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no se mantiene permanente

6 DESVENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

Los sistemas computarizados tambieacuten tienen sus limitaciones pero estas limitaciones son correctivas y podriacutea decirse que son leves en comparacioacuten con los grandes beneficios que ofrece a la empresa

Las principales limitaciones son

bull Alto costo de inversioacuten al instalar un sistema computarizado

bull El costo de mantenimiento es alto y complejo

bull El alto costo en el entrenamiento del personal

bull Los programas deben ser confiables

bull La loacutegica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas

bull Elevado costo de desarrollo

bull Limitado numero de reportes y consultas

bull Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada

42

bull Necesidad de mantenimiento del sistema debido a las modificaciones que habraacute tenido la aplicacioacuten en las actualizaciones o subsiguientes o por cambios de aplicaciones

En conclusioacuten podriacuteamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son en la mayor parte de iacutendole econoacutemica lo cual para muchos no es preocupante

7 SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE COMPUTACION

Los equipos informaacuteticos son instrumentos que estructuran grandes cantidades de informacioacuten la cual puede ser confidencial para la entidad y puede ser mal utilizada o divulgada a personas que hagan mal uso de esta ademaacutes pueden ocurrir robos fraudes o sabotajes que provoquen la destruccioacuten total o parcial de las actividades de procesamiento electroacutenico de datos Esta informacioacuten puede ser de suma importancia y al no contar con ella en el momento preciso puede provocar retrasos sumamente costosos

Al auditar con sistemas informaacuteticos el auditor debe verificar y constatar lo siguiente

Que no se tengan copias piratas o bien que al conectarnos en red con otras computadoras no exista la posibilidad de transmisioacuten de virus

Que se hayan implementado procesos fiacutesicos y loacutegicos para la proteccioacuten del hardware y datos procesados asiacute como a las instalaciones de ingreso al aacuterea de procesamiento de datos y servidores Contemplando las situaciones de incendios sabotajes robos cataacutestrofes naturales etc

Implementacioacuten de mecanismos para garantizar la seguridadloacutegica del software a la proteccioacuten de los datos e informacioacutenprocesos y programas asiacute como la restriccioacuten de usuarios noautorizados al acceso de la informacioacuten

8 BACK UP Y RECUPERACION

Una copia de seguridad o backupen tecnologiacutea de la informacioacuten o informaacutetica es una copia de seguridad - o el proceso de copia de seguridad - con el fin de que estas copias adicionales puedan utilizarse para restaurar el original despueacutes de una eventual peacuterdida de datos Fundamentalmente son uacutetiles para tres cosas Primero recuperarse de una cataacutestrofe informaacutetica Segundo recuperar una pequentildea cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente o corrompido

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Viacutenculo de dos direccionesSe realizariacutea de la misma forma que el procedimiento 2) anterior soacutelo que es necesario activar la casilla ldquocrear un viacutenculo de dos viacuteasrdquo antes de pinchar en ldquoinsertarrdquo

D2 IncidenciasPara introducir una incidencia (ML) en un papel de trabajo o procedimiento es necesario activar la barra flotante y dar clic en el icono de ldquoIncidenciasrdquoSe abre el primer cuadro de dialogo que nos pediraacute el nombre de la misma ldquoAceptarrdquoEn la siguiente pantalla distinguimos dos grandes aacutereas una para introducir una descripcioacuten de la incidencia y otra para efectuar la recomendacioacuten correspondiente

La incidencia quedaraacute insertada en el procedimiento o papel desde el cual hemos abierto la barra en el ejemplo (M1PS)

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Estas incidencias se almacenan automaacuteticamente en AS1 Es desde esta posicioacuten donde se nos permite cambiar el nombre firmar como preparado o revisado o incluso borrarla Una vez que se elimina una incidencia no se renumeran las demaacutes su eliminacioacuten deja su nuacutemero sin uso

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D3 Notas de seguimientoAl igual que las incidencias las notas se pueden introducir a un papel de trabajo o procedimiento y como en el caso anterior se activa la barra flotante y se selecciona el icono ldquoNotasrdquoSe debe dar clic sobre el icono ldquoNuevordquo y se abre un cuadro de diaacutelogo donde introduciremos a quien va dirigida la nota el contenido de la misma y la firmaremos como preparadaCuando guardamos y cerramos la nota se crea un hiperenlace al procedimiento u hoja de trabajo desde donde la hayamos creadoPara borrar las notas es necesario que tengan dos firmas preparador y revisor Un preparadorrevisor podraacute firmar ambas

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E- Revisioacuten del trabajo

A traveacutes de las ventanas de resumen se puede acceder de forma raacutepida a la informacioacuten deseada

NavegadorIncidenciasProcedimientosNotas de seguimientoEstado elementosEstado procedimientos

A traveacutes de procedimientos podremos saber cuaacutentos procedimientos tenemos asignados cuantos estaacuten preparados o pendientes de preparar

A traveacutes de incidencias (agrupadas por preparador o por carpeta etc) podremos ver la descripcioacuten y recomendacioacuten de cada una Para editarlas podemos acceder a ellas con doble clic

Para borrarlas seraacute necesario acceder desde el navegador a la carpeta AS

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F- TEAMSTORE

El TeamStore es una base de conocimiento de la auditoriacutea es un fichero independiente que se ubica fuera de TeamMate TeamMate puede importar (obtener) y exportar (enviar) ay desde TeamStore Por ejemplo se pueden importar programas de auditoriacutea estaacutendar del TeamStore

Los elementos que se pueden obtener desde TeamStore son Programas de auditoriacutea (PS) y procedimientos estaacutendar En cualquier momento

de la auditoriacutea se pueden antildeadir programas de auditoriacutea completos o procedimientos seleccionados a un programa de auditoriacutea existente simplemente importando desde TeamStore

Incidencias TeamStore admite la posibilidad de almacenar incidencias que se repiten frecuentemente- incluyendo recomendaciones

Miembros del equipo de auditoriacutea TeamStore puede contener una relacioacuten completa de todo el personal de auditoriacutea Durante la fase de planificacioacuten se puede hacer una importacioacuten de la lista hacia su auditoriacutea

Papeles de trabajo Plantillas

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Una vez abierta la aplicacioacuten de TeamStore ldquoAbrirrdquo navegamos hasta TTEAMMATESTORES donde se encuentra la base de datos de TeamStore

La base de datos se divide en armarios cada uno de ellos engloba los programas de trabajo dependiendo de cuaacutel sea el objeto de fiscalizacioacuten Entidades Locales Cuentas Generales Contratacioacuten (para la revisioacuten de expedientes concretos)

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G- Finalizacioacuten del Proyecto

Una vez terminados todos los trabajos relacionados con un proyecto de Auditoriacutea procede ldquofinalizarlordquo en TeamMate

Una vez ldquoTerminadordquo un proyecto de Auditoriacutea solamente podremos acceder a eacutel en modo lectura es decir para examinar su contenido pero no podremos modificar nada

Por tanto para prever la necesidad de modificaciones posteriores a la ldquofinalizacioacutenrdquo es importante tener una copia de seguridad justamente antes de la ldquofinalizacioacutenrdquo que nos permita borrar el proyecto ldquoTerminadordquo restaurar la copia de seguridad justamente previa a la finalizacioacuten introducir las modificaciones pertinentes y volver a ldquofinalizarrdquo el proyecto (con una nueva copia de seguridad que sustituiriacutea a la anterior) La obtencioacuten de eacutesta copia de seguridad forma parte del proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo

Para finalizar un proyecto hay que ser ldquoRevisorrdquo o ldquoAdministradorrdquo Es decir un ldquoPreparadorrdquo no podraacute ldquofinalizarrdquo un proyecto

A un proyecto ldquoTerminadordquo uacutenicamente podraacuten acceder a eacutel los usuarios actualmente autorizados Por ello se ha adoptado la solucioacuten de antildeadir a todos los proyectos antes de ldquofinalizarlosrdquo un usuario ldquoCAMARA COMPTOSrdquo con rol de ldquoSoacutelo Lecturardquo de manera que todos los usuarios conocedores de la contrasentildea podraacuten acceder a consultar el proyecto una vez ldquoTerminadordquo

El procedimiento para ldquofinalizarrdquo un proyecto es el siguiente

1- Antildeadir al Equipo de Trabajo un usuario denominado CAMARA COMPTOS con rol de ldquoSoacutelo LecturardquoLas instrucciones para antildeadir un nuevo miembro del Equipo de Auditoriacutea figuran en el apartado ldquo41 Configuracioacuten del equipo de auditoriacuteardquo de la presente Guiacutea (paacuteg 5)

2- Elegir la opcioacuten Archivo | Administracioacuten | Etapashellip para acceder a la ventana de ldquoCambiar Estadordquo

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3- Pulsar el 5ordm botoacuten ldquoCompletar Finalizarrdquo Se lanzaraacute el asistente para finalizar que consta de seis pasos

4- El primer paso es solamente informativo y resume las acciones que se van a realizar Pulsaremos el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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5- El segundo paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los elementos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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6- El tercer paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los procedimientos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

7- El cuarto paso va a verificar que no quedan Notas de Seguimiento sin contestar Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo sin contestar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo contestado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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8- iexclMUY IMPORTANTE NO PULSAR EL BOTOacuteN ldquoSIGUIENTErdquo DE ESTA VENTANA HASTA QUE NO SE HAYA COMPLETADO LA COPIA DE SEGURIDAD

El quinto paso es criacutetico pues es ahora cuando vamos a realizar la uacuteltima copia de seguridad Dada su importancia se ha creado una carpeta para albergar estas copias de seguridad STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS Por tanto pulsaremos el botoacuten ldquoNavegarrdquo para seleccionar dicha carpeta que quedaraacute en el primer campo de la ventana y podremos pulsar el botoacuten ldquoInicio Copia de seguridadrdquo que aparece en el segundo campo de la ventana Una vez terminada la copia pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

9- El sexto paso va a ser propiamente el proceso de finalizacioacuten de manera que todaviacutea estamos a tiempo de pulsar el botoacuten ldquoCancelarrdquo para abandonar el procedimiento sin haber realizado la ldquofinalizacioacutenrdquo del proyecto

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STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS

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Si estamos seguros de que queremos ldquofinalizarrdquo el proyecto quedan 2 uacuteltimas decisiones

La primera decisioacuten es sobre el Histoacuterico de Firmas y Ediciones (modificaciones) y figura en la parte izquierda de la ventana Podemos elegir entre mantener solamente las firmas o mantener tanto las firmas como las edicionesAdemaacutes en el primer caso de dejar solamente las firmas podemos indicar dos opciones maacutes

o retener solamente el uacuteltimo preparador y el uacuteltimo revisor firmante o todos los habidos (puesto que se ha podido firmar varias veces)

o y limpiar las fechas de firma dejando solamente el usuario firmante

La segunda decisioacuten es sobre las Notas de Seguimiento y figura en la parte derecha de la ventana Podemos elegir entre Borrar o Mantener las Notas de Seguimiento incluidas en el proyectoUna vez elegidas todas las opciones mencionadas pulsaremos el botoacuten ldquoInicio Finalizacioacuten procesordquo

Una vez completado este proceso de Finalizacioacuten pulsaremos el botoacuten ldquoCerrarrdquo del Asistente y de la ventana ldquoCambiar Estadordquo y ya tenemos el proyecto ldquoTerminadordquo

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3 USO DE MICROSOFT EXCEL COMO HERRAMIENTA DE AUDITORIA

Excel tiene muchas funciones uacutetiles para los auditores La capacidad de poner los datos en una hoja de caacutelculo y realizar diferentes pruebas y anaacutelisis hacen de Excel una herramienta de auditoriacutea de gran alcance Es faacutecil de usar y de faacutecil acceso para la mayoriacutea de los auditores Excel puede realizar muchos tipos de pruebas analiacuteticas que incluyen la ley de Benford anaacutelisis horizontal y vertical anaacutelisis de iacutendices anaacutelisis de regresioacuten las estadiacutesticas la estratificacioacuten y el envejecimiento Tambieacuten se pueden realizar muchos tipos de anaacutelisis de datos incluyendo datos anexados y de combinacioacuten tabular cruz y la tabla dinaacutemica detectar duplicados y vaciacuteos el extracto y el filtro unir y relacionar muestra clasificar resumir y subtotal

4 CARACTERISTICAS DESEABLES DE UN SOFTWARE DE AUDITORIA

CARACTERIacuteSTICAS GENERALES

Las caracteriacutesticas generales que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Manual de Usuario Manual Teacutecnico y Material de Capacitacioacuten

bull Opciones de copiar o exportar cualquier documento como papeles de trabajo aaplicaciones ofimaacuteticas como Word Excel Power Point y otros

bull Capacidad de acumular la informacioacuten histoacuterica y ademaacutes de poderla consultar por antildeo

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bull Capacidad de poder funcionar como un todo integrado entre las diferentes etapas yprocesos de la Auditoria Planeacioacuten Administracioacuten de Riesgos Ejecucioacuten yAdministracioacuten de Papeles de Trabajo Evaluacioacuten de Administracioacuten de TI Anaacutelisis yEvaluacioacuten de Base de Datos Emisioacuten de Informes

CARACTERIacuteSTICAS DE SEGURIDAD

Las caracteriacutesticas de seguridad que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Posibilidad de definir que usuarios puedan acceder al sistema

bull Administracioacuten de los permisos de las opciones a las que tiene derecho un usuario aejecutar consultar seguacuten su cargo y aacuterea a la que pertenezca

bull Opciones de incluir pistas de auditoriacutea en procesos control de cambios lecturaescritura y modificacioacuten de parte de los usuarios

bull Copias de respaldo de la informacioacuten mediante BACKUP en medios magneacuteticosoacutepticosy COMPROBAR como recuperar los datos del Backup

5 VENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

La ventaja principal del computador es su increiacuteble velocidad El tiempo requerido para que un computador mayorice una transaccioacuten o determina su saldo de una cuenta es de aproximadamente unas pocas milloneacutesimas de segundo

bull SE PUEDEN PROCESAR EN FORMA RAPIDA Y EFICIENTE GRANDES CANTIDADES DE DATOS Las empresas grandes pueden tener cientos de miles de transacciones por diacutea Al procesar voluacutemenes tan grandes de datos los computadores pueden ahorrar gran cantidad de tiempo en cada paso del proceso contable incluyendo el registro de transacciones su traslado a las cuentas del mayor y la preparacioacuten de registros contables informes y reportes

bull SE PUEDEN TENER ACTUALIZADOS LOS SALDOS DE LAS CUENTAS La velocidad con la que un computador puede procesar los datos permite que las empresas mantengan actualizadas las cuentas del mayor auxiliar los registros de inventarios permanentes y las mayoriacuteas de las cuentas del mayor general

bull SE PUEDEN GENERAL INFOAMCIONES ADICIONALES CASI SIN COSTO EXTRA Con un sistema de contabilidad se puede llevar un diario de ventas Maacutes aun el computador puede ademaacutes reordenar esta informacioacuten para mostrar los

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totales de las ventas diarias por departamento de venta por vendedor y por un producto

bull SE PUEDE DISPONER DE RETROALIMENTACION INSTANTANEA A MEDIDA QUE VAN TENIENDO LUGAR LAS TRANSACCIONES En los sistemas computarizados en liacutenea de tiempo real (OLRT) el empleado que ejecuta la transaccioacuten puede disponer de un Terminal en comunicacioacuten directa con el computador Por tanto el empleado tiene acceso inmediato a la informacioacuten contable uacutetil para ejecutar una transaccioacuten corriente

bull SE PUEDE TENER PROCEDIMIENTOS ADICINALES DE CONTROL INTERNO EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO La aprobacioacuten de cada venta a creacutedito constituye un procedimiento de control interno del cual pueden hacer uso las capacidades uacutenicas del computador

Tal procedimiento del control puede no ser praacutectico en un sistema manual especialmente si el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no se mantiene permanente

6 DESVENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

Los sistemas computarizados tambieacuten tienen sus limitaciones pero estas limitaciones son correctivas y podriacutea decirse que son leves en comparacioacuten con los grandes beneficios que ofrece a la empresa

Las principales limitaciones son

bull Alto costo de inversioacuten al instalar un sistema computarizado

bull El costo de mantenimiento es alto y complejo

bull El alto costo en el entrenamiento del personal

bull Los programas deben ser confiables

bull La loacutegica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas

bull Elevado costo de desarrollo

bull Limitado numero de reportes y consultas

bull Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada

42

bull Necesidad de mantenimiento del sistema debido a las modificaciones que habraacute tenido la aplicacioacuten en las actualizaciones o subsiguientes o por cambios de aplicaciones

En conclusioacuten podriacuteamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son en la mayor parte de iacutendole econoacutemica lo cual para muchos no es preocupante

7 SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE COMPUTACION

Los equipos informaacuteticos son instrumentos que estructuran grandes cantidades de informacioacuten la cual puede ser confidencial para la entidad y puede ser mal utilizada o divulgada a personas que hagan mal uso de esta ademaacutes pueden ocurrir robos fraudes o sabotajes que provoquen la destruccioacuten total o parcial de las actividades de procesamiento electroacutenico de datos Esta informacioacuten puede ser de suma importancia y al no contar con ella en el momento preciso puede provocar retrasos sumamente costosos

Al auditar con sistemas informaacuteticos el auditor debe verificar y constatar lo siguiente

Que no se tengan copias piratas o bien que al conectarnos en red con otras computadoras no exista la posibilidad de transmisioacuten de virus

Que se hayan implementado procesos fiacutesicos y loacutegicos para la proteccioacuten del hardware y datos procesados asiacute como a las instalaciones de ingreso al aacuterea de procesamiento de datos y servidores Contemplando las situaciones de incendios sabotajes robos cataacutestrofes naturales etc

Implementacioacuten de mecanismos para garantizar la seguridadloacutegica del software a la proteccioacuten de los datos e informacioacutenprocesos y programas asiacute como la restriccioacuten de usuarios noautorizados al acceso de la informacioacuten

8 BACK UP Y RECUPERACION

Una copia de seguridad o backupen tecnologiacutea de la informacioacuten o informaacutetica es una copia de seguridad - o el proceso de copia de seguridad - con el fin de que estas copias adicionales puedan utilizarse para restaurar el original despueacutes de una eventual peacuterdida de datos Fundamentalmente son uacutetiles para tres cosas Primero recuperarse de una cataacutestrofe informaacutetica Segundo recuperar una pequentildea cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente o corrompido

43

Estas incidencias se almacenan automaacuteticamente en AS1 Es desde esta posicioacuten donde se nos permite cambiar el nombre firmar como preparado o revisado o incluso borrarla Una vez que se elimina una incidencia no se renumeran las demaacutes su eliminacioacuten deja su nuacutemero sin uso

28

D3 Notas de seguimientoAl igual que las incidencias las notas se pueden introducir a un papel de trabajo o procedimiento y como en el caso anterior se activa la barra flotante y se selecciona el icono ldquoNotasrdquoSe debe dar clic sobre el icono ldquoNuevordquo y se abre un cuadro de diaacutelogo donde introduciremos a quien va dirigida la nota el contenido de la misma y la firmaremos como preparadaCuando guardamos y cerramos la nota se crea un hiperenlace al procedimiento u hoja de trabajo desde donde la hayamos creadoPara borrar las notas es necesario que tengan dos firmas preparador y revisor Un preparadorrevisor podraacute firmar ambas

29

E- Revisioacuten del trabajo

A traveacutes de las ventanas de resumen se puede acceder de forma raacutepida a la informacioacuten deseada

NavegadorIncidenciasProcedimientosNotas de seguimientoEstado elementosEstado procedimientos

A traveacutes de procedimientos podremos saber cuaacutentos procedimientos tenemos asignados cuantos estaacuten preparados o pendientes de preparar

A traveacutes de incidencias (agrupadas por preparador o por carpeta etc) podremos ver la descripcioacuten y recomendacioacuten de cada una Para editarlas podemos acceder a ellas con doble clic

Para borrarlas seraacute necesario acceder desde el navegador a la carpeta AS

30

F- TEAMSTORE

El TeamStore es una base de conocimiento de la auditoriacutea es un fichero independiente que se ubica fuera de TeamMate TeamMate puede importar (obtener) y exportar (enviar) ay desde TeamStore Por ejemplo se pueden importar programas de auditoriacutea estaacutendar del TeamStore

Los elementos que se pueden obtener desde TeamStore son Programas de auditoriacutea (PS) y procedimientos estaacutendar En cualquier momento

de la auditoriacutea se pueden antildeadir programas de auditoriacutea completos o procedimientos seleccionados a un programa de auditoriacutea existente simplemente importando desde TeamStore

Incidencias TeamStore admite la posibilidad de almacenar incidencias que se repiten frecuentemente- incluyendo recomendaciones

Miembros del equipo de auditoriacutea TeamStore puede contener una relacioacuten completa de todo el personal de auditoriacutea Durante la fase de planificacioacuten se puede hacer una importacioacuten de la lista hacia su auditoriacutea

Papeles de trabajo Plantillas

31

Una vez abierta la aplicacioacuten de TeamStore ldquoAbrirrdquo navegamos hasta TTEAMMATESTORES donde se encuentra la base de datos de TeamStore

La base de datos se divide en armarios cada uno de ellos engloba los programas de trabajo dependiendo de cuaacutel sea el objeto de fiscalizacioacuten Entidades Locales Cuentas Generales Contratacioacuten (para la revisioacuten de expedientes concretos)

32

33

G- Finalizacioacuten del Proyecto

Una vez terminados todos los trabajos relacionados con un proyecto de Auditoriacutea procede ldquofinalizarlordquo en TeamMate

Una vez ldquoTerminadordquo un proyecto de Auditoriacutea solamente podremos acceder a eacutel en modo lectura es decir para examinar su contenido pero no podremos modificar nada

Por tanto para prever la necesidad de modificaciones posteriores a la ldquofinalizacioacutenrdquo es importante tener una copia de seguridad justamente antes de la ldquofinalizacioacutenrdquo que nos permita borrar el proyecto ldquoTerminadordquo restaurar la copia de seguridad justamente previa a la finalizacioacuten introducir las modificaciones pertinentes y volver a ldquofinalizarrdquo el proyecto (con una nueva copia de seguridad que sustituiriacutea a la anterior) La obtencioacuten de eacutesta copia de seguridad forma parte del proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo

Para finalizar un proyecto hay que ser ldquoRevisorrdquo o ldquoAdministradorrdquo Es decir un ldquoPreparadorrdquo no podraacute ldquofinalizarrdquo un proyecto

A un proyecto ldquoTerminadordquo uacutenicamente podraacuten acceder a eacutel los usuarios actualmente autorizados Por ello se ha adoptado la solucioacuten de antildeadir a todos los proyectos antes de ldquofinalizarlosrdquo un usuario ldquoCAMARA COMPTOSrdquo con rol de ldquoSoacutelo Lecturardquo de manera que todos los usuarios conocedores de la contrasentildea podraacuten acceder a consultar el proyecto una vez ldquoTerminadordquo

El procedimiento para ldquofinalizarrdquo un proyecto es el siguiente

1- Antildeadir al Equipo de Trabajo un usuario denominado CAMARA COMPTOS con rol de ldquoSoacutelo LecturardquoLas instrucciones para antildeadir un nuevo miembro del Equipo de Auditoriacutea figuran en el apartado ldquo41 Configuracioacuten del equipo de auditoriacuteardquo de la presente Guiacutea (paacuteg 5)

2- Elegir la opcioacuten Archivo | Administracioacuten | Etapashellip para acceder a la ventana de ldquoCambiar Estadordquo

34

3- Pulsar el 5ordm botoacuten ldquoCompletar Finalizarrdquo Se lanzaraacute el asistente para finalizar que consta de seis pasos

4- El primer paso es solamente informativo y resume las acciones que se van a realizar Pulsaremos el botoacuten ldquoSiguienterdquo

35

5- El segundo paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los elementos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

36

6- El tercer paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los procedimientos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

7- El cuarto paso va a verificar que no quedan Notas de Seguimiento sin contestar Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo sin contestar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo contestado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

37

8- iexclMUY IMPORTANTE NO PULSAR EL BOTOacuteN ldquoSIGUIENTErdquo DE ESTA VENTANA HASTA QUE NO SE HAYA COMPLETADO LA COPIA DE SEGURIDAD

El quinto paso es criacutetico pues es ahora cuando vamos a realizar la uacuteltima copia de seguridad Dada su importancia se ha creado una carpeta para albergar estas copias de seguridad STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS Por tanto pulsaremos el botoacuten ldquoNavegarrdquo para seleccionar dicha carpeta que quedaraacute en el primer campo de la ventana y podremos pulsar el botoacuten ldquoInicio Copia de seguridadrdquo que aparece en el segundo campo de la ventana Una vez terminada la copia pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

9- El sexto paso va a ser propiamente el proceso de finalizacioacuten de manera que todaviacutea estamos a tiempo de pulsar el botoacuten ldquoCancelarrdquo para abandonar el procedimiento sin haber realizado la ldquofinalizacioacutenrdquo del proyecto

1

2

3

STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS

38

Si estamos seguros de que queremos ldquofinalizarrdquo el proyecto quedan 2 uacuteltimas decisiones

La primera decisioacuten es sobre el Histoacuterico de Firmas y Ediciones (modificaciones) y figura en la parte izquierda de la ventana Podemos elegir entre mantener solamente las firmas o mantener tanto las firmas como las edicionesAdemaacutes en el primer caso de dejar solamente las firmas podemos indicar dos opciones maacutes

o retener solamente el uacuteltimo preparador y el uacuteltimo revisor firmante o todos los habidos (puesto que se ha podido firmar varias veces)

o y limpiar las fechas de firma dejando solamente el usuario firmante

La segunda decisioacuten es sobre las Notas de Seguimiento y figura en la parte derecha de la ventana Podemos elegir entre Borrar o Mantener las Notas de Seguimiento incluidas en el proyectoUna vez elegidas todas las opciones mencionadas pulsaremos el botoacuten ldquoInicio Finalizacioacuten procesordquo

Una vez completado este proceso de Finalizacioacuten pulsaremos el botoacuten ldquoCerrarrdquo del Asistente y de la ventana ldquoCambiar Estadordquo y ya tenemos el proyecto ldquoTerminadordquo

39

3 USO DE MICROSOFT EXCEL COMO HERRAMIENTA DE AUDITORIA

Excel tiene muchas funciones uacutetiles para los auditores La capacidad de poner los datos en una hoja de caacutelculo y realizar diferentes pruebas y anaacutelisis hacen de Excel una herramienta de auditoriacutea de gran alcance Es faacutecil de usar y de faacutecil acceso para la mayoriacutea de los auditores Excel puede realizar muchos tipos de pruebas analiacuteticas que incluyen la ley de Benford anaacutelisis horizontal y vertical anaacutelisis de iacutendices anaacutelisis de regresioacuten las estadiacutesticas la estratificacioacuten y el envejecimiento Tambieacuten se pueden realizar muchos tipos de anaacutelisis de datos incluyendo datos anexados y de combinacioacuten tabular cruz y la tabla dinaacutemica detectar duplicados y vaciacuteos el extracto y el filtro unir y relacionar muestra clasificar resumir y subtotal

4 CARACTERISTICAS DESEABLES DE UN SOFTWARE DE AUDITORIA

CARACTERIacuteSTICAS GENERALES

Las caracteriacutesticas generales que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Manual de Usuario Manual Teacutecnico y Material de Capacitacioacuten

bull Opciones de copiar o exportar cualquier documento como papeles de trabajo aaplicaciones ofimaacuteticas como Word Excel Power Point y otros

bull Capacidad de acumular la informacioacuten histoacuterica y ademaacutes de poderla consultar por antildeo

40

bull Capacidad de poder funcionar como un todo integrado entre las diferentes etapas yprocesos de la Auditoria Planeacioacuten Administracioacuten de Riesgos Ejecucioacuten yAdministracioacuten de Papeles de Trabajo Evaluacioacuten de Administracioacuten de TI Anaacutelisis yEvaluacioacuten de Base de Datos Emisioacuten de Informes

CARACTERIacuteSTICAS DE SEGURIDAD

Las caracteriacutesticas de seguridad que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Posibilidad de definir que usuarios puedan acceder al sistema

bull Administracioacuten de los permisos de las opciones a las que tiene derecho un usuario aejecutar consultar seguacuten su cargo y aacuterea a la que pertenezca

bull Opciones de incluir pistas de auditoriacutea en procesos control de cambios lecturaescritura y modificacioacuten de parte de los usuarios

bull Copias de respaldo de la informacioacuten mediante BACKUP en medios magneacuteticosoacutepticosy COMPROBAR como recuperar los datos del Backup

5 VENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

La ventaja principal del computador es su increiacuteble velocidad El tiempo requerido para que un computador mayorice una transaccioacuten o determina su saldo de una cuenta es de aproximadamente unas pocas milloneacutesimas de segundo

bull SE PUEDEN PROCESAR EN FORMA RAPIDA Y EFICIENTE GRANDES CANTIDADES DE DATOS Las empresas grandes pueden tener cientos de miles de transacciones por diacutea Al procesar voluacutemenes tan grandes de datos los computadores pueden ahorrar gran cantidad de tiempo en cada paso del proceso contable incluyendo el registro de transacciones su traslado a las cuentas del mayor y la preparacioacuten de registros contables informes y reportes

bull SE PUEDEN TENER ACTUALIZADOS LOS SALDOS DE LAS CUENTAS La velocidad con la que un computador puede procesar los datos permite que las empresas mantengan actualizadas las cuentas del mayor auxiliar los registros de inventarios permanentes y las mayoriacuteas de las cuentas del mayor general

bull SE PUEDEN GENERAL INFOAMCIONES ADICIONALES CASI SIN COSTO EXTRA Con un sistema de contabilidad se puede llevar un diario de ventas Maacutes aun el computador puede ademaacutes reordenar esta informacioacuten para mostrar los

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totales de las ventas diarias por departamento de venta por vendedor y por un producto

bull SE PUEDE DISPONER DE RETROALIMENTACION INSTANTANEA A MEDIDA QUE VAN TENIENDO LUGAR LAS TRANSACCIONES En los sistemas computarizados en liacutenea de tiempo real (OLRT) el empleado que ejecuta la transaccioacuten puede disponer de un Terminal en comunicacioacuten directa con el computador Por tanto el empleado tiene acceso inmediato a la informacioacuten contable uacutetil para ejecutar una transaccioacuten corriente

bull SE PUEDE TENER PROCEDIMIENTOS ADICINALES DE CONTROL INTERNO EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO La aprobacioacuten de cada venta a creacutedito constituye un procedimiento de control interno del cual pueden hacer uso las capacidades uacutenicas del computador

Tal procedimiento del control puede no ser praacutectico en un sistema manual especialmente si el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no se mantiene permanente

6 DESVENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

Los sistemas computarizados tambieacuten tienen sus limitaciones pero estas limitaciones son correctivas y podriacutea decirse que son leves en comparacioacuten con los grandes beneficios que ofrece a la empresa

Las principales limitaciones son

bull Alto costo de inversioacuten al instalar un sistema computarizado

bull El costo de mantenimiento es alto y complejo

bull El alto costo en el entrenamiento del personal

bull Los programas deben ser confiables

bull La loacutegica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas

bull Elevado costo de desarrollo

bull Limitado numero de reportes y consultas

bull Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada

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bull Necesidad de mantenimiento del sistema debido a las modificaciones que habraacute tenido la aplicacioacuten en las actualizaciones o subsiguientes o por cambios de aplicaciones

En conclusioacuten podriacuteamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son en la mayor parte de iacutendole econoacutemica lo cual para muchos no es preocupante

7 SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE COMPUTACION

Los equipos informaacuteticos son instrumentos que estructuran grandes cantidades de informacioacuten la cual puede ser confidencial para la entidad y puede ser mal utilizada o divulgada a personas que hagan mal uso de esta ademaacutes pueden ocurrir robos fraudes o sabotajes que provoquen la destruccioacuten total o parcial de las actividades de procesamiento electroacutenico de datos Esta informacioacuten puede ser de suma importancia y al no contar con ella en el momento preciso puede provocar retrasos sumamente costosos

Al auditar con sistemas informaacuteticos el auditor debe verificar y constatar lo siguiente

Que no se tengan copias piratas o bien que al conectarnos en red con otras computadoras no exista la posibilidad de transmisioacuten de virus

Que se hayan implementado procesos fiacutesicos y loacutegicos para la proteccioacuten del hardware y datos procesados asiacute como a las instalaciones de ingreso al aacuterea de procesamiento de datos y servidores Contemplando las situaciones de incendios sabotajes robos cataacutestrofes naturales etc

Implementacioacuten de mecanismos para garantizar la seguridadloacutegica del software a la proteccioacuten de los datos e informacioacutenprocesos y programas asiacute como la restriccioacuten de usuarios noautorizados al acceso de la informacioacuten

8 BACK UP Y RECUPERACION

Una copia de seguridad o backupen tecnologiacutea de la informacioacuten o informaacutetica es una copia de seguridad - o el proceso de copia de seguridad - con el fin de que estas copias adicionales puedan utilizarse para restaurar el original despueacutes de una eventual peacuterdida de datos Fundamentalmente son uacutetiles para tres cosas Primero recuperarse de una cataacutestrofe informaacutetica Segundo recuperar una pequentildea cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente o corrompido

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D3 Notas de seguimientoAl igual que las incidencias las notas se pueden introducir a un papel de trabajo o procedimiento y como en el caso anterior se activa la barra flotante y se selecciona el icono ldquoNotasrdquoSe debe dar clic sobre el icono ldquoNuevordquo y se abre un cuadro de diaacutelogo donde introduciremos a quien va dirigida la nota el contenido de la misma y la firmaremos como preparadaCuando guardamos y cerramos la nota se crea un hiperenlace al procedimiento u hoja de trabajo desde donde la hayamos creadoPara borrar las notas es necesario que tengan dos firmas preparador y revisor Un preparadorrevisor podraacute firmar ambas

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E- Revisioacuten del trabajo

A traveacutes de las ventanas de resumen se puede acceder de forma raacutepida a la informacioacuten deseada

NavegadorIncidenciasProcedimientosNotas de seguimientoEstado elementosEstado procedimientos

A traveacutes de procedimientos podremos saber cuaacutentos procedimientos tenemos asignados cuantos estaacuten preparados o pendientes de preparar

A traveacutes de incidencias (agrupadas por preparador o por carpeta etc) podremos ver la descripcioacuten y recomendacioacuten de cada una Para editarlas podemos acceder a ellas con doble clic

Para borrarlas seraacute necesario acceder desde el navegador a la carpeta AS

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F- TEAMSTORE

El TeamStore es una base de conocimiento de la auditoriacutea es un fichero independiente que se ubica fuera de TeamMate TeamMate puede importar (obtener) y exportar (enviar) ay desde TeamStore Por ejemplo se pueden importar programas de auditoriacutea estaacutendar del TeamStore

Los elementos que se pueden obtener desde TeamStore son Programas de auditoriacutea (PS) y procedimientos estaacutendar En cualquier momento

de la auditoriacutea se pueden antildeadir programas de auditoriacutea completos o procedimientos seleccionados a un programa de auditoriacutea existente simplemente importando desde TeamStore

Incidencias TeamStore admite la posibilidad de almacenar incidencias que se repiten frecuentemente- incluyendo recomendaciones

Miembros del equipo de auditoriacutea TeamStore puede contener una relacioacuten completa de todo el personal de auditoriacutea Durante la fase de planificacioacuten se puede hacer una importacioacuten de la lista hacia su auditoriacutea

Papeles de trabajo Plantillas

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Una vez abierta la aplicacioacuten de TeamStore ldquoAbrirrdquo navegamos hasta TTEAMMATESTORES donde se encuentra la base de datos de TeamStore

La base de datos se divide en armarios cada uno de ellos engloba los programas de trabajo dependiendo de cuaacutel sea el objeto de fiscalizacioacuten Entidades Locales Cuentas Generales Contratacioacuten (para la revisioacuten de expedientes concretos)

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G- Finalizacioacuten del Proyecto

Una vez terminados todos los trabajos relacionados con un proyecto de Auditoriacutea procede ldquofinalizarlordquo en TeamMate

Una vez ldquoTerminadordquo un proyecto de Auditoriacutea solamente podremos acceder a eacutel en modo lectura es decir para examinar su contenido pero no podremos modificar nada

Por tanto para prever la necesidad de modificaciones posteriores a la ldquofinalizacioacutenrdquo es importante tener una copia de seguridad justamente antes de la ldquofinalizacioacutenrdquo que nos permita borrar el proyecto ldquoTerminadordquo restaurar la copia de seguridad justamente previa a la finalizacioacuten introducir las modificaciones pertinentes y volver a ldquofinalizarrdquo el proyecto (con una nueva copia de seguridad que sustituiriacutea a la anterior) La obtencioacuten de eacutesta copia de seguridad forma parte del proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo

Para finalizar un proyecto hay que ser ldquoRevisorrdquo o ldquoAdministradorrdquo Es decir un ldquoPreparadorrdquo no podraacute ldquofinalizarrdquo un proyecto

A un proyecto ldquoTerminadordquo uacutenicamente podraacuten acceder a eacutel los usuarios actualmente autorizados Por ello se ha adoptado la solucioacuten de antildeadir a todos los proyectos antes de ldquofinalizarlosrdquo un usuario ldquoCAMARA COMPTOSrdquo con rol de ldquoSoacutelo Lecturardquo de manera que todos los usuarios conocedores de la contrasentildea podraacuten acceder a consultar el proyecto una vez ldquoTerminadordquo

El procedimiento para ldquofinalizarrdquo un proyecto es el siguiente

1- Antildeadir al Equipo de Trabajo un usuario denominado CAMARA COMPTOS con rol de ldquoSoacutelo LecturardquoLas instrucciones para antildeadir un nuevo miembro del Equipo de Auditoriacutea figuran en el apartado ldquo41 Configuracioacuten del equipo de auditoriacuteardquo de la presente Guiacutea (paacuteg 5)

2- Elegir la opcioacuten Archivo | Administracioacuten | Etapashellip para acceder a la ventana de ldquoCambiar Estadordquo

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3- Pulsar el 5ordm botoacuten ldquoCompletar Finalizarrdquo Se lanzaraacute el asistente para finalizar que consta de seis pasos

4- El primer paso es solamente informativo y resume las acciones que se van a realizar Pulsaremos el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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5- El segundo paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los elementos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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6- El tercer paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los procedimientos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

7- El cuarto paso va a verificar que no quedan Notas de Seguimiento sin contestar Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo sin contestar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo contestado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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8- iexclMUY IMPORTANTE NO PULSAR EL BOTOacuteN ldquoSIGUIENTErdquo DE ESTA VENTANA HASTA QUE NO SE HAYA COMPLETADO LA COPIA DE SEGURIDAD

El quinto paso es criacutetico pues es ahora cuando vamos a realizar la uacuteltima copia de seguridad Dada su importancia se ha creado una carpeta para albergar estas copias de seguridad STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS Por tanto pulsaremos el botoacuten ldquoNavegarrdquo para seleccionar dicha carpeta que quedaraacute en el primer campo de la ventana y podremos pulsar el botoacuten ldquoInicio Copia de seguridadrdquo que aparece en el segundo campo de la ventana Una vez terminada la copia pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

9- El sexto paso va a ser propiamente el proceso de finalizacioacuten de manera que todaviacutea estamos a tiempo de pulsar el botoacuten ldquoCancelarrdquo para abandonar el procedimiento sin haber realizado la ldquofinalizacioacutenrdquo del proyecto

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STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS

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Si estamos seguros de que queremos ldquofinalizarrdquo el proyecto quedan 2 uacuteltimas decisiones

La primera decisioacuten es sobre el Histoacuterico de Firmas y Ediciones (modificaciones) y figura en la parte izquierda de la ventana Podemos elegir entre mantener solamente las firmas o mantener tanto las firmas como las edicionesAdemaacutes en el primer caso de dejar solamente las firmas podemos indicar dos opciones maacutes

o retener solamente el uacuteltimo preparador y el uacuteltimo revisor firmante o todos los habidos (puesto que se ha podido firmar varias veces)

o y limpiar las fechas de firma dejando solamente el usuario firmante

La segunda decisioacuten es sobre las Notas de Seguimiento y figura en la parte derecha de la ventana Podemos elegir entre Borrar o Mantener las Notas de Seguimiento incluidas en el proyectoUna vez elegidas todas las opciones mencionadas pulsaremos el botoacuten ldquoInicio Finalizacioacuten procesordquo

Una vez completado este proceso de Finalizacioacuten pulsaremos el botoacuten ldquoCerrarrdquo del Asistente y de la ventana ldquoCambiar Estadordquo y ya tenemos el proyecto ldquoTerminadordquo

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3 USO DE MICROSOFT EXCEL COMO HERRAMIENTA DE AUDITORIA

Excel tiene muchas funciones uacutetiles para los auditores La capacidad de poner los datos en una hoja de caacutelculo y realizar diferentes pruebas y anaacutelisis hacen de Excel una herramienta de auditoriacutea de gran alcance Es faacutecil de usar y de faacutecil acceso para la mayoriacutea de los auditores Excel puede realizar muchos tipos de pruebas analiacuteticas que incluyen la ley de Benford anaacutelisis horizontal y vertical anaacutelisis de iacutendices anaacutelisis de regresioacuten las estadiacutesticas la estratificacioacuten y el envejecimiento Tambieacuten se pueden realizar muchos tipos de anaacutelisis de datos incluyendo datos anexados y de combinacioacuten tabular cruz y la tabla dinaacutemica detectar duplicados y vaciacuteos el extracto y el filtro unir y relacionar muestra clasificar resumir y subtotal

4 CARACTERISTICAS DESEABLES DE UN SOFTWARE DE AUDITORIA

CARACTERIacuteSTICAS GENERALES

Las caracteriacutesticas generales que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Manual de Usuario Manual Teacutecnico y Material de Capacitacioacuten

bull Opciones de copiar o exportar cualquier documento como papeles de trabajo aaplicaciones ofimaacuteticas como Word Excel Power Point y otros

bull Capacidad de acumular la informacioacuten histoacuterica y ademaacutes de poderla consultar por antildeo

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bull Capacidad de poder funcionar como un todo integrado entre las diferentes etapas yprocesos de la Auditoria Planeacioacuten Administracioacuten de Riesgos Ejecucioacuten yAdministracioacuten de Papeles de Trabajo Evaluacioacuten de Administracioacuten de TI Anaacutelisis yEvaluacioacuten de Base de Datos Emisioacuten de Informes

CARACTERIacuteSTICAS DE SEGURIDAD

Las caracteriacutesticas de seguridad que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Posibilidad de definir que usuarios puedan acceder al sistema

bull Administracioacuten de los permisos de las opciones a las que tiene derecho un usuario aejecutar consultar seguacuten su cargo y aacuterea a la que pertenezca

bull Opciones de incluir pistas de auditoriacutea en procesos control de cambios lecturaescritura y modificacioacuten de parte de los usuarios

bull Copias de respaldo de la informacioacuten mediante BACKUP en medios magneacuteticosoacutepticosy COMPROBAR como recuperar los datos del Backup

5 VENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

La ventaja principal del computador es su increiacuteble velocidad El tiempo requerido para que un computador mayorice una transaccioacuten o determina su saldo de una cuenta es de aproximadamente unas pocas milloneacutesimas de segundo

bull SE PUEDEN PROCESAR EN FORMA RAPIDA Y EFICIENTE GRANDES CANTIDADES DE DATOS Las empresas grandes pueden tener cientos de miles de transacciones por diacutea Al procesar voluacutemenes tan grandes de datos los computadores pueden ahorrar gran cantidad de tiempo en cada paso del proceso contable incluyendo el registro de transacciones su traslado a las cuentas del mayor y la preparacioacuten de registros contables informes y reportes

bull SE PUEDEN TENER ACTUALIZADOS LOS SALDOS DE LAS CUENTAS La velocidad con la que un computador puede procesar los datos permite que las empresas mantengan actualizadas las cuentas del mayor auxiliar los registros de inventarios permanentes y las mayoriacuteas de las cuentas del mayor general

bull SE PUEDEN GENERAL INFOAMCIONES ADICIONALES CASI SIN COSTO EXTRA Con un sistema de contabilidad se puede llevar un diario de ventas Maacutes aun el computador puede ademaacutes reordenar esta informacioacuten para mostrar los

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totales de las ventas diarias por departamento de venta por vendedor y por un producto

bull SE PUEDE DISPONER DE RETROALIMENTACION INSTANTANEA A MEDIDA QUE VAN TENIENDO LUGAR LAS TRANSACCIONES En los sistemas computarizados en liacutenea de tiempo real (OLRT) el empleado que ejecuta la transaccioacuten puede disponer de un Terminal en comunicacioacuten directa con el computador Por tanto el empleado tiene acceso inmediato a la informacioacuten contable uacutetil para ejecutar una transaccioacuten corriente

bull SE PUEDE TENER PROCEDIMIENTOS ADICINALES DE CONTROL INTERNO EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO La aprobacioacuten de cada venta a creacutedito constituye un procedimiento de control interno del cual pueden hacer uso las capacidades uacutenicas del computador

Tal procedimiento del control puede no ser praacutectico en un sistema manual especialmente si el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no se mantiene permanente

6 DESVENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

Los sistemas computarizados tambieacuten tienen sus limitaciones pero estas limitaciones son correctivas y podriacutea decirse que son leves en comparacioacuten con los grandes beneficios que ofrece a la empresa

Las principales limitaciones son

bull Alto costo de inversioacuten al instalar un sistema computarizado

bull El costo de mantenimiento es alto y complejo

bull El alto costo en el entrenamiento del personal

bull Los programas deben ser confiables

bull La loacutegica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas

bull Elevado costo de desarrollo

bull Limitado numero de reportes y consultas

bull Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada

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bull Necesidad de mantenimiento del sistema debido a las modificaciones que habraacute tenido la aplicacioacuten en las actualizaciones o subsiguientes o por cambios de aplicaciones

En conclusioacuten podriacuteamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son en la mayor parte de iacutendole econoacutemica lo cual para muchos no es preocupante

7 SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE COMPUTACION

Los equipos informaacuteticos son instrumentos que estructuran grandes cantidades de informacioacuten la cual puede ser confidencial para la entidad y puede ser mal utilizada o divulgada a personas que hagan mal uso de esta ademaacutes pueden ocurrir robos fraudes o sabotajes que provoquen la destruccioacuten total o parcial de las actividades de procesamiento electroacutenico de datos Esta informacioacuten puede ser de suma importancia y al no contar con ella en el momento preciso puede provocar retrasos sumamente costosos

Al auditar con sistemas informaacuteticos el auditor debe verificar y constatar lo siguiente

Que no se tengan copias piratas o bien que al conectarnos en red con otras computadoras no exista la posibilidad de transmisioacuten de virus

Que se hayan implementado procesos fiacutesicos y loacutegicos para la proteccioacuten del hardware y datos procesados asiacute como a las instalaciones de ingreso al aacuterea de procesamiento de datos y servidores Contemplando las situaciones de incendios sabotajes robos cataacutestrofes naturales etc

Implementacioacuten de mecanismos para garantizar la seguridadloacutegica del software a la proteccioacuten de los datos e informacioacutenprocesos y programas asiacute como la restriccioacuten de usuarios noautorizados al acceso de la informacioacuten

8 BACK UP Y RECUPERACION

Una copia de seguridad o backupen tecnologiacutea de la informacioacuten o informaacutetica es una copia de seguridad - o el proceso de copia de seguridad - con el fin de que estas copias adicionales puedan utilizarse para restaurar el original despueacutes de una eventual peacuterdida de datos Fundamentalmente son uacutetiles para tres cosas Primero recuperarse de una cataacutestrofe informaacutetica Segundo recuperar una pequentildea cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente o corrompido

43

E- Revisioacuten del trabajo

A traveacutes de las ventanas de resumen se puede acceder de forma raacutepida a la informacioacuten deseada

NavegadorIncidenciasProcedimientosNotas de seguimientoEstado elementosEstado procedimientos

A traveacutes de procedimientos podremos saber cuaacutentos procedimientos tenemos asignados cuantos estaacuten preparados o pendientes de preparar

A traveacutes de incidencias (agrupadas por preparador o por carpeta etc) podremos ver la descripcioacuten y recomendacioacuten de cada una Para editarlas podemos acceder a ellas con doble clic

Para borrarlas seraacute necesario acceder desde el navegador a la carpeta AS

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F- TEAMSTORE

El TeamStore es una base de conocimiento de la auditoriacutea es un fichero independiente que se ubica fuera de TeamMate TeamMate puede importar (obtener) y exportar (enviar) ay desde TeamStore Por ejemplo se pueden importar programas de auditoriacutea estaacutendar del TeamStore

Los elementos que se pueden obtener desde TeamStore son Programas de auditoriacutea (PS) y procedimientos estaacutendar En cualquier momento

de la auditoriacutea se pueden antildeadir programas de auditoriacutea completos o procedimientos seleccionados a un programa de auditoriacutea existente simplemente importando desde TeamStore

Incidencias TeamStore admite la posibilidad de almacenar incidencias que se repiten frecuentemente- incluyendo recomendaciones

Miembros del equipo de auditoriacutea TeamStore puede contener una relacioacuten completa de todo el personal de auditoriacutea Durante la fase de planificacioacuten se puede hacer una importacioacuten de la lista hacia su auditoriacutea

Papeles de trabajo Plantillas

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Una vez abierta la aplicacioacuten de TeamStore ldquoAbrirrdquo navegamos hasta TTEAMMATESTORES donde se encuentra la base de datos de TeamStore

La base de datos se divide en armarios cada uno de ellos engloba los programas de trabajo dependiendo de cuaacutel sea el objeto de fiscalizacioacuten Entidades Locales Cuentas Generales Contratacioacuten (para la revisioacuten de expedientes concretos)

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G- Finalizacioacuten del Proyecto

Una vez terminados todos los trabajos relacionados con un proyecto de Auditoriacutea procede ldquofinalizarlordquo en TeamMate

Una vez ldquoTerminadordquo un proyecto de Auditoriacutea solamente podremos acceder a eacutel en modo lectura es decir para examinar su contenido pero no podremos modificar nada

Por tanto para prever la necesidad de modificaciones posteriores a la ldquofinalizacioacutenrdquo es importante tener una copia de seguridad justamente antes de la ldquofinalizacioacutenrdquo que nos permita borrar el proyecto ldquoTerminadordquo restaurar la copia de seguridad justamente previa a la finalizacioacuten introducir las modificaciones pertinentes y volver a ldquofinalizarrdquo el proyecto (con una nueva copia de seguridad que sustituiriacutea a la anterior) La obtencioacuten de eacutesta copia de seguridad forma parte del proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo

Para finalizar un proyecto hay que ser ldquoRevisorrdquo o ldquoAdministradorrdquo Es decir un ldquoPreparadorrdquo no podraacute ldquofinalizarrdquo un proyecto

A un proyecto ldquoTerminadordquo uacutenicamente podraacuten acceder a eacutel los usuarios actualmente autorizados Por ello se ha adoptado la solucioacuten de antildeadir a todos los proyectos antes de ldquofinalizarlosrdquo un usuario ldquoCAMARA COMPTOSrdquo con rol de ldquoSoacutelo Lecturardquo de manera que todos los usuarios conocedores de la contrasentildea podraacuten acceder a consultar el proyecto una vez ldquoTerminadordquo

El procedimiento para ldquofinalizarrdquo un proyecto es el siguiente

1- Antildeadir al Equipo de Trabajo un usuario denominado CAMARA COMPTOS con rol de ldquoSoacutelo LecturardquoLas instrucciones para antildeadir un nuevo miembro del Equipo de Auditoriacutea figuran en el apartado ldquo41 Configuracioacuten del equipo de auditoriacuteardquo de la presente Guiacutea (paacuteg 5)

2- Elegir la opcioacuten Archivo | Administracioacuten | Etapashellip para acceder a la ventana de ldquoCambiar Estadordquo

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3- Pulsar el 5ordm botoacuten ldquoCompletar Finalizarrdquo Se lanzaraacute el asistente para finalizar que consta de seis pasos

4- El primer paso es solamente informativo y resume las acciones que se van a realizar Pulsaremos el botoacuten ldquoSiguienterdquo

35

5- El segundo paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los elementos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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6- El tercer paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los procedimientos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

7- El cuarto paso va a verificar que no quedan Notas de Seguimiento sin contestar Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo sin contestar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo contestado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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8- iexclMUY IMPORTANTE NO PULSAR EL BOTOacuteN ldquoSIGUIENTErdquo DE ESTA VENTANA HASTA QUE NO SE HAYA COMPLETADO LA COPIA DE SEGURIDAD

El quinto paso es criacutetico pues es ahora cuando vamos a realizar la uacuteltima copia de seguridad Dada su importancia se ha creado una carpeta para albergar estas copias de seguridad STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS Por tanto pulsaremos el botoacuten ldquoNavegarrdquo para seleccionar dicha carpeta que quedaraacute en el primer campo de la ventana y podremos pulsar el botoacuten ldquoInicio Copia de seguridadrdquo que aparece en el segundo campo de la ventana Una vez terminada la copia pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

9- El sexto paso va a ser propiamente el proceso de finalizacioacuten de manera que todaviacutea estamos a tiempo de pulsar el botoacuten ldquoCancelarrdquo para abandonar el procedimiento sin haber realizado la ldquofinalizacioacutenrdquo del proyecto

1

2

3

STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS

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Si estamos seguros de que queremos ldquofinalizarrdquo el proyecto quedan 2 uacuteltimas decisiones

La primera decisioacuten es sobre el Histoacuterico de Firmas y Ediciones (modificaciones) y figura en la parte izquierda de la ventana Podemos elegir entre mantener solamente las firmas o mantener tanto las firmas como las edicionesAdemaacutes en el primer caso de dejar solamente las firmas podemos indicar dos opciones maacutes

o retener solamente el uacuteltimo preparador y el uacuteltimo revisor firmante o todos los habidos (puesto que se ha podido firmar varias veces)

o y limpiar las fechas de firma dejando solamente el usuario firmante

La segunda decisioacuten es sobre las Notas de Seguimiento y figura en la parte derecha de la ventana Podemos elegir entre Borrar o Mantener las Notas de Seguimiento incluidas en el proyectoUna vez elegidas todas las opciones mencionadas pulsaremos el botoacuten ldquoInicio Finalizacioacuten procesordquo

Una vez completado este proceso de Finalizacioacuten pulsaremos el botoacuten ldquoCerrarrdquo del Asistente y de la ventana ldquoCambiar Estadordquo y ya tenemos el proyecto ldquoTerminadordquo

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3 USO DE MICROSOFT EXCEL COMO HERRAMIENTA DE AUDITORIA

Excel tiene muchas funciones uacutetiles para los auditores La capacidad de poner los datos en una hoja de caacutelculo y realizar diferentes pruebas y anaacutelisis hacen de Excel una herramienta de auditoriacutea de gran alcance Es faacutecil de usar y de faacutecil acceso para la mayoriacutea de los auditores Excel puede realizar muchos tipos de pruebas analiacuteticas que incluyen la ley de Benford anaacutelisis horizontal y vertical anaacutelisis de iacutendices anaacutelisis de regresioacuten las estadiacutesticas la estratificacioacuten y el envejecimiento Tambieacuten se pueden realizar muchos tipos de anaacutelisis de datos incluyendo datos anexados y de combinacioacuten tabular cruz y la tabla dinaacutemica detectar duplicados y vaciacuteos el extracto y el filtro unir y relacionar muestra clasificar resumir y subtotal

4 CARACTERISTICAS DESEABLES DE UN SOFTWARE DE AUDITORIA

CARACTERIacuteSTICAS GENERALES

Las caracteriacutesticas generales que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Manual de Usuario Manual Teacutecnico y Material de Capacitacioacuten

bull Opciones de copiar o exportar cualquier documento como papeles de trabajo aaplicaciones ofimaacuteticas como Word Excel Power Point y otros

bull Capacidad de acumular la informacioacuten histoacuterica y ademaacutes de poderla consultar por antildeo

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bull Capacidad de poder funcionar como un todo integrado entre las diferentes etapas yprocesos de la Auditoria Planeacioacuten Administracioacuten de Riesgos Ejecucioacuten yAdministracioacuten de Papeles de Trabajo Evaluacioacuten de Administracioacuten de TI Anaacutelisis yEvaluacioacuten de Base de Datos Emisioacuten de Informes

CARACTERIacuteSTICAS DE SEGURIDAD

Las caracteriacutesticas de seguridad que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Posibilidad de definir que usuarios puedan acceder al sistema

bull Administracioacuten de los permisos de las opciones a las que tiene derecho un usuario aejecutar consultar seguacuten su cargo y aacuterea a la que pertenezca

bull Opciones de incluir pistas de auditoriacutea en procesos control de cambios lecturaescritura y modificacioacuten de parte de los usuarios

bull Copias de respaldo de la informacioacuten mediante BACKUP en medios magneacuteticosoacutepticosy COMPROBAR como recuperar los datos del Backup

5 VENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

La ventaja principal del computador es su increiacuteble velocidad El tiempo requerido para que un computador mayorice una transaccioacuten o determina su saldo de una cuenta es de aproximadamente unas pocas milloneacutesimas de segundo

bull SE PUEDEN PROCESAR EN FORMA RAPIDA Y EFICIENTE GRANDES CANTIDADES DE DATOS Las empresas grandes pueden tener cientos de miles de transacciones por diacutea Al procesar voluacutemenes tan grandes de datos los computadores pueden ahorrar gran cantidad de tiempo en cada paso del proceso contable incluyendo el registro de transacciones su traslado a las cuentas del mayor y la preparacioacuten de registros contables informes y reportes

bull SE PUEDEN TENER ACTUALIZADOS LOS SALDOS DE LAS CUENTAS La velocidad con la que un computador puede procesar los datos permite que las empresas mantengan actualizadas las cuentas del mayor auxiliar los registros de inventarios permanentes y las mayoriacuteas de las cuentas del mayor general

bull SE PUEDEN GENERAL INFOAMCIONES ADICIONALES CASI SIN COSTO EXTRA Con un sistema de contabilidad se puede llevar un diario de ventas Maacutes aun el computador puede ademaacutes reordenar esta informacioacuten para mostrar los

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totales de las ventas diarias por departamento de venta por vendedor y por un producto

bull SE PUEDE DISPONER DE RETROALIMENTACION INSTANTANEA A MEDIDA QUE VAN TENIENDO LUGAR LAS TRANSACCIONES En los sistemas computarizados en liacutenea de tiempo real (OLRT) el empleado que ejecuta la transaccioacuten puede disponer de un Terminal en comunicacioacuten directa con el computador Por tanto el empleado tiene acceso inmediato a la informacioacuten contable uacutetil para ejecutar una transaccioacuten corriente

bull SE PUEDE TENER PROCEDIMIENTOS ADICINALES DE CONTROL INTERNO EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO La aprobacioacuten de cada venta a creacutedito constituye un procedimiento de control interno del cual pueden hacer uso las capacidades uacutenicas del computador

Tal procedimiento del control puede no ser praacutectico en un sistema manual especialmente si el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no se mantiene permanente

6 DESVENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

Los sistemas computarizados tambieacuten tienen sus limitaciones pero estas limitaciones son correctivas y podriacutea decirse que son leves en comparacioacuten con los grandes beneficios que ofrece a la empresa

Las principales limitaciones son

bull Alto costo de inversioacuten al instalar un sistema computarizado

bull El costo de mantenimiento es alto y complejo

bull El alto costo en el entrenamiento del personal

bull Los programas deben ser confiables

bull La loacutegica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas

bull Elevado costo de desarrollo

bull Limitado numero de reportes y consultas

bull Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada

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bull Necesidad de mantenimiento del sistema debido a las modificaciones que habraacute tenido la aplicacioacuten en las actualizaciones o subsiguientes o por cambios de aplicaciones

En conclusioacuten podriacuteamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son en la mayor parte de iacutendole econoacutemica lo cual para muchos no es preocupante

7 SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE COMPUTACION

Los equipos informaacuteticos son instrumentos que estructuran grandes cantidades de informacioacuten la cual puede ser confidencial para la entidad y puede ser mal utilizada o divulgada a personas que hagan mal uso de esta ademaacutes pueden ocurrir robos fraudes o sabotajes que provoquen la destruccioacuten total o parcial de las actividades de procesamiento electroacutenico de datos Esta informacioacuten puede ser de suma importancia y al no contar con ella en el momento preciso puede provocar retrasos sumamente costosos

Al auditar con sistemas informaacuteticos el auditor debe verificar y constatar lo siguiente

Que no se tengan copias piratas o bien que al conectarnos en red con otras computadoras no exista la posibilidad de transmisioacuten de virus

Que se hayan implementado procesos fiacutesicos y loacutegicos para la proteccioacuten del hardware y datos procesados asiacute como a las instalaciones de ingreso al aacuterea de procesamiento de datos y servidores Contemplando las situaciones de incendios sabotajes robos cataacutestrofes naturales etc

Implementacioacuten de mecanismos para garantizar la seguridadloacutegica del software a la proteccioacuten de los datos e informacioacutenprocesos y programas asiacute como la restriccioacuten de usuarios noautorizados al acceso de la informacioacuten

8 BACK UP Y RECUPERACION

Una copia de seguridad o backupen tecnologiacutea de la informacioacuten o informaacutetica es una copia de seguridad - o el proceso de copia de seguridad - con el fin de que estas copias adicionales puedan utilizarse para restaurar el original despueacutes de una eventual peacuterdida de datos Fundamentalmente son uacutetiles para tres cosas Primero recuperarse de una cataacutestrofe informaacutetica Segundo recuperar una pequentildea cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente o corrompido

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F- TEAMSTORE

El TeamStore es una base de conocimiento de la auditoriacutea es un fichero independiente que se ubica fuera de TeamMate TeamMate puede importar (obtener) y exportar (enviar) ay desde TeamStore Por ejemplo se pueden importar programas de auditoriacutea estaacutendar del TeamStore

Los elementos que se pueden obtener desde TeamStore son Programas de auditoriacutea (PS) y procedimientos estaacutendar En cualquier momento

de la auditoriacutea se pueden antildeadir programas de auditoriacutea completos o procedimientos seleccionados a un programa de auditoriacutea existente simplemente importando desde TeamStore

Incidencias TeamStore admite la posibilidad de almacenar incidencias que se repiten frecuentemente- incluyendo recomendaciones

Miembros del equipo de auditoriacutea TeamStore puede contener una relacioacuten completa de todo el personal de auditoriacutea Durante la fase de planificacioacuten se puede hacer una importacioacuten de la lista hacia su auditoriacutea

Papeles de trabajo Plantillas

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Una vez abierta la aplicacioacuten de TeamStore ldquoAbrirrdquo navegamos hasta TTEAMMATESTORES donde se encuentra la base de datos de TeamStore

La base de datos se divide en armarios cada uno de ellos engloba los programas de trabajo dependiendo de cuaacutel sea el objeto de fiscalizacioacuten Entidades Locales Cuentas Generales Contratacioacuten (para la revisioacuten de expedientes concretos)

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G- Finalizacioacuten del Proyecto

Una vez terminados todos los trabajos relacionados con un proyecto de Auditoriacutea procede ldquofinalizarlordquo en TeamMate

Una vez ldquoTerminadordquo un proyecto de Auditoriacutea solamente podremos acceder a eacutel en modo lectura es decir para examinar su contenido pero no podremos modificar nada

Por tanto para prever la necesidad de modificaciones posteriores a la ldquofinalizacioacutenrdquo es importante tener una copia de seguridad justamente antes de la ldquofinalizacioacutenrdquo que nos permita borrar el proyecto ldquoTerminadordquo restaurar la copia de seguridad justamente previa a la finalizacioacuten introducir las modificaciones pertinentes y volver a ldquofinalizarrdquo el proyecto (con una nueva copia de seguridad que sustituiriacutea a la anterior) La obtencioacuten de eacutesta copia de seguridad forma parte del proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo

Para finalizar un proyecto hay que ser ldquoRevisorrdquo o ldquoAdministradorrdquo Es decir un ldquoPreparadorrdquo no podraacute ldquofinalizarrdquo un proyecto

A un proyecto ldquoTerminadordquo uacutenicamente podraacuten acceder a eacutel los usuarios actualmente autorizados Por ello se ha adoptado la solucioacuten de antildeadir a todos los proyectos antes de ldquofinalizarlosrdquo un usuario ldquoCAMARA COMPTOSrdquo con rol de ldquoSoacutelo Lecturardquo de manera que todos los usuarios conocedores de la contrasentildea podraacuten acceder a consultar el proyecto una vez ldquoTerminadordquo

El procedimiento para ldquofinalizarrdquo un proyecto es el siguiente

1- Antildeadir al Equipo de Trabajo un usuario denominado CAMARA COMPTOS con rol de ldquoSoacutelo LecturardquoLas instrucciones para antildeadir un nuevo miembro del Equipo de Auditoriacutea figuran en el apartado ldquo41 Configuracioacuten del equipo de auditoriacuteardquo de la presente Guiacutea (paacuteg 5)

2- Elegir la opcioacuten Archivo | Administracioacuten | Etapashellip para acceder a la ventana de ldquoCambiar Estadordquo

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3- Pulsar el 5ordm botoacuten ldquoCompletar Finalizarrdquo Se lanzaraacute el asistente para finalizar que consta de seis pasos

4- El primer paso es solamente informativo y resume las acciones que se van a realizar Pulsaremos el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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5- El segundo paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los elementos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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6- El tercer paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los procedimientos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

7- El cuarto paso va a verificar que no quedan Notas de Seguimiento sin contestar Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo sin contestar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo contestado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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8- iexclMUY IMPORTANTE NO PULSAR EL BOTOacuteN ldquoSIGUIENTErdquo DE ESTA VENTANA HASTA QUE NO SE HAYA COMPLETADO LA COPIA DE SEGURIDAD

El quinto paso es criacutetico pues es ahora cuando vamos a realizar la uacuteltima copia de seguridad Dada su importancia se ha creado una carpeta para albergar estas copias de seguridad STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS Por tanto pulsaremos el botoacuten ldquoNavegarrdquo para seleccionar dicha carpeta que quedaraacute en el primer campo de la ventana y podremos pulsar el botoacuten ldquoInicio Copia de seguridadrdquo que aparece en el segundo campo de la ventana Una vez terminada la copia pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

9- El sexto paso va a ser propiamente el proceso de finalizacioacuten de manera que todaviacutea estamos a tiempo de pulsar el botoacuten ldquoCancelarrdquo para abandonar el procedimiento sin haber realizado la ldquofinalizacioacutenrdquo del proyecto

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STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS

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Si estamos seguros de que queremos ldquofinalizarrdquo el proyecto quedan 2 uacuteltimas decisiones

La primera decisioacuten es sobre el Histoacuterico de Firmas y Ediciones (modificaciones) y figura en la parte izquierda de la ventana Podemos elegir entre mantener solamente las firmas o mantener tanto las firmas como las edicionesAdemaacutes en el primer caso de dejar solamente las firmas podemos indicar dos opciones maacutes

o retener solamente el uacuteltimo preparador y el uacuteltimo revisor firmante o todos los habidos (puesto que se ha podido firmar varias veces)

o y limpiar las fechas de firma dejando solamente el usuario firmante

La segunda decisioacuten es sobre las Notas de Seguimiento y figura en la parte derecha de la ventana Podemos elegir entre Borrar o Mantener las Notas de Seguimiento incluidas en el proyectoUna vez elegidas todas las opciones mencionadas pulsaremos el botoacuten ldquoInicio Finalizacioacuten procesordquo

Una vez completado este proceso de Finalizacioacuten pulsaremos el botoacuten ldquoCerrarrdquo del Asistente y de la ventana ldquoCambiar Estadordquo y ya tenemos el proyecto ldquoTerminadordquo

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3 USO DE MICROSOFT EXCEL COMO HERRAMIENTA DE AUDITORIA

Excel tiene muchas funciones uacutetiles para los auditores La capacidad de poner los datos en una hoja de caacutelculo y realizar diferentes pruebas y anaacutelisis hacen de Excel una herramienta de auditoriacutea de gran alcance Es faacutecil de usar y de faacutecil acceso para la mayoriacutea de los auditores Excel puede realizar muchos tipos de pruebas analiacuteticas que incluyen la ley de Benford anaacutelisis horizontal y vertical anaacutelisis de iacutendices anaacutelisis de regresioacuten las estadiacutesticas la estratificacioacuten y el envejecimiento Tambieacuten se pueden realizar muchos tipos de anaacutelisis de datos incluyendo datos anexados y de combinacioacuten tabular cruz y la tabla dinaacutemica detectar duplicados y vaciacuteos el extracto y el filtro unir y relacionar muestra clasificar resumir y subtotal

4 CARACTERISTICAS DESEABLES DE UN SOFTWARE DE AUDITORIA

CARACTERIacuteSTICAS GENERALES

Las caracteriacutesticas generales que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Manual de Usuario Manual Teacutecnico y Material de Capacitacioacuten

bull Opciones de copiar o exportar cualquier documento como papeles de trabajo aaplicaciones ofimaacuteticas como Word Excel Power Point y otros

bull Capacidad de acumular la informacioacuten histoacuterica y ademaacutes de poderla consultar por antildeo

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bull Capacidad de poder funcionar como un todo integrado entre las diferentes etapas yprocesos de la Auditoria Planeacioacuten Administracioacuten de Riesgos Ejecucioacuten yAdministracioacuten de Papeles de Trabajo Evaluacioacuten de Administracioacuten de TI Anaacutelisis yEvaluacioacuten de Base de Datos Emisioacuten de Informes

CARACTERIacuteSTICAS DE SEGURIDAD

Las caracteriacutesticas de seguridad que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Posibilidad de definir que usuarios puedan acceder al sistema

bull Administracioacuten de los permisos de las opciones a las que tiene derecho un usuario aejecutar consultar seguacuten su cargo y aacuterea a la que pertenezca

bull Opciones de incluir pistas de auditoriacutea en procesos control de cambios lecturaescritura y modificacioacuten de parte de los usuarios

bull Copias de respaldo de la informacioacuten mediante BACKUP en medios magneacuteticosoacutepticosy COMPROBAR como recuperar los datos del Backup

5 VENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

La ventaja principal del computador es su increiacuteble velocidad El tiempo requerido para que un computador mayorice una transaccioacuten o determina su saldo de una cuenta es de aproximadamente unas pocas milloneacutesimas de segundo

bull SE PUEDEN PROCESAR EN FORMA RAPIDA Y EFICIENTE GRANDES CANTIDADES DE DATOS Las empresas grandes pueden tener cientos de miles de transacciones por diacutea Al procesar voluacutemenes tan grandes de datos los computadores pueden ahorrar gran cantidad de tiempo en cada paso del proceso contable incluyendo el registro de transacciones su traslado a las cuentas del mayor y la preparacioacuten de registros contables informes y reportes

bull SE PUEDEN TENER ACTUALIZADOS LOS SALDOS DE LAS CUENTAS La velocidad con la que un computador puede procesar los datos permite que las empresas mantengan actualizadas las cuentas del mayor auxiliar los registros de inventarios permanentes y las mayoriacuteas de las cuentas del mayor general

bull SE PUEDEN GENERAL INFOAMCIONES ADICIONALES CASI SIN COSTO EXTRA Con un sistema de contabilidad se puede llevar un diario de ventas Maacutes aun el computador puede ademaacutes reordenar esta informacioacuten para mostrar los

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totales de las ventas diarias por departamento de venta por vendedor y por un producto

bull SE PUEDE DISPONER DE RETROALIMENTACION INSTANTANEA A MEDIDA QUE VAN TENIENDO LUGAR LAS TRANSACCIONES En los sistemas computarizados en liacutenea de tiempo real (OLRT) el empleado que ejecuta la transaccioacuten puede disponer de un Terminal en comunicacioacuten directa con el computador Por tanto el empleado tiene acceso inmediato a la informacioacuten contable uacutetil para ejecutar una transaccioacuten corriente

bull SE PUEDE TENER PROCEDIMIENTOS ADICINALES DE CONTROL INTERNO EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO La aprobacioacuten de cada venta a creacutedito constituye un procedimiento de control interno del cual pueden hacer uso las capacidades uacutenicas del computador

Tal procedimiento del control puede no ser praacutectico en un sistema manual especialmente si el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no se mantiene permanente

6 DESVENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

Los sistemas computarizados tambieacuten tienen sus limitaciones pero estas limitaciones son correctivas y podriacutea decirse que son leves en comparacioacuten con los grandes beneficios que ofrece a la empresa

Las principales limitaciones son

bull Alto costo de inversioacuten al instalar un sistema computarizado

bull El costo de mantenimiento es alto y complejo

bull El alto costo en el entrenamiento del personal

bull Los programas deben ser confiables

bull La loacutegica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas

bull Elevado costo de desarrollo

bull Limitado numero de reportes y consultas

bull Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada

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bull Necesidad de mantenimiento del sistema debido a las modificaciones que habraacute tenido la aplicacioacuten en las actualizaciones o subsiguientes o por cambios de aplicaciones

En conclusioacuten podriacuteamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son en la mayor parte de iacutendole econoacutemica lo cual para muchos no es preocupante

7 SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE COMPUTACION

Los equipos informaacuteticos son instrumentos que estructuran grandes cantidades de informacioacuten la cual puede ser confidencial para la entidad y puede ser mal utilizada o divulgada a personas que hagan mal uso de esta ademaacutes pueden ocurrir robos fraudes o sabotajes que provoquen la destruccioacuten total o parcial de las actividades de procesamiento electroacutenico de datos Esta informacioacuten puede ser de suma importancia y al no contar con ella en el momento preciso puede provocar retrasos sumamente costosos

Al auditar con sistemas informaacuteticos el auditor debe verificar y constatar lo siguiente

Que no se tengan copias piratas o bien que al conectarnos en red con otras computadoras no exista la posibilidad de transmisioacuten de virus

Que se hayan implementado procesos fiacutesicos y loacutegicos para la proteccioacuten del hardware y datos procesados asiacute como a las instalaciones de ingreso al aacuterea de procesamiento de datos y servidores Contemplando las situaciones de incendios sabotajes robos cataacutestrofes naturales etc

Implementacioacuten de mecanismos para garantizar la seguridadloacutegica del software a la proteccioacuten de los datos e informacioacutenprocesos y programas asiacute como la restriccioacuten de usuarios noautorizados al acceso de la informacioacuten

8 BACK UP Y RECUPERACION

Una copia de seguridad o backupen tecnologiacutea de la informacioacuten o informaacutetica es una copia de seguridad - o el proceso de copia de seguridad - con el fin de que estas copias adicionales puedan utilizarse para restaurar el original despueacutes de una eventual peacuterdida de datos Fundamentalmente son uacutetiles para tres cosas Primero recuperarse de una cataacutestrofe informaacutetica Segundo recuperar una pequentildea cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente o corrompido

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Una vez abierta la aplicacioacuten de TeamStore ldquoAbrirrdquo navegamos hasta TTEAMMATESTORES donde se encuentra la base de datos de TeamStore

La base de datos se divide en armarios cada uno de ellos engloba los programas de trabajo dependiendo de cuaacutel sea el objeto de fiscalizacioacuten Entidades Locales Cuentas Generales Contratacioacuten (para la revisioacuten de expedientes concretos)

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G- Finalizacioacuten del Proyecto

Una vez terminados todos los trabajos relacionados con un proyecto de Auditoriacutea procede ldquofinalizarlordquo en TeamMate

Una vez ldquoTerminadordquo un proyecto de Auditoriacutea solamente podremos acceder a eacutel en modo lectura es decir para examinar su contenido pero no podremos modificar nada

Por tanto para prever la necesidad de modificaciones posteriores a la ldquofinalizacioacutenrdquo es importante tener una copia de seguridad justamente antes de la ldquofinalizacioacutenrdquo que nos permita borrar el proyecto ldquoTerminadordquo restaurar la copia de seguridad justamente previa a la finalizacioacuten introducir las modificaciones pertinentes y volver a ldquofinalizarrdquo el proyecto (con una nueva copia de seguridad que sustituiriacutea a la anterior) La obtencioacuten de eacutesta copia de seguridad forma parte del proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo

Para finalizar un proyecto hay que ser ldquoRevisorrdquo o ldquoAdministradorrdquo Es decir un ldquoPreparadorrdquo no podraacute ldquofinalizarrdquo un proyecto

A un proyecto ldquoTerminadordquo uacutenicamente podraacuten acceder a eacutel los usuarios actualmente autorizados Por ello se ha adoptado la solucioacuten de antildeadir a todos los proyectos antes de ldquofinalizarlosrdquo un usuario ldquoCAMARA COMPTOSrdquo con rol de ldquoSoacutelo Lecturardquo de manera que todos los usuarios conocedores de la contrasentildea podraacuten acceder a consultar el proyecto una vez ldquoTerminadordquo

El procedimiento para ldquofinalizarrdquo un proyecto es el siguiente

1- Antildeadir al Equipo de Trabajo un usuario denominado CAMARA COMPTOS con rol de ldquoSoacutelo LecturardquoLas instrucciones para antildeadir un nuevo miembro del Equipo de Auditoriacutea figuran en el apartado ldquo41 Configuracioacuten del equipo de auditoriacuteardquo de la presente Guiacutea (paacuteg 5)

2- Elegir la opcioacuten Archivo | Administracioacuten | Etapashellip para acceder a la ventana de ldquoCambiar Estadordquo

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3- Pulsar el 5ordm botoacuten ldquoCompletar Finalizarrdquo Se lanzaraacute el asistente para finalizar que consta de seis pasos

4- El primer paso es solamente informativo y resume las acciones que se van a realizar Pulsaremos el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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5- El segundo paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los elementos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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6- El tercer paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los procedimientos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

7- El cuarto paso va a verificar que no quedan Notas de Seguimiento sin contestar Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo sin contestar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo contestado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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8- iexclMUY IMPORTANTE NO PULSAR EL BOTOacuteN ldquoSIGUIENTErdquo DE ESTA VENTANA HASTA QUE NO SE HAYA COMPLETADO LA COPIA DE SEGURIDAD

El quinto paso es criacutetico pues es ahora cuando vamos a realizar la uacuteltima copia de seguridad Dada su importancia se ha creado una carpeta para albergar estas copias de seguridad STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS Por tanto pulsaremos el botoacuten ldquoNavegarrdquo para seleccionar dicha carpeta que quedaraacute en el primer campo de la ventana y podremos pulsar el botoacuten ldquoInicio Copia de seguridadrdquo que aparece en el segundo campo de la ventana Una vez terminada la copia pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

9- El sexto paso va a ser propiamente el proceso de finalizacioacuten de manera que todaviacutea estamos a tiempo de pulsar el botoacuten ldquoCancelarrdquo para abandonar el procedimiento sin haber realizado la ldquofinalizacioacutenrdquo del proyecto

1

2

3

STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS

38

Si estamos seguros de que queremos ldquofinalizarrdquo el proyecto quedan 2 uacuteltimas decisiones

La primera decisioacuten es sobre el Histoacuterico de Firmas y Ediciones (modificaciones) y figura en la parte izquierda de la ventana Podemos elegir entre mantener solamente las firmas o mantener tanto las firmas como las edicionesAdemaacutes en el primer caso de dejar solamente las firmas podemos indicar dos opciones maacutes

o retener solamente el uacuteltimo preparador y el uacuteltimo revisor firmante o todos los habidos (puesto que se ha podido firmar varias veces)

o y limpiar las fechas de firma dejando solamente el usuario firmante

La segunda decisioacuten es sobre las Notas de Seguimiento y figura en la parte derecha de la ventana Podemos elegir entre Borrar o Mantener las Notas de Seguimiento incluidas en el proyectoUna vez elegidas todas las opciones mencionadas pulsaremos el botoacuten ldquoInicio Finalizacioacuten procesordquo

Una vez completado este proceso de Finalizacioacuten pulsaremos el botoacuten ldquoCerrarrdquo del Asistente y de la ventana ldquoCambiar Estadordquo y ya tenemos el proyecto ldquoTerminadordquo

39

3 USO DE MICROSOFT EXCEL COMO HERRAMIENTA DE AUDITORIA

Excel tiene muchas funciones uacutetiles para los auditores La capacidad de poner los datos en una hoja de caacutelculo y realizar diferentes pruebas y anaacutelisis hacen de Excel una herramienta de auditoriacutea de gran alcance Es faacutecil de usar y de faacutecil acceso para la mayoriacutea de los auditores Excel puede realizar muchos tipos de pruebas analiacuteticas que incluyen la ley de Benford anaacutelisis horizontal y vertical anaacutelisis de iacutendices anaacutelisis de regresioacuten las estadiacutesticas la estratificacioacuten y el envejecimiento Tambieacuten se pueden realizar muchos tipos de anaacutelisis de datos incluyendo datos anexados y de combinacioacuten tabular cruz y la tabla dinaacutemica detectar duplicados y vaciacuteos el extracto y el filtro unir y relacionar muestra clasificar resumir y subtotal

4 CARACTERISTICAS DESEABLES DE UN SOFTWARE DE AUDITORIA

CARACTERIacuteSTICAS GENERALES

Las caracteriacutesticas generales que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Manual de Usuario Manual Teacutecnico y Material de Capacitacioacuten

bull Opciones de copiar o exportar cualquier documento como papeles de trabajo aaplicaciones ofimaacuteticas como Word Excel Power Point y otros

bull Capacidad de acumular la informacioacuten histoacuterica y ademaacutes de poderla consultar por antildeo

40

bull Capacidad de poder funcionar como un todo integrado entre las diferentes etapas yprocesos de la Auditoria Planeacioacuten Administracioacuten de Riesgos Ejecucioacuten yAdministracioacuten de Papeles de Trabajo Evaluacioacuten de Administracioacuten de TI Anaacutelisis yEvaluacioacuten de Base de Datos Emisioacuten de Informes

CARACTERIacuteSTICAS DE SEGURIDAD

Las caracteriacutesticas de seguridad que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Posibilidad de definir que usuarios puedan acceder al sistema

bull Administracioacuten de los permisos de las opciones a las que tiene derecho un usuario aejecutar consultar seguacuten su cargo y aacuterea a la que pertenezca

bull Opciones de incluir pistas de auditoriacutea en procesos control de cambios lecturaescritura y modificacioacuten de parte de los usuarios

bull Copias de respaldo de la informacioacuten mediante BACKUP en medios magneacuteticosoacutepticosy COMPROBAR como recuperar los datos del Backup

5 VENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

La ventaja principal del computador es su increiacuteble velocidad El tiempo requerido para que un computador mayorice una transaccioacuten o determina su saldo de una cuenta es de aproximadamente unas pocas milloneacutesimas de segundo

bull SE PUEDEN PROCESAR EN FORMA RAPIDA Y EFICIENTE GRANDES CANTIDADES DE DATOS Las empresas grandes pueden tener cientos de miles de transacciones por diacutea Al procesar voluacutemenes tan grandes de datos los computadores pueden ahorrar gran cantidad de tiempo en cada paso del proceso contable incluyendo el registro de transacciones su traslado a las cuentas del mayor y la preparacioacuten de registros contables informes y reportes

bull SE PUEDEN TENER ACTUALIZADOS LOS SALDOS DE LAS CUENTAS La velocidad con la que un computador puede procesar los datos permite que las empresas mantengan actualizadas las cuentas del mayor auxiliar los registros de inventarios permanentes y las mayoriacuteas de las cuentas del mayor general

bull SE PUEDEN GENERAL INFOAMCIONES ADICIONALES CASI SIN COSTO EXTRA Con un sistema de contabilidad se puede llevar un diario de ventas Maacutes aun el computador puede ademaacutes reordenar esta informacioacuten para mostrar los

41

totales de las ventas diarias por departamento de venta por vendedor y por un producto

bull SE PUEDE DISPONER DE RETROALIMENTACION INSTANTANEA A MEDIDA QUE VAN TENIENDO LUGAR LAS TRANSACCIONES En los sistemas computarizados en liacutenea de tiempo real (OLRT) el empleado que ejecuta la transaccioacuten puede disponer de un Terminal en comunicacioacuten directa con el computador Por tanto el empleado tiene acceso inmediato a la informacioacuten contable uacutetil para ejecutar una transaccioacuten corriente

bull SE PUEDE TENER PROCEDIMIENTOS ADICINALES DE CONTROL INTERNO EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO La aprobacioacuten de cada venta a creacutedito constituye un procedimiento de control interno del cual pueden hacer uso las capacidades uacutenicas del computador

Tal procedimiento del control puede no ser praacutectico en un sistema manual especialmente si el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no se mantiene permanente

6 DESVENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

Los sistemas computarizados tambieacuten tienen sus limitaciones pero estas limitaciones son correctivas y podriacutea decirse que son leves en comparacioacuten con los grandes beneficios que ofrece a la empresa

Las principales limitaciones son

bull Alto costo de inversioacuten al instalar un sistema computarizado

bull El costo de mantenimiento es alto y complejo

bull El alto costo en el entrenamiento del personal

bull Los programas deben ser confiables

bull La loacutegica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas

bull Elevado costo de desarrollo

bull Limitado numero de reportes y consultas

bull Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada

42

bull Necesidad de mantenimiento del sistema debido a las modificaciones que habraacute tenido la aplicacioacuten en las actualizaciones o subsiguientes o por cambios de aplicaciones

En conclusioacuten podriacuteamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son en la mayor parte de iacutendole econoacutemica lo cual para muchos no es preocupante

7 SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE COMPUTACION

Los equipos informaacuteticos son instrumentos que estructuran grandes cantidades de informacioacuten la cual puede ser confidencial para la entidad y puede ser mal utilizada o divulgada a personas que hagan mal uso de esta ademaacutes pueden ocurrir robos fraudes o sabotajes que provoquen la destruccioacuten total o parcial de las actividades de procesamiento electroacutenico de datos Esta informacioacuten puede ser de suma importancia y al no contar con ella en el momento preciso puede provocar retrasos sumamente costosos

Al auditar con sistemas informaacuteticos el auditor debe verificar y constatar lo siguiente

Que no se tengan copias piratas o bien que al conectarnos en red con otras computadoras no exista la posibilidad de transmisioacuten de virus

Que se hayan implementado procesos fiacutesicos y loacutegicos para la proteccioacuten del hardware y datos procesados asiacute como a las instalaciones de ingreso al aacuterea de procesamiento de datos y servidores Contemplando las situaciones de incendios sabotajes robos cataacutestrofes naturales etc

Implementacioacuten de mecanismos para garantizar la seguridadloacutegica del software a la proteccioacuten de los datos e informacioacutenprocesos y programas asiacute como la restriccioacuten de usuarios noautorizados al acceso de la informacioacuten

8 BACK UP Y RECUPERACION

Una copia de seguridad o backupen tecnologiacutea de la informacioacuten o informaacutetica es una copia de seguridad - o el proceso de copia de seguridad - con el fin de que estas copias adicionales puedan utilizarse para restaurar el original despueacutes de una eventual peacuterdida de datos Fundamentalmente son uacutetiles para tres cosas Primero recuperarse de una cataacutestrofe informaacutetica Segundo recuperar una pequentildea cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente o corrompido

43

33

G- Finalizacioacuten del Proyecto

Una vez terminados todos los trabajos relacionados con un proyecto de Auditoriacutea procede ldquofinalizarlordquo en TeamMate

Una vez ldquoTerminadordquo un proyecto de Auditoriacutea solamente podremos acceder a eacutel en modo lectura es decir para examinar su contenido pero no podremos modificar nada

Por tanto para prever la necesidad de modificaciones posteriores a la ldquofinalizacioacutenrdquo es importante tener una copia de seguridad justamente antes de la ldquofinalizacioacutenrdquo que nos permita borrar el proyecto ldquoTerminadordquo restaurar la copia de seguridad justamente previa a la finalizacioacuten introducir las modificaciones pertinentes y volver a ldquofinalizarrdquo el proyecto (con una nueva copia de seguridad que sustituiriacutea a la anterior) La obtencioacuten de eacutesta copia de seguridad forma parte del proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo

Para finalizar un proyecto hay que ser ldquoRevisorrdquo o ldquoAdministradorrdquo Es decir un ldquoPreparadorrdquo no podraacute ldquofinalizarrdquo un proyecto

A un proyecto ldquoTerminadordquo uacutenicamente podraacuten acceder a eacutel los usuarios actualmente autorizados Por ello se ha adoptado la solucioacuten de antildeadir a todos los proyectos antes de ldquofinalizarlosrdquo un usuario ldquoCAMARA COMPTOSrdquo con rol de ldquoSoacutelo Lecturardquo de manera que todos los usuarios conocedores de la contrasentildea podraacuten acceder a consultar el proyecto una vez ldquoTerminadordquo

El procedimiento para ldquofinalizarrdquo un proyecto es el siguiente

1- Antildeadir al Equipo de Trabajo un usuario denominado CAMARA COMPTOS con rol de ldquoSoacutelo LecturardquoLas instrucciones para antildeadir un nuevo miembro del Equipo de Auditoriacutea figuran en el apartado ldquo41 Configuracioacuten del equipo de auditoriacuteardquo de la presente Guiacutea (paacuteg 5)

2- Elegir la opcioacuten Archivo | Administracioacuten | Etapashellip para acceder a la ventana de ldquoCambiar Estadordquo

34

3- Pulsar el 5ordm botoacuten ldquoCompletar Finalizarrdquo Se lanzaraacute el asistente para finalizar que consta de seis pasos

4- El primer paso es solamente informativo y resume las acciones que se van a realizar Pulsaremos el botoacuten ldquoSiguienterdquo

35

5- El segundo paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los elementos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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6- El tercer paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los procedimientos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

7- El cuarto paso va a verificar que no quedan Notas de Seguimiento sin contestar Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo sin contestar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo contestado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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8- iexclMUY IMPORTANTE NO PULSAR EL BOTOacuteN ldquoSIGUIENTErdquo DE ESTA VENTANA HASTA QUE NO SE HAYA COMPLETADO LA COPIA DE SEGURIDAD

El quinto paso es criacutetico pues es ahora cuando vamos a realizar la uacuteltima copia de seguridad Dada su importancia se ha creado una carpeta para albergar estas copias de seguridad STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS Por tanto pulsaremos el botoacuten ldquoNavegarrdquo para seleccionar dicha carpeta que quedaraacute en el primer campo de la ventana y podremos pulsar el botoacuten ldquoInicio Copia de seguridadrdquo que aparece en el segundo campo de la ventana Una vez terminada la copia pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

9- El sexto paso va a ser propiamente el proceso de finalizacioacuten de manera que todaviacutea estamos a tiempo de pulsar el botoacuten ldquoCancelarrdquo para abandonar el procedimiento sin haber realizado la ldquofinalizacioacutenrdquo del proyecto

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STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS

38

Si estamos seguros de que queremos ldquofinalizarrdquo el proyecto quedan 2 uacuteltimas decisiones

La primera decisioacuten es sobre el Histoacuterico de Firmas y Ediciones (modificaciones) y figura en la parte izquierda de la ventana Podemos elegir entre mantener solamente las firmas o mantener tanto las firmas como las edicionesAdemaacutes en el primer caso de dejar solamente las firmas podemos indicar dos opciones maacutes

o retener solamente el uacuteltimo preparador y el uacuteltimo revisor firmante o todos los habidos (puesto que se ha podido firmar varias veces)

o y limpiar las fechas de firma dejando solamente el usuario firmante

La segunda decisioacuten es sobre las Notas de Seguimiento y figura en la parte derecha de la ventana Podemos elegir entre Borrar o Mantener las Notas de Seguimiento incluidas en el proyectoUna vez elegidas todas las opciones mencionadas pulsaremos el botoacuten ldquoInicio Finalizacioacuten procesordquo

Una vez completado este proceso de Finalizacioacuten pulsaremos el botoacuten ldquoCerrarrdquo del Asistente y de la ventana ldquoCambiar Estadordquo y ya tenemos el proyecto ldquoTerminadordquo

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3 USO DE MICROSOFT EXCEL COMO HERRAMIENTA DE AUDITORIA

Excel tiene muchas funciones uacutetiles para los auditores La capacidad de poner los datos en una hoja de caacutelculo y realizar diferentes pruebas y anaacutelisis hacen de Excel una herramienta de auditoriacutea de gran alcance Es faacutecil de usar y de faacutecil acceso para la mayoriacutea de los auditores Excel puede realizar muchos tipos de pruebas analiacuteticas que incluyen la ley de Benford anaacutelisis horizontal y vertical anaacutelisis de iacutendices anaacutelisis de regresioacuten las estadiacutesticas la estratificacioacuten y el envejecimiento Tambieacuten se pueden realizar muchos tipos de anaacutelisis de datos incluyendo datos anexados y de combinacioacuten tabular cruz y la tabla dinaacutemica detectar duplicados y vaciacuteos el extracto y el filtro unir y relacionar muestra clasificar resumir y subtotal

4 CARACTERISTICAS DESEABLES DE UN SOFTWARE DE AUDITORIA

CARACTERIacuteSTICAS GENERALES

Las caracteriacutesticas generales que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Manual de Usuario Manual Teacutecnico y Material de Capacitacioacuten

bull Opciones de copiar o exportar cualquier documento como papeles de trabajo aaplicaciones ofimaacuteticas como Word Excel Power Point y otros

bull Capacidad de acumular la informacioacuten histoacuterica y ademaacutes de poderla consultar por antildeo

40

bull Capacidad de poder funcionar como un todo integrado entre las diferentes etapas yprocesos de la Auditoria Planeacioacuten Administracioacuten de Riesgos Ejecucioacuten yAdministracioacuten de Papeles de Trabajo Evaluacioacuten de Administracioacuten de TI Anaacutelisis yEvaluacioacuten de Base de Datos Emisioacuten de Informes

CARACTERIacuteSTICAS DE SEGURIDAD

Las caracteriacutesticas de seguridad que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Posibilidad de definir que usuarios puedan acceder al sistema

bull Administracioacuten de los permisos de las opciones a las que tiene derecho un usuario aejecutar consultar seguacuten su cargo y aacuterea a la que pertenezca

bull Opciones de incluir pistas de auditoriacutea en procesos control de cambios lecturaescritura y modificacioacuten de parte de los usuarios

bull Copias de respaldo de la informacioacuten mediante BACKUP en medios magneacuteticosoacutepticosy COMPROBAR como recuperar los datos del Backup

5 VENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

La ventaja principal del computador es su increiacuteble velocidad El tiempo requerido para que un computador mayorice una transaccioacuten o determina su saldo de una cuenta es de aproximadamente unas pocas milloneacutesimas de segundo

bull SE PUEDEN PROCESAR EN FORMA RAPIDA Y EFICIENTE GRANDES CANTIDADES DE DATOS Las empresas grandes pueden tener cientos de miles de transacciones por diacutea Al procesar voluacutemenes tan grandes de datos los computadores pueden ahorrar gran cantidad de tiempo en cada paso del proceso contable incluyendo el registro de transacciones su traslado a las cuentas del mayor y la preparacioacuten de registros contables informes y reportes

bull SE PUEDEN TENER ACTUALIZADOS LOS SALDOS DE LAS CUENTAS La velocidad con la que un computador puede procesar los datos permite que las empresas mantengan actualizadas las cuentas del mayor auxiliar los registros de inventarios permanentes y las mayoriacuteas de las cuentas del mayor general

bull SE PUEDEN GENERAL INFOAMCIONES ADICIONALES CASI SIN COSTO EXTRA Con un sistema de contabilidad se puede llevar un diario de ventas Maacutes aun el computador puede ademaacutes reordenar esta informacioacuten para mostrar los

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totales de las ventas diarias por departamento de venta por vendedor y por un producto

bull SE PUEDE DISPONER DE RETROALIMENTACION INSTANTANEA A MEDIDA QUE VAN TENIENDO LUGAR LAS TRANSACCIONES En los sistemas computarizados en liacutenea de tiempo real (OLRT) el empleado que ejecuta la transaccioacuten puede disponer de un Terminal en comunicacioacuten directa con el computador Por tanto el empleado tiene acceso inmediato a la informacioacuten contable uacutetil para ejecutar una transaccioacuten corriente

bull SE PUEDE TENER PROCEDIMIENTOS ADICINALES DE CONTROL INTERNO EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO La aprobacioacuten de cada venta a creacutedito constituye un procedimiento de control interno del cual pueden hacer uso las capacidades uacutenicas del computador

Tal procedimiento del control puede no ser praacutectico en un sistema manual especialmente si el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no se mantiene permanente

6 DESVENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

Los sistemas computarizados tambieacuten tienen sus limitaciones pero estas limitaciones son correctivas y podriacutea decirse que son leves en comparacioacuten con los grandes beneficios que ofrece a la empresa

Las principales limitaciones son

bull Alto costo de inversioacuten al instalar un sistema computarizado

bull El costo de mantenimiento es alto y complejo

bull El alto costo en el entrenamiento del personal

bull Los programas deben ser confiables

bull La loacutegica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas

bull Elevado costo de desarrollo

bull Limitado numero de reportes y consultas

bull Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada

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bull Necesidad de mantenimiento del sistema debido a las modificaciones que habraacute tenido la aplicacioacuten en las actualizaciones o subsiguientes o por cambios de aplicaciones

En conclusioacuten podriacuteamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son en la mayor parte de iacutendole econoacutemica lo cual para muchos no es preocupante

7 SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE COMPUTACION

Los equipos informaacuteticos son instrumentos que estructuran grandes cantidades de informacioacuten la cual puede ser confidencial para la entidad y puede ser mal utilizada o divulgada a personas que hagan mal uso de esta ademaacutes pueden ocurrir robos fraudes o sabotajes que provoquen la destruccioacuten total o parcial de las actividades de procesamiento electroacutenico de datos Esta informacioacuten puede ser de suma importancia y al no contar con ella en el momento preciso puede provocar retrasos sumamente costosos

Al auditar con sistemas informaacuteticos el auditor debe verificar y constatar lo siguiente

Que no se tengan copias piratas o bien que al conectarnos en red con otras computadoras no exista la posibilidad de transmisioacuten de virus

Que se hayan implementado procesos fiacutesicos y loacutegicos para la proteccioacuten del hardware y datos procesados asiacute como a las instalaciones de ingreso al aacuterea de procesamiento de datos y servidores Contemplando las situaciones de incendios sabotajes robos cataacutestrofes naturales etc

Implementacioacuten de mecanismos para garantizar la seguridadloacutegica del software a la proteccioacuten de los datos e informacioacutenprocesos y programas asiacute como la restriccioacuten de usuarios noautorizados al acceso de la informacioacuten

8 BACK UP Y RECUPERACION

Una copia de seguridad o backupen tecnologiacutea de la informacioacuten o informaacutetica es una copia de seguridad - o el proceso de copia de seguridad - con el fin de que estas copias adicionales puedan utilizarse para restaurar el original despueacutes de una eventual peacuterdida de datos Fundamentalmente son uacutetiles para tres cosas Primero recuperarse de una cataacutestrofe informaacutetica Segundo recuperar una pequentildea cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente o corrompido

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G- Finalizacioacuten del Proyecto

Una vez terminados todos los trabajos relacionados con un proyecto de Auditoriacutea procede ldquofinalizarlordquo en TeamMate

Una vez ldquoTerminadordquo un proyecto de Auditoriacutea solamente podremos acceder a eacutel en modo lectura es decir para examinar su contenido pero no podremos modificar nada

Por tanto para prever la necesidad de modificaciones posteriores a la ldquofinalizacioacutenrdquo es importante tener una copia de seguridad justamente antes de la ldquofinalizacioacutenrdquo que nos permita borrar el proyecto ldquoTerminadordquo restaurar la copia de seguridad justamente previa a la finalizacioacuten introducir las modificaciones pertinentes y volver a ldquofinalizarrdquo el proyecto (con una nueva copia de seguridad que sustituiriacutea a la anterior) La obtencioacuten de eacutesta copia de seguridad forma parte del proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo

Para finalizar un proyecto hay que ser ldquoRevisorrdquo o ldquoAdministradorrdquo Es decir un ldquoPreparadorrdquo no podraacute ldquofinalizarrdquo un proyecto

A un proyecto ldquoTerminadordquo uacutenicamente podraacuten acceder a eacutel los usuarios actualmente autorizados Por ello se ha adoptado la solucioacuten de antildeadir a todos los proyectos antes de ldquofinalizarlosrdquo un usuario ldquoCAMARA COMPTOSrdquo con rol de ldquoSoacutelo Lecturardquo de manera que todos los usuarios conocedores de la contrasentildea podraacuten acceder a consultar el proyecto una vez ldquoTerminadordquo

El procedimiento para ldquofinalizarrdquo un proyecto es el siguiente

1- Antildeadir al Equipo de Trabajo un usuario denominado CAMARA COMPTOS con rol de ldquoSoacutelo LecturardquoLas instrucciones para antildeadir un nuevo miembro del Equipo de Auditoriacutea figuran en el apartado ldquo41 Configuracioacuten del equipo de auditoriacuteardquo de la presente Guiacutea (paacuteg 5)

2- Elegir la opcioacuten Archivo | Administracioacuten | Etapashellip para acceder a la ventana de ldquoCambiar Estadordquo

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3- Pulsar el 5ordm botoacuten ldquoCompletar Finalizarrdquo Se lanzaraacute el asistente para finalizar que consta de seis pasos

4- El primer paso es solamente informativo y resume las acciones que se van a realizar Pulsaremos el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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5- El segundo paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los elementos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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6- El tercer paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los procedimientos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

7- El cuarto paso va a verificar que no quedan Notas de Seguimiento sin contestar Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo sin contestar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo contestado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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8- iexclMUY IMPORTANTE NO PULSAR EL BOTOacuteN ldquoSIGUIENTErdquo DE ESTA VENTANA HASTA QUE NO SE HAYA COMPLETADO LA COPIA DE SEGURIDAD

El quinto paso es criacutetico pues es ahora cuando vamos a realizar la uacuteltima copia de seguridad Dada su importancia se ha creado una carpeta para albergar estas copias de seguridad STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS Por tanto pulsaremos el botoacuten ldquoNavegarrdquo para seleccionar dicha carpeta que quedaraacute en el primer campo de la ventana y podremos pulsar el botoacuten ldquoInicio Copia de seguridadrdquo que aparece en el segundo campo de la ventana Una vez terminada la copia pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

9- El sexto paso va a ser propiamente el proceso de finalizacioacuten de manera que todaviacutea estamos a tiempo de pulsar el botoacuten ldquoCancelarrdquo para abandonar el procedimiento sin haber realizado la ldquofinalizacioacutenrdquo del proyecto

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STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS

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Si estamos seguros de que queremos ldquofinalizarrdquo el proyecto quedan 2 uacuteltimas decisiones

La primera decisioacuten es sobre el Histoacuterico de Firmas y Ediciones (modificaciones) y figura en la parte izquierda de la ventana Podemos elegir entre mantener solamente las firmas o mantener tanto las firmas como las edicionesAdemaacutes en el primer caso de dejar solamente las firmas podemos indicar dos opciones maacutes

o retener solamente el uacuteltimo preparador y el uacuteltimo revisor firmante o todos los habidos (puesto que se ha podido firmar varias veces)

o y limpiar las fechas de firma dejando solamente el usuario firmante

La segunda decisioacuten es sobre las Notas de Seguimiento y figura en la parte derecha de la ventana Podemos elegir entre Borrar o Mantener las Notas de Seguimiento incluidas en el proyectoUna vez elegidas todas las opciones mencionadas pulsaremos el botoacuten ldquoInicio Finalizacioacuten procesordquo

Una vez completado este proceso de Finalizacioacuten pulsaremos el botoacuten ldquoCerrarrdquo del Asistente y de la ventana ldquoCambiar Estadordquo y ya tenemos el proyecto ldquoTerminadordquo

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3 USO DE MICROSOFT EXCEL COMO HERRAMIENTA DE AUDITORIA

Excel tiene muchas funciones uacutetiles para los auditores La capacidad de poner los datos en una hoja de caacutelculo y realizar diferentes pruebas y anaacutelisis hacen de Excel una herramienta de auditoriacutea de gran alcance Es faacutecil de usar y de faacutecil acceso para la mayoriacutea de los auditores Excel puede realizar muchos tipos de pruebas analiacuteticas que incluyen la ley de Benford anaacutelisis horizontal y vertical anaacutelisis de iacutendices anaacutelisis de regresioacuten las estadiacutesticas la estratificacioacuten y el envejecimiento Tambieacuten se pueden realizar muchos tipos de anaacutelisis de datos incluyendo datos anexados y de combinacioacuten tabular cruz y la tabla dinaacutemica detectar duplicados y vaciacuteos el extracto y el filtro unir y relacionar muestra clasificar resumir y subtotal

4 CARACTERISTICAS DESEABLES DE UN SOFTWARE DE AUDITORIA

CARACTERIacuteSTICAS GENERALES

Las caracteriacutesticas generales que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Manual de Usuario Manual Teacutecnico y Material de Capacitacioacuten

bull Opciones de copiar o exportar cualquier documento como papeles de trabajo aaplicaciones ofimaacuteticas como Word Excel Power Point y otros

bull Capacidad de acumular la informacioacuten histoacuterica y ademaacutes de poderla consultar por antildeo

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bull Capacidad de poder funcionar como un todo integrado entre las diferentes etapas yprocesos de la Auditoria Planeacioacuten Administracioacuten de Riesgos Ejecucioacuten yAdministracioacuten de Papeles de Trabajo Evaluacioacuten de Administracioacuten de TI Anaacutelisis yEvaluacioacuten de Base de Datos Emisioacuten de Informes

CARACTERIacuteSTICAS DE SEGURIDAD

Las caracteriacutesticas de seguridad que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Posibilidad de definir que usuarios puedan acceder al sistema

bull Administracioacuten de los permisos de las opciones a las que tiene derecho un usuario aejecutar consultar seguacuten su cargo y aacuterea a la que pertenezca

bull Opciones de incluir pistas de auditoriacutea en procesos control de cambios lecturaescritura y modificacioacuten de parte de los usuarios

bull Copias de respaldo de la informacioacuten mediante BACKUP en medios magneacuteticosoacutepticosy COMPROBAR como recuperar los datos del Backup

5 VENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

La ventaja principal del computador es su increiacuteble velocidad El tiempo requerido para que un computador mayorice una transaccioacuten o determina su saldo de una cuenta es de aproximadamente unas pocas milloneacutesimas de segundo

bull SE PUEDEN PROCESAR EN FORMA RAPIDA Y EFICIENTE GRANDES CANTIDADES DE DATOS Las empresas grandes pueden tener cientos de miles de transacciones por diacutea Al procesar voluacutemenes tan grandes de datos los computadores pueden ahorrar gran cantidad de tiempo en cada paso del proceso contable incluyendo el registro de transacciones su traslado a las cuentas del mayor y la preparacioacuten de registros contables informes y reportes

bull SE PUEDEN TENER ACTUALIZADOS LOS SALDOS DE LAS CUENTAS La velocidad con la que un computador puede procesar los datos permite que las empresas mantengan actualizadas las cuentas del mayor auxiliar los registros de inventarios permanentes y las mayoriacuteas de las cuentas del mayor general

bull SE PUEDEN GENERAL INFOAMCIONES ADICIONALES CASI SIN COSTO EXTRA Con un sistema de contabilidad se puede llevar un diario de ventas Maacutes aun el computador puede ademaacutes reordenar esta informacioacuten para mostrar los

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totales de las ventas diarias por departamento de venta por vendedor y por un producto

bull SE PUEDE DISPONER DE RETROALIMENTACION INSTANTANEA A MEDIDA QUE VAN TENIENDO LUGAR LAS TRANSACCIONES En los sistemas computarizados en liacutenea de tiempo real (OLRT) el empleado que ejecuta la transaccioacuten puede disponer de un Terminal en comunicacioacuten directa con el computador Por tanto el empleado tiene acceso inmediato a la informacioacuten contable uacutetil para ejecutar una transaccioacuten corriente

bull SE PUEDE TENER PROCEDIMIENTOS ADICINALES DE CONTROL INTERNO EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO La aprobacioacuten de cada venta a creacutedito constituye un procedimiento de control interno del cual pueden hacer uso las capacidades uacutenicas del computador

Tal procedimiento del control puede no ser praacutectico en un sistema manual especialmente si el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no se mantiene permanente

6 DESVENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

Los sistemas computarizados tambieacuten tienen sus limitaciones pero estas limitaciones son correctivas y podriacutea decirse que son leves en comparacioacuten con los grandes beneficios que ofrece a la empresa

Las principales limitaciones son

bull Alto costo de inversioacuten al instalar un sistema computarizado

bull El costo de mantenimiento es alto y complejo

bull El alto costo en el entrenamiento del personal

bull Los programas deben ser confiables

bull La loacutegica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas

bull Elevado costo de desarrollo

bull Limitado numero de reportes y consultas

bull Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada

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bull Necesidad de mantenimiento del sistema debido a las modificaciones que habraacute tenido la aplicacioacuten en las actualizaciones o subsiguientes o por cambios de aplicaciones

En conclusioacuten podriacuteamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son en la mayor parte de iacutendole econoacutemica lo cual para muchos no es preocupante

7 SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE COMPUTACION

Los equipos informaacuteticos son instrumentos que estructuran grandes cantidades de informacioacuten la cual puede ser confidencial para la entidad y puede ser mal utilizada o divulgada a personas que hagan mal uso de esta ademaacutes pueden ocurrir robos fraudes o sabotajes que provoquen la destruccioacuten total o parcial de las actividades de procesamiento electroacutenico de datos Esta informacioacuten puede ser de suma importancia y al no contar con ella en el momento preciso puede provocar retrasos sumamente costosos

Al auditar con sistemas informaacuteticos el auditor debe verificar y constatar lo siguiente

Que no se tengan copias piratas o bien que al conectarnos en red con otras computadoras no exista la posibilidad de transmisioacuten de virus

Que se hayan implementado procesos fiacutesicos y loacutegicos para la proteccioacuten del hardware y datos procesados asiacute como a las instalaciones de ingreso al aacuterea de procesamiento de datos y servidores Contemplando las situaciones de incendios sabotajes robos cataacutestrofes naturales etc

Implementacioacuten de mecanismos para garantizar la seguridadloacutegica del software a la proteccioacuten de los datos e informacioacutenprocesos y programas asiacute como la restriccioacuten de usuarios noautorizados al acceso de la informacioacuten

8 BACK UP Y RECUPERACION

Una copia de seguridad o backupen tecnologiacutea de la informacioacuten o informaacutetica es una copia de seguridad - o el proceso de copia de seguridad - con el fin de que estas copias adicionales puedan utilizarse para restaurar el original despueacutes de una eventual peacuterdida de datos Fundamentalmente son uacutetiles para tres cosas Primero recuperarse de una cataacutestrofe informaacutetica Segundo recuperar una pequentildea cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente o corrompido

43

3- Pulsar el 5ordm botoacuten ldquoCompletar Finalizarrdquo Se lanzaraacute el asistente para finalizar que consta de seis pasos

4- El primer paso es solamente informativo y resume las acciones que se van a realizar Pulsaremos el botoacuten ldquoSiguienterdquo

35

5- El segundo paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los elementos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

36

6- El tercer paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los procedimientos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

7- El cuarto paso va a verificar que no quedan Notas de Seguimiento sin contestar Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo sin contestar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo contestado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

37

8- iexclMUY IMPORTANTE NO PULSAR EL BOTOacuteN ldquoSIGUIENTErdquo DE ESTA VENTANA HASTA QUE NO SE HAYA COMPLETADO LA COPIA DE SEGURIDAD

El quinto paso es criacutetico pues es ahora cuando vamos a realizar la uacuteltima copia de seguridad Dada su importancia se ha creado una carpeta para albergar estas copias de seguridad STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS Por tanto pulsaremos el botoacuten ldquoNavegarrdquo para seleccionar dicha carpeta que quedaraacute en el primer campo de la ventana y podremos pulsar el botoacuten ldquoInicio Copia de seguridadrdquo que aparece en el segundo campo de la ventana Una vez terminada la copia pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

9- El sexto paso va a ser propiamente el proceso de finalizacioacuten de manera que todaviacutea estamos a tiempo de pulsar el botoacuten ldquoCancelarrdquo para abandonar el procedimiento sin haber realizado la ldquofinalizacioacutenrdquo del proyecto

1

2

3

STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS

38

Si estamos seguros de que queremos ldquofinalizarrdquo el proyecto quedan 2 uacuteltimas decisiones

La primera decisioacuten es sobre el Histoacuterico de Firmas y Ediciones (modificaciones) y figura en la parte izquierda de la ventana Podemos elegir entre mantener solamente las firmas o mantener tanto las firmas como las edicionesAdemaacutes en el primer caso de dejar solamente las firmas podemos indicar dos opciones maacutes

o retener solamente el uacuteltimo preparador y el uacuteltimo revisor firmante o todos los habidos (puesto que se ha podido firmar varias veces)

o y limpiar las fechas de firma dejando solamente el usuario firmante

La segunda decisioacuten es sobre las Notas de Seguimiento y figura en la parte derecha de la ventana Podemos elegir entre Borrar o Mantener las Notas de Seguimiento incluidas en el proyectoUna vez elegidas todas las opciones mencionadas pulsaremos el botoacuten ldquoInicio Finalizacioacuten procesordquo

Una vez completado este proceso de Finalizacioacuten pulsaremos el botoacuten ldquoCerrarrdquo del Asistente y de la ventana ldquoCambiar Estadordquo y ya tenemos el proyecto ldquoTerminadordquo

39

3 USO DE MICROSOFT EXCEL COMO HERRAMIENTA DE AUDITORIA

Excel tiene muchas funciones uacutetiles para los auditores La capacidad de poner los datos en una hoja de caacutelculo y realizar diferentes pruebas y anaacutelisis hacen de Excel una herramienta de auditoriacutea de gran alcance Es faacutecil de usar y de faacutecil acceso para la mayoriacutea de los auditores Excel puede realizar muchos tipos de pruebas analiacuteticas que incluyen la ley de Benford anaacutelisis horizontal y vertical anaacutelisis de iacutendices anaacutelisis de regresioacuten las estadiacutesticas la estratificacioacuten y el envejecimiento Tambieacuten se pueden realizar muchos tipos de anaacutelisis de datos incluyendo datos anexados y de combinacioacuten tabular cruz y la tabla dinaacutemica detectar duplicados y vaciacuteos el extracto y el filtro unir y relacionar muestra clasificar resumir y subtotal

4 CARACTERISTICAS DESEABLES DE UN SOFTWARE DE AUDITORIA

CARACTERIacuteSTICAS GENERALES

Las caracteriacutesticas generales que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Manual de Usuario Manual Teacutecnico y Material de Capacitacioacuten

bull Opciones de copiar o exportar cualquier documento como papeles de trabajo aaplicaciones ofimaacuteticas como Word Excel Power Point y otros

bull Capacidad de acumular la informacioacuten histoacuterica y ademaacutes de poderla consultar por antildeo

40

bull Capacidad de poder funcionar como un todo integrado entre las diferentes etapas yprocesos de la Auditoria Planeacioacuten Administracioacuten de Riesgos Ejecucioacuten yAdministracioacuten de Papeles de Trabajo Evaluacioacuten de Administracioacuten de TI Anaacutelisis yEvaluacioacuten de Base de Datos Emisioacuten de Informes

CARACTERIacuteSTICAS DE SEGURIDAD

Las caracteriacutesticas de seguridad que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Posibilidad de definir que usuarios puedan acceder al sistema

bull Administracioacuten de los permisos de las opciones a las que tiene derecho un usuario aejecutar consultar seguacuten su cargo y aacuterea a la que pertenezca

bull Opciones de incluir pistas de auditoriacutea en procesos control de cambios lecturaescritura y modificacioacuten de parte de los usuarios

bull Copias de respaldo de la informacioacuten mediante BACKUP en medios magneacuteticosoacutepticosy COMPROBAR como recuperar los datos del Backup

5 VENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

La ventaja principal del computador es su increiacuteble velocidad El tiempo requerido para que un computador mayorice una transaccioacuten o determina su saldo de una cuenta es de aproximadamente unas pocas milloneacutesimas de segundo

bull SE PUEDEN PROCESAR EN FORMA RAPIDA Y EFICIENTE GRANDES CANTIDADES DE DATOS Las empresas grandes pueden tener cientos de miles de transacciones por diacutea Al procesar voluacutemenes tan grandes de datos los computadores pueden ahorrar gran cantidad de tiempo en cada paso del proceso contable incluyendo el registro de transacciones su traslado a las cuentas del mayor y la preparacioacuten de registros contables informes y reportes

bull SE PUEDEN TENER ACTUALIZADOS LOS SALDOS DE LAS CUENTAS La velocidad con la que un computador puede procesar los datos permite que las empresas mantengan actualizadas las cuentas del mayor auxiliar los registros de inventarios permanentes y las mayoriacuteas de las cuentas del mayor general

bull SE PUEDEN GENERAL INFOAMCIONES ADICIONALES CASI SIN COSTO EXTRA Con un sistema de contabilidad se puede llevar un diario de ventas Maacutes aun el computador puede ademaacutes reordenar esta informacioacuten para mostrar los

41

totales de las ventas diarias por departamento de venta por vendedor y por un producto

bull SE PUEDE DISPONER DE RETROALIMENTACION INSTANTANEA A MEDIDA QUE VAN TENIENDO LUGAR LAS TRANSACCIONES En los sistemas computarizados en liacutenea de tiempo real (OLRT) el empleado que ejecuta la transaccioacuten puede disponer de un Terminal en comunicacioacuten directa con el computador Por tanto el empleado tiene acceso inmediato a la informacioacuten contable uacutetil para ejecutar una transaccioacuten corriente

bull SE PUEDE TENER PROCEDIMIENTOS ADICINALES DE CONTROL INTERNO EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO La aprobacioacuten de cada venta a creacutedito constituye un procedimiento de control interno del cual pueden hacer uso las capacidades uacutenicas del computador

Tal procedimiento del control puede no ser praacutectico en un sistema manual especialmente si el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no se mantiene permanente

6 DESVENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

Los sistemas computarizados tambieacuten tienen sus limitaciones pero estas limitaciones son correctivas y podriacutea decirse que son leves en comparacioacuten con los grandes beneficios que ofrece a la empresa

Las principales limitaciones son

bull Alto costo de inversioacuten al instalar un sistema computarizado

bull El costo de mantenimiento es alto y complejo

bull El alto costo en el entrenamiento del personal

bull Los programas deben ser confiables

bull La loacutegica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas

bull Elevado costo de desarrollo

bull Limitado numero de reportes y consultas

bull Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada

42

bull Necesidad de mantenimiento del sistema debido a las modificaciones que habraacute tenido la aplicacioacuten en las actualizaciones o subsiguientes o por cambios de aplicaciones

En conclusioacuten podriacuteamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son en la mayor parte de iacutendole econoacutemica lo cual para muchos no es preocupante

7 SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE COMPUTACION

Los equipos informaacuteticos son instrumentos que estructuran grandes cantidades de informacioacuten la cual puede ser confidencial para la entidad y puede ser mal utilizada o divulgada a personas que hagan mal uso de esta ademaacutes pueden ocurrir robos fraudes o sabotajes que provoquen la destruccioacuten total o parcial de las actividades de procesamiento electroacutenico de datos Esta informacioacuten puede ser de suma importancia y al no contar con ella en el momento preciso puede provocar retrasos sumamente costosos

Al auditar con sistemas informaacuteticos el auditor debe verificar y constatar lo siguiente

Que no se tengan copias piratas o bien que al conectarnos en red con otras computadoras no exista la posibilidad de transmisioacuten de virus

Que se hayan implementado procesos fiacutesicos y loacutegicos para la proteccioacuten del hardware y datos procesados asiacute como a las instalaciones de ingreso al aacuterea de procesamiento de datos y servidores Contemplando las situaciones de incendios sabotajes robos cataacutestrofes naturales etc

Implementacioacuten de mecanismos para garantizar la seguridadloacutegica del software a la proteccioacuten de los datos e informacioacutenprocesos y programas asiacute como la restriccioacuten de usuarios noautorizados al acceso de la informacioacuten

8 BACK UP Y RECUPERACION

Una copia de seguridad o backupen tecnologiacutea de la informacioacuten o informaacutetica es una copia de seguridad - o el proceso de copia de seguridad - con el fin de que estas copias adicionales puedan utilizarse para restaurar el original despueacutes de una eventual peacuterdida de datos Fundamentalmente son uacutetiles para tres cosas Primero recuperarse de una cataacutestrofe informaacutetica Segundo recuperar una pequentildea cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente o corrompido

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5- El segundo paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los elementos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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6- El tercer paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los procedimientos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

7- El cuarto paso va a verificar que no quedan Notas de Seguimiento sin contestar Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo sin contestar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo contestado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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8- iexclMUY IMPORTANTE NO PULSAR EL BOTOacuteN ldquoSIGUIENTErdquo DE ESTA VENTANA HASTA QUE NO SE HAYA COMPLETADO LA COPIA DE SEGURIDAD

El quinto paso es criacutetico pues es ahora cuando vamos a realizar la uacuteltima copia de seguridad Dada su importancia se ha creado una carpeta para albergar estas copias de seguridad STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS Por tanto pulsaremos el botoacuten ldquoNavegarrdquo para seleccionar dicha carpeta que quedaraacute en el primer campo de la ventana y podremos pulsar el botoacuten ldquoInicio Copia de seguridadrdquo que aparece en el segundo campo de la ventana Una vez terminada la copia pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

9- El sexto paso va a ser propiamente el proceso de finalizacioacuten de manera que todaviacutea estamos a tiempo de pulsar el botoacuten ldquoCancelarrdquo para abandonar el procedimiento sin haber realizado la ldquofinalizacioacutenrdquo del proyecto

1

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STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS

38

Si estamos seguros de que queremos ldquofinalizarrdquo el proyecto quedan 2 uacuteltimas decisiones

La primera decisioacuten es sobre el Histoacuterico de Firmas y Ediciones (modificaciones) y figura en la parte izquierda de la ventana Podemos elegir entre mantener solamente las firmas o mantener tanto las firmas como las edicionesAdemaacutes en el primer caso de dejar solamente las firmas podemos indicar dos opciones maacutes

o retener solamente el uacuteltimo preparador y el uacuteltimo revisor firmante o todos los habidos (puesto que se ha podido firmar varias veces)

o y limpiar las fechas de firma dejando solamente el usuario firmante

La segunda decisioacuten es sobre las Notas de Seguimiento y figura en la parte derecha de la ventana Podemos elegir entre Borrar o Mantener las Notas de Seguimiento incluidas en el proyectoUna vez elegidas todas las opciones mencionadas pulsaremos el botoacuten ldquoInicio Finalizacioacuten procesordquo

Una vez completado este proceso de Finalizacioacuten pulsaremos el botoacuten ldquoCerrarrdquo del Asistente y de la ventana ldquoCambiar Estadordquo y ya tenemos el proyecto ldquoTerminadordquo

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3 USO DE MICROSOFT EXCEL COMO HERRAMIENTA DE AUDITORIA

Excel tiene muchas funciones uacutetiles para los auditores La capacidad de poner los datos en una hoja de caacutelculo y realizar diferentes pruebas y anaacutelisis hacen de Excel una herramienta de auditoriacutea de gran alcance Es faacutecil de usar y de faacutecil acceso para la mayoriacutea de los auditores Excel puede realizar muchos tipos de pruebas analiacuteticas que incluyen la ley de Benford anaacutelisis horizontal y vertical anaacutelisis de iacutendices anaacutelisis de regresioacuten las estadiacutesticas la estratificacioacuten y el envejecimiento Tambieacuten se pueden realizar muchos tipos de anaacutelisis de datos incluyendo datos anexados y de combinacioacuten tabular cruz y la tabla dinaacutemica detectar duplicados y vaciacuteos el extracto y el filtro unir y relacionar muestra clasificar resumir y subtotal

4 CARACTERISTICAS DESEABLES DE UN SOFTWARE DE AUDITORIA

CARACTERIacuteSTICAS GENERALES

Las caracteriacutesticas generales que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Manual de Usuario Manual Teacutecnico y Material de Capacitacioacuten

bull Opciones de copiar o exportar cualquier documento como papeles de trabajo aaplicaciones ofimaacuteticas como Word Excel Power Point y otros

bull Capacidad de acumular la informacioacuten histoacuterica y ademaacutes de poderla consultar por antildeo

40

bull Capacidad de poder funcionar como un todo integrado entre las diferentes etapas yprocesos de la Auditoria Planeacioacuten Administracioacuten de Riesgos Ejecucioacuten yAdministracioacuten de Papeles de Trabajo Evaluacioacuten de Administracioacuten de TI Anaacutelisis yEvaluacioacuten de Base de Datos Emisioacuten de Informes

CARACTERIacuteSTICAS DE SEGURIDAD

Las caracteriacutesticas de seguridad que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Posibilidad de definir que usuarios puedan acceder al sistema

bull Administracioacuten de los permisos de las opciones a las que tiene derecho un usuario aejecutar consultar seguacuten su cargo y aacuterea a la que pertenezca

bull Opciones de incluir pistas de auditoriacutea en procesos control de cambios lecturaescritura y modificacioacuten de parte de los usuarios

bull Copias de respaldo de la informacioacuten mediante BACKUP en medios magneacuteticosoacutepticosy COMPROBAR como recuperar los datos del Backup

5 VENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

La ventaja principal del computador es su increiacuteble velocidad El tiempo requerido para que un computador mayorice una transaccioacuten o determina su saldo de una cuenta es de aproximadamente unas pocas milloneacutesimas de segundo

bull SE PUEDEN PROCESAR EN FORMA RAPIDA Y EFICIENTE GRANDES CANTIDADES DE DATOS Las empresas grandes pueden tener cientos de miles de transacciones por diacutea Al procesar voluacutemenes tan grandes de datos los computadores pueden ahorrar gran cantidad de tiempo en cada paso del proceso contable incluyendo el registro de transacciones su traslado a las cuentas del mayor y la preparacioacuten de registros contables informes y reportes

bull SE PUEDEN TENER ACTUALIZADOS LOS SALDOS DE LAS CUENTAS La velocidad con la que un computador puede procesar los datos permite que las empresas mantengan actualizadas las cuentas del mayor auxiliar los registros de inventarios permanentes y las mayoriacuteas de las cuentas del mayor general

bull SE PUEDEN GENERAL INFOAMCIONES ADICIONALES CASI SIN COSTO EXTRA Con un sistema de contabilidad se puede llevar un diario de ventas Maacutes aun el computador puede ademaacutes reordenar esta informacioacuten para mostrar los

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totales de las ventas diarias por departamento de venta por vendedor y por un producto

bull SE PUEDE DISPONER DE RETROALIMENTACION INSTANTANEA A MEDIDA QUE VAN TENIENDO LUGAR LAS TRANSACCIONES En los sistemas computarizados en liacutenea de tiempo real (OLRT) el empleado que ejecuta la transaccioacuten puede disponer de un Terminal en comunicacioacuten directa con el computador Por tanto el empleado tiene acceso inmediato a la informacioacuten contable uacutetil para ejecutar una transaccioacuten corriente

bull SE PUEDE TENER PROCEDIMIENTOS ADICINALES DE CONTROL INTERNO EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO La aprobacioacuten de cada venta a creacutedito constituye un procedimiento de control interno del cual pueden hacer uso las capacidades uacutenicas del computador

Tal procedimiento del control puede no ser praacutectico en un sistema manual especialmente si el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no se mantiene permanente

6 DESVENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

Los sistemas computarizados tambieacuten tienen sus limitaciones pero estas limitaciones son correctivas y podriacutea decirse que son leves en comparacioacuten con los grandes beneficios que ofrece a la empresa

Las principales limitaciones son

bull Alto costo de inversioacuten al instalar un sistema computarizado

bull El costo de mantenimiento es alto y complejo

bull El alto costo en el entrenamiento del personal

bull Los programas deben ser confiables

bull La loacutegica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas

bull Elevado costo de desarrollo

bull Limitado numero de reportes y consultas

bull Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada

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bull Necesidad de mantenimiento del sistema debido a las modificaciones que habraacute tenido la aplicacioacuten en las actualizaciones o subsiguientes o por cambios de aplicaciones

En conclusioacuten podriacuteamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son en la mayor parte de iacutendole econoacutemica lo cual para muchos no es preocupante

7 SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE COMPUTACION

Los equipos informaacuteticos son instrumentos que estructuran grandes cantidades de informacioacuten la cual puede ser confidencial para la entidad y puede ser mal utilizada o divulgada a personas que hagan mal uso de esta ademaacutes pueden ocurrir robos fraudes o sabotajes que provoquen la destruccioacuten total o parcial de las actividades de procesamiento electroacutenico de datos Esta informacioacuten puede ser de suma importancia y al no contar con ella en el momento preciso puede provocar retrasos sumamente costosos

Al auditar con sistemas informaacuteticos el auditor debe verificar y constatar lo siguiente

Que no se tengan copias piratas o bien que al conectarnos en red con otras computadoras no exista la posibilidad de transmisioacuten de virus

Que se hayan implementado procesos fiacutesicos y loacutegicos para la proteccioacuten del hardware y datos procesados asiacute como a las instalaciones de ingreso al aacuterea de procesamiento de datos y servidores Contemplando las situaciones de incendios sabotajes robos cataacutestrofes naturales etc

Implementacioacuten de mecanismos para garantizar la seguridadloacutegica del software a la proteccioacuten de los datos e informacioacutenprocesos y programas asiacute como la restriccioacuten de usuarios noautorizados al acceso de la informacioacuten

8 BACK UP Y RECUPERACION

Una copia de seguridad o backupen tecnologiacutea de la informacioacuten o informaacutetica es una copia de seguridad - o el proceso de copia de seguridad - con el fin de que estas copias adicionales puedan utilizarse para restaurar el original despueacutes de una eventual peacuterdida de datos Fundamentalmente son uacutetiles para tres cosas Primero recuperarse de una cataacutestrofe informaacutetica Segundo recuperar una pequentildea cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente o corrompido

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6- El tercer paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los procedimientos Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo firmado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

7- El cuarto paso va a verificar que no quedan Notas de Seguimiento sin contestar Para ello hay que pulsar el botoacuten ldquoInicio escaneordquo Si queda algo sin contestar se nos obliga a ldquoCancelarrdquo el proceso de ldquofinalizacioacutenrdquo hasta que tengamos todo contestado Cuando esto sea asiacute podremos pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

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8- iexclMUY IMPORTANTE NO PULSAR EL BOTOacuteN ldquoSIGUIENTErdquo DE ESTA VENTANA HASTA QUE NO SE HAYA COMPLETADO LA COPIA DE SEGURIDAD

El quinto paso es criacutetico pues es ahora cuando vamos a realizar la uacuteltima copia de seguridad Dada su importancia se ha creado una carpeta para albergar estas copias de seguridad STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS Por tanto pulsaremos el botoacuten ldquoNavegarrdquo para seleccionar dicha carpeta que quedaraacute en el primer campo de la ventana y podremos pulsar el botoacuten ldquoInicio Copia de seguridadrdquo que aparece en el segundo campo de la ventana Una vez terminada la copia pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

9- El sexto paso va a ser propiamente el proceso de finalizacioacuten de manera que todaviacutea estamos a tiempo de pulsar el botoacuten ldquoCancelarrdquo para abandonar el procedimiento sin haber realizado la ldquofinalizacioacutenrdquo del proyecto

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STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS

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Si estamos seguros de que queremos ldquofinalizarrdquo el proyecto quedan 2 uacuteltimas decisiones

La primera decisioacuten es sobre el Histoacuterico de Firmas y Ediciones (modificaciones) y figura en la parte izquierda de la ventana Podemos elegir entre mantener solamente las firmas o mantener tanto las firmas como las edicionesAdemaacutes en el primer caso de dejar solamente las firmas podemos indicar dos opciones maacutes

o retener solamente el uacuteltimo preparador y el uacuteltimo revisor firmante o todos los habidos (puesto que se ha podido firmar varias veces)

o y limpiar las fechas de firma dejando solamente el usuario firmante

La segunda decisioacuten es sobre las Notas de Seguimiento y figura en la parte derecha de la ventana Podemos elegir entre Borrar o Mantener las Notas de Seguimiento incluidas en el proyectoUna vez elegidas todas las opciones mencionadas pulsaremos el botoacuten ldquoInicio Finalizacioacuten procesordquo

Una vez completado este proceso de Finalizacioacuten pulsaremos el botoacuten ldquoCerrarrdquo del Asistente y de la ventana ldquoCambiar Estadordquo y ya tenemos el proyecto ldquoTerminadordquo

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3 USO DE MICROSOFT EXCEL COMO HERRAMIENTA DE AUDITORIA

Excel tiene muchas funciones uacutetiles para los auditores La capacidad de poner los datos en una hoja de caacutelculo y realizar diferentes pruebas y anaacutelisis hacen de Excel una herramienta de auditoriacutea de gran alcance Es faacutecil de usar y de faacutecil acceso para la mayoriacutea de los auditores Excel puede realizar muchos tipos de pruebas analiacuteticas que incluyen la ley de Benford anaacutelisis horizontal y vertical anaacutelisis de iacutendices anaacutelisis de regresioacuten las estadiacutesticas la estratificacioacuten y el envejecimiento Tambieacuten se pueden realizar muchos tipos de anaacutelisis de datos incluyendo datos anexados y de combinacioacuten tabular cruz y la tabla dinaacutemica detectar duplicados y vaciacuteos el extracto y el filtro unir y relacionar muestra clasificar resumir y subtotal

4 CARACTERISTICAS DESEABLES DE UN SOFTWARE DE AUDITORIA

CARACTERIacuteSTICAS GENERALES

Las caracteriacutesticas generales que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Manual de Usuario Manual Teacutecnico y Material de Capacitacioacuten

bull Opciones de copiar o exportar cualquier documento como papeles de trabajo aaplicaciones ofimaacuteticas como Word Excel Power Point y otros

bull Capacidad de acumular la informacioacuten histoacuterica y ademaacutes de poderla consultar por antildeo

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bull Capacidad de poder funcionar como un todo integrado entre las diferentes etapas yprocesos de la Auditoria Planeacioacuten Administracioacuten de Riesgos Ejecucioacuten yAdministracioacuten de Papeles de Trabajo Evaluacioacuten de Administracioacuten de TI Anaacutelisis yEvaluacioacuten de Base de Datos Emisioacuten de Informes

CARACTERIacuteSTICAS DE SEGURIDAD

Las caracteriacutesticas de seguridad que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Posibilidad de definir que usuarios puedan acceder al sistema

bull Administracioacuten de los permisos de las opciones a las que tiene derecho un usuario aejecutar consultar seguacuten su cargo y aacuterea a la que pertenezca

bull Opciones de incluir pistas de auditoriacutea en procesos control de cambios lecturaescritura y modificacioacuten de parte de los usuarios

bull Copias de respaldo de la informacioacuten mediante BACKUP en medios magneacuteticosoacutepticosy COMPROBAR como recuperar los datos del Backup

5 VENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

La ventaja principal del computador es su increiacuteble velocidad El tiempo requerido para que un computador mayorice una transaccioacuten o determina su saldo de una cuenta es de aproximadamente unas pocas milloneacutesimas de segundo

bull SE PUEDEN PROCESAR EN FORMA RAPIDA Y EFICIENTE GRANDES CANTIDADES DE DATOS Las empresas grandes pueden tener cientos de miles de transacciones por diacutea Al procesar voluacutemenes tan grandes de datos los computadores pueden ahorrar gran cantidad de tiempo en cada paso del proceso contable incluyendo el registro de transacciones su traslado a las cuentas del mayor y la preparacioacuten de registros contables informes y reportes

bull SE PUEDEN TENER ACTUALIZADOS LOS SALDOS DE LAS CUENTAS La velocidad con la que un computador puede procesar los datos permite que las empresas mantengan actualizadas las cuentas del mayor auxiliar los registros de inventarios permanentes y las mayoriacuteas de las cuentas del mayor general

bull SE PUEDEN GENERAL INFOAMCIONES ADICIONALES CASI SIN COSTO EXTRA Con un sistema de contabilidad se puede llevar un diario de ventas Maacutes aun el computador puede ademaacutes reordenar esta informacioacuten para mostrar los

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totales de las ventas diarias por departamento de venta por vendedor y por un producto

bull SE PUEDE DISPONER DE RETROALIMENTACION INSTANTANEA A MEDIDA QUE VAN TENIENDO LUGAR LAS TRANSACCIONES En los sistemas computarizados en liacutenea de tiempo real (OLRT) el empleado que ejecuta la transaccioacuten puede disponer de un Terminal en comunicacioacuten directa con el computador Por tanto el empleado tiene acceso inmediato a la informacioacuten contable uacutetil para ejecutar una transaccioacuten corriente

bull SE PUEDE TENER PROCEDIMIENTOS ADICINALES DE CONTROL INTERNO EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO La aprobacioacuten de cada venta a creacutedito constituye un procedimiento de control interno del cual pueden hacer uso las capacidades uacutenicas del computador

Tal procedimiento del control puede no ser praacutectico en un sistema manual especialmente si el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no se mantiene permanente

6 DESVENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

Los sistemas computarizados tambieacuten tienen sus limitaciones pero estas limitaciones son correctivas y podriacutea decirse que son leves en comparacioacuten con los grandes beneficios que ofrece a la empresa

Las principales limitaciones son

bull Alto costo de inversioacuten al instalar un sistema computarizado

bull El costo de mantenimiento es alto y complejo

bull El alto costo en el entrenamiento del personal

bull Los programas deben ser confiables

bull La loacutegica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas

bull Elevado costo de desarrollo

bull Limitado numero de reportes y consultas

bull Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada

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bull Necesidad de mantenimiento del sistema debido a las modificaciones que habraacute tenido la aplicacioacuten en las actualizaciones o subsiguientes o por cambios de aplicaciones

En conclusioacuten podriacuteamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son en la mayor parte de iacutendole econoacutemica lo cual para muchos no es preocupante

7 SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE COMPUTACION

Los equipos informaacuteticos son instrumentos que estructuran grandes cantidades de informacioacuten la cual puede ser confidencial para la entidad y puede ser mal utilizada o divulgada a personas que hagan mal uso de esta ademaacutes pueden ocurrir robos fraudes o sabotajes que provoquen la destruccioacuten total o parcial de las actividades de procesamiento electroacutenico de datos Esta informacioacuten puede ser de suma importancia y al no contar con ella en el momento preciso puede provocar retrasos sumamente costosos

Al auditar con sistemas informaacuteticos el auditor debe verificar y constatar lo siguiente

Que no se tengan copias piratas o bien que al conectarnos en red con otras computadoras no exista la posibilidad de transmisioacuten de virus

Que se hayan implementado procesos fiacutesicos y loacutegicos para la proteccioacuten del hardware y datos procesados asiacute como a las instalaciones de ingreso al aacuterea de procesamiento de datos y servidores Contemplando las situaciones de incendios sabotajes robos cataacutestrofes naturales etc

Implementacioacuten de mecanismos para garantizar la seguridadloacutegica del software a la proteccioacuten de los datos e informacioacutenprocesos y programas asiacute como la restriccioacuten de usuarios noautorizados al acceso de la informacioacuten

8 BACK UP Y RECUPERACION

Una copia de seguridad o backupen tecnologiacutea de la informacioacuten o informaacutetica es una copia de seguridad - o el proceso de copia de seguridad - con el fin de que estas copias adicionales puedan utilizarse para restaurar el original despueacutes de una eventual peacuterdida de datos Fundamentalmente son uacutetiles para tres cosas Primero recuperarse de una cataacutestrofe informaacutetica Segundo recuperar una pequentildea cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente o corrompido

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8- iexclMUY IMPORTANTE NO PULSAR EL BOTOacuteN ldquoSIGUIENTErdquo DE ESTA VENTANA HASTA QUE NO SE HAYA COMPLETADO LA COPIA DE SEGURIDAD

El quinto paso es criacutetico pues es ahora cuando vamos a realizar la uacuteltima copia de seguridad Dada su importancia se ha creado una carpeta para albergar estas copias de seguridad STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS Por tanto pulsaremos el botoacuten ldquoNavegarrdquo para seleccionar dicha carpeta que quedaraacute en el primer campo de la ventana y podremos pulsar el botoacuten ldquoInicio Copia de seguridadrdquo que aparece en el segundo campo de la ventana Una vez terminada la copia pulsar el botoacuten ldquoSiguienterdquo

9- El sexto paso va a ser propiamente el proceso de finalizacioacuten de manera que todaviacutea estamos a tiempo de pulsar el botoacuten ldquoCancelarrdquo para abandonar el procedimiento sin haber realizado la ldquofinalizacioacutenrdquo del proyecto

1

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STEAMMATECOPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS

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Si estamos seguros de que queremos ldquofinalizarrdquo el proyecto quedan 2 uacuteltimas decisiones

La primera decisioacuten es sobre el Histoacuterico de Firmas y Ediciones (modificaciones) y figura en la parte izquierda de la ventana Podemos elegir entre mantener solamente las firmas o mantener tanto las firmas como las edicionesAdemaacutes en el primer caso de dejar solamente las firmas podemos indicar dos opciones maacutes

o retener solamente el uacuteltimo preparador y el uacuteltimo revisor firmante o todos los habidos (puesto que se ha podido firmar varias veces)

o y limpiar las fechas de firma dejando solamente el usuario firmante

La segunda decisioacuten es sobre las Notas de Seguimiento y figura en la parte derecha de la ventana Podemos elegir entre Borrar o Mantener las Notas de Seguimiento incluidas en el proyectoUna vez elegidas todas las opciones mencionadas pulsaremos el botoacuten ldquoInicio Finalizacioacuten procesordquo

Una vez completado este proceso de Finalizacioacuten pulsaremos el botoacuten ldquoCerrarrdquo del Asistente y de la ventana ldquoCambiar Estadordquo y ya tenemos el proyecto ldquoTerminadordquo

39

3 USO DE MICROSOFT EXCEL COMO HERRAMIENTA DE AUDITORIA

Excel tiene muchas funciones uacutetiles para los auditores La capacidad de poner los datos en una hoja de caacutelculo y realizar diferentes pruebas y anaacutelisis hacen de Excel una herramienta de auditoriacutea de gran alcance Es faacutecil de usar y de faacutecil acceso para la mayoriacutea de los auditores Excel puede realizar muchos tipos de pruebas analiacuteticas que incluyen la ley de Benford anaacutelisis horizontal y vertical anaacutelisis de iacutendices anaacutelisis de regresioacuten las estadiacutesticas la estratificacioacuten y el envejecimiento Tambieacuten se pueden realizar muchos tipos de anaacutelisis de datos incluyendo datos anexados y de combinacioacuten tabular cruz y la tabla dinaacutemica detectar duplicados y vaciacuteos el extracto y el filtro unir y relacionar muestra clasificar resumir y subtotal

4 CARACTERISTICAS DESEABLES DE UN SOFTWARE DE AUDITORIA

CARACTERIacuteSTICAS GENERALES

Las caracteriacutesticas generales que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Manual de Usuario Manual Teacutecnico y Material de Capacitacioacuten

bull Opciones de copiar o exportar cualquier documento como papeles de trabajo aaplicaciones ofimaacuteticas como Word Excel Power Point y otros

bull Capacidad de acumular la informacioacuten histoacuterica y ademaacutes de poderla consultar por antildeo

40

bull Capacidad de poder funcionar como un todo integrado entre las diferentes etapas yprocesos de la Auditoria Planeacioacuten Administracioacuten de Riesgos Ejecucioacuten yAdministracioacuten de Papeles de Trabajo Evaluacioacuten de Administracioacuten de TI Anaacutelisis yEvaluacioacuten de Base de Datos Emisioacuten de Informes

CARACTERIacuteSTICAS DE SEGURIDAD

Las caracteriacutesticas de seguridad que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Posibilidad de definir que usuarios puedan acceder al sistema

bull Administracioacuten de los permisos de las opciones a las que tiene derecho un usuario aejecutar consultar seguacuten su cargo y aacuterea a la que pertenezca

bull Opciones de incluir pistas de auditoriacutea en procesos control de cambios lecturaescritura y modificacioacuten de parte de los usuarios

bull Copias de respaldo de la informacioacuten mediante BACKUP en medios magneacuteticosoacutepticosy COMPROBAR como recuperar los datos del Backup

5 VENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

La ventaja principal del computador es su increiacuteble velocidad El tiempo requerido para que un computador mayorice una transaccioacuten o determina su saldo de una cuenta es de aproximadamente unas pocas milloneacutesimas de segundo

bull SE PUEDEN PROCESAR EN FORMA RAPIDA Y EFICIENTE GRANDES CANTIDADES DE DATOS Las empresas grandes pueden tener cientos de miles de transacciones por diacutea Al procesar voluacutemenes tan grandes de datos los computadores pueden ahorrar gran cantidad de tiempo en cada paso del proceso contable incluyendo el registro de transacciones su traslado a las cuentas del mayor y la preparacioacuten de registros contables informes y reportes

bull SE PUEDEN TENER ACTUALIZADOS LOS SALDOS DE LAS CUENTAS La velocidad con la que un computador puede procesar los datos permite que las empresas mantengan actualizadas las cuentas del mayor auxiliar los registros de inventarios permanentes y las mayoriacuteas de las cuentas del mayor general

bull SE PUEDEN GENERAL INFOAMCIONES ADICIONALES CASI SIN COSTO EXTRA Con un sistema de contabilidad se puede llevar un diario de ventas Maacutes aun el computador puede ademaacutes reordenar esta informacioacuten para mostrar los

41

totales de las ventas diarias por departamento de venta por vendedor y por un producto

bull SE PUEDE DISPONER DE RETROALIMENTACION INSTANTANEA A MEDIDA QUE VAN TENIENDO LUGAR LAS TRANSACCIONES En los sistemas computarizados en liacutenea de tiempo real (OLRT) el empleado que ejecuta la transaccioacuten puede disponer de un Terminal en comunicacioacuten directa con el computador Por tanto el empleado tiene acceso inmediato a la informacioacuten contable uacutetil para ejecutar una transaccioacuten corriente

bull SE PUEDE TENER PROCEDIMIENTOS ADICINALES DE CONTROL INTERNO EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO La aprobacioacuten de cada venta a creacutedito constituye un procedimiento de control interno del cual pueden hacer uso las capacidades uacutenicas del computador

Tal procedimiento del control puede no ser praacutectico en un sistema manual especialmente si el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no se mantiene permanente

6 DESVENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

Los sistemas computarizados tambieacuten tienen sus limitaciones pero estas limitaciones son correctivas y podriacutea decirse que son leves en comparacioacuten con los grandes beneficios que ofrece a la empresa

Las principales limitaciones son

bull Alto costo de inversioacuten al instalar un sistema computarizado

bull El costo de mantenimiento es alto y complejo

bull El alto costo en el entrenamiento del personal

bull Los programas deben ser confiables

bull La loacutegica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas

bull Elevado costo de desarrollo

bull Limitado numero de reportes y consultas

bull Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada

42

bull Necesidad de mantenimiento del sistema debido a las modificaciones que habraacute tenido la aplicacioacuten en las actualizaciones o subsiguientes o por cambios de aplicaciones

En conclusioacuten podriacuteamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son en la mayor parte de iacutendole econoacutemica lo cual para muchos no es preocupante

7 SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE COMPUTACION

Los equipos informaacuteticos son instrumentos que estructuran grandes cantidades de informacioacuten la cual puede ser confidencial para la entidad y puede ser mal utilizada o divulgada a personas que hagan mal uso de esta ademaacutes pueden ocurrir robos fraudes o sabotajes que provoquen la destruccioacuten total o parcial de las actividades de procesamiento electroacutenico de datos Esta informacioacuten puede ser de suma importancia y al no contar con ella en el momento preciso puede provocar retrasos sumamente costosos

Al auditar con sistemas informaacuteticos el auditor debe verificar y constatar lo siguiente

Que no se tengan copias piratas o bien que al conectarnos en red con otras computadoras no exista la posibilidad de transmisioacuten de virus

Que se hayan implementado procesos fiacutesicos y loacutegicos para la proteccioacuten del hardware y datos procesados asiacute como a las instalaciones de ingreso al aacuterea de procesamiento de datos y servidores Contemplando las situaciones de incendios sabotajes robos cataacutestrofes naturales etc

Implementacioacuten de mecanismos para garantizar la seguridadloacutegica del software a la proteccioacuten de los datos e informacioacutenprocesos y programas asiacute como la restriccioacuten de usuarios noautorizados al acceso de la informacioacuten

8 BACK UP Y RECUPERACION

Una copia de seguridad o backupen tecnologiacutea de la informacioacuten o informaacutetica es una copia de seguridad - o el proceso de copia de seguridad - con el fin de que estas copias adicionales puedan utilizarse para restaurar el original despueacutes de una eventual peacuterdida de datos Fundamentalmente son uacutetiles para tres cosas Primero recuperarse de una cataacutestrofe informaacutetica Segundo recuperar una pequentildea cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente o corrompido

43

Si estamos seguros de que queremos ldquofinalizarrdquo el proyecto quedan 2 uacuteltimas decisiones

La primera decisioacuten es sobre el Histoacuterico de Firmas y Ediciones (modificaciones) y figura en la parte izquierda de la ventana Podemos elegir entre mantener solamente las firmas o mantener tanto las firmas como las edicionesAdemaacutes en el primer caso de dejar solamente las firmas podemos indicar dos opciones maacutes

o retener solamente el uacuteltimo preparador y el uacuteltimo revisor firmante o todos los habidos (puesto que se ha podido firmar varias veces)

o y limpiar las fechas de firma dejando solamente el usuario firmante

La segunda decisioacuten es sobre las Notas de Seguimiento y figura en la parte derecha de la ventana Podemos elegir entre Borrar o Mantener las Notas de Seguimiento incluidas en el proyectoUna vez elegidas todas las opciones mencionadas pulsaremos el botoacuten ldquoInicio Finalizacioacuten procesordquo

Una vez completado este proceso de Finalizacioacuten pulsaremos el botoacuten ldquoCerrarrdquo del Asistente y de la ventana ldquoCambiar Estadordquo y ya tenemos el proyecto ldquoTerminadordquo

39

3 USO DE MICROSOFT EXCEL COMO HERRAMIENTA DE AUDITORIA

Excel tiene muchas funciones uacutetiles para los auditores La capacidad de poner los datos en una hoja de caacutelculo y realizar diferentes pruebas y anaacutelisis hacen de Excel una herramienta de auditoriacutea de gran alcance Es faacutecil de usar y de faacutecil acceso para la mayoriacutea de los auditores Excel puede realizar muchos tipos de pruebas analiacuteticas que incluyen la ley de Benford anaacutelisis horizontal y vertical anaacutelisis de iacutendices anaacutelisis de regresioacuten las estadiacutesticas la estratificacioacuten y el envejecimiento Tambieacuten se pueden realizar muchos tipos de anaacutelisis de datos incluyendo datos anexados y de combinacioacuten tabular cruz y la tabla dinaacutemica detectar duplicados y vaciacuteos el extracto y el filtro unir y relacionar muestra clasificar resumir y subtotal

4 CARACTERISTICAS DESEABLES DE UN SOFTWARE DE AUDITORIA

CARACTERIacuteSTICAS GENERALES

Las caracteriacutesticas generales que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Manual de Usuario Manual Teacutecnico y Material de Capacitacioacuten

bull Opciones de copiar o exportar cualquier documento como papeles de trabajo aaplicaciones ofimaacuteticas como Word Excel Power Point y otros

bull Capacidad de acumular la informacioacuten histoacuterica y ademaacutes de poderla consultar por antildeo

40

bull Capacidad de poder funcionar como un todo integrado entre las diferentes etapas yprocesos de la Auditoria Planeacioacuten Administracioacuten de Riesgos Ejecucioacuten yAdministracioacuten de Papeles de Trabajo Evaluacioacuten de Administracioacuten de TI Anaacutelisis yEvaluacioacuten de Base de Datos Emisioacuten de Informes

CARACTERIacuteSTICAS DE SEGURIDAD

Las caracteriacutesticas de seguridad que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Posibilidad de definir que usuarios puedan acceder al sistema

bull Administracioacuten de los permisos de las opciones a las que tiene derecho un usuario aejecutar consultar seguacuten su cargo y aacuterea a la que pertenezca

bull Opciones de incluir pistas de auditoriacutea en procesos control de cambios lecturaescritura y modificacioacuten de parte de los usuarios

bull Copias de respaldo de la informacioacuten mediante BACKUP en medios magneacuteticosoacutepticosy COMPROBAR como recuperar los datos del Backup

5 VENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

La ventaja principal del computador es su increiacuteble velocidad El tiempo requerido para que un computador mayorice una transaccioacuten o determina su saldo de una cuenta es de aproximadamente unas pocas milloneacutesimas de segundo

bull SE PUEDEN PROCESAR EN FORMA RAPIDA Y EFICIENTE GRANDES CANTIDADES DE DATOS Las empresas grandes pueden tener cientos de miles de transacciones por diacutea Al procesar voluacutemenes tan grandes de datos los computadores pueden ahorrar gran cantidad de tiempo en cada paso del proceso contable incluyendo el registro de transacciones su traslado a las cuentas del mayor y la preparacioacuten de registros contables informes y reportes

bull SE PUEDEN TENER ACTUALIZADOS LOS SALDOS DE LAS CUENTAS La velocidad con la que un computador puede procesar los datos permite que las empresas mantengan actualizadas las cuentas del mayor auxiliar los registros de inventarios permanentes y las mayoriacuteas de las cuentas del mayor general

bull SE PUEDEN GENERAL INFOAMCIONES ADICIONALES CASI SIN COSTO EXTRA Con un sistema de contabilidad se puede llevar un diario de ventas Maacutes aun el computador puede ademaacutes reordenar esta informacioacuten para mostrar los

41

totales de las ventas diarias por departamento de venta por vendedor y por un producto

bull SE PUEDE DISPONER DE RETROALIMENTACION INSTANTANEA A MEDIDA QUE VAN TENIENDO LUGAR LAS TRANSACCIONES En los sistemas computarizados en liacutenea de tiempo real (OLRT) el empleado que ejecuta la transaccioacuten puede disponer de un Terminal en comunicacioacuten directa con el computador Por tanto el empleado tiene acceso inmediato a la informacioacuten contable uacutetil para ejecutar una transaccioacuten corriente

bull SE PUEDE TENER PROCEDIMIENTOS ADICINALES DE CONTROL INTERNO EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO La aprobacioacuten de cada venta a creacutedito constituye un procedimiento de control interno del cual pueden hacer uso las capacidades uacutenicas del computador

Tal procedimiento del control puede no ser praacutectico en un sistema manual especialmente si el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no se mantiene permanente

6 DESVENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

Los sistemas computarizados tambieacuten tienen sus limitaciones pero estas limitaciones son correctivas y podriacutea decirse que son leves en comparacioacuten con los grandes beneficios que ofrece a la empresa

Las principales limitaciones son

bull Alto costo de inversioacuten al instalar un sistema computarizado

bull El costo de mantenimiento es alto y complejo

bull El alto costo en el entrenamiento del personal

bull Los programas deben ser confiables

bull La loacutegica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas

bull Elevado costo de desarrollo

bull Limitado numero de reportes y consultas

bull Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada

42

bull Necesidad de mantenimiento del sistema debido a las modificaciones que habraacute tenido la aplicacioacuten en las actualizaciones o subsiguientes o por cambios de aplicaciones

En conclusioacuten podriacuteamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son en la mayor parte de iacutendole econoacutemica lo cual para muchos no es preocupante

7 SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE COMPUTACION

Los equipos informaacuteticos son instrumentos que estructuran grandes cantidades de informacioacuten la cual puede ser confidencial para la entidad y puede ser mal utilizada o divulgada a personas que hagan mal uso de esta ademaacutes pueden ocurrir robos fraudes o sabotajes que provoquen la destruccioacuten total o parcial de las actividades de procesamiento electroacutenico de datos Esta informacioacuten puede ser de suma importancia y al no contar con ella en el momento preciso puede provocar retrasos sumamente costosos

Al auditar con sistemas informaacuteticos el auditor debe verificar y constatar lo siguiente

Que no se tengan copias piratas o bien que al conectarnos en red con otras computadoras no exista la posibilidad de transmisioacuten de virus

Que se hayan implementado procesos fiacutesicos y loacutegicos para la proteccioacuten del hardware y datos procesados asiacute como a las instalaciones de ingreso al aacuterea de procesamiento de datos y servidores Contemplando las situaciones de incendios sabotajes robos cataacutestrofes naturales etc

Implementacioacuten de mecanismos para garantizar la seguridadloacutegica del software a la proteccioacuten de los datos e informacioacutenprocesos y programas asiacute como la restriccioacuten de usuarios noautorizados al acceso de la informacioacuten

8 BACK UP Y RECUPERACION

Una copia de seguridad o backupen tecnologiacutea de la informacioacuten o informaacutetica es una copia de seguridad - o el proceso de copia de seguridad - con el fin de que estas copias adicionales puedan utilizarse para restaurar el original despueacutes de una eventual peacuterdida de datos Fundamentalmente son uacutetiles para tres cosas Primero recuperarse de una cataacutestrofe informaacutetica Segundo recuperar una pequentildea cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente o corrompido

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3 USO DE MICROSOFT EXCEL COMO HERRAMIENTA DE AUDITORIA

Excel tiene muchas funciones uacutetiles para los auditores La capacidad de poner los datos en una hoja de caacutelculo y realizar diferentes pruebas y anaacutelisis hacen de Excel una herramienta de auditoriacutea de gran alcance Es faacutecil de usar y de faacutecil acceso para la mayoriacutea de los auditores Excel puede realizar muchos tipos de pruebas analiacuteticas que incluyen la ley de Benford anaacutelisis horizontal y vertical anaacutelisis de iacutendices anaacutelisis de regresioacuten las estadiacutesticas la estratificacioacuten y el envejecimiento Tambieacuten se pueden realizar muchos tipos de anaacutelisis de datos incluyendo datos anexados y de combinacioacuten tabular cruz y la tabla dinaacutemica detectar duplicados y vaciacuteos el extracto y el filtro unir y relacionar muestra clasificar resumir y subtotal

4 CARACTERISTICAS DESEABLES DE UN SOFTWARE DE AUDITORIA

CARACTERIacuteSTICAS GENERALES

Las caracteriacutesticas generales que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Manual de Usuario Manual Teacutecnico y Material de Capacitacioacuten

bull Opciones de copiar o exportar cualquier documento como papeles de trabajo aaplicaciones ofimaacuteticas como Word Excel Power Point y otros

bull Capacidad de acumular la informacioacuten histoacuterica y ademaacutes de poderla consultar por antildeo

40

bull Capacidad de poder funcionar como un todo integrado entre las diferentes etapas yprocesos de la Auditoria Planeacioacuten Administracioacuten de Riesgos Ejecucioacuten yAdministracioacuten de Papeles de Trabajo Evaluacioacuten de Administracioacuten de TI Anaacutelisis yEvaluacioacuten de Base de Datos Emisioacuten de Informes

CARACTERIacuteSTICAS DE SEGURIDAD

Las caracteriacutesticas de seguridad que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Posibilidad de definir que usuarios puedan acceder al sistema

bull Administracioacuten de los permisos de las opciones a las que tiene derecho un usuario aejecutar consultar seguacuten su cargo y aacuterea a la que pertenezca

bull Opciones de incluir pistas de auditoriacutea en procesos control de cambios lecturaescritura y modificacioacuten de parte de los usuarios

bull Copias de respaldo de la informacioacuten mediante BACKUP en medios magneacuteticosoacutepticosy COMPROBAR como recuperar los datos del Backup

5 VENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

La ventaja principal del computador es su increiacuteble velocidad El tiempo requerido para que un computador mayorice una transaccioacuten o determina su saldo de una cuenta es de aproximadamente unas pocas milloneacutesimas de segundo

bull SE PUEDEN PROCESAR EN FORMA RAPIDA Y EFICIENTE GRANDES CANTIDADES DE DATOS Las empresas grandes pueden tener cientos de miles de transacciones por diacutea Al procesar voluacutemenes tan grandes de datos los computadores pueden ahorrar gran cantidad de tiempo en cada paso del proceso contable incluyendo el registro de transacciones su traslado a las cuentas del mayor y la preparacioacuten de registros contables informes y reportes

bull SE PUEDEN TENER ACTUALIZADOS LOS SALDOS DE LAS CUENTAS La velocidad con la que un computador puede procesar los datos permite que las empresas mantengan actualizadas las cuentas del mayor auxiliar los registros de inventarios permanentes y las mayoriacuteas de las cuentas del mayor general

bull SE PUEDEN GENERAL INFOAMCIONES ADICIONALES CASI SIN COSTO EXTRA Con un sistema de contabilidad se puede llevar un diario de ventas Maacutes aun el computador puede ademaacutes reordenar esta informacioacuten para mostrar los

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totales de las ventas diarias por departamento de venta por vendedor y por un producto

bull SE PUEDE DISPONER DE RETROALIMENTACION INSTANTANEA A MEDIDA QUE VAN TENIENDO LUGAR LAS TRANSACCIONES En los sistemas computarizados en liacutenea de tiempo real (OLRT) el empleado que ejecuta la transaccioacuten puede disponer de un Terminal en comunicacioacuten directa con el computador Por tanto el empleado tiene acceso inmediato a la informacioacuten contable uacutetil para ejecutar una transaccioacuten corriente

bull SE PUEDE TENER PROCEDIMIENTOS ADICINALES DE CONTROL INTERNO EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO La aprobacioacuten de cada venta a creacutedito constituye un procedimiento de control interno del cual pueden hacer uso las capacidades uacutenicas del computador

Tal procedimiento del control puede no ser praacutectico en un sistema manual especialmente si el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no se mantiene permanente

6 DESVENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

Los sistemas computarizados tambieacuten tienen sus limitaciones pero estas limitaciones son correctivas y podriacutea decirse que son leves en comparacioacuten con los grandes beneficios que ofrece a la empresa

Las principales limitaciones son

bull Alto costo de inversioacuten al instalar un sistema computarizado

bull El costo de mantenimiento es alto y complejo

bull El alto costo en el entrenamiento del personal

bull Los programas deben ser confiables

bull La loacutegica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas

bull Elevado costo de desarrollo

bull Limitado numero de reportes y consultas

bull Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada

42

bull Necesidad de mantenimiento del sistema debido a las modificaciones que habraacute tenido la aplicacioacuten en las actualizaciones o subsiguientes o por cambios de aplicaciones

En conclusioacuten podriacuteamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son en la mayor parte de iacutendole econoacutemica lo cual para muchos no es preocupante

7 SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE COMPUTACION

Los equipos informaacuteticos son instrumentos que estructuran grandes cantidades de informacioacuten la cual puede ser confidencial para la entidad y puede ser mal utilizada o divulgada a personas que hagan mal uso de esta ademaacutes pueden ocurrir robos fraudes o sabotajes que provoquen la destruccioacuten total o parcial de las actividades de procesamiento electroacutenico de datos Esta informacioacuten puede ser de suma importancia y al no contar con ella en el momento preciso puede provocar retrasos sumamente costosos

Al auditar con sistemas informaacuteticos el auditor debe verificar y constatar lo siguiente

Que no se tengan copias piratas o bien que al conectarnos en red con otras computadoras no exista la posibilidad de transmisioacuten de virus

Que se hayan implementado procesos fiacutesicos y loacutegicos para la proteccioacuten del hardware y datos procesados asiacute como a las instalaciones de ingreso al aacuterea de procesamiento de datos y servidores Contemplando las situaciones de incendios sabotajes robos cataacutestrofes naturales etc

Implementacioacuten de mecanismos para garantizar la seguridadloacutegica del software a la proteccioacuten de los datos e informacioacutenprocesos y programas asiacute como la restriccioacuten de usuarios noautorizados al acceso de la informacioacuten

8 BACK UP Y RECUPERACION

Una copia de seguridad o backupen tecnologiacutea de la informacioacuten o informaacutetica es una copia de seguridad - o el proceso de copia de seguridad - con el fin de que estas copias adicionales puedan utilizarse para restaurar el original despueacutes de una eventual peacuterdida de datos Fundamentalmente son uacutetiles para tres cosas Primero recuperarse de una cataacutestrofe informaacutetica Segundo recuperar una pequentildea cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente o corrompido

43

bull Capacidad de poder funcionar como un todo integrado entre las diferentes etapas yprocesos de la Auditoria Planeacioacuten Administracioacuten de Riesgos Ejecucioacuten yAdministracioacuten de Papeles de Trabajo Evaluacioacuten de Administracioacuten de TI Anaacutelisis yEvaluacioacuten de Base de Datos Emisioacuten de Informes

CARACTERIacuteSTICAS DE SEGURIDAD

Las caracteriacutesticas de seguridad que se deben buscar en un software de auditoria son

bull Posibilidad de definir que usuarios puedan acceder al sistema

bull Administracioacuten de los permisos de las opciones a las que tiene derecho un usuario aejecutar consultar seguacuten su cargo y aacuterea a la que pertenezca

bull Opciones de incluir pistas de auditoriacutea en procesos control de cambios lecturaescritura y modificacioacuten de parte de los usuarios

bull Copias de respaldo de la informacioacuten mediante BACKUP en medios magneacuteticosoacutepticosy COMPROBAR como recuperar los datos del Backup

5 VENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

La ventaja principal del computador es su increiacuteble velocidad El tiempo requerido para que un computador mayorice una transaccioacuten o determina su saldo de una cuenta es de aproximadamente unas pocas milloneacutesimas de segundo

bull SE PUEDEN PROCESAR EN FORMA RAPIDA Y EFICIENTE GRANDES CANTIDADES DE DATOS Las empresas grandes pueden tener cientos de miles de transacciones por diacutea Al procesar voluacutemenes tan grandes de datos los computadores pueden ahorrar gran cantidad de tiempo en cada paso del proceso contable incluyendo el registro de transacciones su traslado a las cuentas del mayor y la preparacioacuten de registros contables informes y reportes

bull SE PUEDEN TENER ACTUALIZADOS LOS SALDOS DE LAS CUENTAS La velocidad con la que un computador puede procesar los datos permite que las empresas mantengan actualizadas las cuentas del mayor auxiliar los registros de inventarios permanentes y las mayoriacuteas de las cuentas del mayor general

bull SE PUEDEN GENERAL INFOAMCIONES ADICIONALES CASI SIN COSTO EXTRA Con un sistema de contabilidad se puede llevar un diario de ventas Maacutes aun el computador puede ademaacutes reordenar esta informacioacuten para mostrar los

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totales de las ventas diarias por departamento de venta por vendedor y por un producto

bull SE PUEDE DISPONER DE RETROALIMENTACION INSTANTANEA A MEDIDA QUE VAN TENIENDO LUGAR LAS TRANSACCIONES En los sistemas computarizados en liacutenea de tiempo real (OLRT) el empleado que ejecuta la transaccioacuten puede disponer de un Terminal en comunicacioacuten directa con el computador Por tanto el empleado tiene acceso inmediato a la informacioacuten contable uacutetil para ejecutar una transaccioacuten corriente

bull SE PUEDE TENER PROCEDIMIENTOS ADICINALES DE CONTROL INTERNO EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO La aprobacioacuten de cada venta a creacutedito constituye un procedimiento de control interno del cual pueden hacer uso las capacidades uacutenicas del computador

Tal procedimiento del control puede no ser praacutectico en un sistema manual especialmente si el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no se mantiene permanente

6 DESVENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

Los sistemas computarizados tambieacuten tienen sus limitaciones pero estas limitaciones son correctivas y podriacutea decirse que son leves en comparacioacuten con los grandes beneficios que ofrece a la empresa

Las principales limitaciones son

bull Alto costo de inversioacuten al instalar un sistema computarizado

bull El costo de mantenimiento es alto y complejo

bull El alto costo en el entrenamiento del personal

bull Los programas deben ser confiables

bull La loacutegica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas

bull Elevado costo de desarrollo

bull Limitado numero de reportes y consultas

bull Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada

42

bull Necesidad de mantenimiento del sistema debido a las modificaciones que habraacute tenido la aplicacioacuten en las actualizaciones o subsiguientes o por cambios de aplicaciones

En conclusioacuten podriacuteamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son en la mayor parte de iacutendole econoacutemica lo cual para muchos no es preocupante

7 SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE COMPUTACION

Los equipos informaacuteticos son instrumentos que estructuran grandes cantidades de informacioacuten la cual puede ser confidencial para la entidad y puede ser mal utilizada o divulgada a personas que hagan mal uso de esta ademaacutes pueden ocurrir robos fraudes o sabotajes que provoquen la destruccioacuten total o parcial de las actividades de procesamiento electroacutenico de datos Esta informacioacuten puede ser de suma importancia y al no contar con ella en el momento preciso puede provocar retrasos sumamente costosos

Al auditar con sistemas informaacuteticos el auditor debe verificar y constatar lo siguiente

Que no se tengan copias piratas o bien que al conectarnos en red con otras computadoras no exista la posibilidad de transmisioacuten de virus

Que se hayan implementado procesos fiacutesicos y loacutegicos para la proteccioacuten del hardware y datos procesados asiacute como a las instalaciones de ingreso al aacuterea de procesamiento de datos y servidores Contemplando las situaciones de incendios sabotajes robos cataacutestrofes naturales etc

Implementacioacuten de mecanismos para garantizar la seguridadloacutegica del software a la proteccioacuten de los datos e informacioacutenprocesos y programas asiacute como la restriccioacuten de usuarios noautorizados al acceso de la informacioacuten

8 BACK UP Y RECUPERACION

Una copia de seguridad o backupen tecnologiacutea de la informacioacuten o informaacutetica es una copia de seguridad - o el proceso de copia de seguridad - con el fin de que estas copias adicionales puedan utilizarse para restaurar el original despueacutes de una eventual peacuterdida de datos Fundamentalmente son uacutetiles para tres cosas Primero recuperarse de una cataacutestrofe informaacutetica Segundo recuperar una pequentildea cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente o corrompido

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totales de las ventas diarias por departamento de venta por vendedor y por un producto

bull SE PUEDE DISPONER DE RETROALIMENTACION INSTANTANEA A MEDIDA QUE VAN TENIENDO LUGAR LAS TRANSACCIONES En los sistemas computarizados en liacutenea de tiempo real (OLRT) el empleado que ejecuta la transaccioacuten puede disponer de un Terminal en comunicacioacuten directa con el computador Por tanto el empleado tiene acceso inmediato a la informacioacuten contable uacutetil para ejecutar una transaccioacuten corriente

bull SE PUEDE TENER PROCEDIMIENTOS ADICINALES DE CONTROL INTERNO EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO La aprobacioacuten de cada venta a creacutedito constituye un procedimiento de control interno del cual pueden hacer uso las capacidades uacutenicas del computador

Tal procedimiento del control puede no ser praacutectico en un sistema manual especialmente si el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no se mantiene permanente

6 DESVENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

Los sistemas computarizados tambieacuten tienen sus limitaciones pero estas limitaciones son correctivas y podriacutea decirse que son leves en comparacioacuten con los grandes beneficios que ofrece a la empresa

Las principales limitaciones son

bull Alto costo de inversioacuten al instalar un sistema computarizado

bull El costo de mantenimiento es alto y complejo

bull El alto costo en el entrenamiento del personal

bull Los programas deben ser confiables

bull La loacutegica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas

bull Elevado costo de desarrollo

bull Limitado numero de reportes y consultas

bull Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada

42

bull Necesidad de mantenimiento del sistema debido a las modificaciones que habraacute tenido la aplicacioacuten en las actualizaciones o subsiguientes o por cambios de aplicaciones

En conclusioacuten podriacuteamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son en la mayor parte de iacutendole econoacutemica lo cual para muchos no es preocupante

7 SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE COMPUTACION

Los equipos informaacuteticos son instrumentos que estructuran grandes cantidades de informacioacuten la cual puede ser confidencial para la entidad y puede ser mal utilizada o divulgada a personas que hagan mal uso de esta ademaacutes pueden ocurrir robos fraudes o sabotajes que provoquen la destruccioacuten total o parcial de las actividades de procesamiento electroacutenico de datos Esta informacioacuten puede ser de suma importancia y al no contar con ella en el momento preciso puede provocar retrasos sumamente costosos

Al auditar con sistemas informaacuteticos el auditor debe verificar y constatar lo siguiente

Que no se tengan copias piratas o bien que al conectarnos en red con otras computadoras no exista la posibilidad de transmisioacuten de virus

Que se hayan implementado procesos fiacutesicos y loacutegicos para la proteccioacuten del hardware y datos procesados asiacute como a las instalaciones de ingreso al aacuterea de procesamiento de datos y servidores Contemplando las situaciones de incendios sabotajes robos cataacutestrofes naturales etc

Implementacioacuten de mecanismos para garantizar la seguridadloacutegica del software a la proteccioacuten de los datos e informacioacutenprocesos y programas asiacute como la restriccioacuten de usuarios noautorizados al acceso de la informacioacuten

8 BACK UP Y RECUPERACION

Una copia de seguridad o backupen tecnologiacutea de la informacioacuten o informaacutetica es una copia de seguridad - o el proceso de copia de seguridad - con el fin de que estas copias adicionales puedan utilizarse para restaurar el original despueacutes de una eventual peacuterdida de datos Fundamentalmente son uacutetiles para tres cosas Primero recuperarse de una cataacutestrofe informaacutetica Segundo recuperar una pequentildea cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente o corrompido

43

bull Necesidad de mantenimiento del sistema debido a las modificaciones que habraacute tenido la aplicacioacuten en las actualizaciones o subsiguientes o por cambios de aplicaciones

En conclusioacuten podriacuteamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son en la mayor parte de iacutendole econoacutemica lo cual para muchos no es preocupante

7 SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE COMPUTACION

Los equipos informaacuteticos son instrumentos que estructuran grandes cantidades de informacioacuten la cual puede ser confidencial para la entidad y puede ser mal utilizada o divulgada a personas que hagan mal uso de esta ademaacutes pueden ocurrir robos fraudes o sabotajes que provoquen la destruccioacuten total o parcial de las actividades de procesamiento electroacutenico de datos Esta informacioacuten puede ser de suma importancia y al no contar con ella en el momento preciso puede provocar retrasos sumamente costosos

Al auditar con sistemas informaacuteticos el auditor debe verificar y constatar lo siguiente

Que no se tengan copias piratas o bien que al conectarnos en red con otras computadoras no exista la posibilidad de transmisioacuten de virus

Que se hayan implementado procesos fiacutesicos y loacutegicos para la proteccioacuten del hardware y datos procesados asiacute como a las instalaciones de ingreso al aacuterea de procesamiento de datos y servidores Contemplando las situaciones de incendios sabotajes robos cataacutestrofes naturales etc

Implementacioacuten de mecanismos para garantizar la seguridadloacutegica del software a la proteccioacuten de los datos e informacioacutenprocesos y programas asiacute como la restriccioacuten de usuarios noautorizados al acceso de la informacioacuten

8 BACK UP Y RECUPERACION

Una copia de seguridad o backupen tecnologiacutea de la informacioacuten o informaacutetica es una copia de seguridad - o el proceso de copia de seguridad - con el fin de que estas copias adicionales puedan utilizarse para restaurar el original despueacutes de una eventual peacuterdida de datos Fundamentalmente son uacutetiles para tres cosas Primero recuperarse de una cataacutestrofe informaacutetica Segundo recuperar una pequentildea cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente o corrompido

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Ya que los sistemas de respaldo contienen por lo menos una copia de todos los datos que vale la pena salvar deben de tenerse en cuenta los requerimientos de almacenamiento La organizacioacuten del espacio de almacenamiento y la administracioacuten del proceso de efectuar la copia de seguridad son tareas complicadas Para brindar una estructura de almacenamiento es conveniente utilizar un modelo de almacenaje de datos Actualmente existen muchos tipos diferentes de dispositivos para almacenar datos que son uacutetiles para hacer copias de seguridad cada uno con sus ventajas y desventajas a tener en cuenta para elegirlos como duplicidad seguridad en los datos y facilidad de traslado

La copia de seguridad es el mejor meacutetodo de proteccioacuten de datos de importancia pero siempre existe la posibilidad de que la copia de datos no haya funcionado correctamente y en caso de necesidad de restauracioacuten de los datos no podamos realizarlo ya que la informacioacuten de la copia de seguridad puede encontrarse corrupta por diversos motivos

el medio en el que se realizaba la copia se encuentra dantildeado los automatismos de copia no se han ejecutado correctamente y otros muchos motivos que pueden causar que nuestras copias de

seguridad sean incorrectas y por lo tanto inuacutetiles

Para evitar este problema es muy importante que nos cercioremos de que hacemos las copias correctamente y comprobemos que somos capaces de restaurar la copia de seguridad a su ubicacioacuten original comprobando asiacute que la copia sea correcta y que somos capaces de restaurarla y conocemos el meacutetodo de restauracioacuten ya que en caso de necesidad criacutetica los nervios afloran y nos pueden echar por tierra nuestra labor de copia al realizar alguacuten paso erroacuteneo a la hora de restaurar los datos

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CONCLUSIOacuteN

En este proceso se aplicaron enfoques ldquoAlrededor del computadorrdquoy ldquoa traveacutes del computadorrdquo teniendo como objeto analizar la integridad fiacutesica de un sistema en funcionamiento y la importancia de la utilizacioacuten de herramientas tecnoloacutegicas para la realizacioacuten eficiente del proceso de entradas de datos el procesamiento de la informacioacuten y la posterior salida de reportes Ademaacutes de estudiar las ventajas y beneficios que implica la automatizacioacuten y mejoramiento de este sistema Entre los objetivos de esta investigacioacuten estuvo la evaluacioacuten de la integridad fiacutesica de la informacioacuten examinar la forma de proteccioacuten de la entrada de los datos al sistema evaluar la calidad de los reportes generados analizar los procedimientos poliacuteticas y estaacutendares disentildeadas para el programa de control bancario y proponer alternativas de accioacuten en funcioacuten del anaacutelisis efectuado

El auditor independiente realiza el proceso de auditoria debe emitir opiniones profesionales sobre la correspondencia que existe entre los estados financieros y los criterios establecidos Este informe esta compuesto por un dictamen el cual es elaborado seguacuten normas de auditoria de aceptacioacuten general y que comprende un conjunto de evidencias recolectadas por el contador puacuteblico durante el proceso de auditoria queda documentado en sus papeles de trabajo El contador independiente en el anaacutelisis de la evidencia obtenida debe observar tanto la documentacioacuten general de la organizacioacuten como la inherente al examen realizado en los rubros o partidas especificas de los estados financieros Esto le permite emitir su conclusioacuten en forma de opinioacuten profesional acercade la presentacioacuten razonable de la informacioacuten de la entidad en cuanto a la situacioacuten financiera los resultados de las operaciones y los movimientos del efectivo en correspondencia con principios de contabilidad de aceptacioacuten general o con cualquier otra base contable de aceptacioacuten por los usuarios

Se han concluido de forma documental que la aplicacioacuten de las Herramientas Tecnoloacutegicas Contables inicialmente llevar todos los sistemas manuales a sistemas electroacutenicos mostrando los resultados de manera expeditas y con veracidad basaacutendose legalmente en la Normas de Auditoria Generalmente Aceptada (NAGA) se puede mostrar todos los soportes legales y a su vez todas las Empresas pueden prepararse para su control interno cualquier Fiscalizacioacuten por parte del Estado u otros entes es por ello que todo estos argumentos tendraacuten validez legal

Uno de los aspectos maacutes importante de la contabilidad financiera es el proceso de revisioacuten tambieacuten llamado auditoria el objeto primordial de este examen es la expresioacuten de una opinioacuten basada en evidencias sobre la exactitud de los estados financieros de una empresa la posicioacuten monetaria y los resultados de las

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operaciones del periodo examinado de acuerdo con las Normas de Auditoria Generalmente Aceptados Los buenos controles promocionan la veracidad de la informacioacuten en la organizacioacuten previenen el mal manejo de los activos fraudes u obsolescencias creando condiciones organizacionales para evitar errores administrativos financieros y contables

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BIBLIOGRAFIA

1 Fuentes Impresas

Libros

Gustavo Cepeda (1997) La auditoria financiera Ediciones Centro de Contadores

Federacioacuten de Colegio de Contadores Puacuteblicos de Venezuela (1996) Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas

Declaracioacuten Internacional de Auditoria Nordm IAPS 1009 Joseacute A Redondo (2002) La Contabilidad Financiera Editorial La Huerta

Trabajos de tesis

Reyes G (1999) Auditoria del sistema automatizado de control bancario de la Alcaldiacutea del Municipio Carirubana Trabajo de Grado en calidad de Tesis para optar al titulo de especialista en Contaduriacutea Publica mencioacuten auditoria Universidad del Zulia Punto Fijo

Luzardo I(1999) Anaacutelisis del proceso de Planificacioacuten de auditorias financieras en la firma de contadores puacuteblicos independientes constituidas en el Municipio Carirubana del Estado Falcoacuten Trabajo de Grado en calidad de Tesis para optar al titulo de especialista en auditoria Universidad del Zulia Punto Fijo

Labarca M Maacuterquez S(2001) Software educativo para la ensentildeanza de papeles de trabajo de auditoria Trabajo de Grado en calidad de Tesis para optar a la categoriacutea de profesor asociado Universidad del Zulia Maracaibo

2 Fuentes Electroacutenicas wwwaclcom Paacutegina web wwwcasewarecom

Documento en liacutenea independiente sin autor ni fecha de publicacioacuten Extraiacutedo el 16 de Agosto de 2010 desde

httpwwwmonografiascomtrabajos12aufiaufishtml Extraiacutedo el 16 de Agosto de 2010 desde

httpwwwgestiopoliscomrecursosdocumentosfulldocsfinauditcontxactualhtm

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operaciones del periodo examinado de acuerdo con las Normas de Auditoria Generalmente Aceptados Los buenos controles promocionan la veracidad de la informacioacuten en la organizacioacuten previenen el mal manejo de los activos fraudes u obsolescencias creando condiciones organizacionales para evitar errores administrativos financieros y contables

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BIBLIOGRAFIA

1 Fuentes Impresas

Libros

Gustavo Cepeda (1997) La auditoria financiera Ediciones Centro de Contadores

Federacioacuten de Colegio de Contadores Puacuteblicos de Venezuela (1996) Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas

Declaracioacuten Internacional de Auditoria Nordm IAPS 1009 Joseacute A Redondo (2002) La Contabilidad Financiera Editorial La Huerta

Trabajos de tesis

Reyes G (1999) Auditoria del sistema automatizado de control bancario de la Alcaldiacutea del Municipio Carirubana Trabajo de Grado en calidad de Tesis para optar al titulo de especialista en Contaduriacutea Publica mencioacuten auditoria Universidad del Zulia Punto Fijo

Luzardo I(1999) Anaacutelisis del proceso de Planificacioacuten de auditorias financieras en la firma de contadores puacuteblicos independientes constituidas en el Municipio Carirubana del Estado Falcoacuten Trabajo de Grado en calidad de Tesis para optar al titulo de especialista en auditoria Universidad del Zulia Punto Fijo

Labarca M Maacuterquez S(2001) Software educativo para la ensentildeanza de papeles de trabajo de auditoria Trabajo de Grado en calidad de Tesis para optar a la categoriacutea de profesor asociado Universidad del Zulia Maracaibo

2 Fuentes Electroacutenicas wwwaclcom Paacutegina web wwwcasewarecom

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BIBLIOGRAFIA

1 Fuentes Impresas

Libros

Gustavo Cepeda (1997) La auditoria financiera Ediciones Centro de Contadores

Federacioacuten de Colegio de Contadores Puacuteblicos de Venezuela (1996) Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas

Declaracioacuten Internacional de Auditoria Nordm IAPS 1009 Joseacute A Redondo (2002) La Contabilidad Financiera Editorial La Huerta

Trabajos de tesis

Reyes G (1999) Auditoria del sistema automatizado de control bancario de la Alcaldiacutea del Municipio Carirubana Trabajo de Grado en calidad de Tesis para optar al titulo de especialista en Contaduriacutea Publica mencioacuten auditoria Universidad del Zulia Punto Fijo

Luzardo I(1999) Anaacutelisis del proceso de Planificacioacuten de auditorias financieras en la firma de contadores puacuteblicos independientes constituidas en el Municipio Carirubana del Estado Falcoacuten Trabajo de Grado en calidad de Tesis para optar al titulo de especialista en auditoria Universidad del Zulia Punto Fijo

Labarca M Maacuterquez S(2001) Software educativo para la ensentildeanza de papeles de trabajo de auditoria Trabajo de Grado en calidad de Tesis para optar a la categoriacutea de profesor asociado Universidad del Zulia Maracaibo

2 Fuentes Electroacutenicas wwwaclcom Paacutegina web wwwcasewarecom

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Caraacutecteriacutesticas y descripcioacuten del programa extractado de la Ayuda del Programa IDEA 2004

Descripcioacuten extractada del documento denominado ldquoSoftware de Auditoriardquo elaborado por el Lic Jorge Guevara

Espinoza

INDICE httpwwwbuenastareascomensayosAuditoria-Con-Herramientas-Tecnologicas1100602html

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• 2331 MANUAL TEAMMATE
• A- Creacioacuten de un Proyecto Auditoriacutea
• • La carpeta CG ldquoAacutereas de auditoriacuteardquo contiene todos los programas de trabajo incluidos en la libreriacutea que hemos seleccionado
  • • B- Fase de planificacioacuten
    • • Menuacute ArchivoAdministracioacutenEquipo o a traveacutes del icono ldquoAdminrdquoEquipo
      • • C- Organizacioacuten del trabajo
        • D- Realizacioacuten del trabajo
        • E- Revisioacuten del trabajo