Utilidad del Estado de Flujos de Efectivo para el análisis empresarial
Valoración: Proceso que se define como el análisis de la información desde diferentes puntos y...
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Valoración: Proceso que se define como el análisis de la información desde diferentes puntos y según los resultados de dicho análisis se determina la utilidad o el valor del ciclo de vida del documento y es cuando se asigna tiempo y espacio de conservación o eliminación.
Valoración
Primaria Secundaria
Trámite Concentración
Histórico
Ciclo vital de los documentos
“Etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos de archivo desde que se producen (archivo de trámite) y pasan por el archivo de concentración, hasta que se eliminan o se conservan en un archivo histórico”.
adabi
CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS
FASE ACTIVA - De oficina - Uso diario
FASE SEMIACTIVA- Se termina el trámite- Perdida de continuidad en la consulta
FASE INACTIVA- Sin valor administrativo, legal o fiscal.- Fuente de investigación histórica y cultural.
FASES VALORES USOS USUARIOS ARCHIVO
Activa
PrimariosLegales o jurídicosAdministrativosContables o Fiscales
Institucional
Constante
Área productora en atención a sus actividades
Trámite
Semiactiva
PrimariosLegales o jurídicosAdministrativosContables o Fiscales
Institucional
Ocasional
Área productora Concentració
n
Inactiva
SecundarioEvidencialTestimonial Informativo
Social
Investigador y público en general
Histórico
Valores del documento de archivo
Valor PrimarioAdministrativoLegalFiscal o ContableTécnico
Valor SecundarioEvidencialTestimonialInformativo
Valores primarios
Valor Administrativo
Es el que se relaciona con el trámite, asunto o tema por el cual se emitió el documento.
El valor administrativo se encuentra en todos los documentos producidos
- Oficios administrativos, personal, oficinas.
- Memorando- trámites relacionados
con proyectos, planes, presupuestos, contabilidad.
Valor Legal
Aquel que pueden tener los documentos que sirvan de testimonio ante la ley o que se refieren a derechos u obligaciones legales o jurídicas.
Registros de trámites jurídicos
Propiedad, Laborales, escrituras, bienes,
leyes, decretos, acuerdos.
Valor Fiscal o Contable
Valor de los documentos que sirven de explicación, justificación y comprobación de las operaciones contables y financieras o sirven de testimonio de obligaciones tributarias
- Impuestos, - Ventas- Finanzas- Contabilidad- Estados financieros- Créditos
hipotecarios- Manifestación de
bienes.
Valoración secundaria: es la identificación y aplicación de los usos que los documentos tendrán para la investigación científica y social en todos sus campos, así como su utilidad como fuentes de información de carácter único o permanente.
Valores secundarios
Valor Evidencial
Documentos que adquieren
valor permanente en virtud
de derechos y obligaciones
imprescindibles
Valor Testimonial
Documentos que dan
testimonio de aspectos de la
evolución de la institución.
Valor Informativo
Documentos cuya información es útil a la sociedad y su aplicación a cualquier campo de la investigación
Criterios de valoración primariaCUAL QUE QUIEN COMO
Administrativo Determinar el plazo o evento para que el trámite con el que se relaciona el documento quede concluido.
El área tramitadora (unidad administrativa)
Mediante análisis de los periodos de trámite, frecuencia de consulta y normas de prescripción aplicables.
Jurídico o legal Determinar el plazo para que los derechos u obliga. Certificados por el doc. cesen o prescriban.
Área jurídica con la validación del titular.
Mediante la legislación aplicable y los tiempos de prescripción legal.
Fiscal Determinar el plazo para que cese la necesidad de comprobar o justificar los gastos de los recursos públicos.
El área tramitadora (unidad administrativa)contabilidad, órgano de control , finanzas etc.
Mediante la normatividad vigente que justifique el manejo y uso de fondos, así como el plazo para su utilidad probatoria.
Criterios de valoración secundariaCUAL QUE QUIEN COMO
Evidencial Determinar si tiene valor permanente en relación a derechos u obliga. Imprescriptible.
archivo Mediante análisis de legislación nacional e internacional
Testimonial Determinar si da cuenta de aspectos de evolución de la institución.
de Mediante análisis de documentos que cuentan la evolución de la institución.
Informativo Determinar si la información es útil a la sociedad o al campo de investigación.
Concen-tración
Mediante análisis de fuentes de investigación.