Universidad Autónoma de ChiapasFacultad de Humanidades

Campus VI

Licenciatura en Comunicación

Materia: Comunicación en las OrganizacionesAlumna: Teresa del Jesús Alejo HernándezTeresa del Jesús Alejo HernándezGrado y Grupo: 5°BProfesor: Miguel A. Avitia SánchezFecha de solicitud: 19 de Octubre de 2011Fecha de entrega: 26 de Octubre 2011

VARIABLES DE COMUNICACIÓN EN LAS

ORGANIZACIONES

CONTENIDOSIntroducción

Variables de comunicación en las organizaciones

Sistema de clasificación de los mensajes

El proceso de comunicación

La comunicación es transaccional

La comunicación es personal

La comunicación es seriada

Métodos de difusión orales software

Propósito de los mensajes

Redes de mensajes

Relaciones de redes formales

Comunicación descendente

Comunicación ascendente

Comunicación horizontal

Relaciones de redes informales

Conclusión

INTRODUCCIÓN

La mayoría de nosotros no somos capaces de leer en las mentes de los demás y cuando intentamos comprender lo que nos quieren decir tenemos que limitarnos a las palabras pronunciadas.

Los mensajes son información significativa sobre personas, objetos y acontecimientos generados durante las interacciones humanas. Podemos distinguir entre mensajes verbales y no verbales.

VARIABLES DE COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES

SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DE MENSAJES

Cuando considera los posibles significados de cada palabra, y el hecho de que cada mensaje pueda ser interpretado con relación al contexto de la situación y a la interpretación individual será consciente de la complejidad del proceso de comunicación.

Sistema de clasificación de mensajes Variable Clasificación

Relaciones del mensaje Diádicos Pequeños grupos Públicas

Redes de mensaje Formales (ascendentes, descendentes, horizontales) Informales

Propósito del mensaje Terea Mantenimiento Humanos

Receptores del mensaje Internos Externos

Lenguaje del mensaje Verbal No verbal

Método de difusión del mensaje Software (oral, escrito) hardware

EL PROCESO DE COMUNICACIÓN

Existen docenas de definiciones y de modelos, pero ni siquiera los “expertos” en la comunicación están de acuerdo en la naturaleza y los límites de su disciplina.

Cuando un ser humano la da un significado a cualquier información, tanto si él o ella fue o no el origen de dicha información, debemos suponer que se ha producido una comunicación. La comunicación es un proceso transaccional; es un proceso personal, es un proceso seriado.

Paradigma de mensajes orales software Redes formales

Internos/ Externos Redes informales

Internos/ Externos Diádicos Tarea Verbal/no verbal Mantenimiento Verbal/no verbal Humanos Verbal/no verbal

M E N S A J E S

Pequeños grupos Tarea Verbal/no verbal Mantenimiento Verbal/no verbal Públicos Tarea Verbal/no verbal Mantenimiento Verbal/no verbal Humanos Verbal/no verbal

LA COMUNICACIÓN ES TRANSACCIONAL

David Berlo introduce la idea de que la comunicación es un proceso dinámico e interactivo. Antes de la publicación de este libro, la comunicación era considerada de manera linear con una serie de pasos mediante los cuales una persona intentaba transmitirle algo a otra persona. Cuando consideramos que algo es un proceso, damos a entender que tiene un comienzo ni un fin, ni una serie fijada de acontecimientos.

Lo que antes fue considerado como un modelo estático y de una sola dirección, se supone que en la actualidad representa un proceso… añadiéndole el feedback.

Davis define a la comunicación como “el intercambio de información de una persona a otra”. Barnlund, Mortensen, Wilmot y Wenburg definen a la comunicación como un proceso transaccional.

LA COMUNICACIÓN ES PERSONAL

Jamás dos personas son iguales. Todos nosotros somos producto de distintos sistemas nerviosos, nuestras percepciones también serán distintas. La percepción es el proceso mediante el cual recibimos y organizamos los datos sensoriales procedentes del medio ambiente.

Nuestras experiencias pasadas y nuestra fisiología influencian nuestra percepción. Es necesario admitir que nuestra conducta de comunicación será distinta cuando nos enfrentemos con estímulos procedentes del medio ambiente. Debido a que la percepción y las conductas serán distintas, debemos concluir diciendo que la comunicación es un proceso altamente personal gobernado por interpretaciones únicas de los mensajes humanos.

Con demasiada frecuencia, las organizaciones asumen que las comunicaciones serán buenas siempre y cuando el lenguaje sea claro y simple. Sabemos que son los individuos los que derminan el significado, no las palabras. Las personas pueden asignar el significado que desean a cualquier palabra o mensaje.

Muchos de los problemas de comunicación que se plantean en las organizaciones no son debidos a la falta de claridad o a la utilización de expresiones incorrectas, sino a las diferencias perceptivas entre los individuos que se están comunicando. Estas diferencias pueden crear severos conflictos en las organizaciones.

Se deduce que existe una gran discrepancia ente la percepción de las actitudes y las actitudes en sí. La percepción de las actitudes que una persona mantiene con respecto a ti puede dictar tus acciones con relación a dicha persona; si la percepción de las actitudes es radicalmente distinta a la actitud en sí, las acciones tomadas en cualquiera de las dos partes en relación a la otra parte, no sólo serán inapropiadas sino también ofensivas.

LA COMUNICACIÓN ES SERIADA

Sabemos que debido a la naturaleza personal y transaccional de la comunicación, la reproducción de los mensajes está plagada de percepciones erróneas y de malas interpretaciones. A medida que incrementan el número de reproducciones de un mensaje, más probabilidades tenemos que se produzcan distorsiones, con lo que el problema empeora. Al tratar de la difusión y propósito de los mensajes y de las redes de comunicación, comprenderemos fácilmente que es precisamente el dinamismo de las comunicaciones lo que limita su eficacia.

MÉTODOS DE DIFUSIÓN ORALES SOFTWARE

La difusión de mensajes ha sido limitada al hardware y el software. El hardware depende de una fuente de energía para su funcionamiento; el software depende de la capacidad y habilidad para comunicarse de los individuos implicados.

Cuando la organización ha establecido sus objetivos generales, y por consiguiente, sus objetivos de comunicación para ponerlas en práctica. Una vez que la organización ha determinado sus políticas, una particular actividad de comunicación ejecuta dicha política, cuando tratamos de métodos de difusión, estamos hablando de la conducta específica de comunicación de la organización.

Los mensajes son difundidos por medio de actividades de comunicación que pueden ser analizadas examinando la actividad en cuestión, la conducta de los individuos que participan en la actividad o el sistema total de actividades.

La mayoría de las actividades orales software son reuniones, entrevistas y conversaciones casuales en distintas situaciones.

PROPÓSITO DE LOS MENSAJES

Hace referencia al por qué los mensajes son enviados y recibidos en las organizaciones y a qué funciones específicas sirven. Los mensajes son difundidos como respuesta a los objetivos y políticas de la organización.

Katz y Kahn han descubierto cuatro funciones de comunicación: Producción, Mantenimiento, Adaptación y Rendimiento.

Redding ha sugerido tres razones fundamentales para explicar el flujo de los mensajes: Tarea, Mantenimiento y Humanos.

Thayer presentó cuatro funciones: para informar, para persuadir, para ordenar e instruir y para integrar.

Berlo identifica tres funciones: Producción, Innovación y Mantenimiento.

Greenbaum sostiene que se dan cuatro funciones claves en la difusión de mensajes: Reguladores, Innovadores, Integradores e informadores/ instruidores.

Actividades de comunicación orales software Diádicos Conversaciones informales (casuales, almuerzos, café, descanso) Entrevistas de contratación/entrevistas de orientación Entrevistas para establecer objetivos Entrevistas para testimoniar aprecio Discusiones superior/empleados (problemas, políticas, soluciones) Reuniones informales Pequeños grupos Sesiones de brainstorming Reuniones para tomar decisiones Grupos de orientación/capacitación Reuniones departamentales regulares Reuniones de directivos o de ejecutivos Reuniones con propósitos especiales (crisis, presupuesto, etc.) Reuniones interdepartamentales Reuniones para resolver problemas Reuniones informales (almuerzo, café, descanso, charlas, etc.) Públicas (internas) Reuniones regulares de todos los jefes de departamento Sistemas de sugerencias Reuniones de organización Reuniones del personal de administración Reuniones sindicales Grapevine* Funciones sociales (picnics, fiestas, equipos de bolos, etc.) Reunión del presidente con los empleados

Ejemplos de actividades de comunicación (orales software) Organización A Sesiones de orientación Instrucción laboral Dar ordenes Contactos informales cotidianos Grupos de capacitación Reuniones de todas las plantas “Habla el jefe” Grapevine Discusiones alrededor de “una mesa redonda” Contactos formales cara a cara Reuniones departamentales Organización B Sistema de sugerencias Contactos informales Convocatoria de directores (reuniones mensuales de toda la organización) Reuniones del consejo (quejas) Contactos personales (vía “puerta abierta”) Sesiones de capacitación Grapevine Sesiones informativas relacionadas con los trabajos cotidianos Organización C Charlas bisemanales (presidente y cualquier miembro de la organización) Entrevistas (contratación y evaluación) Junta consultiva (entradas anteriores a la toma de decisiones) Cara a cara (vía “política de puerta abierta”) Reuniones mensuales del presidente con los lideres de la organización Reunión mensual de la junta directiva Reuniones del comité semanales y bisemanales Conferencias de retiro e informales (moteles, albergues de montaña, etc.) Grapevine Sesiones de asesoramiento Actividades informales (almuerzos, cenas, sociales, deportivas) Organización D Reuniones de ejecutivos Entrevistas de contratación/despido Entrevistas de evaluación Grapevine Reuniones de intercambio de información (jefe de departamento) Contactos cara a cara cotidianos

La mayoría de los sistemas funcionales sugeridos anteriormente pueden incorporarse fácilmente en las tres categorías de Redding: Tarea, Mantenimiento y Humanos.

Los mensajes de tarea guardan estrecha relación con aquellos productos, servicios o actividades que tienen un especial interés para la organización. Son aquellos mensajes que tienen la misión de informar a los empleados sobre la manera de realizar sus trabajos; están relacionados con la producción del sistema.

Los mensajes de mantenimiento ayudan a la organización a seguir con vida y a perpetuarse a sí misma; están relacionados con la realización de la producción.

Los mensajes humanos están dirigidos a los individuos de la organización, considerando principalmente sus actitudes, su satisfacción y realización. Se interesan por los sentimientos, las relaciones interpersonales, la moral y el concepto que tienen de si mismos los empleados.

RED DE MENSAJES

Las organizaciones están formadas por series de individuos que ocupan ciertas posiciones o representan determinados roles. El flujo de mensajes entre estas personas sigue unos caminos denominados redes de comunicación. La red de comunicación existirá tanto si incluye a sólo dos personas como si incluye a toda la organización.

En ciertas organizaciones las redes de comunicación vienen determinadas por mecanismos formales como, por ejemplo, el diagrama de la organización. Cuando los mensajes fluyen por una red de comunicación prescrita por procesos escalares y/o funcionales, el rol formal de las relaciones determinado por la cadena de mando y por los trabajos realizados afectará al flujo de los mensajes.

RELACIONES DE REDES FORMALES

Cuando los mensajes fluyen siguiendo los caminos oficiales dictados por la jerarquía de la organización o por la función laboral, se dicen que fluyen siguiendo redes formales. Estos mensajes fluyen de forma ascendente o descendente cuando se emplea el principio escalar de autoridad o jerarquía, y a través de la organización cuando se aplica el principio funcional de la clasificación del trabajo.

COMUNICACIÓN DESCENDENTE

Implica a todos aquellos mensajes que fluyen de la dirección con destino a los empleados; fluyen mensajes de tarea o de mantenimiento, relacionados con directrices, objetivos, disciplinas, ordenes, preguntas y políticas.

COMUNICACIÓN ASCENDENTE

Aquellos mensajes que fluyen de los empleados hasta los superiores, normalmente con el propósito de formular preguntas, proporcionar feedback y hacer sugerencias. Tienen un efecto de mejorar la moral y las actitudes de los empleados, por lo que los mensajes que siguen las redes ascendentes son clasificados como de integración o humanos. Sirven de feedback para la gerencia, proporcionando indicios del éxito conseguido por un mensaje dado.

El concepto “primera mano” es vital debido a que el proceso de filtración que afecta a las comunicaciones descendentes también contribuye a la distorsión de los mensajes ascendentes

COMUNICACIÓN HORIZONTAL

Ruta clásica de comunicaciones (“H” habla con “I”)

Puente de Fayol para las comunicaciones horizontales (“H” habla con “I”)

RELACIÓN DE REDES INFORMALES

Este modelo de comunicación sirve para ilustrar las redes informales que con frecuencia operan en el seno de las organizaciones. Los mensajes que no fluyen siguiendo las líneas escalares o funcionales son clasificados como “informales”. Thompkins sostiene que los mensajes informales no son racionalmente especificados. Se derivan e incidentes en los arreglos espaciales, en la personalidad o en la capacidad de las personas. Muchos estudiosos utilizan el termino Grapevine como sinónimo de este tipo de mensajes.

Las investigaciones sobre Grapevine de Jacobsen y Seashore, Walton, Sutton y Porter, Rudolph han dado los siguientes resultados:

Los Grapevine son rápidos: el mensaje se mueve a la velocidad deseada por el remitente y los receptores.

Los Grapevine son exactos: la exactitud de los mensajes oscila entre el ochenta y el noventa por ciento.

Los Grapevine contienen mucha información: el gerente debería admitir su existencia, beneficiarse de sus ventajas y reconocer sus limitaciones. El atributo más negativo de la propagación de Grapevine es que algunas veces sus redes de difusión son utilizadas para propagar rumores falsos.

La Grapevine se arraciman: no es cierto que la difusión de los mensajes vía Grapevine sigan una serie en cadena desde A a B, a C, a D, etc.

Jacobsen y Seashore, Davis denominan a todas las personas que contribuyen activamente a la propagación de los Grapevine “enlaces”, aquellos que reciben mensajes pero los transmiten pobremente o no los transmiten “aislados”. Walton basándose en su posición en la red de comunicaciones los denomina “centrales” y “periféricos”.

A

B

C

E

D

F

G

CONCLUSIÓN

La comunicación es el flujo de mensajes. Un mensaje es la información a la que el receptor le da un significado. Los mensajes pueden ser clasificados según la relación, las redes de difusión, los propósitos, el receptor, el lenguaje, y el método de difusión.

Consideramos a la comunicación con el proceso dinámico que es transaccional, personal y seriado. Como transaccional la comunicación implica el envió y la recepción simultanea de mensajes; como proceso personal implica la singularidad de las personas; como proceso seriado implica una serie de paso a paso de mensajes repetidos.

Los mensajes que fluyen en un empresa pueden ser clasificados según tres propósitos: tarea, mantenimiento y humanos.

Cuando los mensajes fluyen siguiendo las rutas dictadas por la jerarquía de la organización o por las funciones laborales, se dice que fluyen por redes “formales”. Cuando los mensajes se desvían de las redes tradicionales, reciben el nombre de mensajes informales. El Grapevine es un sinónimo de la conducta de los mensajes informales.