VENTANILLA ÚNICA - REGISTRO EN LÍNEA

Ministerio de Comercio, Industria y Turismo

Registro Electrónico de Usuarios

para la VUCE

Ministerio de Comercio, Industria y Turismo

Oficina de Sistemas de Información Calle 28 No. 13 A-15 2do. Piso

Teléfono (57) 6067676• Fax (57) 3411580 www.mincomercio.gov.co

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Contenido Condiciones de uso .......................................................................................................... 3

Registro Electrónico de Usuarios .................................................................................... 4

Usuarios Nuevos con Firma Digital ................................................................................ 6

Usuarios Nuevos sin Firma Digital ............................................................................... 12

Usuarios dentro de la Empresa de Agencia de Aduanas, Apoderado Especial o

Importador ..................................................................................................................... 17

Crear Relación Cliente (Poder otorgado) ...................................................................... 21

Consulta Usuarios Registrados ...................................................................................... 28

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Condiciones de uso

Este documento está sujeto a modificaciones sin previo aviso, estas modificaciones serán publicadas en la página Web https://www.vuce.gov.co.

SEÑOR USUARIO es muy importante que la información de las Agencias de Aduana, Apoderados Especiales, Exportadores e Importadores este actualizada en el RUT, porque la información que está allí registrada, va a ser el único medio de comunicación de la VUCE con Ustedes. NOTA: Si no les llegan correos de notificación es porque no está correcta la información que tienen registrada en el RUT., por lo tanto, los Importadores o Exportadores, deben verificar o actualizar en el RUT, un correo electrónico confiable a donde deban llegar las notificaciones de la VUCE. Las Agencias de Aduana, Apoderados Especiales, Importadores o Exportadores que cuenten con firma digital, debe tener configurado los equipos para realizar operaciones en la VUCE.

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Registro Electrónico de Usuarios

Ingrese a la página de la VUCE http://www.vuce.gov.co De clic en la pestaña Registro Usuarios, ubicada en la parte superior derecha de la pantalla

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Se presentan 3 opciones: 1. Usuarios Nuevos con firma digital 2. Usuarios Nuevos sin firma digital 3. Asociar Usuarios NOTA: Una vez registrados los usuarios nuevos que dan poder a las Agencias de Aduanas, Apoderados Especiales, quedan inactivos (no pueden ingresar a la VUCE), hasta que en el Ministerio no se realice la revisión del poder y se les active, si por algún motivo el poder tiene un error le llegará un correo a la Agencias de Aduanas o Apoderados Especiales y importador/exportador, informando que el poder tiene errores, deben volver a anexarlo por el procedimiento de Crear Relación Cliente (Poder Otorgado), que se explica en este manual. A continuación se describe cada opción.

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Usuarios Nuevos con Firma Digital

Son las Agencias de Aduana, Apoderados Especiales, (Importadores o Exportadores, que hacen sus operaciones directamente), que tiene firma digital y se van a registrar por primera vez ante la VUCE. Se da clic sobre el link. Usuarios Nuevos con firma digital El sistema, solicita se ingrese el token expedido por la firma certificadora. Se introduce el token en el dispositivo del equipo disponible como puerto USB y se da clic Aceptar.

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Luego de aceptar se debe da clic en el botón Certificado ubicado a la derecha de la pantalla (representado con el icono Certificado). Se visualiza el certificado o certificados instalados en el equipo. Se debe seleccionar el nombre que corresponde al token insertado en el puerto USB. Se da clic en Aceptar.

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Se digita la contraseña expedida por la entidad certificadora, para la firma digital. Se da clic en Aceptar. La información del token se visualiza en la pantalla. Se da clic en Aceptar.

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Los campos son poblados con la información contenida en el token y se visualizan en la pantalla.

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La información cargada del certificado sobre los campos, se clasifica en: Campos NO Modificables Nombre completo: corresponde al nombre de la compañía E-mail: corresponde al e-mail de la compañía ID usuario: corresponde a un código interno dado por el sistema Rut: corresponde al RUT de la compañía Ciudad: corresponde a la ciudad Campos Modificables Teléfono: corresponde al teléfono de la compañía Dirección: corresponde a la dirección de la compañía Contraseña: la digita el usuario Repetir contraseña: la digita el usuario otro-e-mail: lo digita el usuario en caso, que necesite adicionar otros correos. Módulos: el usuario debe seleccionar el modulo con el cual va a trabajar en la VUCE (Importaciones-Exportaciones), puede seleccionar los que considere. Una vez ingresa toda la información se da clic en el botón Ingresar para que quede creado el usuario y registrado el certificado digital en el servidor.

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Si el ingreso es satisfactorio visualizará la pantalla principal, y le llegará al correo registrado en el campo E-mail u otro E-mail el documento, llamado condiciones de uso, el nombre de usuario y contraseña asignado por el sistema. Termina el proceso de Registro de Usuarios Nuevos con firma digital.

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Usuarios Nuevos sin Firma Digital

Esta opción es para registrar ante la VUCE los Importadores o Exportadores que no tiene firma digital y que le han dado poder a una Agencia de Adunas o Apoderado Especial para que realice trámites ante la VUCE. Las Agencias de Aduana o Apoderados Especiales que tienen firma digital y ya se registraron ante la VUCE, pueden registrar este tipo de usuarios. Tiene dos opciones, ingresar directamente a la página de la vuce (https://minimport.vuce.gov.co) e ir al modulo de importaciones e ingresar con el usuario y clave asignado por el sistema o desde el menú http://www.vuce.gov.co De clic en la pestaña Registro Usuarios, ubicada en la parte superior derecha de la pantalla. Seleccione la opción 2. Usuarios nuevos sin firma digital.

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Ingrese con el usuario y contraseña, asignada por el sistema para la Agencia de aduana o Apoderado Especial. Ingrese por la opción de Registro de Usuarios VUCE ubicada en la parte izquierda de la pantalla.

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Se ingresa por la opción Crear Impo/Expo Nuevo

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1. Se digita el nit SIN digito de chequeo en el campo Rut y en el campo de la

derecha se selecciona el digito de chequeo correspondiente.

2. Se da clic en la pestaña Validación del cliente. Los datos del RUT son cargados a la página.

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Los únicos campos que se pueden modificar son: 1. otro-E-mail (en caso que el E-mail que carga del rut, venga vacío)

2. Sección de módulos

3. La contraseña la crea aleatoria el sistema y le llega al correo del

usuario que se creó. Siempre se debe seleccionar el modulo(s) al que va a acceder el usuario. Se selecciona la opción Ingresar.

Si no ha diligenciado en email, o seleccionado modulo, no queda creado el registro y sale un mensaje informando que los campos debe ser diligenciados.

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Usuarios dentro de la Empresa de Agencia de Aduanas, Apoderado Especial o

Importador Estos usuarios internos, son los empleados de las Agencias de Aduana, Apoderados Especiales o Importadores que requieren de otros usuarios dentro de la empresa para trabajar desde otro punto del País y se identifican con el nit de la Empresa más el sufijo tr. Estos usuarios deben ser creados por una Agencias de Aduana, Apoderados Especiales o Importadores que ya exista en la VUCE; tenga o no firma digital. El usuario principal de las Agencias de Aduana, Apoderados Especiales o Importadores, que está identificado solo con el nit es quien se identifica como Administrador de usuarios de la Empresa y es quien puede crear este tipo de usuarios. Se ingresa directamente a la página de la vuce (https://minimport.vuce.gov.co), se digita usuario y contraseña Se ingresa por la opción de Registro de Usuarios ubicada en la parte izquierda de la pantalla y se selecciona Crear usuarios Internos. El sistema carga el número del nit usuario que ingreso al sistema, en el campo id-usuario.

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Solo se debe agregar un número consecutivo (1 o 2 o …), seguido de la letra “tr” para identificar este usuario. La contraseña se crea aleatoria y le llega al correo del usuario que se creo. Se debe seleccionar el modulo al cual va a tener acceso este usuario. Se deben diligenciar los campos habilitados. Se da clic en el botón Ingresar Si todos los datos se ingresaron correctamente el usuario queda creado en el sistema.

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Usuarios ya creados: Son aquellos que ya existen en el sistema. Para buscar un usuario ya creado o realizar alguna modificación, se hace por el Crear Usuarios Internos - botón de Usuarios. Se selecciona de la lista dando clic sobre, el usuario que se quiere actualizar.

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Inicialmente el usuario Administrador identificado con el nit es quien puede crear usuarios internos, pero puede delegar esta función a otro usuario de la Agencias de Aduana, apoderado especial o Importadores identificado con tr…, buscando el usuario (seguir el procedimiento (explicado en usuario ya creado) y dando clic en el cuadro a la derecha de la opción Rol Administrador de Usuario. Si es necesario puede cambiar el modulo o adicionar otro. Se verifican los cambios dando en la opción de Actualizar. Se pueden tener 1 o más usuarios (tr..) administradores, dependiendo de la necesidad de la Agencias de Aduana, Apoderado Especial o Importadores.

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Crear Relación Cliente (Poder otorgado)

Crear Relación Cliente, es crear una relación en el sistema donde se identifica la Agencia de Adunas o Apoderado Especial con el importador o Exportador que le dio PODER para hacer trámites ante la VUCE, donde se anexa el poder otorgado y se firma electrónicamente el documento que queda con un numero de radicado, como soporte del proceso realizado. Solo las Agencias de Aduana o Apoderados Especiales que tienen firma digital y ya se registraron ante la VUCE, pueden realizar este paso. Esto se puede hacer para usuarios nuevos o ya existentes. Tiene dos opciones: Ingresar directamente a la página de la vuce (https://minimport.vuce.gov.co) o desde el menú http://www.vuce.gov.co

Dando clic en la pestaña Registro Usuarios, ubicada en la parte superior derecha de la pantalla Seleccionar la opción 3 Crear Relación Cliente

Se digita usuario y contraseña para la VUCE.

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Se selecciona en la parte izquierda de la pantalla la opción Registro Usuarios - Crear relación cliente (poder otorgado) Aquí se debe seleccionar el usuario ya creado importador o exportador, que dio poder a la Agencia de Aduana o Apoderado Especial, para hacer trámites ante la Vuce. Se debe digitar el Nit más el digito de chequeo en el campo cliente relacionado, y se da clic en el icono de binóculo. Se escoge, dando clic sobre el dibujo

1. Nit +digito de verificación 2. binóculos

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En el campo Modulo, el sistema carga el nombre del modulo que se seleccionó cuando se creó el usuario nuevo (importador / Exportador). Si este usuario ya existe en el sistema el campo queda vacío, y se debe obligatoriamente seleccionar un modulo. También se pueden adicionar otro modulo si así se requiere. Se da clic en el enlace Consultar Modulo. Se selecciona el modulo para el cual el Importador o Exportador ha otorgado poder en el documento, dando clic en el cuadro de la izquierda de cada nombre, Para que quede marcado y luego se da clic en el subtitulo Seleccionar.

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Es obligatorio anexar el documento poder, que le dio el Importador o Exportador a la Agencia de Aduana o Apoderado Especial (recuerde que este documento debe quedar con todas las especificaciones que se dieron en la circular No.018 de 7 de junio del 2011. Este documento se carga dando clic sobre el icono que está en la parte inferior al frente de la etiqueta documento. Se da clic en examinar, se busca en archivo en el equipo respectivo y se da clic en el botón Enviar.

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El documento queda cargado. Este documento debe quedar firmado electrónicamente. “si no se ha anexado documento no se podrá firmar”. Generando el siguiente error: Se da clic en la opción Firmar y Radicar.

Icono que indica que el documento quedo cargado

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Se selecciona el certificado digital correspondiente Se digita la contraseña asignada por la Empresa certificadora. El sistema le asigna un número de radicado que se visualiza en la parte superior hacia el centro de la pantalla.

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Se podrá ver el documento poder anexado dando clic en el link ver Documento ubicado en la parte inferior de la pantalla. NOTA: Si solo carga el documento poder y no firma, el proceso no queda completo, por tanto no se crea la relación. Si solo carga el documento poder, se guarda y no firma, el proceso no queda completo, por tanto no se crea la relación. Si no selecciona por lo menos un Modulo no podrá firmar. Si no relaciona un cliente NO podrá firmar. Si se anexo el poder y se firmó el proceso termina con éxito.

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Consulta Usuarios Registrados

Cualquier usuario registrado en la VUCE tiene la opción de consultar a que Agencias de Aduana o Apoderados Especiales que les dio poder o visualizar con quien tiene relación. La visualización de estos poderes es válida solo para los usuarios creados nuevos a partir de la entrada en vigencia del registro electrónico de usuarios. Los poderes anteriores a esta fecha son físicos y reposan en el Mincomercio. Esta revisión la deben hacer todos los usuarios ya registrados, con el fin de validar la relación que se tiene actualmente, si no está de acuerdo debe enviar un correo a la dirección actualizacion.vuce@mincomercio.gov.co, solicitando sea elimina la relación existente. Es importante que lea la circular ya que solo tienen un plazo de 6 meses para esta verificación, una vez vencida será validada la información y no podrá transmitir ninguna solicitud de importación si no tiene una relación creada o valida. Cuando un importador o exportador le retire el poder a una Agencias de Aduana o Apoderados Especiales, debe enviar un correo a la dirección actualizacion.vuce@mincomercio.gov.co, solicitando la desactivación. Ingresar directamente a la página de la vuce (https://minimport.vuce.gov.co) Digite usuario y contraseña para la VUCE. De clic en la opción Registro Usuarios – Consulta Usuarios Registrados.

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Se da clic en el icono que es un libro ubicado en la columna Documento, para visualizar el documento donde se creó en la relación entre Agencias de Aduana o Apoderados Especiales con el Importador/Exportador Para visualizar el poder se debe dar clic en el link VerDocumento. Ubicado en la parte inferior de la pantalla.

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Aquí termina el proceso de Registro Electrónico de Usuario. NOTA: todos los datos consignados y desplegados en este documento son solo de prueba.