VERIFICANDO NECESIDADES DE REMPLAZOS Y MEJORAS (R&I)

AREA DE CENTRO AMERICA

CURSO DE CAPACITACIN

Despus que las necesidades han sido identificadas e ingresadas en FMAT, el FM organiza una reunin con el cliente para revisar y verificar el Plan Propuesto de R&I de Facilidades. Esta reunin sirve para dos importantes propsitos:

VERIFICANDO NECESIDADES

1. Provee una revisin en consejo donde las acciones propuestas son revisadas y discutidas para asegurar que el uso de los fondos son defendibles.

2. Provee una oportunidad para el cliente de entender el trabajo propuesto a realizarse, provee retroalimentacin.

Esto evita posibles conflictos e incrementa la satisfaccin del cliente.

PROCESO:

4. Actualice las necesidades verificadas en FMAT

3. Dirija la reunin de verificacin

2. Arme la carpeta de verificacin del cliente

1. Programe la reunin de verificacin

1. Programando la reunin:

Quienes asisten? El cliente o su representante El Project Manager (el de Construcciones) Cundo se hace? En la fecha y hora que sea ms conveniente para el cliente. Lo mejor sera llevar a cabo la reunin de verificacin por lo menos 60 das antes de que el Plan R&I sea sometido (El plan es sometido en 30 de junio, eso significa que la reunin debe ser a ms tardar el 30 de abril). Dnde se realiza la reunin? Lo ms aconsejable es realizarla en el mismo edificio al que pertenece la inspeccin.

2. Carpeta de verificacin del cliente:

Varias semanas antes de la reunin de verificacin, se arma y enva al cliente una copia de la carpeta. El Asistente prepara esta carpeta, en la que deber incluir: 1. Una carta de introduccin de la carpeta

explicando cmo sta es usada en el proceso de verificacin.

2. Plano del edificio.

3. Una copia actualizada de los estndares de Remplazos y Mejoras.

4. Copia del Plan Propuesto de Facilidades de R&I.

2. Carpeta de verificacin del cliente:

3. Dirigiendo la reunin de verificacin La reunin de verificacin es una de las primeras oportunidades que tiene el FM para interactuar con el cliente cara a cara. Por esa razn debe asegurarse que la reunin es conducida de manera eficiente y profesionalmente. Aunque el FM es quien dirige la reunin para asegurar que los puntos necesarios sean discutidos, es el lder quien preside. Si el Project Manager o un consultor son invitados a asistir, el FM podra reunirse antes de la reunin de verificacin con ellos para aclarar los roles y responsabilidades.

3. Dirigiendo la reunin de verificacin RECOMENDACIONES PARA LA REUNIN: 1. Las necesidades deben ser inspeccionadas

visualmente por el cliente. 2. El FM debe asegurarse que el cliente entiende

claramente los puntos a ser evaluados

3. Durante la reunin de verificacin cada necesidad debera ser discutida con el equipo para determinar:

a) La necesidad es diagnosticada apropiadamente, es clara y calificada de acuerdo a los estndares de remplazos y mejoras.

b) La solucin propuesta tiene el alcance apropiado y claramente definido.

c) La solucin propuesta es soportada por una investigacin adecuada, costos operativos y anlisis del costo del ciclo de vida.

d) Los costos son defendibles.

4. Para proyectos grandes puede ser necesario llevar informacin adicional tales como fotos, planos, especificaciones, etc.

3. Dirigiendo la reunin de verificacin

OTRAS RECOMENDACIONES: 5. Despus que se han verificado todas las necesidades,

el equipo de verificacin discute sobre fechas propuestas para realizar el trabajo.

6. Se deben registrar cada una de las decisiones o fechas

establecidas. 7. Al concluir la reunin cada miembro revisa y firma el

Plan Propuesto. 8. Cada ao durante esta reunin el FM debera revisar

con el lder eclesistico, si ha cambiado la adecuacin de cada edificio.

9. El ltimo paso en la reunin de verificacin cualquier

punto relacionado con la Salud y Seguridad que pueda existir en los edificios.

4. Actualice las necesidades en FMAT

Despus de la reunin de verificacin, el Asistente transfiere la informacin a FMAT desde el Plan Propuesto de Facilidades de R&I Una vez que las necesidades son marcadas como verificadas en FMAT y sean organizadas en proyectos, ser impreso el Plan Verificado de Facilidades de R&I y se enviaran copias al equipo de verificacin.