tonala.gob.mx · Web view2018/07/05 · ENTREGA-RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA...

ENTREGA-RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA MUNICIPAL 2015-2018 A 2018-2021

H. AYUNTAMIENTO DE TONALA, JALISCO

EXPEDIENTES GEENERALES.5.1. Contratos Vigentes 5.1.1 Contratos Vigentes con Entidades públicas5.1.2 Contratos Vigentes con Entidades privadas5.2. Acuerdos de Ayuntamiento. (Utilizado para los Asuntos del Pleno del Ayuntamiento y Comisiones Edilicias del Ayuntamiento).5.3. Documentación Oficial.5.3.1 Documentación Oficial en general.5.3.2 Expedientes Jurídicos.5.4. Relación de Sellos Oficiales.5.5. Libros de Actas de Ayuntamiento. (Secretaria General del Ayuntamiento).5.6. Asuntos Pendientes y/o en Trámite por Área.5.7 Control de pólizas de registros contables del Municipio.5.8 Relación de expedientes de adquisiciones.5.9 Convenios entre el H. Ayuntamiento e Instituciones públicas y/o privadas 5.10 Padrón de proveedores.

5.1.1. Contratos Vigentes con Entidades Públicas

Objetivo Información de los contratos, Convenios vigentes celebrados en la administración.

Guía de llenado

Concepto DescripciónN° Anotar el número consecutivo del contrato.

Tipo de contrato, acuerdo o convenio

Indicar el tipo de contrato, acuerdo o convenio; por ejemplo: arrendamiento, comodato, promesa de venta, obra, etcétera, así como una breve descripción del convenio o acuerdo, y el nombre de referencia con el cual se identifica el mismo.

Nombre de la entidad o contratista

Nombre completo de la entidad, persona física o moral, con la que se celebró el contrato.

SNOMBRE Y FIRMA DE QUIEN ELABORÓ NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN ENTREGA NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN RECIBEFECHA: FECHA: FECHA:



Objeto Objeto del Contrato

Periodo de vigencia Tiempo que tendrá vigencia el contrato correspondiente.

Importe Pago consignado en el contrato.

Estatus Situación que Guarda Actualmente el Contrato

Observaciones Anotar si es tipo acreedor o deudor, arrendador o arrendatario, etcétera. Así como cualquier incidencia relacionada con la suscripción del contrato.

Nombre y firma de quien elabora

Nombre del Servidor Público que elaboro y su firma

Fecha Día, mes y año que se elaboró.

Nombre y firma de quien Entrega

Nombre del Servidor Público que entrega y su firma

Fecha Día, mes y año que se entrega.Nombre y firma de quien Recibe

Nombre del Servidor Público que Recibe y su firma

Fecha Día, mes y año que se recibe.

5.1.1 Contratos vigentes con Entidades Públicas

No Tipo de Contrato Acuerdo o Convenio

Entidad Contratista

Objeto Periodo de Vigencia Importe Estatus Observaciones

123456789

1011




12131415

5.1.2. Contratos Vigentes con Entidades Privadas

No Tipo de Contrato Acuerdo o Convenio

Entidad Contratista

Objeto Periodo de Vigencia Importe Estatus Observaciones

123456789

101112131415




5.2. ACUERDOS DE AYUNTAMIENTO

Objetivo Relación de los asuntos acuerdos del Pleno del Ayuntamiento.

Guía de llenado

Concepto DescripciónNo.de Acuerdo Numero Progresivo Correspondiente al Acuerdo del Pleno del Ayuntamiento, (en caso de la sesiones

extraordinarias de omite y se describe el punto de la Orden del día)Asunto Breve descripción del Turno Comisión, Asunto Vario, Comunicación de Área Técnica, así como la descripción

de referencia con el cual se identifica el mismo.Fecha Anotar el día, mes y año en que inicia el asunto.

Autoridad que conoce del asunto

Comisión Edilicia o Dirección que conoce del asunto.

Observaciones Notas, documentaciones relevantes y aclaratorias.






Fecha Día, mes y año que se entrega.

Nombre y firma de quien Recibe






5.2 ACUERDOS DE AYUNTAMIENTO ADMINISTRACION

No de Acuerd

oAsunto Fecha Autoridad que Conoce del Asunto Observaciones




5.3. Documentación Oficial

Objetivo Relación de la documentación generada por situaciones jurídicas, administrativas, contables, etcétera..

Guía de llenado

Concepto DescripciónNo. Numero Progresivo Correspondiente

Documentación Clasificación de Documentación; por ejemplo contable, Jurídica, Administrativas, Etcétera, debidamente ordenada y archivada

Cantidad La cantidad de documentos y el área donde se localiza la documentación

Dependencia Dirección, departamento o área a que pertenece la documentación

Formatos de entrega Indicar si la documentación está en forma impresa o en formato digital














5.3.1 Documentación oficial General.

No. Documentación Cantidad Dependencia

Formato de Entrega

Observaciones

Impresa Digital1234




5.3.2 Expedientes Jurídicos

Objetivo Relación de la documentación generada por situaciones jurídicas, administrativas, contables, etcétera..

Guía de llenado

Concepto DescripciónNo. Numero Progresivo Correspondiente

Materia Rama del Derecho Sobre el que Versa el Expediente

No. De Expediente Señalar la nomblecatura del expediente asignado por el juzgado

Partes Señalar las Partes que Actúan Dentro del Expediente

Estatus Situación que Guarda Actualmente el Expediente

Calidad Referencia en Actuaciones Sobre si es Actor o Demandado del municipio


Señalar Proveedor de Servicios

En su Caso Señalar si Existe algún Despacho o Abogado Especialista en algún Rama del Derecho que preste Servicio por Honorarios al Ayuntamiento.










5.3.2 EXPEDIENTES JURIDICOS




No. Materia No de Expediente Partes Estatus Calidad

Observaciones(Señalar Proveedor

de Servicios)

123456789

101112131415




5.4. Relación de Sellos Oficiales

Objetivo Relación de cantidad de Sellos oficiales que utilizan las diferentes Dependencia, Direcciones y Jefaturas

Guía de llenado

Concepto DescripciónNo. de Sello Cantidad de Sello oficial que se utiliza en la dependencia

Dependencia Dirección, departamento o área a que pertenece la documentación

Leyenda del sello Anotar el texto de lo que plasma el sello

Impresión del Sello Se debe plasmar todos y cada uno de los sellos oficiales que se entregan













5.4.1 Relación de Sellos Oficiales Sindicatura

No. de Sello Dependencia Leyenda del Sello Impresión del Sello

5.5. Libros de Actas de Ayuntamiento

Objetivo Relacionar el número de libros de Actas de Ayuntamiento que se originaron durante la administración Pública Municipal así como las que se encuentran en resguardo




Guía de llenado

Concepto DescripciónAdministración Anotar la administración constitucional que comprende

Año Anotar el año al que corresponde el libro de actas

Numero de Tomos por Año Anotar la cantidad de actas y el periodo tiempo que comprenden

Observaciones Anotar cualquier incidencia relacionada con el libro por ejemplo: fojas utilizadas, estado de conservación, periodos y acuerdos que marca.










5.5 LIBROS DE ACTAS DE AYUNTAMIENTO

ADMINISTRACIÓN AÑO NÚMERO DE TOMOS POR AÑO OBSERVACIONES




5.6. Asuntos Pendientes y/o en Trámite por Área

Objetivo Conocer para dar continuidad a los asuntos del Municipio al momento del Cambio de la Administración

Guía de llenado

Concepto DescripciónNo. Numero consecutivo de cada asunto

Área Anotar el área, dirección o departamento de que se trate

Asunto Nombre que identifica el asunto pendiente

Responsable del Seguimiento Nombre del Seguimiento en el área

Estado que guarda Comentario sobre la situación en que se encuentra el asunto

Tramite pendientes Descripción que continúa identificando fecha o plazo de vencimiento

Plazo o Vencimiento Identificar del Plazo o fecha en que se vence el asunto Pendiente

Observaciones Comentarios que consideren oportunos sobre cada asunto pendiente




5.7. Control de pólizas contables del Municipio

Nombre del Formato Pólizas de Registros ContableNúmero 5.7Objetivo Control de pólizas Contables del Municipio


5.6. Asuntos Pendientes y/o en Trámite por Área

N° Área AsuntoResponsable

del Seguimiento

Estado que Guarda

Trámites pendientes

Plazo o vencimiento Observaciones

12345

6 7 8 9 10 11 12 13 14 15



Guía de LlenadoConcepto Descripción

Número Número de LefortTipo de póliza Corresponde al tipo de Póliza ( Ingresos y/ Egresos)Mes y Año Especificar mes y añoNumero de póliza Corresponde al número de póliza inicial y final que contiene el LefortDocumentos Soporte Indicar que la documentación soporte se encuentra en las pólizasObservaciones Aclaraciones AdicionalesFecha Día, Mes y Año que se elaboróElaboración Nombre de quien elaboro




5.7 Pólizas de Registros Contables

Número de Lefort Tipo de Póliza Mes y añoNo. de Póliza Documento

soporte Observacionesdel Al




5. 8 RELACIÓN DE EXPEDIENTES DE ADQUISICIONES

Número de No. De Publicación Cotizaci Acta de apertura Acta de fallo Cuadro No de Orden de Copia de la SNOMBRE Y FIRMA DE QUIEN ELABORÓ NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN ENTREGA NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN RECIBEFECHA: FECHA: FECHA:

Nombre del formato RELACIÓN DE EXPEDIENTES DE ADQUISICIONESNúmero 5.8Objetivo Verificar que se cuente con los expedientes de las adquisiciones realizadas

Guía de llenadoConcepto DescripciónNúmero de expediente Señalar el número de expediente y año al que correspondaRequisición Señalar el número o folio de la requisición

Publicación de la convocatoriaDocumentos que demuestren la publicación de la convocatoria (en caso de que aplique, en caso de que no aplique señalar N/A)

Cotización Señalar Si o No cuenta con las cotizaciones respectivas a las adquisicionesActa de apertura de las propuestas Señalar si cuenta o no con dicha acta (en caso de que aplique, en caso de que no aplique señalar N/A)

Acta de falló del ComitéSeñalar si o no cuenta con dicho documento (en caso de que aplique, en caso de que no aplique señalar N/A)

Cuadro comparativo Anotar si cuenta o no con el cuadro comparativo de las cotizacionesLicitación Numero de Licitación.Orden de Compra Señalar Si o No cuenta con orden de compraCopia de la Factura Señalar si cuenta o no con copia de la facturaNombre y Firma de quien elaboró: Nombre de quien elaboró.Fecha: Día, mes y año de elaboración.Nombre y Firma de quien entrega: Nombre de quien entrega.Fecha: Día, mes y año de entrega.Nombre y Firma de quien recibe: Nombre de quien recibe.Fecha: Día, mes y año de recepción.



expediente y año Requisición de la convocatoria

ones de las propuestas del Comité comparativo Licitación Compra factura

Si No Si No Si No Si No Si No Si No Si No




5.9 CONVENIOS ENTRE EL H. AYUNTAMIENTO E INSTITUCIONES PÚBLICAS Y/O PRIVADAS

5.9 CONVENIOS ENTRE EL H. AYUNTAMIENTO E INSTITUCIONES PÚBLICAS Y/O PRIVADAS


Nombre del formato CONVENIOS ENTRE EL H. AYUNTAMIENTO E INSTITUCIONES PÚBLICAS Y/O PRIVADAS QUE GENEREN BENEFICIOS ADICIONALES AL PERSONAL

Número 5.9Objetivo Verificar los convenios con Instituciones Públicas o Privadas para beneficios a los servidores públicos

Guía de llenadoNo. Progresivo Anotar la numeración en orden consecutivoConvenio Señalar los nombres de las partes que celebran el convenio (Municipio e Institución)Vigencia del convenio Anotar la fecha de vencimiento del convenio.Tipo de Institución Señalar si la institución es pública o privadaObservaciones Comentarios relevantes respecto a alguna información no estipulada en el formato.Nombre y Firma de quien elaboró: Nombre de quien elaboró.Fecha: Día, mes y año de elaboración.Nombre y Firma de quien entrega: Nombre de quien entrega.Fecha: Día, mes y año de entrega.Nombre y Firma de quien recibe: Nombre de quien recibe.Fecha: Día, mes y año de recepción.



No. Progresivo Convenio Vigencia del convenio

Tipo de InstituciónObservaciones

Publica Privada 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

15


Nombre del formato PADRON DE PROVEEDORES

Número 5.10

Objetivo Verificar que se cuente con los expedientes del padrón de proveedoresGuía de llenado

No. de Proveedor Número de proveedor asignado por la Dependencia

Proveedor Señalar nombre o razón social del proveedor

Teléfono Señalar el número de teléfono del proveedor

Giro Señalar si su actividad es industrial, comercial o de servicios

RFC Señalar el RFC del proveedor asignado por la Secretaria de Hacienda y Crédito Público

Domicilio Anotar el domicilio fiscal del proveedor

Colonia Señalar la colonia en la que se encuentra el negocio del proveedor

Población Anotar la población a la que pertenece el domicilio del negocio del proveedor

Observaciones Comentarios relevantes respecto a alguna información no estipulada en el formato.

Nombre y Firma de quien elaboró: Nombre de quien elaboró.

Fecha: Día, mes y año de elaboración.

Nombre y Firma de quien entrega: Nombre de quien entrega.

Fecha: Día, mes y año de entrega.

Nombre y Firma de quien recibe: Nombre de quien recibe.

Fecha: Día, mes y año de recepción.



5. 10 PADRÓN DE PROVEEDORES

No. De Proveedor Proveedor Teléfono Giro RFC Domicilio Colonia Población Observaciones


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