personeriarmenia.gov.co · Web viewLa gestión documental es parte esencial de la función...

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

º

2015PERSONERÍA mUNICIPAL DE ARMENIA

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTALPERSONERÍA MUNICIPAL DE ARMENIA QUINDÍO

Código:Fecha: xx/07/2015Versión: 002Página 1 de 1

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) – PERSONERÍA MUNICIPAL DE ARMENIA

V.2

Comité de Archivo:Carlos Alberto Mejía Mejía, Personero MunicipalOlga Clemencia Niño Patiño, Personera AuxiliarAdriana Lucia Cardona Valencia, Directora FinancieraLuz Elena Osorno Arias, Profesional UniversitarioMiryam Rangel Henao, Profesional UniversitarioSilvia Hoyos Rodríguez, Secretaria Ejecutiva (E)Luz Marina Alfaro Góngora, Profesional Universitario Archivo Central

Elaborado por: Versión 1: Laura Catalina Oliveros, PasanteVersión 2: Jorge Iván Murillo Gálvez, Contratista

Revisado por: Luz Marina Alfaro Góngora, Profesional Universitario Archivo Central

Aprobación Comité de ArchivoFecha: xx de julio de 2015Acta No. XX de 2015

Armenia Quindío

2015

Calle 23 Nº 12-56 Armenia Quindío. Teléfono: 7443283 – 7413474www.personeriarmenia.gov.co – [email protected]

http://www.personeriarmenia.gov.co/



CONTENIDO

INTRODUCCIÓN.............................................................................................................................5

1. ALCANCE....................................................................................................................................6

1.1 MARCO ESTRATÉGICO.....................................................................................................6

1.2 MISIÓN...................................................................................................................................7

1.3 VISIÓN...................................................................................................................................7

1.4 FILOSOFÍA............................................................................................................................7

1.5 OBJETIVOS...........................................................................................................................7

1.6 METAS A MEDIANO PLAZO..............................................................................................8

1.7 METAS A LARGO PLAZO...................................................................................................9

1.8 POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.........................................................................9

1.9 PÚBLICO AL QUE ESTA DIRIGIDO..................................................................................9

2. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD.................................................11

2.1 NORMATIVOS....................................................................................................................11

2.2 ADMINISTRATIVOS:..........................................................................................................11

2.3 ECONÓMICOS:..................................................................................................................12

2.4 TECNOLÓGICOS:..............................................................................................................12

2.5 GESTIÓN DEL CAMBIO:...................................................................................................13

3. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL................14

3.1 PLANEACIÓN.....................................................................................................................14

3.2 PRODUCCIÓN....................................................................................................................15

3.3 GESTIÓN Y TRÁMITE.......................................................................................................15

3.4 ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIA........................................................................16

3.5 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS.................................................................................17

3.6 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO:..............................................................................19

3.7 VALORACIÓN.....................................................................................................................23

4. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL......24





4.1 IMPLEMENTACIÓN...........................................................................................................24

4.2 SEGUIMIENTO...................................................................................................................24

5. MARCO LEGAL Y/O REFERENTES NORMATIVOS..........................................................26

5.1 CREACIÓN Y CAMBIOS EN LA ENTIDAD....................................................................26

5.2 NORMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL........................................................................28

5.2.1 PRODUCCIÓN.............................................................................................................28

5.2.2 RECEPCIÓN DOCUMENTAL....................................................................................29

5.2.3 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS:......................................................................30

5.2.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS:.................................................................................30





TABLA DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1 Formulario diagnóstico. Servicios que presta el archivo.............................................38Ilustración 2Condiciones de prevención de desastres y mantenimiento.........................................39Ilustración 3 Características de la documentación. Almacenamiento..............................................40Ilustración 4 Aspectos archivísticos..................................................................................................41Ilustración 5 Ciclo vital del documento............................................................................................42Ilustración 6 Procesos de un Programa de Gestión documental......................................................43Ilustración 7 Cuadro general de clasificación documental...............................................................44Ilustración 8 Formato de Entrevista para la Conceptualización de un PGD......................................45Ilustración 9 Análisis estadístico de entrevista a funcionarios.........................................................49Ilustración 10 Procesos documentales que se les dificulta a los funcionarios de la Personería.......50Ilustración 11 Capacitación..............................................................................................................50Ilustración 12 Producción Documental............................................................................................51Ilustración 13 Préstamo de documentos..........................................................................................51Ilustración 14 Medidas de conservación Preventiva........................................................................52

Este documento tiene por objeto presentar la planeación, las estrategias de implementación y publicación del Programa de Gestión Documental del Archivo General de la Nación, en cumplimiento de: • Ley 594 de 2000.Ley general de Archivos. Artículo 21. Programas de Gestión Documental • Decreto 1080 de 2015. Decreto único del sector cultura. • Ley 1712 de 2014. Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional Artículos 15, Programa de Gestión Documental y Articulo 17, Sistemas de información.





INTRODUCCIÓN

La gestión documental es parte esencial de la función pública, porque debe garantizar la administración de la información documental y su servicio al ciudadano. La organización técnica de los archivos responde a la necesidad de garantizarle al ciudadano un acceso oportuno a la información en los términos definidos en la Constitución y en la Legislación colombianas. Igualmente, busca garantizar la integridad y conservación de la información documental y preservar para la memoria la que adquiere valores históricos, al ser testimonio de las obras y procesos individuales y colectivos, y constituirse en el registro material asequible para la reconstrucción y pedagogía sobre los hechos del pasado. En general, los archivos documentan los procesos de gobernabilidad, identidad, construcción del conocimiento, naturaleza y desarrollo de las instituciones judiciales, de allí su importancia para la historia colombiana. En efecto, la información registrada en los documentos permite encontrar o sugerir las relaciones entre los distintos acontecimientos de la vida cotidiana y de la administración y aplicación de la misión judicial. Los Archivos públicos en Colombia, son objeto y permiten garantizar el desarrollo de los postulados de la función pública (celeridad, transparencia, economía, eficacia, imparcialidad, igualdad y moralidad).Igualmente, se rigen por los principios generales de la función archivística consagrados en Ley General de Archivos.

En consecuencia, los archivos, y en especial los públicos, deben garantizar la recuperación y conservación organizada de los documentos y contribuir a la eficacia y eficiencia de la administración de justicia, sí como testimoniar la secuencia de su organización.

Desde el punto de vista técnico, la gestión y administración de los archivos se regula a través del Archivo General de la Nación, organismo rector de los archivos en Colombia, encargado de definir los procesos técnicos y reglas generales de la administración y gestión documental. Así mismo, la especial naturaleza de las funciones del Estado, de las instituciones y de sus archivos conduce al legislador a precisar en las normas aspectos especiales que regulan la gestión de los documentos de archivo. Por ejemplo, el Departamento Administrativo de la Función Pública en lo relacionado con las Historias Laborales, el Ministerio de Hacienda en lo concerniente con el manejo del presupuesto de la Nación, la Contaduría General de la Nación en cuanto a los registros contables del Estado, entre otros.

Dando cumplimiento a la visión estratégica y objetivos del Plan Institucional de Archivos; en particular a las actividades contempladas en el Proyecto de consolidación de instrumentos existentes para la adecuada normalización del proceso, donde se determina como un producto entregable la revisión, ajuste y actualización del Programa de Gestión Documental que había sido





elaborado durante el año 2014 y aprobado en marzo del presente año; la Personería Municipal de Armenia Quindío actualiza en su segunda versión el Programa de Gestión Documental, el cual se desarrolla bajo el fundamento del la ley 594 de 2000, Decreto 2609 de 2012, artículo 15 de la Ley 1712 de 2014 y Decreto 103 de 2015.

1. ALCANCE

El mundo actual es mucho más competitivo, complejo y exigente en cuanto a la administración de los bienes y servicios se refiere; teniendo en cuenta que la Personería Municipal de Armenia es un ente defensor de los derechos de los ciudadanos es imprescindible para ésta tomar decisiones rápidas y efectivas en bien de la comunidad que acude a su ayuda y asesoría, para lo cual es ineludible recurrir a los archivos como apoyo estratégico para tales efectos, requiriendo un mayor uso de la documentación en función de la toma de decisiones tanto en bien de la administración de la entidad misma como de su función pública hacia los usuarios, de ahí que actualmente los archivos se consideren un recurso o activo institucional decisivo en cualquier entidad del Estado. Por ende la Personería Municipal de Armenia debe disponer de documentación debidamente organizada, y los archivos constituyen el sistema y fuente de información más importante para el funcionamiento de la entidad. El Programa de Gestión Documental contribuye de manera significativa a este proceso de organización de la documentación, siendo una evidencia del manejo de la documentación que se realiza al interior y exterior de la entidad y un recurso que junto a otros fortalecerán la administración de los documentos teniendo como referente principal la ley archivística vigente.

El Programa de Gestión Documental de la Personería Municipal de Armenia aporta al cumplimiento de los objetivos estratégicos de apoyo y colectivos de modernizar y fortalecer la institución para el servicio al ciudadano, de la misma forma, se alinea al empoderamiento de la gestión institucional, al abordar aspectos propiamente funcionales de la organización que tienen que ver con una adecuada operación del área de gestión documental.

1.1 MARCO ESTRATÉGICO

La Personería Municipal es una entidad encargada de ejercer el control administrativo en el municipio; la Defensa de los Derechos Humanos y representar al Ministerio Público en la vocería de la sociedad para garantizar el cumplimiento de la Ley y la justicia, así mismo las funciones que la Constitución Política le confiera y le delegue la Procuraduría General de la Nación. La historia nos dice que en la Constitución de 1886 se incluye a la Personería Municipal como parte del Ministerio Público. La Ley 81 de 1886 establece que en cada Distrito y Municipio habrá un Personero Municipal, encargado de defender los intereses de la Nación, promover la ejecución de leyes, sentencias judiciales y disposiciones administrativas, y supervigilar la conducta oficial de los





empleados públicos. La Ley 136 de 1994, reestructura las funciones de las Personerías, e indica que éstas son entidades encargadas de la guarda y promoción de los Derechos Humanos, protección del interés Público y la vigilancia de la conducta oficial de quienes desempeñan funciones públicas.

La Personería Municipal de Armenia entiende que los procesos oportunos y responsables son los mecanismos necesarios para el desarrollo de una Gestión de Calidad en el cumplimiento de sus funciones Constitucionales, además de una herramienta útil que satisfaga las necesidades de los ciudadanos, logrando con ellos colocar en primer lugar en la ciudad el respeto a los Derechos Humanos, la Administración Judicial, el Ámbito Penal, las Alternativas de Solución de Conflictos y el Desarrollo Humano.

1.2 MISIÓN

Promover el conocimiento de los derechos y deberes de las personas, velar por la protección de los primeros e inculcar los segundos, fortalecer la construcción de la cultura ciudadana solidaria y propiciar una política de prevención y vigilancia en la conducta oficial de los servidores públicos del municipio de Armenia.

1.3 VISIÓN

Para el año 2015 la Personería Municipal de Armenia será el escenario institucional reconocido por promover el respeto a los derechos humanos e inculcar el cumplimiento de los deberes, en un ambiente de inclusión y solidaridad señalando el camino para la construcción de competencias ciudadanas.

1.4 FILOSOFÍA

La Personería Municipal de Armenia entiende que los procesos oportunos y responsables son los mecanismos necesarios para el desarrollo de una Gestión de la Calidad en el cumplimiento de sus funciones Constitucionales, además de una herramienta útil que satisfaga las necesidades de los ciudadanos, logrando con ellos colocar en primer lugar en la ciudad de Armenia (Quindío), el respeto de los derechos humanos, el reconocimiento de los deberes ciudadanos, la administración de la justicia, la solución pacífica de los conflictos, promoviendo el desarrollo humano de la región.

1.5 OBJETIVOS





Propiciar un trabajo interinstitucional Entre todos los organismos que tengan responsabilidades con niños y adolescentes con el fin de integrar proyectos y actividades.

Vincular las instituciones educativas en tareas de promoción, prevención y reconocimiento de la ley de infancia y adolescencia.

Recepcionar las declaraciones juramentadas, asesorar y dar acompañamiento a la población víctima de acuerdo a la ley 1448 de 2011

Modernizar los sistemas de atención, información y comunicación que permitan generar confiabilidad en los servicios ciudadanos que se prestan.

Establecer nuevos procedimientos de comunicación con la ciudadanía a través de convenios con instituciones de servicio social y comunitario.

Mejoramiento de la infraestructura física de la dependencia para un adecuado ambiente laboral y atención adecuada al ciudadano.

Establecer nuevos procedimientos con los organismos de salud que favorezca al usuario y eviten la congestión judicial.

Facilitar la comunicación entre los usuarios y las entidades responsables de los servicios públicos para generar una cultura del servicio entre las empresas y la comunidad

Apoyar la vigilancia de la conservación y protección del medio ambiente

Vigilar los bienes inmuebles del Municipio de las entidades descentralizadas, realizar inventarios y estadísticas de las inspecciones y del estado real de dichos bienes

Forjar confiabilidad y optimizar el buen concepto que tiene el ciudadano de la Personería Municipal

Potencializar las destrezas y habilidades del recurso humano

1.6 METAS A MEDIANO PLAZO

Tener a los funcionarios capacitados en todo lo relacionado con el programa de gestión documental.

Contar con el equipo humano necesario en el área de archivo de la entidad.

Normalizar los formatos que faltan.

Lograr un mayor y más estricto cumplimiento de la iniciativa Cero Papel.

Retirar el almacén del depósito de archivo.





Que las funciones que corresponden al manejo del fax se trasladen a la oficina donde funciona la ventanilla única.

1.7 METAS A LARGO PLAZO

En lo posible tratar de adquirir un software de gestión documental tipo ORFEO y los equipos necesarios para la digitalización de la documentación del archivo central.

Elaborar el modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos, el cual incluya todos los tipos de información enunciados en el artículo 2, del Decreto 2609 de 2013.

Modificar el PGD a fin de incluir todos los temas relacionados con documento electrónico.

Definir las fases del PGD para documentos electrónicos.

Revisar y actualizar la Tablas de Retención Documental teniendo en cuenta los documentos electrónicos.

1.8 POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

La Personería Municipal de Armenia Quindío declara la gestión documental como política Institucional esencial para cumplir su mandato legal y constitucional, ya que por intermedio de ella se garantiza la administración de la información documental y su servicio al ciudadano, acordes con los principios y filosofía de la entidad.

La Personería Municipal de Armenia Quindío garantizará la definición, consolidación e implementación de una política archivística adecuada, que fomente la cultura de la gestión documental, que le permita armonizar la gestión documental con otros modelos de gestión existentes en la entidad, y priorizar la ejecución de planes, proyectos y programas que involucran diferentes aspectos de la gestión documental. De la misma forma, asegurará el acceso y preservación de la información, en soporte físico y electrónico, con la adecuada determinación de tiempos de retención, procedimientos de disposición final y condiciones de almacenamiento, apoyándose en la adecuada utilización e incorporación de tecnologías de la comunicación y la información.

1.9 PÚBLICO AL QUE ESTA DIRIGIDO





Se toma como base lo establecido en la Resolución No. 119 del 21 de Julio de 2015 “Por medio de la cual se adopta el Reglamento General De Archivos”.

“ARTÍCULO 3°. NOCIÓN.- El Reglamento de Archivo es el régimen de responsabilidades y acciones que les corresponde asumir a las dependencias y a los funcionarios frente a los documentos y la información, se aplica a todos los archivos y servidores de la personería. La dirección y coordinación de la función archivística está a cargo del Despacho del Personero, a través del Archivo Central”.

"ARTÍCULO 4º. CAMPO DE APLICACIÓN.- Los procedimientos y las disposiciones contenidas en el presente Reglamento, regulan la función archivística y la utilización de los archivos en todas las dependencias que conforman la estructura orgánica de la Personería Municipal de Armenia Quindío, adoptada mediante Acuerdo N° 030 de diciembre 08 de 2010. “Por el cual se adopta el organigrama interno de la Personería Municipal de Armenia Quindío para efectos documentales y de archivo”.”

“Las actuaciones de quienes intervengan en el manejo, uso y control de los Archivos de la Personería Municipal de Armenia Quindío se desarrollarán de acuerdo con los principios de Transparencia, Economía, Responsabilidad, Oportunidad y Mínimo Riesgo de conformidad con los postulados que rigen la gestión pública. Igualmente, se apoyarán en las normas que regulan la conducta de los servidores públicos, en el manual de funciones y procedimientos de la Personería Municipal de Armenia Quindío”.





2. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD

2.1 NORMATIVOS

Se toma como referente principal las determinaciones establecidas en la Resolución No. 119 del 21 de Julio de 2015 “Por medio de la cual se adopta el Reglamento General De Archivos”:

“ARTÍCULO 6º. DIRECCIÓN Y COORDINACIÓN. La dependencia encargada de dirigir y coordinar la función archivística es el Archivo Central adscrito al Despacho del Personero. De la misma forma es la dependencia encargada de coordinar y vigilar el manejo, conservación y custodia de los documentos en los diferentes archivos de gestión, y en el archivo central de la Personería”.

“ARTÍCULO 7º. COMITÉ DE ARCHIVO. La Personería de Armenia Quindío mediante la Resolución No. 152 del 15 de octubre de 2002; modificada por la Resolución No. 155 del 05 de diciembre de 2012; creó el Comité de Archivo como un organismo asesor de la alta dirección, responsable de proponer las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos del Sistema de Archivo”.

“ARTÍCULO 30°. REGULACIÓN SUPLETORIA. En los aspectos no contemplados en el presente Reglamento, se aplicarán la Ley General de Archivos, el Reglamento General de Archivos expedido por el Archivo General de la Nación y las normas que los desarrollen, modifiquen o sustituyan”.

“ARTÍCULO 31. REGLAMENTACIÓN. Facultase al Personero Municipal de Armenia Quindío, para que mediante actos administrativos motivados reglamente esta Resolución y los demás aspectos del ámbito archivístico y documental que así lo requieran”.

Adicional a lo anterior en el capítulo MARCO NORMATIVO, se hace una relación las disposiciones y normas que afectan la determinación de directrices respecto a la gestión documental.

2.2 ADMINISTRATIVOS:

Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites eficiencia de la administración.

- La gestión de documentos debe inscribirse como un programa estratégico de la entidad, con el apoyo de la alta dirección.

- Fortalecer el Proceso de Gestión Documental, para armonízalo con otros modelos de gestión existentes en la entidad.

- Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad en especial de la estructura directiva y aquellas áreas relacionadas con control interno.





- El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a funciones de archivo y con dedicación exclusiva para realizar dicha labor.

- Se debe designar un grupo especial que responda por el programa de gestión documental.- La entidad deberá contar con un programa de capacitación que permita a los funcionarios

del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos, además formación en el área de la auditoria de información y manejo de procesos.

- Generar estrategias para lograr que las decisiones tomadas en los diferentes comités, que afectan la gestión documental, se articulen entre si para definir una política clara en la entidad.

- Desarrollar las actividades necesarias de sensibilización y capacitación contempladas en el Plan Institucional de Archivos PINAR. Dichas actividades estarán encaminadas a dar a conocer a los funcionarios al servicio de la Personería Municipal de Armenia Quindío, la normatividad vigente en materia Archivística y las técnicas para la administración y conservación de los documentos. De la misma manera, como consecuencia de la ejecución del PINAR, se sugerirán nuevos contenidos archivísticos a incluir en los planes institucionales de capacitación.

2.3 ECONÓMICOS:

Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental.

- Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mínimas para el adecuado desarrollo de su función, siguiendo las recomendaciones del Archivo General de la Nación, en relación con las características arquitectónicas y medioambientales, espacio, distribución de áreas de acuerdo con el flujo de los procesos de archivo.

- Lograr la inclusión y priorización de planes, proyectos y programas, que involucren diferentes aspectos de la gestión documental, en el plan estratégico institucional.

2.4 TECNOLÓGICOS:

El Comité de Archivo de la Personería, dando cumplimiento al Proyecto Estratégico para Fortalecer Tecnológicamente el Proceso de Gestión Documental, definido dentro del Plan Institucional de Archivos PINAR, verificará y señalará los parámetros de utilización de la microfilmación y de nuevas tecnologías en la administración de archivos en los términos de la Ley General de Archivos y demás normas que sean aplicables, siempre y cuando dichos sistemas no impliquen la destrucción de originales o copias únicas de documentos, a excepción de aquellos que autorice expresamente la ley.

- Promover e impulsar la utilización óptima de los aplicativos de ventanilla única virtual e Intrawebdocumentos, para gestionar las comunicaciones oficiales de manera electrónica.





- Analizar necesidades y requerimientos del proceso de gestión documental en materia tecnológica.

- Adquirir, en la herramienta tecnológica existente, un módulo adicional para la gestión de archivos y aplicación TRD. Adquirir los elementos y equipos necesarios.

- Implementar el módulo para gestión de archivos y aplicación TRD.

2.5 GESTIÓN DEL CAMBIO:

Analizar y determinar la inclusión de tecnologías de la información y la comunicación para la aplicación de tiempos de retención y procedimientos de disposición final en las TRD, Adquisición de instrumentos tecnológicos que permitan una implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo.

- Elaborar modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.- Implementar procedimientos para el archivo, almacenamiento y retención de los datos

(electrónicos) que sean útiles y eficientes en la Entidad, por medio de la actualización de la TRD.

- Actualizar TRD., para incluir tecnologías de la información y la comunicación en la aplicación de tiempos de retención y procedimientos de disposición final.





3. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Para efectos de la conceptualización del programa de gestión documental, se determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre sí y se desarrollan en la unidad de ventanilla única y en la unidad de archivo:

a) Producción de documentosb) Recepción de documentosc) Distribución de documentosd) Trámite de documentose) Organización de documentosf) Consulta de documentosg) Conservación de documentosh) Disposición final de documentos

El Decreto 2609 de 2012 en su artículo 9: Procesos de la gestión documental hace referencia a los siguientes procesos:

a) Planeaciónb) Producciónc) Gestión y trámited) Organización e) Transferenciaf) Disposición de documentosg) Preservación a largo plazoh) Valoración

3.1 PLANEACIÓN

Planeación. Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.

La gestión documental se realizará de forma planeada utilizando como instrumento el Plan Institucional de Archivos PINAR, con sujeción a los lineamientos financieros de la entidad, al Plan Estratégico Institucional, los Planes de Acción, y a las Políticas, Principios y disposiciones legales en materia de archivos.

La administración documental se efectúa bajo las directrices contenidas en:





- Resolución No. 119 del 21 de Julio de 2015 “Por medio de la cual se adopta el Reglamento General De Archivos”:

- Guía de Gestión Documental y Comunicaciones Oficiales- Resolución N° 100 del 03 de Junio de 2015 “Por medio de la cual se establecen las

normas generales para la administración de las comunicaciones oficiales y gestión del servicio al ciudadano, a través de la ventanilla única en la Personería Municipal de Armenia”.

De acuerdo con el Plan Institucional de Archivos PINAR, Proyecto de actualización Tablas de Retención Documental, se debe analizar y determinar la inclusión de tecnologías de la información y la comunicación para la aplicación de tiempos de retención y procedimientos de disposición final en las TRD, además de elaborar el modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos e implementar procedimientos para el archivo, almacenamiento y retención de los datos (electrónicos) que sean útiles y eficientes en la Entidad, por medio de la actualización de la TRD.

3.2 PRODUCCIÓN.

Producción: Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.

En el capítulo 3. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL de la Guía de Gestión Documental y Comunicaciones Oficiales, se normaliza y estandariza la producción y elaboración de comunicaciones, documentos oficiales y formatos de uso general en la Personería de Municipal de Armenia Quindío, los cuales se ajustan a los parámetros establecidos de imagen corporativa consignados en el Manual de identidad corporativa, cuyo propósito es contar con una herramienta que permita el manejo adecuado de la imagen institucional.

Los siguientes son los aspectos referentes a la Producción de documentos que se deben fortalecer y que están incluidos en el Plan Institucional de Archivos PINAR;

- Solicitar el ingreso de los tipos documentales de uso frecuente al aplicativo Intrawebdocumentos.

- Sensibilizar y capacitar a los funcionarios en temas de gestión documental, utilización de herramientas tecnológicas, gobierno en línea y uso responsable del papel.

3.3 GESTIÓN Y TRÁMITE

Gestión y trámite. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la disponibilidad, recuperación y acceso para la consulta de los documentos, el control y seguimiento a los tramites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.





Trámite. Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.

En el capítulo 4. GESTIÓN Y TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES de la Guía de Gestión Documental y Comunicaciones Oficiales, se normaliza y estandariza la administración de las comunicaciones oficiales, independientemente del medio utilizado, la cual en la Personería Municipal de Armenia Quindío, se realiza a través de la ventanilla única de acuerdo a la Resolución No. 100 de junio de 2015, por medio de la cual se determinan las pautas y los principios mínimos que regulan el manejo de las comunicaciones oficiales y se establecen los criterios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales, su organización física, al igual que las responsabilidades de los funcionarios encargados de proyectar, elaborar y firmar las comunicaciones de la entidad.

La Personería Municipal de Armenia tiene en marcha uno de los tres tipos de aplicaciones de la digitalización de documentos que ha establecido el Archivo General de la Nación como es el de la Digitalización con fines de control y trámite que es la que generalmente se realiza en las oficinas de correspondencia o en oficinas que reciben grandes volúmenes de documentos que requieren control y trámite inmediato, en este caso la Ventanilla Única de la entidad, en su sistema de ventanilla única virtual donde se registra toda la documentación que se recibe y la que es enviada con su respectivo número de radicado.

Los siguientes son los aspectos referentes a la Gestión y Trámite de documentos que se deben fortalecer y que están incluidos en el Plan Institucional de Archivos PINAR;

- Promover e impulsar la utilización óptima de los aplicativos de ventanilla única virtual e Intrawebdocumentos, para gestionar las comunicaciones oficiales de manera electrónica.

- Elaborar el modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos, el cual incluya todos los tipos de información enunciados en el artículo 2, del Decreto 2609 de 2012.

- Analizar necesidades y requerimientos del proceso de gestión documental en materia tecnológica.

3.4 ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIA.

Organización: conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.

Transferencia. Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.





En el capítulo 5. ORGANIZACIÓN, TRANSFERENCIA de la Guía de Gestión Documental y Comunicaciones Oficiales, se normaliza y estandariza la ejecución de los procesos archivísticos de clasificación, ordenación y descripción documental, así como también la remisión de los documentos del archivo de gestión al central de conformidad con las tablas de retención documental aprobadas.

La Clasificación y Almacenamiento de documentos electrónicos es establecida en el numeral 5.2 de la Guía de Gestión Documental y Comunicaciones Oficiales, donde se determina que toda la información generada, enviada, recibida o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, que requiera trámite ó trazabilidad debe ser almacenada en el mismo medio que se generó ó recepcionó. Posteriormente, se debe clasificar en carpetas y subcarpetas electrónicas de acuerdo a las Tablas de Retención Documental. Los responsables de la información con el apoyo del área de sistemas deben realizar sus respectivas copias de seguridad y almacenarlos en las diferentes unidades de almacenamiento de acuerdo a las disposiciones que en esta materia y sobre la centralización de la información establezca el Área de de Sistemas de la Entidad, a fin de garantizar su conservación. En el caso de almacenamiento en archivo físico, la información en soporte digital es guardada como anexo en su respectivo documento o carpeta.

Los siguientes son los aspectos referentes a la Organización y Transferencia de documentos que se deben fortalecer y que están incluidos en el Plan Institucional de Archivos PINAR;

- Implementar procedimientos para el archivo, almacenamiento y retención de los datos (electrónicos) que sean útiles y eficientes en la Entidad, por medio de la actualización de la TRD.

- Actualizar TRD., para incluir tecnologías de la información y la comunicación en la aplicación de tiempos de retención y procedimientos de disposición final.

- Adquirir, en la herramienta tecnológica existente, un módulo adicional para la gestión de archivos y aplicación TRD. Adquirir los elementos y equipos necesarios.

- Implementar el módulo para gestión de archivos y aplicación TRD.- Garantizar el acceso y preservación de la información, en soporte físico y electrónico.- Mejorar las condiciones de seguridad del mobiliario del Archivo Central.- Independizar las áreas de consulta y procesos técnicos del área de depósito en el Archivo

Central.

3.5 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS

Consulta: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

Disposición de documentos: Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental.

La consulta de documentos en los Archivos de Gestión está determinada en la Resolución No. 119 de 2015 numeral 6. ACCESO AL PÚBLICO EN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN. Las diferentes Dependencias de la Personería Municipal de Armenia atenderán las solicitudes de información que





reposen en sus Archivos de Gestión, en los términos de la Ley 57 de 1985, Ley 962 de 2005, Ley 1712 de 2014 y las normas que la modifiquen, reglamenten, adicionen o reemplacen. En virtud del principio de economía de tiempo y recursos se evitará la reproducción de documentos cuando esta no sea absolutamente indispensable.

En virtud del artículo 74 de la Constitución Política, todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos de los archivos públicos. Los archivos garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la constitución y la ley.

Para acceder a los documentos administrativos de los archivos públicos o a la información contenida en éstos, es necesario esgrimir un interés particular o general, de conformidad con el ejercicio del derecho de petición, consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política y normas reglamentarias.

De la misma forma en el ARTÍCULO 21°. REQUISITOS PARA LA CONSULTA, se determina “Los funcionarios de la Personería Municipal de Armenia Quindío podrán acceder a los documentos de los Archivos Central e Histórico, exhibiendo el carné vigente que los acredite como funcionarios de la entidad. Para los usuarios externos será cualquier otro documento válido de identificación”. ARTÍCULO 25º. PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS ENTRE DEPENDENCIAS Los Archivos de Gestión y Central podrán efectuar el préstamo de la documentación a las dependencias de la Personería para facilitar su consulta y agilizar los trámites administrativos y la toma de decisiones. mientras dure el préstamo, la dependencia solicitante es la responsable de la integridad del documento prestado.

La disposición final de los documentos está determinada por la TRD aprobada y dicho procedimiento se realiza de acuerdo a lo determinado por la Resolución No. 119 de 2015 “Por el cual se adopta el Reglamento General de Archivos”:

ARTÍCULO 19°. DEPURACIÓN Y ELIMINACIÓN DOCUMENTAL

1) La depuración es la operación por la cual se retiran de la unidad documental (serie) los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios (copias, tarjetas sociales, circulares, memorandos informativos, duplicados, constancias, invitaciones). Se efectúa en los Archivos de Gestión por el personal de la oficina productora de la documentación con el visto bueno del Jefe de la Dependencia, de acuerdo a las instrucciones determinadas en el numeral 5.3 Ordenación Documental de la Guía de Gestión Documental y Comunicaciones Oficiales.

2) Eliminaciones primarias: La eliminación física primaria de documentos en los Archivos de Gestión procederá respecto a las series y las subseries que no deban transferirse al Archivo Central de acuerdo a las Tablas de Retención Documental, y será realizada exclusivamente por el Jefe de la Dependencia responsable de la documentación, previa aprobación del Comité de Archivo. No podrá realizarse eliminación primaria sobre documentación hasta que la misma haya agotado su tiempo de retención en Archivo de Gestión.





3) Eliminaciones secundarias: La eliminación física secundaria de documentos en el Archivo Central procederá respecto de los documentos que no adquieren valor permanente (histórico, científico, académico, cultural) y sólo podrá realizarse una vez la documentación haya agotado su tiempo de retención en la fase de Archivo Central. Debe registrarse en el acta respectiva que debe contener los datos identificadores de los documentos y de las oficinas intervinientes según formato aprobado por el Comité de Archivo.

4) Queda prohibida la eliminación, total o parcial, de la documentación integrante del Patrimonio Documental que constituye el Archivo Histórico de la Personería Municipal de Armenia Quindío.

PARÁGRAFO 1º. En todos los casos, el Comité de Archivo impartirá la autorización de eliminación documental a solicitud de las dependencias y el Archivo Central, el cual deberá levantar un acta de eliminación que contenga las firmas autorizadas.

PARÁGRAFO 2º. Sin perjuicio de las normas que expidan el Ministerio del Medio Ambiente o las demás autoridades competentes, la eliminación de documentos se efectuará por medio de picado, con el fin de preservar el medio ambiente

Los siguientes son los aspectos referentes a la Disposición final de documentos que se deben fortalecer y que están incluidos en el Plan Institucional de Archivos PINAR;

- Implementar procedimientos para el archivo, almacenamiento y retención de los datos (electrónicos) que sean útiles y eficientes en la Entidad, por medio de la actualización de la TRD.

- Consultar y revisar normatividad y reglamentación que pueda dar claridad sobre la determinación de tiempos de retención y procedimientos de disposición final en los documentos tanto electrónicos como físicos.

3.6 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO:

Objetivo General: establecer unas normas de conservación documental que nos permitan proteger de manera integral y preventiva toda la documentación producida, recibida y/o custodiada en la Personería Municipal de Armenia.

Específicos:

- Elaborar las directrices necesarias para la preservación y conservación de los documentos.- Supervisar las condiciones de conservación de los documentos y llevar a cabo controles

periódicos. - Capacitar al personal de archivo como a los demás funcionarios de la entidad en el

concepto de conservación preventiva y correcta manipulación de la documentación.

Preservación a largo plazo. Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.





La preservación de los documentos está determinada por la Resolución No. 119 de 2015 “Por el cual se adopta el Reglamento General de Archivos”:

ARTÍCULO 11°. ARCHIVOS DE GESTIÓN O DE LAS OFICINAS PRODUCTORAS DE LOS DOCUMENTOS, 5. UNIDADES DE CONSERVACIÓN: Considerando que los documentos de Gestión son potencialmente parte del Archivo Histórico de la Personería Municipal de Armenia, las dependencias utilizarán para su archivo solamente los insumos autorizados atendiendo a condiciones técnicas necesarias para la preservación, como lo son ganchos plásticos, carpetas, cajas y demás implementos. La utilización de estos insumos debe ser aprobada por el Comité de Archivo. En todos los casos se abstendrán de utilizar elementos metálicos de agarre directo sobre el documento como archivadores tipo A-Z, legajadores metálicos y en general mecanismos que deterioren los documentos.

Las diferentes Dependencias de la Personería Municipal de Armenia Quindío deberán consultar con el Archivo Central las especificaciones técnicas antes de adelantar adecuaciones locativas de espacios para los Archivos de Gestión, compras de archivadores, estanterías y demás elementos requeridos para tal fin. El cumplimiento de las anteriores prescripciones será responsabilidad del Jefe de la Dependencia productora de los documentos y el seguimiento de su cumplimiento estará a cargo de la Profesional Universitaria del Archivo Central.

ARTÍCULO 20°. CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN. Las labores de conservación se ejecutarán principalmente para detener y corregir los deterioros manifiestos de los documentos. La restauración se aplicará para restituir los valores estéticos.

Se hará énfasis en la conservación preventiva, proceso mediante el cual se podrá garantizar el adecuado mantenimiento documental, ya que en él se contemplan manejos administrativos y archivísticos, uso de materiales adecuados, adopción de medidas específicas en los edificios y locales, sistemas de almacenamiento, depósito, unidades de conservación, manipulación y mantenimiento periódico, entre otros factores.

ARTÍCULO 14°. CONDICIONES FÍSICAS. Es responsabilidad de la Personería Municipal de Armenia Quindío garantizar las adecuaciones locativas o la construcción de espacios para la conservación adecuada de su Archivo Central e Histórico.

Las condiciones físicas y demás especificaciones técnicas y ambientales para la conservación de los documentos serán las impartidas por el Comité de Archivo de la Personería Municipal de Armenia siguiendo las instrucciones que sobre el particular imparta el Archivo General de la Nación. Los espacios físicos deben garantizar como mínimo áreas de consulta, descripción y catalogación, depósitos y área de administración.

El Despacho del Personero y la Personería Auxiliar, conjuntamente con el Comité de seguridad y salud en el trabajo, elaborarán el plan de prevención y atención de riesgos sobre los bienes documentales, en los cuales se contemplará de manera especial la salvaguarda de la integridad del patrimonio documental de la Personería Municipal de Armenia Quindío. La vigilancia de la





preservación, protección y seguridad del patrimonio documental será organizada por éstos utilizando los medios técnicos y humanos disponibles.

BIOSEGURIDAD.

Conjunto de actividades y procedimientos de seguridad ambiental e individual que garantizan el control del riesgo y mejoran la calidad del trabajador.

Para la Personería Municipal de Armenia es importante proteger la salud y por lo tanto la capacidad productiva de los trabajadores, de manera que dentro de las estrategias del Programa de Gestión Documental se establece un conjunto de medidas preventivas orientadas al control de riesgos laborales, como la contaminación biológica proveniente del material con biodeterioro.

Normas de bioseguridad:

- Manejar cualquier tipo de documentación como potencialmente contaminada.- Utilizar los elementos de protección personal, como: overol o bata, guantes de látex o

nitrilo, tapabocas o respiradores con filtro para partículas, gorro y gafas de seguridad. Mantener siempre cerrados el overol o la bata de trabajo.

- Restringir el uso de esta dotación al área de trabajo.- Mantener los elementos de protección en óptimas condiciones de aseo, en un lugar seguro

diferente al área de trabajo y que sea de fácil acceso.- Colocar la ropa contaminada en una bolsa y lavar esa dotación periódicamente (cada

semana).- Los traperos y/o trapos usados deben primero ser lavados y luego desinfectados.

Patologías clínicas:

- Bronquitis alérgica- Asma ocupacional- Rinitis- Dermatitis de contacto- Micosis dérmica - Lavar siempre las manos y la cara con jabón líquido antibacterial.- Lavar las mucosas nasales con suero fisiológico cuando hay contacto con documentación

contaminada.- No comer, beber, fumar ni aplicar cosméticos en las áreas de trabajo.- Notificar al personal encargado de las posibles enfermedades ocupacionales

(seguimiento).

Limpieza documental

Aspectos a tener en cuenta:





- La limpieza de documentos se debe realizar en seco.- Primeros se limpiaran los grupos de documentos de forma externa por cantos y lomos

ubicados en estantería o en piso con aspiradora.- Posteriormente, cuando se empiecen los procesos archivísticos se limpiaran puntualmente

uno a uno con brochas de cerdas suaves.- No productos químicos.

Aspectos estructurales

Estanterías: la personería utiliza en sus archivos de gestión estanterías fijas metálicas en buen estado y en el archivo central se utiliza una estantería de tipo rodante conformada por 4 módulos dobles y dos sencillos

Distribución de estanterías: las estanterías fijas metálicas están distribuidas en cada oficina y la rodante en el archivo central ocupando el mayor espacio de la oficina.

Unidades de conservación:

LEGAJO:

- El legajo es como la carpeta son dos tapas para cubrir los documentos que es unido con un gancho metálico.

- La Personería utiliza este tipo de unidad de conservación pero con ganchos plásticos (polipropileno), mucha gente recurre también al amarre en este tipo de conservación y resulta que no se debe hacer cuando los documentos estén en el depósito. Por eso el legajo va de la mano con la caja para tener una mejor conservación y evitar e polvo ni roce a los documentos.

CAJA:

- Es la unidad que ofrece mejores garantías para la conservación de los documentos. Por eso la entidad utiliza las cajas para la conservación, lo recomendable es utilizar cajas de material propalcote pero las de cartón también son ideales además pesan menos.

- En general los aspectos que deben ser contemplados durante los procesos de manipulación son: Al tomar las unidades de conservación de las estanterías, no las hale y evite ejercer fuerza exagerada sobre las partes más débiles (cofia en el caso de libros, una sola de las tapas, etc.) Ya que estas operaciones causan debilitamientos y deterioros estructurales a la unidad.

- La referencia es para archivo inactivo 35-12 de formas minerva

Condiciones ambientales

Temperatura y humedad: no existen humedades pero es una oficina donde se siente una alta temperatura.

Ventilación: la ventilación es deficiente





Iluminación en depósito: la iluminación es artificial pero muy buena.

Recomendaciones: el espacio u oficina del archivo debería ser más amplia y no estar compartida con el almacén.

Los siguientes son los aspectos referentes a la Preservación a Largo Plazo de documentos que se deben fortalecer y que están incluidos en el Plan Institucional de Archivos PINAR;

- Asegurar el acceso, preservación y seguridad de la documentación e información que se custodia en el Archivo Central.

- Mejorar las condiciones de seguridad del mobiliario del Archivo Central.- Independizar las áreas de consulta y procesos técnicos del área de depósito en el Archivo

Central.

3.7 VALORACIÓN

Valoración: proceso permanente y continúo que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva).

Dentro del formato utilizado para la presentación de las TRD el diligenciamiento de la columna Disposición Final, implica que a cada serie o subserie se le aplicó previamente el proceso de valoración para definir su conservación permanente, reproducción a través de tecnologías y soportes, en cuya aplicación se observen principios y procesos archivísticos, la eliminación se efectúa cuando agotados sus valores administrativos no tengan o representen valor para la investigación o la selección de algunas muestras representativas.

Los documentos que deban ser eliminados de acuerdo con los criterios de disposición final establecidos en la tabla de retención documental deben cumplir con el siguiente procedimiento:

- Elaborar un inventario documental - Tener el visto bueno del jefe de la dependencia y del responsable del área de archivo

quien presentará el concepto al respecto ante el comité de archivo de la Personería Municipal de Armenia

- Aprobación por parte del Comité de archivo.

Los documentos facilitativos (documento producido en cumplimiento de funciones idénticas o comunes en todas las entidades) podrán eliminarse sin aprobación del Comité de archivo, pero debe elaborarse el inventario documental y ser aprobado por el jefe de la dependencia.

Los documentos seleccionados para eliminar deben cumplir con el proceso de eliminación. Luego actualizar en el inventario documental.





4. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

4.1 IMPLEMENTACIÓN

Implementación: Se refiere a las actividades necesarias para poner en marcha el programa. La implementación es la parte final del programa de gestión documental y se constituye en al prerrequisito para que las entidades puedan convertirlo en una actividad permanente de la administración. La implementación significa la asignación de responsabilidades dentro de la entidad, la definición de roles y el establecimiento del programa.

FASE ELABORACIÓN PGD Elabora:Funcionarios y Contratistas Adscritos al Archivo CentralRevisa:Profesional Universitaria Responsable del Archivo CentralPersonería AuxiliarAprueba:Comité de Archivo, Comité MECI.

FASE EJECUCIÓN PGD Ejecuta:Funcionarios y Contratistas adscritos al Archivo Central y a cada una de las Dependencias.Revisa:Profesional Universitaria Responsable del Archivo CentralPersonería AuxiliarAprueba:Comité de Archivo, Comité MECI.

4.2 SEGUIMIENTO

El seguimiento debe ser considerado lo más importante del Programa de Gestión Documental, por cuanto le da cohesión a las directrices formuladas. Implica la manera como se da alcance a los objetivos, el cumplimiento de las fechas, la gestión de los recursos y todas las actividades administrativas de dirección del Programa, así como la adopción de los correctivos y medidas conducentes para reorientarlo en caso de incumplimiento de las metas fijadas. Se debe indicar que este seguimiento requiere de un órgano de coordinación, el Comité de Archivo y la conformación de equipos de trabajo a cargo de esta labor.





FASE SEGUIMIENTO PGD Revisa:Profesional Universitaria Responsable del Archivo CentralFuncionarios y Contratistas adscritos a cada una de las Dependencias.Verifica:Profesional Universitaria Responsable del Archivo CentralPersonería AuxiliarAprueba:Comité de Archivo, Comité MECI.

FASE MEJORA PGD Presenta:Profesional Universitaria Responsable del Archivo CentralRevisa:Personería AuxiliarAprueba:Comité de Archivo, Comité MECI.Implementa:Profesional Universitaria Responsable del Archivo Central





5. MARCO LEGAL Y/O REFERENTES NORMATIVOS

5.1 CREACIÓN Y CAMBIOS EN LA ENTIDAD

DECRETOS

Registro oficial es N° 96 y N° 135 que consignan la ordenanza N° 60 del año 1903

“Por la cual se crea el distrito de Armenia en la Provincia del Quindío”.

Decreto N° 118 de febrero 5 de 1904. “Por medio del cual se nombran personeros municipales, y suplentes de algunas provincias”.

Decreto 590 de marzo 30 de 1993, Por el cual se establecen las funciones generales y los requisitos mínimos para los empleos de la rama ejecutiva del poder público en el orden nacional y se dictan otras disposiciones.

ACUERDOS

Acuerdo N° 023 de diciembre 09 de 1997, “Por medio del cual se adopta el nuevo manual de funciones y se crean unos cargos en la Personería Municipal”.

Acuerdo N° 009 de septiembre 04 de 2003 “Por medio del cual se modifica la estructura orgánica y administrativa de la Personería Municipal de Armenia. El manual de funciones y requisitos específicos para desempeñar los empleos en la entidad; se suprimen, reclasifican, se crean unos cargos, se reasignan funciones y se dictan disposiciones”.

Acuerdo 015 de julio 19 de 2004 “Por medio del cual se modifica y adiciona el acuerdo 009 de julio 29 de 2003 y se dictan unas disposiciones”.

Acuerdo 007 de mayo 22 de 2006. “Por el cual se modifica y adiciona el acuerdo 009 de julio 29 de 2003 y 015 de julio 19 de 2004”.

Acuerdo N° 011 de mayo de 08 de 2009. “Por el cual se crea el cargo de jefe de la oficina asesora de Control Interno en la Personería Municipal de Armenia Quindío”.





Presentación y aprobación del Proyecto de Acuerdo del actual organigrama de la Personería Municipal.

Acuerdo N° 030 de diciembre 08 de 2010. “Por el cual se adopta el organigrama interno de la Personería Municipal de Armenia Quindío para efectos documentales y de archivo”.

Acuerdo No.001 de marzo de 2012 del Consejo Municipal de Archivos “Por medio del cual se aprueban las Tablas de Retención Documental de la Personería Municipal de Armenia”

RESOLUCIONES

Resolución N° 152 de octubre 15 de 2002, “Por medio de la cual se crea el Comité de Archivo de la Personería Municipal de Armenia”.

Resolución N° 155 de diciembre 05 de 2012 Por la cual se actualiza y reglamenta el Comité de Archivo de la Personería Municipal de Armenia. El uso de sus facultades Constitucionales y legales y en especial de las que le confiere la ley 80 de 1989, el acuerdo 07 de 1.994 expedido por el Archivo General de la Nación y la ley 594 de 2000

Resolución N° 046 del 30 de septiembre de 2003. Por medio de la cual se adopta la nueva estructura orgánica y administrativa de la Personería Municipal de Armenia Quindío y se dictan otras disposiciones”.

Resolución N° 066 del 30 de diciembre de 2003, “Por medio de la cual se asignan tareas específicas a la división de Derechos Humanos”.

Resolución N° 050 de octubre 02 de 2003. Por medio de la cual se conforman grupos internos de trabajo y se les asignan funciones generales.

Resolución N° 050 de diciembre 29 de 2005. “Por la cual se establece la nomenclatura de unos empleos de la Personería Municipal de Armenia.

Resolución No. 045 de abril 23 de 2012 “Por la cual se adoptan e implementan las Tablas de Retención Documental de la Personería Municipal de Armenia”

Resolución No. 125 de 2013 “Por medio de la cual se establecen políticas de austeridad en el gasto y de eficiencia administrativa “CERO PAPEL”





Resolución No. 135 de 2013 Por la Cual se establecen las directrices generales y responsabilidades para coordinar Y adelantar la implementación de la “ESTRATEGIA CERO PAPEL” contenida en la Directiva Presidencial 004 de 2012 en la Personería Municipal de Armenia.

Resolución No.018 de septiembre 08 de 2014. “Por medio de la cual se asignan funciones y se traslada permanentemente a un funcionario de planta de la entidad”

RESOLUCIÓN No 135 del 20 DE SEPTIEMBRE DE 2013 “Por la cual se establecen las directrices generales y responsabilidades para coordinar y adelantar la implementación de la “Estrategia Cero Papel” contenida en la Directiva Presidencial 04 de 2012, en la Personería Municipal de Armenia.

5.2 NORMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

DECRETO N° 2609 DE 2012

ARTICULO 5°. Principios del proceso de gestión documental. La gestión de documentos en toda la administración pública se regirá por los siguientes principios:

LEY 1712 DEL 06 DE MARZO DE 2014

LEY GENERAL DE ARCHIVOS 594 DE 2000

INICIATIVA CERO PAPEL

La “Iniciativa Cero papel” es una directriz del Gobierno Nacional enmarcada dentro del Plan Vive Digital y en cuyo desarrollo participan además del Programa Gobierno en Línea del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, el Archivo General de la Nación, la Alta Consejería para el buen Gobierno y el Departamento Administrativo de la Función Pública. En este contexto, la presidencia de la República expidió la Directiva Presidencial 04 de 2012, mediante la cual se solicita a las entidades públicas la reducción del papel como medio de registro de documentos y actuaciones de la administración pública, adoptando diferentes practicas así como la utilización de medios electrónicos en la gestión documental del Estado. (Circular externa Nº 005 deseptiembre de 2012)





5.2.1 PRODUCCIÓN

Ley 527 de 1999Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.

Código penal. Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con

falsificación de los documentos públicos.

Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.

Código de procedimiento penalArtículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público.

Artículos 262 a 263 sobre valor probatorio de documento privado.

Decreto 2150 de 1995Artículos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos únicos.

Acuerdo AGN 060 de 2001Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales

en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

Circular interna AGN N° 13 de 1999, No se deben utilizar micropuntas o esferos de

tinta humedad.

NTC 1673 “Papel y cartón: para escribir e imprimir”.

NTC 2223: 1986 “Equipos y útiles de oficina. Tinta liquida para escribir”.

NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. Cartuchos de

disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y

magnéticas”.

NTC 4436 “Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y

durabilidad.

5.2.2 RECEPCIÓN DOCUMENTAL

Constitución Política





Artículo 15 Párrafo 3: la correspondencia y demás formas de comunicación privada son

inviolables. Solo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden comunica, en los

casos y con las formalidades que establezca la ley.

Reforma acto legislativo 02 de 2003.

Decreto 2150 de 1995.

Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos,

ventanilla única.

Acuerdo AGN 060 de 2001

Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicación y control

de las comunicaciones recibidas y enviadas.

5.2.3 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS:

Decreto 229 de 1995 sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.

Decreto 2150 de 1995

Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información.

Acuerdo 060 de 2001.

Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales.

5.2.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS:

Constitución Política.

Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las

autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El

legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los

derechos fundamentales.

Ley 58 de 1982. Reglamentación trámite peticiones.Calle 23 Nº 12-56 Armenia Quindío. Teléfono: 7443283 – 7413474

www.personeriarmenia.gov.co – [email protected]




Decreto 01 de 1984 Código Contencioso Administrativo. Derecho de petición.

Decreto 2150 de 1995.

Artículos 6, 16, 17, 22.

Artículo 25. Establece que las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la

recepción y envío de documentos y solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de

correo certificado.

Acuerdo AGN 060 de 2001.

Artículos 3, 6 y 8. Envío y control del trámite de las comunicaciones, numeración de actos

administrativos.

5.2.5 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS:

Ley 4 de 1913. Sobre régimen político y municipal.

Artículo 289. Los jefes de las oficinas vigilaran que los secretarios reciban los archivos por

inventario y que arreglen convenientemente el que corresponda al tiempo que funcionen.

Al efecto, impondrán multas sucesivas a los secretarios que han funcionado o funcionen,

para que cumplan con sus deberes. Estas multas se reputan penas correccionales.

Artículo 337. El gobierno en los asuntos nacionales, y las Asambleas Departamentales, en

los de los Departamentos y Municipios, dispondrán lo conveniente respecto del arreglo de

los archivos, la contabilidad de los fondos públicos y los demás detalles relativos a los

mismos.

Decreto 1382 de 1995. Obligatoriedad de la presentación de las T.R.D (Tablas de

Retención Documental).

Acuerdo AGN 09 de 1995. Reglamenta la presentación de las TRD.

Acuerdo AGN 09 de 1997. Reglamenta procedimiento para la evaluación de TRD.

Acuerdo AGN 037 de 2002. Establece especificaciones técnicas y requisitos para la

contratación de servicios de archivo.





Acuerdo AGN 039 de 2002 por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y

aplicación de las tablas de retención documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley

General de Archivos 594 de 2000.

Acuerdo 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los

archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones

públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23

y 26 de la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000.

Acuerdo AGN 02 de 2004. Establece los lineamientos para la organización de fondos

acumulados.

Circular AGN 01 de 2003 Organización y Conservación de los documentos de archivo.

Circular AGN- DAFP N° 004 De 2003 Organización de historias laborales.

Circular AGN 012 AGN DAFP de 2004 Organización de historias laborales.

Circular AGN 01 de 2004 Inventario de documentos a eliminar.

NTC 4095 Norma General para la Descripción Archivística.

NTC 5029 Norma sobre Medición de Archivos.

5.2.6 CONSULTA:


Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo

los casos que establezca la ley.

Ley 4 de 1913. Sobre régimen político y municipal.

Artículo 315. Los Secretarios de las corporaciones y autoridades públicas dan fe en los certificados que expidan relativamente a los negocios que les están confiados por razón de su empleo.

Artículo 316. Todo individuo puede pedir certificados a los Jefes o Secretarios de las Oficinas, y los primeros los mandarán dar si el asunto de que se trata no fuera reservado. Si lo fuere, el certificado se extenderá, pero se reservará en la oficina hasta que cese la





reserva y pueda entregársele al interesado. De los certificados se dejará copia en un libro de papel común.

Artículo 320. Todo individuo tiene derecho a que se le den copias de los documentos que existan en las Secretarías y en los archivos de las oficinas del orden administrativo, siempre que no tengan carácter de reserva; que el que solicite la copia suministre el papel que debe emplearse, pague el amanuense, y que las copias puedan sacarse bajo la inspección de un empleado de la Oficina y sin embarazar los trabajos de ésta. Ningún empleado podrá dar copia de documentos que según la Constitución o la ley tengan carácter de reservados, ni copia de cualesquiera otros documentos, sin orden del jefe de la Oficina de quien dependa.

Ley 57 de 1985.

Artículos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos.

Decreto 01 de 1984. Código Contencioso Administrativo, sobre el Derecho de petición de información.

Acuerdo AGN 47 de 2000 Acceso a documentos.

Acuerdo AGN 56 de 2000 Requisitos consulta.

5.2.7 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS:


Artículo 8. Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de un ambiente sano.

Código Procedimiento Civil.

Artículo 251. "Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares".





Ley 47 de 1920.

Artículo 22. Defensa y conservación de los bienes muebles e inmuebles.

Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural.

Ley 39 de 1981.

Artículos 1, 2, 3 y 4. Sobre conservación copias mediante microfilmación.

Ley 63 de 1986. Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y transferencia ilegal de bienes culturales.

LEY 6 DE 1992. Por la cual se expiden normas en materia tributaria, se otorgan facultades para emitir títulos de deuda pública interna, se dispone un ajuste de pensiones del sector público nacional y se dictan otras disposiciones.

Artículo 74. Valor probatorio de la impresión de imágenes ópticas no modificables. La reproducción impresa de imágenes ópticas no modificables, efectuadas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos Nacionales sobre documentos originales relacionados con los impuestos que administra, corresponde a una de las clases de documentos señalados en el Artículo 251 del Código de Procedimiento Civil, con su correspondiente valor probatorio".

Ley 80 de 1993.

Artículo 39. Segundo Párrafo: Las entidades estatales establecerán medidas para preservar contratos.

Ley 397 de 1997. Ley General de Cultura.

Artículo 4. Definición de Patrimonio Cultural de la Nación.

Artículo 12. Del Patrimonio Bibliográfico, Hemerográfico, Documental y de Imágenes en Movimiento.

Código de Comercio.

Artículos 48 y 60. Autoriza la utilización del microfilm para conservar y almacenar libros y papeles del comercio.

Decreto 1798 de 1990





Artículo 31. Conservación de libros y papeles de los comerciantes.

Decreto 2620 de 1993. Autoriza el uso del disco óptico a los comerciantes en sus archivos.

Decreto 2150 de 1995. Suprime autenticación de documentos originales y el uso de sellos; prohíbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohíbe copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades públicas; autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos; prohíbe limitar el uso de las tecnologías de archivo documental por parte de los particulares, entre otros.

Acuerdo AGN 007 de 1994. "Reglamento General de Archivos".

Artículo 23. "Valoración documental" que ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retención documental a partir de su valoración.

Artículo 60. "Conservación integral de la documentación de archivos." Los archivos deberán implementar un sistema integrado de conservación acorde con el sistema de archivos establecido en la entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación desde el momento de la emisión, durante su período de vigencia, hasta su disposición final.

Acuerdo AGN 11 de 1996. Criterios de conservación y organización de documentos.

Acuerdo AGN 047 de 2000. Acceso a los documentos de Archivo, restricciones por razones de conservación.

Acuerdo AGN 048 de 2000. Conservación preventiva, conservación y restauración documental.

Acuerdo AGN 049 de 2000. Condiciones de Edificios y locales destinados a archivos.

Acuerdo AGN 050 de 2000. Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.

Acuerdo AGN 056 de 2000. Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de archivo.

Acuerdo 037 de 2002. Especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo.





5.2.8 DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS:

Constitución Política de 1991

Artículo 63. Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de grupos étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.

Artículo 71. La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura.

Artículo 72. El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado.

Ley 47 de 1920. Protección del patrimonio documental y artístico.

Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural.

Ley 39 de 1981.

Artículos 1, 2, 3 y 4. Sobre la microfilmación y certificación de archivos, las entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, están obligadas a conservar por su cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmación o de cualquiera otro técnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional.

Ley 80 de 1993.

Artículo 39. Segundo Párrafo. Las entidades estatales establecerán las medidas que demanden la preservación, inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratos estatales.

Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados.

Decreto 3354 de 1954. Podrán microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad; pero no podrán ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la





costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza. Al someter a la microfilmación cualquier documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta íntegramente y con absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces, enmendaduras o cualquier adulteración, con pena de perder su valor probatorio.

Decreto 264 de 1963. Defensa y conservación patrimonio.

Decreto 960 de 1970. Estatuto Notarial.

Decreto 2620 de 1993. Uso de medios tecnológicos para conservación de archivos.

Decreto 2649 de 1993. Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

Artículo 134. Conservación y destrucción de libros.

Decreto 998 de 1997. Transferencias documentales secundarias.

Decreto 1145 de 2004. Guarda y custodia hojas de vida.

Acuerdo AGN 007 de 1994. "Reglamento General de Archivos".

Artículo 18. Crea el Comité Evaluador de Documentos, determina su integración y le fija la función principal de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos.

Artículo 23. "Valoración documental". Ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retención documental a partir de su valoración.

Artículo 25. "Eliminación de documentos" que se entiende como la destrucción de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histórico.

Acuerdo AGN 08 de 1995. Transferencias documentales secundarias.

Circular AGN 03 de 2001. Transferencias documentales secundarias.

Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar.

NTC 3723. Micrografía. Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y sales de plata de 16 mm y 35 mm. Técnica de operación.





NTC 4080. Micrografía. Símbolos gráficos para su uso en microfilme con su significado, aplicación y localización. Clasificación de Microfilmes.

NTC 5174. Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata.

NTC 5238. Micrografía: microfilmación de series: Procedimientos de operación.

ILUSTRACIONES

a) DIAGNÓSTICO

Ilustración 1 Formulario diagnóstico. Servicios que presta el archivo





En esta primera parte del formulario investigamos sobre los servicios internos y externos, así como las asesorías que imparte el archivo central de la Personería Municipal.

Ilustración 2Condiciones de prevención de desastres y mantenimiento





En la segunda parte observamos como en un estado de vulnerabilidad, se expone al archivo central al daño o deterioro de su documentación puesto que comparte espacio con el almacén donde se guardan agentes químicos de limpieza.

Ilustración 3 Características de la documentación. Almacenamiento

En la siguiente parte podemos conocer sobre la cantidad de unidades documentales y su forma de almacenamiento.





Ilustración 4 Aspectos archivísticos





Esta parte nos permite identificar la manera en que está organizado el archivo central.

Ilustración 5 Ciclo vital del documento





Ilustración 6 Procesos de un Programa de Gestión documental





Ilustración 7 Cuadro general de clasificación documental





01 ACCIONES CONSTITUCIONALES Y LEGALES





02 ACOMPAÑAMIENTO A DILIGENCIAS JUDICIALES03 ACTAS04 ACCIONES PREVENTIVAS05 AMPAROS DE POBREZA06 AUTOS INHIBITORIOS07 BOLETINES DE PRENSA08 CAPACITACIONES09 CERTIFICACIONES10 CIRCULARES11 COMISIONES12 COMPROBANTES DE INGRESO Y NOTAS CONTABLES13 COMUNICACIONES14 CONCILIACIONES BANCARIAS15 CONCILIACIONES EXTRAJUDICIALES16 CONSECUTIVO DE CORRESPONDENCIA17 CONSTANCIAS18 CONTRATOS19 CONVENIOS20 DECLARACIONES VICTIMAS21 DERECHOS DE AUTOR22 DERECHOS DE PETICION23 DESPACHOS COMISORIOS24 ELECCION COMITÉ DE ESTRATIFICACION SOCIOECONOMICA25 ELECCION COMITÉ DE PERSONAL26 INCIDENTE DE DESACATO27 INFORMES28 INSTRUMENTOS DE DESCRIPCION Y CONTROL29 INTERVENCIONES MINISTERIO PUBLICO30 INVENTARIOS31 INVITACIONES A REUNIONES Y EVENTOS32 LIBROS RADICADORES33 MANUALES34 MAPAS35 NOMINA36 PETICIONES QUEJAS RECLAMOS SUGERENCIAS37 PLANES38 PRESTACIONES SOCIALES39 PROCESOS DISCIPLINARIOS40 PROGRAMAS41 PROTECCION DE TIERRAS42 RECURSOS EN ACCIONES LEGALES43 REMISIONES DE QUEJAS44 REGISTRO ÚNICO DE VEEDURIAS CIUDADANAS





45 REQUERIMIENTOS A ENTES DE CONTROL46 RESOLUCIONES47 REVISIÓN A MANUALES DE CONVIVENCIA48 SEGUIMIENTOS49 SOLICITUDES

En este listado encontramos las series documentales de la entidad.

Ilustración 8 Formato de Entrevista para la Conceptualización de un PGD

ENTREVISTA PARA LA CONCEPTUALIZACIÓN DE UN PGD

CONOCIMIENTOS ARCHIVÍSTICOS

1. Brevemente enuncie por qué es importante el archivo de su oficina:2. De los siguientes términos señale únicamente aquellos con los cuales no esté

suficientemente familiarizada:a) ___ Documento de archivob) ___ Archivoc) ___ Archivo de gestiónd) ___ Archivo centrale) ___ Archivo históricof) ___ Tabla de retención documental TRDg) ___ Cuadro de clasificación documental CCDh) ___ Inventario Documentali) ___ Ciclo vital de los documentosj) ___ Programa de gestión documentalk) ___ Otro ¿cuál?

3. De los siguientes procesos, ¿cuál o cuáles le han ocasionado mayor dificultad en el proceso diario de archivo?

a) ____ Clasificación (separación de los documentos de acuerdo al cuadro de clasificación documental)





b) ____ Ordenación (ordenación física interna de la carpeta y de las series documentales en el archivador)

c) ____ Descarte (selección de documentos para eliminación de acuerdo a lo estipulado en la Tabla de Retención Documental)

d) ____ Preparación física de documentos (retiro de elementos metálicos, foliación)

e) ____ Descripción (Realización del inventario documental)f) ____ Transferencia Documental (remisión de los documentos al archivo

central)

4. En cuáles de las siguientes áreas ha recibido capacitación:a) ____ organización de archivos de gestiónb) ____sistema de archivosc) ____ transferencias documentalesd) ____ Práctica archivísticae) ____ Inventario documentalf) ____ Tablas de retención documental (TRD)g) ____ Cuadro de clasificación documental (CCD)h) ____ Programa de gestión documentali) ____ Otro ¿cuál?

5. En cuáles temáticas cree que sería importante para usted recibir capacitación:a) ____ Terminología archivísticab) ____ Ciclo vital de los documentosc) ____ Sistema de archivosd) ____ Programa de gestión documentale) ____ organización de documentos de archivof) ____ Transferencias documentalesg) ____ Tablas de retención documental (TRD)h) ____ Cuadro de clasificación documental (CCD)i) ____ Conservación de documentos de archivoj) ____ Préstamo de documentos de archivok) ____ Otro ¿cuál?

6. De las temáticas seleccionadas en la anterior pregunta, ¿para usted sería útil recibir capacitación virtual?SI ___NO___¿Por qué?

7. De las capacitaciones que ha recibido relacionadas con temas de archivo, estas han sido:





a) ____ Excelentesb) ____ Buenasc) ____ Regulares

8. Si su calificación anterior ha sido buena o regular, indique el aspecto aspectos a mejorar.

a) ____ Metodologíab) ____ Contenidoc) ____ Material de apoyod) ____ Tiempoe) ____ Lugarf) ____ Capacitadoresg) ____ Otro ¿cuál?

9. En caso de no asistir a capacitaciones de archivo, la principal razón por la que no asistiría seria por:

a) ____Tiempob) ____ Carga laboralc) ____ Horariosd) ____ Dominio del temae) ____ Otro ¿cuál?

10. ¿Ha recibido formación virtual alguna vez?SI ___NO___

CICLO VITAL

1. PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS:

Qué documentos produce la dependencia?

Qué se tiene en cuenta para elaborar dichos documentos? Directrices, paso a paso, formato.

Qué tipo de soportes documentales utiliza y en qué casos? (papel, digital)

2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS

Qué tipo de documentos recibe de otras dependencias y por qué razón?





Cómo recibe estos documentos (procedimiento, verificación, controles)

3. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS

Cómo se reciben los documentos externos? (Por Unidad de Correspondencia, directamente, o por otra dependencia)

Qué hace cuando el documento no es competencia de su dependencia?

4. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS

Aplica la directriz para el envío de documentos fuera de la entidad? Cómo sabe su dependencia que el documento fue enviado?

5. TRÁMITE DE DOCUMENTOS

Cuando en su dependencia se reciben documentos de otras dependencias y de la unidad de correspondencia es porque se requiere:- Dar tramite- Visto bueno- Chequeo- Otro, cuál?

Organización de archivo de gestión:- Cómo ubica los documentos dentro de las carpetas? (orden original)

- Realiza la foliación?- A medida que llega- Cuando culmina el trámite

6. CONSULTA DE DOCUMENTOS

Quienes consultan el Archivo de Gestión y por qué?

Registra el préstamo de documentos? Cómo lo hace?

7. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

Cuenta con espacios suficientes para el almacenamiento de documentos?

Cuenta con equipo y mobiliario para organizar el archivo de gestión?





Qué medidas de conservación preventiva conoce y aplica?

Conserva información en medios magnéticos y digitales? Cómo los conserva?

Ilustración 9 Análisis estadístico de entrevista a funcionarios

Documento de archivo

Archivo

Archivo de gestión

Archivo central

Archivo histórico

Tabla de retención documental TRD

Cuadro de clasificación documental CCD

Inventario Documental

Ciclo vital de los documentos

Programa de gestión documental

0 1 2 3 4 5 6

Términos Desconocidos

Para el siguiente análisis solo se escogieron 3 preguntas de conceptos relacionados al manejo documental y cuatro sobre los procesos de un PGD aplicadas a solo 6 funcionarios.

En esta grafica observamos como una mayoría de los entrevistados desconocen en qué consiste el Programa de Gestión Documental, como también qué es un cuadro de clasificación documental.

Ilustración 10 Procesos documentales que se les dificulta a los funcionarios de la Personería





Procesos con dificultad

Clasificación (separación de los documentos de acuerdo al cuadro de clasificación documental)

Ordenación (ordenación física interna de la carpeta y de las series documentales en el archivador)

Descarte (selección de documentos para eliminación de acuerdo a lo estipulado en la Tabla de Retención Documental)

Preparación física de documentos (retiro de elementos metálicos, foliación)

Descripción (Realización del inventario documental)

Transferencia Documental (remisión de los documentos al archivo central)

En la gráfica observamos como a la mayoría de los funcionarios se les dificulta hacer el descarte documental y la separación de los documentos (clasificación) de acuerdo al cuadro de clasificación documental

Ilustración 11 Capacitación

Recibir capacitación

Terminología archivísticaCiclo vital de los documentosSistema de archivosPrograma de gestión documentalorganización de documentos de archivo Transferencias documentalesTablas de retención documental (TRD)Cuadro de clasificación documental (CCD)Conservación de documentos de archivoPréstamo de documentos de archivo

En la gráfica observamos la necesidad de la capacitación de los funcionarios en temas como: la organización de documentos de archivo, el PGD y los sistemas de archivo.

Ilustración 12 Producción Documental





Formatos

Programas

ley o normatividad

0 1 2 3 4 5 6

3

1

5

Aspectos para elaborar documentos

Para la elaboración de documentos los funcionarios se apoyan más en lo que dice la ley al respecto así como en los formatos existentes.

Ilustración 13 Préstamo de documentos

Registran el préstamo de documentos

Formato establecido por la entidad una hoja cualquieraFormato personalizado No registra

Observamos cómo algunos de los funcionarios utilizan el formato establecido para el préstamo, otros el que maneje la entidad, una minoría buscan un medio para regístralo y otros no registran.





Ilustración 14 Medidas de conservación Preventiva

Medidas de conservación preventiva

Las que conozco NingunaLas establecidas por el AGN desconozco medidas de preservación

La mitad de los funcionarios no toman ninguna medida de conservación preventiva de los documentos y la otra mitad lo que ellos creen o conocen.



personeriarmenia.gov.co · Web viewLa gestión documental es parte esencial de la función...

Documents

Transcript of personeriarmenia.gov.co · Web viewLa gestión documental es parte esencial de la función...