Windows y Office

Asesorías y Adiestramientos Empresariales

Ing. Nerio Espina - Instructor

Taller de Microsoft Windows y

Microsoft Office


2 Ing. Nerio Espina - Instructor

Microsoft Windows

Alguna vez te has detenido a pensar ¿Qué es Microsoft Windows? Bueno, no es muy sencillo

definir un sistema operativo, pero vamos a analizar las siguientes ideas:

Es un sistema operativo

Su nombre hace alusión a las “ventanas” que en él se utilizan para delimitar el espacio

grafico de una aplicación.

Representa aproximadamente el 80% de los usuarios de computadores personales a

nivel mundial.

Aclarando el término sistema operativo, este es el software que gestiona la información entre el

usuario y el equipo, es decir, es el programa que le da vida a los componentes electrónicos de tu

computador y nos ofrece un entorno, generalmente una interfaz intuitiva, a través de la cual

podemos realizar nuestras actividades de una forma muy cómoda.

En consecuencia tenemos la siguiente definición de Microsoft Windows:

Es un sistema operativo muy utilizado a nivel mundial cuya principal característica perceptible

mediante observación directa es una interfaz donde predomina el uso de ventanas organizadas

a través de una barra de tareas muy intuitiva. Es un software de propietario, lo que significa que

para adquirir una licencia de uso legítima es menester pagar por este privilegio a Microsoft. Su

versión reciente más estable es Windows 7, destacándose por un excelente aprovechamiento de

los recursos respecto a su predecesor, Windows Vista.

Saliendo ya de la teoría vamos a conocer Windows mediante la selección de 4 puntos claves:

1. El Escritorio de Windows



Es ese amplio espacio que ocupa casi la totalidad de nuestra pantalla, en él están contenidos los

iconos de las aplicaciones que hayamos deseado tener a mano, creando un acceso directo de

escritorio.

Nota: Para crear un acceso directo basta con hacer click secundario sobre nuestra aplicación,

señalar la opción “Enviar a…” y en el menú desplegable clickear la opción Escritorio (crear acceso

directo).

2. La Barra de Tareas

Debajo del escritorio observaremos una barra tal como se muestra en la imagen anterior. A la

izquierda contiene el Botón Inicio, seguidamente de las aplicaciones ancladas para inicio rápido,

así como también los iconos correspondientes a las aplicaciones activas en el momento. Del lado

derecho encontramos el reloj, el botón mostrar escritorio y una serie de iconos que generalmente

respectan a aplicaciones en segundo plano e información.

Nota: Para anclar una aplicación a la barra de tareas es necesario arrastrar el acceso directo hacia

ella y colocarlo al lado del botón inicio.

3. El menú inicio

Al hacer click sobre el Botón Inicio nos encontraremos con el Menú Inicio, muy similar al que se

muestra en la imagen, en el existen una serie de elementos que nos llevarán a encontrar todas las

aplicaciones y archivos que contenga nuestro equipo.

En la parte inferior izquierda nos presenta un cuadro de búsqueda rápida, en ese cuadro

podemos escribir el nombre de cualquier archivo o aplicación que deseemos encontrar y

Windows nos proporcionara un vinculo directo para acceder rápidamente.

Sobre el cuadro de búsqueda tenemos el menú “Todos los programas”, este contiene

todas las aplicaciones que han sido instaladas en nuestro equipo, las cuales están

generalmente organizadas en subcarpetas.



Sobre este menú encontraremos un conjunto de accesos a las aplicaciones más utilizadas,

esta lista es creada automáticamente por el sistema. En adición podemos anclar otros

programas mediante la opción: Anclar al menú inicio, disponible en el menú contextual

que se obtiene al hacer click con el botón derecho del mouse.

El Panel derecho está conformado por los directorios propios del sistema, así como las

opciones inherentes al mismo, desde arriba hacia abajo tenemos:

o El nombre del usuario: este permite identificar en que sesión de Windows

estamos trabajando.

o Documentos: nos lleva a la carpeta “Mis documentos” diseñada especialmente

como contenedor principal de nuestros documentos de las diferentes

aplicaciones.

o Imágenes y Música: al igual que el anterior, nos llevan a carpetas especialmente

configuradas para organizar nuestros contenidos multimedia, en este caso

imágenes y música.

o Equipo: corresponde al antiguo acceso a “Mi PC” disponible en versiones de

Windows anteriores a Vista, este nos brinda el acceso a las unidades de

almacenamiento que se encuentren conectados a nuestro equipo. Generalmente

el disco duro, unidades ópticas y medios extraíbles (usb, sd cards, etc)

o Panel de Control: en él se encuentran disponibles las diferentes opciones de

configuración del equipo, nos muestra una pantalla así:

o Dispositivos e impresoras: mientras que en “Equipo” se despliegan los dispositivos

de almacenamiento disponibles, aquí se encuentran disponibles los diferentes

dispositivos de entrada y salida (además de unidades de almacenamiento

extraíbles) conectados a nuestro computador.

o Programas predeterminados: permite determinar cuáles programas abrirán un

tipo de archivos específico, por ejemplo: el programa predeterminado para abrir

archivos de texto sin formato (txt) es el bloc de notas de Windows.

o Ayuda y soporte técnico: también disponible mediante la tecla F1, y de ahí que F1

en informática generalmente está relacionado con los contenidos de ayuda, nos

lleva al centro de ayuda y soporte técnico de Microsoft Windows.



o Apagar: este botón apaga el equipo de la forma correcta, y nos ofrece mediante

un menú (al hacer click en la flecha) las opciones de cierre de sesión, bloqueo,

reinicio, hibernación y suspensión de Windows.

4. Explorador de Windows

El explorador de Windows es el medio a través del cual accedemos a todos los archivos presentes

en nuestro equipo, incluidos los archivos más íntimos del sistema operativo. Esencialmente nos

muestra como pantalla inicial una colección de carpetas correspondientes a la Biblioteca, dichos

directorios son: Documentos, Música, Videos e Imágenes. Adicionalmente, en el panel izquierdo

nos ofrece las diferentes ubicaciones de nuestro equipo, pudiendo navegar a través de ellas hacia

la ruta de acceso que deseemos.

El explorador en ocasiones viene pre-anclado a nuestra barra de tareas, en caso que este no sea el

caso podemos ubicarlo muy sencillamente haciendo click en el Menú Inicio y escribiendo en el

Cuadro de búsqueda rápida las palabras “Explorador de Windows”, tal como se muestra en la

figura:

Para anclarlo a la barra de tareas, lo cual es muy recomendable, basta con arrastrarlo al lado del

botón inicio.



Microsoft Office

Es un paquete de aplicaciones ofrecido por Microsoft que incluye herramientas de trabajo ideales

para la oficina u hogar, está compuesto por un poderoso procesador de textos, una excelente

aplicación de hojas de cálculo, un gestor de bases de datos, un diseñador de presentaciones, entre

otras aplicaciones que se irán desarrollando a lo largo de este curso.

La versión más reciente de este paquete es Microsoft Office 2010 para el entorno Windows y 2011

para el sistema operativo Mac OS X. Existen además, diferentes distribuciones de office entre ellas

la versión profesional y la versión empresarial, cada una de ellas está orientada a diferentes

formas de trabajo, conservando su apariencia y potencia.

Ahora es necesario empezar con la descripción de sus aplicaciones, las cuales seguirán el siguiente

orden: Word, PowerPoint, Publisher, Excel y Access.

Microsoft Word Microsoft Word es el procesador de textos más popular de todos los tiempos, efectivo por su

potencia y diversidad de herramientas. Su primera versión fue publicada en 1983, y ha ido

evolucionando de forma increíble hasta su actual versión 14 (Word 2010). Se encuentra disponible

tanto para Windows como para el sistema operativo de Apple, Mac OS X. El formato actual de

Microsoft Word es aquel que tiene por extensión “.docx”, cuya ventaja principal sobre el formato

anterior (doc) es la compresión del contenido, esto significa que los documentos que maneja

Word hoy día representan una fracción en memoria de lo que ocupaban sus predecesores.



En la esquina superior izquierda tenemos el Botón Office, que al hacer click nos muestra

un menú con las opciones equivalentes al tradicional mené “Archivo” presente aún en

muchas aplicaciones comerciales. El botón office es común en todas sus aplicaciones

(versión 2010) y en él encontramos lo siguiente:

o Nuevo: crea un nuevo archivo del tipo correspondiente a la aplicación abierta, en

caso de Word un documento de texto.

o Abrir: lleva al cuadro de dialogo que permite abrir archivos previamente creados

para ser manipulados y editados por la aplicación en cuestión. En este caso Word

abrirá documentos por él soportados.

o Guardar: guarda el archivo actual, en caso que sea primera vez debemos

proporcionar el nombre del archivo, el formato y la ubicación donde será

guardado. Si se ejecuta este comando por segunda vez, la acción ejecutada es

guardar los cambios hechos al archivo previamente creado y almacenado.

o Guardar como: suponiendo que hemos guardado un archivo y luego de haberlo

modificado deseamos crear otra versión en lugar de guardar los cambios, este

comando nos permitirá crear un nuevo archivo con el nombre, formato y

ubicación que le sea proporcionada.

o Imprimir: despliega el cuadro de dialogo de impresión, a través del cual es posible

imprimir el archivo actual.

o Preparar: nos brinda la posibilidad de mostrar y modificar las propiedades del

archivo abierto.

o Enviar: si tenemos configurado el software de forma correcta para el envío de

faxes y correos electrónicos, esta opción nos permite hacerlo de una forma muy

rápida.

o Publicar: contiene las opciones referentes a la publicación de nuestro archivo en

caso que tengamos el software adecuado disponible en nuestro ordenador.

o Cerrar: cierra el documento actual sin salir de la aplicación.

o Archivos recientes: es una lista automática que contiene los últimos archivos a los

cuales la aplicación ha tenido acceso.



o Opciones del programa: contiene las diferentes opciones de configuración del

programa en cuestión.

o Salir: este botón cierra la aplicación actual.

Al lado del botón office tenemos la barra de herramientas de acceso rápido, cuyos

botones pueden ser modificados acorde a nuestras necesidades.

Las Cintas de herramientas son aquellas bandas que ofrecen los comandos agrupados por

categorías y brindan acceso a las funciones del programa.

La Barra de estado proporciona información referente al archivo actual, en caso de Word,

el número de página, conteo de palabras e idioma definido para el documento.

Función Zoom: son los controles que alejan o acercan el documento proporcionando la

vista que al usuario más le convenga.

Funciones de Microsoft Word

Formato

En Microsoft Word, las opciones de formato nos permiten aplicar características

específicas al texto que se esté manipulando, estudiaremos las siguientes:

Fuente

Está disponible con la combinación de las teclas Control + M y permite cambiar los

atributos de la fuente actual: tipo, tamaño, estilo, color, subrayado y efectos. Los

comandos disponibles a la opción fuente se aplican al texto previamente seleccionado.

Párrafo

Son un conjunto de opciones para el ajuste de las características propias de un párrafo:

alineación, sangría, espaciado, interlineado, tabulaciones, viñetas y esquema; algunas de

ellas las tenernos disponibles en la ficha Párrafo de la cinta inicio.



Se observan en primera instancia las opciones de esquema y viñetas, seguido de las

sangrías, la opción ordenar datos, el botón para mostrar marcas de párrafo; en la parte de

abajo tenemos las 4 opciones de alineación disponibles: izquierda, centro, derecha y

justificado; seguidamente la selección de interlineado, relleno y bordes de párrafo. Al

hacer click sobre la flecha inferior derecha de esta ficha accedemos al cuadro de dialogo

con las opciones de una forma más avanzada:

Estilos

Los estilos aunque en las versiones actuales de Word aparecen muy visibles, dispuestos

algunos de ellos en vistas previas sobre la banda inicio, también formaron parte de

versiones anteriores. No son solamente una opción de formato rápido, el uso de estilos

permite a la aplicación guardar cierta información muy útil para la creación de tablas de

contenido, es decir, a través de estos es posible generar un esquema automático del

documento que incluya números de página.

Entre las opciones de Estilos tenemos:

o Borrar formato: convierte nuestra selección en texto sin formato, útil

cuando no podemos acceder a alguna propiedad del texto que deseemos

cambiar.



o Cambiar estilos: nos lleva a un menú de selección de nuevos

estilos, los cuales se aplicarán automáticamente sobre los estilos

actuales, convirtiendo nuestro documento en uno nuevo con

opciones de formato diferentes.

o Modificación y Administración de estilos: estas opciones están

disponibles al hacer click sobre la flecha inferior derecha de la ficha estilos

y permite la modificación del paquete de estilos que se encuentre activo,

así como la creación de nuevos estilos rápidos.

Copiar formato

Opción disponible desde la ficha Portapapeles, permite copiar el formato de un texto o

párrafo seleccionado y aplicarlo a otro texto o párrafo al seleccionado.

Cinta Insertar

Esta recoge las opciones de incrustación de objetos que van desde saltos de página hasta

las herramientas más especificas de un área determinada, tal como el editor de

ecuaciones.

Portadas, páginas y Saltos de Página

En la ficha Páginas encontraremos estas opciones y sus funciones

respectivas son las siguientes:

o Portada: crea una página automática de portada ideal cuando el tiempo

juega en contra de nosotros, sin perder la elegancia de una buena

presentación.

o Página: inserta una página completa, en blanco, a partir de la ubicación del

cursor.



o Salto de Página: a diferencia de la opción anterior, un salto de página lo

que hace es desplazar el texto inmediato después del cursor hacia la página

siguiente sin necesidad de producir una página en blanco. También es

posible ingresar un salto de página con la combinación de teclas

Control + Intro

Tablas

Microsoft Word es la aplicación más optimizada en la suite de office para

crear y manipular tablas con grandes contenidos de texto, aquí se puede

editar de una forma muy intuitiva cada una de las características de la

tabla hasta lograr el resultado deseado.

Al hacer click sobre el comando Tabla de la cinta insertar, se despliega un

menú con las opciones de inserción. Para crear rápidamente una tabla

basta con señalar entre los recuadros el rango de filas y columnas

deseado, así:

En este momento es donde nos gustaría cambiar el diseño y el estilo de la tabla, esto lo

logramos al hacer click sobre la tabla, entonces apareceran como cintas adicionales en la

barra de selección de bandas las opciones:

Herramientas de tabla: Diseño, Presentación.

En la banda Diseño nos tenemos las opciones de estilos y de trazado de tabla.

Permite crear nuevas lineas dentro de la tabla, tal cual tuvieramos un lapiz en la mano y empecemos a dibujar lineas.

Al contrario de la anterior, este comando nos proporciona un borrador, que al hacer click sobre alguna de las lineas de la tabla la elimina.

Estilos de tabla Nos brinda los comandos pertinentes al estilo de tabla, sombreados y tipos de bordes así como sus colores.

Este es el resultado Este es el resultado

Este es el resultado Este es el resultado



Por su parte, la cinta de Presentación contiene botones referentes a la edición de la tabla,

propiedades, insertar y eliminar celdas, entre otras opciones.

Ilustraciones

Esta ficha, ubicada en la cinta Insertar, dispone de las siguientes opciones:

Inserta una imagen directamente desde un archivo guardado en el ordenador.

Inicia el cuadro de búsqueda de imágenes prediseñadas con opción de búsqueda en la web de Microsoft Office.

Despliega el menú de formas básicas (anteriormente llamadas autoformas) y al hacer click sobre alguna de ellas nos permite dibujarla.

Abre el menú de inserción de diagramas, contiene una galería con diferentes tipos de diagramas automáticos.

Tal como el icono lo sugiere, esta opción nos da la posibilidad de crear gráficos estadísticos y en general cualquier gráfico de comparaciones porcentuales.

Dado que las primeras 4 opciones son de hecho, bastante intuitivas, en este documento se

explicara con detalles solamente la creación de gráficos:

o Al hacer click sobre el botón Gráfico se abre el menu de selección de tipo de

gráfico, elegiremos el más adecuado a nuestros datos.

o Inmediatamente despues de haber seleccionado nuestro tipo de gráficos,

nuestra pantalla se acomoda en cascada con una nueva ventana de Excel

donde colocaremos los datos del gráfico.



o Introducimos los datos en la planilla de Excel. Culminado este procedimiento

cerramos la ventana de Excel y nuestro grafico se actualizará con los valores

nuevos. Ejemplo:

Encabezado y Pie de página

Permite determinar el encabezado y pie de página común en las páginas de nuestro

documento, aunque existen formas de personalizarlo para cada sección de un documento,

generalmente se utiliza en el campo empresarial para personalizar todas las páginas del

mismo.

Sus opciones permiten editar el área correspondiente a la parte superior e inferior del

documento, pudiendo así predeterminar un membrete para todas las hojas del

documento, como también un pie de página con información adicional (generalmente

números de página, los cuales son automáticos). En el modo de edición de encabezados y

pie de páginas podemos incrustar autoformas, imágenes y los recursos que consideremos

necesarios y que estarán presentes en todas las páginas, por ejemplo el logo de una

empresa.



Otros Objetos

También es posible colocar en nuestros documentos otro tipo de objetos tales como

ecuaciones, texto con estilo de forma y efectos especiales (WordArt), así como también

documentos de otras aplicaciones, lo cual lograremos a través del botón Objeto, que nos

lleva al siguiente menú:

En este menú disponemos de muchísimos objetos los cuales podemos insertar, nuevos o

también directamente desde un archivo.

Diseño de página, Referencias y Comentarios.

Diseño de página

La configuración de páginas en Microsoft Word no se limita a las opciones propias del

papel como tamaño, orientación y márgenes, sino que ofrece dos comandos muy

importantes: Columnas y Saltos. A continuación definimos los 5 comandos más utilizados

de esta banda.

En este comando seleccionamos los márgenes de página a utilizar, pudiendo personalizarlo según nuestras necesidades.

A través de esta opción definimos la orientación de la página, vertical u horizontal.

Al presionar este botón se despliega un menú con los diferentes tamaños de página en el cual elegiremos el del papel que se utilizará en la impresión.

Este comando no está relacionado con el papel sino con el diseño de la página en sí, en específico de la porción de página que hayamos seleccionado. Al aplicar esta opción el texto se divide en tantas partes como número de columnas seleccionemos y posteriormente se mostrará dividido por saltos de columna.

Proporciona una serie de opciones para inserción de saltos, cada una con su respectiva descripción, sin embargo, para efectos de este curso explicaremos la opción Salto de Sección > Página siguiente.



Salto de Sección > Página Siguiente

En primer lugar es conveniente definir Sección, una sección es una porción de documento

con características particulares en cuanto a diseño de páginas, es decir, puede ser

diferente del resto del documento en cuanto a tamaño de página, orientación, márgenes,

encabezados y pie de página.

Un salto de Sección: Página Siguiente, indica que en la siguiente página se inicia una nueva

sección del documento, para la cual se podrá configurar las características mencionadas

anteriormente sin afectar la sección actual.

Referencias

Cuando necesitamos hacer una monografía requerimos hacer citas de autores, notas al pié

del documento, y al final construir una bibliografía. Con la herramienta de gestión de

referencias de Microsoft Word esta labor deja de ser tediosa para convertirse en nuestra

herramienta amiga en el trabajo. Las opciones más importantes y útiles que se tienen en

esta banda son las siguientes:

o Tabla de contenido: crea tablas de contenido automaticas, de

acuerdo con los niveles de títulos señalados en los estilos

previamente utilizados, estas incluyen número de páginas y

también pueden ser creadas de forma manual.

o Notas al pie: agrega un superindice de identificación de la nota al

pie, además de colocar el mismo indice en la parte inferior del

documento listo para añadir acotaciónes o referencias.

o Insertar Cita: despliega un menú con las fuentes previamente

ingresadas, asi como la opción de agregar nuevas fuentes, al

seleccionar alguna de dichas citas, esta se añadira de forma

automatica al documento con el estilo especificado, comúnmente

APA.

o Bibliografía: crea una bibliografía de forma automatica a partir

de las fuentes ingresadas.

o Insertar título: es la forma correcta de insertar el titulo de una imagen

o ilustración, de esta manera podrémos crear, a través de la opción

Insertar Tabla de ilustraciones, un indice de dichos elementos del

documento, además de ser cargadas entre las opciones de referencias

cruzadas.

o Las referencias cruzadas permiten citar un texto en otra parte del documento.



Revisión

La banda Revisar agrupa las opciones inherentes al análisis del documento, desde el punto

de vista gramatical y de contenido. Sus opciones más utilizadas son:

o Ortografía y gramática: ejecuta la revisión gramatical del

documento, detectando los errores y ofreciendo sugerencias de

corrección.

o Comentarios: si estamos en un escenario donde nos toca corregir

un documento digital en Microsoft Word, la opción comentarios

nos permite añadir globos de comentarios para la selección de

texto deseada. Ejemplo:

Microsoft PowerPoint Microsoft PowerPoint es una aplicación de creación de presentaciones que ha revolucionado las

formas de exponer y mostrar información por medio de diapositivas. Fue introducido al mercado

por primera vez en el año 1987 en su versión 1.0, estando disponible en la actualidad para los

sistemas operativos: Windows y Mac OS X en las versiones 2010 y 2011 respectivamente. Maneja

como extensión de archivos “.pptx” al igual que Word, el nuevo formato lleva consigo mejoras en

la gestión de información; además, permite la creación de archivos pps o ppsx, al ser guardados de

esta manera su vista principal es la vista de presentación, es decir, al abrirlos solo se mostraran las

diapositivas en pantalla completa.



La interfaz es muy similar a la de microsoft Word, de hecho toda la suite de office resulta

homogenea en sus estilos visuales. En este caso los unicos elementos nuevos son: las diapositivas

en lugar de las páginas, y la vista de miniaturas de las diapositivas en el panel izquierdo.

Las diapositivas en PowerPoint no son como las páginas de Word, en las cuales podiamos ingresar

texto directamente, en este caso el texto se ingresa en las formas y cuadros de texto que hayamos

insertado en la diapositiva.

El botón office se mantiene igual, es por ello que fue descrito con detenimiento en el apartado de

Microsoft Word.

Funciones de Microsoft PowerPoint

Cinta Inicio

Adición y diseño de diapositivas

En PowerPoint las diapositivas no se agregan automáticamente como las

páginas de Word, en esta aplicación se cuenta con una herramienta para

crear nuevas diapositivas, podemos ubicarla en la cinta inicio.

Al hacer click sobre la imagen se crea una diapositiva

automáticamente, en cambio al hacer click sobre la etiqueta

Nueva diapositiva se despliega un menú en el cual debemos

seleccionar el diseño de la diapositiva. Más adelante se explicará

como modificar los diseños preestablecidos.

Al lado del botón nueva diapositiva están los comandos: Diseño,

que permite cambiar el diseño de la diapositiva actual;

Restablecer, que devuelve el estilo original de la diapositiva en caso que haya sufrido

modificaciones manuales; y por último Eliminar, este elimina la diapositiva actual.

Formato de fuente y párrafo

Estas opciones se manejan de la misma forma que en Microsoft Word. La ficha fuente nos

brinda las opciones para elegir el tipo, tamaño, estilo y efectos de letra a utilizar, mientras

que la de párrafo permite definir la alineación, interlineado, sangría, esquemas, y dirección

de texto.

Adición de autoformas

En esta aplicación, dado que la página no es un campo directo para escritura, las

autoformas resultan imprescindibles, y dada su importancia han sido ubicadas en la ficha

inicio de PowerPoint. Su manejo es igual que en Microsoft Word.



Se hace click sobre la autoforma deseada, luego

se hace click sobre la diapositiva, dejando

presionado el botón del mouse, se arrastra

ajustando al tamaño deseado y nuestra

autoforma estará lista para usar.

Estilos y edición rápida de autoformas

Para cambiar el formato de la autoforma seleccionamos la forma y se activarán sus

opciones en la ficha dibujo:

Los nombres de las opciones hablan por sí solos. El relleno de autoforma admite además

de colores, otro tipo de recursos tal como degradados e imágenes. Los Estilos rápidos

comprenden bonitos colores y efectos de autoforma predefinidos y acordes al tema (de

colores) seleccionado para la presentación.

Insertar Objetos

La banda insertar es similar a la de Microsoft Word, las acciones

que en ella se ejecutan están descritas en el apartado anterior.

En PowerPoint, una de las ventajas es la posibilidad de

introducir sonidos y videos para su reproducción durante la

presentación de las diapositivas. Es la única característica

particular respecto a las otras aplicaciones.



Diseño

La banda diseño permite al usuario determinar la orientación de las diapositivas, tamaño,

temas y estilos de fondo.

Los temas son una serie de compilaciones de estilos, diseños y colores, que al ser

seleccionados modifican la estructura de todas las diapositivas, hagamos la prueba

aplicando el tema de nuestro agrado:

Al cambiar los colores, el tema se ajusta a la nueva configuración y así obtenemos una

forma muy dinámica de elegir el diseño final de nuestra presentación. Asimismo, las

fuentes y efectos pueden personalizar al máximo la herramienta temas que a su vez da

forma a las diapositivas. Existe la forma de crear temas personalizados pero esto lo

veremos más adelante en el patrón de diapositivas.

Existe también la opción Estilos de fondo, esta permite colocar un fondo a las diapositivas

que puede ir desde los sencillos degradados preestablecidos, hasta ser totalmente

adaptados con imágenes de archivo.

Personalización y Animación de las Diapositivas

En muchas ocasiones resulta útil sacar el máximo potencial que nos ofrecen ciertas

opciones incorporadas en PowerPoint, algunas de ellas son:

o Patrón de diapositivas: se encuentra disponible en la banda Vista, a través de

este se puede modificar el diseño de los diferentes tipos de diapositivas.

o



Si deseamos modificar el diseño de algún tipo de diapositiva (diapositiva de títulos,

en blanco, etc) solo debemos situarnos sobre dicha diapositiva en la vista Patrón,

añadimos, movemos, eliminamos o cambiamos los elementos que sean

necesarios, teniendo la oportunidad de insertar imágenes de fondo, crear fondos

personalizados, etc. Para terminar con los cambios debemos salir de esta vista,

para ello hacemos click en el botón:

o Personalización de Animación: las animaciones son aquellos efectos de

movimiento, desvanecimiento y formas de aparecer que pueden darse a los

objetos de cada diapositiva. En otros términos, cada objeto insertado en la

diapositiva puede ser configurado de forma distinta para hacer su aparición en

el momento de la presentación. Para ello hagamos unas cuantas practicas

usando el botón:

Este está disponible en la cinta Animaciones y despliega el siguiente menú:

Comenzando con la práctica creamos cualquier autoforma y luego de creada la

seleccionamos, hacemos click en Agregar Efecto y así vamos probando los

diferentes efectos que ofrece PowerPoint.

o Transiciones: se encuentra en la misma cinta que la opción anterior, su

función es determinar la forma en que una diapositiva da paso a una nueva, es

decir, la transición ente una y otra, el efecto se aplica sobre la diapositiva

actual al hacer click sobre alguna de las opciones. Si deseamos aplicar el

mismo efecto para todas las diapositivas hacemos click en la opción Aplicar a

todo.



Microsoft Publisher Es una aplicación de autoedición, lo que quiere decir que facilita de sobremanera la creación de

cierto tipo de documentos. Utilizando palabras más sencillas, Publisher es un proveedor de

plantillas rápidas para la creación de documentos generalmente destinados a la publicación. Su

primera versión salió al mercado en el año 1991, solo disponible incluso en la actualidad para el

entorno Windows, esto se debe tal vez a la poca popularidad de Publisher frente a otras

aplicaciones mucho más potentes en su género. Soporta formatos .pub, propio de Publisher, asi

como doc, html, entre otros.

En la versión 2010 del paquete de Office se incluye con la interfaz Ribbon. Al iniciar Publisher la

primera pantalla que nos ofrece es la siguiente:

En ella debemos seleccionar el tipo de publicación que deseemos crear y automáticamente

Publisher nos provee de una serie de plantillas predefinidas en las cuales ingresaremos los textos

correspondientes a nuestro caso.

Tenemos plantillas como las siguientes:



Por su simplicidad, Publisher no se recomienda para ciertas aplicaciones, recordando que su

esencia es una aplicación dirigida a publicaciones rápidas, de ahí su nombre.

Sus funciones destacadas son:

Anuncios Boletines Calendarios Catálogos

E-mails Currículos Diplomas Etiquetas

FolletosFormularios comerciales

Letreros Membretes

Menús Pancartas Postales Programas

Prospectos Sobres Sitios webTarjetas de

presentación

Tarjetas de invitación

Tarjetas de felicitaciones

Vales de regalosPublicaciones

rápidas

Plantillas predefinidas

Cuadros de Texto entrelazados

Opciones rápidas para impresiones múltiples



En este programa no se desglosa teoría como lo hicimos para PowerPoint y Word, básicamente

porque sería redundar sobre lo anterior, es por ello que para efectos de esta aplicación nos

dedicaremos directamente a la creación de una página web rápida, tal como la que se muestra a

continuación:



Microsoft Excel Una curiosidad sobre el origen de Excel, es que su primera versión estuvo disponible para Mac y

fue en el año 1982, fecha en que Windows no existía. Excel es una potente aplicación de hojas de

cálculo que ofrece grandes funcionalidades para diferentes áreas tales como: ingeniería,

economía, gestión de proyectos, etc. Integra además una herramienta de desarrollo de

aplicaciones dentro de su entorno bajo el lenguaje Visual Basic, desarrollado también por

Microsoft. Sus versiones actuales son 2010 y 2011 para Windows y Mac OS X respectivamente.

Admite los formatos xlsx (Excel 2007 en adelante), xls (anteriores a 2007), xlsm (archivo de Excel

habilitado para macros), entre otros.

Su interfaz es similar a las demás aplicaciones, y es que fue Excel quien determinó el diseño de las

aplicaciones de Office en un momento de su historia en el cual la popularidad de esta hoja de

cálculo alcanzó niveles máximos y los usuarios se encontraban tan familiarizados con esto que

Microsoft se vio en la obligación de adaptar las interfaces del resto de las aplicaciones a un

entorno más parecido a Excel.

Como elementos resaltantes en la interfaz tenemos la Navegación entre hojas, en la cual

podemos copiar, añadir y eliminar hojas del libro de cálculo; El Nombre de la Celda, que viene

dado por un sistema de coordenadas, donde su el primer digito viene del nombre de la Columna

(identificadas en orden alfabético) y el segundo dígito corresponde al número de fila, así pues el

nombre de la primera celda es A1; y por ultimo tenemos la Formula o Valor de Celda, en esta se

muestra el valor o la formula que contenga la celda, para entenderlo de una mejor forma se

explican luego los tipos de datos en Excel.



Tipos de datos en Microsoft Excel

Formula

Indican operaciones aritméticas, lógicas, algebraicas, relacionales, entre otras. Las

formulas se identifican en la Barra de formulas porque empiezan con el signo “=” (sin las

comillas). Más adelante se explica el uso de las formulas

Valores numéricos

Incluyen diferentes tipos de números: fechas, cantidades de dinero (moneda), notación

científica, porcentajes y otros. En el apartado siguiente se explica la forma de dar formato

a números.

Texto

Una celda puede incluir texto, además pueden insertarse saltos de líneas con la

combinación de teclas: Alt + Intro. La cuestión del texto varía cuando se usa dentro de

formulas, para evitar un error, es necesario que el texto vaya entre comillas, ejemplo:

Formula: =”Hola”

Referencias

Una celda puede hacer uso de la información de otra, para ello solo se proporciona el

nombre de la celda que contenga el valor deseado y este puede ser usado para otras

operaciones que se explican adelante.

Formato

Formato de Celdas

Parte de sus opciones se encuentran en la banda Inicio, sin embargo al presionar la

combinación de teclas Control + 1 emerge un menú en el cual encontramos todas las

opciones agrupadas por categoría:



Número

Se muestran las siguientes opciones y en este menú es posible escoger el formato más

adecuado al tipo de dato que estemos manejando.

Alineación

Nos ofrece opciones para determinar la alineación horizontal y vertical del texto, la

sangría, orientación y ajuste del mismo.

Fuente

Al igual que en el resto de las aplicaciones, el menú fuente permite configurar el tipo

de letra que deseemos utilizar, su estilo, tamaño y efectos.



Bordes

Aquí están contenidas las opciones para dar contornos a las celdas, y se puede

establecer el estilo de borde, color y las líneas a trazar.

Relleno

Excel permite también sombrear las celdas con un relleno que puede variar entre:

colores solidos, tramas y degradados, todos ellos los encontramos en la ficha relleno

del cuadro de dialogo formato de celdas.

Proteger

Determina si la celda estará bloqueada cuando la hoja de cálculo se encuentre

protegida. Revisión, Cambios, Proteger Hoja.



Estilos

Este grupo de opciones, disponible en la cinta de Inicio, ofrece tres opciones, la primera es

formato condicional, el cual será explicado más adelante, las otras dos son Dar formato

como tabla y Estilos de celda. Ambas permiten dar un formato rápido y elegante a

nuestras celdas, adicionalmente si seleccionamos dar formato como tabla se añaden

opciones de filtro automático en el encabezado de nuestra tabla.

Edición de Celdas

Comprende las opciones Añadir o Eliminar: Filas, Columnas y Hojas, además de definir la

altura y anchura de la celda:

Formulas generales Es momento de comenzar con las formulas generales, automatización de cálculos, entre otras

cosas.

• Autocompletado de series

Si tenemos dos elementos que siguen una secuencia y seguiremos introduciendo valores

de la misma secuencia, Excel nos facilita el trabajo con el Autocompletado de series, asi:



• Aritmética en Microsoft Excel

Como se dijo en un principio, para escribir una formula debemos empezar utilizando el

signo = tal como se muestra en el ejemplo a continuación. De esta manera estaremos

consiguiendo como valor de celda 16,66 correspondiente a las operaciones aritméticas

que se escribieron en la formula, tal cual lo haríamos en una calculadora científica.

• Referencias de celda

Hasta el momento Excel solo nos había servido de calculadora, sin embargo, con la

posibilidad de hacer referencias a otras celdas se destaca su potencia como hoja de

cálculo, de ahí que en el ejemplo existe un producto entre “el valor referido de la celda

A1” por un número entero, en este caso el 2. También pudiera hacerse referencia a otra

celda, y en general tantas como el calculo implique.

Gráficos en Microsoft Excel Para producir gráficos en Excel basta con seleccionar los datos a graficar y hacer click en Insertar

Gráfico, seleccionar el tipo adecuado y nuestro gráfico estará listo. Hagamos el siguiente ejemplo:



Formato Condicional y Saltos de Página

Formato Condicional

Supongamos que estamos transcribiendo las notas de un grupo de 20

alumnos y deseemos sombrear en rojo las notas de exámenes aplazados,

¿será necesario ir buscando las notas inferiores a 10 para sombrear

dichas celdas? La respuesta es: Definitivamente No. La herramienta formato condicional

tiene las opciones que necesitamos para estos casos:

Seleccionamos el conjunto de datos y luego aplicamos el formato condicional que

corresponda, teniendo además como posibilidad las Escalas de Colores, las cuales

Aplicaremos en las notas definitivas del ejercicio.



Saltos de Página

Es muy probable que las personas que hayan utilizado Excel se hayan visto en el conflicto

de que las celdas la hoja no caben en la hoja de impresión. Ese problema se resuelve con la

opción: Área de Impresión

Esta herramienta se encuentra en la banda Diseño de página. Para usarla seleccionamos

las celdas que componen nuestra hoja, damos click en Área de Impresión y luego en la

opción: Establecer área de Impresión.

Desde este momento el área queda delimitada por un borde distinto que indica a la

impresora la porción a imprimir, así como un ajuste del zoom para optimizar dicha

impresión. Para visualizar de una mejor forma los cambios en la hoja y tener la opción de

modificar los saltos de página hacemos click en la cinta Vista, luego en la opción: Vista

previa del Salto de Página

Que nos deja el documento así:

Teniendo como opción al hacer click secundario sobre una celda: Insertar Salto de Página.



Microsoft Access Microsoft Access es la aplicación de gestión de bases de datos ofrecida por Microsoft en su

paquete Office, es un programa relativamente sencillo que ofrece creación automática de bases

de datos para cierto tipo de proyectos así como la posibilidad de crear bases de datos más

sofisticadas de una forma sencilla. Access fue introducido en el mercado en el año 1991 y desde

entonces su uso es exclusivo del sistema operativo Windows. Access sigue formando parte de

Office, sin embargo en la actualidad Microsoft ha incluido herramientas que facilitan la

manipulación de bases de datos SQL en su suite de programación Visual Studio. La versión más

actual de Access es la 14.0 mejor conocida como Microsoft Access 2010.

Su pantalla de bienvenida contiene las plantillas preestablecida de Access, de la cual podemos

seleccionar una opción, o también crear una base de datos en blanco y abrir una base de datos

existente.

Tablas Son los principales contenedores de información de las bases de datos, en ellas se contiene toda la

información y de allí se envía a los demás elementos que la componen, para crear una tabla en

Access tenemos las siguientes opciones disponibles en la ficha Crear:



La opción tabla nos lleva directamente a una tabla en blanco, en ella podremos añadir campos y

registros. La segunda es plantillas de tabla, en esta encontramos plantillas predefinidas de Access

como se muestran en la figura. Por último tenemos Diseño de tabla, en esta opción determinamos

los nombres de los campos y el tipo de datos que contiene cada uno de ellos, es ideal utilizar esta

opción para ahorrar espacio en memoria.

Formularios Creada la tabla con sus respectivos campos procedemos a llenarla, pero no agregando registros

directamente a la tabla, esto sería un completo error dadas las grandes posibilidades de confusión

que se producirían al manejar bases de datos grandes. Para eso fueron diseñados los formularios,

los cuales en Access se diseñan de forma automática de acuerdo con la tabla en cuestión. En este

caso nos ubicamos en la tabla que deseamos llenar y damos click en el icono:

De inmediato se crea un formulario con los mismos campos de la tabla. Para utilizar el formulario

basta con hacer click en el icono Ver en la cinta inicio y seleccionar Vista Formulario. En ese

momento obtendremos nuestro formulario listo para empezar a introducir registros en una

pantalla similar a la siguiente:



Iniciamos con la introducción de los registros, para desplazarnos entre los campos del formulario

utilizamos el tabulador del teclado (Tecla TAB), al llegar al último campo presionamos la tecla Intro

para guardar el registro e ingresar otro.

En este momento los datos introducidos están en la cache del programa, para que se guarden en

la tabla basta con ir a dicha table y presionar el botón actualizar todo:

Informes Para imprimir la base de datos necesitamos generar un informe, este es el archivo que Access nos

proporciona con la posibilidad de impresión. Los pasos a seguir son similares a los del formulario:

nos ubicamos en la tabla correspondiente y hacemos click en el icono Informe ubicado en la cinta

Crear



Automáticamente se crea un Informe del cual podemos quitar elementos hasta optimizarlo para

su impresión. También podemos aplicar opciones de filtrado a través del icono Filtro:

Hecho lo anterior tendremos un informe como este, listo para imprimir y aplicar estilos:

Windows y Office

Documents

Transcript of Windows y Office