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A I D E - M É M O I R E

República Dominicana

Proyecto de Recuperación de Emergencia y Gestión del Riesgo por Desastres Naturales

14ª Misión de supervisión del Banco Mundial -

30 de Enero al 4 de Febrero de 2012

A. Introducción

1. Una misión técnica del Banco Mundial1 visitó la República Dominicana del 30 de Enero al 4 de

Febrero de 2012 para realizar la supervisión y seguimiento de las actividades vinculadas el Proyecto de

Recuperación de Emergencia y Gestión del Riesgo por Desastres Naturales.

2. Los objetivos específicos de la misión fueron a) hacer seguimiento de las acciones acordadas en la

misión de Junio de 2011 y durante la restructuración del proyecto asociada a la tramitación del

financiamiento adicional negociado en Septiembre de 2011 y aprobado por el directorio del Banco

Mundial en Noviembre de 2011, b) conocer el estado de cumplimiento de las condiciones de

efectividad del financiamiento adicional otorgado, c) discutir posibles mejoras a los planes de gestión

social y ambiental del Proyecto, d) revisar la implementación de las tareas de mejora de la seguridad de

presas sugeridas en Mayo de 2008 y e) revisar del estado de ejecución y actualizar los Planes de Acción

y de Adquisiciones. La misión además inspecciono el estado de avance de las obras hidroeléctricas, de

transmisión y de riego.

3. Los miembros de la misión agradecen las autoridades del Ministerio de Economía, Planificación y

Desarrollo y a las autoridades y los equipos técnicos del INDRHI, de la CDEEE, EGEHID y ETED, por

la atención brindada a la misión. El presente Ayuda Memoria resume los principales resultados y

acuerdos logrados, discutidos en reuniones de síntesis mantenidas con el Sr Vice-Presidente de CDEEE,

Lic. Celso Marranzini, el Sr. Director Ejecutivo de INDRHI Ing Francisco Rodríguez y con el Sr

Administrador de EGEHID Ing. Víctor Ventura. El mismo fue discutido en la reunión de cierre de la

Misión presidida por el Arquitecto Nelson Toca, Vice Ministro de Economía y Planificación, con la

participación del Dr. Juan F. Monegro, Director General de Desarrollo Económico y Social, y de la

Lic. Cenia Correa, Asistente del Vice-Ministro de Economía y Planificación.

B. Datos clave del Proyecto

Datos Clave del Proyecto Indicadores de desempeño del Proyecto*

Ultimo (1) Ahora

Board Date Abril 10, 2008 Avance en el alcance de los Objetivos de Desarrollo del Proyecto (PDO)

MS MS

Declaracion de efectividad Mayo 6, 2009 Implementacion General MS MS

Fecha de Cierre Diciembre 31, 2013 Manejo Financiero MU MS

Edad del proyecto 46 meses Adquisiciones MU MS

% de edad del proyecto 68 % Manejo del Proyecto MS MS

Total del prestamo** 80 US$M Financiamiento de Contraparte S S

% desembolsado 48 % M&E MS MS * S = Satisfactory, MS = Moderately Satisfactory, MU = Moderately Unsatisfactory - (1) ratings dados en el ISR#8 de Nov de 2011

** sin considerar el finaciamiento adicional de 20 millones aprobado en Nov 2011pendiente de ratificación parlamentaria

1 Javier Zuleta (Coordinador del Proyecto), Keisgner Alfaro (Especialista en Adquisiciones), Alessandro Palmieri (Especialista

en Presas), Luis María Vaca Soto (Consultor Especialista en Energía), Robert Montgomery (Especialista en Ambiente), Francisco

Geraldes (Consultor Especialista ambiental), Tiina Marjaana Hyponnen (Profesional Joven) y Maritza Rodríguez (Especialista

en Gestión Financiera).

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C. Principales aspectos discutidos durante la misión:

Estado de tramitación de la declaración de efectividad del Financiamiento Adicional

4. La Misión fue informada por las autoridades del Ministerio de Hacienda y de las entidades ejecutoras

sobre del estado de la ratificación parlamentaria del préstamo adicional solicitado y aprobado por el

Banco para hacer frente a los costos adicionales surgidos de la evaluación realizada en 2011. Luego de

la aprobación del directorio del Banco Mundial el 17 de Noviembre de 2011 el Poder Ejecutivo envió el

12 de diciembre la solicitud de préstamo negociada al Congreso Nacional para su ratificación

parlamentaria condición previa para la declaración de efectividad del préstamo. Esta solicitud fue

enviada a revisión en la comisión respectiva en el Senado y no fue tratada en el recinto durante el

periodo de sesiones ordinarias que termino en los primeros días de enero de 2012. Durante la Misión se

informo que se han hecho las gestiones respectivas a fin de lograr el tratamiento de la iniciativa en la

próxima sesión ordinaria que tiene inicio el 27 de febrero de 2012.

5. El traslado del tratamiento de esta solicitud al periodo legislativo de Marzo requiere extender el plazo

disponible para la declaración de efectividad que vence el 17 de Febrero de 2012, acordado durante la

Negociaciones. La Misión señalo el impacto negativo que tendrían ulteriores dilaciones en el

cumplimiento de las condiciones de efectividad en la marcha del plan de obras en Componente 1 y en el

pago de contratos de Componente 2 en ejecución que requieren urgentemente de esos fondos

adicionales.

6. El GdRD informo que se solicitara formalmente al Banco la extensión del plazo efectividad a la

brevedad.

Disponibilidades presupuestarias para el año 2012

7. La misión tomo nota de que el presupuesto aprobado para 2012 no cuenta con los recursos necesarios

para la ejecución del Plan de Acción acordado durante la restructuración del proyecto. El déficit

existente es del orden del 50%. INDRHI informo que está haciendo un análisis detallado del impacto de

esta situación en la ejecución de las tareas y de las gestiones iniciada con el Ministerio de Hacienda

para obtener esos recursos faltantes en el Presupuesto Complementario a tramitarse en el mes de Junio

próximo. Por el contrario CDEEE informo que ha realizado una reasignación de recursos en su

presupuesto que asegura cubrir el déficit y que haya recursos suficientes para ejecutar el Plan como se

había previsto.

Cumplimiento de la política de seguridad de presas vigente en el proyecto

8. La Misión realizo una evaluación del cumplimiento de la política de salvaguarda de presas a la luz de

las recomendaciones hechas por el Banco en Mayo de 2008 y de la restructuración de actividades

realizada durante las negociaciones del financiamiento adicional. La revisión de las tareas abarco el

diseño e implementación de estudios y obras en presas por parte de INDRHI y en particular por

EGEHID que tienen implicancias en la seguridad de las presas.

9. La Misión mantuvo reuniones con el Comité de Presas (COPRE), con los equipos técnicos de INDRHI

y de EGEHID y con diversos contratistas y consultores que desarrollan actividades vinculadas con

presas. La misión reconoció los avances realizados en esta materia y aporto una serie de

recomendaciones para fortalecer el marco institucional, mejorar el alcance y organización de estudios y

términos de referencias de consultorías vinculadas a la seguridad de presas.

10. La misión participo en calidad de observador en las sesiones del Panel Internacional de Expertos en

Seguridad de Presas convocado por INDRHI en el marco de las actividades del COPRE para revisar

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distintos estudios y proyectos de rehabilitación de presas en marcha en INDRHI y en EGEHID. Las

sesiones del Panel incluyeron la evaluación de proyectos y obras en ejecución, visitas de campo a las

obras civiles y electromecánicas en las presas de Aguacate y Las Barias en la cuenca del rio Nizao y la

participación en extensas discusiones técnicas con contratistas y consultores a cargo de las actividades

mencionadas. La misión destaco el notable avance realizado en la coordinación y colaboración

interinstitucional. A su vez, se planteo la necesidad de no restringir el alcance de las actividades del

panel a cuestiones de geotecnia y de diseño de la infraestructura sino también a incorporar la revisión

de aspectos relacionados con la operación y el mantenimiento de las presas y con el estudio y manejo de

los procesos de erosión y deposición de sedimentos.

11. El INDRHI ha incluido en su plan de ejecución numerosos estudios y proyectos que contribuyen a la

formulación de planes de manejo de la seguridad de presas. La consultoría para la formulación de

planes de manejo integral de presas requiere en muchos casos del input de otros estudios y consultorías

que deben realizarse en forma previa. Durante la misión se reviso el alcance, agrupamiento y

concatenación óptima de los estudios necesarios para la preparación de los Manuales de Manejo de

Presas. El alcance y contenido de los términos de referencia para la preparación de esos Manuales de

Manejo de Presas deberá completarse en los próximos días y someterse a la discusión y revisión de los

miembros de COPRE. En el Anexo II se reporta en detalle la evaluación del cumplimiento de la política

de seguridad de presas.

Marco institucional para el monitoreo de la seguridad de presas y

12. Durante las sesiones del Panel de Expertos y en la reunión del COPRE realizada el 2 de Febrero el

Banco comento que la experiencia internacional en seguridad de presas aconseja contar con una

autoridad dotada con los medios técnicos y económicos y principalmente con la independencia

necesaria de toda función operativa que permita ejercer un contralor adecuado. La evaluación del marco

institucional, técnico y legal actual y la propuesta de modificaciones y mejoras que sería razonable

contar en el futuro han sido incluidas en los Términos de Referencia en la consultoría mencionada en el

punto 11.

Evaluación ambiental y económica de las inversiones en presas en Republica Dominicana.

13. Durante la reunión de cierre el Dr Monegro manifestó la preocupación del Gobierno en conocer mejor

el impacto ambiental y económico de las inversiones en presas hidroeléctricas. Visto el peso que esas

inversiones tienen en el endeudamiento nacional el representante del Ministerio expreso el interés en

contar con un diagnostico del impacto de las inversiones realizadas en presas, una evaluación de las

lecciones aprendidas en el desarrollo de estos proyectos y el desarrollo de una estrategia actualizada de

desarrollo futuro del sector hidroeléctrico basado en un análisis de alternativas a partir de la experiencia

internacional reciente.

14. La Misión comento la experiencia del Banco en la realización de este tipo de análisis y ofreció el apoyo

una vez que esta necesidad se plantee formalmente. Dicho estudio podría estar enmarcado en la

planeación social y ambiental para el desarrollo del agua y energía (Strategic Environmental and Social

Planning for water and energy development - SEAP) bajo la forma de un Plan Maestro como los

desarrollados por el Banco en varios países.

Propuesta de realización de talleres para la identificación de riesgos potenciales en presas en

Republica Dominicana usando la metodología PFMA (Potential Failure Mode Analysis)

15. La Misión propuso, en el marco de las discusiones con el Panel de Expertos y del COPRE, acciones

para mejorar la respuesta a la emergencia en el manejo de presas. Se destaca la realización de talleres de

identificación de riesgos, problemas y de definición de medidas de remediación utilizando la

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metodología desarrollada por Larry Von Thun de la FERC (US Federal Energy Regulatory

Commission). Este procedimiento denominado Potential Failure Mode Analysis (PFMA) descripto en

www.ferc.gov/industries/hydropower/safety/guidelines/eng-guide/chap14.pdf se realiza

regularmente con gran éxito en mucho países. La realización de dichos talleres para cada una de las

presas con riesgos potenciales relevantes se debería incluir en el término de referencia de la consultoría

para la preparación de los Manuales de Operación de Presas. En el Anexo 2 se incluye un borrador del

término de referencia de dicha actividad.

Servicios ambientales en la cuenca del río Nizao

16. EGEHID presentó a la misión el programa de manejo de cuencas y de prestación de servicios

ambientales en desarrollo con la comunidad Los Cacaos, en San Cristóbal, en la cuenca del rio Nizao.

En esta zona son evidentes los problemas de deforestación y erosión que afectan el balance hídrico y la

vida útil de las obras de regulación y generación eléctrica. Los representantes de la empresa

presentaron, con la participación de miembros de esa comunidad la iniciativa orientada a asegurar el

desarrollo sostenible de la zona a través de la introducción de prácticas culturales y cultivos que

reduzcan la erosión y protejan la cubierta vegetal y los suelos en la cuenca alta del rio Nizao. EGEHID

financiara las mejoras e inversiones parcelarias y los productores adoptaran nuevas cultivos y

tecnologías de conservación de suelos que no solo contribuirían a la protección de la cuenca sino

también a mejorar la productividad de sus explotaciones. Los representantes de la comunidad

expresaron sus expectativas de poder desarrollar a través de un proyecto de servicios ambientales las

actividades remuneradas por EGEHID que beneficiaran tanto a la comunidad como a los usuarios del

agua de la cuenca.

D. Estado de avance del Proyecto

Cooperación Interinstitucional para una Mejor Gestión del Riesgo

17. La Misión participo en la reunión del COPRE realizada el jueves 2 de febrero con la participación de

representantes de INDRHI y de CDEEE, Defensa Civil, Fuerzas Armadas, ONAMET y otras

instituciones involucradas en la gestión de presas. La reunión abordo los siguientes tópicos: a) Proyecto

de información hidrometeorologica de INDRHI, b) Avance de EGEHID en la creación de su sistema de

telemétrico de gestión de presas, c) presentación de las actividades del Panel Internacional de Presas, y

d) Revisión de los Términos de Referencia de la consultoría para la formulación de manuales de manejo

de presas a ser financiado por el proyecto en 13 presas en 5 de los sistemas más importantes del país.

Red de Información Hidrometeorológica de la EGEHID

18. Se repasaron los objetivos del proyecto en esta materia y los acuerdos establecidos en reuniones

anteriores, donde se discutió nuevamente la necesidad de integrar la red de INDRHI con la red de

comunicación de datos de CDEEE/ETED e intercambiar datos con el sistema automático de operación

de presas SCADA de EGEHID la cual permitiría sentar las bases de un sistema de gestión integral que

se considera un elemento fundamental para un mejor manejo de la seguridad de las presas y del riesgo

hidro-meteorológico.

19. Desde la última Misión no ha habido progreso concreto en la coordinación entre EGEHID e INDRHI

para colaborar en el proyecto de instalación de estaciones de medición hidro-meteorológicas y la

correspondiente red de comunicaciones para transmitir los registros a los Centro de Despacho o de

Control de ambas instituciones, Durante la misión se visitó el Centro de Despacho de la EGEHID, el

que se está siendo renovado para que pueda recibir y procesar las informaciones provenientes de la red

de pluviómetros, caudalímetros y sensores de nivel de los embalses que se están instalando o

modernizando. La misión insistió en la necesidad de instrumentar el acuerdo que permita al INDRHI

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utilizar la red de comunicaciones de la EGEHID para transmitir en tiempo real los registros de sus

estaciones de medición ubicadas en las proximidades de las presas operadas por la EGEHID y a

EGEHID acceder a la base de datos que contendrá las informaciones hidrometeorológicas captadas y

procesadas por INDRHI. A tal fin EGEHID proveyó a INDRHI de la información actualizada sobre la

ubicación y capacidad de sus masters y estaciones repetidoras. Sobre la base de lo anterior, la

CDEEE/EGEHID deberá coordinará con el INDRHI las actividades necesarias para fortalecer el

sistema de alerta temprana y asegurar la adecuada respuesta del país ante las emergencias causadas por

fenómenos naturales.

20. Durante la reunión conjunta se acordó avanzar en la coordinación de los esfuerzos de monitoreo de

seguridad de presas y de intercambio de información. Para ello se acordó que la información de la red

de instrumentos de monitoreo de presas (acelerógrafos), que INDRHI está modernizando se conecte al

sistema SCADA de EGEHID y se transmita a través de la red de ETED/CDEEE. La licitación para la

compra de los acelerógrafos se encuentra en avanzado estado de implementación.

Evaluación de Obras de Rehabilitación por parte de las Autoridades de Seguridad de Presas

21. Durante la Misión anterior y posteriores comunicaciones con las dos agencias de implementación se

destaco la importancia de cumplir cabalmente con las normas y salvaguardas ambientales y sociales

vigentes en este proyecto. En relación con la salvaguarda de seguridad de presas la Misión vio con

agrado el progreso realizado en asegurar que las intervenciones a realizar en presas tuvieran el visto

bueno de la autoridad nacional en seguridad de presas. El Panel Internacional de Expertos convocado

por INDRHI como autoridad nacional de seguridad de presas ha sesionado regularmente durante 2011 y

tiene un calendario definido de visitas en 2012. Durante esta primera sesión del Panel del año 2012 se

realizó una completa evaluación de los proyectos y obras en curso. EGEHID proveyó la documentación

detallada de los estudios, memorias de cálculo y planes de ejecución de las obras electromecánicas y

civiles en marcha. En ese sentido se acordó en la reunión del COPRE que el Panel Internacional de

Seguridad de Presas continuara revisando los proyectos de obras civiles y electromecánicas encaradas

por INDRHI y EGEHID en la primera semana de marzo a fin de emitir una opinión técnica

independiente de acuerdo a los procedimientos sugeridos por expertos del Banco en cumplimiento de

las políticas de salvaguardas.

E. Contexto y situación de la Componente 1 del Proyecto.

Contexto y hallazgos generales

22. Durante la misión se realizó una revisión detallada de los avances en la implementación del proyecto

con base en el plan de adquisiciones revisado y actualizado durante las negociaciones del proyecto con

Financiamiento Adicional e incorporado en el SEPA. La revisión identificó el avance en la

implementación de cada proceso y los factores que podrán estar afectando su ejecución, y las acciones

para mejorar la ejecución del plan y la gestión de adquisiciones del proyecto. La revisión se focalizo en

el plan de adquisiciones del INDRHI cuyo nivel de ejecución actual es menor que el alcanzado por la

CDEEE. En esta última entidad se llevó a cabo una revisión de los avances en la ejecución física y

evaluación detallada de la situación de cada uno de los contratos a fin de resolver aspectos técnicos y

comerciales que afectan el ritmo de implementación.

23. Como parte de las responsabilidades fiduciarias del Banco en el presente año fiscal 2012, el Especialista

de Adquisiciones del Banco llevo a cabo una revisión ex – post de contratos adjudicados que no

requerían revisión previa de acuerdo con los arreglos acordados en el Convenio de Préstamo. La

revisión se basó en una muestra de contratos seleccionada de una lista de contratos adjudicados o de

procesos en fase de manejo cubriendo el periodo de implementación del proyecto hasta ahora por

tratarse de la primera revisión ex –post al proyecto. La revisión también una rápida evaluación de la

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capacidad de la UEP-INDRHI para implementar funciones de adquisiciones que permitirá asignar una

calificación de desempeño en adquisiciones y servirá de insumo para actualizar el estado de

implementación del proyecto. Los hallazgos y recomendaciones resultantes de esta revisión se

reflejarán en un informe que será enviado al INDRHI para su conocimiento e implementación de las

recomendaciones que proponga el informe.

24. La revisión del plan del INDRHI identificó retrasos en la implementación a nivel global, así como en

procesos de adquisiciones específicos. Entre los hallazgos más importantes se destacan las demoras en

la gestión de los procesos de selección para la preparación de estudios y diseños de ingeniería que

afectan el inicio de los procesos de licitación de obras de rehabilitación de sistemas de riego y de

presas, y que en muchos casos se deben reprogramar y actualizar. Para impulsar el avance del

Componente 1 es esencial agilizar el manejo de los procesos de consultoría mediante una coordinación

efectiva de la UEP-INDRHI con las unidades ejecutoras involucradas en su implementación, y

realizando un seguimiento y monitoreo sistemático de la gestión de adquisiciones.

Fortalecimiento del Departamento Hidrología

25. En general los procesos de Hidrología presentan demoras en la preparación y revisión de documentos

técnicos (por ejemplo: términos de referencia, especificaciones técnicas). La revisión identificó

también más de 20 procesos para la adquisición de bienes, contratación de estudios y diseños de

hidrología de la mayor importancia para el fortalecimiento de esta área y logro de los objetivos del

proyecto. En algunos casos los procesos no han sido iniciados y otros ya iniciados presentan demoras.

Después de analizar todos los procesos se confirmó que algunos de los que están por iniciar se deberían

agrupar en un proceso único y otros se deben separar en diferentes procesos. A su vez la Misión

recomendó actualizar el alcance y costo estimado de las consultorías y estudios. Por ello, y su alcance y

presupuesto se deben revisar o actualizar a valores más cónsonos con su costo de mercado. Una lista

con detalles sobre el estado de implementación de las actividades del plan se presenta en el punto 71.

26. Durante la revisión del plan de INDRHI en el SEPA, el equipo de la misión hizo aclaraciones y entregó

recomendaciones sobre el uso del sistema, la identificación correcta del estado de implementación de

los procesos, y brindo guía acerca de los elementos de información a actualizar oportunamente de forma

que el sistema se pueda usar como herramienta de control y monitoreo de los procesos que lleven a

cabo las unidades ejecutoras del INDRHI.

27. La misión revisó con el equipo de la UEP-INDRHI los arreglos vigentes de revisión y no objeción a

solicitudes de no objeción de adquisiciones. Con el fin de simplificar los procesos de revisión y los

plazos de respuesta a solicitudes, y de reducir el número de correcciones y de revisiones a los

documentos de licitación, se acordó que el Especialista de Adquisiciones brindará asistencia y guía a la

UEP a consultas y aclaraciones a documentos de adquisiciones o sobre cualquier otra etapa de los

procesos a fin de reducir el margen de rechazos de solicitudes al menor número posible. Estos arreglos

entrarán en vigor de inmediato.

Avances en procesos de adquisiciones específicos

Estudios y Obras de Riego

28. Proceso de Licitación de las obras de rehabilitación de los Lotes 3, 4 y 5. El Banco entregó

comentarios y recomendaciones en Diciembre pasado al informe de evaluación enviado por el

INDRHIS en Noviembre de 2011. Entre ellas, se recomendó solicitar al licitante propuesto para

adjudicación del contrato la entrega de documentación complementaria de respaldo del cumplimiento

de los requisitos de post-calificación Facturación Promedio Anual y Activos Líquidos establecidos en

los pliegos. Durante la misión el Banco destacó la necesidad de solicitar la documentación al licitante

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para completar el proceso de evaluación y determinar si en definitiva cumple o no con los

requerimientos de calificación. Se acordó un cronograma de finalización de las acciones restantes para

finalizar el proceso entre las cuales, están la entrega de la documentación por el licitante no mas tarde

del 07/02/2012 y la decisión final de aceptación o rechazo de su oferta a más tardar el 15/02/2012. De

resultar rechazada, la Comisión de Evaluación daría consideración a la siguiente combinación de ofertas

de menor precio evaluado hasta identificar la combinación que cumpla con los requisitos de

calificación.

29. Selección de firmas para supervisión técnica de lotes 3, 4 y 5. El INDRHI envió al Banco el informe de

evaluación de propuestas técnicas para revisión y no objeción. El equipo del Banco dará primera

prioridad a la revisión y respuesta de esta solicitud dada la importancia de contar con estos servicios de

consultoría antes del inicio de las obras.

30. Consultores Individuales para los diseños y estudios topográficos de los Lotes 10, 14 y 15. En la misión

de supervisión de Junio de 2011 INDRHI informo que los diseños del Lote 10 se realizarían con

personal del Departamento de Diseños por lo cual se han procedido a la selección de 2 consultores para

los diseños de los Lotes 14 y 15. Complementariamente se ha seleccionado el consultor responsable de

dar apoyo al INDRHI para la ejecución de los estudios topográficos de los lotes 10, 14 y 15. Estos 3

procesos se encuentran para la consideración del Comité de Licitaciones, para su aprobación y poder

posteriormente proceder a la contratación de los consultores, dando inicio inmediato a la realización de

los estudios topográficos que aportarán la información para los diseños.

31. Selección de firmas para el diseño de Lote 1, Lotes 6 y 7, y Lotes 8 y 9. El proceso de selección de

firma consultora para la preparación de los diseños de estos lotes se encuentra en la etapa de evaluación

de propuestas financieras y final combinada desde que el Banco entregara su no objeción a finales de

noviembre de 2011. El proceso está pendiente desde de 2011.

32. Selección de firmas para el diseño de obras de rehabilitación de los Lotes 11 y 12. Se encuentra en la

etapa de preparación de la versión final ajustada del documento de Pedido de Propuestas con el cual se

daría inicio al proceso. De acuerdo con la programación inicial en el SEPA, el proceso presenta una

demora de aproximadamente 3 meses y se recomienda re-programar las fechas del proceso.

33. Auditoría técnica de obras. Se completó el proceso de selección y se está a la espera de la adjudicación

del contrato a la firma seleccionada. El INDRHI deberá enviar la solicitud de no objeción a dicha

adjudicación no más tarde de finalizar la semana del 06/02/2012. Las fechas de finalización de las

etapas previas del proceso no se han registrado en el plan de adquisiciones en el SEPA.

34. Adquisición de 15 vehículos y 15 motocicletas para el Departamento de Hidrología. El acto de apertura

se llevó a cabo el 20/12/2011 y el proceso se encuentra en etapa de evaluación de las ofertas. De

acuerdo con la programación en el plan, el informe de evaluación debió recibirse el 20/01/2012 por lo

que se deben hacer los esfuerzos para culminarla y remitir el informe al Banco no más tarde del

10/02/2012.

35. Asistencia a topografía en los Lotes 14 y 15. El contrato fue adjudicado y firmado. Durante la misión se

informó que el Contrato no presenta avances debido a enfermedad del consultor contratado. En vista de

esta situación y por la importancia que tienen estos servicios para iniciar los diseños de los lotes 14 y

15, el Banco recomendó la rescisión del contrato, en acuerdo con el consultor, y evaluar la opción del

consultor que obtuvo la segunda más alta puntuación en el proceso de selección con el fin de acordar un

contrato y arreglos de trabajo en el menor tiempo posible.

36. Adquisición de equipos de medición de campo, de laboratorio y de hardware para el Departamento de

Hidrología. La adquisición de este equipamiento forma parte del proceso de fortalecimiento

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institucional acordado para el Departamento. El Banco entregó la no objeción a los pliegos de

licitación para la adquisición de equipos de medición de campo el 23/12/2012 y a la fecha el aviso de

llamado a licitación no se ha publicado. El equipo del Banco fue informado durante la misión que con

posterioridad a la no objeción el INDRHI hicieron ajustes a los pliegos acordados los cuales fueron

consultados con el Banco. Después de considerarlos el equipo de la misión no considera apropiados los

cambios propuestos y recomendó dar inicio al proceso con los pliegos acordados con anterioridad. En el

caso de los pliegos de licitación para la compra de equipos de laboratorio y de hardware el Banco

entregó comentarios en diciembre de 2011 y enero de 2012 muy similares a los indicados para los

pliegos de los equipos de campo y se esperaba la presentación de los pliegos finales en enero de 2012.

Durante la misión se informó que la UEP-INDRHI está a la espera de información sobre

especificaciones técnicas y agrupamiento de los bienes en lotes, y realizando ajustes al alcance de cada

contrato y a los montos estimados a la disponibilidad presupuestaria actual.

Estudios y Obras de Presas

37. Selección de firmas para el diseño de presas. La versión revisada del borrador del contrato negociado

que incorpora observaciones del Banco será remitida antes de finalizar la semana en curso para la

consideración del Banco. La adjudicación de este contrato dependería de los resultados de la revisión de

las estimaciones del costo de construcción de las obras y de la disponibilidad de fondos para

financiamiento.

38. Diseños para rehabilitación de presas Tavera, Estribo Izquierdo de Jiguey y complementación de obras

en presa Maguaca. El proceso y las negociaciones contractuales finalizaron con un acuerdo entre el

INDRHI y la firma seleccionada. El precio de la propuesta financiera aceptada es de $1.2 millones. Este

monto representa un 32% del precio de $3,733,455.05 estimado para el contrato de obras e indicado en

el plan de adquisiciones. Este porcentaje supera el rango de 4-5% del costo de obras en el que se suele

situar el precio de los diseños. Por ello, el Banco solicitó a la UEP-INDRHIS revisar el monto estimado

para las obras y determinar la validez del precio inicial estimado y la posible disponibilidad de fondos

para financiar el contrato. En caso de que no fuese posible, se tendría que decidir si seria prioritario

financiar otro tipo de rubro de obras.

39. Supervisión de obras de rehabilitación de presas Tavera, Estribo Izquierdo de Jiguey y

complementación de obras en presa Maguaca. De manera similar al caso del diseño, el precio

estimado de los servicios de supervisión técnica indicado en el plan es de $522.000 que representa un

14% del valor estimado de las obras. En el caso de que dicho estimado fuese aceptable, este indicaría

que el monto estimado de las obras sería consistente con un estimado de $5.2 millones para la

construcción de las obras. Se acordó esperar los resultados de una revisión y actualización del

estimado de obras para confirmar si el precio de los servicios de supervisión estaría dentro de un rango

aceptable de costo.

40. Actualización de instructivos de operación de embalses (Sabana Yegua, Tavera-Bao, Hatillo, Valdesia

y Monción. Paquete 3.2 del Plan de adquisiciones. Su contratación depende de la modelación

hidrológica (3.6) prevista en el plan de adquisiciones con financiamiento adicional y de los estudios

batimétricos (3.1) a financiar con el préstamo en vigor. Se acordó integrar al paquete 3.2 dos estudios

incluidos originalmente en paquete 3.6 para el diseño de un sistema de alerta temprana y para el diseño

de modelos de manejo de embalses.

41. Los Términos de Referencia se revisarán y ajustarán para excluir información e insumos que se indica

que serian entregados al Consultor pero que no podrán hacerse disponibles para ejecutar el contrato. Al

finalizar la revisión, el equipo del INDRHI entregará una propuesta ajustada que permita la entrega de

productos acorde con la información disponible.

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42. Equipos de medición y auscultación de presas. La estimación de $40,000 en el plan de adquisiciones

incluye 2 motocicletas, además de la lista de equipos de medición. El Banco recomendó excluir las

motocicletas de este proceso y considerarlas para el proceso de licitación de 15 vehículos y 15

motocicletas para el fortalecimiento de Hidrología, al momento de la adjudicación del contrato.

43. Adquisición de Equipos de Red Sísmica para fortalecimiento de la gestión de presas (acelerógrafos),

paquete 4.1 en el Plan de Adquisiciones. El suministro de estos equipos forma parte de la rehabilitación

del sistema de acelerógrafos en presas para recolección de información. Los equipos de recolección

existentes están deteriorados en algunos casos, y en otros descontinuados. La rehabilitación de la red

existente mantendría por razones de estandarización equipos de la misma tecnología y marca en los

casos que por deterioro sea necesario reemplazar acelerógrafos. Como el contrato debe incluir la

instalación de equipos, incluyendo cableado de interconexión y obras civiles menores, el INDRHI

contactará directamente al fabricante de acelerógrafos con el fin de confirmar si cuenta con un

distribuidor local exclusivo con capacidad para suministrar e instalar todos los trabajos o, de no contar

con un distribuidor en el país, confirmar su interés y disposición a presentar oferta por el alcance de

trabajo mencionado.

44. Estudios de batimetría y sedimentación y calidad del agua. El Banco entregó en diciembre de 2011

comentarios al informe de evaluación para la preparación de la lista corta y está a la espera de recibir la

versión final revisada del informe. Durante la misión el equipo del Banco brindó clarificaciones a la

UEP-INDRHI y se acordó la entrega del informe final el 01/02/2012. Con base en una revisión y

reprogramación realizada durante la misión se espera que el contrato se firme en junio de 2012 y

finalice en enero de 2013. Durante la Misión se acordó incorporar en esta consultoría el estudio

originalmente incluido en el paquete 3.6 para la Modelación del régimen hidrológico y de

sedimentación en embalses.

E. Contexto y situación de la Componente 2 del Proyecto

45. En la revisión de la actividades comprendidas en la Componente 2 del proyecto, la misión procedió a:

(i) visitar la presa y la Central de Aguacate, el contra-embalse de Las Barías y las líneas de transmisión

en la zona de 15 de Azua, Sabana Yegua, San Juan de la Maguana y el contra-embalse de las Barias

incluidas en el proyecto; (ii) revisar el estado de avance de los contratos en ejecución para la

rehabilitación de la central de Aguacate, el contra-embalse de Las Barías y las líneas de transmisión

incluidas en el proyecto; (iii) conocer las dificultades encontradas en la administración de los contratos

en ejecución; (iv) acordar las medidas para resolver estas dificultades y reducir el plazo de terminación

de las instalaciones rehabilitadas y (v) informarse sobre la marcha de las obras civiles financiadas por

el Banco de Reservas necesarias para reducir los riesgos de daños en las instalaciones rehabilitadas

como consecuencia de eventos meteorológicos extremos y permitir su sostenibilidad futura.

Avance General del Proyecto y Desempeño de la Unidad Ejecutora de la CDEEE

46. La Unidad Ejecutora de la CDEEE continúa trabajando con dinamismo y eficacia. La administración

de los contratos de la EJEHID se ha beneficiado con la incorporación de un Gerente de Proyecto

experimentado que está procesando efectivamente las modificaciones de los contratos o los eventuales

reclamos de los contratistas. Asimismo, está adelantado el proceso para firmar el contrato con la firma

consultora que tendrá a su cargo la verificación de la calidad técnica de las obras de rehabilitación. La

firma adjudicataria de este contrato es Consorcio AIN Active S.L. - Active Dominicana, S.R.L. Los tres

contratos principales - las rehabilitaciones de la Central de Aguacate, el contra-embalse de las Barías, y

las líneas de distribución - están en ejecución y se espera que las obras se concluyan en el curso del

corriente año 2012.

Rehabilitación de la Central de Aguacate y el contra-embalse de Las Barías

10

Central de Aguacate

47. EGEHID continúa realizando con sus propios recursos los trabajos necesarios para mantener la

transitabilidad de las vías de acceso a las instalaciones que se están rehabilitando y ha contratado la

ejecución de las obras civiles necesarias para proteger la integridad y mejorar la operación de esas

instalaciones. Estas obras civiles incluyen la construcción de un descargador de fondo, la reparación de

la superficie de los vertederos y el despeje de la zona de la bocatoma en la Presa – tarea que ya se ha

iniciado – y la construcción de un canal techado de restitución aguas abajo de la Central y la protección

de un muro de gaviones existente en la margen izquierda del río, aguas abajo. Durante la misión se

planteó la posible evaluación de una alternativa al trazado del túnel de restitución cruzando el río, para

que la descarga se produzca en la margen opuesta a la Central, donde la acumulación de sedimentos es

menor. La ejecución a la brevedad de estas obras es necesaria para permitir la pronta entrada en servicio

de la Central, una vez rehabilitada, o bien para reducir al mínimo el plazo en que deba estar fuera de

operación, si su ejecución se posterga.

48. Las obras de la rehabilitación electromecánica de la Central de Aguacate han alcanzado el 70% de

avance físico, y el 69.3% de avance financiero. El Banco no ha recibido aún la justificación detallada

de los mayores costos de aumentar la potencia de las unidades generadoras de la Central Aguacate de

26 a 30 MW por un monto presupuestado por el Contratista en US$ 950.000. En la anterior misión de

supervisión realizada en junio de 2011 se había convenido que la EGEHID solicitaría al Contratista un

análisis detallado de los mayores costos utilizando los mecanismos de “Modificación de las

Instalaciones” y “Solicitudes de Modificación de las Instalaciones” (Cláusula 39) y los “Procedimientos

y Formularios” incluidos en el documento F) del Contrato, aplicando los Anexos correspondientes,

incluyendo el Anexo 2 – Estimación de la Propuesta de Modificación y el Anexo 3 – Procedimientos

para las Órdenes de Cambio. En todos los casos se solicitó detallar las cantidades y los precios o tarifas

unitarias y totales de equipos y materiales, así como de mano de obra directa e indirecta, servicios del

personal técnico y profesional y otros costos pertinentes. Durante la corriente misión se acordó, en una

reunión conjunta con el nuevo Gerente de Proyecto de la EGEHID y los representantes del Contratista

GENERMEX que el Contratista presentará la arriba citada justificación de la modificación – en

adelante la Modificación No. 1 – el próximo jueves 9 de febrero de 2012. EGEHID revisará la

Modificación, con el apoyo de la firma consultora contratada para verificar la calidad de las obras y,

una vez revisada, la remitirá al Banco solicitando su no objeción, en el curso de la semana del 13 de

febrero. El procesamiento de conformidad de la Modificación No. 1 permitirá completar el

procesamiento por parte del Banco de las modificaciones desde la No. 2 en adelante ya remitidas al

Banco.

49. Actualmente se estima que se completará la reparación y se podrán iniciar las pruebas de operación de

la unidad generadora No. 2 de Aguacate a comienzos de abril de 2012, en vez de la fecha originalmente

prevista del 23 de agosto de 2011. En cuanto a la unidad No. 1, se espera que las pruebas puedan

comenzar a comienzos de mayo de 2012, en vez de la misma fecha original arriba citada. EGEHID está

verificando las solicitudes de extensión del plazo presentadas por el Contratista para determinar si están

justificadas.

50. Extensión del plazo del contrato de Aguacate. Considerando que se espera que la recepción de las

instalaciones se produzca a fines de mayo de 2012 – fecha a confirmar a la brevedad – y que el período

de responsabilidad por defectos después de la recepción provisoria es de 12 meses, EGEHID y el

Contratista convinieron en fijar el 31 de mayo de 2013 como fecha de terminación del Contrato y firmar

la enmienda correspondiente. Una vez revisado el cronograma actualizado de ejecución de las obras, se

negociará una segunda enmienda estableciendo la fecha de terminación de la obra. Asimismo se

determinarán las responsabilidades y eventuales penalidades por los atrasos incurridos hasta la fecha.

11

Finalmente, el Contratista remitirá a la EGEHID las pruebas de haber extendido apropiadamente la

fecha de validez de los seguros previstos en el contrato.

Contra-embalse de Las Barias

51. Las obras para la rehabilitación de las compuertas de la presa del contra-embalse de Las Barias casi no

han registrado progresos desde la última misión del Banco en junio de 2011. Los módulos que

compondrán las nuevas compuertas 1 y 3 se encuentran en el sitio de la Presa y se han soldado de a

pares los módulos de la compuerta No. 1, aprovechando la mayor capacidad de izaje de la grúa de

pórtico instalada en la obra, para luego completar el ensamblaje y la soldadura de los brazos radiales de

apoyo con la compuerta en su posición definitiva. Conforme se informó en el mes de junio de 2011, el

Contratista a cargo de los trabajos de rehabilitación manifestó que al levantar la compuerta No. 1

existente – la que será reemplazada por una nueva compuerta – para vaciar el agua en el espacio entre la

compuerta existente y la ataguía verificó grietas y flechas excesivas en las vigas inferiores. El

Contratista paralizó las obras aduciendo razones de seguridad y solicitó una modificación del Contrato

para suministrar e instalar dos nuevas ataguías de acero.

52. Durante la visita a la presa de Las Barías realizada durante la misión y en una reunión posterior en las

oficinas de EGEHID, se convino con el Contratista de la rehabilitación, que éste preparará planes

alternativos para que EGEHID pueda determinar la mejor opción para la colocación de las nuevas

compuertas con la mayor urgencia, reduciendo costos y riesgos, para que los trabajos se terminen con la

mayor antelación posible a la próxima época de lluvias. Las opciones a preparar por el Contratista

incluirán las siguientes variantes combinadas de diversas maneras en los planes a proponer: (i)

suministro e utilización de dos nuevas ataguías de acero, (ii) no utilización de nuevas ataguías,

reduciendo en cambio el nivel del embalse a niveles seguros durante los trabajos de montaje y

soldadura, (iii) soldar por pares los módulos de la compuerta 3 y trasladar y utilizar la grúa pórtico para

posicionar los pares para su soldadura en el sitio final de emplazamiento de las compuertas, (iv) no

soldar por pares los módulos de la compuerta 3 y utilizar en paralelo una grúa de menor capacidad para

su montaje, en lugar de la grúa pórtico, soldando todos los módulos en el lugar de emplazamiento de la

nueva compuerta, y (v) aumentar las cuadrillas de soldadores y la cantidad de turnos de trabajo.

53. En cada caso el Contratista definirá (i) el cronograma de ejecución, (ii) los recursos a movilizar, (iii) la

cantidad de veces que deberá vaciarse el embalse y por cuántos días cada vez, (iv) el manejo del riesgo

o el plan alternativo en el caso de que se encuentren vigas en malas condiciones al ejecutar un plan

dado, (v) el manejo de las instalaciones en el caso de huracanes o lluvias excesivas, (vi) el costo

respectivo, y (vii) los efectos sobre las disponibilidades de agua para riego.

54. El Contratista de Las Barías presentará los planes alternativos para el montaje de las nuevas compuertas

arriba descriptos a más tardar el 10 de febrero de 2012 y la EGEHID tomará su decisión sobre la opción

a utilizar para el montaje de las nuevas compuertas y solicitará al Banco la no objeción a la

correspondiente enmienda del Contrato a más tardar el 17 de febrero de 2012.

55. Extensión del plazo del contrato de Las Barias. El Contratista de Las Barias ha hecho diversos

reclamos por mayores precios y costos, los que se encuentran pendientes de resolución. EGEHID está

estudiando la pertinencia de esos reclamos para resolverlos con la mayor prontitud, y evitar su

acumulación y la existencia de situaciones creadas aplicando los mecanismos de modificaciones

previstos en el contrato. Entretanto, se convino con el Contratista que se firmará una enmienda para

extender el plazo de terminación del contrato hasta el 30 de junio de 2013, para tomar en cuenta la

fecha tentativa estimada de terminación del contrato y el período de 12 meses de responsabilidad por

defectos. El Contratista presentará una garantía de cumplimiento con vigencia hasta la terminación del

contrato. Una vez definida la fecha estimada de terminación del contrato, de acuerdo a la opción

escogida para la colocación de las nuevas compuertas, se convendrá una segunda enmienda que fijará la

12

nueva fecha de terminación del contrato. Oportunamente se determinarán las responsabilidades por las

demoras incurridas hasta la nueva fecha de terminación de las obras y se asignarán las

responsabilidades y se determinarán las eventuales penalidades.

56. La misión reiteró tomar en consideración la facultad contractual que tiene el Contratante para

determinar la ejecución de las obras que requieren ser realizadas con urgencia, aún si no se ha acordado

su precio con el Contratista, pues existen en el Contrato los mecanismos para poder determinar ese

precio con posterioridad.

57. Continúan pendientes de resolución diversos reclamos y propuestas del Contratista sobre las cuales

EGEHID debe decidir a la mayor brevedad. Contribuirán a este fin las discusiones que viene llevando a

cabo el nuevo Gerente de Proyecto de EGEHID y el apoyo que podrá brindar la firma que está siendo

contratada para verificar la calidad de los trabajos de rehabilitación. La EGEHID mantendrá al Banco

informado sobre su progreso en la resolución de estos reclamos y las decisiones sobre las propuestas

recibidas.

58. Continúan pendiente de reparación las zonas erosionadas al pie de la presa de Las Barías y en los

estribos. La EGEHID informará antes del 16 de marzo de 2012 sobre los planes para efectuar los

trabajos de reparación necesarios, y su fecha de terminación.

Rehabilitación de Líneas de Transmisión

59. Posteriormente a la misión del Banco de junio de 2011, el 4 de julio de 2011 ETED firmó el contrato

para la rehabilitación de los tres lotes de líneas de transmisión de 69 kV incluidas en el Proyecto. El

Contratista ha concluido el replanteo de las líneas a rehabilitar y su diseño definitivo y los postes para la

construcción de las líneas han sido importados y se espera que sean liberados por la Aduana e

ingresados al país el próximo lunes 6 de febrero, con un atraso de 45 días con relación al cronograma de

trabajo original del Contratista. Sin embargo, se espera que el Contratista no tenga dificultades en

cumplir con la fecha de terminación prevista del 4 de octubre de 2012 La firma contratada para

verificar la calidad de los trabajos de rehabilitación contribuirá a asegurar su apropiada ejecución.

60. Dado que se prevén modificaciones en la extensión de las líneas de transmisión a construir debido a las

dificultades para realizar cambios de trazado en ciertos casos por la proximidad de otras líneas, y la

posibilidad de tener que rehabilitar otras líneas vecinas, la misión solicitó a ETED comunicar estas

modificaciones al Contratista, y procesar las respectivas modificaciones a la mayor brevedad, para

asegurar la terminación del Contrato en la fecha prevista.

61. Para proteger las líneas de transmisión contra el robo y el vandalismo, ETED colocará bulones anti

vandalismo hasta una altura de 5 metros en las torres de acero que se rehabiliten con el proyecto.

H. Gestión Financiera

62. Los arreglos financieros se mantienen aceptables, tanto en el INDRHI como en la CDEEE. Las

entidades han dado seguimiento y cerrado los aspectos de gestión financiera señalados en la auditoría.

El sistema de información financiera ha presentado ciertas limitaciones en enero atendiendo temas de

cierre del Año Fiscal recién finalizado. Se destaca, al propio tiempo, que se han presentado avances a

nivel de reportes y funcionalidad. No se espera que haya retraso en el envío a más tardar el 15 de

febrero de los informes de gestión financiera. El equipo auditor ha prácticamente concluido con su

labor de campo y está en proceso de elaboración de los borradores, por lo que no se prevé tardanza en la

entrega de los informes de auditoría para el año fiscal 2011, el cual se enviará a más tardar el 30 de

abril.

13

I. Manejo Ambiental

INDRHI

63. Durante la misión, la Misión reviso documentos del Proyecto en relación a los aspectos ambientales,

incluyendo el Plan de Manejo y Adecuación Ambiental del Financiamiento Adicional (versión borrador

nuevo), el contrato de servicios para diseño de rehabilitación de obras, especificaciones técnicas y

planos para la construcción de obras, y consultoría para la supervisión de rehabilitación de obras.

También se realizo una visita al campo por el área del Lote 6 (Padre de Casas) para observar la

situación actual del sitio de la obra.

64. La versión actualizada del Plan de Manejo y Adecuación Ambiental Financiamiento Adicional se

presenta como un instrumento más eficaz y de más fácil implementación, para asegurar un buen manejo

ambiental en las obras del proyecto.

65. Se acordó que el INDRHI terminara la revisión detallada de la sección 4 y Anexo 3 e identificaran

posibles modificaciones al texto de esos puntos del documento. Las modificaciones acordadas son:

actualizar la Tabla 1 (lista de lotes); se prepara un formato (formulario) para una ficha ambiental para la

sección 4.2; se modificara el anexo 3 del Plan de Manejo y Adecuación Ambiental Financiamiento

Adicional (condiciones contractuales ambientales estándar) para que se lean como condiciones y no

como requisitos de preparación de varios planes por el Contratista (como actualmente lee) y aumentar

algunas de las condiciones para que sea más completo y aplicable al Proyecto; y eliminar sección 4.5.,

pero pasando algunos puntos al anexo 3 de clausulas. INDRHI preparara una versión final del Plan de

Manejo y Adecuación Ambiental Financiamiento Adicional incorporara las correcciones acordadas para

la aprobación del Banco antes 28 de febrero de 2012, y se sustituirá la versión final aprobada en el

Contrato de Préstamo de Financiamiento Adicional para el Proyecto.

66. También fue acordado que el Banco enviara sugerencias para modificar el contrato de consultoría para

la supervisión de rehabilitación de obras. Se discutió la forma de la posible implementación de la

evaluación ambiental simple para la etapa de operación (sección 4.7), que podría ser ejecutada bajo la

participación de personal e información por parte del INDRHI y la contratación de un consultor por

parte del Banco. Se discutió la forma de la posible implementación de la evaluación ambiental simple

para el financiamiento retroactivo (sección 4.8), que podría ser ejecutada bajo la participación de

personal e información por parte del INDRHI y la contratación de un consultor por parte del Banco.

CDEEE

67. Durante la misión, tuvimos la oportunidad de revisar juntos algunos documentos del Proyecto en

relación a los aspectos ambientales, incluyendo el Plan de Manejo y Adecuación Ambiental del

Financiamiento Adicional (versión borrador nuevo) y el contrato de construcción de los 3 lotes de

líneas de transmisión. También se ha realizado una visita al campo en el trazado previsto del Lote 2

(15 de Azua – Sabana Yegua – San Juan de la Maguana) y el contra embalse de las Barias para

observar la situación actual.

68. La factibilidad ambiental de las obras de línea de transmisión depende, fundamentalmente en: el

diseño y la forma de construcción planteada por ETED, específicamente lo siguiente: que el trazado

de toda la línea (con excepción de tres tramos pequeños), se ubicara dentro del derecho de vía de las

carreteras existentes; que los equipos y maquinarias se manejen sobre el área pavimentada de las

carreteras; que se minimice al máximo los cortes de arboles y vegetación (completa o parcialmente)

y se mantenga una registro de todos los árboles cortados con su ubicación. CDEEE se comprometió a

obtener s en el Ministerio de Medio Ambiente y Recursos Naturales, las versiones oficiales de los

14

mapas de las áreas protegidas en las regiones en donde se instalaran las líneas de transmisión del

proyecto.

69. Se reconoció que la factibilidad ambiental de las obras de ETED y EGHID dependerá en una

supervisión adecuada.

70. Respecto al Plan de Manejo y Adecuación Ambiental Financiamiento Adicional (versión borrador

nuevo) se acordó que el CDEEE (ETED y EGHID) terminara la revisión detallada de la sección 5 e

identificaran posibles modificaciones al texto del documento. Las modificaciones acordadas son:

incluir la supervisión de las obras en la sección 5.1.1; EGEHID preparara el Plan de Manejo y

Adecuación Ambiental como parte de un acuerdo con el Ministerio de Medio Ambiente y Recursos

Naturales, que servirá para la evaluación identificada en la sección 5.1.2; que no es necesario una

evaluación ambiental de tramo de Haina – Galería de Infiltración CAASD - Manoguayabo (parte de

Lote 3) en la sección 5.2.1; las secciones 5.2.3 y 5.2.4 se modificaran para que reflejen el contrato

existente y sus mejoras apropiadas; eliminar la sección 5.2.5.3 e incluir las acciones aplicables en la

sección 5.2.5.1 en base de que ETED va a ejecutar la supervisión de la obras. CDEEE preparara una

versión final del Plan de Manejo y Adecuación Ambiental Financiamiento Adicional para la

aprobación del Banco antes 28 de febrero de 2012, y se sustituirá la versión final aprobada en el

Contrato de Préstamo de Financiamiento Adicional para el Proyecto.

71. CDEEE envirara la siguiente información al Banco antes de 15 de febrero de 2012: el Estudio de

Impacto Ambiental de las Líneas de Transmisión del Lote 1 (Cruce de Cabral-las Damas – Jimani);

los anexos del permiso ambiental del Lote 1 y la constancia ambiental de parte del Lote 3 (Haina –

Galería de Infiltración Manoguayabo); un mapa topográfico con el trazado de la línea de transmisión

de lote 1; y una copia de la carta de intención del acuerdo entre EGHID y Ministerio Ambiente y

Recursos Naturales para la cuenca del Rio Nizao.

J. Acciones acordadas en esta misión

72. Para avanzar en la ejecución de las obras y reducir los riesgos de una repetición de los daños que se

están reparando es preciso avanzar en los aspectos indicados en las secciones que siguen

Componente 1 - INDRHI

a) INDRHI preparara una versión final del Plan de Manejo y Adecuación Ambiental Financiamiento

Adicional para la aprobación del Banco antes 28 de febrero de 2012, y se sustituirá la versión final

aprobada en el Contrato de Préstamo de Financiamiento Adicional para el Proyecto.

b) INDRHI procederá a acelerar la ejecución de las tareas previstas en el Plan de Adquisiciones de

acuerdo al siguiente detalle:

Actividad Estado Próximos Pasos Acordados Responsable Fecha

Finalización Obras Riego y Presas Obras de Rehab. Lotes 3,4 y 5

Proceso de evaluación en revisión Decisión final de adjudicación INDRHI

15/02/2012

Consultorías

Supervisión lotes 3,4 y 5 Informe evaluación técnica en

revisión por el Banco.

Banco entregará respuesta durante

la presente misión

BM

03/02/2012

Diseño lotes 1,6,7,8 y 9 Propuestas financieras en evaluación. Enviar informe de propuestas final combinado para N.O.

INDRHI 06/02/2012

Diseño lotes 11 y 12 En preparación los documentos de

PdeP incorporando comentarios del Banco.

Envío de documentos INDRHI 08/02/2012

Diseños Lote 10, Estudios topográficos finalizados.

Avance del 50% reportado por el Dpto.

La ejecución de esta actividad está

a cargo del Dpto. de Diseños.

Dpto. de

Diseños-

30/03/2012

15

de Diseños. INDRHI

Diseño Lotes 14 y 15 Contratos adjudicados y firmados sin

iniciar

INDRHI debe asegurar que los

informes se reciban sin demoras.

INDRHI

Análisis y procesamiento

de datos topográficos de los

Lotes 14 y 15

Contrato en ejecución. Entrega de

productos finales pendiente Son

críticos para iniciar los diseños de los Lotes 14 y 15.

Asegurar que el Consultor entregue

los informes finales dentro del

plazo acordado

(Paquete 1) Diseños Presas

El BM revisó borrador del contrato y

entregó observaciones

Enviar borrador final del contrato

para la N.O.

Iniciar ejecución del contrato

INDRHI

03/02/2012

01/04/2012

Diseños rehabilitación

Presas Tavera, estribo izq. De Jiguey y obras

complementaria en presa

Maguaca

Negociaciones contractuales

finalizaron. Monto del contrato equivale a un 32% del precio estimado

de las obras

Revisar el monto estimado. En

caso que el monto revisado incrementara de forma

significativa, decidir si sería

prioritario financiar otro tipo de obras por falta de financiamiento

para ese contrato

INDRHI 09/02/2012

Supervisión de obras de

rehab de Presas Tavera,

estribo izquierdo de Jiguey

y obras complementarias en presa Maguaca

Proceso pendiente de inicio hasta que

determinar el precio revisado de las

obras. El precio estimado de la

supervisión es de US$522,000 que equivale aprox. a un 14% del precio de

las obras.

Enviar al Banco el monto estimado

revisado de las obras.

INDRHI 09/02/2012

Auditoría técnica de obras Adjudicación del contrato pendiente.

Negociaciones del contrato finalizadas

Enviar borrador del contrato

negociado para la N.O. del Banco

INDRHI 06/02/2012

Estudios batimétricos y de

calidad del agua & estudios

sobre erosión y sedimentación (Paquete 4)

Informe de lista corta revisado por

enviar al Banco. El estudio sobre

modelación del régimen hidrológico y sedimentación se integrará a los de

Batimetría.

Integrar los dos estudios en unos

Términos de Referencia únicos y

enviarlos junto con el informe de lista corta y pedido de propuestas

para N.O. del Banco

INDRHI

28/02/2012

Plan de Seguridad –

Alerta Temprana y Modelación de Manejo de

Embalses(Paquete 3)

Integración de planes de seguridad

(plan de seguridad + alerta temprana + modelación d manejo de embalses)

Recibir los Términos de Referencia

integrados, presupuesto y cronograma de ejecución.

Enviar aviso de solicitud de expresiones de interés para N.O.

Presas - INDRHI 28/02/2012

15/02/2012

Manuales de Operación Términos de Referencia finalizados. Finalizar ajustes en los Términos de Referencia y enviarlos para la

N.O. del Banco.

INDRHI 31/01/2013

Bienes y Equipos

Equipamiento para medición y auscultación de

presas.

Proceso en curso. Ha sufrido demoras por el número de cotizaciones

recibidas (solo 1)

Identificar proveedores extranjeros y pedir cotizaciones en un número

no menor de 5.

UCP-I NDRHI 10/02/2012

Rehabilitación de

Acelerógrafos (Paquete 2)

Especificaciones técnicas completadas.

Los componentes de la rehabilitación que habían propuestos como contratos

separados serán agrupados y

contratados como un paquete único.

Empacar en un solo grupo la

compra de acelerógrafos y equipos accesorios, cableado, equiopos de

informática y obras civiles

menores.

Confirmar la existencia de un

único proveedor de equipos de acelerógrafos

Iniciar ejecución del contrato

Presas-INDRHI 09/02/2012

14/02/2012

01/04/2012

Rehabilitación Red

Convencional Estaciones

TdR Preparados Mandar Especificaciones Técnicas

a Banco para NO

INDRHI 4-07-2011

Red Telemétrica Elaboración Especificaciones Técnicas Envío Especificaciones al Banco para NO

INDRHI 4-15-2011

Vehículos Hidrología En evaluación de ofertas. El informe

debió enviarse al Banco el 20/01/2012

Enviar al Banco para NO. INDRHI 10/02/2012

Equipos de medición de campo

El Banco entregó la N.O. a los pliegos de licitación.

Publicar aviso de Llamado a Licitación

INDRHII 13/02/2012

Equipos de laboratorio de

Hidrología

Pliegos de licitación revisados sin

terminar

Enviar pliegos finales para N.O. INDRHI 15/02/2012

Hardware Hidrología Versión revisada de los pliegos de licitación

Enviar pliegos finales para N.O. INDRHI 15/02/2012

16

Software Hidrología Términos de Referencia fueron

revisados por el Banco y están en

preparación final en INDRHI

Enviar versión final para la N.O. Hidrología-

INDRHI

08/02/2012

Componente 2 - CDEEE

a) Instrumentar los acuerdos de extensión de la fecha de terminación de los contratos de Aguacate y

Las Barias vencidos hace seis meses.

b) Envío del plan del plan de adquisiciones actualizado para su no objeción por parte del Banco antes

del 29 de febrero de 2012.

c) Actualizar y remitir al Banco los informes de avance de los contratos de las obras de rehabilitación

antes del 9 de marzo de 2012 y procesar mensualmente la certificación de los trabajos realizados y

los pagos correspondientes.

d) Completar el procesamiento de las modificaciones de los contratos de Aguacate y Las barias de

acuerdo a lo establecido en el mecanismo de Modificación de las Instalaciones incluidos en los

Contratos para las obras de rehabilitación (Cláusula 39) y otras, de cualquier modificación,

cambio, adición o supresión en las instalaciones y remitir al Banco las solicitudes de no objeción.

En particular remitir la Modificación No. 1 del contrato de rehabilitación de la Central Aguacate

con su fundamentación detallada, incluyendo la necesidad o conveniencia de la modificación y la

aceptabilidad de los costos, aportando las necesarias evidencias, antes del 17 de febrero de 2012.

e) Remitir para la no objeción del Banco la modificación del contrato conteniendo la opción

propuesta para la instalación a la mayor brevedad de las compuertas de Las Barías, antes del 17 de

febrero de 2012

f) Una vez que ya se han obtenido los recursos para financiar las obras civiles de rehabilitación y se

han iniciado los correspondientes trabajos, se reiteró la solicitud de que EGEHID/CDEEE remitan

al Banco los cronogramas de su ejecución, en lo posible antes del 29 de febrero de 2012, para

asegurar su coordinación con los contratos de rehabilitación electromecánica.

g) Avanzar en los acuerdos institucionales entre CDEEE/EGEHID y el INDRHI para organizar el

aprovechamiento por ambas instituciones de sus sistemas de comunicaciones e informaciones y el

acceso por parte de terceros de los datos hidro-meteorológicos e informar mensualmente al Banco

sobre los progresos alcanzados, enviando el primer informe antes del 29 de febrero de 2012

h) Comunicar al Contratista para la rehabilitación de las líneas de transmisión los cambios de

trazado previstos en las líneas antes del 29 de febrero de 2012 y procesar inmediatamente después

las modificaciones necesarias.

i) Continuar poniendo a la disposición del COPRE todos los antecedentes técnicos relacionados con

la rehabilitación de las presas incluidas en el Proyecto - incluyendo las obras civiles requeridas

para reducir los riesgos de que se repitan los daños que se están reparando – para su revisión por el

Comité Técnico de Seguridad de Presas.

17

Por Ministerio de Economía, Planificación y Desarrollo

Por el Instituto Dominicano de Recursos Hidráulicos

Por la Corporación Dominicana de Empresas Eléctricas Estatales

Por el Banco Mundial

18

Anexo I Informe relativo al cumplimiento de la política de seguridad de presas

Execution of Studies and Designs

INDRHI has drafted ToRs for several studies and design activities. The following grouping is

recommended which should also reflect contractual packages:

Design of Rehabilitation

Works

Dam Safety Plans Erosion and sedimentation

management

4 presas: Tavera, Jiguey,

Macagua, Chacuey

Aspectos operativos de

seguridad de presas

Estudio de sedimentación en 8

embalses (batimetrías)

Modelación hidrológica para

sistema de alerta temprana

contra inundaciones

Modelación de los regímenes

hidrológicos y de los procesos

erosión/ sedimentación y

simulación de senarios para la

restauración de cuencas

hidrográficas

Modelación de operación de

embalse

Dam Safety Plans

These are three plans:

1. Operation and Maintenance,

2. Instrumentation,

3. Emergency Preparedness.

Currently, dams either have very fragmented information pertaining to dam safety plans, or they have

no such plans. Preparation of dam safety (DS) plans is a priority activity in the context of non-

structural measures aimed at establishing an effective dam safety system. Annex A contains the

outline of the implementation program agreed with INDRHI on 02/2/2012; the following observations

are made:

a) The main objective of the program is to carry out essential activities to produce dam safety

plans in the minimum possible time frame (tentatively estimated in 8 months).

b) Activities are identified and sequenced to achieve the objective above.

c) The third block of activities includes “acciones de fortalecimiento” (e.g. modelos hidrologico

de cuencas, manejo de datos instrumentales, visitas al exterior, etc.) which extend beyond the

8 months, but are not considered critical for achieving the main objective (i.e. produce DS

plans).

PFMA (Potential Failure Mode Analysis) workshops are an essential element of the first block of

activities (Analisis de procedimientos para el manejo de seguridad de presas). The PFMA tool was

recommended during the World Bank mission of May 2008 and incorporated in the scope of work of

the consultant. FERC (US Federal Energy Regulatory Commission), who has developed PFMA, has

posted a roster of experts who can play the role of Facilitator:

www.ferc.gov/industries/hydropower/safety/guidelines/dspmp/facilitator/facilitators-list.asp

PFMA workshops should be included in the consultancy and conducted at the highest hazard dams,

tentatively estimated to be 5 (to be confirmed with names).

19

Rehabilitation works

CDEEE is implementing rehabilitation works at Aguacate, Las Barias, and Jiguey power plants.

Rehabilitation works also interest some civil works associated with the dams. On February 1, the

mission visited the first two plants.

Aguacate Dam. Activities ongoing are: sediment removal, spillway erosion repairs. Two options are

being considered to avoid future obstructions of the intake works by fine sediments: a) bottom sluice

through dam concrete in the center of the intake; b) longitudinal sluicing with discharge into diversion

tunnel (to be re-activated). The second option seems hydraulically preferable; however a physical

model study should be carried out for informing decision. Spillway chute has got extensive surface

erosion; repairs are not expected to feature major issues.

The following recommendations, already made during the May 2008 mission, are reiterated: a) the

opportunity of this forced outage should be taken for inspecting the 12 km long headrace tunnel; b)

consider the establishment of a remotely-operated system for the spillway gates because access to dam

site during hurricane season cannot be guaranteed.

Aguacate Power Plant. Outlet works are located at the vertex of a 180 degrees river bend; the outlet,

which is oriented against flow, has been completely obstructed by (fine) sediments. Extensive

sediment deposits are present on the inner side of the bend (right bank), and extensive erosion on the

outside of the bend (left bank) with severe damage to the access road. Current design features

extension of the outlet structure, by means of a box culvert (3.5*6m), along the left bank, 125m long,

and bottom slope 0.001. Long term stability of such solution is questionable due to location in an area

of very active erosion. Alternative solution could involve river crossing to reach the right bank, with

box culvert buried under (and protected by) sediments, ~300m long. The option should be discussed

with the designer and reviewed by the Dam Safety Panel during their next visit in March 2012.

Power house flooding occurred twice: first time in 2007, surface water entered the access tunnel, in

addition to that, there was an outage of energy supply (including stand-by generator) and drainage

pumps could not operate. The second time was in 2009 due to a draft tube’s man-hole left open during

flood season. Measures to adopt for minimizing risk of future flooding: a) channel surface water (and

debris flows) above tunnel portal, to discharge into the river, extend tunnel entrance canopy over an

adequate length; b) carry out “potential flooding mechanism analysis”, the analysis should start by

identifying all potential avenues through which water could ingress the power house, check the level

of control on each of those avenues (valves, gates, man-holes, etc.), assess the reliability of the control

features, and decide if they are sufficient, and if redundancy should be introduced, incorporate findings

in the plant operations and emergency preparedness plan.

Las Barias. Works underway are new gates and retaining wall stabilization. Stop logs currently in

place are inadequate to allow safe working conditions. Options are: a) remove stop logs and install

new ones, install radial gates; b) lower pool level to level allowing current stop logs to work under

allowable stresses. Option b) is more attractive in terms of schedule, but impacts irrigation water users.

INDRHI should determine the minimum pool level necessary to allow acceptable irrigation canal

operation. Scour at dam toe has not been addressed; survey is a priority. Hydrological safety (spillway

adequacy) has not been addressed; in the year 2008 mission a recommendation was made to consider

using left embankment as emergency spillway (lower crest level).

Institutional aspects

20

Essential elements from “Regulatory Frameworks for Dam Safety”2

Regulator’s powers and responsibilities clearly spelled out in the law/ statute

Independence of the Regulator from dam construction decision makers, dam owners/

operators

Regulator has adequate human and financial resources

The following table summarises the parties with an interest and/ or responsibility (more or less formal)

on dam safety.

Institution Operation

of hydro

dams

Integrated Water

Resource

Management

Dam Safety

management

Independent

safety

assessment

Panel of

Expert

reviews

Emeregenc

y response

CDEEE 3 X X

INDRHI4 X X X

Observatorio

de Agua5

X

DOMCOLD6

COPRE7 X X

COE X

Issue 1- Weak link: dam safety management is currently implemented by three entities (CDEE,

INDRHI, and COPRE); roles and responsibilities are “broadly understood”, but not clearly stated in

any law/ staturte.

Issue 2- INDRHI designs, operates and owns (to be confirmed) several dams, such tasks conflict with

INDRHI playing the role of Regulator.

Issue 3- Observatorio, COPRE and DOMCOLD have no legal basis.

It is recommended that the Consultant who will prepare the DS Plans is asked to present options to

improve institutional arrangements. At the moment, the following options can be identified.

Option description Advantages Disadvantages

A No action: continue

current informal

arrangements.

Responsibilities under emergency

conditions not clearly defined, needed

actions not enforceable; risk of failure

in the chain of command under

emergency.

B COPRE or DOMCOLD

becomes regulator,

INDHRI scientific

advisor, EGEHID runs

Responsibilities and

chain of command under

emergency conditions

clearly defined.

Difficult to enforce needed actions.

2 Bradlow D., Palmieri A., Salman H.S. (2002) “Regulatory Frameworks for Dam Safety – a comparative study”

World Bank Law, Justice, and Development Series, Washington DC, March 2002. 3 Check Ley 125.01 of year 2001 to ascertain dam ownership

4 Check Ley 125.01 of year 2001 to ascertain dam ownership

5 Not instituted by law/ official regulation

6 Dominican Commission on Large Dams

7 Not instituted by law/ official regulation

21

dam safety system.

C As option B, with

Regulator’s powers and

responsibilities clearly

spelled out in the law/

statute. Dam ownership

legally defined.

Responsibilities and

chain of command under

emergency conditions

clearly defined, needed

actions legally

enforceable.

Requires long preparation time.

It is unreasonable to expect to implement the required legal system within ERDMP’s remaining time

frame of less than two years. However definition of responsibilities can and should be achieved.

22

Annex A: Dominican Republic - ERDMP Dam Safety Plans

2-Feb-12

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Consultant mobilization

Analisis de Procedimientos para el

manejo de seguridad de presas

Colleccion de informaciones

Intervistas con los actores

involucrados

Visita de las presas

Conduccion de 5 talleres PFMA

Producion de archivo tecnico historico

para cada presa

Actualizacion/ preparacion de

Manuales de Seguridad de Presa: a)

Operacion y Mantenimiento; b)

Instrumentacion; c) Manejo de

Emergencias.

Actualizacion de analisis de crecidas

Modelos hidrologicos (crecidas) para

las 13 presas

Analisis de rotura de presas y mapas

de inundacion

Reglas de operacion de los reservorios

Proceduras en caso de emergencias

Indicadores de performancia

Instrumentacion: confirma/

integracion

Medidas preventivas

Producion de Planes O&M

Producion de Planes Instrumentacion

Producion de Planes de Manejo de

Emergencia

Recomendaciones sobre pruebas de

eficiencia de los planes

Recomendaciones sobre actualizacion

de los planes

Fortalezamiento Institucional

Recomendaciones sobre

fortelezamiento de: COPRE, INDRHI,

DOMCOLD

Acciones de fortalezamiento (modelos

hidrologico de cuencas, manejo de

datos instrumentales, visitas a el

exterior, etc.)

Recomendaciones sobre el marco

reglamentario/ legal

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

23

Anexo 2

Dominican Republic – ERDMP Workshops

… Dam(s)

Terms of Reference

1. Background

…………………………

2. Objectives

The main objective of this task is to identify issues affecting safety of … dam(s), and define measures

to counteract them.

Associated outcomes and outputs of the task are:

start up the technical archive of the dam, including all data, studies and information on the

investigation, design, construction, analysis, performance and operation of the project;

revise and/or prepare dam safety plans8;

provide specific training to dam operators.

The process involves dam operators as main actors and provides the opportunity for on the job training

of the operators

Potential Failure Mode Analysis

The process of identification of issues and definition of remedial measures is based on a procedure

described in the guidance note originally prepared by Larry Von Thun and the FERC (US Federal

Energy Regulatory Commission); the process is named Potential Failure Mode Analysis (PFMA) and

is described in www.ferc.gov/industries/hydropower/safety/guidelines/eng-guide/chap14.pdf.

3. Scope of work

The present task consists in applying the PFMA process to identify all potential failure modes for …

dam(s), spillway, foundations, abutments … and to assess those failure modes of enough significance

to warrant continued awareness and attention to visual observation, monitoring and remediation as

appropriate. Thus suggesting opportunities for risk reduction, possible investigations or analyses,

means for monitoring/inspecting for the development of potential failure modes.

The specific purpose of the task is to:

Enhance the dam safety inspection process by helping to focus on the most critical areas of

concern unique to the dam under consideration;

Identify operational related potential failure modes and structural related potential failure

modes (e.g. piping) not covered by the commonly used analytical methods (e.g. slope stability,

seismic analysis);

Enhance and focus the visual surveillance and instrumented monitoring program;

Identify shortcomings or oversights in data, presentation of data, information or analyses

necessary to evaluate dam safety and each potential failure mode;

Help identify the most effective dam safety risk reduction measures.

8 Such plans refer to: a) Operation and Maintenance; b) Instrumentation; c) Emergency Preparedness

24

The requirements of the PFMA exercise are to:

1. Collect all data, studies and information on the investigation, design, construction, analysis,

performance and operation of the project. All studies and investigation reports existing that relate to

the ongoing safety of the dam must be included and reviewed and evaluated. A listing should be made

of the data available for review and considered in the Failure Mode Analysis and included in the FMA

report documentation.

2. Visit the project site with an eye out for potential failure modes, structural and geologic conditions,

review operations, and interview owners/operators for their input on potential failure modes.

3. Review all the background information for general understanding and with these specific questions

in mind:

How could this dam fail? (site-specific consideration of geology, loadings, structure condition,

and project operations ),

What would happen if the dam fails?

Are the identified potential failure modes recognized and being appropriately monitored by

visual surveillance or instrumental monitoring?

What actions (immediate or long term) can be taken to reduce dam failure likelihood or to

mitigate failure consequences? These actions could include any of the following: data

collection, analysis or investigations, operational changes, communication enhancement,

monitoring enhancement and structural remediation measures.

A core team of 4 persons, composition shown below, will conduct the PFMA exercise.

PFMA core team member Main tasks

Facilitator9 - international expert familiar with the

PFMA process

Site inspection, Facilitator of the PFMA session

Independent Dam Safety Specialist – international

expert in dam safety evaluation and familiar with dam

failure mechanisms.

Site inspection; expert input to PFMA

Engineer geologist/ geotechnical engineer – national

expert

Site inspection, provide site specific knowledge during

PFMA

Hydrologist/ hydraulic engineer – national expert Site inspection, provide site specific knowledge during

PFMA

Attendance of the PFMA workshop will include:

Dam operators (main actors);

Operators of other dams, where PFMA is scheduled to take place;

Representatives of EGEHID, INDRHI, DOMCOLD, COE/COPRE.

4. Methodology of the PFMA Workshop

The site visit is intended to provide a general orientation on the dam and related facilities. Digital

photos should be taken for use in the workshop.

2. The data review sessions involves the definition by the Facilitator of key data required. Workshop

participants should work in small groups to research and document the available data.

3. The PFMA Workshop sessions should involve the systematic identification of potential failure

modes for normal, flood and earthquake conditions. The dam site(s) are considered as a number of

discrete structures and analysed one at a time.

9 FERC publishes a list of experts who have facilitated PFMAs at:

www.ferc.gov/industries/hydropower/safety/guidelines/dspmp/facilitator/facilitators-list.asp

25

4. Potential failure modes and failure scenarios are brainstormed within a team of persons most

familiar with design, analysis, performance, and operation of the dam. Records will include: the

identified potential failure modes, the reasons why each potential failure mode is likely to occur and

identify any possible actions, related to each mode of failure, that could help reduce risk (monitoring

enhancement, investigation, analysis, and remediation).

5. Specifically identify possible performance monitoring enhancements for each potential failure mode

for consideration of the owner and periodic inspectors.

6. Document the analysis by recording the major findings and understandings from the brainstorming

session. An interim report is prepared, containing results as collected directly from the workshops and

addressing the above.

The Core Team prepares summary tables as the discussions progresses. The tables include key

parameters pertaining to the following elements:

Potential Failure Mode;

Scenario/Initiating Events/Sequence/Consequences;

Negative Factors affecting the likelihood of the PFM;

Positive Factors;

Monitoring/Risk Reduction Opportunities/Data & Analysis;

Gaps/Emergency Plans;

Action Items, and

Categorization of the PFM

PFM categorization is carried out according to the FERC system:

Category Characterization Description

I Highlighted PFM Considers potential for occurrence, magnitude of consequence and

likelihood of adverse response (physically possible, fundamental flaw or

weakness identified, conditions reasonable and credible).

II Potential PFM considered, not

highlighted

Of lesser significance and likelihood that Category I.

III More information or analyses

needed to classify

Lacked information for confident judgment and since action may be

required, these may be highlighted.

IV PFM ruled out May be that physical possibility does not exist, information eliminated

concern, or so remote a possibility as to be non-credible or not reasonable.

The resulting Tables are attached as Appendices to the PFMA Report. On completion of the tables a

round table review is held with all participants identifying key findings and understandings which

were recorded. Findings are then prioritized by the group.

The final report should include a recommended action plan on the identified remedial measures, and

specific inputs for the preparation of dam safety plans. In relation to the latter, updating (or preparing)

the Response Level Matrix assumes particular importance. Annex B contains a generic example of

such matrix which constitutes a key element for the Emergency Preparedness Plan.

5. Duration and Deliverables

Data collection and study: 1 week;

Site visit: 1 day;

PFMA workshop: 2 days;

Draft report: 1 day;

Final report: one week.

Deliverables:

26

a) Technical archive, preliminary version stating contents and identified gaps;

b) PFMA workshop draft report, documenting the analysis and the major findings and

understandings from the brainstorming session.

c) Final report, including:

a. Action plan,

b. Input to dam safety plans (Response Level Matrix in particular),

c. Recommendations on training needs for dam operators and other relevant

stakeholders.

Annex A: Excerpts from a PFMA report

Excerpt on “Surveillance and monitoring enhancements”

Excerpt on “Risk reduction measures”

27

Excerpt on “Suggested investigations and analyses”

Annex B: EMERGENCY PREPAREDNESS PLAN

RESPONSE LEVEL MATRIX

Each cell should contain clear indications (instrument readings, visual observations, etc.) prompting

the appropriate response level

RESPONSE LEVEL

TYPE OF EVENT Hydrological event/ Flooding

Emergency releases at upstream reservoirs

Earthquake Excessive leakage/ internal erosion/ piping

Abnormal instrument readings

Gate failure/ power loss/ equipment failure/ fire

Sabotage/ accident

Internal Alert Situation can be managed internally. Outside notification NOT required

Reservoir level approaching design flood level. Outflows approaching channel capacity.

Upstream dam warns of imminent spill.

Earthquake less than DBE recorded

Excessive seepage

Failure of spillway gates

Any incident of threat of attack

Response Level I Conditions might lead to downstream flooding. Outside notification required

Reservoir level above design flood level, but below crest level.

Release in excess of channel capacity

Earthquake greater than DBE

Increasing rate of excessive seepage. Heavy seepage carrying fines.

- Attack that threatens the integrity of the dam or spillway

Response Level II Prepare for evacuation

Reservoir level predicted to exceed dam crest level

Controlled releases likely to flood inhabited areas

Instability of dam resulting from earthquake

Seepage develops a major uncontrolled outflow

- As above

Response Level III Evacuation is necessary

Overtopping imminent

As above Integrity of dam jeopardized by earthquake

Dam collapse through piping imminent

- As above

28