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ÍNDICE

I Introducción II Inauguración III Antecedentes IV Informe de las Comisiones de Trabajo V Proyecto regional de CLARCIEV VI Exposición de organismos internacionales y Rueda de proyectos VII Talleres del BID VIII Asamblea General Ordinaria del CLARCIEV IX Declaración de Lima

I INTRODUCCIÓN X Encuentro “La Identidad Legal: 10 Encuentros, 1 Proyecto Regional” Entre los días 4 y 6 de diciembre de 2013 se realizó en Lima (Perú) el X Encuentro del Consejo Latinoamericano y del Caribe de Registro Civil, Identidad y Estadísticas Vitales (CLARCIEV), al que asistieron representantes de 15 países integrantes del CLARCIEV: Argentina, Bolivia, Brasil, Colombia, Costa Rica, El Salvador, Guatemala, Haití, Honduras, México, Nicaragua, Panamá, Paraguay, Perú y Uruguay. Belice y Jamaica participaron como observadores, y los miembros de CLARCIEV ausentes fueron Ecuador, Chile y República Dominicana. También acudieron a la cita especialistas y miembros de organismos internacionales como la Organización de Estados Americanos (OEA), el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), la Cooperación Alemana al Desarrollo (GIZ), las Organizaciones No Gubernamentales Plan Internacional y Family Search. Bajo el nombre “La Identidad Legal: 10 Encuentros, 1 Proyecto Regional”, la reunión revisó logros, dificultades, buenas prácticas y desafíos relacionados con el registro civil y la identificación. Sirvió para constatar que todos los organismos registrales de América Latina y El Caribe han logrado avances en diferentes aspectos. Uno de ellos, el campo jurídico. A lo largo de los últimos años, se han planteado o realizado cambios en las legislaciones internas de los países con el propósito de adoptar un enfoque de derechos o aumentar la autonomía de los organismos registrales. Hay realidades complejas que enfrentar; por ejemplo, la de México, país en el que cada estado federal tiene una legislación particular.

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El uso de la ciencia y de moderna tecnología es otro de los campos donde los organismos dedicados al registro civil han avanzado. No hay país miembro de CLARCIEV que no haya hecho innovaciones a este nivel, y que no esté dispuesto a seguir en esa ruta. La instalación de plataformas virtuales o la creación de nuevos softwares no están lejos del quehacer de los organismos registrales, mientras se consolida un recurso tecnológico que permite alta precisión y confiabilidad: la biometría. La capacitación del personal dedicado al registro civil es otra preocupación permanente entre los miembros de CLARCIEV. Se han logrado avances y hay buenas prácticas que son replicadas luego de comprobarse su calidad y sus resultados positivos. En este aspecto existe la disposición a compartir experiencias exitosas y poner a disposición de otras instituciones el capital ganado. La demanda de mayor capacitación está muy presente. Un punto destacado es el interés en lograr la interoperabilidad. Es decir, la capacidad de los sistemas registrales de intercambiar información. Se están adoptando medidas para avanzar en interoperabilidad en las zonas de frontera en Centroamérica y en los países del norte sudamericano. Otro avance importante ha significado la recuperación de registros y el otorgamiento de documentos de identidad a poblaciones que los habían perdido. El caso más notorio es Huancavelica, departamento del Perú donde muchos archivos fueron destruidos por el terrorismo. Esos y otros temas fueron abordados en el X Encuentro. Detrás de las diferencias, metas comunes. Una de ellas, alcanzar el subregistro cero entre menores de cinco años en el año 2015. En la reunión se ratificó, una vez más, que la lucha contra el subregistro de nacimiento es una estrategia para lograr cumplir con los Objetivos del Milenio, y para desarrollar políticas de Estado efectivas. Desde su creación, el CLARCIEV ha crecido en número de miembros y se ha consolidado como un referente para la región y para instancias similares de otros continentes, y ha conseguido importantes aliados. Luego de ocho años y diez encuentros, el CLARCIEV se fortalece, animado por el empeño de lograr que ejerzan sus derechos los niños, niñas, jóvenes y adultos que viven en América Latina y el Caribe. Ese es el compromiso que tiene con más de 600 millones de personas.

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II INAUGURACIÓN

En la inauguración del X Encuentro, el presidente de CLARCIEV y Jefe Nacional del Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (RENIEC) de Perú, Jorge Yrivarren, sostuvo que la importancia de CLARCIEV se evidencia en el incremento del número de miembros y en la continuidad de los diez encuentros realizados. "En este décimo Encuentro conocemos los éxitos de otros países y damos a conocer los nuestros, y así aprendemos unos de otros", explicó. Por otro lado, anunció que en esta cita se ha consolidado la idea de “crear un espacio de diálogo para compartir lo que interesa a los países y a las entidades cooperantes”. El evento fue inaugurado por la Vicepresidenta del Perú, y también Congresista, Marisol Espinoza. En su intervención subrayó que contar con un documento de identidad vigente permite acceder a derechos básicos. Sostuvo también que "la identificación es muy importante para el diseño y la planificación de políticas públicas y programas sociales, y para la construcción de la ciudadanía". Por su parte, Steven Griner, Coordinador del Programa de Universalización de la Identidad Civil en la Américas (PUICA) de la Organización de Estados Americanos (OEA), que ocupa la Secretaría Ejecutiva de CLARCIEV, informó que el PUICA ha apoyado dos iniciativas subregionales: la centroamericana -conformada por El Salvador, Guatemala, Honduras y Costa Rica- y la sudamericana, de la que forman parte Colombia, Ecuador y Perú. Mencionó varios avances en Centroamérica:

“En El Salvador y Guatemala se ha incrementado la cobertura de las oficinas de registro que operan en el sistema de hospitales públicos. En Guatemala se tiene una cobertura de más del 93% y en El Salvador ya se alcanza el 60%. También en El Salvador se ha unificado la información de la base de datos del Seguro Social con la del Documento Único de Identidad lo que evitará los dobles registros en el seguro social. En el caso de Costa Rica, casi no existe la problemática del subregistro dado a que a los recién nacidos se les otorga un número de identificación al nacer que conservan toda su vida. En Honduras, (…) el RNP ha limitado el papel de los partidos políticos como gestores de la cédula de identidad, reforzando así la tarjeta de identidad como fundamento de la seguridad jurídica personal e instrumento de identificación. En Panamá se ha implementado una práctica innovadora al instalarse un Sistema de Verificación Biométrica en el principal hospital del país con el fin de verificar y cotejar la identidad de las madres y vincularla a la de los recién nacidos. Finalmente, (…) en México se han interconectado 12 de las oficinas de los estados para facilitar la confirmación de los certificados de nacimiento”.

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El Coordinador del PUICA formuló tres preguntas que, en su opinión, deberían considerar los miembros de CLARCIEV: 1) ¿Qué podemos hacer para medir el subregistro de una manera uniforme en las Américas?, 2) ¿Cómo hacemos accesible la información registral y, a la vez, garantizamos su seguridad? 3) ¿Cómo podemos impulsar el cumplimiento del Plan Estratégico del CLARCIEV enfocándonos en los ejes básicos aprobados durante la Asamblea Ordinaria de Guayaquil; esto es, modernización institucional, protección de datos, eliminación del subregistro y tecnología-interoperabilidad? “Como Secretaría Ejecutiva del Consejo consideramos que la organización en 2014 de la 3ra Conferencia Regional Latinoamericana sobre el Derecho a la Identidad y Registro Universal de Nacimiento sería un espacio ideal para responder algunas de estas preguntas y presentar a los gobiernos los avances de las instituciones registrales en sus políticas de combate al subregistro”, añadió .Steven Griner. A su turno, el Representante del BID en el Perú, Fidel Jaramillo, destacó la concepción de la Vicepresidenta peruana, Marisol Espinoza, y del CLARCIEV, quienes consideran que el derecho a la identidad es un derecho humano. Asimismo, hizo explícito que el BID toma en cuenta ese enfoque como un criterio para establecer relaciones y apoyar acciones de diversa índole con los Estados.

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III ANTECEDENTES

Durante la primera sesión del X Encuentro, el Director General del Registro Nacional de Población e Identificación Personal (RENAPO) de México, Alejandro Armenta, recordó que el CLARCIEV nació el 21 de octubre de 2005, en Santiago de Chile, en un Encuentro de Directores de Registro Civil, Identidad y Estadísticas Vitales, en el que participaron Bolivia, Chile, Ecuador, Panamá, Perú, República Dominicana y Uruguay. Hizo un recuento de los nueve encuentros previos de CLARCIEV.

I Encuentro. Santiago de Chile, Chile. Octubre 2005

II Encuentro. Santo Domingo, República Dominicana. Febrero 2006

III Encuentro. Buenos Aires, Argentina. Agosto 2006

IV Encuentro. Ciudad de México, México. Agosto 2007

V Encuentro. Lima, Perú. Julio 2008

VI Encuentro. Bogotá, Colombia. Noviembre 2009

VII Encuentro. Cancún, México. Octubre 2010

VIII Encuentro. Antigua, Guatemala. Octubre 2011

IX Encuentro. Guayaquil, Ecuador. Octubre 2012 Alejandro Armenta recordó también el objetivo del CLARCIEV: Lograr que los organismos registrales de cada país generen vínculos de cooperación, establezcan sistemas fluidos de comunicación y contribuyan al establecimiento de registros confiables y seguros, que faciliten la identificación y el desplazamiento de cada ciudadano dentro y fuera de nuestros respectivos países. Asimismo, señaló que las declaraciones del organismo han girado alrededor de cinco temas: 1. Garantizar el derecho a la identidad que tienen todos los habitantes de nuestros pueblos; 2. Fortalecer el CLARCIEV como vínculo de coordinación y colaboración en la región; 3. Erradicar el subregistro, promoviendo el registro universal, oportuno y gratuito de nacimientos; 4. Contar con documentos de identificación confiables, que permitan a nuestra población acreditar ante terceros su identidad; 5. Fortalecer las bases de datos de hechos vitales, como insumo y eje transversal para todos los programas de gobierno. El Director General del RENAPO de México destacó el apoyo recibido de organismos internacionales, como el Programa de Universalización de la Identidad Civil en la Américas (PUICA) de la Organización de Estados Americanos (OEA), y enumeró a los principales aliados de CLARCIEV: el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), el Fondo de las Naciones Unidas para la Infancia (UNICEF), las agencias de cooperación española y alemana, y la ONG Plan Internacional.

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CNV electrónico en Uruguay En el X Encuentro se expusieron buenas prácticas y novedades tecnológicas en materia registral. Entre ellas, una experiencia uruguaya que ganó el Premio Interamericano a la Innovación para la Gestión Pública Efectiva 2013, en la categoría Innovación en la Coordinación Institucional, otorgado por la OEA: el Certificado de Nacido Vivo Electrónico (CNVe) con asignación de número único de identidad. El organismo responsable de dicho proyecto es la Oficina de Planeamiento y Presupuesto de la República de Uruguay. La Coordinadora de Proyectos Transversales de dicha oficina, Cristina Tello, presentó la experiencia premiada.

Instituciones involucradas: Fue un esfuerzo desarrollado mediante cooperación horizontal con el Ministerio de Salud Pública, la Dirección Nacional de Identificación Civil y el Ministerio de Educación Pública y Cultura, con el apoyo del BID. Cómo funciona: Mediante una aplicación, cuando ocurre un nacimiento, el establecimiento de salud se comunica con el servidor central del Ministerio de Salud Pública, donde está alojada la base de datos de los certificados y se verifica la identidad de la madre. Se registra el día, la hora, la fecha y el lugar del nacimiento. Estos datos y los de la madre son enviados a Identificación Civil que le asigna el Número Único de Identificación de Nacido Vivo y abre un legajo virtual donde quedan registrados y fortalecidos el binomio madre-hijo. Esos datos vuelven a la Maternidad y con ellos el médico emite el CNVe con la asignación de un número de cédula de Identidad. El Ministerio de Salud Pública coloca la información no médica en la web a la cual accede el Registro Civil y emite el Certificado de Nacimiento. Contexto: Las características de Uruguay que hicieron posible el éxito del proyecto fueron la extensión y geografía del país, la poca incidencia de nacimientos fuera de establecimientos de salud, y la alta penetración de Internet. Además, contaron con apoyo del más alto nivel en el Estado. Recomendación: “Hay que trabajar bastante la gestión del cambio. Si los funcionarios no entienden, los gana el miedo y se resisten al cambio”

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IV INFORME DE LAS COMISIONES DE TRABAJO

Los Vicepresidentes de CLARCIEV –representantes de Uruguay, El Salvador, México, Colombia y Guatemala– tuvieron a su cargo la coordinación de las comisiones de trabajo sobre temas de interés regional. Ellos fueron los encargados de informar lo avanzado en las comisiones de trabajo, incluyendo la dedicada a ver los asuntos jurídicos. Comisión 1: Eliminación del subregistro El informe fue presentado por el Director de Coordinación Interinstitucional del Registro Nacional de Población e Identificación Personal (RENAPO) de México, Roberto Zárate. El trabajo de la comisión tenía como objetivo elaborar un plan para eliminar el subregistro, que pueda adaptarse a cada país, teniendo como ejes de acción la identificación de la problemática; la realización de alianzas entre los entes encargados del registro civil y los organismos estatales vinculados a las estadísticas vitales, la salud, la educación y el desarrollo social; la vinculación con entidades que apoyan a pueblos indígenas y con los dirigentes de estas poblaciones originarias. Además, el fomento de la cultura registral, la promoción de lugares de registro en los centros de salud, y finalmente, la adecuación de la normatividad. Roberto Zárate acota que 6 de 17 países respondieron a la encuesta que aplicó la comisión con el fin de obtener información y opinión. Los países que respondieron fueron Argentina, Colombia, El Salvador, Guatemala, Perú y Uruguay.

El estudio realizado señala que los países manejan distintos plazos para medir el registro oportuno –entre seis meses y cinco años–; que solo tres de los seis países encuestados estiman el subregistro; que en las seis naciones la respectiva legislación contempla el registro universal, oportuno y gratuito; y que, salvo en Uruguay, en los otros países el registro y la primera certificación son gratuitos. Agrega que en los seis países se han realizado campañas contra el subregistro y que el mecanismo más efectivo para disminuirlo es el registro en los hospitales. La comisión llegó a la conclusión de que no hay una metodología única para medir el subregistro, ni mecanismos comunes para combatirlo. También los miembros de la comisión han llegado al convencimiento de que el apoyo de organismos internacionales y el intercambio de experiencias pueden ser de gran utilidad para reducir el subregistro.

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Finalmente, la comisión plantea un cambio de mirada ante el problema; sostiene que es mejor no tener como meta “combatir el subregistro”, sino el “tener políticas para alcanzar el registro universal”. Recomienda ligar el Certificado de Nacido Vivo al registro civil, pues de esa manera se puede definir la diferencia entre ambos y medir el registro oportuno. “Es más fácil hacer así la estadística porque, como no hay cifras de subregistro, no se pueden medir los avances en su reducción”, subrayó el funcionario mejicano. Comisión 2: Buenas prácticas y avances tecnológicos El informe fue presentado por el Gerente de Calidad e Innovación del Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (RENIEC) de Perú, Tobías Aliaga. La comisión tiene como punto de partida la necesidad de registrar las buenas prácticas del CLARCIEV y de sus países miembros. Tobías Aliaga sostiene que el registro y reconocimiento internacional de una gestión de calidad pueden obtenerse mediante una acreditación ISO. Explica que el ISO es la Organización Internacional para la Estandarización, conformada por una red de instituciones nacionales de normalización de 164 países, y que es el mayor elaborador y editor mundial de normas internacionales; es decir, obtener un registro ISO significa ganar el consenso mundial sobre la actividad a la que se dedica quien lo recibe.

El funcionario peruano plantea que es necesario contar con un ISO registral de CLARCIEV porque “las personas pasamos por las instituciones. La única manera de dejar huella es registrando las buenas prácticas”. Precisa que, como conseguir esa acreditación puede llevar mucho tiempo, un primer paso recomendable sería postular a la obtención de un International Workshop Agreement (IWA).

El IWA es un documento producido a través de reuniones (talleres) y no siguiendo todas las etapas establecidas por el comité técnico de la ISO. Sería posible obtener dicho documento en 12 meses y, luego, tratar de implementar un modelo de excelencia. El proceso de lograr una certificación ISO no es ajeno a los países miembros del CLARCIEV. Muchos de ellos cuentan con el Sistema de Acreditación de Calidad (ISO – 9001) para algunas de sus actividades, oficinas o instancias registrales. Tobías Aliaga también recuerda que en el año 2010 el Departamento para la Cooperación y Observación Electoral (DECO/OEA) desarrolló la primera norma ISO-Electoral Internacional 17582, que busca promover una gestión transparente,

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eficiente y alineada con los objetivos organizacionales. Además, enfrenta las amenazas de legitimidad de los procesos electorales. La comisión propone que esta experiencia sea compartida con CLARCIEV y que la gestión del ISO registral sea liderada por la Secretaría Ejecutiva. El objetivo de las propuestas es ser instituciones confiables, facilitar la interoperatividad y que las experiencias positivas se consoliden a través del desarrollo de un modelo de gestión de calidad en común. De acuerdo a la comisión, los beneficios principales pueden resumirse en lo siguiente: estar mejor preparados para disminuir el subregistro, mejorar el control de la identificación de personas en las fronteras, compartir iniciativas de proyectos regionales y lograr sinergias, y aumentar la posibilidad de compartir experiencias de desarrollo de innovaciones. Finalmente, la comisión advierte que el ISO Registral no debería pretender ir en demérito de las competencias jurisdiccionales ni administrativas, capacidades, facultades y ejercicio de atribuciones de las leyes propias de cada país. Para ello propone utilizar el método que se usó durante el IWA 4, que no obliga a adquirir las mismas buenas prácticas en todas las naciones, sino que respeta lo dispuesto y ejecutado por cada Estado. Comisión 3: Capacitación de funcionarios de registro civil Lo trabajado por esta comisión fue expuesto por el Director de Capacitación del Registro Nacional de las Personas (RENAP) de Guatemala, Nery Chinchilla. En primer lugar, hizo un resumen de los principales elementos de la experiencia orientada a mejorar la capacitación de los funcionarios de los países centroamericanos, teniendo como premisa la presencia de elementos comunes en las naciones de esa región. En estos, el hecho de que la calidad de los funcionarios ha decrecido por efecto de los intereses de los gobernantes que han hecho uso político de los organismos registrales, ocasionando cambios continuos en la conformación del personal de las entidades de registro civil. Otro elemento común es la carencia de tecnología. Con el fin de mejorar la calidad del personal, informa Nery Chinchilla, se ha creado la red Identitas. La integran Costa Rica, El Salvador, Guatemala y Honduras.

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Identitas toma como referente la Escuela de Capacitación del Registro Nacional de Personas (RENAP) de Guatemala, y tiene como objetivo general: “Consolidar el estudio, investigación, cooperación y transferencia de conocimientos y tecnología para el desarrollo de los registros civiles de Centroamérica”. Sus objetivos específicos son reunir y sistematizar la documentación normativa de la región; formar y capacitar a los funcionarios, técnicos y empleados de las instituciones miembros; y desarrollar programas conjuntos de cooperación en el campo de la capacitación, transferencia de conocimiento y tecnologías. Identitas ha determinado que sus áreas de trabajo son la formación y capacitación de funcionarios y empleados, la recolección y sistematización de documentos relacionados a la identidad civil y su incorporación a medios electrónicos, el desarrollo de investigaciones y publicaciones, y la promoción del registro y la mejora de las estadísticas vitales bajo un enfoque de derechos. Por otro lado, Identitas se define como un mecanismo de comunicación e intercambio que utilizará primordialmente la tecnología disponible en Internet, además de las reuniones presenciales; que estará abierta al diálogo, la interacción y la búsqueda de soluciones a problemas comunes; y que le dará particular importancia a los temas de subregistro de poblaciones marginadas y a la problemática de la identificación de persona en zonas fronterizas y entre la población migrante. El funcionario guatemalteco informa que para garantizar la estabilidad y la continuidad de la red, los organismos participantes han nombrado al Instituto Centroamericano de Administración Pública (ICAP) como Secretaría Técnica de Identitas. Esta red se sostiene con las contribuciones voluntarias de los países miembros y los aportes de organismos cooperantes. Identitas espera fortalecer los registros del área centroamericana, diseñar y proponer un documento de identidad para todo el ámbito centroamericano, implementar un sistema unificado de formación y capacitación para los funcionarios y empleados de las instituciones registrales, así como institucionalizar una red de expertos centroamericanos en materia de registro civil. En cuanto a la relación entre Identitas y CLARCIEV, el expositor aclara que Identitas no es una alternativa diferente, sino que es parte de CLARCIEV; que es un producto de los esfuerzos del CLARCIEV y que tiene la posibilidad de implementar mejor en el nivel subregional las recomendaciones del CLARCIEV. Finalmente, Nery Chinchilla da lectura a un mensaje del Director Ejecutivo del RENAP, Rudy Gallardo, en el que invoca a los participantes a considerar la capacitación en función de la calidad de la gestión y que, para ello, tengan presente la Carta Iberoamericana por la Calidad, suscrita por los gobernantes iberoamericanos en el año 2008.

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Comisión 4: Interoperabilidad de los registros civiles y organismos de identificación La presentación de los avances de esta comisión estuvo a cargo de dos miembros del Registro Nacional de Personas Naturales (RNPN) de El Salvador. Su Presidente, Fernando Batlle, y su Director Ejecutivo, Ernesto Rivas. Fernando Batlle informa que, a partir de la gran cantidad de migrantes salvadoreños indocumentados que existen, sobre todo en Estados Unidos y Canadá, han diseñado un proyecto orientado a documentarlos, lo que les ha permitido en pocos meses abrir oficinas en el exterior y efectuar más de 60 mil registros. Este proyecto está a disposición de los miembros de CLARCIEV y puede ser un buen ejemplo de la necesidad de contar con un sistema de interoperabilidad. Al ejecutarlo, la captura de información se hace en el exterior, pero de la certificación y emisión del documento se encarga la instancia respectiva en El Salvador, después de verificar los datos. Otro beneficio del proyecto es que ha combatido el subregistro, pues el documento emitido bajo este sistema también se ha convertido en documento de viaje. La seguridad y confiabilidad del documento se basan en el uso de la biometría –que registra signos únicos de cada persona, como el rostro o las huellas dactilares–, el reconocimiento óptico de caracteres, y el almacenamiento de datos en circuitos integrados o en códigos.

El presidente del RNPN salvadoreño explica que el sistema y los recursos tecnológicos que utiliza también reducen significativamente el robo de identidad, problema presente en los países centroamericanos, y que muchas veces empieza en las partidas de nacimiento.

Otros fraudes, como la sustitución de fotografías, la adulteración o supresión de textos, la elaboración de documentos fraudulentos a partir de documentos legítimos o del robo de documentos genuinos en blanco, también son neutralizados por la tecnología usada y pueden ser detectados en distintos lugares gracias a la interoperabilidad. A nivel nacional, la identificación segura hace posible que los Estados sean capaces de cuantificar e individualizar a la población, lo que se puede traducir en una mejor oferta de servicios y más eficiencia en la aplicación de programas sociales. En el ámbito regional, aporta a la seguridad pues actualmente la carencia de integración de los sistemas de identificación es aprovechada por los criminales para lograr

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movilidad y refugio. La interoperabilidad permite mejorar el control de la migración, la emisión de documentos a personas nacionalizadas y el procedimiento de repatriación. Para la interoperabilidad de las bases de datos de los registros civiles es posible recurrir al Sistema Automatizado de Identificación Biométrica, denominado AFIS por sus siglas en inglés (Automatic Fingerprint Identification System, AFIS). Esta es una herramienta de avanzada tecnología biométrica que permite comparar automáticamente la huella dactilar de una persona, en fracciones de segundo, con las imágenes de huellas dactilares registradas en una gran base de datos. Al incorporar el AFIS en la línea de proceso de emisión del documento de identificación, se facilita la detección oportuna de casos fraudulentos, como intentos de suplantación de identidad y de múltiple inscripción. Asumiendo que los procesos para la gestión y tratamiento de datos están definidos y estandarizados, debe impulsarse el diseño y el uso de certificaciones técnicas que homologuen y aproximen los sistemas informáticos de cada país. Esto puede permitir el intercambio de información de huellas dactilares entre sistemas AFIS de diversos proveedores de los registros. Finalmente, se informa que la consulta o verificación de información de los registros locales a través de medios biométricos se puede realizar utilizando servicios web. Las consultas serán sobre casos puntuales y a nivel regional. La comisión concluye que la interoperabilidad de los sistemas informáticos de las instituciones de registro civil es un objetivo y una oportunidad que ofrece muchos beneficios para la prestación eficiente y eficaz de servicios públicos, orientados hacia la satisfacción ciudadana y la certeza de la identidad en las transacciones. También sostiene que es factible la interoperabilidad entre los sistemas informáticos de los registros civiles de la región, específicamente de los sistemas AFIS. La tecnología actual permite implementar estándares internaciones para el intercambio de huellas y es posible realizar la implantación del servicio para que los participantes envíen sus huellas y verifiquen la información biométrica y/o demográfica.

Concluye también la comisión que es necesario propiciar los intercambios de información entre los registros civiles de los países involucrados para permitir un diagnóstico, flujos de información y cursos de acción que posibiliten la implementación de esta estrategia en un corto o mediano plazo. La comisión recomienda la aprobación de instrumentos legales para la habilitación del tratamiento de información personal, que incluya datos biométricos y específicamente huellas dactilares. Esto puede plasmarse en un tratado suscrito entre países, considerando las dificultades de homologación de las legislaciones nacionales.

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También recomienda el nombramiento de enlaces técnicos en cada uno de las instituciones para facilitar los flujos de información y la definición de estándares para el tratamiento de información entre instituciones; la adquisición de los elementos necesarios para la implementación del sistema; la definición de recursos humanos y tecnológicos necesarios; y, finalmente, la emisión de normas legales que permitan la implantación del sistema de interoperabilidad. Comisión 5: Fortalecimiento del sitio web El trabajo de esta comisión lo explica el Registrador Nacional del Estado Civil de Colombia, Carlos Ariel Sánchez, quien se refiere a los resultados de una encuesta sobre los avances de la institución que dirige. Más del 50% de los encuestados señaló que el cambio más importante en la Registraduría Nacional del Estado Civil de Colombia, en sus 65 años de historia, es el servicio de consultas por Internet. Esto, afirma Carlos Ariel Sánchez, es un índice de la importancia del tema.

El expositor muestra el desarrollo del sitio web de Colombia y sus características señalando con ejemplos los beneficios para la población en diversos campos. En cuanto a lo relacionado con la identificación y registros civiles resalta dos servicios ofrecidos por Internet: 1) Se sabe si un DNI fue recogido y cuándo, y dónde se encuentra un acta de registro civil. 2) Se puede solicitar gratis un certificado de vigencia de la cédula de ciudadanía, servicio requerido en el 2013 por más de 5 millones de personas. El sitio web de Colombia también contiene información sobre procesos electorales y sus resultados. Sobre la base del ejemplo colombiano, la Comisión hace las siguientes recomendaciones para el sitio web de CLARCIEV: integración con redes sociales, implementación de una sección mostrando experiencias exitosas de cada país, establecimiento de enlaces a páginas web de los países, actualización permanente y optimización del acceso desde un teléfono celular.

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V PROYECTO REGIONAL DE CLARCIEV

El Presidente del CLARCIEV, Jorge Yrivarren, resume las propuestas planteadas a partir de los informes de las comisiones de trabajo, y conduce un debate alrededor del proyecto del organismo regional. Se producen las siguientes intervenciones. Secretaría Ejecutiva del CLARCIEV: Afirma que la web del CLARCIEV depende del contenido con el que se cuenta; y que actualmente no hay suficientes insumos. Pide poner más empeño en mandar información pues hay logros importantes que se deben divulgar. Como Secretaría Ejecutiva se va a proponer un rediseño de la página web y el aprovechamiento de las redes sociales, así como una estrategia de comunicación. Sobre el ISO registral, señala que la OEA puede responder a esta propuesta del Perú, pero recalca que en esto se necesita la participación de todos. Sobre la meta de subregistro, está de acuerdo con la propuesta mejicana de plantearlo de manera positiva. Sugiere que próximamente se redacte un proyecto de declaración en ese sentido para ser llevado a la Asamblea de la OEA. Costa Rica: Apoya la propuesta de crear un ISO de calidad y rescata la frase de que “construir una visión compartida es mucho más que un ejercicio de planificación estratégica”, pues esto implica una participación conjunta de todos hacia una mejora continua. Afirma que para Costa Rica fue muy positivo obtener un ISO y que lograr una certificación internacional para CLARCIEV significaría alcanzar el propósito que reúne a sus miembros: un proyecto regional. “Una certificación de ese tipo nos compromete”, afirma, precisando que si Costa Rica ya pasó por la experiencia, los demás no tienen que pasar necesariamente por lo mismo. Agrega que es una meta alcanzable y ofrece apoyo para ese fin. Guatemala: Manifiesta su satisfacción por la convergencia que existe entre los miembros de CLARCIEV en camino hacia sus objetivos y saluda la propuesta de México sobre la mirada positiva y el método para medir el registro universal. Sostiene que esto puede ser relativamente fácil con el sistema de interoperabilidad; es decir, ya hay herramientas y canales para lograrlo. “Es una cuestión de voluntad, de decisiones, no de técnicas”, sostiene. Sobre la página web, acepta que requiere mejoras y colaboración, pero también propone que la Secretaría Ejecutiva vaya a las páginas de los países miembros y que de allí rescate información actualizada. Panamá: Le ha llamado la atención la propuesta de lograr un ISO registral porque, como parte del Tribunal Electoral, el organismo registral ya está certificado y recertificado con ISO 9001. Podría aportar su experiencia de certificación pues cuenta con procesos certificados y flujograma documentados, además de manejar el lenguaje ISO. Aplaude la propuesta peruana de estandarizar las buenas prácticas y, sobre la propuesta de México, ratifica que siempre es bueno hablar en positivo.

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Bolivia: Destaca lo planteado por México en relación a la forma de formular el objetivo de reducir el subregistro. Informa que en Bolivia han transitado por un camino similar a la propuesta mejicana y con la ejecución de proyectos han logrado que algunos espacios ─en el Beni, por ejemplo─ sean declarados “territorios libres de indocumentados”. Recomienda que se tome en cuenta y se aplique el cambio recomendado por la delegación mexicana. Paraguay: Sobre la capacitación de funcionarios, sostiene que es muy positivo el proyecto que le permite a Paraguay aprender de la experiencia del Perú. Este proyecto, que recibe el apoyo de la agencia de cooperación alemana GIZ, se podría replicar en otros países. Informa que con el nuevo gobierno se inició la instalación de oficinas en centros hospitalarios para facilitar el registro oportuno. Explica que en Paraguay la tasa de partos fuera de centros de salud es alta, y no está sancionada la inscripción tardía. Finalmente, expresa que están dispuestos a aprender de las demás naciones. Brasil: Afirma que todo lo manifestado por los asistentes es muy importante, y destaca la necesidad de mejorar las buenas prácticas y la comunicación. Sostiene que es el momento de intercambiar experiencias sobre la interoperabilidad. También resalta la propuesta de manejar una visión positiva que busque la universalidad del registro oportuno, pero encuentra que eso no contradice la necesidad de plantear la erradicación del subregistro. Da a conocer que Brasil está diseñando un mecanismo de integración de distintos sistemas, pues hay diferencias de todo orden entre los registros de los estados federales. Jamaica: Informa que han alcanzado entre el 98% y el 99% de registro de nacimientos porque cuentan con un sistema que los inscribe al lado de la cama de las parturientas. “No está implementado al 100%, pero es un programa excelente, que permite inscribir a los niños en cuanto nacen”. Este sistema funciona con los nacimientos en establecimientos de salud; y para los que ocurren en comunidades rurales, se tiene una red de registradores locales. Intentan que el registro “al lado de la cama de la paciente” se efectúe de manera electrónica y se suba a una base de datos. No es fácil porque la tecnología es costosa, pero quieren ponerlo en funcionamiento el próximo año. Belice: Da a conocer que durante el año 2013 han avanzado escaneando el 90% de todos los registros gracias al apoyo de UNICEF y la OEA. Por otro lado, se ha unificado el acceso en áreas más remotas y están buscando la mejor manera de realizar el registro de nacimientos en dichas áreas. Con apoyo de UNICEF distribuyeron más de 20 mil Certificados de Nacido Vivo. La seguridad de los registros todavía presenta problemas y se está tratando de desarrollar un software para evitar fraudes y pérdida de registros. Subraya que actualmente tienen el 95% de registro y quieren llegar al 100% en el 2015.

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Argentina: Resalta que entre los países del CLARCIEV hay coincidencias importantes sobre subregistro. Con respecto a este tema, en Argentina la tasa bajó, de más del 4% al 2,7%, gracias a ciertas leyes, el documento digital y la asignación por hijo. Comparte la idea mexicana de interconectar a los países, pues en Argentina hay muchos migrantes y se necesita verificar si hay superposición de personas. Por otro lado, da cuenta de que se está creando una plataforma federal para digitalizar las actas de registro civil de nacimientos, matrimonios y, más adelante, de fallecimientos. Nicaragua: Informa que ha disminuido el subregistro luego de haber registrado a más de 70 mil personas. En Nicaragua existe una situación compleja porque los que administran los registros civiles son 163 municipios y se hace difícil dirigir a los registradores. Además, cada cuatro años hay elecciones municipales, se cambia a los registradores y se pierden capacidades y experiencias. Esperan que se promulgue una nueva ley que facilite y mejore los procesos de registro civil. Este encuentro les ha servido para conversar con países centroamericanos sobre cómo enfrentar problemas comunes. Nicaragua quiere eliminar el subregistro, no solo disminuirlo, y esta es una idea compartida con Honduras. Haití: Agradece a la OEA por el apoyo a Haití en los procesos de registro civil. En Haití tienen los mismos problemas de otros países y ahora se ha presentado la oportunidad de entender cómo resolverlos. Agrega que hay una voluntad política mayor que antes para atacar problemas de registro civil e identificación. Se comprometió “a hacer que Haití saque la máxima ventaja de las experiencias de otros países para que los próximos años podamos hablar de logros”. Uruguay: Recuerda que el año pasado el CLARCIEV plantó un germen, habló de plan estratégico y consiguió dotarse de estatutos. Invoca a caminar juntos recordando una frase de José Hernández (el creador de Martín Fierro): “Sean los hermanos unidos, esa es la ley verdadera. Porque, si no, se los devoran los de afuera”. También recuerda que José Martí dijo que, si cada uno hace lo que corresponde hacer, la victoria es posible, y precisa: “La victoria es acabar con el subregistro”. Sostiene que el vínculo más fuerte es la fraternidad, compartir lo que se tiene. “La verdadera unión está en que, pese a la diferencia de ideas, no se pierde de vista que el objetivo está adelante”, concluye. México: Expresa su esperanza en que “en algún momento se acabará el subregistro”. Plantea mantener el registro universal como meta, y se compromete a seguir trabajando muy fuertemente. Guatemala: Destaca la importancia de la red que están formando. “Si los documentos base están bien consolidados, no habrá problemas después”. El Salvador: Sostiene que esperan la incorporación de Panamá al grupo centroamericano; y también la de México. Invita a Jamaica, Belice y República Dominicana a incorporarse. Asimismo, esperan que Nicaragua se una.

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Colombia: Señala como conclusión que, aunque cada nación tiene sus propios problemas y modelos, hay elementos comunes. “Hay países interesados en la calidad y en la migración, temas que tienen mucho futuro”, indica. Presidencia de CLARCIEV: Jorge Yrivarren cierra el debate con las siguientes palabras: “Hemos querido hacer este encuentro como un espacio abierto para que todos podamos pronunciarnos. Ha sido diseñado de manera diferente que los anteriores. Hay tres momentos importantes que quiero subrayar. El primero fue la mesa de proyectos, un concepto nuevo que nos gustaría repetir en futuros encuentros. El concepto era crear un espacio de diálogo para compartir lo que interesa a los países y a las entidades cooperantes. (…) La segunda novedad es el taller, sugerido por el BID, en el que se reporta una investigación y los miembros de CLARCIEV opinan, dando un feed back que sirve a la investigación. Lo tercero es informar lo trabajado. (…) En esta reunión hemos mostrado que se ha cumplido el encargo de que la presidencia y las vicepresidencias trabajen. Han presentado su informe México, Guatemala, El Salvador, Colombia y Perú. (…) Hay que tener voluntad de servicio, que solo es posible en la medida en que tengamos un auditorio participativo, colaborador, que dé ideas y sugerencias.”

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VI EXPOSICIÓN DE ORGANISMOS INTERNACIONALES

Y RUEDA DE PROYECTOS

En el X Encuentro los organismos internacionales tuvieron la oportunidad de presentar sus proyectos de apoyo a los registros de la región, y entidades registrales pudieron exponer sus iniciativas a los organismos de cooperación.

PUICA - OEA: Curso virtual En representación de la OEA, Mariaby Hernández dio a conocer las características de los cursos virtuales diseñados para Guatemala, Bolivia y Ecuador. Los cursos duran siete semanas y están dirigidos al personal técnico y profesional, así como a los directores de los registros civiles. Tiene como objetivos: Impulsar un sistema virtual de capacitación permanente que permita el

intercambio de buenas prácticas registrales e identificación en la región. Fortalecer las capacidades de los funcionarios de registros civiles asegurando su

capacidad técnica y operativa. Apoyar los procesos de modernización del sector público promoviendo el uso de

las tecnologías de la información y la comunicación como herramientas que permiten la eficiencia, la transparencia y la participación de la ciudadanía.

Utilizar la plataforma del Programa de Gobierno Electrónico de la OEA a través de módulos online.

Los contenidos de los módulos son los siguientes:

Módulo 1: Introducción al registro civil y al derecho a la identidad.

Módulo 2: La regulación sobre organización y funcionamiento del registro civil. Basado en ejemplos y casos de los países de la región.

Módulo 3: Sistemas y procesos de gestión de calidad en el registro civil, utilizando la tecnología ya instalada en los registros civiles.

Módulo 4: Práctica.

GIZ: Aportes de la cooperación alemana a los registros civiles en América Latina El representante de la Cooperación Alemana al Desarrollo GIZ, Volkmar Blum, recuerda que la cooperación alemana se remite a los años 2002 y 2003, con el Programa Gobernabilidad e Inclusión. Luego la cooperación se ha desarrollado bajo tres modalidades. La primera se concretó en un proyecto bilateral, ejecutado entre 2004 y 2010, que buscaba el fortalecimiento de las capacidades de los registradores civiles de la selva y sierra peruanas. Producto de su aplicación se elaboraron la “Guía del registrador civil de comunidades nativas” y el “Manual de capacitación del

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registrador civil de comunidades nativas”. También se publicó el “Manual para la identificación y subsanación de errores en actas de nacimiento” y se definió un procedimiento de control de calidad de actas de nacimiento emitidas por las Oficinas de Registro del Estado Civil (OREC). La segunda modalidad de cooperación es la trilateral, a la que se ciñe el proyecto “Intercambio de experiencias de gestión de la capacitación entre el REC de Paraguay y RENIEC de Perú”, en el que participa la Dirección General del Registro del Estado Civil de Paraguay (REC), el Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (RENIEC) de Perú, y la GIZ. En este caso, Alemania (BMZ/GIZ) brinda asesoramiento técnico y financiamiento; Perú (RENIEC) brinda asesoramiento técnico, recursos técnicos y materiales; y Paraguay (REC) es el beneficiario de la capacitación de sus expertos en registros civiles. La tercera modalidad de cooperación es la que apoya un proyecto regional, en colaboración con PIUCA-OEA. El proyecto se denomina “Promoción del derecho a la identidad en Bolivia, Ecuador, Paraguay y Perú” y su objetivo es reducir la tasa de subregistro en zonas de frontera, rurales y urbano-marginales de dichos países. Asimismo, promover las lecciones aprendidas entre los Estados para el fortalecimiento de sus capacidades en futuras campañas de registro e identificación. Plan Internacional: La identidad y el registro como derecho universal Ruth Santisteban, a nombre de la ONG Plan Internacional, informa que esta organización promueve los derechos de la niñez en 50 países de África, Asia y las Américas. Desde 1998, lleva a cabo una campaña por el registro universal de nacimiento bajo el lema “Cada niño cuenta”. En los últimos años ha incorporado en la campaña nuevos elementos: el uso de tecnología nueva (como telefonía móvil), medios de comunicación, expresiones culturales y conocimientos locales; la participación de niñas y niños; la incidencia política para el cambio de leyes; la capacitación de los integrantes de la comunidad. En Sudamérica, Plan Internacional tiene presencia en Bolivia, Colombia, Ecuador y Paraguay. Aliada con otras entidades, ha apoyado la realización de conferencias, encuentros, talleres y estudios, y la sistematización de experiencias. Para Plan Internacional en América Latina y el Caribe hay tres temas preocupantes: Falta registrar a niños vulnerables para prevenir problemas como los niños

soldados y las peores formas de trabajo infantil. Los más excluidos del registro civil siguen siendo los indígenas, los

afrodescendientes, los migrantes y las poblaciones rurales. Niños apátridas. No pertenecen a ningún país, no acceden a ningún servicio. Son

más susceptibles de convertirse en víctimas de explotación y trata de personas. Aunque Ruth Santisteban afirma que no es un problema presente en los países del ámbito de CLARCIEV, invoca a reflexionar sobre él.

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Family Search: Servicio de digitalización ofrecido a organizaciones de registro civil Don Harris explica que Family Search es una organización que se dedica a la digitalización de registros y documentos, y también a conservarlos y preservarlos. Trabaja en todo el mundo y, en América Latina, en 25 países. Ha digitalizado cientos de millones de registros. En Guatemala, más de 55 millones de inscripciones de nacimiento, matrimonio y defunción. El representante de Family Search precisa que con sus cámaras se obtienen imágenes de alta calidad y que, luego de la digitalización de un registro, hacen un índice que permite encontrar fácilmente el acta. Al libro virtual pueden ingresar varias personas a la vez. De esta manera, los registros civiles ganan seguridad y rapidez México: Proyecto de interconexión estatal Roberto Zárate, del Registro Nacional de Población e Identificación Personal (RENAPO) de México, informa que se ejecuta un proyecto que tiene el propósito de interconectar las bases de datos de los registros civiles de sus 32 Estados. Cada uno de los Estados Federales mejicanos es autónomo y sus registros civiles tienen su propia normatividad, lo que dificulta la labor de coordinación a cargo del RENAPO. “Pese a que llevamos 15 años en este empeño, está muy lejos de la meta de garantizar el derecho a la identidad con 32 registros civiles homologados”, señaló Roberto Zárate. Ante esa complejidad, México está interconectando sus bases de datos recurriendo a la tecnología y estableciendo como base central a RENAPO, que es el puente para la conexión entre un registro civil y otro. RENAPO no altera información pero sí tiene la posibilidad de verla y extraerla. Un ciudadano también puede acceder, a través de Internet, a información desde una computadora e imprimirla. Para Roberto Zárate este puede ser el inicio de la interoperabilidad. “Si podemos enlazar 32 sistemas diversos, ¿por qué no interconectar los registros civiles de los países miembros de CLARCIEV?”, pregunta y añade que proyectos similares se están desarrollando en Europa. Finalmente, el funcionario mejicano puso a disposición de los asistentes toda la ficha técnica de la ejecución del proyecto para quienes quieran conocerlo en detalle. Perú: Fortalecimiento del sistema de registros civiles e identificación en Huancavelica Carlos Reyna, del Registro Nacional de identificación y Estado Civil (RENIEC) de Perú, expone la experiencia desarrollada en Huancavelica y los avances logrados en la modernización de sus registros civiles con apoyo del Banco Interamericano de

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Desarrollo (BID). Huancavelica es uno de los departamentos más pobres del Perú y sufrió la violencia política en los años 80 y 90. Una de las expresiones de esta violencia fue la destrucción de documentación de los registros civiles. Carlos Reyna precisa que, gracias a una serie de acciones y alianzas, Huancavelica se ha convertido en uno de los seis departamentos con más alta tasa de documentación. Esto se ha logrado porque uno de los ejes de acción del RENIEC es la atención especial a las poblaciones vulnerables; los otros dos ejes son la innovación tecnológica y la atención de calidad. Mediante la atención itinerante y gratuita se vencen las barreras de la pobreza y la distancia, y fue importante la flexibilización normativa, adecuándola a la diversidad cultural, pues buena parte de la población de Huancavelica habla quechua. También se han conseguido resultados por el establecimiento de alianzas y la formación de redes con organismos públicos y privados. El uso de la tecnología, en ese contexto, también ha prestado su aporte. Sostiene el funcionario peruano que dichas estrategias han dado buenos resultados, no solo en Huancavelica, sino en todo el Perú. Encuestas confiables revelan que la tasa de documentación en el país supera el 97% de la población. La ejecución del proyecto apoyado por el BID ha conseguido que uno de los departamentos más pobres del Perú sea el primero en tener oficinas de registro civil provinciales incorporadas e interconectadas con la base de datos del RENIEC, lo que aumenta la rapidez en la obtención del acta y la seguridad de la información. Ahora un poblador huancavelicano puede acceder de manera gratuita a la copia certificada de su acta desde cualquier oficina del RENIEC a nivel nacional. Además, el Estado cuenta con una base de datos segura y confiable, herramienta con la que se mejora la focalización de los programas sociales.

Carlos Reyna dio a conocer que se han abierto negociaciones entre el BID y el Gobierno peruano para replicar a nivel nacional la experiencia del trabajo conjunto en Huancavelica. Brasil: Registro de nacimientos Marco Antonio Juliatto, miembro de la Secretaría de Derechos Humanos de la Presidencia de la República de Brasil, informa que en este país el registro de nacimientos está en manos privadas: 7,500 notarios los inscriben con certificados médicos en los distintos estados. Este registro se ciñe a las diferentes normas legales que establece cada estado federal. Desde el gobierno central, la política es alentar y modernizar el registro de los nacimientos.

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En 1994 se ha iniciado el proceso de erradicación del subregistro y desde el 2007 existe también el compromiso de extender el acceso a la documentación válida, de otorgar cédula de identidad. Lograr dicho objetivo involucra a diversas organizaciones, empezando por los ministerios vinculados a los nacimientos y al registro civil. Se suman a estas acciones muchos grupos voluntarios, empeñados en ampliar la red para lograr mayores registros. Además del alcance universal, se busca que este servicio se ofrezca en forma gratuita, lo que demanda un gran esfuerzo, pues los notarios que hacen los registros cobran por cada uno de los pasos del proceso. Refiere el expositor que se ha logrado conectar a los hospitales de maternidad y que se cuenta con grupos de trabajo voluntario que se desplazan a poblaciones alejadas y muy pobres para realizar el registro. Ellos, a su vez, cuentan con el apoyo de animadores que difunden la importancia de inscribir los nacimientos. Esta acción, agrega Marco Antonio Juliatto, se complementa con el establecimiento en las localidades de comités que alientan y se hacen cargo del registro en forma debida. “La idea es registrar inmediatamente un nacimiento: lloró, registró”, resume el funcionario. La tarea de erradicar el subregistro debe considerar el hecho de que en Brasil hay muchos nacimientos caseros, es decir, que no son atendidos en hospitales. Por eso, las poblaciones ribereñas y ubicadas en las zonas de frontera son el público prioritario. De otro lado, se está buscando que, a través de diversos canales tecnológicos, los notarios envíen diariamente la información de todos los nacimientos y matrimonios que hayan registrado. Para ello se ha diseñado un código único y está próxima a salir una disposición legal que obliga a los notarios a realizar diario dicho envío. Con todo esto Brasil quiere alcanzar, entre otros objetivos, la posibilidad de la planificación de las políticas públicas; una mejor atención en los servicios de educación y salud; interoperabilidad con agencias de otros países dedicadas al registro civil; y la vinculación de la identificación del niño con la madre, pues la adopción ilegal y el plagio de niños es muy común en Brasil. “Para ello aspiramos a integrar el registro de nacimientos con la cédula de identidad”, finaliza Marco Antonio Juliatto.

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VII TALLERES DEL BID

El Banco Interamericano de Desarrollo (BID) expone en el X Encuentro los avances de dos estudios: “Sistematización de experiencias de gestión de la identidad en América Latina y el Caribe. El registro de nacimientos y la documentación- 2005-2012” y el “Informe sobre las políticas, prácticas y necesidades de capacitación de los Registros Civiles 2013”. El primero de ellos usa la información proporcionada por 12 de los países miembros de CLARCIEV, mientras que el segundo se basa en un taller en el que participaron Chile, Ecuador, Guatemala, México, Paraguay y Perú. Luego de las exposiciones se plantearon preguntas que fueron respondidas mediante trabajos grupales. “Sistematización de experiencias de gestión de la identidad en América Latina y el Caribe. El registro de nacimientos y la documentación- 2005-2012” Los resultados preliminares de este estudio fueron expuestos por María del Carmen Tamargo, consultora externa del BID, encargada de la sistematización. Los objetivos de la sistematización fueron: “Recopilar las experiencias de gestión e intervención social de los registros civiles (…); identificar los hitos significativos de los procesos de transformación de los registros civiles; identificar buenas prácticas y lecciones aprendidas; compartir el conocimiento producido en los registros civiles [en los niveles] institucional, organizacional, tecnológico, de gestión y de mejora del acceso a la población al registro de nacimientos y la documentación”. Para la sistematización se recurrió a la recopilación y análisis cronológico del periodo seleccionado, bajo un enfoque de perspectiva cualitativa-apreciativa de los actores involucrados. Las fuentes de información fueron las respuestas a un cuestionario autoadministrado, que completaron las entidades encargadas de los registros civiles, además de documentos, estudios, informes elaborados por el BID y otros organismos. El estudio del BID valora la apreciación que tienen los registros civiles sobre sí mismos, y busca que sean contestadas dos grandes preguntas: ¿Cuáles han sido los cambios más relevantes que se han producido en los registros civiles y en las políticas de gestión de la identidad? y ¿cuáles han sido los hitos? El análisis abarca los siguientes temas: marco jurídico e institucional, información estadística sobre registro de nacimientos e indocumentación, tecnologías de gestión de la identidad, la interoperabilidad, las acciones para garantizar el registro de nacimientos y la documentación, y la inversión y financiamiento de la modernización de los registros civiles.

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Principales resultados del estudio Los principales resultados en el campo normativo e institucional tienen que ver con los cambios, reformas y/o generación de nuevas normas legales que facilitaron el derecho a la identidad de los ciudadanos y que permitieron avanzar en la institucionalidad de los registros civiles. Aunque, obviamente, los cambios se han dado con distintos énfasis y capacidad transformadora en cada país, casi ningún país ha quedado al margen de estos procesos de reforma jurídica e institucional. Esos cambios abordan el derecho a la identidad, facilidades para la obtención de la identificación e inscripción de los recién nacidos, gratuidad, facilidades para inscripción de nacimientos en pueblos indígenas y afrodescendientes. También se han aprobado leyes de protección integral de la niñez y adolescencia, sobre matrimonio igualitario e igualdad de género.

Por otro lado, se han creado nuevas instituciones o las existentes han tenido procesos de reingeniería mejorando sus niveles de organización y funcionamiento. Asimismo, hay una tendencia a una mayor autonomía de los registros civiles. Lo anterior se refleja en que la mayoría de registros civiles cuenta ahora con mejor infraestructura física, equipamiento y tecnología, lo que les ha permitido ampliar sus servicios y tener nuevos centros de atención. La mayoría de ellos también tiene manuales de procedimientos y procesos. Finalmente, según las respuestas al cuestionario, el 58% considera que los cambios legales fueron muy positivos, 33% los considera medianamente positivos y el 8%, insuficientes. En cuanto a los cambios en la institucionalidad, 67% los considera muy positivos; para el 25% son medianamente positivos; y para el 8% son insuficientes. Producción de información estadística Lo más significativo es la evolución de la apreciación sobre la confiabilidad de los propios registros civiles: para el 42% de los países consultados, en el año 2005 la información era poco confiable, y en el año 2012 ese porcentaje se reduce al 8%. Del 2005 al 2012 la calificación de información muy confiable pasa del 25 % al 50%. El informe también señala que no hay criterios comunes validados para la medición y comparabilidad entre países y que existen niveles de descoordinación en la captura y procesamiento de la información.

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Incorporación y uso de tecnología para la gestión de la identidad Las mejoras más significativas, siempre según las respuestas al cuestionario, están en la incorporación de requisitos de seguridad de los procesos y de los documentos, en la seguridad informática de las bases de datos, la emisión de nuevos documentos, en el equipamiento informático, el uso de tecnologías aplicadas y la informatización, la digitalización de actas de nacimiento y el uso de biometría. En la autovaloración que hacen los registros civiles se destaca que más del 50% considerada como muy positivos el equipamiento, la incorporación de nuevas tecnologías, la digitalización de actas de nacimiento, la mejora en la seguridad del documento de identidad, así como la mejora en la seguridad informática de las bases de datos. En resumen, se ha pasado de los procesos manuales a la informatización y uso de tecnología moderna, de la carencia de dispositivos de seguridad de las bases de datos a la seguridad informática y protección de los datos personales, de documentos falsificables a la seguridad de los documentos. Avances en interoperabilidad El estudio considera que la interoperabilidad ocurre en dos planos: 1) Interno, es decir, entre las mismas oficinas de un registro civil; y 2) Externo o con otros organismos, programas, etc. El interno se ha logrado en la mayoría de los registros civiles y el segundo está avanzando. Los organismos encargados de los registros civiles consideran que en el año 2005, 42% contaba con mecanismos de interoperabilidad y 58% que no; al año 2012 eso ha evolucionado al 83% y 17%, respectivamente. El 66% de los países consultados manifestó tener un tener Número Único de Identificación, y 83% sostuvo que desarrolla una estrategia de gobierno electrónico. Entre los principales avances en interoperabilidad se mencionan la incorporación de tecnología, la asistencia técnica a oficinas de registros civiles, la capacitación de registradores en nuevas tecnologías y procedimientos, la apertura de puestos digitales para la gestión de trámites, las mejoras en el diseño e integración de bases de datos, la suscripción de convenios con instituciones públicas y privadas, la definición de un número o código único de identificación, y la firma electrónica.

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Acciones para garantizar el acceso al registro de nacimientos y la documentación El estudio ha permitido constatar que, entre los años 2005 y 2012, se ha ejecutado una serie de acciones para disminuir el subregistro. Entre las principales, la realización de estudios sobre las causas del subregistro de nacimientos y las políticas de gestión de la identidad; la incidencia sobre los poderes legislativos de cada país para generar cambios en la legislación; las alianzas con otras instituciones; las campañas de sensibilización, concientización e información; la creación de unidades específicas dentro de los registros civiles; el desarrollo de planes y programas; el acercamiento de los servicios a la población; la apertura y articulación de oficinas. Asimismo, la estandarización de procesos; la flexibilización de procedimientos; la inclusión de un Código Único en las actas de nacimiento, el Certificado de Nacido Vivo Electrónico, el desarrollo y uso de web service; la sensibilización, el fortalecimiento y los incentivos a los gobiernos locales para la inscripción de nacimientos; las brigadas móviles de registro; las campañas gratuitas y las dirigidas a pueblos indígenas y afrodescendientes. Por otro lado, se recogen las acciones destinadas a reducir la indocumentación en el mismo periodo (2005-2012). Entre ellas: la emisión de nuevos documentos; la incorporación de la biometría; la ampliación de la cobertura de los servicios; las campañas de concientización; el diseño y ejecución de planes y programas; la entrega gratuita de documentos de identidad; las campañas en zonas de alta vulnerabilidad, rurales y de frontera; y las campañas permanentes de atención a través de unidades móviles. A ello se suma la coordinación con instituciones públicas para identificar a beneficiarios de programas sociales, así como a menores, adultos y adultos mayores en estado de pobreza y abandono y personas afectadas por la violencia política. Además, la documentación de personas en zonas fronterizas desplazadas por conflictos políticos; la mejora en la seguridad de los documentos; y la documentación de personas que viven en el exterior.

Evolución del financiamiento y la inversión Según la autoevaluación, el 83% considera que –entre los años 2005 y 2012– aumentó el financiamiento a través de partidas presupuestales nacionales y de aportes de organismos de cooperación y de crédito. Un 9% sostiene que se mantuvo igual y el 8%, que disminuyó. El 80% considera que el presupuesto aumentó en más del 50%, el 10% afirma que creció entre 30% y 50%, y el otro 10% sostiene que aumentó menos del 30%.

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Síntesis estado de situación Considerando los elementos mencionados, según las respuestas, el grado de desarrollo alcanzado por los registros civiles es alto para el 25%, es medio–medio alto para el 58% y bajo para el 17%. Finalmente, el estudio incluye la siguiente tabla que sintetiza la autoevaluación de acuerdo a las principales dimensiones de análisis.

País AUTOEVALUACIÓN

Confiabilidad de los datos

Madurez organizacional

Madurez tecnológica

Índice General

Argentina Alta Alta Alta ALTO

Brasil Alta Alta Media ALTO

Chile Alta Alta Alta ALTO

Ecuador Baja Media Alta MEDIO

El Salvador Baja Baja Baja BAJO

Guatemala Baja Media Media MEDIO

Honduras Media Media Media MEDIO

México Media Media Media MEDIO

Panamá Baja Alta Alta MEDIO ALTO

Paraguay Media Media Baja BAJO

Perú Baja Alta Alta MEDIO ALTO

Uruguay Alta Alta Baja MEDIO ALTO

Preguntas para el trabajo en grupo 1) ¿Cuáles son los hitos del período analizado en cada país? 2) ¿Cuáles han sido los tres factores que motorizaron el cambio? 3) ¿Cuáles han sido los tres factores que retardaron el cambio?

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“Las políticas, prácticas y necesidades de capacitación de los Registros Civiles 2013” Rocío Canudas, consultora del BID, presentó los resultados del estudio “Las políticas, prácticas y necesidades de capacitación de los Registros Civiles 2013”, basado en un taller en el que participaron Chile, Ecuador, Guatemala, México, Paraguay y Perú. En primer lugar, sostiene que las estadísticas vitales están vinculadas a las metas de desarrollo de los países y al seguimiento de los Objetivos del Milenio. Recuerda lo importante que es contar con información precisa y proveer identidad legal y gratuita a través del registro de nacimiento. De ahí se desprende, señala, la relevancia de la capacitación. Según Rocío Canudas, en materia registral hay cuatro rubros de importancia cardinal: adecuación de las leyes, profesionalización de la carrera registral, coordinación con los sectores de servicios sociales y modernización tecnológica. En cuanto a la profesionalización de la carrera registral, se señala que se deben realizar tres acciones centrales: establecimiento de criterios técnicos, con enfoque de derechos, para seleccionar al personal, eliminando la politización de los cargos; la construcción de estatutos que garanticen condiciones de trabajo y remunerativas adecuadas; y la capacitación constante del personal para el desempeño cabal de las funciones. La expositora hizo un recuento de los diferentes aspectos vinculados a la capacitación proporcionados por los seis países que participaron en el taller, precisando que no es conveniente generalizar. Resumen de hallazgos

En todos los países existen unidades de capacitación, con variantes.

Algunas políticas de capacitación de países entrevistados: En Guatemala hay departamento de capacitación que visita o concentra a personal para capacitarlo. Perú tiene muy desarrollada una escuela de capacitación, incluso es cooperante en el caso de Paraguay. En Chile cada año le preguntan al personal de los municipios qué necesitan y, según eso, se programa la capacitación. En Ecuador tienen centros con bastante personal.

Hay 3 modalidades: incorporación de académicos, contratación de empresas de capacitación, y uso de los propios funcionarios de registro civil como capacitadores.

En los centros de capacitación se reflejan otras necesidades, como la de infraestructura. En Chile se necesitarían programas más grandes y acudir a reuniones latinoamericanas para aprender cómo capacitan otros países. En Ecuador hay que cubrir brechas entre lo que pide el puesto y lo que hay. En

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Paraguay se están concentrando en la formación de docentes. En Perú se plantean tener más investigadores para generar nuevo conocimiento.

Temas sobre los que se capacita: Temas teóricos del registro; aspectos legales, operativos, administrativos y contables; herramientas tecnológicas y de seguridad de información; superación personal y laboral. Énfasis en considerar el registro civil vinculado a la inclusión y al enfoque de derechos. Aceptar la multiculturalidad se ve como un tema de sensibilización, de emociones, cuando se trata del desarrollo de capacidades de los registradores. “Más allá de que un registrador sea empático, debe tener habilidad, capacidad real para tratar al ciudadano como ciudadano, para abordar como se debe la multiculturalidad”, sostiene Rocío Canudas.

Para contar con mayor información, la expositora propone a los asistentes al X Encuentro que respondan al siguiente cuadro de temas, también utilizado en el taller original.

Con estos elementos, se plantea discutir en grupos acerca de las necesidades de capacitación de los registros civiles, con el objetivo fue intercambiar experiencias y detectar los aspectos centrales en los que se requiere capacitación para mejorar los servicios de los registros civiles. Las preguntas indicadas para el trabajo en grupos son dos: ¿Cómo es la capacitación? y ¿A qué tema se le da más importancia en la capacitación?

Cuadro 1

Grandes temas de capacitación que se abordan en la práctica actual

Tema Prioridad

Temas teórico del registro: Aspectos relacionados con la fundamentación del papel del Estado en el registro de la población, la inclusión social, el análisis de los problemas del subregistro.

Temas legales del registro: La legislación y su interpretación en los casos particulares o complejos que se presentan para la unificación de criterios, por ejemplo.

Temas operativos del registro: Aspectos relacionados con la atención al ciudadano y reglas de la institución para cumplir con su labor.

Temas administrativos y contables: Contenidos referidos a procedimientos administrativos, de apoyo, no vinculados propiamente a la función sustancial.

Herramientas tecnológicas y de seguridad de información: Uso de los sistemas informáticos y de seguridad para el resguardo de los datos contenidos en los registros.

Temas de superación personal y laboral: Apoyo personal a los empleados y funcionarios del registro civil.

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VIII ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DEL CLARCIEV

Celebrada en la ciudad de Lima, Perú, el 6 de diciembre de 2013

ACTA Siendo las 09:30 horas del día 06 de diciembre de 2013, reunidos en la Ciudad de Lima, República del Perú; se da inicio a la Asamblea General Ordinaria del Consejo Latinoamericano y del Caribe de Registro Civil, Identidad y Estadísticas Vitales bajo el siguiente:

ORDEN DEL DÍA

09:30 a 11:45 Lista de asistencia y verificación del quórum

Informe de Asuntos Jurídicos - Uruguay

Informe de actividades de la Secretaría Ejecutiva del CLARCIEV

Informe de actividades de la Presidencia del CLARCIEV

Aprobación del Orden del Día

11:45-12:45 Receso

Desarrollo de puntos de Orden del Día

12:45 a 14:00 Sustentaciones y acuerdos

14:00 a 15:00 Almuerzo

Declaración

15:00-16:00 Aprobación de la Declaración de Lima, Perú

Aprobación del Acta de la Asamblea General

Clausura

1. Lista de asistencia y verificación del quórum

En uso de la palabra, el Dr. Jorge Yrivarren, Jefe Nacional del RENIEC y Presidente del CLARCIEV, en adelante “el Presidente”, solicitó al Secretario Ejecutivo, el Sr. Steven Griner, realice el pase de lista e informe el número de miembros presentes. En uso de la palabra, la Secretaría Ejecutiva informó al Presidente que se encuentran presentes 14 (catorce) países de los 17 (diecisiete) miembros que integran el CLARCIEV, de acuerdo a la ratificación que realizaron dichos países. En consecuencia de que existen 14 (catorce) países de los 17 (diecisiete) miembros que a la fecha han enviado o manifestado su interés para ratificar su integración en el CLARCIEV, el Presidente en uso de la palabra, declara la existencia de quórum legal para el desarrollo de la Asamblea General Ordinaria.

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2. Informe de Asuntos Jurídicos – Uruguay El Director General del Registro de Estado Civil, Escribano Adolfo Orellano, informó que los trabajos de esta Comisión fueron apoyados por los representantes de México y El Salvador. Esta comisión concluyó la necesidad de contar con una personalidad jurídica con autofinanciamiento y administración propia, de tal forma para tomar las mejores decisiones acorde a los fines, objetivos y lineamientos del CLARCIEV. En ese sentido, se ha pronunciado un acercamiento con el Banco Interamericano de Desarrollo para que realice una consultoría a estos efectos con el objetivo de establecer las distintas opciones existentes que permitan al CLARCIEV contar con la personalidad jurídica buscada. De igual forma, esta consulta también fue trasladada a la Secretaría Ejecutiva, que se ha comprometido a hacer las averiguaciones correspondientes y pasar los resultados de las mismas a la Presidencia del CLARCIEV.

- Se adjunta anexo las conclusiones de esta subcomisión donde se pueden observar las modalidades analizadas.

3. Informe de actividades de la Secretaría Ejecutiva del CLARCIEV

Steven Griner, Coordinador del PUICA de la OEA expuso el informe de labores de la Secretaría Ejecutiva, misma que fue aprobada por unanimidad. - El informe de esta Secretaría será distribuido a cada país miembro posterior a la reunión, a pedido del Consejo.

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4. Informe de actividades del Presidente del CLARCIEV El Presidente del CLARCIEV expresó su agradecimiento a todo el Comité Ejecutivo, quienes encabezaron las comisiones, y a la Secretaría Ejecutiva de la OEA. Acotó los esfuerzos realizados por la Presidencia en ratificar a Brasil, Cuba y Venezuela como miembros del CLARCIEV. Se da la bienvenida a Brasil como país miembro. Además se cursaron invitaciones a Bahamas, Barbados y Trinidad y Tobago sin contar con respuesta de los mismos. Sumado a estos esfuerzos se hicieron contactos con organismos internacionales, entre ellos, BM, Plan Internacional y Family Search de tal forma a fortalecer los relacionamientos. Los mismos han acudido al evento.

- Entre otros logros se han impulsados los siguientes:

1. Convenio bilateral y subregional suscrito entre Colombia, Ecuador y Perú en fecha Agosto 2013 en la sede principal de la OEA.

2. Proyecto trilateral RENIEC-REC-GIZ impulsando la formación de formadores. 3. Carta de entendimiento firmada por El Salvador, Honduras y Guatemala. 4. Materialización de rueda de proyectos en el X Encuentro. Por último, se dejó constancia que, por razones ajenas a este Consejo, el Comité Ejecutivo adoptó la decisión de cambiar la sede de este Encuentro de Santo Domingo a Lima. Entre palabras finales, extendió palabras de agradecimiento al BID, OEA y a todos los proveedores que formaron parte de este evento, así como también al equipo entero del RENIEC. - El informe de esta Presidencia será distribuido a cada país Miembro posterior a

la reunión, a pedido del Consejo.

5. Aprobación del Orden del día El Presidente sometió a consideración de todos los miembros el orden del día propuesto por el representante de México, Maestro Roberto Zárate para esta asamblea al cual se ha agregado los siguientes puntos:

- El Salvador, Lic. Fernando Batlle, solicitó establecer la sede del XI Encuentro del CLARCIEV.

- Haití, Jean Baptiste Saint-Cyr, solicitó como punto de orden tratar el conflicto entre Haití y República Dominicana.

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PUNTOS PROPUESTOS POR MÉXICO

1. Conclusiones y votaciones de los temas de Comisiones.

2. Financiamiento de CLARCIEV.

3. Propuesta de equipo de trabajo para la elaboración del Reglamento Interno de Funcionamiento, en cumplimiento al artículo 12 de los Estatutos del CLARCIEV.

4. Estrategia a futuro

Proyectos Globales – Plan Estratégico de CLARCIEV 2013- 2018. Ruta Crítica.

Desarrollo del Milenio. o Responder a la pregunta: ¿cómo va a enfrentar la región

Latinoamericana y del Caribe las metas y Objetivos del Milenio a partir de 2015 – y cómo contribuirá CLARCIEV para ello?

Visión y Misión 2013-2018

El Presidente del CLARCIEV da por aprobado los puntos del Orden del Día. SUSTENTACIONES Y ACUERDOS CONCLUSIONES DE COMISIONES Comisión 1: Subregistro

- Cambiar la denominación de la Comisión a “Para el Registro Universal y oportuno y la Erradicación del Subregistro”.

- Sobre la Comisión 1, “Eliminación del Subregistro”, México enviará formato por correo electrónico para captura de información para medir registros oportunos en los países para luego analizarlos y sacar conclusiones para el Consejo.

- Argentina, Bolivia y Brasil se sumaron a la Comisión 1.

Comisión 2: Buenas Prácticas y Avances Tecnológicos Perú ha propuesto la idea de contar con un ISO Registral, de tal forma a dejar establecidas metodologías de buenas prácticas, en dos etapas:

- En un primer momento, IWA; duración aproximada en conseguirlo: 3 meses. - En un segundo momento, norma ISO; la duración aproximada en conseguirla

puede variar entre 2 a 8 años.

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Comisión 3: Capacitación de Funcionarios de Registro Civil

- Guatemala se comprometió a enviar los materiales realizados. - El Presidente del CLARCIEV rescató el proyecto trilateral entre RENIEC-Perú,

REC-Paraguay y GIZ-Alemania y ahondó en la posibilidad de iniciar otros proyectos tripartitos.

- Honduras se suma a la Comisión 3. Comisión 4: Interoperabilidad de los Registros Civiles El Salvador propuso definir una hoja de ruta que incorpore costos y logística para implementar un plan piloto a nivel centroamericano, estableciendo qué informaciones se podrán compartir sin entregar propiamente las bases de datos de los registros civiles. La comisión presentará alternativas para replicar estos esfuerzos. Comisión 5: Fortalecimiento del sitio Web CLARCIEV Colombia ha hecho la presentación de su página web a modo de tomarla como ejemplo para que una similar a la misma pueda ser utilizada por CLARCIEV. Se ha informado a Colombia que la web es manejada por la Secretaría Ejecutiva. Por tanto, se ha definido que se trabaje en conjunto para potenciar la misma. Las recomendaciones dadas fueron las siguientes: - Que en la página web se incorporen los enlaces de los registros civiles de la región. - Desarrollar una aplicación para hacer uso del sitio web del CLARCIEV en los teléfonos inteligentes. PROPUESTA PARA LA REVISIÓN DEL PROYECTO DE REGLAMENTO INTERNO DE FUNCIONAMIENTO DEL CLARCIEV EN CUMPLIMIENTO DEL ARTÍCULO 12 DE SUS ESTATUTOS

- Se ha solicitado que dicho proyecto de reglamento sea entregado a los miembros del CLARCIEV para su revisión y la posterior aprobación.

Esta solicitud fue aprobada unánimemente.

- Se deja constancia que Costa Rica se incorpora a la Comisión de Asuntos Jurídicos.

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ESTRATEGIAS A FUTURO Se aprueba el acuerdo de no elaborar un Plan Estratégico quinquenal hasta no contar con las condiciones jurídicas del CLARCIEV. Se trabajará en un Plan de Acción a partir de las actividades de las comisiones.

- La Secretaría Ejecutiva puso a consideración de los países miembros presentar los resultados de las comisiones durante la reunión del Consejo Permanente de la OEA en el 2014.

- A partir de lo mencionado en el apartado anterior, PUICA de OEA se comprometió, en base a informes suministrados por los países, a establecer una metodología con un formato marco para unificar la forma de medición del subregistro y presentar informes de corto plazo.

Se ha aprobado unánimemente. SEDE DEL XI ENCUENTRO-2014 El Director del Registro Civil de Panamá pone a consideración que Panamá sea la sede del Encuentro número 11 del CLARCIEV, en concordancia con la celebración de los 100 años del Registro Civil de Panamá.

-Se votó la propuesta de sede en Panamá para llevar a cabo el XI Encuentro y se aprobó por unanimidad de votos.

SITUACIÓN HAITÍ-REPÚBLICA DOMINICANA

En uso de la palabra, el Director General de la Oficina Nacional de Identificación (ONI), expresó la posición oficial del Gobierno de Haití respecto a la sentencia del Tribunal Constitucional de la República Dominicana. Acotó que el Gobierno de Haití desaprueba categóricamente la sentencia de la Corte que le priva a miles de ciudadanos dominicanos de ascendencia haitiana el derecho a la identidad. Además, considera que es una violación a la decisión tomada por la Corte Interamericana de Derechos Humanos en el 2005 que fue suscrita también por República Dominicana. Informó que el Gobierno Haitiano ha hecho un llamado a los organismos internacionales incluyendo a la ONU, OEA, CARICOM, UNICEF a pronunciarse al respecto.

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- Los miembros del Consejo exhortan en los mejores términos que los dos países hermanos miembros del CLARCIEV resuelvan su impasse mediante el diálogo y en el menor tiempo posible.

- El Presidente del CLARCIEV reiteró lo dicho por los países participantes en cuanto a la preocupación del Consejo en la protección del derecho a la identidad como derecho humano fundamental.

6. Lectura y aprobación de la Declaración de Lima, así como del Acta de la

Asamblea General Ordinaria En uso de la palabra, el Presidente del CLARCIEV 2012-2014, Dr. Jorge Yrivarren, Jefe Nacional del Registro Nacional de Identificación y Estado Civil, solicitó dar lectura a la Declaración de Lima y del acta de la presente Asamblea por cada uno de los miembros y estando de acuerdo, se firme por cada uno de los presentes. Propuesta que fue aceptada por unanimidad. 7. Cierre de la Asamblea y firma del Acta de la sesión Sin otro asunto más que tratar, y después de haber agotado todos los puntos del Orden del Día, siendo las 17 horas del mismo día se dio por concluida la sesión de la Asamblea General Ordinaria en el marco del X Encuentro del CLARCIEV y se procedió a la firma del acta de la sesión, mismas que se encuentran en la página siguiente.

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IX DECLARACIÓN DE LIMA

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