14 de gener de 2005Autor: XXX XXXXX

Xavier Tarrés Chamorro

Digitalització i arxiu electrònic

11 de febrer de 2011

Objectiu Transformació

3

Índex

DOCUMENT ELECTRÒNIC

DIGITALITZACIÓ SEGURA

PRESERVACIÓ DOCUMENTAL

4

– Què és?

– Serveix? Per a què serveix?

– Les lleis, la regulació i la cultura actual

– La revolució del document-e i el seu impacte a les AAPP

DOCUMENT ELECTRÒNIC

5

Document electrònic

– Definició• Informació registrada produïda o rebuda durant la iniciació,

desenvolupament o finalització d’una activitat personal o institucional i comprèn el contingut, el context i l’estructura suficient per aportar l’evidència de l’activitat sense considerar la forma i el suport

• El contingut està consignat sobre un suport al qual no s’hi pot accedir directament (relació suport i contingut)

• El contingut està representat per signes (codis binaris) que han de ser descodificats mitjançant un programa informàtic que converteixi la expressió en codificació informàtica a llenguatge natural (dependència software)

6

Document electrònic

– Característiques• Contingut

• Ha de reflectir correctament allò que es va comunicar o decidir i ha de servir per retre compte o evidenciar els actes.

• La informació continguda en els documents permet prendre decisionsque possibiliten l’acció

• Context• A més del contingut, ha d’incloure informació relacionada amb l’entorn de

creació/gestió/ús del document (signatura, metadades descriptives, etc.)

• Estructura• El format, l’estructura física, el suport i la identificació del entorn tecnològic

en que es va crear el document (sofware) per facilitar la seva representació

7

Document electrònic

– Característiques • Autenticitat

• Que el document es allò que afirma ser

• Prové d’una persona identificada i coneguda (autoria)

• Que ha estat creat/enviat en el moment en que s’afirma

• Fiabilitat• El contingut pot ser considerat una representació completa i precisa de

l’activitat/acte que testimonia

• Integritat• Complert i inalterat (no ha estat modificat sense coneixement de l’autor o del

destinatari)

• Disponibilitat/conservació• S’ha de poder recuperar, presentar i interpretar

8

Document electrònic

– Característiques• Com podem aconseguir generar documents electrònics vàlids?

• Ús perceptiu de la signatura electrònica. La signatura són dades annexades a un document electrònic que permet al receptor provar l’origen (autenticitat) i protegir-les d’una falsificació posterior (integritat)

• La incorporació del segell de temps és l’element que permet demostrar en quin moment es va generar el document

• Necessitat d’incloure les metadades que possibiliten la creació, captura, classificació, accés, conservació i disposició dels documents al llarg del temps

• Necessitat de crear documents autocontinguts i autodescrits en si mateixos (contenidors xml)

9

Document electrònic

– Representació lògica

10

Document electrònic

– Metadades- Dades que descriuen el context, contingut i estructura dels

documents, així com la seva gestió al llarg del temps

• Són informació estructurada o semi-estructurada que possibilita la creació, captura, classificació, accés, conservació i disposició dels documents al llarg del temps

• L’ús de metadades és imprescindible en la gestió dels documents electrònics ja que són necessaris per a facilitar la seva recuperació i accés i provar la seva autenticitat

• Les metadades poden estar “incrustats” en el mateix fitxer que el document o com un fitxer independent

11

Document electrònic

– Tipus de Metadades• Descriptives

• Aporta informació contextual sobre els processos de negoci, les relacions entre els documents i facilita la cerca

• Preservació i gestió del cicle de vida

• Tècniques• Informació sobre el format, estructura del document

• Exemples de vocabularis de metadades: vocabulari metadades

12

Document electrònic

– Tipus de documents electrònics• Documentació estructurada (base de dades) model

datacèntric

• Documentació no estructurada model docucèntric• Creats utilitzant aplicacions informàtiques (.pdf, .doc)

• Creats en entorns web

• Correus electrònics

13

Document electrònic

SERVEIX ?Què permet

estalviar?Per

competir?

14

Document electrònic

– Marc normatiu– Llei 59/2003, de Signatura Electrònica, de 19 de desembre: Tractament del

document electrònic. (article 3)– Llei 56/2007, de Mesures d’Impuls de la Societat de la Informació, de 28 de

desembre: Nova definició de document electrònic.– Llei 11/2007, de 22 de juny, d’accés electrònic dels ciutadans als serveis

públics: Regulació pormenoritzada dels documents i arxius electrònics (articles 29 a 32)

– RD 1671/2009, de 6 de novembre, pel qual es desenvolupa parcialment la Llei 11/2007: Regulació extensa dels documents electrònics, les còpies, documents administratius i el seu arxiu i els expedients electrònics (articles 41 a 53).

– RD 4/2010, de 8 de gener, Esquema Nacional d’Interoperabilitat. (ENI) i RD 3/2010, de 8 de gener, Esquema Nacional de Seguretat (ENS). Normes tècniques.

15

Document electrònic– La revolució a l’Administració…

– Informàtica– “procés de dades”

– Internet– Tràmit-e

– Regulació– Llei 11/2007

– Usabilitat– Document-e

16

– Document en paper, document electrònic, en paper, electrònic...

– Eliminació del paper (o desmaterialitzar)

– Parlem d’AAPP: Document vs Expedient

– Gestió documental

DIGITALITZACIÓ SEGURA

17

Digitalització i des-digitalització segura

– Còpia autèntica electrònica (LAECSP)

Normalització dels procediments de transformació entre suport paper / suport electrònic i obtenció de còpies autèntiques

• Electrònic a paper article 30.5

• Electrònic a electrònic article 30.1

• Paper a electrònic• Originals emesos per l’administració article 30.2

• Documents privats aportats pel ciutadà article 30.3

• Eliminació originals en paper article 30.4

18

Digitalització segura

– Llei 11/2007 d’Accés Electrònic dels Ciutadans als Serveis Públics (LAECSP), juny 2007

Art 30.3 “Las Administraciones Públicas podrán obtener imágeneselectrónicas de los documentos privados aportados por los ciudadanos, con su misma validez y eficacia, a través de procesos de digitalización que garanticen su autenticidad, integridad y la conservación del documento imagen, de lo que se dejará constancia. Esta obtención podrá hacerse de forma automatizada, mediante el correspondiente sello electrónico.”

19

Digitalització segura

19

Document en paper (signatura manuscrita)

Metadades:-Núm expedient

-Data creació

…

Còpia electrònica autènticaPDF, TIF, JPEG

(signatura electrònica)(segell de temps)

Amb valor legal equivalent a l’original en paper per

(llei LAECSP)

Expedient electrònic unificat· Documents d’origen electrònic · Documents d’origen paper digitalitzats

Món electrònicMón del paper

En fase semiactiva o tancada l’expedientes pot enviar a l’iArxiuper la seva preservació

20

Digitalització segura

– Avantatges– Permet l’expedient electrònic unificat

– Millora la tramitació interna evitant expedients híbrids en paper i en electrònic.– Permet accedir a la informació més ràpidament i que aquesta sigui consultable pel ciutadà per mitjans electrònics– El valor legal dels documents en paper digitalitzats és manté

– Reciclatge del paper disminuint el cost de l’arxiu físic

– Algunes iniciatives– Digitalització segura del llibre d’actes: de l’Ajuntament de Sant Boi.– S@rcat: digitalització i signatura en el registre d’entrada de documents en

paper (Generalitat)– Compuls@: compulsa de documents en paper (Junta de Andalucia)

21

AAPP: Parlem

d’expedients

22

Gestió documental (sistema de...)

– Beneficis (1 de 2)• Els documents contenen informació que constitueix un preuat recurs i un

important actiu de l’organització. L’adopció d’un criteri sistemàtic i corporatiu en la gestió documental resulta essencial per a les organitzacions a l’hora de protegir i preservar els documents com evidència dels seus actes.

• La gestió de documents en una organització inclou: • Elaborar, aprovar i difondre la normativa corresponent (polítiques, estàndards, manuals)

• Prestar una sèrie de serveis relacionats amb l’ús i gestió dels documents

• Dissenyar sistemes especialitzats per gestionar documents

• Integrar la gestió de documents dins la resta de sistemes de l’organització i processos de negoci

23

Gestió documental (sistema de...)

– Beneficis (2 de 2)• La normalització de la gestió documental permet a l’organització:

• Dirigir les activitats que té encomandes d’una manera ordenada, eficient i retre’n compte

• Documentar i donar suport a la formació de polítiques i a la presa de decisions

• Oferir consistència, continuïtat i productivitat en la gestió i l’administració

• Complir els requisits legislatius i normatius, incloent-hi les activitats arxivístiques, d’auditoria i supervisió

• Mostrar l’evidència de l’activitat de negoci

• Establir una identitat d’empresa

• Mantenir i perpetuar la memòria corporativa

24

Gestió documental (sistema de...)

– Principis pla de gestió de documents (1 de 2)• Per recolzar la continuïtat d’aquestes activitats, el compliment amb el marc

normatiu i facilitar la presa de decisions és necessari que l’organització estableixi un pla de gestió de documents que inclogui:

• Determinar quins documents s’han de crear per a cada activitat o procés de negoci i la informació que han de contenir aquests documents

• Avaluar el risc de no tenir documents autèntics

• Escollir la forma i estructura en que s’han de crear els documents

• Determinar les metadades que s’haurien d’incorporar al document i al llarg dels processos documentals

• Determinar els requisits per recuperar, utilitzar i transmetre els documents

• Decidir com organitzar-los per facilitar el seu ús

25

Gestió documental (sistema de...)

– Principis pla de gestió de documents (2 de 2)• Preservar els documents i permetre el seu accés al llarg del temps

(disponibilitat) per satisfer les necessitats de l’organització i dels usuaris externs

• Garantir que els documents es conserven en un entorn segur

• Garantir que els documents es conserven durant el període de temps que estableixi la normativa vigent

26

Gestió documental (sistema de...)

– Instruments del sistemaPer a la realització d’aquests processos és necessari elaborar unes eines o

instruments que serviran per sostenir el sistema:• Un quadre de classificació basat en les funcions i activitats de l’organització

• Un calendari de conservació i eliminació de documents (Taules d’avaluació documental)

• Un sistema de descripció de documents (esquema metadades)

• Un quadre de classificació de seguretat i accés que identifica els drets d’accés i d’ús dels usuaris

• Un Sistema d’emmagatzematge i política de preservació digital a llarg termini per fer front a l’obsolescència tecnològica i garantir la conservació i disponibilitat dels documents el període de temps que estableixi la normativa vigent

27

– Dels formats dels documents, de la pròpia signatura, de les evidències digitals necessàries

– Preservació = validesa en el temps

– Formats

– Gestió de la preservació en els diferents moments de la vida

– Arxiu digital

PRESERVACIÓ DOCUMENTAL

28

Preservació documental

• La preservació dels documents electrònics a llarg termini és un repte i una obligació a la que s’ha d’enfrontar qualsevol organització:• Per motius legals, culturals o històrics (compliment article 31 de la

LAECSP)

• En unes condicions de conservació equivalents al suport paper:

• Garantint la disponibilitat i accessibilitat dels continguts (format/suport)

• Garantint la integritat i autenticitat dels continguts: Preservació de la signatura electrònica o evidència electrònica

• Necessitat de conservar més enllà del propi cicle de vida de l’entorn tecnològic en que es van generar i gestionar els document

29

Preservació documental

• Validesa en el temps: segell de temps

• Evidències digitals (signatures electròniques longeves per tenir documents-e fiables en el temps, auto-garantint el seu valor probatori)

• Preservació en diferents fases:• De tramitació

• De vigència

• Històric

30

Preservació documental

– Quina preservació cal garantir?

– Del document i els seus formats– De la signatura– De les evidències digitals

31

Preservació documental: formats

32

Preservació documental

32

AutomatitzacióTramitació/Captura

Gestor documental Sistema Arxiu electrònic

Tramitació Vigència Preservació a llargtermini

Ges

tió d

e pr

oces

sos

SG

D

33

Preservació documental

• El servei iArxiu de CATCert iArxiu és un servei integrat dins del sistema de gestió documental de l’organització i inclou:• La creació d’una plataforma tecnològica d’arxiu digital o repositori per

custodiar documents electrònics a llarg termini

• Desenvolupament d’estratègies de preservació digitals per donar solucions a l’obsolescència tecnològica de l’entorn digital

• Prestació d’un servei de visualització (visors) associat a un registre de formats

• Prestació d’un servei d’evidència electrònica

34

Preservació documental

– El servei iArxiu de CATCert

35

Preservació documental

– Triar una estratègia per a preservar els documents electrònics

36

Preservació documental

– L’esquema Nacional de Interoperabilidad (Real Decreto 4/2010, de 8 de enero) a l’article “22. Seguridad”, estableix:– “(...) 4. Los aspectos relativos a la firma electrónica en la

conservación del documento electrónico se establecerán en la Política de firma electrónica y de certificados, y a través del uso de formatos de firma longeva que preserven la conservación de las firmas a lo largo del tiempo. Cuando la firma y los certificados no puedan garantizar la autenticidad y la evidencia de los documentos electrónicos a lo largo del tiempo, éstas les sobrevendrán a través de su conservación y custodia en los repositorios y archivos electrónicos, así como de los metadatos de gestión de documentos y otros metadatos vinculados, de acuerdo con las características que se definirán en la Política de gestión de documentos.(...)”

Construíndo a identidade dixital37Resultat Confiança

38

Algunes referències

– Enllaços projectes internacionalshttp://www.iarxiu.eacat.cat/mes_informacio.html

– Blogs preservacióhttp://preservaciondigital.blogspot.com/

– Plataforma iArxiu de CATCerthttp://www.catcert.cat/web/cat/1_1_2_iArxiu.jsp

Xavier Tarrés Chamorroxtarres@catcert.cat

Aquesta obra està subjecta a una llicència Reconeixement-No comercial-Sense obres derivades 2.5 Espanya de Creative Commons. Per veure'n una còpia, visiteu http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/2.5/es/deed.ca o envieu una carta a Creative Commons, 171 SecondStreet, Suite 300, San Francisco, California 94105, USA."