C o n s u l t o r í a e I n g e n i e r í a T ID e s a r r o l l o , M a n t e n c i ó n y S o p o r t e P r o c e s a m i e n t o M i c r o i n f o r m á t i c a
Gestión Documental
Page 2
Temario
• Introducción
• Análisis de los requerimientos de los procesos
• Gestión documental
• Herramientas de GD
• Comparativo de herramientas de GD
• Metodología AHP
• Conclusiones
Page 3
Introducción
“Ningún proyecto es aprobado sin que tenga una real justificación de negocios”
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Gestión documental
Por qué es importante la gestión documental?
Reduce costos a través de la eficiencia.
Mejora la capacidad de respuesta y flexibilidad de la organización.
Mantiene ventajas competitivas.
-Gartner Bussiness Executive Survey 2009 (UK & USA)
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Objetivos
Mejorar la productividad:
Disponer de un repositorio que concentre las distintas experiencias de ACL
Mejorar la creación de propuestas y desarrollo, mediante la reutilización de la información.
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Objetivos
Reducir costos:
Eliminando la impresión de documentos internos de ACL.
Asociados a tareas poco automatizadas.
Reutilizando y no reinventando la información.
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Método para el levantamiento de requerimientos
El levantamiento de los requerimientos se llevo a cabo mediante dos etapas:
• Un estudio de toda la información documentada de los procesos de ACL, considerando los procedimientos e instructivos.
• Entrevistas no estructuradas con los dueños de procesos, con el fin de tener una mejor noción de como funcionan los distintos procesos y que problemas se pudiesen solucionar con una herramienta de GD.
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Mapa de procesos
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Requerimientos de procesos
Proceso de Administración
Existe la necesidad de digitalizar los formularios y registros del proceso
Se necesita un motor de busqueda que permita un accesos expedito a la documentación
Proceso Administración
Requerimientos generales
Page 10
Requerimientos de procesos
Proceso de Calidad
Se requiere un metodo de trazabilidad
Se requiere optimizar algunas tareas del proceso
Se requiere el uso de workflows
Se requiere un repositorio de documentos
Se necesita un motor de busqueda que permita un accesos expedito a la documentación
Proceso Calidad
Requerimientos generales
Se requiere una herramienta con un motor de busqueda que contenga OCR
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Requerimientos de procesos
Proceso Soporte y CAC
Se requiere un metodo de trazabilidad
Requerimientos generales
Proceso Soporte y CAC
Se requieren notificaciones ante la llegada de nuevos documentos al sistema
Se necesita un motor de busqueda que permita un accesos expedito a la documentación
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Requerimientos de procesos
Proceso de Contabilidad
Proceso Contabilidad
Requerimientos generales
Se requiere el uso de "backups"
Se requiere optimizar algunas tareas del proceso
Se requiere un metodo de trazabilidad
Page 13
Requerimientos de procesos
Proceso de RRHH
Proceso RRHH
Requerimientos generales
Se necesita un motor de busqueda que permita un acceso expedito a la documentación
Existe la necesidad de digitalizar los formularios y registros del proceso
Se requiere optimizar algunas tareas del proceso
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Requerimientos de procesos
Procesos de negocios
Se requiere la funcionalidad de generar "backups"
Se requiere el uso de workflows
Se requiere un repositorio de documentos
Integración con otras herramientas de gestión
Procesos de Negocio
Se requiere un metodo de trazabilidad
Requerimientos generales
Necesidad de contar con acceso externo a la documentación de ACL
Se requiere contar con una total disponibilidad de los documentos de ACL
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Requerimientos generales de ACL
3.-
4.-
5.-
6.-
7.-
12.-
8.-
9.-
10.-
11.-
Se requiere contar con una total disponibilidad de los documentos de ACL
Necesidad de contar con acceso externo a la documentación de ACL
Se requieren notificaciones ante la llegada de nuevos documentos al sistema
Se requiere optimizar algunas tareas del proceso
Se necesita un motor de busqueda que permita un accesos expedito a la documentación
Se requiere un metodo de trazabilidad
Existe la necesidad de digitalizar los formularios y registros del proceso
Se requiere una herramienta con un motor de busqueda que contenga OCR
Se requiere el uso de workflows
Se requiere un repositorio de documentos
Integración con otras herramientas de gestión
Se requiere la funcionalidad de generar "backups"
2.-
Requerimientos de ACL
1.-
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Ejemplo: Pago de impuestos
ITO 0502-F01Calculo de impuestosmensual
NotificaciónGerencia General Notificación
SII
• Los correos entrantes podrían generar notificaciones, y ser Almacenados dentro de la base de datos.
• El ITO 0502-F01 se almacena de forma física en una carpeta del departamento de contabilidad.
• Este documento podría ser digitalizado y almacenado en un repositorio, ahorrando costos de impresión y tiempos de búsqueda.
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Ejemplo: Carpeta de proyectos
ProcesoComercial
Lista de chequeo de cotizaciones
ProcesoDesarrollo Informe de pruebas
de programa
ProcesoDelivery
Indicadores cierre de proyecto
Page 18
Herramientas de gestión documental
• Definición
• Funcionalidades básicas
• Funcionalidades avanzadas
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Método de búsqueda de las herramientas
El medio de búsqueda de herramientas de gestión documental se baso en dos tareas:
• Investigación a través de foros especializados, partners consultores y búsqueda dentro del mercado de gestores documentales.
Luego de llevar a cabo esta tarea se determinó que las soluciones a comparar serían Alfresco, Nuxeo, Docflow y VCGLOCK.
• Revisión de tutoriales, webinars y especificaciones técnicas de las herramientas de gestión documental.
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AlfrescoBeneficios• La herramienta otorga mucha movilidad al negocio.
• Es intuitiva y fácil de usar.
• Esta orientada al entorno web.
• El programa business trial permite evaluar si realmente es lo que se necesita en la organización.
Riesgos• Tiempos de implementación variables.
• Información de “fixes” se da a conocer a la comunidad Business primero.
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NuxeoBeneficios• La comunidad que utiliza la herramienta es activa y va
creciendo
• La herramienta tiene el mas alto nivel de integración con otras herramientas empresariales.
• Es fácil de usar e intuitiva.
Riesgos• El servicio soporte y el uso de la nube consideran un pago
sustancial.
• Tiempos de implementación variables.
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Docflow
Beneficios• La mantención de la herramienta puede ser a costo 0.
• La empresa es local.
Riesgos• Aun no se desarrolla la firma digital.
• No se tiene certeza si se puede integrar con una herramienta BPM.
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VCGLock
Beneficios• La herramienta permite automatizar todas las tareas
• Posee un poderoso motor de búsqueda
• Es una herramienta a medida
Riesgos• Presenta costos considerables
• No se puede integrar con otras herramientas de gestión
Page 24
Tabla Comparativa
Se determino que los criterios de comparación de las herramientas de gestión documental serían:
• Precio
• Requerimientos de HW/SW
• Inserción en el mercado nacional
• Interfaz de usuario
• Compatibilidad
• Soporte técnico
• Tiempos de implementación
• Nivel de la solución
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Tabla Comparativa
Mantenimiento
$1.302.552 50 dolares mensuales
(5 usuarios) mas 9 dolares por usuario adicional, precio para 25 usuarios por un año
Nuxeo support$5.688.000
licencia anual
24% de valor de la licencia ANUAL
$1.764.720
0
Servicio nube 0Nuxeo Cloud service 350Gb
$687.300 al año 0 0
Total $ 1.302.552 $ 6.375.300 $ 9.118.000 $ 1.415.646
Licencia 0 0
Nuxeo VCGLock DocflowCriterio
$7.353.000 = 430 U.F - 25% descuento
Costos de instalacion y capacitacion $1.415.646
Condiciones de pagoPagos mensuales de
$108.546
pago unico anual con fecha de inicio a convenir con 30 dias de
marcha blanca- -
Subcriterio Alfresco
Costos
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Tabla Comparativa
Procesador Sobre 2,5 GHzIntel core 2, equivalente o
superior2 GHz o superior Intel core 2, equivalente o superior
Memoria 2 Gb 2 Gb 2Gb 2 GbPerifericos No No No No
Procesador del Servidor2x Server CPU ó un
DualCoreIntel core 2, equivalente o
superior4 nucleos (2,5 GHz) Intel core 2, equivalente o superior
Memoria del Servidor1024Mb Ram libres para la
JVM2 Gb 8Gb 2 Gb
SOLinux
MicrosoftMax OS
LinuxMicrosoft
Windows 2008 SP1 o 2008 R2 SP1
LinuxMicrosoft
BD
OracleMicrosoft SQL
PostgresSqlMySql
H2PostgreSQL
MySQLOracle
Microsoft SQL
SQL server 2008 estandar ó superior 64 bit
OracleMicrosoft SQL
PostgresSqlMySql
DocflowCriterio Subcriterio Alfresco Nuxeo VCGLock
Requerimientos de HW/SW
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Tabla Comparativa
Criterio Subcriterio Alfresco
Inserción en el mercado nacional
Empresas
RSALAN
BhpBillitonAngloamerican
CodelcoClaroD&SEntel
SantanderBanco de Chile
Davis s.aCorpbanca
Cuprum
Indeterminado
Nuxeo VCGLock Docflow
Alrededor de 85 clientes nacionales
Armada de ChileServicio nacional de pesca
Escuela Militar Bernardo O`HigginsCorporación del Poder JudicialFundación para la Innovación
AgrariaPro Chile
I Municipalidad de ZapallarI Municipalidad de Peñalolen
ASMAR
Page 28
Tabla Comparativa
¿Es amigable?si, tiene similitud con el explorador de windows
si, tiene similitud con el explorador de windows
Si, usa la intefaz grafica de sharepoint
Si, tiene similitud con un navegador (explorer, mozilla, chrome)
Criterios de seguridad Controles de acceso Controles de acceso Controles de acceso Controles de acceso
Nuxeo VCGLock Docflow
Interfaz de usuario
Posibilidad de cambio de apariencia del programa
Criterio Subcriterio Alfresco
Si NoSI No
Page 29
Tabla Comparativa
Ms Office Si Si Si Si
Otros
Si, alfresco cuenta con una serie de conectores que lo
hacen compatible con varías herramientas (Bonita Soft)
Si, Nuxeo cuenta con una serie de conectores que lo hacen
compatible con varías herramientas ( Bonita soft)
No No
Permite trabajar con distintos formatos de
documentos?Office, Pdf, Imágenes
si, Archivos, Notas, Carpetas e Imagen
Si, Office, AutoCAD, PdfSi, se puede adjuntar cualquier tipo
de archivo
Criterio Subcriterio Alfresco Nuxeo DocflowVCGLock
Compatibilidad
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Tabla Comparativa
Instalación Archivo Archivo Tecnico en la empresa Tecnico en la empresaPosventa 9:00 am a 5:00 pm, Online si, pagado Si, horario de oficina si, horario de oficina
Existencia de grupos de usuarios
Si, pero existe un desface con los reportes entregados a los usuarios ENTERPRISE
Si SI (Sharepoint) NoSoporte tecnico
Criterio Subcriterio Alfresco Nuxeo VCGLock Docflow
Page 31
Tabla Comparativa
Criterio Subcriterio Alfresco Nuxeo VCGLock Docflow
Tiempos de implementación
Implementación del Software
Indeterminados Indeterminados2 Semanas, dependiendo
del workflow de documentos
5 Dias a contar de la instalación de los servidores
Capacitación Indeterminados Indeterminados 2 Dias 20 horas lectivas, se realizan 2
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Tabla Comparativa
Motor de busqueda x x x x
Trazabilidad x x x x
Digitalización - - x x
Acceso externo x x x x
OCR - - x o
Flujos de trabajo x x x x
Repositorio x x x x
DocflowCriterio Subcriterio Alfresco Nuxeo VCGLock
Nivel de solución
Page 33
Metodología AHP
La metodología AHP fue desarrollada por Thomas L. Saaty como una herramienta para resolver problemas complejos de criterios múltiples.
Page 34
Metodología AHP
El desarrollo de la metodología se inicia con el establecimiento de prioridades de los criterios de decisión
Page 35
Metodología AHP
Matriz pareada de criterios y de alternativas en función de los criterios
Se debe realizar una matriz cuadrada de comparación entre todos los criterios, estableciendo las distintas preferencias entre ellos y luego una matriz de la ponderación de las alternativas en función de cada criterio identificado.
Sintetización
La sintetización es una metodología para poder calcular la ponderación real de los distintos criterios o las distintas alternativas en función a un criterio determinado.
Page 36
Metodología AHP
Relación de consistencia
La relación de consistencia es un método de revisión para probar que la ponderación de los criterios se realizo de manera informada y consiente.
Evaluación de las alternativas
En este paso se obtiene como resultado la valoración de cada solución respecto a todos los criterios identificados en el problema, mediante la resolución de:
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Metodología AHP
El método
• Determinar la importancia relativa de los criterios y sub criterios
• Determinar la ponderación de cada subcriterio con respecto al criterio anterior
• Determinar la relación de consistencia de los criterios
• Desarrollar la matriz de valores de las alternativas
• Determinar las evaluaciones totales de las alternativas
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Árbol de decisión
Requerimientode hardware
Inserción enel mercado nacional
Tiempo de
implementación
Interfaz de
usuario
Soportetécnico
Compatibilidad
GestorDocumental
CostosNivel de solución
VCGLockDocflowNuxeoAlfresco
Page 39
Tabla de criterios
Nivel de solución
Requerimientos de hardware
Compatibilidad Soporte técnico AmigableTiempos de
implementacionPrecio
inserecion en el mercado nacional
Nivel de solución 1,00 0,20 0,33 0,33 0,25 0,50 0,25 0,20
Requerimientos de hardware
5,00 1,00 5,00 4,00 4,00 5,00 1,00 1,00
Compatibilidad 3,00 0,20 1,00 5,00 1,00 5,00 0,20 0,50
Soporte técnico 3,00 0,25 0,20 1,00 0,20 2,00 0,20 0,25
Interfaz de usuario 4,00 0,25 1,00 5,00 1,00 5,00 0,20 1,00
Tiempos de implementacion
2,00 0,20 0,20 0,50 0,20 1,00 0,20 0,33
Precio 4,00 1,00 5,00 5,00 5,00 5,00 1,00 5,00
Inserción en el mercado nacional
5,00 1,00 2,00 4,00 1,00 3,00 0,20 1,00
Criterios de decisión
Page 40
Ponderación relativa de los criterios
Precio 0,30
Requerimientos de hardware
0,23
Inserción en el mercado nacional
0,14
Interfaz de usuario 0,11
Compatibilidad 0,10
Soporte técnico 0,05
Tiempos de implementacion
0,04
Nivel de solución 0,03
Importancia relativa de los criterios
Page 41
Ponderación relativa de los criterios
Requerimientode hardware
Inserción enel mercado nacional
Tiempo deimplementaciónInterfaz
deusuario
Soportetécnico
Compatibilidad
GestorDocumental
CostosNivel de solución
0,03
0,23
0,100,05 0,11
0,04
0,14
0,30
Page 42
Ponderación relativa de las alternativas
Alfresco 0,52Docflow 0,32VCGLock 0,09
Nuxeo 0,07
Precio
Costos
VCGLock
Docflow
Nuxeo
Alfresco
0,32
0,07
0,52
0,09
Page 43
Ponderación relativa de las alternativas
Nuxeo 0,52Alfresco 0,21Docflow 0,20VCGLock 0,07
Requerimientos de HW/SW
Requerimientos de hardware
VCGLock
Docflow
Nuxeo
Alfresco
0,20
0,52
0,21
0,07
Page 44
Ponderación relativa de las alternativas
VCGLock 0,54Alfresco 0,23Docflow 0,16Nuxeo 0,08
Inserción en el mercado
Inserción en el mercado
nacional
VCGLock
Docflow
Nuxeo
Alfresco
0,16
0,08
0,23
0,54
Page 45
Ponderación relativa de las alternativas
Alfresco 0,35Nuxeo 0,35
Docflow 0,18VCGLock 0,13
Interfaz de usuario
Interfaz de usuario
VCGLock
Docflow
Nuxeo
Alfresco
0,18
0,35
0,35
0,13
Page 46
Ponderación relativa de las alternativas
Alfresco 0,41Nuxeo 0,41
Docflow 0,12VCGLock 0,07
Compatibilidad
Compatibilidad
VCGLock
Docflow
Nuxeo
Alfresco
0,12
0,41
0,41
0,07
Page 47
Ponderación relativa de las alternativas
VCGLock 0,57Docflow 0,27Alfresco 0,08Nuxeo 0,08
Soporte técnico
SoporteTécnico
VCGLock
Docflow
Nuxeo
Alfresco
0,27
0,08
0,08
0,57
Page 48
Ponderación relativa de las alternativas
Docflow 0,62VCGLock 0,21Alfresco 0,09Nuxeo 0,09
Tiempo de implementación
Tiempos de implementación
VCGLock
Docflow
Nuxeo
Alfresco
0,62
0,09
0,09
0,21
Page 49
Ponderación relativa de las alternativas
VCGLock 0,57Alfresco 0,18Nuxeo 0,18
Docflow 0,06
Nivel de Solución
Nivel de la solución
VCGLock
Docflow
Nuxeo
Alfresco
0,06
0,18
0,18
0,57
Page 50
Solución de las alternativas
Requerimientode hardware
Inserción enel mercado nacional
Tiempo de
implementación
Interfaz de
usuario
Soportetécnico
Compatibilidad
GestorDocumental
CostosNivel de solución
Alfresco
0,03 0,23 0,10 0,05 0,11 0,04 0,14 0,30
0,520,230,090,350,080,410,210,18
Page 51
Solución de las alternativas
Alfresco 0,33Nuxeo 0,24
Docflow 0,24VCGLock 0,19
Solución ACL
Page 52
¿Preguntas?…Muchas Gracias
ww.acl.clValparaíso , Pudeto 351 Oficina 16 5to piso · Fono (32) 2541100 · Fax (32) 2541107
Viña del Mar 8 norte 310, of 15 · Fono (32) 2541170 · Fax (32) 2541173Providencia-Santiago, Coyancura 2241, Oficina 112 · Fono(2) 5971710 · ax(2) 5971711
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