NOMBRE DEL SUBPROCESO: Compras y Contratación de Bienes y Servicios
Código: APO-3-01-CAR-1
PROCESO AL QUE PERTENECE: Gestión Administrativa
Versión: 17
OBJETIVO: Entregar bienes y servicios a los clientes internos cumpliendo con las especificaciones técnicas,
requisitos legales y políticas de la Corporación.
ALCANCE: Cubre la compra y contratación de suministros, servicios, proyectos de inversión y proyectos sociales.
ENTRADAS Actividades RESULTADOS Procesos con los cuales Interactúa Responsable del Proceso Documentación Generada Plan de Continuidad Requisitos Registros Recursos Medición /Seguimiento a Indicadores
A P V H
LIMITES
ENTRADAS:
INSUMOS PROCESO /PROVEEDOR REQUISITOS
Requisiciones de bienes y Solicitud de servicios.
Todos los Subprocesos Misionales y los de Apoyo.
Las solicitudes de contratación de servicios deben venir correctamente diligenciadas en el formato establecido, con los anexos requeridos y con 7 días hábiles de anticipación a la prestación del servicio, exceptuando el servicio de recreación quien podrá realizarla con 5 días. Las requisiciones de compras y suministros deben venir en el formato establecido, las especificaciones clara y los cinco primeros días hábiles de cada mes.
Resultados de la Verificaciones de los requisitos Legales
Planeación Estratégica Aprobado por los cargos que firman la Revisión Gerencial.
ACTIVIDADES CICLO (PHVA)
ACTIVIDADES RESPONSABLE Registro
P
1. Establecer políticas de compras y contratación: El Comité Primario, establece los lineamientos a tener en cuenta para efectuar las compras de bienes y servicios de la Corporación y los Jefes de Servicios Generales, Compras Generales y Aprovisionamientos y Jefe de la Oficina de Jurídica deben garantizar el estricto cumplimiento de los mismos. Además, el Jefe de Compras Generales y Aprovisionamientos debe efectuar la
Comité Primario
No aplica
divulgación de las políticas. 2. IDENTIFICAR Y ANALIZAR LOS REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES EN EL SERVICIO DE COMPRAS: Anualmente el Jefe del Dpto de Servicios Generales en conjunto con la oficina de jurídica identifica y actualiza los requisitos legales aplicables al servicio de acuerdo a lo establecido en el Subproceso de Acciones Jurídica, viéndose evidenciado en el sub-módulo Matriz de requisitos legales del aplicativo Kawak. Ver INTERACCIÓN CON EL SUBPROCESO DE ACCIONES JURÍDICAS APO-5-01. En el caso de presentarse un cambio en los requisitos legales que afecten la planificación y
prestación del servicio, el Jefe del Dpto. de Servicios Generales diligencia el formato
Planificación de cambios al Sistema GER-4-01-FO-1 y a su vez realizar la actualización de la matriz en el Aplicativo Kawak. INTERACCIÓN CON EL SUBPROCESO DE GESTIÓN DE CALIDAD GER-4-01.
Jefe del Dpto. de Servicios Generales
S.I Submodulo Matriz de requisitos legales
Aplicativo Kawak
Planificación de cambios al
Sistema GER-4-01-FO-1
3. Enviar a Compras el comportamiento histórico mensual de papelería: A más tardar el 15 de diciembre de cada año envía por correo electrónico al Jefe de Compras Generales y Aprovisionamiento, Informe Histórico mensual de papelería detallado y por dependencia para la planificación de suministros para el año siguiente.
Jefe del Dpto. de Servicios Generales
SI: Correo Electrónico
4.Identificar, Analizar Y Evaluar Los Riesgos y Oportunidades Aplicables Al Subproceso: El Jefe Dpto. de Servicios Generales identifican los riesgos y oportunidades que debe abordar con el fin de asegurar que la planeación estratégica pueda lograr sus resultados previstos, aumentar los efectos deseables, prevenir o reducir efectos no deseados y lograr la mejora, los riesgos se evalúan y controlan según lo establecido en el procedimiento de administración de riesgos GER-3-02-PRO-1 y cuando sean necesario tomar acciones para abordar estos riesgos y
Jefe del Dpto. de Servicios Generales
Ver registros generados en el Subproceso de Gestión de riesgos, Planeación Estratégica y Gestión de Calidad.
oportunidades se realizan según lo establecido en el procedimiento de mejoramiento continuo. Ver Procedimiento Administración de Riesgos, Procedimiento de Mejoramiento Continuo GER-3-02-PRO-1 e INTERACCIÓN CON LOS SUBPROCESOS DE GESTIÓN DE RIESGOS GER-3-02, GER-1-01 Y GESTIÓN DE CALIDAD. 5. IDENTIFICAR LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS: El Jefe del Dpto de Servicios Generales anualmente identifica las partes interesadas propias del servicio internas y externas, necesidades y expectativas en el sub-módulo de partes interesadas en el aplicativo de Kawak. Nota: La identificación de las partes interesadas puede variar de acuerdo a las necesidades y cambios del entorno del servicio. INTERACCIÓN SUBPROCESO DE GESTIÓN DE CALIDAD GER-4-01.
Jefe del Dpto. de Servicios Generales
S.I Partes interesadas en el aplicativo de Kawak.
6. Elaborar Plan de compras de suministros y Dotación APO-3-01-FO-04: Este plan lo realiza el Jefe de Compras Generales y Aprovisionamientos con visto bueno del jefe del Dpto. de Servicios Generales de acuerdo al presupuesto de la vigencia y a los criterios de compras establecidos por producto, teniendo como referencia la información contenida en el Aplicativo de Presupuesto; además debe incluir los gastos de papelería, una vez realizado, es enviado al Jefe de División Administrativa para aprobación. INTERACCION CON EL SUBPROCESO DE PLANEACIÓN FINANCIERA
Jefe de Compras Generales y
Aprovisionamientos / Jefe del Dpto. de Servicios Generales
Plan de Compras de
Suministros y Dotación
APO-3-01-FO-04
7. Aprobar Plan de compras de suministros y Dotación APO-3-01-FO-04.
Jefe de División Administrativa
Plan de Compras de
Suministros y Dotación
APO-3-01-FO-04
8. Planificar las necesidades de servicios y recursos: Anualmente y de acuerdo a lo presupuestado, determinan las necesidades compra de servicios que requieren, y necesidades de recursos financieros, humanos, insumos y materiales necesarios. INTERACCIÓN SUBPROCESO DE PLANEACIÓN FINANCIERA APO-1-01, SUBPROCESO DE VINCULACIÓN Y DESVINCULACIÓN APO-2-01
Jefe de Servicios Generales y
Responsable de Dependencia
Ver registros subprocesos
de Planeación Financiera,
Subproceso de Vinculación y
Desvinculación
9. Estructurar el registro de Proveedores según procedimiento de selección, evaluación, seguimiento y reevaluación de proveedores. Ver Procedimiento de selección, evaluación, seguimiento y re-evaluación de proveedores APO-3-01-PRO-4.
Jefe de Compras Generales y
Aprovisionamiento
Control Inscripción y Seguimiento
de Proveedores
APO-3-01-FO-21
H 10. COMPRAS DE SUMINISTROS
10.1 Elaborar requisición de compras y suministros APO-3-01-FO-05: Estas deben elaborarse con las especificaciones claras y completas del producto a comprar en el
aplicativo de compras. Nota 1: Las compras para suministros de aseo, cafetería y suministros requeridos para prestación de servicios de programas como: FOSFEC, Capacitación, Proyectos Sociales, Atención Integral al Menor, las denominadas como compras urgentes, no realizan requisición, están soportadas por un oficio emitido por cada uno de los Responsable de área y enviado al Dpto. de Servicios Generales. Nota 2: Las Compras de Alimentos y Bebidas del Centro Recreacional Teyuna son realizadas a través del aplicativo Zeus. Ver procedimiento compras alimentos y bebidas Centro Recreacional Teyuna.
Jefe, Supervisor o Coordinador de Dependencia o Responsable de
Sede de Municipio
S.I: Requisición de
Compras
10.2 Recibir y Verificar que las requisiciones de compras: Reciben las
requisiciones de compras los 5 primeros días
hábiles del mes y revisan que las especificaciones de los productos en requisiciones de compras estén correctas y completas, para aquellos casos que cumplen, caso contrario se informará vía telefónica o email
las respectivas correcciones a la dependencia solicitante Nota 1: Las requisiciones que se reciban después de los 5 primeros días hábiles de cada mes, deberán contar con el visado del Director Administrativo o Jefe de División. Nota 2: Para las compras de tecnología deben solicitar visto bueno al Jefe del Dpto. de Sistemas, las compras de comunicaciones tales como: artes publicitarios deben ir con Visto Bueno del Supervisor de Mercadeo y los equipos de audio e instrumentos musicales con Visto bueno del Jefe de cultura y comunicaciones.
Auxiliar Administrativo
II/Auxiliar Contratista de
Compras Generales y
Aprovisionamientos
S.I: Requisición de Compras
10.3 Realizar cotización a proveedores registrados: Solicita mínimo dos cotizaciones a proveedores del listado de proveedores aceptados cuándo el monto exceda 1 smlmv, se envía al proveedor la requisición a través del Software de Compras con las características del
bien a comprar. Se selecciona proveedor luego de comparar variables de: ubicación, disponibilidad, precio, calidad, garantía, tiempo de entrega, forma de pago y especificaciones hechas por el solicitante. Cuando las compras sean inferiores a 1 smlmv o se realicen por orden de consumo, no se solicitará cotización, se evaluará que la decisión de compra corresponda a precios del mercado y se tendrá en cuenta las variables de calidad y cumplimiento. Las requisiciones de compras de sistemas de información (servicio de desarrollo o implementación de software, página web y telecomunicaciones),
Jefe de Compras Generales y
Aprovisionamiento/Auxiliar
Administrativo II /Jefe de Sistemas
Cotizaciones
S.I. Requisición de Compras
serán tramitadas a través del Departamento de Sistemas, es decir, el Jefe Dpto. de Sistema es quien realiza la cotización y selecciona proveedor solicitando la respectiva aprobación al Director Administrativo, para luego solicitar a Servicios Generales o la Oficina Jurídica la realización de la orden de compra o contrato según corresponda. Para el caso de las compras de equipos de audio, las cotizaciones deben contar con el visto bueno del auxiliar de mantenimiento de sonido de cultura y comunicaciones. Cuando la compra a realizar supere los 70 smmlv deberá reunirse al Comité de Compras.
Ver listado Maestro de Proveedores en el módulo de proveedores de Kawak.
Nota: 1. En caso de no encontrar o que nuestros
proveedores aprobados no tengan los productos (bienes y Servicios) con las especificaciones solicitadas, se recurre a nuevos proveedores que tengan los productos requeridos.
2. Serán válidas las cotizaciones realizadas antes de la requisición de compras, siempre y cuando el tiempo de validez de la oferta estén vigentes o acordes a los precios de mercado.
3. Una vez realizadas las cotizaciones de los productos solicitados y estas no sean conformes a las especificaciones de la requisición de compra, se procederá a notificar al responsable a través de correo electrónico el inconveniente de la adquisición del producto solicitado. Una vez informada esta situación, el responsable decidirá qué acciones o concesiones tomará para la compra del producto.
10.4 Seleccionar proveedor para compras superiores a 70 smmlv, luego de analizada las cotizaciones y propuesta de los proveedores.
Comité de Compras Acta del Comité
de Compras
10.5 Elaborar orden de compra u Orden de Consumo: El auxiliar Administrativo II y la contratista de la oficina de compras elaboran las ordenes de compras de las dependencias y sedes, las mayores a 4 smmlv provenientes del Centro Recreacional Teyuna, las menores a este valor son elaboradas por el Jefe de este Centro Recreacional. El Auxiliar Administrativo I de Servicios Generales, proyecta orden de consumo de compras urgentes tales como: suministros de cafetería, aseo y suministros para prestación de servicios de programas como FOSFEC, Capacitación, Proyectos Sociales y Atención al Menor, además de los oficios para almuerzos y refrigerios. Para el caso de las compras urgentes que estén por fuera de los tiempos estipulados, se realizan siempre y cuando tengan la debida justificación y visto bueno de un jefe de división.
Auxiliar Administrativo II, contratista de la
oficina de Compras Generales y
Aprovisionamiento, Auxiliar
Administrativo I de Servicios
Generales y Jefe de Gestión
Administrativa
Centro Recreacional
Teyuna
S.I.: Orden de Compra / Orden de Consumo
10.6 Firmar órdenes de compra u órdenes de consumo: El Jefe de Compras Generales y Aprovisionamiento y/o el Jefe de Dpto. de Servicios Generales (en ausencia del Jefe de Compras Generales y Aprovisionamiento) autorizarán órdenes de compra hasta 4 smlmv en señal de aprobación, mayores a este monto pasa para visto de la Jefe de Servicios Generales, posterior a ello entrega a presupuesto con la requisición y cotizaciones. El Jefe del Centro Recreacional Teyuna firma órdenes de compras provenientes de este Centro hasta 1 smmlv en señal de aprobación. Para el caso de los consumos, el Jefe de Servicios Generales los firma y envía a Presupuesto junto con la requisición de compras o solicitud de consumo.
Jefe de Compras Generales y
Aprovisionamiento, Jefe de Servicios Generales y Jefe
del Centro Recreacional
Teyuna
S.I.: Orden de Compra / Orden de Consumo
10.7 Emitir disponibilidad Presupuestal y enviar para aprobación: El Auxiliar de
Presupuesto recibe la orden de compra u orden de consumo, coloca sello y fecha de recibido, ingresa las órdenes de compra al sistema, imprime la disponibilidad presupuestal, la anexa a la orden de compra y entrega al Jefe de Presupuesto para revisión y visto bueno. Luego de obtenido el visto bueno del Jefe del Dpto. de Presupuesto, el El Auxiliar de
Presupuesto envía al Jefe de División Administrativa, las órdenes de compras superiores a 4 smmlv y las menores o iguales a este valor, las devuelve al Jefe de Compras Generales y Aprovisionamiento. Para el caso de órdenes de consumo, en el Dpto. de Presupuesto coloca visto bueno y sello en la orden de consumo y las devuelve a servicios generales.
Jefe de Presupuesto/ Analista de Contabilidad
Disponibilidad Presupuestal
10.8 Colocar visto bueno a órdenes de compras mayores a 4 smmlv: Recibe órdenes de compras superiores a 4 smmlv, verifica aprobación de la compra, el valor, cotizaciones y disponibilidad presupuestal; si todo está correcto firma órdenes de compra superiores a 4 smmlv y envía al Director Administrativo, si encuentra alguna inconsistencia devuelve orden de compra a Jefe de Compras Generales y Aprovisionamiento para que haga el correctivo pertinente. Nota: El Jefe de Gestión Administrativa cuenta con autorización para aprobar órdenes de compras a proveedores menores hasta 4 smmlv Así mismo, tendrá facultad para realizar compras a almacenes de cadena, para alimentos y bebidas, hasta por el equivalente a 10 smmlv.
Jefe de División Administrativa
PI: Orden de Compra
10.9 Aprobar órdenes de Compra mayores a 4 smmlv: Recibe órdenes de compras y órdenes de consumo superiores a 4 smmlv, verifica visto bueno del Jefe de División Administrativa si se trata de una orden de compra y visto bueno del Jefe de Presupuesto, si todo está correcto, aprueba las órdenes de compras y consumos superiores a 4 smmlv y envía al Jefe de Compras Generales y Aprovisionamiento. Para el caso de las órdenes de consumo de almuerzos, son aprobadas por el Jefe de Servicios Generales. El Jefe Gestión
Administrativa del Centro Recreacional Teyuna está autorizado para realizar compras hasta 4 smlmv y el Jefe de Compras Generales y Aprovisionamiento hasta 4 smmlv, las compras superiores a este monto deben ser autorizados por el Director Administrativo, con visto bueno del Jefe de División Administrativa. Nota: El Director Administrativo tiene protestad para aprobar y celebrar compras hasta por la suma aprobada anualmente por la Asamblea de Afiliados (300 smmlv), las compras que excedan este monto deben ser autorizado por el Consejo Directivo.
Director Administrativo
PI: Orden de Compra
10.10 Entregar orden al Proveedor y hacer seguimiento a la entrega: Recibe orden de compras y la envía por fax o email al proveedor seleccionado, confirmando el nombre de la persona que tomó el pedido. El Auxiliar Administrativo I realiza las compras correspondientes a órdenes de consumo según lo establecido en esta. a) Suministro de Ferreterías: Se reciben del
proveedor 4 días hábiles luego de haber efectuado el pedido.
b) Maquinarias y Equipos: Los equipos de cómputo, 16 días hábiles a excepción de maquinarias o equipos que no se encuentran en el mercado local como:
Contratista de Compras Generales
y Aprovisionamiento
/Auxiliar Administrativo I
SI: Orden de Compra
fotocopiadoras, máquinas de impresión de firma de cheques, impresoras de tarjetas, escáneres entre otras, se da una espera de 60 días hábiles.
c) Papelería y Materiales de Oficina: Se da una espera de 7 días hábiles.
d) Dotación de Empleados: 90 días hábiles. e) Suministro de Cafetería: 3 días hábiles. f) Muebles y Enseres: Para el caso de las
superficies de trabajo y las divisiones de oficina 10 días hábiles, los escritorios de maderas que son mucho más elaborados 30 días hábiles.
g) Equipos de Telecomunicaciones: Los teléfonos 3 días hábiles y los teléfonos IP 40 días hábiles.
h) Medicamentos y Biológicos: Los medicamentos 3 días hábiles y las vacunas hasta 5 días hábiles debido que dependen de la disponibilidad del laboratorio.
i) Publicidad: Hasta 11 días hábiles por lo elaborado.
Nota: En el evento en que para una orden de compra se requiera la constitución de una póliza, su control estará a cargo del Jefe de Compras Generales y Aprovisionamiento.
H
10.11 Recibir pedido y verificar cumplimiento de órdenes de compras:
Recibe el pedido, verifica que la mercancía solicitada llegue en perfecto estado, y que corresponda a las especificaciones entregadas al proveedor, orden de compra, requisición o cotización si todo está correcto, el Auxiliar Administrativo II o Auxiliar Contratista coloca el sello de recibido oficina de Compras. Para entregar el pedido a la dependencia solicitante, la factura deberá llevar el sello de Recibido a satisfacción cumpliendo con las especificaciones pactadas. Al momento de recibir el pedido la oficina solicitante firmará la factura en dicho sello.
Auxiliar Administrativo
II/Auxiliar Contratista
Orden de Compra con
sello de recibido por oficina de
Compras y por el Jefe de la dependencia solicitante
Para los bienes considerados como activos fijos, el Auxiliar Administrativo II o Auxiliar Contratista hace entrega a los funcionarios de activos fijos para que este realice la entrega a las dependencias solicitantes y el Auxiliar Contratista de la oficina de compras entrega al almacén los suministros de papelería, tanto impresa como la de escritorio y aseo; mantenimiento, equipos de cómputo, muebles y enseres, es entregado por el Auxiliar Administrativo II. Nota: En los casos en de materiales bibliográficos, equipos de tipo industrial, por manejo se envían directo del proveedor a las dependencias solicitante distintas a la sede administrativa, (esto con el fin de evitar pagar un fletes adicional). 10.12 Identificar Activos y Entregar mercancías al Cliente Interno: El Auxiliar Administrativo I de activos fijos, identifica los activos comprados, lo plaquetea y entrega al solicitante requiriendo firma en el formato de Recibo de Responsabilidad de Activos y Elementos Devolutivos APO-3-05-FO-02 y en el sello colocado en la factura como evidencia de recibido a satisfacción. INTERACCIÓN CON EL SUBPROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS.
Auxiliar Administrativo I, funcionarios de
activos fijos
Recibo de Responsabilidad de Activos y
Elementos Devolutivos
APO-3-05-FO-02
10.13 Recibir salidas de almacén y despachar solicitudes a las dependencias: El pedido de papelería se entrega previa solicitud, a través aplicativo de
compras, con visto bueno del Jefe de área o de División correspondiente. La entrega de suministros de mantenimiento a las Área se realiza a través de módulo de almacén en el
aplicativo de compras.
Auxiliar Administrativo I de Servicios Generales
Aplicativo de Compras
11. ADQUISICIÓN DE PÓLIZAS
11.1 Adquirir pólizas y Reclamar Siniestros: Ver procedimiento Adquisición de Pólizas y Reclamación de Siniestros.
Tesorera General
Ver registros generados en
el procedimiento
Adquisición de Pólizas y
Reclamación de Siniestros
12. COMPRA DE SERVICIOS
12.1 Elaborar solicitud de contrataciones en el formato establecido APO-3-01-FO-06 y enviar al Dpto. de Presupuesto para Visto Bueno. Para el caso de servicio de mantenimiento, instalación y reparación de equipos, instalación de redes, construcciones menores, publicidad, servicio de transporte, suministro de elementos, espacio y personal de apoyo para eventos, alimentos y bebidas, no son requeridas al Director Administrativo sino que son tramitadas a través de la oficina de Servicios Generales, soportados con la solicitud que realizan los jefes de dependencias o áreas y este a su vez deben venir refrendado con la firma y sello de Presupuesto. Además, las órdenes de servicios que genera el Dpto. de Servicios Generales para dar cumplimiento al Plan de Mantenimiento Preventivo, son soportadas por un oficio que el Jefe de Servicios Generales envía los dos (2) primeros días de cada mes para visto bueno del Jefe de la División Administrativa, este oficio es adjuntado a las órdenes de servicio. Cuando los Jefes de División requieren una contratación, la solicitud es realizada a través del visto bueno en la cotización del contratista seleccionado y visto bueno del Arquitecto o Ingeniero Interventor. Nota 1: Las solicitudes elaboradas por los administradores de las sedes de los Municipios deben tener el visto bueno del Jefe General de los Servicios Sociales Nota 2: Para las elaboraciones de las órdenes de servicios de vigilancia de las
Jefes de dependencias, Supervisores o
Coordinadores y Administradores de
Sedes
Solicitud de Contrataciones APO-3-01-FO-06 / Orden de
Servicio
sedes, no se requiere el diligenciamiento del formato de solicitud de contratación, sino el visto bueno del Jefe de División Administrativa en la propuesta de la empresa de vigilancia correspondiente. Nota 3: Para el caso de las pólizas de seguros que se adquieren para el transporte de los usuarios de los servicios que presta Cajamag, estas son requeridas por medio de oficio enviado por correo electrónico por parte del responsable del servicio al proveedor y no requiere solicitud de contratación. Nota 4: Para el caso de la solicitud de contratación de personal que pertenezca a las Temporales, se les debe solicitar la hoja de vida con sus respectivos soportes, con el fin de verificar si el personal a contratar cumple con el Perfil requerido para dicho cargo. Nota 5: El responsable del Subproceso al momento de generar la solicitud de contratación deberá acreditar ante la oficina de compras la actualización de los antecedentes (procuraduría, contraloría y policía) tanto del representante legal como de la empresa o persona jurídica, cuya fecha de expedición deberá estar por lo menos dentro de los siete días anteriores al inicio del servicio solicitado, esta situación será verificada por la Oficina Jurídica antes de la elaboración del contrato u orden de servicio correspondiente.
INTERACCIÓN CON EL SUBPROCESO DE VINCULACION Y DESVINCULACIÓN DEL PERSONAL APO-2-01. Nota 6: Para el caso de contratación de contratistas que afectan la prestación de servicio, identificados en la matriz de criticidad, antes de generar la solicitud de contratación se debe cumplir con lo establecido en el subproceso de Vinculación y Desvinculación del personal, en donde se le informa al proveedor sobre los requisitos del servicio a contratar.
INTERACCIÓN CON EL SUBPROCESO DE VINCULACION Y DESVINCULACIÓN DEL PERSONAL APO-2-01. Nota 7: En caso de requerirse la inspección de las instalaciones del proveedor, como requisito de la contratación, se verifica a través del control de proceso de acuerdo a lo establecido en la documentación del Subproceso.
12.2 Verificar Disponibilidad Presupuestal y colocar visto bueno: El Jefe de Presupuesto o Analista de Contabilidad verifican que lo solicitado tenga disponibilidad presupuestal, si tiene, coloca visto bueno en la solicitud y envía a Dirección Administrativa. En caso de no tener presupuesto, el Jefe del Dpto. de Presupuesto evalúa la necesidad de la compra y dependiendo de esta, estudia viabilidad de traslados para apertura de presupuesto. En caso de no viabilidad se devuelve al área que solicito la compra.
Jefe de Dpto. de Presupuesto o
Analista de Contabilidad
Disponibilidad Presupuestal
12.3 Colocar visto bueno a la solicitud de contratación: El Jefe de División al cual se encuentre adscrita la dependencia evalúa la solicitud y si está de acuerdo coloca visto bueno. Nota: El Jefe de Gestión Administrativa cuenta con autorización para alquilar elementos para eventos hasta por el equivalente a 7 smmlv.
Jefe de División Administrativa o Jefe
de División Financiera
Solicitud de Contrataciones
APO-3-01-FO-06
12.4 Aprobar solicitud de contratación: El Director Administrativo recibe las solicitud emitidas inicialmente por parte de Responsables de Servicios o Jefes de dependencias de contratación de profesionales, asesores, servicios de recreación, sonido, orquestas, alojamiento, publicidad radial, televisiva y escrita, instructores, entre otros; verifica que la solicitud esté correctamente sustentada, que tenga los datos del proveedor, concepto del servicio, valor a cancelar, tiempo, lugar de ejecución, forma de pago y presupuesto aprobado. Además, para el caso de contratación de los programas donde se
Director Administrativo
Solicitud de Contrataciones APO-3-01-FO-
06
generen ingresos, verifica que la propuesta sea auto-costeable. Si todo está correcto, autoriza las solicitudes de contrataciones colocando visto bueno en el Formato Solicitud de Contratación APO-3-01-FO-06 y la envía al Asesor Jurídico para la realización de la orden de servicio o contrato. Nota: El Director Administrativo tiene protestad para aprobar y celebrar contratos hasta por la suma aprobada anualmente por la Asamblea de Afiliados (300 smmlv), las contrataciones que excedan este monto deben ser autorizado por el Consejo Directivo.
12.5 Recibir Solicitud de Contratación Aprobada y Verificar el registro de proveedor: El contratista de la Oficina Jurídica cada vez que se recibe solicitudes de contrataciones aprobadas, verifica los antecedentes judiciales de la personas naturales o jurídicas a contratar y demás soportes que evidencien el registro del proveedor de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de selección, evaluación y reevaluación de proveedores evidenciándolos, mediante el formato Lista de Verificación de Archivos APO-3-01-FO-22 e inmediatamente, abre la carpeta del contrato o contratista. Ver Procedimiento de Selección, Evaluación y Reevaluación de Proveedores APO-3-01-PRO-4.
Contratista de la Oficina Jurídica
Lista de Verificación de Archivos APO-3-01-FO-22
12.6 Realizar la minuta de la orden de servicio o contrato: El Abogado de la Oficina Jurídica o Auxiliar Secretaria, elabora minuta luego de recibida la aprobación de la solicitud por parte del Director Administrativo, asegurando entre otros aspectos que las minutas queden incluidas las cláusulas de garantías (cuando aplique) y cumplimiento para las partes, una vez proyectados son entregados al Jefe de la Oficina Jurídica o al abogado de la oficina jurídica para visto bueno y posteriormente son enviados al Director Administrativo para la firma. El
Abogado o Auxiliar Secretaria de
Jurídica/Jefe de Oficina
Jurídica/Auxiliar Administrativo II
de Servicios Generales
Orden de Servicio o Contrato
Auxiliar Administrativo II de Servicios Generales proyecta ordenes de servicios para mantenimiento, instalación y reparación de equipos, instalación de redes, servicio de transporte, suministro de elementos, espacio y personal de apoyo para eventos y alimentos y bebidas, para las ordenes de servicios de construcciones menores, las cotizaciones deberán tener el visto bueno de un interventor y un Jefe de División, una vez elaborada la minuta entrega al Jefe de Servicios Generales para firma y envío a presupuesto para visto bueno. Antes de realizar la minuta de la orden de servicio o contrato se debe verificar que el proveedor a contratar esté seleccionado y que la actividad económica del Rut coincida con la actividad a contratar. Para el caso de empresas temporales se debe verificar que el personal a contratar anexo a la solicitud se encuentre inscrito también como proveedor. Para todas las contrataciones se deberá verificar que el proveedor haya actualizado los antecedentes (procuraduría, contraloría y policía) tanto del representante legal como de la empresa o persona jurídica, cuya fecha de expedición deberá estar por lo menos dentro de los siete días anteriores al inicio del servicio solicitado, en caso que no se haya actualizado en el módulo de proveedores de Kawak se procederá a devolver la solicitud de contratación.
12.7 Emitir disponibilidad Presupuestal y enviar para firma del Director: El Analista de Contabilidad recibe las minutas provenientes de Servicios Generales, verifica que tenga presupuesto y entrega al Jefe de Presupuesto para revisión y visto bueno. Luego de obtenido el visto bueno del Jefe del Dpto. de Presupuesto, El Analista de Contabilidad envía al Director Administrativo para la firma.
Supervisor de Presupuesto/Jefe de Presupuesto
Disponibilidad Presupuestal
12.8 Firmar orden de servicio o contrato: Verifica que la orden de servicio o
Supervisor de la Orden de Servicio o
Orden de Servicio o
contrato se haya realizado de acuerdo a lo solicitado a través de la Solicitud de Contratación, si todo está correcto firma la orden de Servicio o Contrato en caso contrario devuelve para corrección.
Contrato Contrato
12.9 Firmar orden de servicio o contrato. Firma órdenes de servicios o contratos y los devuelve a la Oficina de Jurídica o Servicios Generales según corresponde, para la firma del proveedor.
Director Administrativo
Orden de Servicio o Contrato
12.10 Recibe orden de servicio o contrato firmado y entrega a contratista: Toma la firma del proveedor en el contrato u orden de servicios según corresponda. Para los contratos, informa al proveedor las pólizas que debe tomar a favor de Cajamag. Una vez firmada la orden o contrato, el contratista entrega dicho documento en la Oficina Jurídica. Nota 1: Antes de la prestación del servicio de transporte, el Jefe General de los Servicios Sociales o Trabajador Social II de Turismo Social, deberán revisar que el vehículo cumpla con los requisitos legales y corporativos exigidos en el formato APO-3-01-FO-20. Nota 2: El Jefe de Servicios Generales en caso de recibir una solicitud de transporte por parte de personal de la Caja, o programas, verifica que el trasporte de la caja tenga la disponibilidad, si este no se encuentra disponible, se solicita al servicio de transporte externo. Queda como evidencia el Recibo de Caja Menor u oficio de solicitud de transporte para los programas que ofrece la caja a sus afiliados, refrendado con el Sello Fechador de Vehículo no disponible en la Empresa firmado por la Secretaria Grado III Dirección Administrativa y/o Trabajadora Social II de Turismo Social.
Auxiliar Secretaria de Jurídica/Auxiliar Administrativo II
de Servicios Generales/Jefe General de los
Servicios Sociales/Trabajado
r Social II de Turismo Social
Orden de Servicio o Contrato firmado
12.11 Subir contrato al sistema. Sube al Abogado Oficina de Contrato
software de contratación DOSSIER los contratos, órdenes de servicios y órdenes de trabajo junto con las pólizas para su seguimiento. Nota: Para el caso de los convenios que se sean suscritos con la caja, estos serán enviados igualmente a la oficina de jurídica para que posteriormente sean subidos al aplicativo DOSSIER.
Jurídica o Auxiliar Secretaria de
Jurídica. /Auxiliar Administrativo
II/Contratista de Compras Generales
y Aprovisionamiento
digitalizado en DOSSIER
12.12 Ejecución del contrato u orden de servicio: El contratista ejecuta el contrato u orden de servicio cumpliendo con las especificaciones establecida en el documento contractual.
Contratista
Cuentas de Cobro e
Informes si aplican
12.13 Control del cumplimiento del contrato u orden de servicio: El Supervisor del Contrato o Interventor es la persona que asume internamente la responsabilidad del contrato u orden de servicio. Es quien participa y supervisa la preparación, ejecución y liquidación del contrato u orden de servicio. El Supervisor o Interventor del contrato debe controlar y realizar el seguimiento del cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato u orden de servicio, dar visto bueno a las facturas o cuentas de cobro según lo establecido en el subproceso de pagos y solicitar al Jefe de la Oficina Jurídica, que efectúe el trámite para hacer efectivas las pólizas, en caso de incumplimiento de las obligaciones pactadas en el contrato u orden de servicio aportando los documentos pertinentes, tal como se establece en el Manual de Interventoría de Contratos. Ver Manual de Interventoría de Contratos. INTERACCIÓN CON EL SUBPROCESO DE PAGOS. Nota 1: Para el caso de contratistas que su ingreso mensual no supere el salario mínimo
Supervisor del Contrato/
Interventor
Cuentas de Cobro,
Informes (cuando aplica),
Seguimientos APO-3-01-
FO13, Acta de Liquidación
APO-3-01-FO-12
mensual vigente, se diligenciara el formato Seguimiento de contratos u órdenes de servicio, en el campo valor pagado seguridad social un No aplica. Nota 2: Para el caso de empresas que presentan certificación de aportes parafiscales firmadas por el Representante Legal, Contador Público o Revisor Fiscal el formato Seguimiento de contratos u órdenes de servicio, en el campo valor pagado seguridad social un No aplica. Nota 3: Para el caso del proveedor del operador de Información de Subsidio, el pago será controlado por el reporte de conciliación del aplicativo SISU.
12.14 Control al vencimiento de contratos, ordenes de servicio y pólizas: Corresponde al cargo del Supervisor o Interventor del contrato u orden de servicio, a la oficina de Jurídica o servicios generales dependiendo donde se haya generado el contrato u orden de servicio, el mantener un control de vencimiento de contratos, ordenes de servicio y de las pólizas, de manera que la vigencia de las mismas no expire antes de su terminación y/o liquidación, en caso de que el contrato u orden de servicio todavía se esté ejecutando solicitar al proveedor la actualización de las pólizas.
Abogado Oficina de Jurídica/ efe de
Servicios Generales/Interven
tor
El control esta sistematizado en sistema Dossier que
genera alertas de vencimiento y terminación
a los responsable de
la oficina jurídica y
supervisores
12.15 Suspensión de Contratos: La ejecución de los contratos podrá ser suspendida en forma total o parcial, por mutuo acuerdo de las partes, cuando se presente un hecho o una situación que impida el cumplimiento de una obligación contractual en el término previsto. La suspensión deberá formalizarse en un acta que precise las causas y motivos de tal acuerdo, el avance del contrato, el estado de las obras, bienes o servicios contratados y, de ser posible, el término por el que se
Cargo Supervisor del Contrato/ Jefe
de la Oficina Jurídica/Director Administrativo
Actas de suspensión y reanudación de contrato
extenderá o en su defecto la indicación de que la suspensión cesará cuando desaparezca o se resuelva la circunstancia que le da lugar. Esta suspensión debe ser notificada por el Supervisor o Interventor del contrato a la oficina de Jurídica, donde se redactará un oficio que será firmado por el Director Administrativo de notificación a la aseguradora. Superadas las causas de la suspensión, las partes suscribirán un acta que señale la fecha y las condiciones de reanudación del contrato. Si fuere necesario se reprogramarán las actividades contractuales. El contratista, dentro de los 3 días hábiles siguientes a la suscripción del acta mencionada, deberá modificar la vigencia de las garantías constituidas en igual período al de la suspensión. La suspensión del contrato supone la interrupción de su plazo de ejecución, por lo tanto, el plazo por el que se extienda no se contarán para el cálculo de la mora o los incumplimientos. Nota: Se debe dejar copia de las actas de suspensión y reanudación de contratos en la Oficina Jurídica.
12.16 Revocar órdenes y Terminación anticipada de los contratos: Sin perjuicio de las causales previstas en el contrato, las órdenes pueden ser revocadas y los contratos terminados en los siguientes casos: Por mutuo acuerdo entre las partes. Para la terminación anticipada de los contratos, el Director Administrativo solicita la elaboración del acta de terminación y liquidación al Interventor del contrato, si el contrato o la orden de servicio no tienen
Director Administrativo
Seguimientos APO-3-01-
FO13, Acta de Liquidación
APO-3-01-FO-12, Otrosí
(según aplique)
interventor, sino supervisor, el Director Administrativo solicita al Jefe de la Oficina Jurídica el otrosí de terminación del contrato previa presentación del informe del supervisor. En los casos en que la terminación anticipada no sea por justa causa, deberá tenerse en cuenta el costo financiero para su liquidación. Es responsabilidad del Supervisor o Interventor del contrato notificar cinco (5) días antes a la Oficina Jurídica el vencimiento de la póliza de cumplimiento. Para la liquidación de contratos, el Supervisor del mismo debe elaborar acta de liquidación de contrato, quedándose con la original y debe entregar una copia al contratista y otra en la Oficina Jurídica para efectos de control y seguimiento.
12.17 Elaborar Acta de Liquidación de contratos u Orden de Servicio APO-3-01-FO-12 y enviar copia a la oficina de Jurídica: Una vez se termina el contrato se elabora acta de liquidación y se entrega copia a la oficina de jurídica. Exceptuando los contratos y ordenes de servicios de obras civiles que deberán utilizar los formatos establecidos en el subproceso de Administración de Proyectos.
Supervisor de Contratos
Acta de Liquidación
APO-3-01-FO-12
12.18 Enviar a la Oficina Jurídica Los Entregables de los Contratos: Durante la ejecución o al término del contrato deben ser enviados a la oficina jurídica por los supervisores de contratos, todos los entregables o productos finales de los contratos; ejemplos: Planos, informes, actas, que se produzcan como consecuencia de la ejecución, desarrollo y terminación del contrato. Con el fin de garantizar el cumplimiento de esta obligación el Sistema Dossier genera mensualmente un correo electrónico, con copia a la oficina jurídica, recordando a los
Supervisor de Contratos/
Contratista Oficina Jurídica
De acuerdo a lo pactado en el contrato
S.I: Correo Electrónico
Obligaciones Supervisores
supervisores el cumplimiento de la misma. Nota: Cada vez que se genera evidencias documentales o entregables de un contrato u orden de servicio, el contratista de la oficina jurídica archiva en la carpeta correspondiente al contrato o contratista señalando en el formato Lista de Verificación de Archivos APO-3-01-FO-22 de cada documento o entregable.
Lista de Verificación de Archivos APO-3-01-FO-22
13. COMPRAS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN
13.1 CONTRATACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIÓN: Ver Procedimiento de Proyectos de Inversión APO-3-01-PRO-5.
Jefe de Servicios Generales
Ver registros generados en
el Procedimiento de Proyectos de Inversión
V
14. Realizar seguimiento al Plan de Compras de Suministros.
Jefe de Servicios Generales/Jefe de
Generales y Aprovisionamiento
Ver Módulo de Indicadores Aplicativo
Kawak
15. Seguimiento al desempeño de todos los proveedores de la Corporación según procedimiento de Selección, evaluación y reevaluación de proveedores.
Ver Procedimiento de selección, evaluación y re-evaluación de proveedores APO-3-01-PRO-4.
Jefe de Generales y Aprovisionamiento
Ver registros generados en
el Procedimiento de Selección, Evolución y
Reevaluación de
Proveedores
16. Analizar Indicadores de Gestión.
Jefe de Oficina de Jurídica y Jefe de
Compras Generales y
Aprovisionamiento
Ver Módulo de Indicadores Aplicativo
Kawak
17. Efectuar seguimiento a los controles del Subproceso de acuerdo al monitoreo de la Matriz de Riesgo. INTERACIÓN CON EL SUBPROCESO DE GESTIÓN DE RIESGOS
Jefe de Servicios Generales / Jefe
Generales y Aprovisionamiento /Jefe de Oficina
Jurídica
Ver registros generados en el Subproceso de Gestión de
Riesgos
18. Verificar el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios aplicables al subproceso: De acuerdo a lo establecido en subproceso de Acciones jurídicas el
Jefe de Servicios Generales
S.I Módulo: Matriz de Requisitos
legales
Jefe Dpto. de Servicios Generales revisa que se esté cumplimiento los requisitos legales aplicables al servicio en la frecuencia establecida en el Sub-módulo Matriz de los requisitos legales en el aplicativo Kawak. INTERACCIÓN CON EL SUBPROCESO DE ACCIONES JURÍDICAS APO-5-01.
19. Realizar seguimiento a las partes
interesadas: Anualmente el Jefe Dpto de Servicios Generales realiza seguimiento a las partes interesadas y estrategias definidas desde su identificación de acuerdo los parámetros establecidos en el sub-módulo de partes interesadas en el aplicativo de calidad.
Jefe de Servicios Generales
S.I Módulo: Gestión de partes interesadas
20. Realizar seguimiento y medición al subproceso.
Jefe de Servicios Generales
Ver Módulo de Indicadores Aplicativo Kawak
21. Realizar seguimiento al cumplimiento de los objetivos organizacionales.
Ver Módulo de Indicadores Aplicativo Kawak
22. Dar Tratamiento a Salidas No Conforme: Generar salidas no conforme de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de Salidas no Conforme. Ver procedimiento tratamiento y control a la salida no conforme GER-4-01-PRO-5 e INTERACCIÓN SUBPROCESO DE GESTIÓN DE CALIDAD GER-4-01.
Jefe Dpto. de Servicios Generales
Ver Módulo de Salida No Conforme del Aplicativo Kawak
23. Realizar seguimiento al subproceso: A través de la verificación del cumplimiento los indicadores.
Jefe de División Administrativa
Ver Módulo de Indicadores Aplicativo
Kawak
A
24. Tomar acciones correctivas, preventivas o de mejora. INTERACCIÓN CON EL SUBPROCESO DE GESTION DE CALIDAD GER-4-01.
Jefe de Servicios Generales, Jefe de Oficina Jurídica y Jefe Generales y
Aprovisionamiento
Ver registros generados en el Subproceso de Compras y Contratación
RESULTADOS
RESULTADOS PROCESOS /CLIENTE REQUISITOS
Contrato u Orden de Servicios
Todos los procesos Misionales y de Apoyo
Correctamente diligenciada y dentro del tiempo acordado.
Entrega de suministros Todos los procesos Misionales y de Apoyo
Cumplir las especificaciones técnica, legales y en el tiempo acordado
Detección de necesidades de Formación
Formación y desarrollo de Competencias
Informe de los resultados de Evaluación de desempeño a contratistas
LÍMITES Inicio: Elaborar requisición de compras y suministros. Fin: Firmar contrato de proyecto social y enviar Jurídica para solicitud de firma al contratante.
PROCESOS CON LOS CUALES INTERACTÚA
Subproceso de Administración de Activos Fijos. Subproceso de Pagos. Subproceso de Administración de Proyectos. Subproceso de Planeación Financiera. Vinculación y Desvinculación de Personal.
Gestión de Riesgos.
RESPONSABLE DEL SUBPROCESO
Jefe de Dpto. de Servicios Generales.
DOCUMENTACIÓN GENERADA.
Manual de Contratación y Compra de Bienes y Servicios. Manual de Interventoría. Procedimiento de Selección y Evaluación de Proveedores. Procedimiento Adquisición de Pólizas y Reclamación de Siniestro.
REGISTROS
IDENTIFICACI
ÓN
RESPONSABL
E
MEDI
O
SITIO DE
ARCHIVO ACCESO
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
MÉTODO
DE DESCARTE
APO-3-01-FO-04
Plan de Compras
Jefe de Compras
Internas y
Suministros.
Físico.
Dpto. de
Servicios Generales.
Jefe de compras
internas y
suministro y de Servicios
Generales, Jefes de Dpto.
de Sección,
Supervisores y
Coordinadores,
Supernumerar
ios.
1 Año archivo de Gestión.
1 Año Archivo
Central
Eliminar
S.I: Requisición
de Compras
Jefe de Compras
Internas y Suministros.
Digital
Aplicativo de
Compras/Uusuario
Clave/Reqia
iciones por
área
Jefe de compras
internas y suministro y
de Servicios
Generales, Jefes de Dpto.
de Sección, Supervisores
y Coordinadores
,
Supernumerarios.
Archivo de
Gestión: Permanente
Archivo Central:
N/A
No Aplica.
Solicitud Interna
de Consumo
Jefe de los
Servicios Generales, Jefe
de Compras
Internas y Suministros.
Físico.
Dpto. de
Servicios Generales.
Jefe de los
Servicios Generales,
Jefe de
Compras Internas y
Archivo de Gestión: 1 año
Archivo Central: 3
años
Eliminar
Suministros,
Supernumerarios.
S.I: Orden de Compra
Jefe de los Servicios
Generales, Jefe de Compras
Internas y
Suministros.
Físico.
Dpto. de
Servicios Generales,
Dpto. de Contabilid
ad y
Auditoría Interna.
Jefe de los Servicios
Generales,
Jefe de Compras
Internas y Suministros,
Supernumerarios.
Archivo de
Gestión: 1 Año.
Archivo Central: 5 años
Eliminar.
P.I: Orden de Consumo
Jefe de los
Servicios
Generales, Jefe de Compras
Internas y Suministros.
Físico.
Dpto. de Servicios
Generales, Presupues
to, Caja.
Jefe de los Servicios
Generales, Jefe de
Compras Internas y
Suministros,
Supernumerarios.
Archivo de Gestión: 1 Año.
Archivo Central: 5
años
Eliminar.
S.I: Solicitud a Almacén
Auxiliar Administrativo I
Digital.
Aplicativo de
Compras/Uusuario
Clave/Salidas de
Alm,acéns por área
Jefe de los
Servicios
Generales, Oficinista
Grado I de Servicios
Generales.
1 Año Archivo de
Gestión. Permanente
No Aplica
APO-3-01-FO-07 Pedido de
Almacén
Oficinista Grado I de
Almacén.
Físico.
Dpto. de
Servicios Generales,
Dpto. de Contabilid
ad y
Auditoría Interna.
Jefe de los
Servicios
Generales, Oficinista
Grado I de Servicios
Generales.
1 Año Archivo de Gestión.
Eliminar
S.I: Listado de
Proveedores
Aprobados
Jefe de
Compras Internas y
Suministros.
Físico.
Dpto. de
Servicios
Generales.
Jefe de
compras internas y
suministro y
de Servicios Generales,
Jefes de Dpto. de Sección,
Supervisores
y Coordinadores
, Supernumerar
ios.
1 Año archivo de Gestión.
2 Año Archivo Central
Eliminar
APO-3-01-FO-06 Solicitud de
Contratación
Jefe de la Oficina
Jurídica.
Físico. Oficina Asesor
Jurídico.
Supernumerario y Asesor
Jurídico.
Archivo de
Gestión: 1 año.
Archivo Central: 2
años
Eliminar
Contrato
Jefe de la
Oficina
Jurídica
Físico.
Oficina
Asesor
Jurídico.
Supernumerar
io y Asesor
Jurídico.
Archivo de Gestión: 3 años.
Archivo Central: 3 años.
Eliminar luego de
digitalizado.
Conservar
en archivo histórico
algunos contratos
dada la
importancia según
criterio del Jefe de la
Oficina de Jurídica.
Orden de Servicio
Jefe de la Oficina
Jurídica, Jefe de Servicios
Sociales, Jefe Servicios
Generales,
Secretaria de Dirección
Administrativa, de Div.
Administrativa
y Responsables de Programas.
Físico.
Oficina Asesor
Jurídico,
Servicios Generales,
Servicios Sociales,
Dirección
Administrativa y
División Administra
tiva
Asesor Jurídico, Jefe
de Servicios Sociales, Jefe
Servicios Generales,
Secretaria de
Dirección Administrativa
y de Div. Administrativa
,
Supernumerarios.
Archivo de
Gestión: 1 Año
para servicios generales, 3 años
para jurídica
Archivo Central: 5
años para servicios
generales, 3 años para jurídica.
Eliminar.
Invitación a
cotizar
Secretaria de Dirección
Físico Carpeta
Secretaria,
Director, Jefes de División,
revisor fiscal,
consejo, entes de
control.
1 año. Archivo Inactivo.
Acta de Apertura
de propuestas
Secretaria de
Dirección Físico Carpeta
Secretaria, Director, Jefes
de División,
revisor fiscal, consejo,
entes de control.
1 año Archivo
Inactivo.
Propuesta- Oferta
Secretaria de Dirección
Físico Carpeta
Secretaria,
Director, Jefes de División,
revisor fiscal,
consejo, entes de
control.
1 año Archivo Inactivo.
APO-3-01-FO-20 Control Del
Servicio De Transporte
Jefe General
de los Servicios
Sociales/Trabajador Social II
de Turismo Social/ Auxiliar
Administrativo
II de Servicios Generales
Físico
Dpto. de Servicios
Generales/Archivo de
Caja
Jefe General de los
Servicios
Sociales/Trabajador Social
II de Turismo Social/
Auxiliar
Administrativo II de Servicios
Generales
Archivo de Gestión: 1 Año.
Archivo Central: 5
años
Eliminar
S.I: Correo Electrónico
Jefe de Compras
Digital
Correo Corporativ
o/Usuario
y Clave/Ban
deja de Entrada/c
orreo
Jefe de Compras
Generales y Aprovisionamie
nto
Archivo de Gestión: 1 Año.
Archivo Central:
No Aplica
Eliminar
Actas de suspensión y reanudación de contrato
Jefe de la Oficina Jurídica
Físico
Oficina
Jurídica/Archivador
1,2,3 Y 4/Carpeta
s por Contratist
as
organizadas
alfabéticamente
Jefe/Abogado/Auxiliar
Secretaria/Auxiliar
Administrativo
Grado II
Archivo de
Gestión: 3.
Archivo Central: 5 años
Eliminar
S.I: Correo
Electrónico especificaciones
Jefe de
Compras Digital
Correo Corporativ
o/Usuario y
Clave/Bandeja de
Salida/corr
eo
Jefe de
Compras
Generales y Aprovisionamie
nto
Archivo de
Gestión: 1 Año.
Archivo Central:
No Aplica
Eliminar
Lista de
Verificación de Archivos APO-3-
01-FO-22
Jefe de la Oficina Jurídica
Físico
Oficina Jurídica/Ar
chivador 1,2,3 Y
4/Carpeta
Jefe/Abogado/Auxiliar
Secretaria/Auxiliar
Administrativo
Archivo de Gestión: 3.
Archivo Central: 5
años
Eliminar
s por
Contratistas
organizad
as alfabética
mente
Grado II
S.I: Correo
Electrónico Obligaciones
Supervisores
Jefe de la
Oficina Jurídica Digital
Correo Corporativ
o del
Abogado de la
Oficina Jurídica/U
suario y
Clave/Bandeja de
Entrada/Carpeta
Supervisores/correo
Electrónic
o Obligacion
es Supervisor
es
Abogado de la Oficina
Jurídica
Archivo de
Gestión: 1 Año.
Archivo Central:
No Aplica
Eliminar
APO-3-01-FO-13 Seguimiento de
contratos u órdenes de servicio
Abogado Oficina Jurídica
Físico Oficina Jurídica
Abogado Oficina Jurídica
Archivo de Gestión: 3 Año.
Archivo Central: 3 años
Eliminar
Acta de Liquidación APO-3-01-FO-12
Abogado Oficina Jurídica
Físico Oficina Jurídica
Abogado Oficina Jurídica
Archivo de Gestión: 3 Año.
Archivo Central: 3 años
Eliminar
PLAN DE CONTINUIDAD
REQUISITOS Cliente N. A. Legales Ver Matriz de requisitos legales en el módulo contexto de la organización del Aplicativo Kawak
Organización
Código del Buen Gobierno. Código de Ética.
ISO 9001 NTC ISO 9001:2015.
4.4 Sistema de gestión de la calidad y sus procesos 4.3 Determinación del alcance del sistema de gestión de la calidad
7.5 Información documentada 7.5.1 Generalidades 7.5.2 Creación y actualización 7.5.3 Control de la información documentada 8.4 Control de los productos y servicios suministrados externamente
8.4.1 Generalidades 8.4.2 Tipo y alcance del control de la provisión externa 8.4.3 Información para los proveedores externos 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.1.1 Generalidades
10. Mejora
RECURSOS
Personal competente que cumpla con el perfil definido para el desempeño de las actividades y funciones relacionadas con el cargo.
Software: Paquete Office, Sotfware de Compras. Hardware: Computadores, impresoras, escáner. Financieros: Disponibilidad presupuestal aprobado por el Consejo Directivo y
la Superintendencia del Subsidio Familiar.
Físicos: Equipos de oficina, papelería, materiales e insumos, instalaciones
MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO DE INDICADORES
Indicador Objetivo Meta Fórmula Frecuencia Unidad de
Medida
Tiempo
Limite diligencia
miento
Responsable
Cumplimient
o de la entrega de
ordenes de Servicios o
contrato
ID: 38
Garantizar la
realización y entrega
oportuna de
órdenes de servicio o
contratos.
80%
Solitudes
atendidas correcta y
oportunamente/Total de solicitudes
recibidas
Mensual
Porcentual
Diez días hábiles
después de culminado cada mes
Jefe de Oficina de
Jurídica/Jefe
de Servicios Generales
Cumplimiento en la
entrega de suministros
de
Proveedores
ID: 130
Verificar el cumplimiento de
los tiempos de entrega de los
proveedores
establecidos en la orden de
compra.
90%
Ordenes entregadas
completas y a tiempo / Total de
ordenes
Mensual
Porcentual
Jefe de Compras
Generales y Aprovisionamie
nto
Cumplimiento del Plan
de Compras
ID: 128
Verificar el
cumplimiento
del plan de compras a nivel
caja
Mínimo
75%
Total de compras ejecutadas/Total
compras
Proyectadas
Trimestral Porcentual
Diez días
hábiles
después de culminado
cada mes
Jefe de
Compras
Generales y Aprovisionamie
nto
Calificación promedio de
la evaluación
de
desempeño de los
contratistas que afecten
la prestación
del servicio
ID: 272
Calificación
promedio de la evaluación de
desempeño de los contratistas
que afecten la
prestación del servicio
Estable
cida en el Plan
estratégico
(Sumatoria de
Calificación de Evaluación de
Desempeño/Total Evaluados)*100
Semestral: Proveedores
críticos
Anual:
proveedores críticos de
software
Docentes de colegio
Santiago de Cali
Porcentual
Diez días hábiles
después de culminado
cada mes Jefe de
Compras Generales y
Aprovisionamiento
Calificación
promedio de
la evaluación
de desempeño
los proveedores
de
productos
Calificación
promedio de la evaluación de
desempeño de los proveedores
de bienes que afectan la
prestación del
servicio
Mínimo
75%
(Sumatoria de
Calificación de Evaluación de
Desempeño/Total Evaluados)*100
Anual Porcentual
Diez días
hábiles
después de culminado
cada mes Jefe de
Compras Generales y
Aprovisionamiento
ID: 299
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