UNIVERSIDAD MICHOACANA DE SAN NICOLÁS DE HIDALGO
FACULTAD DE CONTADURÍA Y CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ANÁLISIS Y DISEÑO DE ESTRUCTURA DE BASE DE DATOS PARA CONTROL
ESCOLAR DE ALUMNOS, NIVEL PRIMARIA
TESINA
PARA OBTENER EL TITULO DE
LICENCIADO EN INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA
PRESENTA
MARTIN BENÍTEZ ROJAS
ASESOR DRA. MA. HILDA RODALES TRUJILLO
MORELIA MICHOACÁN, FEBRERO 2011
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Análisis y Diseño de Estructura de Base de Datos para Control Escolar de Alumnos nivel Primaria 2
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Análisis y Diseño de Estructura de Base de Datos para Control Escolar de Alumnos nivel Primaria 1
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN ______________________________________________________________ 4
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ___________________________________________ 5
OBJETIVO GENERAL _________________________________________________________ 6
OBJETIVO PARTICULAR. _____________________________________________________ 7
CAPITULO I ____________________________________________________________ 8
EL PROFESIONISTA DE LA _____________________________________________ 8
INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA ________________________________________ 8
INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA _____________________________________________ 9
ANTECEDENTES _________________________________________________________________ 9
CAMPO DE ACCIÓN ______________________________________________________________ 11
CAPITULO II __________________________________________________________ 12
SISTEMAS DE INFORMACIÓN __________________________________________ 12
ANTECEDENTES ____________________________________________________________ 13
FUNCIONES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN ________________________________ 17
ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS __________________________________________ 20
1.- IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS, OPORTUNIDADES Y OBJETIVOS _____________ 24
2.- DETERMINACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN ________________ 25
3.- ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA ________________________________ 27
4.- DISEÑO DEL SISTEMA RECOMENDADO ________________________________________ 27
5.- DESARROLLO Y DOCUMENTACIÓN DEL SOFTWARE ___________________________ 28
6.- PRUEBA Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA _____________________________________ 29
7.- IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA _______________________________ 29
MÉTODO DE DESARROLLO POR ANÁLISIS ESTRUCTURADO _________________ 30
TIPOS DE SISTEMAS ________________________________________________________ 32
SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES _____________________________ 32 SISTEMA DE AUTOMATIZACIÓN DE LA OFICINA Y SISTEMA DEL TRABAJO DEL
CONOCIMIENTO _________________________________________________________________ 32
SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL __________________________________________ 32
SISTEMA DE APOYO A LA TOMA DE DECISIONES _________________________________ 32
SISTEMAS EXPERTOS E INTELIGENCIA ARTIFICIAL _______________________________ 33 SISTEMAS DE APOYO A LA TOMA DE DECISIONES EN GRUPO Y SISTEMAS DE
TRABAJO COLABORATIVO APOYADOS POR COMPUTADORA ______________________ 33
SISTEMAS DE APOYO A EJECUTIVOS _____________________________________________ 33
SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA ______________________________ 34
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CAPITULO III __________________________________________________________ 36
BASES DE DATOS _____________________________________________________ 36
LA BASE DE DATOS COMO ESTRUCTURA DE LOS DATOS DE UNA EMPRESA 37
CONCEPTOS ________________________________________________________________ 39
ABSTRACCIÓN DE LOS DATOS ______________________________________________ 45
NIVEL FÍSICO O INTERNO. _______________________________________________________ 46
NIVEL CONCEPTUAL O LÓGICO. __________________________________________________ 46
NIVEL DE VISTA O EXTERNO. ____________________________________________________ 46
MODELO DE BASE DE DATOS _______________________________________________ 47
TIPOS DE BASES DE DATOS _____________________________________________________ 47
EL MODELO DE BASE DE DATOS PLANA __________________________________________ 47
EL MODELO DE BASE DE DATOS JERÁRQUICA ____________________________________ 47
MODELO DE LA RED _____________________________________________________________ 47
EL MODELO RELACIONAL ________________________________________________________ 48
MODELO ENTIDAD-RELACIÓN ____________________________________________________ 49
ENTIDADES Y ATRIBUTOS _______________________________________________________ 49
ALMACENAMIENTO Y SEGURIDAD DE UNA BASE DE DATOS ______________________ 51
LENGUAJES DE BASES DE DATOS __________________________________________ 52
LENGUAJE DE MANIPULACIÓN DE DATOS (LANGUAGE DATA MANIPULATION) _____ 52
LENGUAJE DE DEFINICIÓN DE DATOS. ___________________________________________ 52
LENGUAJE DE CONTROL DE DATOS. _____________________________________________ 53
ADMINISTRADORES DE BASES DE DATOS __________________________________ 53
GESTORES DE BASE DE DATOS_____________________________________________ 55
GESTORES DE BASE DE DATOS LIBRES __________________________________________ 56
MySQL __________________________________________________________________________ 56
GESTORES DE BASE DE DATOS PROPIETARIOS __________________________________ 56
DICCIONARIO DE DATOS ____________________________________________________ 57
CONCEPTO _____________________________________________________________________ 57
NECESIDAD DE EL DICCIONARIO DE DATOS ______________________________________ 57
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE UTILIZAR UNA BASE DE DATOS _____________ 58
CAPITULO IV __________________________________________________________ 60
APLICACIÓN DEL TEMA _______________________________________________ 60
HISTORIA ___________________________________________________________________ 61
CASO DE APLICACIÓN DEL TEMA ___________________________________________ 63
ANÁLISIS FODA _____________________________________________________________ 67
TIPO DE INVESTIGACIÓN ____________________________________________________ 71
INTRODUCCIÓN A APLICAR LA METODOLOGÍA ______________________________ 73
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REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN _______________________________________ 75
ESTRUCTURAR BASE DE DATOS ____________________________________________ 76
TIPO DE MODELO. __________________________________________________________ 76
REQUERIMIENTOS Y EVALUACIÓN DE ALTERNATIVAS ______________________ 79
REQUERIMIENTOS DE HARDWARE Y SOFTWARE. ___________________________ 79
PROCESO DE RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN ____________________________ 80
DISEÑO DE LA ESTRUCTURA DE BASE DE DATOS EN ACCESS ______________ 82
TABLA PARA INGRESAR LOS DATOS DE PLANTELES CON CADA UNO DE SUS
ATRIBUTOS _____________________________________________________________________ 82
TABLA DONDE SE INGRESARAN LOS DATOS DEL PERSONAL ______________________ 83
TABLA DE INGRESO DE ALUMNOS _______________________________________________ 84
GENERADOR DE CONSULTAS EN ACCESS ________________________________________ 86
UTILIZANDO WAMPSERVER _________________________________________________ 88
INGRESO PARA ESTRUCTURAR LA BASE DE DATOS ______________________________ 88
GENERAR TABLAS CON phpMyAdmin _____________________________________________ 89
IMPORTAR ARCHIVOS DE ORIGEN A BASE DE DATOS EN MYSQL __________________ 90
CONSULTAS A LA BASE DE DATOS CON phpMyAdmin ______________________________ 93
ESTRUCTURA DEL DICCIONARIO DE DATOS ______________________________________ 94
ALUMNOS _______________________________________________________________________ 94
PERSONAL ______________________________________________________________________ 94
PLANTELES _____________________________________________________________________ 95
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES____________________________________________ 96
CONCLUSIONES ____________________________________________________________ 97
ALTERNATIVA 1. ____________________________________________________________ 98
SOFTWARE COMERCIAL _________________________________________________________ 98
ALTERNATIVA 2. ____________________________________________________________ 99
SOFTWARE GRATUITO. __________________________________________________________ 99
PROPUESTA DE LA ESTRUCTURA DE BASE DE DATOS PARA UN SISTEMA DE
INFORMACIÓN. ____________________________________________________________ 100
GLOSARIO _________________________________________________________________ 101
BIBLIOGRAFÍAS ________________________________________________________________ 102
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INTRODUCCIÓN
La función del Licenciado en Informática Administrativa es utilizar de manera
efectiva los medios electrónicos para procesar y administrar la información dentro
de una organización, utilizando técnicas y herramientas de carácter administrativo
donde se implemente una solución informática de calidad para llegar y tener
organizado el flujo de información.
Las Bases de datos en la actualidad son métodos muy importantes para el
almacenamiento de la información, las podemos encontrar en grandes
aplicaciones de organizaciones con gran cantidad de datos para almacenar, como
en lo personal, donde por ejemplo tenemos nuestros teléfonos móviles o agendas
electrónicas los cuales cuentan con la tecnología de bases de datos para
facilitarnos la consulta e integridad de la información, desde la creación del modelo
de datos siguiendo con el gestor hasta llegar al desarrollo de la aplicación se
pueden utilizar bastantes conceptos y tecnologías, el objetivo final será siempre el
tener la información de manera optima, para tener éxito en el desarrollo de la base
de datos será de vital importancia que la estructura este integrada adecuadamente
para que las consultas de los datos sean los óptimos.
En este trabajo se abordaron los temas de Sistemas de información en donde se
mencionan los siete pasos del ciclo de vida del sistema, los tipos de sistemas de
información que mejor se adapten a cada organización. La revolución informática
dentro de las organizaciones ha sido significativo e importante ya que el manejo
de la información que se genera al utilizar la tecnología difiere de realizar de forma
manual el tratamiento de los datos, por lo que entender lo que es el proceso de los
sistemas de información dejara las bases para la realización de mejoras
administrativas dentro de la organización a la cual se hace mención.
Se menciona lo que es una base de datos, los antecedentes de estas, los modelos
de bases de datos así como los lenguajes que se aplican dentro de las mismas, se
explica el cómo se va estructurando la base de datos para que esta pueda ser
utilizada y funcional en un sistema de información.
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PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En la actualidad la zona escolar 165 cuenta con 19 planteles escolares a su cargo,
de los cuales la información de todos los alumnos que a ellos pertenecen se
conoce mediante formatos escritos que en cada plantel elaboran para la entrega
de información de cada alumno y personal que en este labora.
El Supervisor de la zona escolar no conoce los datos actuales de alumnos hasta
que es solicitado al director de de cada plantel , de estos es importante conocer
fechas de nacimiento, curp, alta, baja, incidencias de alumnos, se detecta que los
datos se envían con errores por lo que origina pérdida de tiempo y retrasa la
entrega e instancias superiores para su registro, motivo por el cual es necesario
que la información se registre y almacene en una base de datos para un mejor
manejo de los mismos que en la zona se generen.
En la secretaria de educación pública se tienen estipuladas fechas de entrega de
registros de los alumnos de cada zona escolar, que consiste al inicio del ciclo
escolar a mitad y final de este, por lo que no contar con la información adecuada
se corre el riesgo de que algún alumno no cuente con el registro correspondiente.
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OBJETIVO GENERAL
Realizar análisis sobre el flujo de la información en la zona escolar 165 del
municipio de Tarímbaro, en la cual se propone diseñar la estructura de una base
de datos la cual sea una herramienta para que esta sea aplicada en un sistema
de información o bien diseñar un sistema en línea (el cual no se aplica en este
trabajo) donde se puedan realizar consultas, tener la información controlada y en
el momento que esta sea requerida.
Se pretende se conozca la importancia de tener una base de datos dentro de la
zona escolar, y que la estructura de la misma será lo básico para que la misma
funcione, ya que ahí tendremos que definir los datos de la información que se
requiere, de manera que el buen diseño se verá reflejado en el resultado de los
informes que esta pueda generar.
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OBJETIVO PARTICULAR.
Diseño de la estructura de base de datos.
Mejorar los procesos mediante el cual se obtiene la información de
alumnado y personal.
Estructuración de formatos electrónicos estándar para toda la zona escolar,
para que sean únicos y la información se entrega tal cual fue requerida.
El ingreso de los datos sea mediante interfaz grafica, para que esta sea
más amigable para el usuario.
Capacitar a los usuarios para el manejo de los formatos electrónico a
utilizar, y la forma de realizar las operaciones a la base de datos.
Realizar pruebas con 4 planteles que son los de mayor población para
verificar la confiabilidad de los resultados.
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CAPITULO I
EL PROFESIONISTA DE LA
INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA
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INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA
ANTECEDENTES
La administración de empresas en un proceso de funciones básicas diferentes
cada una de las otras, tales como planificación, organización, dirección, ejecución
y control. En el ámbito empresarial es una herramienta que permite enfrentar los
frecuentes retos encontrados en el mismo.
Así hablar de informática puedo mencionar primeramente el significado de esta
palabra para lo cual la podemos dividir en infor=información y matica=automatizar,
por lo que informática administrativa se encarga administrar y automatizar la
información por medio de la tecnología.
A la par con la administración surge la necesidad de realizar cálculos sin errores
proporcionando resultados independientes pero también casi sucesivos con las
calculadoras, calculadores analógicos y los calculadores no electrónicos hasta
llegar a los ordenadores electrónicos de hace ya unos sesenta años.
La acción de la administración está cada vez más marcada por la utilización de los
recursos de la electrónica, la informática se muestra como un medio privilegiado
para la organización de las empresas u organizaciones que así lo requieran.
En los años de 1890 se da un ejemplo muy evidente con el censo de los Estados
Unidos de Norte América cuando Herman Hollerith diseña una maquina con
tarjetas perforadas para la cuantificación de los resultados, estos ayudaron a tener
los resultados en menor tiempo, así también se tuvo que modificar el mecanismo
para recoger las encuestas contestando un simple si o no a las preguntas
realizadas por el personal.
En México alrededor de los años 70´s se comienzan a utilizar equipos informáticos
dentro de la administración de grandes empresas, tales como bancos, compañías
de seguros, instituciones públicas como el Seguro Social, esto con la necesidad
de organizar la gran cantidad de datos con que estos operaban, este mecanismo
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administrador ha sido un elemento fundamental que ha hecho posible la
modernización informática.
Así pues el concepto de informática como aquella disciplina encargada del estudio
de métodos, procesos, técnicas, desarrollos y su utilización en ordenadores
(computadores) con el fin de almacenar, procesar y transmitir información y datos
en formato digital.
Entre las funciones principales de la informática se cuenta las siguientes:
Creación de nuevas especificaciones de trabajo.
Desarrollo e implementación de sistemas informáticos.
Sistematización de procesos.
Optimización de los métodos y sistemas informáticos existentes.
La informática es aplicada en numerosos y diversos sectores de la actividad
humana. Sólo algunos de ellos son: medicina, biología, física, química,
meteorología, ingeniería, industria, investigación científica, comunicaciones, arte,
nivel empresarial (gestión), etc.
En los inicios del procesado de información, con la informática sólo se facilitaba
los trabajos repetitivos y monótonos del área administrativa, gracias a la
automatización de esos procesos, ello trajo como consecuencia directa una
disminución de los costes y un incremento en la producción.
Actualmente es difícil concebir un área que no use, de alguna forma, el apoyo de
la informática; en un enorme abanico que cubre desde las más simples cuestiones
hogareñas hasta los más complejos cálculos científicos.
Una de la utilidades más importantes de la informática es facilitar información en
forma oportuna y veraz, lo cual, puede tanto facilitar la toma de decisiones a nivel
gerencial como permitir el control de procesos críticos.
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CAMPO DE ACCIÓN
En la actualidad todas las organizaciones que manejen información han sido
beneficiada por el desarrollo de las telecomunicaciones y de la informática, los
directivos de las empresas han visto la importancia que de ella se tiene, la rapidez
y flexibilidad para el manejo y tratamiento de la misma ha sido necesaria para la
toma de decisiones las cuales se toman con mayor rapidez ya que la información
fluye mediante los sistemas informáticos que las organizaciones aplican porque
que la recepción, elaboración, registro y trasmisión se realiza con mayor fluidez y
eficacia.
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CAPITULO II
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
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ANTECEDENTES
Los sistemas de información surgen aun cuando el hombre no tenía conocimientos
de que los estaba utilizando para su comunicación y para el aprendizaje. Mientras
recolectaba objetos sin conocer exactamente su fin, dibujaba en paredes
animales, símbolos o adquiría conocimiento de los diferentes animales.
Con el cursar de la vida el hombre ha acumulado una serie inmensa de datos los
cuales necesita relacionar, y poner al alcance de técnicos, ingenieros y demás
especialistas que lo utilizan como fuentes de información para bases de cálculos
estadísticas, o como punto de partida para diferentes análisis y proyectos.
Varios años atrás el hombre tenía estos datos en tarjetas estadistas y papeles a la
deriva en el tiempo con la posibilidad de deterioro, o en diferentes medios de
almacenamiento no confiable y de muy bajo nivel de gestión, puesto que realizar
cualquier condensación de estos datos requería de mucho tiempo, los vínculos
entre datos eran difíciles de actualizar, y en ocasiones la información ya no existía
porque se encontraba deteriorada. Ya en la segunda mitad del siglo XX el hombre
comienza a desarrollar una herramienta con fines matemáticos para realizar sus
operaciones a mayor velocidad la cual va mas allá de las expectativas y se
convierte en la mayor recolectora y procesadora de información conocida como
―COMPUTACIÓN‖ a partir de este momento los sistemas informativos que se
resumían en Dato-Procesamiento-Información pasan a tomar un carácter mayor,
formándose así un conjunto más amplio de elementos.
Los sistemas de información cumplen con los aspectos mencionados en los
diferentes conceptos de sistema y se puede definir como una organización
compleja que relaciona todo el conjunto de métodos, de datos, de medios e
instrumentos necesarios para satisfacer las necesidades de la dirección de un
objeto determinado.
Otra definición muy abarcadora es ofrecida por Lucey, quien lo presenta como ―un
sistema para convertir datos procedentes del exterior o del interior del mismo en
información y para comunicar esta forma apropiada a los directivos de todos los
niveles y de todas las funciones para facilitar la toma de decisiones efectivas y
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oportunas para la planeación, dirección y control de las actividades de las cuales
ellos son responsables‖1.
En las organizaciones conviven diferentes subsistemas (SSI) para las distintas
funciones (contabilidad, medios básicos, inventarios, personal, etc), pero para la
administración se necesita una mayor disponibilidad de la información, por eso se
debe crear una Base de Datos Central o Base de Datos Centralizada.
La Base de Datos Central recoge las informaciones de las distintas áreas, y del
entorno, agrupando la información para que pueda estar a disposición de toda la
organización.
El Sistema de Información (SI), se empareja con las tecnologías de la información
por ser un sistema dinámico. Las TI nos sirven para construir los SI y son las
herramientas básicas para diseñar los SI.
El SI es un proceso de planificación diseño y análisis y control de los datos, que
afecta a todo el núcleo de la actividad empresarial y es el encargado de coordinar
los flujos y registros de la información tanto internas, como la que proviene del
entorno, que son necesarias para realizar las operaciones básicas y toma de
decisiones para conseguir los objetivos de la empresa. Este proceso se realiza de
forma conjunta con el proceso de actividades propias de la empresa y sirve de
apoyo a las decisiones de planificación, diseño, ejecución, y control que realiza.
Definición de sistemas de información se puede definir como:
―Un sistema de información (SI) es el conjunto formal de procesos de análisis, que
operando sobre una colección de datos estructurados de acuerdo a las
necesidades de la empresa, recopila elabora y distribuye la información necesaria
para realizar las operaciones básicas y la toma de decisión en la empresa, que
nos sirva para desempeñar las funciones de negocio de la empresa de acuerdo a
sus estrategias.‖2
1 Lucey, T. [1987] "Management information systems" -Sed- GB:DP Publications LTD
2 Estrategias y sistemas de información. 2.ª ed.Andreu Aznar, Rafael, (aut.) McGraw-Hill / Interamericana de España, S.A. 1.
ed.(04/1996)
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Dentro de las organizaciones, el análisis y diseño de sistemas de información se
refiere al proceso de examinar la situación de una empresa con el propósito de
mejorarla con métodos y procedimientos más adecuados.
Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí
con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.
El equipo computacional: el hardware necesario para que el sistema de
información pueda operar.
El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está
formado por las personas que utilizan el sistema.
Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada,
almacenamiento, procesamiento y salida de información.
PROCESO
DE DATOS,
ARCHIVOS
ENTRADA DE DATOSSALIDA DE
INFORMACION,REPORTES
RETROALIMENTACION
SISTEMA DE INFORMACIÓN
Ilustración 1
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Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de
Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las
entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se
proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son
datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos.
Esto último se denomina interfaces automáticas.
Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales,
las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los
escáner, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.
Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades
o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de
esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o
proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de
información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los
discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos
compactos (CD-ROM).
Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información
para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones
preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos
recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta
característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en
información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace
posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección
financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance
general de un año base.
Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información
para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las
unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas
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magnéticas, la voz, plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un
Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información
o módulo. En este caso, también existe una interface automática de salida. Por
ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interface automática de
salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los
movimientos procesales de los clientes.
FUNCIONES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
El SI lleva a cabo una serie de funciones que se pueden agrupar en cuatro
grandes grupos:
Funciones de captación y recolección de datos
Almacenamiento de la información
Tratamiento de la información
Distribución de la información
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CAPTACIÓN Y RECOLECCIÓN DE DATOS.
Recoge la información externa (o del entorno) e interna, enviando dicha
información a través del sistema de captación a los órganos del SI, encargados de
reagruparla, para evitar duplicidades e información inútil o ruido, la captación de
información depende del tipo de empresa o del destino que se espera de la
información, pero la empresa puede crear un servicio de vigilancia del entorno,
este proceso de captación y recolección de datos debe realizarse de forma
continuada, en las áreas o partes del entorno y/o empresa sujetas a mas cambios,
sin dejar de vigilar las áreas mas estables aunque de forma puntual.
ALMACENAMIENTO.
Una vez filtrada la información relevante, esta se almacenara, puede ser en un
lugar único (archivo central, sistema informático), accesible a todos los usuarios o
bien en los distintos departamentos, pero igualmente accesible a cualquier usuario
que la necesite, y el sistema utilizado dependerá de las variables, tamaño,
dispersión geográfica o cantidad de la información, quien determine el sistema a
adoptar.
TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.
Es la función clave del SI tiene por objeto transformar los datos de la información
almacenada en información significativa, para ofrecérsela a quien la necesite en la
medida y formato que el usuario requiera.
Generalmente en esta función, se utilizan medios informáticos por su capacidad
de almacenar y velocidad en el tratamiento, así como la reducción de costos que
representan, esto ha hecho que se generalice su uso.
DISTRIBUCIÓN Y DISEMINACIÓN.
Es muy importante para la empresa que cada usuario posea la información
requerida en el momento preciso y de una forma normalizada para su correcta
interpretación, además existe la necesidad de que alguna información acerca de
la empresa y su entorno sean conocidos por diferentes miembros de la
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organización, para hacer frente con rapidez de forma conjunta a las situaciones
que se presenten, y en las que se hace necesaria la resolución de problemas y
adopción de decisiones de forma coordinada o cuando afecte a varias áreas de la
empresa.
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ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS
El análisis y diseño de sistemas, tal como lo realizan los analistas de sistemas,
tiene el propósito de analizar sistemáticamente la entrada o el flujo de datos,
procesar o transformar datos, el almacenamiento de datos y la salida de
información en el contexto de una empresa u organización en particular. Más aun,
el análisis de sistemas se emplea para analizar, diseñar e implementar mejoras en
el funcionamiento de las empresas, a través de sistemas de información
computarizados.
La instalación de un sistema sin una planeación adecuada conduce a una gran
decepción y con frecuencia provoca que el sistema deje de utilizarse. El análisis y
diseño de sistemas da forma al análisis y diseño de sistemas de información, un
esfuerzo muy valioso que de otra manera podría haberse realizado de una manera
fortuita. Se le puede considerar como una serie sistemáticamente emprendidos
con el propósito de mejorar un negocio con ayuda de sistemas de información
computarizados. Gran parte del análisis y diseño de sistemas implica trabajar con
usuarios actuales y ocasionales de los sistemas de información.
Es importante que los usuarios intervengan de alguna manera durante el proyecto
para completar con éxito los sistemas de información computarizados. Los
analistas de sistemas cuyos roles de la organización constituyen un componente
esencial en el desarrollo de sistemas de información útiles.
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ANALISTA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
El analista de sistemas evalúa de manera sistemática el funcionamiento de un
negocio mediante el examen de la entrada y el procesamiento de datos y su
consiguiente producción de información, con el propósito de mejorar los procesos
de una organización. Muchas mejoras incluyen un mayor apoyo a las funciones de
negocios a través del uso de sistemas de información computarizados. Esta
definición pone énfasis en un enfoque sistemático y metódico para analizar —y en
consecuencia mejorar— lo que sucede en el contexto específico creado por un
negocio.
El analista debe tener la capacidad de trabajar con todo tipo de gente y contar con
suficiente experiencia en computadoras.
El analista desempeña diversos roles, en ocasiones varios de ellos al mismo
tiempo. Los tres roles principales del analista de sistemas son el de consultor,
experto en soporte técnico y agente de cambio.
EL ROL DE CONSULTOR DEL ANALISTA DE SISTEMAS
Con frecuencia, el analista de sistemas desempeña el rol de consultor para un
negocio y, por tanto, podría ser contratado de manera específica para enfrentar los
problemas de sistemas de información de una empresa. Esta contratación se
puede traducir en una ventaja porque los consultores externos tienen una
perspectiva fresca de la cual carecen los demás miembros de una organización.
También se puede traducir en una desventaja porque alguien externo nunca
conocerá la verdadera cultura organizacional.
Además, tendrá que apoyarse en los usuarios de los sistemas de información para
entender la cultura organizacional desde la perspectiva que tienen ellos.
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EL ROL DE EXPERTO EN SOPORTE TÉCNICO DEL ANALISTA DE SISTEMAS
Otro rol que tendrá que desempeñar es el de experto en soporte técnico dentro de
la empresa en la cual labora de manera regular. En este rol el analista recurre a su
experiencia profesional con el hardware y software de cómputo y al uso que se le
da en el negocio. Con frecuencia, este trabajo no implica un proyecto completo de
sistemas, sino más bien la realización de pequeñas modificaciones o la toma de
decisiones que se circunscriben a un solo departamento.
Como experto de soporte técnico, usted no está a cargo del proyecto; tan sólo
actúa como recurso para aquellos que sí lo están. Si usted es un analista de
sistemas contratado por una empresa de manufactura o servicios, gran parte de
sus actividades podrían ajustarse a este rol.
EL ROL DE AGENTE DE CAMBIO DEL ANALISTA DE SISTEMAS
El rol más completo y de mayor responsabilidad que asume el analista de
sistemas es el de agente de cambio, ya sea interno o externo para la empresa.
Como analista, usted es un agente de cambio si desempeña cualquiera de las
actividades relacionadas con el ciclo de vida del desarrollo de sistemas (que se
explicará en la siguiente sección) y está presente en la empresa durante un largo
periodo (de dos semanas a más de un año}. Un agente de cambio se puede definir
como alguien que sirve de catalizador para el cambio, desarrolla un plan para el
cambio y coopera con los demás para facilitar el cambio.
Su presencia en el negocio inicia el cambio. Como analista de datos, usted debe
estar consciente de este hecho y utilizarlo como punto de partida para su análisis.
De ahí que tenga que interactuar con los usuarios y la administración (si no son
uno solo y el mismo) desde el principio de su proyecto. Sin su colaboración usted
no podría entender lo que ocurre en una organización y el cambio real nunca se
daría.
Si el cambio (es decir, las mejoras al negocio que se pueden concretar mediante
los sistemas de información) parece factible después de efectuar el análisis, el
siguiente paso es desarrollar un plan para el cambio de manera conjunta con
quienes tienen la facultad de autorizarlo.
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Una vez que se haya alcanzado el consenso acerca de los cambios por realizar,
usted tendrá que interactuar constantemente con quienes vayan a cambiar.
En su calidad de analista de sistemas desempeñando la función de agente de
cambio, debe promover un cambio que involucre el uso de los sistemas de
información. También es parte de su tarea enseñar a los usuarios el proceso del
cambio, ya que las modificaciones a un sistema de información no sólo afectan a
éste sino que provocan cambios en el resto de la organización.
CUALIDADES DEL ANALISTA DE SISTEMAS
De las descripciones anteriores sobre los roles que desempeña el analista de
sistemas, se deduce fácilmente que el analista exitoso debe contar con una amplia
gama de cualidades.
Hay una gran diversidad de personas trabajando como analistas de sistemas, por
lo que cualquier descripción que intente ser general está destinada a quedarse
corta en algún sentido.
No obstante, la mayoría de los analistas de sistemas tienen algunas cualidades
comunes. En primer lugar, el analista es un solucionador de problemas. Es una
persona que aborda como un reto el análisis de problemas y que disfruta al
diseñar soluciones factibles.
Cuando es necesario, el analista debe contar con la capacidad de afrontar
sistemáticamente cualquier situación mediante la correcta aplicación de
herramientas, técnicas y su experiencia.
El analista también debe ser un comunicador con capacidad para relacionarse con
los demás durante extensos periodos. Necesita suficiente experiencia en
computación para programar, entender las capacidades de las computadoras,
recabar los requisitos de información de los usuarios y comunicarlos a los
programadores. Asimismo, debe tener una ética personal y profesional firme que
le ayude a moldear las relaciones con sus clientes.
El analista de sistemas debe ser una persona autodisciplinada y automotivada,
con la capacidad de administrar y coordinar los innumerables recursos de un
proyecto, incluyendo a otras personas. La profesión de analista de sistemas es
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muy exigente; pero es una profesión en constante evolución que siempre trae
nuevos retos.
CICLO DE VIDA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
1. IDENTIFICACIÓN DE
PROBLEMAS
2. DETERMINAR
REQUERIMIENTOS
3. ANÁLISIS DE
NECESIDAD DEL
SISTEMA
4. DISEÑO DEL SISTEMA
RECOMENDADO
5. DESARROLLO E
IMPLEMENTACIÓN DEL
SOFTWARE
6. PRUEBA Y MATTO.
DEL SISTEMA
7. IMPLEMENTACIÓN Y
EVALUACIÓN DEL
SISTEMA
Ilustración 2
3
1.- IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS, OPORTUNIDADES Y OBJETIVOS
En esta primera fase del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, el analista se
ocupa de identificar problemas, oportunidades y objetivos. Esta etapa es crítica
para el éxito del resto del proyecto, pues a nadie le agrada desperdiciar tiempo
trabajando en un problema que no era el que se debía resolver.
3 Análisis y Diseño de Sistemas de Información,E. KENDALL, KENNETH y E. KENDALL, JULIE,PEARSON EDUCACIÓN,
México, 2005
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La identificación de objetivos también es una parte importante de la primera fase.
En primer lugar, el analista debe averiguar lo que la empresa trata de conseguir. A
continuación, podrá determinar si algunas funciones de las aplicaciones de los
sistemas de información pueden contribuir a que el negocio alcance sus objetivos
aplicándolas a problemas u oportunidades específicos.
Los usuarios, los analistas y los administradores de sistemas que coordinan el
proyecto son los involucrados en la primera fase. Las actividades de esta fase
consisten en entrevistar a los encargados de coordinar a los usuarios, sintetizar el
conocimiento obtenido, estimar el alcance del proyecto y documentar los
resultados. El resultado de esta fase es un informe de viabilidad que incluye una
definición del problema y un resumen de los objetivos. A continuación, la
administración debe decidir si se sigue adelante con el proyecto propuesto. SI el
grupo de usuarios no cuenta con fondos suficientes, si desea atacar problemas
distintos, o si la solución a estos problemas no amerita un sistema de cómputo, se
podría sugerir una solución diferente y el proyecto de sistemas se cancelaría.
2.- DETERMINACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN
El aspecto fundamental del análisis de sistemas es comprender todas las facetas
importantes de las partes de la empresa u organización que se encuentra bajo
estudio. Los analistas, al trabajar con los empleados y administradores, deben
estudiar los procesos de una empresa para dar respuesta a las siguientes
preguntas claves:
1. ¿Qué es lo que se hace?
2. ¿Cómo se hace?
3. ¿Con que frecuencia se presenta?
4. ¿Qué tan grande es el volumen de transacciones o de decisiones?
5. ¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan las tareas?
6. ¿Existe algún problema?
7. Si existe algún problema ¿Qué tan serio es?
8. Si existe algún problema ¿Cuál es la causa que lo origina?
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Esta fase que enfrenta el analista es la determinación de los requerimientos de
información de los usuarios. Entre las herramientas que se utilizan para determinar
los requerimientos de información de un negocio se encuentran métodos
interactivos como las entrevistas, los muestreos, la investigación de datos
impresos y la aplicación de cuestionarios; métodos que no interfieren con el
usuario como la observación del comportamiento de los encargados de tomar las
decisiones y sus entornos de oficina, al igual que métodos de amplio alcance
como la elaboración de prototipos.
En la fase de determinación de los requerimientos de información del SDLC, el
analista se esfuerza por comprender la información que necesitan los usuarios
para llevar a cabo sus actividades. Como puede ver, varios de los métodos para
determinar los requerimientos de información implican interactuar directamente
con los usuarios. Esta fase es útil para que el analista confirme la idea que tiene
de la organización y sus objetivos. En ocasiones sólo realizan las dos primeras
fases del ciclo de vida del desarrollo de sistemas. Esta clase de estudio podría
tener un propósito distinto y por lo general la lleva a la práctica un especialista
conocido como analista de información.
Los implicados en esta fase son el analista y los usuarios, por lo general
trabajadores y gerentes del área de operaciones. El analista de sistemas necesita
conocer los detalles de las funciones del sistema actual: el quién (la gente
involucrada), el qué (la actividad del negocio), el dónde (el entorno donde se
desarrollan las actividades), el cuándo (el momento oportuno) y el cómo (la
manera en que se realizan los procedimientos actuales) del negocio que se
estudia. A continuación el analista debe preguntar la razón por la cual se utiliza el
sistema actual. Podría haber buenas razones para realizar los negocios con los
métodos actuales, y es importante tomarlas en cuenta al diseñar un nuevo
sistema.
Sin embargo, si la razón de ser de las operaciones actuales es que "siempre se
han hecho de esta manera", quizá será necesario que el analista mejore los
procedimientos. La reingeniería de procesos de negocios podría ser útil para
conceptualizar el negocio de una manera creativa. Al término de esta fase, el
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analista debe conocer el funcionamiento del negocio y poseer información muy
completa acerca de la gente, los objetivos, los datos y los procedimientos
implicados.
3.- ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA
La siguiente fase que debe enfrentar el analista tiene que ver con el análisis de las
necesidades del sistema.
Una de estas herramientas es el uso de diagramas de flujo de datos para graficar
las entradas, los procesos y las salidas de las funciones del negocio en una forma
gráfica estructurada. A partir de los diagramas de flujo de datos se desarrolla un
diccionario de datos que enlista todos los datos utilizados en el sistema, así como
sus respectivas especificaciones.
En este punto del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, el analista prepara una
propuesta de sistemas que sintetiza sus hallazgos, proporciona un análisis de
costo/beneficio de las alternativas y ofrece, en su caso, recomendaciones sobre lo
que se debe hacer. Si la administración de la empresa considera factible alguna
de las recomendaciones, el analista sigue adelante. Cada problema de sistemas
es único, y nunca existe sólo una solución correcta. La manera de formular una
recomendación o solución depende de las cualidades y la preparación profesional
de cada analista.
4.- DISEÑO DEL SISTEMA RECOMENDADO
En la fase de diseño del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, el analista utiliza
la información recopilada en las primeras fases para realizar el diseño lógico del
sistema de información.
El analista diseña procedimientos precisos para la captura de datos que aseguran
que los datos que ingresen al sistema de información sean correctos. Además, el
analista facilita la entrada eficiente de datos al sistema de información mediante
técnicas adecuadas de diseño de formularios y pantallas.
La concepción de la interfaz de usuario forma parte del diseño lógico del sistema
de información. La interfaz conecta al usuario con el sistema y por tanto es
sumamente importante.
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Entre los ejemplos de interfaces de usuario se encuentran el teclado (para teclear
preguntas y respuestas), los menús en pantalla (para obtener los comandos de
usuario) y diversas interfaces gráficas de usuario (GUIs, Graphical User Interfaces]
que se manejan a través de un ratón o una pantalla sensible al tacto. La fase de
diseño también incluye el diseño de archivos o bases de datos que almacenarán
gran parte de los datos indispensables para los encargados de tomar las
decisiones en la organización. Una base de datos bien organizada es el cimiento
de cualquier sistema de información.
En esta fase el analista también interactúa con los usuarios para diseñar la salida
(en pantalla o impresa) que satisfaga las necesidades de información de estos
últimos.
Finalmente, el analista debe diseñar controles y procedimientos de respaldo que
protejan al sistema y a los datos, y producir paquetes de especificaciones de
programa para los programadores.
5.- DESARROLLO Y DOCUMENTACIÓN DEL SOFTWARE
En la quinta fase del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, el analista trabaja de
manera conjunta con los programadores para desarrollar cualquier software
original necesario. Entre las técnicas estructuradas para diseñar y documentar
software se encuentran los diagramas de estructura, los diagramas de Nassi-
Shneiderman y el pseudocódigo. El analista se vale de una o más de estas
herramientas para comunicar al programador lo que se requiere programar.
Durante esta fase el analista también trabaja con los usuarios para desarrollar
documentación efectiva para el software, como manuales de procedimientos,
ayuda en línea y sitios Web que incluyan respuestas a preguntas frecuentes (FAQ,
Frequently Asked Questions) en archivos "Léame" que se integrarán en el nuevo
software. La documentación indica a los usuarios cómo utilizar el software y lo que
deben hacer en caso de que surjan problemas derivados de este uso. Los
programadores desempeñan un rol clave en esta fase porque diseñan, codifican y
eliminan errores sintácticos de los programas de cómputo.
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6.- PRUEBA Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA
Antes de poner el sistema en funcionamiento es necesario probarlo. Es mucho
menos costoso encontrar los problemas antes que el sistema se entregue a los
usuarios. Una parte de las pruebas las realizan los programadores solos, y otra la
llevan a cabo de manera conjunta con los analistas de sistemas. Primero se
realiza una serie de pruebas con datos de muestra para determinar con precisión
cuáles son los problemas y posteriormente se realiza otra con datos reales del
sistema actual. El mantenimiento del sistema de información y su documentación
empiezan en esta fase y se llevan a cabo de manera rutinaria durante toda su vida
útil. Gran parte del trabajo habitual del programador consiste en el mantenimiento,
y las empresas invierten enormes sumas de dinero en esta actividad. Parte del
mantenimiento, como las actualizaciones de programas, se pueden realizar de
manera automática a través de un sitio Web. Muchos de los procedimientos
sistemáticos que el analista emplea durante el ciclo de vida del desarrollo de
sistemas pueden contribuir a garantizar que el mantenimiento se mantendrá al
mínimo.
7.- IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA
Ésta es la última fase del desarrollo de sistemas, y aquí el analista participa en la
implementación del sistema de información. En esta fase se capacita a los
usuarios en el manejo del sistema. Parte de la capacitación la imparten los
fabricantes, pero la supervisión de ésta es responsabilidad del analista de
sistemas. Además, el analista tiene que planear una conversión gradual del
sistema anterior al actual. Este proceso incluye la conversión de archivos de
formato anteriores a los nuevos, o la construcción de una base de datos, la
instalación de equipo y la puesta en producción del nuevo sistema.
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MÉTODO DE DESARROLLO POR ANÁLISIS ESTRUCTURADO
El método de desarrollo del análisis estructurado tiene como finalidad superar esta
dificultad por medio de:
La división del sistema en componentes
La construcción de un modelo de sistemas
El análisis estructurado se concentra en especificar lo que se requiere que haga el
sistema o la aplicación. No se establece como se cumplirán los requerimientos o la
forma en que implantara la aplicación. Más bien permite que las personas
observen los elementos lógicos (lo que hará el sistema) separados de los
componentes físicos (computadoras, terminales, sistemas de almacenamiento,
etc.) después de esto se puede desarrollar un diseño físico eficiente para la
situación donde será utilizado.
ELEMENTOS DEL ANÁLISIS ESTRUCTURADO
Los elementos del análisis estructurado son símbolos gráficos, diagramas de flujo
de datos y el diccionario centralizado de datos.
DESCRIPCIÓN GRAFICA.
En lugar de las palabras el análisis estructurado utiliza símbolos o iconos, para
crear un modelo grafico del sistema. Los modelos de este tipo muestran los
detalles del sistema pero sin introducir procesos manuales o computarizados,
archivos en cinta, o disco magnético, o procedimientos operativos y de programas.
Si se seleccionan los símbolos y notación correctos entonces casi cualquier
persona puede seguir la forma en que los componentes se acomodaran entre sí
para formar el sistema.
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DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS.
Para desarrollar una descripción del sistema por el método del análisis
estructurado se sigue un proceso descendente, el modelo original se detalla en
diagramas de bajo nivel que muestran características adicionales del sistema.
Cada proceso puede desglosarse en diagramas de flujo de datos cada vez mas
detallados. Esta secuencia se repite hasta que se obtienen suficientes detalles que
permiten al analista comprender en su totalidad la parte del sistema que se
encuentra bajo investigación.
EL DISEÑO ESTRUCTURADO.
El diseño estructurado es una técnica específica para el diseño de programas y no
de un método de diseño de comprensión. Es decir, no indica nada relacionado con
el diseño de archivos o bases de datos, la presentación de entradas o salidas, la
secuencia de procesamiento o el hardware que dará soporte a la aplicación. Esta
técnica conduce a la especificación de módulos de programa que son
funcionalmente independientes.
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TIPOS DE SISTEMAS
SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES
Los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS, Transaction Processing
Systems) son sistemas de información computarizada creados para procesar
grandes cantidades de datos relacionadas con transacciones rutinarias de
negocios, como las nóminas y los inventarios.
SISTEMA DE AUTOMATIZACIÓN DE LA OFICINA Y SISTEMA DEL TRABAJO
DEL CONOCIMIENTO
Los sistemas de automatización de la oficina [OAS, Office Automation Systems]
apoyan a los trabajadores de datos, quienes por lo general no generan
conocimientos nuevos, sino más bien analizan la información con el propósito de
transformar los datos o manipularlos de alguna manera antes de compartirlos o,
en su caso, distribuirlos formalmente con el resto de la organización y en
ocasiones más allá de ésta.
SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL
Los MIS son sistemas de información computarizados cuyo propósito es contribuir
a la correcta interacción entre los usuarios y las computadoras. Debido a que
requieren que los usuarios, el software [los programas de cómputo] y el hardware
(las computadoras, impresoras, etc.), funcionen de manera coordinada, los
sistemas de información gerencial dan apoyo a un espectro de tareas
organizacionales mucho más amplio que los sistemas de procesamiento de
transacciones, como el análisis y la toma de decisiones.
SISTEMA DE APOYO A LA TOMA DE DECISIONES
Constituyen una clase de alto nivel de sistemas de información computarizada.
Los DSS coinciden con los sistemas de información gerencial en que ambos
dependen de una base de datos para abastecerse de datos.
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SISTEMAS EXPERTOS E INTELIGENCIA ARTIFICIAL
La inteligencia artificial (AI, Artificial Intelligence] se puede considerar como el
campo general para los sistemas expertos. La motivación principal de la AI ha sido
desarrollar máquinas que tengan un comportamiento inteligente.
SISTEMAS DE APOYO A LA TOMA DE DECISIONES EN GRUPO Y SISTEMAS
DE TRABAJO COLABORATIVO APOYADOS POR COMPUTADORA
Este tipo de sistemas, que se utilizan en salones especiales equipados con
diversas configuraciones, faculta a los miembros del grupo a interactuar con apoyo
electrónico —casi siempre software especializado— y la asistencia de un
facilitador especial. Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones en grupo
tienen el propósito de unir a un grupo en la búsqueda de la solución a un problema
con la ayuda de diversas herramientas como los sondeos, los cuestionarios, la
lluvia de ideas y la creación de escenarios.
SISTEMAS DE APOYO A EJECUTIVOS
Cuando los ejecutivos recurren a la computadora, por lo general lo hacen en
busca de métodos que los auxilien en la toma de decisiones de nivel estratégico.
Los sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS, Executive Support Systems) ayudan a
estos últimos a organizar sus actividades relacionadas con el entorno externo
mediante herramientas gráficas y de comunicaciones, que por lo general se
encuentran en salas de juntas o en oficinas corporativas personales.
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SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA
Los sistemas de información administrativa ayudan a los directivos a tomar
decisiones y resolver problemas. Los directivos recurren a los datos almacenados
como consecuencia del procesamiento de las transacciones, pero también
emplean otra información.
En cualquier organización se deben de tomar decisiones sobre muchos asuntos
que se presentan con regularidad (a la semana, al mes, al trimestre etc.) y para
hacerlo se requiere de cierta información. Dado que los procesos de decisión
están claramente definidos, entonces se puede identificar la información necesaria
para formular las decisiones. Se pueden desarrollar sistemas de información para
que, en forma periódica, preparen reportes para el soporte de decisiones. Cada
vez que se necesita la información, esta se prepara y presenta en una forma y
formatos diseñados con anterioridad.
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RAZONES PARA PROPONER UN PROYECTO
La solicitud de de sistemas de información están motivadas por uno de los
siguientes tres objetivos generales:
Resolver un problema.
Actividades, procesos o funciones que en la actualidad, o quizá en el futuro,
no satisfacen los estándares de desempeño o las expectativas y para lo
que es necesario emprender una acción que resuelva las dificultades.
Ejemplo. Disminuir el número excesivo de errores en los datos de entrada
eliminando la introducción manual de los detalles de las ventas.
Aprovechar una oportunidad.
Un cambio para ampliar o mejorar el rendimiento económico de la empresa
y su competitividad.
Ejemplo. Captura de una base grande de clientes ofreciendo un nuevo
programa con mayor número de vuelos directos y descuentos en el precio
del pasaje.
Dar respuesta a Directivos.
Proporcionar información en respuesta a órdenes, solicitudes o mandatos
originados por una autoridad legislativa o administrativa; llevar a cabo
tareas de cierta manera, o también cambiar la información o tal vez el
desempeño.
Ejemplo. Notificar anualmente a quien corresponda, utilizando para ello los
formatos adecuados, los intereses obtenidos por ahorros, cuentas de
cheques y de depósito.
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CAPITULO III
BASES DE DATOS
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LA BASE DE DATOS COMO ESTRUCTURA DE LOS DATOS DE UNA
EMPRESA
Una de las principales aportaciones, que para los SI ha traído consigo la
informática es el concepto de Base de Datos (BD), pues supone una disciplina en
la organización y acceso a los datos que posee la empresa, según las
necesidades que aparezcan en cada caso la BD nos sirve para:
Agrupar los datos relevantes para el SI de la empresa en un único lugar
Evita duplicaciones, evitando equivocaciones, al no repetirse los datos.
Estructura los datos de una única forma desde la perspectiva del SI a lo
largo del tiempo.
Proporciona un acceso fácil a los datos.
La BD ha sido muy útil para el SI, porque impone disciplina al obligar a actuar de
forma uniforme a todos los usuarios, normalizando la información para toda la
empresa.
Exige disciplina en el proceso de definición de las colecciones de datos
necesarias en las operaciones del SI, depurando o filtrando los datos que
se van a utilizar.
Ha incorporado una visión global única, del conjunto de datos de la
empresa, en cuyo diseño participan todos los departamentos de forma
consensuada.
Facilita la estructuración del SI, para poder ser accesible y comprensible
por todas las personas de la organización.
La BD se ha constituido en el centro del SI, cualquier referencia a datos requeridos
por SI pasa por ella, bien sea para almacenarlos por primera vez, para
consultarlos, modificarlos o eliminarlos.
Debido a estas funciones que realiza la BD, los responsables de las áreas
funcionales de la empresa, deben involucrarse en el diseño y creación de la BD
que más se adecue a sus necesidades.
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La BD le da un grado de centralización al SI, pues este gira alrededor de la BD
como núcleo central del cual parten las funciones del SI. Esta centralización de
datos, contribuye a visionar la empresa como un todo, de forma global, por ello se
debe diseñar la estructura de la BD, su administración y uso de forma conjunta,
acercando los datos de toda la empresa a aquellos que los necesitan, sin tener
que ir a buscarlos a los distintos departamentos que integran la empresa, con una
pérdida de tiempo innecesario.
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CONCEPTOS
En el mundo actual existe una cada vez mayor demanda de datos. Esta demanda
siempre ha sido patente en empresas y sociedades, pero en estos años la
demanda todavía de ha disparado más debido al acceso multitudinario a las
Internet. Por ello las bases de datos se reconocen como una de las principales
aplicaciones de la informática.
Tenemos entonces que informática se conoce como dato a cualquier elemento
informativo que tenga relevancia para un usuario. Desde el primer momento de
esta ciencia se ha reconocido al dato como al elemento fundamental de trabajo en
un ordenador. Por ello se han realizado numerosos estudios y aplicaciones para
mejorar la gestión que desde las computadoras se realiza de los datos.
La escritura fue la herramienta que permitió al ser humano poder gestionar bases
cada vez más grandes de datos. Con el tiempo aparecieron herramientas como
archivos, cajones, carpetas y fichas en las que se almacenaban los datos.
Antes de la aparición del ordenador, el tiempo requerido para manipular estos
datos era enorme. Sin embargo el proceso de aprendizaje era relativamente
sencillo ya que se usaban elementos que el usuario reconocía perfectamente.
Por esa razón, la informática ha adaptado sus herramientas para que los
elementos que el usuario maneja en el ordenador se parezcan a los que utilizaba
manualmente. Así en informática se sigue hablado de ficheros, formularios,
carpetas, directorios,....
Además las empresas requieren utilizar aplicaciones informáticas para realizar
tareas propias de la empresa a fin de mecanizar a las mismas. Estas aplicaciones
requieren manejar los datos de la empresa.
En los inicios de la era informática, cada programa almacenaba y utilizaba sus
propios datos de forma un tanto caótica. La ventaja de este sistema (la única
ventaja), es que los procesos eran independientes por lo que la modificación de
uno no afectaba al resto. Pero tiene grandes inconvenientes:
Coste de almacenamiento elevado
Datos redundantes (se repiten continuamente)
Probabilidad alta de inconsistencia en los datos
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Difícil modificación en los datos y facilidad de problemas de inconsistencia
al realizar esas modificaciones (ya que es difícil que esa modificación afecte
a todos los datos)
Lógicamente la solución a este problema es hacer que todas las aplicaciones
utilicen los mismos datos. Esto provoca que los datos deban estar mucho más
protegidos y controlados. Además los datos forman una estructura física y
funcional que es lo que se conoce como base de datos.
Las bases de datos y su tecnología están teniendo un impacto decisivo sobre el
creciente uso de las computadoras. Las bases de datos desempeñan un papel
crucial en casi todas las áreas de aplicación de las computadoras, como los
negocios, la ingeniería, la medicina, el derecho, la educación, y la biblioteconomía,
por mencionar solo unas cuantas. El termino base de datos es tan común que
debemos comenzar por definir qué quiere decir.
Una base de datos es un conjunto de datos relacionados entre sí. Por datos
entendemos hechos conocidos que pueden registrarse y que tienen un significado
implícito. Por ejemplo, consideramos los nombres, números telefónicos y
direcciones de personas que conocemos. Tal vez hayamos registrado estos datos
en una libreta de direcciones indizada, o quizá lo hayamos hecho en un disquete,
empleando una computadora personal y software del tipo DBASE IV, PARADOX,
o EXCEL. Se trata de un conjunto de datos relacionados entre sí y que tienen un
significado implícito; por tanto constituyen una base de datos.
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Los sistemas de base de datos se diseñan para gestionar grandes cantidades de
información. La gestión de los datos implica tanto la definición de estructuras para
almacenar la información como la provisión de mecanismos para la manipulación
de la información. Además, los sistemas de bases de datos deben garantizar la
fiabilidad de la información almacenada, a pesar de las caídas del sistema o de los
intentos de acceso no autorizados. Si los datos van a ser compartidos entre
diferentes usuarios, el sistema debe evitar posibles resultados anómalos.
Pero la acepción común del término base de datos suele ser más restringida. Una
base de datos tiene las siguientes propiedades implícitas:
Una base de datos representa algún aspecto del mundo real, en ocasiones
llamado mimundo o universo del discurso. Las modificaciones del mimundo
se reflejan en la base de datos.
Una base de datos es un conjunto de datos lógicamente coherente, con
cierto significado inherente. Una colección aleatoria de datos no puede
considerarse propiamente una base de datos.
Una base de datos se diseña, construye y prueba con datos para un
propósito especifico. Esta dirigida a un grupo de usuarios y tiene ciertas
aplicaciones preconcebidas que interesan a dichos usuarios.
En otras palabras, una base de datos tiene una fuente de la cual se derivan los
datos, cierto grado de interacción con los acontecimientos del mundo real y un
público que esta activamente interesado en el contenido de la base de datos.
Las bases de datos se usan ampliamente. Algunas de sus aplicaciones
representativas son:
Banca. Para información de los clientes, cuentas, préstamos y
transacciones bancarias.
Líneas Aéreas. Para reservas e información de horarios. Las líneas aéreas
fueron de las primeras en usar las bases de datos de forma distribuida
geográficamente.
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Universidades. Para información de los estudiantes, matriculas en las
asignaturas y cursos.
Transacciones de tarjetas de crédito. Para compras con tarjeta de crédito y
la generación de los extractos mensuales.
Telecomunicaciones. Para guardar un registro de las llamadas realizadas,
generar las facturas mensuales, mantener el saldo de las tarjetas
telefónicas de prepago y para almacenar información sobre las redes de
comunicaciones.
Finanzas. Para almacenar información sobre compañías tenedoras, ventas
y compras de productos financieros, como acciones y bonos; también para
almacenar datos del mercado en tiempo real para permitir a los clientes la
compraventa en línea y a la compañía la compraventa automática.
Ventas. Para información de clientes, productos y compras.
Comercio en línea. Para los datos de ventas ya mencionados y para el
seguimiento de los pedidos Web, generación de listas de recomendaciones
y mantenimiento de evaluaciones de productos en línea.
Producción. Para la gestión de la cadena de proveedores y para el
seguimiento de la producción de artículos en las factorías, inventarios en
los almacenes y pedidos.
Recursos humanos. Para información sobre los empleados, salarios,
impuestos, sobre los sueldos, prestaciones sociales, y para la generación
de las nominas.
Como muestra esta lista, las bases de datos forman una parte esencial de casi
todas las empresas actuales.
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Análisis y Diseño de Estructura de Base de Datos para Control Escolar de Alumnos nivel Primaria 43
Durante las últimas cuatro décadas del siglo veinte, el uso de las bases de datos
creció en todas las empresas. En los primeros días, muy pocas personas
interactuaban indirectamente con bases de datos –con informes impresos como
los extractos de las tarjetas de crédito, o mediante agentes como los cajeros de
los bancos y los agentes de reservas de las líneas aéreas. Después vinieron los
cajeros automáticos y permitieron a los usuarios interactuar directamente con las
bases de datos. Las interfaces telefónicas con las computadoras (sistemas de
respuesta vocal interactiva) también permitieron a los usuarios tratar directamente
con las bases de datos – la persona que llamaba podía marcar un numero y pulsar
las teclas del teléfono para introducir información o para seleccionar opciones
alternativas, para conocer las horas de llegada o salida de los vuelos, por ejemplo,
o para matricularse de asignaturas en una universidad.
La revolución de internet a finales de los años noventa aumento significativamente
el acceso directo del usuario a las bases de datos. Las organizaciones convirtieron
muchas de sus interfaces telefónicas a las bases de datos en interfaces web, y
dejaron disponibles en línea muchos servicios.
La importancia de los sistemas de bases de datos se puede juzgar de otra forma –
actualmente los fabricantes de sistemas de bases de datos como Oracle están
entre las mayores compañías de software del mundo, y los sistemas de bases de
datos forman una parte importante de la línea de productos de compañías más
diversificada como Microsoft o IBM.
Las bases de datos computarizadas se pueden crear y mantener con un grupo de
programas de aplicación escritos específicamente para esa tarea, o bien mediante
un sistema de gestión de base de datos.
Un sistema de gestión de base de datos (SGBD, en ingles Database Management
System, DBMS) es un conjunto de programas que permite a los usuarios crear y
mantener una base de datos. Por tanto, el SGBD es un sistema de software de
propósito general que facilita el proceso de definir, construir y manipular bases de
datos para diversas aplicaciones. Para definir una base de datos hay que
especificar los tipos de datos, las estructuras, y las restricciones de los datos que
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Análisis y Diseño de Estructura de Base de Datos para Control Escolar de Alumnos nivel Primaria 44
se almacenaran en ella. Construir una base de datos es el proceso de guardar los
datos mismos en algún medio de almacenamiento controlado por SGBD. En la
manipulación de una base de datos intervienen funciones como consultar la base
de datos para obtener datos específicos, actualizar la base de datos para reflejar
cambios en el mini mundo y generar informes a partir de los datos.
No hace falta un software de SGBD de propósito general para implementar una
base de datos computarizada. Podríamos escribir nuestro propio conjunto de
programas para crear y mantener la base de datos, con lo cual estaríamos
creando de hecho nuestro propio software de SGBD de propósito especifico. En
todo caso, ya sea que utilicemos un SGBD de propósito general o no, casi siempre
requeriremos un software de gran capacidad para manipular la base de datos,
además de la base de datos misma.
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Análisis y Diseño de Estructura de Base de Datos para Control Escolar de Alumnos nivel Primaria 45
ABSTRACCIÓN DE LOS DATOS
Para que el sistema sea útil debe recuperar los datos eficientemente. La
necesidad de eficiencia ha llevado a los diseñadores a usar estructuras de datos
complejas para la representación de los datos en la base de datos. Dado que
muchos de los usuarios de sistemas de bases de datos no tienen formación en
informática, los desarrolladores ocultan esa complejidad a los usuarios mediante
varios niveles de abstracción para simplificar la interacción de los usuarios del
sistema.
DEFINICION DE LA BASE DE DATOS
Estación de trabajo
PROGRAMAS DE APLICACIÓN
Y CONSULTAS PARA LOS USUARIOS
SOFTWARE
GENERADOR
DE BASES DE
DATOS
SOFTWARE
PARA TENER
ACCESO A LOS
DATOS
BASE DE DATOS
ALMACENADA
SISTEMAS DE BASES DE DATOS
NIVEL FÍSICO
NIVEL LOGICO
NIVEL EXTERNO
Ilustración 3
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Análisis y Diseño de Estructura de Base de Datos para Control Escolar de Alumnos nivel Primaria 46
NIVEL FÍSICO O INTERNO.
Describe la estructura física de almacenamiento de la base de datos. El esquema
interno emplea un modelo físico de los datos y describe todos los detalles para su
almacenamiento, así como los caminos de acceso para la base de datos.
NIVEL CONCEPTUAL O LÓGICO.
El nivel inmediatamente superior de abstracción describe que datos se almacenan
en la base de datos y que relaciones existen entre esos datos. Este nivel por lo
tanto describe toda la base de datos en términos de un numero pequeño de
estructuras relativamente simples.
NIVEL DE VISTA O EXTERNO.
Este es el nivel más elevado de abstracción solo describe una parte de la base de
datos o bien la vista que puede tener el usuario.
Cada esquema externo describe la parte de la base de datos que interesa a un
grupo de usuarios determinado, y oculta a ese grupo el resto de la base de datos.
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MODELO DE BASE DE DATOS
TIPOS DE BASES DE DATOS
Existen varios tipos de bases de datos; cada tipo de base de datos tiene su propio
modelo de datos (los datos de cómo está estructurado). Entre ellas se incluyen;
plana Modelo, modelo jerárquico, modelo relacional y modelo de red.
EL MODELO DE BASE DE DATOS PLANA
En un modelo de base de datos global, hay dos dimensiones (estructura plana)
conjunto de datos. Por ejemplo, hay una columna de información y dentro de esta
columna, se supone que cada dato se referirá a la otra. Por ejemplo, un piso
modelo de base de datos sólo incluye los códigos postales. Dentro de la base de
datos, sólo habrá una columna y cada nueva fila dentro de una columna que será
un nuevo código postal.
EL MODELO DE BASE DE DATOS JERÁRQUICA
El modelo jerárquico de bases de datos se asemeja a un árbol como la estructura,
tales como Microsoft Windows organiza las carpetas y archivos. En un modelo
jerárquico de bases de datos, cada enlace es al alza anidado con el fin de
conservar los datos organizados en un orden particular en un mismo nivel de lista.
Por ejemplo, una base de datos jerárquico de las ventas, puede incluir las ventas
de cada día como un archivo separado. Anidadas dentro de este archivo están
todas las ventas (el mismo tipo de datos) para el día.
MODELO DE LA RED
En un modelo de red, la característica definitoria es que se almacena un registro
con un enlace a otros registros - en efecto red. Estas redes (o, a veces, a que se
refiere como punteros) puede ser una variedad de diferentes tipos de información
como números de nodo de un disco o incluso la dirección.
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EL MODELO RELACIONAL
El modelo relacional es el más popular tipo de base de datos y una herramienta
extremadamente potente, no sólo para almacenar información, pero para acceder
a ella también. Bases de datos relacionales son organizadas en forma de tablas.
La belleza de un cuadro es que la información se puede acceder o añadido sin
reorganizar las tablas. Una tabla puede tener muchos registros y cada registro
puede tener muchos campos.
Cuadros que a veces se llama una relación. Por ejemplo, una empresa puede
tener una base de datos denominada los pedidos de los clientes, dentro de esta
base de datos serán diferentes tablas o relaciones de todos los relativos a los
pedidos de los clientes. Tablas pueden incluir la información del cliente (nombre,
dirección, contacto, información, número de cliente, etc.) y otras tablas
(relaciones), como las órdenes que el cliente compró anteriormente (esto puede
incluir un número de artículo, la descripción del artículo, cantidad de pago, la
forma de pago, etc.). Cabe señalar que cada registro (grupo de campos) en una
base de datos relacional tiene su propia clave principal. Una clave principal es el
único campo que hace que sea fácil identificar a un registro.
Las Bases de datos relacionales utilizan un programa llamado interfaz estándar
SQL o Structured Query Language. SQL se utiliza actualmente en prácticamente
todas las bases de datos relacionales.
Las Bases de datos relacionales son extremadamente fáciles de personalizar para
adaptarse a casi cualquier tipo de almacenamiento de datos. Usted puede crear
fácilmente las relaciones de los artículos que usted vende, los empleados que
trabajan para su empresa, etc.
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MODELO ENTIDAD-RELACIÓN
El modelo entidad-relación (E-R) está basado en una percepción del mundo real
que consiste en un conjunto de objetos básicos, denominados entidades, y de las
relaciones entre sus objetos. Una entidad es una cosa u objeto del mundo real que
es distinguible de otros objetos.
Por ejemplo, cada persona es una entidad y las cuentas bancarias pueden
considerarse entidades.
Las entidades se describen en las bases de datos mediante un conjunto de
atributos.
Una relación es una asociación entre varias entidades, es en si el elemento del
modelo que permite relacionar en si los datos.
CARDINALIDAD
Indica el número de relaciones en las que una entidad puede aparecer. Se puede
tener en los siguientes términos:
Cardinalidad mínima. Indica el numero de mínimo de asociaciones en las
que aparecerá cada ejemplar de la unidad ( puede ser de cero a uno )
Cardinalidad máxima. Indica el número máximo de relaciones en las que
puede aparecer cada ejemplar de la entidad ( puede ser de uno a muchos )
ENTIDADES Y ATRIBUTOS
El objeto básico que se representa en el modelo ER es la entidad: una cosa del
mundo real con existencia independiente. Una entidad puede ser un objeto con
existencia física –una cierta persona, un automóvil, una casa o un empleado- o un
objeto con existencia conceptual, como una compañía, un puesto de trabajo o un
curso universitario. Cada entidad tiene propiedades específicas, llamadas
atributos que la describen.
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PASOS PARA EL DISEÑO
1. Encontrar entidades.
Se deberá analizar el proyecto a realizar para la definición de las entidades
las cuales nos servirán para almacenar los datos
2. Identificar atributos de las entidades
Se les asignaran los atributos a cada entidad, que serán los datos que se
requieren para almacenar y tratar en la base de datos
3. Buscar identificadores
Nos servirán para unir o relacionar las tablas entre sí
4. Especificar las relaciones
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ALMACENAMIENTO Y SEGURIDAD DE UNA BASE DE DATOS
Bases de datos pueden ser muy pequeñas (menos de 1 MB) o muy grande y
complicado (como en muchos terabytes de datos del gobierno), sin embargo todas
las bases de datos normalmente se almacenan y ubicado en el disco duro u otro
tipo de dispositivos de almacenamiento y se accede a través de ordenador.
Grandes bases de datos pueden requerir servidores distintos lugares y, sin
embargo muchas pequeñas bases de datos pueden encajar fácilmente como
archivos ubicados en el disco duro del equipo.
Obviamente, muchas bases de datos confidenciales y almacenar la información
importante que no debe ser fácilmente accesible por cualquiera. Muchas bases de
datos requieren contraseñas y otras características de seguridad para poder
acceder a la información. Aunque algunas bases de datos se pueden acceder a
través de Internet a través de una red, otras bases de datos son sistemas cerrados
y sólo se puede acceder en el sitio.
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LENGUAJES DE BASES DE DATOS
Los sistemas de de bases de datos proporcionan un lenguaje de definición de
datos para especificar el esquema de la base de datos y un lenguaje de
manipulación de datos para expresar las consultas y las modificaciones de la base
de datos.
LENGUAJE DE MANIPULACIÓN DE DATOS (LANGUAGE DATA
MANIPULATION)
Mediante esta función los usuarios de la base de datos pueden buscar, añadir,
borrar, o modificar los datos de la base. El usuario gracias a este lenguaje puede
referirse a determinados conjuntos de datos que cumplan un criterio de selección,
como que un atributo tenga un valor determinado valor, o que un conjunto de
atributos y valores satisfagan una expresión lógica.
LENGUAJE DE DEFINICIÓN DE DATOS.
Esta función debe permitir al DBA especificar los datos que integran la base de
datos, su estructura y las relaciones entre ellos. Además debe establecer reglas
de integridad, controles de acceso y vista externa de los usuarios.
El DBA desde el punto de vista lógico utiliza DDL para asignar nombres a los
campos, establecer longitudes, tipos de datos, características y relaciones entre
estos elementos.
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LENGUAJE DE CONTROL DE DATOS.
Mediante esta función los administradores poseen mecanismos para proteger las
visiones de los datos permitidas a cada usuario, además de proporcionar
elementos de creación y modificación de esos usuarios.
Se suelen incluir aquí las tareas de copia de seguridad, carga de ficheros,
auditoria, protección ante ataques externos, configuración del sistema,...
El lenguaje que implementa esta función es el lenguaje de control de datos o DCL.
En una base de datos lo normal sería que una persona lo defina, construya y
manipule, en cambio muchas personas participan en el diseño, uso y
mantenimiento de una base de datos grande con algunos cientos de usuarios
ADMINISTRADORES DE BASES DE DATOS
La administración de estos recursos es responsabilidad del Administrador de Base
de Datos (DBA, Database Administrator). El DBA se encarga de autorizar el
acceso a la base de datos, de coordinar y vigilar su empleo, y de adquirir los
recursos necesarios de software y hardware. El DBA es la persona responsable
cuando surgen problemas como violaciones de seguridad o una respuesta lenta
del sistema. En organizaciones grandes el DBA cuenta con mayor personal para
desempeñar sus funciones.
DISEÑADORES DE LAS BASES DE DATOS
Se encargan de identificar los datos que se almacenaran en la base de datos y
elegir las estructuras apropiadas para representar y almacenar dichos datos, esta
actividad se realiza antes de implementar la base de datos. Estos deberán de
tener la suficiente comunicación con los usuarios de la misma para así
comprender las necesidades para presentar un diseño que satisfaga las
necesidades para la cuales fue creada.
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USUARIOS FINALES
Son las personas que tendrán acceso a la base de datos para consultarla,
actualizarla, y generar informes, la base de datos es creada para que estos la
usen.
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GESTORES DE BASE DE DATOS
La elección de una base de datos ha sido por mucho tiempo un punto de discusión
necesaria dentro de los departamentos de sistemas de las empresas, debido a
que dicha decisión acarrea muchas importantes consecuencias para la
organización, a veces de manera permanente. Para aplicaciones de misión crítica
esta discusión es aún mucho más importante, y los factores que inciden dentro de
la decisión de adoptar una u otra plataforma son muy variados y complejos a la
vez.
La característica que más se nota en un sistema de base de datos es la velocidad
de procesamiento, pero en la medida en que aumenta la complejidad de un
proyecto informático otras características se hacen necesarias.
Características de las base de datos libres
●Pueda ser usado sin restricciones de ningún tipo.
●Pueda ser estudiado (debe permitir el acceso a su código fuente).
●Puede ser redistribuido (la copia no constituye delito).
●Puede ser modificado y es permitido distribuirlo con las modificaciones.
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GESTORES DE BASE DE DATOS LIBRES
Firebird
BDB
PostgreSQL
Sqlite
MySQL
GESTORES DE BASE DE DATOS PROPIETARIOS
dBase
FileMaker
Fox Pro
IBM DB2 Universal Database (DB2 UDB)
IBM Informix
MAGIC
Paradox
PervasiveSQL
Progress (DBMS)
Sybase ASE
Sybase ASA
Sybase IQ
WindowBase
Microsoft SQL Server
Access
Oracle
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DICCIONARIO DE DATOS
CONCEPTO
El diccionario de datos es una aplicación especializada de los tipos de diccionarios
usados como referencia en la vida cotidiana. El diccionario de datos es una obra
de consulta con información acerca de los datos (es decir, metadatos), compilada
por los analistas de sistemas para guiarse en el análisis y diseño. Como un
documento, el diccionario de datos recopila y coordina términos de datos
específicos, y confirma lo que cada término significa para las diferentes personas
en la organización.
Una razón importante para mantener un diccionario de datos es guardar datos
ordenados. Esto significa que los datos deben, ser consistentes. Si usted guarda
datos acerca del sexo de un hombre como "M" en un registro, "Masculino" en un
segundo registro y como el número "1" en un tercer registro, los datos no son
consistentes. Un diccionario de datos ayudará en este aspecto.
NECESIDAD DE EL DICCIONARIO DE DATOS
Muchos sistemas de administración de base de datos están equipados con un
diccionario de datos automatizado. Estos diccionarios pueden ser complejos o
sencillos. Algunos diccionarios de datos computarizados catalogan
automáticamente los elementos de datos cuando se hace la programación; otros
simplemente proporcionan una plantilla para motivar a la persona que llene el
diccionario a que lo haga de una manera uniforme para cada entrada.
A pesar de la existencia de los diccionarios de datos automatizados, entender qué
datos conforman un diccionario de datos, las convenciones usadas en estos
últimos y cómo se desarrolla un diccionario de datos, son problemas que el
analista de sistemas debe tener siempre presentes durante el esfuerzo de
sistemas. Entender el proceso de compilar un diccionario de datos puede ayudar
al analista de sistemas a visualizar el sistema y su funcionamiento.
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VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE UTILIZAR UNA BASE DE DATOS
VENTAJAS
Cuadro Resumen de las Ventajas de las Bases de Datos
Referidas Ventajas
Los Datos
Independencia de estos respecto de los tratamientos y viceversa.
Mejor disponibilidad de los mismos.
Mayor eficiencia en la recogida, codificación y entrada.
Los Resultados
Mayor coherencia.
Mayor valor informativo.
Mejor y más normalizada documentación de la información.
Los Usuarios
Acceso más rápido y sencillo de los usuarios finales.
Más facilidades para compartir los datos por el conjunto de los usuarios.
Mayor flexibilidad para atender a demandas cambiantes.
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DESVENTAJAS
Se podrían mencionar algunos aspectos por lo que podría ser una objeción para la
aplicación de una base de datos de los que podríamos mencionar:
Una fuerte inversión inicial en software y capacitación de personal.
La generalidad que ofrece un SGBD para definir y procesar los
datos.
Los costos que implica ofrecer las funciones de seguridad, control de
concurrencia, recuperación e integridad.
Diseño inadecuado para la operación y recuperación de información
dentro de la base de datos.
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CAPITULO IV
APLICACIÓN DEL TEMA
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HISTORIA
La zona escolar 165 se ubica en el municipio de Tarímbaro Michoacán, dentro de
la región Morelia, esta consta de 19 planteles de los cuales dos tienen turno
matutino y vespertino.
UBICACIÓN
Tarímbaro Matutino
Tarímbaro Vespertino
Cañada de los Sauces
Cañada del Herrero
El Puesto
El Curiro
Rancho Nuevo
Ex Hacienda de Guadalupe
Col. Independencia
Santa María
Peña del Panal
El Colegio
San José
El Carrizal
La Magdalena
Col. Francisco Villa
Fracc. Erandeni
Fracc. Puerta del Sol Matutino
Fracc. Puerta del Sol Vespertino
Fracc. Galaxia
Fracc. Metrópolis
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Cada uno de estos se encuentra con organización completa, por lo que se tiene un
profesor para cada grado según sea el caso, estos están conformados por un
director del plantel, profesor de apoyo, docentes en cada grado, así como personal
de apoyo.
Es una de las zonas escolares con más años de servicio en la región Morelia, esta
cuenta aproximadamente con 38 años de constituida, de las escuelas con mayor
antigüedad se tiene la de Tarímbaro, y la de ex Hacienda de Guadalupe, así como
también la más joven que es la del Fracc. Metrópolis.
Como toda escuela de las que se encuentran en comunidades, estas se han
iniciado como comúnmente las llaman ―escuela de palitos‖, pero sobre todo
imaginemos este municipio hace treinta y ocho años, para esa época no se
contaba con caminos para llegar a cada plantel, por lo que los docentes se tenían
que transportar en caballo o en su defecto caminando, tenían que ―hospedarse‖
toda la semana en cada escuela porque no alcanzaban a regresar a su lugar de
origen, pero una de las motivaciones importantes para que la labor educativa se
hubiera dado, ha sido el calor y las ganas de aprender de su gente, labor que en la
actualidad se sigue dando y motivando para que dicha zona escolar siga
creciendo.
Actualmente la Supervisión Escolar de la Zona 165 se encuentra ubicada en la
población de Tarímbaro, los accesos para llegar a cada plantel ha mejorado en su
totalidad, por lo que desplazarse desde ahí a cualquier centro escolar nos podrá
llevar aproximadamente de 15 a 20 minutos.
La mayoría de los planteles ya cuentan con todos los servicios, excepto los de
Fracc. Galaxia y Metrópolis los cuales están en etapa de construcción pero se
tienen aulas provisionales de madera, pero no ha sido impedimento para continuar
la labor educativa de los profesores en cada centro escolar.
El padrón que en ella se tiene es de 3,550 alumnos en los planteles descritos, y
128 profesores, 15 personal de apoyo.
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CASO DE APLICACIÓN DEL TEMA
A medida que ha ido creciendo la población escolar dentro del municipio de
Tarímbaro, también la información que de esta se desprende se ha incrementado
en forma ascendente, por lo que ha sido necesario estudiar una reestructuración
para la administración de la misma.
En la zona escolar 165 se concentra la información de los planteles antes
mencionados, para que de ahí posteriormente sea analizada para su reenvió a la
Secretaria de Educación en el Estado.
Es necesario se tenga la información de cada alumno que ingresa al plantel en
cada uno de los grados que se encuentren, por lo que es necesario concentrar la
información de cada plantel en la supervisión escolar.
De las problemáticas que se tienen en la actualidad es que todo se lleva
manualmente, esto se realiza desde que iniciaron operaciones cada una de las
escuelas, por lo que la recolección de la misma ha sido problemático en cuanto a
los tiempos se refiere, ya que a pesar de que existe un calendario para la entrega
de esta, no se respeta por lo que la misma retrasa la entrega a la Secretaria de
Educación.
El margen de error por llevar el control manualmente es mayor toda vez que es
más fácil de equivocar las operaciones que en ella se tenga que hacer, la
legibilidad en los reportes retrasa el concentrado a realizar ya que es necesario
acudir a los centros escolares para aclarar cuál es el numero o letra correcto
según corresponda, por lo que los tiempos se agotan para la entrega a tiempo.
Los tiempos que invierten los docentes para la realización de cada información a
entregar es bastante por lo que en ocasiones sacrifican el tiempo de clase para
tener que terminarlo y si agregamos que en ocasiones se necesitan hacer
correcciones los tiempos perdidos de clase se incrementan, por lo que el
desperdicio de atención al alumno se acentúan cada vez mas.
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DEFINICIÓN DEL OBJETIVO.
Concentrar la información de alumnos y personal de los planteles escolares
pertenecientes a la zona escolar 165, del municipio de Tarímbaro el cual consta de
19 planteles los cuales los cuales se tiene aproximadamente 3550 alumnos, y
laboran 128 profesores y 14 empleados de personal de apoyo.
La supervisión escolar tiene la obligación de reportar al inicio, en el transcurso y al
final del ciclo escolar información de alumnos y del personal que labora en cada
una de las instituciones al Jefe del Sector No. 36, así como las incidencias que se
originen dentro de dicho ciclo.
Se estructura una base de datos en donde se pueda almacenar y controlar la
información requerida para las autoridades, y mejorar la administración y el flujo
de información que sea necesario para el buen funcionamiento de dichos planteles
y que la autoridades tengan los datos necesarios en los tiempos requeridos para
altas o modificaciones de alumnos y del personal a cargo.
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LA PROBLEMÁTICA.
La información que se genera de los planteles que ocupan la zona escolar 165,
llámese inscripciones de alumnos, incidencias, altas , bajas, modificaciones d
personal, etc., se concentra en las oficinas de la supervisión escolar de la zona
escolar en mención, se cuenta con la problemática de controlar y actualizar de
manera efectiva la información de la zona escolar para hacerla llegar a las
autoridades superiores, los planteles pertenecientes a la misma realizan sus
operaciones de forma manual, escrita en documentos no oficiales los cuales
elaboran cada uno de los directores de cada escuela según vayan requiriendo la
información, está a su vez llega a la supervisión escolar con mucho tiempo de
retraso por cometer errores al realizarlo de forma manual, así que al llegar a la
supervisión se les vuelve a regresar para su corrección por lo que los tiempos para
la entrega y revisión se llega a retrasar hasta con meses para controlar de
manera efectiva y correcta la información generada en cada escuela.
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CARACTERÍSTICAS
Los planteles educativos se encuentran a diferentes distancias de la supervisión
escolar, 10, 15 , o hasta 20 km para llegar a ellos, no se cuenta con líneas
telefónicas mucho menos con internet, pero una de las ventajas con las que se
favorecen es que todas cuentan con equipo de computo en condiciones
aceptables para lo que se tiene planeado.
En 15 de los planteles se tiene un profesor adicional a los requeridos para cada
grupo, que realiza las actividades administrativas, en los restantes las realiza el
director personalmente, los cuales tienen nociones de computación para así
capacitarse para el manejo de formatos que se tengan que realizar.
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ANÁLISIS FODA
Se utiliza el análisis FODA como herramienta para evaluar la posición actual con
que cuenta la Institución a la que se hace referencia, esto permitirá entender mejor
los factores favorables o desfavorables que influyen en el desarrollo para el
manejo de los datos.
Se enumeran los factores internos (fortalezas, debilidades), donde podremos
conocer las ventajas que se tiene para poder aprovecharlas, los factores externos
(Oportunidades, Amenazas) serán también de importancia ya que serán
obstáculos a los cuales se tendrá que enfrentar.
INTERNOS EXTERNO
FORTALEZAS
EQUIPO DE COMPUTO
PERSONAL SUFICIENTE
TIEMPO NECESARIO
INSTALACIONES
OPORTUNIDADES
TECNOLOGÍA
SOFTWARE LIBRE
MEJORA DE INFORMACIÓN
DEBILIDADES
RESISTENCIA AL CAMBIO
FALTA DE CONOCIMIENTO
UNIFICACIÓN DE
PROCESOS
MATTO. EQUIPO DE
COMPUTO
RECURSOS PARA
ADQUISICIÓN DE EQUIPOS
AMENAZAS
CONEXIÓN INTERNET
CONFLICTOS POLÍTICOS
BUROCRACIA
CAPACITACIÓN
CONSTANTE
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En la fase exploratoria se encontraron los formatos que se utilizan para la
concentrar los datos, en donde se encontraron formas los cuales se realizan
manualmente, y son elaborados por los docentes de cada escuela y estos a su
vez los remiten a los directores de la misma para hacer posteriormente un
concentrado de lo que se solicita, sea del alumnado o bien del personal asignado
a cada plantel.
En la ilustración No. 4 se muestra el formato que utilizan para registrar los
alumnos al ingresar a uno de los planteles que se encuentran en la zona escolar
165, como se observa es de forma manual, por lo que la legibilidad en ocasiones
puede ser un problema para equivocarse en fecha o nombre de algún alumno.
Ilustración 4
En la ilustración No. 5 se realiza un desglose de los alumnos que se inscribieron
en cada grupo y cada plantel, ordenado por grupo, sexo, edad, es necesario saber
si es un alumno que repite año o es de nuevo ingreso, posteriormente se contra la
información de cada plantel.
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Ilustración 5
Para el ciclo escolar actual los formatos cambiaron un poco, pero el llenado sigue
siendo el mismo, de forma manual y realizada con máquina de escribir. Se
presenta en la fig. 6 que mejoraron los conceptos pero no deja de ser un proceso
mecánico que hace que la salida de la información se retrase un tiempo
considerable.
Ilustración 6
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Aunque el concentrado de la información de alumnos mejora, no deja de ser un
problema por tener archivados los datos de forma manual y por separado, como
se muestra en la ilustración 6 y 7, ya que en una se concentran los alumnos y en
la otra los padres de familia.
Ilustración 7
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TIPO DE INVESTIGACIÓN
Mediante la Investigación descriptiva se realizaron visitas a 2 planteles para
entrevistar al personal encargado de la información que se genera dentro del
mismo, dentro del cual se busca conocer el conocimiento que se pueda tener de
contar con una base de datos estructurada para el mejor manejo de la
información, siempre y cuando esta se tenga funcionando en un sistema
informático.
CUESTIONARIO
1.- CONOCE LOS MOVIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE ALUMNOS Y
PERSONAL DENTRO DE LA INSTITUCIÓN?
SI __ NO __
2.- COMO SE RECOPILA LA INFORMACIÓN?
ESCRITOS __ AUTOMATIZADO __
3.- QUIEN RECIBE LA DOCUMENTACIÓN DE LOS ALUMNOS EN LA
INSTITUCIÓN?
MAESTRO __ DIRECTOR __ TODOS __
4.- DONDE SE CONCENTRA LA INFORMACIÓN?
DIRECCIÓN __ SALONES __
5.- SE CUENTA CON EQUIPO DE COMPUTO DENTRO DE LA INSTITUCIÓN?
SI __ NO __
6.- CREE USTED QUE AYUDARÍA PARA MEJORAR LA ADMINISTRACIÓN DE
LA INFORMACIÓN DENTRO DE LA ESCUELA?
SI __ NO __ PORQUE __________________________________
__________________________________________________________________
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7.- CONOCE EL MANEJO DEL EQUIPO DE CÓMPUTO?
BIEN __ REGULAR __ NADA __
8.- SABE LO QUE ES UNA BASE DE DATOS?
SI __ NO __
9.- UTILIZA EL EQUIPO DE COMPUTO PARA EL MANEJO DE SU
INFORMACIÓN?
SI __ NO __ POR QUE __________________________________
__________________________________________________________________
10.- MEJORARÍA EL TIEMPO DE ENTREGA AL UTILIZAR EL EQUIPO DE
COMPUTO PARA LA ENTREGA DE INFORMACIÓN?
SI __ NO __
11.- CONOCE ALGÚN PROGRAMA O SISTEMA ADMINISTRATIVO?
CUAL? ________________________________________
12.- MARQUE QUE PROGRAMA PUEDE MANEJAR?
EXCEL __ ACCESS __ WORD __
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INTRODUCCIÓN A APLICAR LA METODOLOGÍA
Se utiliza como técnica de investigación el método cualitativo, con la finalidad de
conocer los procesos y actividades que se ejecutan dentro de la zona escolar
para la recopilación de los datos.
INTEGRACIÓN DE LA INFORMACIÓN.
1. RECEPCIÓN O INSCRIPCIÓN CON MAESTRO EN FORMATOS ESCRITOS.
2. SE PASAN A DIRECCIÓN
3. CUANDO SE SOLICITA CONCENTRADO SE REALIZA CON TODOS LOS
PROFESORES.
4. TIEMPO DE REALIZACIÓN 2 A 3 DÍAS
5. MARGEN DE ERROR ALTO
Se proponen estandarizar formatos y procesos en todos los planteles para que
estos generen la información de manera única y puedan ser captados de manera
sistemática para poder ser importados a la estructura de la base de datos
(ilustración 8).
Se aplican cuestionarios con personal involucrado en el manejo de los datos para
evaluar el por qué será necesario implementar la estructura de la base de datos
para que esta sea utilizada posteriormente en un sistema o bien en una página
web donde la información pueda fluir de manera efectiva.
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1.- PADRES DE FAMILIA
2.- INSCRIPCIÓN EN
ESCUELA
3.- FORMULARIOS
PARA
LA CAPTACIÓN DE
INFORMACIÓN
4.- RECEPCIÓN DE
INFORMACIÓN
MEDIANTE
FORMULARIOS
5.- IMPORTAR LOS
DATOS QUE SE
RECIBEN A LA
ESTRUCTURA DE LA
BASE DE DATOS
6.- SE ALMACENAN EN
BASE DE DATOS
8.- EMISIÓN Y CONSULTA DE
INFORMACIÓN
Ilustración 8
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REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN
Se busca tener los datos de referencia del alumnado, profesores, y planteles en la
zona escolar para la estructuración de la base de datos por lo que será necesario
contar con:
Información del personal
Claves de empleado
Asignación a planteles
Cambios de adscripción
Inscripciones de alumnos
Tipo de inscripción de alumnos
Grupos asignados a cada profesor
Edades de alumnos
Promovidos
Altas y bajas de alumnos durante el ciclo escolar
La captura de la información de alumnos se podrá llevar al inicio del ciclo escolar
en cada uno de los planteles en formatos diseñados y estandarizados para todos
por igual.
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ESTRUCTURAR BASE DE DATOS
Se utilizara para estructurar la base de datos el modelo Entidad-Relación por ser
uno de los modelos más utilizados y que se adapta a las necesidades reales de
la problemática a resolver.
TIPO DE MODELO.
Se opta por el modelo entidad relación, donde se definen las entidades
ALUMNOS, PLANTELES, PROFESORES Y CALIFICACIONES, se les asignan
los atributos a cada entidad así como su llave principal para diferenciarlo de los
demás.
Ilustración 9
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DEFINICIÓN DE ATRIBUTOS DE CADA UNA DE LAS TABLAS.
Se definen los atributos de cada una de las tablas en mención, de acuerdo a los
datos necesarios de cada una.
ESCUELA
PK id_plantel
nombre
ubicacion
PERSONAL
PK id_profesor
apellidos
nombre
puesto
escolaridad
domicilio
telef
ALUMNOS
PK id_alumno
apellmat
apellpat
nombre
sexo
fnacimiento
curp
grado
edad
estado_alum
padre
domicilio
telefono
CALIFICACIONES
PK id_periodo
matematicas
español
educ_civica
conoc_medio
historia
educ_fisica
Ilustración 10
Como se observa en la figura anterior se le asigna una llave principal a cada tabla
con la cual se identificaran para formar las relaciones entre ellas y poder relacionar
los datos, a los atributos se le define cuantos caracteres ocupara cada uno de
ellos, así como si es atributo NULL O NOT NULL.
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RELACIÓN ENTRE LAS TABLAS
Se generan las relaciones entre las tablas para poder tener una amplia flexibilidad
al realizar consultas.
ESCUELA
PK id_plantel
nombre
ubicacion
PERSONAL
PK id_profesor
apellidos
nombre
puesto
escolaridad
domicilio
telef
FK1 id_plantel
ALUMNOS
PK id_alumno
apellmat
apellpat
nombre
sexo
fnacimiento
curp
grado
edad
estado_alum
padre
domicilio
telefono
FK1 id_profesor
CALIFICACIONES
PK id_periodo
matematicas
español
educ_civica
conoc_medio
historia
educ_fisica
FK1 id_alumno
Ilustración 11
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REQUERIMIENTOS Y EVALUACIÓN DE ALTERNATIVAS
De acuerdo a las necesidades requeridas para el diseño de base de datos se
proponen dos alternativas factibles para la solución de la problemática que se
pretende realizar, así como los requerimientos de equipo para la supervisión
escolar él será necesario actualizarlo, no será necesario adquirir un equipo de
marca se podrá comprar uno ensamblado para reducir el costo y que dará las
mismas
REQUERIMIENTOS DE HARDWARE Y SOFTWARE.
Procesador intel core i3 2.93 GHZ
Memoria Ram 4 gb
Disco duro de 500 gb
Quemador DVD
Multilector de tarjetas
Sistema operativo Windows 7, Linux
Office 2007, o bien 2010.
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PROCESO DE RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN
Formularios para la inscripción en cada uno de los planteles educativos en
formatos elaborados en Excel, en el cual contendrá la información necesaria para
la emisión de reportes requeridos, serán guardados en un diskette o memoria
externa para hacerlo llegar a la supervisión, si existen incidencias de cada alumno
se realizara por escrito y de igual manera se remitirá a la supervisión, cabe hacer
mención que los formularios a llenar se hacen con Excel por la facilidad para
importarlos a ACCESS o bien a MySQL y así de esa manera actualizar los datos.
Ilustración 12
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Si se requiere tener la información de calificaciones estas se harán llegar máximo
5 días después de que termine el bimestre, al igual en formato de Excel.
Ilustración 13
En lo que respecta a los datos del personal que labora en cada plantel se
ingresaran en los formatos enviados a cada escuela para anotar al inicio del ciclo
la captura de los mismos y actualizar de la base del personal adscrito a la zona
escolar 165.
Ilustración 14
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DISEÑO DE LA ESTRUCTURA DE BASE DE DATOS EN ACCESS
Primeramente se elaboraran las tablas correspondientes para cada entidad
programada, se hará la asignación del tipo de datos a cada atributo, así como
definir llave principal para el mejor manejo y relación de la misma con otras tablas.
TABLA PARA INGRESAR LOS DATOS DE PLANTELES CON CADA UNO DE
SUS ATRIBUTOS
En esta imagen de Access se diseña la tabla donde se guardaran los datos de
cada uno de los planteles que conforman la zona escolar, se diseño para guardar
un numero consecutivo (llave principal) para identificar a cada escuela, y que esta
será la referencia para relacionar con las demás tablas.
Ilustración 15
Atributos de la tabla de
planteles
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TABLA DONDE SE INGRESARAN LOS DATOS DEL PERSONAL
Diseño de la tabla para almacenar los datos del personal que labora en cada
institución, dentro de esta guardaremos desde nombre, claves, año de ingreso al
servicio, etc., lo identificaremos con la clave principal id_empleado.
Ilustración 16
Tipo de datos de los
campos de la tabla.
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TABLA DE INGRESO DE ALUMNOS
Otra de las tablas importantes dentro de la base de datos es la siguiente, en la
cual almacenaremos todos los datos que identifican a los alumnos, el cual
consiste en 14 campos identificado por su clave principal id_alumno, para lo que
se le designa también diferentes tipos de datos de cada uno de los campos según
sea requerido.
Ilustración 17
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Como se menciona anteriormente la captación de información de los alumnos se
realizara en cada una de las instituciones en los formatos que se les asigno en
Excel, para después de enviados a la supervisión importarlos y almacenarlos en la
base datos que corresponda, siendo Access de Microsoft, o bien en MySQL
mediante PHPMYADMIN.
Los datos se tendrán al inicio de cada ciclo escolar, para la actualización de todas
las tablas correspondiente.
Teniendo la información en la Supervisión escolar, se podrán consultar y generar
los reportes correspondientes, de manera inmediata para así evitar la pérdida de
tiempo para saber datos de alumnos o empleados que se solicitan en el transcurso
del ciclo escolar.
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GENERADOR DE CONSULTAS EN ACCESS
En la figura siguiente se muestra la forma de realizar las consultas dentro de
Access, teniendo la facilidad de realizarlo mediante ambiente grafico.
Ilustración 18
También nos muestra el código en SQL
SELECT PLANTELES.Id_plantel, PLANTELES.Nombre,
PLANTELES.Localidad
FROM PLANTELES;
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En la figura siguiente nos muestra la forma de realizar reportes mediante el
asistente pero combinando varias tablas, en el siguiente reporte se combino la
tabla alumnos (nombre, grado, grupo), planteles (nombre), personal (profesor que
les imparte clases).
Ilustración 19
Código SQL para esta consulta:
SELECT Alumnos.Nombre, Alumnos.Grado, Alumnos.Grupo,
PLANTELES.Nombre, Personal.Nombre
FROM PLANTELES INNER JOIN (Personal INNER JOIN
(Alumnos INNER JOIN Calificaciones ON Alumnos.Id_alumno
= Calificaciones.id_alumno) ON Personal.Id_empleado =
Alumnos.id_empleado) ON (PLANTELES.Id_plantel =
Personal.Id_plantel) AND (PLANTELES.Id_plantel =
Alumnos.id_plantel);
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UTILIZANDO WAMPSERVER
Como se mencionaba anteriormente, al utilizar wampserver se busca tener
simplicidad en la elaboración de la base de datos ya que este se puede utilizar
mediante ambiente grafico, así como teniendo la posibilidad de posteriormente
diseñar una página web para tener una mejor comunicación con la comunidad
interesada en la información de alumnos y personal que labora en la zona escolar
165.
INGRESO PARA ESTRUCTURAR LA BASE DE DATOS
Menú de inicio mediante phpMyAdmin
Ilustración 20
Se ingresa el nombre que le deseamos asignar a la base de
datos.
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GENERAR TABLAS CON phpMyAdmin
Posteriormente se generan las tablas, asignando los campos y atributos a cada
uno de ellos.
Ilustración 21
Se diseñan las tablas, nombre de cada campo, y atributo del mismo.
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Ilustración 22
IMPORTAR ARCHIVOS DE ORIGEN A BASE DE DATOS EN MYSQL
El ingreso de los datos se realizara importando los archivos de Excel enviados por
cada escuela, convertido a en formato con extensión .csv para su ingreso y este
sea compatible para el ingreso a SQL.
Ilustración 23
Los datos quedan separados en el mismo orden que se tienen
los campos en la base de datos y separado por comas.
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Se selecciona la tabla a la que se desean importar los datos, dentro de la base de
datos y se pulsa la opción importar, seleccionamos el archivo en donde se
encuentre (equipo, memoria o unidad donde se encuentre) e importamos,
automáticamente los datos se guardaran en la tabla seleccionada, y quedaran
listos para su manipulación dentro de la base de datos.
Ilustración 24
Archivo de
donde
provienen los
datos
El archivo con
extensión csv
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Así es como quedaran ingresados y ordenados los datos en la tabla seleccionada.
Ilustración 25
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CONSULTAS A LA BASE DE DATOS CON phpMyAdmin
Así posteriormente se podrán realizar las consultas mediante código o bien la
interfaz grafica de phpMyAdmin.
Ilustración 26
consulta SQL: SELECT `alumnos`.`nombre` , `alumnos`.`grado` , `alumnos`.`grupo` FROM alumnos
Los reportes se podrán imprimir o bien exportar a archivos de Excel o PDF para su
envió a donde corresponda o se requiera.
Vista de la consulta a imprimir
Exportar a diferentes formatos
Ilustración 27
Ilustración 28
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ESTRUCTURA DEL DICCIONARIO DE DATOS
ALUMNOS Comentarios de la tabla: InnoDB free: 4096 kB; (`id_empleado`) REFER
`zonaesc165/personal`(`id_empleado`)
Campo Tipo Nulo Predeterminado Comentarios
id_alumno int(11) No
nombre varchar(35) No
sexo varchar(1) No
fnacimiento date No
curp varchar(18) No
grado int(11) No
grupo varchar(1) No
edad varchar(2) No
estado_insc varchar(2) No
padre_tutor varchar(25) No
domicilio varchar(35) No
telefono varchar(25) No
id_empleado int(11) No
id_plantel int(11) No
PERSONAL
Campo Tipo Nulo Predeterminado Comentarios
id_empleado int(11) No
nombre varchar(30) No
CURP varchar(18) No
RFC varchar(13) No
sistema varchar(10) No
unidad varchar(4) No
sub varchar(10) No
categoria varchar(10) No
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clave varchar(8) No
ingreso_a int(2) No
ingreso_q int(2) No
escolaridad varchar(30) No
pareib varchar(1) Sí NULL
CM varchar(2) Sí NULL
funcion varchar(10) No
TVT varchar(1) Sí NULL
id_plantel int(11) Sí NULL
PLANTELES
Campo Tipo Nulo Predeterminado Comentarios
id_plantel int(11) No
nombre varchar(30) No
CCT varchar(25) No
domicilio varchar(50) No
localidad varchar(50) No
municipio varchar(20) No
turno varchar(10) No
telefono varchar(15) No
director int(11) Sí NULL
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CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Se pretende que en aproximadamente 3 meses se tenga dentro de los 19
planteles los formatos así como la estructura de la Base de Datos propuesta para
la recopilación de la información.
ACTIVIDAD 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 PREPARACION ANTEPROYECTO 2 PRESENTACION A DOCENTES 3 EVALUACION POYECTO POR DOCENTES 4 NECESIDAD DE INFORMACION (RECOPILAR) 5 DEFINIR MARCO TEORICO 6 ELABORACION DE BASE DE DATOS EN SOFTWARE REQUERIDO 7 CAPACITACION DOCENTES 8 INSTALACION EN PLANTELES 9 INGRESO DE DATOS 10 REVISION DE RESULTADOS 11 INFORMACION FINAL 12 REVISION DEL ASESOR 13 REPORTE FINAL A ZONA
DURACION EN SEMANAS
ELABORACION DE BASE DE DATOS ZONA ESCOLAR 165
Ilustración 29
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CONCLUSIONES
Dentro de la zona escolar en la cual se realizo la investigación del caso, se tuvo la
aceptación para poner en práctica la propuesta a la cual se tuvo a bien dejar en
dichos planteles, esto con la finalidad de mejorar el flujo de información dentro de
este sector, también servirá de base para la implementación de un sistema en el
cual la base de datos sirva de estructura para almacenar la información que se
generen en las escuelas que así lo vayan a requerir.
El mejoramiento de los procesos y la automatización de los mismos para la
recolección de la información mejorara los tiempos así como la exactitud con que
se manejen los datos de cada alumno y personal labore en cada plantel educativo,
al igual será importante seguir capacitando y actualizando al personal ya que se
cuenta con un rezago tecnológico significativo dentro de la zona escolar analizada
por lo que es factor importante para seguir llevando a cabo y mejoras en los
procesos del sistema de información.
La estructura de la base de datos se realiza con el fin de que el proyecto siga su
curso para seguir mejorando los sistemas de información dentro de la
organización, se propone la realización de una página web de la zona escolar
165, para que mediante los avances tecnológicos que existen en la actualidad los
datos puedan ser consultados al momento.
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ALTERNATIVA 1.
SOFTWARE COMERCIAL
Se propone realizar la base de datos con software comercial, se utilizaría la
herramienta de Office ACCESS 2007, el cual se facilita por el ambiente grafico y
la usabilidad que se tiene para los usuarios, la capacidad de almacenamiento que
en este se tiene y cubre las necesidades de la estructura de la base de datos a
diseñar.
Se requiere tener instalado Office 2007 en cada uno de los equipos de los
planteles de la zona, ya que se utilizaran formularios en Excel para la recopilación
de la información.
De esta manera se tendrán en cada uno de los equipos los formatos necesarios
para la captación de la información.
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ALTERNATIVA 2.
SOFTWARE GRATUITO.
Se propone utilizar otro sistema de infraestructura y de utilización gratuita llamado
WAMPSERVER, esto para la utilización de MySQL como gestor de bases de
datos, teniendo APACHE como servidor web, PHP como lenguaje de
programación, la instalación de este software nos permitirá posteriormente
gestionar una página WEB de la zona escolar y así poder consultar o gestionar los
datos de cualquier parte que se solicite.
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PROPUESTA DE LA ESTRUCTURA DE BASE DE DATOS PARA UN
SISTEMA DE INFORMACIÓN.
La base de datos se queda estructurada para poder utilizarla en un sistema de
información o bien una página web, desde donde puedan manipular los datos
almacenados mediante un ambiente grafico más amigable.
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GLOSARIO
SI Sistemas de Información
SSI Subsistemas de Información
TI Tecnologías de Información
GUI (Graphical User Interface) Interfaz Grafica de Usuario
FAQ Preguntas más frecuentes
BD Base de Datos
SGBD Sistema Generador de Base de Datos
DBA Administrador de Base de Datos
DDL Lenguaje de Definición de Datos
DSS Sistema de apoyo a la toma de decisiones
ESS Sistema de apoyo a ejecutivos
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BIBLIOGRAFÍAS
Análisis y Diseño de Sistemas de Información
E. KENDALL, KENNETH y E. KENDALL, JULIE
PEARSON EDUCACIÓN, México, 2005
Páginas: 752
Análisis y Diseño de Sistemas de Información
James A. Senn
McGrawHill
Paginas: 728
Sistema de Bases de Datos
Conceptos Fundamentales
ELMASRI/NAVATHE
Addison-Wesley Iberoamericana
Informatica Aplicada a la Gestion de Empresas
Jose Joaquin Lopez-Hermoso
Esic Editorial 2000
Paginas: 204
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